DISEO SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Caractersticas de un sistema
administrativo
Tema
Proceso administrativo
Objetivos
Definicin de sistemas administrativo
Paramentros del sistema administrativo
Caractersticas de sistemas administrativos
Proceso administrativo
Definicin de sistemas
administrativos
Un buen sistema administrativo, es aquel que permite el
funcionamiento organizado de la empresa sin
intervenciones espectaculares y espordicas de personas
providenciales o salvadores de la organizacin. Sera de
alguna manera comparable al sistema circulatorio de un
ser humano, una vez diseado y puesto en
funcionamiento ya nadie se acuerda de l, aun cuando en
todo momento est contribuyendo a mantener vivo y en
funcionamiento al cuerpo en el que est instalado. Slo
cuando aparecen trastornos se cobra conciencia de su
existencia y de la importancia del mismo, asignndole la
atencin que merece.
Objetivos del sistema
administrativo
Las operaciones deben ejecutarse en el momento en que
se las necesita. Todos los actos tienen que llevarse a cabo
dentro del plazo planeado o considerado ptimo para su
concrecin. P.Ej.: una empresa necesita aprovisionarse de
los elementos necesarios para producir, es eficiente el
sistema administrativo si consigue que los elementos
comprados estn disponibles en la fecha en que se los
necesita. Si llegan anticipadamente, implica un costo
innecesario de inmovilizacin de esos activos; no tenerlos
en el momento adecuado implica paros en la lnea de
produccin. Lo mismo pasa cuando se producen informes
contables, Un balance, por ej., con mucha demora la
informacin no oportuna se transforma en letra muerta.
Objetivos del sistema
administrativo
El costo del sistema debe insumir la menor cantidad de
recursos posible. Un sistema administrativo es eficiente
cuando adems de cumplir con sus funciones requiere
una erogacin menor para operarlo que los beneficios
que genera su ejecucin. Es posible observar que
existen sistemas administrativos que por su alto costo
pueden llegar a perjudicar la economa de la empresa.
P. Ej.: un sistema informtico para llevar el Stock
actualizado de elementos de bajo valor unitario,
(Clavos, tornillos, etc.), puede llegar a ser superior al de
los elementos cuyo movimiento se intenta controlar.
Objetivos del sistema
administrativo
Hace posible el desarrollo de los procedimientos administrativos con
un alto grado de seguridad. Cuando se ejecutan actos administrativos
generalmente se movilizan fsicamente bienes de propiedad de la
empresa. Los sistemas deben garantizar que esos recursos utilizados
son correctamente utilizados por los miembros de la organizacin,
asegurando la preservacin del patrimonio empresario frente a
errores y/o malversaciones que puedan cometerse. Un sistema no
ser eficiente cuando permita filtraciones en el uso correcto de los
bienes propiedad de la organizacin, o de los tiempos u horas del
personal en otras actividades distintas a las que funcionalmente les
corresponda y por las que est pagando la empresa. P. Ej.: cuando se
utilizan los automviles de la organizacin para uso particular. O al
personal asignado a un rea funcional determinada para tareas
particulares en beneficio personal del superior jerrquico
Objetivos del sistema
administrativo
Produzca la informacin necesaria para que los diversos
niveles de la organizacin puedan actuar, tomando las
decisiones adecuadas frente a los acontecimientos que se
vayan produciendo. Es decir que en forma simultnea al
desarrollo cotidiano, rutinario de cada operacin o acto
administrativo, el sistema administrativo debe ir
estructurando la pirmide de datos que debidamente
resumidos y compilados peridicamente proporcionen los
elementos que satisfagan a la vez todos los requerimientos
de informacin: de supervisin y control, de informacin
gerencial, legales, impositivos, etc., abarcando en forma
completa a todos los diferentes niveles jerrquicos de la
organizacin.
Paramentros del sistema
administrativo

Caractersticas de
sistema administrativo
Universalidad. El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un
organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir
los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la planificacin,
organizacin, integracin de personal, direccin (liderazgo) y control. Es una
ciencia que se basa en tcnicas viendo a futuro, coordinando cosas, personas y
sistemas para lograr, por medio de la comparacin y jerarqua un objetivo con
eficacia y eficiencia. La toma de decisiones es la principal fuente de una empresa
para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes resultados. Porque en l
tiene siempre que existir coordinacinsistemtica de medios. La administracin se
da por lo mismo en el estado, en el ejrcito, en la empresa, en las instituciones
educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas
esas clases de administracin sern los mismos, aunque lgicamente existan
variantes accidentales. Se puede decir que La administracin es universal porque
esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas
polticos existentes.
Especificidad. Aunque la administracin va siempre acompaada de otros
fenmenos de ndole distinta, el fenmeno administrativo es especfico y distinto a
los que acompaa. Se puede ser un magnfico ingeniero de produccin y un
psimo administrador. La administracin tiene caractersticas especficas que no
nos permite confundirla con otra ciencia o tcnica. Que la administracin se auxilie
de otras ciencias y tcnicas, tiene caractersticas propias que le proporcionan su
carcter especfico, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.

Caractersticas de
sistema administrativo
Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenmeno
administrativo, ste es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una
empresa se estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los
elementos administrativos. As, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar,
de controlar, de organizar, etc.
Unidad jerrquica. Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social,
participan en distintos grados y modalidades, de la misma administracin. As, en
una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general,
hasta el ltimo mayordomo.
Valor instrumental. La administracin es un medio para alcanzar un fin, es decir, se
utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos
establecidos.
Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por
ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.
Interdisciplinariedad. La administracin hace uso de los principios, procesos,
procedimientos y mtodos de otras ciencias que estn relacionadas con la
eficiencia en el trabajo. Est relacionada con matemticas, estadstica, derecho,
economa, contabilidad, sociologa, psicologa, filosofa, antropologa, ciencia
poltica.
Flexibilidad. Los principios y tcnicas administrativas se pueden adaptar a las
diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

Proceso administrativo
La administracin puede verse tambin como un proceso. Segn Fayol, dicho proceso est
compuesto por funciones bsicas: planificacin, organizacin, direccin, coordinacin, control.
Planificacin: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de accin adecuado para
lograrlos.
Organizacin: Proceso para comprometer a dos o ms personas que trabajan juntas de
manera estructurada, con el propsito de alcanzar una meta o una serie de metas
especficas.
Direccin: Funcin que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un
grupo o una organizacin entera, con respecto a una tarea. A partir de la direccin, los
administradores ayudan a las personas a ver que pueden satisfacer sus propias necesidades
y utilizar su potencial al contribuir a las metas de una empresa.
Coordinacin: Integracin de las actividades de partes independientes de una organizacin
con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.
Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.
El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas funciones
simultneamente.
Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que estn totalmente
interrelacionados. Cuando una organizacin elabora un plan, debe ordenar su estructura
para hacer posible la ejecucin del mismo. Luego de la ejecucin (o tal vez en forma
simultnea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificacin, o en
caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del
control realizado puede surgir una correccin en la planificacin, lo que realimenta el
proceso.