Prof.

:
Clase N:
1
Ing. Pablo Daniel Bassani
1/4.
Curso de Microsoft Project
Clase 1
Introduccin
Niveles de planeamiento.
Ventajas del uso del MS
Project.
Inicio en la Programacin.
Utilizacin de calendarios.
Manejo de tareas.
Tipo de delimitaciones.
Tareas repetitivas.
Hitos.
Vinculacin entre tareas.
Formato de fechas ,
duraciones y costos
Clase 2
Tareas Externas.
Atributos de una tarea.
Cambio de formato de una
columna o atributo.
Principales Atributos.
WBS.
Definicin y Armado de
bloques.
Modelizaciones
Controlables.
Niveles en esquemas,
nmeros de esquemas.
Manejo de tareas en un
esquema.
Relacin entre esquemas.
Formato de la cuadrcula y
Diseo.
Estilos de texto y Estilo
de barra.
Clase 3
Camino Crtico (validacin
tcnica del proyecto).
Recursos en la
programacin.
Uso de un recurso.
Sobrecarga de recursos.
Resolucin en la sobrecarga
de recursos.
Prioridad de una tarea.
Disponibilidad en el tiempo
de un recurso.
Gestin de Costos.
Curvas de Inversin.
Lnea Base.
Planes Provisorios.
Uso de Filtros y Autofiltro.
Generar un atributo con
frmula matemtica.
Vistas.
Clase 4
Atributo Condicionado por
el esfuerzo.
Perfiles de trabajo.
Informes.
Filtros Avanzados.
Exportar Filtros.
Introduccin de leyendas en
el diagrama Gantt.
Insertar textos, imgenes y
archivos al cuadro de Gantt.
Impresin.
Seguimiento y Control de
fechas y duraciones.
Seguimiento y Control de
Costos.
Actualizacin al da de la
fecha del proyecto.
Mapa del Curso
Curso de Microsoft Project - Clase N1 2
Introduccin a la administracin de proyectos
Definimos Proyecto como un esfuerzo temporal para la creacin de un
producto o servicio nico.
Es un esfuerzo, porque los recursos involucrados realizan un trabajo.
Es temporal, porque el proyecto tiene una fecha de inicio y una fecha de
finalizacin y el objetivo es siempre, un producto o servicio, con
caractersticas nicas
Administracin de Proyectos se define como:
La aplicacin de conocimientos, habilidades y tcnicas a las actividades
del proyecto, para alcanzar las necesidades de los inversionistas y los
objetivos del proyecto.
Curso de Microsoft Project - Clase N1 3
Necesidad de Planificar
Es ms seguro conocer de antemano todos los pasos que conforman el
proyecto y todas las relaciones que intervienen en l.
Con un programa se puede disear un plan de aprovisionamiento del que
se deduce un plan de compras.
Sin un plan, no hay posibilidad de control. Y sin posibilidad de control no
se puede pronosticar la fecha de terminacin ni el costo de finalizacin.
Planificamos para poder controlar el desarrollo de las tareas durante la
ejecucin del proyecto y medir los desvos a tiempo.
Conociendo los desvos podemos aplicar acciones correctivas que
permitan alcanzar los objetivos del proyecto.
Con un plan bien pensado y consensuado, se minimizan los riesgos pues
se advierten los problemas a tiempo y se programan soluciones
La programacin permite un anlisis de los costos y su seguimiento.
Curso de Microsoft Project - Clase N1 4
5
Introduccin: Mtodo Gantt y CPM (I)
Mtodo/diagrama de Gantt: Herramienta grfica desarrollada por Henry
Gantt consiste en diagramar en un eje vertical las distintas tareas o
actividades que conforman un proyecto, y en el eje horizontal, de cada tarea,
el tiempo que esta demandar para su ejecucin.
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Introduccin: Mtodo Gantt y CPM (II)
Restricciones del Mtodo de Gantt: Este tipo de diagrama no indica relaciones
entre las tareas/actividades.
CPM (Critical PathMethod), Mtodo del Camino Crtico: Consiste en generar una
red de las tareas definidas en el Mtodo de Gantt y de esta manera se
determina la secuencia, y duracin, de la ruta crtica; es decir, aquellas tareas
que no retrasan la duracin del proyecto.
Mediante la combinacin del Mtodo de Gantt y el CPM el MS Project se
convierte en una herramienta para la planificacin de proyectos
Curso de Microsoft Project - Clase N1
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Niveles de Planeamiento (I)
Curso de Microsoft Project - Clase N1
Fases de la Administracin de proyectos
La administracin de proyectos tiene 4 pasos fundamentales a saber
La definicin del proyecto
La planificacin y programacin
El seguimiento y control
El cierre del proyecto
Planeacin del proyecto: Consisteen seleccionar el mtodo, el orden y la
forma en que se ejecutan las tareas necesarias para materializar el
proyecto.
Programacin: Consiste en definir que recursos se asigna a cada tarea. Se
define la verdadera duracin de cada tarea basada en los recursos
disponibles.
Curso de Microsoft Project - Clase N1 8
Niveles de Planeamiento (II)
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NIVEL DE
PLANEAMIENTO
ACTOR NIVEL
DETALLE
CURSODE
ACCIN
HERRAMIENTA
DE USO
EJEMPLO
ESTRATGICO
Gerencia
de
Proyecto
Bajo Largo Plazo MS Project,
Primavera Project
Planner.
Definicin General
de necesidades de
contratos/entregas
al cliente/controles
macro de avance.
TCTICO Jefaturas
de
Proyecto
Medio Mediano Plazo
Extraccindel
Project, Planilla
Excel, Esquemas,
etc.
Definicinde
objetivos parciales
semanales o
diarios.
OPERATIVO Ejecutor
deTarea
Alto Corto Plazo
Planillas, Planos,
Esquemas, check
lists, Marcaciones
in-situ, etc.
Objetivosdiarios o
de unidades de
menos de una
jornada de
duracin
Curso de Microsoft Project - Clase N1
Ventajas del uso del MS Project
10 Curso de Microsoft Project - Clase N1
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Inicio de la Programacin
Informacin personalizada del
Proyecto (Rtulo)
Curso de Microsoft Project - Clase N1
(*): No necesariamente esta fecha coincide con la
fecha del inicio del proyecto. Representara una
fecha de inicio de actividades de la empresa.
Veremos que es ms prctico definir un hito de
comienzo de Proyecto. dem para definir un hito que
represente el fin del proyecto.
Fecha inicio de
cualquier proyecto
cargado (*)
Utilizacin de Calendarios (I)
Calendario
Corrido
(Feriados)
(Previsin
lluvias, vedas,
vacaciones, etc.)
Das extras
laborables
Calendario Real
Final
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Calendario estndar: Es aquel definido por default
para cada nueva tarea ingresada, utiliza la semana
laboral de 5 das.
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Utilizacin de Calendarios (II)
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Se crea un calendario que incluir los
feriados del 2013 para ajustar nuestro
proyecto a la realidad.
Se ingresan las fechas de los
distintos feriados en el cuadro
inferior; automticamente quedan
marcados en el calendario
superiores las excepciones
laborables.
Curso de Microsoft Project - Clase N1
Utilizacin de Calendarios (III)
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En el caso de querer modificar el
perodo semanal de trabajo:
Hacer doble click en la primer fila
del cuadro inferior
Marcar el Sbado,
establecer como perodo
laborable especfico y
definir el rango horario.
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Utilizacin de Calendarios (IV)
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Exportar un calendario a proyectos diferentes:
Tenemos abiertos 2 programas, prueba 1
y project 1, en el prueba 1 hemos creado
el calendario feriados 2013.
Copiamos del programa prueba 1 al project 1
el feriados 2013
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Manejo de Tareas (I)
Antes de iniciar el agregado de tarea debemos definir el Modo
Autoprogramar para trabajar con nuestro proyecto.
Curso de Microsoft Project - Clase N1
De manera simplificada con solo comenzar a
introducir texto en los casilleros
automticamente existe dicha tarea.
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Manejo de Tareas (II)
- Introducir una tarea: De manera simplificada con solo comenzar a introducir texto
en los casilleros automticamente existe dicha tarea.
- Introducir duracin: Por default el programa coloca una duracin de 1 da con
signo de pregunta avisando que aun resta definir una duracin precisa.
- Introducir fechas: Basta con tener definida la duracin y una de las dos fechas de
una tarea (comienzo o fin) para que automticamente el programa defina la otra
fecha no definida por uno.
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Manejo de Tareas (III)
- Desplazar una tarea dentro del esquema:
Dejamos apretado el click sobre el nmero
de tarea y nos movilizamos dentro del
listado hasta soltar la tarea en la posicin
querida.
Curso de Microsoft Project - Clase N1
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Manejo de Tareas (IV)
- Eliminar una tarea:
Clickeamos botn derecho sobre el nmero
de tarea a eliminar, y en el desplegable
elegimos eliminar tarea.
Curso de Microsoft Project - Clase N1
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Manejo de Tareas (V)
- Desactivar una tarea: En este caso lo que se querr hacer es dejar una tarea neutra
dentro de nuestro programa, es decir la tarea no modificar nada en nuestro programa
hasta que la volvamos a activar. Es una manera de sacar una tarea de nuestro estudio
sin tener que eliminarla para poder reactivarla en el momento deseado.
Clickeamos botn derecho sobre el nmero
de tarea a desactivar, y en el desplegable
elegimos desactivar tarea.
Curso de Microsoft Project - Clase N1
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Manejo de Tareas (VI)
- Dividir una tarea:
Se define en que perodo se
inicia la divisin de la tarea y se
desplaza en el tiempo de manera
manual hasta encontrar la fecha
de reinicio de la segunda parte.
Curso de Microsoft Project - Clase N1
Observacin: Es posible dividir n veces una
tarea con esta funcin.
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Manejo de Tareas (VII)
Cuadro de Informacin de una tarea y seleccin de calendario de una tarea:
Haciendo dobleclick sobre una tarea se ingresa en su Cuadro General de Informacin en donde
se puede definir varios de los atributos generales de la misma: Nombre, Duracin, Comienzo/Fin
de la tarea, calendario, etc.
Acotacin: La duracin es en das
laborables, segn el calendario
definido previamente
Doble click en la tarea y selecciono
el calendario
Curso de Microsoft Project - Clase N1
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Tipo de delimitacin (I)
Las delimitaciones son limitaciones que se introduccin en la fecha de
comienzo o fin de una tarea, limitando la flexibilidad (en el tiempo) de esa tarea a
los cambios que se produjeran en el proyecto.
El MS Project respetar dichas limitaciones o en su defecto mostrar un mensaje
en el caso que se pudiera generar una redistribucin en el tiempo.
Existen delimitaciones flexibles o blandas e inflexibles o duras , las primeras
no estn ligadas a una fecha especfica mientras que las segundas estn ligadas
a una fecha especfica.
Por default el MS Project considera toda tarea nueva con una delimitacin de
ASAP lo antes posible su ocurrencia.
Curso de Microsoft Project - Clase N1
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Clickeando sobre una tarea y dentro de la ficha
avanzado se encuentra el tipo de delimitacin.
Tipo de delimitacin (II)
Acotacin: Tambin se puede ingresar la delimitacin
de cada tarea haciendo visible la columna o atributo
tipo de delimitacin.
Curso de Microsoft Project - Clase N1
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Tipo de delimitacin (III)
Se define una fecha de inicio fija. Debe comenzar el
Se define una fecha de fin fija. Debe finalizar el
La tarea se inicia en el momento ms
temprano dentro de las limitaciones
de predecesoras.
Lo antes posible
(ASAP)
La tarea se inicia en el momento ms
tardo dentro de las limitaciones de
sucesoras.
Lo ms tarde posible
(ALAP)
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Tipo de delimitacin (IV)
Se define un lmite inferior de
comienzo.
No comenzar antes
del
Se define un lmite superior de
comienzo.
No comenzar despus
del
Se define un lmite inferior de
finalizacin.
No finalizar antes del
Se define un lmite superior de
finalizacin.
No finalizar despus
del
Curso de Microsoft Project - Clase N1
Tareas Repetitivas
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Ejemplos de esta situacin
podran ser: Controles de
calidad, inspecciones,
reuniones, facturaciones,
pagos, certificaciones, etc.
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Hitos de un Proyecto (I)
Haciendo
dobleclick en la
informacin de
la tarea, paso a
definir la misma
como Hito
Hito: Es toda aquella tarea que tenga duracin de 1 da.
Se utiliza por ejemplo para marcar el inicio y fin de un
proyecto, o etapas intermedias. Tambin puede ser
usados para entregas parciales, puntos de control, etc.
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Hitos de un Proyecto (II)
Defino una tarea con duracin 0 das Hito
(Mtodo ms prctico para crear el hito).
Curso de Microsoft Project - Clase N1
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Vinculacin entre tareas (I)
Fin a Comienzo: La tarea actual iniciar una
vez finalizada su predecesora. Caso ms
habitual.
FC
Comienzo a Comienzo: La tarea actual
iniciar con el comienzo de su predecesora. CC
Comienzo a Fin: La tarea actual finalizar
una vez iniciada su predecesora. CF
Fin a Fin: La tarea actual finalizar una vez
finalizada su predecesora. FF
Superposiciones
en porcentaje o
das.
+
VINCULACIN DE TAREAS: Tipos de delimitaciones
Curso de Microsoft Project - Clase N1
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1 forma de realizar una misma vinculacin:
Se marcan las 2 tareas que se
vincularn y se selecciona el icono
vincular tareas (en el icono a la
derecha se encuentra la
desvinculacin)
Pros: Icono de rpido acceso.
Contras: Para relacionar tareas no consecutivas en la tabla
se debe usa la tecla ctrl complicando la seleccin en
relaciones de tareas muy separadas en el listado.
Curso de Microsoft Project - Clase N1
Vinculacin entre tareas (II)
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2 forma de realizar una misma vinculacin:
Se mantiene apretado el
mouse sobre el grafismo de
la barra del gantt
arrastrando el mouse desde
una tarea hacia la
vinculada.
Pros: Rapidez de conexin.
Contras: Con tareas de duracin corta difcil de tomar una
tarea con el mouse; adems con muchas tareas en el
programa hay posibilidad de tomar o soltar el mouse en la
posicin incorrecta.
Vinculacin entre tareas (III)
Curso de Microsoft Project - Clase N1
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3 forma de realizar una misma vinculacin:
Clickear sobre la tarea a
vincular y en el cuadro ir a
pestaa predecesoras, all
colocar el nmero de tarea
que precede a la actual.
Pros: Imposibilidad de equivocar las tareas ya que se coloca
el n nico de la tarea predecesora. Este cuadro permite
elegir el tipo de relacin y las superposiciones que uno
quisiera. Como ltima consideracin se podrn colocar de
una misma vez todas las relaciones con todas las
predecesoras.
Contras: Mayor tiempo empleado.
Vinculacin entre tareas (IV)
Curso de Microsoft Project - Clase N1
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Vinculacin entre tareas (V)
Curso de Microsoft Project - Clase N1
FC (Fin Comienzo):
En la mayor parte de los proyectos las tareas se relacionan con este tipo de vnculo,
donde una tarea se inicia al final de la predecesora. Como particularidad puede
ocurrir que no se espera a terminar la tarea previa, pudiendo iniciar la consecutiva
en un % o a das de finalizar la anterior. Tambin puede ocurrir lo contrario: que
hubiera una veda o detencin temporal una vez finalizada la predecesora.
Relacin pura FC:
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Vinculacin entre tareas (VI)
Curso de Microsoft Project - Clase N1
Relacin con superposicin FC:
Los dos ejemplos a los fines
prcticos hacen que la tarea B
se inicie a la mitad de la A,
pero es recomendable usar la
primer forma (con %), ya que si
se cambiara la duracin de la
tarea A mantendra B su inicio
a la mitad de A.
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Vinculacin entre tareas (VII)
Curso de Microsoft Project - Clase N1
Relacin CC:
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Vinculacin entre tareas (VIII)
Curso de Microsoft Project - Clase N1
Relacin FF:
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Vinculacin entre tareas (IX)
Curso de Microsoft Project - Clase N1
CF (Comienzo Fin):
La mejor manera de entender esta relacin es considerando el siguiente ejemplo:
Se tiene una tarea A que debe iniciar en una fecha cierta e inamovible pero requiere
la fabricacin previa de un material x (que tiene un tiempo de fabricacin). Para
saber cuando se inicia la fabricacin de este material x se usa la relacin CF.
Fecha de inicio inamovible de A.
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Formato de fechas,
duraciones y costos (I)
Curso de Microsoft Project - Clase N1
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Formato de fechas,
duraciones y costos (II)
Curso de Microsoft Project - Clase N1
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Formato de fechas,
duraciones y costos (III)
Curso de Microsoft Project - Clase N1
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Tipsde la Unidad I
Curso de Microsoft Project - Clase N1
-Conjugar el Mtodo Gantt (sin asignacin de relacin) con el mtodo de Camino
Crtico para generar un programa del proyecto con relaciones entre las tareas.
-Antes de comenzar a programar hay que saber que alcance/fin tendr dicho
programa (licitatorio, bsico, ejecutivo) para cumplir el objetivo previsto (nivel de
detalle/cantidad de tareas/etc.)
-Generar un programa nico que sirva para visiones tanto estratgicas como tcticas
u operativas.
-Trabajar con cronogramas customizados, para castigar y/o favorecer el ao laboral.
-Evitar el uso de delimitaciones inflexibles salvo el inicio del proyecto (o algn
caso especial), permitiendo dar flexibilidad al programa.
-Usar hitos de proyectos para diferencias distintos puntos clave del proyecto.
-Usar la vinculacin que ms se ajuste al tipo de relacin a generar, y utilizar la
superposicin para reducir los tiempos totales del proyecto.
-En el caso de superponer pensando en porcentajes (mitades/cuartos/etc.) colocar
dicha superposicin en valores % y no de das.
-Vincular con la relacin CF a las compras/Ingenieras y todas aquellas tareas que
sean subsidiarias de nuestro proyecto troncal.
CASOS, EJERCICIOS,
DINAMICAS
43 Curso de Microsoft Project - Clase N1
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Ejercitacin (I)
Crear un calendario con feriados 2013.
Crear un calendario con semanas laborables de lunes a sbado.
Insertar un listado de tareas, definir sus tiempos, eliminar una
tarea, agregar una tarea en medio de las tareas ya colocadas,
desplazar una tarea dentro de la lista.
Definir calendarios a las tareas.
Dividir una tarea e iniciar la segunda parte de la misma a la
semana de finalizada la primer parte . Generar una tarea
repetitiva.
Curso de Microsoft Project - Clase N1
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Ejercitacin (II)
Generar vinculaciones entre las tareas anteriores, usando
todos los tipos de vnculos y superposiciones..
Guardar el ejemplo y cargar propiedades al mismo.
Crear un nuevo proyecto e importar uno de los
calendarios creados en el 1 ejemplo.
Crear hitos en el proyecto.
Modificar formatos de fechas y duraciones.
Curso de Microsoft Project - Clase N1
Final de Clase
Hasta la prxima!!!