Evaluación Técnica de Proyectos PDF

Ttulo
Evaluacin Tcnica de Proyectos

de Electrificacin rural en apoyo a
la Auditora Especial
Gua
[ Versin
1
1
ndice ----'-- -.....
1 . Introduccin 1
2. Objetivos 1
3. Alcance 2
4. Aspectos Generales 2
5. Evaluacin Tcnica de Proyectos de
Electrificacin Rural 4
6. Acceso y disposicin de documentos y
registros 22
7. Responsables 22
8. Anexos 22
No se permite la reproduccin parcial o total de este documento sin la
Autorizacin escrita de una de las siguientes autoridades: Contralor
General, Subcontralores, Gerentes Nacionales, Gerentes
Departamentales, Gerentes Principales y Secretaria General; as como no
se permiten alteraciones manuscritas al mismo.
Instancias de Proyeccin
NOMBRE:
Subcontralor de Servicios Tcnicos
CARGO:
Ing. Femando Saavedra Morat
Fecha: 20de enero de 2010 UNIDAD PROPONENTE
Instancias de revisin
Control de Documentos
c. Sandra irogaSolano
~_~\.:~~~~~M~DE ONTROllNTERNO
~o tralorfa Gen ral del Estado
1------- UNe -
Fecha:
LiL'. Yeesrny M, Salas Baptista
ENC ARGADA DE ORGANIZAC ION
Tra~Efl,e1 Documento
I Versin I Fecha aprobacin Resolucin
:! t:I! ~ :! .
MSc, B. Edgar Viao Marin C .
SUBC ONTRAlOR GENERAL a.i,
C ontraloria General del Estado
'--"------ ---
RESOLUCION N CGE/07112010
LaPaz, 17dejunio de2010
CONSIDERANDO:
Que, el artculo 23 de la Ley N 1178 establece que la C ontralora General de la
Repblica (actual C ontralora General del Estado) es el rgano Rector del Sistema de
C ontrol Gubernamental, el quedebe implantarse bajo su direccin y supervisin.
Que, el citado artculo 23 de la Ley de Administracin y C ontrol Gubernamentales
dispone que corresponde a la C ontralora General de la Repblica (actual C ontraloria
General del Estado) emitir lasnormas bsicas deC ontrol Externo.
Que, serequiere de una norma que establezca las definiciones, enunciados y elementos
dejuicio que brinden un marco general para la ejecucin de evaluaciones tcnicas de
proyectos de electrificacin rural en apoyo a la auditora especial en la prctica del
control externo deproyectos de inversin pblica.
Que, corresponde al C ontralor General del Estado emitir la normatividad relativa al
control gubernamental.
POR TANTO:
El C ontralor General del Estado a.i., en el ejercicio de las atribuciones conferidas por
ley;
RESUELVE:
PRIMERO: Aprobar la Gua para laEvaluacin de Proyectos de Electrificacin Rural
enApoyo alaAuditora Especial (G/C E-022) ensuprimera versin.
Regstrese, comunquese y archvese
Res. CGE/071/2010 Versin: 1; Vigencia 06/2010 Cdigo: G/CE-022
CONTENIDO
1. INTRODUCCION
2. OBJETIVOS
3. ALCANCE
4. ASPECTOS GENERALES
4.1. Definiciones
4.1.1 Inversin Pblica
4.1.2 Proyecto de Inversin Pblica
4.1.3 Ciclo de vida de un proyecto de inversin pblica
4.1.4 Proyecto de Electrificacin Rural
4.1.5 Auditoria Especial
5. EVALUACIN TCNICA DE PROYECTOS DE ELECTRIFICACIN RURAL
5.1. ACTIVIDADES PREVIAS A LA EVALUACIN TCNICA
5.1.1. Relevamiento deInformacin
5.1.2. Programa General deEvaluacin Tcnica
5.1.3. Trminos de Referencia (TR) de una Evaluacin Tcnica de Apoyo a una
Auditora Especial
5.2. PLANIFICACIN
5.2.1. C omprensin del objeto del examen
5.2.2. Anlisis deriesgos y establecimiento dereas crticas
5.2.3. Establecimiento deobjetivos especficos
5.2.4. Determinacin decriterios, metodologas y tcnicas de evaluacin
5.2.5. Elaboracin del Programa Especfico
5.2.6. Elaboracin del Memorando deProgramacin de Evaluacin Tcnica
5.3. TRABAJO DE CAMPO
5.3.1. Obtencin y evaluacin deevidencia
5.3.2. Elaboracin y aprobacin dehallazgos
Cdigo: G/ CE-022 Versin: 1; Vigencia 06/2010 Res. CGE/071/2010
5.4. C OMUNIC AC IN DE RESULTADOS
5.4.1. Elaboracin del informe preliminar evaluacin tcnica
5.4.2. Proceso de aclaracin
5.4.3. Elaboracin del informe deanlisis de descargos
6. AC C ESO Y DISPOSIC IN DE DOC UMENTOS Y REGISTROS
7. RESPONSABLES
8. ANEXOS
Anexo N 1Listado deInformacin bsica del Proyecto
Anexo N 2 Modelo deTrminos deReferencia
Anexo N 3 Modelo del Programa General deEvaluacin Tcnica
Anexo N 4 Modelo del Informe deRelevamiento
Anexo N 5 Modelo dePrograma Especfico
Anexo N 6 Modelo deMemorandum dePlanificacin
Anexo N 7 Modelo deEstructura deHallazgos
Anexo N 8 Modelo deInforme deEvaluacin Tcnica
Anexo N 9 Modelo depapel detrabajo para anlisis de descargos
Anexo N 10Modelo deanlisis dedescargos
Anexo N 11Introduccin terica aPapeles deTrabajo
Res. CGE/07 l/20 10 Versin: 1; Vigencia 06/2010 Cdigo: G/CE-022
GUIA PARA LA
EVALUACIN TCNICA DE PROYECTOS DE ELECTRIFICACIN RURAL
EN APOYO A LA AUDITORIA ESPECIAL
1. INTRODUCCION.
Los recursos destinados a proyectos de Electrificacin Rural forman parte de la Inversin
Pblica, consecuentemente son recursos del Estado y estn sujetos a ser controlados y
fiscalizados por la C ontralora General del Estado, ms an considerando que la inversin en
este rubro cada ao es mayor en atencin auna demanda social insatisfecha.
Segn datos del Viceministerio de Electricidad (PROGRAMA IDTR) en Bolivia existen 327
municipios donde se identificaron 700 mil hogares que no cuentan con el servicio de
. electricidad en el rea rural, es as que con la aplicacin de diferentes programas de
electrificacin rural el gobierno ha decidido incrementar la inversin pblica en este rubro,
por ejemplo en lagestin (2008) lainversin en electrificacin presupuestada fue de:
Sector
Proyectos de Estimacin de
Total %
inversin proyectos municipales
Electrificacin 504,223,111 80,831,670 585,054,781
6.1
.. .. ..
Fuente: Direccin General de Inversin Publica; C uadros Histricos Programado/Ejecutado 2008(al Tercer Trimestre)
En lagestin 2009 la inversin pblica en Electrificacin Rural fue de Bs. 1.017.150, con un
porcentaje de 7.9% del Presupuesto General de laNacin.
Por otra parte existen solicitudes anivel nacional de auditoras tcnicas avarios proyectos de
electrificacin rural, que podrn ser programadas y efectuadas por la C ontralora, con la
presente gua como base y con el aporte deprofesionales especialistas en el tema.
2. OBJETIVOS.
La presente gua, tiene el propsito de orientar a los profesionales especialistas en ingeniera
elctrica en el proceso de evaluaciones tcnicas de proyectos de electrificacin rural en
apoyo a la prctica de auditoras especiales, conforme a las normas de auditora
gubernamental.
La presente gua permite realizar evaluaciones tcnicas a Proyectos de Electrificacin Rural
en apoyo a auditorias especiales, donde el alcance no solo es la construccin de la extensin
de una lnea en Media Tensin o Baja Tensin, sino tambin puede ser un proyecto de
electrificacin rural que contemple la generacin de energa (MC H, Fotovoltaica, trmica,
Elica, otros).
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Cdigo: G/CE-022 Versin: 1; Vigencia 06/2010 Res. CGE/07112010
3. ALCANCE.
La presente gua est destinada a profesionales especialistas que brindan apoyo y/o que
desempean funciones de control gubernamental en la C ontralora General del Estado y las
Unidades de Auditora Interna de las entidades tutoras y/o ejecutoras de proyectos de
electrificacin rural, tomando en cuenta que contiene un conjunto de definiciones
relacionadas con los conceptos, objetivos, procesos y caractersticas del control
gubernamental externo posterior, aplicable a la evaluacin tcnica de proyectos de
Electrificacin Rural en apoyo alaauditoria especial.
4. ASPECTOS GENERALES
4.1. Definiciones
4.1.1. Inversin Pblica
En general las Normas Bsicas de Inversin Pblica indica que: "Se entiende por Inversin
Pblica todo gasto de recursos de origen pblico destinado a incrementar, mejorar o reponer
las existencias de capital fsico de dominio pblico y/o de capital humano, con el objeto de
ampliar la capacidad del pas para la prestacin de servicios, o produccin de bienes. Este
concepto es aplicable a las diferentes actividades depreinversin e inversin empleadas por
las diferentes entidades del sector pblico.
4.1.2. Proyecto de Inversin Pblica
De manera general se entiende por Proyecto de Inversin Pblica toda solucin a cargo de
una entidad gubernamental que se idealiza y materializa con lanecesidad de satisfacer una o
ms necesidades de la colectividad o de la propia institucin, y puede tratarse de obras,
servicios o adquisicin de bienes, para cuya ejecucin, consecucin u obtencin se emplean
recursos pblicos.
Se aclara que para efectos del presente documento, nos referiremos nicamente a proyectos
relacionados con capital fsico.
4.1.3. Ciclo de vida de un proyecto de inversin pblica
El C iclo de vida de los Proyectos de Inversin Pblica consiste en el proceso por el que
atraviesa dicho Proyecto desde que nace como idea, seformula y evala, entra en operacin,
o se decide su abandono, y cumple con su vida til. Todo Proyecto de Inversin Pblica
debe cumplir con este ciclo, segn lo establecido en las Normas Bsicas del Sistema
Nacional deInversin Pblica y sus Reglamentos Bsicos '.
1El Reglamento Bsico de Pre-inversin fue modificado mediante Resolucin Ministerial, por lo que corresponde
identificar lavigente en el periodo de su aplicacin para fines de auditora
2/23
Dentro del ciclo de los Proyectos deInversin Pblica, seidentifican las siguientes fases:
a) Fase de Pre-inversin: Abarca todos los estudios que se deben realizar sobre un Proyecto
de Inversin Pblica, desde que el mismo es identificado anivel de idea en los Planes de
Desarrollo de los distintos niveles institucionales, hasta que se toma la decisin de su
ejecucin, postergacin o abandono.
b) Fase de Ejecucin: Que comprende desde la decisin de ejecutar el Proyecto de Inversin
Pblica y se extiende hasta que se termina su implementacin y el mismo est en
condiciones de iniciar su operacin. En esta fase se deben elaborar los trminos de
referencia para concretar la ejecucin, realizar la programacin fisica y financiera de la
ejecucin y ejecutar fisicamente el proyecto.
e) Fase de Operacin: C omprende las acciones relativas al funcionamiento del proyecto a
efectos de que el mismo entregue los beneficios identificados y estimados durante la fase
depre-inversin.
4.1.4. Proyecto de Electrificacin Rural
Un proyecto de Electrificacin Rural tiene por objeto suministrar electricidad a una o varias
poblaciones alejadas de los principales centros urbanos y que no cuentan con este servicio.
Por lo general un proyecto de esta ndole se realiza considerando la existencia de una lnea
elctrica trifsica o monofsica enmedia tensin (Voltajes menores a50.000 Voltios), lo cual
implica que no se debe tomar en cuenta a la generacin (C entrales elctricas pequeas).
Generalmente estos proyectos se conectan a una lnea elctrica antes construida y
administrada por empresas o cooperativas elctricas rurales, esta interconexin rural
mencionada se realiza generalmente en Media Tensin (MT) (34.5/19.9/24.9/14.4 kV) y en
Baja Tensin (BT) 220 V. En reas rurales, pocos proyectos se construyen incluyendo la
generacin con MC H o bancos de paneles fotovoltaicos (grupo de varios paneles solares) y
no setienen reportes oficiales de sistemas elicos conectados aredes elctricas.
Un proyecto deElectrificacin Rural consiste en:
a) La elaboracin del diseo del Proyecto realizado en el marco de las normas legales y
tcnicas establecidas para el efecto (Normas Generales de Inversin Pblica, Norma
Americana REA para Electrificacin Rural, recomendaciones y cdigos de las normas
ANSI, NEC , ASMT, IRAM, etc.)", uso de los estndares constructivos apropiados para
los diferentes niveles detensin aprobados, elaboracin de las hojas de estacado y planos
por donde seconstruir lalnea elctrica.
2 Normas internacionales bsicas que se emplean en el diseo
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Cdigo: G/CE-022 Versin: 1; Vigencia 06/2010 Res. CGE/071/2010
b) La fase de licitacin y construccin, donde la licitacin se la realiza en el marco de lo
establecido en la norma NB SABS
3
. y la construccin, que se constituye en una etapa
importante ya que es en esta fase en laque serealiza lamayor inversin del proyecto.
e) La operacin generalmente la realizan empresas y/o C ooperativas que son reguladas por
la Autoridad de Fiscalizacin y C ontrol Social de Electricidad (Ex Superintendencia de
Electricidad).
4.1.5. Auditoria Especial
En forma general Auditora es la acumulacin y evaluacin objetiva de evidencia para
establecer e informar sobre el grado de correspondencia entre la informacin examinada y
criterios establecidos.
La Auditora Especial, es la acumulacin y examen sistemtico y objetivo de evidencia, con
el propsito de expresar una opinin independiente sobre el cumplimiento del ordenamiento
jurdico administrativo y otras normas legales aplicables, y obligaciones contractuales y, si
corresponde, establecer indicios de responsabilidad por la funcin pblica; por lo tanto el
enfoque deuna auditora especial es decumplimiento
El Manual de Normas de Auditora Gubernamental (MNAG)4 es un conjunto de normas y
aclaraciones que permiten asegurar launiformidad y calidad de laauditora gubernamental en
Bolivia y son de aplicacin obligatoria por los Auditores Gubernamentales en la prctica de
la auditora realizada en toda entidad pblica comprendida en los artculos 3 y 4 de la Ley
N 1178 deAdministracin y C ontrol Gubernamentales.
En la ejecucin de toda auditoria gubernamental se debe considerar lo indicado en las
Normas Generales deAuditora Gubernamental (210), que tambin forman parte del MNAG.
Entre las normas comprendidas en el MNAG estn las Normas de Auditora Especial (250),
que como las otras, se presentan bajo el cdigo 01y las aclaraciones correspondientes bajo
los cdigos subsiguientes, y es precisamente la norma que ser utilizada en las evaluaciones
tcnicas deproyectos deelectrificacin rural.
5. EVALUACIN TCNICA DE PROYECTOS DE ELECTRIFICACIN RURAL
La evaluacin tcnica de los proyectos de electrificacin rural debe ser realizado por
especialistas en el tema auditado, y en el marco de las normas de auditora especial; por lo
tanto, se debe desarrollar y mantener las caractersticas y estructura de una auditora es decir
las fases de: planificacin, ejecucin y comunicacin deresultados.
3 NB- SABS - Norma Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios vigente en el periodo de contratacin
4 MlC E/lO Versin 4, aprobado con Resolucin N C GRJ 079/2006
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5.1. ACTIVIDADES PREVIAS A LA EVALUACIN TCNICA
Las actividades previas tienen el propsito de lograr un conocimiento general del proyecto a
ser auditado; para definir las caractersticas generales del examen que se pretende realizar, a
partir del cual se definen los Trminos de Referencia y se prepara el Programa General de
Evaluacin Tcnica, de manera tal que el profesional especialista, sea un servidor pblico,
consultor de lnea opor producto, tenga una concepcin clara del trabajo arealizar.
Para lograr el propsito indicado es necesario analizar el motivo por el que se program
realizar la auditora especial, que podra ser el resultado de algn otro tipo de auditora,
denuncias o una solicitud expresa; de todas maneras es necesario solicitar a la entidad a ser
auditada la"Informacin Bsica del Proyecto", necesaria para larealizacin de la evaluacin
tcnica (Anexo N 1); si la informacin proporcionada es suficiente, se podrn elaborar
directamente los Trminos de Referencia para la evaluacin tcnica, caso contrario sedeber
realizar un relevamiento de informacin.
5.1.1. Relevamiento de Informacin
El relevamiento amerita un grado de anlisis de la informacin, ya que sta debe permitir
tomar decisiones respecto al trabajo que debe realizarse en la entidad, por tanto no debe
limitarse a presentar un inventario de informacin sin ningn valor agregado, pero tampoco
debe profundizarse innecesariamente sobre algunos temas.
Las principales actividades que deben realizarse una vez recibida ladocumentacin solicitada
son las siguientes:
a Verificar laexistencia de ladocumentacin necesaria para realizar el examen.
C onstatar lamanera como est organizada y archivada.
Identificar y recopilar datos que permitan un conocimiento general del sujeto de
auditora, y principalmente del proyecto que podr constituir el objeto de examen.
Sedebe obtener copia de toda aquella documentacin que nos permita tomar decisiones y
preparar un legajo derelevamiento, entre ellas:
Legislacin vinculada especficamente a la institucin y relaciones de tuicin y
vinculacin institucional.
Las normas legales especficas relacionadas directamente con el proyecto aexaminar''.
5 Ley de Descentralizacin Administrativa, Ley de Municipalidades
6 NB-SABS, Norma Americana REA para Electrificacin Rural
5/23
Incluir una descripcin de la entidad que ejerce tuicin sobre la entidad auditada y de
las entidades que dependen de lamisma.
Reglamentos Generales y Especficos.
- C ontratos relacionados con el proyecto.
- El proyecto con el que fue licitada laobra.
- C onvenios de financiamiento.
e Documentos generados durante laejecucin del proyecto indispensable para sustentar las
conclusiones del relevamiento deinformacin.
C oncluido el Relevamiento de Informacin se debe emitir un informe, respaldado en los
papeles de trabajo elaborados, y que tenga laestructura indicada en el Anexo 4, que muestra
un contenido mnimo; el mismo que podr ser ampliado por el auditor gubernamental en
funcin de ladocumentacin que logre obtener.
5.1.2. Programa General de Evaluacin Tcnica
Definidos los Trminos de Referencia de la evaluacin tcnica, se debe realizar el Programa
General de Evaluacin Tcnica (PGET), siguiendo el modelo indicado en el Anexo 3. El
objetivo de este programa es el de establecer las actividades que deben ejecutarse durante la
fase de planificacin, estableciendo los responsables tiempos y plazos, y estimar los tiempos
y plazos para las fases de ejecucin (trabajo de campo) y comunicacin de resultados; as
mismo el PGET servir para la codificacin de los papeles de trabajo a ser desarrollados
durante laevaluacin arealizar.
El PGET debe contener lo siguiente:
Descripcin en detalle de cada una de las actividades y tareas requeridas para la fase de
planificacin, orientadas siempre alaconsecucin de los objetivos generales.
Descripcin de carcter general de las actividades a cumplirse durante las fases de
Trabajo de C ampo y C omunicacin deResultados.
Estimacin de las horas de trabajo que se requieren para cada uno de los servidores que
sern asignados al examen.
Plazos estimados para laejecucin tanto de laevaluacin tcnica.
Recursos comprometidos con el desarrollo de las actividades que seprograman.
7 La metodologa para laelaboracin, codificacin y archivo de papeles de trabajo se encuentra detallado en el Anexo N 11
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Auditora Especial
C onstituye un documento en el cual se establecen las caractersticas generales del examen
que sepretende realizar, debiendo contener por ello, elementos como: objetivos generales del
examen, identificacin del objeto y sujeto de auditora, identificacin de las principales
disposiciones legales y obligaciones contractuales aplicables y perodos que sern valuados,
forma en que se ejecutar y los resultados que se esperan obtener. Los TR sern elaborados
de acuerdo con el modelo establecido en el Anexo N 2, una vez concluidas las actividades
previas, ya sea directamente con la informacin que se cuenta o bien concluido el
relevamiento de informacin.
5.2. PLANIFIC AC IN
En general la planificacin es el proceso de identificar lo que debe hacerse durante la
evaluacin tcnica, quien debe ejecutar cada tarea y en qu momento. Durante esta fase se
realizan las siguientes actividades:
o C omprensin general del proyecto u objeto seleccionado, lo que nos permite tener un
conocimiento de las disposiciones legales, administrativas, normas generales y
tcnicas, as como la documentacin contractual relacionada y determinar las
operaciones relevantes.
o Anlisis de riesgos y establecimiento de reas crticas, mediante los que se identifican
aquellas fases, etapas u operaciones que se considera tienen el riesgo de no lograr los
objetivos del proyecto.
o Establecimiento de objetivos especficos y alcances, de aquellas reas crticas (fases,
etapas u operaciones) identificadas; lgicamente estos objetivos y alcances deben
coadyuvar al logro del objetivo general.
o Determinacin de criterios, metodologa y tcnicas de evaluacin para lograr los
objetivos especficos de laevaluacin tcnica.
o Elaboracin del programa especfico, en el que se determinaran las tareas, tiempos y
periodos aser desarrolladas por lacomisin de auditora para obtener laevidencia que
confirme o descarte la presuncin detectada en la etapa de planificacin y de ser el
caso se desarrollen las hallazgos que correspondan; en otras palabras es el programa
para el desarrollo de las actividades de la fase ejecucin (trabajo de campo); as
mismo contendr las actividades y tareas adesarrollar en lafase de comunicacin.
o Finalmente laelaboracin del Memorando deProgramacin deEvaluacin Tcnica.
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Auditora Especial
C onstituye un documento en el cual se establecen las caractersticas generales del examen
que sepretende realizar, debiendo contener por ello, elementos como: objetivos generales del
examen, identificacin del objeto y sujeto de auditora, identificacin de las principales
disposiciones legales y obligaciones contractuales aplicables y perodos que sern valuados,
forma en que se ejecutar y los resultados que se esperan obtener. Los TR sern elaborados
de acuerdo con el modelo establecido en el Anexo N 2, una vez concluidas las actividades
previas, ya sea directamente con la informacin que se cuenta o bien concluido el
relevamiento de informacin.
5.2. PLANIFIC AC IN
En general la planificacin es el proceso de identificar lo que debe hacerse durante la
evaluacin tcnica, quien debe ejecutar cada tarea y en qu momento. Durante esta fase se
realizan las siguientes actividades:
o C omprensin general del proyecto u objeto seleccionado, lo que nos permite tener un
conocimiento de las disposiciones legales, administrativas, normas generales y
tcnicas, as como la documentacin contractual relacionada y determinar las
operaciones relevantes.
o Anlisis de riesgos y establecimiento de reas crticas, mediante los que se identifican
aquellas fases, etapas u operaciones que se considera tienen el riesgo de no lograr los
objetivos del proyecto.
o Establecimiento de objetivos especficos y alcances, de aquellas reas crticas (fases,
etapas u operaciones) identificadas; lgicamente estos objetivos y alcances deben
coadyuvar al logro del objetivo general.
o Determinacin de criterios, metodologa y tcnicas de evaluacin para lograr los
objetivos especficos de laevaluacin tcnica.
o Elaboracin del programa especfico, en el que se determinaran las tareas, tiempos y
periodos aser desarrolladas por lacomisin de auditora para obtener laevidencia que
confirme o descarte la presuncin detectada en la etapa de planificacin y de ser el
caso se desarrollen las hallazgos que correspondan; en otras palabras es el programa
para el desarrollo de las actividades de la fase ejecucin (trabajo de campo); as
mismo contendr las actividades y tareas adesarrollar en lafase de comunicacin.
o Finalmente laelaboracin del Memorando deProgramacin deEvaluacin Tcnica.
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Cdigo: G/CE-022 Versin: 1; Vigencia 06/2010 Res. CGE/07l/2010
La informacin obtenida y generada en esta fase como en las otras, debe ser organizada,
codificada y ordenada en papeles de trabajo (Anexo N 11). Todo el trabajo realizado
servir para ejecutar las siguientes etapas, debiendo resumir el plan final en un documento
denominado "Memorndum de Programacin de Evaluacin Tcnica" (MPET), que ser
comunicado a todos los miembros del equipo de auditora, de manera tal, que todos
conozcan yentiendan las actividades ytareas arealizar.
Para una mejor comprensin y ejecucin de las actividades mencionadas anteriormente, a
continuacin seefecta una explicacin por cada una deellas.
5.2.1. Comprensin del objeto del examen
El Auditor Gubernamental, cualquiera sea el objeto a examinar, inicialmente analizar la
documentacin recibida para tomar conocimiento y obtener una comprensin del proyecto, es
decir su objetivo, costo (pre inversin y ejecucin), periodo de ejecucin, estado en el que se
encuentra, responsables de laadministracin, ejecucin u operacin de cada una de las etapas
o fases, para luego profundizar el anlisis del objeto de examen determinado, estableciendo
las operaciones relevantes, las disposiciones legales y normativas relacionadas con cada uno
de los objetos examinados, con el propsito de contar con toda la informacin que facilite la
ejecucin de las siguientes actividades.
Segn el objeto de evaluacin, ladocumentacin solicitada y analizada podr ser:
o Si el objeto de evaluacin fuera el diseo del proyecto, se deber conocer si el mismo
fue elaborado por personal de la institucin o atravs deuna consultora, en ambos casos
se obtendr y analizar la normativa vi~ente relacionada con el proceso de diseo, es
decir el Reglamento Especfico del SNIP , y entre otras, las siguientes normas:
REA
ANSI
NEMA
IRAM
Rural Electrification Administration
American National Standard Institute
National Electric Manufactures Association
Instituto deRacionalizacin Argentino deMaterial
En caso de que el diseo se haya elaborado directamente en la entidad, adems de lo
anteriormente indicado, se obtendrn y analizarn los documentos formales de la
instruccin para la elaboracin del diseo, los cargos y nombres de los responsables del
diseo, de la supervisin y aprobacin, as como los manuales de funciones y procesos
correspondientes.
Si el diseo fue elaborado mediante contrato de consultora, se solicitar y analizar toda
la documentacin contractual, especficamente los trminos de referencia para la
contratacin, propuesta, contrato, ordenes de cambio, contratos ampliatorio s o
8 RS N 216768 de 18dejunio de 1996 y sus modificaciones
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Res. CGE/071/20JO Versin: J; Vigencia 06/20JO Cdigo: G/CE-022
modificatorios, correspondencia, informes, documentos de entrega y aprobacin por
parte del supervisor de laentidad, en el marco de lo que establece lanormativa.
o C uando el objeto de evaluacin sea el proceso de contratacin, ya sea para consultoras
de pre inversin, supervisin o contratacin de obras, se deber recabar la
documentacin inherente de acuerdo a la norma bsica" de contratacin vigente,
debiendo la parte tcnica incidir principalmente en los trminos de referencia,
especificaciones tcnicas, propuestas presentadas y los informes tcnicos y
justificaciones que respaldan las adjudicaciones.
De las evaluaciones tcnicas efectuadas por la C GE, resulta ser que el objeto que con
ms frecuencia se audita es la etapa de ejecucin fisica, es decir la ejecucin de las
obras, que involucra las actividades de fiscalizacin, supervisin y construccin de
obras; por lo tanto es necesario recabar y analizar la documentacin generada en el
proceso, mismo que se inicia despus de la firma de los contratos y las rdenes de
proceder hasta larecepcin definitiva de las obras y liquidacin de los contratos.
La documentacin segn cada uno de los actores tiene caractersticas propias, pero estn
relacionadas entre s porque se orientan principalmente al cumplimiento de las
obligaciones contractuales del constructor.
En el caso de la fiscalizacin, en funcin a la magnitud del proyecto el Fiscal podr ser
un servidor pblico de la entidad ejecutora o bien un servicio de consultora; en si la
documentacin respecto al cumplimiento de sus obligaciones es la misma, la diferencia
radica en que el Fiscal de la entidad debe ser nombrado expresamente y por lo tanto se
deber contar con la designacin, manual de funciones, de procesos y la organizacin
diseada para el efecto; mientras que el consultor tendr unos trminos de referencia,
propuesta y contrato.
En ambos casos, la documentacin a ser analizada y generada en el proceso sern: los
informes peridicos de las funciones que realizaron, revisin y aprobacin segn
corresponda de certificados de pago, rdenes de cambio y otros documentos
contractuales, relacionados tanto con el contrato del Supervisor como del C onstructor.
La documentacin relacionada con la supervisin principalmente consistir en: los
trminos de referencia, propuesta, contrato, orden de proceder y otros documentos
contractuales (Ordenes de cambio, contratos modificatorios y ampliatorios, etc.) del
supervisor, as como: informes de supervisin, libros de rdenes, certificados de pago
(con respectivos respaldos de control de calidad y cantidades), correspondencia cursada,
recepciones provisional y definitiva.
La documentacin relacionada con el constructor a excepcion de los documentos
contractuales como ser especificaciones tcnicas, propuesta, contrato orden de proceder,
ordenes decambio y modificaciones al contrato, es lamisma del supervisor.
9 NB-SABS Norma Bsica del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios vigente
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o Si el objeto de evaluacin fuera la operacin del proyecto, por ejemplo en el caso de un
proyecto de electrificacin, se tiene que solicitar informacin sobre las condiciones de
operacin y mantenimiento alas empresas que fueron encargadas para este trabajo".
5.2.2. Anlisis de riesgos y establecimiento de reas crticas
Riesgo de auditora es la posibilidad de emitir una opinin equivocada o incompleta de los
aspectos examinados. Est compuesto por el riesgo inherente, de control y de deteccin.
o El riesgo inherente, constituye laposibilidad de que existan errores o irregularidades en
los sistemas, registros e informacin antes de considerar la efectividad de los
procedimientos de control interno diseado y aplicado en el proyecto.
o El riesgo de control es laposibilidad de que existan o se generen errores en la ejecucin
del proyecto, debido a que los controles internos implementados para el efecto fallen y
no lleguen adetectar o impedirlos en forma oportuna.
o El riesgo de deteccin es la posibilidad de que la aplicacin de metodologas y
procedimientos de la evaluacin tcnica, no detecte los errores o irregularidades
significativas que existan en el proceso de ejecucin de los proyectos.
C on la informacin y documentacin obtenida anteriormente, se deber evaluar los riesgos
de cada una de las operaciones examinadas, situacin que permitir establecer las reas
crticas, que no son ms que aquellas operaciones que presenten mayor posibilidad de haber
tenido errores o irregularidades durante su ejecucin y lageneracin deregistros.
Para tal efecto, principalmente se considerarn los riesgos de control por lo que se deber
efectuar un anlisis comparativo de disposiciones legales, normativas y/u obligaciones
contractuales, aplicables acada uno de los objetos de evaluacin tcnica, y en funcin de los
resultados de esta comparacin, identificar posibles reas crticas (modificaciones al diseo
sin respaldo tcnico, pagos sin suficiente respaldo tcnico y/o legal, cmputos mtricos
errados, ampliaciones de plazo injustificados, rdenes de cambio sin respaldo necesario,
creacin de nuevos tems sin respaldo, precios unitarios sin sustento tcnico, falta de control
decalidad o incumplimiento de especificaciones tcnicas, etc.)
El Auditor Gubernamental deber tomar en cuenta los siguientes aspectos para la
determinacin dereas crticas:
Replanteo Topogrfico de laLnea con Propsito deExcavacin.
Excavacin, Relleno y C ompactado de hoyos para Plantado de Postes e Instalacin de
Anclas.
10 A nivel nacional se refiere a laempresas urbanas, rurales y cooperativas que atienden sistemas elctricos
10/23
Provisin, Transporte, Ereccin de Postes, armado de ferretera, incluyendo aisladores,
adems del armado de crucetas.
Provisin, Instalacin de tirantes y anclajes.
Provisin, Transporte, Tendido, Tesado, Ajuste y Amarre de C onductores deAluminio,
cobre y Acero.
Pruebas deInstalacin dePuentes.
Nivelacin de Suelos.
Provisin, Instalacin de las respectivas Puesta aTierra.
Provisin, Montaje deEquipo de Proteccin y Maniobra.
Provisin, Montaje y Puesta en Servicio deTransformadores deDistribucin.
Pruebas de Interconexin.
En el caso de contar con una Microcentral, se deber evaluar laexistencia de laobra de
torna, la aduccin, la casa de mquinas, si el equipo electromecnico cumple con las
condiciones establecidas en el diseo; otro elemento que se debe verificar es la
existencia de relacin depotencias Hidrulica -Mecnica -Elctrica.
5.2.3. Establecimiento deobjetivos especficos
Detectadas las reas crticas, se debern establecer los objetivos especficos, que estarn
relacionados con cada rea crtica y tendrn el propsito de profundizar el anlisis para
confirmar o no la existencia de incumplimientos a las disposiciones legales, administrativas
normativas o contractuales. Estos objetivos especficos debern contribuir al logro del
objetivo general de laevaluacin tcnica. Por ejemplo:
e Verificar el cumplimiento de los trminos dereferencia para la elaboracin del diseo de
ingeniera.
e Verificar el cumplimiento del diseo.- que consistir en verificar si la ejecucin fsica
del proyecto (construccin), sesujeta al diseo con el que secontrato laobra.
e Verificar laexistencia derespaldo tcnico amodificaciones al diseo.
e Verificar si las cantidades certificadas corresponden alas realmente ejecutadas.
e Verificar que los elementos constructivos cumplen con las especificaciones tcnicas
contractuales.
e Verificar el cumplimiento del plazo contractual.
e Verificacin de las obligaciones contractuales del Supervisor y Fiscal.
e Verificar el cumplimiento de las obligaciones de las empresas operadoras del sistema.
11123
Los objetivos especficos anteriormente nombrados, son solo enunciativos y no limitativos,
los que sern adems establecidos en funcin al objeto examinado y las reas crticas
detectadas.
5.2.4. Determinacin de criterios, metodologas y tcnicas de evaluacin
Para lograr el o los objetivos especficos es necesario determinar los criterios, metodologas y
tcnicas apropiadas, entendindose como fuentes de criterio el ordenamiento jurdico
administrativo, normas tcnicas y legales as como obligaciones contractuales relacionadas
con el objeto examinado.
Las fuentes para la determinacin de criterios, son el ordenamiento jurdico administrativo,
normas legales, tcnicas y documentacin contractual relacionada con el proyecto. De estas
fuentes de criterio y de acuerdo al objetivo especfico planteado se seleccionaran los criterios
correspondientes a cada caso; por ejemplo si uno de los objetivos fuera la verificacin de la
calidad de algunos los materiales constitutivos de laobra, lafuente de criterio principal sern
las especificaciones tcnicas del proyecto y el criterio aquella especificacin tcnica
directamente relacionada con el material evaluado.
En el caso de que el objetivo sea la verificacin del plazo contractual, la fuente de criterio
ser el contrato y el criterio la clausula o clausulas que determinan el plazo en que se debe
ejecutar la obra, las causales para ampliacin de plazo y la que determina las multas por
incumplimiento de mismo. As mismo son fuentes de criterio las normas bsicas de
administracin, del sistema nacional de inversin pblica, etc.
La metodologa, se refiere a los mtodos de investigacin que permiten lograr los objetivos
especficos planteados, considerando que mtodo es el procedimiento previsto para lograr
esos objetivos; por lo tanto la metodologa nos describe las actividades y tareas y tcnicas
que nos permiten obtener la evidencia que sustente laopinin respecto al objetivo planteado.
La metodologa, que toma en cuenta los criterios seleccionados y las tcnicas de evaluacin,
es labase para laelaboracin del Programa Especfico.
Las tcnicas de evaluacin tcnica comnmente utilizadas son:
a) Observacin.- C onsiste en apreciar, mediante el uso de los sentidos, los hechos y las
circunstancias relacionadas con el desarrollo de las operaciones que se auditan. Es una
tcnica que proporciona evidencia referida al momento en que una determinada accin se
lleva a efecto, motivo por el cual es deseable que para su aplicacin se tomen en cuenta
las siguientes consideraciones:
o definir previamente qu es lo que seva aobservar;
o determinar cundo, dnde y con qu recursos humanos seva aefectuar laobservacin;
o ubicarse fsicamente en el sitio que sedesea observar;
o registrar todos los aspectos importantes que sean observados.
12/23
Res. CGE/07112010 Versin: 1; Vigencia 06/2010 Cdigo: G/CE-022
b) Inspeccin C omprende la constatacin tcnica de un proyecto u operacin, eimplica la
comprobacin especializada llevada aefecto de manera fsica, de aspectos tales como sus
medidas, atributos cuantitativos y cualitativos, estado de avance o deterioro, grado de
funcionamiento, etc. Para suaplicacin deben considerarse los siguientes aspectos:
a precisar previamente el objeto que ser inspeccionado;
a definir los propsitos delainspeccin que seva apracticar;
a asignar los recursos humanos, materiales y econmicos que sean adecuados para su
ejecucin;
recopilar lainformacin que sea necesaria y que permita confrontar los hechos;
efectuar laconstatacin tcnica en los trminos que hayan sido preestablecidos;
a registrar los resultados logrados por el auditor gubernamental.
c) Revisin analitica Se trata del estudio crtico de aspectos tcnicos, fundamentado en
materias y metodologas especializadas, que permite relacionar variables o disposiciones
tcnicas o legales existentes, con valores generados en el transcurso de las operaciones
que se examinan y/o en el transcurso de la auditoria. Para la correcta aplicacin de la
tcnica deben tenerse en cuenta las siguientes consideraciones:
fjar claramente los objetivos que sepersigue con el uso de esta tcnica;
recopilar toda lainformacin que sehalle disponible para el correspondiente anlisis;
a ordenar lainformacin separando sus componentes;
a analizar de manera minuciosa, cada una delas partes separadas;
a efectuar los clculos especializados que sean necesarios;
a realizar resmenes correspondientes alas diversas revisiones practicadas;
a integrar los resultados parciales y conformar un registro general de la informacin
revisada.
d) Verificacin de 'exactitud.- Se refiere a la comprobacin de la precisron y veracidad
matemtica que tiene que poseer cualquier documento vinculado con el objeto del
examen; para el efecto, deben tenerse en cuenta: aspectos cuantitativos, unidades de
medida, valores parciales y totales, etc.
Adicionalmente, puede integrarse en esta tcnica larevisin de asuntos formales relativos
a la manera y oportunidad de registrar la informacin matemtica que se evala. Para su
aplicacin sedebe:
a precisar qu es lo que seva averificar;
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Cdigo: G/CE-022 Versin: 1; Vigencia 06/2010 Res. CGE/07 1/2010
o definir el procedimiento especfico aseguir;
o confrontar los datos parciales con los acumulados;
o cotejar datos contenidos en las fuentes de informacin con respecto a los datos
incluidos en ladocumentacin resultante de lagestin de los entes;
registrar los resultados que sehan obtenido del trabajo de auditora.
e) Confirmacin.: C onsiste en cerciorarse sobre la idoneidad de las decisiones
especializadas tomadas por cualquier ente, o respecto de la validez de los datos incluidos
en los documentos vinculados con el objeto del examen; para ello, la tcnica prev la
comunicacin directa con personas independientes del proceso de auditora pero
competentes con la materia sometida aconsulta, motivo por el cual se espera y aspira que
sus opiniones y juicios profesionales estn slidamente fundamentados en sus
conocimientos y experiencias. Siempre que se requiera de la participacin de un
especialista externo es deseable contar con una razonable seguridad acerca de suproceder,
por este motivo es conveniente estimar en forma previa a su participacin y en base de
parmetros manejables como: hojas de vida, certificados de haber realizado trabajos
similares, experiencias previas en temas afines, etc., el desempeo profesional del experto.
Para lacorrecta aplicacin de esta tcnica deben considerarse aspectos como:
o definir el asunto sobre el cual sedesea obtener confirmacin;
establecer aquienes sesolicitar las opiniones especializadas definidas;
o preparar yenviar las solicitudes respectivas;
disponer detoda lainformacin generada previamente yque searelevante con el tema
que seconsulta;
o cotejar la informacin disponible con los datos, opiniones y juicios emitidos por el
profesional consultado;
o evaluar si la informacin proporcionada por el especialista externo es razonable y
veraz y, de ser factible y procedente, si concuerda con los mtodos utilizados por
otros expertos en similares circunstancias; cotejar la informacin disponible con los
datos, opiniones yjuicios emitidos por el profesional consultado;
j) Conciliacin C onsiste en establecer la relacin o correspondencia existente entre la
informacin contenida en dos o ms documentos independientes unos de otros, pero que
por efectos del examen pueden ser vinculados entre s. Para su aplicacin es recomendable
cumplir las siguientes pautas:
definir lainformacin que va aser objeto de conciliacin;
o determinar las temporalidades (relaciones en el tiempo) que deben tenerse en cuenta
durante el proceso deconciliacin dedatos;
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Res. CGE/071120JO Versin: J; Vigencia 06/2010 Cdigo: G/CE-022
o identificar las fuentes de informacin complementaria que puede emplearse para la
aplicacin de latcnica;
o establecer las relaciones existentes entre los diversos documentos comparados;
registrar las diferencias y/u observaciones relevantes que resultaren de la aplicacin
de esta tcnica.
g) Indagacin.- C onsiste en recopilar, de manera oral o escrita, informacin que provenga
del personal de la entidad sujeto de auditora o de terceras personas vinculadas con la
evaluacin. La confiabilidad de esta informacin depende de la competencia, experiencia,
independencia y conocimientos especficos de los informantes, causa por la que
generalmente no sela considera una tcnica que genera evidencia suficiente, y seopta ms
bien por corroborar y/o ratificar los datos resultantes a travs de la aplicacin de otros
mecanismos o tcnicas de auditora, tales como laconfirmacin.
En todo caso, para su aplicacin serecomienda tener en cuenta lo siguiente:
o Dejar constancia de las opiniones, datos o referencias que sean formuladas por
funcionarios de laentidad o terceros, en las correspondientes actas de reunin suscritas
por los participantes en ellas.
o C uando se trate de "confidencias" verbales, debe tratrselas como tales, es decir sin
atribuirles lapotencial importancia que aparentemente poseen, mientras no se las puede
confirmar atravs de laaplicacin de otras tcnicas de auditora.
La metodologa hace referencia a los mtodos de investigacin que permiten lograr los
objetivos planteados; considerando que mtodo es el procedimiento previsto para lograr esos
objetivos.
5.2.5. Elaboracin del Programa Especfico
El Programa Especfico de la Evaluacin Tcnica (PEET) que fonna parte del MPET, es la
secuencia lgica de actividades y tareas orientadas al logro de los objetivos especficos
fijados para la ejecucin de la fase de Ejecucin (Trabajo de C ampo). El modelo de formato
para este programa semuestra en el Anexo N 5.
5.2.6. Elaboracin del Memorando de Programacin de Evaluacin Tcnica
C onforme indica la NAG 251, como resultado del proceso de planificacin de la auditora
(evaluacin tcnica), se debe elaborar un documento resumen denominado Memorando de
Programacin de Evaluacin Tcnica (MPET), el cual debe contener todos los aspectos
detallados en la norma y aquellos que se consideren incluir, y que tengan relacin con los
objetivos del examen, el alcance y lametodologa.
15/23
Cdigo: GICE-022 Versin: 1; Vigencia 0612010 Res. CGEI07J/2010
En si este documento debe ser elaborado considerando el modelo indicado en el Anexo 6 y
contendr: limitaciones (de existir) para laevaluacin tcnica, objetivos y alcance especficos
para la realizacin del Trabajo de C ampo, metodologa, criterios y tcnicas de evaluacin a
ser aplicados y el procedimientos especficos para la ejecucin del Trabajo de C ampo. Este
documento contiene adems el nombre y firma de los servidores pblicos responsables de su
elaboracin y aprobacin.
5.3. TRABAJO DE CAMPO
En esta fase es donde se renen los elementos dejuicio vlidos y suficientes (evidencia) que
permiten respaldar las opiniones del informe a emitir, paro lo cual se desarrollan los
procedimientos descritos en el programa especfico y evalan las evidencias obtenidas para
concluir sobre los incumplimientos detectados si es que el resultado es ese.
5.3.1. Obtencin y evaluacin de evidencia
La evidencia (audit evidence) es uno de los fundamentos de la auditoria, estando constituida
por todos aquellos hechos susceptibles de ser probados por el auditor en relacin con el
objeto que examina, se la manifiesta a travs de las tcnicas de auditora aplicada y de
acuerdo con el juicio profesional.
Los datos que se pueden evidenciar de forma natural son los que el auditor puede observar,
medir, contar, tocar o pesar. Los datos obtenidos de forma creada son usados para la
comprobacin documental, son la obtencin de confirmaciones de terceros e informacin
obtenida de las declaraciones del personal de la entidad. La obtencin de evidencia razonada
es la que el auditor mediante su experiencia y juicio profesional, obtiene de determinados
datos a travs del razonamiento lgico, resultante de anlisis de las otras evidencias
obtenidas.
En si podemos indicar que evidencia de auditora es todo material que el auditor
gubernamental obtiene durante el examen y que le sirve para respaldar sus opiniones y
conclusiones; incluye entre otras, la documentacin obtenida mediante la aplicacin de las
metodologas, procedimientos y tcnicas deauditora y, aquella generada en forma previa por
parte de los servidores pblicos o particulares vinculados con el sujeto y el objeto de
auditora. .
La ejecucin de los procedimientos previstos en los programas de trabajo, tiene como
objetivo acumular y evaluar evidencia que permita al auditor gubernamental concluir e
informar respecto alos objetivos de auditora.
La acumulacin de evidencia es un proceso, que implica la aplicacin de metodologas y
tcnicas de evaluacin durante toda la ejecucin de la auditoria y debe sustentar todos los
atributos de los hallazgos deauditora, es decir condicin, criterio, causa y efecto.
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Res. CGE/07J/2010 Versin: 1; Vigencia 06/2010 Cdigo: G/CE-022
Para que la evidencia se constituya en base razonable que sustente los hallazgos de auditora
y posibilite la formulacin de sus conclusiones, es preciso que este material rena ciertos
atributos como competencia y suficiencia. En todo caso, es fundamental tener presente que la
obtencin y evaluacin de evidencia obedece a un proceso sistemtico que comprende la
estricta sujecin alo dispuesto en las normas deauditora gubernamental y, en el ejercicio del
debido cuidado y diligencia profesional por parte de los auditores gubernamentales durante el
examen.
La evidencia es considerada competente cuando es respaldada por informacin vlida y
relevante.
La evidencia es vlida cuando es consistente con larealidad y los hechos, y, por ejemplo, ha
sido obtenida de fuentes independientes ala entidad auditada; ha sido obtenida por el auditor
gubernamental en forma directa; o el auditor gubernamental se ha asegurado de la
confiabilidad de lainformacin generada por laentidad.
La evidencia es relevante cuando tiene directa relacin con el objeto de auditora y
contribuye asustentar el logro delos objetivos de auditora.
La evidencia es suficiente si basta para sustentar la opinin del auditor gubernamental, para
ello debe ejercitar sujuicio profesional con el propsito de determinar la cantidad y tipo de
evidencia necesarios.
Al respecto, el auditor gubernamental no necesita examinar toda la informacin disponible
para alcanzar una conclusin razonable. Sin embargo, la suficiencia de la evidencia debe
permitir a terceras personas arribar a la misma conclusin a la que ha llegado el auditor
gubernamen tal.
Los papeles de trabajo deben contener informacin suficiente para permitir que un auditor
gubernamental experimentado en la especialidad del objeto de auditora, sin conexin previa
con el examen, encuentre en ellos la evidencia que respalda las conclusiones y juicios
significativos de los auditores gubernamentales.
Las evidencias de auditora pueden clasificarse como sigue:
o Evidencia Fsica: Seconoce con esta denominacin aaquellos elementos que resulten de
la inspeccin u observacin directa de las operaciones, programas o proyectos que se
examinan; pueden presentarse en forma de actas de medicin, fotografias, muestras
fisicas, grficos, croquis, esquemas, etc.
o Evidencia Documental: C onsiste en la informacin generada con antelacin alaprctica
de la evaluacin; usualmente se halla contenida en cartas, contratos, certificados de
pago, rdenes decambio, informes climticos, libros de rdenes, planos, etc.
17/23
o Evidencia Testimonial: Es aquella obtenida de terceras personas en forma de:
declaraciones realizadas en el transcurso de la evaluacin; informacin suministrada
durante entrevistas o reuniones de trabajo especficas; datos recabados a travs de
encuestas, etc.
o Evidencia Analtica: C omprende toda la informacin generada a travs de clculos,
estimaciones, comparaciones, estudios estadsticos, razonamientos, deducciones, etc.,
llevados acabo por los auditores gubernamentales.
Evidencia Informtica: Se trata de la informacin contenida en soportes electrnicos o
informticos, que se halla bajo custodia de los responsables respectivos en las entidades
que son sujeto de examen. Para efectos de recopilacin y conservacin por parte del
auditor gubernamental suele emplearse discos magnticos.
5.3.2. Elaboracin yaprobacin de hallazgos
Los hallazgos representan desviaciones evidenciadas debido a incumplimientos en los
mtodos, tcnicas u obligaciones diseadas e implantadas con el propsito de asegurar el
logro de los objetivos perseguidos por el objeto del examen.
Es conveniente notar que un hallazgo de auditora, para ser designado como tal, debe estar
conformado por sus cuatro atributos fundamentales econdicin, criterio, causa y efecto). Un
hallazgo puede ser calificado como "completo" en la medida en que, cumpliendo con las
caractersticas propias de sus atributos, permita alcanzar adems los objetivos especficos del
examen.
Finalmente, es importante citar que los hallazgos deben ser expuestos en el informe en forma
lgica, secuencial y clara, esto es, expresados de un modo que resulte lo suficientemente
comprensible para el lector.
Los atributos deun hallazgo son:
a) Condicin:- C onstituye la situacin detectada por el auditor gubernamental al efectuar el
examen, la misma que debe ser fielmente relatada. En un sentido ms amplio, la
condicin se convierte en una revelacin de "lo que es", "lo que se ha encontrado
durante el examen"
Es importante recordar que la condicin debe ser determinada y dotada del
correspondiente sustento documental en-el transcurso del examen, para ello, es preciso
ejecutar con oportunidad y efectividad los correspondientes programas de auditora.
b) Criterio>C onstituye lamanifestacin de "lo que debe ser"en el contexto del desarrollo
de las operaciones que se examinan, segn consta en estndares, leyes, normas,
procedimientos internos, polticas, contratos, etc. Los criterios sirven para determinar el
cumplimiento eatravs deprocesos comparativos)
1 8/23-------
Res. CGE/071120 10 Versin: 1; Vigencia 06/2010 Cdigo: G/CE-022
A travs de la adopcin de criterios de auditora se llega aconformar una referencia que
permite entender de manera clara y objetiva los hallazgos detectados, motivo por el cual,
su seleccin debe responder a los requerimientos establecidos en la metodologa de
evaluacin que haya sido elegida.
Es fundamental tener presente que los criterios elegidos deben ser razonables,
verificables, relevantes (relacin directa con el objeto de auditora), vlidos (consistentes
con los hechos), y establecidos en funcin de las circunstancias reales que rodean el
desarrollo del objeto de auditora.
e) Causa.- La causa es la revelacin de los motivos o razones del "por qu"sucedi el
incumplimiento o deficiencia detectada; es importante anotar que este atributo del
hallazgo. C uando es necesario informar sobre los aspectos relevantes de control interno
constituye elemento de gran utilidad para orientar la formulacin adecuada de
recomendaciones constructivas que sehallen relacionadas con el objeto evaluado.
d) Efecto.- C onstituye el resultado de la comparacin practicada entre el criterio y la
condicin. Es laconsecuencia de ladesviacin detectada por el auditor. Adicionalmente,
resulta trascendente mencionar que:
e La identificacin del efecto es bsica para resaltar la magnitud del problema
detectado.
e Siempre que un hallazgo induzca a la presuncin de dao econmico, ser deseable
que los efectos seenuncien en trminos monetarios
C oncluida la elaboracin del los hallazgos conforme se indica en el Anexo N 7 Y
aprobados, se deber emitir una conclusin que podr referirse a uno o varios hallazgos y
constituir una sntesis completa de ellos; setratan de las deducciones lgicas fundamentadas
en los hallazgos y, reflejan las deficiencias, desviaciones, errores, irregularidades o
incumplimientos detectados y evidenciados, motivo por el cual deben formularse de manera
explcita.
5.4. C OMUNIC AC IN DE RESULTADOS
La fase de comunicacin de resultados, consiste en el proceso de elaborar el informe de
evaluacin tcnica que respalda el informe de auditora, que una vez emitido con indicios de
responsabilidad por la funcin pblica, es puesto en conocimiento de los presuntos
involucrados para que presenten las aclaraciones que crean conveniente; recibidos y
analizados los documentos presentados por los involucrados en el informe de auditora se
elabora el informe tcnico de anlisis de descargos, que sustenta el informe complementario
deauditora.
19/23
--- ----- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ,
Cdigo: G/CE-022 Versin: J; Vigencia 06/20JO Res. CGE/071/20JO
5.4.1. Elaboracin del informe preliminar evaluacin tcnica
Al finalizar la fase de Ejecucin, el equipo de auditora cuenta ya con los hallazgos
aprobados y corresponde la elaboracin del informe preliminar de evaluacin tcnica, que
deber tener la estructura que sepresenta en el Anexo N 8. La redaccin del informe deber
cumplir con lo indicado en lanorma 255, es decir:
a) Ser oportuno, completo, veraz, objetivo y convincente, as como lo suficientemente claro
y conciso como lo permitan los asuntos tratados.
b) Indicar los antecedentes, el objeto, los objetivos especficos del examen, el alcance y la
metodologa empleada.
e) Sealar que el auditor gubernamental realiz la auditora de acuerdo con las Normas de
Auditora Gubernamental.
d) Exponer los hallazgos significativos, conclusiones y recomendaciones del auditor
gubernamental. C uando no se pueda emitir una conclusin, el auditor gubernamental
debe exponer las razones que sustentan su limitacin y la naturaleza de la informacin
omitida.
El informe deber contener al menos:
a) los antecedentes que dieron lugar alaevaluacin tcnica;
b) el objetivo del examen, que es la expresin de una opinin independiente sobre el
cumplimiento del ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales
aplicables, y obligaciones contractuales;
e) el objeto del examen que ser toda o una parte del ciclo de vida de los proyectos de
inversin pblica;
d) el alcance indicar que el examen se efectu de acuerdo con las Normas de Auditora
. Gubernamental, y el grado de cobertura, incluyendo el perodo, dependencias y reas
geogrficas examinadas.
e) lametodologa, explicando las tcnicas y procedimientos empleados para laacumulacin
de evidencia, as como el ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales
aplicables y obligaciones contractuales consideradas.
f) los resultados obtenidos basados en los hallazgos de auditora correspondientes,
incluyendo informacin para facilitar su comprensin y para que su exposicin sea
convincente y objetiva.
g) Las conclusiones emergentes.
20/23
Res. CGE/07J/20JO Versin: 1; Vigencia 06/2010 Cdigo: G/CE-022
El informe de evaluacin tcnica debe estar respaldado con los papeles de trabajo
correspondientes ypor lo tanto un ejemplar ser referenciado (Anexo N 11) aellos de modo
tal que se al hacer la lectura del informe sepueda ubicar fcilmente toda la evidencia que lo
sustente.
5.4.2. Proceso de aclaracin
El proceso de aclaracin, consiste como indica la norma de auditora 256, en que los
informes preliminares de auditora especial con indicios de responsabilidad deben ser
sometidos a aclaracin, de conformidad con los artculos 39 y 40 del Reglamento aprobado
por el Decreto Supremo N 23215.
Recibidos e inventariados los documentos de descargo presentados por los involucrados, se
efectuar el anlisis de competencia y suficiencia de los mismos, y si surgieran indicios de
responsabilidad que involucren aotras personas o se incremente el monto del cargo inicial, se
debe emitir un informe ampliatorio que sesujetar aotro procedimiento de aclaracin.
Para efectuar el anlisis de los descargos, inicialmente se debe obtener el informe de
auditora especial respaldo, con el objetivo de conocer los resultados relacionados con el
informe de evaluacin tcnica, el tipo de indicio de responsabilidad establecido y los
presuntos involucrados. Esta etapa es importante porque debemos recordar que los descargos
presentados son al informe de auditora.
C on una comprensin total de las desviaciones reportadas en los informes y los elementos
que los sustentan, se proceder al anlisis de los documentos de descargo, para lo que se
elaboraran los papeles de trabajo correspondiente, de acuerdo al modelo presentado en el
Anexo N 9.
Debe tomarse en cuenta que los documentos que presenten los involucrados, deberan estar
orientados a descargar los indicios de responsabilidad imputados, es decir desvirtuar los
atributos del hallazgo.
Los descargos presentados no siempre son expuestos en forma ordenada y por cada uno de
los resultados en los que se encuentran involucrados, adems de que por cada observacin
efectuada puede haber ms de un involucrado (contratista, supervisor, fiscal, etc.), por lo que
se recomienda una lectura previa de los descargos para tener una percepcin de los mismos,
con relacin alos cargos efectuados.
El anlisis, se efectuara en orden y por cada resultado reportado, transcribiendo primero la
conclusin del informe de auditora y acontinuacin laconclusin del informe de evaluacin
tcnica que corresponda, de manera que se identifique a los involucrados, el tipo de
responsabilidad y los atributos del hallazgo.
A continuacin, se coloca el nombre de quien presenta el descargo y el cargo que ocupaba de
acuerdo a los informes, seguidamente en la primera columna de la tabla (Descargos), se
transcribe lo indicado por el involucrado respecto al resultado tratado y en la columna de
21/23
lado seefecta el anlisis que corresponda, en algunos casos lo descrito por el involucrado no
est relacionado directamente con el tema o sedesva o otros temas, de todos modos se debe
hacer el comentario que corresponda, hasta terminar de analizar todo el descargo del
involucrado. Luego se contina con el descargo de otro involucrado y as sucesivamente
hasta analizar los descargos detodos los involucrados relacionados con el hallazgo tratado.
Luego se redacta la conclusin, que ser nica para el hallazgo y depender del anlisis
efectuado; es as que si el descargo de alguno de los involucrados con evidencia suficiente y
competente desvirta, modifica o permite ratificar laopinin del informe tcnico, se indicara
tal situacin y ser vlida para todos los involucrados en ese hallazgo.
El procedimiento descrito anteriormente se repetir para cada uno de los resultados
reportados. En el caso que alguno o todos los involucrados no presenten descargos se debe
indicar yconsecuentemente ratificar laopinin.
Debe considerarse tambin el caso de que producto del anlisis de los descargos se involucre
a otra persona o se incremente el monto del dao econmico en el caso de indicio de
responsabilidad civil, por lo que procede realizar un informe ampliatorio y ste someterlo a
proceso de aclaracin. Una vez efectuado el anlisis de los descargos presentados al informe
ampliatorio, recin seemitir el informe deanlisis dedescargos de ambos procesos.
5.4.3.
Elaboracin del informe de anlisis de descargos
C oncluido el anlisis de los documentos de aclaracin presentados por los involucrados en el
informe de auditora o los informes ampliatorios de existir, se procede a la elaboracin del
Informe de Evaluacin de Descargos que deber tener laestructura mostrada en el Anexo N
10 Y estar sustentada en los papeles de trabajo elaborados para el efecto. El citado informe
deber cumplir con lo indicado anteriormente ycontener al menos lasiguiente informacin:
a) referencia al informe de auditora especial preliminar, el informe de evaluacin tcnica
y, si corresponde alos informes ampliatorio s,
b) detalle de ladocumentacin presentada como descargos,
e) el anlisis decada uno de los descargos por hallazgo yconclusin.
6. AC C ESO Y DISPOSIC IN DE DOC UMENTOS Y REGISTROS
Los cuestionarios que se presentan en los anexos adjuntos se utilizarn en las auditoras
gubernamentales. Una vez utilizados sern protegidos y conservados en los legajos de
papeles detrabajo correspondientes.
7. RESPONSABLES
Los responsables por su utilizacin y custodia son los auditores gubernamentales.
22/23
8. ANEXOS
Listado deInformacin Bsica del Proyecto
Modelo deTrminos deReferencia para laEvaluacin Tcnica
Modelo para lapreparacin del Programa General de laEvaluacin
Tcnica deProyectos deElectrificacin Rural
Modelo para laelaboracin del Informe deRelevamiento
Modelo dePrograma Especfico
Modelo deMemorndum dePlanificacin
Modelo deEstructura deHallazgos
Modelo para laElaboracin deInformes deEvaluacin Tcnica
Modelo dePapel de Trabajo para el Anlisis deDescargos
Modelo de Informe deAnlisis deDescargos
Instruccin Terica alos Papeles Trabajos
ANEXO N 1
ANEXON2
ANEXON3
ANEXON4
ANEXO N 5
ANEXO N 6
ANEXO N 7
ANEXO N 8
ANEXON9
ANEXO N 10
ANEXO N 11
23/23
ANEXO N 1
LISTADO DE INFORMACIN BSICA DEL PROYECTO
Disponible
Localizacin
Forma de archivo Observaciones
Documento (Nombre) (Unidad
(si/no)
Administrativa)
(No tomos, pginas, etc.) (datos importantes)
FASE DE PREINVERSIN
Estudio de perfil de proyecto
Estudio de prefactibilidad
Estudio de factibilidad
Perfil afinado
Diseo final
-Diseo de ingenieria
- Plan de ejecucin del proyecto y
organizacin
-Presupuesto de costos
- Especificaciones generales,
administrativas tcnicas y
especficas
Actas de recepcin provisional, definitiva
si corresponde
PROC ESO DE C ONTRATAC IN
Inscripcin del proyecto en el VIPFE
Registro del proyecto en el SISIN
Inscripcin del proyecto en el Programa
de Operaciones Anual '
Dictamen de la MAE recomendando la
ejecucin del proyecto
Documentacin que respald la eleccin
de la modalidad de ejecucin y
contratacin
Requerimiento justificado de la unidad
correspondiente de los bienes o servicios a
contratarse.
C ertificado de origen de los fondos de la
existencia de la partida presupuestaria
especifica y de la disponibil idad de los
recursos
Autorizacin para el inicio del proceso de
contratacin emitida por la MAE
Trminos de referencia y contratos de
asesores tcnicos especializados en
contrataciones
C arpeta del pliego de condiciones:
-C ondiciones legales administrativas
-C ondiciones tcnicas
-C ondiciones econmicas
C onvocatoria para presentar propuestas
(Nmero de C onvocatoria)
Acta de apertura de propuestas
Informe de calificacin y
recomendaciones
1}
Documento (Nombre)
Resolucin de adjudicacin
Disponible
(si/no)
Observaciones
(datos importantes)
Localizacin
(Unidad
Administrativa)
Forma de archivo
( o tomos, pginas, etc.)
Propuesta adjudicada
Aclaraciones e impugnaciones
En caso de contrataciones con
financiamiento externo, la reglamentacin
especfica con la que se cumpli el
proceso y la documentacin emergente del
mismo
C ontrato(s) construccin, supervisin y
fiscal
ETAPA DE EJ EC UC IN FSIC A DEL PROYEC TO
Ordenes de inicio institucin - Fiscal
Supervisor -C onstructor
Replanteo del Proyecto
C ronogramas vigentes durante el periodo
de ejecucin fisica
Garantas presentadas Seriedad de
propuesta, correcta inversin de anticipo,
cumplimiento de contrato
C ontratos modificatorios con
documentacin de respaldo
Ordenes de cambio con documentacin de
respaldo
Ordenes de trabajo con documentacin de
respaldo
Planillas de avance de obra y sus
respaldos
C ertificado del flujo econmico emitido
por el rea administrativa pertinente
Documentacin asociada al control de
calidad
Actas de recepcin provisional y
definitiva
Libro de rdenes
Planos "as built"
C orrespondencia relativa al proyecto
Nmina de personal de fiscalizacin y
recursos asignados
Nmina del personal de supervisin y
recursos destinados
Informes de fiscalizacin
Informes de supervisin
Informes especiales con recomendaciones
tcnicas
Documentacin relativa a la aprobacin
de planillas de avance de obra y de
supervisin
Organizacin de lasupervisin
2
Disponible
Localizacin
Forma de archivo Observaciones
Documento (Nombre) (Unidad
(si/no)
Administrativa)
(No tomos, pginas, etc.) (datos importantes)
Recomendacin para las recepciones de
las obras construidas
C ertificacin de fmalizacin de obras
Liquidacin total del contrato
Licencia ambiental y documentos conexos
OPERAC IN DEL PROYEC TO
Documentacin relativa a las obligaciones
del operador
Informes del estado y funcionamiento del
proyecto
Programas para el mantenimiento y
operacin
NORMA TIVIDAD DE LA ENTIDAD VINC ULADA C ON EL PROYEC TO
Reglamentos especficos que normen el
SABS
Reglamentos especficos que normen el
SPO
Reglamentos especificos que normen el
SOA
Manuales de organizacin y funciones
Manual de procesos
Reglamentos internos para la ejecucin o
control de proyectos
Normatividad aplicable a la construccin
Estndares constructivos de acuerdo al
nivel de tensin
C atlogos de los materiales y equipos
utilizados.
C ertificaciones de pruebas realizadas a los
materiales.
La informacin indicada es enunclativa y no Iimitativa
ANEXON2
MODELO DE TRMINOS DE REFERENC IA
PARA LA EVALUAC IN TC NIC A
TRMINOS DE REFERENC IA
(Nombre del proyecto a examinar)
1. Descripcin del Proyecto
Debe exponerse en forma sucinta informacin respecto a la fuente de financiamiento,
responsables de: la ejecucin del proyecto, el diseo, la supervisin, construccin,
operacin del proyecto; informacin contractual relacionada con montos y plazos, trminos
de referencia, especificaciones tcnicas, propuestas, fechas de ordenes de inicio y
recepciones, as como toda aquella informacin que permita tener una concepcin clara del
estado del proyecto aexaminar.
I
As mismo se deber identificar el tipo de construccin efectuada, si es una ampliacin de
una red elctrica en Baja Tensin BT, nueva extensin de red en media tensin MT
combinacin de ambas, etc., nivel de tensin con el que se efectu el anlisis, si su
interconexin corresponde a una fuente de generacin aislada o a un sistema mayor
sistema interconectado nacional SIN, fotovoltaica, etc.
C onexin al sistema interconectado atravs de una extensin de redes de transporte de
energa en baja omedia tensin (Extensin deredes).
Suministro mediante un generador convencional local a travs de redes de distribucin
debaja tensin (generadores termoelctricos o Microcentrales Hidroelctricas).
Suministro mediante sistemas no convencionales (fotovoltaicos, elicos, micro-
centrales hidroelctricas, etc), incluidas si se requieren las redes de distribucin
correspondientes aeste tipo deproyectos.
2. Objetivo General
El objetivo (u objetivos) general tiene que ser coherente con el enfoque de la auditora
especial y debe ser planteado en concordancia con lo dispuesto en las Normas de Auditora
Especial.
3. Alcance General
3.1. Objeto
El objeto es lo que se va a examinar y podrn ser las operaciones, etapas, fases o todo un
proyecto de electrificacin rural.
3.2. Sujeto del examen
Est conformado por la las entidades directamente responsables de la ejecucin del
proyecto.
3.3. Disposiciones legales aplicables y obligaciones contractuales
Su seleccin est en funcin del objeto y sujeto que se examinar y a los objetivos
establecidos.
3.4. Periodo a ser evaluado
Es el lapso de tiempo que ser considerado en el examen; por ejemplo, desde la fecha de
firma del contrato deconstruccin hasta lafecha de larecepcin definitiva de obras.
4. Otras especificaciones de tipo tcnico, administrativo y/o jurdico que sean
requeridas segn la naturaleza y propsitos del examen.
Se deber incluir un detalle de los recursos humanos, tcnicos, tecnolgicos, jurdicos o de
otra ndole que seestimen necesarios para laejecucin del examen.
5. Datos de Aprobacin.
En la ltima pgina de los Trminos de Referencia se incluir el cargo, nombre, firma y
fecha de los responsables de laelaboracin del documento y de laaprobacin.
2
-----------
ANEXON3
MODELO PARA LA PREPARACION DEL
PROGRAMA GENERAL DE LA
EVALUACIN TECNICA DE PROYECTOS DE ELECTRIFICACIN RURAL
El Programa General de la Evaluacin Tcnica (PGET) est bsicamente destinado a
definir en detalle lo necesario para ejecutar la etapa de planificacin del examen, asimismo
presenta de manera general una estimacin de la duracin y las horas necesarias para las
etapas de trabajo de campo y comunicacin de resultados. El PGET debe tener la siguiente
estructura y contenido mnimo:
1. FASE DE PLANIFICACIN
Proceso N: .
N
Actividades y tareas Responsable
Fecha Fecha
Horas / aud.
Inicio Trmino
n.1 Actividad 1
n.1.1 Tarea
n.1.2 Tarea
n.2 Actividad 2
n.2.1 Tarea
n.2.2 Tarea
TOTAL
Las instrucciones para el llenado del cuadro anterior son las siguientes:
"n"es el nmero deprocesos planteados durante lafase deplanificacin.
La casilla denominada actividades y tareas, contendr la descripcin de las actividades
que se prevn desarrollar y/o tareas segn corresponda (bsicamente, se incluyen las
actividades indicadas en el punto 2.2 del presente documento y detalladas en los
siguientes puntos).
La casilla "Responsable" debe contener las siglas del nombre del auditor gubernamental
encargado de larealizacin de laactividad y/o tarea.
La casilla denominada horas / auditora serefiere al nmero dehoras que ser empleada
por cada uno de los auditores gubernamentales en el desarrollo de las actividades y/o
tareas.
2. FASES DE TRABAJ O DE C AMPO Y C OMUNIC AC IN DE RESULTADOS.
Para programar las fases de trabajo de campo y comunicacin de resultados se tomaran en
cuenta de forma general las actividades contenidas en los acpites 2.3. y 2.4. de lapresente
gua, llenando para cada fase el siguiente cuadro cuyas instrucciones son las mismas que las
mencionadas para lafase deplanificacin.
Proceso N: .
N
D
Fecha Fecha
Horas Z aud.
Inicio Trmino
1.1
Actividad I
1.11
Tarea
l.\.2
Tarea
1.2
Actividad 2
1.2.1 Tarea
1.2.2 Tarea
Etc.
TOTAL
3. RESUMEN DE REC URSOS HUMANOS Y HORAS REQUERIDAS.
En este punto se presenta el resumen del personal designado como responsable en los
cuadros incluidos en los acpites precedentes y de las horas de trabajo determinadas para
cada uno de ellos.
Personal asignado SiglasPersonal Horas/aud.
TOTAL
4. OTROS REC URSOS QUE SEAN REQUERIDOS SEGN LA NATURALEZA Y
PROPSITOS DEL EXAMEN.
Sepuede incluir un detalle de los recursos humanos, tcnicos, tecnolgicos, jurdicos o de
otra ndole que se estimen necesarios para la ejecucin de la auditora (esta informacin es
decarcter eventual).
5. DATOS DE APROBAC IN.
Al final del programa sedebe incluir los nombres, cargos y firmas dequienes elaboraron y
aprobaron el documento.
2
ANEXO N 4
MODELO PARA LA ELABORAC IN DEL INFORME DE RELEV AMIENTO
INFORME DE RELEV AMIENTO DE INFORMAC IN SOBRE
"(Enunciar el objeto del relevamiento.)".
INFORME N... (C digo asignado.)
1. ANTEC EDENTES
Este captulo debe incluir lo siguiente:
1.1Motivos de la realizacin del relevamiento de informacin (cumplimiento del POA,
solicitud, etc.); asimismo, se puede incluir otra informacin que se considere relevante
(por ejemplo descripcin de algn aspecto del relevamiento que se considera necesario
aclarar al lector por su complejidad tcnica o importancia respecto de los resultados).
1.2Descripcin de los objetivos del relevamiento.
1.3Referencia alas normas deauditora gubernamental aplicadas en el proceso.
2. RESULTADOS
2.1C onocimiento del objeto y del sujeto de la auditora
En este acpite se debe incluir una descripcin de los aspectos relevantes del sujeto, en
trminos generales se debe describir la misin de la entidad, objetivos de la unidad,
estructura organizacional del proyecto o de la unidad, datos relevantes de los contratos
de construccin, supervisin y/o fiscalizacin (incluir modificaciones a los mismos),
estado de la fase del proyecto que se evala, convenios de prstamos, montos
financiados, etc.
2.2Informacin"disponible (ubicacin fsica y modo de archivo)
En este punto debe incluir los resultados alcanzados respecto de la existencia de la
informacin necesaria y suficiente para ejecutar el examen.
2.3 Trminos de Referencia
La estructura de los TR sern planteados de acuerdo al modelo presentado en el Anexo
N 2de lapresente gua.
3. CONCLUSION
Se debe emitir una opinin sobre la potencialidad de alcanzar los objetivos generales
planteados en los TR, en base de los resultados obtenidos en el proceso de relevamiento de
informacin.
4. RECOMENDACIN
Este captulo debe contener recomendaciones relativas alaoportunidad de laejecucin del
examen (p.e. efectuarla inmediatamente o diferirlo hasta nueva fecha) u otra inferencia
relacionada con los resultados y laconclusin.
(Fecha de emisin)
(Nombre cargo yfirma de los responsables de laelaboracin yaprobacin del informe)
2
l
3. CONCLUSION
Se debe emitir una opinin sobre la potencialidad de alcanzar los objetivos generales
planteados en los TR, en base de los resultados obtenidos en el proceso de relevamiento de
informacin.
4. RECOMENDACIN
Este captulo debe contener recomendaciones relativas alaoportunidad de laejecucin del
examen (p.e. efectuarla inmediatamente o diferirlo hasta nueva fecha) u otra inferencia
relacionada con los resultados y laconclusin.
(Fecha de emisin)
(Nombre cargo yfirma de los responsables de laelaboracin yaprobacin del informe)
2
l
ANEXON5
MODELO DE PROGRAMA ESPECFICO
Objetivo especfico 1: .
N
D
Fecha Fecha
Horas r aud.
Inicio Trmino
1.1
Actividad 1
1.1.1
Tarea
1.1.2
Tarea
1.2
Actividad 2
1.2.1
Tarea
1.2.2 Tarea
Etc.
TOTAL
Objetivo especifico 2: .
N
D
Fecha Fecha
Horas /aud.
Inicio Trmino
2.1 Actividad 1
2.1.1 Tarea
2.1.2 Tarea
2.2 Actividad 2
2.2.1 Tarea
2.2.2 Tarea
TOTAL
Objetivo especijico n : .
N
D
Fecha Fecha
Horas raud:
Inicio Trmino
n.l
Actividad 1
n.l.1 Tarea
n.1.2 Tarea
n.2
Actividad 2
n.2.1 Tarea
n.2.2 Tarea
,
TOTAL
INSTRUCCIONES PARA LA UTILIZACIN DEL MODELO DE PAPEL DE
TRABAJO
PARA ELABORAR EL PROGRAMA ESPECFICO
"n" es el nmero de objetivos especficos planteados que estn asociados a la
programacin.
La casilla (NO) representa lanumeracin que debe tener cada uno de los procedimientos
que deben ser ejecutados para alcanzar los objetivos especficos propuestos. Se lo
escribe separndolo con puntos (ejemplo: 1.1.1). El primer dgito o nmero debe
coincidir con el nmero del objetivo planteado.
La casilla denominada "Actividades y tareas" contendr la descripcin de las
actividades y/o tareas que seprevn desarrollar.
La casilla "Responsable" debe contener el nombre o siglas del auditor gubernamental
encargado delarealizacin delatarea o procedimiento.
La casilla denominada "Horas / aud."se refiere al nmero total de horas que sern
empleadas por los auditores gubernamentales en el desarrollo de las tareas o
procedimientos. En el caso delas horas dedicadas alaauditora, an cuando setraten de
actividades o procedimientos simultneos, deben ser cuantificadas de forma ntegra
para conocer el nmero total de horas efectivamente utilizadas en cada etapa por parte
detodos los que participan en ella.
2
ANEXO N 6
MODELO DE
MEMORANDUM DE PLANIFICACION
1. Objetivos y alcances.
a) Objetivos Generales y Especficos del examen.
b) b. Alcance de la Evaluacin Tcnica.
i. Objeto del examen.
ii. Sujeto de la evaluacin.
iii. Disposiciones legales generales que sean aplicables.
iv. Tipo de auditoria (de ser indispensable).
v. Perodos considerados.
vi. Limitaciones
vii. Otras segn las NAG.
2. Metodologas, criterios y tcnicas de evaluacin.
a) Metodologias a ser aplicadas.
b) Criterios de evaluacin seleccionados.
e) Tcnicas de auditoria a ser empleadas.
3. Programa Especfico.
a) Actividades a desarrollar.
b) Procedimientos diseados para el logro de los objetivos del examen (deben reflejar,
de laforma ms clara posible, los propsitos particulares que se pretenden lograr de
cada actividad o procedimiento previsto).
c) Responsables del desarrollo de cada procedimiento.
4. Recursos necesarios.
a) Humanos.
b) Econmicos.
c) Materiales.
d) Tiempos estimados.
5. Aprobacin.
a) Nombres y firmas del encargado de la auditoria y del Gerente responsable.
f
ANEXO N 7
MODELO DE ESTRUC TURA DE HALLAZGOS
Condicin
C onstituye la situacin detectada por el auditor gubernamentales al efectuar el examen, la
misma que debe ser fielmente relatada; en un sentido ms amplio, lacondicin seconvierte
enuna revelacin de "lo que es", "lo que laoperacin examinada ha logrado", etc.,
Criterio
C onstituye la manifestacin de "lo que debe ser"en el contexto del desarrollo de las
operaciones que se examinan, segn consta en estndares, leyes, normas, procedimientos
internos, polticas, contratos, etc. Los criterios sirven para determinar el cumplimiento (a
travs de procesos comparativos), y/o posibilitan lautilizacin de parmetros e indicadores
cualitativos o cuantitativos que orientan las acciones del auditor gubernamental y facultan
el logro de los objetivos generales y especficos del examen.
En la medida de lo posible, los criterios deben ser seleccionados por el auditor
gubernamental, en base de su experiencia y conocimientos especializados; para ello, es
posible recurrir a la identificacin de parmetros de comparacin especficos, unidades de
medida, indicadores tcnicos, metas institucionales de la entidad sujeto de auditora,
normas tcnicas internacionalmente aceptadas, registros histricos de la operacin que se
audita, etc.
De cualquier manera, es fundamental tener presente que los criterios elegidos deben ser
razonables, verificables, relevantes (relacin directa con el objeto de auditora), vlidos
(consistentes con los hechos), y establecidos en funcin de las circunstancias reales que
rodean el desarrollo del objeto deauditora.
Efecto
C onstituye el resultado de la comparacin practicada entre "lo que es"o "lo que la
operacin ha logrado'"con respecto a "lo que debi ser"o "lo que se debi lograr". Es la
consecuencia de ladesviacin detectada por el auditor.
Causa
La causa es larevelacin de los motivos orazones del por qu seprodujo el efecto, la
situacin, debilidad o deficiencia detectada y quienes fueron los causantes de ladesviacin
detectada.
l
MODELO PARA LA ELABORAC ION DE
INFORMES DE EVALUAC IN TC NIC A
(entidad sujeta a la auditoriay
INFORME DE EV ALUAC ION TEC NIC A AL PROYEC TO
(Incluir el nombre del proyecto)
INFORME N (cdigo del informe)
1. ANTEC EDENTES
2. OBJ ETIVOS DE LA EVALUAC IN TC NIC A
2.1. ObjetivoGeneral
2.2. ObjetivosEspecficos
3. ALC ANC E DE LA EVALUAC IN TC NIC A
Sujeto de la Evaluacin
Objeto de la Evaluacin
Periodo Considerado
Fuente de Obtencin de Evidencia
Normas de Auditoria Gubernamental
Limitaciones a la Opinin Tcnica.
4. METODOLOGAS, C RITERIOS yTC NIC AS UTILIZADAS
Metodologa
Criterios empleados en la Evaluacin Tcnica
Tcnicas Utilizadas en la Evaluacin Tcnica
5. RESULTADOS
ANEXOS
ANEXON9
MODELO DE PAPEL DE TRABAJO PARA EL
ANLISIS DE DESCARGOS
Subttulo del primer resultado (hallazgo) dado en el Informe de Evaluacin Tcnica
Conclusin del informe de auditoria respecto del tema.
Conclusin del informe de evaluacin tcnica respecto al tema
(Nombre y funcin del involucrado,)
Descargos Evaluacin
El Sr. ... ... ... present mediante ... ... ... los
siguientes argumentos de descargo:
......... (transcripcin del primer argumento)
......... (Anlisis del primer
argumento)
........ (transcripcin de los siguientes ......... (Anlisis de los siguientes
argumentos enfilas separadas de la tabla de dos argumentos, por separado)
columnas)
El Sr. ... ... ... present en respaldo de sus
argumentos de descargo los siguientes
documentos:
........ (indicar el primero de sus documentos ......... (Descripcin sinttica y
de respaldo, segn el orden del listado, anlisis del primer documento de
identificndolo mediante su numeracin por respaldo)
folios o con los cdigos asignados en la
codificacin)
........ (indicar sucesivamente enfilas ......... (Descripcin sinttica y
separadas los siguientes documentos de anlisis de los siguientes documentos de
respaldo, segn el orden del listado, respaldo, por separado)
identificndolo de la misma forma
(Nombre y funcin del siguiente involucrado)
Descargos Evaluacin
(Aplicar desarrollo segn se muestra en el
cuadro anterior)
CONCLUSIN
(El auditor gubernamental redacta la conclusin en la que expondr las evidencias o
causas que motivan a ratificar, modificar o dejar sin efecto la conclusin establecida en el
Informe de Evaluacin Tcnica, respecto al resultado analizado.)
Seguidamente, y con similar forma de anlisis, proceder para los restantes resultados del
informe
ANEXO N10
MODELO DE INFORME DE ANLISIS DE DESC ARGOS
(Entidad sujeta a la auditoria)
INFORME DE ANLISIS DE DESC ARGOS
AL INFORME DE AUDITORIA ESPEC IAL N (cdigo del informe)
INFORME N(cdigodel informe)
1. ANTEC EDENTES
En este acpite del informe, sedeber hacer referencia alo siguiente:
Lacausa por el que seest realizando laevaluacin delos descargos (cumplimiento del
POA, asolicitud de otra Subcontralora o gerencias departamentales).
Descripcin de los puntos ms importantes referente a los hallazgos objeto de la
evaluacin.
2. PRESENTAC IN DE DESC ARGOS
C omo resultado de lapresentacin de documentos dedescargo y en aplicacin estricta dela
norma, se debe mencionar a todos los involucrados que fueron notificados para que
presenten sus descargos sobre puntos especficos.
El Auditor gubernamental deber registrar de manera ordenada toda la documentacin
presentada por cada uno de los involucrados.
3. EVALUAC IN DE DESC ARGOS
En este acpite se deber transcribir el contenido de los papeles de trabajo aprobados por el
supervisor, con la conclusin que corresponda conforme se indica en los puntos 2.4.2. y
2.4.3.
4. ANEXOS
De ser conveniente sepodr incluir en anexos, clculos o evidencia que sustente laopinin
del informe
FEC HA
Ing .
Nombre y cargo del responsable
delaelaboracin
Ing .
Nombre ycargo dequien aprob
ANEXO N 11
INTRODUCCION TEORICA A LOS PAPELES DE TRABAJO
1. DEFINICION DE PAPELES DE TRABAJO (prr)
Se trata de documentos cuyos propsitos son: sustentar los informes de auditora o. de
evaluacin especializada que se elaboran; evidenciar el trabajo que ha sido efectuado por
los auditores gubernamentales y el supervisor de auditora; y, facultar larevisin cualitativa
del control practicado, an por parte de personas que no tengan vinculacin con l. Deben
generarse durante el desarrollo de laevaluacin y prepararse de tal forma que, al tiempo de
constituir un compendio del trabajo realizado, permitan que el auditor gubernamental logre
formar, sustentar y emitir una opinin profesional o que seabstenga dehacerlo.
2. OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
o Demostrar que los auditores gubernamentales han ejecutado su trabajo de manera
planificada, ordenada y disciplinada.
o C onstituir testimonio sobre el trabajo de auditora realizado y respecto de las
conclusiones alcanzadas, de tal manera que se evidencie que el examen en cuestin
fue efectuado con el cuidado, diligencia y competencia profesional requeridos por
norma.
o Probar, a travs de la informacin contenida, el cumplimiento de las normas de
auditora gubernamental aplicadas ysustentar de esa manera, las recomendaciones y
las potenciales responsabilidades que podran establecerse posteriormente.
o Evidenciar laparticipacin del supervisor de auditora y facilitar sus tareas.
o Permitir la determinacin posterior de la efectividad y/o eficiencia que ha tenido el
diseo y laaplicacin de los programas de evaluacin tcnica preparados.
o Servir como elemento de juicio para evaluar el desempeo profesional de los
auditores gubernamentales en el contexto del desarrollo institucional.
3. CARACTERISTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
o C laridad: cualquier lector debe estar en condiciones de entender el contenido, los
propsitos, metodologas, procedimientos, alcance y/o conclusiones del trabajo
realizado y manifestado en el papel detrabajo (P/T).
o C oncisin: deben contener explicaciones esenciales y evitar incluir comentarios
demasiado extensos o superfluos, no debe insertarse informacin incompleta ya que .
ella puede dificultar las labores de la supervisin, motivar confusin entre los
auditores gubernamentales o permitir el arribo a conclusiones equivocadas o
1Gua del Control Gubernamental Externo de Proyectos de Inversin Pblica
If
parciales; debeprevenirse adems quelos papeles detrabajo seconviertan enuna
simpletranscripcindedatos.
e Pertinencia: debenincluir informacinquecorrespondaalosasuntosexaminados; la
evidencia que se obtenga y que se incorpore al papel de trabajo tiene que ser
relevante, competente y suficiente, de manera que pueda constituirse en el
fundamentonecesarioparalaformacindeunaopininprofesional y, enel respaldo
de las conclusiones y recomendaciones que se generarn a consecuencia de la
intervencindel auditor gubernamental.
e Objetividad: deben reflejar todos los asuntos relacionados con la evaluacin, tal y
como stos se hayan desarrollado en la realidad, es decir, sin incluir opiniones
personales que pudieran distorsionarlos, excepto cuando ellas se traten dejuicios
profesionales debidamente sustentados. Tienen que demostrar adems, que el
trabajo de auditora ha incluido un estudio razonable de todas las cuestiones y/o
temas importantes tratados durantesu desarrollo, seaque sobre ellos seemitauna
opininono.
e Lgica: deben elaborarse de manera sensata y siguiendo una secuencia racional
entrelos objetivos planteados, loshechos analizados, los procedimientos aplicados,
laevidenciaobteniday, losresultadosalcanzados.
e Orden: deben permitir su manejo y revisin, para ello tienen que estar codificados
deformaconcatenada, estar relacionadosentres, y ser archivados organizadamente
(atravsdel usodelegajosendices).
e Plenitud: deben incluir datos queposibilitenal lector unacomprensin completade
la informacin contenida en l. C uando corresponda, pueden incluirse elementos
como:
Datos relativos a la identificacin de la unidad que practica el examen, la
denominacinnominal y numricaquehasidoasignadaalareferidaevaluacin
y queconstaenel formulariodeiniciooFl y, el nombredelaentidadsujetode
laevaluacin.
Ttulodel papel detrabajoencuestin.
Propsitosyalcancesdel procedimientoaplicado.
Descripcindel trabajo realizado y delos resultados obtenidos; debeincluir, en
caso de haberlas, una aclaracin de las marcas de auditora que hayan sido
utilizadas.
Fuentesdeinformacinempleadas.
Referencias con otros papeles que contengan informacin vinculada y con la
tareacorrespondienteprevistaenlosdiversosprogramasdeevaluacintcnica.
C onclusinsobreel trabajorealizadopor el auditor gubernamental.
Identificacin de auditores gubernamentales y niveles de supervisin que
participen, as comolasfechasenquelosP/T seprepararony/orevisaron.
2
4. GENERACION DE PAPELES DE TRABAJO
El tema acontinuacin serelaciona con aquellos papeles de trabajo que se generan durante
la ejecucin de las tareas del auditor gubernamental en el transcurso de toda evaluacin
especializada, incluidas aquellas actividades consideradas como previas. Respecto de estos
documentos, es preciso anotar que ellos seencuentran clasificados as:
a. Durante las actividades previas a la evaluacin tcnica
En este grupo se encuentran los formularios de inicio y, en caso de ser necesario, los
formularios ampliatorios que deben "abrirse" tanto para el relevamiento de informacin
como para el inicio de laevaluacin.
Adicionalmente, se deben incluir los formularios de designacin de funciones destinados a
los auditores gubernamentales para integrar las comisiones de auditora, y otros
documentos que pudieran ser generados en atencin a disposiciones administrativas
internas delaC GR.
Por otra parte, deben integrarse a este conjunto de documentos, aquellos que se generan
como resultado de las tareas asociadas al relevamiento de informacin, las cuales se las
puede clasificar en: acciones previas (anlisis de solicitud de apoyo y envo de cartas de
solicitud de informacin); acciones de aplicacin del programa de relevamiento respectivo;
y, acciones tendientes a comunicar los resultados obtenidos en este proceso (informe de
relevamiento ).
Por ltimo, en este grupo de papeles de trabajo se debe incluir el documento que sirve de
gua al auditor gubernamentales durante la fase de planificacin, el cual es conocido como
Programa General de Evaluacin Tcnica, y cuyo principal propsito, desde el punto de
vista administrativo, es permitir laapertura del formulario de inicio de laevaluacin.
b. Durante la fase de planificacin
Los papeles de trabajo que se generan en esta fase son el resultado de la aplicacin de cada
una de las actividades y tareas secuenciales previstas para esta fase, las cuales constan en el
referido Programa General de Evaluacin Tcnica y estn relacionadas con aspectos como:
o anlisis de lainformacin disponible;
o identificacin de operaciones relevantes;
o evaluacin de riesgos de auditora (deteccin de reas crticas);
o definicin de objetivos especficos deauditora;
o seleccin de metodologas, tcnicas y criterios a ser utilizados en el trabajo de
campo.
o elaboracin del Memorndum dePlanificacin de Evaluacin Tcnica.
c. Durante la fase de ejecucin del examen o trabajo de campo
En el transcurso de esta fase seobtienen y/o confirman, atravs de laaplicacin de tcnicas
y procedimientos previamente programados, evidencia y elementos de juicio vlidos y
suficientes para respaldar el informe que se emita; por ello, los papeles de trabajo que se
generen deben contener, al menos, lo siguiente:
a) Registro de las tcnicas y procedimientos aplicados y de los resultados obtenidos
Aparte del programa especfico de evaluacin tcnica, el cual constituye testimonio de los
procedimientos que se prev sern utilizados, es necesario elaborar P/T adicionales
relativos a otras acciones que pudieran desarrollarse en el transcurso del trabajo de campo,
las mismas que deben cumplir dos requisitos bsicos: tener ntima relacin con los
objetivos especficos definidos; y, contar con laaprobacin previa de quien corresponda.
4
Los papeles de trabajo generados en esta fase deben contener datos que permitan conocer y
comprender en qu ha consistido el anlisis de lainformacin y la obtencin de evidencia;
es decir, qu metodologas, criterios y tcnicas han sido empleadas para la determinacin
de resultados y, cules son las opiniones y los juicios relevantes a los que llega el auditor
gubernamental.
b) Registro de las tareas de supervisin y evaluacin de los papeles de trabajo
La revisin de los P/T debe practicarse conforme avanza la evaluacin, convirtindose de
esta forma en una verificacin continua de los documentos generados, tanto en sus aspectos
formales como sustanciales, situacin que permite descubrir, mientras los auditores
gubernamentales permanecen en las oficinas del sujeto de examen, cualquier insuficiencia,
invalidez o irrelevancia de las evidencias reunidas, as como, facilitar la deteccin de
omisiones o errores durante laaplicacin del programa de evaluacin trazado.
C abe citar que es deseable que en los papeles detrabajo consten las labores derevisin que
deban efectuar los auditores gubernamentales, el supervisor, el gerente y/o el subcontralor.
Esta constancia puede demostrarse a travs de los siguientes mecanismos: marcas de
auditora; comentarios y sugerencias en los propios papeles; rbrica de aprobacin en
ndices, cdigos y marcas; comunicaciones internas preparadas con ese fin; etc.
Para efectos prcticos, y como una manera de identificar las tareas de supervisin y
revisin que se hayan realizado, suele asignarse a cada nivel jerrquico el uso de un color
de tinta caracterstico que permita visualizar el grado de participacin directa de cada uno
de los responsables durante la evaluacin de PIT. Partiendo de lapremisa de que el registro
ser preparado en color negro, los niveles de revisin pueden usar los siguientes colores:
verde para los auditores -evaluado res encargados del examen, azul para los supervisores y
rojo para el gerente y/o el subcontralor responsables.
d. Durante la fase de comunicacin de resultados
En el desarrollo de esta fase se difunden los juicios, comentarios, conclusiones y
recomendaciones resultantes de la evaluacin efectuada y, se reciben documentos que
contienen opiniones y criterios emitidos por parte de los responsables de las reas sujetas a
examen.
Respecto de las acciones cumplidas en el transcurso de la comunicacin de resultados, es
preciso dejar constancia de ellas en los correspondientes papeles de trabajo, de manera que
seaposible conocer:
o identificacin de las personas notificadas para el conocimiento de los resultados;
o actas firmadas que den fede lo actuado (casos en que ello seaprocedente);
o mecanismos empleados para dicho proceso de difusin (reuniones de trabajo,
conferencias, cartas de envo, etc.);
o resumen de los comentarios pertinentes esgrimidos con posterioridad por parte de
los responsables de las reas asociadas con el objeto deevaluacin;
o carta de aceptacin de las recomendaciones emitidas y el correspondiente
cronograma para su implantacin (cuando seaprocedente);
o testimonio de las consecuencias generadas a partir de la comunicacin de
resultados;
o documentos relativos al trmite administrativo interno efectuado por parte de los
auditores gubernamentales ypor otros niveles jerrquicos;
o copia del informe final emitido por laC ontralora General del Estado.
o otros quepudieran ser pertinentes.
5. MARCAS DE AUDITORIA
Son smbolos particulares que pueden ser usados tanto por los auditores gubernamentales
como por los respectivos niveles de supervisin; su finalidad consiste en indicar, demanera
sucinta, laaplicacin de una determinada tarea o tcnica de auditora. Es importante sealar
que estas marcas no'tienen significado por s mismas y por ende, siempre que aparezcan
deben ser explicadas.
En cualquier caso, es conveniente llegar aestablecer una convencin de signos que permita
su normalizacin, lo que es ventajoso desde el punto de vista en el cual todos los usuarios
interpretarn de manera idntica einequvoca el significado de un determinado smbolo; es
necesario adems, tomar en cuenta que las marcas en cuestin pueden ser signos
geomtricos o aritmticos, letras, nmeros, colores, etc. Entre las ventajas del uso de
marcas pueden citarse las siguientes:
sepueden escribir rpidamente, 10cual implica ahorro detiempo;
eliminan lanecesidad de aclaraciones extensas;
evitan repetir explicaciones similares y detalladas en diferentes papeles de trabajo; y,
facilitan larevisin einterpretacin delos documentos detrabajo.
En todo caso, para su empleo deben tenerse presente los siguientes aspectos:
e deben ser escritas en el margen derecho del dato que ha sido revisado;
e no sedebe utilizar una misma marca para representar asuntos diferentes;
e no se deben colocar marcas en los documentos originales de los entes sujetos a
examen;
e el significado de lamarca debe ser anotado en forma clara y concisa en laparte inferior
del P/T, siempre que ella sea nueva , en un papel especfico preparado con antelacin,
cuando setrate de marcas predefinidas para cada evaluacin;
e debe evitarse recargar el papel con el uso excesivo de marcas, ya que ello crea
confusin y dificulta su revisin;
e para marcar un conjunto de datos y evitar la repeticin del smbolo en cada uno de
ellos, puede ser conveniente utilizar "llaves"que los engloben;
e no se debe emplear marcas antes de haber finalizado el procedimiento o tcnica de
revisin a que se refiere; una interrupcin temporal de la actividad en cuestin puede
dar lugar a que no se cumpla con dicho trabajo y sin embargo la marca indicar
errneamente que sehaterminado con l.
Es relevante citar que la convencin de smbolos que se adopte tiene que ser, ante todo,
sencilla; es recomendable adems que conforme transcurra el tiempo, los signos usados se
vayan estandarizando para todas las actividades que estn a cargo de la Subcontralora de
Servicios Tcnicos.
Por otra parte, es importante notar que las citadas marcas tienen que ser escritas de manera
obligatoria en un color distinto al usado en laelaboracin del papel de trabajo. A manera de
ejemplo seprev el empleo de seales como:
~ (va a);
~ (viene de);
(incluya comentarios aclaratorios al final de lapgina);
* (revise comentarios insertados al final de lapgina).
Finalmente, es fundamental advertir que si bien es conveniente el uso de marcas, no puede
soslayarse latrascendencia que tienen las observaciones detalladas que pueden escribirse de
manera complementaria, ya sea en otros P/T, directamente sobre el papel de trabajo en
6
cuestin; estas notas en muchas ocasiones superan la funcin de las marcas ya que pueden
dejar en claro opiniones einstrucciones muy concretas.
6. PLANIFICACION, DISEO y PREPARACION DE PIT
Aunque no es una tarea comn, la planificacin y diseo de P/T es una labor cuya
realizacin implica grandes ventajas y demuestra elevados niveles de profesionalismo por
parte del auditor gubernamentales a cargo; por ello, la generacin de papeles que cumplan
con su cometido requiere una planificacin minuciosa durante el desarrollo de la
evaluacin, metodologa a travs de la cual, puede mejorarse la calidad de los papeles de
trabajo y selogra adems un ahorro significativo detiempo.
Es fundamental advertir que la citada planificacin debe efectuarse en funcin del
programa de evaluacin tcnica presentado, y del tipo de examen que se vaya a practicar,
motivos por los cuales es imprescindible que los auditores gubernamentales conozcan a
fondo los objetivos especficos perseguidos, revisen P/T preexistentes (otros exmenes
similares); y puedan, en base de esos parmetros, preparar con idoneidad formatos que le
sean tiles.
Por otra parte, y considerando que no es posible disear papeles de trabajo estndar para
salvar todas las situaciones posibles, es necesario que el auditor gubernamentales posea la
capacidad de crear nuevos papeles o modificar los existentes para adaptarse a las diversas
circunstancias segn stas se vayan presentando, siendo importante por ello, tener presente
ciertos aspectos fundamentales si sequiere contribuir alaeficacia y efectividad de su labor;
entre las consideraciones atomar en cuenta estn:
D es deseable que se propenda a la utilizacin de medios informticos para la
planificacin, preparacin y archivo deP/T;
D el criterio aseguir durante lageneracin deP/T es el de la"utilidad mxima", por lo
tanto, ellos deben ser completos, concisos, objetivos y "transparentes", no presentar
datos extraos; y, estar organizados, codificados y referenciados meticulosa e
idneamente;
D deben revisarse las descripciones y comentarios narrativo s para asegurarse que son
correctos y que no hay palabras onombres mal escritos.
D su forma y contenido debe establecerse de manera que una persona razonable,
aunque no conozca del trabajo deauditora realizado, pueda entenderlo;
D deben tener un aspecto pulcro, es decir, escritura clara y evidencia de haber sido
preparados ordenadamente.
D debe usarse una sola cara del papel.
7 J
7. DEFIC IENC IAS TIPIC AS ENLA GENERAC IONDE prr
A continuacin se enuncian una serie de defectos en los que usualmente se incurre durante
lapreparacin depapeles detrabajo:
o papeles sin codificar o mal codificados;
o papeles mal referenciados;
o inclusin de comentarios confusos y/o excesivos;
o insercin de fotocopias ilegibles, irrelevantes o, que siendo necesano, no estn
1egalizadas;
o documentos preparados por terceros y que siendo tiles para sustentar los informes,
no contienen ninguna evidencia del trabajo de auditora realizado;
o papeles recargados demarcas o con marcas inexplicadas;
o empleo de marcas confusas;
o imposibilidad de identificar al autor y/o supervisor del documento.
8. REC OMENDAC IONES PARA EVITAR DEFIC IENC IAS EN LOS PAPELES
DETRABAJ O
Las pautas que se indican a continuacin tienen el propsito de ayudar a los auditores
gubernamentales en lapreparacin adecuada depapeles detrabajo; entre otras:
explicar todas las marcas y sistemas de codificacin empleados;
mantener al da los P/T, o sea, organizarlos y archivarlos de manera cotidiana;
tomar en cuenta, durante el proceso de correccin y complementacin de P/T, todas las
observaciones que sean efectuadas por el supervisor y/o revisor denivel superior;
dotar alos legajos detodos los ndices que sean necesarios;
incluir en los papeles de trabajo nicamente informacin que sea relevante;
manejar responsablemente la informacin generada en el transcurso del examen.
9. SISTEMA DE ARC mVO, C ODIFIC AC ION y REFERENC IAC ION DE prr
a. GENERALIDADES
Es muy importante tener presente que desde el punto de vista de la calidad profesional que
debe poseer cualquier labor emprendida por la C ontralora General del Estado, es
imprescindible que los papeles de trabajo cuenten con un sistema adecuado de archivo,
identificacin y referenciacin, el mismo que debe ser secuencial, organizado y ante todo
prctico.
Para los fines de la presente gua, se denomina "codificacin" al sistema de identificacin
alfanumrico que debe ser utilizado con la finalidad de reconocer cada uno de los
8
documentos que sevan generando y depoder utilizarlos de manera sencilla y eficiente. Por
su parte, se denomina "referenciacin" al mtodo empleado para vincular documentos, ya
sean estos, papeles detrabajo entre s opapeles detrabajo con fuentes de informacin.
Todos los papeles que se generen en el transcurso de la evaluacin, tanto los catalogados
como borradores como aquellos con los cuales exista total conformidad por parte de las
instancias de revisin, deben ser codificados de manera que permitan su organizacin y
posterior archivo en los legajos respectivos, los cuales no son ms que conjuntos depapeles
de trabajo conformados en funcin de su uso o de la fase de la evaluacin tcnica a la que
correspondan y cuya finalidad es permitir su conservacin demanera ordenada.
b. SISTEMADE ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJ0
2
i. Legajo de relevamiento
Se trata de un legajo que debe ser utilizado cuando esta actividad previa al proceso de la
evaluacin tcnica se lleva a efecto, debiendo contener por lo tanto, toda aquella
documentacin que se genere durante el desarrollo desta y de las otras acciones previas.
Entre otros documentos puede contener:
C artas de solicitud de informacin enviadas.
Formularios adjuntos acartas de solicitud de informacin.
Programa derelevamiento.
Memorndum de designacin de funciones para los auditores gubernamentales.
Papeles explicativos de las marcas deauditora utilizadas
Sistema de codificacin utilizado.
C uestionarios, actas, etc., generados por el auditor.
Informe de relevamiento.
Programa General de Evaluacin Tcnica.
ndice del legajo.
ii. Legajo permanente
Debe contener informacin susceptible de ser consultada continuamente, motivo por el
cual, es deseable generar y mantener un sistema de archivo que sea capaz de proporcionar
datos tiles en todas las fases del examen y/o en futuras evaluaciones vinculadas que se
pudieran llevar aefecto; debe incluir, entre otros, informacin relativa a:
2 Aparte de las consideraciones sealadas en este acpite, es necesario tener presente los aspectos
referidos a la seguridad y responsabilidad de la custodia de papeles de trabajo de auditoria.
Legislacin relacionada con la creacin y actividades del ente a cargo de la operacin,
sistema, proceso, proyecto o programa examinado, as como otras leyes y reglamentos
aplicables.
Organigrama funcional del ente sujeto de examen (actual y vigente en el perodo
evaluado).
Manuales defunciones de laentidad (actuales y los vigentes en el perodo examinado).
C onvenios de financiamiento deprogramas o proyectos considerados.
C ontratos especficos relacionados con laetapa, fase o proyecto considerado.
ndice del legajo.
Es fundamental tener presente que todos los documentos recopilados por el auditor
gubernamental, deben estar sujetos en primera instancia a una accin ordenada de
recepcin que incluya la constatacin de su "plenitud cuantitativa", es decir que se
verifique, desde el punto de vista del nmero de fojas tiles manifestado por parte de quin
lo remite, que ste se halle completo; debe verificarse adems que conste el nmero
correspondiente en cada hoja' (esto ltimo deconsiderrselo prctico).
En caso de que los auditores gubernamentales sean quienes realicen esta numeracin, se
recomienda que, en el extremo inferior derecho del documento y utilizando un color de
tinta diferente al del texto, empleen el mtodo que seenuncia acontinuacin:
iii. Legajo de programacin
Debe contener toda aquella informacin relativa ala fase deplanificacin de la evaluacin,
tcnica motivo por el cual se constituye en una valiosa herramienta que permite a los
auditores gubernamentales conocer las estrategias, objetivos, tcnicas y procedimientos
definidos con el propsito de aplicarlos posteriormente. Entre otros puede contener
documentos tales como:
Formulario deinicio de laevaluacin tcnica.
Memorndum de designacin defunciones para los auditores gubernamentales.
C artas de solicitud de informacin, internas y externas, que se enven durante esta fase
(modelo N 8 del anexo 5/.
Documento explicativo de las marcas adicionales deauditora utilizadas.
Sistema decodificacin utilizado.
C uestionarios, actas, comunicaciones, tablas, grficos, textos y otros papeles generados
por el auditor gubernamental.
Formulario de ampliacin deplazo de laevaluacin (cuando sea necesario).
Programa Especfico de Evaluacin Tcnica.
Memorndum dePlanificacin de laEvaluacin Tcnica.
ndice del legajo.
3 En un contrato que tenga 27 hojas, ellas debern estar numeradas as: 1de 27, 2de 27, etc.
1 0
iv. Legajo corriente
En l se conservar toda la documentacin generada durante el trabaj o de campo y la
comunicacin deresultados del examen, y estar referida a:
documentos vinculados con el objeto de la evaluacin y desarrollados por parte del
personal de laentidad en atencin al pedido delos auditores gubernamentales;
documentacin recopilada por los auditores gubernamentales y que provenga de los
archivos deterceras personas;
papeles elaborados por los auditores gubernamentales; fotografas, videos o reportes
impresos enmedios magnticos; etc.
Especficamente puede tratarse de:
a) Durante la ejecucin del examen o trabajo de campo
C artas de solicitud deinformacin enviadas durante esta fase.
Documento que explique marcas deauditora adicionales.
Papeles que contengan muestras seleccionadas.
Actas dereunin, medicin o constatacin.
C uestionarios, tablas, grficos, textos, etc., preparados por los auditores gubernamentales.
Papeles generados sobre documentos deterceros.
Mapas, planos, informes de laboratorio u otros documentos preparados por terceros
(originales o copias).
Reportes de clima generados en el Servicio Nacional deMeteorologa.
C onsultas legales o especializadas tramitadas al interior de laC GE.
Documentos que contengan el desarrollo de los hallazgos
Hoja de supervisin detrabajos.
Indice del legajo.
b) Durante la comunicacin de resultados
Borradores de informes tcnicos generados por los auditores gubernamentales.
Resultados de las acciones de coordinacin mantenidas con las unidades administrativas
solicitantes de los apoyos.
Informe tcnico final.
Actas dereuniones efectuadas para difundir informes.
C omentarios posteriores de los responsables delas reas sujetas aexamen.
Hoja de supervisin de trabajos.
11 }
v. Legajoderesumen
Su propsito es formar un compendio de la informacin significativa que se encuentra
archivada en otros legajos y que permita, a cualquier otra persona interesada, tener una
visin global respecto de los resultados del examen, comprobar el cumplimiento de las
normas de auditora gubernamental y conocer de forma sinttica los principales hallazgos
que conforman laesencia de los informes.
Para no duplicar documentacin que pudiera estar archivada en otros legajos, puede ser
recomendable incluir resmenes concisos de los hechos que requieran atencin especial,
indicando lareferencia de los papeles detrabajo utilizados como base.
Es recomendable que este legajo contenga lasiguiente documentacin:
Indice general de los diversos legajos.
C ontrol de comunicaciones enviadas y recibidas durante el desarrollo de laevaluacin
C opias de los informes tcnico y de auditora (emitidos por las unidades solicitantes)
firmados por las autoridades respectivos.
ndice del legajo.
c. C ODIFIC AC ION E INFORMAC IN C ONTENIDA EN LOS rff
Respecto de lainformacin contenida en los papeles de trabajo que conforman los diversos
legajos, conviene anotar que para obtener su mayor utilidad, es necesario incluir datos
como los que seenuncian en los acpites siguientes.
i. Membretegeneral dereconocimiento
Incorpora el nombre de la subcontralora y gerencia que presta el apoyo tcnico o que
genera los papeles de trabajo; la designacin institucional de la evaluacin (nombre y
nmero incluidos en los formularios de inicio); y, el nombre del ente sujeto aexamen.
Ejemplo:
Subcontraloria de Servicios Tcnicos
Gerencia de ...
Auditoria al Proyecto de Electrificacin Rural xyx
Nombre de entidad sujeto a auditoria
Debe colocarse en todos aquellos papeles preparados por el auditor, excepto en los de tipo
administrativo como formularios de inicio, de solicitud de viticos, etc.; y, tampoco en
informes tcnicos emitidos, cartas originales remitidas interna o externamente, etc.
1 2
ii. C digo deidentificacin del papel detrabajo
a) C uandosetratedepapeles relacionadosconloslegajosderelevamiento, programacin
ocorriente, deberadoptarseel mecanismosiguiente:
V -P -C ij. k / n
La identificacin del legajo en el cual deben archivarse los documentos se atiene a las
siguientesreglas:
Se emplea la letra (V) en el caso de tratarse de documentos referidos al proceso de
relevamiento (cuando por motivos excepcionales el relevamiento se realice como una
actividadincorporadaalafasedeplanificacindelaevaluacin, seusarlaletraP).
Se utiliza la letra (P) en el caso de tratarse de documentos que correspondan ser
archivadosenel legajodeprogramacin.
Seusalaletra(C ) enel evento dereferirseaundocumentoquecorrespondaser ubicado
enel legajocorriente.
La parte numrica del cdigo que se halla separada por puntos, y cuyos dgitos estn
representados por las letras "i.j.k", identifica la tarea del plan o programa que se est
desarrollando, en tanto que el nmero ubicado a continuacin de la lnea inclinada y
representado por la letra "n", indica el orden secuencial del papel en el contexto del
desarrolloespecficodelacitadatarea. El cdigodebeubicarseenlapartesuperior derecha
y ser escritoencolor rojo.
C omoexcepcindeestesistemadecodificacinesposiblemencionar el casode:
- Otros documentos vinculados con la evaluacin, cuya generacin no obedece al
cumplimiento o desarrollo de una tarea preestablecida.
En ellos es suficiente colocar la letra que identifica el legajo donde se lo archivar y
emplear el nmero "O.O.i/ n", cuya parte separada por puntos permite reconocer que se
trata de un P/T generado independientemente de los planes o programas aprobados, y cuyo
tercer digito, representado por la letra (i), faculta la colocacin de un nmero que
distingue a los distintos tipos de documentos que conforman este grupo.
Ejemplo:
Un primer "documento" de este tipo, generado durante el relevamiento de informacin, y
que posee dos hojas, usar los cdigos V - 0.0.111Y V - 0.0.112.
Un segundo "documento" de este tipo, generado en el transcurso del relevamiento de
informacin, y que posea "n" hojas, emplear los cdigos V-O. 0.2/1 al V-O. 0.2/n,
inclusive.
b) C uandosetratedepapeles detrabajo relacionados conel legajo permanenteo el legajo
deresumen, deberadoptarseel mecanismosiguiente:
13}
E Rj / n
La identificacin del legajo en el cual debe archivarse el documento en cuestin viene dado
por la letra (E) en el caso de que se trate de un papel de trabajo correspondiente al legajo
permanente, (R) si setrata deun documento que deba incluirse en el legajo deresumen.
El primer dgito de la parte numrica del cdigo, representado por la letra 0), permite
diferenciar los distintos papeles que pueden conformar estos archivos y agrupados de
manera separada; as por ejemplo, dentro del legajo de resumen los nmeros antes de la
lnea inclinada pueden identificar alos diversos documentos de la siguiente manera:
G = 1) Indice general delegajos.
G =2) Notas dereuniones con gerente acargo del examen.
G =3) C ontrol de comunicaciones cursadas.
G =n) ....etctera.
El nmero colocado luego de la lnea inclinada, representada por la letra "n" seala el
orden secuencial de cada papel en el contexto del grupo respectivo, es decir se inicia la
cuenta en 1ehipotticamente no existe fin.
Ejemplo:
Existen "n" hojas que constituyen ellndice General de los Legajos; entonces, si el auditor
gubernamental ha decidido que este ndice sea la "primera clase de documento" que ser
tomado en cuenta en el legajo de resumen, los cdigos a usar en estos papeles son:
R - 111, R -112 , ..., R - 11n.
iii. Ttulo del papel detrabajo
Est directamente relacionado con la tarea que se desarrolla o, eventualmente, con un
propsito especfico complementario que sepretenda alcanzar para ese paso del programa;
debe ser escrito obligatoriamente en la parte central superior del primer papel relativo al
desarrollo de cada tarea.
Anlisis delainformacin generada por el fiscal del proyecto
El ttulo debe colocarse en todos aquellos papeles que sean preparados por el auditor
gubernamental, excepto en los de tipo administrativo como formularios de InIC IO,
formularios ampliatorios, formularios de solicitud depasajes y viticos, etc.
14
Revisado por: PMC - 14/09/00 a 15/09/00
Supervisado por: J NJ - 16/09/00
Autor original: Arq. J aime Mena
Ente: C ONNAL
Fecha entrega: 01108/99
La identificacin de los "autores" debe colocarse en todos los papeles generados en el
transcurso de la evaluacin y ubicarse en su parte inferior izquierda; en el caso de los P/T
del legajo permanente, debe procederse as siempre que ello sea necesario y posible.
C uando el documento haya sido elaborado utilizando procesadores de palabras u hojas
electrnicas, es deseable que se indique el nombre del FILE y la ruta de acceso respectiva,
lo cual permite ubicar el texto, tabla de datos, grfico, etc., en el respaldo magntico
correspondiente (floppy disk, disco duro o disco compacto) .
vi. C ontenidodel papel detrabajo
Puede considerar (segn sea necesario):
explicacin del propsito de laelaboracin del papel (escueta pero contundente);
descripcin concisa del trabajo de auditora realizado y delos resultados obtenidos;
mtodo demuestreo empleado;
opiniones y/o comentarios resultantes del trabajo de auditora efectuado;
identificacin del perodo examinado.
Esta informacin debe colocarse en todos aquellos papeles preparados por los auditores
gubernamentales, excepto en los de tipo estrictamente administrativo como formularios
deinicio, ampliatorio s, de solicitud de viticos y pasajes, etc., y tampoco en versiones
"[males"de informes, originales de cartas remitidas interna o externamente y otros. C aso
especial es el de aquellos papeles que se generan al efectuar anlisis de las fuentes de
informacin utilizadas, y en los cuales tienen que sealarse obligatoriamente los elementos
del contenido que sean pertinentes y necesarios.
10. SEGURIDAD Y RESPONSABILIDAD DE LA C USTODIA DE LOS PIT
a. PolticadelaC ontralora General del Estado
Es poltica de la C ontralora General del Estado que los papeles de trabajo, como
documentos que respaldan las actividades realizadas y el informe emitido, son de su
propiedad, por este motivo, ella es la responsable de su custodia y conservacin, debiendo
complementariamente, facilitar su consulta, y evitar su sustraccin o uso indebido.
Sin embargo de lo anotado, dicha pertenencia est sujeta a las limitaciones impuestas por
las normas legales vigentes sobre la documentacin de las instituciones pblicas, las
mismas que han sido establecidas con el propsito de prevenir la revelacin indebida de
16
informacin que pudiera perjudicar los intereses del Estado y/o los derechos de las
personas.
b. C onservaciny proteccin
El tiempo de conservacin de los papeles de trabajo es un aspecto que est ntimamente
relacionado con las disposiciones legales que sehallan vigentes; as tenemos que:
-Tratndose de papeles de trabajo relacionados con evaluaciones en las cuales no se
establezcan responsabilidades civiles o penales definidos por la Ley N 1178, ellos deben
ser conservados un mnimo de 5 aos (plazo establecido por el Art. 1507 del C digo C ivil
para laprescripcin comn de los derechos patrimoniales).
- En el caso de papeles de trabajo vinculados con exmenes que involucren el
establecimiento de responsabilidades, ellos debern conservarse un mnimo de 10 aos
(plazo determinado por el Art. 40 de la Ley N 1178 para la prescripcin de las acciones
legales respectivas).
c. Proteccindelospapelesdetrabajo
Estos documentos tienen que ser protegidos con lafinalidad de que slo tengan acceso a.
ellos personas autorizadas y que seevite su destruccin, sustraccin o uso indebido; para
tales efectos debern mantenerse las siguientes medidas:
-Durante el desarrollo de las evaluaciones, los P/T deben estar siempre bajo control de los
auditores gubernamentales, los cuales tienen que asegurarse que los papeles no queden
expuestos al acceso de personas extraas o no autorizadas. Especial atencin setendr con
borradores deinformes, documentos internos confidenciales, etc.
-Mientras los auditores gubernamentales se encuentren en las oficinas de la institucin
sujeta a examen, los P/T debern ser mantenidos en un lugar al cual slo ellos tengan
acceso; en caso contrario deber disponerse deun mueble con las debidas seguridades.
-Los papeles de trabajo que se utilicen en las oficinas de la C GR deben ser mantenidos
bajo llave o, en su defecto, devueltos al archivo al trmino de cadajornada.
-En caso de viaje, y a menos que ellos sean muy voluminosos, los P/T debern ser
transportados personalmente por los auditores gubernamentales; de no ser eso posible, se
deber estar atento asu embarque y recepcin.
-C ada oficina debe contar con un lugar adecuado para archivar papeles de trabajo que no
sean utilizados, el acceso a ese sitio debe ser controlado por personal designado para su
1 7 )
custodia y control, quienes debern llevar un registro de los documentos almacenados yde
los retiros y devoluciones efectuadas.
-Una vez emitidos los informes, los papeles de trabajo deben ser remitidos a la Unidad
Funcional que requiri el apoyo especializado.
d. C onfdencialidad de los papeles de trabajo
Si bien los papeles de trabajo, conjuntamente con los informes emitidos por la C ontralora
General del Estado, se convierten en documentos pblicos, su carcter confidencial radica
en el hecho. de que su contenido no puede ser divulgado o transmitido bajo ningn
concepto, en tanto el informe respectivo no haya sido publicado y difundido, o mientras el
correspondiente proceso de aclaracin no haya concluido satisfactoriamente.
e. Acceso a los papeles de trabajo
En atencin al principio de transparencia con el cual debe ser encarado el control
gubernamental, toda documentacin que sustente los informes emitidos son papeles de
dominio pblico, es decir, toda persona que acredite un legtimo inters puede tener acceso
aconsulta o revisin de lamisma.
Sern los ejecutivos responsables de las evaluaciones practicadas quienes definan el tipo de
informacin o documentacin que se pondr a disposicin en cada caso especfico,
teniendo en cuenta adems una serie de consideraciones, limitaciones y procedimientos
administrativos particulares.
Las personas que pueden tener acceso alos papeles detrabajo, son:
Firmas privadas de auditoria o profesionales independientes con contratos de auditoria
externa gubernamental.
Servidores pblicos responsables de las reas examinadas y/o funcionarios de las
entidades que hay;ansido auditadas.
Auditores internos de las instituciones sujetas a evaluacin o Servidores de la C GR no
vinculados con laevaluacin alaque serefieren los PITo
Destinatarios "especiales" de los informes (miembros del C ongreso Nacional, Director
General de Impuestos Internos, Director General de Aduanas, etc.)
1 8

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