Manual de Access PDF

GRUPO EDUCATIVO
BARCELONA
INCORPORADOALAS.E.P. CCT 09PBT0319Z
ACUERDOS No. 04FT450 Y 06FT227

MI CROSOFT ACCESS

MANUAL DE TEORI A

ndice

UNIDAD 1
CARACTERISTICAS DE ACCESS ....................... 1

CONCEPTO DE ACCESS ................................................................... 1
PLATAFORMA DE TRABAJO ............................................................... 1
CATEGORIA ................................................................................... 1
CONCEPTO DE BASE DE DATOS ........................................................ 1
COMPOSICION DE UNA BASE DE DATOS ........................................... 1
FORMAS DE VISUALIZAR UNA BASE DE DATOS .................................. 2
PLANEACION DE UNA BASE DE DATOS .............................................. 2
APLICACIN DE ACCESS ................................................................. 3
PASOS PARA ENTRAR ...................................................................... 3
VENTANA INICIAL ........................................................................... 4
VENTANA DE TRABAJO .................................................................... 4
ELEMENTOS DE LA VENTANA ........................................................... 5
EL BOTON ARCHIVO ........................................................................ 7
LA BARRA DE ACCESO RAPIDO ......................................................... 8
BANDA DE OPCIONES Y PESTAAS ................................................. 10
PRINCIPALES PESTAAS ............................................................... 10
CUADROS COMPLEMENTARIOS ....................................................... 11
ACTIVACION DE PESTAAS DESDE EL TECLADO .............................. 13
PASOS PARA SALIR DE ACCESS ..................................................... 13

UNIDAD 2
MANEJO DE ARCHIVOS .............................. 14

IDENTIFICACION DE ARCHIVOS ..................................................... 14
CATEGORIA ................................................................................. 14
OBJETOS DE LAS BASES DE DATOS DE ACCESS ............................... 14
EL PANEL DE NAVEGACION ............................................................ 15

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MANUAL DE TEORI A
PRINCIPALES AREAS DE TRABAJO .................................................. 16
COMO CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO .............................. 17
PLANTILLAS ................................................................................. 17
COMO CREAR UNA BASE DE DATOS CON PLANTILLA ......................... 18
COMO ABRIR UNA BASE DE DATOS EXISTENTE ................................ 18
COMO GUARDAR UNA BASE DE DATOS ........................................... 19
FORMAS DE GUARDADO ................................................................ 19
COMO GUARDAR CON OTRO FORMATO ........................................... 20
COMO CONFIGURAR PAGINA Y MARGENES ...................................... 20
COMO IMPRIMIR OBJETOS ............................................................. 20
COMO CERRAR UNA BASE DE DATOS .............................................. 20

UNIDAD 3
TABLAS Y CONSULTAS ................................ 21

CONCEPTO DE TABLAS .................................................................. 21
COMO CREAR UNA TABLA .............................................................. 21
CARACTERISTICAS DE LOS CAMPOS DE UNA TABLA ......................... 22
CLAVE PRINCIPAL ......................................................................... 24
COMO GUARDAR UNA TABLA ......................................................... 25
COMO CERRAR UNA TABLA ............................................................ 25
COMO ABRIR UNA TABLA ............................................................... 26
FORMAS DE VISUALIZAR UNA TABLA .............................................. 26
DESPLAZAMIENTO EN TABLAS ....................................................... 27
BUSCAR Y REEMPLAZAR ................................................................ 28
FILTROS ...................................................................................... 30
CRITERIOS DE FILTROS AVANZADOS .............................................. 32
ORDENAMIENTO DE INFORMACION ................................................ 35
RELACIONES ENTRE TABLAS .......................................................... 37
TIPOS DE RELACIONES ................................................................. 38
INTEGRIDAD REFERENCIAL Y OPERACIONES EN CASCADA ................ 39
CONCEPTO DE CONSULTAS............................................................ 40
DIFERENCIA ENTRE CONSULTAS Y FILTROS .................................... 40
COMO CREAR UNA CONSULTA ........................................................ 40
CLASES DE CONSULTAS ................................................................ 42
CONSULTAS DE ACCION ................................................................ 43
COMO GUARDAR UNA CONSULTA ................................................... 49
COMO CERRAR UNA CONSULTA ...................................................... 49
COMO ABRIR O APLICAR UNA CONSULTA ........................................ 49
FORMAS DE VISUALIZAR UNA CONSULTA ........................................ 50
BUSQUEDA, FILTRO Y ORDENAMIENTO ........................................... 51

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MANUAL DE TEORI A
UNIDAD 4
FORMULARIOS E INFORMES ......................... 52

CONCEPTO DE FORMULARIOS ........................................................ 52
COMO CREAR UN FORMULARIO ...................................................... 52
PARTES PRINCIPALES DE LOS FORMULARIOS .................................. 55
PROPIEDADES DE LOS FORMULARIOS ............................................. 56
CUADRO DE CONTROLES ............................................................... 57
PRINCIPALES HERRAMIENTAS DE DISEO ....................................... 58
PRINCIPALES ELEMENTOS DE LOS FORMULARIOS ............................ 60
FORMATO EN FORMULARIOS .......................................................... 61
COMO ABRIR UN FORMULARIO ....................................................... 61
COMO GUARDAR UN FORMULARIO.................................................. 61
COMO CERRAR UN FORMULARIO .................................................... 62
ORDEN DE TABULACION ................................................................ 62
FORMAS DE VISUALIZAR UN FORMULARIO ...................................... 63
PAGINA DE CODIGO...................................................................... 64
CONCEPTO DE INFORMES .............................................................. 64
COMO CREAR UN INFORME ............................................................ 64
PARTES PRINCIPALES DE LOS INFORMES ........................................ 69
CARACTERISTICAS GENERALES DE LOS INFORMES .......................... 69
AGRUPAR Y ORDENAR DATOS ........................................................ 70
COMO ABRIR UN INFORME ............................................................ 71
COMO GUARDAR UN INFORME ....................................................... 72
COMO IMPRIMIR UN INFORME ........................................................ 72
COMO CERRAR UN INFORME .......................................................... 73
FORMAS DE VISUALIZAR UN INFORME ............................................ 73
PAGINA DE CODIGO...................................................................... 74
DIFERENCIA ENTRE INFORMES Y FORMULARIOS .............................. 74

UNIDAD 5
MACROS Y MODULOS ................................ 75

CONCEPTO DE MACROS ................................................................ 75
COMO CREAR UNA MACRO ............................................................. 75
CARACTERISTICAS DE LAS MACROS ............................................... 76
MACROS AUTOEXEC ...................................................................... 76
GRUPOS DE MACROS .................................................................... 77
PRINCIPALES ACCIONES DE LAS MACROS ....................................... 79
COMO ASIGNAR UNA MACRO A UN BOTON ...................................... 79
COMO ABRIR O EJECUTAR UNA MACRO ........................................... 79
COMO GUARDAR UNA MACRO ........................................................ 80
COMO CERRAR UNA MACRO ........................................................... 80

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MANUAL DE TEORI A
FORMAS DE VISUALIZAR UNA MACRO ............................................. 81
CONCEPTO DE MODULOS .............................................................. 81
CLASES DE MODULOS ................................................................... 81
COMO CREAR UN MODULO ESTANDAR ............................................ 82
TIPOS DE MODULOS DE CLASE ...................................................... 82
COMO CREAR MOCULOS DE CLASE TIPO INDEPENDIENTES ............... 83
COMO CREAR MOCULOS DE CLASE TIPO FORMULARIO ..................... 83
COMO CREAR MOCULOS DE CLASE TIPO INFORME ........................... 84
ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS MODULOS .................................. 85

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MANUAL DE TEORI A 1

UNIDAD 1
CARACTERISTICAS DE ACCESS

En esta unidad conoceremos la funcin que desempea el programa ACCESS, perteneciente a
la familia de OFFICE y especializado en el manejo de bases de datos para control de informacin.

CONCEPTO DE
ACCESS.- Es un programa perteneciente a la familia de Office, qu permite la creacin y manejo de
sofisticadas bases de datos, de manera profesional y con alta calidad.

PLATAFORMA DE TRABAJO
DE ACCESS

El desarrollo de las funciones de ACCESS requiere tener como plataforma de trabajo, el ambiente
grfico de Windows 95 o posteriores (dependiendo de la versin de ACCESS).

CATEGORIA DE ACCESS

ACCESS es programa especializado en el manejo de bancos electrnicos de informacin,
perfeccionando el funcionamiento de los controles manuales de datos, por lo que tiene la categora de BASE
DE DATOS.

CONCEPTO DE
BASE DE DATOS.- estructura o banco de informacin formado por campos y registros, que permite
almacenar, controlar y consultar diversos tipos de datos.

COMPOSICION DE UNA BASE DE DATOS

La estructura o banco de informacin que representa a una base, est formada por los siguientes
elementos principales:

CAMPOS.- Son las etiquetas y reas de captura de informacin que representan a la estructura de
la base de datos ( columnas ).
REGISTROS.- Es el conjunto de datos que se capturan y controlan en los campos de una base (
filas o renglones ).

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MANUAL DE TEORI A 2

FORMAS DE VISUALIZAR UNA BASE DE DATOS.

La visualizacin de la informacin contenida en una base de datos, generalmente se pondr
manejar de cualquier de las siguientes dos formas:

1. EN FORMULARIO.- Cuando la informacin se presenta en un formato especial de pantalla.

2. EN TABLA.- Cuando la informacin se presenta en una cuadrcula de control, similar a una hoja de
clculo.

CLAVE: NOMBRE: DOMICILIO: TELEFONO: CODIGO POSTAL

PLANEACION DE UNA BASE DE DATOS:

El primer paso que se debe realizar, para crear una base de datos, es planear su funcionamiento,
para esto se debern considerar los siguientes aspectos:

Determinar la finalidad de la base de datos
Establecer el tipo de datos que sern manejados
Determinar las claves de identificacin de datos
Determinar la bsqueda y visualizacin de informacin.
Establecer los formatos de resultados a manejar
Establecer la relacin entre la informacin.

CLAVE:
NOMBRE:
DOMICILIO:
TELEFONO:
CODIGO POSTAL:
A04
PEREZ GONZALEZ JUAN
SINALOA #54 COL. ROMA
55-85-79-12
05630
CAMPOS
REGISTROS
CLAVE:
NOMBRE:
DOMICILIO:
TELEFONO:
CODIGO POSTAL:

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MANUAL DE TEORI A 3

APLICACIN DE ACCESS

Actualmente ACCESS es uno de los principales programas que se utilizan para el
almacenamiento y manipulacin de informacin, ya que permite crear y manejar bases de datos de alta
calidad que permiten:

Almacenar todo tipo de datos
Filtrar informacin
Establecer y aplicar consultas de datos
Localizar registros y ordenar informacin
Imprimir resultados
Modificar y dar de baja registros.

PASOS PARA ENTRAR A ACCESS

Los pasos que se deben realizar para entrar al programa ACCESS de la familia de OFFICE, son
los siguientes:

1. Activar el Men Inicio
2. Elegir la Opcin Todos los programas (Programas)
3. Elegir la Subopcin Microsoft Office
4. Dar clic en Microsoft Access

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MANUAL DE TEORI A 4

VENTANA INICIAL DE ACCESS

Al entrar al programa ACCESS, se mostrar en la pantalla la siguiente ventana inicial para
crear o abrir archivos:

VENTANA DE TRABAJO DE ACCESS

Al crear o abrir archivos en ACCESS, se mostrar en la pantalla la siguiente ventana de
trabajo:

BOTON
ARCHIVO
BARRA DE TITULO BOTONES DE
CONTROL
OPCIONES DEL
MENU ARCHIVO
PANEL DE
CREACION
PANEL DE
PLANTILLAS
BARRA DE HERRAMIENTAS
DE ACCESO RAPIDO
BOTON
ARCHIVO
BARRA DE HERRAMIENTAS
DE ACCESO RAPIDO
BARRA DE TITULO
BOTONES DE
CONTROL
CINTA O BANDA
DE OPCIONES
FICHAS O
PESTAAS DE
CONTROL
PANEL DE
NAVEGACION
AREA DE
TRABAJO
ICONOS DE
VISUALIZACION
BARRA DE
ESTADO

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MANUAL DE TEORI A 5

ELEMENTOS DE LA VENTANA DE ACCESS

Los principales elementos que contiene la ventana de trabajo de Microsoft ACCESS, son los
siguientes:

BOTON ARCHIVO.- maneja las principales funciones contenidas dentro del Men Archivo y Botn de Office
en versiones anteriores; tales como Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, etc.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO.- contiene iconos para ejecutar de forma inmediata
algunos de los comandos ms habituales, como Guardar, Deshacer, Repetir.

BARRA DE TITULO.- contiene el nombre de la base de datos sobre la que se est trabajando en ese
momento.

BOTONES DE CONTROL.- modifican la presentacin de la ventana en la pantalla.

CINTA O BANDA DE OPCIONES.- contiene las pestaas de control para ejecutar todos los comandos de
ACCESS.

FICHAS O PESTAAS.- identifican y activan las diferentes reas que agrupan a los comandos de trabajo.

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MANUAL DE TEORI A 6

PANEL DE NAVEGACION.- controla la visualizacin de los objetos que sern mostrados en el rea de
trabajo.

AREA DE TRABAJO.- representa el rea de manejo de los objetos de la base de datos.

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MANUAL DE TEORI A 7

BARRAS DE DESPLAZAMIENTO.- permiten movernos a lo largo y ancho del rea de trabajo (dependiendo
de su distancia de acercamiento) de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra
arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

BARRA DE ESTADO.- muestra la vista en que nos encontramos, la activacin de Bloq Mays y Bloq Num y
los iconos de visualizacin.

ICONOS DE VISUALIZACION.- permite activar las diferentes formas de visualizacin de los objetos de
trabajo de la base de datos.

EL BOTON ARCHIVO

El Botn Archivo, es lo que antes era el Men Archivo y Botn Office, que en esta nueva
versin de ACCESS, aparece como un botn rectangular de color guinda.

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MANUAL DE TEORI A 8

LA BARRA DE ACCESO RAPIDO

La barra de herramientas de acceso rpido contiene iconos para ejecutar de forma
inmediata algunos de los comandos ms habituales, como Guardar, Deshacer y Repetir.

Se puede aadir a la barra de acceso rpido, cualquiera de los grupos de herramientas que aparecen en
cualquier pestaa.

Slo hay que hacer clic derecho sobre el grupo de herramientas que se desea aadir y en el men que se
abre, hacer clic en la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.

En la imagen puede observarse que se ha hecho clic derecho sobre el grupo de herramientas Tablas. Luego
de hacer clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido, se observar el siguiente cambio
en la barra de acceso rpido, donde se agregar un botn de acceso al grupo de herramientas Tablas.

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MANUAL DE TEORI A 9

Para eliminar el botn de acceso rpido de la barra de herramientas Estndar, slo hay que hacer clic
derecho sobre el botn y seleccionar la opcin Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido.

Si se desea cambiar la posicin de la barra de acceso rpido, solo se tendr que hacer clic sobre la flecha
que tiene a la derecha y luego clic sobre la opcin Mostrar debajo de la cinta de opciones.

La barra de acceso rpido pasar a la parte inferior de la banda de opciones (debajo de los distintos
grupos de herramientas).

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MANUAL DE TEORI A 10

BANDA DE OPCIONES Y PESTAAS

La Cinta o Banda de opciones con sus diferentes fichas o pestaas contienen los
comandos de ACCESS, agrupados en grupos de herramientas con botones de acceso directo, ya no
existen los tradicionales mens que al hacer clic, abren una lista de herramientas u opciones. Ahora todo
est diseado con iconos de acceso rpido.

Inicialmente, cuando abrimos ACCESS aparece un men de pestaas. Al seleccionar cada pestaa, aparecen
grupos de herramientas que contienen los comandos ms utilizados, y podra decirse que casi todos los
comandos utilizados.

PRINCIPALES PESTAAS DE ACCESS

Las principales pestaas de trabajo que se manejan en la banda de opciones de ACCESS y sus
respectivas secciones, son los siguientes:

1. INICIO.- contiene las operaciones ms comunes sobre vistas, copiar, cortar y pegar, formatos y
registros; sus secciones son:

VISTAS (HOJA DE DATOS, DISEO, FORMULARIO, INFORME)
PORTAPAPELES (CORTAR, COPIAR, PEGAR, COPIAR FORMATO)
ORDENAR Y FILTRAR (ASCENDENTE, DESCENDENTE, BORRAR TODOS LOS CRITERIOS DE
ORDENACION, FILTRO, SELECCIN, OPCIONES DE FILTRO AVANZADAS, ALTERNAR FILTRO)
REGISTROS (ACTUALIZAR TODO, NUEVO, GUARDAR, ELIMINAR, TOTALES, REVISION
ORTOGRAFICA, MAS)
BUSCAR (BUSCAR, REEMPLAZAR, IR A, SELECCIONAR)
FORMATO DE TEXTO (FUENTE, TAMAO DE FUENTE, NEGRITA, CURSIVA, SUBRAYADO, ALINEAR
TEXTO A LA IZQUIERDA, CENTRAR, ALINEAR TEXTO A LA DERECHA, COLOR DE FUENTE, COLOR DE
FONDO O DE RELLENO, LINEAS DE DIVISION, COLOR DE FONDO O DE RELLENO ALTERNATIVO,
DISMINUIR NIVEL DE LISTA, AUMENTAR NIVEL DE LISTA, DIRECCION DEL TEXTO DE IZQUIERDA A
DERECHA, NUMERACION, VIETAS, COLOR DE RESALTADO DEL TEXTO)

2. CREAR.- contiene las operaciones ms comunes sobre la creacin de elementos como Tablas,
Formularios, Informes, etc.; sus secciones son:

PLANTILLAS (ELEMENTOS DE APLICACION)
TABLAS (TABLA, DISEO DE TABLA, LISTAS DE SHAREPOINT)
CONSULTAS (ASISTENTE PARA CONSULTAS, DISEO DE CONSULTA)
FORMULARIOS (FORMULARIO, DISEO DEL FORMULARIO, FORMULARIO EN BLANCO, ASISTENTE
PARA FORMULARIOS, NAVEGACION, MAS FORMULARIOS)
INFORMES (INFORME, DISEO DE INFORME, INFORME EN BLANCO, ASISTENTE PARA INFORMES,
ETIQUETAS)
MACROS Y CODIGO (MACRO, MODULO, MODULO DE CLASE, VISUAL BASIC)

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3. DATOS EXTERNOS.- contiene las operaciones ms comunes sobre Importar, Exportar, Manipular
datos, etc.; sus secciones son:

IMPORTAR Y VINCULAR (IMPORTACIONES GUARDADAS, ADMINISTRADOR DE TABLAS
VINCULADAS, EXCEL, ACCESS, BASE DE DATOS ODBC, ARCHIVO DE TEXTO, ARCHIVO XML, MAS)
EXPORTAR (EXPORTACIONES GUARDADAS, EXCEL, ARCHIVO DE TEXTO, ARCHIVO XML, PDF O
XPS, CORREO ELECTRONICO, ACCESS, COMBINAR CON WORD, MAS)
RECOPILAR DATOS (CREAR CORREO ELECTRONICO, ADMINISTRAR RESPUESTAS)

4. HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS.- contiene las operaciones ms comunes sobre el manejo de
Macros, mostrar u ocultar elementos, anlisis y movimiento, etc.; sus secciones son:

HERRAMIENTAS (COMPACTAR Y REPARAR BASE DE DATOS)
MACRO (VISUAL BASIC, EJECUTAR MACRO)
RELACIONES (RELACIONES, DEPENDENCIAS DEL OBJETO)
ANALIZAR (DOCUMENTADOR DE BASE DE DATOS, ANALIZAR RENDIMIENTO, ANALIZAR TABLA)
MOVER DATOS (SQL SERVER, BASE DE DATOS DE ACCESS, SHAREPOINT)
COMPLEMENTOS (ADMINISTRADOR DE COMPLEMENTOS)

En ACCESS adems de las pestaas o carpetas anteriores, se mostraran otras especiales cuando se trabaje
con los objetos de la base de datos (VISTA DE HOJA DE DATOS, DISEO, ETC.)

CUADROS COMPLEMENTARIOS

Para complementar las funciones detalladas de los comandos, se podr tener acceso a cuadros de
dialogo en los grupos de herramientas correspondientes.

Para acceder al cuadro de dilogo de un grupo de herramientas determinado, hay que pulsar el botn
que se encuentra en la esquina inferior derecha del grupo de la banda de opciones y obtendremos un cuadro
de dilogo como el que se observa a continuacin, correspondiente al grupo de herramientas Formato de
texto (de hoja de datos) que se encuentra en la pestaa Inicio.

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Algunas herramientas de acceso rpido cuentan con un botn en su parte inmediata inferior, que abre ms
opciones de esa herramienta. Por ejemplo, en la imagen que se observa a continuacin pueden verse las
opciones de la herramienta Ver.

Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color
atenuado. Por ejemplo, si no hay texto seleccionado, los iconos de las herramientas de Formato de texto
aparecen con el color ms claro.

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ACTIVACION DE PESTAAS DESDE EL TECLADO

Las diferentes pestaas y herramientas se pueden activar desde el teclado pulsando Alt y luego la letra o
conjunto de letras que aparece al lado del icono del comando. Por ejemplo en la pestaa Inicio, al presionar
Alt, aparecen los comandos de teclado para activar las distintas herramientas.

PASOS PARA SALIR DE ACCESS

Una vez terminada nuestra sesin de trabajo con el programa ACCESS, la forma correcta de salir
ser la siguiente:

1. Cerrar y guardar todos los archivos que se encuentran abiertos en ACCESS.
2. Activar el botn Archivo
3. Dar clic en la herramienta Salir
4. Tambin se puede dar clic al botn cerrar de la ventana del programa o usar la combinacin ALT+F4.

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UNIDAD 2
MANEJO DE ARCHIVOS

En esta unidad conoceremos el manejo y las caractersticas que presentan los archivos de
ACCESS.

IDENTIFICACION DE ARCHIVOS

Los archivos que se manejan en el programa ACCESS se identifican en el Explorador de
Windows y en los cuadros de dialogo correspondientes, por medio de un icono representado por una hoja y
una pequea llave, en las propiedades del archivo por el tipo de archivo Base de datos de Microsoft Access
y desde la lnea de comandos de MS-DOS por la extensin .ACCDB

CATEGORA DE ARCHIVOS

Para el manejo de los archivos en el programa ACCESS, estos son considerados como BASES DE
DATOS y estn compuestos por diferentes objetos, que se utilizan para el control de la informacin
capturada.

OBJETOS DE LAS BASES DE DATOS DE ACCESS

La estrucura y funcionamiento de las bases de datos de Access, estan compuestos por los siguientes
objetos o elementos principales de trabajo:

1. TABLAS.- Son cuadrculas de control, muy semejantes a las hojas de clculo, en las cuales se
almacena la informacin que es capturada en la base de datos.

2. CONSULTAR.- Son elementos especiales para manipular (filtrar, ordenar, calcular, etc.) la
informacin almacenada en las tablas de datos.

3. FORMULARIOS.- Son formatos especiales para la captura y visualizacin en pantalla de la
informacin almacenada en las tablas o consultas de la base de datos.

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4. INFORMES.- Son formatos especiales para la impresin de la informacin contenida en la base de
datos.

5. MACROS.- Son elementos especiales para automatizar funciones, representados por un conjunto
de comandos que seran ejecutados secuentemente.

6. MODULOS.- Son elemntos especiales de programacin de acciones especficas, por medio del
lenguaje VISUAL BASIC

EL PANEL DE NAVEGACION

El Panel de Navegacion es la herramienta de ACCESS que nos permitir controlar el acceso a los
diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos.

El Panel de Navegacion puede contraerse para ocupar menos espacio haciendo clic en el botn .

Para volver a mostrar el panel bastar con volver a pulsar el botn (esta vez en el sentido contrario ) o
directamente sobre su nombre en la barra que se mostrar en el lateral izquierdo de la ventana.

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Haciendo clic sobre la cabecera del panel podemos acceder al men
de visualizacin:

En el momento de creacin y trabajo con la base de datos, quiz la vista ms cmoda sea ordenar por Tipo
de objeto. De esta forma, los elementos de la base de datos se organizan dependiendo del tipo de objeto al
que pertenecen.

De esta forma, mientras trabajamos sobre la base de datos, es ms sencillo encontrar un objeto que
sabemos que pertenece a un tipo de objeto determinado.

PRINCIPALES AREAS DE TRABAJO PARA LOS OBJETOS

Los objetos que componen a la base de datos de Access, se podrn manejar en diferentes reas de
trabajo, de las cuales se condsidern como principales las siguientes:

AREAS DE DISEO.- Son aquellas reas de trabajo en las que se crean los objetos o se modifican
sus caratersticas.

AREAS DE CAPTURA.- Son asquellas reas de trabajo en las que se utilizan los objetos parar
introducir o modificar informacin en la base de datos.

AREAS DE VISUALIZACION.- Son aquellas en las que se muestran documentos de impresin de
resultados o reportes de informacin.

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Como crear una base de datos en blanco

Para crear una base de datos en blanco dentro del programa ACCESS, se debern desarrollar los
siguientes pasos:

2. Dar clic en la herramienta Nuevo
3. En el panel Base de datos en blanco escribir el nombre del archivo y dar clic en la herramienta
para ubicar la base de datos
4. Indicar la ubicacin para el archivo
5. Dar clic al botn Crear
6. Se crear la base de datos vaca (para proceder a crear sus objetos)
7. Tambin se puede usar la combinacin de teclas CTRL+U

PLANTILLAS

Adems de poder elaborar Bases de datos en blanco, ACCESS cuenta con la ayuda de
herramientas especiales conocidas como PLANTILLAS.

CONCEPTO DE
PLANTILLA.- Es un modelo esttico para la creacin de una nueva Base de datos, que puede contener texto
y formato (Machote).

PRINCIPALES PLANTILLAS

Las principales plantillas que contiene el programa ACCESS, para crear un archivo nuevo, son
los siguientes:

1. Activos
2. Contactos
3. Contribuciones benficas
4. Problemas
5. Estudiantes
6. Eventos
7. Facultad
8. Ventas
9. Marketing
10. Tareas

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Como crear una base de datos con plantilla

Para crear una base de datos con plantilla dentro del programa ACCESS, se debern desarrollar los
siguientes pasos:

2. Dar clic en la herramienta Nuevo
3. En la seccin plantillas disponibles dar clic en el icono correspondiente al grupo de plantillas
deseadas (Plantillas de ejemplo, Mis plantillas, Plantillas de Office.com
4. Dar clic en el icono de la plantilla deseada

5. En el panel correspondiente a la plantilla, escribir el nombre del archivo y dar clic en la herramienta
para ubicar la base de datos
6. Indicar la ubicacin para el archivo
7. Dar clic al botn Crear
8. Se crear la base de datos de la plantilla (permitiendo la modificacin de sus objetos)

Como abrir una base de datos existente

Para abrir una base de datos existente dentro del programa ACCESS, se debern desarrollar los
siguientes pasos:

2. Dar clic en la herramienta Abrir

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3. Indicar el nombre y ubicacin del archivo deseado
4. Dar clic al botn Abrir
5. Tambin se puede usar la combinacin de teclas CTRL+A, los documentos recientes del Men
Archivo

Como guardar una base de datos

Para guardar los cambios realizados a una base de datos dentro del programa ACCESS, estos
cambios se guardaran dentro de cada uno de los objetos de trabajo que componen a la base de datos,
desarrollando los siguientes pasos:

2. Dar clic en la herramienta Guardar
3. Indicar el nombre del objeto si se va a guardar por primera vez
4. Dar clic al botn Aceptar
5. Tambin se puede usar la combinacin de teclas CTRL+G o la herramienta de la barra de Acceso
rpido

Recordemos que la base de datos de ACCESS se guarda desde el momento de crearla, ya que se nos pide el
nombre y la ubicacin para el archivo, posteriormente lo que se guarda es la informacin de los objetos
internos

FORMAS DE GUARDADO DE INFORMACION

A diferencia de otros programas informticos, en Access, se manejan dos formas de aguardar de la
informacion en sus archivos de base de datos; estas formas son las siguientes:

1. MANUAL.- Cuando se trabaja en reas de diseo y el usuario deber ejecutar el procedimiento
cotidiano de guardado

2. AUTOMATICO.- Cuando se trabaja en reas de captura y el programa va guardando la informacin
conforme se esta introduciendo (es por esto que ACCESS pide nombre y ubicacin de la base de
datos desde el momento de crearla)

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Como guardar una base de datos con otro formato

Para guardar una base de datos con otro formato dentro del programa ACCESS, se debern
desarrollar los siguientes pasos:

2. Dar clic en la herramienta Guardar base de datos como
3. Indicar el nombre, ubicacin para el archivo
4. Dar clic al botn Guardar

En ACCESS dar clic en la opcin Guardar objeto como del men Archivo o presionar la tecla F12, servir
para guardar una copia del objeto de la base de datos que est seleccionado en ese momento.

Como configurar pgina y mrgenes

Para configurar la pgina de impresin y los margenes de trabajo, en los objetos de las bases de
datos de Access, se debern desarrollar los siguientes pasos:

1. Abrir o seleccionar el objeto deseado en el Panel de exploracion
3. Posicionarse en la herramienta Imprimir
4. Dar clic en la opcin Vista preliminar
5. Utilizar las herramientas de las secciones Tamao de pagina y Dideo de pagina en la pestaa Vista
preliminar, para especificar el tamao y orientacion de la pgina, asi como los margenes de impresin.

Como imprimir objetos

Para mandar a imprimir los objetos de las bases de datos de Access, se debern desarrollar los
siguientes pasos:

1. Abrir o seleccionar el objeto deseado en el Panel de exploracion
3. Dar clic en la herramienta Imprimir
4. Indicar las caractersticas de la impresin.
5. Tambin se pueden usar las subopciones de la herramienta Imprimir o la combinacin de teclas
CTRL+P

Como cerrar una base de datos:

Para cerrar una base de datos de ACCESS, se debern desarrollar los siguientes pasos:

1. Guardar los cambios realizados en el archivo y cerrar los objetos que se encuentren abiertos
3. Dar clic en la herramienta Cerrar base de datos
4. Tambin se puede usar el botn Cerrar de la ventana, la opcin Salir del men Archivo o la
combinacin de teclas ALT + F4

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UNIDAD 3
TABLAS Y CONSULTAS

En esta unidad analizaremos el funcionamiento de los dos primeros objetos principales de las bases
de datos de ACCESS, enfocados a almacenar y manipular la informacin y conocidos como TABLAS y
CONSULTAS

TABLAS

El primer elemento principal de las bases de datos en Access, son las TABLAS, en las cuales se
almacena la informacin que se captura en la base de datos

CONCEPTO DE
TABLAS.- Son cuadriculas de control, semejantes a las hojas de clculo, en las cuales se almacena la
infomacion que se captura en la base de datos.

Como crear una tabla:

Para crear una tabla dentro de una base de datos de ACCESS, se debern desarrollar los siguientes
pasos:

1. Activar la pestaa Crear
2. Ir a la seccin Tablas
3. Dar clic en la herramienta correspondiente a la creacin deseada

Tabla abre la Vista Hoja de datos, para introducir directamente los datos en la tabla y segn el
valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna.
Vista diseo abre la ventana de diseo de la tabla para especificar las caractersticas de sus
campos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que
se podrn compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al
mismo sitio.

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Como crear una tabla en Vista Hoja de Datos:

Para crear una tabla en Vista Hoja de Datos dentro de una base de datos de ACCESS, se debern

3. Dar clic en la herramienta Tabla
4. Capturar los registros en la tabla
5. Guardar la tabla y activar la Vista de diseo para especificar las caractersticas de los campos

Como crear una tabla en Vista Diseo:

Para crear una tabla en Vista Diseo dentro de una base de datos de ACCESS, se debern

3. Dar clic en la herramienta Diseo de tabla
4. Definir las caractersticas de los campos de la tabla
5. Asignar la Clave principal
6. Guardar la tabla

CARACTERISTICAS DE LOS CAMPOS DE UNA TABLA

Los campos de las tablas de datos de Access, presentan las siguientes caratersticas principales en
su diseo:

NOMBRE DEL CAMPO.- Identifica a cada campo de la tabla en la base de datos.
TIPO DE DATOS.- Determina la clase de valores que se pueden capturar en un campo.
DESCRIPCION.- Especifica la funcin de un campo, por medio de una frase de texto que ser
mostrada en la barra de estado.
PROPIEDADES.- Establecen las caractersticas particulares de funcionamiento para cada campo.

NOMBRE DEL CAMPO

El nombre del campo es una caracterstica de los campos de las tablas de datos de Acces, el cual
esta representado por una palabra o frase que identificar al campo dentro de la base de datos. Estos
nombres puede constar hasta de 64 caracteres como mximo, incluyendo espacios, pero no aceptan comas,
puntos, apostrofes, corchetes o signos de admiracin.

TIPO DE DATOS

Los tipos de datos determinan la clase de valores o informacin que se pueden capturar en los
campos de una tabla; los principales tipos de datos que se manejan en ACCESS son los siguientes:

Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres
especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255
caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier
nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales.

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Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene
una longitud mxima de 65,536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o
documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.

En ACCESS se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access slo utiliza los 255
primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.

Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la
propiedad tamao del campo nos permite concretar ms.

En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los
tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves
autonumricas en bases rplicas.

Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.

Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que
estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15
dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.

ACCESS recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los clculos. Un
campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda del simbolo decimal y 4 dgitos
a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que
Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos
Autonumrico no se pueden actualizar.

S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso
o Activado/desactivado).

Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de
Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios.

Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como
direccin de hipervnculo.

Una direccin de hipervnculo puede tener las siguientes partes:
1. Texto: el texto que aparece en el campo o control.
2. Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.
3. Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.
4. Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.

Datos adjuntos: como fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar varios archivos. Este
tipo de datos no estaba disponible en versiones anteriores de ACCESS.

Asistente para bsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista
de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia
el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos
basndose en los valores seleccionados en l.

DESCRIPCION

La descripcin de un campo es una frase de texto que informa a los usuarios de las bases de datos
de ACCESS, de la funcin especficas de dicho campo, cada vez que ste sea utilizado. La descripcin de los
campos se mostrar en la barra de estado, cada vez que el cursor se posicione en ese campo; estos textos
de descripcin pueden tener un tamao mximo de 255 carcteres.

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PROPIEDADES DEL CAMPO

Las propiedades del campo son carateristicas particulares que describen la funcin especfica de
cada campo en la tabla de datos; las principales propiedades del campo que se manejan en ACCESS son las
siguientes:

1. TAMAO DEL CAMPO.-Especifica el nmero maximo de caracteres que el campo prodr contener.
2. FORMATO.- Determina el diseo de presentacin para los datos del campo.
3. MASCARA DE ENTRADA.- Establece un modelo bsico de captura, para los datos del campo.
4. LUGARES DECIMALES.- Limita el nmero de decimales que mostrar un campo en valores
numericos.
5. TITULO.- Especifica el nombre de la etiqueta que ser manejada por el campo.
6. VALOR PREDETERMINADO.-Establece un valor que automticamente ser introducido en el
campo, para los nuevos registros.
7. REGLA DE VALIDACIN.- Establece una expresin que limita los valores que podran introducirse
en el campo.
8. TEXTO DE VALIDACION.- Determina el mensaje de error que ser manejado cuando no se
cumpla la regla de validacin.
9. REQUERIDO.- Hace obligatoria la entrada de datos en el campo.
10. INDEXADO.- Crea un ndice electrnico de busqueda para los datos conteniodos en el campo.

CLAVE PRINCIPAL

ACCESS realiza la busqueda de informacin en tablas de sus bases de datos, por medio de un
campo especial que tiene la categora de campo llave y se le conoce como Clave Principal.

CONCEPTO DE
CLAVE PRINCIPAL.- Es un campo especial que funciona como campo llave, para la busqueda de
nformacin en las tablas de datos de ACCESS.

FORMAS DE ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL

Para establecer la clave principal dentro de una tabla de datos de ACCESS, se podran manejar
cualquiera de la siguientes dos formas:

1. POR EL PROGRAMA.- Cuando ACCESS asigna un campo especial con categoria ID (Campo de
Identificacin)

2. POR EL USUARIO.- Cuando el usuario elige el campo de la tabla que desee y le asigna la categora de
clave principal.

Como establecer la clave principal

Cuando el usuario desea establecer la clave principal en una tabla de datos de ACCESS, se debern

1. Seleccionar el campo deseado, en la vista de diseo de la tabla.
2. Activar la pestaa Diseo
3. Ir a la seccin Herramientas
4. Dar clic en la herramienta Clave principal

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A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal
de la tabla.

ELECCION DE UN CAMPO PARA CLAVE PRINCIPAL

Para elegir el campo que funcionar como clave principal en una tabla de datos de ACCESS, se
debern considerar considerar los siguientes aspectos:

1. Que sea un campo pequeo.
2. Que se encuentre a la izquierda de la tabla.
3. Que sea de los primeros campos.
4. Que almacene valores numricos preferentemente.
5. Que lleve el nombre de Clave o ID.

Como guardar una tabla

Para guardar los cambios realizados a una tabla de datos de ACCESS, de debern desarrollar los
siguientes pasos:

3. Si la tabla se va a guardar por primera vez, se deber indicar su nombre en el cuadro de dialogo
correspondiente y dar clic en Aceptar

4. Tambin se puede dar clic a la herramienta Guardar, de la barra de Acceso rpido o usar la combinacin
de teclas CTRL +G.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo
avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que ACCESS cree una, si le decimos que S nos aade
un campo Id de tipo autonumrico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla
sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

Como cerrar una tabla

Para cerrar una tabla de datos de ACCESS, se debern desarrollar los siguientes pasos:

1. Dar clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y elegir la opcin Cerrar en el men
contextual

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2. Tambin se puede dar clic el botn Cerrar de la pestaa de la tabla

Como abrir una tabla

Para abrir una tabla de datos de ACCESS, de debern desarrollar los siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos.
2. Dar clic derecho sobre el nombre de la tabla deseada en el Panel de exploracion y elegir la opcin Abrir
en el men contextual

3. Tambien se puede dar doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de exploracin.

FORMAS DE VISUALIZAR UNA TABLA

Las tablas de datos de ACCESS, se pueden visualizar de cualquiera de las siguientes formas:

1. VISTA DE DISEO.- Cuando se meneja la ventana de diseo donde crean las tablas se modifican sus
caracteristicas.

2. VISTA DE HOJA DE DATOS.- Cuando se maneja la tabla de control y captura de informacin,
semejante a una hoja de clculo

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Como activar visualizaciones

Para actrivar las diferentes formas de visualizar una tabla de datos de ACCESS, se debern

1. Abrir la tabla.
2. Activar la pestaa Inicio
3. Ir a la seccin Vistas
4. Desplegar la herramienta Ver
5. Dar clic en la herramienta correspondiente a la vista deseada (Hoja de datos o Diseo)

6. Tambin se pueden utilizar los iconos de visualizacin de la barra de estado o las opciones del men
contextual de la pestaa de la tabla

DESPLAZAMIENTO EN TABLAS

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla de datos de ACCESS, vamos a utilizar la
barra de desplazamiento de registros:

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla.

El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.

Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es tres.

Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin:

para ir al primer registro de la tabla.

para ir al registro anterior en la tabla.

para ir al registro siguiente en la tabla.

para ir al ltimo registro de la tabla.

para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.

Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma:

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1. Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual.
2. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.
3. Dar enter

Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO,
FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

BUSCAR Y REEMPLAZAR

Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus campos.
Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la herramienta Buscar de ACCESS.

CONCEPTO DE
BUSCAR.- Es la funcin que consiste en localizar datos especificos almacenados en las tablas de las bases
de datos de ACCESS.

Como buscar datos en una tabla

Para buscar datos en una tabla de ACCESS, debemos abrir la tabla en la vista Hoja de datos, a
continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer clic en la
herramienta Buscar de la seccion Buscar en la pestaa Inicio

Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar

En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.

En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto toma el
campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo
seleccionamos de la lista Documento actual.

En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:

Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor
introducido en el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo, ya sea al inicio,
en medio o al final.
Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo (izquierda de la
columna).

Despus podemos indicarle en Buscar: (la direccin de la busqueda)

Todos para buscar en todos los registros de la tabla.

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Arriba para buscar del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos situados.
Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el ltimo.

Si activamos la casilla Maysculas y minsculas distingue a la hora de buscar entre maysculas y
minsculas (si buscamos Mara no encontrar mara).

Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se posicionar en el primer
registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguir la bsqueda, debemos hacer clic
nuevamente sobre el botn Buscar siguiente y as sucesivamente para encontrar todos los valores que
buscamos.

Terminada la busqueda cerramos el cuadro de dialogo.

Tambien se pueden realizar busquedas con la herramienta correspondiente que aparece en la barra de
registros

Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la funcion Reemplazar.

CONCEPTO DE
REEMPLAZAR.- Es la funcin que consiste en localizar datos especificos almacenados en las tablas de las
bases de datos de ACCESS y cambiarlos por otros.

Como reemplazar datos en una tabla

Para reemplazar informacion en una tabla de ACCESS. debemos abrir la tabla en la vista Hoja de datos a
continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente hacer clic en la
herramienta Reemplazar de la seccion Buscar de la pestaa Inicio.

Tambien se puede ejecutar la herramienta Buscar y seleccionar la pestaa Reemplazar.

Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar

La pestaa Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro para introducir el
valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y un botn Reemplazar que reemplaza el valor donde
nos encontramos en ese momento, y un botn Reemplazar todos que sustituye todos los valores
encontrados por el de sustitucin.

Esta opcin hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados
sobre todo si no utilizamos adecuadamente sus comandos.

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FILTROS DE DATOS EN TABLAS

Para visualizar nicamente los datos que necesitamos en una tabla de datos de ACCESS, se prodrn
utilizar herramientas especiales llamadas filtros.

CONCEPTO DE
FILTROS.- Son herramientas especiales que permiten ocultar a la vista los datos inecesarios de una tabla y
mostrar solo los que se requieran.

CLASES DE FILTROS

De acuerdo a sus caracteristicas y funciones, los filtros de ACCESS, se clasifican de la siguiente
forma:

1. FILTROS DIRECTOS.- Aquellos que se aplican con las opciones directas del menu Filtros de cada
campo
2. FILTROS POR SELECCIN.- Aquellos que dejan visibles los registros seleccionados y ocultan el resto
de la informacin, por medio de las suiguientes opciones:

IGUAL A
NO ES IGUAL A
MENOR O IGUAL QUE
MAYOR O IGUAL QUE
ENTRE
CONTIENE
NO CONTIENE

3. FILTROS POR FORMULARIOS.- Aquellos que convierten los encabezados de la tabla en listas
desplegables con opciones de filtraje.
4. FILTRO U ORDEN AVANZADO.- Aquellos que mostrarn registros solicitados por criterios especificos,
establecidos en una ventana de diseo, muy senmejante al diseo de una consulta.

Como crear filtros

Para crear un filtro de informacin en las tablas de datos de ACCESS, se debern desarrollar los
siguientes pasos:

1. Abrir la tabla deseada para el filtro, en la vista Hoja de datos
3. Ir a la seccin Ordenar y filtrar
4. Dar clic en la herramienta correspondiente al filtro deseado (Filtro, Seleccin, Opciones de filtro
avanzadas)

5. Indicar los criterios de filtraje
6. Tambien se puede utilizar el indicador desplegable del filtro correspondiente a cada campo

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Como aplicar filtros

Para aplicar filtros de informacin en las tablas de datos de ACCESS, y poder visualizar los registros
deseados, se debern desarrollar los siguientes pasos:

1. Crear el filtro
4. Dar clic en la herramienta Alternar filtro

5. En la mayora de los casos los filtros tambin son aplicados al momento de crearlos

Como quitar filtros

Para anular la aplicacin de filtros y volver a visualizar todos los registros existentes en la tabla de
datos de ACCESS, se debern desarrollar los siguientes pasos:

3. Dar clic en la herramienta Alternar filtro

Tambien se pueden aplicar o quitar los filtro con la herramienta correspondiente que aparece en la barra de
registros

Como borrar filtros

Para eliminar los criterios de filtros establecidos en la tabla de datos de ACCESS, se debern

3. Descolgar la herramienta Avanzadas
4. Dar clic en la herramienta Borrar todos los filtros

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5. Tambin se puede usar la opcin correspondiente de la lista desplegable de filtros o la casilla de
verificacin Seleccionar todo

CRITERIOS PARA FILTROS AVANZADOS

Para indicarle el programa ACCESS, los registros que se desean visualizar en la aplicacin de filtros
de informacin a sus tablas de datos , se deberan utilizar expresiones especiales llamadas CRITERIOS.

CONCEPTO DE
CRITERIOS.- Es una expresin especial que plantea una condicin especfica de trabajo para la
computadora.

COMPOSICION DE CRITERIOS DE FILTRAJE

Los criterios de filtraje de informacin manejados en ACCESS, estan compuestos por los siguientes
elementos principales.

1. OPERADORES LOGICOS.- Son smbolos especiales que indican la condicion del criterio.
2. EXPRESIONES.- Son especificaciones que indican la accin del filtro.

PRINCIPALES OPERADORES LOGICOS

Los principales operadores lgicos se utilizan para restablecer criterios de filtraje en Access, son los
siguientes:

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1.- MENOR QUE < .- Establece que el contenido del campo deber ser menor a lo especificado en el
criterio.

CRITERIO CAMPO ACCION:

<20000 LIMITE Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo LIMITE sea
MENOR A $ 20 000.-

2.- MAYOR QUE >.- Establece que el contenido del campo deber ser mayor a lo especificado en el criterio

CRITERIO: CAMPO: ACCION:

>03/01/97 FECHA DE VENCIMIENTO Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo FECHA DE
VENCIMIENTO sea una fecha
posterior al 03 de enero de 1997

3.-. IGUAL A =.- Establece que el contenido del campo deber ser igual especificado en el criterio


=CREDITO CONDICIONES Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo CONDICIONES
sea CREDITO.

4.- MENOR O IGUAL A <=.- Establece que el contenido del campo deber ser menor o igual a lo
especificadeo en el criterio


<=G* NOMBRE Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo NOMBRE sean
nombres que inicien con las letras de
la A a la G

5.- MAYOR O IGUAL A <=.- Establece que el contenido del campo deber ser mayor o igual a lo
especificado en el criterio


>=23 EDAD Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo EDAD sean
edades de 23 aos en adelante.

6.- DIFERENTE <>.- Establece que el contenido del campo deber ser diferente a lo especificado en el
criterio.

CRITERIO: CAMPO: ACCION

<>26 CANTIDAD Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo CANTIDAD
sea diferente a 26

7.- ENTRE....Y ( BETWEEN...AND).- Establece que el contenido del campo deber encontrarse en el rango
de valores espeficicados por el criterio

CRITERIO: CAMPO: ACCION

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Entre 123 y 200 FACTURA Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo FACTURA
sean facturas del nmero 123 al 200

8.- EN (IN).- Establece que el contenido del campo deber coincidir con cualquiera de los valores
especificados en el criterio.

(In) En (Norte, Sur) ZONA Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo ZONA sean
las zonas Norte o Sur

9.-VACIO O NULO( IS NULL).- Establece que el contenido del campo deber estar vacio.

CRITERIO: CAMPO: ACCCION:
Es nulo FECHA DE PAGO Muestra todos los registros cuyo
Contenido del campo FECHA DE
PAGO este vacio

10.- COMO (LIKE).- Establece que el contenido del campo coincida con los grupos de valores especificados
en el criterio

Como*/06/99 FECHA DE Muestra todos los registros cuyo
CONTRATACIN contenido del campo FECHA DE
CONTRATACION sean fechas del
mes de junio del 1999

11.- NEGADO COMO ( NOT).- Establece que el contenido del campo no coincida con los grupos de valores
especificados en el criterio.

Negado como*/03/98 FECHA DE ALTA Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo FECHA DE
ALTA no sean fechas del mes de
Marzo de 1998

12.- Y (AND).- Establece que el contenido del campo deber cumplir con todas las condiciones
especificadas en el criterio

CRITERIO CAMPO: ACCION:
Como R* y NOMBRE Muestra todos los registros cuyo
Como *GONZALEZ* contenido del campo NOMBRE sean
nombres que inicien con R y tengan
el apellido GONZALEZ

13.- O (Or).- Establece que el contenido del campo deber cumplir con cualquier de las condiciones
especificadas en el criterio

Como Cheque o FORMA DE PAGO Muestra todos los registos cuyo
Como Tarjeta contenido del campo FORMA DE
PAGO sean cheque o tarjeta.

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ORDENAMIENTO DE INFORMACION EN TABLAS

En muchas ocaciones deseamos observar el contenido de la informacin de una tabla de datos de
ACCESS, en un orden especial y diferente al orden de captura; para esto se podr aplicar una herramienta
especial de ordenamiento de informacin.

CONCEPTO DE
ORDENAMIENTO.- Es una herramienta que permite acomodar la informacin de una tabla de datos en un
orden especial y diferente al de captura.

SECUENCIAS DE ORDENAMIENTO

De acuerdo a la forma en que se desee acomodar la informacin en tablas de datos de ACCESS, se
pueden manejar las siguientes secuencias de ordenamiento:

1. ASCENDENTE.- Cuando se ordena de la A a la Z,del mas chico al mas grande o del mas viejo al mas
nuevo.

2. DESCENDENTE.- Cuando se ordena de la Z a la A, del mas grande al mas chico o del mas nuevo al mas
viejo.

CLASES DE ORDENAMIENTO

De acuerdo a la forma de establecer y manejar el ordenamiento de informacin en tablas de datos
de ACCESS, este ordenamiento se clasifica de la siguiente manera:

3. POR CAMPO.- Cuando se ordena la informacin de acuerdo al campo de donde se encuentre
posicionado el cursor.

4. POR FILTRO U ORDEN AVANZADO.- Cuando se utiliza la linea de ordenamiento en la ventana de
diseo de filtros avanzados.

Como ordenar por campo

Para ordenar la informacin de un tabla de ACCESS, de acuerdo al campo en que se encuentre el
cursor, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

1. Abrir la tabla a ordenar en la vista Hoja de datos
2. Posicionarse en el campo que se tomar de referencia para el ordenamiento
3. Descolgar la lista desplegable del filtro
4. Elegir del Men la opcion correspondiente al ordenamiento deseado (Ascendente o Descendente)

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5. Tambien se pueden usar las herramientas Ascendente y Descendente de la seccin Ordenar y filtrar de
la pestaa Inicio

Como ordenar por filtro u orden avanzado

Para ordenar la informacin de una tabla de datos de ACCESS, utilizando el filtro u orden avanzado,
se debern desarrolllar los siguientes pasos:

1. Abrir la tabla a ordenar en la vista Hoja de datos
4. Descolgar la herramienta Opciones de filtro avanzadas
5. Dar clic en la herramienta Filtro avanzado/Ordenar
6. Describir las caracteristicas del fitro
7. En la linea orden, del campo deseado para ordenarmiento, elegir el tipo de orden a plicar (Ascendente o
Descendente)

Como aplicar el ordenamiento de informacin

Para aplicar el ordenamiento de informacin en una tabla de datos de ACCESS, visualizado los
registros en el orden deseado, bastar con aplicar el procedimiento correspondiente a la clase de orden
deseado.

Como identificar campos ordenados:

Para identificar los campos que tienen ordenamiento de informacin en una tabla de datos de
ACCESS, se visualizar junto al indicador de despliegue del filtro el icono de una flecha (Ascendente o
Descendente).

Como anular el ordenamiento de informacin

Para anular el ordenamiento de informacipnb en las tablas de datos de ACCESS, y volver a
visualizar el orden original de captura, debern desarrollar los siguientes pasos:

3. Dar clic en la herramienta Quitar orden

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4. Tambien se puede usar la opcin Sin ordenar de la ventana de Filtro avanzado

RELACIONES ENTRE TABLAS

Cuando la informacin que contienne dos o mas tablas de datos de ACCESS, cuentan con campos
en comn, ser conveniemte crear realciones entre dichas tablas, para facilitar el manejo de los datos
almacenados.

CONCEPTO DE
RELACIONES ENTRE TABLAS.- Es la situacin especial que existe entre dos o mas tablas de datos, que
tiene campos en comn, para facilitar el manejo de informacin.

Como crear relaciones entre tablas

Para crear relaciones entre los campos de las tablas de datos de ACCESS, de debern desarrollar los
siguientes pasos.

1. Activar la pestaa Herramientas de base de datos
2. Ir a la seccin Relaciones
3. Dar clic en la herramienta Relaciones

4. En la ventana Mostrar tabla seleccionar las tablas que intervendrn en las relaciones y dar clic en el
botn Agregar

5. Cerrar la ventana Mostrar tabla

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6. En la Ventana Relaciones aparecern pequeas ventanas representando a cada tabla con sus campos

7. Para crear las relaciones se debe dar clic en el campo de la tabla Origen y arrastrar y soltar encima del
campo de la tabla Destino
8. Verificar la relacin en la ventana Modificar relaciones y dar clic en el botn Crear

9. La relacin se mostrar con una lnea entre los dos campos

TIPOS DE RELACIONES

Se pueden distinguir tres tipos de relaciones entre las tablas de datos de ACCESS, estas relaciones
son:

Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico
registro de la otra tabla y viceversa.

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Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una
lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser nicamente
de una poblacin.

Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar
relacionado con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla
(tabla principal) puede tener ms de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).

Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los
habitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante pertenecer
(estar empadronado) en una nica poblacin.

Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de
un registro de la otra tabla y viceversa.

Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos que se
venden en la empresa, un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un artculo
podr ser vendido a ms de un cliente.

Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas.
Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lneas de pedido relacionada con clientes y con artculos.

INTEGRIDAD REFERENCIAL Y OPERACIONES EN CASCADA

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza ACCESS para asegurarse que las
relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se borren o cambien datos
relacionados de forma accidental.

Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a ACCESS que no nos deje introducir
datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal.

Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la tabla Habitantes tengo un
campo Poblacion que me indica en qu poblacin vive el habitante, las dos tablas deberan estar
relacionadas por el campo Poblacion, en esta relacin de tipo uno a varios la tabla Poblaciones es la tabla
principal y la tabla Habitantes la secundaria (una poblacin tiene varios habitantes).

Si marcamos la casilla Integridad Referencial, ACCESS no nos dejar asignar a un habitante una poblacin
que no exista en la tabla Poblaciones.

La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas:

Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie el valor del campo
de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la
tabla secundaria.

Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la poblacin B. JUAREZ por JUAREZ en la tabla
Poblaciones, automticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes de B. JUAREZ se
cambiarn a JUAREZ.

Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro de la tabla
principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria.

Por ejemplo: Si borramos la poblacin B. JUAREZ en la tabla Poblaciones, automticamente
todos los habitantes de B. JUAREZ se borrarn de la tabla de Habitantes.

Si no marcamos ninguna de las opciones ACCESS no nos dejar ni cambiar el nombre de una poblacin ni
eliminar una poblacin si sta tiene habitantes asignados.

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FINALIDAD DE LAS RELACIONES ENTRE TABLAS

El establecer relaciones entre las tablas de datos de ACCESS, tiene como finalidad facilitar la
realizacin de diversas actividades dentro de la base de datos, como la emisin de reportes, actualizaciones,
busquedas, etc; al crear en ella una organizacin interna.

CONSULTAS

El segundo elemento de las bases de datos de ACCESS, son las CONSULTAS, en las cuales se
podr visualizar la informacin deseada y en el orden requerido, en forma similar a los filtros de las tablas

CONCEPTO DE
CONSULTAS.- Son elementos especiales para filtrar y ordenar la informacin almacenada en tablas de
datos de ACCESS, mostrando sus resultados en una tabla especial llamada Dynaset (conjunto
dinamico de datos)

DIFERENCIA ENTRE CONSULTAS Y FILTROS

Aunque las consultas y los filtros de ACCESS, tienen la misma finalidad de mostar u ocultar la
informacin alamacenada en las tablas de datos, estos se distinguen en que las consultas son permanentes y
los filtros temporales.

Como crear una consulta:

Para crear una consulta dentro de una base de datos de ACCESS, se debern desarrollar los
siguientes pasos:

2. Ir a la seccin Consultas

Asistente para consultas activa el asistente que nos ayuda paso a paso en la creacin de la
consulta.

Diseo de consulta permite crear una consulta en blanco en la vista de diseo para
especificar directamente sus caractersticas.

4. Indicar la referencia, campos y caractersticas para la consulta
5. Guardar la consulta

Como crear una consulta con asistente:

Para crear una consulta con asistente dentro de una base de datos de ACCESS, se debern

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3. Dar clic en la herramienta Asistente para consultas
4. En la ventana Nueva consulta elegir la opcin correspondiente al tipo de consulta que se desea
elaborar y dar clic en Aceptar

5. Esperar a que cargue el asistente y seguir los pasos que se vayan indicando

PRINCIPALES ASISTENTES PARA CONSULTAS

Los principales asistentes para consultas que se manejan en ACCESS, son los siguientes:

1.- Para consultas sencillas.
2.- Para consultas de referencia cruzadas.
3.- Para consultas de busqueda de duplicados.
4.- Para consultas de busqueda de no coincidentes.

Como crear una consulta en Vista Diseo:

Para crear una consulta en Vista Diseo dentro de una base de datos de ACCESS, se debern

3. Dar clic en la herramienta Diseo de consulta
4. Seleccionar la referencia para la consulta (Tabla o Consulta) de la ventana Mostrar tabla

MI CROSOFT ACCESS


5. Cerrar la ventana Mostrar tabla
6. Indicar en la ventana de diseo los campos que intervendrn en la consulta y sus caractersticas

CLASES DE CONSULTAS

De acuerdo a us caracteristicas y funciones, las consultas que se manejan en las bases de datos de
ACCESS, se clasifican de la siguiente forma:

1. CONSULTA DE SELECCIN.- Son aquellas en las que se extrae, de una tabla o de otra consulta, una
copia de los registros solicitados por ciertos criterios.

2. CONSULTAS DE CALCULO.- Son aquellas en que se relacionan los valores de ciertos campos, para que
por medio de operaciones matemticas se obtegan resultados en otros campos.

3. CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS.- Son aquellas que relacionan los registros de ciertas
tablas, para obtener un resumen de su contenido.

4. CONSULTAS DE BUSQUEDA DE DUPLICADOS.- Son aquellas que localizan y despliegan una lista de
los registros duplicados en la tabla o consulta de referencia.

5. CONSULTAS DE BUSQUEDA DE NO-COINCIDENTES.- Son aquellas que localizan y despliegan una
lista de los registros de una tabla, que aun no aparecen en otra.

6. CONSULTAS DE ACCION.- son aquellas que realizan una funcin especifica con sus resultados.

Como crear una consulta de seleccin

Para crear una consulta de seleccin en ACCESS, se debern desarrollar los siguientes pasos:

4. Realizar el procedimiento con asistente o en vista de diseo
5. Indicar la referencia, campos y criterios para la consulta

Como crear una consulta de clculo

Para crear una consulta de clculo en ACCESS, se debern desarrollar los siguientes pasos:

1. Crear la consulta como consulta de seleccin
2. En la vista de diseo editar los campos en los que se desea obtener un resultado
3. Iniciar la formula de clculo despues del nombre del campo, escribiendo dos puntos
4. Encerrar las operaciones de clculo entre parentesis
5. Indicar el nombre de campos existentes entre cochetes
6. Confirmar las formulas dando enter
8. Probar que los resultados de las formulas se obtengan correctamente

Como crear una consulta de referencias cruzadas

Para crear una consulta de referencias cruzadas en ACCESS, se debern desarrollar los siguientes
pasos:

MI CROSOFT ACCESS


4. Elegir el Asistente para consultas de referencias cruzadas y dar clic en Aceptar
5. Seleccionar la tabla o consulta que se tomar como origen de los datos y dar clic en Siguiente
6. Seleccionar el campo cuyo contenido unico se manejar como ttulo de las filas (CONCEPTO) y dar clic
en Siguiente
7. Seleccionar el campo cuyo contenido unico se manejar como ttulos de la columnas ( ENCABEZADO) y
dar clic en Siguiente

Si una de esas columnas puede contener muchos valores distintos y la otra pocos, elegiremos la primera
como encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas

8. Indicar el campo y forma para obtener totales y dar clic en Siguiente
9. Indicar el nombre para la consulta y dar clic en Finalizar

Como crear una consulta de bsqueda de duplicados

Para crear una consulta de busqueda de duplicados en ACCESS, se debern desarrollar los
siguientes pasos:

4. Elegir el Asistente para consultas de busqueda de duplicados y dar clic en Aceptar
5. Seleccionar la tabla o consulta de referencia donde se desean buscar los valores duplicados y dar clic en
Siguiente
6. Seleccionar los campos que puedan tener informacin duplicada y dar clic en Siguiente

Como crear una consulta de bsqueda de no-coincidentes

Para crrear una consulta de busqueda de no-coincidentes en ACCESS, se deberan desarrollar los
siguientes pasos:

4. Elegir el Asistente para consultas de busqueda de no coincidentes y dar clic en Aceptar
5. Indicar la tabla o consulta de referencia que no contenga los registros relacionados y dar clic en
Siguiente (mostrar los registros que no aparezcan en la otra tabla o consulta)
6. Indicar la tabla o consulta de referencia que contenga los registros relacionados y dar clic en Siguiente
7. Indicar los campos que deben contener la misma informacin y dar clic en Siguiente
8. Indicar los campos que se desean ver en el resultado de la consulta y dar clic en Siguiente

CONSULTAS DE ACCION

Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en
una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los
datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros.

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Como crear una consulta de accin

Para crear una consulta de accin en ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

2. Activar la vista de diseo de la consulta
4. Ir a la seccin Tipo de consulta
6. Elegir las Opciones correspondientes al tipo de consulta deseada

PRINCIPALES CONSULTAS DE ACCION

Las principales consultas de accin que se manejan en las bases de datos de Access, son las
siguientes:

1. CONSULTAS DE CREACION DE TABLA.- Son aquellas que generan una nueva tabla de datos con la
informacin obtenida por los criterios.

2. CONSULTAS DE ACTUALIZACION.- Son aquellas que realizan modificaciones o cambios a los
registros de la tabla o consulta de referencia, segn lo especificado por los criterios.

3. CONSULTAS DE DATOS ANEXADOS.- Son aquellos que integran a una tabla ya existente, los
registros obtenidos por los criterios.

4. CONSULTAS DE ELIMINACION.- Son aquellas que borran de la tabla o consulta de referencia, los
registros especificados por los criterios.

Como crear una consulta de creacin de tabla

Para crear una consulta de Creacin de tablas en ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes
pasos:

5. Dar clic en la herramienta Crear tabla
6. Indicar el nombre que llevar la tabla a crear, la base de datos y dar clic en Aceptar

7. Cerrar y guardar la consulta

La consulta aparecera con un icono diferente en el panel de exploracion lo cual la identifica como consulta de
Creacion de tabla

MI CROSOFT ACCESS


Al abrir esta consulta ACCESS mostrar un mensaje indicando que se va a ejecutar una consulta de Creacin
de tabla y las acciones que se daran como consecuencia (Dar clic en Si)

ACCESS indicar los registros que seran integrados en la nueva tabla (Dar clic en Si)

ACCESS crear la nueva tabla con los registros correspondientes (si esta tabla ya existiera ser reemplazada
con la nueva informacin)

Como crear una consulta de actualizacin

Para crear una consulta de Actualizacin en ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

5. Dar clic en la herramienta Actualizar
6. Seleccionar los campos que continen los valores o datos a actualizar y especificar los criterios
correspondientes
7. En la linea actualizar a, indicar los nuevos valores o datos que deberan contener el campo a ser
actualizado


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Actualizacin

Al abrir esta consulta ACCESS mostrar un mensaje indicando que se va a ejecutar una consulta de
Actualizacin y las acciones que se daran como consecuencia (Dar clic en Si)

ACCESS indicar los registros que seran actualizados en la tabla (Dar clic en Si)

ACCESS actualizar los registros correponientes en la tabla o consulta de referencia (haciendo los cambios
indicados en la consulta de actualizacion)

Como crear una consulta de datos anexados

Para crear una consulta de Datos anexados en ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

5. Dar clic en la herramienta Anexar
6. Indicar el nombre de la tabla a donde seran anexados los registros correspondientes, la base de datos y
dar clic en Aceptar

7. En la ventana de diseo la linea Mostrar: cambiar por Anexar a: y en ella se mostraran los campos
de la tabla destino donde se anexaran los resultados

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Datos anexados

Al abrir esta consulta ACCESS mostrar un mensaje indicando que se va a ejecutar una consulta de Datos
anexados y las acciones que se daran como consecuencia (Dar clic en Si)

ACCESS indicar los registros que seran anexados en la tabla (Dar clic en Si)

ACCESS anexar los registros correponientes en la tabla o consulta de referencia

Como crear una consulta de eliminacin

Para crear una consulta de Eliminacin en ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

5. Dar clic en la herramienta Eliminar

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6. Seleccionar los campos que contienen los valores o datos a eliminar y especificar los criterios
correspondientes
7. En la ventana de diseo las lineas Orden: y Mostrar: se cambiarn por Eliminar: y en ella se
mostraran la palabra Dnde (que indica que los registros seran eliminados donde se cumpla con los
criterios especificados)


Eliminacin

Al abrir esta consulta ACCESS mostrar un mensaje indicando que se va a ejecutar una consulta de
Eliminacin y las acciones que se daran como consecuencia (Dar clic en Si)

ACCESS indicar los registros que seran eliminados en la tabla (Dar clic en Si)

ACCESS eliminar los registros correponientes en la tabla o consulta de referencia

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Como guardar una consulta

Para guardar los cambios realizados a una consulta de datos de ACCESS, de debern desarrollar los
siguientes pasos:

3. Si la consulta se va a guardar por primera vez, se deber indicar su nombre en el cuadro de dialogo

de teclas CTRL +G.

Como cerrar una consulta

Para cerrar una consulta de datos de ACCESS, se debern desarrollar los siguientes pasos:

1. Dar clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la consulta y elegir la opcin Cerrar en el men
contextual

2. Tambin se puede dar clic el botn Cerrar de la pestaa de la consulta

Como abrir o aplicar una consulta

Para abrir una consulta de datos en ACCESS y aplicar su funcionamiento, se deberan desarrollar los
siguientes pasos:

2. Dar clic derecho sobre el nombre de la consulta deseada en el Panel de exploracion y elegir la opcin
Abrir en el men contextual

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3. Tambien se puede dar doble clic sobre el nombre de la consulta en el Panel de exploracin.

Cuando se trate de una consulta de accin, ACCESS proceder a mostrar los mensajes correspondientes
antes de aplicar la accin de la consulta

FORMAS DE VISUALIZAR UNA CONSULTA

Las consultas de datos de ACCESS, se pueden visualizar de cualquiera de las siguientes formas:

1. VISTA DE DISEO.- Cuando se meneja la ventana de diseo donde crean las consultas se modifican
sus caracteristicas.

2. VISTA DE HOJA DE DATOS.- Cuando se maneja la tabla DYNASET de control y captura de
informacin, semejante a una hoja de clculo

3. VISTA SQL.- Cuando se muestra la ventana de leguaje de consulta estructurado (Structured Query
Lenguage), para mostrar la interpretacin interna de la consulta.


Para actrivar las diferentes formas de visualizar una consulta de datos de ACCESS, se debern

1. Abrir la consulta
5. Dar clic en la herramienta correspondiente a la vista deseada (Hoja de datos, SQL o Diseo)

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contextual de la pestaa de la consulta

BUSQUEDA, FILTRO Y ORDENAMIENTO DE DATOS

Las consulta de datos de ACCESS, manejan la busqueda, filtraje y ordenamiento de informacin de
la misma forma que las tablas de datos.

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UNIDAD 4
FORMULARIOS E INFORMES

En esta unidad analizaremos el funcionamiento y las caracteristicas de los siguientes dos objetos
principales de las bases de datos de ACCESS, enfocados a capturar y visualizar la informacin almacenada,
as como manejar la impresin de reportes de resultados y conocidos como FORMULARIOS e INFORMES

FORMULARIOS

El tercer elemento principal de las bases de datos de ACCESS, son los FORMULARIOS, con los
cuales se visualizan y capturan los registros correspondientes:

CONCEPTO DE
FORMULARIOS.- Son formatos especiales para captura o visualizacin en pantalla de la informacin
almacenada en la tablas o consultas de una base de datos.

Como crear un formulario

Para crear un formulario dentro de una base de datos de ACCESS, se debern desarrollar los
siguientes pasos:

2. Ir a la seccin Formularios

Formulario crea automticamente un nuevo formulario (autoformulario) que contiene todos los
datos de la tabla o consulta seleccionada en ese momento en el Panel de Exploracin.
Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo para ir incorporando los
distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la
mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y
despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras
necesidades.
Formulario en blanco abrir un formulario en blanco para integrar los campos deseados de las
tablas, mostrndolo en la Vista Presentacin.
Asistente para formularios activa el asistente que nos ayuda a crear formularios en forma rpida
y sencilla.

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Navegacin crea un formulario para explorar distintos formularios o informes.
Mas formularios crea formularios de Varios elementos, Hoja de datos, Formulario dividido,
Cuadro de dialogo modal, Grafico dinmico y Tabla dinmica.

Como crear un formulario con asistente

Para crear un formulario con asistente dentro de una base de datos de ACCESS, se debern

3. Dar clic en la herramienta
4. Esperar a que cargue el asistente
5. En la primer pantalla indicar la tabla o consulta de referencia para el formulario, los campos a
manejar y dar clic en Siguiente

6. En la siguiente ventana elegir la distribucin deseada para el formulario y dar clic en Siguiente

7. En la ltima ventana debemos indicar el ttulo para el formulario, la forma en que se abrir y dar clic
en finalizar

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8. El asistente entregar el formulario ya elaborado de acuerdo a la informacin indicada.

Si se desea modificar el diseo del formulario se debera activar la Vista de diseo

Como crear un formulario en Vista Diseo

Para crear un formulario en Vista Diseo dentro de una base de datos de ACCESS, se debern

3. Dar clic en la herramienta
4. ACCESS abrir una ventana de diseo de formulario en blanco y la lista de campos de las tablas
existentes

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5. Insertar los campos deseados en la ventana de diseo
6. Dar formato al formulario
7. Cerrar y guardar el formulario

PARTES PRINCIPALES DE LOS FORMULARIOS

Las partes que componen a los formularios de datos de ACCESS, son las siguientes:

1. ENCABEZADO DE FORMULARIO.- Es la parte superior del formulario, que se utiliza generalmente
para colocar el ttulo o nombre de dicho formulario

2. AREA DE DETALLE.- Es la parte central y principal del formulario, que se utiliza generalmente para
distribuir los campos que muestran a los registros.

3. PIE DE FORMULARIO.- Es la parte inferior del formulario, que se utiliza generalmente para colocar
botones de comando.

Como visualizar encabezado y pie de formulario

Al crear un formulario de datos en ACCESS, por default unicamente se visualiza su rea de detalle;
para ver las reas de encabezado y pie de formulario, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

1. Visualizar el formulario en Vista de diseo
2. Clic derecho en el rea de detalle del formulario
3. Dar clic en la herramienta Encabezado o pie de formulario

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4. ACCESS mostrar u ocultar las reas de encabezado y pie de formulario

NOTA: si se ocultan las reas de encabezado y pie de formulario cuando contienen informacin, esta
informacin se perder y no volver aunque visualicemos nuevamente estas reas (ojo).

Como insertar campos en un formulario

Para insertar los campos provenientes de la tabla o consulta de referencia, en un formulario de
ACCESS, se debern desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la vista de diseo del formulario
4. Dar clic en la herramienta Agregar campos existentes para mostrar la Lista de campos

5. Dar clic al campo deseado y arrastarlo al rea de detalle

PROPIEDADES DE LOS FORMULARIOS

Para dar formato y presentacin a un formulario de ACCESS y a sus elementos, se cuenta con una
serie de propiedades o caracteristicas que pueden ser modificadas.

CONCEPTO DE
PROPIEDADES.- Son un conjunto de caracteristicas que representan y controlan los aspectos o funciones
de un elemento

TIPOS DE PROPIEDADES

Las principales propiedades o carcateristicas que presentan los formularios de ACCESS y sus
elementos, se clasifican en los siguientes tipos:

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1. PROPIEDADES DE FORMATO.- Manejan las caracteristicas de fuentes, colores, bordes, aspectos, etc.

2. PROPIEDADES DE DATOS.- Manejan las caracteristicas relacionadas a la informacin como son
nombres de identificacin, nmeros de controles, origen de datos, etc.

3. PROPIEDADES DE EVENTOS.- Manejan las caracteristicas de las acciones ejecutadas por programas
o macros.

4. OTRAS PROPIEDADES.- Manejan caracteristicas diversas y particulares de cada tipo de elemento.

Como visualizar propiedades

Para activar la visualizacin de la lista de propiedades o caracteristicas de los formularios de
ACCESS y de sus elementos, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

2. Seleccionar un elemento especifico si se desdea
5. Dar clic en la herramienta Hoja de propiedades para mostrar la Ventana de propiedades

6. Elegir el tipo de propiedades que se desean manejar

CUADRO DE CONTROLES

Para mejorar la presentacin y funcionamiento de los formularios de ACCESS, existe un conjunto de
herramientas de diseo, manejadas en una seccin especial, conocida con el nombre de CUADRO DE
CONTROLES.

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CONCEPTO DE
CUADRO DE CONTROLES,.-Es un conjunto de herramientas de diseo, que se utilizan para mejorar las
caracteristicas y funciones de ciertos elementos.

PRINCIPALES HERRAMIENTAS DE DISEO

Las principales herramientas de diseo que presenta el cuadro de controles de ACCESS, son las
siguientes:

SELECCIONAR.- Selecciona los objetos o elementos que contiene el formulario, al darle clic con el mouse.

ASISTENTE PARA CONTROLES.- Activa o desactiva los programas de ayuda de Access, para la creacin
de ciertos controles.

ETIQUETA.- Crea una etiqueta para presentar texto descriptivo.

CUADRO DE TEXTO.- Crea un cuadro para presentar y editar texto o integrar campos independientes.

GRUPO DE OPCIONES.- Crea un grupo de controles que permiten una eleccin nica

BOTON DE ALTENAR.- .Crea un boton de eleccin que indica un valor verdadero al estar presionado

BOTON DE OPCION.- Crea un boton de eleccin, que indica un valor verdadero al estar marcado

CASILLA DE VERIFICACION.- Crea una casilla de eleccin, que indica un valor verdadero al estar
activada.

CUADRO COMBINADO.- Crea una lista desplegable para elegir una opcin

CUADRO DE LISTA.- Crea una lista de opciones que permiten una eleccin

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BOTON.- Crea un boton para ejecutar una accin, programada por medio de una macro o un procedimiento
de evento.

IMAGEN.- Integra una imagen estatica que no puede ser modificada dentro de Access.

MARCO DE OBJETO INDEPENDIENTE.- Crea un rea especial para insertar un objeto proveniente de otra
aplicacin.

MARCO DE OBJETO DEPENDIENTE.- Crea un rea especial para mostrar un objeto almacenado en el
campo de una tabla de datos.

SALTO DE PAGINA.- Marca el comienzo de una nueva pantalla o pgina de impresin

CONTROL DE PESTAAS.- Crea un control para mostrar diversas fichas o carpetas de trabajo

SUBFORMULARIO/ SUBINFORME.- Crea un rea especial para mostrar un formulario incrustado

LINEA.- Crea lineas rectas

RECTANGULO.- Crea rectangulos o cuadros

Como activar herramientas de diseo

Para activar las herramienyas de diseo de ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

3. Ir a la seccin Controles
4. Dar clic en la herramienta deseada

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PRINCIPALES ELEMENTOS DE LOS FORMULARIOS

Los principales elementos que integran a los formularios de ACCESS, son los siguientes:

1. Etiquetas.
2. Cuadro de texto.
3. Grupo de opciones.
4. Controles de eleccin.
5. Listas.
6. Botones de comando.
7. Imgenes y objetos.
8. Salto de pgina.
9. Fichas.
10. Subformularios.
11. Lneas.
12. Cuadros.

SELECCIONAR ELEMENTOS

Para seleccionar un elemento dentro de un formulario de ACCESS basta hacer clic sobre l. Cuando
un elemento est seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos ajustadores de
movimiento (los ms grandes) y ajustadores de tamao (los ms pequeos) como vemos en la siguiente
imagen:

A veces puede resultar un poco complicado seleccionar elementos porque, o bien son demasiado pequeos o
finos (como en el caso de las lneas), o porque se encuentran solapados (encimados). En estos casos es muy
til utilizar la lista desplegable de seleccin de controles que se encuentra en la parte superior de la Hoja de
Propiedades.

MOVIMIENTO TAMAO

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Como seleccionar elementos en los formularios

Para seleccionar los elementos o partes de un formulario de ACCESS, se debern considerar los
siguientes aspectos:

1. Para seleccionar elementos individuales, se les deber dar clic con el mouse.
2. Para seleccionar varios elementos, se deber dar clic con el mouse, mantemiendo presionada la tecla
SHIFT.
3. Para seleccionar un grupo de elementos, se deben encerrar con el mouse en un rea de seleccin.
4. Para quitar la seleccin de elementos se debe dar clic en una rea fuera de los elementos seleccionados.
5. Para quitar la seleccin a algunos elementos de un grupo seleccionado, se les debe dar clic a los
elementos seleccionados manteniendo presionada la tecla SHIFT.

FORMATO EN FORMULARIOS

Para dar una mejor presentacion a los formularios de datos de ACCESS, se pueden aplicar en sus
elementos las ya conocidas herramientas de formato o utilizar los diseos contenidos en el programa, para
esto se deber seleccionar el elemento deseado y utilizar las herramientas correspondientes de las pestaa
Inicio, Diseo y Organizar, de la banda de opciones.

Como abrir un formulario

Para abrir un formulario de datos en ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

2. Dar clic derecho sobre el nombre del formulario deseado en el Panel de exploracion y elegir la opcin
Abrir en el men contextual

3. Tambien se puede dar doble clic sobre el nombre del formulario en el Panel de exploracin.

Como guardar un formulario

Para guardar los cambios realizados a un formulario de ACCESS, de debern desarrollar los
siguientes pasos:

MI CROSOFT ACCESS


3. Si el formulario se va a guardar por primera vez, se deber indicar su nombre en el cuadro de dialogo

de teclas CTRL +G.

Como cerrar un formulario

Para cerrar un formulario de datos en ACCESS, se debern desarrollar los siguientes pasos:

1. Dar clic derecho sobre la pestaa con el nombre del formulario y elegir la opcin Cerrar en el men
contextual

2. Tambin se puede dar clic el botn Cerrar de la pestaa del formulario

ORDEN DE TABULACION

El orden de tabulacin es la secuencia en la cual se posiciona el teclado en cada uno de los
controles que contiene un formulario (campos o botones), cuando se presiona la tecla TAB (Tabulador)

AJUSTAR EL ORDEN DE TABULACION

En ocaciones cuando se eliminan, integran o modifican controles dentro de los formularios de
ACCESS, se llega a alterar el orden de tabulacin y por lo tanto hay necesidad de ajustarlo.

Como ajustar el orden de tabulacin

Para ajustar el orden de tabulacion en un formulario de datos en ACCESS, se debern desarrollar los
siguientes pasos:


MI CROSOFT ACCESS


4. Dar clic en la herramienta Orden de tabulacin
5. En la ventana Orden de tabulacin indicar el orden deseado y Aceptar

FORMAS DE VISUALIZAR UN FORMULARIO

Los formularios de datos de ACCESS, se pueden visualizar de cualquiera de las siguientes tres
formas:

1. VISTA DE DISEO.- Cuando se maneja la ventana de diseo, donde se crean los formularios y se
modfifican sus caracteristicas

2. VISTA DE FORMULARIO.- Cuando se maneja la presentacin en pantalla del formulario, para la
visualizacin y captura de datos.

3. VISTA PRESENTACION.- Cuando nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la
Vista de Diseo pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los
datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cmo ser su aspecto final.

Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de datos y Grfico dinmico, si
previamente lo permitimos en las propiedades del formulario.

MI CROSOFT ACCESS


Recordemos que la visualizacion de esta Hoja de propiedades se lleva a cabo en la Vista Diseo dell
formulario.


Para actrivar las diferentes formas de visualizar un formulario de datos de ACCESS, se debern

1. Abrir el formulario
5. Dar clic en la herramienta correspondiente a la vista deseada (Formulario, Presentacin o Diseo)

contextual de la pestaa del formulario

PAGINA DE CODIGO

Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones
utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta pgina de cdigo haciendo clic
en la herramienta Ver codigo , en la seccion Herramientas, de la pestaa Diseo, desde luego en la Vista
de Diseo del formulario.

INFORMES

EL cuarto elemento principal de las bases de datos de ACCESS, son los INFORMES, con los cuales
se podrn imprimir reportes de resultados.

CONCEPTO DE
INFORMES.- Son formatos especiales para la impresin de la informacin contenida en las tablas o
consultas de una base de datos.

Como crear un informe

Para crear un informe dentro de una base de datos de ACCESS, se debern desarrollar los
siguientes pasos:

2. Ir a la seccin Informes

MI CROSOFT ACCESS



Informe crea automticamente un nuevo informe (autoinforme) que contiene todos los datos de la
tabla o consulta seleccionada en ese momento en el Panel de Exploracin.
Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo para ir incorporando los distintos
objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los
casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el
informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades.
Informe en blanco abrir un Informe en blanco para integrar los campos deseados de las tablas,
mostrndolo en la Vista Presentacin.
Asistente para informes activa el asistente para informes que nos guiar paso a paso en la
creacin de un informe.
Etiquetas activa el asistente para etiquetas que permite crear etiquetas estndar o personalizadas.

Como crear un informe con asistente

Para crear un informe con asistente dentro de una base de datos de ACCESS, se debern desarrollar
los siguientes pasos:

3. Dar clic en la herramienta Asistente para informes
4. Esperar a que cargue el asistente
5. En la primer pantalla indicar la tabla o consulta de referencia para el informe, los campos a manejar
y dar clic en Siguiente

6. En la siguiente ventana agregar los niveles de agrupamiento y dar clic en Siguiente

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Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir
una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo.

Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, debemos hacer clic sobre el campo por el
cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn (o directamente hacer doble clic sobre el campo).

En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro informe, en la
zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro.

Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para
seleccionarlo y pulsar el botn .
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la flecha hacia
arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.
Con el botn podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botn
aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo
que define el grupo en Campos de grupo: y la lista Intervalos de agrupamiento:, desplegando esta lista
podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo (normal) o que utilice la
primera letra, las dos primeras, etc.

Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana donde nos encontrbamos.

7. En la siguiente ventana indicar los criterios de ordenacin para los registros y dar clic en Siguiente

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En esta ventana podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenacin.

Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el informe, y elegimos si
queremos una ordenacin ascendente o descendente, para elegir una ordenacin descendente hacer clic
sobre el botn Ascendente y pasar a ser Descendente.

Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin.

8. En la siguiente ventana elegir la distribucin y orientacin deseada para el informe y dar clic en
Siguiente

9. En la ltima ventana debemos indicar el ttulo para el informe, la forma en que se abrir y dar clic en
finalizar

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10. El asistente entregar el informe ya elaborado de acuerdo a la informacin indicada.

Si se desea modificar el diseo del informe se debera activar la Vista de diseo

Como crear un informe en Vista Diseo

Para crear un informe en Vista Diseo dentro de una base de datos de ACCESS, se debern

3. Dar clic en la herramienta Diseo de informe
4. ACCESS abrir una ventana de diseo de informe en blanco y la lista de campos de las tablas
existentes

5. Insertar los campos deseados en la ventana de diseo
6. Dar formato al informe
7. Cerrar y guardar el informe

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PARTES PRINCIPALES DE LOS INFORMES

Las partes que componen a los informes de datos de ACCESS, son las siguientes:

1. ENCABEZADO DE INFORME.- Es la parte superior del informe, en ella ponemos lo que queremos
que aparezca al principio del informe.

2. ENCABEZADO DE PAGINA.- Es la parte superior del informe que se encuentra debajo del
emcabezado de informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada pgina.

3. AREA DE DETALLE.- Es la parte central y principal del informe, que se utiliza generalmente para
distribuir los campos que muestran a los registros.

4. PIE DE PAGINA.- Es la parte inferior del informe, que se encuentra encima del pie de informe, en
ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina.

5. PIE DE INFORME.- Es la parte inferior del informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al
final del informe.

Como visualizar encabezado y pie de informe

Al crear un informe de datos en ACCESS, por default unicamente se visualiza su encabezado de
pagina, rea de detalle y pie de pagina; para ver las reas de encabezado y pie de informe, se deberan

1. Visualizar el informe en Vista de diseo
2. Clic derecho en el rea de detalle del informe
3. Dar clic en la herramienta Encabezado o pie de pgina del informe

4. ACCESS mostrar u ocultar las reas de encabezado y pie de informe

NOTA: si se ocultan las reas de encabezado y pie de informe cuando contienen informacin, esta
informacin se perder y no volver aunque visualicemos nuevamente estas reas.

CARACTERISTICAS GENERALES DE LOS INFORMES

Los informes de datos de ACCESS, presentan carateristicas generales muy similares a los
formularios, en lo que se refiere a los siguientes aspectos:

Insertar campos.
Manejar propiedades.
Manejar cuadro de controles.
Manejar elementos.
Dar formato.

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AGRUPAR Y ORDENAR DATOS

Los registros que se manejan en los informes de ACCESS, se podran acomodar en una forma
especifica, utilizando una herramienta especial llamada AGRUPAR Y ORDENAR.

CONCEPTO DE
AGRUPAR Y ORDENAR.- Es una herramienta especial que permite mostrar la informacin de un informe
por grupos de datos o en un orden especfico.

Como agrupar y ordenar

Para agrupar y ordenar los registros contenidos en un informe de ACCESS, se debern desarrollar

3. Ir a la seccin Agrupacin y totales
4. Dar clic en la herramienta Agrupar y ordenar
5. Access mostrar debajo del rea de diseo la ventana de Agrupacin, orden y total

6. Dar clic en los botones Agregar un grupo o Agregar un orden
7. Access mostrar las ventanas correspondientes de especificacin

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8. Dar clic en el campo deseado para el grupo u orden

(aqu se muestra la indicacin de un grupo en base al campo LINEA)

9. Visualizar el informe para apreciar el resultado

Como modificar o eliminar grupos y ordenamientos

Para modificar o eliminar grupos y ordenamientos de datos en un informe de ACCESS, se debern

3. Ir a la seccin Agrupacin y totales
4. Dar clic en la herramienta Agrupar y ordenar
5. En la ventana de Agrupacin, orden y total dar clic en las herramientas correspondientes SUBIR
, BAJAR o ELIMINAR

Como abrir un informe

Para abrir un informe de datos en ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

2. Dar clic derecho sobre el nombre del informe deseado en el Panel de exploracion y elegir la opcin Abrir

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3. Tambien se puede dar doble clic sobre el nombre del informe en el Panel de exploracin.

Como guardar un informe

Para guardar los cambios realizados a un informe de ACCESS, de debern desarrollar los siguientes
pasos:

3. Si el informe se va a guardar por primera vez, se deber indicar su nombre en el cuadro de dialogo

de teclas CTRL +G.

Como imprimir un informe

Para imprimir un informe de datos en ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

1. Abrir el informe
2. Visualizarlo en Vista preliminar
3. Dar clic sobre el informe para acercar o alejar su visualizacin
4. Activar la pestaa Vista preliminar
5. Ir a la seccin Imprimir
6. Dar clic en la herramienta Imprimir
7. Indicar las caratersticas para la impresin en el cuadro de dialogo correspondiente
8. Tambin se puede usar la herramienta imprimir del men Archivo o usar la combinacin de teclas
CTRL+P

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Como cerrar un informe

Para cerrar un informe de datos en ACCESS, se debern desarrollar los siguientes pasos:

1. Dar clic derecho sobre la pestaa con el nombre del informe y elegir la opcin Cerrar en el men
contextual

2. Tambin se puede dar clic el botn Cerrar de la pestaa del formulario

FORMAS DE VISUALIZAR UN INFORME

Los informes de datos de ACCESS, se pueden visualizar de cualquiera de las siguientes tres formas:

1. VISTA DE INFORME.- Cuando se maneja la presentacin en pantalla del informe, para la visualizacin
de datos.

2. VISTA PRELIMINAR.- Cuando nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe
a impresora.

3. VISTA PRESENTACION.- Cuando nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la
Vista de Diseo pero con las ventajas de la Vista Informe, pues nos muestra a tiempo real los datos
del informe para que nos hagamos una idea aproximada de cmo ser su aspecto final.

4. VISTA DE DISEO.- Cuando se maneja la ventana de diseo, donde se crean los formularios y se


Para actrivar las diferentes formas de visualizar un informe de datos de ACCESS, se debern

1. Abrir el informe
5. Dar clic en la herramienta correspondiente a la vista deseada (Informe, Vista preliminar, Presentacin o
Diseo)

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contextual de la pestaa del informe

PAGINA DE CODIGO

Todo informe, al igual que los formularios, tambien tiene asociada una pgina de cdigo en la que
podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a
esta pgina de cdigo haciendo clic en la herramienta Ver codigo , en la seccion Herramientas, de la
pestaa Diseo, desde luego en la Vista de Diseo del informe.

DIFERENCIA ENTRE INFORMES Y FORMULARIOS

Anque los informes y formularios de ACCESS, presentan caratersticas muy similares, los informes
se destinan a la impresin de reportes de resultados y los formularios a su manejo en pantalla.

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UNIDAD 5
MACROS Y MODULOS

En esta unidad, analizaremos el funcionamiento y las caractersticas de los ltimos dos elementos
principales de las bases de datos de ACCESS, enfocados a la automatizacin de funciones cotidianas y
conocidos como MACROS y MODULOS

MACROS

El quinto elemento principal de las bases de datos de ACCESS, son las MACROS, con las cuales se
automatizan funciones que sern ejecutadas en forma secuencial.

CONCEPTO DE
MACROS.- Son un conjuto de instrucciones o comandos que se ejecutan secuencialmente y de manera
automtica, identificandos y activados por un nombre.

Como crear una macro

Para crear una macro dentro de una base de datos de ACCESS, se debern desarrollar los siguientes
pasos:

2. Ir a la seccin Macros y cdigo
3. Dar clic en la herramienta Macro

4. ACCESS mostrar la ventana de diseo de macros

Como crear una macro en Vista Diseo

Para crear una macro en Vista Diseo dentro de una base de datos de ACCESS, se debern


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4. ACCESS abrir una ventana de diseo de Macros para especificar las acciones deseadas

5. Indicar las acciones y sus caractersticas
6. Cerrar y guardar la macro

FORMAS DE CREAR UNA MACRO

A diferencia de otros elementos de ACCESS, las Macros solo se pueden crear en blanco (Vista de
Diseo), ya que no existen asistentes para esta funcin.

CARACTERISTICAS DE LAS MACROS

Las principales caractersticas que presentan las macros de ACCESS, para describir sus funciones
son las siguientes:

1. ACCION.-Determina las diferentes actividades que seran ejecutadas en la macro, as como la
secuencia de su activacin
2. ARGUMENTOS DE ACCION.- Especifican informacin adicional requerida por las acciones de la macro
(no todas las acciones requieren argumentos).

MACROS AUTOEXEC

Cuando se desea que las acciones de una macro de ACCESS, sean ejecutadas al abrirse el archivo
de la base de datos que la contiene, dicha macro se deber manejar con la categora de AUTOEXEC y se le
deber dar este nombre.

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CONCEPTO DE
MACRO AUTOEXEC.- Es una macro especial que ejecuta todas sus acciones al abrirse el archivo de la base
de datos que la contiene.

Como crear una macro autoexec

Para crear una macro autoexec en una base de datos de ACCESS, se deberan desarrollar los
siguientes pasos:

1. Crear la macro como macro normal
2. Guardar la macro con el nombre AUTOEXEC

MACROS AUTOEXEC POR ARCHIVO

Cada archivo de base de datos en ACCESS, podr contener una sola macro autoexec, ya que solo se
permite que una macro lleve este nombre en cada archivo y cumpla con esas funciones especiales.

GRUPOS DE MACROS

Si se desean agrupar varias macros relacionadas a un mismo elemento o funcin, dicha macro se
pueden organizar como grupo de macros.

CONCEPTO DE
GRUPO DE MACROS.- Es un conjunto de macros relacionadas a un mismo elemento o funcin, y
organizadas bajo un nombre especfico.

Como crear grupos de macros

Para crear un grupo de macros en una base de datos de ACCESS, se deberan desarrollar los
siguientes pasos:


4. ACCESS abrir una ventana de diseo de Macros para especificar las acciones deseadas

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5. Dar doble clic en Grupo, dentro del Catlogo de acciones
6. Indicar el nombre del grupo, las acciones y sus caractersticas
7. Cerrar y guardar el grupo de macros, asignando su nombre correspondiente

Como visualizar el Catlogo de acciones

Para activar la visualizacin del Catlogo de acciones, al crear un grupo de macros en ACCESS, se
deberan desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la vista de diseo del grupo de macros
3. Ir a la seccin Mostrar u ocultar
4. Dar clic en la herramienta Catlogo de acciones

IDENTIFICAR MACROS DE UN GRUPO

Para identificar las macros de un grupo de macros de ACCESS, se har referencia a ellas indicando
el nombre del grupo, un punto y el nombre de la macro.

ELEMENT_ART.FORMULARIO

GRUPO MACRO

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PRINCIPALES ACCIONES DE LAS MACROS

Las macros de ACCESS, pueden desarrollar una gran variedad de acciones especficas, identificadas
por nombres concretros; de estas acciones, algunas de las principales son las siguientes:

1. Abrir elementos.
2. Aplicar funciones.
3. Emitir tonos bip.
4. Buscar registros.
5. Cerrar elementos.
6. Enviar cuadros MSJ.
7. Desplazar o modificar tamao de ventanas.
8. Maximizar, miniminza o restaurar ventanas.
9. Guardar.
10. Imprimir.
11. Ir a.
12. Salir.

Como asignar una macro a un botn

Para aignar una macro de ACCESS a un botn de comando, de deberan desarrollar los siguientes
pasos:

1. Activar las propiedades del boton de comando deseado
2. Elegir las propiedades de eventos
3. Elegir el evento AL HACER CLIC
4. Descolgar el indicador desplegable y elegir la macro deseada

Como abrir o ejecutar una macro

Para abrir o ejecutar una macro en una base de datos en ACCESS, se deberan desarrollar los
siguientes pasos:

2. Dar clic derecho sobre el nombre de la macro deseada en el Panel de exploracion y elegir la opcin
Ejecutar en el men contextual

3. Tambien se puede dar doble clic sobre el nombre de la macro en el Panel de exploracin o usar la
herramienta Ejecutar, de la seccin Herramientas, en la pestaa Diseo (desde la Vista de diseo de
la macro)

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NOTA: Para abrir una macro en Vista de diseo, en lugar de dar clic en la opcion Ejecutar, se debe elegir
la opcin Vista Diseo del men contextual

Como guardar una macro

Para guardar los cambios realizados a una macro de ACCESS, de debern desarrollar los siguientes
pasos:

3. Si la macro se va a guardar por primera vez, se deber indicar su nombre en el cuadro de dialogo

de teclas CTRL +G.

Como cerrar una macro

Para cerrar una macro en una base de datos en ACCESS, se debern desarrollar los siguientes
pasos:

1. Dar clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la macro y elegir la opcin Cerrar en el men
contextual

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2. Tambin se puede dar clic el botn Cerrar de la pestaa de la macro

FORMAS DE VISUALIZAR UNA MACRO

A diferencia de otros elelmentos, las Macros de ACCESS, solo se pueden visualizar en la vista de
diseo la cual permite crear la macro y modificar sus caratersticas.

1. VISTA DE DISEO.- Cuando se maneja la ventana de diseo, donde se crean las macros y se


Para actrivar la vista de diseo de las macros en las bases de datos de ACCESS, se debern

1. Dar clic derecho sobre el nombre de la macro en el Panel de Exploracin y elegir la opcin Vista Diseo

MODULOS

El sexto y ltimo elemento principal de las bases de datos de ACCESS, son los modulos, con los
cuales se programan acciones especficas en el lenguaje VISUAL BASIC.

CONCEPTO DE
MODULOS.-Es un elemento especial de programacin de acciones especficas, por medio del lenguaje
VISUAL BASIC.

CLASES DE MODULOS

Los modulos de programacin en ACCESS, se clasifican de acuerdo a sus caractersticas y funciones,
en los siguientes dos grandes grupo:

1. MODULOS ESTANDAR.- Son aquellos en los que se integran procedimientos SUB Y FUNCTION, que se
deseen tener disponibles en otros procedimientos de la base de datos (MODULOS GENERALES).

2. MODULOS DE CLASES.-Son aquellos que continen la definicin de funciones para un nuevo objeto, ya
sea independiente o asociado con un formulario informe (MODULOS PARTICULARES).

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FORMAS DE CREAR UN MODULO

Al igual que las macros, los modulos de programacin de ACCESS, solo se pueden crear en blanco,
ya que no existen asistentes para esta funcin.

Como crear un mdulo estndar

Para crear un mdulo estndar o general de programacin en una base de datos de ACCESS, se
deberan desarrollar los siguientes pasos:

2. Ir a la seccin Macros y Mdulos
3. Dar clic en la herramienta Mdulo
4. ACCESS abrir una ventana de diseo de Mdulos para especificar las acciones deseadas en el lenguaje
VISUAL BASIC

5. Desarrollar el programa correspondiente a las acciones deseadas, usando el lenguaje VISUAL BASIC
6. Cerrar y guardar el modulo, asignando su nombre correspondiente

TIPOS DE MODULOS DE CLASE

Los modulos de clase o particulares que se manejan en ACCESS, se clasifican de acuerdo a sus
caractersticas y funciones , en los siguientes tres tipos:

1. INDEPENDIENTES.- Son aquellos que contienen programacin de acciones relacionadas al inicio o
terminacin de las funciones de la base de datos.

2. DE FORMULARIOS.- Son aquellos que contienen programacin de acciones relacionadas a un
formulario o a los elementos que lo integran.

3. DE INFORMES.- Son aquellos que contienen programas de acciones relacionadas a un informe o a los
elementos que integran.

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Como crear mdulos de clase tipo independientes

Para crear mdulos de clase tipo independientes en una base de datos de ACCESS, se deberan

2. Ir a la seccin Otros
3. Descolgar la herramienta Macro
4. Dar clic en la herramienta Modulo de clase
5. ACCESS abrir una ventana de diseo de Mdulos para especificar las acciones deseadas en el lenguaje
VISUAL BASIC

7. Cerrar y guardar el modulo, asignando su nombre correspondiente

Como crear mdulos de clase tipo formulario

Para crear mdulos de clase tipo formulario en una base de datos de ACCESS, se deberan

2. Seleccionar el elemento del formulario, del que se desea hacer el modulo de clase
3. Activar las propiedades del elemento seleccionado
4. Elegir las porpiedades de eventos
5. Elegir el evento deseado
6. Descolgar el indicador desplegable y elegir la opcin procediemiento de evento
7. Dar clic al boton generador (tambien se puede usar la herramienta Ver cdigo , de la seccin
Herramientas, en la pestaa Diseo)

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8. Desarrollar el programa correspondiente las acciones deseadas, usando el lenguaje VISUAL BASIC
9. Cerrar el moduilo de clase y checar su funcionamiento

Como crear mdulos de clase tipo informe

Para crear mdulos de clase tipo informe en una base de datos de ACCESS, se deberan desarrollar

1. Activar la vista de diseo del informe
2. Sleccionar el elemento del informe, del que se desea hacer el modulo de clase
3. Activar las propiedades del elemento seleccionado
4. Elegir las propiedades de eventos
5. Elegir el evento deseado
6. Descolgar el indicador desplegable y elegir la opcin procedimiento de evento
7. Dar clic al boton generador (tambien se puede usar la herramienta Ver cdigo , de la seccin
Herramientas, en la pestaa Diseo)

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9. Cerrar el modulo de clase y checar su funcionamiento

ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS MODULOS

Los principales elementos que integran a los mdulos de programacin de ACCESS, son los
siguientes:

1. OBJETO.-Es el elemento de la base de datos con el que se relacionar el programa.
2. EVENTOS.- Es la accin o acontecimiento con el que se condiciona la ejecucin del programa.
3. DECALARACIONES.- Son especficaciones de condiciones de accin del programa.
4. PROCEDIMIENTOS.- Son estructuras de funcin del programa.

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