FORMULARIOS

Introduccin
Las formulas son hojas de clculo en las cuales el usuario puede ingresar datos en una forma ms
amigable que la que puede obtenerse con la simple escritura en celdas en forma de una tabla.

Validacin de datos
Una de las ventajas al usar los formularios es poder establecer condiciones que deben cumplir los
valores que sern introducidos en las celdas. Una de las tcnicas que ofrece Excel para esto es la
validacin. Entre las restricciones que puede imponer a los valores que el usuario puede
introducir en las celdas estn:
Permitir el solamente el ingreso de nmeros enteros que cumplan una determinada
condicin.
Permitir el solamente el ingreso de nmeros (con parte fraccionaria o sin ella) que
cumplan una determinada condicin.
Permitir solamente valores que pertenezcan a una lista. Los valores pueden ser cadenas
de caracteres o valores numricos.



Celdas que slo permiten ciertos valores numricos.

Suponga que usted desea que en la celda A1 de una hoja de clculo el usuario slo pueda
ingresar nmeros enteros positivos (1, 2, 3, 4, etc.). Usted puede indicar esta restriccin de la
siguiente forma:

1. Seleccione la celda A1 y haga clic en el Men Datos / Validacin. Ver el cuadro de
dilogo Validacin de datos.





















2. En la ficha Configuracin / Opcin Permitir elija nmero entero.






















3. En la opcin Datos elija Mayor que. El cuadro de dilogo mostrar el cuadro de texto
Mnimo. En el escriba el nmero 0. Si lo necesitara, podra escribir aqu la referencia a
alguna celda para que se permita slo nmeros mayores que el valor que contiene esa
celda.




















4. Haga clic en el botn aceptar.

Ahora solo podr ingresar nmeros enteros mayores a cero en la celda. Si desea que Excel
muestre una etiqueta que advierta la restriccin, puede hacer lo siguiente:


1. Seleccione la celda
2. Active el cuadro de dilogo Validacin de datos y active la ficha Mensaje de entrada.




















3. Asegrese de que la casilla de verificacin Mostrar mensaje al seleccionar la celda,
est seleccionada.
4. Escriba el ttulo de su mensaje en el cuadro de texto Ttulo. Por ejemplo escriba
Restriccin de datos.
5. En el cuadro de texto Mensaje de entrada escriba el texto de ayuda. Por ejemplo escriba
Slo puede escribir nmeros enteros mayores que cero en esta celda.




















6. Clic en el Botn Aceptar.


Si realiz los pasos descritos, usted podr ver una etiqueta como la siguiente al seleccionar la
celda:











Si el usuario se equivoca al ingresar el valor en la celda ver un mensaje como el siguiente:








Si desea que Excel muestre un mensaje especial realice los siguientes pasos:
1. Seleccione la celda.
2. Active el cuadro de dilogo Validacin de datos y active la ficha Mensaje de error.



















3. Asegrese de que la casilla de verificacin Mostrar mensaje de error si se introducen
datos no vlidos est seleccionada.
4. En la opcin Estilo elija Lmite. Esto har que se muestre un icono de error y que, al
producirse la infraccin, Excel muestre los botones Reintentar y Continuar en el cuadro
de mensaje. Si el usuario hace clic en Continuar, el valor que el usuario introdujo es
ignorado y la celda toma el valor que tena antes de que fuera cambiada por el usuario.
5. Escriba el ttulo de su mensaje en el cuadro de texto Ttulo. Por ejemplo escriba
Restriccin de datos.
6. En el cuadro de texto Mensaje de error escriba el texto de ayuda. Por ejemplo escriba
Slo puede escribir nmeros enteros mayores que cero en esta celda.




















7. Clic en aceptar.

Si el usuario se equivoca en introducir el dato, ver un mensaje como el siguiente:








Celdas que slo permiten utilizar valores de una lista.

Imagine que usted necesita almacenar la lnea de produccin a la que pertenece un determinado
producto en la celda A2 de una hoja de clculo y desea que el usuario solamente pueda ingresar
alguna de las siguientes palabras: Champ, Jabn, Desodorante o Talco. Para esto realice los
siguientes pasos:

1. Escriba las palabras permitidas en algn rango, por ejemplo en el rango E1:E4
2. Seleccione la celda A2
3. Active el cuadro de dilogo Validacin de datos y active la ficha configuracin.
4. En la opcin Permitir escoja Lista.
















5. Asegrese de que la casilla de verificacin Celda con lista desplegable est seleccionada.
6. En el cuadro de texto Origen escriba =E1:E4. Si el rango de datos permitidos le hubiera
dado un nombre como por ejemplo valores, ahora podra haber escrito en este cuadro de
texto =Valores.

















7. Clic en aceptar.



Al seleccionar la celda, ver un control a su derecha que indica que puede elegir valores de una
lista, como se muestra a continuacin en la siguiente imagen:










Uso de controles para el ingreso de datos.

Se puede emplear los controles de formularios para hacer que el usuario ingrese los valores en la
hoja de clculo de manera grfica.

Entre los controles disponibles se encuentran los cuadros de grupo, los botones de opcin, las
casillas de verificacin, los controles de nmero, los cuadros de lista y los cuadros combinados.
A fin de emplear estos controles deber mostrar la barra de herramientas Formularios.



















Barra de Herramientas Formulario.






A Etiqueta
B Cuadro de edicin
C Cuadro de grupo
D Botn
E Casilla de verificacin
F Botn de opcin
G Cuadro de lista
H Cuadro combinado
I Crear cuadro combinado de lista
J Crear cuadro combinado desplegable
K Barra de desplazamiento
L Control de nmero
M Propiedades del control
N Modificar cdigo
O Alternar cuadrcula
P Ejecutar cuadro de dilogo.


Uso de los botones de opcin.

Los botones de opcin son utilizados cuando el usuario debe escoger una opcin dentro de un
grupo de posibles valores. Es comn colocar estos controles dentro de un cuadro de grupo a fin
de garantizar que el usuario slo escoja un valor y permitir que haya otros grupos de opciones
dentro del formulario.

Suponga que necesita hacer que el usuario pueda elegir uno de los siguientes tipos de pago:
Contado, Crdito a 30 das, Crdito a 90 das. Para cada uno de estos tipos de pago se otorga
10%, 5% y 0% de descuento. Para garantizar este objetivo realice los siguientes pasos:

1. Muestre la barra de herramientas Formulario.
2. Haga clic en el botn Cuadro de grupo
3. Arrastre el puntero del ratn sobre la hoja de clculo hasta formar un rectngulo. Cuando
suelte el botn principal, ver el cuadro de grupo.












4. Haga clic derecho sobre el ttulo Cuadro de grupo 1 y escoja el comando Modificar
texto. Ver que el punto de insercin parpadear al inicio del ttulo.
5. Reemplace el texto existente por Formas de pago.











6. Para que se acepte el nuevo texto haga clic en cualquier parte libre de la hoja.

7. Si necesita hacer que su cuadro de grupo sea ms alto o ancho, coloque el puntero del
ratn sobre sus lmites y ver que toma la de una doble flecha en forma de una cruz. Haga
clic y ver que ahora el cuadro de grupo ha sido nuevamente seleccionado. Las
dimensiones las puede cambiar arrastrando cualquiera de los controladores de tamao
(cuadros blancos que se encuentran en las esquinas y a la mitad de cada uno de los lados)

8. Haga clic en el botn Botn de opcin y arrastre dentro del cuadro de grupo.










9. Cambie el texto dentro del botn de opcin por Contado de la misma forma en la que
cambio el texto del cuadro de grupo; es decir, utilice el comando Modificar texto del
men contextual que se obtiene al hacer clic derecho sobre el.

10. Cree dos botones de opcin adicionales para colocar en ellos los textos Crdito a 30
das y Crdito a 90 das.











Es importante que los rectngulos que se forman al crear los controles no sobrepasen los lmites
del cuadro de grupo. Si lo hacen, utilice los controladores de tamao para hacer que estn dentro
de los lmites del grupo.

Lo nico que falta configurar es la forma en la cual se determinar el descuento en funcin a la
opcin que se haya elegido. Al elegir uno de los botones de opcin usted podr hacer que una
celda tome como valor el nmero que indica el control seleccionado. Por ejemplo, puede hacer
que la celda F9 tenga su valor vinculado con la opcin elegida. Para ello:

1. Haga clic derecho en cualquiera de los botones de opcin y escoja Formato de Control.
Ver el cuadro de dilogo Formato de Control.




















2. Haga clic en la caja de texto Vincular con la celda y luego haga clic sobre la celda F9 de
la hoja (es posible que necesite mover el cuadro de dilogo a travs de su barra de ttulo
para poder ver la celda)


3. Como resultado de la accin anterior ver, en el cuadro de la celda vinculada, el texto
$F$9.














4. Haga clic en el botn aceptar.

Si hace clic en el botn de opcin Contado, la celda F9 mostrar el valor 1. Si lo hace sobre
Crdito 30 das, la celda mostrar 2. Ahora si desea ver el porcentaje correspondiente en la celda
F2 puede crear primero una lista con los distintos porcentajes (por ejemplo en el rango F6:F8) y
luego utilizar la funcin INDICE para mostrar lo deseado a travs de la siguiente frmula:
=INDICE(F6:F8;F9;1).














Uso de las casillas de verificacin.

En ocasiones la respuesta que se espera del usuario a una determinada pregunta es Si o No. Si
usara para este caso botones de opcin necesitara dos de ellos (uno para la respuesta afirmativa
y otro para la negativa); las casillas de verificacin son ms eficientes pues con slo usar una de
ellas se presenta al usuario un pequeo cuadro en el que l podr colocar un visto bueno si desea
contestar SI o lo dejar en blanco si su respuesta es NO.

Suponga que usted necesita preguntar al usuario si desea contratar el servicio de flete para su
mercadera; si el usuario acepta el servicio, se le recargar S/. 40.00 al monto de la compra, de
acuerdo a la siguiente hoja de clculo:








A fin de crear la hoja mostrada realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botn Casilla de Verificacin de la barra de herramientas Formulario.
2. Arrastre el puntero del ratn sobre las celdas B11 y C12 de la hoja de clculo de modo
que se cree la casilla de verificacin.
3. Modifique el texto del control que acaba de crear de modo que se muestre en ella la
palabra Flete.
4. Haga clic sobre el comando Formato del control del men contextual que se muestra al
hacer clic derecho sobre la casilla de verificacin.
5. Excel mostrar el cuadro de dilogo Formato de Control. Active la ficha control.
6. Haga clic en el cuadro de texto Vincular con la celda y luego d clic sobre la celda F14.
Esta celda servir como celda auxiliar para la frmula que debe ir en la celda F12.
7. Clic en aceptar.

Lista de
porcentajes
Celda vinculada
8. Cuando active la casilla de verificacin, ver que en a celda F14 Excel muestra la palabra
VERDADERO. Si usted desactiva la casilla leer FALSO en la celda. Si no desea ver
estos valores en la celda F14, puede dar color blanco a la fuente de modo que los
caracteres no hagan contraste con el fondo de las celdas (tambin blanco) y sean, por
tanto, invisibles.
9. En la celda F12 Excel debe mostrar el nmero 40 si la casilla de verificacin est
seleccionada y 0 si no lo est. Esto es lo mismo que decir que debe mostrar el 40 si la
celda F14 contiene el valor VERDADERO y 0 si no lo muestra. Escriba en la celda F12
la siguiente frmula: =SI(F14=VERDADERO;40;0).


Uso de los controles de nmero.

Los controles de nmero son utilizados para ayudar al usuario a introducir en una celda valores
numricos los cuales se encuentran dentro de un rango con extremos mnimo y mximo.
Suponga que desea que en la celda C20 de una hoja de clculo slo pueda ingresarse nmeros
enteros entre 1 y 100. Para conseguir este objetivo realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botn Control de nmero de la barra de herramientas Formulario.
2. Arrastre el puntero del ratn sobre la celda D20 para crear el control.





3. Haga clic sobre el comando Formato
del control del men contextual que
se muestra al hacer clic derecho
sobre el Control de Nmero.

4. Excel mostrar el cuadro de dilogo
Formato de control. Active la ficha
Control.

5. En la caja de texto Valor mnimo
escriba el nmero 1 y en Valor
mximo el nmero 1000.

6. Haga clic en el cuadro de texto
Vincular con la celda y luego d clic
sobre la celda C20.

7. Haga clic en el botn Aceptar.

Haga clic en cualquiera de los dos botones del control que acaba de crear para cambiar el valor
de la celda C20.



Uso de los cuadros de lista.

Los cuadros de lista son utilizados para mostrar un grupo de posibles valores de los cuales puede
elegir uno o varios. Es preciso saber que para poder usar las caractersticas de la seleccin
mltiple es necesario usar funciones de programacin con Visual Basic para aplicaciones (VBA),
por tanto, en esta parte slo ser tratado el uso de de la seleccin en las listas.

Suponga que necesita hacer que el usuario pueda elegir uno de los siguientes tipos de de pago:
Contado, Crdito a 30 das, Crdito a 90 das. Para cada uno de estos tipos de pagos se otorga
10%, 5% y 0% de descuento. Para alcanzar este objetivo realice los siguientes pasos:
1. En el rango D2:E4 escriba una tabla con los tipos de pago y los porcentajes asignados a
cada uno, tal como se muestra en la siguiente imagen:






2. Haga clic en el botn Cuadro de listas de la barra de herramientas Formulario.
3. Arrastre sobre las celdas del rango B2:B5







4. Haga clic sobre el comando
Formato del control del men
contextual que se muestra al
hacer clic derecho sobre la caja
de lista.

5. Excel mostrar el cuadro de
dilogo Formato de control.
Active la ficha control.

6. Haga clic en el cuadro de texto
Rango de entrada y luego
arrastre el puntero del ratn
sobre el rango D2:D4

7. Haga clic en el cuadro de texto
Vincular con la celda y luego
d clic sobre la celda E6.

8. En el cuadro de grupo seleccin, seleccione el botn de opcin Simple.

9. Haga clic en el botn aceptar.

Cuando seleccione un elemento en el cuadro de lista, ver en la celda E6 el nmero de la fila del
rango D2:D4 en la que se encuentra.

Para que en la celda E8 se vea el porcentaje que corresponde al elemento seleccionado escriba en
ella la siguiente frmula: =INDICE(E2:E4,E6,1)














EJERCICIO

Cree en un libro de Excel, un formulario como el siguiente:



















En el formulario:
El recargo por flete es el 10% el monto de venta.
El descuento es 15% si el tipo de pago es adelantado y 8% si es contra entrega. No se
otorga descuento si el pago es al crdito.
La fecha de entrega puede ser como mximo 30 das posteriores a la fecha de compra.