pg.

1
Esta obra est licenciada bajo la Licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported.
Para ver una copia de esta licencia, visita http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/.


GRUPO DE LA MATERIA: GESTIN DE LAS PARTES INTERESADAS







INDICE


Definicin partes interesadas. pg.2


Proceso de gestin de las Partes Interesadas... pg.3


Identificar las Partes Interesadas (proceso 4.3.9 - ISO 21500). pg.5


Gestionar las Partes Interesadas(proceso 4.3.10 - ISO 21500) pg.9


Mtricas eficiencia gestin Partes Interesadas. pg.12








pg. 2
Esta obra est licenciada bajo la Licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported.
Para ver una copia de esta licencia, visita http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/.

Antes de comenzar sabemos lo que son las partes interesadas?


Veamos una primera definicin:

PMBOK: personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, organizacin
ejecutante y el pblico, involucrados activamente con el proyecto, o cuyos intereses pueden
verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecucin o conclusin del proyecto.
Tambin pueden influir sobre el proyecto y sus entregables.
Qu dice sobre la definicin de partes interesadas la ISO 21500?

Partes interesadas: Persona, grupo u organizacin que tiene inters o puede afectar, ser afectada, o que
percibe que puede ser afectada por cualquier aspecto del proyecto.
Ambas definiciones establecen la relacin entre el proyecto (tanto entregables como todo lo que rodea al
mismo) y la parte interesada, que puede verse afectada por el y/o afectarlo (influenciarlo)


La ISO 21500 explica a travs del apartado 3.8 Las partes interesadas y la
organizacin del proyecto y la figura 4 las principales partes interesadas. Estas incluyen
adems de a la organizacin del proyecto a los organismos reguladores, clientes, grupos
especiales de inters, oficina de direccin y gestin de proyectos, socios, empleados,
proveedores, financiadores, gobernanza del proyecto y patrocinador.











pg. 3
Esta obra est licenciada bajo la Licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported.
Para ver una copia de esta licencia, visita http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/.

Proceso de gestin de las partes interesadas

El proceso de gestin de las partes interesadas incluye la identificacin de todas las personas y
organizaciones impactadas por el proyecto, analizar sus expectativas e impacto en el proyecto y
desarrollar las adecuadas estrategias para gestionarlas. Debe focalizarse en la comunicacin con las
partes interesadas de manera que estn involucradas de manera continua en el desarrollo del proyecto.

La satisfaccin de las partes interesadas debe incluirse como un entregable clave ms del proyecto. Sus
expectativas deben convertirse siempre que sea posible en requerimientos del proyecto.


Qu rol debe tener el Director de Proyecto en el proceso de Gestin de las Partes Interesadas?

Rol? Qu hace en la Gestin de las Partes Interesadas?
Director de Proyecto Es el responsable del proyecto y debe liderar el proceso de
Gestin de las Partes Interesadas de la siguiente forma:
Identificar a todas las partes interesadas por su
nombre.
Determinar sus requerimientos, inters en el proyecto y
nivel de influencia.
Establecer las expectativas de las partes interesadas y
convertirlas en requerimientos.
Determinar cuando involucrar las partes interesadas en
el proyecto y en que medida.
Evaluar los conocimientos y habilidades de las partes
interesadas.
Comunicar a las partes interesadas que requerimientos
se van a cumplir y cuales no y hacerles saber el
porqu.
Involucrar a las partes interesadas asignndoles
tareas como por ejemplo ser responsable de un riesgo.
Gestionar e influenciar la involucracin de las partes
interesadas en el proyecto.
Usar a las partes interesadas como expertos.
Asegurar que el proyecto comunica a las partes
interesadas lo que necesitan y cuando lo necesitan.
Involucrar a las partes interesadas cuando se precise
en la gestin del cambio y su aprobacin.


pg. 4
Esta obra est licenciada bajo la Licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported.
Para ver una copia de esta licencia, visita http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/.

Evaluar nuevamente a las partes interesadas durante
la ejecucin del proyecto.
Gestionar las expectativas de las partes interesadas.
Asegurar el entendimiento de los trabajos a realizar



Qu ocurre si el Director de Proyecto no gestiona a las Partes Interesadas?



A continuacin, veamos en detalle cada uno de los procesos incluidos en la Gestin de las Partes
Interesadas.
































pg. 5
Esta obra est licenciada bajo la Licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported.
Para ver una copia de esta licencia, visita http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/.


4.3.9 Identificar las Partes Interesadas:

Este proceso identificar todas las personas y organizaciones relevantes impactadas por el proyecto,
analizar y documentar toda la informacin significativa relativa a sus intereses, participacin,
interdependencias y posible impacto en el xito del proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que permite al Director de proyecto identificar el nivel apropiado en
el que debe focalizarse en relacin a cada parte interesada o grupo de partes interesadas.

Qu necesita el Director de Proyecto antes de comenzar a Identificar las Partes
Interesadas? Segn la Norma ISO 21500, las principales ENTRADAS para la planificacin
de las adquisiciones es la siguiente:

Acta de constitucin del Proyecto (Incluir una primera identificacin de las partes
interesadas del proyecto as como informacin sobre las mismas).
Organigrama del proyecto (Permitir definir las partes interesadas internas al
proyecto)

Adems de las entradas anteriores, las mejores prcticas en Direccin de
Proyectos proponen disponer y analizar informacin sobre los siguientes otros aspectos:

Documentos de las adquisiciones del proyecto: Si el proyecto es el resultado de
una adquisicin con su correspondiente contrato, este servir para identificar las
partes interesadas que intervienen en el mismo.
Informacin sobre los factores ambientales y activos de procesos de la
Organizacin: estructura y cultura de la organizacin, normas gubernamentales o
industriales, plantillas de registro de partes interesadas, registros de partes
interesadas de proyectos anteriores, etc..

Cmo puede el Director de Proyecto Identificar las Partes Interesadas?

Anlisis de las partes interesadas

Es una tcnica que consiste inicialmente en identificar a todas las partes interesadas para posteriormente
identificar su influencia, intereses y expectativas as como establecer las relaciones entre ellas.




pg. 6
Esta obra est licenciada bajo la Licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported.
Para ver una copia de esta licencia, visita http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/.



1. Para la matriz anlisis de los interesados ver plantilla G_ISO21500_Imp_P02_V1_Matriz Interesados.

Ejemplo: En el ao 2011 se inici el proyecto de voluntariado para la creacin de una biblioteca de libros
de gestin de proyectos en el PMI Madrid Spain Chapter. Para la misma se realiz un anlisis de las
partes interesadas utilizndola matriz poder inters que se adjunta.



Juicio de expertos: Puede realizarse mediante consultas individuales o agrupadas.

Reuniones: Para analizar los roles, intereses, conocimiento y la posicin de la parte
interesada con respecto al proyecto.


pg. 7
Esta obra est licenciada bajo la Licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported.
Para ver una copia de esta licencia, visita http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/.

Cules son las salidas de las actividades del proceso Identificar las Partes Interesadas?
Segn la Norma ISO 21500, las principales SALIDAS son:

Registro de las parte interesadas: Informacin de las partes interesadas del
proyecto.
Ver plantilla G_ISO21500_Imp_P01_V1_Registro de Interesados

Ejemplo: Dentro del proyecto de la biblioteca se realiz el registro adjunto.
Adicionalmente se pueden incluir las responsabilidades en el proyecto, principales
requerimientos, fase del proyecto en la que muestra ms inters y si es interno o
externo al proyecto.


Como se ha indicado anteriormente el PMBOK v5 incluye un Plan de gestin
de las Partes Interesadas dentro del grupo de procesos de planificacin. Este plan en
la ISO 21500 se podra considerar incluido en el proceso 4.3.3. Desarrollar los planes
de proyecto.
Como buena prctica incluimos el posible contenido de este plan de gestin de las
partes interesadas:
- Actual compromiso de las partes interesadas con el proyecto y cual es el deseado
- Interrelaciones entre las partes interesadas
- Requerimientos de comunicacin de las partes interesadas en cada fase
- Tiempo y frecuencia de las comunicaciones
- Informacin a suministrar, razn que la soporta y el impacto esperado en el
compromiso de las partes interesadas
- Estrategia a seguir con las partes interesadas

Indicar que parte de la informacin relacionada con las estrategias de gestin de las
partes interesadas podra ser demasiado sensible para incluirlo en un documento
compartido. El Director de Proyecto debe aplicar su buen juicio con respecto al tipo de
informacin y al nivel de detalle que se incluir en este entregable.
Ver plantilla G_ISO21500_Imp_P03_V1_Gestion Interesados


pg. 8
Esta obra est licenciada bajo la Licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported.
Para ver una copia de esta licencia, visita http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/.


Ejemplo: Dentro del proyecto de la biblioteca se adjunta la estrategia que se defini y
que sirvi de base para definir posteriormente el plan de comunicacin del proyecto
con el que este proceso tiene una relacin directa.


Qu ocurre si el Director de Proyecto no identifica a las Partes Interesadas?





pg. 9
Esta obra est licenciada bajo la Licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported.
Para ver una copia de esta licencia, visita http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/.


4.3.10 Gestionar las partes interesadas:

Es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con las partes interesadas para
satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan.

Permite aumentar la probabilidad de xito del proyecto al asegurar que las partes interesadas
comprenden los beneficios y riesgos del mismo. Esto les permite apoyar al proyecto de forma activa y
ayudar en la evaluacin de los riesgos. Al anticipar la reaccin de las partes interesadas ante el proyecto,
pueden implementarse acciones preventivas a fin de obtener su apoyo o minimizar los potenciales
impactos negativos.

En este proceso la diplomacia y estilo de gestin del Director de Proyecto son clave en las negociaciones.
Cuando no sea posible para el Director de Proyecto resolver los conflictos con las partes interesadas,
puede ser necesario elevar los asuntos a un nivel ms alto de autoridad.

Qu necesita el Director de Proyecto antes de comenzar a Gestionar las Partes
Interesadas? Segn la Norma ISO 21500, las principales ENTRADAS para la planificacin
de las adquisiciones es la siguiente:

Registro de las partes interesadas (Incluir una primera identificacin de las partes
interesadas del proyecto as como informacin sobre las mismas).
Planes del proyecto. Plan para la Direccin del Proyecto y Planes Subsidiarios.
(Ayudarn en la Gestin de la Integracin de todos los planes).

Adems de las entradas anteriores, las mejores prcticas en Direccin de
Proyectos proponen disponer y analizar informacin sobre los siguientes otros aspectos:

Plan de Gestin de las Partes Interesadas: Este plan especfico para la gestin de
las partes interesadas te servir como el resto de los planes de referencia contra el
que se medir la gestin.
Registro de cambios: Se utiliza para documentar los cambios que se realizan
durante el proyecto. Dichos cambios y su impacto en el proyecto en trminos de
tiempo, costos y riesgos deben ser comunicados a las pertinentes partes
interesadas.
Informacin sobre los activos de procesos de la Organizacin: requisitos y
documentacin de la organizacin, procedimientos para la gestin de incidentes,
procedimientos de control de cambios, etc..
















pg. 10
Esta obra est licenciada bajo la Licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported.
Para ver una copia de esta licencia, visita http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/.



Cmo puede el Director de Proyecto Gestionar las Partes Interesadas?




Si encajamos lo que necesitamos para gestionar las partes interesadas con
las competencias necesarias de un Director de Proyecto definidas en el apartado 3.9
Competencias del personal de proyecto (y que a su vez proviene del modelo de
competencias ICB - IPMA Competence Baseline Version 3.0) tendremos:
- Mtodos de comunicacin Competencias tcnicas (correspondientes al grupo
de la materia de comunicacin)
- Habilidades interpersonales e interactivas Competencias de comportamiento
(segn IPMA: liderazgo, compromiso y motivacin, autocontrol, asertividad,
relajacin, transparencia, creatividad, orientacin a resultados, eficiencia,
asesoramiento , negociacin, resolucin conflictos y crisis, fiabilidad, empata
.tica)

Adicionalmente un Director de Proyecto precisar de competencias contextuales.

Cules son las salidas de las actividades del proceso Gestionar las Partes Interesadas?
Segn la Norma ISO 21500, las principales SALIDAS son:

Solicitudes de cambio: (Proponiendo alteraciones al proyecto que se dirigen al
proceso 4.3.6 Controlar los cambios)

Adems de las salidas anteriores, las mejores prcticas en Direccin de
Proyectos proponen generar otras salidas adicionales, como son:


pg. 11
Esta obra est licenciada bajo la Licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported.
Para ver una copia de esta licencia, visita http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/.


Actualizacin a los activos de los procesos de la Organizacin: lecciones
aprendidas, notificaciones a las partes interesadas, respuesta de las mismas,
presentaciones del proyecto, registros, etc..
Actualizaciones del Plan de gestin de las Partes Interesadas
Actualizaciones al registro de partes interesadas
Lista de problemas. Gestionar a las partes interesadas puede generar problemas
que registrar.

Qu ocurre si el Director de Proyecto no gestiona a las Partes Interesadas?



Como se indic en el apartado donde se describi el proceso de gestin de las partes
interesadas el PMBOK versin 5 incluye el proceso Controlar las partes interesadas.
Este nuevo proceso tiene como objeto asegurar una exhaustiva identificacin y registro de las nuevas
partes interesadas, reevaluar a las partes interesadas identificadas anteriormente y quitar a las partes
interesadas que ya no estarn ms involucradas en el proyecto.
Hace seguimiento a los cambios en las interrelaciones entre las partes interesadas y controla su
compromiso con el proyecto, con el objeto de cambiar la estrategia de gestin de las partes interesadas si
procede.



















pg. 12
Esta obra est licenciada bajo la Licencia Creative Commons Atribucin-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported.
Para ver una copia de esta licencia, visita http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/.

Cmo mide el Director de Proyecto la eficiencia del proceso de Gestin de las Partes
Interesadas?

La creacin de mtricas para este proceso debe estar orientada a medir el cumplimiento de
las expectativas de las diferentes Partes Interesadas lo cual segn muchos estudios tiene
una relacin directa con la salud del negocio ms all de las magnitudes financieras.


Dado que existen diferentes Partes Interesadas se deben establecer diferentes mtricas para
cada una. De esta manera estableceremos por ejemplo unas para los clientes y otras para los
empleados (en un estado de madurez ms avanzado es una buena prctica incluir a los
suministradores y subcontratistas).

En cada caso se recomienda la utilizacin de mtricas subjetivas (las ms habituales son las
encuestas a clientes y a empleados) y mtricas objetivas (a ser posible con un valor
cuantitativo y obtenido de la experiencia). Ambas deben ser comparadas para tener una
visin global y realizar un anlisis correcto de la eficiencia del proceso.

Ejemplo Clientes: En el proyecto de la biblioteca se estableci tanto una mtrica
subjetiva consistente en una encuesta de satisfaccin al final de la fase piloto del
servicio de la biblioteca (incluida en el alcance del proyecto para evaluar la
continuidad del servicio antes del traspaso a operaciones) as como mtricas
objetivas que permitiesen definir si cubra las expectativas de los socios (usuarios).
La ms representativa era n de prestamos/ mes durante los seis meses de la fase
piloto, lo cual permita analizar la evolucin de la mtrica a lo largo de los meses y el
impacto que haba podido tener en la misma cualquier mejora en la comunicacin del
proyecto (va boletines, correos o redes sociales) y en la lista de libros disponible
hasta alcanzar el producto final.

Ejemplo Empleados: Adicionalmente a la mtrica subjetiva consistente en una
encuesta de satisfaccin de los miembros del equipo de proyecto definiendo el clima
laboral se pueden establecer mtricas objetivas para medir por ejemplo el desarrollo
de carrera profesional a travs del porcentaje de miembros del equipo de proyecto que
han participado en programas de formacin que les permita mejorar sus
competencias.