En la practica real, las 4 funciones fundamentales de la administracin estn de modo
entrelazadas e interrelacionadas, el desempeo de una funcin no cesa por completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situacin. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones ser quizs como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuacin de esto ejecutar y luego planear. La secuencia deber ser adecuada al objetivo especifico. Tpicamente el gerente se haya involucrado en muchos objetivos y estar en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la impresin de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente talvez esta actuando con todo propsito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor nfasis en ciertas funciones mas que en otras, dependiendo de la situacin individual. As como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en accin. La ejecucin efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no puede ejercerse en el vaci debe haber algo que controlar. En realidad, la planeacin esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con efectividad. Cada funcin fundamental de la admn.. afecta a las otras
PROCESO DE GESTIN INTEGRAL: Analizando a Robbins (1990) y Koontz & O`Donnell (1990), los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la gestin integral como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo nico. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeacin, organizacin, ejecucin y control. Constituyen el proceso de la administracin. Una expresin sumaria de estas funciones fundamentales de la gestin es: La planeacin para determinar los objetivos en los cursos de accin que van a seguirse, La organizacin para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias. La ejecucin por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo. El control de las actividades para que se conformen con los planes.
Planeacin: Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? Cundo y como se har? Cuales sern los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrn integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propsito de ver hacia delante. Las actividades importantes de planeacin son las siguientes: Aclarar, amplificar y determinar los objetivos; Pronosticar; Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo; Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos; Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo; Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo; Anticipar los posibles problemas futuros; Modificar los planes a la luz de los resultados del control. Organizacin. Despus de que la direccin y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, ser distribuir o sealar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participacin de cada miembro del grupo. Esta distribucin del trabajo esta guiado por la consideracin de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones fsicas disponibles. Estas actividades componentes estn agrupadas y asignadas de manera que un mnimo de gastos o un mximo de satisfaccin de los empleados se logre o que se alcance algn objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en l numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relacin con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa. Las actividades importantes de organizacin son las siguientes: Subdividir el trabajo en unidades operativas (dptos.); Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X dpto.); Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas; Aclarar los requisitos del puesto; Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado; Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la gestin; Proporcionar facilidades personales y otros recursos; Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control. Ejecucin. Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de planeacin y organizacin, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en accin est dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensacin a esto se le llama ejecucin. Las actividades importantes de la ejecucin son las siguientes: Poner en practica la filosofa de participacin por todos los afectados por la decisin; Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo; Motivar a los miembros; Comunicar con efectividad; Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial; Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho; Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo: Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control. Control. Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que s esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecucin exitosa de cada miembro no asegura que la empresa ser un xito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstculos inesperados y habrn de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una accin correctiva. Las actividades importantes de control son las siguientes: Comparar los resultados con los planes generales; Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo; Idear los medios efectivos para medir las operaciones; Comunicar cuales son los medios de medicin; Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones; Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias; Informar a los miembros responsables de las interpretaciones; Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
Interrelacin entre las funciones. En la practica real, las 4 funciones fundamentales de la administracin estn de modo entrelazadas e interrelacionadas, el desempeo de una funcin no cesa por completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situacin. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones ser quizs como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuacin de esto ejecutar y luego planear. La secuencia deber ser adecuada al objetivo especfico. Tpicamente el gerente se haya involucrado en muchos objetivos y estar en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la impresin de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente talvez esta actuando con todo propsito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor nfasis en ciertas funciones ms que en otras, dependiendo de la situacin individual. As como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en accin. La ejecucin efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no puede ejercerse en el vaci debe haber algo que controlar. En realidad, la planeacin esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con efectividad. Cada funcin fundamental de la gestin afecta a las otras y todas estn relacionadas para formar el proceso de gestin integral.
Baja comunicacin inter e intre departamentos: Esta situacin afecta negativamente a cualquier organizacin del mundo por el siguiente principio: Todos los individuos de una organizacin tiene las responsabilidad de Tomar decisiones. Estas decisiones deben ser de calidad en todos sus sentidos y un factor determinante en la calidad de estas decisiones es el grado de Comunicacin que exista a lo largo y ancho de la empresa. Premios y beneficios dados sin requerir el equivalente en productividad: Afecta negativamente pues se distorsiona el objetivo y los beneficios que podemos obtener de este tipo de programas. Debemos dejar bien establecidas las reglas para que un empleado se haga acreedor a un premio y por lo general estas reglas deben estar ligadas a impactar un indicador importante para la organizacin.
Ineficiencias en las Organizaciones: Este punto es obvio decir que daino para las organizaciones. Porque el principal objetivo de cualquier organizacin es generar UTILIDADES y si dentro de ellas encontramos ineficiencias su margen de utilidad se ver reducido.
Expansin Organizacional sin Planeacin: Una de las principales causas de la ventaja competitiva que tienen las empresas orientales vslas occidentales es precisamente el grado de planeacin que utilizan cada una de ellas. Mientras que los orientales dedican mucho tiempo a la Planeacin, lo que les da como resultado que el tiempo de ejecucin sea ms corto pues se les presentan menos situaciones imprevistas. Los occidentales tendemos a realizar lo contrario planeamos poco y ejecutamos rpido lo cual genera muchos problemas.
Poca Motivacin entre un nmero creciente de Trabajadores: El activo ms importante que tiene una organizacin es su gente, pues es la encargada de llevar a cabo todas las actividades necesarias para el buen funcionamiento de la empresa. La motivacin juega un rol importante en el desempeo de las personas, por lo cual debemos buscar diferentes programas o maneras de mantener en un buen nivel la motivacin de nuestros empleados de lo contrario ser negativo para la organizacin.
Incumplimiento en los Programas: Una organizacin que NO cumple los programas (de cualquier tipo) se encuentra en problemas y requiere de un anlisis detallado de sus operaciones para encontrar las reas de oportunidad que impiden el cumplimiento y estas deben ser atacadas de inmediato. Este punto tambin afecta negativamente a cualquierorganizacin.
Conflictos Humanos no Resueltos: Este punto puede ser la causa de muchos males en una empresa. Pues como ya se haba mencionado el recurso humano es el que opera la organizacin por lo cual no deben quedar conflictos sin resolver para que estos no afecten el desempeo de la organizacin.
Leyes anticuadas y polticas errneas: Las leyes y polticas de una organizacin deben estar al da respecto a lo que demanda el mercado en ese momento. Pues son estas las que definen las guas a seguir por los empleados para el cumplimiento de los objetivos. Por lo que podemos concluir que es negativo el tener leyes anticuadas y polticas errneas.
Procesos con trabajos muy especializados: El contar con proceso con trabajos muy especializados puede ser positivo por el lado de la ventaja competitiva que estos puedan generar a la organizacin, pero si lo analizamos de manera global podremos encontrar que el tener procesos especializados pueden ser causa de altos costos de operacin, mano de obra, mantenimiento El objetivo deber ser contar con procesos controlados que aseguren la calidad del producto y la seguridad en las personas.
Cambios tecnolgicos rpidos y altos costos: Los cambios tecnolgicosrpidos son bueno siempre y cuando seamos nosotros los que lo estamos generando y tenemos control sobre los mismos pues de esto obtendremos muchos beneficios, si el cambio tecnolgico es reactivo es decir como accin para alcanzar a nuestros competidores es negativo pues es indudable que los altos costos de la innovacin tecnolgica sern mayores para la organizacin.
Aumento en la demanda de tiempos de descanso: esto puede ser causa de no tener una buena distribucin de las responsabilidades y de las cargas de trabajo, esto puede generar inconformidades en los recursos de la organizacin.
Obsolescencia tcnica por parte de los profesionistas: Este punto es algo que las organizaciones siempre deben evitar, pues en el mercado competitivo actual el contar con obsolescencia en las personas de la organizacin es mortal para el buen funcionamiento y rendimiento de la misma.
Dbil despliegue de las estrategias de la organizacin: Este mal organizacional, es responsabilidad en gran medida de la alta direccin, pues son ellos los que deben asegurar que las estrategias sean claras, concisas y desplegarlas a todos los niveles. De no ser no habr un buen entendimiento y el plan no tendr los resultados