Organizacion y Sistemas

ORGANIZACIN Y SISTEMAS
Caracas, agosto 2006

Organizacin y Sistemas
Repblica Bolivariana de Venezuela
Ministerio de Educacin Superior
Fundacin Misin Sucre
Ministro del Poder Popular para la Educacin Superior
Luis Acua
Viceministra de Polticas Acad!micas
"ibisa# $un%
Asesor de &ontenido
Pro'( "ania Salazar) *+" ,r( Federico Rivero Palacio
,iseadora *nstruccional
Pro'( Rosaura "orres +trera) *+" ,r( Federico Rivero Palacio

UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS

ESPECIFICACIN CURRICULAR


oras
"raba-o Acompaado .
"raba-o *ndependiente .
$oras por semana /
Tota! oras "or tr#$%str% &2

Competencias a desarrollar
INDICE.
Pg.
Programa instruccional
Introduccin
Unidad I ORGANIZACIN Y I!E"A
Origen de Organizacin y Sistemas
Definicin
Naturaleza de las funciones de la unidad de Organizacin y Sistemas.
Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Sistemas
Perfil del analista de Organizacin y Sistemas
Unidad II DIAGRA"ACIN
Definicin
Objetios
!"cnicas #ara formular diagramas
Clasificacin de los diagramas
Caractersticas de los diagramas..
Unidad III #O ORGANIGRA"A
Definicin
Objetios
!i#os de organigramas
Smbolos y referencias conencionales de mayor uso en los
organigramas.
Criterios #ara la elaboracin de organigrama.
Unidad I$ NOR"A Y PROCEDI"IEN!O
Norma.
Procedimiento
Caractersticas de los #rocedimientos
Clasificacin de los Procedimientos
Descri#cin de los #rocedimientos.
$edaccin.
Diagramacin de los #rocedimientos
Unidad $ %#U&OGRA"A
Definicin
Caractersticas de los flujogramas
!i#os de flujogramas
Simbologa de los flujogramas
Dise%o y elaboracin de flujogramas
$ecomendaciones #ara el uso y a#licacin
Unidad $I %OR"U#ARIO
Definicin
Objetio
Dise%o del formulario
Consideraciones #ara la elaboracin del formulario
Sistema de control de formularios
Unidad $II "ANUA#E AD"INI!RA!I$O
&entajas
Desentajas
Clasificacin de los manuales administratios
ti#os de manuales
Procedimiento general #ara elaborar manuales administratios
Unidad $III. "etodolog'a de simpli(icaci)n del tra*a+o
Planteamiento del #roblema
$ecoleccin de los datos
'nlisis de los datos
(ormulacin de recomendaciones
Im#lantacin
Seguimiento) ealuacin y control
$eferencias
PROGRA"A IN!RUCCIONA#
O,&E!I$O GENERA#
'l finalizar la unidad curricular el estudiante estar en ca#acidad de abordar el
dise%o) control y mejoramiento de los #rocesos de una organizacin a#licando los
#rinci#ios generales de organizacin y sistemas) de una manera sistemtica) racional y
ordenada
INOPI DE CON!ENIDO
UNIDAD I
ORGANIZACIN Y I!E"A.
*+ Origen) antecedentes
,+ Definicin.
-+ Naturaleza de las funciones de la unidad de Organizacin y Sistemas.
.+ Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Sistemas.
/+ Perfil del analista de Organizacin y Sistemas
Unidad II DIAGRA"ACION
*+ Definicin
,+ Objetios
-+ !"cnicas #ara formular diagramas
.+ Clasificacin de los diagramas
/+ Caractersticas
UNIDAD III #O ORGANIGRA"A.
*+ Definicin
,+ Objetios
-+ 0tilidad
.+ !i#os de organigramas
/+ Smbolos y referencias conencionales de mayor uso en un Organigrama
1+ Criterios #ara la elaboracin de organigrama
UNIDAD I$. NOR"A Y PROCEDI"IEN!O
*+ Norma.
,+ Procedimiento
-+ Caractersticas de los #rocedimientos
.+ Clasificacin de los Procedimientos
/+ Descri#cin de los #rocedimientos.
1+ $edaccin.
2+ Diagramacin de los #rocedimientos
UNIDAD $ %#U&OGRA"A
*+ Definicin
,+ Caractersticas de los flujogramas
-+ !i#os de flujogramas
.+ Simbologa de los flujogramas
/+ Dise%o y elaboracin de flujogramas
1+ $ecomendaciones #ara el uso y a#licacin de los flujogramas
UNIDAD $I %OR"U#ARIO
*+ Definicin
,+ Objetio
-+ Dise%o del formulario
.+ Consideraciones #ara la elaboracin del formulario
/+ Control de formularios
UNIDAD $II "ANUA#E AD"INI!RA!I$O
*+ &entajas
,+ Desentajas
-+ Clasificacin de los manuales administratios
.+ !i#os de manuales
/+ Procedimiento general #ara elaborar manuales administratios
Unidad $III. "etodolog'a de simpli(icaci)n del tra*a+o
*+ Planteamiento del #roblema
,+ $ecoleccin de los datos
-+ 'nlisis de los datos
.+ (ormulacin de recomendaciones
/+ Im#lantacin
1+ Seguimiento) ealuacin y control
Estrategias "etodol)gicas
34#osicin del #rofesor5asesor
Dinmica gru#al sincrona.
Estrat%g#a '% %(a!)ac#*+
La evaluacin de las competencias ad0uiridas por el participante se 1ar2 a nivel
terico3re'le4ivo como parte de las actividades de esta unidad curricular #) a nivel
de aplicacin) en el e-e lon%itudinal Pro#ecto **(
La cali'icacin de'initiva de esta unidad curricular estar2 distribuida de la si%uiente
manera5
Act#(#'a' %(a!)at#(a Porc%+ta,%
E-ercicio de comprobacin de lectura por unidad 678
Presentacin escrita de estudio de casos .98
Participacin en discusiones # debates .78
Presentacin de traba-os en %rupo :e4posiciones)
din2micas etc(;
<98
INTRODUCCIN
El individuo como tal no puede vivir aislado) sino en continua interaccin con
sus seme-antes) por tanto es un ente sociable( Los individuos tienen 0ue cooperar
unos con otros) por sus restricciones personales) # deben constituir
or%anizaciones 0ue les permitan lo%rar al%unos ob-etivos 0ue el traba-o individual
no alcanzara realizar(
Entonces) una or%anizacin se de'ine como5 un sistema de actividades
conscientemente coordinadas 'ormado por dos o m2s personas( La cooperacin
entre ellas es esencial para la e4istencia de la or%anizacin) # !sta e4iste cuando5
$a# personas capaces de comunicarse # dispuestas a actuar con-untamente(
Este modulo instruccional 1a sido concebido para servir de apo#o a los
participantes) #a 0ue su contenido esta orientado a brindar los elementos
necesarios para comprender # utilizar t!cnicas 0ue permitan lo%rar me-ores
resultados en el 2rea de or%anizacin # sistemas(
El traba-o 0ue se ver2 a continuacin se 1ace con la 'inalidad de establecer #
distin%uir los di'erentes conceptos de un sistema de =r%anizacin # sistemas) para
comparar las 'unciones 0ue realiza de acuerdo con la dependencia en la cual
traba-a # las caractersticas 0ue debe contener los analistas del mismo(
Para comprender esas de'iniciones se 1ablar2 un poco de la creacin # de los
antecedentes de este sistema de me-oramiento en el campo laboral administrativo(
Se pro'undizar2 en las 'unciones 0ue cumple la unidad de = # S) para poder
destacar la me-or ubicacin del mismo en una empresa u or%anismo) bas2ndose #
teniendo en cuenta la coordinacin # las normativas de dic1o r%ano(
El contenido) 1a sido seleccionado cuidadosamente con el ob-eto de proveer al
lector in'ormacin til) sencilla # relevante 0ue le permita comprender con 'acilidad
los tpicos principales del 2rea( &onsta de oc1o unidades) en la primera se aborda
el estudio de or%anizacin # sistemas) concepto) =ri%en) antecedentes) >aturaleza
de la carrera) 'unciones &aractersticas de los analista de =r%anizacin #
Sistemas) Per'il # ,e'inicin de t!rminos propios del 2rea(
En la se%unda unidad se incorporan elementos vinculados con dia%ramacin
entre ellos5 ,e'inicin) &aractersticas) +tilidad) &riterios 'undamentales para su
elaboracin # "ipos de dia%ramas(
La tercera unidad desarrolla la plata'orma t!cnica para de'inir # plasmar la
estructura de la or%anizacin de 'orma tal 0ue traduzca su ob-eto # razn de ser en
'uncin de su conte4to) con este 'in se revisan su ,e'inicin) =b-etivos) +tilidad)
"ipos de or%ani%ramas) &riterios para la elaboracin # &aractersticas(
La cuarta unidad seala los aspectos correspondientes a normas #
procedimientos5 de'inicin) caractersticas # "ipos de procedimientos as como la
'orma adecuada de Redactarlo(
La 0uinta unidad ilustra en 'orma %ra'ica el proceso o sucesin de operaciones
necesarios para realizar una actividad) all encontramos la de'inicin) Smbolos
usados en lo dia%ramas de 'lu-o) "!cnica para realizar los 'lu-o%ramas)
Recomendaciones para usar # aplicar smbolos(
La se4ta unidad aborda la ,e'inicin) =b-etivo) ,ise del 'ormulario # al%unas
consideraciones para su elaboracin # control(
La s!ptima unidad resea los aspectos 0ue deben orientar el planteamiento)
elaboracin) implantacin # se%uimiento de manual administrativos se inclu#en(
>ociones %enerales) &aractersticas de los manuales) &lasi'icacin) "ipos de
manuales # procedimiento %eneral para elaborarlos(
La octava unidad re'iere la Metodolo%a de simpli'icacin del traba-o con el
ob-eto de encontrar el me-or modo de proporcionar un buen servicio) a0u se
describe la 'orma adecuada de 1acer el Planteamiento del problema :oportunidad
de Me-ora;) Recolectar los datos) An2lisis de los datos) Formulacin de
recomendacin) implementacin) Se%uimiento) evaluacin) control # Redaccin del
in'orme t!cnico
&ada unidad contiene los ob-etivos 0ue se persi%uen alcanzar mediante su
estudio # actividades 0ue permitan emplear de manera espec'ica la t!cnica
traba-ada(
Al 'inal se inclu#e biblio%ra'a 0ue pueden ser consultadas para pro'undizar en
cada uno de los tpicos desarrollados(
UNIDAD I ORGANIZACIN Y SISTEMAS
<; =ri%en) antecedentes
6; ,e'inicin(
.; >aturaleza de las 'unciones de la unidad de or%anizacin # sistemas(
?; &aractersticas de los an2lisis de =r%anizacin # Sistemas
9; Per'il del analista de =r%anizacin # Sistemas
O-.ETI/OS ESPEC0FICOS
<; ,e'inir =r%anizacin # Sistemas(
6; *denti'icar las caractersticas b2sicas de =r%anizacin # sistemas(
.; ,i'erenciar la naturaleza de las 'unciones 0ue puede desempear
=r%anizacin # Sistemas en una =r%anizacin(
?; ,eterminar la necesidad de una o'icina de or%anizacin # sistemas en
una or%anizacin dada(
La ='icina de =r%anizacin # Sistemas es una unidad asesora a la @erencia
@eneral) 0ue tiene como ob-etivo 'undamental el adecuar la estructura
or%anizativa 'uncional # procedimental) a 'in de cumplir con la misin institucional(
*%ualmente) tiene a su car%o) evaluar la operatividad #Ao vi%encia de los Manuales
de =r%anizacin # Sistemas) >ormas # Procedimientos as como Formularios e
*nstructivos implantados con miras a la simpli'icacin) a%ilizacin #Ao actualizacin
de los procesos administrativos # operativos 0ue as lo re0uieran(
Esta o'icina) tiene como 'uncin principal plani'icar) supervisar) coordinar #
controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos) as mismo) tiene
la responsabilidad de la seleccin de pa0uetes prepro%ramados o de su desarrollo
:-unto a la Red de &omputacin;) prueba e instalacin) contemplando el desarrollo
de los manuales de los sistemas # el entrenamiento a los usuarios(
Finalmente se puede a'irmar 0ue una o'icina de =r%anizacin # sistemas es
vital para cual0uier empresa #a 0ue en la ubicacin donde se presente o
departamento en el 0ue se localice) a#udar2 de manera directa en el me-oramiento
# en la innovacin de los procesos 0ue se plani'i0uen # se lleven a cabo) tomando
como asesor las 'unciones en las cuales se basa la or%anizacin(
Esta unidad 1a venido evolucionando para modernizar la estructura or%anizativa
de las empresas donde se encuentre # las ideas de los pro#ectos para traba-ar de
una manera m2s r2pida) e'icaz # consolidadaB traba-ando directamente pero sin
in'luir en las decisiones tomadas por los directivos o el m24imo nivel -er2r0uico de
la empresa(
ORIGEN DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS
La creacin de las unidades de =r%anizacin # Sistemas se vincula) por una
parte) a los es'uerzos de reor%anizacin administrativa tendientes a racionalizar #
1acer m2s e'iciente) circunstancias 0ue remontan a <C6<) 'ec1a de la aparicin del
Estado Me4icano # de la era moderna # por otra parte) al establecimiento del
proceso de modernizacin administrativa 0ue se inicia en <D/9(
La evolucin 0ue 1a se%uido) se puede dividir en dos 'ases importantes5 una
re'iere a su ori%en # 'ormacin # otra concerniente a su consolidacin(
Esta primera 'ase abarca el perodo de <D<E a <D/?) 'ec1a en la cual se da
inicio a la creacin de los departamentos administrativos # termina con la
instalacin de las unidades de =r%anizacin # sistemas en toda la administracin(
Este perodo se caracteriza por la con'usin mani'iesta #a 0ue se con'undi la
'uncin de =r%anizacin # sistemas con las 'unciones de contabilidad) auditoria #
con 'unciones de me-oramiento administrativo) #a 0ue !stas se encar%an de
racionalizar el aprovec1amiento de los recursos(
La se%unda 'ase es) a partir de <D/9) en donde se dedican a modernizar la
administracin e introducen las t!cnicas administrativas e4perimentadas en el
sector privado # consolidan su accin de revisin permanente tanto de la
estructura como del 'uncionamiento(
Las unidades de or%anizacin # sistemas se le%alizan en <DE< a trav!s de
varios acuerdos
Paralelamente a la evolucin de la Administracin) como ciencia) 1emos podido
observar una serie de denominaciones para re'erirse al 2rea de or%anizacin #
sistemas) por e-emplo or%anizacin # m!todos o sistemas # procedimientos entre
otras) el comienzo de esta situacin) se%n seala Lus Salazar Larrain) 'ue
ori%inado en pases como Alemania) Estados +nidos) *n%laterra) B!l%ica en otros)
donde inicialmente se realizaron investi%aciones asociadas a normas) m!todos #
or%anizacin del traba-o(
En realidad) todas las denominaciones asociadas a or%anizacin # sistemas)
persi%uen el mismo ob-etivo) lo%rar obtener ma#or productividad # para lo%rarlo)
emplean m!todos re%lamentados # 'undamentados en las enseanzas cartesianas
de :,escartes; cu#o principio 'undamental estuvo basado en no considerar nada
como verdadero :Fla duda sistem2ticaG; a menos 0ue no sea reconocido como tal
en toda evidencia(
DEFINICIN
El desarrollo incesante de la comple-idad en la Administracin # todos los
evidentes de'ectos 0ue ella acusa) 1a %enerado una serie de in0uietudes entre los
miembros de las empresas los cuales 1an buscado los medios necesarios para
sistematizar) controlar # dar ma#or e'iciencia a su administracin(
Es as) como en la ma#ora de las or%anizaciones 1an sido creadas &entrales
de =r%anizacin # Sistemas para dar e'iciencia # simplicidad al mecanismo
administrativoB =r%anizacin # Sistemas es uno de los t!rminos 0ue inte%ran la
labor %eneral de la racionalizacin(
Sobre la "eora de =r%anizacin # Sistemas observamos de'iniciones como
H+na 'orma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las
actividades) como a%rupar las tareas) como disponer procedimientos # llevar
traba-os administrativos mec2nicos con la ma#or economa de es'uerzo # con el
m24imo de e'icacia en los resultados12 I por e4tensin) se llama unidad) e0uipo o
servicio de =r%anizacin # Sistemas al con-unto de 'uncionarios especializados en
la aplicacin de la t!cnica del mencionado servicio(
=r%anizacin # Sistemas estudia los problemas de estructura # 'uncionamiento
de la Administracin) cumpliendo como 'uncin el aconse-ar a los 'uncionarios
interesados en me-orar la or%anizacin # m!todos empleados por los servicios 0ue
diri%en( La 'inalidad de una unidad de =r%anizacin # Sistemas es ase%urar el
m24imo de e'iciencia en el 'inanciamiento de la aparato administrativo) # mediante
la aplicacin adecuada de m!todos cient'icos de or%anizacinB conse%uir
economas en el costo de la produccin # en la utilizacin de mano de obra) pero
como re%la %eneral a =r%anizacin # Sistemas no se le concede autoridad sobre
otras unidades en administracin(
Se suele pre%untar JPor 0u! es necesario emplear un servicio especializado) si
el deber de los administradores es ase%urar 0ue las actividades sean bien
or%anizadas # se apli0uen los m!todos adecuadosK I la respuesta a esta
interesante interro%ante es 0ue utilizando este servicio) los administradores
ad0uieren los conocimientos necesarios de =r%anizacin # Sistemas) # sea capaz
de diri%ir un departamento sin a#uda) 1aci!ndose totalmente responsable de sus
actividades( &ada administrador tiene una clara responsabilidad de ase%urar 0ue
su sector en los ne%ocios sea conducido e'icientemente # cuando tiene un papel
directivo) debe trazar la 'orma de la or%anizacin # crear los instrumentos
apropiados o m!todos para llevar a cabo la 'uncin(
La venta-a principal 0ue =r%anizacin # Sistemas tiene sobre un administrador
es) 0ue su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos # 0ue puede
tomarse el tiempo para pensar e inda%ar sin tener 0ue preocuparse de abandonar
otras responsabilidades) 1aciendo estas considerando el 1ec1o de reunir datos #
obtener la ma#ora de su in'ormacin a trav!s de personas encar%adas de la
actividad 0ue se analiza(
=tra de las venta-as) es el desarrollo de las Facultades &rticas) es decir) pensar
en t!rminos de propsitos en vez de medios) a interro%ar sobre lo 0ue se 1ace # el
por 0u! de ello(
NATURALEZA DE LAS FUNCIONES
DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS2
,entro de una or%anizacin las 'unciones de las di'erentes unidades se
encuentran a%rupadas) considerando su naturaleza asesora o de lnea) en
consecuencia la o'icina de or%anizacin # sistemas tambi!n puede ser clasi'icada
atendiendo los mismos aspectos(
&onsiderando la opinin de varios autores la unidad de or%anizacin # sistemas
debe tener una 'uncin de car2cter asesor) sin embar%o se presentan situaciones
especiales dentro de una or%anizacin en las cuales pareciera determinante la
necesidad de 0ue !sta e-erciera dentro de la institucin un car2cter e-ecutivo(
Caractersticas de la Funcin Asesora:
Elaborar estudio dia%nstico(
Analizar el estudio(
='recer recomendaciones al personal e-ecutivo # subalterno(
Es importante destacar 0ue la unidad de or%anizacin # sistemas elaborada #
analizada el traba-o) necesita convencer a los miembros de la or%anizacin de las
venta-as 0ue se lo%raran alcanzar si las recomendaciones se pusieran en
pr2ctica) en consecuencia considerar o no la propuesta depende de la unidad
e-ecutiva(
Caractersticas de la funcin ejecutiva o de lnea
,iri%ir el estudio(
E-ecutar acciones orientadas a poner en pr2ctica las recomendaciones.
&omo podemos observar la unidad de or%anizacin # sistema) en este caso
solo e4i%e a la unidad e-ecutiva 0ue lleve a cabo las recomendaciones) en este
caso solo necesita la aprobacin es la del autoridad m24ima de la institucin(
Finalmente) es importante destacar 0ue la unidad de or%anizacin # sistemas
debe tener un car2cter asesor) salvo en al%unas situaciones especiales en las
cuales se 1ace necesario la toma de decisiones de manera e-ecutiva(
CARACTER0STICAS DE LOS AN3LISIS DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS
La in'ormacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad
or%2nica de la 0ue se trate) se recopila) analiza # prepara como in'orme en el cual
se deben 'ormular propuestas) venta-as # desventa-as de las medidas de
me-oramiento administrativo m2s viables de acuerdo con la estimacin de costos #
presupuestos de los recursos 1umanos) 'inancieros # materiales( Para poder
realizar dic1os an2lisis se deben se%uir diversos pasos5
&onocer el 1ec1o o la situacin 0ue se analiza(
,escribir tal 1ec1o o situacin(
,escomponerlo con el 'in de conocer los detalles # aspectos(
E4aminarlo crticamente # comprender cada elemento o componente del
1ec1o espec'ico en estudio(
=rdenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasi'icacin ele%ido)
1aciendo comparaciones # buscando analo%as(
,e'inir las relaciones 0ue operan entre cada elemento) tomando en
cuenta los 'enmenos administrativos # el departamento donde se traba-a(
&lasi'icar la in'ormacin por 2reas5 ob-etivos) estructura) normas #
polticas administrativas) 'unciones # operaciones) e0uipo # ambiente laboral(
Es importante saber las caractersticas 0ue distin%uen los an2lisis de la unidad
de =r%anizacin # Sistemas) las cuales se denotan as5
E!#$#+ac#*+4 Es la supresin de un sistema de traba-o) la eliminacin de
procedimientos o de pasos dentro de un proceso(
A'#c#*+4 *ntroducir nuevos sistemas o pro%ramas(
Co$5#+ac#*+4 &ombinar el orden de las operaciones de un procedimiento 0ue
considere los 'actores(
Mo'#6#cac#*+4 &ambios en los procedimientos o las operaciones) modi'icadores
en las 'ormas) re%istros e in'ormes(
S#$"!#6#cac#*+4 *ntroduccin de me-oras en los m!todos de traba-o mediante el
an2lisis de las operaciones de un procedimiento(
S%r#%s '% T#%$"o4 *nterpretacin de las variaciones en los volmenes de
1ec1os) costos) produccin) etc() en perodos i%uales # subdivididos en
unidades 1omo%!neas de tiempo(
Corr%!ac#*+4 ,eterminar el %rado de in'luencia entre dos o m2s variables( +na
variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido(
M)%str%o4 A trav!s del uso de varios diseos) el muestreo 1ace posible las
in'erencias acerca de las caractersticas del personal(
PERT 7T8c+#ca "ara !a R%(#s#*+ 9 E(a!)ac#*+ '% Progra$as:4 La planeacin
# control de un con-unto comple-o de actividades) 'unciones # relaciones(
*nclu#en5 la cadena de eventos # actividades) asi%nacin de recursos) etc(
Progra$ac#*+ !#+%a!4 Para asi%nar los recursos inclu#endo una 'uncin
ob-etiva) a trav!s de la eleccin entre varias alternativas # sistemas cu#os
elementos tienen valores para ad0uisicin) durabilidad) utilizacin en diversas
etapas(
S#$)!ac#*+4 +sada para imitar una operacin antes de su e-ecucin real) para
as proporcionar datos apro4imados 0ue permiten tomar decisiones) 1aciendo
%rupos comple-os de variables(
T%or;as4 E4isten) en los an2lisis de =r%anizacin # Sistemas) diversas teoras
0ue caracterizan a su dependencia o a las etapas por las 0ue est2
desarroll2ndose) !stas se dividen as5
L;+%a '% %s"%ra4 Es para determinar el nmero ptimo de estaciones de
servicio) # la ma#ora de los modelos suponen una distribucin espec'ica de las
lle%adas # el tiempo(
D%c#s#o+%s5 Seleccionar el me-or curso de accin cuando la in'ormacin se da
en 'orma probable para el desarrollo sistem2tico del an2lisis(
.)%gos5 Es para determinar la estrate%ia ptima en una situacin de
competencia) # aplicar en problemas de productividad 1aci!ndose responsables
pero conociendo las re%las(
<2=P%r6#! '%! a+a!#sta '% Orga+#>ac#*+ 9 S#st%$as
El personal 0ue labora en la unidad de =r%anizacin # Sistemas se conoce
como analistas( Lste se encar%a de recopilar # analizar in'ormacin con el 'in de
presentar soluciones alternativas a problemas) as como asesorar en la
implantacin de las modi'icaciones 0ue propon%a( El analista puede ser un t!cnico
o pro'esional 0ue re0uiere conocimientos) los cuales se a%rupan en dos tipos5
&onocimientos "ericos5 &omo conocimientos de teora de la administracin #
de la or%anizacin) de sistemas # metodolo%a de la investi%acin(
&onocimientos "!cnicos5 Principalmente 0ue le permitan realizar dia%nsticos
administrativos # el diseo or%anizacional) an2lisis # elaboracin de
or%ani%ramas) dia%ramas de 'lu-o # distribucin de espacio(
El analista debe tener la capacidad de an2lisis) e4presarse con claridad) saber
redactar # presentar in'ormes) ser observadores # poder traba-ar en e0uipo(
ACTI/IDADES PARA EL PARTICIPANTE
=r%anizados en e0uipos de tres participantes) realice las si%uientes actividades(
<; Elabore un cuestionario 0ue inclu#a5
a; >ombre de una empresa
b; ubicacin(
c; >umero de empleados(
d; +nidades administrativas( :*denti'0uelas;(
e; +nidad de or%anizacin # sistemas(
'; Estructura interna(
%; =b-etivos(
1; Funciones(
i; Forma adoptada para realizar sus labores atendiendo su naturaleza(
-; venta-as # desventa-as de esta unidad(
6; Visite una or%anizacin 0ue posea una unidad de or%anizacin # sistemas)
entreviste a un miembro de la %erencia # apli0ue el cuestionario elaborado(
.; En relacin a las respuestas obtenidas # a la in'ormacin recabada en la
entrevista) realice el an2lisis de la misma # produzca los comentarios sobre la
unidad de or%anizacin # sistemas(
?; ,eterminar la necesidad de una o'icina de or%anizacin # Sistemas en la
or%anizacin seleccionada(
U+#'a' II DIAGRAMACIN
<; ,e'inicin
6; =b-etivos
.; "!cnicas para 'ormular dia%ramas
?; &lasi'icacin de los dia%ramas
9; &aractersticas
O-.ETI/OS ESPEC0FICOS2
<; &omprender la importancia de -usti'icar el 0ue1acer de la or%anizacin con
dia%ramas # mapas de proceso(
6; &onocer di'erentes dia%ramas # mapas de proceso 0ue pueden emplearse
en una or%anizacin(
.; Entender los bene'icios 0ue los dia%ramas o'recen a una or%anizacin
?; Aplicar la dia%ramacin para resumir en 'orma ordenada operaciones)
'ormatos # m!todos de traba-o(
DIAGRAMACIN
La representacin a trav!s de %r2'icos es para la pro'esin de sistemas lo 0ue
un sistema num!rico es en el campo de las matem2ticasB es decir) un len%ua-e
abreviado 0ue permite entender los 'enmenos comple-os en lapsos de tiempo
relativamente cortos(
D%6#+#c#*+
F,ia%ramar consiste en representar %r2'icamente) 1ec1os) situaciones) movimientos)
relaciones o 'enmenos de todo tipo por medio de smbolos 0ue clari'ican las
interrelaciones de di'erentes 'actores #Ao unidades administrativas) as como la relacin
causa3e'ecto 0ue prevalece entre ellos(G
:Ben-amn( 677?;(
Esta 1erramienta constitu#e un elemento de decisin invaluable para individuos
# or%anizaciones por0ue as pueden percibir en 'orma analtica # detallada la
secuencia de una accin) lo 0ue contribu#e a con'ormar una slida estructura de
pensamiento 0ue 'ortalece su capacidad de decisin( En las or%anizaciones este
m!todo les permite dar se%uimiento a sus operaciones mediante los dia%rama de
'lu-o) elemento 'undamental para descomponer en partes procesos comple-os)
esto 'acilita la comprensin de su din2mica or%anizacional # la simpli'icacin del
traba-o( :Ben-amn 677?;(
O-.ETI/OS
<( &omprender la importancia de representar el 0ue1acer de la or%anizacin con
dia%ramas # mapas de procesos(
6( &onocer las di'erentes versiones de dia%ramas # mapas de proceso 0ue puede
emplear una or%anizacin para desempearse e'icazmente(
Se 1ace necesario en las or%anizaciones la demanda de recursos t!cnicos 0ue
le permitan por medio de procesos elaborados a trav!s de dia%ramas # mapa de
procesos reunir los elementos necesarios para realizar sus 'unciones en 'orma
l%ica # consistente(
El uso de dia%ramas abarca tres campos de %ran importancia en el traba-o de
los sistemas estos son5 estudio) diseo # presentacin(
Estudio de los diagramas(
Esta 'ase del estudio de sistemas es la investi%acin inicial de los
procedimientos) tal como se llevan en el presente dentro de la or%anizacin( En
esta etapa la e4ploracin se re'iere b2sicamente a la 'orma en 0ue se est2
e-ecutando el traba-o( Los datos 0ue el analista necesita obtener deber ser
correctos # completos( +na vez recopilada toda la in'ormacin) 1ace uso del
dia%rama del movimiento) un recurso sencillo 0ue trans'ormar2 la enorme
mezcla de detalles sin cone4in en un sencillo mapa3ruta 0ue seala en su
totalidad los procedimientos(
El dia%rama es un producto 'inal deseado) a trav!s del cual el analista re'le-a el
procedimiento( Al analizar el dia%rama detectamos amplios campos de
per'eccionamiento # lo 0ue 1a sido una simple investi%acin) a1ora empieza a
marcar el rumboB principal # contribu#e sealando las 2reas con necesidades de
per'eccionamiento(
Estas dos 'ases) comprensin de los procedimientos actuales e indicacin del
me-or camino para la accin 'utura) constitu#en el valor 'undamental en el usa de
dia%ramas(
Diseo de diagramas de procedimiento(
Esta 'ase en el traba-o de sistemas es) 0uiz2) la m2s importante # con se%uridad el
punto crucial de una asi%nacin de sistemas( A0u se desarrollar2n los m!todos
nuevos) el e0uipo) las nuevas 'ormas) los dia%ramas de 'lu-o 0ue 'ueron trazados
en la 'ase del inicial) entran de nuevo en esta etapa( A1ora deben se%uirse los
caminos de per'eccionamiento 0ue antes 'ueron sealados( Las 2reas en las 0ue
se duplican el es'uerzo) o se 1acen inversiones innecesarias se investi%ar2n
minuciosamente) los dia%ramas pro#ectados en esta 'ase del estudio para el
sistema propuesto se convertir2n en las bases para los pro#ectos 'inales alrededor
de los cuales se centrar2 la representacin administrativa(
Presentacin de los diagramas.
La 'ase de presentacin del traba-o) se apo#a con 'irmeza en el empleo de
dia%ramas o %r2'icas esco%idos # e-ecutados con el propsito de e4plicar a la
%erencia o administracin cmo traba-a el anti%uo sistema # por 0u! # de 0u!
manera debe me-orarse( En este punto los e'ectos del an2lisis de los sistemas son
presentados en su totalidad( La %erencia posterior a la revisin del an2lisis
presentado) determinara la aceptacin o el rec1azo del plan 0ue se propone( La
decisin puede basarse en detalles pe0ueos) por e-emplo)( Si el especialista en
sistemas al momento de 1acer el estudio i%nora el propsito de la or%anizacin o
su pro#eccin en el 'uturo) dar2 indicios de 'alta de conocimiento) # esto podr2 ser
tomado por la administracin como seal de 0ue el estudio 1a sido conducido de
manera poco seria( Esta conclusin debilitar2 la con'ianza en la presentacin total(
T?CNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS
Planeacin y evaluacin.
"odos los an2lisis de sistemas bien e-ecutados son el producto de una 'ase inicial
de plani'icacin cuidadosa # de una valoracin continua del proceso( En lo 0ue
respecta a los dia%ramas) la planeacin es la etapa en la 0ue se decide cu2les se
adaptar2n me-or a la asi%nacin # realizacin de los 'ines 0ue se desean alcanzar
# 0u! in'ormacin deber2n contener dic1os dia%ramas( ,ebe determinarse cu2l es
el en'o0ue m2s e4pedito # menos costoso) 0ue armonice con la e-ecucin de un
traba-o comprensible(
La evaluacin es el proceso de adaptacin # esto debe aplicarse continua #
conscientemente) con'orme va adelantando el traba-o # se va conociendo me-or la
operacin 0ue se analiza( El estudio de sistemas) casi sin e4cepcin) depende en
cierto %rado de m!todos de tanteo( El analista continuamente debe valorar sus
t!cnicas # sus resultados) compar2ndolos con los propsitos 'inales de la
or%anizacin( Este ser2 a'inado poco a poco con'orme pro%resa el traba-o(
,urante la 'ase de investi%acin) el analista debe interesarse primordialmente
en los dia%ramas de 'lu-o o de proceso( &uando se en'oca un procedimiento
desconocido por completo) a menudo es posible 0ue el analista especi'i0ue el
tamao # el nmero de 1o-as en las 0ue se acomodar2n los dia%ramas) pero es
necesario adem2s considerar la in'ormacin verbal recabada en su momento(
Sin embar%o) cuando es 'actible 1acer un dia%rama de un borrador) este
recurso constitu#e un valor inapreciable por tres razones5 primera) a1orra el
tiempo de escritura # permite 0ue la entrevista pro%rese m2s r2pidamente) #a 0ue
las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando smbolos # no
palabrasB se%unda) permite al analista prose%uir la entrevista con orden # l%icaB
'inalmente el dia%rama borrador sirve para indicar los puntos en 0ue se 1an
omitido los detalles in'ormativos( A este respecto) el analista 0uiz2 encuentre til
asociar cada smbolo de las %r2'icas con una lista de comparaciones # de
pre%untas acerca de la clase de in'ormes 0ue !l necesita( Por e-emplo) el smbolo
del arc1ivo podr2 llevar pre%untas como !stas5 JArc1ivado por 0ui!nK JRetenido
por cu2nto tiempoK JEn 0u! ordenK J&u2ntos al mesK JMu! clase de arc1ivero
est2 usandoK
En la pr2ctica muc1os analistas combinan secciones de dia%ramas borradores #
notas escritas para re%istrar los in'ormes 0ue obtienen en las entrevistas) El arte
de entrevistar me-ora con la pr2ctica # el conocimiento #) con 'recuencia) el
analista e4perto usa) o de-a de usar la t!cnica de dia%rama3borrador)
acomod2ndose a las circunstancias del momento(
S#$5o!og;a 5@s#ca
+n dia%rama de 'lu-o elaborado con un len%ua-e %r2'ico inconsistente o no
convencional trasmitir2 un mensa-e de'ormado o ser2 ine'icaz para la comprensin
del proceso 0ue se pretende estudiar( ,e a1 la necesidad de concebir # admitir
determinados smbolos a los 0ue se les con'iera convencionalmente un si%ni'icado
preciso # convenir tambi!n en determinadas re%las en cuanto a su aplicacin(
La American Societ# o' Mec1anical En%ineers :ASME; 1a desarrollado los
si%nos convencionales) a pesar de la amplia aceptacin 0ue 1a tenido esta
simbolo%a) en el traba-o de dia%ramacin administrativa es limitada) por0ue no 1a
sur%ido al%n smbolo convencional 0ue satis'a%a me-or todas las necesidades(
La American >ational Standard *nstitute :A>S*; 1a desarrollado una simbolo%a
para 0ue sea empleado en los dia%ramas orientados al procesamiento electrnico
de datos :E,P; con el propsito de representar los 'lu-os de in'ormacin) se 1an
adoptado ampliamente al%unos smbolos para la elaboracin de los dia%ramas de
'lu-o dentro del traba-o de dia%ramacin administrativa(
CLASIFICACIN DE LOS DIAGRAMAS
La biblio%ra'a e4istente o'rece varios tipos de dia%ramas( Sin embar%o) a
continuacin sealaremos a0uellos m2s conocidos(
a( ,ia%ramas de operaciones) para representar el 'lu-o de las operaciones(
b( ,ia%ramas ar0uitectnicos) para representar un bos0ue-o de terrenos 'sicos(
c( ,ia%ramas de las relaciones del personal para indicar las -erar0uas de
autoridad) responsabilidad # 'uncin(
d( ,ia%ramas estadsticos) para resumir las relaciones num!ricas # cronol%icas(
Aun0ue tiene %ran valor el conocimiento de la razn 'undamental de los tipos
mencionados # sus ob-etivos) se 'acilita la presentacin de las diversas clases
de dia%ramas de sistemas) si se veri'ica en 'uncin del campo 0ue describe
cada tipo( Las descripciones 0ue si%uen pertenecen a tres cate%oras(
e( ,ia%rama de 'lu-o( Se re'ieren) b2sicamente) al 'lu-o de operaciones e inclu#en
%r2'icas 0ue se relacionan con el mane-o de 'ormas) as como dia%ramas
l%icos relativos a pro%ramas de computadoras(
'( @r2'icas de or%anizacin( Se re'ieren a las relaciones del personal(
%( @r2'icas diversas( Las 0ue no 0uedan comprendidas en los campos antes
mencionados(
1( ,ia%ramacin mental5 se basa en la posibilidad de reproducir %r2'icamente
el proceso de construccin de la percepcin de nuestra mente( &ada
uno de nosotros a trav!s de la e4periencia) los valores) la educacin # la
'ormacin construimos un es0uema de la realidad o mapa particular del
mundo) el cual es nico) irrepetible pero sobre todo v2lido para cada 0uien(
Estos es0uemas mentales o mapas mentales) si bien son din2micos #
cambian en 'uncin del tiempo) pueden representarse %r2'icamente con un
len%ua-e mu# seme-ante al de la construccin cotidiana del conte4to 0ue
nos rodea) en el cual usamos los colores) las im2%enes) las ci'ras) la
dimensin) las palabras) el razonamiento) la visin %lobal # la ima%inacin(
Estas 'unciones est2n distribuidas a lo lar%o de nuestra corteza cerebral(
En el si%uiente e-emplo) se re'le-a cmo aborda una or%anizacin la misin) visin
# ob-etivos estrat!%icos( :Proceso de Plani'icacin Estrat!%ica;
El si%uiente es un mapa %en!rico 0ue aplica a cual0uier caso) como e-emplo
tenemos como una persona analiza # entiende las eras %eol%icas(
Convencin para trazar los diagramas
a( La in'ormacin para identi'icar cada dia%rama debe ser la si%uiente5
<( >ombre del proceso) indicando los puntos iniciales # 'inales(
6( >ombre del departamento o los departamentos involucrados(
.( >ombre de la persona 0ue prepar el dia%rama(
?( >mero de personas o puestos involucrados(
9( >mero de pasos(
b( *denti'icar cada columna con el nombre de la persona o puestos 0ue realiza uno
de los pasos(
c( Representar las 'ormas o documentos) mediante rect2n%ulos proporcionales a
las 'ormas o documentos representados( Sin embar%o) como lo principal es la
claridad) esta convencin puede eliminarse empleando solamente el buen
-uicio(
d( &ada 'orma debe representarse siempre por un rect2n%ulo de las mismas
dimensiones(
e( &ada vez 0ue se crea una 'orma) se le pone en el ori%inal # copias un tri2n%ulo
ne%ro en la es0uina in'erior derec1a(
'( &uando las dimensiones del rect2n%ulo lo permitan) es conveniente el nombre
de la 'orma en cada paso 0ue aparezca(
%( El ori%inal # las copias siempre deben ponerse en el mismo orden( Se coloca un
nmero en la es0uina superior derec1a( Para el ori%inal siempre se usar2 el
nmero unoB las si%uientes copias tendr2n numeracin ascendente(
1( En cada paso deben presentarse todos los documentos 0ue intervienen(
i( &uando se transportan dos o m2s papeles) 0ue van unidos) #a sea con %rapa o
broc1e o en sobre) se renen los rect2n%ulos identi'icando cada uno de ellos) El
movimiento se representa por una sola lnea(
-( &uando se muevan Nuntos) pero no unidos) el transporte se representa por
medio de una lnea para cada 'orma o %rupo de 'ormas(
O( La secuencia se muestra 1aciendo 0ue las lneas de transportes ten%an una
li%era tendencia 1acia aba-o(
l( El orden cronol%ico de los pasos se representa por el orden en 0ue aparecen
los rect2n%ulos) de arriba 1acia aba-o(
m(,ebe identi'icarse cada paso con un nmero # 1acer una pe0uea descripcin
del mismo) mediante la escritura del verbo 0ue identi'ica la accin(
n( Si es posible) 1acer 0ue lo 'irme el -e'e del departamento o el empleado 0ue 1a
proporcionado la in'ormacin(
Pr%s%+tac#*+ '% !as For$as %+ %! D#agra$a
a( Las 'i%uras deben 1acerse en 'orma de cuadros o rect2n%ulos) imitando 1asta
donde sea posible la 'orma # tamao de las ori%inales reducidas a escala(
*ndicando en la parle in'erior # al centro el nombre con una sola palabra) # en la
es0uina superior # al centro el nombre con una sola palabra) en la es0uina
superior derec1a) el nmero de la copia en cuestin( &uando en el dibu-o
aparecen dos 'ormas del mismo tamao) 'orma o nombre) o ambos) es
conveniente usar un nmero para identi'icarlas
b( Las 'ormas con copias deben representarse como si%ue(
En caso de tener muchas copias, deben presentarse as.
c( Si una 'orma se destru#e se representa de este modo(
Si se tiene una alternativa) se traza una lnea 1orizontal # se anota con un l2piz
usando para toda la %r2'ica el camino normal a partir de uno de los e4tremos de la
lnea(
En el e4tremo de la lnea se desarrolla la alternativa) pero usando un l2piz de
color distinto 0ue permita di'erenciar los dos caminosB si slo se tuviera un color)
entonces sese lnea de puntos o m2s clara(
En %eneral) cuando se tienen alternativas es pre'erible de-ar en el dia%rama
a0uella 0ue ocurre m2s 'recuentemente # la:s; otra :s; en un dia%rama por
separado para evitar con'usiones # obtener ma#or claridad(
Para representar dos o m2s alternativas 0ue se ori%inen en un proceso se usar2
el smbolo(
d( Si las lneas tuvieran 0ue encontrarse entre s) se usar2 la si%uiente convencin
e( &uando se ten%a 0ue 1acer una distribucin de 'ormas) se recomienda empezar
con la m2s ale-ada para evitar 0ue se crucen(
'( "oda 'orma debe mostrar cual 'ue su ori%en(
%( La nueva 'orma se marca con un tri2n%ulo en la orilla in'erior iz0uierda # con
ello se identi'ica el 1ec1o de 0ue la 'orma aparece por primera vez en el
proceso(
1( &uando se termine el espacio disponible en el papel # sea necesario pasar otra
1o-a o a otra parte de la misma 1o-a) la li%a del proceso se muestra mediante
HconectoresH 0ue consisten en dos crculos con la letra P) uno en el plinto en
0ue se cort el proceso # otro i%ual en el lu%ar en 0ue se reinicia(
i(
CARACTER0STICAS DE LOS DIAGRAMAS
Es necesario 0ue todo dia%rama rena las si%uientes caractersticas5
Sinttica. La representacin 0ue se 1a%a de un sistema o un proceso deber2
0uedar resumida en pocas 1o-as) de pre'erencia en una sola(
Los dia%ramas e4tensivos di'icultan su comprensin # asimilacin) por tanto)
de-an de ser pr2cticos(
Simbolizada. La aplicacin de la simbolo%a adecuada a los dia%ramas de
sistemas # procedimientos evita anotaciones e4cesivas) repetitivas # con'usas en
su interpretacin( La razn primordial para el empleo de smbolos es 0ue !stos
estandarizan las actividades) Hencasill2ndolasH en %rupos compactos de
actividades similares(
Los dia%ramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso
sin necesidad de leer notas e4tensas( +n dia%rama es comparable) en cierta
'orma) con una 'oto%ra'a a!rea 0ue contiene los ras%os principales de una re%in)
# 0ue a su vez permite observar estos ras%os o detalles principales(
A continuacin se ane4a un e-emplo aplicado a nuestro medio en el 0ue est2n
presentes los smbolos 0ue con m2s 'recuencia se utilizan) as como su aplicacin(
La redaccin empleada trata de clasi'icar al m24imo el entendimiento del 'lu-o
del procesoB sin embar%o) en la pr2ctica se procurar2 0ue las anotaciones sean lo
menos e4tensas posibles) sin sacri'icar) desde lue%o) la claridad # la 'luidez del
dia%rama(
&uando se tiene una estructura mental adecuada ) resulta sencillo el desarrollo
de un dia%ramadoB as pues) se recomienda 0ue se 'orme esa estructura mental
tan necesaria en el empleo de esta t!cnica) llevando a la pr2ctica el dia%ramado
de al%n proceso 0ue se conozcaB una vez realizado) debe analizarse
detenidamente con el 'in de a'inar detalles(
Formatos para captura de informacin.
La recopilacin de la in'ormacin para el diseo o me-oramiento de los
procedimientos se realiza %eneralmente a trav!s de5 la investi%acin documental)
la encuesta) la observacin( Los cuestionarios 0ue se utilizan en la encuesta) #
0ue sirven para obtener la in'ormacin deseada) est2n constituidos por series de
pre%untas escritas) prede'inidas) secuenciadas # separadas por captulos( Este
medio de captacin de in'ormacin permite a1orrar recursos econmicos # tiempoB
sin embar%o) la calidad de la in'ormacin 0ue se obten%a depender2 del diseo #
la presentacin 0ue se d! a los cuestionarios(
Las t!cnicas de entrevista) observacin directa) muestreo una vez 0ue se 1a
recabado la in'ormacin de las 2reas involucradas en el estudio se procede a
ordenar # sistematizar los datos a%rupados) a e'ecto de poder concatenar las
operaciones implicadas en el procedimiento 0ue se investi%a) las 2reas 0ue
intervienen # los 'ormatos 0ue se utilizaran(
En este tipo de dia%ramas se inclu#en los si%uientes aspectos(
a( La secuencia en 0ue se realizan los pasos del proceso(
b( El tipo de operacin mediante un smbolo(
<( =peracin(
6( "ransporte(
.( *nspeccin
?( ,emora
9( Almacenamiento(
c( El tiempo neto en 0ue se realiza la operacin(
d( El tiempo total empleado para realizar las operaciones(
e( Las demoras incurridas :por di'erencia entre los dos tiempos anteriores;(
'( *niciacin en5 de'inir el momento preciso en 0ue comience el proceso(
%( "erminacin en5 de'inir el momento preciso en 0ue 'inaliza el proceso(
=r%anizados en e0uipos de tres participantes) realice # presente en 'orma
escrita las si%uientes actividades(
<( JEn 0ue 'orma inciden en el desempeo de una or%anizacin los dia%ramas
de 'lu-oK
6( J&omo a'ecta el proceso de toma de decisiones de una =r%anizacin el
disponer de in'ormacin analtica # secuenciadas de sus accionesK
.( JFavorece las relaciones de una =r%anizacin con su entorno el empleo de
dia%ramas de 'lu-oK
?( J,e 0ue manera in'lu#e en la calidad de los productos # servicios de una
or%anizacin la posibilidad de descomponer en partes procesos comple-osK
UNIDAD III LOS ORGANIGRAMAS(
<; ,e'inicin
6; =b-etivos
.; "ipos de or%ani%ramas
?; Smbolos # re'erencias convencionales de ma#or uso en un =r%ani%rama
9; &riterios para la elaboracin de or%ani%rama
<( ,e'inir el concepto de or%ani%rama
6( &onocer las normas # recomendaciones t!cnicas 'undamentales para
disear) elaborar # actualizar or%ani%ramas(
.( ,istin%uir claramente los di'erentes 'ormatos de or%ani%ramas de Acuerdo
con su naturaleza(
ORGANIGRAMAS
,entro de una =r%anizacin) los or%ani%ramas constitu#en la representacin
%ra'ica de la estructura) en ella) se pone de mani'iesto la relacin 'ormal e4istente
entre las diversas unidades 0ue la inte%ran) sus principales 'unciones) los canales
de supervisin # la autoridad relativa de cada car%o) en consecuencia todas las
or%anizaciones) independientemente de su naturaleza o campo de traba-o)
re0uieren un marco de actuacin para 'uncionar( Este marco est2 constituido por
la estructura or%2nica) 0ue es la divisin ordenada # sistem2tica de sus unidades
de traba-o de acuerdo con el ob-eto de su creacin(
Los or%ani%ramas son considerados instrumentos au4iliares del administrador)
a trav!s de los cuales se 'i-a la posicin) la accin # la responsabilidad de cada
servicio) puede entenderse como el m!todo m2s sencillo para e4presar la
estructura) -erar0ua e interrelacin de los r%anos internos de una or%anizacin
en t!rminos concretos # accesibles(
"odas las or%anizaciones cuentan al menos con un or%ani%rama %eneral) sin
embar%o) es 'recuente observar) di'erencias en los criterios # en'o0ues
considerados al momento de su preparacin( Por ello es importante tener una
base de in'ormacin 1omo%!nea) 0ue permita dar co1esin a este tipo de
recursos(
DEFINICIN DE ORGANIGRAMA(
F+n or%ani%rama es una manera %ra'ica de mostrar la estructura 'ormal de las
relaciones) responsabilidades # autoridad a trav!s de las 0ue una empresa apunta al lo%ro
de sus ob-etivosG
:Anderson <DC<;(
FEl or%ani%rama es la representacinQ %ra'ica de la estructura or%2nica de una
institucin o de una de sus 2reas) en la 0ue se muestran las relaciones 0ue %uardan entre
s los r%anos 0ue la componen
:Ben-amn( 677?;(
FEs un documento 0ue representa %r2'icamente la estructura 'ormal de una entidadG
:&arrasco( &it( P( Rinosa;
&omo 1emos podido apreciar los conceptos de or%ani%ramas e4presados
anteriormente) poseen elementos comunes( Para e'ectos de nuestro traba-o)
daremos un concepto operacional de or%ani%rama de'ini!ndolo como5
FLa representacin %ra'ica de la estructura or%2nica de una institucin 0ue
permite visualizar las 'unciones # relaciones de las unidades) la lnea de autoridad
# responsabilidades # los niveles -er2r0uicos) entre otros aspectosG
O-.ETI/O DE LOS ORGANIGRAMAS(
Los or%ani%ramas constitu#en un instrumento 0ue permite representar #
transmitir en 'orma %ra'ica # ob-etiva la composicin de una or%anizacin( En
consecuencia) a continuacin se e4presa la 'inalidad de un or%ani%rama5
< &onstitu#en un medio para re'le-ar las unidades e4istentes(
6 Re'le-a los diversos tipos de traba-o) especializados o no) 0ue se realizan en la
or%anizacin debidamente asi%nados por 2reas de responsabilidad o 'uncin(
. Establece un medio para comunicar al personal la estructura de la or%anizacin
# donde enca-a cada uno dentro de ella(
? &onstitu#e un 'undamento para determinar las necesidades de personal
directivo(
9 *ndica relaciones de traba-o(
/ Representa las lneas 'ormales de autoridad(
E Re'le-ar los cambios or%anizativos
Ut#!#'a'
Proporcionan una ima%en 'ormal de la or%anizacin
&onstitu#en una 'uente de consulta o'icial
Facilitan el conocimiento de la or%anizacin
Representan un elemento valioso para el an2lisis =r%anizacional(
TIPOS DE ORGANIGRAMAS2
Los or%ani%ramas se di'erencian entre si por las caractersticas de la
or%anizacin 0ue representan( En este sentido a continuacin se mencionaran
varios tipos) considerando una serie de criterios # 'actores planteados por
Ben-amn :677?;
Por s) +at)ra!%>a4
Microadministrativos( Se relacionan a una sola or%anizacin) re'iriendo
in'ormacin %eneral o de al%una de las 2reas 0ue la inte%ran
Macroadministrativos( *nclu#en a m2s de una or%anizacin(
Mesoadministrativos( &onsideran una o m2s or%anizaciones de un mismo
sector o ramo especi'ico(
Por s) @$5#to4
@enerales5 &ontienen in'ormacin representativa de una or%anizacin 1asta
determinado nivel -er2r0uico) se%n su ma%nitud # caractersticas(
Particulares5 Solo muestran un 2rea particular de la estructura en la
or%anizacin(
Por s) co+t%+#'o4
*nte%rales( Es la representacin %ra'ica de todas las unidades administrativas
de una or%anizacin(
Funcionales( *nvolucra las principales 'unciones 0ue tienen asi%nadas) adem2s
de las unidades # sus interrelaciones(
,e puestos) plazas # unidades( Re'le-an las necesidades en cuanto a puestos
de traba-o # la disponibilidad e4istente para cada unidad(
Por s) "r%s%+tac#*+4
Verticales( Presentan las unidades rami'icadas de arriba aba-o a partir del titular)
en la parte superior) # desa%re%an los di'erentes niveles -er2r0uicos en 'orma
escalonada(
$orizontales E4tienden las unidades de iz0uierda a derec1a # colocan al titular
en el e4tremo iz0uierdo(
Mi4tos( Emplean combinaciones verticales # 1orizontales para ampliar las
posibilidades de %ra'icacin(
,e blo0ue( &onstitu#en una variante de los verticales # tienen la particularidad
de inte%rar un ma#or nmero de unidades en espacios mas reducidos(
DISEAO
Es importante considerar aspectos 'ormales) vinculados con la presentacin de
un or%ani%rama) entre ellos se consideran(
Fi%uras5 Se utilizan en los or%ani%ramas para plasmar las unidades 0ue la
con'orman pueden ser de nivel directivo) medio u operativo(
Forma( ,ebe usarse un solo tipo de 'i%ura para simbolizar cada elemento del
or%ani%rama(
,imensin( Los rect2n%ulos 0ue 'orman parte de un or%ani%rama deben tener
dimensiones seme-antes(
S0M-OLOS Y REFERENCIAS CON/ENCIONALES DE MAYOR USO EN UN
ORGANIGRAMA2
<( Lneas llenas sin interrupciones5 son a0uellas 0ue indican autoridad 'ormal)
relacin de lnea o mando) comunicacin # la va -er2r0uica(

Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre( Las 1orizontales sealan
especializacin # correlacin(

&uando la lnea llena cae sobre la parte media # encima del recuadro indica
mando(
&uando la lnea llena se coloca a los lados de la 'i%ura %eom!trica indica
relacin de apo#o(
,. Lneas de puntos o discontinuas5 son a0uellas 0ue indican relacin de
coordinacin # relaciones 'uncionales(
Fi%ura @eom!trica con un recuadro indica condicin especial o autnoma(
Se puede destacar una unidad para llamar la atencin( Para ello se utiliza
medio recuadro) bastante coloreado) para cada unidad 0ue se va#a a resaltar(
Las lneas con zi%za%ueos al 'inal # una 'lec1a indican continuacin de la
estructura(
Los crculos colocados en espacios especiales del or%ani%rama # 0ue poseen
un nmero en su interior) indica un comit! en el 0ue participan todas las unidades
sealadas con el mismo nmero(
CRITERIOS PARA LA ELA-ORACIN DE ORGANIGRAMAS
Precisin( ,e'inir con e4actitud todas las unidades administrativas # sus
interrelaciones(
Sencillez( ,e '2cil comprensin) se recomienda evitar trazos innecesarios o
una nomenclatura comple-a
Uniformidad( $omo%enizar las lneas # 'i%uras 0ue se utilicen en su diseo
Presentacin( En su presentacin deben considerarse criterios t!cnicos # de
servicio) en 'uncin de su ob-etivo(
Vigencia( El or%ani%rama debe mantenerse actualizado) se su%iere colocar al
mar%en in'erior derec1o el nombre de la unidad responsable de prepararlo # la
'ec1a de su autorizacin # actualizacin) en este sentido el procedimiento para
actualizar or%ani%ramas debe se%uir los pasos 0ue a continuacin se sealan5
utorizacin
- *nte%racin del e0uipo de traba-o
- Preparacin del plan de traba-o
- &aptacin de la in'ormacin
- &lasi'icacin # re%istro de la *n'ormacin
- An2lisis de la in'ormacin
- ,iseo del or%ani%rama
+bi0ue en su comunidad una or%anizacin pblica o privada e investi%ue5
<( La =r%anizacin posee un or%ani%rama ubicado en lu%ar visibleK
6( Si la or%anizacin no posee or%ani%rama) considere las pautas
recomendadas en esta unidad # su%iera un or%ani%rama estructuralK
.( Enumere por lo menos) tres aspectos de la or%anizacin 0ue se puedan
visualizar en el or%ani%ramaK
?( Enumere por lo menos tres aspectos 0ue no se pueden visualizar en un
or%ani%ramaK
9( Seale los tipos de or%ani%ramas se%n la 'orma o disposicin
%eom!tricaK(
UNIDAD I/2 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
<; >orma(
6; Procedimiento
.; &aractersticas de los procedimientos
?; &lasi'icacin de los Procedimientos
9; ,escripcin de los procedimientos(
/; Redaccin(
E; ,ia%ramacin de los procedimientos
<; ,e'inir norma # procedimiento
6; Sealar las principales caractersticas 0ue deben considerarse al momento
de elaborar un procedimiento(
.; ,istin%uir los distintos tipos de procedimientos se%n los criterios
establecidos para su clasi'icacin(
?; ,escribir correctamente un procedimiento administrativo
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
En esta unidad se desarrollan aspectos vinculados con la necesidad de
reconocer la importancia 0ue tiene en la or%anizacin mantener al da una serie
de documentos 0ue enmarcan las actividades de rutina) en sus procesos
productivos( Estos documentos se re'ieren a normas internas # procedimientos
cu#a utilidad debe ser conocida por todos los empleados) #a 0ue permiten 0ue la
empresa pueda evolucionar independientemente de 0ue sus dueos o accionistas
principales est!n presentes permanentemente(
&on la implementacin de unas re%las de -ue%o claras # conocidas por todos los
empleados) se re0uiere un control de %estin b2sico para 1acer el se%uimiento #
aplicar correctivos de manera oportuna para 0ue los procesos normales de
produccin no se deten%an # toda la empresa se manten%a en sintona(
Es necesario estar consciente de la necesidad de mantener a la empresa en el
mercado( Esto ltimo es una ardua tarea 0ue re0uiere el ma#or de todos los
es'uerzos( Para lo%rar 0ue una empresa permanezca en el mercado esta debe
adaptarse a continuos cambios %enerados por la din2mica(
La importancia de la implementacin de normas # procedimientos se ve
re'le-ado en la reduccin del tiempo ocioso) optimizacin de los procesos
administrativos) me-orar la interaccin entre los di'erentes e0uipos de traba-o de la
empresa) obteniendo 'inalmente una reduccin de costos) me-oramiento en la
capacidad de reaccin de la empresa ante el mercado) una estructura
or%anizacional mas 2%il) entre otros tantos bene'icios(
A continuacin se e4plica en 0ue consiste la norma para una or%anizacin(
NORMA
Es un dispositivo 0ue condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su
e-ecucin) o antes) son orientaciones o %uas 0ue 'i-an los lmites previamente
de'inidos por la direccin %eneral en las polticas) para la accin # la bs0ueda de
los ob-etivos or%anizacionales(
Es necesario destacar 0ue el termino norma se deriva del establecimiento de
las polticas or%anizacionales) vista como una idea visionaria sobre la totalidad de
los ob-etivos o como una concepcin %eneral destinada a diri%ir las acciones 0ue
se van a realizar(
La norma dentro de una or%anizacin) es considerada como un punto de
cone4in 0ue permite el desarrollo de un procedimiento durante su e-ecucin o
previamente) en ella se re%istran entre otros) los datos vinculados con la empresa)
la 'ec1a en la cual se elabora) as como las acciones # responsables(
El ob-etivo principal de una norma consiste en ase%urar paso a paso el
cumplimiento de ciertas pautas espec'icas) necesarias para el buen desempeo
de las operaciones de un procedimiento ma4imizando la utilizacin de los recursos
disponibles(
Las normas tienen un amplio 2mbito de aplicacin entre los cuales
mencionaremos los si%uientes5
En la e-ecucin de actividades) operaciones # procesos de naturaleza
administrativa(
En la produccin) eleccin o utilizacin de los elementos o instrumentos
de traba-o(
Uso '% co+c%"tos, s;$5o!os, r%"r%s%+tac#o+%s '% t#"o g%+%ra!
Es importante destacar 0ue la norma condiciona el desarrollo de un
procedimiento(
A continuacin se plantea un e-emplo(
a. Procedimiento
Solicitud # entre%a de materiales de o'icina(
!ormas: Los empleados o sucursales de las empresas solicitan materiales #
tiles de o'icina a trav!s de un 'ormulario identi'icado como Fpedido de tiles de
o'icinaG( Para procesar la solicitud de tiles # materiales de o'icina) ante el
departamento de proveedura !sta) debe estar 'irmada por el -e'e del
departamento) en el caso de ='icina &entral por el @erente de Rona respectivo) si
se trata de una sucursal(
. Procedimiento.
Seleccin de personal(
!ormas:
<; "odo criterio de seleccin debe estar basado en un valoracin racional de
las aptitudes #Ao los meritos del candidato en relacin al per'il espec'ico del
car%o 0ue aspira desempear(
6; Los aspirantes 0ue aprueben las evaluaciones pasaran a 'ormar parte del
re%istro de Ele%ibles internos o e4ternos se%n sea el caso(
PROCEDIMIENTO
Es un con-unto de operaciones ordenadas en secuencia cronol%ica 0ue
precisan la 'orma sistem2tica de 1acer determinado traba-o de rutina(
Es entendido tambi!n como la secuencia de actividades) operaciones) pasos o
etapas interrelacionadas 0ue se desarrollan con el propsito de lo%rar un ob-etivo
especi'ico(
Los procedimientos responden a cada situacin particular) #a 0ue no son de
aplicacin %eneral5 1an de tener estabilidad # al mismo tiempo 'le4ibilidad para
poder adaptarse a nuevas situaciones( Son de %ran utilidad para ser aplicados en
traba-os 0ue se repitan) as la %erencia se evita tomar decisiones una # otra vez
dentro de la e-ecucin de las actividades( Es por ello 0ue un procedimiento es un
tipo de toma de decisin estructurada por0ue nos dice como debemos 1acer un
proceso dentro de una determinada 2rea(
CARACTER0STICAS DE UN PROCEDIMIENTO
Los procedimientos se pueden identi'icar a trav!s de ciertas caractersticas
comunes 0ue los di'erencian de otras acciones dentro de una or%anizacin) entre
ellas tenemos5
- El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo 0ue indica como
se procede(
- El resultado de un paso compromete o da ori%en al si%uiente) es decir) los
pasos son secuenciales(
- &ubre un ciclo de accin(
- Los pasos est2n descritos en secuencia l%ica de tiempo(
- >o son de aplicacin %eneral sino 0ue responden a una situacin en particular(
- Son de %ran aplicacin en los traba-os 0ue se repiten) 'acilitando as su
aplicacin continua # sistem2tica(
- Los procedimientos deben tener cierta estabilidad) 'le4ibilidad # elasticidad de
'orma 0ue se adopten a las e4i%encias de nuevas situaciones # circunstancias(
- Los pasos de un procedimiento son rutinarios # repetitivos(
- +n procedimiento se realiza dentro de un marco or%anizacional de'inido(
CLASIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos pueden clasi'icarse en primer lu%ar) por su relacin con los
ob-etivos de la or%anizacin # en se%undo por el recorrido dentro de !sta) se
recomienda clasi'icar los procedimientos de acuerdo a la estructura or%2nica de la
empresa(
a2 Por s) r%!ac#*+ co+ !os o5,%t#(os Orga+#>ac#o+a!%s
Procedimientos sustanti"os o de lnea. Son a0uellos procedimientos 0ue
contribu#en directamente con el ob-etivo de la or%anizacin) est2n relacionados
con las 'unciones principales 0ue atienden los r%anos dentro de la empresa
&omo e-emplo pudi!ramos sealar5
+na empresa cu#o ob-etivo es la 'abricacin # venta de productos alimenticios)
tendr2 como procedimientos sustantivos los si%uientes5
Procedimiento5 Preparacin de los alimentos(
Procedimiento5 Enlatado de los alimentos(
Procedimiento5 Eti0uetado(
Procedimiento5 Venta a cr!dito(
Procedimiento5 E4portacin de enlatados(
Procedimiento ad#eti"o, au$iliar o interno. Son a0uellos procedimientos 0ue
sirven de base) contribu#en o au4ilian para 0ue los procedimientos sustantivos se
cumplan) se relacionan con las 'unciones complementarias o de sta''
:asesoramiento o apo#o; 0ue desarrolla la or%anizacin(
Si%uiendo con el e-emplo anterior) podemos distin%uir procedimientos 0ue
sub#acen al procedimiento sustantivo5
Procedimiento5 Seleccin de personal(
Procedimiento5 =rden de compra(
Procedimiento5 Pa%o de sueldos # salarios(
Por su recorrido.
<; Procedimientos *nstitucionales( Son a0uellos procedimientos cu#as
acciones se desarrollan dentro de la or%anizacin(
E-emplo5
Procedimiento5 Solicitud de suministro(
Procedimiento5 Enlatado de alimentos(
Procedimiento5 Elaboracin de nminas(
Procedimientos sectoriales. Son a0uellos procedimientos cu#as acciones se
desplazan por instituciones 0ue se encuentran interrelacionadas dentro de una
misma problem2tica(
E-emplo5
&ontratacin de pro'esores del *(+(" :*nstituto +niversitario de "ecnolo%a; en
este caso el contrato es elaborado por la institucin antes sealada) pero lue%o
debe remitirse al Ministerio de Educacin Superior para su aprobacin # 'irma #
lue%o !ste lo remite nuevamente a la institucin(
Procedimientos intersectoriales( Son a0uellos procedimientos cu#as acciones
se desarrollan en distintas dependencias(
E-emplo5
Elaboracin del presupuesto del *(+("( :*nstituto +niversitario de "ecnolo%a; la
,ireccin del *nstituto elabora el antepro#ecto del presupuesto %eneral # lo enva a
la ,ireccin @eneral de Educacin Superior del Ministerio de Educacin) !ste lo
remite a la o'icina Sectorial de Plani'icacin # Presupuesto del Ministerio de
Educacin) para lue%o enviarlo al Ministerio de $acienda para su rea-uste)
posteriormente pasa a la Asamblea >acional 0ue analiza # sanciona la Le# de
Presupuesto ,el E-ercicio Fiscal del Ao correspondiente # se da a conocer a
todas las dependencias antes sealadas(
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO2
,escribir un procedimiento consiste en presentar en 'orma ordenada los datos
identi'icativos del !ste # la secuencia l%ica de las acciones) para lo cual es
necesario tener claro) 0ue cada procedimiento varia dependiendo de las
caractersticas del mismo as como de las necesidades de in'ormacin de la
*nstitucin # el estilo de los analistas(
A continuacin se presenta la relacin de datos) 0ue deben incluirse en la
descripcin de un Procedimiento Administrativo(
>ombre del procedimiento5 Se indica en 'orma clara # precisa el nombre del
Procedimiento(
>ombre de la ,ependencia5 *ndicar la dependencia responsable del
Procedimiento(
&di%o5 Es el nmero asi%nado al Procedimiento) tomando como base el cdi%o
de la ,ependencia( :=pcional;(
&oncepto5 ,e'inir 0u! es # 0uien 1ace el Procedimiento(
=b-etivo5 ,e'inir lo 0ue se persi%ue con el Procedimiento(
Base le%al5 Mencionar los dispositivos le%ales # normas 0ue sustentan el
Procedimiento( :=pcional;(
>ormas5 *ndicar las pautas 0ue re%ulan el Procedimiento :opcional;(
Re0uisitos5 *ndicar los re0uisitos # 'ormalidades 0ue deben dar inicio al
Procedimiento :opcional;(
,escripcin5 &onsiderar el nombre de las +nidades responsables de la accin)
as como la descripcin secuencial de las acciones 0ue se realizan en cada etapa)
mencionando previamente los car%os de 0uienes la e'ecten(
REDACTAR UN PROCEDIMIENTO2
Al momento de redactar un procedimiento debemos tener presente 0ue la
intencin es brindar in'ormacin clara # precisa) de tal manera 0ue permita al
lector e4traer r2pidamente # sin 'alsas interpretaciones la in'ormacin contenida en
el manual(
Por lo tanto) al momento de redactar un procedimiento es pertinente considerar
las si%uientes recomendaciones(
<; Emplear 'rases claras # cortas(
6; +tilizar nicamente terminolo%a t!cnica imprescindible(
.; "ono 'ormal(
?; Evitar ambi%Sedades(
9; +ni'ormidad en el estilo(
Redactar) implica asumir con propiedad un estilo 0ue conduzca de manera
e4itosa la elaboracin del manual( En consecuencia se recomienda como
re'erencia consultar5 como se elabora un libro de cocina o un %uin teatral) #a 0ue
en !stos se e4presan de manera clara ordenada # precisa todas las instrucciones
en cuanto a tareas # acciones 0ue deben se%uirse para alcanzar con !4ito los
ob-etivos propuestos) en el caso 0ue nos ocupa) considerar si se esta describiendo
un procedimiento interno de un departamento) o por una seccin o departamento)
si el proceso tiene lu%ar entre varios(
A continuacin se describe un 'ra%mento de un manual de procedimiento en la
parte relativa a Reposicin de bienes de cambio(
E-emplo de un procedimiento de elaboracin de documentos
>=MBRE ,EL PR=&E,*M*E>"=5 ELAB=RA&*=> ,E ,=&+ME>"=S
&T,*@=5 M@&UPI,U76E9
VERS*T>5 7<
+>*,A,5 =R@A>*AR&*T> I S*S"EMAS
=BNE"*V=5
Elaborar toda la documentacin de la empresa *>VERS*=>ES ,E&=RA S+EV=S) &(A( ,e
manera estandarizada a 'in de %arantizar la e'icacia de los procesos administrativos de la misma(
RESP=>SAB*L*,A,ES5
L a +nidad de =r%anizacin # Sistemas es la responsable de la elaboracin) actualizacin)
distribucin # control de toda la documentacin de la empresa *nversiones ,ecora Sueos) &(A(
>=RMAS5
<(3 El analista de or%anizacin # sistemas debe recolectar la in'ormacin sobre el proceso a
elaborar en con-unto con el dueo del proceso o e4perto en el 2rea(
6(3 El analista de =r%anizacin # sistemas debe elaborar en borrador el procedimiento solicitado #
entre%ar al dueo del proceso para su aprobacin) antes de su emisin(
.(3 "odo documento elaborado debe estar a-ustado de acuerdo a los establecidos en el
procedimiento F&riterios para la elaboracin de documentosG) &d() M@&UP#,U 77.9/(
#OGO DE #A
E"PREA
IN&3$SION3S D3CO$' S036OS) C.'.
Elaborado Por
Revisado por Autorizado por5
PR=&E,*M*E>"=5 ELAB=RA&*=> ,E ,=&+ME>"=S
RESPONSA-LES2 ACCIONES(
+nidad solicitante <(3 Llena 'ormato FSolicitud de Elaboracin) Emisin)
Actualizacin de ,ocumentos) &d( M@&U((((((
6(3 Entre%a 'ormato a la +nidad de =r%anizacin #
sistemas) copia # ori%inal(
+nidad de =r%anizacin # Sistemas .(3 Recibe 'ormato M@&W) 'irma en seal de recibido #
entre%a copia a la unidad solicitante(
?(3 Procede a levantar la in'ormacin) de acuerdo al 2rea
sealada en la solicitud) en con-unto con el e4perto en el
2rea(
9(3 Elabora borrador de procedimiento # lo lleva a la unidad
solicitante para su revisin) correccin # Ao aprobacin
+nidad Solicitante /(3 Recibe borrador de documento #(
realiza las correcciones) si las 1a#
Si no 1a# correcciones) aprueba documento
elaborado
E(3 Entre%a documento al analista de or%anizacin #
sistemas para su normalizacin) autorizacin) copia #
distribucin
+nidad de =r%anizacin I sistemas C(3 Recibe procedimiento aprobado por el e4perto5
Realiza correcciones) si las 1a#
Si no 1a# correcciones) asi%na cdi%o # re%istra en
el &ontrol FLista Maestra de ,ocumentoG) &od(
M@&UP# , 777.?
D(3 Saca ori%inal # entre%a al -e'e de la unidad para su
autorizacin(
Ne'atura de la +nidad <7(3 Recibe documento elaborado) revisa # 'irma(
<<(3 Entre%a al analista de or%anizacin # sistemas para
su respectiva copia # distribucin(
+nidad de =r%anizacin # Sistemas <6(3 Recibe documento autorizado) saca las copias
necesarias) coloca sello de copia controlada(
<.(3 ,istribu#e copias a las unidades solicitantes
<?(3 Arc1iva ori%inal en el manual F,ocumentos de la
Empresa *nversiones ,ecora Sueos) &( AG
Fin
DIAGRAMACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Los dia%ramas de 'lu-o permiten representar %r2'icamente) con claridad #
precisin las operaciones 0ue inte%ran la din2mica de circuitos o 'lu-os
administrativos( E4isten distintos tipos de dia%ramacin administrativa( "odos ellos
tienen como denominador comn el an2lisis de los si%uientes elementos5
Las operaciones 0ue se e'ectan en los traba-os administrativos(
Las unidades o puestos de traba-o 0ue intervienen en su realizacin(
Los documentos utilizados o producidos(
Los recorridos 0ue se e'ectan en el curso de la documentacin(
Los tiempos de traba-o empleados en cada operacin) e4presados en das)
1oras o minutos(
Mediante la utilizacin de smbolos) en su ma#ora sencillos de entender) es
relativamente '2cil conse%uir una visin de con-unto del procedimiento
representado) veri'icar en la pr2ctica el cumplimiento de las operaciones descritas
# detectar las anomalas 0ue se produzcan( Los smbolos 0ue se utilizan
%eneralmente en los dia%ramas de circuitos o 'lu-os administrativos suelen ser de
dos tipos5
Smbolos abstractos
Smbolos 'i%urativos(
<( J&ual es la di'erencia entre >orma # ProcedimientoK
6( J&uales son las caractersticas 0ue deben tener los ProcedimientosK
.( J&mo se clasi'ican los procedimientos se%n su relacin con los
ob-etivosK
?( JVisite una or%anizacin pblica o privada # solicite a un traba-ador o
directivo 0ue le describa verbalmente al%n procedimiento o servicio 0ue se
e-ecute en la institucinK
9( J"ome nota de la descripcin e'ectuada por el traba-ador de la institucinK
/( JEn base a la in'ormacin recolectada) e'ectu! la descripcin del
procedimiento administrativoK
UNIDAD / FLU.OGRAMAS
<; ,e'inicin
6; &aractersticas ,e Los Flu-o%ramas
.; "ipos ,e Flu-o%ramas
?; Simbolo%a ,e Los Flu-o%ramas
9; ,iseo I Elaboracin ,e Flu-o%ramas
/; Recomendaciones para el uso # aplicacin de los 'lu-o%ramas
<; ,e'inir 0ue es un 'lu-o%rama(
6; &aractersticas de los 'lu-o%ramas(
.; "ipos de 'lu-o%ramas(
?; &onocer la simbolo%a mas utilizada en la elaboracin de un 'lu-o%rama(
9; Aplicar correctamente las pautas t!cnicas recomendadas para la
elaboracin de un 'lu-o%rama(
FLU.OGRAMAS
Las or%anizaciones precisan recursos t!cnicos 0ue les permitan ubicar
mediante un dia%rama # mapas de proceso) los elementos necesarios para llevar
a cabo sus 'unciones en 'orma l%ica # consistente(
En consecuencia un Flu-o%rama es la representacin %r2'ica de 1ec1os)
situaciones) movimientos o relaciones) por medio de smbolos) tambi!n se
conocen como dia%rama de 'lu-o # mu# rara vez 'lu4o%ramas) estos %r2'icos
ilustran la sucesin de operaciones 0ue implican movimiento) desplazamiento o
curso de todo tipo) 0ue bien puede ser una actividad) un 'ormulario) un in'orme)
materiales) personas o recursos) son de %ran importancia para toda empresa #
persona #a 0ue brinda elementos de -uicio idneos para la representacin de
procedimientos # procesos) as como las pautas para su mane-o en sus di'erentes
versiones(
DEFINICION
3l (lujograma o (lu4ograma) es un diagrama 7ue e4#resa grficamente las distintas
o#eraciones 7ue com#onen un #rocedimiento o #arte de este) estableciendo su
secuencia cronolgica. Seg8n su formato o #ro#sito) #uede contener informacin
adicional sobre el m"todo de ejecucin de las o#eraciones) el itinerario de las
#ersonas) las formas) la distancia recorrida e tiem#o em#leado etcG(
:@mez &(<DDE;(
Se%n &1iavenato *dalberto( :<(DD.;B El Flu-o%rama o ,ia%rama de Flu-o) es
una %r2'ica 0ue representa el 'lu-o o la secuencia de rutinas simples( "iene la
venta-a de indicar la secuencia del proceso en cuestin) las unidades involucradas
# los responsables de su e-ecucin(
Se%n @mez Rondn Francisco( :<(DD9;B El Flu-o%rama o ,ia%rama de Flu-o)
es la representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo(
En la actualidad los 'lu-o%ramas son considerados en las ma#oras de las
empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos
en la realizacin de cual0uier m!todo) constitu#e adem2s un elemento
'undamental para descomponer en partes procesos comple-os # esto a su vez
'acilita la comprensin de la dinamita or%anizacional # la simpli'icacin del traba-o
Se%n &1iavenato) *dalberto( Ao <(DD.B los 'lu-o%ramas constitu#en un
instrumento de suma importancia en toda or%anizacin # departamento) #a 0ue
este permite la visualizacin de las actividades innecesarias # veri'ica si la
distribucin del traba-o est2 e0uilibrada(
CARACTER0STICAS DE LOS FLU.OGRAMAS
Se%n @mez &e-as) @uillermo( Ao <(DDE5
<( Sint!tica5 La representacin 0ue se 1a%a de un sistema o un proceso deber2
0uedar resumido en pocas 1o-as) de pre'erencia en una sola( Los dia%ramas
e4tensivos di'icultan su comprensin # asimilacin) por tanto de-an de ser
pr2cticos(
6( Simbolizada5 La aplicacin de la simbolo%a adecuada a los dia%ramas de
sistemas # procedimientos evita a los analistas anotaciones e4cesivas)
repetitivas # con'usas en su interpretacin(
.( ,e 'orma visible a un sistema o un proceso5 Los dia%ramas nos permiten
observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas
e4tensas( +n dia%rama es comparable) en cierta 'orma) con una 'oto%ra'a
a!rea 0ue contiene los ras%os principales de una re%in) # 0ue a su vez permite
observar estos ras%os o detalles principales(
Se%n &1iavenato) *dalberto( Ao <(DD.5
<( Permitir al analista ase%urarse 0ue 1a desarrollado todos los aspectos del
procedimiento(
6( ,ar las bases para escribir un in'orme claro # l%ico(
.( Es un medio para establecer un enlace con el personal 0ue eventualmente
operar2 el nuevo procedimiento(
Se%n @mez Rondn) Francisco( Ao <(DD95
?( ,e uso) permite 'acilitar su empleo(
9( ,e destino) permite la correcta identi'icacin de actividades(
/( ,e comprensin e interpretacin) permite simpli'icar su comprensin(
E( ,e interaccin) permite el acercamiento # coordinacin(
C( ,e simbolo%a) disminu#e la comple-idad # accesibilidad(
D( ,e dia%ramacin) se elabora con rapidez # no re0uiere de recursos
so'isticados(
TIPOS DE FLU.OGRAMAS
S%gB+ s) 6or$a5
a( Formato Vertical5 En !l el 'lu-o o la secuencia de las operaciones) va de arriba
1acia aba-o( Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda
la in'ormacin 0ue se considere necesaria) se%n su propsito(
b( Formato $orizontal5 En !l el 'lu-o o la secuencia de las operaciones) va de
iz0uierda a derec1a(
c( Formato Panor2mico5 El proceso entero est2 representado en una sola carta #
puede apreciarse de una sola mirada muc1o m2s r2pidamente 0ue le#endo el
te4to) lo 0ue 'acilita su comprensin) aun para personas no 'amiliarizadas(
Re%istra no solo en lnea vertical) sino tambi!n 1orizontal) distintas acciones
simult2neas # la participacin de m2s de un puesto o departamento 0ue el
'ormato vertical no re%istra(
d( Formato Ar0uitectnico5 ,escribe el itinerario de ruta de una 'orma o persona
sobre el plano ar0uitectnico del 2rea de traba-o( El primero de los 'lu-o%ramas
es eminentemente descriptivo) mientras 0ue los ltimos son 'undamentalmente
representativos(
Por s) "ro"*s#to5
a( ,e Forma5 Se ocupa 'undamentalmente de una 'orma con mu# pocas o nin%una
descripcin de las operaciones( Presenta la secuencia de cada una de las
operaciones o pasos por los 0ue atraviesa una 'orma en sus di'erentes copias)
a trav!s de los diversos puestos # departamentos) desde 0ue se ori%ina 1asta
0ue se arc1iva( Retrata la distribucin de mltiples copias de 'ormas a un
nmero de individuos di'erentes o a unidades de la or%anizacin(
Las 'ormas pueden representarse por smbolos) por dibu-os o 'oto%ra'as
reducidas o por palabras descriptivas( Se usa el 'ormato 1orizontal( Se retrata o se
desi%na la 'orma en el lado iz0uierdo de la %r2'ica) se si%ue su curso al proceso de
pro%resin 1orizontal) cruzando las di'erentes columnas asi%nadas a las unidades
de la or%anizacin o a los individuos(
b( ,e Labores :J0u! se 1aceK;5 Estos dia%ramas abreviados slo representan las
operaciones 0ue se e'ectan en cada una de las actividades o labores en 0ue
se descompone un procedimiento # el puesto o departamento 0ue las e-ecutan(
El t!rmino labor inclu#endo toda clase de es'uerzo 'sico o mental( Se usa el
'ormato vertical(
c( ,e M!todo :Jcmo se 1aceK;5 Son tiles para 'ines de adiestramiento #
presentan adem2s la manera de realizar cada operacin de procedimiento) por
la persona 0ue debe realizarla # dentro de la secuencia establecida( Se usa el
'ormato vertical(
d( Analtico :Jpara 0u! se 1aceK;5 Presenta no solo cada una de las operaciones
del procedimiento dentro de la secuencia establecida # la persona 0ue las
realiza) sino 0ue analiza para 0u! sirve cada una de las operaciones dentro del
procedimiento( &uando el dato es importante consi%na el tiempo empleado) la
distancia recorrida o al%una observacin complementaria( Se usa 'ormato
vertical(
e( ,e Espacio :Jdnde se 1aceK;5 Presenta el itinerario # la distancia 0ue recorre
una 'orma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o
parte de !l) sealando el espacio por el 0ue se desplaza( &uando el dato es
importante) e4presa el tiempo empleado en el recorrido( Se usa el 'ormato
ar0uitectnico(
'( &ombinados5 Presenta una combinacin de dos o m2s 'lu-o%ramas de las
clases anteriores( Se usa el 'lu-o%rama de 'ormato vertical para combinar
labores) m!todos # an2lisis :0u! se 1ace) cmo se 1ace) para 0u! se 1ace;(
Se usa el 'ormato panor2mico para combinar varias 'ormas # labores de varios
puestos o departamentos( Se%n &1iavenato) *dalberto( Ao <(DD.5 E4isten tres
tipos de Flu-o%ramas o ,ia%ramas de Flu-o
a( %iagrama de flu#o "ertical5 "ambi!n denominado %r2'ico de an2lisis del proceso(
Es un %r2'ico en donde e4isten columnas verticales # lneas 1orizontales( En la
columnas verticales est2n los smbolos o convencionales : de operacin)
transporte) control) espera # arc1ivo;) los 'uncionarios involucrados en la rutina)
el espacio recorrido para la e-ecucin # le tiempo invertido(
El dia%rama de 'lu-o vertical destaca la secuencia de la rutina # es
e4tremadamente til para armar una rutina o procedimiento para a#udar en la
capacitacin del personal # para racionalizar el traba-o(
b( %iagrama de flu#o horizontal5 Es di'erente al anterior) al rev!s de la secuencia
0ue se traslada verticalmente) esta lo 1ace de manera 1orizontalB este utiliza los
mismos smbolos # convenciones 0ue el vertical(
El ,ia%rama de 'lu-o 1orizontal destaca a las personas u or%anismos 0ue
participan en una determinada rutina o procedimiento( Es mu# usado cuando
una rutina involucra varios or%anismos o personas) #a 0ue permite visualizar la
parte 0ue corresponde a cada uno # comparar la distribucin de las tareas para
una posible racionalizacin o redistribucin del traba-o(
c( %iagrama de flu#o de blo&ues5 Es un dia%rama de 'lu-o 0ue representa la rutina
a trav!s de una secuencia de blo0ues) cada cual con su si%ni'icado #
encadenados entre s( +tiliza una simbolo%a muc1o m2s rica # variada 0ue los
dia%ramas anteriores) # no se restrin%e a lneas # columnas preestablecidas en
el %r2'ico(
Los analistas de sistemas utilizan muc1o este dia%rama para representar los
sistemas) es decir) para indicar entradas) operaciones) cone4iones) decisiones)
arc1ivado) etc() 0ue constitu#en el 'lu-o o la secuencia de las actividades de los
sistemas(
Se%n @mez Rondn) Francisco( :<(DD9; e4iste una clasi'icacin 0ue
considera los Flu-o%ramas o ,ia%ramas de Flu-o
Por s) "r%s%+tac#*+5
a( ,e blo0ue5 Se representan en t!rminos %enerales con el ob-eto de destacar
determinados aspectos(
b( ,e detalle5 Plasman las actividades en su m2s detallada e4presin(
Por s) 6or$ato5
a( ,e 'ormato vertical5 En el 0ue el 'lu-o de las operaciones va de arriba 1acia
aba-o # de derec1a a iz0uierda
b( ,e 'ormato 1orizontal5 En el 0ue la secuencia de las operaciones va de
iz0uierda a derec1a en 'orma descendente
c( ,e 'ormato tabular5 "ambi!n conocido como de 'ormato columnas o
panor2mico) en el 0ue se presenta en una sola carta el 'lu-o total de las
operaciones) correspondiendo a cada puesto o unidad una columna
d( ,e 'ormato ar0uitectnico5 Muestra el movimiento o 'lu-o de personas) 'ormas)
materiales) o bien la secuencia de las operaciones a trav!s del espacio donde
se realizan
Por s) "ro"*s#to4
a( ,e 'orma5 El cual se ocupa 'undamentalmente de documentos con poca o
nin%una descripcin de operaciones con poca o nin%una descripcin de
operaciones(
b( ,e labores5 *ndica el 'lu-o o secuencia de las operaciones) as como 0ui!n o en
donde se realiza # en 0u! consiste !sta(
c( ,e m!todo5 Muestra la secuencia de operaciones) la persona 0ue las realiza #
la manera de 1acerlas(
d( Analtico5 ,escribe no slo el procedimiento 0ui!n lo 1ace) # cmo 1acer cada
operacin) sino para 0u! sirven(
e( ,e espacio5 *ndica el espacio por el 0ue se desplaza una 'orma o una persona(
'( &ombinados5 Emplean dos o m2s dia%ramas en 'orma inte%rada(
%( ,e ilustraciones # te4to5 *lustra el mane-o de la in'ormacin con te4tos # dibu-os(
1( Asistido por computadora5 El 'lu-o de in'ormacin se 1ace con recursos de
so'tXare(
SIM-OLOG0A DE LOS FLU.OGRAMAS
<( Principio #Ao terminacin del dia%rama5 Este smbolo representa tanto la
disponibilidad de la in'ormacin para su procesamiento :entrada;) como la
mencin de 0ue la in'ormacin #a 1a sido procesada(
6( Actividad u operacin5 Se utiliza siempre 0ue una actividad o %rupo de ellas
ten%an como ob-etivo un cambio) #a sea en el valor) 'orma o disposicin de la
in'ormacin(
.( Anotacin) aclaracin) o ambos casos5 Siempre 0ue se 0uiera al%n comentario
al mar%en) notas e4plicatorios) aclaraciones) etc(B se trazar2 indistintamente una
lnea punteada 0ue va#a de la nota aclaratoria al smbolo en 0ue se re0uiere
esa nota(
?( &onector5 Este smbolo se utiliza siempre 0ue las condiciones 'sicas de nuestro
dia%rama obli%ue a interrumpir el %ra'icado de la in'ormacin 0ue se tiene #
deba se%uirse el dia%rama en otro lu%ar) o bien cuando interese unir
in'ormaciones aisladas(
9( ,ocumento5 El smbolo se utilizar2 cuando se desee representar un documento
cual0uiera( Puede ser una 'orma) un control) una 'ic1a) un listado) etc(
:e4cluidas la tar-eta per'oradora # la cinta ma%n!tica;( Siempre 0ue un
documento ten%a varias copias) estas deber2n presentarse dentro del dia%rama
# numerarse con cero el ori%inal5 uno para la copia # as sucesivamente(
/( ,estruccin5 Este smbolo indica la destruccin de cual0uier documento o
in'ormacin( Es conveniente aclarar siempre 0ue documentos se est2n
destru#endo(
E( "rans'erencia5 Este smbolo se utiliza cuando en el 'lu-o del proceso o sistema
interviene otra seccin o departamento 0ue no sea el estudiado) siempre o
cuando nos interesen los pasos o tr2mites 0ue se realizan en ese lu%ar(
C( Alternativa5 Este smbolo representa el momento en 0ue una actividad u
operacin cual0uiera implica tomar uno o varios caminos di'erentes(
D( Actividad 'uera del 2mbito de investi%acin5 Este smbolo se utiliza cuando se
considera necesario conocer en el dia%rama el detalle de las actividades 0ue
realizan en otro lu%ar) o bien para indicar 0ue las actividades 0ue se realizan en
otro lu%ar) o bien para indicar 0ue las actividades 0ue se realizan en el proceso
o sistema se encuentran dia%ramadas en otro lu%ar :tal es el caso del proceso o
sistemas mu# parecidos o similares) 0ue nada m2s varan en su inicio o su 'inal(
,ireccin de 'lu-o5 : ;5 *ndica la secuencia de la in'ormacin # se utiliza para unir
smbolos) se%n sea su 'lu-o) o para indicar los principios de alternativas(
<( &analizacin5 Este smbolo se utiliza en tres 'ormas di'erentes) cuando se
recibe in'ormacin de varias 'uentes o condensa en una sola5
6( &uando se recibe in'ormacin de una sola 'uente # se canaliza por di'erentes
'uentes5
.( bien) cuando se recibe in'ormacin de varias 'uentes # se canaliza a otras
'uentes5
Se%n &1iavenato) *dalberto <(DD.5
<( El circuloB si%ni'ica una operacin :una etapa o una subdivisin del proceso;(
+na operacin se realiza cuando se crea) se altera) se aumenta o se sustrae
al%o( E-emplo5 emisin de un documento(
6( La 'lec1a o pe0ueo crculo corresponde a un transporte o tarea de llevar al%o
de un lu%ar a otro( =curre cuando un ob-eto) mensa-e o documento es
trasladado de un lu%ar a otro(
.( El cuadrado si%ni'ica una inspeccin o control) #a sea de cantidad o de realidad(
Es el acto de veri'icar o 'iscalizar sin 0ue se realicen operaciones( E-emplo5
veri'icacin de una 'irma(
?( La letra ,) representa una demora o retraso) #a sea por con%estionamiento)
distancia o por espera de al%una provisin por parte de otra persona( Si%ni'ica
una espera o un desplazamiento por a%enda o la lle%ada de al%una cosa de
0uien se dependa para prose%uir el proceso(
9( El tri2n%ulo con el v!rtice 1acia aba-o o 1acia arriba representa una interrupcin
casi de'initiva o mu# prolon%ada( Puede ser un almacenamiento :cuando se
trata de materiales; o 0ue al%o se arc1iva :cuando se trata de documentos;(
<( =peracin5 *ndica las principales 'ases del proceso) m!todo o procedimiento(
6( *nspeccin5 *ndica 0ue se veri'ica la calidad #Ao cantidad de al%o(
.( ,esplazamiento o transporte5 *ndica el movimiento de los empleados) material #
e0uipo de un lu%ar a otro(
?( ,epsito provisional o espera5 *ndica demora en el desarrollo de los 1ec1os(
9( Almacenamiento permanente5 *ndica el depsito de un documento o
in'ormacin dentro de un arc1ivo) o de un ob-eto cual0uiera en un almac!n(
S0M-OLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELA-ORAR DIAGRAMAS DE FLU.O
7D#agra$ac#*+ a'$#+#strat#(a:
DISEAO Y ELA-ORACIN DE FLU.OGRAMAS2
Co+(%+c#*+ "ara tra>ar !os '#agra$as5
a( La in'ormacin para identi'icar cada dia%rama debe ser la si%uiente5
<( >ombre del proceso) indicando los puntos iniciales # 'inales(
6( >ombre del departamento o los departamentos involucrados(
.( >ombre de la persona 0ue prepar el dia%rama(
?( >mero de personas o puestos involucrados(
9( >mero de pasos(
Conector. Representa una conexin o enlace de una parte del
diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra
hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo.
Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o
permanente.
ecisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se
de!e tomar una decisin entre dos o ms alternativas.
ocumento. Representa un documento en general que entre, se
utilice, se genere o salga del procedimiento.
Actividad. escri!e las funciones que desempe"an las personas
involucradas en el procedimiento.
Inicio o t#rmino. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser
accin o lugar, adems se usa para indicar una unidad
administrativa o persona que reci!e o proporciona informacin.
REPRESENTA SIMBOLO
b( *denti'icar cada columna con el nombre de la persona o puestos 0ue realiza
cada uno de los pasos(
c( Representar las 'ormas o documentos) mediante rect2n%ulos proporcionales a
las 'ormas o documentos representados( Sin embar%o como lo principal es la
claridad) esta convencin puede eliminarse empleando solamente el buen
-uicio(
d( &ada 'orma debe representarse siempre por un rect2n%ulo de las mismas
dimensiones(
e( &ada vez 0ue se crea una 'orma) se le pone en el ori%inal # copias un tri2n%ulo
ne%ro en la es0uina in'erior derec1a(
'( &uando las dimensiones del rect2n%ulo lo permitan) es conveniente poner el
nombre de la 'orma en cada paso 0ue aparezca(
%( El ori%inal # las copias siempre deben ponerse en el mismo orden( Se coloca un
nmero en la es0uina superior derec1a( Para el ori%inal siempre se colocar2 el
nmero unoB # las si%uientes copias tendr2n numeraciones ascendentes(
1( En cada paso deben presentarse todos los documentos 0ue intervienen(
i( &uando se transportan dos o m2s papeles) 0ue van unidos) #a sea con %rapa o
broc1e o en sobre) se renen los rect2n%ulos identi'icando cada uno de ellos( El
movimiento se presenta por una sola lnea(
-( &uando se muevan -untos) pero no unidos) el transporte se representa por
medio de lneas para cada 'orma o %rupo de 'ormas(
O( La secuencia demuestra 1aciendo 0ue las lneas de transportes ten%an una
li%era tendencia 1acia aba-o(
l( El orden cronol%ico de los pasos se representa por el orden en 0ue aparecen
los rect2n%ulos) de arriba 1acia aba-o(
m(,ebe identi'icarse cada paso con un nmero # 1acer una pe0uea descripcin
del mismo) mediante la escritura del verbo 0ue identi'ica la accin(
n( Si es posible 1acer 0ue lo 'irme el -e'e del departamento o el empleado 0ue 1a
proporcionado la in'ormacin(
Presentacin de las formas en el diagrama:
<( Las 'i%uras deben 1acerse en 'orma de cuadros o rect2n%ulos) imitando 1asta
donde sea posible la 'orma # tamao de las ori%inales reducidas a escala)
indicando en la parte superior # al centro el nombre con una sola palabra(
6( Las 'ormas con copias deben representarse como si%ue(
.( &uando se ten%a 0ue 1acer una distribucin de 'ormas) se recomienda empezar
con la m2s ale-ada para evitar 0ue se crucen(
?( "oda 'orma debe demostrar cual 'ue su ori%en(
9( La nueva 'orma se marca con un tri2n%ulo en la orilla in'erior iz0uierda # con
ello se identi'ica el 1ec1o de 0ue la 'orma aparece por primera vez en el
proceso(
/( &uando se termine el espacio disponible en el papel # sea necesario pasar otra
1o-a o a otra parte de la misma 1o-a) la li%a de procesos se muestra mediante
HconectoresH 0ue consisten en dos crculos con la letra P) uno en el punto en
0ue se cort el proceso # otro i%ual en el lu%ar en 0ue se reinicia(
Se%n &1iavenato) *dalberto( Ao <(DD.5
Se ri%e por una serie de smbolos) normas # pautas convencionales entre las
cuales tenemos5
a( El 'ormato o es0ueleto del 'lu-o%rama debe dividirse en partes 0ue representan
a los departamentos) secciones o dependencias involucradas en el
procedimiento( &ada departamento o seccin debe mostrarse una sola vez en
el 'lu-o%rama # en el mismo orden o secuencia cronol%ica de su aparicin en el
procedimiento 0ue se describe de iz0uierda a derec1a(
b( Mostrar una misma dependencia m2s de una vez en el 'lu-o%rama aun cuando
las acciones del procedimiento re%resen a la misma(
c( Las lneas indicadoras del 'lu-o%rama deben ser mas del%adas 0ue las lneas
divisorias del 'ormato) rectas # an%ulares) dotadas de 'lec1as en sus e4tremos
terminales(
d( &ada paso o accin del procedimiento debe enumerarse con claridad #
describirse brevemente con mu# pocas palabras(
e( &uando al%n documento 0ueda retenido en al%una dependencia del
'lu-o%rama se indica se%n sea arc1ivado5 de'initivamente) temporalmente o
retenido por al%unos das :H,H;) 1oras :H=H; o minutos :Y;(
'( &uando 1a# 0ue destruir al%n documento lue%o de ser utilizado en el
procedimiento se indica con una :Z; %rande(
%( &uando en el procedimiento al%n documento da ori%en a otro se indicar2 en el
'lu-o%rama mediante una 'lec1a interrumpida(
1( Al i%ual 0ue los or%ani%ramas) los 'lu-o%ramas en ocasiones presentan varias
lneas 0ue se cruzan sin tener relacin) en este caso se indica mediante una
in'le4in en cual0uiera de ellas(
i( Siempre resultar2 me-or 0ue el 'lu-o%rama se muestre en una sola 1o-a) pero
cuando en su e4tensin se ten%a 0ue continuar en otra p2%ina) se seala
mediante un smbolo cual0uiera dentro de un crculo) en la p2%ina donde se
interrumpe # el mismo 0ue suele llamarse conector se colocar2 en otra p2%ina
como si%ue(
El analista e4perto adoptar2 su propio m!todo al momento de elaborar un
'lu-o%ramas o dia%rama de 'lu-o) es importante considerar entre otras las si%uientes
pautas5
a( Especi'icar el ob-etivo del 'lu-o%rama o dia%rama de 'lu-o(
b( Pasar de lo conocido a lo desconocido( Es decir) identi'icar los subsistemas 0ue)
se%n se sabe) debe aparecer # desarrollar los 0ue se relacionan con ellos(
c( +tilizar smbolos autorizados # de una plantilla) o sea un dispositivo de pl2stico con
los smbolos recortados(
d( Empezar a construir el 'lu-o%rama o dia%rama de 'lu-o en la parte superior de cada
p2%inaB deben ir de arriba 1acia aba-o o de iz0uierda a derec1a(
e( &ada p2%ina debe tener un encabezado 0ue identi'i0ue claramente el pro#ecto) la
%r2'ica) la 'lec1a :de revisin) si la 1a#;) el autor # el nmero de p2%inas(
'( &uando las lneas de 'lu-o son numerosas en dia%ramas comple-os) utilizar
conectores para reducir su nmero(
%( Establecer el nivel en 0ue van a construirse los 'lu-o%ramas o dia%ramas de 'lu-o(
1( Reunir los 'lu-os de entrada) de modo 0ue las lneas de 'lu-o 0ue aparecen entrando
en un smbolo sean las menos posibles) lo mismo se 1ar2n con las lneas 0ue salen(
i( Escribir en los smbolos) usando el menor nmero posible de palabras(
RECOMENDACIONES PARA EL USO
Y APLICACIN DE LOS FLU.OGRAMAS
<( La redaccin del contenido del smbolo de operacin debe ser realizada con 'rases
breves # sencillas
6( Evitar usar si%las) procure utilizar anotando el nombre completo de las unidades
administrativas(
.( El smbolo de documento debe contener el nombre ori%inal de la 'orma 0ue se
utilice(
?( El smbolo de conector puede ser al'ab!tico o num!rico) pero debe coincidir en los
conectores de entrada # salida) cuando e4isten una %ran cantidad de conectores) es
conveniente adicionar un color al smbolo(
9( ,ebe realizarse de 'orma limpia # ordenada(
/( realizarlas al principio en 'orma de borrador) sin emplear plantillas(
ACTI/IDADES DEL PARTICIPANTE2
<( JMu! es un 'lu-o%ramaK
6( &u2les son los re0uisitos 0ue debe reunir un 'lu-o%ramaK
.( "odo 'lu-o%rama e4pone in'ormacin b2sica sobre tres aspectos J&u2les son
estos tres aspectosK
?( &onsiderando las pautas sealadas en esta unidad seleccione un
procedimiento # disee el 'lu-o%rama correspondienteK
UNIDAD /I FORMULARIOS
<; ,e'inicin
6; =b-etivo
.; ,iseo ,el Formulario
?; &onsideraciones Para La Elaboracin ,el Formulario
9; &ontrol ,e Formularios
/; Sistema ,e &ontrol ,e Formularios
O-.ETI/OS ESPECIFICOS2
<; Valorar la importancia del empleo de 'ormas en una or%anizacin(
6; &onocer los aspectos metodol%icos para mane-ar e'ectivamente las
'ormas(
.; &onocer los criterios t!cnicos para analizar disear # controlar 'ormas(
?; Analizar los aspectos prioritarios con el 'in de convertir el mane-o de las
'ormas en una venta-a competitiva para una or%anizacin(
FORMULARIOS
Actualmente) en la ma#ora de las tareas realizadas por el 1ombre) se emplean
'ormularios) !stos son papeles o documentos 0ue se utilizan para recopilar #
transmitir in'ormacin 0ue es de suma importancia en la realizacin e'ectiva de
los actos de cada unos de los miembros de la or%anizacin) dentro # 'uera del
2rea de traba-o(
Los 'ormularios son instrumentos de traba-o) por lo tanto si !stos no son
'uncionales # no est2n diseados para adaptarse adecuadamente al uso 0ue se
les da) pueden entorpecer e impedir la operacin del procedimiento o sistema en
el cual est2 involucrado) ocasionando con'usiones) demoras # errores aun en los
procedimientos # sistemas diseados con un alto %rado de per'eccin( Por otra
parte) la venta-a de los 'ormularios es 0ue al redisearlos o simpli'icarlos) se
puede lle%ar a producir un me-oramiento notableB por ello) el an2lisis) diseo #
control de 'ormularios es indispensable en toda or%anizacin para %arantizar una
adecuada sistematizacin del 'lu-o de documentos en las di'erentes dependencias
0ue la con'orman) tomando en cuenta tanto la creacin) impresin #
almacenamiento de los 'ormularios) as como su procesamiento # circulacin(
DEFINICIN2
Es una pieza de papel 0ue contiene datos # espacios en blanco para re%istrar
in'ormacin variable) el cu2l tendr2 di'erente utilizacin se%n el 2rea 'uncional a
la cual pertenezca( Puede considerarse tambi!n como un instrumento de traba-o
cu#o ob-etivo es trasportar in'ormacin para simpli'icar # 'acilitar el desarrollo de
los procedimientos administrativos( En ellos se imprime in'ormacin constante #
0ue tiene una serie de espacios para asentar in'ormacin variable( Es todo papel
0ue conten%a in'ormacin) te4to) ep%ra'es) impresos o en blanco para rellenarlos
posteriormente(
&uando una 'orma se completa pasa a ser un documento #) se%n el tipo de
in'ormacin # el %rado de di'icultad para su llenado) puede acompaarse de un
instructivo(3
O-.ETI/O4
Llenar las necesidades 0ue las o'icinas demandan) son a0uellos medios para
alcanzar un 'in(
Representan un ve1iculo de transmisin de datos e in'ormacin or%anizacional
sencillo) claro # 'uncional) #a 0ue permite ordenar sistematizar # orientar el
mane-o de cual0uier otro recurso en t!rminos escritos(
O5,%t#(os %s"%c;6#cos
Facilitar el 'lu-o de in'ormacin # el procesamiento de datos) imprimir
uni'ormidad en los procedimientos) sintetizar # relacionar in'ormacin # por ultimo)
dar valor le%al a determinadas transacciones(
DISEAO DEL FORMULARIO
El proceso de elaboracin del 'ormulario comienza con el diseo del mismo)
si%uiendo las pautas para el desarrollo e4itoso del proceso # para ello se deben
cumplir la 'ase del pre3diseo) diseo # post3diseo(
Fas%s "ara %! '#s%Co2
,ebemos considerar ciertos aspectos para elaborar un 'ormulario e4itosamente)
el primer aspecto a considerar es realizar una revisin # determinar la necesidad
del 'ormulario # si e4isten 'ormularios 0ue compartan en mismo ob-etivo(
Posteriormente ele%ir el tamao est2ndar de papel # letra adecuada para el diseo
e impresin) # de a1 elaborar una lista con toda la 'ormacin 0ue contendr2 el
'ormulario
El proceso de elaboracin del 'ormulario comienza con el diseo del mismo)
si%uiendo las pautas para el desarrollo e4itoso del proceso # para ello se deben
cumplir la 'ase del pre3diseo) diseo # post3diseo(
Fase prediseo5
En esta 'ase se debe realizar una lista de comprobacin # determinar con
detalles las necesidades 0ue se 1an de satis'acer( Para cumplir con los
re0uerimientos de esta 'ase) se realiza una serie de pre%untas para comprobar la
e'ectividad del pre3diseo # proceder a realizar la 'ase del diseo(
JSe determin la necesidad de la e4istencia del impresoK
JSon necesarios todos los elementos reco%idos por el mismoK
JSon necesarias todas las copias previstasK
JEs l%ica la secuencia de los datosK
JLa cantidad de escritura re0uerida para re%istrar los datos esta reducida al
mnimoK
JEsta autorizado el diseo del 'ormularioK
J&u2l es el departamento ori%enK
J&u2l es la 'inalidad del 'ormularioK
J"ienen relacin el nombre del 'ormulario con la 'inalidadK
JEs necesario un subtituloK
JEst2 la cantidad a imprimir) relacionada con el uso 0ue se va a 1acer del
'ormularioK
J&u2l es el tiempo de entre%a solicitado al impresorK
J&on 0u! 'recuencia se va a usar el 'ormularioK
J,ebe tener el 'ormulario un nmero de serieK
JEste 'ormulario elimina la necesidad de al%n otroK
JPuede a'ectar de al%una 'orma previsible) la aparicin de este 'ormulario a los
#a e4istentesK
'ase del dise(o:
Preparacin de una 'orma se%n su ob-eto) tipo de in'ormacin 0ue contendr2)
ori%en) m!todo de llenado) procedimiento en el 0ue se utilizara) numero de copias)
usuarios # resultados esperados(
Es necesario 1acer consideraciones en cuanto al llenado5
Manual5 re0uiere espacios adecuados para 0ue la in'ormacin 0uede
su'icientemente clara # se eviten errores de interpretacin(
A ma0uina5 el espaciado debe adecuarse a la escritura de una ma0uina de
escribir) aun0ue no e4ista una estandarizacin(
En impresora de e0uipo de cmputo5 las 'ormas son creadas en la computadora
previamente lo 0ue evita problemas de este tipo de e0uipos(
+na vez realizado el diseo) se debe 1acer o preparar las instrucciones de
impresin( Si es necesario) dar especi'icaciones adicionales para el impresor(
Lista de comprobacin del diseo5
El 'ormulario debe responder a'irmativamente a las si%uientes pre%untas) para
poder pasar a la pr4ima 'ase5
J*ndica el titulo claramente la naturaleza # funcin del 'ormularioK
JSe encuentra en una posicin adecuadaK
JLos datos 'i-os se comprenden '2cilmenteK
J3l lenguaje es claroK
JEst2n las instrucciones espec'icas pr4imas al lu%ar de los datos a 0ue se
re'ierenK
JEst2n las instrucciones %enerales ubicadas adecuadamenteK
JLas lneas son las adecuadasK
JSe 1an aplicado las lneas adecuadamenteK
JSe 1an aprovec1ado por completo todas las posibilidades de las casillasK
JLos datos 'i-os se encuentran el 2n%ulo superior iz0uierdoK
JSe identi'ican todas las copias del 'ormularioK
JEsta el 'ormulario identi'icado mediante un cdi%o num!ricoK
Posterior a esto) se debe realizar una lista de comprobacin del cumplimiento
del 'ormulario) donde se deben responder a'irmativamente las si%uientes
pre%untas5
JSe 1a reducido al mnimo la cantidad de escritura necesariaK
JSe encuentran los datos 'i-os en el orden m2s l%icoK
JSe dispone de espacio su'iciente para cada dato variableK
JSon correctos los espaciados 1orizontales # verticalesK
JSe 1an especi'icado correctamente los m2r%enesK
JLos ttulos) nmeros # colores 'acilitan el se%uimiento) despac1o # mane-o del
'ormularioK
JViene el 'ormulario identi'icado con un nmero impresoK
JEst2n identi'icadas las copias del impreso para 1acer posible su
autose%uimientoK
JSe usan casillas HAH # H,esdeHK
Se debe prestar muc1a atencin al 'ormulario # comprobar 0ue no aparezca el
nombre de la empresa en un 'ormulario usado por personas a-enas e4ternas a la
misma) al i%ual 0ue el nombre del departamento de ori%en no debe aparecer en un
impreso e4terno(
Fase del Post3diseo5
Para completar esta 'ase se debe tener en cuenta tipo) peso # color del papel)
color de la tinta) papel carbn total o parcial) per'oraciones) para el arc1ivo) tipos
de impresin por una o ambas carasB de ser el caso) direccin de datos)
m2r%enes) numeracin) numero de e-emplares) 'ec1a de entre%a e impresin
continua(
Part%s '% )+ #+str)ct#(o
"odo 'ormulario debe ir acompaado de su respectivo instructivo) el cual a%iliza
la implementacin de 'orma e'icaz( ,ebe estar elaborado en un len%ua-e claro #
preciso(
El instructivo esta divido en5
3 "itulo del 'ormulario
3 Objetios :razn de la situacin;
3 @eneralidades
3 Modo de llenado :ma0uina o a mano;
3 Medio de obtencin
3 "iempo estimado
&aractersticas de impresin5
3 >umero de copias
3 Papel :color) marca # base del ori%inal # copias;
3 "inta) color de tinta(
3 M2r%enes :lado # anc1o para arc1ivar;
3 *ndicar si lleva per'oraciones(
3 Encuadernacin :1o-as sueltas o cosidas;
3 Nue%o :des%losables o sueltos;
3 Encolados
3 *ndicar lado
3 Lomo abierto o cubierto
3 "apas de papel o cartulina) su-etas con tornillo u otro
3 *nstrucciones de cmo llenar los espacios en blanco(
CONSIDERACIONES PARA LA ELA-ORACIN DEL FORMULARIO2
A continuacin se presentan diversas alternativas para la elaboracin de
'ormularios(
=''set( Mediante este proceso se prepara un ne%ativo 'oto%r2'ico de los
ori%inales 0ue despu!s se pasa a una placa met2lica) la cual imprime por medio
de una prensa( &ada l2mina soporta 1asta .77 mil impresiones(
Mime%ra'o5 Se emplean est!nciles o plantillas 1ec1as a ma0uina) impresora o
a mano) permite reproducir de <77 a 977 e-emplares(
Linotipo5 &onsiste en la 'ormacin de lneas con letras de tipos # tamaos
distintos 1asta completar te4tos para su impresin(
Foto%rabado5 Se utiliza la 'oto%ra'a) a partir del ori%inal se 1ace un ne%ativo)
0ue es revelado por la accin de la luz # tintas especiales # despu!s 0ueda
%rabado en una placa met2lica plana(
Roto%rabado5 Es an2lo%a al 'oto%rabado) pero para el %rabado se emplean
rodillos de cobre) resulta adecuada cuando la impresin supera el milln de
e-emplares(
A ma0uina5 Es un traba-o de mecano%ra'iado preparada con ma0uina de
escribir el!ctrica o mec2nica(
&omputadora5 *mplica el desarrollo de pro%ramas espec'icos o el uso de
so'tXare especializado) puede usarse como modelo de cual0uier alternativa de
presentacin) #a sea por medio de impresin en papel o en discos pticos)
disOetes o cintas(
E-emplo de un 'lu-o%rama para la elaboracin de los documentos(
FLU.OGRAMA DEL PROCESO DE ELA-ORACIN DE DOCUMENTOS
+>*,A, S=L*&*"A>"E =R@A>*RA&*T> I S*S"EMAS NEFA"+RA ,E =I S
9lena formato
:Solicitud de 3misin
de Documentos;
$ecibe solicitud #ara
la elaboracin de un
documento
Solicitud de
3misin de
documentos
3ntrega documento
al analista #ara su
co#ia y distribucin
*<,
#+#c#o
Solicitud de
3misin de
documentos
3ntrega solicitud al
analista de
organizacin y
sistemas
9eanta informacin
con la ayuda del
e4#erto
3labora borrador del
documento
9o ena al e4#erto
#ara su reisin
$eisa
#rocedimiento
=ay
correcciones
(irma y entrega al
analista #ara su
normalizacin
-
$ecibe
#rocedimiento y
lo normaliza
3ntrega al jefe de
unidad de O y S
#ara su autorizacin
$eisa y firma
#rocedimiento
$ecibe documento)
saca co#ias necesarias
y distribuye
+>*,A, S=L*&*"A>"E +>*,A, ,E =R@A>*RA&*T>
I S*S"EMAS
NEFE ,E +>*,A, ,E =IS
$ecibe documento
autorizado
,<,
Documento
autorizado
Saca N> co#ias
necesarias
original
co#ias
Distribuye co#ias)
arc?ia original
$ecibe
documento
Co#ias
Documento
(in
'rc?io
SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS2
Es un plan o m!todo usado por la %erencia para %uiar # re%ular las operaciones
de o'icina) mediante la normalizacin del 'lu-o de papeles) donde se detecta la
necesidad de realizar a-ustes o para utilizar los 'ormularios en 'orma m2s e'iciente
# mantener el se%uimiento a cada 'ormulario implantado(
Co+s#'%rac#o+%s g%+%ra!%s '% !os s#st%$as '% co+tro!2
Eliminar 'ormularios innecesarios # evitar su creacin) consolidar 'ormularios
0ue se complementen) redisear 'ormularios para aumentar la e'iciencia #
disminuir lo errores( Mantener cantidades adecuadas de 'ormularios en e4istencia(
Establecer un procedimiento adecuado para suministrar 'ormularios a los usuarios(
"raba-ar en coordinacin con el departamento de compras para evitar la
ad0uisicin de 'ormularios no autorizados( Revisar muestras de los 'ormularios
antes de su impresin 'inal a 'in de lo%rar del impresor lo 0ue se 0uiere(
N#(%! '% orga+#>ac#*+2
El control de 'ormularios se debe centrar en un lu%ar su'icientemente alto dentro
de la or%anizacin como para dar una visin amplia) necesaria para la revisin)
coordinacin # me-ora de la instalacin de los 'ormularios( Se debe tomar en
cuenta la opinin del analista # de los usuarios) #a 0ue el analista es 0uien decide
cmo deben ir distribuidos los datos # el usuario decide cu2les son los datos
necesarios(
Co+tro! '% 6or$)!ar#os2
En la etapa del control de 'ormularios se inclu#e el establecimiento de un
#rograma de control como #oltica de la em#resa # la comprensin de los 'actores
0ue componen el problema( ,ebe e4istir relacin entre el control #) los sistemas #
procedimientos( Los componentes b2sicos de este pro%rama deben ser la 'uncin
0ue e'ecta la 'orma) el tema principal de la 'orma # el tema secundario(
E! 0+'#c% F)+c#o+a!
Es la principal 1erramienta en la unidad de control) contiene los 'ormularios
a%rupados de acuerdo con el propsito a 0ue sirven( El ndice 'uncional es para
uso e4clusivo de 0uienes son responsables del control de 'ormularios( Los
'ormularios destinados a propsitos similares pueden ser analizados para
determinar cu2l puede ser eliminado # cu2l puede ser m2s ampliamente usado(
Para las necesidades de nuestras empresas) es su'iciente con los propsitos de
acordar autorizar) 'acturar) instruir) noti'icar) re%istrar) reportar # re0uerir(
Pasos "ara %!a5orar %! ;+'#c% 6)+c#o+a!
"omar muestra de todos los 'ormularios) posteriormente a%rupar los 'ormularios
por los 0ue se 1a#an esco%ido) as como las subdivisiones de esos temas) #
codi'icar por temas) a%rupar por 'uncin) codi'icar por 'uncin) preparar carpetas
para arc1ivar las muestras) preparar una lista tabulada con la in'ormacin del
nmero # nombre del 'ormulario) # el nmero de ndice 'uncional 0ue le
corresponde(
E-emplo de 'ormulario5
REDUISITO DOCUMENTO CDIGO
FECEA DE
IMPLANTACIN
3REA DE
INCUM-ENCIA O-SER/ACIONES
Versin5
&od( F3@&3777<
ELA-ORADO POR4 RE/ISADO POR AUTORIZADO POR4
* , -.
/ 1
Analista responsable5UUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUU
,epartamento5 UUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUU
<( JMue importancia tiene para una or%anizacin el uso adecuado de los
'ormulariosK
6( JEn 0ue medida los 'ormularios contribu#en a racionalizar el traba-o de una
or%anizacinK
.( JMu! aspectos deben considerarse al momento de elaborar un 'ormularioK
?( J+bi0ue en su comunidad una or%anizacin pblica o privada # apli0ue
todas las interro%ante previstas en el diseo de 'ormulariosK
UNIDAD /II MANUALES ADMINISTRATI/OS
<; ,e'inicin
6; Venta-as I ,esventa-as
.; &lasi'icacin ,e Los Manuales Administrativos
?; 3 "ipos ,e Manuales
9; Procedimiento @eneral Para Elaborar Manuales(
<; ,e'inir 0ue es un Manual Administrativo(
6; Establecer di'erencias entre los Manuales Administrativos m2s conocidos(
.; Entender en 0ue medida los manuales administrativos 'ortalecen la
comunicacin # la coordinacin en una or%anizacin(
?; Valorar la importancia 0ue tienen los manuales de or%anizacin) de
procedimientos # de calidad para una or%anizacin(
9; Emplear adecuadamente las normas %enerales para la elaboracin de
Manuales Administrativos(
/; Elaborar un Manual Administrativo(
MANUALES ADMINISTRATI/OS
Los Manuales constitu#en una de las 1erramientas mas utilizadas por *as
or%anizaciones para 'acilitar el desarrollo de sus 'unciones administrativas #
operativas) son indispensables debido a la comple-idad de sus estructuras) el
volumen de sus operaciones) los recursos 0ue se les asi%nan) la demanda de
productos) servicios o ambos # la adopcin de tecnolo%as avanzada para atender
adecuadamente la din2mica or%anizacional(
En este traba-o no se pretende abarcar todas las posibilidades e4istentes para
su 'ormulacin) sino aportar elementos de -uicio tiles a toda persona o instancia
encar%ada de realizar # aplicar un manual administrativo #a 0ue estos) tienen por
ob-eto sealar a las autoridades de cada unidad de manera escrita aspectos
vinculados con lo 0ue se espera de !l) en materia de 'unciones) tareas)
responsabilidades) autoridad) comunicaciones) e interrelaciones dentro # 'uera de
*a empresa(
,eben distribuirse completos a todos los -e'es) #a 0ue el conocimiento 0ue
todos ten%an de este) contribu#e con una buena comunicacin entre todos los
miembros de la or%anizacin) en consecuencia) son 'undamentalmente un
instrumento de comunicacin( Si bien e4isten distintos tipos de manuales podemos
,e'inirlos como un cuerpo sistem2tico) 0ue contiene5
La descripcin de las actividades 0ue deben se desarrolladas por los miembros
de la or%anizacin
Los procedimientos a trav!s de los cuales esas Actividades son cumplidas(
Se%n FranOlin F :677?;
FLos manuales administrativos son documentos 0ue sirven como medios
de comunicacin # coordinacin para re%istrar # trasmitir ordenada #
sistem2ticamente tanto la in'ormacin de una or%anizacin :antecedentes)
le%islacin) estructura) ob-etivos) polticas) sistemas) procedimientos)
elementos de calidad etc(; como las instrucciones # lineamientos para 0ue
desempee me-or su tarea(G
/%+ta,as
Venta-as de la disposicin # +so de Manuales
<( Son un compendio de la totalidad de 'unciones # procedimientos 0ue se
desarrolla en una or%anizacin) elementos !stos 0ue por otro lado sera di'cil
reunir(
6( La %estin administrativa # la toma de decisiones no 0uedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del 'uncionario actuante en cada
momento sino 0ue son re%idas por normas 0ue mantienen continuidad en el
tr2mite a trav!s del tiempo(
.( &lari'ican la accin a se%uir o la responsabilidad a asumir en a0uellas
situaciones en las 0ue pueden sur%ir dudas respecto a 0u! 2reas debe actuar o
a 0ue nivel alcanza la decisin o e-ecucin(
?( Mantienen la 1omo%eneidad en cuanto a la e-ecucin de la %estin
administrativa # evitan La 'ormulacin de la e4cusa del desconocimiento de las
normas vi%entes(
9( Sirven para a#udar a 0ue la or%anizacin se apro4ime al cumplimiento de las
condiciones 0ue con'i%uran un sistema(
/( Son un elemento cu#o contenido se 1a ido enri0ueciendo con el transcurso del
tiempo(
E( Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas dele%adas al
e4istir un instrumento 0ue de'ine con precisin cu2les son los actos dele%ados(
C( Son elementos in'ormativos para entrenar o capacitar al personal 0ue se inicia
en 'unciones a las 0ue 1asta ese momento no 1aba accedido
D( Economizan tiempo) al brindar soluciones a situaciones 0ue de otra manera
deberan ser analizadas) evaluadas # resueltas cada vez 0ue se presentan(
<7( +bican la participacin de cada &omponente de la or%anizacin en el lu%ar 0ue
le corresponde) a los e'ectos del cumplimiento de los ob-etivos empresariales(
<<( &onstitu#en un elemento 0ue posibilita la evaluacin ob-etiva de la actuacin de
cada empleado a trav!s del cote-o entre su asi%nacin de responsabilidades
se%n el manual) # la 'orma en 0ue las mismas se desarrollan(
<6( Permiten la determinacin de los est2ndares m2s e'ectivos) #a 0ue estos se
basan en procedimientos 1omo%!neos # metdicos(
D%s(%+ta,as2
<( E4iste un costo en su redaccin # con'eccin 0ue) indudablemente) debe
a'rontarse(
6( E4i%en una permanente actualizacin) dado 0ue la p!rdida de vi%encia de su
contenido acarrea su total inutilidad(
.( >o incorporan los elementos propios de la or%anizacin in'ormal) la 0ue
evidentemente e4iste pero no es reconocida en lo manuales(
?( Resulta di'cil de'inir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a e'ectos de 0ue
sean tiles # su'icientemente 'le4ibles(
9( Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la or%anizacin se compone de un
nmero reducido de personas #) por lo tanto) la comunicacin es mu# 'luida # el
volumen de tareas reducido(
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATI/OS2
&omnmente en las or%anizaciones empresariales se elaboran seis tipos de
manuales de aplicacin) entre ellos tenemos
A(3 Manual de =r%anizacin(
B(3 Manual de Polticas(
&(3 Manual de procedimientos # normas(
,(3 Manual del especialista(
E(3 Manual del empleado(
F(3 Manual de Propsito mltiple(
Estos manuales satis'acen distintos tipos de necesidades) en tanto constitu#en
un cuerpo sistem2tico 0ue contiene la descripcin de las actividades 0ue deben
ser desarrolladas por los miembros de la or%anizacin # los procedimientos a
trav!s de los cuales esas actividades son cumplidas
En las or%anizaciones en 0ue no se utilizan manuales) las comunicaciones o
instrucciones se transmiten a trav!s de comunicados internos( Si bien el propsito
de transmitir in'ormacin se cumple por medio de estos ltimos instrumentos) no
se lo%ra el ob-etivo de 0ue constitu#an un cuerpo or%2nico) por lo 0ue resultar2
di'cil en un momento dado conocer cu2l es el total de esas disposiciones
re%istradas a trav!s de comunicados aislados( A continuacin se a%re%a otra
clasi'icacin5
Por s) Co+t%+#'o
Se re'iere al contenido del manual) abarca una variedad de materias) dentro de
este tipo tenemos los si%uientes5
)anual de *istoria: Su propsito es proporcionar in'ormacin 1istrica
sobre la or%anizacin5 sus comienzos) crecimiento) lo%ros) administracin
# posicin actual( Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la
tradicin # 'iloso'a del or%anismo( Bien elaborado # aplicado contribu#e a
una me-or comprensin # motiva al personal a sentir 0ue pertenece #
'orma parte de la or%anizacin(
)anual de organizacin! Su propsito es e4poner en 'orma detallada la
estructura or%anizacional 'ormal a trav!s de la descripcin de los
ob-etivos) 'unciones) autoridad # responsabilidad de los distintos puestos)
# las relaciones(
)anual de polticas! &onsiste en una descripcin detallada de los
lineamientos a ser se%uidos en la toma de decisiones para el lo%ro de los
ob-etivos( El conocer a la or%anizacin proporciona el marco principal
sobre el cual se basan todas las acciones( +na adecuada de'inicin de
polticas # su establecimiento por escrito) permite5
a; A%ilizar el proceso de toma de decisiones
b; Facilitar la descentralizacin) al suministrar lineamientos a niveles intermedios(
c; Servir de base para una constante # e'ectiva revisin(
Puede elaborarse manuales de polticas para 'unciones operacionales tales
como5 produccin) ventas) 'inanzas) personal) compras) etc(
)anual de procedimientos! Es la e4presin analtica de los
procedimientos administrativos a trav!s de los cuales se canaliza la
actividad operativa del or%anismo( Este manual es una %ua :como 1acer
las cosas; de traba-o al personal # es mu# valiosa para orientar al
personal de nuevo in%reso( La implementacin de este manual sirve para
aumentar la certeza de 0ue el personal utiliza los sistemas #
procedimientos administrativos prescritos al realizar su traba-o(
)anual de contenido m+ltiple: &uando el volumen de actividades) de
personal o simplicidad de la estructura or%anizacional) no -usti'i0ue la
elaboracin # utilizacin de
,istintos manuales5 puede ser conveniente la con'eccin de este tipo de
manuales( +n e-emplo de este manual es el de Hpolticas # procedimientosH) el de
H1istoria # or%anizacinH) en si consiste en combinar dos o mas cate%oras 0ue se
interrelacionan en la practica administrativa( En or%anismos pe0ueos) un manual
de este tipo puede combinar dos o m2s conceptos) debi!ndose separar en
secciones
Por su funcin especfica.
Esta clasi'icacin se re'iere a una 'uncin operacional espec'ica a tratar(
,entro de este apartado puede 1aber los si%uientes manuales5
)anual de produccin: &onsiste en abarcar la necesidad de interpretar
las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lo%rar
su me-or # pronta solucin( La necesidad de coordinar el proceso de
'abricacin :'abricacin) inspeccin) in%eniera industrial) control de
produccin;) es tan reconocida) 0ue en las operaciones de 'abricacin)
los manuales se aceptan # usan ampliamente(
)anual de compras! El proceso de comprar debe estar por escritoB
consiste en de'inir el alcance de compras) de'inir la 'uncin de comprar)
los m!todos a utilizar 0ue a'ectan sus actividades(
)anual de "entas! &onsiste en sealar los aspectos esenciales del
traba-o # las rutinas de in'ormacin comprendidas en el traba-o de ventas
:polticas de ventas) procedimientos) controles) etc(;( Al personal de
ventas es necesario darle un marco de re'erencia para tomar decisiones
cotidianas(
)anual de 'inanzas! &onsiste en asentar por escrito las
responsabilidades 'inancieras en todos los niveles de la administracin)
contiene numerosas instrucciones especi'icas a 0uienes en la
or%anizacin est2n involucrados con el mane-o de dinero) proteccin de
bienes # suministro de in'ormacin 'inanciera(
)anual de contabilidad: "rata acerca de los principios # t!cnicas de la
contabilidad( Se elabora como 'uente de re'erencia para todo el personal
interesado en esta actividad( Este manual puede contener aspectos tales
como5 estructura or%2nica del departamento) descripcin del sistema
contable) operaciones internas del personal) mane-o de re%istros) control
de la elaboracin de in'ormacin 'inanciera(
)anual de crdito , cobranzas: Se re'iere a la determinacin por escrito
de procedimientos # normas de esta actividad( Entre los aspectos m2s
importantes 0ue puede contener este tipo de manual est2n los
si%uientes5 operaciones de cr!dito # cobranzas) control # cobro de las
operaciones) entre otros(
)anual de personal: Abarca una serie de consideraciones para a#udar a
comunicar las actividades # polticas de la direccin superior en lo 0ue se
re'iere a personal( Los manuales de personal podr2n contener aspectos
como5 reclutamiento # seleccin) administracin de personal)
lineamientos para el mane-o de con'lictos personales) polticas de
personal) uso de servicios) prestaciones) capacitacin) entre otros(
)anual tcnico: "rata acerca de los principios # t!cnicas de una 'uncin
operacional determinada( Se elabora como 'uente b2sica de re'erencia
para la unidad administrativa responsable de la actividad # como
in'ormacin %eneral para el personal interesado en esa 'uncin( E-emplos
de este tipo de HManual t!cnico de auditoria administrativaH) # el HManual
t!cnico de sistemas # procedimientosH( Estos sirven como 'uente de
re'erencia # a#udan a computar a los nuevos miembros del personal de
asesora(
)anual de adiestramiento o instructi"o! Estos manuales e4plican) las
labores) los procesos # las rutinas de un puesto en particular) son
comnmente mas detallados 0ue un manual de procedimientos(
El supuesto en el 0ue se basa este tipo de manual es 0ue el usuario
tiene mu# poco conocimiento previo de los temas cubiertos( por e-emplo)
un manual de adiestramiento He4plica como debe e-ecutarse el
encendido de la "erminal de la computadora # emitir su sealH) mientras
0ue un manual de procedimientos omitir esta instruccin #
&omenzara con el primer paso activo del proceso( El manual de
adiestramiento tambi!n utiliza t!cnicas pro%ramadas de aprendiza-e o
cuestionarios de auto evaluacin para comprobar el nivel de
comprensin del contenido por el usuario( =tra clasi'icacin aceptada de
los manuales administrativos se re'iere a las necesidades 0ue tienen las
o'icinas # de acuerdo a su 2mbito de aplicacinB pueden elaborarse
manuales con una cobertura ma#or o menor(
"eneral:
Se re'iere a todo el or%anismo en su con-unto) dentro de este tenemos a los
si%uientes manuales5
)anuales generales de organizacin! Este es producto de la planeacin
or%anizacional # abarca todo el or%anismo) indicando la or%anizacin
'ormal # de'iniendo su estructura 'uncional(
)anual general de procedimientos: Este es tambi!n resultado de la
planeacin) contiene los procedimientos de todas las unidades or%2nicas
0ue con'orman en un or%anismo social) a 'in de uni'ormar la 'orma de
operar(
)anual general de polticas: Se re'iere a presentar por escrito los deseos
# actitud de la direccin superiorB para toda la empresa) estas polticas
%enerales establecen lneas de %ua) un marco dentro del cual todo el
personal puede actuar de acuerdo a condiciones %enerales(
Especifico:
)anual especfico de reclutamiento , seleccin: Se re'iere a una parte de
una 2rea espec'ica :personal;( I contiene la de'inicin uni'orme respecto
al reclutamiento # seleccin personal en una or%anizacin(
)anual especifico de auditoria interna: &onsiste en a%rupar lineamientos)
instrucciones de aplicacin especi'ica a determinados tipos de actividad)
a0u se re'iere a la auditoria interna en 'orma particular(
)anual especfico de polticas de personal: Este se en'oca a de'inir
HpolticasH) pero de un 2rea especi'ica de la or%anizacin) sealando las
%uas u orientacin respecto a cuestiones de personal) tales como5
contratacin) permisos) promociones) prestaciones) etc(
)anual especfico de procedimientos de tesorera: &onsiste en elaborar
los procedimientos en el orden de importancia de un 2rea espec'ica) a
'in de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en
el traba-o) por e-emplo5 in%resos a ca-a) pa%o a proveedores) etc(
TIPOS DE MANUALES
Aun0ue todos los manuales son tiles para la or%anizacin) los m2s
representativos por su uso # bondades son los de or%anizacin) por0ue sientan las
bases estructurales de 'uncionamientoB los de procedimientos por0ue traducen en
'orma operativa las 'uncionesB # los de calidad por0ue consi%nan el sistema 0ue
una or%anizacin debe adoptar para me-orar sus productos #Ao servicios) en
consecuencia a continuacin se e4plicaran detalladamente cada uno de ellos(
Ma+)a! D% Orga+#>ac#*+
Los Manuales de =r%anizacin # Funciones son documentos operativos 0ue
detallan la estructura) 'unciones) relaciones de coordinacin # tareas de las
di'erentes unidades or%2nicas de una institucin) en estrec1a relacin con el
Re%lamento de =r%anizacin # FuncionesB As mismo establece los car%os #
re0uisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura or%2nica(
-b#eti"os del manual de organizacin
a( *ndicar las 'unciones b2sicas de cada unidad or%2nica) delimitando la
naturaleza # amplitud del traba-o(
b( ,eterminar la ubicacin # las tareas espec'icas 0ue cumplir2n los car%os)
dentro de la institucin(
c( Precisa las interrelaciones -er2r0uicas # 'uncionales internas # e4ternas de la
dependencia(
d( Proporciona in'ormacin a los 'uncionarios # traba-adores sobre sus 'unciones)
ubicacin dentro de la estructura %eneral de la empresa) de las interrelaciones
'ormales # 'uncionales :de autoridad) responsabilidad # de coordinacin;(
e( Sirve como instrumento b2sico para la racionalizacin de los procedimientos
administrativos) en concordancia con la Le# de Simpli'icacin Administrativa(
,escribe la =r%anizacin Formal de la Empresa asi%nando5
Misiones5 enunciacin sint!tica del ob-etivo 0ue persi%ue el 2rea de la
=r%anizacin(
Funciones B2sicas
Autoridad5 Muienes dependen de el # !l 0ue 0uien depende
Responsabilidad
&aractersticas) #
Especi'icaciones de la Posicin(
EsF)%$a Para La E!a5orac#*+ D%! Ma+)a! D% Orga+#>ac#*+
TITULO I4
GENERALIDADES
F#+a!#'a' '%! $a+)a!
Especi'icar lo 0ue se pretende lo%rar a trav!s de la aplicacin de las normas
0ue contiene el Manual(
-as% !%ga!
Sealar las normas le%ales 0ue aprueban los documentos de or%anizacin #
%estin(
A!ca+c%
,eterminar el 2mbito sobre el cual tiene -urisdiccin or%2nica el Manual(
A"ro5ac#*+
Especi'icar el nivel # clase de dispositivo le%al 0ue aprueba # pone en vi%encia
el Manual(
TITULO II4
DEL DISEAO ORG3NICO
F)+c#o+%s g%+%ra!%s '%! *rga+o
,escribir las 'unciones %enerales 0ue le compete desarrollar al r%ano) como
parte inte%rante de la or%anizacin institucional(
Estr)ct)ra org@+#ca '%! *rga+o
Sealar la distribucin de las unidades or%2nicas 0ue comprende la
institucin) en orden decreciente) desde el m2s alto nivel de decisin 1asta el
ltimo escaln or%anizativo5
,e Alta ,ireccin
,e ,ireccin
,e consulta
,e Lnea
,e Apo#o
,e Asesora)
,e &ontrol
,e descentralizacin
R%!ac#*+ ,%r@rF)#ca '% )+#'a'%s org@+#cas
Precisar niveles de Autoridad) @rados de Responsabilidad # de Lneas de
&oordinacin(
Orga+#gra$a '% !a #+st#t)c#*+
Establecer el diseo %r2'ico de la estructura or%2nica de la empresa(
C)a'ro '% '#str#5)c#*+ '% cargos "or *rga+os
&onsi%nar la relacin de car%os) precisando su nomenclatura) estructural #
clasi'icada(
TITULO III
DEL MANUAL
F)+c#o+%s g%+%ra!%s '%! *rga+o
,escribir las 'unciones %enerales del r%ano
F)+c#o+%s %s"%c;6#ca '% !os cargos
,eterminar las 'unciones espec'icas de los car%os) observando el si%uiente
es0uema5
,enominacin del car%o
>aturaleza del car%o :'uncin resumen;
Funciones espec'icas del car%o
Lnea de dependencia de los car%o
@rado de responsabilidad
&anales de coordinacin
Re0uisitos mnimos de los car%os
&onocimiento #Ao *nstruccin
E4periencia laboral
Ma+)a! '% "roc%'#$#%+tos2
Para Silvia R( FEl manual de procedimientos administrativo es un con-unto de
instrucciones # normas reunidas en un cuerpo or%2nico) 0ue e4plican el desarrollo
de los procedimientos administrativos(
Es una 'uente de in'ormacin permanentemente actualizada 0ue 'acilita al
personal de una or%anizacin la correcta e-ecucin de las tareas normalizadas(
Adem2s) re%ula la participacin de los distintos sectores de una or%anizacin) as
como tambi!n de entes e4ternos :usuarios) or%anismos de control) proveedores)
etc(;G
,escribe en detalle las operaciones 0ue inte%ran los procedimientos
administrativos en orden secuencial de su e-ecucin # las normas a cumplir por los
miembros de la or%anizacin compatibles con dic1os procedimientos(
La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar5
&ar2tula de Presentacin5 indicando "ema) >[ de
Procedimiento) Vi%encia) \reas a'ectadas # Analista
Actuante(
=b-etivos # Alcance
*nstrucciones acerca de codi'icaciones utilizadas o de la
'orma de actualizacin(
&urso%ramas o dia%ramas de Procedimiento) &ircuito o
Flu-o%rama5 representacin %r2'ica 0ue describe en 'orma
clara # l%ica los sistemas administrativos( Se utilizan
columnas para representar las 2reas involucradas :*RAM5
.?97.; @rupos de Smbolos para la representacin %r2'ica
:*RAM .?97<;(
,escripcin de los Procedimientos(
Formularios5 Modelos e instructivos sobre su contenido(
@losario
]ndice "em2tico(
Fec1a de Emisin) Vi%encia) Reemplazo # Revisin(
Ma+)a! '% ca!#'a'
Especi'ica la poltica de calidad de la empresa # la or%anizacin necesaria para
lo%rar los ob-etivos de ase%uramiento de la calidad de una 'orma similar en toda la
empresa( En !l se describen la poltica de calidad de la empresa) la estructura
or%anizacional) la misin de todo elemento involucrado en el lo%ro de la &alidad
Este manual debe incluir en primer t!rmino los datos si%uientes5
.dentificacin
<( Lo%otipo de la or%anizacin(
6( >ombre de la or%anizacin(
.( >ombre del manual(
?( >umero de procedimientos(
9( >ivel de revisin #Ao aplicacin(
/( "itulo del procedimiento(
E( Fec1a de revisin(
C( \rea responsable de mane-ar el procedimiento(
D( Lu%ar # 'ec1a de elaboracin(
<7( +nidades responsables de su elaboracin) revisin # autorizacin(
<<( >umero de p2%inas(
<6( Las si%las tanto de la or%anizacin como de la unidad administrativa
responsable de elaborar la 'orma(
/ndice - 0ontenido(
En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relacin de captulos 0ue
constitu#e el cuerpo del documento(
lcance.
&obertura de los re0uerimientos de calidad especi'icados por el cliente # las
normas internacionales aplicables(
.ntroduccin.
Se e4pone la situacin) 'iloso'a # perspectivas de crecimiento de la
or%anizacin(
-b#eti"os generales
Planteamiento de los propsitos de la or%anizacin en t!rminos de(
<( La me-ora de los procesos(
6( adecuada atencin a los clientes(
.( rentabilidad(
?( El lideraz%o en el mercado(
9( El desarrollo del capital 1umano
Estructura organizacional(
Muestra la composicin de las unidades administrativas 0ue la inte%ran # sus
relaciones(
1esponsabilidades.
Se establece la responsabilidad %eneral 0ue asumen en relacin con el sistema
de calidad(
%ocumentos , referencias aplicables(
Listado de normas 0ue sustentan el sistema de calidad de una or%anizacin(
Elementos del sistema de calidad
&ompendio de aspectos 0ue debe cubrir el sistema de calidad de una
or%anizacin) pueden variar de una or%anizacin a otra) se%n la norma de
aplicacin) su naturaleza) %iro) tamao etc(
%efiniciones.
&onceptos de car2cter t!cnico) relacionado con los procedimientos del manual
de calidad(
2ista de distribucin
Re%istro 0ue controla el nmero de copias # 2reas a las 0ue se le entre%a el
manual(
pndice para la codificacin de procedimientos
&lasi'icacin de los procedimientos de una or%anizacin se%n el apartado de la
norma de calidad) 2rea de aplicacin # nmero consecutivo(
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELA-ORAR MANUALES ADMINISTRATI/OS(
E4isten di'erentes recomendaciones a tener en cuenta al momento de redactar
un manual de procedimientos administrativos( >o obstante) resulta sumamente
conveniente) tanto por su calidad t!cnica como por el e'ecto de %eneralidad 0ue se
lo%ra con su uso) tomar como par2metro base lo establecido en la >orma *RAM
.?(99<) 0ue se ocupa del contenido # presentacin de los manuales de
procedimientos administrativos( La norma comprende los si%uientes aspectos5
Marco I+tro')ctor#o
a( *denti'icacin5 En este apartado se inclu#en los si%uientes datos5
nombre o'icial de la dependenciaB
nombre completo del o de los procedimientos a 0ue se
re'iere el manualB
nmero de identi'icacin del o de los procedimientos
sealadosB
lu%ar # 'ec1a de elaboracinB
responsables de su elaboracinB #
&antidad de e-emplares impresos(
b( /ndice. Se deben presentar de manera sint!tica # ordenada los elementos
constitutivos del documento # de los principales temas 0ue comprende el
manual(
c( .ntroduccin. Este apartado cumple las 'unciones de prlo%o # puede describir
la circunstancia operativa o estrat!%ica 0ue %enera u obli%a la elaboracin del
manual de procedimientos administrativo( "ambi!n sintetiza cmo se utilizar2 el
manual) a 0ui!n va diri%ido # cu2ndo se utilizar2( Suele incluir un mensa-e del
titular del or%anismo(
d( -b#eti"os del procedimiento. En este punto deben e4plicarse) en 'orma clara #
precisa) los propsitos # ob-etivos del procedimiento 0ue se describir2 en el
manual(
e( lcance del procedimiento. Este apartado debe contener la e4plicacin de las
2reas) secciones o personas sobre las cuales se aplicar2n los procedimientos)
en 0u! circunstancias se 1ar2n # cu2les ser2n los lmites de esa aplicabilidad(
La presentacin de dic1as unidades debe llevarse a cabo se%n el orden en
0ue intervienen dentro del procedimiento(
'( Polticas , normas de operacin( Las polticas o normas de operacin deben
prevenir situaciones alternativas 0ue pueden presentarse al operar los
procedimientos) es decir de'inir e4presamente 0u! 1acer o 0u! lineamientos
deben tomarse como re'erencia en casos 0ue no se presentan 1abitualmente o
no est2n previstos en la dia%ramacin del procedimiento(
%( .nstrucciones para el uso del manual( En esta seccin) se debe e4plicar cmo
usar el manual # en 0u! 'orma se actualizar2n los contenidos del mismo)
teniendo en cuenta la necesidad de revisar # reemplazar lo 0ue pierde vi%encia
o para cubrir los nuevos re0uerimientos( La seccin debe incluir los si%uientes
puntos5
Estructura5 indica la disposicin de las partes en 0ue est2
ordenado el manualB
0odificacin: se debe e4plicitar el sistema # criterios de
codi'icacin usadosB #
Actualizacin5 se deber2 indicar la 'orma de identi'icar las
revisiones) modi'icaciones) actualizaciones) 0ui!nes pueden e'ectuarlas) por
0u! medios # cmo introducir el nuevo material o destruir el material eliminado(
C)%r"o Pr#+c#"a!
!ormas de tr3mite.
En este punto) se debe describir la secuencia de los pasos en los
procedimientos administrativos( &onceptualmente la descripcin tiene dos
aspectos5
"areas # decisiones involucradas 0ue debe incluir5
momento # oportunidad en 0ue debe ser e-ecutado cada pasoB
responsable :sector o persona; de la e-ecucin de cada pasoB
in'ormacin re0ueridaB
medios a utilizar5 arc1ivos) 'ormularios) e0uipos de comunicaciones #Ao
procesamientoB
decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de accin de
posible aplicacinB #
controles a e'ectuar # cursos de accin a tomar se%n el resultado del
control(
Arc1ivos utilizadosB debe incluir5
in'ormacin a contenerB
m!todo de clasi'icacin de la in'ormacin contenidaB
m!todo de bs0ueda de la in'ormacin contenidaB
perodo de arc1ivo de la in'ormacin # tratamiento posterior al mismoB #
responsable de la custodia # mantenimiento actualizado(
Cursogramas.
&onstitu#en instrumentos importantes para la visualizacin %lobal #
es0uem2tica del -ue%o de tareas administrativas( Son recomendables para
re%istrar una secuencia de tareas # sus relaciones 'uncionales con las unidades
involucradas en los circuitos administrativos analizados(
Formularios
,eben contener las instrucciones # re'erencias para la utilizacin de todos los
documentos # comprobantes 0ue circulan) sus diseos # especi'icacionesB el
manual debe incluir modelos de llenado( Adem2s) se su%iere incluir # describir a
los responsables de la emisin de cada 'ormulario) el momento en 0ue deben ser
emitidos) la cantidad de copias) el tratamiento # la distribucin prevista para cada
copia) e-emplares de los 'ormularios) listados) planillas) pantallas activas # todo
tipo de impresos a utilizar(
Ane#os varios(
Este apartado podr2 contener tablas) cuadros) %r2'icos) e-emplos de aplicacin
de los procedimientos descriptos en el manual) etc( =tro contenido optativo del
manual de procedimiento es el F%losarioG 0ue se usa para listar las de'iniciones de
los t!rminos t!cnicos utilizados con el ob-etivo de uni'icar # 'acilitar la
interpretacin(
ACTI/IDADES PARA EL PARTICIPANTE2
=r%anizados en %rupos) los participantes con a#uda del material investi%aran #
discutir2n aspectos vinculados con las pre%untas si%uientes para lue%o entre%ar
en 'orma escrita un traba-o 0ue conten%a las si%uientes actividades(
<( JE4pli0ue 0ue utilidad tiene el Manual para una =r%anizacinK
6( J&uales son los 'ines 0ue persi%uen los manualesK
.( JEnumere en 'orma secuencial las 'ases 0ue comprende la elaboracin de
un Manual AdministrativoK
?( Seleccione en su comunidad una or%anizacin pblica o privada) con la cual
este 'amiliarizado # proceda a recolectar in'ormacin relacionada con5
a; =b-etivos
b; >aturaleza de la 'uncin 0ue e-ecuta(
c; Estructura(
d; Funciones asi%nadas(
e; >ormas(
'; Procedimientos) 'ormularios(
%; *nstructivos(
9( =rdene # clasi'i0ue la in'ormacin recabada(
/( Elabore un pro#ecto de Manual Administrativo inte%ral 0ue considere5
Estructura) Funciones) >ormas # Procedimientos(
U+#'a' /III2
M%to'o!og;a '% s#$"!#6#cac#*+ '%! tra5a,o
<; Planteamiento ,el Problema
6; Recoleccin ,e Los ,atos
.; An2lisis ,e Los ,atos
?; Formulacin ,e Recomendaciones
9; *mplantacin
/; Se%uimiento) Evaluacin I &ontrol
O-.ETI/OS
<; Analizar la secuencia l%ica # sistem2tica de los pasos a se%uir en la
elaboracin de traba-os de or%anizacin # sistemas(
6; Aplicar correctamente los pasos de la metodolo%a para la simpli'icacin del
traba-o en una situacin dada
METODOLOG0A DE SIMPLIFICACIN DEL TRA-A.O2
El concepto de simpli'icacin del traba-o no es m2s 0ue aplicar el sentido
comn) en cuanto a la necesidad de observar permanentemente las operaciones
de cual0uier empresa con el ob-eto de encontrar el me-or modo de proporcionar
un buen servicio) para 1acerlo debemos seleccionar cuidadosamente los
pro#ectos a estudiar) # analizarlos a trav!s de %ra'icas) estimando) al 'inal nuestra
capacidad para conse%uir un resultado e'ectivo(
Se necesita entonces poseer un conocimiento de las t!cnicas # este
conocimiento debe estar al alcance de todos los supervisores # empleados
a'ectados por la medidas de simpli'icacin # me-oramiento) los 'actores b2sicos
con los cuales debemos traba-ar tienen 0ue ver con interro%antes vinculadas al por
0ueK) dnde) cu2ndo) 0ui!n # cmo) # las conductas inmediatas a se%uir est2n
vinculadas con eliminar) combinar) cambiar secuencias) cambiar lu%ares) cambiar
personas) todo con el ob-eto de 1acer me-oras) adicionalmente se 1ace necesario
conocer el nmero de unidades) el elemento tiempo) la distribucin etc(
Es de suponer 0ue los especialistas 0ue tienen una lar%a e4periencia en
traba-os t!cnicos de nacionalizacin de estructura # procedimientos) 1a#an
establecido # aplicado con sus propias lneas de actuacin # por consi%uiente
ellos) con mu# buen criterio) sabr2n determinar 0ue cosas deben omitirse # a
cuales debe d2rsele especial importancia) dentro del 2mbito de la metodolo%a 0ue
se desarrolla(
Esta metodolo%a no es m2s 0ue el uso or%anizado del sentido comn para
encontrar 'ormas m2s '2ciles # me-ores de realizar una tarea( La simpli'icacin del
traba-o posibilita la racionalizacin de las tareas) lo 0ue permite la disminucin de
costos) menor inversin de capital # el me-oramiento de la rentabilidad de nuestros
recursos # de los interesados en la empresa) presupone el me-or m!todo de
traba-oH el m2s '2cilB proporciona tambi!n un en'o0ue or%anizado 0ue no slo 1ace
0ue la superacin personal sea m2s '2cil) sino 0ue adem2s se a-usta como una
modalidad conveniente # continua(
"oda or%anizacin re0uiere establecer niveles de productividad vinculados con
la necesidad de prestar un me-or servicio al menor costo # en plazo conveniente)
por los cual es necesario simpli'icar o racionalizar las instancias # 'ormalidades
costosas e innecesarias del tr2mite o procedimiento) sea cual 'uere su naturaleza(
Para lo cual se debera desarrollar las si%uientes 'ases5
PLANTEAMIENTO DEL PRO-LEMA2
En esta etapa es necesario precisar la naturaleza del problema) visualizar el
alcance) los resultados 0ue se espera) las acciones a desarrollar) el potencial
1umano re0uerido # otros recursos) en tal sentido) se 1acen necesarios5
I'%+t#6#car %! "ro5!%$a(
*denti'icar el problema) teniendo cuidado de no con'undirlo con las causas 0ue lo
%eneran(
D%6#+#r %! "ro5!%$a
Precisar en 0ue consiste el problema) su naturaleza # como se mani'iesta dentro
de la or%anizacin) si est2n incidiendo 'actores internos como :recursos 1umanos)
materiales) 'inancieros) tecnol%icos) etc(; o e4ternos como :medio ambiente)
situacin econmica) poltica) social del pas etc(;(
O5,%t#(o '%! %st)'#o(
Precisar los bene'icios 0ue se pretenden alcanzar en la or%anizacin mediante la
investi%acin del problema(
A!ca+c%2
Sealar 0ue unidades estar2n involucradas en el estudio) o por el contrario si es
toda la or%anizacin(
Pro6)+'#'a'2
*ndicar a 0ue nivel lle%ara el estudio) especi'icando :estructura) procedimientos)
servicios etc(;
Act#(#'a'%s2
A0u deben indicarse las acciones a se%uir durante el estudio(
R%c)rsos2
Se deben especi'icar 0ue recursos serna necesarios para llevar a cabo la
investi%acin desde el punto de vista 1umano) material # de tiempo(
En relacin a los datos obtenidos 1asta el momento se establecen prioridades
para atender los aspectos potencialmente racionalzables) teniendo en cuenta las
limitaciones en cuanto a recurso 1umano # los recursos pertinentes en cada
dependencia(
RECOLECCIN DE DATOS2
En relacin a la situacin actual de la or%anizacin se recomienda se obten%an
datos relacionados a5
a( =b-etivos # 'unciones de cada unidad # sus relaciones con las dem2s unidades(
b( =r%anizacin # responsabilidad de la unidad ob-eto de estudio(
c. Estadsticas sobre volumen de traba-o) tiempo consumido en la e-ecucin de
operaciones) 'recuencia) costos # patrones de rendimiento adaptados(
d( Aspectos cualitativos # cuantitativos del e0uipo de o'icina e4istente(
e( Ambientacin material(
'( Relacin o contactos con otras unidades(
%( Actitudes de los usuarios # traba-adores relacionados con las actividades de la
unidad(
Los datos recopilados deben ser completos) correctos # pertinentes) estos
ser2n obtenidos a trav!s de instrumentos como el cuestionario) la entrevista) la
observacin directa # la investi%acin documental) dependiendo de las variables o
elementos 0ue se 1a#an decidido estudiar # del tipo particular de datos 0ue se
desea obtener) posteriormente conviene ordenarlos # sistematizarlos de 'orma
escrita para su an2lisis) 1aciendo uso de 1erramientas como el or%ani%rama)
%r2'icos de distribucin de espacios) planes # pro%ramas de traba-o) cuadros de
distribucin del traba-o) dia%ramas de recorrido) dia%ramas de 'lu-o entre otros(
AN3LISIS DE LOS DATOS2
Para analizar los datos obtenidos es necesario e'ectuar un e4amen crtico de la
situacin actual del mismo) a 'in de determinar las causas o posibles 'allas 0ue
impiden su ptima e-ecucin # veri'icar como puede ser me-orado(
En esta etapa se debe asumir una actitud interro%ativa a 'in de comprobar si lo
0ue se esta 1aciendo es correcto # necesarioB # si los es'uerzos son convenientes
# tienen una secuencia l%ica) para esto se recomienda5
Relacionar los ob-etivos de la institucin # de los procedimientos(
Relacionar 'actores) tales como el personal 0ue participa en la tarea) el volumen
de demanda # la duracin de las etapas del traba-o(
>ecesidad # uso de los re0uisitos e4i%idos(
,isposiciones le%ales # administrativas 0ue sustentan el procedimiento(
Sistema de tr2mite documentario 0ue se utiliza(
@astos 0ue ocasiona el procedimiento tanto a los usuarios como a la institucin(
&omposicin de la estructura or%aniza) especialmente niveles de decisin(
En este proceso de an2lisis se su%iere al%unas interro%antes b2sicas 0ue
pudieran emplearse) para determinar si e4iste la necesidad de cambiar) simpli'icar
o eliminar pasos # re0uisitos innecesarios(
INTERROGANTES PARA EL AN3LISIS CR0TICO
Pro"*s#to L)gar S)c%s#*+ P%rso+a M%'#os Ca+t#'a'
JMu! se 1aceK J,nde se 1aceK J&u2ndo se
1aceK
JMui!n lo 1aceK J&mo se 1aceK JMu! cantidad de
traba-o realizaK
JPara 0u! se
1aceK
JPor 0u! se 1ace
allK
JPor 0u! se 1ace
entoncesK
JPor 0u! lo 1ace
esa personaK
JPor 0u! se 1ace
de ese modoK
JMu! constante
es el traba-oK
JMu! otra cosa
podra 1acerseK
JEn 0ue otro
lu%ar podra
1acerseK
J&u2ndo podra
1acerseK
JMu! otra
persona podra
1acerloK
J,e 0ue otro
modo podra
1acerseK
J&u2les son las
tareas 0ue
absorben ma#or
tiempo
JMu! deber2
1acerseK
J,nde debera
1acerseK
J&u2ndo debera
1acerse o
realizarseK
JMui!n debera
1acerloK
J&mo debera
1acerseK
J&u2nto cuestaK
JMu! tiempo
tomar2
realizarloK
JMu! es lo 0ue
1aceK
J&mo se esta
realizandoK
J&u2nto se
necesitaK
J&u2les son los
pasosK
JEst2n
comprendidos
todosK
JPor 0u! es
necesario este
pasoK
J,nde debera
realizarse este
pasoK
G: FORMULACIN DE RECOMENDACIONES2
Lue%o de culminar la etapa de an2lisis de datos) se deben 'ormular alternativos
de solucin al problema en estudio( Para el e'ecto se debe tener presente lo
si%uiente5
a( Poner en practica el conocimiento) iniciativas # e4periencias obtenidas con la
participacin de los traba-adores # usuarios 0ue intervienen(
b( "omar como base las e4periencias similares de otras dependencias a 'in de
con'rontarlas # determinar las venta-as #Ao desventa-as de la posible solucin(
c( "ratar al problema en 'orma inte%ral) a 'in de considerar las acciones positivas #
ne%ativas del mismo(
d( &oordinar con los or%anismos de otros sectores 0ue ten%an 0ue ver con el
procedimiento(
e( >o perder de vista el ob-etivo del estudio(
'( Priorizar las recomendaciones practicas # ob-etivas 0ue se a-ustan a la realidad(
%( Revisar los dispositivos le%ales vi%entes) especialmente a0uellos 0ue presentan
di'icultad para la modi'icacin e implantacin de los sistemas o procedimientos
racionalizados(
1( Evitar soluciones 0ue re0uieran de comple-os es0uemas de implantacin(
i. Aprovec1ar toda a#uda disponible 0ue permita la solucin del problema(
Las recomendaciones 0ue resulten de un estudio deben orientarse a los si%uientes
aspectos5
a( Eliminacin de pasos) 'ases o etapas del sistema o procedimiento5 reemplazo
de 'ormularios) re%istros o in'ormesB eliminacin de tareas # movimientos
intiles) disminucin de la car%a de traba-o de cada puesto) eliminacin de
e0uipos obsoletos( Etc(
b( *ncorporacin de nuevos procesos) siempre # cuando se -usti'i0ue a trav!s de la
estructura or%2nica) en la normativa o producto del aumento en la planta(
c( &ombinacin del orden de los procesos) operaciones # pasos del sistema o
procedimiento(
d( &odi'icacin de los procesos) # operaciones 0ue puedan motivar la modi'icacin
de la estructura de los dispositivos le%ales # administrativos o de la 'orma de
traba-o(
e( Simpli'icacin de los m!todos de traba-o) de las 'unciones) de la estructura
or%2nica) de los sistemas de comunicaciones) de coordinacin) as como el de
toma de decisiones(
Es importante destacar 0ue una vez 'ormuladas las recomendaciones) estas
deben ser reco%idas en un in'orme 0ue conten%a) la ar%umentacin necesaria 0ue
'undamente los cambios propuestos # e4pon%a las razones 0ue lo -usti'ican) de tal
manera 0ue la alta %erencia pueda tomar con rapidez decisiones correctas #
oportunas) es conveniente 0ue la estructura del in'orme conten%a5 introduccin) un
cuerpo principal 0ue especi'i0ue 1ec1os) ar%umentos # -usti'icaciones)
conclusiones # recomendaciones # 'inalmente los ane4os o ap!ndices(
IMPLANTACIN
Esta 'ase constitu#e el momento de aplicar las medidas propuestas en la etapa
anterior para solucionar el problema 0ue ori%ino el estudio( Se deben de'inir las
actividades 0ue deben desarrollarse # establecer la secuencia de su realizacin)
asimismo) 'i-ar el tiempo # la 'ec1a en 0ue 1abr2n de iniciarse # terminar cada una
de las actividades) considerando la necesidad de recurso 1umano # material)
planos de las instalaciones) mobiliario # e0uipos) 'ormularios) manuales #
documentos utilizados por traba-adores # usuarios(
Es importante de-ar claramente de'inido 0uien o 0uienes son los responsables
de la e-ecucin del pro%rama en su totalidad) conviene sea la o'icina de
or%anizacin # sistemas a trav!s de sus t!cnicos) las responsables de
implementar los cambios) contando con la participacin de las unidades
involucradas) Ser2 necesario 'i-ar el m!todo de implementacin entre los cuales
tenemos5 m!todo instant2neo recomendado cuando el sistema o procedimiento
diseado es relativamente sencillo # no involucra un %ran numero de procesos)
operaciones o un numero e4cesivo de unidades administrativas( =tro m!todo es el
de pro#ecto piloto) se indica cuando puede realizarse un ensa#o en solo una parte
de la or%anizacin introduciendo cambios a escala reducida para lo cual se
re0uiere 0ue e4ista un ambiente uni'orme dentro de la or%anizacin para lue%o
1acer la trans'erencia de la e4periencia a otros escenarios en este caso una de las
desventa-as es 0ue no siempre es posible ase%urar 0ue lo 0ue es valido para una
parte de la institucin lo sea para otra("enemos tambi!n el m!todo de
implementacin en paralelo para a0uellos casos sumamente comple-os # de %ran
enver%adura) consiste en la operacin simultanea por un periodo determinado)
esto permite ir introduciendo modi'icaciones # a-ustes sin crear %randes
problemas al mismo tiempo 0ue permite 0ue el nuevo sistema o procedimiento
va#a asent2ndose 1asta lo%rar 0ue 'uncione normalmente antes de 0ue se
suspendan las operaciones del sistema anterior( Finalmente tenemos tambi!n el
m!todo de apro4imaciones sucesivas consiste en seleccionar parte del sistema o
procedimiento o pe0ueas 'ases del mismo) e implementarlas procurando no
%enerar %raves alteraciones # avanzar a la si%uiente etapa o 'ase solo 1asta 0ue
se 1a#a consolidado su'icientemente la anterior(
Para la puesta en marc1a del nuevo sistema es necesario reunir el potencial
1umano para su capacitacin en 'uncin de 0ue realice de manera correcta #
ad0uiera un conocimiento de la parte 0ue le corresponde desarrollar del sistema o
procedimiento) tambi!n se 1ar2 necesario evaluar los recursos materiales 0ue
previamente se estimaron necesarios(
&uando se inicie la implementacin ser2 necesario enviar comunicaciones con
el ob-eto de 1acerla conocer a los usuarios # traba-adores(
SEGUIMIENTO, E/ALUACIN Y CONTROL2
En la 'ase de se%uimiento se observa el desarrollo de la aplicacin de las
medidas de me-oramiento acordadas) # el ob-eto es %arantizar # ase%urarse de
0ue se est2n aplicando de acuerdo a los estudios realizados(
Posteriormente se 1ace preciso) en la 'ase de evaluacin comprobar la e'icacia
de las me-oras introducidas # de ser necesario su%erir medidas correctivas
convenientemente( La e4periencia recomienda 1acer una revisin peridica de los
sistemas # procedimientos) 0ue permitan detectar # evitar la obsolescencia de los
mismos) cuestin 0ue pudiera a'ectar de manera directa la e'icacia de la
or%anizacin en su con-unto(
Para implementar la 'ase de control se 1ace necesario recurrir a una serie de
normas # procedimientos diseados por los r%anos centrales de control) para
realizar la comprobacin de la 'orma como vienen siendo e-ecutados los sistemas
o procedimientos administrativos(
ACTI/IDADES PARA EL PARTICIPANTE2
<( JMu! entiende ud( Por problema administrativo) comente con sus
compaerosK
6( JEn 0ue consiste el planteamiento del problemaK JMue aspectos es
necesario considerar en la 'ase de recopilacin de datos cuando se inicia
un estudioK
.( J&u2l ser2 el producto del an2lisis de los datos recopiladosK
?( JEn 0ue consiste la 'ormulacin de recomendacionesK
9( J&u2les son los m!todos de implementacin mas usadosK
/( JEn 0ue consiste el se%uimientoK
-I-LIOGRAF0A RECOMENDADA
E>R*M+E B( -rganizacin de empresas( Editorial Mc( @raX @il (ao 677?
@TMER E&$ARRE>) Lardent)#5 4cnicas de organizacin, sistemas , mtodos.
Editorial &lub de Estudio) <DD7(
@=MER &() @uillermo( Sistemas dministrati"os, n3lisis , %ise(os2 Editorial Mc
@raX @il( Ao <(DDE(
*>AP5 )etodologa para la Elaboracin de manuales de procedimientos5 @ua **
&oleccin Modernizacin del Estado) <DD/
MEL*>^=FF Ramn5 2os Procesos dministrati"os) Editorial Panapo) &aracas)
Venezuela( <DD7
MEL*>^=FF) Ramn: 2a Estructura de la -rganizacin. +niversidad &entral de
Venezuela) &aracas) <D/D(
RE*>=SA EduardoB -rganizacin , Sistemas: Sus principales tcnicas) ,irectorio
de F+>,A&A <DD63<DD?) :Fondo Editorial de la Fundacin +niversitaria
F&ecilio AcostaG ) Los "e0ues) <DD.(
"ERRI) @eor%e! Principios de dministracin( M!4ico) <D/<(
VV AA5 orientacin para analistas de or%anizacin # sistemas( ,ireccin de
Plani'icacin # Presupuesto del Estado Miranda(

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Caracas, agosto 2006

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