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Resolucin de Secretara General

N003 -2013-0EFA/SG
Lima, 3 1 ENE 2013
CONSIDERANDO:
Que, el Literal k.4) del Artculo 1 oo del Reglamento de la Ley General del Sistema
Nacional de Bienes Estatales, aprobado por Decreto Supremo No 007-2008-VIVIENDA,
establece entre las funciones, atribuciones y obligaciones de las entidades realizar
Inventarios Anuales;
Que, el Inventario es el procedimiento que consiste en verificar fsicamente,
codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una fecha
determinada, con el fin de verificar la existencia de los bienes, contrastar su resultado con
el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las
regularizaciones que correspondan;
Que, el Artculo 121 o del Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de
Bienes Estatales, aprobado por Decreto Supremo No 007-2008-VIVIENDA, seala que
bajo responsabilidad del Jefe de la Oficina General de Administracin o la que haga sus
veces, se efectuar un inventario anual en todas las entidades, con fecha de cierre el 31
de diciembre del ao inmediato anterior al de su presentacin, y deber ser remitido a la
Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN) entre los meses de enero y marzo
de cada ao, asimismo la informacin deber remitirse a travs del Software Inventario
Mobiliario Institucional (SIMI), la que ser acompaada del Informe Final de Inventario y
del Acta de Conciliacin. Para realizar el Inventario se conformar necesariamente la
Comisin de Inventario designada por la Oficina General de Administracin o la que haga
sus veces, la que deber elaborar el Informe Final de Inventario y firmar el Acta de
Conciliacin Patrimonial-Contable;
Que, en concordancia con ello, la Resolucin Jefatura!
W 118-80-INAP/DNA "Normas Generales del Sistema de Abastecimiento" que aprob la
Norma General del Sistema de Abastecimiento SA. 07: Verificacin del Estado y
Utilizacin de Bienes y Servicios, indica que las entidades pblicas formularn y aplicarn
normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilizacin de los bienes y/o
servicios que dispone la entidad;
Que, la Resolucin Jefatura! No 335-90-INAP-DNA que aprob el Manual de
Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional establece normas, criterios,
procedimientos y responsabilidades para la administracin de almacenes en organismo
del sector pblico nacional ;
Que, el Literal h) del Artculo 1 r del Reglamento de Organizacin y Funciones del
Ambiental - OEFA, aprobado por Decreto
W 022-2009-MINAM, establece como funciones de la Secretara General
expedir directivas sobre asuntos administrativos de la Entidad para el adecuado
funcionamiento de las unidades orgnicas que se encuentran bajo su supervisin;
Que, en el marco de las normas citadas precedentemente, se ha visto por
conveniente aprobar una Directiva que regule la realizacin de la Toma de Inventario
General de las Existencias Fsicas en el Almacn Central del Organismo de Evaluacin y
Fiscalizacin Ambiental- OEFA;
Con el visado de las Oficinas de Administracin, de Planeamiento y Presupuesto y
de la Oficina de Asesora Jurdica;
De conformidad a lo establecido en la Ley N 29151 - Ley General del Sistema
Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo
N007-2008-VIVIENDA, la Resolucin Jefatura W 118-80-INAP/DNA "Normas Generales
del Sistema de Abastecimiento", la Resolucin Jefatura! N335-90-INAP-DNA que aprob
el Manual de Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional , y en uso de
las funciones establecidas por el Literal h) del Artculo 17 del Reglamento de
Organizacin y Funciones del OEFA, aprobado por el Decreto Supremo N 022-2009-
MINAM;
SE RESUELVE:
Artculo 1.- Aprobar la Directiva N 001-2013-0EFA/SG denominada "Toma de
Inventario de las Existencias Fsicas en el Almacn Central del Organismo de Evaluacin
y Fiscalizacin Ambiental - OEFA", la misma que forma parte integrante de la presente
Resolucin.
Artculo la publicacin de la presente Resolucin en el portal
de Evaluacin y Fiscalizacin Ambiental - OEFA
Regstrese y comunquese.
JGALL .... "
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del Ambiente
"Decen1o de las Personas con Discapacidad en el Per"
"AI'\o de la Inversin para el Desarrollo Rural y la
Seguridad Alimentaria"
DIRECTIVA N00 4 -2013-0EFA/SG
TOMA DE INVENTARIO DE LAS EXISTENCIAS FSICAS EN EL ALMACN
CENTRAL DEL ORGANISMO DE EVALUACIN Y FISCALIZACIN AMBIENTAL-
OEFA
l. OBJETIVO
Establecer las disposiciones que normen la realizacin de la Toma de
Inventario General de las existencias fsicas en el Almacn Central del
Organismo de Evaluacin y Fiscalizacin Ambiental - OEFA.
11 . FINALIDAD
Determinar la existencia fsica del os suministros, insumas, repuestos y otros
bienes o materiales que se encuentran en el almacn central del OEFA.
111. ALCANCE
Las disposiciones establecidas en la presente Directiva son de aplicacin
obligatoria por las reas que conforman la Oficina General de Administracin,
as como por los dems rganos del OEFA de acuerdo a su competencia, a
nivel de Sede Central del OEFA.
IV. BASE LEGAL
./ Decreto Ley W 22056, que instituye el Sistema de Abastecimiento .
./ Resolucin Jefatura! No 118-80-INAP/DNA, Normas Generales del Sistema
de Abastecimiento (SA. 07 -Verificacin del Estado y Utilizacin de Bienes
y Servicios)
./ Resolucin Jefatura! N 335-90-INAP/DNA, que aprueba el Manual de
Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional.
./ Directiva W14-76-EF/73-20, Determinacin del valor mnimo para que un
bien material sea considerado como activo fijo en las entidades del
Gobierno Central.
./ Plan Contable Gubernamental - Cuenta 1301 Bienes y Suministro de
funcionamiento .
./ Decreto Supremo N 0022-2009-MINAM, que aprueba el Reglamento de
Organizacin y Funciones del Organismo de Evaluacin y Fiscalizacin
Ambiental.
./ Resolucin de Contralora General N 320-2006-CG, que aprueba las
Normas de Control Interno .
./ Resolucin de Contralora No. 094-2009-CG, que aprueba la Directiva N
02-2009-CG/CA "Ejercicio del Control Preventivo por la Contralora General
de la Repblica-CGR y los rganos de Control Institucional- OCI.
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V. VIGENCIA
"Decenio de las Personas con D1scapac1dad en el Per"
"Ao de la Inversin para el Desarrollo Rural y la
Segundad Allmentana"
La presente directiva entra en vigencia al da siguiente de su publicacin en la
pgina web institucional.
VI. DISPOSICIONES GENERALES
6.1 La Toma de Inventario General de las Existencias fsicas en el Almacn
Central de la OEFA, tiene por finalidad:
a) Determinar las clases y cantidad actual de las existencias del
Almacn.
b) Determinar las existencias obsoletas y/o deterioradas del Almacn.
e) Viabilizar las futuras adquisiciones en el proceso de la programacin.
d) Determinar y sustentar los saldos correspondientes para los efectos
del Balance General al 31 de diciembre de cada Ao Fiscal.
6.2 La Toma de Inventario General de las Existencias Fsicas en el Almacn
Central de la OEFA, estar a cargo de una Comisin de Toma de
Inventario General de Existencias de Almacn, la misma que ser
presidida por el representante de Logstica de la Oficina de Administracin
de la OEFA.
6. 3 Por principio general, en el acto de inventario no intervendr el personal
encargado del almacn, lo que no impide su presencia para facilitar la
identificacin y constatacin del acto por inters individual.
6.4 Previa a la Toma de Inventario, se elaborara el acta de corte documentario
respecto de la documentacin sustentatoria de ingreso y salida de bienes
del ao a inventariar, la misma que deber estar debidamente suscrita por
el responsable del almacn, el Presidente de la Comisin de Inventario, de
sus miembros y el veedor del rgano de Control Institucional.
6.5 El responsable de almacn, entrega al Presidente de la Comisin de
Inventario, las llaves del almacn bajo su custodia, quien ser el nico
responsable que abrir y cerrara el almacn durante la toma de inventario
fsico de existencias del almacn.
6.6 Al inicio y al final de la toma del inventario, se levantara un acta de
conformidad de la recepcin y entrega del almacn, siendo firmada por el
presidente, secretario y miembros designados de la Comisin.
DISPOSICIONES ESPECFICAS
7.1 La Comisin de Toma de Inventario General de Existencias de Almacn,
ser designada por Resolucin del Jefe de la Oficina de Administracin y
estar conformada por los miembros siguientes:
a) Un representante de Logstica, quien la presidir y actuara como
Secretario de la Comisin.
b) El representante de Contabi lidad, quien actuara como miembro.
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e)
d)
El representante de Control Patrimonial , quien actuara como miembro.
Un representante de la Oficina de Control Interno, quien actuara como
Veedor y ser designado por el Jefe del rgano de Control Institucional.
7.2 Funciones de la Comisin:
a) Planificar y organizar la Toma de Inventario General de Existencias de
Almacn, supervisando, coordinando y verificando la conformidad del
baloteo de las existencias a inventariar.
b) Designar a las personas que se encargaran de la ejecucin misma de la
Toma de Inventario General de Existencias del Almacn.
e) Verificar el correcto ordenamiento de los bienes, antes de iniciar el
inventario fsico de existencia del almacn.
d) Proporcionar el material indispensable para la toma y procesamiento del
inventario fsico de existencias del almacn.
e) Efectuar la verificacin de las diferencias de las tarjetas de conteo y
reconteo.
t) Emitir un informe final con respecto a la Toma del Inventario Fsico de
Existencias de Almacn a la jefatura de la Oficina de Administracin, bajo
responsabilidad.
g) Asegurar que el proceso de organizacin de tarjetas se concluya en la
fecha sealada.
7.3 Responsabilidades de la Comisin de Inventario
7.3.1 Previas al inventario
a) Con anticipacin a la Toma de Inventario, la Comisin debe:
./ Verificar el cumplimiento de las polticas y procedimientos para
la preparacin del Inventario Fsico de Existencias de Almacn,
bajo responsabilidad .
./ Verificar el corte documentario del rea de Almacn.
b) Efectuar la Inspeccin Fsica del ordenamiento de existencias fsicas
en el almacn para autorizar el inicio del conteo.
7.3.2 Durante el inventario
a) Si se hallaran documentos retenidos en almacn correspondientes a
movimientos de existencias efectuadas antes del inventario fsico de
bienes, se coordinar con el Presidente de la Comisin de
Inventario, a fin de elevar un acta destacando dicha circunstancia.
b) Asegurar que el inventario se haga con doble contada.
e) Tomar nota de la cantidad de tarjetas emitidas para confrontarlas
con la relacin que alcanzara el responsable de almacn.
e) Solicitar al responsable de almacn el listado de control de tarjetas
de inventario y efectuar la verificacin respectiva, sin omitir ningn
dato.
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d) Una vez culminado el inventario fsico revisar que no queden
tarjetas de inventario sin trabajar.
e) Coordinar la apertura del almacn con el responsable de este,
cuando se haya culmi nado con el conteo fsico y las correcciones
necesarias.
7.3.3 Despus del inventario.
a) Entregar al responsable de almacn, las tarjetas de inventario
trabajadas y verificadas, a fin de elaborar el cuadro respectivo del
resultado del inventario.
b) Preparar el informe final del inventario con sus comentarios y
sugerencias, programas de trabajo, Planillas de Corte
Documentario, copia del listado de control de tarjetas emitidas y
entregarlo a la Jefatura de la Oficina de Administracin, bajo
responsabilidad, en un plazo que no exceder los tres (03) das
tiles a partir de la culminacin del inventario.
7.4 Funciones y Responsabilidades del Responsable de Almacn:
Como responsable de la ejecucin del inventario del almacn a su cargo,
debe cumplir con las siguientes funciones:
7.4.1 Previas al Inventario
a) Verificar el correcto ordenamiento de las existencias antes de
iniciarse el inventario fsico de bienes.
b) Tener en orden las tarjetas de inventario y colocarlas un da antes
del inicio del Inventario.
7.4.2 Durante el Inventario
a) Ubicar un espacio adecuado a los miembros de la comisin, a fin de
que ellos efecten su trabajo con eficacia.
b) Orientar a los miembros de la Comisin cuando estos se lo soliciten.
e) Coordinar con el Presidente de la Comisin de Inventario Fsico de
Existencia de Almacn, o quien haga sus veces sobre los asuntos
de Toma de Inventario de Bienes.
d) Otras funciones internas, tales como aviso oportuno al personal ,
usuario, proveedores, etc. , sobre la fecha de ejecucin del
inventario.
e) El encargado del almacn no deber ausentarse hasta concluir la
revisin de las tarjetas de inventario.
7.5 DE LA VERIFICACIN
7.5.1 Cuantitativa.- El verificador deber contar los bienes almacenados,
para comprobar que las cantidades sean iguales a las que se consignan
en las Tarjetas de Control Visible (BINCARD).
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7.5.2 Cualitativa.- El verificador deber constatar que las caractersticas y
propiedades de los bienes (marca, modelo, color, N de serie, lote,
vencimiento, dimensiones, peso, capacidad, volumen, etc.) estn de
acuerdo con lo consignado en la descripcin del BINCARD.
7.6 PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO
7.6.1 La toma de inventario se inicia con la verificacin documentaria de la
ltima orden de compra ingresada y la ltima pecosa atendida a la fecha
de la toma de inventario.
7.6.2 Una vez verificada la documentacin se inicia con la toma de inventario,
para lo cual se utilizar el mtodo al barrer a partir del primer estante
del Almacn, continuando con el conteo de todos los bienes
almacenados.
7.6.3 Al trmino del conteo de cada bien, la comisin de toma de inventario
suscribir en la tarjeta BINCARD, fecha y rbrica.
7.6.4 Sobrantes de Inventario:
Si en el desarrollo de la verificacin se detectar bienes sobrantes se
proceder de la siguiente manera:
a) Determinar su origen:
Documentos fuente no registrados en las tarjetas KARDEX,
Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el
PECOSA,
Entrega de un bien similar en lugar del que figura como
sobrante)
b) Cuando los sobrantes tiene origen de las dos (2) primeras causas,
stas deben ser ingresadas al almacn con una Nota de Entrada a
Almacn.
e) Cuando el sobrante tiene origen de un bien similar en lugar del
sobrante, indica que la misma cantidad del bien sobrante debe
figurar como faltante en el bien similar entregado. En este caso se
proceder a realizar el ajuste en la respectiva Tarjeta de Existencia
Valorada de Almacn, consignando en el Informe de la Comisin.
7.6.5 Faltante de Inventario:
Si en el desarrollo de la verificacin se detectar bienes faltantes se
proceder de la siguiente manera:
Determinar su origen, por las siguientes razones:
a) Determinar su origen:
./ Documentos fuente no registrados en las tarjetas KARDEX,
./ Bienes entregados en mayor cantidad a la autorizada en el
PECOSA,
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./ Entrega de un bien similar en lugar del que figura como
faltante)
b) Cuando los faltantes tiene origen en las dos (2) primeras causas,
stas deben salir con almacn con PECOSA.
e) Cuando el faltante tiene origen de un bien similar en lugar de otro,
indica que la misma cantidad del bien faltante debe figurar como
sobrante en el bien similar entregado. En este caso se proceder a
realizar el ajuste respectivo, consignado en el Informe de la
Comisin.
d) Faltante por robo o sustraccin: Organizar un expediente con las
investigaciones realizadas, acompaadas de la denuncia policial.
e) Faltante por merma: Si se trata de bienes slidos o lquidos, que por
su naturaleza se volatilizan.
f) Faltante por negligencia: El encargado de almacn y el encargado
de la custodia de bienes almacenados son responsables tanto
pecuniaria como administrativamente de la prdida de algn bien.
7.6.6 El inventario se elaborar en base al reporte alcanzado por el encargado
de almacn, consignando datos, segn Formato. W1 u otra observacin
que fuera conveniente, suscrita por la comisin de toma de inventario.
7.7 REGISTRO Y VALORIZACIN
El verificador cerrar la Tarjeta de Control Visible luego de la verificacin del
ltimo registro y anotar la fecha correspondiente, con indicacin del acto
administrativo (inventario fsico) y la cantidad verificada, firmando en la
ltima columna del lado derecho.
El verificador evidenciar la conformidad en el " Reporte de Toma de
Inventario Fsico de Existencia en Almacn" - Krdex, la descripcin del
bien considerando especificaciones Tcnicas, unidad de medida, lote, fecha
de vencimiento, cantidad verificada y cantidad consignada en la Tarjeta de
Control Visible (BINCARD) , finalmente firmarn el Formato W 1 los
integrantes de la comisin de toma de inventario.
7.8 CONCILIACIN
7.8.1 El equipo de toma de inventario efectuar la conciliacin entre las
existencias fsicas, Tarjetas de Control Visible y Saldo del Reporte de
movimiento de Almacn, estableciendo los sobrantes y/o faltantes, tanto
en unidades fsicas como en unidades monetarias. (Formato W 2)
7.8.2 De presentarse bienes sobrantes debido a que no se registr un ingreso
o se entreg en menor cantidad que la autorizada, se incorporarn en el
registro de existencias formulando la respectiva Nota de Entrada,
informando al respecto.
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7.8.3 Si se entreg un bien similar en lugar del sobrante, sin alterar los
valores, se efectuar el ajuste en las Tarjetas de Existencia Valorada de
la base de datos, previa evaluacin e informe del Comit.
7.8.4 Si se determinan bienes faltantes por robo o sustraccin se organizar
un expediente de las investigaciones realizadas acompaados de la
denuncia policial correspondiente.
7.8.5 Si el faltante es por merma, ser aceptada siempre y cuando se
encuentre dentro de la tolerancia establecida en la norma tcnica
respectiva.
7.8.6 Si el faltante es por negligencia, el encargado de almacn a cargo de la
custodia de los bienes es responsable tanto pecuniaria como
administrativamente de la prdida.
7.8.7 El equipo de toma de inventario coordinar con el encargado de
almacn y el encargado de contabilidad para la conciliacin contable
final.
7.9 INFORME FI NAL
Una vez culminada las acciones administrativas de conciliacin contable, el
equipo de toma de inventario presentar el informe adjuntando el inventario
fsico de bienes en almacn debidamente conciliado con los documentos
respectivos en caso de sobrantes y/o faltantes. (Formato W 3).
7.1 0 CRONOGRAMA DE TOMA DE INVENTARIO
El cronograma de toma de inventario ser propuesto a travs de un
Memorndum, programndose lo siguiente:
a) Reunin de Comisin de toma de inventario y formulacin de acta de
apertura o instalacin.
b) Verificacin fsica (conteo).
e) Conciliacin con tarjetas Krdex.
d) Conciliacin con cuentas contables.
e) Informe final conteniendo el inventario fsico de almacn debidamente
conciliado, para ser distribuido:
Inventario original
Primera copia
Segun da copia
Tercera copia
Contabilidad
Logstica
Almacn
OCI
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VIII. DEFINICIONES
8
Para mejor entendimiento de la presente Directiva, se aplican las siguientes
definiciones:
8.1 Bienes ingresados durante el inventario
Los bienes ingresados durante el inventario sern recibidos debidamente
documentados y ubicados en una zona determinada para su verificacin e
inclusin al final del inventario.
8.2 Bienes pendientes de atencin
Los bienes pendientes de atencin con Pedido Comprobante de Salida
numerado y valorizados no reclamados por el usuario (descargado de Krdex)
permanecern en el Almacn; el responsable de Almacn alcanzar copia de
los documentos para su procesamiento en el anlisis e inclusin al inventario.
La atencin a los usuarios se efectuar hasta la primera quincena del mes de
diciembre del ao en curso. El Pedido Comprobante de Salida que no fue
atendido al usuario podr ser atendido con la autorizacin del Presidente de la
Comisin de Inventario.
8.3 Bienes faltantes
Bienes que no se encuentran fsicamente despus de conciliar (verificacin)
con las tarjetas Krdex.
IX. ANEXOS
9.1 Formato. W1 .- Toma de Inventario de Almacn al 31 de diciembre del
ao que corresponda.
9.2 Formato. No 2.- Conciliacin de Inventario Fsico, Bincard y Krdex al al
31 de diciembre del ao que corresponda.
9.3 Formato No 3.- Inventario Fsico de Almacn al 31 de diciembre del ao
que corresponda.
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FORMATO No 1
TOMA DE INVENTARIO DE ALMACN AL 31 DE DICIEMBRE DEL ........ .
UNIDAD
No
DESCRIPCIN DE
ORO
MEDIDA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
SALDO
ALMACN
AL 31 DIC.
DEL .......
INGRESO TOTAL OBSERVACIONES
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FORMATO No 2
CONCILIACIN DE INVENTARIO FISICO, BINCARD Y KARDEX AL 31 DE DICIEMBRE DEL .. ........... .
No
UNIDAD
INVENTARIO DIFERENCIAS
ORO
DESCRIPCIN DE
FfSICO
BINCARD KRDEX OBSERVACIONES
MEDIDA
MAS MENOS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
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FORMATO W 3
INVENTARIO FISICO DE ALMACN AL 31 DE DICIEMBRE DEL ............. .
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
11
DESCRIPCIN
UNIDAD DE
MEDIDA
CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
VALOR OBSERVACIONES
TOTAL
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