Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Son parcours
dans le cadre juridique des TI
Commission professionnelle des gestionnaires des TI
Commissions scolaires du Québec
Colloque 2009
Conférencière
Est-ce si différent?
Des lettres, des circulaires, des contrats, des factures ou des chèques, des
journaux, bref une diversité de documents (art. 71 LCJTI) administratifs,
commerciaux, juridiques, etc.
Le courrier électronique et/ou le courriel
L’expression «courrier électronique» et le terme «courriel» sont encore peu utilisés dans les textes
législatifs et cela est bien ainsi. Pour l’heure, il y a quelques 33 occurrences de l’expression
«courrier électronique» (2 L, 31 R) et une trentaine d’occurrences du terme «courriel» dans les
règlements.
L’expression «courrier électronique» est généralement intégrée dans une énumération de moyens
de communication, particulièrement, les modes de transmission, comme «par courrier, par
télégramme, par télécopieur, par courrier électronique ou par messager». Le terme «courriel» est
aussi associé à un moyen de communication dans l’expression «adresse de courriel», mais il est
aussi considéré en tant que document, par exemple, lorsque placé en apposition du terme
«lettre».
Toutefois, pour que la législation soit indépendante des choix de supports ou de technologies et
pour ne pas augmenter la stratification technologique des textes législatifs, ce n’est
qu’exceptionnellement qu’ils devraient y être employés. Il conviendrait davantage d’utiliser des
termes ou des expressions génériques, comme «document» et «moyen de communication» ou
«mode de transmission, de manière à pouvoir englober tous les autres documents et tous les
autres moyens de communication ou les autres modes de transmission, en laissant le libre choix
aux personnes responsables de l’application de la disposition législative en cause.
Partie I
La place du courrier et/ou du courriel dans la LCJTI
Le cadre juridique des technologies de l’information est déjà établi depuis le 1er
novembre 2001 dans la Loi concernant le cadre juridique des technologies de
l’information (L.R.Q., c. C-1.1). En conséquence :
Cette loi a permis de conserver le même régime juridique et d’appliquer les mêmes règles de
droit, quels que soient le support ou la technologie employés.
Il n’est plus nécessaire de prévoir dans chacune des lois ou dans chacun des règlements qu’il
est permis de recourir aux TIC de l’information pour effectuer des communications au moyen de
documents. La LCJTI est une loi d’application générale qui donne la possibilité d’utiliser les TIC,
dont celles associées au courrier et/ou au courriel, pour effectuer toutes les communications,
publiques ou privées, requises au cours de toutes nos activités.
Il est inutile et même contreproductif de répéter dans d’autres textes législatifs, ce qui est prévu
dans la LCJTI. Il serait même préférable de supprimer les dispositions qui donnent de telles
permissions, cas par cas, car elles peuvent donner l’impression que les TIC ne sont pas encore
intégrées dans le droit québécois.
L’article 2 de la LCJTI établit un régime d’«opting out». En principe, l’utilisation des TIC est
permis, à moins «que la loi n’exige l’emploi exclusif d’un support ou d’une technologie
spécifique».
L’architecture de la LCJTI
Deux principes
La neutralité juridique, médiatique et technologique
L’équivalence fonctionnelle
Savoir avec quoi on fait affaire : un document, dont le courrier et/ou le courriel
Pouvoir établir la valeur juridique du document :
la notion d’intégrité est circonscrite (art. 6).
Pouvoir établir cette valeur durant tout le cycle de vie du document (création, transfert, consultation,
transmission et conservation incluant l’archivage ou la destruction), en tenant compte :
des possibilités de manipulation des documents (qu’ils soient technologiques ou papier)
qu’offrent les technologies de l’information;
de la nécessité de se préoccuper du maintien de l'intégrité d'un document durant tout son
cycle de vie, dans un contexte où la sécurité et la non-sécurité des supports et des documents
sont toutes deux relatives.
Savoir avec qui on fait affaire (lorsque l’on communique par courrier et/ou par courriel)
pouvoir identifier les personnes qui, à divers titres, sont en lien avec le document (qu’est le courriel
ou celui transmis par courrier et/ou par courriel);
ouverture à un maximum de moyens d’identification (art. 40).
Article 2, LCJTI :
«2. À moins que la loi n’exige l’emploi exclusif d’un support ou d’une
technologie spécifique, chacun peut utiliser le support ou la technologie de
son choix, dans la mesure où ce choix respecte les règles de droit, notamment
celles prévues au Code civil.
Ainsi, les supports qui portent l’information du document sont interchangeables et,
l’exigence d’un écrit n’emporte pas l’obligation d’utiliser un support ou une
technologie spécifique.» (J’ai souligné le premier alinéa.)
A) Le courrier et le courriel
En tant que moyen de communication (1 a)
«74. L’indication dans la loi de la possibilité d’utiliser un ou des modes de transmission comme
l’envoi ou l’expédition d’un document par lettre, par messager, par câblogramme, par télégramme,
par télécopieur, par voie télématique, informatique ou électronique, par voie de télécommunication,
de télétransmission ou au moyen de la fibre optique ou d’une autre technologie de l’information
n’empêche pas de recourir à un autre mode de transmission approprié au support du document,
dans la mesure où la disposition législative n’impose pas un mode exclusif de transmission.»
Elle montre que le seul fait de préciser des modes de transmission dans les textes
législatifs n’empêche pas d’utiliser tout autre mode de transmission approprié au
support du document et que pour exclure ces possibilités additionnelles, il faut
vraiment que le législateur ait exigé l’emploi exclusif du support ou de la technologie
spécifiés dans le texte ou que celui-ci soit rédigé de manière à exclure tout autre
mode que celui spécifié dans le texte.
Le courrier et le courriel
Des modes de transmission fonctionnellement
équivalents (2)
Le troisième alinéa de l’article 28 montre que le législateur a conservé la notion d’adresse dans le
cadre juridique des TI, car il a pris acte du fait que les expressions «adresse de courriel», «adresse
courriel», ou «adresse électronique», d’un serveur, etc. sont passées dans le langage courant. Elles
désignent les coordonnées de quelqu’un ou de quelque chose, au même titre que les coordonnées
jusque là employées, comme le numéro civique d’un immeuble résidentiel ou domiciliaire, le numéro de
téléphone, de télécopieur, etc., pour entrer en communication avec quelqu'un ou pour lui remettre un
objet, par exemple un document. Il a donc reconnu que la notion d’adresse pouvait être pertinente et
applicable dans le contexte suivant :
«Lorsque la loi prévoit l’envoi ou la réception d’un document à une adresse spécifique,
celle-ci se compose, dans le cas d’un document technologique, d’un identifiant propre à
l’emplacement où le destinataire peut recevoir communication d’un tel document.»
Toutefois, il a pris soin d’exposer l’extension de la portée de la notion d’adresse qu’entraîne son emploi
et de la situer dans le contexte pertinent, soit celui de l’utilisation de moyens technologiques pour
communiquer au moyen d’un document. La disposition indique que la notion d’adresse est
maintenant applicable à un objet, comme un document technologique, et qu’elle ne se compose
plus seulement d’indications de localisation géographiques, c’est-à-dire correspondant à un lieu sur la
terre, mais d’un identifiant qui n’est qu’un point dans l’espace.
Le point commun de l’ensemble des adresses : une adresse correspond à des indications de localisation d’un
emplacement. Puis, la notion d’adresse évolue pour correspondre non plus seulement à l’emplacement d’un lieu
géographique, mais à l’emplacement d’un objet sans corrélation nécessaire avec le lieu où il se trouve.
2) Quant au situs de l’emplacement : en un lieu géographique, i.e sur la terre, par rapport à un point
dans l’espace.
Cette clarification de la notion d’adresse permet d’éviter de confondre un lieu géographique repérable par
des indications de localisation qui se trouvent sur terre, lesquelles sont généralement recherchées par
l’exigence d’une adresse civique, domiciliaire, municipale, postale, professionnelle, résidentielle, etc. avec un
objet, comme un serveur ou un moyen de communication comme un téléphone
portable avec messagerie intégrée, localisable par son identifiant.
Un site est un objet localisable à une adresse technologique, ce n’est pas un lieu géographique pour autant.
Dans la mesure où cette catégorie d’adresse n’est pas nécessairement liée à un lieu géographique, il ne s’agit
pas d’une indication suffisante pour établir une compétence territoriale.
La nécessité de distinguer
les adresses géographique et technologique
Or, les adresses technologiques qui permettent de localiser des objets ou des moyens de
communication sans égard à leur position géographique, ne permettent pas, du moins pour
l’instant, d’atteindre ces objectifs du législateur.
Article 31 :
«46. Lorsqu’un document utilisé pour effectuer une communication en réseau doit être conservé pour
constituer une preuve, son identifiant doit être conservé avec lui pendant tout le cycle de vie du document par
la personne qui est responsable du document.
L’identifiant du document doit être accessible au moyen d’un service de répertoire, dont une des
fonctions est de relier un identifiant à sa localisation. Le lien entre un identifiant et un objet peut être garanti
par un certificat lequel est lui-même accessible au moyen d’un service de répertoire qui peut être consulté par
le public.
L’identifiant se compose d’un nom de référence distinct et non ambigu dans l’ensemble des
dénominations locales où il est inscrit, ainsi que des extensions nécessaires pour joindre ce nom à des
ensembles de dénominations universels.
L’article 46 de LCJTI marque l’importance de conserver les identifiants d’objets, comme les documents, ce qui
montre l’importance de prévoir des identifiants constants, car ils peuvent être utiles, à titre de preuve dans un
contexte litigieux, que le litige soit ou ne soit pas porté devant les tribunaux.
B) Le courrier et le courriel
En tant que document
Le courriel, de même que les documents transmis par courrier, s’inscrit dans la
notion de document de l’article 3 de la LCJTI. La notion de document a aussi été
intégrée à l’article 2 de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1).
«3. Un document est constitué d’information portée par un support.
L’information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le
support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images.
L’information peut être rendue au moyen de tout mode d’écriture, y compris d’un
système de symboles transcriptibles sous l’une de ces formes ou en un autre
système de symboles.
Pour l’application de la présente loi, est assimilée au document toute
banque de données dont les éléments structurants permettent la création de
documents par la délimitation et la structuration de l’information qui y est inscrite.
Un dossier peut être composé d’un ou de plusieurs documents.
Les documents sur des supports faisant appel aux technologies de
l’information visées au paragraphe 2° de l’article 1 sont qualifiés dans la présente loi
de documents technologiques.» (J’ai souligné le texte.)
L’importance de la notion de document
Quelle est la valeur juridique des documents, généralement sur support papier,
que vous recevez par courrier?
Avec la LCJTI, la valeur juridique de tous les documents s’établit en fonction de leur
intégrité, qu’il s’agisse d’un document sur support papier ou sur un autre support
tangible ou qu’il s’agisse d’un document technologique et ce, qu’ils soient
communiqués par courrier, courriel ou par un autre mode de transmission.
L’intégrité du document
«6. L’intégrité du document est assurée, lorsqu’il est possible de vérifier que l'information
n’en est pas altérée, qu'elle est maintenue dans son intégralité, et que le support qui
porte cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue.
L’intégrité du document doit être maintenue au cours de son cycle de vie, soit depuis sa
création, en passant par son transfert, sa consultation et sa transmission, jusqu’à sa
conservation, y compris son archivage ou sa destruction.
Dans l’appréciation de l’intégrité, il est tenu compte, notamment des mesures de sécurité
prises pour protéger le document au cours de son cycle de vie.» (J’ai souligné le texte.)
La valeur juridique de documents fonctionnellement
équivalents
Les documents sur des supports différents, comme les courriels techno et papier,
peuvent être fonctionnellement équivalents au sens de l’article 9 de la LCJTI.
L’ÉQUIVALENCE DE DOCUMENTS
SERVANT AUX MÊMES FONCTIONS
«9. Des documents sur des supports différents ont la même valeur juridique
s’ils comportent la même information, si l’intégrité de chacun d’eux est
assurée et s’ils respectent tous deux les règles de droit qui les régissent. L’un
peut remplacer l’autre et ils peuvent être utilisés simultanément ou en
alternance. De plus, ces documents peuvent être utilisés aux même fins.
Dans la LCJTI, la sécurité est d’abord conçue en fonction du document d’où l’importance d’orienter le choix des
mesures de sécurité d’abord et finalement vers la sécurité du document, plutôt que seulement sur la sécurité
du réseau.
Il est prévu à l’article 6 de la LCJTI qu’il faut assurer la sécurité du document lui-même et ce tout au long de
cycle de vie, si l’on veut pouvoir établir sa valeur et la maintenir durant ce cycle de vie.
Assurer la sécurité d’un réseau de communication peut certes contribuer à assurer la sécurité des documents
qu’ils servent à communiquer, mais ce seul fait ne permet pas de conclure que la sécurité de chacun des
documents qui y circulent est assurée. La récente pénétration de réseaux «protégés» par SSL montre, si besoin
était, l’importance d’assurer la sécurité du document lui-même.
Par contre, l’intégrité d’un document ne sera pas nécessairement compromise, parce que le réseau qui sert à le
transmettre présente des vulnérabilités, comme c’est le cas pour l’Internet. D’autres mesures de sécurité
peuvent avoir été prises pour assurer l’intégrité du document, par exemple au moyen d’un chiffrement
difficilement contournable.
Il y aura toujours une part de risques à gérer. C’est pourquoi, il importe pour les gestionnaires en technologies
de l’information et la communication de travailler en collégialité, par exemple avec les détenteurs des
documents et les responsables de la gestion documentaire, afin de catégoriser l’information consignée dans les
documents.
Ce travail collaboratif est nécessaire pour déterminer quelle est la valeur du document, par exemple pour une
personne ou pour une institution, et ensuite quelles sont les mesures de sécurité proportionnelles à cette
valeur, que l’exercice de catégorisation peut permettre d’établir.
Voir : SécuriS@nté
http ://www.justice.gouv.qc.ca/francais/ministere/discours/2002/020503.htm
Contrat, courrier et courriel
Le Code civil et la LCJTI ne limitent pas les façons d’exprimer son consentement ou la façon de
faire le lien entre une personne et un document.
Ces deux lois établissent que la signature d’un document, qu’il soit technologique ou papier, est
un moyen de manifester son consentement.
Article 2827 du Code civil
Article 39 de la LCJTI
La signature, une notion juridique à ne pas confondre avec un objet, qu’il soit tangible ou
technologique.
Peut-on légalement utiliser une «signature électronique»? Ou numérique? Oui, mais…
Tout d’abord, une signature n’est pas un objet que nous utilisons, mais l’action d’apposer notre
marque personnelle à un document.
Ensuite, l’article 39 de la LCJTI permet d’utiliser des moyens technologiques, dont les moyens
électroniques, pour apposer sa marque personnelle à un document, donc pour le signer.
Toutefois, l’appellation «signature électronique» associée à un produit ne le transforme pas
pour autant en un moyen d’apposer une signature au sens juridique du terme. Pour s’en
assurer, il faut vérifier si l’instrument permet de rassembler l’ensemble des éléments constitutifs
d’une signature, lesquels sont précisés à l’article 2827 du Code civil.
Qu’est-ce qu’une signature?
Code civil: «2827. La signature consiste dans l’apposition qu’une personne fait à un acte de son nom ou
d’une marque qui lui est personnelle et qu’elle utilise de façon courante, pour manifester son
consentement.»
«2827. A signature is the affixing by a person, to a writing, of his name or the distinctive mark
which he regularly uses to signify his intention.
S’il n’y a rien de personnel dans une marque, elle ne peut constituer une signature au sens du Code civil ou de
la LCJTI.
Si la personne dont le nom est reproduit, ex : par voie de numérisation, n’a aucun contrôle sur l’apposition de la
marque qui peut sembler personnelle ou bien s’il appert que quelqu’un d’autre aurait pu l’apposer sans
autorisation. Pas nécessairement.
Il pourrait y avoir contestation de la signature au sens du Code civil ou de la LCJTI. De plus, la prétendue
signature ne sera pas opposable à la personne qu’elle semble identifier si le lien entre le document et la marque
personnelle qui y a été apposée n’a pas été maintenu (art. 39 LCJTI).
La notion de signature du Code civil, reprise par la LCJTI, est une protection remarquable contre la fraude et
l’usurpation d’identité.
Depuis l’introduction de l’article 39 de la LCJTI dans le droit québécois en 2001, il est possible de faire appel à
différents moyens technologiques pour apposer sa signature, dans la mesure où ils répondent aux exigences de
l’article 2827 du Code civil.
La notion de signature est neutre au plan juridique, il n’y a qu’une notion de signature, quel que soit le support
du document devant être signé et quelle que soit la technologie employée pour l’apposer.
La notion de signature est également neutre aux plans médiatique et technologique. Ni le Code civil, ni la LCJTI
n’imposent un support ou une technologie en particulier pour constituer une signature.
que la signature n’est ni le seul moyen, ni le meilleur moyen de s’identifier ou d’authentifier l’identité de
quelqu’un;
que l’évolution des façons de faire passe par l’utilisation d’autres moyens que la signature ; par exemple,
la convergence des médias ainsi que de la convergence de la bureautique avec l’Internet rendent
davantage possible l’identification auditive et visuelle des personnes qui communiquent au moyen de
documents qui comportent de l’information rendue par écrit, de façon sonore, visuelle ou audiovisuelle.
Partie II
La LCJTI, le courrier et/ou le courriel
et la gestion intégrée
Comment gérer le courrier par l’intermédiaire duquel des documents sur support papier vous sont transmis
ou sont reçus par l’institution où vous travaillez?
Comment classifier les documents sur support papier transmis par courrier à l’institution où vous travaillez?
Quels documents transmis par courrier vous devez conserver, lorsqu’ils sont sur support papier et comment
les classifier ?
S’il est possible de consulter un document sur support papier qui a été transmis à votre institution par
courrier?
Pourtant, il faut gérer l’ensemble des moyens de communication de l’information, que ce soit, la réception du
courrier remis par un facteur ou par courriel, le téléphone audio et/ou visuel, le télécopieur, les
visioconférences, les vidéoconférences, etc. Le courrier et le courriel remplissent tous deux la fonction de
transmission de communications effectuées au moyen de documents et leur gestion devrait être intégrée, ce
qui veut dire qu’elle doit s’appuyer sur les mêmes principes de gestion, même si, dans les opérations, il faudra
appliquer ces principes de manière à tenir compte des caractéristiques propres à une diversité de modes de
transmission.
Pourtant, les moyens technologiques peuvent servir à gérer l’ensemble des documents, y compris les courriels,
détenus par une personne ou par une institution et ce, que ces documents soient ou ne soient pas
technologiques. Ex : la GED.
La liberté de choix et l’interchangeabilité des supports et des technologies mises de l’avant par la LCJTI
favorisent, non pas uniquement une prestation dite électronique de services. Elles favorisent plutôt la
communication multimodale.
En étant neutre quant au choix des supports et des technologies et en acceptant l’ensemble des moyens qui
permettent de remplir une fonction d’une manière équivalente, cette loi donne la possibilité d’utiliser les
moyens, anciens ou modernes, les plus appropriés aux circonstances.
De plus, en prévoyant à l’article 2 de la LCJTI que «chacun peut utiliser le support ou la technologie de son
choix», le législateur indique que ce n’est plus à lui de choisir et d’imposer une seule façon de faire. Il reconnaît
plutôt aux administrés et aux administrateurs, selon leur compétence respective, la possibilité de décider du
moyen le plus approprié à prendre pour répondre aux objectifs d’une disposition législative.
Dans cet esprit, les services peuvent et doivent être rendus à l’aide des moyens qui conviennent le mieux dans
les circonstances. Ainsi, la communication pourra être effectuée par courrier et/ou par courriel, par téléphone
(audio et/ou visuel), par visioconférence ou par vidéoconférence, etc., ce qui suppose une gestion intégrée des
moyens de communication par les personnes responsables de ce service et non plus seulement la gestion du
courriel qui, du reste, tend déjà à être dépassé.
Il faudra donc nécessairement se pencher sur les besoins et les moyens de l’institution et sur ceux des
personnes que les gestionnaires de TIC doivent desservir, pour déterminer les meilleures façons de faire, tout
en respectant la liberté des gens d’accepter de recevoir communication au moyen de documents
technologiques, comme prévu à l’article 29 de la LCJTI.
La gestion du courriel passe aussi par l’établissement d’UNE directive et/ou d’UNE politique d’utilisation de tous
les biens qui sont mis à la disposition ou utilisés par et au sein d’une institution et non par une gestion isolée du
seul courriel ou même du courriel associé à d’autres moyens technologiques, comme les collecticiels et
l’Internet.
Désormais, les normes de comportement applicables aux personnes, dont les employés d’une institution doivent
être élaborées de façon neutre aux plans technologique,médiatique et juridique, de manière à être applicables
et cohérentes, particulièrement lorsque ces biens sont utilisés pour remplir les mêmes fonctions.
Les valeurs éthiques et les normes de comportement dont l’utilisateur de ces biens doit tenir compte ne sont
pas différentes parce que les moyens de communication ou les documents technologiques en cause sont
différents. Par exemple, la règle voulant :
-qu’il ne faut pas intercepter sans autorisation les documents destinés à autrui, ni les dérouter, ni les
rediriger ailleurs qu’au destinataire, ni les détruire, etc., peut et doit s’appliquer que le document ait été
transmis par courrier et/ou par courriel ou autrement;
-qu’il ne faut pas prendre le temps devant être consacré à son travail pour effectuer sa correspondance ou
ses affaires personnelles, peut et doit s’appliquer que l’on utilise le courrier, le courriel ou bien le téléphone
analogique ou numérique, etc.;
-que les autorités responsables d’une institution doivent respecter un espace de vie privée à l’égard des
personnes qui oeuvrent dans l’établissement dont elles ont charge, peut et doit s’appliquer dans le contexte de
la surveillance effectuée par les gestionnaires eux-mêmes avec ou sans caméras de surveillance, techniques
d’écoute électronique ou d’accès au courrier ou au courriel, etc.
Il ne s’agit pas de réinventer la route à chaque fois qu’un nouveau moyen technologique est mis sur le marché,
ni de créer des politiques d’utilisation différentes pour chacun des instruments utilisés.
Dans un contexte d’évolution technologique constante, les directives et les politiques, tout comme
les lois et les règlements, doivent désormais être conçues de manière à pouvoir être appliquées à
partir des mêmes principes et règles, tout en tenant compte, au niveau opérationnel, des
caractéristiques propres à chacun des moyens utilisés.
Une politique d’utilisation pour l’ensemble des biens
Répondre affirmativement suppose que l’on accepte que les valeurs mises de l’avant
par l’éthique et que des normes de comportement ne seraient applicables et
nécessaires que pour les courriels, les collecticiels ou l’Internet. L’orientation des
directives et politiques vers ces seuls biens a pour conséquence que les règles et les
normes qu’elles énoncent ne s’appliquent pas à l’utilisation d’autres biens comme
des téléphones numériques, des imprimantes, des téléphones de table ou portables,
des ordinateurs, du papier, du mobilier, etc. dont l’utilisation peut présenter autant
de problématiques.
Il est certes possible que l’utilisation des autres biens soit régie par d’autres
instruments normatifs, qu’une politique concentrée sur le courriel, mais il faudra les
chercher ailleurs. L’établissement d’une politique d’utilisation des biens dans et par
une institution ne peut que gagner en cohérence, si elle intègre l’ensemble des
biens utilisés. Autrement, des politiques dispersées ou parcellaires ne sont garantes,
ni de leur cohérence, ni de leur application.
Une politique d’utilisation pour l’ensemble des
utilisateurs
De même, il faut se demander si de telles directives et politiques ne doivent être prévues que
pour contrôler le comportement des employés qui utilisent les biens qui sont mis à leur
disposition, dont le courriel, par une personne ou une institution en autorité par rapport à eux.
Pourtant, les différents moyens de communication, dont le courriel, et les autres biens d’une
personne ou d’une institution sont aussi utilisés par les personnes qui y exercent l’autorité,
notamment pour assurer la surveillance des personnes qui se trouvent dans cet environnement.
C’est pourquoi, une politique relative à l’utilisation de ces biens, dont les instruments qui
permettent de surveiller l’envoi ou la réception de courriels, doit aussi montrer que les valeurs
éthiques et les normes de comportement qui y sont prévues doivent aussi s’appliquer à
l’utilisation qui en est faite par les personnes en autorité, notamment en ce qui a trait à la
protection du droit fondamental à la vie privée (Règ. Diffusion, c. A-2.1, r.0.2, a.9)
Par exemple, l’audio et la vidéo surveillance existent dans de nombreuses institutions et leur
utilisation n’est pas inconnue dans le domaine scolaire, comme le montre la conférence Me
Christiane Constant, commissaire, CAI:
http://www.cai.gouv.qc.ca/06_documentation/01_pdf/Conference%20%20-%20AAPI%20-%2023%20avril%202008.pdf.
Elle y expose des critères d’utilisation pertinents qui pourraient être pris en compte par ces
autorités, au moment d’élaborer ou de réviser la politique d’utilisation de l’ensemble des biens
mis à la disposition de personnes dans et par une autre personne ou par l’institution.
La nécessité de la gestion intégrée des documents
=
La nécessité de gérer nos mémoires
LES MÉMOIRES DE TOUS LES PARTICIPANTS À LA STRUCTURE DES COMMISSIONS SCOLAIRES (ADMINISTRATION,
PERSONNEL, ÉLÈVES)
LA MÉMOIRE COUTUMIÈRE RENFERME LES DOCUMENTS QUI CAUTIONNENT L'INTERVENTION DE SES UNITÉS ET
ATTESTENT LA QUALITÉ DE LEUR TRAVAIL
Exemples : Les preuves et la procédure afférentes à l'encadrement administratif des professeurs et des autres professionnels
auxiliaires, etc.;
Les pièces justificatives issues de la gestion du personnel : tables et calculs actuariels, correspondance avec les syndicats, les
compagnies d'assurances, les corporations professionnelles, les ministères;
Les plans de sécurité, notamment celui de la sécurité de l’information personnelle des élèves et des employés.
LA MÉMOIRE PRAGMATIQUE RENFERME LES DOCUMENTS NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION ACTUELLE DES FAÇONS
D'ÊTRE, DE PARAÎTRE OU D'AGIR
Les programmes d’intervention, de formation : guide d‘interventions, manuels scolaires, les formulaires, rapports ou résultats
d’examens, les calendriers et horaires de cours (sur papier ou dans des banques de données);
Les questionnaires d'enquête, les articles, les livres, les textes de conférence, etc.
LA MÉMOIRE EXPRESSIVE RENFERME LES DOCUMENTS QUI REPRÉSENTENT LES FAÇONS D'ÊTRE, D'AGIR OU DE
PARAÎTRE D'UN GROUPE
La conservation de documents historiques provenant de l'organisation des institutions qui dispensent de l’enseignement.
De l’absence de gestion à la gestion
des documents technologiques, dont les courriels
Cette disposition fait ressortir le fait qu’avant cette loi, les documents technologiques, à
quelques exceptions près, n’avaient pas de valeur juridique. Il n’est donc pas étonnant que,
jusqu’à ce récent passé, les documents technologiques n’aient pas été considérés comme des
objets de gestion.
Encore aujourd’hui, plusieurs ignorent, ou veulent continuer d’ignorer, que des documents
classés dans leur ordinateur peuvent avoir la même valeur juridique que les documents sur
support papier qui se trouvent sur leur bureau, ignorant par le fait même que ces documents
technologiques sont aussi des objets devant être gérés.
De la gestion séparée à la gestion intégrée
des documents
Il s’agit d’utiliser les mêmes outils de gestion documentaire, comme les guides de
catégorisation de l’information, les plans de classification et les calendriers de
conservation, pour classer et conserver une diversité de documents, dont les
courriels papier et techno, de la même manière et durant la même période de
temps et d’y intégrer, au niveau opérationnel, les particularités propres aux supports
et aux technologies employés.
La diversité des documents à gérer
L’article 3 de la LCJTI
Les divers qualificatifs associés au terme «document» montrent qu’ils peuvent être classés en différentes
catégories. Ils témoignent du fait que plusieurs de ces catégories sont établies en fonction des éléments
constitutifs du document lesquels ont été circonscrits à l’article 3 de la LCJTI ou bien en fonction de la teneur
ou de la valeur de l’information.
Ces différents qualificatifs font ressortir le caractère polymorphe du document, comme le montrent les
expressions suivantes :
Les documents technologiques ou sur support papier (référence au support) ;
Les documents écrits, textuels, sonores, audiovisuels, visuels ou multimédias (référence au mode
d’expression de l’information) ;
Les documents administratif, d’archives, juridique, de formation, de présentation etc., (référence à leur
utilisation)
Le document confidentiel, public (référence à la valeur de leur contenu, qu’elle soit archivistique,
patrimoniale, historique, légale, etc.).
D’autres catégorisations sont possibles. Rappelons que les termes courrier et/ou le courriel se caractérisent
par une association du document à son mode de transmission, ce qui n’empêche pas de retrouver le
courrier ou le courriel dans l’une ou l’autre des catégories de documents précédemment énumérées.
La LCJTI a permis d’établir la valeur juridique de tous ces documents à partir d’un fondement commun, soit
l’intégrité du document. La gestion de ces documents doit maintenant intégrer leur diversité, en
s’alignant sur cette démarche qui conduit à la recherche de principes et de règles de gestion communs à
l’ensemble des documents quels que soient les supports et les technologies employés et au traitement
opérationnel de cette diversité.
Les grands axes de la gestion documentaire
Il est déjà possible de gérer la diversité documentaire d’une façon intégrée, à partir de
l’expérience acquise au long des siècles en la matière. Les trois grands outils de gestion
documentaire que sont, la catégorisation de l’information, la référence à UN plan de
classification et l’établissement d’UN calendrier de conservation sont encore pertinents.
Par exemple, si le document reçu par courrier ou par courriel est une note de service, il pourrait
s’agir d’un document administratif pour lequel un délai de conservation d’un an est prévu. Que
le document soit techno ou papier, la même règle s’applique, le document devra être conservé
pendant un an. Par contre au niveau opérationnel, la façon de signaler la fin de ce délai pourrait
être différente, pour le document papier et le document technologique. Il pourrait être prévu
que la fin de ce délai est signalée par une fiche de rappel dans le cas du document papier et
que, dans le cas du document technologique porteur de la même information, la fin de ce délai
pourrait être programmée dans les métadonnées associées au document.
Comment classifier le courrier et/ou le courriel
En suivant les principes généraux de classification des documents, particulièrement ceux adoptés par votre
organisation.
Généralement, d’abord en fonction de la teneur de l’information consignée dans le document, puis en fonction
de la valeur qu’il représente pour leur détenteur, notamment pour des institutions comme les commissions
scolaires.
Le courrier et/ou le courriel, tout comme les autres documents, s’inscrivent dans la mémoire des personnes et
des institutions. Ils peuvent contenir une diversité d’information dont la valeur peut varier de la plus petite à la
plus grande importance.
En conséquence, un courriel qui contient de l’information administrative, sera classifié parmi les documents
administratifs. Le courriel qui contiendra un engagement à acheter un produit, sera classé avec les autres
contrats, parmi les documents présentant une valeur juridique, etc.
Bref, un document ne changera pas de nature, parce que l’information est consignée dans un courriel ni parce
qu’il est transmis par l’intermédiaire du courrier (techno ou papier). Les règles de classification devraient être
les mêmes quels que soient les supports et les technologies employés pour consigner l’information du
document. Lorsque la même information est consignée sur deux supports différents, il faudrait pouvoir faire le
lien entre les deux. Tout un domaine de recherche, pour les responsables des TIC.
Désormais, pour bien classer un document, le gestionnaire des TIC doit travailler de concert avec
le gestionnaire de documents et la personne qui le détient soit à titre de créateur ou de
récipiendaire du document, et le cas échéant, le juriste.
ENSEMBLE, ils pourront développer, entre autres, les métadonnées nécessaires à la classification
et à la gestion intégrées de tous les documents et non seulement du courrier et/ou du courriel.
C) La gestion du document durant son cycle de vie
Encore une fois, la mise en place de telles mesures de contrôle exige que le gestionnaire des TIC
travaille en collaboration avec les gestionnaires de documents et les responsables de l’accès aux
documents, sans oublier les juristes.
Diffusion de l’information consignée dans des
documents
La LCJTI a tracé le cadre juridique qui permet de diffuser l’information en faisant appel
aux supports et aux technologies les plus appropriées pour ce faire.
- l’article 4 de la LCJTI qui traite de la fragmentation de l’information d’un document technologique et de la préservation de l’unité
du document;
-
- l’article 10 qui traite de différences de forme qui ne portent pas atteintes à l’intégrité du document.
Le fait de compresser un document, notamment pour le transmettre par courriel, est-il automatiquement considéré comme une
atteinte à l’intégrité du document?
Non, car ce seul fait n’est pas concluant. Malgré sa compression, le document reçu peut porter la même information et toute
l’information consignée dans le document transmis.
Comment établir que le mode de transmission permet de préserver l’intégrité du document transmis?
Il y a lieu de constituer et de conserver la documentation qui explique comment le mode de transmission utilisé permet de préserver
l’intégrité du document.
Il peut s’agir de la documentation décrivant le matériel utilisé, des directives d’utilisation des fournisseurs des supports ou des
technologies, des processus d’accès au matériel utilisé ainsi que des directives d’utilisation de ce matériel données par l’employeur,
des contrôles de qualité effectués avec ou sans échantillonnage, de la responsabilisation du personnel, etc.
Ces dispositions de la LCJTI montrent que l’équivalence fonctionnelle des documents sur différents supports permet d’accueillir les
différences de forme inhérentes à la diversité des supports et des technologies, dans la mesure où l’essentiel du document, soit
l’information dont il est constitué n’a pas été altérée, est maintenue dans son intégralité et que le support qui la porte lui procure la
stabilité et la pérennité voulue.
Transfert de l’information
L’article 17 de la LCJTI, de même que l’article 30, montre que le législateur accorde plus d’importance au fond qu’à la forme. En
permettant le transfert d’information vers un support faisant appel à une technologie différente, le législateur signifie qu’il accepte un
élément d’instabilité, celui inhérent au changement technologique. Il montre en même temps, que ce qu’il recherche véritablement,
comme énoncé à l’article 6 de la LCJTI, c’est la stabilité de l’information.
Comment établir la préservation de l’intégrité du document résultant du transfert et, s’il n’a pas été détruit, de celle
du document source?
Encore une fois par la documentation du transfert de l’information et des processus qui l’entourent; cette documentation doit être
conservée et la disposition est très souple quant aux moyens de la conserver.
«17. L’information d’un document qui doit être conservé pour constituer une preuve, qu’il s’agisse d’un original ou d’une copie,
peut faire l’objet d’un transfert vers un support faisant appel à une technologie différente.
Toutefois, sous réserve de l’article 20, pour que le document source puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte
du transfert tout en conservant sa valeur juridique, le transfert doit être documenté de sorte qu’il puisse être démontré, au
besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est
assurée.
La documentation comporte au moins la mention du format d’origine du document dont l’information fait l’objet du transfert, du
procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu’il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la
préservation de l’intégrité, tant du document devant être transféré, s’il n’est pas détruit, que du document résultant du transfert.
La documentation, y compris celle relative à tout transfert antérieur, est conservée durant tout le cycle de vie du document
résultant du transfert. La documentation peut être jointe, directement ou par référence, soit au document résultant du transfert,
soit à ses éléments structurants ou à son support. »
N.B. Au risque d’être immédiatement dépassé par l’évolution technologique, le législateur ne peut, ni ne doit préciser
dans la législation les façons de faire, qu’il s’agisse d’assurer l’intégrité des documents lors du transfert de
l’information ou en cours de consultation, de transmission ou lors d’autres étapes du cycle de vie des documents.
C’est pourquoi, l’article 63 de la LCJTI a prévu la création d’un comité d’harmonisation des systèmes, des normes
et des standards techniques, afin de guider les administrés et les administrateurs dans leurs choix techniques,
sans les leur imposer.
Conservation des documents
archivage et/ou destruction
La notion de conservation des documents inclut tant l’archivage des documents que leur destruction. La gestion intégrée de la
conservation des documents s’impose puisque les dossiers peuvent désormais comporter autant, sinon plus, de documents sur des
supports logiques que sur des supports tangibles (art.3 LCJTI).
«20. Les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l’objet d’un transfert peuvent être détruits et remplacés par les
documents résultant du transfert. Toutefois, avant de procéder à la destruction, la personne qui en est chargée :
1° prépare et tient à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait l’objet d’un transfert, sauf dans le cas d’un
particulier;
2° s’assure de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être
détruits ;
3° s’assure, dans le cas des documents en la possession de l’État ou d’une personne morale de droit public, que la destruction est faite
selon le calendrier de conservation établi conformément à la Loi sur les archives (L.R.Q., chapitre A-21.1).
Toutefois, doit être conservé sur son support d’origine le document qui, sur celui-ci, présente une valeur archivistique, historique ou
patrimoniale eu égard aux critères élaborés en vertu du paragraphe 1° de l’article 69, même s’il a fait l’objet d’un transfert.»