RESOLUCIN MUNICIPAL N_____________

EL HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL EN PLENO Y EN USO DE SUS FACULTADES ESTABLECIDAS

EN LA CONSTITUCION POLICITICA, LEY 40 261 SUS REFORMAS E INCORPORACIONES Y EL
REGLAMENTO A LA LEY 40, LEY DE MUNICIPIOS DECRETO 52-97.-
CONSIDERANDO
PRIMERO
Que es obligacin de este gobierno Municipal, dictar las normas que sean necesarias
para garantizar la eficiencia y transparencia en todas las compras que lleve a efecto
esta Institucin, dentro de un marco de legalidad y estricto derecho.
SEGUNDO
Que de conformidad al Artculo 5 de la Ley No. 622 "Ley de Contrataciones
Municipales", Los gobiernos locales en su gestin, estn en la obligacin de planificar,
ejecutar y supervisar las contrataciones que lleven a cabo, de tal forma que satisfagan
sus necesidades en las mejores condiciones de racionalidad, celeridad, costo y calidad,
seleccionando siempre la oferta ms conveniente en provecho de los pobladores de su
circunscripcin territorial.
TERCERO
Que el gobierno y la administracin de los Municipios corresponden a las autoridades
municipales, las que desempearn sus atribuciones de conformidad con la
Constitucin Poltica y la presente Ley, a fin de satisfacer las necesidades y
aspiraciones de su comunidad.
POR TANTO:
Que de conformidad con el inciso b) del Arto. 4 de la Ley de Contrataciones Municipales,
las compras realizadas con fondos de caja chica son materia excluida de los
procedimientos ordinarios contemplados en la Ley 622 y su reglamento, adems deben
efectuarse de acuerdo a un reglamento dictado por cada Municipio o entidad del Sector
Municipal, segn las normas de ejecucin presupuestaria y las Normas Tcnicas de
Control Interno de la Contralora General de la Repblica.
ACUERDA
El Concejo Municipal del Municipio de Nueva Guinea en uso de las facultades que le
confiere el artculo de la Ley No. 40 y 261, Ley de Municipios, publicada el da 26 de
Agosto de 1997, artos. 14, 15 del Decreto 52-97 Reglamento de la ley de Municipios, y
los artculos 42, 43, 44 y 45 de la Ley No. 376, Ley de Rgimen Presupuestario
Municipal, publicada el da 04 de Abril del 2001.
RESUELVE
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Aprubese la "Normativa para Compras con Fondos de Caja Chica", debindose
implementar con carcter obligatorio por todas las unidades de esta Institucin que
tengan autorizados el manejo de fondos de caja chica.
I- OBJETO Y BASE LEGAL
Arto. 1. Objeto. La presente Normativa tiene por Objeto establecer el marco de
operacin y normar los procedimientos internos que rigen las compras con Fondos de
Caja Chica que efecte esta Entidad para desarrollar las actividades en el mbito de su
competencia, en el orden prescrito y de forma segura, observando las normas tcnicas
y procedimientos de control interno para el sector pblico.
Arto. 2. Base Legal. La Presente Normativa para Pagos con Fondos de Caja
Chica tiene como base legal las siguientes Leyes, Reglamentos y Decretos aplicables
en materia de erogaciones pblicas:
- Ley 622 "Ley de Contrataciones Municipales".
- Decreto N 109-2007 "Reglamento de la Ley de Contrataciones Municipales".
- Ley No. 438 "Ley de Probidad de los Servidores Pblicos"
- Ley 681, Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica.
- "Normas tcnicas de control interno para el sector pblico" emitidas por la Contralora
General de la Repblica.
- Otras normas y procedimientos de control interno que por su mbito o alcance, son
aplicables a las compras con fondos de caja chica.
II- DEFINICIONES
Arto. 3. Para la aplicacin de esta Normativa se establecen las siguientes
definiciones:
1. Unidad administrativa: Es la unidad administrativa que requiere o necesita
realizar compras, dicha unidad puede ser: Cualquier Direccin.
Financiera, Programa, Proyecto, Departamento u Oficina de la estructura que
pertenezca a la Entidad.
2. Responsable del Fondo de Caja Chica: Es el titular de la Unidad
Administrativa a quien se le asigna un Fondo de Caja Chica.
III- ADMINISTRACION DEL FONDO FIJO:
3.1- OBJETIVO DEL FONDO FIJO Y MBITO DE APLICACIN
Arto. 4. Objetivo. La presente Normativa tiene como objetivo cumplir y hacer
cumplir de manera eficiente las polticas y normas establecidas para el uso transparente
de los recursos de esta Entidad destinados para fondos de caja chica.
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Arto. 5. mbito de aplicacin. Quedan sujetos al mbito de aplicacin de esta
Normativa todos y cada uno de los Fondos de Caja Chica existentes y los que se
autoricen en esta Entidad.
3.2- CREACION DEL FONDO
Arto. 6 Cranse los siguientes fondos fijos para caja chica
1. Un fondo fijo de caja chica para cubrir gastos y pagos menores del Proyecto
Levantamiento Catastral con Fondos Externos en las Propiedades Rurales de
Nueva Guinea, por un monto de C$ 20,000.00 (veinte mil crdobas netos).
2. Un fondo fijo de caja chica para cubrir gastos y pagos menores de la Direccin
de Planificacin por un monto de C$ 20,000.00 (veinte mil crdobas netos).
3. Un fondo fijo de caja chica para cubrir gastos y pagos menores para toda la
Alcalda, por un monto de C$ 40,000.00 (Cuarenta mil crdobas netos). Los
gastos o pagos menores en que incurra el Proyecto Levantamiento Catastral con
Fondos Externos en las Propiedades Rurales de Nueva Guinea y la Direccin de
Planificacin no debern ser cubiertos por este fondo, sino por sus propios
fondos de caja chica creados para sus propios fines.
El aumento o disminucin de estos montos para fondos de caja chica, debern ser
debidamente autorizados por la mxima autoridad de esta municipalidad, previa
justificacin de las razones que as lo ameriten.
Arto. 7 Cualquiera de los fondos de caja chica aqu creados, podr cerrarse
cuando a criterio de las autoridades de la municipalidad consideren que no seguir
utilizndose.
3.3- RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA
Arto. 8 Las personas responsables del manejo del fondo fijo de caja chica sern
designadas por la administracin municipal, quienes debern contar con cualquiera de
las siguientes fianzas: a) Solidaria, b) prendara, c) hipotecaria, que para tal efecto
sumistraran a favor de la Alcalda Municipal. Los tipos de fianzas antes identificadas
sern exigidas a discrecin de la Alcalda Municipal.
3.4- PROTECCION DEL FONDO
Arto. 9 El responsable del fondo fijo de caja chica debe tomar las medidas
preventivas para el resguardo del fondo, con el objeto de garantizar su proteccin, entre
las cuales se encuentran:
a- Guardar el dinero, como los documentos utilizados en el manejo del fondo, en
lugar seguro o caja de seguridad, colocarse bajo llave, debidamente ordenado
al cual solamente l tendr accesibilidad y control.
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b- Por ningn medio, escrito o verbal, entregar a autoridades, funcionarios o
empleados municipales la llave que garantiza el resguardo y proteccin del
fondo.
c- Queda terminantemente prohibido que el superior, por medio de coaccin,
solicite dinero sin el cumplimiento establecido en la presente normativa.
IV- MANEJO DEL FONDO
4.1- MONTO MAXIMO CUBIERTO POR EL FONDO
Arto. 10 El pago mximo del fondo fijo de cada caja chica no exceder el
porcentaje del 10% del monto aprobado para el fondo. Cualquier otro desembolso
superior a este valor, deber realizarse mediante la emisin de cheque, previo
cumplimiento de los procedimientos establecidos en la ley de la materia.
Los montos mximos de desembolso autorizados, nicamente deben ser aplicados a
una sola operacin de pago y a un solo proveedor en forma individual.
4.2- GASTOS CUBIERTOS POR EL FONDO
Arto. 11 Los gastos y pagos menores cubiertos por el fondo fijo de caja chica estn
destinados para los rubros siguientes:
1- Compras de materiales y suministros.
2- Pagos por contratacin de servicios menores.
3- Pagos de viticos.
4- Pagos de combustibles.
5- Pagos de donaciones a personas naturales.
6- Otros de cuantas menores debidamente autorizados
Las donaciones a personas naturales solamente son aplicables al fondo fijo de caja
chica creada para toda la Alcalda. Es decir, queda prohibido realizar donaciones a
personas naturales de los otros fondos fijos de caja chica.
1- COMPRAS DE MATERIALES Y SUMINISTROS
Arto. 12 Toda compra de Materiales y suministro de bienes que efecte la
municipalidad por medio del fondo de caja chica, antes de efectuarse ser consignada
en Solicitudes de Compras, correspondientes.
Las compras de bienes o suministros deben estar acompaadas de los documentos
siguientes:
a- Solicitud de compra.
b- Factura o recibo original.
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c- Autorizacin del director del rea respectiva donde se requiere la compra.
d- Otro que sea necesario.
Las compras de bienes y suministros sern remitidas a bodega; el documento original
de la Solicitud de Compras y el original de la factura, sern los documentos que deben
amparar la entrega de los artculos a la bodega, de conformidad con los procedimientos
establecidos.
2- CONTRATACIN DE SERVICIOS
Arto. 13 Las contrataciones de servicios de cuantas menores efectuadas por
medio del fondo de caja chica, antes de efectuarse sern consignadas por las
Solicitudes de Servicios.
El procedimiento de contratacin de servicios debe estar acompaado de los
documentos siguientes:
a- Solicitud de Servicio
b- Autorizacin del director del rea donde se requiera el servicio.
c- Contrato de Servicio.
d- Otro documento que sustente el servicio.
3- PAGOS DE VIATICOS
Arto 14 Los pagos de viticos de cuanta menores efectuados por la municipalidad
por medio del fondo fijo de caja chica, antes de efectuarse sern consignados en
Detalle de Viticos, apoyadas por la Solicitud de Viticos, programacin de viaje
correspondiente al plan semanal de trabajo o carta de invitacin de instancias externas
a la municipalidad.
El procedimiento para la realizacin de los pagos de viticos debe estar acompaado
de los documentos siguientes:
a- Programacin Semanal de trabajo
b- Solicitud de Vitico
c- Detalle de viticos.
d- Carta de invitacin, cuando es una invitacin.
e- Listado de personas visitadas, que incluya como mnimo nombre, firma y nmero
de cdula.
f- Autorizacin por el director del rea respectiva
g- Cuando sean pagos de viticos para actividades fuera del municipio, se tendr
que adjuntar un informe sobre lo actuado o copia de asistencia u otro documento
que evidencie la participacin de la persona en la actividad.
4- PAGOS DE COMBUSTIBLE
Arto. 15 Los pagos en concepto de combustibles de menor cuanta efectuados por
la municipalidad por medio del fondo fijo de caja chica, antes de efectuarse sern
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consignados en Ordenes de Crdito cuando sea al crdito, apoyadas por la Solicitud
de Combustible y Factura, tambin debern de acompaarse de la copia de la
programacin de viaje correspondiente al plan semanal del trabajo o carta de invitacin.
5- DONACION A PERSONAS
Arto. 16 Los pagos en concepto de donaciones por medio del fondo fijo de caja
chica solamente sern efectuadas a personas naturales y el monto mximo a ser
entregado no exceder del 1% del monto total autorizado para el fondo de caja chica.
El procedimiento para la realizacin de pagos de donacin a personas naturales debe
estar acompaada de los documentos siguientes:
a- Solicitud de parte del Beneficiario.
b- Copia de la cdula y/o partida de nacimiento.
c- Autorizacin de pagos firmada por el Alcalde o quien ste designe.
d- Disponibilidad Mensual del techo para Donaciones.
e- Los Soportes respectivos que respaldan el desembolso (Epicrisis, Receta mdicas
emitida por el MINSA, Diagnostico medico, Facturas membretadas u otro
documento que evidencie el destino de la donacin). Los documentos de este
acpite debern ser originales. En los casos que el solicitante requiera estos
documentos originales, para efectos de entregarle la donacin, podr suministrar
copia debidamente autenticada por el asesor legal de la Alcalda.
Las donaciones a personas naturales solamente son aplicables al fondo fijo de caja
chica creada para toda la Alcalda; queda prohibido realizar donaciones a personas
naturales de los otros fondos para caja chica.
4.3- AUTORIZACION DE PAGOS
Arto. 17 Todo desembolso del fondo fijo utilizado para compra de materiales y
Suministros, productos, contratacin de servicios, pagos de viticos y donaciones a
personas naturales, sern autorizado por el Alcalde Municipal o quien l designe
mediante acuerdo municipal, quin autorizar al responsable del fondo.
El pago de caja chica debe hacerse en efectivo, una vez que se cumpla con los
requisitos establecidos en la presente normativa.
4.4- CASOS EXCEPCIONALES
Arto 18 Pueden presentarse inconvenientes en el manejo de los fondos fijos de
caja chica, lo que requiere ser resuelto de forma inmediata para que no generen atraso
a la operacionalidad de las gestiones administrativas de la municipalidad.
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4.1- Caso de Ausencia
En el caso que no se presentase como de costumbre la persona que maneja el fondo
de caja chica, el responsable del mismo podr delegar en otra persona, por medio de
un documento escrito, el manejo de la misma, mientras dure la ausencia, para lo cual,
se requiere hacer entrega de los valores y documentos siguientes:
1- Arqueo del efectivo que en esos momentos se encontrasen, juntos con los
documentos soporte utilizados.
2- Inventarios de los documentos que se encuentran en poder de la persona que
maneja la caja chica, la cual contendr:
a- Inventario de documentos.
b- Inventario de recibos de caja chica
4.2- Caso de Despido
En caso de despido de la persona encargada de manejar el fondo fijo de caja chica, se
nombrar a otra persona, por lo que se requiere la entrega formal de los valores y
documentos que en esos momentos se encontrasen en su poder. Esta entrega se har
mediante un acta de traspaso de la persona saliente a la persona entrante, la cual
deber de contener los elementos siguientes:
1- Un documento por escrito por el responsable del fondo fijo autorizando la entrega
del manejo de caja chica.
2- Un arqueo del fondo fijo, practicado por el departamento de contabilidad que
contenga los valores, documentos que sern traspasados a la persona entrante.
V- EJECUCIN DEL FONDO
5.1- PAGO DEL FONDO FIJO (REQUISITOS)
Arto 19 Todo pago efectuado por el fondo fijo de caja chica, debe regirse por los
siguientes requisitos:
a- Solicitud de pago del fondo fijo de caja chica.
b- Autorizacin del responsable inmediato.
c- Autorizacin de pago firmada por el Alcalde o quien l designe mediante
acuerdo municipal.
d- Presentarse ante el responsable del fondo para hacer efectivo el pago.
e- Firma de los documento soportes estipulados por la presente normativa.
f- Recibir fsicamente la cantidad de dinero en efectivo a entera satisfaccin
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Las solicitudes de pago por medio de caja chica sern recibidas nicamente por el
encargado de manejar el fondo y sern canceladas de acuerdo al orden en que se
vayan recibiendo, salvo casos prioritarios.
En los casos prioritarios se requiere expresamente de la autorizacin por escrito del
Alcalde Municipal o quien l designe para darle fiel cumplimiento.
Arto. 20 Los movimientos del fondo fijo de caja chica para su solicitud, ejecucin,
rendicin y control deben manejarse a travs de los formularios diseados para tales
fines, siendo estos, los siguientes:
a- Un comprobante de caja chica.
b- Un vale provisional de caja chica.
c- Una solicitud de compras y suministros.
d- Una solicitud de contratacin de servicios.
e- Una solicitud de pago de viticos.
f- Una solicitud de pago de combustible.
g- Arqueo del fondo fijo de caja chica.
h- Detalle para reembolso de caja chica.
Al momento de hacer efectivo un pago, el responsable del fondo deber poner el sello
de CANCELADO y fecha a los comprobantes de caja chica, as como a todos sus
soportes.
5.2- SOPORTE DE LOS GASTOS
Arto. 21 Todos los gastos efectuados a travs del fondo fijo de caja chica deben
ser soportados por la documentacin que evidencie el pago correspondiente a compras
o prestacin de servicios, a lo cual se deber adjuntar:
a- Un Comprobante de Caja Chica, autorizado por el Alcalde Municipal o quien l
designe, el cual especificar el rea administrativa a la cual se cargar el gasto
que corresponda; dicho recibo debe contener las firmas de pagado y recibido
respectivamente.
b- Una factura membretada del proveedor; a favor de la municipalidad, la que se
adjuntar al comprobante de caja chica.
c- Una solicitud del gasto; en caso de pagos de viticos o compras de combustible
estarn acompaada con el Vo. Bo. del responsable del rea, la que se
adjuntar al recibo de caja chica.
d- En caso de emitirse algn gasto que no se obtenga factura membretada, el
proveedor firmar un comprobante de caja chica junto con la orden de pago.
En ningn caso se pagarn gastos con factura comercial con valor superior al 1% del
Fondo Fijo de Caja Chica.
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Cuando sean gastos con factura comercial, esta deber llevar el nombre del proveedor
y la direccin del establecimiento, fotocopia de cdula de identidad y nmero de
telfono. Solo se aceptarn facturas comerciales en aquellos casos previamente
justificados y debidamente autorizados (pago de taxis, autobs, reparacin de llanta,
comunidades rurales, lugares donde no se preste servicio con factura numerada, las
facturas debern acompaarse de un comprobante de caja chica).
Los documentos soportes de los gastos que respaldan los egresos de caja chica deben
cumplir con los requisitos siguientes:
Ser emitidos a nombre de la Alcalda Municipal de Nueva Guinea.
Mantener una secuencia numrica
Fecha de emisin.
Ser claro, legibles y no presentar borrones, enmendaduras ni alteraciones.
Especificar claramente el concepto del gasto.
Especificar valores en nmero y letras.
Traer impreso el sello de cancelado y firma del proveedor.
Nombre del proveedor (En caso de persona natural, nombre y apellidos,
direccin de su domicilio, etc.)
Los documentos soportes de los desembolsos de caja chica deben ser en original, sin
borrones, ni enmendaduras; de lo contrario no sern aceptados por el responsable del
fondo fijo de caja chica. A la consumacin de gastos efectuados por el fondo de caja
chica, el responsable debe colocarle el sello de cancelado a todos los documentos
soportes involucrados en el proceso.
Los extravos de documentos pagados se considerarn como casos de negligencias y
su valor correr inmediatamente bajo la responsabilidad del encargado del fondo fijo de
caja chica, y segn el caso, la ejecucin de la fianza.
5.3- CONTROL ADMINISTRATIVO.
Arto. 22 La persona encargada de manejar el fondo fijo de caja chica, como control
de su gestin administrativa, debe llevar un Libro de Caja Chica (Order Book) o
Controlarse mediante hojas de clculo de Excel, en el cual consignar todos los
movimientos efectuados por el fondo, como:
a- Todos los reembolsos efectuados por el rea de finanzas, sern registrado en el
libro como una entrada de efectivo (Dbitos).
b- Todos los desembolsos efectuados por el fondo por medio de pagos, sern
registrado en el libro como una salida de efectivo (Crditos).
c- El encargado del fondo de caja chica debe manejar la disponibilidad del fondo
(saldo), de esa forma garantizar el reembolso cuando ste se encuentre agotado
como mximo en el 75%del monto total aprobado.
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5.4- VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA.
Arto. 23 Todo desembolso sujeto a rendicin de cuentas, asignado a autoridades,
funcionarios o empleados municipales, debe estar soportado por un Vale de Caja
Chica. Este vale ser firmado por la persona a quin le asignaron dichos fondos.
Este documento tendr un carcter transitorio de setenta y dos (72) horas hbiles, por
la cual el beneficiario deber de rendir cuentas en este trmino, reemplazndolo por las
facturas, correspondientes. De no hacerlo en el trmino establecido, la suma
correspondiente le ser cargada directamente a su salario mensual.
Los vales provisionales de caja chica deben elaborarse en original y copia, los cuales
sern regresados al solicitante, una vez que se rinda cuenta del mismo. La copia la
archivar el encargado del fondo, respetando la secuencia numrica.
Por ningn motivo se debe entregar vales provisionales de caja chica, cuando el
solicitante tenga otro (s) pendientes de cancelar. Diariamente el responsable del fondo
revisar qu vales provisionales estn pendientes de liquidacin y gestionar su
rendicin. De presentarse renuencia de su rendicin, se proceder a comunicarle al
director administrativo para que tome las medidas necesarias del caso.
Los vales provisionales no deben presentar borrones, ni enmendaduras; deben ser
claros y especficos, adems debern de contener:
a- Fecha de emisin del vale.
b- Valores en nmeros y letras
c- Concepto del gasto.
d- Nombre y apellidos del beneficiario.
e- Firma de
5.5- RECIBOS DE CAJA CHICA
Arto 24 Los pagos emitidos por el fondo de caja chica deben ser soportados por
un recibo de caja chica, al cual se le adjuntar, todos los soportes del gasto, tales
como: recibos, facturas, etc. El recibo original ser el soporte de los reembolso de caja
chica y la copia quedar como archivo del responsable del fondo.
La persona encargada del manejo de caja chica solicitar al rea a quin corresponda
la elaboracin de los talonarios de Recibos de Caja Chica debidamente
prenumerados, el que contendr un recibo original y una copia.
Los recibos de caja chica anulados deben de marcarse con un sello que contenga la
leyenda de ANULADO y archivarse el juego completo.
VI- REEMBOLSO DEL FONDO
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6.1- ARQUEO DE CAJA CHICA (PROCEDIMIENTOS)
Arto. 25 Para fines de control interno y garantizar el manejo transparente de los
fondos de caja chica, se debe efectuar arqueos sorpresivos al fondo de caja chica por
lo menos cuatro veces al mes, los cuales se realizarn por el departamento de
contabilidad de la municipalidad o a quin este designe, o por Auditoria Interna. El
encargado de hacer el arqueo emplear el siguiente procedimiento:
a- Contar en presencia del custodia de los fondos todo el efectivo que en esos
momentos se encontrase en su poder.
b- Revisar y contar los comprobantes pagados por el custodia de los fondos,
listando detalladamente las partidas contadas.
c- El responsable del arqueo debe elaborar la hoja de arqueo del fondo fijo de caja
chica.
d- Al terminar el recuento, pedir al custodia que firme la hoja del arqueo, en la que
conste que todos los fondos en su posesin, por los cuales l es responsable,
fueron contados en su presencia y devueltos intactos a su entera satisfaccin.
e- Determinar que los anticipos (vale de Caja Chica) y los comprobantes de gastos
que forman parte del manejo del fondo, estn adecuadamente aprobados y sean
originales y razonables, sobre la base de la actividad desarrollada por la
municipalidad.
f- Determinar que cualquier cheque de reembolso, si hubiere, haya sido registrado
en el recuento.
g- Elaborar un informe de arqueo realizado, sealando errores, debilidades
encontradas y violaciones a las normas de control interno establecidas, as como
las recomendaciones pertinentes que amerita el caso, para superarlo.
h- Todo faltante del fondo fijo, al momento de practicarse un arqueo, sern cubierto
de manera inmediata por el que maneja el fondo, sin perjuicio de las sanciones
pertinentes que pudiese derivarse de dichas irregularidades.
i- Todo sobrante del fondo fijo, al momento de practicarse un arqueo, deber
considerarse como un ingreso de la Alcalda, el cual debe ser depositado en
caja general a lo inmediato.
Los resultados de dichos arqueos sern preparados en original y tres copias para ser
distribuido a:
1- Original, Para la dependencia que lo elabora
2- Primera, Copia Para el responsable del Fondo
3- Segunda Copia, Jefe de la dependencia bajo cuya administracin se maneja el fondo
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4- Tercera Copia, Unidad de Auditora Interna
6.2- SOLICITUD DE REEMBOLSO
Arto. 26 La persona encargada del fondo fijo de caja chica solicitar al
departamento de contabilidad el reembolso cuando se encuentre agotado como
mximo en un 75 % de la cantidad asignada.
Independientemente del monto que se tenga en documento, el responsable del fondo
de caja chica, solicitar a la direccin financiera para que se emita cheque por
reposicin de gastos al cierre contable mensual, para que el fondo aparezca como
efectivo y los egresos se contabilicen en el perodo que corresponde.
El responsable de finanzas, exigir que se cumplan las disposiciones referentes a su
manejo en vista de que los reembolso se efectan luego que los comprobantes hayan
sido revisados y verificado por parte de los empleados responsables del control
posterior al gasto.
6.3- RENDICIN DE CUENTAS
Arto. 27 El responsable del fondo fijo de caja chica remitir a la oficina de
contabilidad la rendicin de cuentas de los gastos efectuados por medio del formato
Detalle de Gastos del Fondo, el que contendr la informacin siguiente:
a- La fecha del perodo en que se efectuaron los gastos.
b- Nmero de facturas pagadas a favor de la Alcalda.
c- Nmero del recibo de caja chica.
d- Fecha del pago efectuado en el recibo de caja chica.
e- Descripcin clara del concepto del gasto.
f- Beneficiario del pago (nombre y apellidos).
g- Importe total en crdobas.
La suma de los documentos comprobatorios de los desembolsos efectuados deber de
totalizar el valor del cheque de reposicin que se emitir a favor del responsable del
fondo y los comprobantes de gastos deben ser sellados con la leyenda de pagado,
fecha y nmero de cheque y nombre del banco.
El objetivo de este procedimiento, es evitar duplicidades en el pago de comprobantes
reembolsados en fechas anteriores. El departamento de contabilidad ser el encargado
de codificar, registrar y distribuir contablemente las operaciones del reembolso segn
las reas al cual corresponde dicho gasto.
6.4- AUTORIZACION DEL REEMBOLSO
Arto. 28 El responsable de finanzas aprobar la elaboracin del cheque de
reembolso a favor del responsable del fondo, una vez que se hayan efectuado la
recepcin, revisin y verificacin de toda la documentacin soporte (tales como
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facturas, recibos, comprobantes de rdenes de pagos, recibos de caja chica, etc.) por
parte del departamento de contabilidad, responsable del control posterior del gasto.
El reembolso del fondo fijo ser autorizado por el Alcalde Municipal o quien ste
designe.
VII- PROHIBICIONES
Arto. 29 En general, la responsabilidad en el manejo de los fondos de caja chica
recae nicamente en la persona designada por la administracin municipal a quin se le
autoriz el fondo. La utilizacin de los mismos queda sujeta a las siguientes
prohibiciones:
1- Los nombres de los proveedores o razn social y los gastos por una misma
operacin no deben ser fraccionados con el objeto de ajustar los desembolsos a
las restricciones del fondo o lmite autorizados de desembolso.
2- Queda terminantemente prohibido utilizar el fondo de caja chica para efectuar
vales personales, adelantos de salarios, horas extras, pagos de dietas,
vacaciones, dcimo tercer mes o prstamos personales a Autoridades,
funcionarios o empleados municipales.
3- No ser permitido utilizar el fondo de caja chica para efectuar cambio de cheques
por dinero a ninguna persona.
4- Los fondos fijos de caja chica no deben ser manejados por las personas que en
la administracin municipal autorizan egresos, ni por funcionarios con cargos de
responsabilidad y autoridad por ser incompatibles con sus funciones.
5- Se prohibe mantener el dinero y cualquier documento que soporte los egresos de
fondos, fuera de su respectivo lugar de resguardo, el que en todo momento debe
conservarse bajo llave.
6- Queda terminantemente prohibido que el superior, solicite dinero al responsable
del fondo, sin el cumplimiento de los requisitos establecidos por la presente
normativa.
VIII- SANCIONES
Arto. 30 El incumplimiento de la presente normativa, ser objeto de sanciones,
segn lo establecido en los artculos 119 y siguientes de la Ley 502, Ley de Carrera
Administrativa Municipal.
La presente normativa entrar en vigencia a partir de su publicacin por cualquier
medio de comunicacin. Ordnese al seor Alcalde Municipal su publicacin de la
manera prevenida por la ley.
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Dado en el Municipio de Nueva Guinea, Departamento de RAAS, a los tres das del
mes de marzo del ao dos mil diez.
Firma del Secretario del Concejo y del Alcalde
ANEXOS
INSTRUCTIVOS Y
SUS FORMATOS
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RECIBO DE CAJA CHICA
INSTRUCTIVO
UTILIDAD: Se usa para llevar el control de los pagos autorizados por el Responsable
del fondo de caja chica, con el propsito de soportar los pagos en efectivos y el
cumplimiento de las normas y procedimientos de control interno.
PERIODICIDAD: Se utilizar un Recibo de Caja Chica, cada vez que se emita un pago
en efectivo por la caja chica.
LLENADO DEL FORMULARIO:
1- Nmero de Recibo de Caja Chica; Los recibos de caja chica contendrn una
numeracin consecutiva. Se requiere que la Alcalda por medio de una litografa
elabore los talonarios de comprobantes de pagos, los que contendrn un original y
una copias.
2- Fecha de Emisin; Se deber de poner la fecha en que se paga por medio del
recibo de caja chica.
3- Recib la Cantidad de; Se debe poner la cantidad en letras de dinero recibida por la
persona.
4- En Concepto de; Se debe de poner el concepto claro del pago que se va a realizar.
5- Entregu Conforme; Se debe poner la firma de la persona que entrega el dinero en
efectivo.
6- Recib Conforme; Se debe poner la firma de la persona que recibe el el dinero en
efectivo de la caja chica.
ANEXO 1
ALCALDIA MUNICIPAL DE _____________________
RECIBO OFICIAL DE CAJA CHICA
No.:____________
Fecha: ______/______/________
C$ ________________
Recib de la Municipalidad la Cantidad de: ___________________________________
En Concepto de: _______________________________________________________
_____________________________________________________________________
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_____________________ ____________________
Entregu Conforme Recib Conforme
VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA
INSTRUCTIVO
UTILIDAD: Se usa para llevar el control de los pagos autorizados por el Responsable
del fondo de caja chica sujeto a rendicin de cuentas, con el propsito de soportar los
adelantos de pagos en efectivos y el cumplimiento de las normas y procedimientos de
control interno.
PERIODICIDAD: Se utilizar un Vale Provisional de Caja Chica, cada vez que se emita
un pago en efectivo por la caja chica por adelantado sujeto a rendicin de cuentas por
el beneficiario del mismo.
LLENADO DEL FORMULARIO:
1- Nmero de Vale Provisional de Caja Chica; Los vales provisionales de caja chica
contendrn una numeracin consecutiva. Se requiere que el Responsable del Fondo
elabore los vales provisionales cada vez que emita un adelanto de pago sujeto a
rendicin de cuenta, los que contendrn un original y una copia.
2- Fecha de Emisin; Se deber de poner la fecha en que se emite el vale provisional
sujeto a rendicin de cuenta.
3- Cantidad en Crdobas, se debe poner la cantidad de dinero entregado.
4- Unidad Administrativa; Se debe poner la Unidad Administrativa que solicita el pago
adelantado sujeto a rendicin de cuentas.
5- A favor de: Se debe poner el nombre y los apellidos de la persona que recibe el
dinero sujeto a rendicin de cuentas.
6- La Cantidad de; Se debe poner la cantidad en letras de dinero recibida por la
persona.
7- En Concepto de; Se debe de poner el concepto claro del pago que se va a realizar
por adelantado.
8- Vo. Bo. Director del Area; El vale provisional de caja chica debe contar con el visto
bueno del responsable del rea que solicita el pago por adelantado sujeto a
rendicin de cuentas.
9- Entregu Conforme; Se debe poner la firma de la persona que entrega el dinero en
efectivo.
17
10-Recib Conforme; Se debe poner la firma de la persona que recibe el dinero en
efectivo de la caja chica.
ANEXO 2
ALCALDIA MUNICIPAL DE __________________________
VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA
No.: _____________
Fecha: _____/______/_______
Valor por C$ ___________________
Unidad Administrativa: __________________________________________________
A Favor de: ___________________________________________________________
La Cantidad de: _______________________________________________________
____________________________________________________________________
En Concepto de: ______________________________________________________
____________________________________________________________________
Sujeto a rendicin de cuentas a las 48 horas de haber sido emitido por el responsable
de caja chica y recibido por el beneficiario del mismo.
____________________________
Vo. Bo. Director del Area
___________________________ ___________________________
Entregu Conforme Recib Conforme
18
ARQUEO DE FONDO DE CAJA CHICA
INSTRUCTIVO
UTILIDAD:
Se utiliza para controlar el efectivo y los documentos en poder del responsable de caja
chica y los pagos realizados por el mismo, con el propsito de velar por el cumplimiento
a las normas de control interno.
PERIODICIDAD:
Se utiliza cada vez que el departamento de contabilidad realice un arqueo del fondo fijo
de caja chica.
LLENADO DEL FORMULARIO:
1- Nmero del Arqueo; los arqueo sorpresivos al responsable del fondo fijo de caja
chica se realizar a travs de una numeracin consecutiva.
2- Fecha del Arqueo; Se debe poner la fecha en que se realice el arqueo a caja chica
3- Hora del Arqueo; Se debe poner la hora en que se realiza el arqueo a caja chica.
4- Bajo la Responsabilidad de; Se debe poner el nombre y el apellidos del responsable
del fondo de caja chica.
5- Detalle del Efectivo; Se debe poner en el cuadro todo el efectivo encontrado en
poder del responsable de caja chica.
6- Detalle de Egresos; Se debe poner en el cuadro todos los valores emitidos y
pagados por el fondo de caja chica.
7- Detalle de Vales Provisionales; Se debe poner en el cuadro todos los vales emitidos
que se encuentra en poder del responsable de caja chica y que no han sido
cancelados.
8- Valor Total del Arqueo; Se debe poner el total de efectivo encontrado en ese
momento en poder del responsable del fondo, el total de egresos pagado y los vales
provisionales emitidos como adelantos de pagos.
9- Valor del Fondo Fijo; Se debe poner el valor total aprobado por la administracin
para el manejo de caja chica.
10-Diferencia en el Arqueo; Se debe poner al momento del arqueo cualquier diferencia
encontrada.
19
11-Inventario de Boletera; se debe poner la cantidad de recibos no utilizados y que se
encuentran en poder del responsable del fondo.
ANEXO 3
ALCALDIA MUNICIPAL DE ___________________
ARQUEO DE FONDOS DE CAJA CHICA
No.:__________
Fecha: _____/____/______
Hora: _______
Bajo la responsabilidad de _____________________________________________
1- Detalle de Efectivo
Denominacin Cantidad Importe C$
Total Efectivo C$
2- Egresos de Caja Chica
No. de
Comprobante Fecha
No. de
Recibo Concepto Beneficiario
Importe
C$
Total Egresos C$
3- Vales Provisionales Entregados
Vale No. Fecha Concepto Beneficiario Importe C$
Total Vale C$
Valor Total del Arqueo (1+2+3) C$ ______________
Valor del Fondo Fijo ______________
Diferencia en el Arqueo ______________
4- Inventario de Boleteras
Documentos
Inventario
Desde Al
_______________
20
Elaborado Por
REEMBOLSO DE CAJA CHICA
INSTRUCTIVO
UTILIDAD:
Se usa para llevar el control de los reembolso de caja chica solicitado por el
responsable del fondo y autorizado por la administracin municipal, con el propsito de
soportar los gastos pagado por caja chica y dar cumplimiento a las normas y
procedimientos de control interno.
PERIODICIDAD:
Se proceder por medio de una solicitud de reembolso del fondo fijo de caja utiliza
cuando este se encuentre agotado como mximo en un 75%.
LLENADO DEL FORMULARIO:
1- Nmero de Solicitud; las solicitudes de reembolso de caja chica contendr una
numeracin consecutiva.
2- Fecha de Solicitud; se debe poner la fecha en que se realiza la solicitud de
reembolso del fondo fijo de caja chica.
3- Cantidad en Crdobas; se debe poner la cantidad en crdobas solicitada para el
reembolso de caja chica.
4- Responsable de finanzas; la solicitud de reembolso del fondo fijo de caja chica a
nombre del responsable de finanzas.
5- A favor de; Se debe poner el nombre y apellidos del responsable del fondo de caja
chica.
6- Perodo Comprendido; se debe anotar el perodo comprendido en el cual se
realizaron los gastos por caja chica.
7- Fecha de pago; se debe anotar la fecha del recibo de caja chica por el pagado por el
fondo de caja chica.
8- Nmero de Recibo de Caja Chica; Se debe anotar los nmeros de los recibos de
caja chica pagado por el fondo de caja chica.
9- Concepto; se debe anotar el concepto de forma clara que identifica el objeto del
gasto pagado por caja chica.
10-Beneficiario; se debe anotar el nombre y apellidos del beneficiario con el fondo de
caja chica.
11-Importe Total; se debe anotar el importe total pagado por el fondo de caja chica.
21
ANEXO 4
ALCALDIA MUNICIPAL DE __________________
SOLICITUD DE REEMBOLSO DEL FONDO FIJO
No.: _____________
Fecha: _____/_____/______
Por C$ _________________
Sr. ________________________________________, responsable de Finanzas.
Solicitud de reembolso del fondo fijo de caja chica por la cantidad de (en letras)
______________________________________________________________________
________
A favor de _____________________________________________, responsable de
caja chica.
Adjunto detalle de gasto comprendido en el perodo del da ______ de ___________ al
da ______ de ________ del ao 20_____.
No. de
R.C. CH. Fecha Concepto Beneficiario
Importe
Total C$
Total Gastos C$
______________________ _______________________
Elaborado Por Revisado Por
_____________________
Autorizado Por
Copia : Contabilidad
Archivo
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REEMBOLSO DE CAJA CHICA
INSTRUCTIVO
UTILIDAD:
Se utiliza para remitir el detalle de gastos efectuados por medio del fondo fijo de caja
chica, con el propsito de soportar los gastos pagado por caja chica y dar cumplimiento
a las normas y procedimientos de control interno.
PERIODICIDAD:
Se proceder por medio de una remisin del detalle de gastos efectuada por medio del
fondo fijo de caja chica al departamento de contabilidad, cada vez que el responsable
del fondo, solicite reembolso del mismo.
LLENADO DEL FORMULARIO:
1- Perodo de los Gastos Efectuados; se debe poner la fecha en que se realizan los
pagos por el fondo de caja chica, desde su inicio hasta el da en que se efecto el
ltimo pago.
2- Nmero de la Rendicin de Gastos; toda rendicin del fondo fijo de caja chica
contendr una numeracin consecutiva.
3- Fecha de la Rendicin; se debe poner el da, mes y ao en que se remite al
departamento de contabilidad la rendicin de cuenta.
4- Nmero de Comprobante de Pago; en esta columna se debe poner el nmero
consecutivo de los comprobantes autorizados por el Alcalde Municipal.
5- Nmero de Recibo de Caja Chica; Se debe poner el nmero consecutivo del
recibo de caja chica que soporta la emisin del gasto.
6- Fecha del Recibo de Caja Chica; se debe poner el da, el mes y el ao
correspondiente al fecha del recibo de caja chica emitido.
7- Nmero de Factura; se debe anotar el nmero de la factura emitida a favor de la
municipalidad por el proveedor.
8- Concepto del Gasto; Se debe anotar de forma clara y precisa el concepto que
identifica el objeto del gasto realizados y pagados por caja chica.
9- Beneficiario; se debe anotar el nombre y apellidos de la persona beneficiarias por
el fondo fijo de caja chica.
10- Monto en Crdobas; se debe anotar el importe correspondiente al pago
efectuado.
11- Elaborado Por; se debe poner la firma de la persona que elabora el detalle de los
gastos.
23
12- Revisado Por; se debe poner la firma de la persona que revisa el detalle de la
rendicin.
13- Aprobado Por; se debe poner la firma de la persona que aprueba el detalle.
ANEXO 5
ALCALDA MUNICIPAL DE ____________________
DETALLE DE GASTO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
PERIODO DEL _____ AL _____ DE __________ DEL 200 ___
No.:____________
Fecha: _____/______/_______
No. De
Comprobante
No. De
R.C.CH. FECHA
No. De
Factura CONCEPTO Beneficiario
Monto
C$
Total Egresos C$
(+) Efectivo en su Poder
(=) Fondo Fijo C$