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Manojodala CuantaIntorna

Paquete de Herramientas para Banoos Comunales

Unidad do Microrinanzas do Catholic Rolior Sorvicos La Rod SEEP

Saptiambro da 1888

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Manejo de la Cuenta Interna

Paquete de Herramientas para Bancos Comunales

Jobn Bronson

Project HOPE

Candaco Nolson

The SEEP Network

por Juditb Paintor Coordinadora dol Proyocto

Traducido dollnglós por Jan Gibbonoy

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con la colaboración do

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BiII Farrand

Kon Grabor

Catholic Relief Services WorId Relief

Rosomary Pugb

FINCA Intemational

Kathloon Stack

Freedom from Hunger

Donnis Macray

Katalysis Partnership

Cbristy Sticknoy

Women's Opportunity Fund

Copyright © 1999 Catholic Relief Services Este paquete de herramientas puede ser copiado o adaptado sin permiso, siempre y cuando las partes copiadas se distribuyan ya sea sin cargo alguno o al costo. Favor atribuir a CRS y Manejo de la Cuenta Interna: Un Paquete de Herramientas para Bancos Comunales las partes citadas.

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I Prólogo

Mientras escribo estas palabras, acabo de regresar de Africa, donde pude ver cómo pequeñas sumas , de capital en la forma de préstamos generan mejoras dramáticas en la vida de los trabajadores independientes pobres del mundo. A pesar de su limitada educación y su diaria lucha por sobrevivir, estos microempresarios, en su mayoría mujeres, desarrollan exitosamente pequeños negocios que mejoran la vida de los miembros de sus familias.

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La cuenta interna del banco comunal desempeña un papel crucial en el desarrollo económico tanto de I estas familias como de sus comunidades, aumentando el acervo de capital disponible y duplicando el número de prestatarios elegibles. No obstante, impone sus propios retos a los practicantes en el campo de las microfinanzas: aumentar la capacidad en el terreno; seguir al mismo paso las demandas creadas I por el crecimiento de los programas sin sacrificar la calidad; y distribuir el poder, la autoridad decisoria y el control a los más afectados--es decir, los clientes.

I Para enfrentar con éxito estos retos, los practicantes requieren sistemas y modelos que puedan adaptar a sus circunstancias singulares. Manejo de la Cuenta Interna: Un Paquete de Herramientas para Bancos Comunales ofrece un sistema precisamente de este tipo. Describe los pasos esenciales
I necesarios para manejar los ahorros internos de grupos comunitarios e incluye estudios de caso prácticos y procedimientos de fácil uso. En fin, aclara el proceso mediante el cual las instituciones cooperantes y sus bancos comunales pueden manejar fondos de grupos o de comunidades--de una
I manera fácil, precisa y eficiente.

Catholic Relief Services (CRS) se enorgullece de haber colaborado con miembros del Grupo de I Trabajo sobre Crédito para los Más Pobres, una unidad de la Red de Educación y Promoción para la Pequeña Empresa (SEEP), en el diseño, desarrollo y publicación de este paquete de herramientas. Agradecemos a nuestros colegas por sus aportes de lecciones y buenas prácticas, y es nuestra I esperanza que se produzcan muchos materiales similares en el futuro.

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Kimberley Wilson Asesora Técnica Superior/Microfmanzas Catholic Relief Services Baltimore, MD, EVA, septiembre de 1999

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Reoonooimientos

La finalización exitosa de este Paquete de Herramientas para el Manejo de la Cuenta Interna es el resultado directo de la dedicación y entusiasmo de los miembros del Grupo de Trabajo sobre Crédito para los Más Pobres, una unidad de la Red de Educación y Promoción para la Pequeña Empresa (SEEP), quienes colaboraron en la creación, revisión y validación del manual. Entre las organizaciones afiliadas a este Grupo de Trabajo que contribuyeron a la elaboración del manual figuran Adventist Development and Relief Institución International, CARE, Catholic Relief Services (CRS), Cooperative Housing Foundation, Foundation for International Cornmunity Assistance (FINCA), Freedom from Hunger, Katalysis Partnership, Project HOPE, Women's Opportunity Fund

y World Relief.

Esta publicación ha sido posible gracias al apoyo proporcionado por la Oficina de Desarrollo de la Microempresa, Centro de Crecimiento Económico y Desarrollo Agrícola, División de Programas Globales, Apoyo e Investigación en el Terreno, Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, a través de una donación del Proyecto de Buenas Prácticas Microempresariales ejecutado por Development Alternatives, Inc. Las opiniones en ella expresadas son las de los autores

y no necesariamente reflejan los criterios de Development Alternatives, Inc. (DA!) o de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional.

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Un agradecimiento especial se hace extensivo a Candace Nelson por haber contribuido con la mayor parte de las actividades de capacitación descritas en la Sección 2. Estas actividades son esenciales para poder ayudar a los bancos comunaks a utilizar las herramientas proporcionadas en este manual. Sin sus esfuerzos, el manual no estaría completo. Nuestro aprecio también se dirige a Jimmy Harris, de DA!, y a Elaine Edgcomb y Dana de Kanter, de La Red SEEP, por su incesante apoyo y estímulo.

Las herramientas y ejercicios que integran este manual fueron contribuidos o creados en gran medida por diversos miembros del Grupo de Trabajo sobre Crédito para los Más Pobres, una unidad de la Red de Educación y Promoción para la Pequeña Empresa (SEEP). Kathleen Stack y Ellen Vor De Bruegge, de Freedom from Hunger, contribuyeron con la guía de discusión y estudios de caso sobre

el manejo y protección de los fondos de la cuenta interna, el análisis de la factibilidad de los préstamos bajo la cuenta interna, el caso de "El Amor con Garrote" , los lineamientos para auditorías por los miembros del banco y ciertas partes del paquete de herramientas de auditoría. El informe mensual sobre problemas fue creado por Jack Young, de Freedom from Hunger. John Bronson, del Project HOPE, contribuyó con los lineamientos para el cobro de las cuentas morosas, y Dave Larson

y Ken Graber desarrollaron las herramientas de capacitación relacionadas con los ahorros. Bill

Farrand de Catholic Relief Services, organización titular de la donación, creó el paquete de herramientas contables para el manejo de la cuenta interna, y Michael McCord, de FINCAIUganda, creó partes del paquete de herramientas de auditoría.

No podemos dejar de agradecer a Didier Thys, de Freedom from Hunger, por desarrollar la propuesta de proyecto y realizar trabajos de apoyo durante las etapas iniciales. Bill Farrand desempeñó un papel I crucial en la coordinación de las pruebas en el terreno y en la producción final del paquete de herramientas. No sólo Bill sino también David Larson de World Relief, Patrick McAIlister de CRS y Dennis Macray de Katalysis Partnership apartaron tiempo de sus ajetreadas agendas para realizar los I dos talleres en Uganda y Honduras donde se validaron los materiales. Peter Okaulo de FINCA Uganda y Daniel Martínez de la Oficina Regional de Campo de Katalysis en Honduras enfrentaron con éxito el desafiante trabajo de servir como anfitriones de los talleres de capacitación en sus I respectivos países. Gracias a la retroalimentación recibida de los muchos participantes en los talleres, el manual y la guía han sido ajustados y mejorados.

I Agradecemos también a Shirley Lunde, de Lunde Consulting, y a Sheryl Henry por los trabajos de diseño y editaje, y a Tim Peterson y Jim Heskett por los trabajos gráficos.

I Los nombres de otros contribuidores no figuran en estos reconocimientos, pero sin sus esfuerzos la producción de este paquete de herramientas no habría sido posible. Tenemos una enorme deuda de agradecimiento con todos ellos.

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Contenido

Prólogo

1

Hoconocimiontos

2

Introducción

11

Público Meta

11

Convenciones de Uso

12

Organización del Manual

12

Como Usar este Manual

14

Sección Uno: Manual de Políticas

Capitulo 1: Aprociación Goneral de la Cuanta Interna

Estructura de la Cuenta Interna de un Banco Comunal

21

23

26

Componentes de la Cúenta Interna

26

Movilización de la Cuenta Interna

28

Función de la Cuenta Interna

28

Proporcionar Fondos Adicionales para Préstamos

29

Acumular Activos

29

Empoderar a los Miembros y Fomentar la Solidaridad

30

Desarrollar Destrezas Financieras y Empresariales

31

Efecto del Ciclo Vital del Banco en el Manejo de la Cuenta Interna

Capitulo 2: Holacionos Estratógicas y Autoridad Decisoria

El Papel de la Institución

31

33

33

Autoridad Decisoria sobre las Políticas de Crédito: Banco versus Institución

34

Impacto de los Créditos Otorgados bajo la Cuenta Interna sobre la Sostenibilidad del Programa de la Institución

42

El Papel de la Institución Financiera Formal

44

Establecimiento de una Relación de Colaboración con una Institución Financiera Formal

44

Retos Singulares donde No Existe Ninguna Institución

46

Capitulo 3: Guia da la Formulación de Políticas para la Cuanta Intarna

49

Marco Original para la Evaluación de Políticas

49

Resumen de los Interrogantes Relacionados con la Formulación de Políticas

50

Políticas y Practicas de Crédito

62

Actividades de Crédito y Movilización de la Cuenta

63

Otorgamiento de Pagos Utilizando las Recuperaciones de la Cuenta Externa

63

Inicio

65

Elegibilidad

67

Plazo

69

5

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Intereses

70

Calendario de Pagos

71

Monto

72

Garantias para los Préstamos

73

Análisis y Aprobación de Préstamos

74

Morosidad y Cobros

75

Reservas de Efectivo

75

Políticas y Prácticas de Ahorro

77

Consideraciones de la Institución en Torno al Ahorro Obligatorio

77

Consideraciones de los Miembros con Relación al Ahorro Obligatorio

78

El Ahorro Voluntario

81

Políticas y Prácticas Contables

82

Documentos de Préstamo

82

Registros de Desembolsos y Pagos

83

Cálculo y Distribución de Dividendos

84

Informes Financieros

85

Políticas y Prácticas de Auditoría y Control Interno

85

Controles Internos

86

Auditorías por la Institución

87

Auditorías Internas por Miembros del Banco

91

Sección Dos: Paquete de Herramientas

83

Introducción

85

Clasificaciones

95

Tipos de Herramientas

95

Resumen de las Herramientas

97

Instituciones Contribuyentes

99

Aprociación Gonoral dol Manojo do la Cuanta Intorna

101

Paquete de Herramientas: Manejo de la Cuenta Interna, una Apreciación General

103

Manej o de la Cuenta Interna, una Apreciación General (Lección 1)

104

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Hoja Suelta Ll-I: Tres Versiones de la Cuenta Interna

105

Hoja Suelta Ll-2: Tipos de Bancos Comunales

107

Paquete de Herramientas: Uso del Paquete de Herramientas para el Manejo de la Cuenta Interna

109

Uso del Paquete de Herramientas para el Manejo de la Cuenta Interna

110

(Lección 2)

110

Herramienta de Diagnóstico de la Cuenta Interna (Análisis)

111

Uso de la Herramienta Diagnóstica para Analizar la Cuenta Interna (Lección 3)

122

Políticas y Prácticas Croditicias

123

Paquete de Herramientas: Estrategias de Crédito

125

Estrategias y Protecciones Crediticias (Ejercicio)

126

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Prácticas Crediticias y Términos de los Préstamos en el Reglamento Interno

129

Selección de una Tasa de Interés (Ejercicio)

133

Selección de un Calendario de Pagos (Ejercicio)

134

Establecimiento de Sanciones (Ejercicio)

135

Herramienta Decisoria para el Reglamento Interno (Formularios)

136

Guía de Discusión del Reglamento Interno (Lección 4)

140

Paquete de Herramientas: Análisis y Aprobación de Préstamos

145

Factibilidad de los Préstamos (Análisis)

147

Análisis de la Factibilidad de los Préstamos (Lección 5)

148

Hoja Suelta L5-1: Solicitantes de Préstamo Ficticios para el Sociodrama

150

El Amor con Garrote (Lección 6)

151

Paquete de Herramientas: Morosidad y Cobros

155

Morosidad y Cobros (Lista de Verificación)

158

Cobro de Préstamos Morosos (Lección 7)

160

Informe de Préstamos Problemáticos (Formulario)

162

Preparación del Informe de Préstamos Problemáticos (Instrucciones)

163

Presentación del Informe sobre Préstamos Problemáticos (Lección 8)

164

Hoja Suelta L8-1: Datos de Muestra de Pago, Banco Comunal Amistad

167

Hoja Suelta L8-2: Muestras de Datos, Estudios de Caso para el Banco Comunal Amistad

168

Hoja Suelta L8-3: Solución a Caso de Muestra, Informe sobre Préstamos Problemáticos

170

Paquete de Herramientas: Manejo de la Reserva de Efectivo

171

Manejo de la Reserva de Efectivo d.e la Cuenta Interna (Lineamientos)

172

Establecimiento de una Reserva de Efectivo (Lección 9)

174

Hoja Suelta L9-1: Estudios de Caso para el Establecimiento de una Reserva de Efectivo

176

Hoja Suelta L9-2: Estudio de Caso de "El Jarrón de los Centavos"

177

Políticas y Prácticas do Ahorro

Paquete de Herramientas: Prácticas de Ahorro

178

180

Alejarse del Precipicio (Ejercicio)

182

Una Lección de Migajas (Ejercicio)

183

Cuatro Lecciones en Ahorros (Ejercicio)

184

Prácticas en Ahorros (Lección 10)

188

Hoja Suelta LI 0-1: Dibujos para las Cuatro Lecciones en Ahorros

189

Lineamientos para los Requisitos de Ahorros (Análisis)

212

Políticas y Prácticas Contables

215

Paquete de Herramientas: Contabilidad para la Cuenta Interna, una Apreciación General

217

Contabilidad para la Cuenta Interna (Lección 11) Hoja Suelta LI1-1: Flujograma de la Información sobre la Cuenta Interna

Paquete de Herramientas: Documentos de Crédito

Contrato de Préstamo (Formulario) Plan de Pagos (Formulario)

Preparación de un Contrato de Préstamo y Plan de Pagos (Instrucciones)

218

219

221

223

224

225

Uso del Formulario de Contrato de Préstamo y Plan de Pagos (Lección 12)

229

Hoja Suelta L12-1:

Datos de Muestra para el Ejercicio "Mary"

231

Hoja Suelta LI2-2:

Solución al Ejercicio "Mary"

232

Hoja Suelta L12-3: Muestras de Datos para Perfiles de Prestatarios Correspondientes a las

Lecciones 12-16

233

Hojas Sueltas LI2-4: Solución del Contrato de Préstamo y Plan de Pagos para Lecciones 12 - 16

235

Paquete de Herramientas: Registros de Desembolsos de Préstamos

245

Resumen de Desembolsos de Préstamos (Formulario)

247

Preparación del Resumen de Desembolsos de Préstamos (Instrucciones)

248

Uso del Resumen de Desembolsos de Préstamos (Lección 13)

250

Hoja Suelta L 13-1: Solución al Ejercicio de Muestra del Resumen de Desembolsos de Préstamos

Paquete de Herramientas: Registros de Pagos

252

253

Libreta (Formulario)

256

Preparación de la Libreta (Instrucciones)

257

Registro Individual de la Cuenta Interna (Formulario)

259

Preparación del Registro Individual de la Cuenta Interna (Instrucciones)

260

Resumen de Pagos (Formulario)

263

Preparación del Resumen de Pagos (Instrucciones)

264

Uso de los Formularios de Pagos (Lección 14)

268

Hoja Suelta L14-1: Datos de Muestra para Ejercicio de Pagos de Préstamo

270

Hoja

Suelta L14-2:

Solución al

Ejercicio de Muestra:

Libretas

271

Hoja Suelta L14-3: Solución al Ejercicio de Muestra: Registros Individuales de la Cuenta Interna 274

Hoja Suelta L14-4: Solución al Ejercicio de Muestra: Resumen de Pagos

279

Hoja Suelta L14-5: Preguntas de Muestra para Formularios de Pago

283

Hoja Suelta L14-6: Respuestas a los Ejemplos de Preguntas sobre los Formularios de Pago a

Préstamos

285

Paquete de Herramientas: Registros de Dividendos

Cálculo de Dividendos (Formulario) Distribución de Dividendos (Formulario) Preparación de Formularios de Cálculo y Distribución de Dividendos (Instrucciones) Uso de los Formularios de Dividendos (Lección 15)

Hoja Suelta LI5-1: Solución al Ejercicio de Muestra de Dividendos

Paquete de Herramientas: Estado de Flujo de Efectivo

287

289

290

291

295

297

299

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Flujo de Efectivo (Formulario)

301

Preparación del Flujo de Efectivo (Instrucciones)

302

Uso del Formulario de Flujo de Efectivo (Lección 16)

304

Hoja Suelta L16-1: Datos de Muestra, Ejercicio Mujeres Unidas

306

Hoja Suelta LI6-2: Solución al Ejercicio Mujeres Unidas

307

Hoja Suelta LI6-3: Flujo de Efectivo Parcialmente Completado

309

Hoja Suelta L16-4: Solución al Ejercicio de Muestra de Flujo de Efectivo

310

Paquete de Herramientas: Histograma de la Situación Financiera

Histograma de la Situación Financiera (Lección 17)

311

313

Hoja Suelta LI7-l: Muestra de Histograma de la Situación Financiera

314

Hoja Suelta L17-2: Datos de Muestra, Histograma de la Situación Financiera

315

Elaboración de un Histograma de la Situación Financiera (Instrucciones)

316

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Políticas y Prácticas do Auditoría y Controllntorno

Paquete de Herramientas: Controles Internos

318

321

322

323

325

Auditoría de un Banco, una Apreciación General para Instituciones (Lección 19) 327

Controles Internos (Lección 18)

Hoja Suelta L18-1: Resumen de los Controles Operativos

Paquete de Herramientas: Auditorías por la Institución

Auditoría de Operaciones para Instituciones (Lista de Veríficación)

(Formulario)

329

Elaboración de la Auditoría de Operaciones para Instituciones (Instrucciones)

332

Uso del Formulario Auditoría de Operaciones para Instituciones (Lección 20)

338

Informe de la Auditoría de Operaciones para Instituciones, Hallazgos y Recomendaciones

339

Elaboración del Informe de la Auditoría de Operaciones para Instituciones, Hallazgos y Recomendaciones (Instrucciones)

340

Auditoría de la Situación Financiera de la Institución (Formulario) 343

Elaboración de la Auditoría de la Situación Financiera para Instituciones (Instrucciones)

345

Uso del Formulario Auditoría de la Situación Financiera para Instituciones (Lección 21)

350

Hoja Suelta L21-1: Solución a Auditoría de la Situación Financiera para Instituciones

Paquete de Herramientas: Mini-auditorías por la Institución

Lista de Verificación de la Salud del Banco Comunal, para Instituciones

Paquete de Herramientas: Auditorías por los Miembros del Banco

351

353

354

355

Procedimientos de Auditoría para Miembros del Banco (Formulario)

357

Elaboración de los Procedimientos-de Auditoría para Miembros del Banco (Instrucciones)

359

Auditoría de un Banco: Lineamientos para Auditorías por los Miembros

360

(Lección 22)

360

Apúndico

Materiales para un Seminario de Capacitación

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361

Introducción

361

Muestra de una Agenda para el Seminario

362

Planificación para la Capacitación Empírica (Lección 23)

364

Capacitación Empírica en los Bancos Comunales (Lección 24)

365

Formularios de Evaluación del Seminario

366

Glosario

369

Indica

376

9

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Introducción

Durante las últimas dos décadas, los programas antipobreza han demostrado éxito considerable en romper el ciclo de pobreza entre los pobres autoempleados en el mundo. Cientos de agencias pequeñas se han unido a las agencias más grandes de microfinanzas en esta labor por todo el mundo. Los programas de bancos comunales ahora controlan millones de dólares en capital de crédito y han contribuido al crecimiento y desarrollo de más de 15 millones de empresarios de bajos ingresos, principalmente mujeres.

Como consecuencia de este crecimiento rápido en actividades de microcrédito, el desarrollo de buenas prácticas y herramientas prácticas para manejar las actividades variadas de microcrédito no siempre ha logrado el mismo ritmo de crecimiento. Esto se ve muy claro cuando se trata de la cuenta interna-un elemento especialmente propio a la metodología de bancos comunales. Porque la cuenta interna representa la clave de autosuficiencia para muchos de los más pobres de este mundo, su poder y potencial depende de la destreza con la cual la manejamos.

Los materiales en este manual de herramientas representan la experiencia colectiva del Grupo de Trabajo Crédito Antipobreza de la red SEEP y sus programas de bancos comunales en crear y manejar los fondos de la cuenta interna. Catholic Relief Services y la red SEEP esperan que este manual de herramientas proporcione conocimientos valerosos sobre las políticas y procedimientos para el manejo efectivo de la cuenta interna-y que estimule el desarrollo de herramientas de campo prácticas similares que apoyen y mejoren la práctica de bancos comunales.

Público Meta

El Paquete de Herramientas para el Manejo de la Cuenta Interna se diseñó para los practicantes de

agencias que trabajan con cuentas internas. Le proporciona a usted pautas y herramientas prácticas para usar en desarrollar, monitorear y auditar los programas de cuenta interna de los bancos comunales bajo su control. También incluye herramientas que puede proporcionar a los miembros de bancos quienes pueden usarlas en manejar sus cuentas internas.

Para capacitar efectivamente a los miembros de bancos comunales en el manejo de la cuenta interna, el personal de su agencia debe entender, de antemano, los elementos, políticas y prácticas necesarios. Este manual incluye una serie de lecciones-también dirigidas a personal de la agencia-para proporcionar capacitación en el manejo de la cuenta interna, y además en el uso de las varias herramientas. Usted puede usar estas mismas lecciones para capacitar a los miembros del banco comunal en el manejo de la cuenta interna.

Se da por entendido que usted tiene conocimientos generales de los fundamentos de bancos comunales. Si desea repasar la metodología de bancos comunales y los adelantos hasta la fecha, favor

referirse a Village Banldng por John y Mimi Hatch, 1989, y Village Banldng, the State ofthe Practice, Nelson et al., 1996.

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11

Convenciones de Uso

El manual usa varias convenciones de terminología y encabezados.

El uso de la forma breve "banco" siempre significa un banco comunal. Paralelamente, "miembro de banco" o sencillamente" miembro" significa un miembro de un banco comunal. Para evitar confusión, cualquier referencia a bancos comerciales u otras instituciones financieras formales se distinguen claramente cuando aparecen en el documento.

Este manual incluye más de 50 herramientas necesarias para la práctica de bancos comunales. Las herramientas incluyen:

• herramientas funcionales que usan los agentes de crédito/promotores y miembros de bancos a diario en manejar sus cuentas internas, y

• herramientas educativas que informan a personal de la agencia y miembros de bancos sobre conceptos de bancos comunales o el uso de las herramientas funcionales.

Cada herramienta en el manual representa un elemento básico o bloque armador diseñado para tratar una sola política o práctica-un formato de contrato de préstamo o un ejercicio sobre ahorros, por ejemplo.

Debido a que muchas de las herramientas abordan una función o proceso similar dentro del banco comunal, se han consolidado en "paquetes de herramientas" (por ejemplo, registros de pagos, registros de desembolsos, auditorías reatizadas por la institución, controles internos y prácticas de ahorro) que consisten de dos o más herramientas colocadas una tras otra en el documento. En la práctica, se pueden combinar y reordenar las herramientas básicas de cualquier manera que se desee. (Para mayor información sobre las herramientas, los tipos de herramientas y los paquetes de herramientas, refiérase a la introducción de la Sección Dos.)

Organización del Manual

El Paquete de Herramientas para el Manejo de la Cuenta Interna ha sido organizado en dos secciones: un manual de políticas y el paquete de herramientas propiamente dicho.

Succión Una: Manual du Políticas

El manual de políticas define la cuenta interna y proporciona conocimientos sobre su manejo y operación. Incluye los siguientes capítulos:

• El" Capítulo 1: Apreciación General de la Cuenta Interna" define la cuenta interna y cuenta externa de un banco comunal, describe los objetivos de la cuenta interna, y compara el papel histórico de la cuenta interna con el papel actual en las microfinanzas;

• El "Capítulo 2: Relaciones Estratégicas y Autoridad Decisoria" trata sobre la división de la autoridad decisoria entre su institución y los bancos comunales manejados por ésta, como también sobre las contribuciones potenciales de los organismos ejecutores e instituciones financieras formales a las operaciones de los bancos comunales; y

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• El" Capítulo 3: Guía de la Formulación de Políticas para la Cuenta Interna" presenta un bosquejo de las diversas opciones de política disponibles a su institución y a los bancos comunales de ésta con relación al manejo de la cuenta interna de los bancos, e incluye recomendaciones de acuerdo a la necesidad.

Succión Dos: Hurramiontas

La segunda sección incluye más de 50 herramientas-por ejemplo, formularios e instrucciones, guías de discusión, ejercicios, análisis y diagnósticos, y lecciones--organizadas en 19 paquetes de herramientas para su uso en el manejo de las cuentas internas de sus bancos comunales. Las herramientas también pueden ser utilizadas para capacitar al personal de la institución y a miembros de los bancos sobre diferentes aspectos de la cuenta interna.

Este paquete de herramientas ordena los paquetes de herramientas de acuerdo a las clasificaciones listadas a continuación: apreciación general, ahorros, contabilidad, y políticas y prácticas de auditoría. (Para una lista detallada de las herramientas, refiérase al Resumen de Herramientas en la introducción de la Sección Dos. Las herramientas también se identifican en la tabla de contenidos y en el índice.)

Paquetes de herramientas relacionadas con la Apreciación General del Manejo de la Cuenta Interna:

• Manejo de la Cuenta Interna, una Apreciación General

• Uso del Paquete de Herramientas para el Manejo de la Cuenta Interna

Paquetes de herramientas relacionadas con las Políticas y Prácticas Crediticias:

• Estrategias y Protecciones Crediticias

• Prácticas Crediticias y Términos de los Préstamos en el Reglamento Interno

• Análisis y Aprobación de Préstamos

• Morosidad y Cobros

• Manejo de la Reserva de Efectivo

Paquetes de herramientas relacionadas con las Políticas y Prácticas de Ahorro:

• Prácticas de Ahorros

Paquetes de herramientas relacionadas con las Políticas y Prácticas Contables

• Mantenimiento de Registros para la Cuenta Interna, una Apreciación General

• Documentos de Crédito

• Registros de Desembolsos de Préstamos

• Registros de Pagos

• Registros de Dividendos

• Estado de Flujo de Efectivo

• Histograma de la Situación Financiera

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Paquetes de herramientas relacionadas con las Políticas y Prácticas de Auditoría y Control Interno:

• Controles Internos

• Auditorías por la Institución

• Mini-auditorías por la Institución

• Auditorías por los Miembros del Banco

En un apéndice se presenta una agenda recomendada para un seminario de capacitación de cinco días sobre el manejo de la cuenta interna que ha sido diseñada para el personal de las instituciones cooperantes. Utilizando esta agenda, su institución puede patrocinar un taller de capacitación de instructores con base en las herramientas incluidas en este paquete de herramientas, en combinación con capacitación empírica en el terreno.

Finalmente, el paquete de herramientas incluye un glosario y un índice.

Como Usar este Manual

El Paquete de Herramientas para el Manejo de la Cuenta Interna se diseñó para proporcionarle a usted todos los recursos necesarios para desarrollar o mejorar el programa de bancos comunales de su agencia, capacitar a su personal, capacitar a los comités de administración y a los miembros de sus bancos comunales, y manejar y auditar las cuentas internas de sus bancos comunales.

Para cada una de estas actividades usted puede seleccionar entre las discusiones del manual sobre políticas y las herramientas funcionales y educativas para construir su propia solución. (Refiérase a la introducción de la Sección Dos para información adicional sobre herramientas, tipos de herramientas y paquetes de herramientas.)

Para comenzar, el siguiente cuadro le ayudará a construir o adaptar un paquete de herramientas para una actividad específica de entre los recursos del manual.

Actividad / Objotivo

Repasar las buenas prácticas de la industria para la cuenta interna

Procodimiontos y Horramientas Rocomondados

Leer" Capítulo 3: Guía de la Formulación de Políticas para la Cuenta Interna."

Repasar las recomendaciones incluidas en la herramienta de diagnóstico de la cuenta interna.

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Identificar todas las herramientas y paquetes de I herramientas relevantes a un área o categoría de una política de manejo de la cuenta interna

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Encontrar una herramienta o paquete de herramientas específico

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Repasar Figura 15: Resumen de Paquetes de Herramientas y Herramientas Individuales en la Introducción a la Sección Dos del manual para una lista comprensiva de todos los paquetes de herramientas y herramientas.

Repasar "Capítulo 3: Guía de la Formulación de Políticas para la Cuenta Interna" y notar las herramientas y paquetes de herramientas listados con cada sección de políticas.

Repasar los paquetes de herramientas identificados para cada política como parte de la herramienta de diagnóstica de la cuenta interna.

Referirse al Indice y repasar las entradas para las siguientes palabras claves: políticas de crédito, políticas de ahorros, políticas de registros, políticas de auditoría (u otra palabra clave que identifica un área específica de políticas).

Referirse a la Tabla de Contenido para repasar una lista completa de todas las herramientas o paquetes de herramientas proporcionados en la Sección Dos, organizados por categoría principal.

Referirse al Indice y repasar las entradas para las siguientes palabras claves: herramienta, herramientas, lección, políticas de crédito, políticas de ahorros, políticas de registros, políticas de auditoría (u otra palabra clave que identifica una herramienta o un tema específico).

15

Desarrollar e implementar un proceso de capacitación para el personal de capacitación de su agencia sobre usar este manual

Diseñar y llevar a cabo sus propios talleres sobre la cuenta interna para el personal de su agencia o para el comité de administración y miembros de un banco comunal.

Su personal de capacitación usa las mismas lecciones y herramientas para aprender los componentes de este manual que usarán para capacitar a otros sobre el manejo de la cuenta interna.

Pedirle a su personal de capacitación leer los Materiales para el Taller de Capacitación en el apéndice y repasar la agenda sugerida para un taller de cinco días sobre el manejo de la cuenta interna. Esta agenda sugerida incluye todas las lecciones del manual.

Su personal de capacitación debe repasar cuidadosamente los elementos de cada lección, incluyendo los formatos relacionados, datos de muestra y soluciones para los ejercicios de prueba.

De igual forma, su personal debe repasar todas las herramientas suplementarias de capacitación (guías de discusión y ejercicios) del manual.

Individualmente o en grupo, pedirle a su personal de capacitación practicar usar cada una de las lecciones y otras herramientas de capacitación hasta que estén familiarizados con ellas para poder presentarlas a otros.

Su personal de capacitación llevan a cabo talleres para su agencia usando sus propias experiencias aprendiendo las herramientas en este manual.

Usando la agenda de muestra en el apéndice de Materiales del Taller de Capacitación como punta de partida, el personal puede adaptar los componentes del taller a las necesidades de los bancos comunales en su región:

• Eliminar herramientas y lecciones innecesarias.

• Adicionar herramientas educativas (guías de discusión y ejercicios) donde apropiado para suplementar las lecciones.

• Adaptar los ejemplos y pruebas de muestra.

• Refinar el orden de presentación de las sesiones individuales y el cronograma del taller si es necesario.

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Desarrollar un paquete estándar de ténninos para el reglamento interno y políticas para el programa de su agencia de bancos comunales

Guiar un banco comunal nuevo a desarrollar e implementar el reglamento interno, y otras políticas y procedimientos para man~jar sus operaClOnes

Desarrollar un paquete estándar de documentos . crediticios de la cuenta interna para el programa de bancos comunales de su agencia

Orientar a un banco comunal nuevo en implementar el uso de sus documentos estándares para la cuenta interna

Repasar la sección sobre" Políticas y Prácticas de Crédito" de" Capítulo 3: Guía de la Fonnu1ación de Políticas para la Cuenta Interna" y anotar las herramientas y paquetes de herramientas listados en cada sección de políticas.

Repasar las herramientas en el paquete de herramientas" Prácticas Crediticias y Ténninos de los Préstamos en el Reglamento Interno" .

Si su agencia tiene políticas estándares que se tienen que incorporar en el reglamento interno de los bancos comunales, incluya estos requerimientos en los fonnatos en blanco de la herramienta de decisión del reglamento interno.

También repasar las herramientas en el paquete de herramientas" Análisis y Aprobación de Préstamos."

Adaptar las herramientas si es necesario.

Incorporando los términos estándares y políticas que desarrolló usted para su agencia arriba descritos, presentar las lecciones apropiadas de los paquetes de herramientas "Prácticas Crediticias y Ténninos de los Préstamos en el Reglamento Interno" y "Análisis y Aprobación de Préstamos".

Repasar la sección de "Documentos de Préstamo" de" Políticas y Prácticas Contables" en "Capítulo 3: Guía de la Fonnulación de Polí~icaspara la Cuenta Interna" y anotar las herramientas y paquetes de herramientas listados con cada área de política. También, repasar la sección de " Garantías para los Préstamos" de "Políticas y Prácticas de Crédito" .

Repasar las herramientas en el paquete de herramientas" Documentos de Crédito" .

Adaptar las herramientas, de ser necesario.

Incorporando los documentos estándares que usted desarrolló para su agencia en el paso anterior, presentar las lecciones apropiadas en el paquete de herramientas" Documentos de Crédito" .

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Desarrollar un paquete estándar de herramientas de registro de la cuenta interna para el programa de bancos comunales de su agencia

Orientar a un banco comunal nuevo en implementar el uso de sus herramientas estándares de registros

Desarrollar un programa estándar de auditoría para su institución

Repasar la sección de "Políticas y Prácticas Contables" en" Capítulo 3: Guía de la Formulación de Políticas para la Cuenta Interna" y anotar las herramientas y paquetes de herramientas listados con cada área de políticas.

Repasar las herramientas en los paquetes de herramientas" Registros de Desembolso de Préstamos" , Registros de Pagos" , "Registros de Dividendos" , "Estado de Flujo de Efectivo" y "Histograma de la Situación Financiera" . También, repasar el paquete de herramientas" Controles Internos" .

Adaptar las herramientas, de ser necesario.

Incorporando el paquete estándar de registros que usted desarrolló para su agencia en el paso anterior, presentar las lecciones apropiadas en los paquetes de herramientas" Registros de Desembolso de Préstamos" , "Registros de Pagos" , "Registros de Dividendos" , "Estado de Flujo de Efectivo" , "Histograma de la Situación Financiera" . También, repasar el paquete de herramientas" Controles Internos" .

Repasar la sección" Auditoría por la Institución" de "Políticas y Prácticas de Auditoría y Control Interno" en "Capítulo 3:

Guía de la Formulación de Políticas para la Cuenta Interna" , y anotar las herramientas y paquetes de herramientas listados con cada área de políticas.

Repasar las herramientas en los paquetes de herramientas" Auditorías por la Institución" y "Mini-auditorías por la Institución".

Adaptar las herramientas, de ser necesario.

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Auditar un banco comunal

Desarrollar un programa estándar de auditoría para los bancos comunales de su agencia

Orientar a un banco comunal nuevo implementar el uso del programa estándar de auditoría interna de su agencia

Basado en el programa estándar de auditoría que usted desarrolló para su agencia en el paso anterior, capacitar a su personal de auditoría usando las lecciones apropiadas en los paquetes de herramientas" Auditoría por los Miembros del Banco" , "Controles Internos" , Estado de Flujo de Efectivo" , e "Histograma de la Situación Financiera" .

Desarrollar un plan de auditoría para programar las auditorías después de repasar los materiales en la sección "Auditorías por la Institución" en "Capítulo 3: "Guía de la Formulación de Políticas para la Cuenta Interna" .

Llevar a cabo cada auditoría según el plan usando las herramientas en los paquetes de herramientas" Auditorías por la Institución" "Mini-auditorías por la Institución" .

y

Repasar las secciones" Auditorías por los Miembros de Bancos" y" Controles Internos" de "Políticas y Prácticas de Auditoría y Control Interno" en "Capítulo 3: Guía de la Formulación de Políticas para la Cuenta Interna" , y anotar las herramientas y paquetes de herramientas listados con cada área de políticas.

Repasar las herramientas en los paquetes de herramientas" Auditorías por los Miembros" y "Controles Internos" . También, repasar las herramientas en los paquetes de herramientas "Estado de Flujo de Efectivo" e" Histograma de la Situación Financiera" .

Adaptar las herramientas, de ser necesario.

Incorporando el programa estándar de auditoría interna que usted desarrolló para sus bancos comunales en el paso anterior, presentar las lecciones apropiadas en los paquetes de herramientas" Auditorías por los Miembros" ,

" Controles Internos" , "Estado

Efectivo" y" Histograma de la Situación Financiera" .

de Fluj o de

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Llevar a cabo una capacitación corta sobre un solo tema durante una reunión de un banco comunal

Después de seleccionar el tema, repasar las lecciones y otras herramientas educativas disponibles usando la Tabla de Contenido o Indice (palabra clave" herramienta").

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SacciónUno:

Manual da Políticas

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Capítulo 1: Apreoiaoión General de la

Cuenta Interna

Muchos bancos comunales manejan fondos que abarcan tanto una cuenta externa como también una cuenta interna.

• La cuenta externa consiste de fondos recibidos en préstamo de la institución y, por 10 general, recuperaciones recibidas de los miembros que se depositan en el banco comunal hasta que sean utilizadas para amortizar el préstamo recibido de la institución de crédito;

• La cuenta interna consiste de fondos propiedad del banco comunal y de sus miembros (es decir, ahorros, comisiones, multas y otros ingresos). Algunos bancos comunales también incluyen las amortizaciones efectuadas por los miembros del banco sobre la deuda contraída bajo la cuenta externa hasta que estos fondos de crédito sean reintegrados a la institución.

La Figura 1 ilustra la mecánica de la cuenta interna y su relación con la cuenta externa.

23

Figura 1: Las Cuantas Extorna o Intorna do un Banco Comunal

Pagos de Préstamo y Depósitos de Morros

~ ACJI\IIDADES PRODUCTIVAS DE AUTOEMPLEO~

Características de la Cuenta Externa

Fondos prestados por la organización cooperante

Interés sobre préstamos de la Cuenta Externa pertenece exclusivamente a la organización cooperante

Características de la Cuenta Interna

Ahorros de los miembros Otros ingresos autogenerados Pagos de préstamos de la Cuenta Externa (temporales) de uno a cuatro meses

Interés sobre préstamos de la Cuenta Interna pertenece exclusivamente al banco comunal

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Estructura de la Cuenta Interna de un Banco Comunal

La relación entre las cuentas interna y externa sirve para distinguir la banca comunal de muchas metodologías de crédito microfinanciero basadas en grupos de solidaridad o garantías grupales. Ofrece a los miembros una oportunidad para ahorrar y acumular activos, y es un elemento clave de la autosuficiencia de los miembros.

A la larga, la visión de cada banco comunal determina sus políticas respecto al manejo de su cuenta

interna y fomenta prácticas que refuerzan esa visión.

Componantas do la Cuanta Intarna

Por 10 general, la cuenta interna de un banco comunal incluye fondos provenientes de las siguientes fuentes:

• ahorros de los miembros prestatarios del banco y de depositantes no prestatarios,

• ingresos por intereses generados a partir del otorgamiento de préstamos a miembros y no miembros con base en los ahorros depositados,

• comisiones y multas aplicadas por el banco comunal,

• ingresos adicionales generados a partir de las inversiones u otras actividades del banco.

La cuenta interna de un banco comunal podría incluir además pagos a la cuenta externa efectuados por miembros del banco con relación a préstamos que aún no son pagaderos por el banco comunal a

su institución financiera cooperante. (A menudo, los miembros efectúan pagos al banco comunal con una mayor frecuencia que la que el banco está obligado a hacer a la institución financiera cooperante por los préstamos recibidos bajo la cuenta externa-quizás semanalmente para un préstamo con un plazo de un mes recibido bajo la cuenta externa.) Esta práctica crea un riesgo adicional y, por 10 tanto, no es recomendable para todos los programas de banca comunal.

En la mayoría de los programas, los ahorros constituyen, por un margen considerable, la mayor parte

de los fondos de la cuenta interna.

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Figura 2: Cómo Trabaja un Banco Comunal

Préstamo

$50

Préstamo

Inicial

$1,000

Junta

Directiva

Ganancias

Ahorros

$200

16 Pagos Semanales

Capital

Interés

Ahorros

$3.12

0.25

0.63

$4.00

ACTnflDADESDEAUTOEMPLEO

Movilización do la Cuonta Intorna

A cada banco comunal se le responsabiliza de manejar los ahorros y otros fondos de la cuenta interna de acuerdo a los lineamientos establecidos por los miembros del banco. El uso de los fondos del banco para propósitos de inversión o de otorgamiento de préstamos se denomina movilización de la cuenta interna.

Los ingresos percibidos por un banco comunal a partir de la movilización de su cuenta interna se suman al fondo de la cuenta interna perteneciente a los miembros y contribuyen así al patrimonio del banco comunal. Los bancos vuelven a prestar estos fondos, distribuyen dividendos y pagan gastos tales como los relacionados con los suministros, los incurridos por el comité administrativo, los costos de transporte y los cargos aplicados a las cuentas abiertas en bancos comerciales.

Algunos bancos comunales también utilizan los pagos efectuados por los miembros a los préstamos que han recibido bajo la cuenta externa para otorgar préstamos bajo la cuenta interna. Estos préstamos bajo la cuenta interna deben ser amortizados antes de la fecha de vencimiento del pago que debe efectuar el banco a su préstamo bajo la cuenta externa. Tal práctica aumenta enormemente el potencial crediticio del banco, como también los ingresos percibidos por los miembros del banco por concepto de intereses. Sin embargo, la movilización en este sentido de los pagos efectuados a la cuenta externa implica riesgos adicionales y, por 10 tanto, no ha sido adoptada universalmente por todos los programas de banca comunal.

Función do la Cuonta Intorna

Históricamente, la cuenta interna ha tenido cuatro objetivos principales:

crear unfondo adicional para préstamos, de propiedad y operación de los miembros del banco. El fondo proporciona préstamos para suplementar los préstamos otorgados bajo la cuenta externa, incluyendo préstamos para fines de consumo y para capital de trabajo adicional, préstamos de un plazo ya sea mayor o menor que los disponibles a través de la cuenta externa, y préstamos a no miembros. Este fondo cubre además las necesidades de emergencia de los miembros;

fomentar la acumulación de activos y de capital a nivel del banco comunal y de los miembros individuales a fin de reducir o eliminar, con el tiempo, la necesidad de préstamos bajo la cuenta externa, de esta manera liberando fondos de dicha cuenta para ser utilizados por otras personas y comunidades;

promover el empoderamiento y la solidaridad entre los miembros a través de la movilización y control de los recursos monetarios;

desarrollar las destrezas financieras y empresariales de los miembros a través del adiestramiento que se logra por medio del automanejo de recursos a nivel del banco comunal y de los negocios de los miembros.

De acuerdo a la práctica actual, el primer objetivo de la cuenta interna ha resultado ser el más importante. Los bancos persiguen los demás objetivos con diferentes niveles de interés.

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Proporcionar Fondos Adicionalos para Próstamos

Los bancos comunales que fomentan las actividades de crédito bajo la cuenta interna consideran que tal práctica constituye un servicio positivo que pueden ofrecer a sus miembros y, en algunos casos, a la comunidad en general. Los fondos de la cuenta interna sirven como complemento del capital de trabajo y proporcionan una fuente de fondos ya sea para casos específicos de consumo o para enfrentar situaciones de emergencia.

Las políticas crediticias y los montos y condiciones de los préstamos otorgados bajo la cuenta interna abarcan desde un estricto control hasta un acceso ilimitado a los fondos.

El otorgamiento de préstamos continúa siendo el uso más popular de los fondos de la cuenta interna, por las siguientes razones:

• los miembros que ahorran perciben un alto rendimiento sobre sus ahorros en la forma de intereses y/o dividendos,

• la comunidad tiene acceso a capital de trabajo que de otra manera no estaría disponible,

• los ahorros de los miembros están protegidos contra el robo----lo cual es especialmente importante en aquellos países en que no existen organizaciones bancarias formales.

Este objetivo también genera ingresos para los miembros del banco a la vez que protege sus ahorros.

Acumular Activos

-

Reemplazar el capital para préstamos bajo la cuenta externa con ahorros acumulados (fondos de la

cuenta interna) era en un tiempo una meta importante del manejo de la cuenta interna. La acumulación de activos se estimula sobre la base de casos individuales, ya que ayuda a los miembros

a ahorrar para garantizar su seguridad futura. Los incentivos para ahorrar por lo general se asocian con préstamos por montos más elevados o rendimientos más altos en la forma de dividendos.

Hoy día, es común que las instituciones cooperantes tengan a los bancos comunales como clientes a largo plazo, eliminando la necesidad de que la cuenta interna reemplace la externa. Las instituciones fomentan-y normalmente exigen-la práctica del ahorro como fuente de financiamiento a largo plazo. Los ahorros proporcionan a los miembros una base de activos y aseguran al banco comunal una fuente de fondos para su posible transición futura hacia una institución financiera intermediaria con la capacidad para aceptar depósitos. Los ahorros de los miembros que se encuentran depositados en la cuenta interna también representan una forma de garantía no sólo para el banco comunal sino también para la institución. Si un miembro no puede efectuar su pago a la cuenta externa, puede tener la opción de tomar prestado de sus ahorros. Finalmente, una sólida base de ahorros por 10 general se traduce en la sostenibilidad del programa para la institución, en parte debido a la reducción del riesgo para la cuenta externa.

Esto es enormemente diferente del modelo de ahorros original, en virtud del cual los ahorros reemplazaban los fondos de la institución como fuente de capital para el banco comunal. De hecho, existe para los bancos comunales una tendencia de alejarse del concepto de graduación. (La

graduación se define como aquel punto en el cual un banco comunal ha acumulado suficientes activos

o capital de trabajo para no necesitar recurrir al crédito.

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Existen diversas razones para explicar esta tendencia de alejamiento del concepto de graduación para los bancos comunales:

• Muchos bancos comunales no logran las metas en términos de ahorros definidas en el modelo original de banca comunal. Por lo tanto, no pueden reunir los requisitos crediticios de sus miembros en ausencia de fondos aportados por la institución;

• Con frecuencia, los miembros de los bancos comunales prefieren no manejar sus propios bancos autónomos; están demasiado ocupados o tienen un nivel insuficiente de destrezas para asumir esta responsabilidad adicional, prefiriendo recibir servicios financieros de la institución en forma continua;

• Las instituciones requieren una fuente sostenible de ingresos para cubrir los costos de organizar sus bancos comunales, capacitar a sus miembros y proporcionar servicios financieros y gerenciales sobre una base continua. Los ingresos por concepto de intereses generados por los préstamos otorgados bajo la cuenta externa proporcionan una corriente de ingresos tan confiable para cubrir los gastos operativos y financieros de la institución.

Existe, sin embargo, la necesidad de contar con un mecanismo para graduar a aquellos miembros del banco comunal cuyo requisitos financieros ya no pueden ser atendidos por el banco. Para atender a estas personas, la institución debería ya sea desarrollar productos de crédito alternativos o ayudar a los miembros a hacer la transición para convertirse en clientes de instituciones que puedan proporcionarles los servicios financieros requeridos.

Empodorar a los Miombros y Fomontar la Solidaridad

Inculcar un sentido de empoderamiento y solidaridad entre los miembros es un fuerte factor motivador en el manejo de la cuenta interna. La cuenta interna desempeña un papel especial en la creación de un sentido de propiedad y responsabilidad entre los miembros nombrados para manejar los fondos del grupo.

Sin embargo, muchas instituciones encuentran dificil establecer un equilibrio adecuado entre políticas que engendran el empoderamiento y las que sirven para implantar los controles internos necesarios. En la práctica, el éxito depende en gran medida del nivel de control ejercido por la institución y de la capacidad gerencial del banco comunal.

La visión de cada institución determina el énfasis relativo que asigna al empoderamiento, en oposición a temas relacionados con la seguridad. Si bien es cierto que algunos creen que un sentido altamente desarrollado de propiedad y empoderamiento constituye la mejor defensa contra la mala administración, tal práctica no puede proteger contra el fraude cometido por un miembro del comité o por un miembro del personal de la institución. Las políticas de seguridad requieren la ejecución de programas de capacitación sobre los diversos aspectos de un proceso decisorio atinado en asuntos financieros, prácticas de auditoría y seguimiento a las recomendaciones de los auditores.

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Oasarrollar Oastrazas Financiaras y Emprasarialas

El desarrollo de la capacidad continúa siendo un importante objetivo del manejo de la cuenta interna y, tal como se observó en la sección anterior, es un requisito previo del empoderamiento y la solidaridad. Sin embargo, la mayor parte del desarrollo de la capacidad con relación al manejo de la cuenta interna ha sido del tipo aprender haciendo. La mayoría de las instituciones han enfocado sus recursos en el desarrollo de destrezas empresariales y en las operaciones típicas de la banca comunal con relación a la cuenta externa.

Las metodologías, políticas y procedimientos relativos a la cuenta interna no se han desarrollado al mismo ritmo que los aplicables a la cuenta externa. La capacitación y el desarrollo de la capacidad con relación a la cuenta interna-si acaso existen-frecuentemente no consisten más que en políticas ordenadas por la institución y fundamentadas en el reglamento interno original del banco comunal. Los miembros del banco y el personal directivo raras veces cuentan con una oportunidad para crear políticas, y la institución raras veces se interesa por el seguimiento del proceso de ejecución. Esto se deriva del hecho de que simplemente no existían, hasta ahora, materiales para desarrollar destrezas financieras y empresariales con relación al manejo de la cuenta interna.

Efecto del Ciclo Vital del Banco en el Manejo de la

Cuenta Interna

La importancia relativa de la cuenta interna, y las políticas y prácticas requeridas para su manejo, varían durante la vida del banco comunal.

El ciclo vital del banco comunal consiste de tres fases distintas-la de luna de miel, la de asesoramiento y la de madurez. Las herramientas incluidas en este paquete de herramientas abordan interrogantes en tomo al manejo de la cuenta interna que surgen durante las tres fases de desarrollo de los bancos comunales.

Faso do Luna do Miol

La fase de luna de miel normalmente se extiende desde el período durante el cual el grupo se forma hasta el final del tercer ciclo. Las características que son típicas de esta fase incluyen las siguientes: el grupo aprende la mecánica de la banca comunal, los montos de los préstamos individuales son bajos y éstos normalmente se amortizan puntualmente, todos los ahorros se depositan en la forma estipulada, y el saldo de la cuenta interna es módico.

Sus promotores deben dedicar bastante tiempo al banco comunal para ayudar a establecer los controles y lineamientos que el grupo aplicará durante esta fase. Sin embargo, encontrará relativamente fácil vigilar los préstamos otorgados a partir de la cuenta interna si en efecto el banco se dedica a actividades de crédito durante esta etapa.

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Faso do Asosoramíooto

La fase de asesoramiento, que es donde normalmente surgen los problemas, se extiende desde el principio del cuarto ciclo hasta el final del séptimo ciclo. Durante esta fase, la deserción entre los miembros del grupo o la reasignación de promotores crea una nueva dinámica dentro del grupo. La complejidad de la contabilidad aumenta debido al aumento en el número de préstamos otorgados a partir de la cuenta interna, la distribución de dividendos y los retiros tempranos de los ahorros. Pueden aumentar los casos de morosidad e incumplimiento a medida que aumenta el monto de los préstamos otorgados o a medida que nuevos miembros con menos experiencia comienzan a solicitar préstamos.

Esta fase es crítica en términos del desarrollo de un banco comunal a largo plazo. Es esencial que su promotor proporcione asistencia al banco para el desarrollo de procedimientos y la adaptación de sus políticas para reflejar los cambios, establezca una capacidad contable, y continúe proporcionando educación en forma continua a los miembros del grupo.

Faso do Maduroz

La fase de madurez comúnmente comienza con el octavo ciclo, pero el inicio de la fase depende en gran medida de qué tan bien el banco maneja sus operaciones durante las dos fases anteriores.

Si los miembros reciben capacitación en aspectos de la solidaridad, manejo de activos, contabilidad, aprobación de préstamos, políticas de dividendos, análisis del riesgo y auditoría durante las fases iniciales, deberían de poder manejar la cuenta interna a partir del inicio de la fase de madurez. En esta oportunidad, sus promotores pueden concentrarse en las actividades de auditoría y monitoreo.

Sin embargo, sin una capacitación y supervisión suficientes, los miembros del banco son susceptibles

al fraude cometido ya sea por otros miembros o por los mismos promotores. Después de una

experiencia de este tipo, una institución puede responder con una decisión de ejercer un control más estricto sobre los ahorros y la cuenta interna. Luego, los miembros pueden mostrarse indispuestos o incapaces de automanejarse y continuar dependiendo fuertemente del apoyo proporcionando por la institución. Esto puede crear costos adicionales para la institución y, en algunos casos, traducirse en una decisión de eliminar del todo las actividades de crédito bajo la cuenta interna. Como alternativa, la institución puede permitir la continuación de la cuenta interna pero optar por proporcionar poca o ninguna supervisión, de esta manera aumentando el riesgo tanto para la cuenta externa como también para la interna. Sin orientación, los miembros pueden utilizar sus ahorros en la cuenta interna para efectuar pagos a sus préstamos bajo la cuenta externa, otorgar préstamos a prestatarios de alto riesgo

o dejar de detectar casos de fraude.

La Lección 1: Manejo de la Cuenta Interna incluye una Hoja Suelta de gran utilidad para comprender

y analizar los diferentes tipos de bancos comunales.

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Capitulo 2: Relaoiones Estratégioas y Autoridad Deoisoria

Existen dos organizaciones que pueden desempeñar un importante papel en la operación de la cuenta interna de un banco comunal: la institución del banco y la institución financiera formal (en su caso) con la que mantiene una relación bancaria.

El Papel de la Institución

Con frecuencia, el papel de la institución en el manejo de la cuenta interna es uno de dos posibles casos extremos, dependiendo del grado de movilización de dicha cuenta y el grado de sofisticación financiera del programa bancario general de la institución. Algunas instituciones imponen pocas políticas al banco comunal y proporcionan un grado mínimo de supervisión, mientras que otras mantienen controles sumamente estrictos sobre las actividades realizadas con relación a la cuenta interna del banco.

Los papeles que más comúnmente se observa con relación a la movilización de la cuenta interna son los siguientes:

• Estricto control ejercido por la institución, en virtud del cual ésta desarrolla rigurosas políticas de control sobre la cuenta interna que limitan el acceso de los miembros del banco a dicha cuenta. Este enfoque tiene la ventaja de reducir o eliminar del todo el riesgo. Sin embargo, si estos controles son demasiado prohibitivos, los miembros recibirán rendimientos negativos sobre los ahorros obligatorios al prohibirles que presten sus fondos, y se disrr.inuirán las oportunidades para ejercer su capacidad de automanejo y solidaridad;

• Poco o ningún control por parte de la institución, en virtud del cual la cuenta interna se

introduce sin una vigilancia significativa por parte de la institución. Aunque algunos bancos pueden optar por movilizar los fondos de su cuenta interna bajo estas circunstancias, la única guía que tienen son su reglamento interno o sus prácticas crediticias tradicionales. La falta de supervisión puede traducirse en prácticas financieras desatinadas dentro del banco, poniendo la cartera de préstamos manejada por la institución bajo la cuenta externa en una situación de riesgo;

• Poca o ninguna movilización, en virtud de la cual la cuenta interna se considera un vehículo para los ahorros de los miembros, en lugar de un fondo para préstamos. Los miembros se benefician del hecho de tener acceso ilimitado a sus ahorros. Sin embargo, existe poca o ninguna supervisión de las actividades de crédito bajo la cuenta externa o de las destrezas de automanejo, y no se desarrolla adecuadamente la solidaridad entre los miembros. Más aún, se desincentiva la práctica de ahorrar y, por lo tanto, los ahorros producen rendimientos bajos o inexistentes a los depositantes; o

• Los fondos de la cuenta interna se depositan en una institución financiera formal.

33

Autoridad Docisoria sobro las Políticas do Cródito: Banco vorSDS Institución

A la larga, al desarrollar sus políticas con relación a la cuenta interna, cada institución debe establecer un equilibrio adecuado entre sus propios objetivos y los del banco comunal. Si bien una decisión de mantener la autoridad decisoria a nivel de la institución puede disminuir el riesgo, la autoridad delegada al banco promueve un sentido de empoderamiento y fomenta el desarrollo de la capacidad gerencial.

La mayoría de los programas de crédito basados la cuenta interna emplean una combinación de políticas impuestas por la institución y decisiones relativas a los procedimientos tomadas a nivel del banco comunal, tal como lo ilustra la matriz reproducida en la Figura 3. Esta matriz indica si es la institución o el banco comunal el que más comúnmente es responsable del proceso decisorio en cada área de políticas, juntamente con las razones.

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Figura 3: Matriz do la Autoridad Dooisoria sobro la Cuanta Intorna

 

Docido

Doclda

Asunto

la lost.

Comantarlo

al Banco

Comontarlo

Políticas y

práctioas

croditicias

Préstamos

Inicio

(cuándo

iniciar las

actividades de

crédito)

Elegibilidad

Plazo

V'

V'

Con frecuencia, la institución opta por uniformar el proceso a fin de facilitar el manejo general del programa y los calendarios de capacitación.

La institución frecuentemente proporciona orientación, durante la capacitación sobre el reglamento interno, con relación a los criterios de elegibilidad.

Normalmente, la institución requiere que el plazo máximo coincida con el cierre del ciclo.

V'

A menos que no se disponga de una

institución

financiera formal, los bancos

comunales

frecuentemente prefieren posponer

las actividades de crédito bajo la cuenta interna hasta que se haya acumulado un nivel adecuado de fondos. Si el tiempo de espera impuesto por la institución es excesivo, los ingresos pueden ser menores que lo deseado y puede disminuirse el sentido de propiedad.

V'

Más comúnmente, el banco decide cuáles criterios deben utilizarse para seleccionar prestatarios para recibir préstamos bajo la cuenta externa.

Los bancos disponen de flexibilidad dentro del marco de los lineamientos impuestos por la institución.

 

Duclda

Dacida

Asuoto

lalost.

Comuotario

al Baoeo

Comuotarlo

-

Intereses

La institución puede realizar actividades de monitoreo a fin de desincentivar a los bancos

de aplicar tasas de interés excesivas o base de miembros, el propósito del préstamo, negativas. Se recomienda impartir el plazo, el monto y el riesgo global. Esta

capacitación, pero la uniformidad de las tasas

no es realista ya que existen grandes financiera, el sentido de propiedad y el

diferencias entre economías. rendimiento para los miembros.

V

Los miembros definen las tasas de interés con base en la economía local, la situación de la

práctica aumenta las destrezas de gerencia

Programa de

Puede ser necesario que la institución

amortización

proporcione capacitación en análisis de crédito.

V

El banco determina la frecuencia con base en el propósito del préstamo y la situación financiera del prestatario, un dato respecto al cual los miembros tienen mayores conocimientos. Proporciona una oportunidad para practicar la gerencia financiera y lograr los objetivos sociales de la cuenta interna.

Dentro de ciertos parámetros, los miembros

Monto

V

La institución frecuentemente proporciona

lineamientos generales (por ejemplo, del banco deciden sobre los niveles de

relaciones financieras, montos máximos de los préstamos) que requieren un mayor nivel de monitoreo, o bien puede dejar esta decisión totalmente en manos del banco

comunal, pero en ambos casos debe pueden otorgar pocos préstamos por montos

proporcionar capacitación adecuada en aspectos del análisis de crédito.

V

préstamos con base en sus conocimientos del prestatario y el propósito del préstamo; los bancos pueden dividir los fondos en forma equitativa de acuerdo a la necesidad o bien

grandes. En ambos casos, se recomienda proporcionar capacitación en análisis de crédito.

-

-

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~--

~-

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Rucido

Rucido

Asunto

la In sI.

Comontario

01 BanDO

ComontariO

Garantías

Análisis y

aprobación de

préstamos

Morosidad y

cobros

La institución frecuentemente requiere

garantías para los préstamos por montos requisitos en ténninos de garantías físicas o

mayores. Por lo general, la decisión es

tomada por el banco, proporcionando la pueden influir sobre las políticas en este

institución capacitación en análisis de crédito.

V'

Los bancos frecuentemente imponen

personales. Los lineamientos de la institución

sentido, pero no deberían imponer una política detenninada, ya que al hacerlo se obstaculiza el proceso de automanejo financiero y responsabilidad solidaria por los préstamos.

Los bancos deberían tener la decisión final en todas las aprobaciones de préstamos (dentro del marco de ciertos lineamientos generales impuestos por la institución). De lo contrario,

miembros puede reducir a su vez el sentido de

en las actividades de crédito basadas en la cuenta interna.

,

Con frecuencia se infonna a la institución, pero ésta no interviene en el proceso decisorio. La institución ayuda a vigilar la cuenta interna para evaluar el riesgo y

detenninar las necesidades de capacitación. la reducción de la motivación de los

La prestación de capacitación en análisis de

crédito es una importante tarea de la propiedad, responsabilidad e interés general

institución.

V'

La institución proporciona orientación y

capacitación sobre técnicas para controlar y reglamento interno que definen los eliminar la morosidad y aumenta la eficacia procedimientos a seguir en casos de en el cobro de los préstamos morosos. morosidad y especifican los procedimientos de cobro para los casos de incumplimiento.

V'

Los bancos establecen lineamientos en el

---- ~

 

Daclda

Bacida

Asunto

la Inst.

Comantario

al Banco

Comantario

Reservas de

V

La institución normalmente tiene

Existen grandes diferencias entre bancos con

efectivo

lineamientos o requisitos específicos que toman en cuenta la situación de las

relación a este tema. Una tasa impuesta desde afuera puede impedir indebidamente la

Políticas y

prácticas da

ahorro

Políticas y

prácticas

contabloi

-

--

----

-

recuperaciones bajo las cuentas externa e movilización de la cuenta interna si el banco

interna e imponen normas para fortalecer la

cartera global y proteger los ahorros.

tiene una actuación satisfactoria. Sin

embargo,

asegurar la calidad de la cartera global. Las políticas que imponen una reserva alta pueden traducirse en rendimientos negativos a causa de la inflación. Las políticas que establecen una reserva baja pueden situar ya sean los ahorros o la cuenta externa en riesgo.

El banco normalmente determina las condiciones bajo las cuales pueden retirarse los ahorros, como también la frecuencia de tales retiros. Si la institución aplica

tal acción puede justificarse para

La institución puede influir sobre las decisiones del banco o sus lineamientos respecto a la accesibilidad a los ahorros a fin de disminuir el riesgo para la cuenta externa y

mantener niveles mínimos de ahorros. restricciones a los ahorros, los miembros del Aunque por lo general las políticas son banco pueden reducir el nivel de sus ahorros,

determinadas por el banco, la institución debe

proporcionar capacitación sobre la limitado a sus propios fondos. importancia del ahorro.

La institución normalmente uniforma los registros de la cuenta interna para propósitos de auditoría y de monitoreo en general.

V

conscientes de que disponen de un acceso

Los formularios y los sistemas deben diseñarse con el propósito de facilitar la recolección de información y promover la autogestión del banco sin ayuda externa.

---

-------

--

I

--------~----------

 

¡

 

nacido

nacido

Asunto

la Inst.

Comantario

01 Banco

Comontarlo

I

Documentos de

V'

La institución requiere unifonnidad en las

V'

Por lo general, el banco no impone contratos

crédito

solicitudes de préstamo y en los contratos. La

fonnales, ya que su llenado puede resultar

documentación fonnaliza pista de auditoría.

el préstamo y la

dificil y/o engorroso para aquellos prestatarios con un menor nivel de alfabetización.

Documentos de

desembolso

Documentos de

pago

Prácticas en

materia de

dividendos

Cálculo

'---------

V'

La institución trabaja con el banco par~ desarrollar prácticas agilizadas respecto a la contabilización de los desembolsos.

V'

El banco puede encontrar dificil manejar la documentación de los desembolsos efectuados bajo la cuenta interna a menos que reciba una orientación adecuada por parte de la institución. Los fonnularios requieren una aplicación substancial de recursos humanos.

El banco puede encontrar dificil manejar la documentación de los pagos a préstamos bajo

La institución trabaja con el banco para desarrollar un proceso agilizado de

contabilización de los pagos. la cuenta interna a menos que reciba una

V'

orientación adecuada por parte de la institución. Los fonnularios requieren una aplicación substancial de recursos humanos.

Con frecuencia se introducen fónnulas unifonnes para facilitar las auditorías y

asegurar una distribución equitativa. La sistema de cálculo preferido. La institución

institución debería fomentar el cálculo a nivel del banco a fin de estimular la autogestión del banco comunal.

Los miembros pueden encontrar complejas las fónnulas impuestas o bien tener un

V'

debería promover el uso de cálculos sencillos que sean adecuados para el grupo.

Asunto

Distribución

Docldo

la InsI.

Infonnes

V'

financieros

Políticas y

práotioas do

auditoría y

controllntorno

Controles internos

V'

,

ComoDtaf,'io

La instituCión fomenta la distribución a fin de promover el aumento en la base de miembros, generar un rendimiento para los depositantes de ahorros y disminuir el capital ocioso. La institución debería proporcionar capacitación de tipo amplio.

I

Docido

01 Banco

V'

Comontario

Los bancos nonnalmente deciden si desean distribuir dividendos. Si bien se recomienda la distribución, algunos bancos optan por desarrollar el capital del grupo para otros propósitos. Esto fonna parte de una estrategia de inversión, y debe dejarse en manos del banco comunal.

La institución puede imponer requisitos respecto al estado de flujo de efectivo y el uso de herramientas tales como el histograma de

la situación financiera. por la que deben prepararse.

Los bancos pueden hacer caso omiso de los infonnes si su elaboración resulta demasiado compleja o si no comprenden bien la razón

La institución puede imponer controles V' Con frecuencia el banco tiene sus propias

básicos (por ejemplo, doble finna, separación técnicas de control adicionales a los de la

de funciones, restricción que estipula que las

transacciones se realizan solamente en las verificaciones sorpresivas por los miembros).

fechas de las reuniones). Deberían Los bancos pueden hacer caso omiso de los introducirse al banco controles financieros controles si éstos resultan demasiado

básicos, y los mismos deberían ser vigilados. Si se requieren controles, es necesario contar con un mecanismo que asegure su debido cumplimiento. Como mecanismo de control adicional, la institución puede restringir el acceso a préstamos o imponer castigos.

institución (por ejemplo, infonnes orales,

complejos o si no comprenden adecuadamente su justificación.

_

 

Uacida

Uacido

Asunto

la Inst.

Comantario

01 Banco

Comantario

Auditorías por la institución

Auditorías

internas (por

miembros del

banco)

_----

--

ti'

-------

La institución establece un calendario como

también herramientas y banco.

criterios para el

Se recomienda capacitación en la realización de auditorías internas.

ti'

El banco puede solicitar una auditoría de las actividades realizadas bajo la cuenta interna; sin embargo, no se trata de una práctica común.

El banco debería fijar una política respecto a las auditorías internas que le permita fiscalizar las actividades de la institución y del comité directivo. Las herramientas deberían utilizarse a nivel de los bancos y requerir una asistencia mínima por parte de los promotores.

41

Este paquete de herramientas describe aquellas opciones de política que fomentan el manejo acertado de la cuenta interna al mismo tiempo que contemplan medidas de seguridad, acceso y rendimiento de los ahorros de los miembros, un riesgo mínimo para la cuenta externa, y un fuerte sentido de solidaridad y empoderamiento entre los miembros.

El" Capítulo 3: Guía de la Formulación de Políticas para la Cuenta Interna" describe prácticas óptimas o recomendadas para cada una de las políticas incluidas en el resumen anterior. Estas recomendaciones están basadas en una comprensión a fondo de las prácticas actuales respecto al

manejo de la cuenta interna, combinada con las experiencias de diversas instituciones cooperantes en

el mundo entero. A la larga, su institución deberá decidir cuáles políticas y prácticas son las más

adecuadas para su cultura, ambiente crediticio y clientela específicos.

Impacto do los Créditos Otorgados bajo la Cuonta Intorna sobro la Sostonibilidad dol Programa do la Institución

Algunas instituciones perciben que los préstamos otorgados bajo la cuenta interna representan competencia para los préstamos otorgados bajo la cuenta externa, de esta manera disminuyendo la sostenibilidad de sus programas de banca comunal.

Si bien la cuenta interna raras veces sustituye a la externa, de hecho puede disminuir

substancialmente la demanda de préstamos bajo la cuenta externa una vez que el banco ha acumulado fondos suficientes para satisfacer las necesidades de sus miembros.

Por 10 general, su institución puede tener pocos incentivos financieros para promover el otorgamiento de préstamos bajo la cuenta interna, ya que los ingresos por concepto de intereses sobre estos préstamos se acumulan en favor del banco comunal y la disponibilidad de tales préstamos puede tener

el efecto de reducir la demanda de préstamos bajo la cuenta externa, 10 cual disminuiría aún más sus

ingresos. Además, las cargas que estos préstamos imponen a la institución en términos del desarrollo de políticas y prácticas crediticias adecuadas, capacitación de los miembros en su uso, y monitoreo de las actividades de crédito son tanto costosas como engorrosas. Adicionalmente, debido a la

posibilidad de un nivel excesivo de actividades de crédito por parte de los miembros del banco, los préstamos otorgados bajo la cuenta interna también pueden aumentar el riesgo para la cartera de préstamos correspondiente a la cuenta externa.

En cambio, la movilización de la cuenta interna proporciona a la comunidad un aumento tangible en el capital para préstamos que se maneja de acuerdo a las necesidades de los miembros y de la comunidad. Muchos sostienen que la participación en un banco promueve el empoderamiento y la autoridad para tomar decisiones razonadas con relación al grupo y, que el patrimonio individual es un medio excelente para fortalecer las destrezas y desarrollar la confianza. Los préstamos otorgados bajo la cuenta externa no ofrecen esta misma experiencia práctica, ya que su institución dicta las políticas

y el banco comunal actúa más como agencia de cobros.

La competencia creada por los préstamos disponibles bajo la cuenta interna puede presionar a las instituciones a que mejoren los servicios y hagan que los mismos sean menos costosos para los miembros del banco, que son sus clientes.

Al establecer la política de su institución respecto a los préstamos otorgados bajo la cuenta interna, deberá establecer un equilibrio entre su necesidad de proporcionar servicios financieros sostenibles y de alta calidad y la necesidad que tiene el banco de desarrollar capacidad y capital patrimonial.

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Puede adoptar las siguientes políticas para reducir a un mínimo el tiempo dedicado al manejo de programas de crédito bajo la cuenta interna y aumentar al máximo grado posible el rendimiento, tanto para su institución como también para el banco comunal:

• aumentar la competitividad de los préstamos externos. A medida que su institución logra economías de escala y mejora sus propios sistemas gerenciales, debería de poder disminuir las tasas de interés a fin de mantener su competitividad. También puede ofrecer productos de crédito adicionales diseñados para satisfacer las necesidades de miembros específicos o de la comunidad en general, de esta manera aumentando la demanda de sus préstamos bajo la cuenta externa;

• aumentar la capacitación inicial para el banco comunal sobre el manejo de la cuenta interna. Las instituciones pueden disminuir la cantidad de servicios de promotores requeridos por el banco, proporcionando a éste capacitación total y sistemática sobre todos los aspectos de la cuenta interna, incluyendo la aprobación de préstamos y asuntos relacionados con la contabilidad, la distribución de dividendos y los controles internos. La capacitación continua supone que la deserción de individuos clave se mantendrá en un nivel mínimo;

• cobrar comisiones por los servicios prestados por la institución. Muchas instituciones cobran a sus bancos comunales una comisión por los servicios de promotores relacionados con la cartera de la cuenta interna;

• compartir los ingresos por concepto de intereses a cambio de servicios de la institución. Algunas instituciones reciben un porcentaje de los ingresos generados por la cuenta interna del banco comunal a cambio de la prestación de servicios y supervisión de sus promotores. Esta opción requiere una discusión a fondo entre ambas partes antes de su ejecución, ya que puede resultar más atractiva para la institución que para un banco comunal que prefiera conservar su autonomía.

Los Próstamos Otorgados bajo la CuoDta IDtorDa y la SostoDibilidad Programática - La ExporioDcia do CRECER

El socio boliviano de Freedom from Hunger, CRECER, ha experimentado un nivel sumamente activo de préstamos otorgados bajo la cuenta interna debido a la flexibilidad de las políticas de crédito respecto a dicha cuenta, la promoción activa de préstamos bajo esa cuenta, y la ausencia de instituciones formales que acepten depósitos en muchas de las regiones sumamente remotas atendidas por la institución. Aunque los préstamos otorgados bajo la cuenta interna pueden tener tasas de interés más altas que los otorgados bajo la cuenta externa, los dividendos pagados sobre los ingresos generados a partir de estos préstamos se distribuyen en forma regular al final de cada ciclo de préstamos. Esta práctica disminuye la tasa de interés efectiva para los miembros del banco y proporciona un fuerte incentivo para solicitar préstamos.

43

CRECER ha experimentado cierto grado de competencia entre los préstamos otorgados a partir de la cuenta externa por un lado y la cuenta interna por otro; en algunos de sus bancos comunales, los préstamos otorgados bajo la cuenta interna han superado el nivel de préstamos otorgados bajo la cuenta externa. Aunque estos bancos comunales siempre requieren asistencia de promotores y otros servicios de la institución, los ingresos por intereses percibidos por CRECER para financiar los servicios han bajado. Como resultado, la cuenta interna tenía el potencial para constituirse en amenaza a la viabilidad institucional de CRECER.

A pesar de esta amenaza, CRECER ha experimentado un crecimiento rápido-alcanzando a casi 13.000 prestatarios con una autosuficiencia operativa total durante los últimos seis meses de 1998. Una de las razones que explican este crecimiento es el hecho de que la cuenta interna da una ventaja competitiva a CRECER sobre otras instituciones financieras rurales en Bolivia. A los prestatarios les atrae la oportunidad para obtener un alto rendimiento sobre sus ahorros y sobre los pagos que efectúan a los préstamos. Además, CRECER aplica una tasa de interés lo suficientemente alta sobre los préstamos otorgados bajo la cuenta externa que le permite recuperar sus costos.

Es significativo que los auditores internos de CRECER detectaron que aquellos bancos comunales con una demanda excepcionalmente alta de préstamos bajo la cuenta interna cobraban una tasa de interés más baja que la que se estaba aplicando a los préstamos otorgados bajo la cuenta externa. Esto es contrario al manual de políticas de crédito de CRECER, el cual estipula que la tasa de interés aplicable al fondo de préstamos a partir de la cuenta interna debe ser igualo mayor que la aplicable a la cuenta externa. Se tomaron medidas para hacer cumplir esta política y el problema se corrigió.

Finalmente, CRECER ha puesto en vigencia requisitos más estrictos que limitan el uso de los pagos a préstamos otorgados bajo la cuenta externa con la finalidad de otorgar préstamos a partir de la cuenta interna. La política más reciente requiere que los bancos comunales que operan en zonas peri- urbanas-las que tienen acceso a instituciones financieras formales--depositen las amortizaciones de préstamos en una cuenta con una institución financiera.

El Papel de la Institución Financiera Formal

En muchas regiones del mundo, instituciones financieras formales-tales como uniones de crédito, bancos de desarrollo y rurales, y sistemas postales---ofrecen servicios de banca comúnal y manejo de cuentas internas. En aquellos lugares donde existen instituciones financieras, los bancos comunales tienen una oportunidad para proteger los fondos de la cuenta interna en la institución formal y de beneficiarse de libretas y estados de cuenta emitidos por estas instituciones para validar sus propios registros contables.

En aquellos países o regiones que no disponen de una infraestructura adecuada para instituciones financieras, los bancos comunales deben responsabilizarse totalmente de la protección de sus fondos.

Establocimionto do una Rolación do Colaboración con una Institución Financiora Formal

El establecimiento de una relación de colaboración entre un banco comunal y una institución financiera formal (normalmente una unión de crédito o un banco rural) frecuentemente asume una de las dos formas siguientes:

I

I

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I

I

I

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I

• La institución ofrece servicios de banca comunal pero, debido a las restricciones legales, la institución financiera maneja los depósitos del banco comunal. Bajo este escenario, su institución estimula a sus bancos comunales a que abran cuentas de depósito con instituciones financieras fonnales para recibir los pagos a préstamos otorgados bajo la fuente externa, los ahorros de los miembros, los ingresos y las reservas de efectivo;

• La institución financiera ofrece servicios de banca comunal y maneja los depósitos de los bancos comunales. Bajo este escenario, sus bancos comunales tienen la obligación de mantener cuentas con la institución financiera para aceptar los depósitos periódicos de las recuperaciones de préstamos, los ahorros de los miembros y otros fondos de la cuenta interna.

En ambos casos, todas las transacciones se realizan entre la institución y representantes del banco comunal-no con miembros individuales del banco.

Las principales motivaciones para que los bancos comunales mantengan ya sea la totalidad o una parte substancial de sus fondos internos en una institución financiera fonnal son las siguientes:

• mayor seguridad,

• acceso regular a los ahorros,

• oportunidad para mantener cuentas de depósito corrientes y/o a plazo con instituciones que han establecido sanas prácticas financieras.

Desde la perspectiva de la institución, los depósitos periódicos de los fondos del banco comunal (tales como las amortizaciones a los préstamos otorgados bajo la cuenta externa) contribuyen al desarrollo de servicios sostenibles a largo plazo. Los fondos aparecen como ahorros en el balance general de la institución y tienen un efecto positivo en su flujo de efectivo. Si la institución misma ofrece servicios de banca comunal, los programas de crédito cuidadosamente manejados a partir de la cuenta interna aumentan los activos de los bancos comunales como también de los miembros y hacen que los servicios de depósito de la institución sean aún más esenciales.

Sin embargo, es importante comprender que el establecimiento de una relación de colaboración con una institución financiera fonnal puede limitar las opciones del banco comunal respecto al manejo de su cuenta interna-principalmente porque el manejo del riesgo es una preocupación importante de estas instituciones. Además, los préstamos otorgados bajo la cuenta interna pueden competir con los esfuerzos de la institución por movilizar los ahorros. Como resultado, las instituciones financieras fonnales (especialmente las uniones de crédito) no fomentan las actividades de crédito relacionadas con la cuenta interna y frecuentemente prohíben otorgar préstamos con las recuperaciones de préstamos otorgados bajo la cuenta externa. Sin embargo, algunas uniones de crédito o bancos rurales sí autorizan el otorgamiento de préstamos a nivel interno cuando el banco comunal llega a su tercer o, en algunos casos, sexto ciclo. Otros negocian con los bancos comunales para pennitir el otorgamiento de préstamos utilizando una parte del fondo de la cuenta interna del banco.

45

Existen otras posibles desventajas para los bancos comunales que depositan fondos en una institución financiera formal. Más comúnmente, los bancos comunales perciben rendimientos más bajos sobre sus depósitos de ahorro que sobre los préstamos otorgados bajo la cuenta interna. Adicionalmente, la accesibilidad a los ahorros es limitada por la distancia que separa a la institución del banco comunal y

el horario de trabajo de aquélla. Las instituciones financieras formales que operan en economías

frágiles a veces quiebran, y los bancos comunales enfrentan el riesgo de perder sus fondos. Adicionalmente, algunas instituciones financieras formales ofrecen tasas de interés bajas-o incluso ningún interés-sobre los ahorros (o posiblemente hasta un rendimiento negativo después de ajustar por la inflación).

A pesar de las desventajas potenciales, los bancos comunales pueden optar por mantener sus fondos

en estas instituciones por las siguientes razones:

• la seguridad es sumamente importante,

• el banco comunal tiene poca o ninguna actividad crediticia en su cuenta interna,

• los miembros del banco comunal no quieren tener la carga de manejar grandes cantidades de fondos internos,

• los miembros del banco se convierten en miembros dedicados de su unión de crédito y quieren acumular sus ahorros para contribuir al crecimiento de dicho órgano y a la disponibilidad futura de servicios adicionales del mismo.

Su institución puede ayudar a establecer un equilibrio entre los objetivos potencialmente conflictivos de los bancos comunales (aumentar los activos de los miembros mediante inversiones de alto rendimiento) y los de las instituciones fiñancieras formales (mantener programas de ahorro y crédito viables). Por ejemplo, se puede estimular a las instituciones financieras a que proporcionen productos de ahorro más atractivos para los miembros de los bancos comunales. Un posible método implica evaluar las estructuras de incentivos de los esquemas de crédito que operan a partir de la cuenta interna.

A la larga, un fondo de cuenta interna bien administrado contribuye al bienestar financiero del banco

comunal como también al de la institución financiera.

Rotos Singular os dondo No Existo Ninguna Institución

Aquellos países con una infraestructura inadecuada de instituciones financieras enfrentan retos singulares para la ejecución de sus programas de banca comunal-particularmente en lo relacionado con la cuenta interna. En ausencia de instituciones seguras que acepten depósitos, surgen los siguientes interrogantes con relación a la seguridad, el acceso y el rendimiento de los ahorros de los

_miembros,como también al manejo delas ~ctiYidades_relacionadas~onJa~arteraiieJa-cuentainternª:

I

I

I

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I

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I

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I

I

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I

I

I

• dónde mantener los saldos no absorbidos de la cuenta interna,

• cómo proteger los saldos de efectivo contra la inflación,

• cómo crear pistas de auditoría en ausencia de estados bancarios formales, y

• cómo manejar las reservas.

OpcionasparaPrologar los Saldosdo/a CuanlaInlarna

y las Rasarvas do [factivo

bancos comunales que operan en economías que no tienen instituciones financieras formales enfrentan retos gerenciales de consideración. Cómo proteger los saldos en las cuentas de ahorro y las reservas de efectivo constituye un problema clave. Como resultado, la mayoría de las instituciones no imponen requisitos de reserva a los bancos comunales en tales situaciones.

Figura 4: World Bollar . Camboya Protogo los Ahorros do los BaDCOS ComuDalos

World ReliefCamboya ofrece un ejemplo donde la institución protege los ahorros para los bancos comunales.

Camboya tiene una infraestructura bancaria rudimentaria que es inadecuada en muchas zonas rurales. Con frecuencia los bancos no aceptan moneda local, sino solamente u.s. dólares o bahts tailandeses.

Respondiendo a esta situación, WorId Reliefdeposita los ahorros en sus oficinas en el terreno. Si bien no representa una solución ideal, ofrece a los miembros un lugar seguro, aunqúe no fácilmente accesible, para depositar sus ahorros.

La principal desventaja es que el programa debe absorber los riesgos de seguridad externos e internos (aunque en algunos casos se puede obtener una póliza de seguro).

Las posibles opciones para proteger los fondos de la cuenta interna y las reservas de efectivo incluyen las siguientes:

• prestar la totalidad del saldo de la cuenta interna a miembros del banco y residentes de la comunidad, para que no exista efectivo que deba ser protegido;

• distribuir dividendos sobre una base regular a fin de disminuir el efectivo en la cuenta interna;

• invertir fondos de la cuenta interna en activos fijos tales como ganado, oro, granos u otros inventarios;

• confiar pequeñas cantidades del saldo disponible en la cuenta interna a diversos miembros o funcionarios confiables del banco;

• confiar en la institución para que proteja los fondos de la cuenta interna en las oficinas de la institución u otro lugar seguro.

La prestación de los fondos de la cuenta interna continúa siendo la técnica de protección más popular. Sin embargo, al considerar sus opciones, podria optar por analizar las posibles ventajas de tal enfoque (seguridad e ingresos por intereses) contra el riesgo de pérdidas atribuibles a préstamos incobrables. En los programas de las anteriores repúblicas soviéticas tales como el de FINCAlKirguistán (que operan en una economía exclusivamente monetaria con una alta incidencia de fraude y quiebra de bancos comerciales), algunos bancos comunales dividen los fondos de la cuenta interna en muchos préstamos pequeños, exigiendo avales y pagos frecuentes sobre estos préstamos para ayudar a minimizar el riesgo de incumplimiento en el pago.

47

Como alternativa, los bancos pueden invertir ya sea todos o una parte de los fondos de la cuenta interna en valores comercializables. KMBI, la institución de Women's Opportunity Fund en las Filipinas, invierte rutinariamente en valores para generar un rendimiento y proporcionar seguridad. Esta estrategia tiene la ventaja adicional de servir como una posible barrera contra la inflación, aunque puede resultar engorroso tanto para los miembros como para la institución vigilar la situación del activo.

En algunas culturas, es tradición confiar a un miembro de la comunidad la totalidad del saldo del fondo. Con frecuencia, el miembro que proporciona este servicio recibe una comisión; sin embargo,

la práctica varía.

Algunas instituciones ofrecen servicios de custodia a los miembros de sus bancos, en cuyo caso la institución debe asumir el riesgo tanto para la cuenta externa como también para la interna. En algunos casos, es posible comprar una póliza de seguro, pero esto puede ser costoso a menos que la institución maneje cantidades substanciales de efectivo.

Hurramiuolas du Audiloría para los Próslamos Olorgados bajo la Cuuola loluroa

Los bancos comunales que operan sin acceso a infraestructura financiera también enfrentan retos adicionales en términos de registros contables y auditorías. Resulta más dificil vigilar la actividad de la cuenta interna sin comprobantes y estados de cuenta de bancos comerciales para comparar contra los registros y libros de cuenta del banco comunal.

En su ausencia, los bancos comunales deben diseñar controles internos adicionales, los cuales pueden,

a su vez, ser apoyados por documentación de la institución. Tales controles internos pueden incluir los siguientes:

• exigir la firma tanto del prestatario como también de un miembro del comité en todos los contratos de préstamo bajo la cuenta interna;

• emitir recibos con numeración secuencial para todos los desembolsos y pagos a préstamos, copias de los cuales se entregan al prestatario y también al comité directivo;

• emitir recibos con numeración secuencial para los préstamos pagados, copias de los cuales se entregarían al prestatario, al comité directivo y al promotor;

• emitir requisiciones con numeración secuencial, firmadas por el comité directivo y revisadas por miembros seleccionados del banco, para todos los artículos comprados con fondos de la cuenta interna;

• mantener un libro de caja para todas las transacciones, respaldado por recibos y requisiciones, que debe ser firmado por el comité directivo y verificado por el promotor o un miembro del banco.

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I

Capítulo 3: Guía de la Formulación de Políticas para la Cuenta Interna

Este capítulo sobre formulación de políticas introduce el marco original desarrollado para guiar las prácticas de los bancos comunales y describe las opciones de política relativas a la cuenta interna en términos de cuatro categorías generales: operaciones de crédito, ahorros, contabilidad y controles, y auditorías internas.

Debido a que la visión de la institución y del banco comunal influye sobre las políticas relativas a la cuenta interna, algunas secciones describen diversas opciones, juntamente con la justificación de cada una. Para aquellos casos donde existen buenas prácticas claramente definidas, la discusión incluye orientación sobre la puesta en vigencia de la política recomendada.

Marco Original para la Evaluación de Políticas

John Hatch, fundador de FINCA International y creador de la metodología original de la banca comunal, desarrolló cinco preguntas básicas (Figura 5) que sirven como marco para el diseño de lineamientos y políticas respecto al manejo de la cuenta interna. Hoy día, estas preguntas continúan desempeñando un papel importante en la gestión de los bancos comunales.

Sin embargo, los lineamientos originales respecto al manejo de la cuenta interna dejaban la contabilidad, los controles internos y las medidas de seguridad en gran medida en manos del banco comunal. Cada banco creaba un sistema (o política) de controles internos adaptado especialmente a su situación, su nivel de destrezas y su base de miembros. Así, los sistemas de monitoreo que resultaron de la cuenta interna variaban de un banco comunal a otro.

No se esperaba que la institución vigilara la cuenta interna del banco comunal; todas estas actividades de monitoreo se dejaban exclusivamente a discreción del banco.

Se consideraba que la autogestión de sistemas autocreados generaba un sentido de propiedad y solidaridad más fuerte entre los miembros y que fomentaba el desarrollo de destrezas gerenciales superiores.

A través de los años, los programas de manejo de la cuenta interna produjeron resultados mixtos. Muchos de los problemas radicaban en la variabilidad de las políticas y los sistemas. La falta de normas hacía que las auditorías realizadas por las instituciones cooperantes resultaran dificiles, si no imposibles. Otros problemas surgían a raíz

Figura 5: Las Proguntas do John latch rospocto al Manojo do la Cuonta Intorna

¿Quiénes pueden pedir prestados fondos de la cuenta interna?

¿Para qué propósitos puede utilizarse un préstamo otorgado con fondos de la cuenta interna?

¿Cuáles la tasa de interés y el plazo aplicable a los préstamos bajo la cuenta interna?

¿Qué sucede en el caso de incumplimiento por parte del prestatario?

¿Generará el banco comunal dividendos y, en caso afmnativo, cómo?

49

de la falta de capacitación de los miembros de los bancos en aspectos de la gerencia financiera y el manejo de fondos, opciones para las políticas financieras, y aspectos contables y de mantenimiento de registros. Esta falta de sofisticación financiera frecuentemente se traducía en deficiencias en las comunicaciones, no sólo entre miembros sino también entre el banco y su institución. La insuficiencia de información sobre el desempeño de la cuenta interna y la situación de la cartera aumentaba el riesgo de incumplimiento de los préstamos otorgados a partir de la cuenta externa, y situaba los ahorros de los miembros en riesgo.

Como resultado de estas experiencias históricas, ya no se considera conveniente desde el punto de vista de la gerencia financiera permitir que los bancos comunales diseñen políticas y sistemas únicos.

Los practicantes de hoy día se esfuerzan por encontrar formas de asegurar que las políticas de la institución protejan los depósitos de ahorro de sus miembros y manejen eficazmente la deuda bajo las cuentas interna y externa. Tales políticas ayudan a los bancos comunales a manejar eficazmente sus fondos, empoderar a sus miembros, y aumentar la seguridad y el rendimiento para éstos. Sin embargo, también ofrecen flexibilidad para que cada banco comunal pueda adaptar sus prácticas para atender las demandas específicas de su comunidad.

Resumen de los Interrogantes Relacionados con la Formulación de Políticas

Para manejar eficazmente su cuenta interna, el banco comunal debe establecer políticas y prácticas para regir las actividades de crédito, los ahorros, la contabilidad y las actividades de auditoría.

El Resumen y Diagnóstico de la Cuenta Interna (Figura 6) clasifica los principales interrogantes relacionados con la política de manejo de la cuenta interna discutidos en este manual de políticas a la vez que sintetiza las prácticas recomendadas, los pasos preliminares, los procesos decisorios y las herramientas recomendadas para cada interrogante.

Este diagnóstico tiene como objetivo servir como guía de los componentes del paquete de herramientas como también como referencia rápida para los practicantes en el campo de manejo de la cuenta interna.

Horramiontas do Roforoncia

Herramienta Diagnóstica de la Cuenta Interna Uso de la Herramienta Diagnóstica para Analizar la Cuenta Interna (Lección 3)

-------------------

Figura 6: 8asuman y Diagnóstico da la Cuonta Intorna

Clava: 1= Sin Inlciarsa 2 = En Procaso

Intarroganta

8aoomandaolón

3

=Finalizado Pasos Pralimlnaras

Políticas y Prácticas Croditicias Actividados do Cródito

Inicio

(cuándo

comenzar a

prestar)

Elegibilidad

Iniciar las actividades de crédito bajo la cuenta interna cuando el banco decida hacerlo, después de la puesta en vigencia del reglamento interno y procedimientos clave y después de capacitados los miembros.

Inicialmente, otorgar préstamos exclusivamente a miembros; en lo subsiguiente, pueden otorgarse préstamos a miembros y no miembros cuando el fondo de la cuenta interna sea 10 suficientemente grande.

----

Realizar la capacitación sobre el reglamento interno con los miembros

e introducir las políticas recomendadas.

Adaptar los términos de los préstamos con base en la experiencia local y votar sobre las políticas y procedimientos finales.

Adoptar un calendario y procedimientos de revisión y monitoreo.

Impartir capacitación sobre el reglamento interno a los miembros y revisar los procedimientos para establecer la elegibilidad.

Nlval do

EntidadBacisoria

 

Finalización

Inst.

Banco

Paquata[s] do

 

Harramiantas

1

2

3

1

2

3

1

2

3

1

2

3

V'

V'

Manejo de la Cuenta Interna, una Apreciación General

Prácticas Crediticias y Términos de los Préstamos en el Reglamento Interno

Prácticas Crediticias y Términos de los Préstamos en el Reglamento Interno

51

Clava: 1= Sin Inioiarsa 2 = En Prooaso

Nival do

EntidadDaolsoria

 

Intorroganto

Rooomondaolón

3 = Finalizado Pasos Prollmlnaros

Flnallzaolón

Inst.

Banoo

Paquoto[s1 do

 

Horramlontas

Plazo

Los ténninos de los préstamos no

Revisar las

1

2

3

V'

Prácticas Crediticias y

deberían extenderse más allá del cierre del ciclo para los préstamos

recomendaciones y definir políticas y

Ténninos de los

otorgados bajo

la cuenta externa.

procedimientos en el reglamento interno después de pedir aportes del nivel local respecto a las experiencias y prácticas crediticias.

Préstamos en el Reglamento Interno

Intereses

Una política de flexibilidad

Introducir los ténninos de

1

2

3

V'

Prácticas Crediticias y

respecto a las tasas de interés es crédito recomendados y

 

Ténninos de los

detenninada por el banco, con definir políticas y variaciones con base en el monto, procedimientos en el

Préstamos en el Reglamento Interno

plazo, propósito, tipo, garantías y

reglamento interno

colateral del préstamo; la política

después de analizar el

debería asegurar la mercado local.

 

competitividad con las tasas vigentes en el mercado local.

Calendario de

Revisar las

1

2

3

V'

Prácticas Crediticias y

pagos

La amortización debe realizarse mensualmente, como mínimo.

recomendaciones respecto a los pagos a préstamos de acuerdo con la práctica local; incorporar las políticas y los procedimientos en el reglamento interno.

Ténninos de los Préstamos en el Reglamento Interno

I

-------------------

Clavo: 1 = Sin Iniciara o 2 = En Procolo

 

Nivol do

 

EntidadDoollorla

 

Intorroganto

Rocomondaclón

3 =finalizado Pasos Prollmlnaras

Finalización

Inst.

Banco

Paquata[sJ do

 

Horramlontas

Monto

A fin de minimizar el riesgo,

debe destinarse más del 25% del

no

Introducir el concepto del

1

2

3

ti'

Prácticas de Crédito y

riesgo e incorporar en el

fondo total para préstamos a un

 

Términos de Préstamos en el Reglamento

sólo préstamo.

reglamento interno las políticas de control del nesgo.

Interno

 

1

2

3

 

Establecer un proceso regular de revisióp y monitoreo.

 

Garantías

Exigir garantías prendarias si el monto del préstamo es grande; garantías personales a discreción de los miembros del banco.

Revisar las recomendaciones y definir políticas y procedimientos en el reglamento interno.

 

1

2

3

ti'

Prácticas crediticias y Términos de los Préstamos en el Reglamento Interno

Análisis y

1

2

3

ti'

Aprobación da

Próst8mos

Todos los préstamos otorgados bajo la cuenta interna deben ser

aprobados por una mayoría de los del riesgo; desarrollar miembros del banco; no deberían criterios para aprobación aprobarse préstamos adicionales de préstamos y un

Capacitar a los miembros en el análisis de crédito y

 

Análisis y Aprobación de Préstamos

Prácticas Crediticias y Términos de los Préstamos en el

para miembros que tengan proceso de revisión

de

Reglamento Interno

préstamos pendientes. préstamos;

validar los

 

criterios y el proceso durante los ciclos iniciales de préstamos y hacer ajustes conforme a

la necesidad.

53

Clavo: 1 =Sin Inlciarso 2 = En Procoso

Intorroganta

Rocomondaclón

3 = finalizado Pasos Prollmlnaros

Morosidad y

Cobros

Rosarva da

Efactivo

Establecer políticas y

procedimientos de control recomendaciones en

orientados a evitar la morosidad.

Vigilar los préstamos problemáticos.

Revisar las

cuanto a morosidad y cobros.

Capacitar a los miembros en el monitoreo de los préstamos problertáticos, prácticas y control de la morosidad, y procedimientos de cobro.

Establecer una reserva de efectivo Revisar la capacidad desde el inicio, a menos que el gerencial contra

banco no cuente con acceso a una