ORDEN DE COMPRA

Qu es una orden de compra?

La orden de compra es un documento escrito entre el comprador y el vendedor
detallando productos, servicios y otra informacin necesaria con respecto a los
bienes y servicios que el comprador tiene la intencin de adquirir a este
vendedor.
Quin emite una orden de compra?
Las rdenes de compra son iniciadas por el comprador y por lo general estn
en formularios pre impresos con numeracin nica. Dependiendo del tamao
de la empresa, una persona puede ser responsable de iniciar rdenes de
compra o varias personas dentro de un departamento de compras pueden
compartir la tarea de pedir bienes y servicios.
Qu informacin hay en una orden de compra?
La informacin proporcionada por una orden de compra puede diferir entre
diferentes empresas, dependiendo del tipo de bien o servicio requerido. Esta
informacin puede ser tan detallada como lo desee el comprador. El elemento
ms importante en relacin con una orden de compra, es su nmero nico.
ste se utiliza para rastrear las compras, los pedidos pendientes, los envos
recibidos y las cuentas a pagar. Algunos de los otros datos que figuran en la
orden de compra son: la descripcin de las piezas o del trabajo, nmeros de
serie, cantidad de unidades compradas, costo unitario, costo total, condiciones
de pago, formas de entrega, fechas de entrega, condiciones de envo, envo a
domicilio, descuentos ofrecidos y pueden incluir informacin de contacto por si
surge una pregunta acerca del pedido.
Qu pasa cuando se recibe una orden de compra?
La tecnologa actual permite que las rdenes de compra sean enviadas a
travs del servicio postal, correo electrnico, fax y telfono. Una vez que un
distribuidor de bienes o servicios recibe una orden de compra, se toman las
medidas necesarias para completar el pedido. Cuando se enva el pedido
generalmente se incluye un formulario de embalaje, haciendo referencia a la
orden de compra para que cuando se reciban los bienes, pueda clasificarse
como completada. Despus de que el pedido se haya completado y enviado (o
realizado, si est implicado trabajo), una factura solicitando un pago ser
enviada por el vendedor hacia el comprador. La factura tambin har referencia
al nmero de orden de compra. Tras la recepcin de la factura, las cuentas a
pagar pueden verificarse y cotejarse con la factura de la orden de compra. El
ltimo paso es el pago de la factura por parte del comprador de los bienes y
servicios recibidos.
ORDEN DE SERVICIO
Definicin
Acuerdo puntual entre el prestatario de los servicios y el receptor de los
servicios, mediante el cual el receptor de los servicios solicita servicios
espordicos y la facturacin relativa a los recursos se efecta al terminar el
servicio.
Una orden de servicio contiene los grupos de datos siguientes:
Datos de cabecera
Lugar y datos de imputacin
Datos del objeto
Datos de la liquidacin
Datos de la operacin
Datos del componente
Utilizacin
La orden de servicio se utiliza para documentar el trabajo de servicio al cliente
y el servicio. En particular, puede utilizar la orden de servicio para:
Planificar los servicios especficamente con respecto a la utilizacin del
material, las utilidades y el personal.
Supervisar la ejecucin de medidas.
Introducir y liquidar los costes que se originan de los servicios.
Los datos de la orden de servicios se introducen en el historial. Son
importantes para las evaluaciones y la planificacin futura.
Puede crear tambin un cliente espordico en la orden y trasladar los datos,
por ejemplo, al pedido de cliente.
Estructura
Una orden de servicio contiene operaciones que describen cada una de las
etapas de trabajo. Para mayor precisin, las operaciones se pueden dividir en
sub-operaciones.
En la operacin se pueden planificar las utilidades y los materiales de recambio
necesarios para realizar el trabajo.