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Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI

SlSTEMA DE
GESTlN DOCUMENTAL
QUlPUX
SGDQ
MANUAL DE USUARlO
BANDEJA DE SALlDA Y TAREAS
Marzo 20l3
Pgina l de 9l
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
SUBSECRETARIA DE TECNOLOGAS DE LA
INFORMACIN
MANUAL DE BANDE!A DE SALIDA
Cdigo:
STI"DS"SGD#"BS
Versin:
$%&
Nmero de Pginas:
'$
Elaborado por:
lng. Johanna Ortiz
(Analista de Capacitacin)
Revisado por:
lng. Eduardo Alvear
(Director de Soporte)
Aprobado por:
lng. Mario Albuja
(Subsecretario de Tecnologas
de la lnformacin)
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Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
(ersi)n del do*u+en,o Fe*-a de re.isi)n Ca+/io reali0ado
Vl.0 Abril 20ll Creacin del Manual
Vl.l Septiembre 20ll Actualizacin de nuevas
funcionalidades del sistema.
Vl.2 Marzo 20l2 Modificacin de nuevas
funcionalidades del sistema
Vl.3 Julio 20l2 Cambio en los formatos y
actualizacin de contenidos
Vl.4 Marzo 20l3 Cambio autor del documento
y actualizacin de las
funcionalidades del sistema.
Li*en*ia
Us,ed es li/re de1
Copiar, distribuir y comunicar pblicamente la obra
Hacer obras derivadas
Condi*iones1
Re*ono*i+ien,o
Debe reconocer los crditos de la obra de la manera especificada por el autor o el
licenciador (pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso
que hace de su obra).
Co+2ar,ir /ajo la +is+a li*en*ia
Si altera o transforma esta obra, o genera una obra derivada, slo puede
distribuir la obra generada bajo una licencia idntica a sta.
Al reutilizar o distribuir la obra, tiene que dejar bien claro los trminos de la licencia
de esta obra.
Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del titular
de los derechos de autor.
Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del autor.
(ersi)n del Sis,e+a de Ges,i)n Do*u+en,al #ui2u31 5.3
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Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
ndi*e de *on,enido
l. lNTRODUCClN............................................................................................................. 6
ll. FLUJO............................................................................................................................ 6
lll. lNGRESO AL SlSTEMA DE GESTlN DOCUMENTAL QUlPUX (SGDQ)....................6
lV. ESTRUCTURA DEL SlSTEMA...................................................................................... 8
V. MEN DE OPClONES................................................................................................... 9
l. NUEVO DOCUMENTO.............................................................................................. 9
l.l. Pestaa lnformacin del Documento..................................................................9
l.2. Pestaa Anexos................................................................................................ l2
l.3. Opciones de lmpresin.....................................................................................l4
l.4. Botn Buscar De/Para......................................................................................l6
l.5. Botn Vista Previa............................................................................................ 20
l.6. Botn Aceptar................................................................................................... 20
l.6.l. Botones de Accin Mltiple.......................................................................23
l.6.3 Pestaa Carpetas......................................................................................34
l.6.4. Pestaa Documentos Asociados...............................................................36
l.7. Proceso de Trmite de un Documento Recibido...............................................39
l.7.l. Accin Responder..........................................................................................4l
l.7.2. Accin Reasignar........................................................................................... 4l
l.7.3. Accin Archivar.............................................................................................. 4l
l.8. Bandejas y Acciones......................................................................................... 42
l.8.l. Bandeja "En Elaboracin".........................................................................43
l.8.l.l. Accin Regresar................................................................................45
l.8.l.2. Accin Eliminar..................................................................................45
l.8.l.3. Accin Editar......................................................................................45
l.8.l.4. Accin Reasignar ..............................................................................45
l.8.l.5. Accin lnformar..................................................................................45
l.8.l.6. Accin Firmar&Enviar........................................................................45
l.8.l.7. Accin Copiar.................................................................................... 45
l.8.2. Bandeja "Recibidos"..................................................................................45
l.8.2.l. Accin Regresar................................................................................46
l.8.2.2. Accin Responder.............................................................................46
l.8.2.3. Accin Reasignar ..............................................................................46
l.8.2.4. Accin lnformar..................................................................................46
l.8.2.5. Accin Archivar..................................................................................46
l.8.2.6. Accin Comentar...............................................................................46
l.8.2.7. Accin Dar Fsico...............................................................................46
l.8.2.8. Accin Nueva Tarea...........................................................................48
l.8.2.9. Accin Copiar.................................................................................... 48
l.8.3. Bandeja "Enviados"...................................................................................48
l.8.3.l. Accin Regresar................................................................................50
l.8.3.2. Accin lnformar..................................................................................50
l.8.3.3. Accin Archivar..................................................................................50
l.8.3.4. Accin Comentar...............................................................................50
l.8.3.5. Accin Dar Fsico...............................................................................50
l.8.3.6. Accin Sobre.....................................................................................50
l.8.3.7. Accin Copiar.................................................................................... 52
l.8.4. Bandeja "Eliminados"................................................................................52
l.8.4.l. Accin Regresar................................................................................54
l.8.4.2. Accin Eliminar..................................................................................54
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Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
l.8.4.3. Accin Restaurar...............................................................................54
l.8.4.4. Accin Comentar...............................................................................55
l.8.5. Bandeja "No Enviados".............................................................................55
l.8.5.l. Accin Regresar................................................................................56
l.8.5.2. Accin Enviar Fsico..........................................................................56
l.8.5.3. Accin Enviar Digital..........................................................................57
l.8.5.4. Accin Comentar .............................................................................58
l.8.6. Bandeja "Reasignados".............................................................................58
l.8.6.l. Accin Regresar................................................................................60
l.8.6.2. Accin lnformar..................................................................................60
l.8.6.3. Accin Comentar...............................................................................62
l.8.6.4. Accin Recuperar..............................................................................64
l.8.7. Bandeja "Archivados"................................................................................65
l.8.7.l. Accin Regresar................................................................................66
l.8.7.2. Accin lnformar..................................................................................66
l.8.7.3. Accin Restaurar...............................................................................66
l.8.7.4. Accin Comentar...............................................................................66
l.8.7.5. Accin Dar Fsico...............................................................................66
l.8.8. Bandeja "lnformados"................................................................................66
l.8.8.l. Accin Regresar................................................................................67
l.8.8.2. Accin lnformar..................................................................................67
l.8.8.3. Accin Eliminar..................................................................................67
l.8.8.4. Accin Comentar...............................................................................67
l.8.9. Bandeja "Por lmprimir"..............................................................................68
l.8.9.l. Accin Regresar................................................................................69
l.8.9.2. Accin Eliminar..................................................................................69
l.8.9.3. Accin Enviar.....................................................................................69
l.8.9.4. Accin Comentar...............................................................................70
l.8.9.5. Accin Dar Fsico...............................................................................70
l.8.9.6. Accin Sobre.....................................................................................70
l.8.l0. Bandeja Compartida...............................................................................70
l.8.l0.l. Regresar.......................................................................................... 7l
l.8.l0.2. Responder....................................................................................... 7l
l.8.l0.3. Reasignar .......................................................................................7l
l.8.l0.4. Comentar ........................................................................................72
l.8.l0.5. Dar Fsico........................................................................................ 72
l.8.l0.6. Copiar.............................................................................................. 72
2. NUEVA TAREA......................................................................................................... 72
2.l. lntroduccin...................................................................................................... 72
2.2. Bandeja Tareas Enviadas.................................................................................75
2.2.l. lconos de accin mltiple sobre una Tarea Enviada......................................77
2.3. Bandeja Tareas Recibidas................................................................................83
2.3.l. lconos de accin mltiple sobre una Tarea Recibida.....................................85
2.4. Respuesta a Documentos Asignados como Nueva Tarea................................87
3. Bsqueda Avanzada................................................................................................ 89
4. Glosario de Trminos...............................................................................................90
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Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
MANUAL DE USUARIO
4ERFIL BANDE!A DE SALIDA 5 TAREAS
I% INTRODUCCIN
Este documento est dirigido al usuario del Sistema de Gestin Documental Quipux
(SGDQ), que tendr la responsabilidad de administrar las opciones de elaboracin, envo,
reasignacin e impresin de documentos, conocidas con el ttulo de Bandeja de Salida.
El presente documento describe las funcionalidades de dichas opciones, mismas que
permiten a una institucin de la Administracin Pblica generar sus propios documentos y
poder realizar su posterior envo a los servidores pblicos de la misma, para el respectivo
conocimiento interno; a otra institucin o tambin a un ciudadano, como respuesta al
documento que se ha recibido.
La gestin de la correspondencia interna, externa e interinstitucional de documentos
digitales y fsicos a travs del SGDQ, tiene su justificativo legal en el Acuerdo Ministerial 7l8
que dicta el lnstructivo para normar su uso obligatorio en las entidades de la Administracin
Pblica Central y el Acuerdo Ministerial 78l que reforma el Acuerdo Ministerial 7l8 en el
siguiente artculo: 3) ADMlNlSTRAClN DEL SlSTEMA DE GESTlN DOCUMENTAL
QUlPUX.- La unidad gubernamental encargada de administrar el sistema QUlPUX es la
Subsecretara de Tecnologas de la lnformacin de la Secretara Nacional de la
Administracin Pblica.
II% FLU!O
El Sistema de Gestin Documental Quipux, automatiza los siguientes procesos para la
Bandeja de Salida:
III% INGRESO AL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL #UI4U6 7SGD#8
Para ingresar al SGDQ se lo debe hacer siempre desde el navegador de internet Mozilla
Firefox. El sistema QUlPUX funciona adecuadamente en el navegador Mozilla Firefox
versin l7. En otros navegadores no se certifica un adecuado funcionamiento. Una vez ah,
digite la siguiente direccin URL:
www.gestiondocumental.gob.ec.
Una vez ingresada la direccin URL, se presentar una pantalla que muestra la siguiente
informacin para el SGDQ: Implantacin del Sistema, Procedimientos, Ayuda, Soporte y
Capacitacin, ver Figura 2:
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Figura l: Flujo SGDQ - Bandeja de Salida
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Adems se encuentra visible y habilitado el botn Ingresar al Sistema. Si hace clic sobre el
mismo, se abrir la pantalla de ingreso al sistema, ver Figura 3.
Esta pantalla le permite la autentificacin como usuario del sistema y validar su usuario y
contrasea. Si al ingresar estos datos y presionar el botn Ingresar, aparece una pantalla sin
opciones de men, debe solicitar la habilitacin de sus permisos a la siguiente direccin de
correo electrnico: soporte@informatica.gob.ec.
Si no dispone de una cuenta de usuario, solicitarlo al administrador QUlPUX de su
institucin o enviando un correo a la siguiente direccin: soporte@informatica.gob.ec.
Se encuentra adems visible y habilitado el botn Ayuda, si necesita soporte como usuario
del sistema, haga clic izquierdo sobre el mismo.
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Figura 2: lngreso al Sistema
Figura 3: Autentificacin
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
I(% ESTRUCTURA DEL SISTEMA
Al ingresar al sistema se pueden visualizar tres secciones, en las que se encuentran
distribuidas las funcionalidades para el usuario, ver Figura 4:
Se**i)n Su2erior 7$8%" En esta seccin visualizar los datos generales del sistema, los
datos del usuario autenticado y los botones habilitados de irma !igital, Ayuda y Salir. A
continuacin se detalla la funcionalidad de cada uno:
Al hacer clic izquierdo sobre este botn, ingresa al sistema que permite
verificar y ver un documento firmado, firmar electrnicamente un documento y
validar el certificado digital que se encuentre dentro de un Token
l
USB.
Al hacer clic izquierdo sobre este botn, le permite descargarse los manuales
de usuario disponibles del SGDQ.
Al hacer clic izquierdo sobre este botn, le permite abandonar su sesin de
usuario autenticado y volver a la pantalla de ingreso al sistema, ver Figura 3.
Si el usuario tiene un perfil que dispone de cargos mltiples, se mostrar una lista
desplegable con todos los cargos asociados al mismo, ver Figura 5. Caso contrario se
visualizar una pantalla como en la Figura 6.
l To9en: Es un dispositivo electrnico que se conecta a un puerto USB de la computadora. El Token no slo permite
almacenar contraseas y certificados digitales, sino que permite tambin llevar la identidad digital de una persona.
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Figura 5: Seccin Superior (l) Perfil cargos mltiples
Figura 6: Seccin Superior (l) Perfil cargo nico
Figura 4: Secciones SGDQ Perfil Usuario Bandeja de Salida y Tareas
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Se**i)n I0:uierda 7;8%" En esta seccin visualizar el men de opciones, mismas que
estarn de acuerdo al perfil de usuario que ha ingresado al sistema. En este caso visualiza
al principio del men de opciones la opcin de men "#$%& que corresponde a lo que se
denomina Bandeja de Salida; mientras que al final, se visualizan las estadsticas de uso del
SGDQ que dan cuenta de: la cantidad de usuarios conectados, la cantidad de usuarios
registrados, el total de documentos generados y un enlace para acceder al detalle de las
mismas.
Se**i)n Dere*-a 7<8%" En esta seccin visualizar la funcionalidad de cada opcin
seleccionada del men. Por defecto se visualiza el contenido de la Bandeja 'ecibidos, que
mostrar los ltimos documentos que han llegado a dicha Bandeja.
(% MEN= DE O4CIONES
Este manual est dirigido al usuario del Sistema de Gestin Documental Quipux (SGDQ),
que tendr la responsabilidad de administrar las opciones conocidas como Bandeja de
Salida, mismas que se encuentran agrupadas en la opcin de men "#$%& y que se
presenta como un link, ver Figura 7:
$% NUE(O DOCUMENTO
Esta opcin de men le permite a una institucin de la Administracin Pblica generar sus
propios documentos en el SGDQ para difusin interna entre sus propios Ser(idores P)blicos
o para envo externo, sea para un Ciudadano o para otras instituciones. Esta opcin debe
ser usada cuando no existe un documento antecedente en la Bandeja 'ecibidos, es decir
que se necesita generar un documento nuevo. Para acceder deber hacer clic izquierdo
sobre el link "#$%&.
Al ingresar a esta opcin de men, se visualiza el formulario que permite la generacin de
documentos internos de la institucin, ver Figura 8. La generacin de documentos se realiza
a travs de dos pestaas: "In*ormacin del !ocu. +!ocumento, y Ane-os. la pestaa
"&pciones de Impresin servir para configurar la impresin del documento generando, que
ser de utilidad cuando se haga envos fsicos de documentacin.
Se encuentran adems visibles y habilitados los siguientes botones: Buscar !e/Para, %ista
Pre(ia, Aceptar y Cancelar. A continuacin se detalla la funcionalidad de cada pestaa y de
cada botn:
$%$% 4es,a>a In?or+a*i)n del Do*u+en,o
Esta pestaa permite el ingreso de la siguiente informacin: 'emitente +!e,, !estinatario
principal +Para, y !estinatario adicional +Copia a,, siempre a travs del uso de la
funcionalidad del botn Buscar !e/Para, que se describe ms adelante (Ref.: l.4). Por
defecto ya se visualiza como datos del 'emitente, al usuario que ha ingresado al sistema
con las opciones de Bandeja de Salida y que ha activado el link "#$%&.
El 'emitente y !estinatario seleccionados, visualizarn los siguientes datos informativos:
"ombre, 01tulo, Cargo e Institucin en la que laboran. Otros campos que se ingresan en
esta pestaa son: 0ipo de !ocumento, Categor1a, 0ipi*icacin, Asunto y Cuerpo del
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Figura 7: Men de Opciones - NUEVO
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
!ocumento. A continuacin se detalla la funcionalidad de cada uno de ellos:
Re+i,en,e1 visualiza el nombre de la persona, Ser(idor P)blico, que remite y que firmar el
documento que se va a generar. La firma puede ser de dos tipos: manual o electrnica.
Des,ina,ario1 visualiza el nombre del Ser(idor P)blico o Ciudadano a quien va dirigido el
documento generado. Se puede tambin enviar Copia a otros destinatarios, mediante la
funcin con "Copia a.
No+/re1 visualiza el nombre del 'emitente y !estinatario+s, del documento generado a
travs del SGDQ.
T@,ulo1 visualiza la descripcin del ttulo acadmico del 'emitente y !estinatario+s, del
documento generado.
CarAo1 visualiza la descripcin del cargo asignado al 'emitente y !estinatario+s, del
documento generado a travs del SGDQ.
Ins,i,u*i)n1 visualiza el nombre de la institucin en la que labora el 'emitente y
!estinatario+s, del documento generado a travs del SGDQ.
Cuando se haya escogido al 'emitente y !estinatario+s,, visualizar los datos antes
descritos, ver Figura 9:
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Figura 8: Pantalla Generacin de Documentos lnternos
Figura 9: Pantalla Remitente y Destinatario
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Ti2o de Do*u+en,o1 permite seleccionar de la lista desplegable que dispone este campo,
el tipo del documento que se va a generar en el SGDQ. Los tipos posibles son cinco y son
los siguientes: Acuerdo, Circular, 2emorando, "ota y &*icio, por defecto se visualiza
&*icio, ver Figura l0:
Ca,eAor@a1 permite la seleccin de la categora que clasifica al documento que se va a
generar a travs del SGDQ. Una categora define la urgencia de tiempo en que se deber
tramitar el documento. Las opciones posibles son: $-tempor3neo, "ormal y #rgente y
deben ser escogidas de la lista desplegable que dispone este campo. Por defecto se
visualiza la categora "ormal, ver Figura ll:
Ti2i?i*a*i)n1 permite clasificar la documentacin segn el contenido del documento y debe
ser escogida de la lista desplegable que dispone este campo. Por defecto se visualiza la
opcin Sin tipi*icacin, ver Figuras l2 y l3:
Asun,o1 permite el ingreso del asunto del documento que se est generando. El asunto de
un documento describe en una frase corta, la materia que se trata en el mismo; dispone de
un mximo de 250 caracteres en este campo.
Cuer2o del Do*u+en,o1 permite el ingreso del texto del cuerpo del documento generado
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Figura ll: Men Categora
Figura l2: Men Tipificacin - Parte (l)
Figura l3: Men Tipificacin - Parte (ll)
Figura l0: Men Tipo
Documento
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por la institucin a travs del SGDQ. Este campo es un editor de textos
2
.
Pese a que se visualiza en el formulario de la Figura 8 el campo ""o. 'e*erencia, no est
habilitado para el ingreso de datos; es un campo exclusivo para la funcionalidad de Bandeja
de $ntrada.
$%;% 4es,a>a Ane3os
Los anexos son archivos agregados, inherentes o concernientes al documento que se est
generando a travs del SGDQ. Para adjuntar archivos primero deber guardar la
informacin del documento que ha ingresado, haciendo clic izquierdo sobre el botn
Aceptar.
Se desplegar la pantalla de "Datos del Documento", donde se muestra por defecto el
resumen general del documento. En esta seccin se debe dar clic en la pestaa "Anexos".,
ver Figura l5:
2 Edi,or de Te3,os1 Es un espacio que permite redactar, corregir, insertar tablas pequeas, etc. El formato del
documento lo da automticamente la aplicacin como por ejemplo: el tipo y tamao de letra, mrgenes,
interlineado, espacio entre lneas, etc.
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Figura l5: Pantalla Anexos
Figura l4: Pantalla Anexos
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Este formulario visualiza los siguientes campos para el ingreso de los archivos anexos al
documento: Arc4i(o, !escripcin, 0ipo de Ane-o y Accin. adems se encuentran visibles y
habilitados los botones $-aminar, Ane-ar y el link irma !igital. A continuacin se detalla la
funcionalidad de cada uno:
Ar*-i.o1 visualiza el nombre del archivo que se ha seleccionado como anexo del
documento generado.
Bo,)n E3a+inar1 permite seleccionar el archivo en cualquier dispositivo de
almacenamiento, entre ellos se tiene: discos duros, memorias flash, etc.
Des*ri2*i)n1 permite ingresar un texto corto que describa el contenido del archivo anexo.
Ti2o de Ane3o1 permite seleccionar el formato del archivo anexo, que puede ser de dos
tipos: electrnico o fsico.
Un archivo anexo de tipo electrnico, est grabado en formato digital y est almacenado en:
CDs, DVDs, flash memory, etc.
Un archivo anexo de tipo fsico, est grabado en formato analgico y pueden ser: hojas
fotocopiadas, hojas impresas, folletos, poligrafiados, libros, etc.
Lin9 BFir+a DiAi,alC1 Este link permite firmar electrnicamente los archivos que se van a
anexar. Para este efecto est dispuesta la aplicacin irma !igital, la misma que le permitir
realizar las siguientes acciones: %eri*icar !ocumento irmado, %alidar Certi*icado !igital y
irma $lectrnica de !ocumentos.
Bo,)n Ane3ar1 al hacer clic izquierdo sobre este botn, habr anexado el(los) archivo(s)
seleccionado(s) al documento que se ha generado. Con esta accin se visualizar la
informacin de los archivos anexados en los siguientes campos: Arc4i(o, 0ama5o,
!escripcin, ec4a, Creador, 2edio, Accin. A continuacin se describe cada uno de ellos:
Ar*-i.o1 visualiza el nombre del archivo anexado.
Ta+a>o1 visualiza el tamao en bytes
3
del archivo anexado.
Des*ri2*i)n1 visualiza la descripcin del al archivo anexado.
Fe*-a1 visualiza la fecha y hora de la carga del archivo anexo.
Creador1 visualiza el nombre del servidor pblico que cargado el archivo anexo.
Medio1 visualiza el tipo de anexo que se ha cargado.
A**i)n1 visualiza las acciones posibles que se pueden realizar sobre el archivo anexado.
Estas acciones se presentan como un link, se activarn al hacer clic izquierdo sobre
cualquiera de ellas y son las siguientes: $lectrnico, 1sico, Imagen, Borrar.
Las tres primeras sirven para cambiar el tipo de anexo que se ha configurado, accin que se
confirmar con el mensaje respectivo, ver Figuras l6 y l7:
3 By,e1 En computacin representa la unin de 8 bits, es una unidad de informacin que da cuenta del tamao
de los archivos almacenados.
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Figura l6: Mensaje de Confirmacin
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
El link "Borrar permite realizar la accin de borrado del archivo seleccionado. Para este
efecto se dispone del link Borrar, al activarlo con un clic izquierdo se visualizar el
respectivo mensaje de confirmacin, ver Figura l8:
Si hace clic izquierdo sobre el botn Aceptar, se habr borrado el archivo seleccionado y
permanecer en la misma pantalla, ver Figura l8.
Si hace clic izquierdo sobre el botn Cancelar, no se habr borrado el archivo seleccionado
y permanecer en la misma pantalla, ver Figura l8.
No,a%" Si un documento fue enviado sin los anexos, se puede ir a la "Bandeja de Enviados",
seleccionar el documento y adjuntar los archivos faltantes. Si el documento es un
memorando o es un oficio firmado electrnicamente, el destinatario que ya recibi ese
documento, podr acceder a los nuevos documentos adjuntos aadidos.
$%<% O2*iones de I+2resi)n
Esta pestaa permite la configuracin del diseo impreso de un documento generado a
travs del SGDQ, esto se logra con la seleccin de los campos que se necesite imprimir.
Para este efecto se dispone de un formulario que permite realizar dicha configuracin, ver
Figura l9:
Este formulario dispone de una seccin de In*ormacin 6eneral y adems agrupa campos
afines en las siguientes cuatro secciones: !atos 6enerales del !ocumento, In*ormacin
!estinatario, Saludo y !espedida irmante. A continuacin se detalla la funcionalidad de
cada una de ellas:
$%<%$% Se**i)n In?or+a*i)n General
Esta seccin permite realizar la configuracin general del diseo impreso, a travs de la
seleccin de tres parmetros: 0ipo de Impresin, Ajustar 0e-to y #tili7ar Plantilla. A
continuacin se detalla la funcionalidad de cada uno de ellos:
Tipo de Impresin es una lista desplegable que permite seleccionar el formato de impresin
a realizar con los datos disponibles del !estinatario+s, de un documento, las opciones
posibles son siete, ver Figura 20:
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Figura l7: Mensaje de Confirmacin
Figura l8: Mensaje de Confirmacin
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Se debe escoger la opcin de impresin que se adapte a las necesidades especficas del
diseo impreso, depender tambin de si se desea guardar la formalidad que exige ciertos
documentos oficiales. Por defecto estar seleccionada la primera opcin.
Ajustar Texto es una lista porcentual desplegable que permite decidir si el documento se
ajusta completamente (l00%) a una sola hoja de tamao A4, o si se realiza una ampliacin
o reduccin del contenido del documento en ms/menos 20% respectivamente. Por defecto
est seleccionado l00%.
Utilizar Plantilla es una casilla de verificacin que permite decidir si el documento generado
a travs del SGDQ va a utilizar la plantilla definida para la impresin del documento. Una
plantilla consta de: el logo, el nombre, la direccin y los telfonos de una institucin de la
Administracin Pblica. La plantilla debe ser usada nicamente cuando no se dispone de
hojas membretadas de la institucin, o cuando no se va a firmar manualmente el
documento. Debe seleccionar la casilla de verificacin con un clic izquierdo del mouse, el
cono de la casilla cambiar de a . Por defecto la casilla est seleccionada.
$%<%;% Se**i)n O2*iones Generales del Do*u+en,o 7S)lo 2ara O?i*ios8
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Figura l9: Pantalla Opciones de lmpresin
Figura 20: Men Tipo de lmpresin
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Esta seccin permite realizar una configuracin general del diseo impreso, esto es la
ocultacin de campos y el tipo de letra a imprimir. Esta accin se realizar con la seleccin o
no de su respectiva casilla de verificacin. La configuracin que se puede realizar es en:
&cultar ")mero de &*icio, &cultar Asunto, Imprimir documento en letra it3lica, &cultar
'e*erencia, &cultar Ane-os y &cultar Sumilla.
$%<%<% Se**i)n In?or+a*i)n Des,ina,ario
Esta seccin permite seleccionar la ubicacin de los datos del !estinatario dentro del diseo
impreso. Las opciones posibles son dos: Cabecera y Pie de P3gina. Para seleccionar una
opcin debe hacer clic izquierdo sobre el cono , el mismo que cambiar a . Por defecto
est seleccionada la primera opcin. En los campos que visualice el cono , indica la
posibilidad de hacer cambios en la informacin que contiene el campo que lo visualiza. Si
hace clic izquierdo sobre dicho cono, podr realizar los cambios que desee.
$%<%&% Se**i)n Saludo
Esta seccin permite editar el saludo que sugiere este formulario para el diseo impreso del
documento con el cono . Si usa el cono le permite visualizar el nombre de la
ciudad que se encuentra almacenado en el SGDQ; activar este ltimo cono depender de si
el !estinatario tiene domicilio laboral en la misma ciudad o no.
$%<%D% Se**i)n Des2edida Fir+an,e
Esta seccin permite seleccionar la ubicacin de los datos de despedida del firmante del
documento generado, dentro del diseo impreso. Las opciones posibles son dos: I78uierda y
Centro. Por defecto est seleccionada la primera opcin.
Adems se puede editar o configurar la ocultacin de los campos: !espedida y rase
!espedida. La accin de ocultacin se realizar con la seleccin o no de su respectiva
casilla de verificacin.
$%&% Bo,)n Bus*ar DeE4ara
Al hacer clic izquierdo sobre este botn, se visualizar el formulario que permite buscar y
registrar el 'emitente y !estinatario+s, del documento que se est generando, dicho
formulario se encuentra dividido en tres secciones: Seccin Superior +9,, Seccin Central +:,
y Seccin In*erior +;,, ver Figura 23.
$%&%$% Se**iones 4an,alla del Bo,)n BBus*ar DeE4araC
Se**i)n Su2erior 7$81 En esta seccin visualizar el formulario que permite buscar a una
persona y/o seleccionar a una lista de envo. Los campos que se encuentran en el formulario
son: Tipo de Usuario, Datos Usuario, lnstitucin, Nombre de Lista y Listas Seleccionadas;
adems se encuentran visibles y habilitados los links Borrar nombre de la lista, Editar lista y
tambin el botn Buscar. A continuacin se detalla la funcionalidad de cada uno:
Ti2o de Usuario1 permite seleccionar al tipo de usuario que se busca como Remitente o
Destinatario, de la lista desplegable que dispone este campo. Existen tres opciones
posibles: Servidor Pblico, Ciudadano y Todos los Usuarios, siendo la primera la opcin la
que se visualiza por defecto, ver Figura 2l:
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Da,os Usuario1 permite ingresar una cadena de texto a buscar, para ubicar al Remitente o
Destinatario. Se puede buscar por cdula, nombre, cargo, correo electrnico, institucin o
rea.
Ins,i,u*i)n1 permite seleccionar la institucin de la Administracin Pblica a la que
pertenece el Remitente o Destinatario que se est buscando. Debe usar la lista desplegable
que dispone este campo, por defecto se visualiza el nombre << Todas las lnstituciones >>,
ver Figura 22:
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Figura 2l: Men Tipo Usuario
Figura 22: Men lnstituciones
Figura 23: Secciones Pantalla del Botn "Buscar De/Para"
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Bo,)n Bus*ar1 Luego de ingresar informacin en los campos Datos Usuario y/o lnstitucin,
debe hacer clic izquierdo sobre el botn Buscar para iniciar el proceso de bsqueda y
presentar los resultados encontrados en la Seccin Central (2).
No+/re de Lis,a1 permite seleccionar una Lista de Envo como Destinatario del documento
que se est generando. Una Lista de Envo se define como la agrupacin afn de usuarios,
por ejemplo que tengan el mismo perfil. Debe usar la lista desplegable que dispone este
campo, ver Figura 24:
Lis,as Sele**ionadas1 visualiza el nombre de la Lista de Envo que se ha escogido en el
campo anterior. A la derecha de este campo se encuentran los links: Para y Copia, que nos
permite aadir a los destinatarios de la lista seleccionada al documento que estamos
elaborando. Adicionalmente, estn los links Borrar nombre de lista y Editar lista, ver Figura
24.
Se**i)n Cen,ral 7;81 visualiza los datos informativos de las "PERSONAS EN LA LlSTA".
Este es un listado de las personas encontradas en la bsqueda tanto de Remitente como de
Destinatario, ya sea de personas o de Listas de Envo, ver Figura 23. Dichos datos son:
Tipo, Nombres, lnstitucin, Ttulo, Puesto, Area, E-mail, Uso y Colocar como. A continuacin
se detalla la funcionalidad de cada uno de ellos:
Ti2o1 visualiza el tipo de persona que se ha encontrado. Existen dos tipos posibles: (Serv.)
para Servidor pblico y (Ciu.) para Ciudadano.
No+/res1 visualiza los nombres y apellidos de la persona encontrada.
Ins,i,u*i)n1 visualiza el nombre de la institucin en donde labora la persona encontrada.
Puede ser del sector pblico o privado.
T@,ulo1 visualiza el ttulo acadmico de la persona encontrada sin el detalle de su
especializacin. Se incluye adems el tratamiento de cortesa que diferencia el gnero de la
persona, visualizar por ejemplo: Seor lngeniero, Seora Doctora, etc.
4ues,o1 visualiza la denominacin del puesto en el que labora la persona encontrada.
Frea1 visualiza la denominacin del rea de trabajo de la persona encontrada.
E"+ail1 visualiza la direccin de correo electrnico de la persona encontrada.
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Figura 24: Men Listas de Envo
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Uso: visualiza una iconografa semaforizada (con colores: verde, amarillo y rojo) que grafica
el tiempo que ha transcurrido desde el ltimo ingreso al SGDQ a la fecha actual, de la
persona encontrada. Los iconos posibles de visualizar son los siguientes:
Este icono representa el ltimo ingreso al SGDQ, dentro de los ltimos siete das.
Este icono representa el ltimo ingreso al SGDQ, entre ocho y treinta das atrs.
Este icono representa el ltimo ingreso al SGDQ, hace treinta y un das o ms.
Adems se puede encontrar iconos con el logo de una llave: , esto significa que la
persona encontrada puede firmar documentos electrnicamente.
Colo*ar *o+o1 permite seleccionar si a la persona encontrada, se la coloca como
Remitente o Destinatario. Dicha seleccin se la hace a travs de un clic izquierdo sobre
alguno de los siguientes botones que se encuentran visibles y habilitados: De, Para y Copia.
El primer botn define el Remitente, mientras que los restantes definen a los Destinatarios.
El uso de estos botones visualiza los datos informativos de los mismos, en la Seccin
lnferior (3) que se describe a continuacin.
Se**i)n In?erior 7<81 visualiza los datos informativos de los "DATOS A COLOCAR EN EL
DOCUMENTO", quiere decir del Remitente, Destinatario(s) y Copia(s). Dichos datos se
encuentran descritos en la Seccin Central (2) de la seccin l.4.l. Adems se encuentran
visibles y habilitados los botones Aceptar y Cancelar.
Si en el campo Tipo de Usuario se ha escogido la opcin Ciudadano, se presentar un
nuevo botn denominado Crear Ciudadano, que deber ser usado cuando un Ciudadano
Destinatario de un documento generado no se encuentre registrado en el SGDQ.
Si tiene la necesidad de usar la funcionalidad de este botn, haga clic izquierdo sobre el
mismo y visualizar el formulario que le permite crear un nuevo registro de Ciudadano, ver
Figura 25:

El registro de Ciudadano debe ser creado con el nmero de cdula o con el nmero de
RUC. Si no dispone de esos datos, el SGDQ puede asignar un nmero propio que es un
nmero secuencial generado por el propio sistema. Para esta ltima alternativa debe
seleccionar la casilla de verificacin respectiva que lleva por ttulo ""o tiene "o. !e c<dula,
debe hacerlo con un clic izquierdo del mouse, el cono de la casilla cambiar de a .
Si hace clic izquierdo sobre el botn Aceptar, se habr creado el nuevo registro de
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Figura 25: Pantalla Registrar Datos de Ciudadano
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Ciudadano y visualizar el mensaje de confirmacin respectivo, ver Figura 25.
Si hace clic izquierdo sobre el botn 'egresar, no se habr creado el nuevo registro de
Ciudadano, perder toda la informacin ingresada y regresar a la pantalla anterior, ver
Figura 23.
$%D% Bo,)n (is,a 4re.ia
Al hacer clic izquierdo sobre este botn, se abrir una nueva ventana con una vista previa
del documento que est generando a travs del SGDQ, siempre y cuando no tenga
bloqueado los Pop-up
4
, ver Figura 3l.
Si tiene este tipo de bloqueo, visualizar el respectivo mensaje informativo en la parte
superior de la pantalla, ver Figura 27:
Para proceder al desbloqueo, debe seguir el siguiente procedimiento:
Haga clic izquierdo sobre el botn &pciones que se visualiza en el mensaje, para desplegar
la lista de acciones posibles, ver Figura 28.
Seleccione con un clic izquierdo la primera opcin de dice: Permitir (entanas
emergentes.
Con esta accin se habr ejecutado el desbloqueo y puede usar el botn %ista Pre(ia, ver
Figura 3l.
$%G% Bo,)n A*e2,ar
Una vez que se ha generado el nuevo documento y se ha ingresado sus respectivos
anexos, debe hacer clic izquierdo sobre el botn Aceptar, que se visualiza en la Figura 8,
para grabar dichos datos; si no ha ingresado datos que son obligatorios, visualizar el
4 4o2"u21 El trmino anglosajn pop-up (en espaol: ventana emergente) denota un elemento emergente que
se utiliza generalmente dentro de terminologa Web.
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Figura 26: Mensaje de Confirmacin
Figura 28: Men de Configuracin de Ventanas Emergentes
Figura 27: Mensaje de Ventana Emergente Bloqueada
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respectivo mensaje informativo. El documento permanecer con el estado $n $dicin y se
almacenar en la seccin de Bandejas que se encuentran ubicadas en la parte superior del
men de opciones, bajo la denominacin $n $laboracin, ver Figura 29:
Cada uno de los documentos generados tendr asignado un Nmero de Documento nico,
dicho nmero consta de 5 partes que son: cdigo alfabtico de la institucin que genera el
documento + cdigo de rea en donde labora el usuario con permisos de Bandeja de Salida
+ ao en curso + secuencial numrico + la palabra TEMP que describe la generacin de un
documento interno temporal. Cada una de estas partes estar separada por un guin.
La accin inmediata de activar el botn Aceptar, es visualizar los botones de accin mltiple
que son: 'egresar, $liminar, $ditar, 'easignar, In*ormar, irmar = $n(iar, Copiar y Carp.
%irtual. Cuando el cursor del mouse pase por sobre alguno de ellos, cambiar de color azul
a color tomate, alertando as el botn que estara listo para activarse.
Visualizar adems la informacin resumen de la pestaa "In*ormacin del !ocu. que
incluye una vista previa del documento generado con una marca de agua que dice
"Borrador ya que el estado actual del documento es $n $dicin. Tambin se visualiza las
siguientes pestaas: Ane-os, 'ecorrido, Carpetas, !ocumentos +!ocs., Asociados y
2etadatos, ver Figuras 30 y 3l.
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Figura 30: Pantalla luego de seleccionar Botn Aceptar
Figura 29: Bandeja En Elaboracin
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Figura 3l: Vista Previa del Documento Generado
En la informacin resumen de la pestaa In*ormacin del !ocu., se puede visualizar el
siguiente cono , que indica la posibilidad de hacer cambios en la parametrizacin o
informacin que contiene el campo que lo visualiza. Si hace clic izquierdo sobre dicho cono,
podr realizar los cambios que desee, ver Figuras 32 y 33:
Figura 32: Modificacin de Datos lngresados Parte l
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Figura 33: Modificacin de Datos lngresados Parte ll
Cuando un documento tiene la Categor1a de #rgente, visualizar el smbolo de exclamacin
en color rojo (H) en la Bandeja en que se encuentre, ver Figura 34:
Por defecto el "i(el de Seguridad de un documento es Pblico, lo cual permite que este sea
visualizado por cualquier persona que este involucrada en el trmite y los jefes del rea de
estos usuarios. Cuando un documento tiene el "i(el de Seguridad configurado como
Confidencial, sol tienen acceso a este los usuarios involucrados (Destinatarios, Remitentes,
Copias y Usuario Actual).
Figura 35: Modificacin del nivel de seguridad del documento y agregar una nota al mismo.
En la opcin de "otas, se podr ingresar un texto adicional que ser visible para todas las
personas que se lo tramita.
$%G%$% Bo,ones de A**i)n MIl,i2le
Los botones de accin mltiple se pueden usar para un documento inmediatamente
despus de su generacin en el SGDQ luego de la activacin del botn Aceptar, o se lo
puede realizar con posterioridad, ubicando y seleccionando al documento en la Bandeja en
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Figura 34: lcono para Documento de Categora Urgente
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que se encuentre; dicha Bandeja visualizar los botones inherentes a la misma.
Una forma bsica de seleccin de un documento se lo realiza a travs de su casilla de
verificacin, ver Figura 36. Otras formas de seleccin se detallan ms adelante.
Para ejecutar dicha accin, debe hacer clic izquierdo sobre el cono , el mismo que
cambiar a , ver Figura 37:
Si lo requiere puede realizar una seleccin de varios documentos a la vez. A continuacin se
detalla la funcionalidad de cada botn:

Este botn permite 'egresar a la pantalla anterior.

Este botn permite $liminar el documento generado con el SGDQ.
Si activa este botn con un clic izquierdo del mouse, visualizar el formulario que permite
realizar dicha accin, ver Figura 38:
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Figura 38: Pantalla Eliminar Documentos
Figura 36: Casilla de
Verificacin
Figura 37: Casilla de
Verificacin Seleccionada
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Este formulario permite registrar en comentario la razn de la eliminacin del documento,
aunque no es obligatorio que lo haga, se recomienda su uso.
Si hace clic izquierdo sobre el botn Aceptar, se habr eliminado el documento generado y
visualizar el mensaje de confirmacin respectivo, ver Figura 39.
Si hace clic izquierdo sobre el botn 'egresar, no se habr eliminado el documento y
regresar a la pantalla anterior.
Todo documento eliminado en el SGDQ se lo podr encontrar en la Bandeja $liminados que
se encuentra en el grupo de &tras Bandejas.
Este botn permite $ditar toda la informacin ingresada durante la generacin
de un nuevo documento, tanto en la pestaa In*ormacin del !ocu.", como
en las pestaas Ane-os y &pciones de Impresin. Si activa este botn con un
clic izquierdo del mouse, visualizar el formulario de edicin respectivo, ver Figura 40.
Con la accin $ditar visualizar la particularidad de la %ersin en fecha y hora del Cuerpo
del !ocumento que se va a editar, ver Figura 40:
Para grabar todos los cambios que haga en dicho formulario, debe hacer clic izquierdo sobre
el botn Aceptar. caso contrario, si no desea grabar los mismos, haga clic izquierdo sobre el
botn Cancelar.
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Figura 39: Mensaje de Confirmacin
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Este botn permite traspasar el trmite a otro usuario. La reasignacin de
documentos se la hace solamente entre usuarios de la misma lnstitucin, de
la misma rea o de otra rea, respetando la estructura orgnica funcional.
Puede tener un acceso rpido con la combinacin de las siguientes teclas
Shift+Ctrl+P.
Si activa este botn con un clic izquierdo del mouse, visualizar el formulario que permite
realizar esta accin, ver Figura 4l.
Este formulario visualiza los siguientes campos: >rea, #suario, ec4a 23-ima de 0r3mite,
&peraciones y Comentario. adems se encuentran visibles y habilitados los siguientes
botones: Aceptar, 'egresar y Borrar. A continuacin se detalla la funcionalidad de cada uno
de ellos:
Frea1 visualiza el nombre del rea de trabajo del usuario.
Usuario1 visualiza la lista desplegable de los usuarios activos del rea antes descrita.
La reasignacin de documentos se lo hace solamente entre usuarios de la misma lnstitucin
y de la misma Area, siempre respetando la estructura orgnica funcional definida en la
parametrizacin del SGDQ, es decir se puede realizar esta accin a los pares (usuarios) del
mismo nivel o un nivel ms arriba o un nivel ms abajo.
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Figura 40: Pantalla Editar
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Fe*-a MJ3i+a de TrJ+i,e1 permite seleccionar la fecha lmite para cumplir con el trmite
solicitado en la reasignacin del documento. Para ingresar la fecha, debe usar la utilidad
calendario que se desplegar al hacer clic izquierdo en el botn que se encuentra a la
derecha de este campo, ver Figura 42:
Por defecto, este campo muestra la fecha actual. En esta utilidad puede seleccionar el ao,
el mes y el da que desee registrar y siempre estar en el formato dd/mm/aaaa.
O2era*iones1 visualiza la lista de operaciones que se pueden solicitar sobre un documento
reasignado. Debe hacer clic izquierdo sobre el nombre de cada operacin que necesite
reasignar y visualizar la misma en el campo Comentario.
Co+en,ario1 visualiza el nombre de cada operacin que se ha seleccionado del campo
&peraciones antes descrito.
Bo,)n A*e2,ar1 al hacer clic izquierdo sobre este botn, habr ejecutado la reasignacin del
documento y visualizar el mensaje de confirmacin respectivo, ver Figura 43:
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Figura 42: Utilidad Calendario
Figura 4l: Pantalla Reasignar
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Al usuario que reasign el documento, se le notificar va correo electrnico sobre el
particular, ver Figura 44:

Este botn permite irmar manualmente y electrnicamente (si tiene el
permiso asignado y un Certificado Digital
5
) el documento generado en el
SGDQ y $n(iarlo al !estinatario. Puede tener un acceso rpido con la
combinacin de las siguientes teclas Shift+Ctrl+E.
Si activa este botn con un clic izquierdo del mouse, visualizar el formulario que permite
realizar esta accin con el ingreso de un comentario, si as lo cree pertinente, ver Figura 45.
5 Cer,i?i*ado DiAi,al1 Un certificado digital es un documento digital mediante el cual un tercero confiable
garantiza la vinculacin entre la identidad de un sujeto o entidad y una clave pblica.
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Figura 43: Mensaje de Confirmacin
Figura 44: Correo Electrnico de Notificacin
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Solamente el usuario 'emitente puede firmar el documento, existiendo dos formas para
hacerlo: con firma electrnica y con firma manual.
Do*u+en,o ?ir+ado ele*,r)ni*a+en,e
Se podr firmar electrnicamente un documento cuando el 'emitente tiene su certificado
digital y los destinatarios son de tipo Ser(idor P)blico. El procedimiento es el siguiente:
Activar la casilla de verificacin ?irmar digitalmente el documento@. Al hacerlo con un
clic izquierdo del mouse, el cono de la casilla cambiar de a .
Si desea puede ingresar un Comentario.
Haga clic izquierdo sobre el botn Aceptar.
Dependiendo del tipo de Certi*icado !igital que tenga, el sistema realiza lo siguiente:
Archivo BCE
6
.- La pantalla que se presentar al usuario cuando firme digitalmente, le
permitir seleccionar el archivo que contiene el respectivo Certificado Digital y luego
deber ingresar la clave del mismo.
Token BCE.A La pantalla que se presentar al usuario cuando firme digitalmente, le
solicitar la clave del token para firmar con dicho dispositivo.
Si hace clic izquierdo sobre el botn 'egresar, no se habr firmado y enviado el documento
a su !estinatario y regresar a la pantalla anterior.
Si hace clic izquierdo sobre el botn Aceptar, se habr firmado y enviado el documento a su
!estinatario, visualizar el respectivo mensaje de confirmacin, a la par que se enviar el
correo electrnico de notificacin al !estinatario del documento, ver Figuras 46 y 47:
6 BCE1 Banco Central del Ecuador.
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Figura 46: Mensaje de Confirmacin
Figura 45: Pantalla Firmar y Enviar Documentos
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Do*u+en,o ?ir+ado +anual+en,e
Un documento se deber firmar manualmente cuando el 'emitente no dispone de un
Certi*icado !igital o cuando los destinatarios son de tipo Ciudadano. El procedimiento a
seguir es el siguiente:
Desactivar la opcin ?irmar digitalmente el documento@, ver Figura 45.
Si desea puede ingresar un Comentario.
Haga clic izquierdo sobre el botn Aceptar y habr ejecutado la accin de envo de
documentos con firma manual.
El documento firmado manualmente se almacenar en la Bandeja Por Imprimir, en donde
se deber concretar la accin de imprimir el documento para obtener el documento fsico
y que el 'emitente proceda a firmarlo manualmente. Para obtener ms detalle de la
funcionalidad de dicha Bandeja puede hacer referencia en la seccin 9.B. Bandejas y
Acciones / Bandeja Por Imprimir.
Al igual que en el caso de la firma electrnica visualizar el respectivo mensaje de
confirmacin, ver Figura 46; y el respectivo correo electrnico de notificacin, ver Figura 47.
Note que el nmero de documento de estado en $n $dicin, cambia cuando un documento
se ha enviado a su !estinatario y se encuentra en el nuevo estado de $n(iado. Si compara
las Figuras 45 y 46, el ")mero de !ocumento ha cambiado de P'A!PA:C9:ADA0$2P a P'A
!PA:C9:ACCC:A&. Como puede observar ha cambiado el secuencial numrico y el tipo de
documento, esto es de tipo temporal (TEMP) a tipo oficio (O).
Este botn permite realizar una copia del contenido del documento generado
a travs del SGDQ, para poder generar un nuevo documento con un nuevo
!estinatario. Puede tener un acceso rpido con la combinacin de las
siguientes teclas Shift+Ctrl+O.
Si activa este botn con un clic izquierdo del mouse, visualizar el formulario que permite
realizar esta accin, ver Figura 48.
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Figura 47: Correo Electrnico de Notificacin
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Como se visualiza en este formulario, los nicos campos que se han copiado con su
informacin son 'emitente, 0ipo de !ocumento, Asunto y Cuerpo del !ocumento. este
ltimo campo indica la ltima %ersin en fecha y hora del mismo.
Este botn permite incluir un documento en una carpeta virtual, la estructura
de estas carpetas la crea el administrador institucional del sistema.
Si activa este botn con un clic izquierdo del mouse, visualizar el formulario que permite
realizar esta accin, ver Figura 49.
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Figura 48: Pantalla Copiar
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Figura 49: Pantalla Carpeta Virtual
En el campo Buscar Carpeta %irtual podemos hacer la bsqueda ingresando los primeros
caracteres del nombre de la carpeta e inmediatamente se nos desplegar todas las
opciones existentes, ver Figura 50.
Figura 50: Buscar Carpeta Virtual
Se puede incluir un comentario y luego click en el botn Aceptar, ver Figura 5l.
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Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Figura 5l: lncluir el documento en una Carpeta Virtual
Finalmente, el documento ya se encuentra incluido en la carpeta virtual seleccionada y nos
muestra una pantalla de confirmacin, ver Figura 52.
Figura 52: Mensaje de confirmacin
$%G%; 4es,a>a Re*orrido
Esta pestaa permite visualizar la hoja de ruta del documento generado a travs del SGDQ.
Se visualiza todas las acciones que se han realizado sobre el documento. ver Figura 53:
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Figura 53: Pantalla Recorrido
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La columna "o. !1as lleva la cuenta de los das que van pasando desde la creacin del
documento a la fecha en que cada accin es tomada en el SGDQ. Cada accin que se
describe viene acompaada de su respectivo Comentario, el mismo que brinda el detalle de
las acciones realizadas.
La columna Comentario en la accin de irmar y $n(iar, muestra el link %er documento, el
mismo que permitir visualizar la informacin de la Pestaa In*ormacin del !ocu. y la
vista previa del documento enviado.
Si se ha realizado la accin $n(iar 1sico sobre un documento generado en el SGDQ, se
visualizar en la columna Comentario, el link %er traspaso de documento *1sico que permite
visualizar el acta de traspaso de documentos fsicos, misma que se encuentra en formato
PDF, ver Figura 54:
Se encuentra adems visible y habilitado el botn Imprimir, que permitir realizar la
impresin de la informacin de esta pestaa. Dicha impresin puede o no incluir los
comentarios, depender de si ha seleccionado la respectiva casilla de verificacin. Al
hacerlo con un clic izquierdo del mouse, el cono de la casilla cambiar de a .
Figura 54: Acta de traspaso de documentos fsicos
$%G%< 4es,a>a Car2e,as
Esta pestaa permite incluir en carpetas virtuales disponibles en el SGDQ, el documento
generado, ver Figura 55:
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Para incluir el documento en alguna carpeta virtual, haga clic izquierdo del mouse sobre el
botn que se encuentra visible y habilitado: Incluir en Carpeta %irtual. Al activar este botn
visualizar el formulario que permite realizar esta accin, ver Figura 55.
Primero debe ubicar la carpeta virtual, navegando con los botones y , luego debe
seleccionar la carpeta usando el link Seleccionar. cuide de escoger una carpeta en estado
Acti(o, ver Figura 56. Con esta accin visualizar la nueva ubicacin del documento, para
confirmar la misma debe hacer clic izquierdo sobre el botn Aceptar que se encuentra visible
y habilitado. Si desea cancelar este proceso, use el botn Cancelar.
Si us el botn Aceptar, en la pestaa Carpetas visualizar el documento dentro de la
carpeta virtual seleccionada, junto a todos los documentos que se hayan incluido en la
misma, ver Figura 57:
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Figura 55: Pantalla Carpetas Virtuales
Figura 56: Pantalla Seleccionar Carpeta Virtual
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$%G%&% 4es,a>a Do*u+en,os Aso*iados
La pestaa !ocs. Asociados permite asociar documentos al documento generado a travs
del SGDQ, ver Figura 58:
Para asociar documentos debe activar con un clic izquierdo el botn Asociar !ocumentos,
que se encuentra visible y habilitado, al hacerlo visualizar el formulario que permite realizar
dicha accin, ver Figura 58. La funcionalidad Asociar !ocumentos, sirve para asociar un
documento registrado con anterioridad (antecedente) o posterioridad (consecuente) al nuevo
documento que se est generando, ver Figura 59:
Primero debe buscar al documento que va a asociar y luego escoger la accin de ponerlo
como Antecedente o como Consecuente. Esta accin se presenta como un link, por lo que
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Figura 57: Documento en Carpeta Virtual
Figura 58: Pantalla Documentos Asociados
Figura 59: Pantalla Asociar Documentos - Parte (l)
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se activar al hacer clic izquierdo sobre el mismo.
Cuando haya definido estas acciones, visualizar las acciones asociadas al documento
generado a travs del SGDQ, ver Figura 60:
Si hace clic izquierdo sobre el botn Cancelar, no asociar documentos y regresar a la
pantalla anterior.
Si hace clic izquierdo sobre el botn Aceptar, se habr asociado el documento seleccionado
al documento generado a travs del SGDQ, siempre y cuando confirme esta accin con el
botn Aceptar del respectivo mensaje de confirmacin, ver Figura 6l:
Figura 6l: Mensaje de Confirmacin
La accin confirmada se visualizar en la pestaa !ocs. Asociados y podr seguir
asociando documentos, ver Figura 62:
Figura 62: Pestaa Docs. Asociados
$%G%D 4es,a>a Me,ada,os
Esta opcin nos permite definir metadatos al documento. Los metadatos son datos
estructurados que describen la informacin, el contenido, la calidad, la condicin y otras
caractersticas de los datos.
La pestaa 2etadatos, permite definir metadatos al documento generado a travs del
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Figura 60: Pantalla Asociar Documentos - Parte (ll)
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SGDQ, ver Figura 63:
Figura 63: Pestaa Metadatos
Primero debe dar click sobre el botn !e*inir 2etadatos, ver Figura 63. lnmediatamente se
abrir la pantalla para definir el metadato. Luego, escogemos el metadato requerido de la
Lista y click en el botn "6uardar", ver Figura 64.
Figura 64: Escoger y guardar Metadato
La accin confirmada se visualizar en la pestaa 2etadatos y podr seguir asociando
documentos, ver Figura 65:
Figura 65: Pestaa Metadato Definido
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$%K% 4ro*eso de TrJ+i,e de un Do*u+en,o Re*i/ido
El proceso de trmite de un documento recibido automatiza los siguientes procesos:
Figura 66: Flujo de trmite de documentos
Como se esquematiza en el flujo anterior, la gestin de la correspondencia interna, externa e
interinstitucional de documentos se lo debe de realizar desde la Bandeja 'ecibidos que se
encuentra en el men Bandejas, ver Figura 67:
En dicha Bandeja visualizar la lista paginada de los documentos recibidos; al lado izquierdo
de cada uno de los mismos se pueden visualizar conos que orientan al usuario de la
Bandeja 'ecibidos sobre las caractersticas del documento, ver Figura 68. A continuacin se
detalla la funcionalidad de dichos conos:
Este cono representa la Categor1a #rgente del documento recibido.
Este cono representa que el usuario de la Bandeja 'ecibidos es !estinatario
Principal o !estinatario con copia del documento recibido.
Este cono representa que se ha recibido un documento reasignado por el usuario
!estinatario original del mismo.
Este cono representa que el documento reasignado est vencido, ya que se ha
cumplido la fecha mxima para su trmite.
Este cono representa que el documento recibido est firmado digitalmente.
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Figura 67: Bandeja Recibidos
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Solo los documentos que su contenido no ha sido revisado se presentarn en formato de
"Negrita". Cuando requiera dar trmite a un documento recibido, debe primero seleccionar al
documento para visualizar la informacin del mismo, y para hacerlo existen dos formas
nuevas a parte de la detallada anteriormente a travs de la casilla de verificacin: la primera
es hacer clic izquierdo sobre el link ec4a !ocumento, y la segunda, es hacer clic
izquierdo sobre el cono , que permite visualizar la informacin resumen del documento
en una nueva ventana.
Cuando haya realizado dicha accin, visualizar la pestaa In*ormacin del !ocu. y los
botones de accin mltiple que se puede realizar sobre el documento seleccionado, ver
Figura 69:
Los campos: "i(el de Seguridad, Carpetas %irtuales y "otas visualizan el cono , que
significa que se puede realizar una modificacin a los parmetros ingresados en dichos
campos.
El trmite de primera instancia que se puede dar a un documento recibido es a travs de
alguna de las siguientes acciones: 'esponder, 'easignar o Arc4i(ar. para este efecto se
encuentran visibles y habilitados los botones respectivos. A continuacin se detalla la
funcionalidad de cada uno:
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Figura 69: Botones de Accin Mltiple Bandeja "Recibidos"
Figura 68: Listado de Documentos Recibidos
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$%K%$% A**i)n Res2onder
Este botn permite elaborar un documento de 'espuesta sobre el documento
recibido.
Cuando active este botn con un clic izquierdo del mouse, se visualizar el formulario que
permite realizar dicha accin, ver Figura 70:
El formulario de respuesta ya visualiza la informacin de los siguientes campos: Para, !e,
Copia a, "o. 'e*erencia, Asunto y Cuerpo del !ocumento.
El campo Cuerpo del !ocumento se llena con el texto del documento de referencia, para
que el usuario responsable de dar trmite al documento recibido, pueda utilizar dicha
informacin como gua para la redaccin del documento de respuesta.
Note que al lado derecho del campo "o. 'e*erencia, se muestran dos iconos, que se
detallan a continuacin:
Este cono permite visualizar en lnea el !ocumento de 'e*erencia.
Este cono permite descargar el Documento de Referencia.
Cualquier dato de este documento puede ser editado mientras se encuentre en elaboracin,
para ms detalle de las funcionalidades de este formulario, puede hacer referencia a la
seccin 9. "ue(o !ocumento de este manual.
$%K%;% A**i)n ReasiAnar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn 'easignar.
$%K%<% A**i)n Ar*-i.ar
Pgina 4l de 9l
Figura 70: Pantalla Formulario de Respuesta
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Este botn permite Arc4i(ar un documento cuando su trmite ha finalizado
o cuando no se va a realizar un documento de respuesta; por ejemplo un
2emorado o una Circular, que son documentos internos de la institucin y
de carcter meramente informativo.
Si hace clic izquierdo sobre el mismo, visualizar el formulario que permite realizar dicha
accin, debe ingresar un comentario que describa los motivos del archivo del documento,
ver Figura 7l:
Si hace clic izquierdo sobre el botn 'egresar, no se habr ejecutado la accin de Arc4i(ar
el documento y regresar a la pantalla anterior, ver Figura 69.
Si hace clic izquierdo sobre el botn Aceptar, se habr ejecutado la accin de Arc4i(ar el
documento y visualizar el respectivo mensaje de confirmacin, ver Figura 72.
Los documentos archivados saldrn de la Bandeja 'ecibidos y se ubicarn en la Bandeja
Arc4i(ados del grupo &tras Bandejas.
$%L% Bandejas y A**iones
El sistema cuenta con varias Bandejas, las cuales se encuentran en la Seccin I78uierda +:,
definida en las secciones del SGDQ, ver Figura 4. Dicha seccin contiene el men de
opciones disponibles y que permiten ubicar los documentos segn el $stado en el que se
encuentran.
Al seleccionar un documento e ingresar a su informacin, se visualizar la pestaa
In*ormacin del !ocu. y sobre ella se desplegarn los botones de accin que se pueden
ejecutar, los mismos que varan dependiendo de la Bandeja en donde se encuentra el
documento.
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Figura 7l: Pantalla Archivar Documentos
Figura 72: Mensaje de Confirmacin
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
$%L%$% Bandeja BEn Ela/ora*i)nC
Es la bandeja en donde se almacenan los documentos que se estn elaborando en el
SGDQ y que se encuentran en el estado $n $dicin, mientras el documento se encuentra
en dicho estado puede ser modificado.
Al ingresar a esta bandeja se presenta un listado paginado de los documentos que estn en
elaboracin y el formulario que permite listarlos. Dicho formulario visualiza el campo de
0e-to a Buscar, 0ipo de !ocumento y adems el botn que se encuentra habilitado: Buscar.
A continuacin se detalla la funcionalidad de cada uno de ellos:
Te3,o a Bus*ar1 se debe ingresar el Asunto, ")mero de !ocumento o ")mero de
'e*erencia del documento que se va a buscar.
Bo,)n Bus*ar1 al hacer clic izquierdo sobre este botn, se desplegarn los resultados de la
bsqueda, basado en el campo de 0e-to a Buscar.
Ti2o de Do*u+en,o1 los resultados de la bsqueda se pueden filtrar por tipo de documento
a consultar, que se lo debe seleccionar de la lista desplegable que dispone este campo, por
defecto se visualiza 0odos. Esta es una nueva funcionalidad incorporada en la ltima
versin del SGDQ, ver Figura 74:
Existe un filtro adicional que permite mostrar los documentos segn su estatus de lectura,
las opciones posibles son: "o le1dos, Ee1dos o 0odos. por defecto est seleccionada la
opcin 0odos, ver Figura 75:
Pgina 43 de 9l
Figura 73: Bandeja "En Elaboracin"
Figura 74: Men Tipo Documento a Consultar
Figura 75: Filtro de Documentos
Ledos
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Para seleccionar una opcin de este filtro, debe hacer clic izquierdo sobre el cono , el
mismo que cambiar a .
La relacin numrica (l/5) en la Figura 73 de ejemplo, significa que existen cinco (5)
documentos en total en la Bandeja y que un (l) documento todava no est ledo.
Los datos principales que se visualiza en el listado son: !e, Para, Asunto, ec4a de
!ocumento, ")mero de !ocumento, ")mero de 'e*erencia, 0ipo de !ocumento y #suario
Anterior. Se puede seleccionar uno o varios documentos sobre los cuales se puede realizar
las acciones de: $liminar, 'easignar, In*ormar o irmar/$n(iar, ver Figura 76:
Cuando requiera realizar una accin sobre un documento de esta Bandeja, debe primero
seleccionar al documento para visualizar la informacin del mismo.
Cuando haya realizado dicha accin, visualizar el formulario de la pestaa In*ormacin del
!ocu. y los botones de accin mltiple que se puede ejecutar sobre el documento
seleccionado que se encuentra en estado $n $dicin, ver Figura 77:
Pgina 44 de 9l
Figura 76: Listado de Documentos "En Elaboracin"
Figura 77: Botones de Accin Mltiple Bandeja "En Elaboracin"
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
A continuacin se detalla la funcionalidad de cada botn:
$%L%$%$% A**i)n ReAresar
Regresa a la ventana anterior, donde se encuentra el listado de documentos "$n
$laboracin.
$%L%$%;% A**i)n Eli+inar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn $liminar.
$%L%$%<% A**i)n Edi,ar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn $ditar.
$%L%$%&% A**i)n ReasiAnar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn 'easignar.
$%L%$%D% A**i)n In?or+ar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn In*ormar.
$%L%$%G% A**i)n Fir+arMEn.iar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn irmar=$n(iar.
$%L%$%K% A**i)n Co2iar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn Copiar.
$%L%$%L A**i)n Car2% (ir,ual
%er seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn Carp. %irtual
$%L%;% Bandeja BRe*i/idosC
En esta bandeja se encuentran los documentos que el usuario recibe y que deben ser
tramitados, mediante la accin responder o reasignar. Cuando ingrese a esta Bandeja,
visualizar una alerta de color rojo en la parte superior derecha, en donde se muestra la
cantidad de documentos recibidos y que se encuentran vencidos, ver Figura 78:
Si se da clic sobre el link en color rojo, que visualiza la cantidad de documentos vencidos, se
abrir una nueva ventana que visualizar la informacin de los mismos, ver Figura 79:
Pgina 45 de 9l
Figura 78: Alerta de Documentos Recibidos Vencidos
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Esta ventana muestra los siguientes datos: "o. !ocumento, ec4a m3xima para el trmite y
"o. !1as que est vencido el documento para terminar su trmite.
Para obtener ms detalle de la funcionalidad de esta Bandeja, se puede referir a la seccin
9.F. Proceso de 0r3mite de un !ocumento 'ecibido. A continuacin se detalla la
funcionalidad de cada botn de accin mltiple que se visualiza en un documento recibido:
$%L%;%$% A**i)n ReAresar
Regresa a la ventana anterior, donde se encuentra el listado de documentos "$n 0r3mite.
$%L%;%;% A**i)n Res2onder
Ver seccin 9.F.9. Proceso de 0r3mite de un !ocumento 'ecibido / Botn 'esponder.
$%L%;%<% A**i)n ReasiAnar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn 'easignar.
$%L%;%&% A**i)n In?or+ar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn In*ormar.
$%L%;%D% A**i)n Ar*-i.ar
Ver seccin 9.F.;. Proceso de 0r3mite de un !ocumento 'ecibido / Botn Arc4i(ar.
$%L%;%G% A**i)n Co+en,ar
Ver seccin 9.B.D.9. Bandeja 'easignados / Botn Comentar.
$%L%;%K% A**i)n Dar F@si*o
Este botn permite al usuario elaborar una acta de traspaso de documentos y
anexos fsicos cuando se van a trasladar de una rea a otra. Puede tener un
acceso rpido con la combinacin de las teclas Shift+Ctrl+F.
Si activa este botn con un clic izquierdo del mouse, visualizar el formulario que permite
realizar esta accin con el ingreso de un comentario, si as lo cree pertinente, ver Figura 80:
Pgina 46 de 9l
Figura 79: Pantalla Documentos Vencidos
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Este formulario visualiza los siguientes campos: >rea, #suario, 'esponsable 0raslado,
$stado del !ocumento y Comentario. adems se encuentran visibles y habilitados los
botones Aceptar y 'egresar. A continuacin se detalla la funcionalidad de cada uno:
Frea1 ingresar el rea de trabajo de la persona que va a recibir fsicamente los documentos
y/o anexos. Debe usar la lista desplegable de reas que dispone este campo.
Usuario1 ingresar el nombre de la persona que va a recibir fsicamente los documentos y/o
anexos fsicos. Debe usar la lista desplegable de usuarios por rea que dispone este campo.
Res2onsa/le Traslado1 ingresar el nombre de la persona responsable de trasladar de los
documentos y/o anexos fsicos.
Es,ado Do*u+en,o1 se debe ingresar la apreciacin del estado fsico de los documentos
y/o anexos fsicos. Las opciones posibles son: Bueno, 'egular y 2alo. para escoger el
estado indicado debe hacer clic izquierdo sobre el cono , el mismo que cambiar a .
Por defecto estar seleccionado el estado 2alo.
Co+en,ario1 permite ingresar un comentario, en donde se va a detallar con mayor exactitud
que documentos y anexos se estn entregando.
Bo,)n A*e2,ar1 al hacer clic izquierdo sobre este botn, habr ejecutado la accin de !ar
1sico, visualizar el mensaje de confirmacin respectivo y la vista previa del Acta de
Traspaso de Documentos Fsicos generada, ver Figuras 8l y 82:
Pgina 47 de 9l
Figura 80: Pantalla Dar Fsico
Figura 8l: Mensaje de Confirmacin
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Figura 82: Acta de Traspaso de Documentos Fsicos.
Para obtener el detalle de cmo visualizar el acta generada, haga referencia a la seccin
9.D.:. Pesta5a 'ecorrido .
$%L%;%L% A**i)n Nue.a Tarea
Ver seccin :. "ue(a 0area / Botn "ue(a 0area.
$%L%;%'% A**i)n Co2iar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn Copiar.
$%L%;%$N A**i)n Car2% (ir,ual
Ver seccin "l.6.l. Botones de Accin Mltiple" / Botn Carp. Virtual.
$%L%<% Bandeja BEn.iadosC
Pgina 48 de 9l
Figura 83: Bandeja
"Enviados"
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Cuando un documento es firmado y enviado, dicho documento sale de la Bandeja $n
$laboracin y se coloca en la Bandeja $n(iados del grupo denominado Bandejas, ver Figura
83. Cuando ingrese a dicha Bandeja visualizar el listado paginado de los documentos
envidos, ver Figura 84:
Figura 84: Listado de Documentos Enviados
Si en esta Bandeja revisa la informacin de un documento previamente seleccionado,
visualizar que el estado del mismo cambio de $dicin a $n(iado, adems de todos los
botones de accin que se pueden ejecutar sobre el mismo, ver Figura 85:
Note adems que en este estado del documento, la vista previa del mismo al activar el link
%er !ocumento, ya no visualiza la marca de agua Borrador, ver Figura 86:
Pgina 49 de 9l
Figura 85: Botones de Accin Mltiple Bandeja "Enviados"
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Figura 86: Vista Previa de un Documento Enviado
$%L%<%$% A**i)n ReAresar
Regresa a la ventana anterior, donde se encuentra el listado de documentos $n(iados.
$%L%<%;% A**i)n In?or+ar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn In*ormar.
$%L%<%<% A**i)n Ar*-i.ar
Ver seccin "l.7.3. Proceso de Trmite de un Documento Recibido" / Botn Archivar.
$%L%<%&% A**i)n Co+en,ar
Ver seccin 9.B.D.9. Bandeja 'easignados / Botn Comentar.
$%L%<%D% A**i)n Dar F@si*o
Ver seccin 9.B.:.F. Bandeja 'ecibidos / Botn !ar 1sico.
$%L%<%G% A**i)n So/re
Este botn permite imprimir el sobre en el cual se enviar fsicamente el
documento generado a travs del SGDQ.
Si hace clic izquierdo sobre el mismo, visualizar el formulario que permite realizar dicha
accin, ver Figura 87:
Pgina 50 de 9l
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Este formulario visualiza las siguientes secciones de campos: !estinatario a imprimir en el
sobre, !atos a imprimir, Con*iguracin de Impresin y %ista Pre(ia. adems se encuentran
visibles y habilitados los botones Imprimir y 'egresar. A continuacin se detalla la
funcionalidad de cada uno de ellos:
Des,ina,ario a i+2ri+ir en el so/re1 visualiza el nombre del destinatario a imprimir en el
sobre. Dicho nombre viene de la seleccin del documento en la Bandeja $n(iados.
Da,os a i+2ri+ir1 visualiza la lista de datos que se pueden imprimir en el sobre
acompaados de su respectiva casilla de verificacin, estos son: 01tulo, "ombre Completo,
Cargo, $mpresa, !ireccin, Ciudad y 0el<*ono. Si ha seleccionado la casilla se imprimir
dicho dato; la seleccin se realiza con un clic izquierdo del mouse, el cono de la casilla
cambiar de a .
Esta seccin visualiza adems otros conos que cumplen con una funcin especfica, que se
detalla a continuacin:
Este cono permite visualizar la direccin del !estinatario del documento, sea de un
uncionario o de un Ciudadano. Dicha direccin se encuentra almacenada en el
SGDQ. La funcionalidad de este cono sirve para cuando la direccin ha sido modificada en
este formulario y se desea volver a tener la direccin registrada originalmente.
Este cono permite editar la informacin de los campos que lo visualizan.
Con?iAura*i)n de I+2resi)n1 visualiza las opciones de tamao del sobre, al cual se
ajustar la configuracin de la impresin del SGDQ. Las opciones posibles son: Sobre
&*icio, Sobre 2ediano y Sobre Pe8ue5o. para escoger el tamao indicado debe hacer clic
izquierdo sobre el cono , el mismo que cambiar a . Por defecto estar seleccionado
el Sobre &*icio.
(is,a 4re.ia1 al activar este botn con un clic izquierdo, visualizar la vista previa de la
informacin a imprimir en el sobre, este campo es un editor de textos, ver Figura 88:
Pgina 5l de 9l
Figura 87: Pantalla lmprimir Sobre
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Bo,)n I+2ri+ir1 al activar este botn con un clic izquierdo, visualizar la informacin a
imprimir en el sobre en formato PDF, de acuerdo a la configuracin realizada, ver Figura 89:
Para ejecutar la accin imprimir debe seleccionar el cono con un clic izquierdo del
mouse. Visualizar el formulario que le permite seleccionar la impresora que va a usar,
entre otras propiedades.
Bo,)n ReAresar1 al activar este botn con un clic izquierdo, no ejecutar la accin imprimir
y regresar a la pantalla anterior.
$%L%<%K% A**i)n Co2iar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn Copiar.
1.8.3.8 Accin Carp. Virtual
%er seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn Carp. %irtual.
$%L%&% Bandeja BEli+inadosC
Pgina 52 de 9l
Figura 88: Pantalla Vista Previa lmpresin Sobre
Figura 89: lnformacin a lmprimir en el Sobre
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Al ingresar a la Bandeja $liminados podr visualizar la lista paginada de todos los
documentos Anulados y $liminados y el formulario que permite listarlos, ver Figuras 9l y 92:
Los documentos de estado $liminado son documentos que se eliminaron cuando estaban
en la Bandeja $n $laboracin; los de estado Anulado son documentos que se eliminaron
cuando estaban en la Bandeja Por Imprimir.
Cuando seleccione el documento que se ha eliminado, visualizar la informacin resumen,
adems de todos los botones de accin que se pueden ejecutar sobre el mismo, ver Figura
93:
Pgina 53 de 9l
Figura 90: Bandeja
"Eliminados"
Figura 9l: Listado de Documentos Anulados
Figura 92: Listado de Documentos Eliminados
Figura 93: Botones de Accin Mltiple Bandeja "Eliminados"
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
$%L%&%$% A**i)n ReAresar
Regresa a la ventana anterior, donde se encuentra el listado de documentos $liminados.
$%L%&%;% A**i)n Eli+inar
Este botn permitir eliminar definitivamente de esta bandeja solo los documentos que se
hayan borrado desde la Bandeja $n $laboracin, razn por la que tienen asignado un
nmero secuencial temporal.
Los documentos enviados con firma manual que se eliminan desde la Bandeja Por Imprimir
pasan a la Bandeja de $liminados. Una vez en esta bandeja ya no se podr eliminar
definitivamente del SGDQ porque ya tienen un nmero secuencial de documento asignado,
el cual ser anulado y no se podr reutilizar.
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn $liminar.
$%L%&%<% A**i)n Res,aurar
Este botn permite 'estaurar un documento eliminado, es decir devolverlo
a la Bandeja previa a la accin $liminar. Puede tener un acceso rpido con
la combinacin de las siguientes teclas Shift+Ctrl+R.
Si activa este botn con un clic izquierdo del mouse, visualizar el formulario que permite
realizar dicha accin, ver Figura 94:
Este formulario permite registrar en comentario la razn de la restauracin del documento,
aunque no es obligatorio que lo haga, se recomienda su uso.
Si hace clic izquierdo sobre el botn 'egresar, no se habr ejecutado la accin de
'estauracin del documento eliminado y regresar a la pantalla anterior, ver Figura 93.
Si hace clic izquierdo sobre el botn Aceptar, se habr ejecutado la accin de 'estauracin
del documento eliminado, visualizar el respectivo mensaje de confirmacin ver Figura 95 y
podr volver a visualizar al documento en su Bandeja previa a la accin $liminar.
Pgina 54 de 9l
Figura 94: Restablecer Documentos Eliminados
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
$%L%&%&% A**i)n Co+en,ar
Ver seccin 9.B.D.9. Bandeja 'easignados / Botn Comentar.
$%L%D% Bandeja BNo En.iadosC
Los documentos que han tenido algn problema en el momento del envo, que pueden ser
ocasionados al momento de firmar electrnicamente o manualmente, por inconvenientes
con la red de datos, por cortes en el servicio de internet, etc., se almacenarn en la Bandeja
"o $n(iados.
Al momento de ingresar a esta Bandeja visualizar el listado paginado de este tipo de
documentos y el formulario que los permite listar, ver Figura G7:
Cuando seleccione el documento que no se ha enviado, visualizar la informacin resumen,
Pgina 55 de 9l
Figura 95: Mensaje de Confirmacin
Figura 97: Listado Documentos No Enviados
Figura 96: Bandeja "No Enviados"
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
adems de todos los botones de accin que se pueden ejecutar sobre el mismo, ver Figura
98:
$%L%D%$% A**i)n ReAresar
Regresa a la ventana anterior, donde se encuentra el listado de documentos "o $n(iados.
$%L%D%;% A**i)n En.iar F@si*o
Este botn permite enviar el documento a travs del SGDQ a los
!estinatarios, mediante el proceso de firma manual.
Si activa este botn con un clic izquierdo del mouse, visualizar el formulario que permite
realizar dicha accin, ver Figura 99:
Bo,)n A*e2,ar1 al hacer clic izquierdo sobre este botn, el documento se almacenar en la
Bandeja Por Imprimir, donde se deber ejecutar el proceso de impresin, la firma manual y
envo fsico del documento a su !estinatario. Luego de esta accin visualizar el mensaje
de confirmacin respectivo, ver Figura l00:
Pgina 56 de 9l
Figura 98: Botones de Accin Mltiple Bandeja "No Enviados"
Figura 99: Pantalla Envo Manual de Documentos
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Bo,)n ReAresar1 al hacer clic izquierdo sobre este botn, no habr ejecutado la accin de
$n(iar 1sico y regresar a la pantalla anterior.
$%L%D%<% A**i)n En.iar DiAi,al
Este botn permite enviar el documento generado a travs del SGDQ al
!estinatario del mismo y firmado electrnicamente, si el 'emitente dispone
de un Certi*icado !igital y el Destinatario es un Servidor Pblico.
Si activa este botn con un clic izquierdo del mouse, visualizar el formulario que permite
realizar esta accin con el ingreso de un Comentario, si as lo cree pertinente, ver Figuras
l0l y l02:
Pgina 57 de 9l
Figura l0l: Listado Documentos No Enviados
Figura l02: Pantalla Envo Electrnico de Documentos
Figura l00: Mensaje de Confirmacin
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Bo,)n A*e2,ar1 al hacer clic izquierdo sobre este botn, el documento se enviar
electrnicamente a su !estinatario. Luego de esta accin visualizar el mensaje de
confirmacin respectivo, ver Figura l03; y se notificar con un correo electrnico al
!estinatario, tal como se detall en la seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn
irmar=$n(iar.
Bo,)n ReAresar1 al hacer clic izquierdo sobre este botn, no habr ejecutado la accin de
$n(iar !igital y regresar a la pantalla anterior.
$%L%D%&% A**i)n Co+en,ar
Ver seccin 9.B.D.9. Bandeja 'easignados / Botn Comentar.
1.8.5.5 Accin Carp. Virtual
%er seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn Carp. %irtual.
$%L%G% Bandeja BReasiAnadosC
Un documento reasignado saldr de la Bandeja $n $laboracin o 'ecibidos y se ubicar en
la Bandeja denominada 'easignados, que se encuentra en el grupo llamado &tras
Bandejas.
Cuando ingrese a la Bandeja 'easignados, visualizar el listado paginado de los ltimos
documentos que han sido 'easignados y el formulario que permite utilizar criterios de
bsqueda para los mismos. Por defecto se visualiza los documentos 'easignados en la
fecha actual, ver Figura l05:
Pgina 58 de 9l
Figura l03: Mensaje de Confirmacin
Figura l04: Bandeja "Reasignados"
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Figura l05: Listado de Documentos Reasignados
El formulario en mencin visualiza los siguientes campos: !esde ec4a, Hasta ec4a,
$stado y 0e-to a Buscar. adems se encuentran visibles y habilitados los siguientes
botones: Buscar, In*ormar, Comentar y 'ecuperar. A continuacin se detalla la funcionalidad
de cada uno de ellos:
Desde Fe*-a1 se debe ingresar la fecha desde la cual se buscar los documentos cuya
fecha de reasignacin se encuentre en el rango de fechas definido. Debe usar la utilidad
calendario.
Oas,a Fe*-a1 se debe ingresar la fecha hasta la cual se buscar los documentos cuya fecha
de reasignacin se encuentre en el rango de fechas definido. Debe usar la utilidad
calendario.
Es,ado1 se debe seleccionar el estado del documento reasignado de la lista desplegable
que dispone este campo. Los estados posibles son: Arc4i(ado, $liminado, $n $dicin, $n
0r3mite, $n(iado, "o $n(iado +&riginal,, por defecto se visualiza II 0odos JJ, ver Figura
l06:
Te3,o a Bus*ar1 se debe ingresar el Asunto, ")mero de !ocumento o ")mero de
'e*erencia del documento reasignado que se va a buscar.
Bo,)n Bus*ar1 al hacer clic izquierdo sobre este botn, se desplegarn los resultados de la
bsqueda, basado en los filtros definidos. En caso de no requerir filtrar por alguno de estos
criterios, no ingrese valor alguno. Por defecto el rango de fechas que se visualiza en la
pantalla es de tres meses calendario, de la fecha actual para atrs.
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Figura l06: Men de Estado del Documento
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Tome en cuenta que si se ingresa los cuatro filtros, todos stos deben cumplirse para poder
desplegar el resultado de la consulta.
Cuando requiera revisar la informacin de algn documento reasignado, debe ingresar a la
pestaa "In*ormacin del !ocu., y para hacerlo existen dos formas. La primera es hacer clic
izquierdo sobre el link ec4a 'easignacin, y la segunda, es hacer clic izquierdo sobre el
cono . Una vez concretada dicha accin, visualizar todos los botones de accin que se
pueden ejecutar, ver Figura l07:
Figura l07: Botones de Accin Mltiple Bandeja "Reasignados"
$%L%G%$% A**i)n ReAresar
Regresa a la ventana anterior, donde se encuentra el listado de documentos 'easignados.
$%L%G%;% A**i)n In?or+ar
El botn In*ormar permite enviar un documento generado a travs del SGDQ,
como informacin a otro usuario de la misma institucin. Puede tener un
acceso rpido con la combinacin de las siguientes teclas Shift+Ctrl+l.
Si activa este botn con un clic izquierdo del mouse, visualizar el formulario que permite
realizar esta accin, ver Figura l08:
Pgina 60 de 9l
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Figura l08: Pantalla lnformar
Este formulario visualiza los siguientes campos: >rea, Ser(idor P)blico, Eistas y Comentario.
adems se encuentran visibles y habilitados los siguientes botones: Aceptar y 'egresar. A
continuacin se detalla la funcionalidad de cada uno:
Frea1 visualiza el nombre del rea de trabajo a donde se va a enviar un documento como
informacin.
Ser.idor 4I/li*o1 visualiza la lista desplegable de los usuarios activos del rea antes
descrita.
Lis,as1 visualiza las Eistas de $n(1o definidas en el SGDQ. Una Eista de $n(1o se encuentra
definida en la seccin l.4.l.
Co+en,ario1 visualiza el comentario que se desea informar al servidor pblico
seleccionado.
Bo,)n A*e2,ar1 al hacer clic izquierdo sobre este botn, habr concretado la accin de
In*ormar y a continuacin visualizar el mensaje de confirmacin respectivo, a la par que se
enviar el correo electrnico de notificacin al funcionario que fue informado con el
documento, ver Figuras l09 y ll0:
Figura l09: Mensaje de Confirmacin
Pgina 6l de 9l
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Figura ll0: Correo Electrnico de Notificacin
Bo,)n ReAresar1 al hacer clic izquierdo sobre este botn, no habr concretado la accin de
informar y regresar a la pantalla anterior.
$%L%G%<% A**i)n Co+en,ar
Este botn permite agregar un comentario a un documento, este
comentario posteriormente se podr3 (isuali7ar en la opcin 'ecorrido del
documento. Puede tener un acceso rpido con la combinacin de las
siguientes teclas Shift+Ctrl+M.
Al activar este botn con un clic izquierdo, visualizar el formulario que permite realizar
dicha accin, ver Figura lll:
Figura lll: Pantalla Comentar Documentos
Pgina 62 de 9l
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Este formulario visualiza los siguientes campos: &peraciones, Comentario. adems se
encuentran visibles y habilitados los siguientes botones: Aceptar y 'egresar. A continuacin
se detalla la funcionalidad de cada uno:
O2era*iones1 visualiza la lista de operaciones que se pueden usar de comentario sobre un
documento reasignado. Debe hacer clic izquierdo sobre el nombre de cada operacin que
necesite usar y visualizar la misma en el campo Comentario. $sta opcin se (isuali7ar3
siempre y cuando el administrador institucional del sistema la 4aya acti(ado.
Co+en,ario1 visualiza el nombre de cada operacin que se ha seleccionado del campo
&peraciones antes descrito.
Bo,)n A*e2,ar1 al hacer clic izquierdo sobre este botn, habr ejecutado la accin de
comentar, a continuacin visualizar el mensaje de confirmacin respectivo, ver Figuras ll2
y ll3:
Bo,)n ReAresar1 al hacer clic izquierdo sobre este botn, no habr ejecutado la accin de
comentar el documento reasignado y regresar a la pantalla anterior.
Todo comentario realizado sobre un documento 'easignado, lo podr visualizar activando
con un clic izquierdo el cono , que se encuentra en la Pestaa In*ormacin del !ocu.,
ver Figura ll4:
Pgina 63 de 9l
Figura ll2: Mensaje de Confirmacin
Figura ll3: Correo Electrnico de Notificacin
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Con la activacin de dicho cono visualizar todos los comentarios realizados sobre el
documento, sealando fecha y funcionario responsable, ver Figura ll5:
Figura ll5: Visualizacin de Comentarios
Para cerrar un comentario, debe hacer clic izquierdo sobre el cono que visualiza cada
comentario.
$%L%G%&% A**i)n Re*u2erar
Este botn permite recuperar el documento que fue reasignado a otro
usuario. El documento regresar a la Bandeja de En Elaboracin o Recibidos,
dependiendo del tipo de documento que se haya reasignado.
Al activar este botn con un clic izquierdo, visualizar el formulario que permite realizar
dicha accin, ver Figura ll6:
Figura ll6: Pantalla Recuperar
Pgina 64 de 9l
Figura ll4: lcono para Visualizar Comentarios
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Se debe ingresar un comentario y clic en el botn Aceptar, inmediatamente se mostrar3 un
mensaje de con*irmacin, (er igura 99FK
Figura ll7: Mensaje de Confirmacin
inalmente, el documento regresa a la Bandeja de $n $laboracin o 'ecibidos de donde *ue
reasignado.
$%L%K% Bandeja BAr*-i.adosC
Figura ll8: Bandeja
Archivados
La Bandeja Arc4i(ados almacena todos los documentos que su trmite ha finalizado.
Al ingresar a esta bandeja visualizar el listado paginado de los documentos que se han
archivado y el formulario respectivo para listarlos, ver Figura ll9:
Figura ll9: Listado de Documentos Archivados
Una vez que haya seleccionado el documento archivado para acceder a su informacin,
visualizar el formulario con la pestaa In*ormacin del !ocu. y los respectivos botones de
accin que se pueden ejecutar sobre el mismo, ver Figura l20:
Pgina 65 de 9l
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Figura l20: Botones de Accin Mltiple Bandeja "Archivados"
$%L%K%$% A**i)n ReAresar
Regresa a la ventana anterior, donde se encuentra el listado de documentos Arc4i(ados.
$%L%K%;% A**i)n In?or+ar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn In*ormar.
$%L%K%<% A**i)n Res,aurar
Ver seccin 9.B.L.:. Bandeja $liminados / Botn 'estaurar.
$%L%K%&% A**i)n Co+en,ar
Ver seccin 9.B.D.9. Bandeja 'easignados / Botn Comentar.
$%L%K%D% A**i)n Dar F@si*o
Ver seccin 9.B.:.F. Bandeja 'ecibidos / Botn !ar 1sico.
$%L%K%G% A**i)n Co2iar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn Copiar.
1.8.. Accin Carp. Virtual
%er seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn Carp. %irtual.
$%L%L% Bandeja BIn?or+adosC
Todo documento informado, podr ser revisado por su !estinatario en la Bandeja
Pgina 66 de 9l
Figura l2l: Bandeja
lnformados
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
In*ormados, que se encuentra en el grupo de &tras Bandejas. Al ingresar a esta Bandeja
visualizar el listado paginado de dichos documentos, adems del formulario para poder
listarlos, ver Figura l22:
Figura l22: Botones de Accin Mltiple Bandeja "lnformados"
Cuando seleccione el documento informado, visualizar la informacin resumen, adems de
todos los botones de accin que se pueden ejecutar sobre el mismo, ver Figura l23:
Figura l23: Botones de Accin Mltiple Bandeja "lnformados"
A continuacin se detalla la funcionalidad de cada botn:
$%L%L%$% A**i)n ReAresar
Regresa a la ventana anterior, donde se encuentra el listado de documentos In*ormados.
$%L%L%;% A**i)n In?or+ar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn In*ormar.
$%L%L%<% A**i)n Eli+inar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn $liminar.
$%L%L%&% A**i)n Co+en,ar
Ver seccin 9.B.D.9. Bandeja 'easignados / Botn Comentar.
1.8.8.5 Accin Copiar
%er seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn Copiar.
1.8.8.! Accin Carp. Virtual
%er seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn Carp. %irtual.
Pgina 67 de 9l
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
$%L%'% Bandeja B4or I+2ri+irC
Si el !estinatario es un Ciudadano, o el 'emitente no dispone de un Certificado Digital, la
accin de irmar = $n(iar enviar el documento a la Bandeja Por Imprimir, para poder
realizar la impresin del documento elaborado a travs del SGDQ y que el 'emitente
proceda a firmarlo manualmente antes de su envo fsico.
Al ingresar a la Bandeja Por Imprimir podr visualizar la lista paginada de todos los
documentos que se van a enviar fsicamente y que se encuentran en estado Por Imprimir,
adems del formulario que permite listarlos, ver Figura l25:
Para realizar la accin de Imprimir debe seleccionar al documento para que puede ingresar
a la pestaa In*ormacin del !ocu.. una vez ah visualizar la vista previa del documento a
imprimir y el link "%er documento, la accin imprimir se la puede ejecutar desde cualquiera
de las dos opciones, ver Figura l26:
Pgina 68 de 9l
Figura l25: Bandeja Por lmprimir
Figura l24: Bandeja Por
lmprimir
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Cuando el documento se encuentre impreso y firmado manualmente, est listo para ser
enviado fsicamente a su !estinatario. Para terminar el despac4o del documento se debe
dar clic en el botn de $n(iar.
A continuacin se detalla la *uncionalidad de cada botnK
$%L%'%$% A**i)n ReAresar
Regresa a la ventana anterior, donde se encuentra el listado de documentos Por Imprimir.
$%L%'%;% A**i)n Eli+inar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn $liminar.
$%L%'%<% A**i)n En.iar
Este botn le permite ejecutar la accin $n(iar a travs del SGDQ, para los
documentos que se enviaron manualmente. Con esta accin, dichos
documentos ya no se visualizarn en la Bandeja Por Imprimir.
Al momento de activar dicho botn con un clic izquierdo del mouse, aparecer un formulario
que permite realizar dicha accin, ver Figura l27:
Figura l27: Pantalla Enviar Documentos Manualmente
El ingreso de un Comentario es opcional, aunque se recomienda su uso.
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Figura l26: Botones de Accin Mltiple Bandeja "Por lmprimir"
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
En la ventana que se despliega se puede escribir un comentario y se debe dar clic en
"Aceptar".
El sistema desplegar un mensaje que indica: "Este documento no tiene imagen asociada,
Est seguro de enviar?". De esta manera el sistema le advierte, en el caso que se requiera,
digitalizar la imagen del documento escaneado con la firma manual del remitente.
Si no desea asociar la imagen escaneada debe poner BA*e2,arC. Caso contrario, para
asociar la imagen, se debe poner "Cancelar" el envo e ir a la funcionalidad del men
izquierdo Cargar !oc. !igitali7ado, luego de realizar esto se debe volver a la bandeja de
por imprimir y "Enviar" el documento.
Una vez que se ha realizado el "Envo" de los documentos firmados manualmente desde la
bandeja de por imprimir, el sistema realiza lo siguiente:
Me+orandos%" El documento llegar a los destinatarios y desaparece de la bandeja de por
imprimir.
O?i*ios%" El documento desaparece de la bandeja de por imprimir. Llegarn a los
destinatarios, cuando el documento fsico y sus anexos hayan sido trasladados a la otra
lnstitucin y se hayan entregado a los destinatarios correspondientes.
Figura l28: Mensaje de Confirmacin
$%L%'%&% A**i)n Co+en,ar
Ver seccin 9.B.D.9. Bandeja 'easignados / Botn Comentar.
$%L%'%D% A**i)n Dar F@si*o
Ver seccin 9.B.:.F. Bandeja 'ecibidos / Botn !ar 1sico.
$%L%'%G% A**i)n So/re
Ver seccin 9.B.;.D. Bandeja $n(iados / Botn Sobre.
$%L%$N% Bandeja Co+2ar,ida
Pgina 70 de 9l
Figura l29: Bandeja
Compartida
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
En esta Bandeja se encuentran los documentos de la Bandeja de 'ecibidos del funcionario
Me*e del >rea de una institucin de la Administracin Pblica, quien podr compartir su
Bandeja con un usuario de su misma rea para delegar el trmite de dichos documentos,
logrando as optimizacin de tiempo.
Generalmente slo se deber compartir la bandeja con el Asistente de la Jefatura de Area,
para que pueda tramitar los documentos de la autoridad. El Administrador lnstitucional del
SGDQ podr activar esta Bandeja con la autorizacin por escrito del Jefe del Area.
Se puede filtrar por: Asunto, ")mero de !ocumento o ")mero de 'e*erencia. Se permite
mostrar los: "o le1dos, Ee1dos o 0odos.
Los datos principales que se visualizan en el listado paginado son: !e, Asunto, ec4a de
!ocumento, ")mero de !ocumento, ")mero de 'e*erencia, $stado, irma !igital y
Categor1a, ver Figura l30:
Al seleccionar el documento a dar trmite, visualizar la informacin resumen del documento
y los botones de accin que dispone esta pantalla, ver Figura l3l:
$%L%$N%$% ReAresar
Regresa a la ventana anterior, donde se encuentra el listado de documentos Compartidos.
$%L%$N%;% Res2onder
Ver seccin 9.F.9. Proceso de 0r3mite de un !ocumento 'ecibido / Botn 'esponder.
$%L%$N%<% ReasiAnar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn 'easignar.
Pgina 7l de 9l
Figura l30: Listado de Documentos Compartidos
Figura l3l: Botones de Accin Mltiple Bandeja "Compartida"
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
$%L%$N%&% Co+en,ar
Ver seccin 9.B.D.9. Bandeja 'easignados / Botn Comentar.
$%L%$N%D% Dar F@si*o
Ver seccin 9.B.:.F. Bandeja 'ecibidos / Botn !ar 1sico.
$%L%$N%G% Co2iar
Ver seccin 9.D.9. Botones de Accin 2)ltiple / Botn Copiar.
;% NUE(A TAREA
;%$% In,rodu**i)n
En el Sistema de Gestin Documental QUlPUX se aade la funcionalidad de Tareas para
cubrir con el requerimiento de realizar la accin de reasignacin a mltiples usuarios.
Actualmente existe la funcionalidad de 'easignar, que permite pasar el documento a otro
usuario para que realice alguna accin definida en el comentario de la reasignacin. Es as
que un jefe de rea puede reasignar a un subordinado un documento con una accin
definida, por ejemplo: elaborar respuesta, realizar informe, ejecutar acciones solicitadas
segn el documento, etc.
La accin de reasignacin se permite realizar a un solo usuario a la vez, esto porque en
dicha accin se entrega el acceso completo al documento reasignado y solo un usuario a la
vez puede tener acceso completo.
Por esta restriccin se crea la funcionalidad de 0areas asociadas a un documento, con eso
se entrega acceso de lectura al mismo. Lo antes descrito se grfica en el siguiente flujo, ver
Figura l32:
Todos los documentos que un 'emitente enva se van almacenando en su Bandeja
$n(iados. mientras que para el !estinatario de los mismos, cuando ingrese al SGDQ los
ver almacenados en su Bandeja 'ecibidos, bandeja que por defecto visualizar en cada
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Figura l32: Asignacin de Tareas a partir de un Documento
Recibido
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
ingreso al sistema, ver Figura l33:
En dicha Bandeja visualizar la lista paginada de los documentos recibidos y el formulario
respectivo para listarlos, ver Figura l34:
Los documentos que no han sido observados en su contenido se presentarn en formato
"Negrita". Es en esta Bandeja que se encuentra visible y habilitado el botn "ue(a 0area. A
continuacin se detalla su funcionalidad:
Este botn permite asignar una "ue(a 0area sobre el documento recibido, a
otro usuario del SGDQ.
La funcionalidad de 0areas al igual que la funcionalidad de 'easignar se realiza respetando
el orgnico funcional definido en la parametrizacin del SGDQ; es decir se puede realizar
esta accin a los pares (usuarios) del mismo nivel o un nivel ms arriba o un nivel ms
abajo.
Si activa el botn "ue(a 0area con un clic izquierdo del mouse, visualizar el formulario que
permite realizar esta accin, ver Figura l35.
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Figura l33: Bandeja Recibidos
Figura l34: Bandeja Recibidos
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Una vez que haya seleccionado el usuario responsable de la "ue(a 0area, debe fijar la
fecha mxima para cumplir la misma. Esta fecha no se digita, debe ser seleccionada de la
utilidad calendario. Por defecto se visualiza la fecha del da.
La descripcin de la "ue(a 0area debe ser ingresada en el campo Comentario de dicho
formulario; para ejecutar la asignacin de "ue(a 0area debe hacer clic izquierdo sobre el
botn Aceptar, visualizar la confirmacin de la asignacin, ver Figura l36 y el usuario a
quien se asign la "ue(a 0area recibir un mail de notificacin, ver Figura l37. Luego de
esta accin permanecer en la misma pantalla para poder seguir asignando "ue(as 0areas.
El botn Regresar le ser til cuando no desea asignar "ue(as 0areas y regresar a la
pantalla anterior.
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Figura l35: Pantalla Nueva Tarea
Figura l36: Nueva Tarea Asignada
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
;%;% Bandeja Tareas En.iadas
Todas las "ue(as 0areas que un usuario asign las visualizar en la Bandeja 0areas
$n(iadas, ver Figura l38:
Al ingresar a dicha Bandeja, visualizar el listado paginado de las tareas asignadas a otros
usuarios y el formulario respectivo para listarlas, ver Figura l39:
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Figura l38: Bandeja Tareas Enviadas
Figura l37: Correo Electrnico de Notificacin
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Dicho formulario le permite realizar la bsqueda y filtrado de tareas asignadas, a travs de
los campos $stado y 0e-to a Buscar. adems se encuentra visible y habilitado el botn
Buscar, que al activarlo con un clic izquierdo presentar los resultados de la bsqueda.
Las "ue(as 0areas asignadas pueden tener 3 estados: Pendiente, inali7ada o Cancelada,
por defecto se visualiza 0odos, ver Figura l40:
Este formulario presenta tres nuevos datos que son exclusivos de esta Bandeja que son:
A(ance, $stado y !1as de Atraso. El campo A(ance se presenta en formato porcentual. Si
entra al detalle de la Tarea haciendo clic izquierdo sobre la fecha del documento, visualizar
la pestaa 0areas del documento, que consiste en el recorrido de una Tarea, es decir se
visualizan todas las acciones que se realizan sobre la misma, ver Figura l4l:
La pestaa 0areas visualiza el nombre del usuario que est asignando tareas a otros
usuarios y los siguientes campos: 0area, Asignado a, ec4a m3-ima de tarea, ec4a Hora,
Accin, #suario y Comentario. A continuacin se detalla la funcionalidad de cada uno:
Tarea1 visualiza el nombre de la ltima tarea asignada.
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Figura l39: Listado de Tareas Enviadas
Figura l40: Men Estado de Tarea
Figura l4l: Pestaa Tareas
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
AsiAnado a1 visualiza el nombre del usuario a quien se asign la "ue(a 0area.
Fe*-a +J3i+a de ,area1 visualiza la fecha mxima de cumplimiento para la "ue(a 0area.
Fe*-a Oora1 visualiza la fecha y hora de asignacin de la "ue(a 0area.
A**i)n1 visualiza el nombre de cada accin tomada en la "ue(a 0area.
Usuario1 visualiza el nombre del usuario que realiza cada accin en la "ue(a 0area.
Co+en,ario1 visualiza el detalle de cada accin tomada en la "ue(a 0area.
Como se puede visualizar se encuentra una barra de avance de tarea que ir incrementando
su progreso a medida que se registre un avance de tarea. Adems se visualiza un cono
semaforizado de la proximidad de la fecha lmite para cumplir con la misma, esto quiere
decir que se visualizarn conos de proximidad de los colores: verde, amarillo o rojo, segn
sea el caso. A continuacin se detalla cada uno de ellos:
Cuando la tarea es asignada y se encuentra dentro del plazo mximo de ejecucin de la
misma se visualizar el cono .
Cuando la tarea se encuentre a un da del plazo mximo de ejecucin de la misma se
visualizar el cono .
Cuando la tarea se encuentre fuera del plazo mximo de ejecucin de la misma se
visualizar el cono .
;%;%$% *onos de a**i)n +Il,i2le so/re una Tarea En.iada
A continuacin se describe la funcionalidad de los conos de accin mltiple que se
encuentran visibles y habilitados en dicha Bandeja, y que se encuentran disponibles solo
para el usuario que asigna una nueva tarea:
Este cono sirve para agregar un comentario sobre la 0area asignada, para activarlo
haga clic izquierdo sobre el mismo y visualizar el formulario que permite realizar dicha
accin, ver Figura l42:
Si hace clic izquierdo sobre el botn Aceptar se habr concretado la accin de Comentar
0area y visualizar el mensaje de confirmacin respectivo en el recorrido de la Tarea, ver
Figura l43 y el usuario a quien se asign la "ue(a 0area recibir un mail de notificacin, ver
Figura l44. Luego de esta accin permanecer en la misma pantalla para poder seguir
haciendo comentarios.
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Figura l43: Datos de Comentario Realizado
Figura l42: Pantalla Comentar Tarea
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Este cono sirve para editar la ec4a m3-ima de la 0area asignada, para activarlo haga
clic izquierdo sobre el mismo y visualizar el formulario que permite realizar dicha accin,
ver Figura l45:
La fecha no se ingresa, debe usar la utilidad calendario que se desplegar al hacer clic
izquierdo en el botn . En esta accin se hace obligatorio el ingreso de un comentario
que justifique la misma.
Si hace clic izquierdo sobre el botn Aceptar se habr concretado la accin de $ditar 0area
y visualizar el mensaje de confirmacin respectivo en el recorrido de la Tarea, ver Figura
l46 y el usuario a quien se asign la "ue(a 0area recibir un mail de notificacin, ver Figura
l47. Luego de esta accin permanecer en la misma pantalla para poder seguir editando
tareas.
Pgina 78 de 9l
Figura l45: Pantalla Editar Tarea
Figura l44: Correo Electrnico de Notificacin
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Este cono sirve para cancelar la 0area asignada. Para activar este cono haga clic
izquierdo sobre el mismo y visualizar el formulario que permite realizar dicha accin, ver
Figura l48:
Si hace clic izquierdo sobre el botn Aceptar se habr concretado la accin de Cancelar
0area y visualizar el mensaje de confirmacin respectivo en el recorrido de la Tarea, ver
Figura l49 y el usuario a quien se asign la "ue(a 0area recibir un mail de notificacin, ver
Pgina 79 de 9l
Figura l46: Datos de Tarea Editada
Figura l48: Pantalla Cancelar Tarea
Figura l49: Pantalla Tarea Cancelada
Figura l47: Correo Electrnico de Notificacin
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Figura l50. Luego de esta accin permanecer en la misma pantalla para poder seguir
cancelando tareas.
Note que al momento de cancelar una tarea el cono semaforizado de proximidad de fecha
lmite se presentar de color gris: .
Note adems que para toda tarea cancelada existe la posibilidad de volver a reabrir la
misma, a travs del cono que se encuentra visible y habilitado: . Si activa este cono con
un clic izquierdo del mouse, visualizar el formulario que le permite realizar dicha accin,
que es el mismo que visualiza la Figura l49.
Si ha concretado la accin de 'eabrir 0area, visualizar el mensaje de confirmacin
respectivo en el recorrido de la Tarea, ver Figura l5l y el usuario a quien se asign la
"ue(a 0area recibir un mail de notificacin, ver Figura l52.
Figura l5l: Pantalla de Tarea Reabierta
Pgina 80 de 9l
Figura l50: Correo Electrnico de Notificacin
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Este cono permite asignar "ue(as 0areas denominadas 0areas Hijas sobre
documentos que ya tienen asignada una tarea principal o 0area Padre. El formulario que
permite realizar esta accin y su funcionalidad son los mismos que ya fueron detallados en
la Figura l35.
Esta nueva asignacin de 0areas siempre ser para un nuevo usuario; el SGDQ realizar la
validacin del caso para no permitir que un usuario tenga asignado ms de una tarea, ver
Figura l53:
Pgina 8l de 9l
Figura l52: Correo Electrnico de Notificacin
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI

Si realiza la asignacin de una "ue(a 0area a un nuevo usuario, visualizar el respectivo
mensaje de confirmacin, ver Figura l54:
Note que cada "ue(a 0area asignada posee el cono semaforizado de avance de la tarea y
los 3 conos de accin mltiple con los que se permite comentar, editar y eliminar la misma.
Si requiere imprimir un registro de todas las acciones realizadas en las Tareas Asignadas,
puede usar el botn que se encuentra visible y habilitado denominado Imprimir, ver Figura
l4l.
Si lo activa con un clic izquierdo del mouse, visualizar el reporte generado en formato PDF,
ver Figura l55:
Pgina 82 de 9l
Figura l53: Error de Asignacin de Tareas
Figura l54: Pantalla Asignar Nueva Tarea
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
;%<% Bandeja Tareas Re*i/idas
Todas las "ue(as 0areas que han sido recibidas las visualizar en la Bandeja 0areas
'ecibidas, ver Figura l56:
Pgina 83 de 9l
Figura l55: Pantalla Reporte Tareas Asignadas
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Al ingresar a dicha Bandeja, visualizar el listado paginado de las tareas recibidas debido a
la asignacin de las mismas por parte de otros usuarios. Por defecto visualizar las tareas
de estado Pendiente. Se visualiza adems el formulario respectivo para realizar bsquedas
dentro de las tareas recibidas, ver Figura l57:
Si entra al detalle de la Tarea haciendo clic en la fecha del documento, visualizar la pestaa
0areas del documento, que consiste en el recorrido de una Tarea, es decir se visualizan
todas las acciones que se realizan sobre la misma, ver Figura l58:
La pestaa 0areas visualiza el nombre del usuario a quien se ha asignado las mismas y
adems se encuentran los mismos campos que se visualizan en la Bandeja 0areas
$n(iadas que ya fueron detallados en su funcionalidad, si desea ms detalle haga referencia
a la seccin :.:. Bandeja 0areas $n(iadas.
Pgina 84 de 9l
Figura l56: Bandeja Tareas Recibidas
Figura l57: Listado de Tareas Recibidas
Figura l58: Pestaa Tareas
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
;%<%$% *onos de a**i)n +Il,i2le so/re una Tarea Re*i/ida
A continuacin se describe la funcionalidad de los conos de accin mltiple que son
exclusivos de esta Bandeja y que estarn disponibles para el usuario que recibi una nueva
tarea asignada:
Este cono permite el registro porcentual de los avances en la 0area 'ecibida. Los
valores porcentuales que se despliegan se presentan en mltiples de l0, en una escala de
0% a l00%, ver Figura l59:
Es mandatorio el ingreso de un comentario por cada registro de avance porcentual de la
tarea, eso permite una comprensin ms amplia y clara de los avances.
Si hace clic izquierdo sobre el botn 'egresar no se habr concretado la accin de 'eportar
A(ance de 0area y regresar a la pantalla anterior.
Si hace clic izquierdo sobre el botn Aceptar se habr concretado la accin de 'eportar
A(ance de 0area. visualizar el comentario realizado en el recorrido de la misma y el
incremento respectivo en la barra de avance de tarea, ver Figura l60:
Este cono permite finalizar la 0area asignada, si activa este cono con un clic izquierdo
del mouse, visualizar el formulario que permite realizar dicha accin, ver Figura l6l:
Pgina 85 de 9l
Figura l59: Avance Porcentual de la Tarea
Figura l60: Pantalla Avance de Tarea
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Es mandatorio el ingreso de un comentario para dar por finalizada una tarea, eso permite
conocer algn detalle importante sobre dicha accin.
Si hace clic izquierdo sobre el botn 'egresar no se habr concretado la accin de inali7ar
0area y regresar a la pantalla anterior.
Si hace clic izquierdo sobre el botn Aceptar se habr concretado la accin de inali7ar
0area. visualizar el comentario realizado en el recorrido, la barra de avance de tarea se
presentar al l00%, el cono semaforizado de proximidad de fecha lmite se presentar de
color gris: y ya no estarn visibles los conos de accin mltiple, ver Figura l62:
Cuando una 0area finaliza, le ser enviado un correo electrnico de notificacin al usuario
del SGDQ que asign la 0area, ver Figura l63:
Pgina 86 de 9l
Figura l6l: Pantalla Finalizar Tarea
Figura l62: Pantalla Finalizacin de Tarea
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Los conos de accin mltiple de comentario y de tareas "hijas" fueron detallados en
la seccin :.:.9. Nconos de accin m)ltiple sobre una 0area $n(iada, haga referencia a la
misma para obtener ms informacin. Dichos conos pueden ser usados tanto por el usuario
que asign la "ue(a 0area como por el usuario que recibi la misma.
;%&% Res2ues,a a Do*u+en,os AsiAnados *o+o Nue.a Tarea
Todo documento que se encuentre ya sea en Bandeja de 0areas $n(iadas o en Bandeja de
0areas 'ecibidas, tiene visible y habilitado el botn que permite responder al 'emitente
original del documento que se ha recibido. Lo que diferenciara hacerlo desde una Bandeja u
otra ser el nombre del 'emitente que est realizando la accin de 'esponder. es decir se
visualizar el nombre del usuario que ha asignado una "ue(a 0area, o se visualizar el
nombre del usuario que ha recibido la tarea asignada. A continuacin se detalla la
funcionalidad del mencionado botn:
Si activa este botn con un clic izquierdo del mouse, visualizar el formulario
que permite crear un documento de respuesta a la tarea, ver Figura l64.
Como se puede apreciar, la accin 'esponder siempre har referencia al documento
recibido originalmente y que se aprecia en el campo "o. 'e*erencia. El Cuerpo del
!ocumento que es un editor de textos, se llena con el texto de dicho documento para que
pueda utilizar esta informacin como ayuda en la redaccin del documento de respuesta.
Para obtener el detalle de la funcionalidad de cada uno de los campos presentes en el
formulario y sus respectivos botones y pestaas, haga referencia a la seccin 9. "ue(o
Pgina 87 de 9l
Figura l63: Correo Electrnico de Notificacin
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
!ocumento .
El registro de este documento temporal se visualizar tanto en el recorrido del documento
como en el recorrido de la Tarea, ver Figuras l65 y l66.
Figura l65: Pantalla Recorrido de la Tarea al Responder
Pgina 88 de 9l
Figura l64: Pantalla Formulario Accin Responder
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
Si la tarea asignada se finaliza y el documento temporal registrado todava no se ha
reasignado como respuesta a la tarea, el momento que se finaliza la tarea se presentar una
opcin para reasignar automticamente el documento temporal, al usuario que puso la
tarea, ver Figura l67.
Figura l67: Mensaje de reasignacin de documento de respuesta
<% BIs:ueda A.an0ada
Ver Manual de Bandeja de Entrada del SGDQ, seccin "2.4 Bsqueda Avanzada", pgina
37.
&% Glosario de TPr+inos
SNA4 Secretara Nacional de la Administracin Pblica
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Figura l66: Pantalla Recorrido del Documento al Responder
Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
STI Subsecretara de Tecnologas de la lnformacin de la
SNAP.
STI"DS Direccin de Soporte de la STl.
Ins,i,u*i)n 4I/li*a Entidad del Sector Pblico perteneciente a cualquier
funcin del Estado.
SGD# Sistema de Gestin Documental Quipux que permite el
envo de memorandos, memorandos circulares, oficios,
oficios circulares dentro o entre lnstituciones Pblicas.
SGD#"4RO Sistema de Gestin Documental Quipux Produccin
http://www.gestiodocumental.gob.ec
SGD#"CA4 Sistema de Gestin Documental Quipux Capacitacin
http://cap.gestiodocumental.gob.ec
SFED Sistema para Firma Electrnica de Documentos
Su/se*re,ario STI Persona designada para cumplir las funciones de
Subsecretario de Tecnologas de la lnformacin, de
acuerdo a la legislacin existente.
Dire*,or STI"DS Persona designada para cumplir las funciones de STl-
DS, de acuerdo a la legislacin existente.
AI# Persona designada, por la mxima autoridad de una
lnstitucin Pblica, para cumplir las funciones de
Administrador lnstitucional del SGDQ.
AG# Persona designada, por el Director STl-DS, para cumplir
las funciones de Administrador Gubernamental SGDQ.
Ser.idor 4I/li*o Persona perteneciente a alguna de las lnstituciones
Pblicas registradas en el sistema y que utiliza el SGDQ.
Ciudadano Persona externa a una lnstitucin Pblica que utiliza el
SGDQ y que no est asociado a ninguna lnstitucin
registrada en el sistema.
Usuario Servidor Pblico o Ciudadano que utiliza el SGDQ
Su/roAan,e Usuario que reemplaza por un tiempo determinado a otro
usuario que no se encuentra en funciones.
Usuario Fo*al Usuario capacitado por la STl, en los cursos de bandeja
de entrada y bandeja de salida, encargado de brindar
soporte de primer nivel y capacitar a los servidores
pblicos de la lnstitucin donde labora.
Do*u+en,a*i)n del sis,e+a Son los documentos que se generan en el sistema:
Oficios, memorandos, acuerdos y circulares.
Bandeja de En,rada Se refiere a la recepcin de documentacin externa que
se va a registrar en el sistema.
Bandeja de Salida Se refiere a la generacin y emisin de documentacin
hacia otras instituciones, ciudadanos o servidores
pblicos de la propia institucin.
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Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas STI
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