TAREAS A REALIZAR ANTES DEL TALLER TRES COMUNICACIN VERBAL NO VERBAL, ESCUCHAR OR, COMUNICACIN INTERCULTURAL
COMUNICACIN EMPRESARIAL
PROFESORA SYLVIA Y. COSME MONTALVO
JOS A. NIEVES SANTIAGO
2
ESCUELA DE ESTUDIOS PROFESIONALES PROGRAMA AHORA UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE BAYAMN
TALLER TRES COMUNICACIN VERBAL NO VERBAL, ESCUCHAR OR, COMUNICACIN INTERCULTURAL
Nombre: Nieves Santiago, Jos A. Fecha: 22 de septiembre de 2014
TAREAS A REALIZAR ANTES DEL TALLER TRES
Instrucciones generales Ejercicio Colaborativo Los grupos se integrarn acorde a la configuracin de trabajo para las presentaciones orales. Cada pareja analizar y contestar las preguntas de los mini casos o situaciones, segn las lecturas realizadas de los temas de comunicacin del curso. Se enviar a Blackboard y a la direcciones electrnicas scosme1@suagm.edu, sylviaycosme@yahoo.com el documento completado con el nombre, apellido, nmero de estudiante, fecha, especificacin de taller, hoja de presentacin en formato APA. Nota: Para la pregunta #2, cada participante debe incluir su respuesta individual especificando su nombre en parntesis. 1. Un compaero de trabajo de usted quien acord redactar un informe para un proyecto que ambos estn trabajando, se enferma sbitamente. El supervisor de usted necesita el informe para maana. Usted est familiarizado con el proyecto y tiene las notas y apuntes de su compaero, pero entra en pnico al recibir la solicitud de su supervisor. Su temor es que no producir un informe de excelencia en el tiempo solicitado. Cul ser la mejor forma para manejar esta situacin? Detalle y explique todas las gestiones y procesos que realizara para tener xito en esta situacin. Debo tomar en consideracin que la informacin fluye desde los niveles base de la lnea de trabajo hasta los niveles ms altos. Ya deba estar preparado pues previamente habamos intercambiado informacin como reportes de progreso sobre trabajo, solicitudes de ayuda o de aclaracin, etc. 3
El mtodo de comunicacin Horizontal es una forma de comunicacin se ha vuelto ms importante en los ltimos 25 aos por varias razones: Organizaciones altamente especializadas. Los miembros de los departamentos de compras, recursos humanos, contabilidad, mantenimiento, entre otros, interactan regularmente con el personal en lnea. Esta interaccin puede tener como finalidad proporcionar servicios, coordinacin, asesora y algunas veces ofrecer directrices. Uso creciente de trabajo en equipos: En las organizaciones cuando un mensaje va desde una persona que tiene un cargo alto hasta una persona de un nivel medio pasa a travs de un nmero de subestaciones en cada nivel. Cada nivel puede agregar o quitarle enunciados al mensaje original, calificarlo y transformarlo completamente en otro mensaje. En los niveles ms bajos de la administracin, estos mensajes amplios deben expresarse sobre la base de trminos ms especficos Los equipos inter funcionales para la solucin de situaciones, que incluyen a personal de diferentes departamentos, se han convertido en un enfoque cada vez ms necesario para tratar con situaciones que trascienden las lneas organizacionales. El hecho de que un individuo tenga mayor nivel que otro, como por ejemplo sea un supervisor, muchas veces crea una barrera para una comunicacin libre y abierta. 4
2. Debe realizar una reclamacin a la compaa con la que tiene contrato para sus servicios de telefona mvil. Llama al nmero de servicio al cliente, luego de varios intentos, la persona que le atiende no entiende con claridad la situacin que le est planteando. Finalmente, luego de varios minutos lgidos de discusin, la persona le cuelga el telfono. Vuelve a llamar e indica que necesita poner una reclamacin. En qu trminos hara esa reclamacin? Para lograr mi cometido debo utilizar un leguaje afable, directo y sobre todo cortes. Si le dijeran que debe enviar un correo electrnico o correspondencia a una direccin que le han facilitado, cul sera el contenido de la reclamacin? Desarrolle un modelo del documento. Saludos. En los pasados das me haba tratado de comunicarme con su departamento de servicio al cliente, finalmente luego de varios intentos pude lograrlo y en la misma, se me instruy a enviarles un comunicado indicndoles a ustedes la informacin concernida. Espero que la informacin detallada en esta misiva sea la necesaria para llevar a cspide la situacin. De requerir informacin adicional o cualquier validacin de informacin, srvase de comunicarse con este su servidor, que con mucho gusto le atender. Cordialmente quedo, Ni en Sueos Pasara 3. Observe la actitud del equipo de ventas de esta empresa.
5
Cree que la actitud comunicativa y corporal del director es correcta? Explique cmo mejorara la actitud del director. Debe asegurarse que obtenga la atencin de todos los participantes. Con un tema que pueda ser de importancia para todos. Considera que los dems miembros del equipo le estn prestando atencin? Explique por cada miembro del equipo sus razones Debemos inferir que la situacin se debe a que no ha logrado utilizar una buena estructura que provea organizacin y coherencia a su presentacin. Cmo mejorara el proceso comunicativo que se refleja durante la reunin? En realidad no puedo indicar en este escrito como lo hubiera en realidad hecho, pero para propsitos del trabajo dira que me asegurara que los presentes son los que le compete el tema a tratar, contar con buena organizacin y coherencia en el tema a presentar, y en todo momento capturar la atencin del oyente.
4. Carlos comienza a trabajar en el Departamento de Mercadeo de una empresa de servicios; le solicitan que enve un correo electrnico al Director de Mercadeo solicitando un informe sobre la empresa para los proveedores. De inmediato, enva el mismo. Redacte un modelo de ese comunicado presentndose, como si usted fuera Carlos. Saludos Director de Mercadeo: Por instrucciones de mi supervisor le solicito el reporte correspondiente a este periodo. Agradecemos su acostumbrada inmediata respuesta, queda sin ms, Muy Cordialmente, Carlos Analice e indique si habra otra manera de solicitar la informacin. Explique. 6
Sera ideal el uso del telfono, para de esa forma tener una idea de lo que se podra esperar en cuanto a la solicitud. 5. George KraIt comenzo una empresa manuIacturera de camisas en Raleigh CaliIornia en 1974, su Iamilia habia trabajado en este ramo por tres generaciones. George desarrollo un telar que produca camisas con una alta calidad a un costo del 20% por debajo de sus competidores. El establecio una excelente reputacion y estuvo por aos en los mas altos rangos de ventas de la industria manuIacturera de camisas. En 1990 la tecnologia llego a este sector con programados, que alcanzaron rpidamente los estndares de calidad establecidos por George, ademas por un menor costo. Lo que ocasiono que sus clientes se fueran con los competidores. 6. George penso en varias estrategias, hasta que decidio cambiar su planta a otro pais en donde la mano de obra fuera ms barata. Su primera alternativa fue Republica Dominicana, Su plan era comprar a $1.6 millones de dolares la Planta Dominicana ManuIacturera cuyo dueo era Herminio Ramos. Su idea era comprar la compaia, mantener como presidente a Ramos y mover el ncleo de sus operaciones, patentes, lista de clientes, y algunos de sus gerentes a dicha planta. La visita para firmar el trato ya estaba programada, George envi por email una apretada agenda, excluyendo cualquier tiempo para socializar. El asumi que como l era el comprador tena el control absoluto de la programacin de las juntas. Dos das ms tarde Ramos le regreso la agenda con diversas correcciones, que incluan dos das para conocerse mutuamente, incluyendo a las esposas, reuniones de junta que comenzaban a mitad de maana y terminaban a media tarde, program Tours a la Isla entre 5:00 pm and 7
8:00 pm, las cenas estaban programadas para las 9:00 de la noche, una agenda totalmente distinta a lo que se haba propuesto por George, quien tena una actitud equivocada de que siendo l el comprador, l iba a poner las reglas. Luego de 4 das de juntas George estaba frustrado y Herminio Ramos enojado por la actitud descorts de George, por lo que el trato nunca se lleg a concretar. Explique en varios prrafos, cmo hubiese manejado la situacin en el contexto de la comunicacin intercultural. Debe considerar los siguientes aspectos: Estilos de gerencia Estilos de negociacin Estructura de autoridad Lo individual y lo colectivo Estatus en la organizacin Contexto y tiempo Comunicacin verbal y no verbal La gerencia se define como un proceso mediante el cual se establecen acciones de organizacin, coordinacin, direccin y control de recursos con el objeto de lograr un fin o metas determinados. Debe realizar el estudio de los comportamientos de los individuos. Tambin reconocer constantemente el esfuerzo que hace su equipo de trabajo. El perfil Ideal de un negociador sera aquel que tiene la capacidad de adaptarse rpidamente a las circunstancias diversas en los procesos de negociacin. El que conoce ante qu situacin se encuentra, el que conoce sus puntos fuertes y dbiles, es decir, cuales son los estilos que le son ms cmodos y los que le cuesta mayor esfuerzo de adaptacin y el que sepa utilizar las tcnicas ms adecuadas a las circunstancias. Las estructuras de autoridad son un elemento del Sistema Poltico. Son 8
aquellos espacios ocupados por personas que reciben la denominacin de autoridades. Se pueden distinguir dos tipos de estas estructuras: aquellas que se orientan a la adopcin de decisiones y las que se encuentran dedicadas a la aplicacin de las mismas, como por ejemplo la burocracia. El individualismo suscribe la prelacin de las autonomas individuales de las personas, lo cual para nada se traduce en la autarqua sino, muy por el contrario, en la apertura ms completa a la cooperacin social en el contexto de la divisin del trabajo. Es el colectivismo el que bloquea y restringe los arreglos contractuales libres y voluntarios entre las partes que deja de lado el hecho que el conocimiento est fraccionado y est disperso entre millones de personas, para en cambio concentrar ignorancia al pretender la regimentacin de la vida social. Sus conceptos acerca del sujeto, objeto, tiempo y espacio, adems del concepto de inconsciente (freudiano), escritura interna y la traduccin, transcripcin y transliteracin de las huellas mnmicas han dado y siguen dando mucho que pensar. El sujeto es, por as decirlo, un cmulo inconmensurable de huellas mnmicas en constante movimiento, el objeto fundante y la huella primordial son algo irremediablemente perdido, el tiempo es el tiempo del inconsciente, por tanto, no es tiempo lineal sino atemporal. Sirve para influir en las personas; los mensajes comunicativos, al ser un estmulo, buscan provocar una conducta deseada en el receptor. El hombre, para comunicarse mejor, se puso a estudiarla. As es como en su clasificacin encontramos una diversidad de calificativos. Hay comunicacin tanto intrapersonal como interpersonal; con la primera hacemos una interiorizacin a nuestros pensamientos; con la segunda, nos comunicamos con quienes estn a nuestro alrededor y se divide en escrita y oral. Con el desarrollo de la investigacin en comunicacin aparece: la intercultural, la grfica, la no verbal, en grupos pequeos y la de masas, entre otras. Para comunicarnos no basta escribir o hablar. Es pertinente considerar los 9
aspectos culturales de los pueblos y sociedades, las caractersticas personales de los individuos, hasta el lugar donde viven y su naturaleza tnica, sin olvidar la estratificacin social. Por lo que opinin que ambos fracasaron en utilizar los conceptos de comunicacin y negociacin. Tanto como el americano creyndose que tena el derecho de ser intolerante, y el Dominicano que no pens en la costumbres del pas de donde el gringo vena. Siendo de esta forma un fracaso para ambos. 7. Un alemn y un espaol, durante y tras una conversacin, piensan y actan del siguiente modo: Piensan: Peter, aleman: me cuesta muchisimo hablar con espaoles en mi trabajo, no me dejan hablar y la verdad es que no me Iio de lo que dicen, no se cuando dicen algo en serio. Jose, espaol: hay que ver estos alemanes que Irios y prepotentes son. Actan: Peter: Calla. Escucha con la mirada Iija mientras Jose habla. Dice lo que piensa. Jose: Interviene cuando Peter habla. Bromea y hace cumplidos. Tras esta situacion completen la siguiente tabla:
Peter Se siente Piensa Acta inseguro negativo restrictivamente Jos inseguro negativo restrictivamente
8. Para aquellos que trabajan en el mundo de los negocios internacionales, es sorprendente cmo se comportan a veces las personas de otras culturas. Tendemos a tener un instinto 10
humano que nos dice que en el fondo todo el mundo es igual, pero no lo es. Por ello, si vamos a otros pases y tomamos decisiones basadas en lo que hacemos en nuestro propio pas, es muy probable que dichas decisiones sean completamente errneas. Geert Hofstede en http://www.geert-hofstede.com). Basado en estos aspectos, cada grupo formado seleccionar en orden de prioridad aquellos valores que deberan conocer para integrarse con xito a una empresa filial en otro pas. Estos valores son: Al finalizar explicarn la razn por la que seleccionaron dicho orden para cada uno de los valores. Orientacin al futuro Debemos primero fijar nuestro Norte a que nos embarcamos en un nuevo modo de hacer las cosas, que ya no es lo que queremos sino lo que todos queramos, por lo que ubicarnos primero en que vamos hacia un futuro es lo primero para dar paso a lo siguiente. Tolerancia a la incertidumbre En ese nuevo caminar debemos tomar en consideracin que no vamos a conocer nada de las personas con las cuales nos relacionaremos, pero de esa forma nos iremos sorprendiendo de tantas cosas que tenemos en comn. Elitismo o distancia de poder (estatus) Debemos comprender que no somos iguales, algunos han vivido en mejor condicin que nosotros, por lo que reconociendo esto, podemos darle camino a quien sea superior o quien sea inferior. Porque siempre alguien est por arriba y por abajo en relacin de uno. 11
Igualdad de gneros En impensable que en esta etapa del tiempo alguien piense en el occidente que existe diferencia profesional entre la mujer y el hombre. Somos idnticamente iguales. Colectivismo frente a individualismo Sabemos que unidos est la fuerza, que necesitamos irremediablemente la asistencia de alguna persona durante la realizacin de alguna tarea difcil. Valor del tiempo Todos debemos valorar el tiempo que transcurre para lograr algo positivo. No podemos desperdiciar el tiempo y hacer que otros pierdan el tiempo porque nosotros no pudimos cumplir con algn compromiso profesional Colectivismo familiar Las exigencias fundamentales que se derivan de los principios del colectivismo familiar por lo que respecta al individuo son: ayuda mutua con espritu de camaradera, comprensin y cumplimiento del deber ante la sociedad, subordinacin consciente y voluntaria de los intereses personales a los sociales, igualdad en el grupo de que se forme parte, respeto al grupo y a las resoluciones que en l se tomen, sentido de responsabilidad ante el grupo por los actos propios y por la conducta de los compaeros. 9. El proyecto INES fue un estudio realizado por ESADE (Barcelona), Copenhague Business School (Dinamarca) y WirtschaItuniversitt Wien (Austria) sobre las negociaciones internacionales en espaol. Los resultados establecieron cinco 12
caractersticas en las negociaciones en espaol: confianza, improvisacin, jerarqua, personalizacin y factor tiempo. Confianza: se prefiere crear un ambiente de bienestar en las negociaciones. Las relaciones personales son incluso ms importantes que la propia negociacin. Esto propicia que las comidas formen parte de la negociacin; se de preferencia al acuerdo oral frente al escrito; se prefiera hablar por telfono o en persona en lugar de por correo; el ambiente en el lugar de trabajo es ms familiar. Los gritos en la oficina estn permitidos; el ambiente de la negociacin suele ser formal, pero distendido y se suele introducir el humor y las charlas informales. Improvisacin: predomina la improvisacin frente a la planificacin. Esto implica una cierta flexibilidad y creatividad, pero una carencia de capacidad estratgica a largo tiempo. Personalizacin: no se establece una clara diferencia entre el mbito personal y el laboral, el negociador espaol se involucra mucho. Esto conlleva que las crticas se tomen como personales. Por otro lado, y en sentido contrario, para no ofender se suelen evitar las negativas y utilizar rodeos en su lugar. Jerarqua: existe un alto nivel jerrquico y en general no se delega. Esto implica que la toma de decisiones pueda retrasarse debido a que tienen que ser los superiores lo que cierren los acuerdos. 13
Factor tiempo: el tiempo no es algo fijo, sino fluido. No se controla, sino que se da preferencia a las relaciones personales. Las consecuencias son: impuntualidad; ambigedad: maana signiIica quiza y a media maana o media tarde es un tiempo impreciso; inIluye en el ritmo de las negociaciones: se dejan llevar por la conversacion y no se empieza o se acaba a la hora que se acordo ; retrasos en el cumplimiento de los tiempos; sobremesas en las comidas de negocios: es cuando realmente se tratan los temas de trabajo turnos de palabra: los turnos de palabra no se respetan, sino que se solapan. Cmo comparan los resultados de este estudio a su experiencia? Mencione al menos tres de los aspectos que reflejan el estudio y contextualcelo a algunas situaciones que haya observado o experimentado directamente. Confianza: se prefiere crear un ambiente de seriedad en las negociaciones. Las relaciones impersonales son incluso ms importantes que la propia familiarizacin. Esto propicia que: Se coma despus de haber alcanzado el acuerdo y firmado las negociaciones. se de preferencia al acuerdo escrito frente al oral; se prefiera hablar por e-mail que por telfono, para tenerlo todo registrado; 14
el ambiente en el lugar de trabajo es hostil. Los gritos en la oficina son la orden del da; el ambiente de la negociacin suele ser formal Nunca la Improvisacin: predomina la capacidad estratgica. Esto implica jams flexibilidad o creatividad. Factor tiempo: el tiempo es algo fijo. Se controla sin preferencia a las relaciones personales. Las consecuencias son: puntualidad; Certeza: maana significa maana y a la hora acordada; influye en el ritmo de las negociaciones: se dejan llevar por la conversacin y se empieza y se acaba a la hora que se acordo ; jams retrasos en el cumplimiento de los tiempos; turnos de palabra: los turnos de palabra se respetan.
La comunicación profesional hecha sencilla: La guía práctica de la comunicación profesional y las mejores estrategias de comunicación empresarial desde el punto de vista escrito e interpersonal