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16.1 LOS DATOS COMO ACTIVOS CORPORATIVOS

En el capitulo 1. Sistemas de archivos y bases de datos, se aprendi que los datos son la materia prima con la que se
produce informacin. Por consiguiente, no sorprende saber que en el ambiente guiados por la informacin, los datos son
aceptados como un activo valioso que requieren un cuidadoso manejo.
Para evaluar el valor monetario de los datos, simplemente eche un vistazo a lo que esta guardado en la base de datos de una
compaa: datos sobre clientes, sobre proveedores, inventario, operaciones, etctera. Cuntas oportunidades se perderan si
los datos guardados en la base de datos se pierden? Cul ser el costo real de la prdida de datos? Por ejemplo, una firma
de contabilidad cuya base de datos completa se pierde cuando un virus de computadora daa los archivos guardados en su
disco duro, incurrira en costos directos e indirectos significativos. Los problemas de la firma de contabilidad se
acrecentaran por el hecho de que la perdida de datos podra ocurrir durante la poca de declaracin de impuestos! La
prdida de datos pone a cualquier compaa en una difcil posicin. La compaa no podra manejar las operaciones diarias
con eficiencia, podra enfrentar la prdida de clientes que requieren un servicio rpido y eficiente, y podra perder la
oportunidad de hacerse de nuevos clientes.
Los datos en la actualidad se consideran como un valioso recurso que debe transformado en informacin. Si la informacin
es precisa y oportuna, es probable que su uso desencadene acciones que mejoren la posicin competitiva de la compaa y
genere riqueza. En realidad, una organizacin esta sujeta a un ciclo de datos-informacin-toma de decisiones. El usuario
aplica inteligencia a los datos para producir informacin de la base del conocimiento utilizado en la toma de decisiones.
Este ciclo se ilustra en la figura 16.1


FIGURA 16.1 CICLO DE DATOS-INFORMACIN-TOMA DE DECISIONES

Al examinar el flujo en la figura 16.1, tome en cuenta que las decisiones tomadas por gerentes de alto nivel inician acciones
en los niveles bajos de la organizacin. Esas acciones producen datos adicionales que van a ser utilizados para monitorear
el desempeo de la compaa. A su vez, los datos adicionales deben ser reciclados dentro del marco de referencia
datos/informacin/decisiones. Por lo tanto, los datos constituyen la base para la toma de decisiones, planificacin
estratgica, control y monitoreo de operaciones.
Un factor de xito crtico de una organizacin es el manejo eficiente de sus activos. Para manejar los datos como activo
corporativo, los gerentes deben entender el valor de la informacin: esto es, los datos procesados. De hecho, existen com-
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paas (por ejemplo, las que proporcionan reportes de crdito)cuyo nico producto es la informacin y cuyo xito de-
pende slo del manejo de sta.

16.2 LA NECESIDAD DE Y EL ROL DE LAS BASES DE DATOS EN UNA ORGANIZACIN
Los datos son utilizados por varias personas de diferentes departamentos y por diversas razones. Por consiguiente, el ma-
nejo de datos debe tomar en cuenta el concepto de datos compartidos, El captulo 1 mostr que la necesidad de compar-
tir datos hizo que el DBMS electrnico fuera casi inevitable. Utilizando apropiadamente, el DBMS facilita:
La interpretacin y presentacin de los datos en formatos tiles, al transformar los datos sin procesar la infor-
macin.
La distribucin de los datos e informacin a las personas adecuadas en el momento adecuado.
La preservacin y el monitoreo del uso de los datos durante lapsos adecuados.
El control de la duplicacin y uso de los datos, tanto interna como externamente.
Cualquiera que sea el tipo de organizacin, el rol predominante de la base de datos es soportar la toma de decisiones
administrativas en todos los niveles de una organizacin.
La estructura administrativa de una organizacin podra dividirse en tres niveles: alto, intermedio y operativo. La admi-
nistracin en todos los niveles de una organizacin.
El DBMS debe proporcionar herramientas que den a cada nivel de administracin una visin diferente de los datos y
que soporten el nivel de tomas de decisiones requerido. Puede tenerse una mejor idea de los roles de soporte de base de
datos si se resumen las actividades tpicas de cada nivel de administracin.
Alta administracin. A este nivel la base de datos debe ser capaz de:
1. Proporcionar la informacin necesaria para tomar decisiones estratgicas, planificacin estratgica,
formulacin de polticas y definicin de objetivos.
2. Proporcionar acceso a los datos externos e internos para identificar las oportunidades de crecimiento
y para trazar en un diagrama la direccin de ese crecimiento (direccin se refiere a la naturaleza de
las operaciones. Se convertir la empresa en una organizacin de servicios, en una manufactura o en
alguna combinacin de las dos?
3. Proporcionar un marco de referencia para definir y hacer que se cumplan las polticas de la
organizacin (recuerde que esas polticas se transforman en reglas de negocio en los niveles bajos
de la organizacin).
4. Mejorar la probabilidad de rditos de las inversiones positivos para la compaa, mediante la
bsqueda de nuevas maneras de reducir costos o aumentar productividad.
5. Proporcionar retroalimentacin para monitorear si la compaa esta alcanzando sus objetivos.
Administracin intermedia. A este nivel la base de datos debe ser capaz de:
1. Suministrar los datos necesarios para decisiones y planificacin tcticas.
2. Monitorear y controlar la asignacin y uso de recursos de la compaa.
a. En particular, qu tan eficiente se asignan y utilizan los recursos? Recuerde que los datos,
tambin son un recurso de la compaa de modo que la base de datos la informacin necesaria
para monitorear y controlar el uso de los datos. Por ejemplo, la base de datos debe habilitar al
departamento de sistemas de informacin para garantizar que todos los componentes de la base
de datos se integren apropiadamente.
b. Qu problemas operativos potenciales o actuales existen? Qu tan bien permitir el ambiente
de base definir y estudiar soluciones alternas? Tales soluciones a menudo requieren informacin
para actuar en el escenario e informacin detallada para la realizacin de predicciones.
c. Evaluar el desempeo de los diferentes departamentos.
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este desarrollo signific que las responsabilidades de administracin de la base de datos se dividieran. El segmento de
desarrollo de aplicaciones estaba a cargo de reunir los requerimientos de la base de datos y de su diseo lgico, en tanto
que el segmento de operaciones se encargaba de ejecutar, monitorear y controlar las operaciones del DBMS.

FIGURA 16.2 ORGANIZACIN INTERNA DEL DEPARTAMENTO DE INFORMACIN
As como crecen las aplicaciones de las bases de datos, la administracin de stas se vuelve ms complicada, los
cual nos lleva a la funcin de la administracin de bases de datos. La persona responsable del control de las bases
centralizadas y de las compartidas es el administrador de las bases de datos (DBA).
A medida que creca el nmero de aplicaciones de la base de datos, el manejo de esto se convirti en una tarea
cada vez ms compleja dentro de la estructura organizacional de una compaa. En la grfica de la organizacin, la
funcin del DBA se podra definir como un puesto de asesora o un puesto lineal. Si se coloca el DBA en una posicin de
asesora, con frecuencia se crea un ambiente de consultora, en el que el DBA es capaz de idear la estrategia de
administracin de datos. Se han ilustrado los dos posibles puestos de DBA en la figura 16.3.
La funcin del DBA en una posicin lineal tiene tanto la responsabilidad como la autoridad para planear, ejecutar y
aplicar las polticas, estndares y procedimientos utilizados en la actividad de administracin de datos. Se han ilustrado los
dos posibles puertos de DBA en la figura 16.3.
La decisin en cuanto a la colocacin del DBA depende del estilo administrativo de la compaa y de factores como el
tamao y la complejidad de las operaciones de la compaa y la distribucin geogrfica de sus instalaciones. Estos fac-
tores tambin ayudan a determinar la estructura interna del DBA.
No parece haber un estndar de organizacin interna para el DBA. En parte, los estndares podran estar incompletos
porque la funcin del DBA es s misma probablemente es la ms dinmica de las funciones de una organizacin. De
hecho, los rpidos cambios en la tecnologa de DBMS dictan los estilos organizacionales. Por ejemplo:
El desarrollo de bases de datos distribuidas pueden hacer que una organizacin descentralice an ms la funcin
de administracin de los datos. La base de datos distribuida requiere que el DBA del sistema defina y delegue las
responsabilidades de cada DBA local, lo que impone nuevas y ms complejas actividades de coordinacin al DBA
del sistema.
Es probable que el creciente uso de bases de datos orientadas a objetos listas para la internet y el nmero cada vez
mayor de aplicaciones de almacenamiento de datos, se agreguen a las actividades de diseo y modelado de daros
del DBA, con lo que se expande y diversifica su trabajo.
Para una perspectiva histrica del desarrollo de la funcin del DBA y una cobertura ms amplia de sus alternativas de colocacin organizacional, se
recomienda la obra clsica de Jay-Louise Weldon Database Administration(New York , Premium Press, 1981). Aunque se pudiera pensar que por la
fecha de publicacin es obsoleto, un sorprendente nmero de sus temas estn regresando a la escena de bases de datos operativas actuales (por ejemplo,
puede que se recuerde que el cliente delgado en la arquitectura cliente/servidor refleja mucho de los conceptos mainfarme obsoletos y que la estructura
conceptual del mundo orientado a objetos incorpora ideas encontradas en la estructura conceptual de una base de datos jerrquica).
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FIGURA 16.4 ORGANIZACIN FUNCIONAL DE LA ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS

Tome en cuenta que una compaa podra tener varios DBMS diferentes e incompatibles instalados para soportar diferentes
operaciones. Por ejemplo, no es raro encontrar corporaciones con un DBMS jerrquico para soportar las transacciones
diarias a nivel operativo y una base de datos relacional para soportar las necesidades de informacin ad hoc de la alta e
intermedia administraciones. Tambin puede haber una variedad de DBMS instalados en los diferentes ambientes. En un
ambiente como se, la compaa podra tener un DBA asignado por cada DBMS. El coordinador general de todos los DBA
en ocasiones se conoce como administrador de sistemas (SYSADM). Cuya posicin se ilustra en la figura 16.5.

FIGURA 16.5 ADMINISTRADORES MULTIPLES DE BASE DE DATOS EN UNA ORGANIZACIN
Existe una creciente tendencia hacia la especializacin en la funcin del manejo de datos. Por ejemplo, los diagramas
organizacionales utilizados por algunas de las ms grandes corporaciones hacen una distincin entre un DBA y el
administrador de datos (DA). EL DA, conocido tambin como gerente de recursos de informacin (IRM), generalmente se
reporta directamente a la alta administracin y tiene una mayor responsabilidad y autoridad que el DBA, aunque sus roles
tienden a empalmarse hasta cierto grado.
El DA es responsable de controlar todos los recursos de datos de la corporacin, tanto computarizados como manuales. La
descripcin del trabajo del DBA abarca por lo tanto un rea de operaciones ms grande que el DBA, porque el DA controla
no slo los datos computarizados, sino tambin los datos fuera del alcance del DBMS. La colocacin del DBA
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Al examinar la figura 16.6 se observa que el DBA es el punto focal de la interaccin usuario/datos. El DBA define y hace
que se cumplan los procedimientos y estndares que deben ser utilizados por programadores y usuarios durante su trabajo
con el DBMS. El DBA tambin verifica que el acceso del programador y el usuario satisfaga los estndares de seguridad y
calidad.
Los usuarios de base de datos podrn clasificarse por el:
Tipo de soporte para la toma de decisiones (operativo, tctico o estratgico) requerido.
Grado de conocimientos de computacin (principiante, adelantado o experto).
Frecuencia de acceso (ocasional, peridico o frecuente).
Estas clasificaciones no son exclusivas y por lo general se empalman. Por ejemplo, un usuario operativo puede ser un
experto con acceso ocasional a la base de datos. No obstante, un gerente de alto nivel tpico podra ser un usuario
principiante con acceso peridico a la base de datos. Por otra parte, un programador de aplicaciones de bases de datos es
un experto operativo y un usuario frecuente de la base de datos. Cada organizacin, por lo general, emplea personas cuyos
niveles de conocimiento de la base de datos abarca todo el espectro. El DBA debe ser capaz de interactuar con todas estas
personas, entender sus diferentes necesidades, hacer preguntas en todos los niveles de conocimiento y comunicarse con
eficiencia.
Las actividades del DBA ilustradas en la figura 16.6 sugieren la necesidad de una combinacin muy diversa de habilidades.
En empresas grandes, es probable que esas habilidades se distribuyan entre varias personas que trabajan dentro de la
funcin del DBA. En empresas pequeas, estas habilidades pueden ser del dominio de un solo individuo. Las habilidades
del DBA son amplias, variadas y, no obstante, estrechamente relacionadas con la naturaleza del trabajo. Estas habilidades
se clasifican en dos diferentes categora: administrativas y tcnicas. En la tabla 16.2 se resume la clasificacin.
TABLA 16.2 HABILIDADES DEL DBA DESEADAS

Al examinar la tabla 16.2, tome en cuenta que el DBA debe realizar dos roles distintos. El rol administrativo del DBA est
enfocado en el manejo del personal y en las interacciones con la comunidad de usuarios. El rol tcnico del DBA comprende
actividades que implican el uso del DBMS- diseo, desarrollo y ejecucin de bases de datos as como la produccin,
desarrollo y uso de programas de aplicacin. En las siguientes secciones se examinarn con ms detalle los roles
administrativo y tcnico del DBA.