GESTIN DE LA CALIDAD DE PROYECTOS - Trabajo Final

Gestin de la Calidad de Proyectos

Proyecto Final

Profesor:
Daniel Martnez Jimnez, MBA.

Estudiante:
Gustavo Gmez Cedeo

III Trimestre, 2014












GESTIN DE LA CALIDAD DE PROYECTOS - Trabajo Final

Introduccin
GBM es una compaa integradora de soluciones, experta en tecnologas de
informacin. Provee todos los componentes para una infraestructura
tecnolgica empresarial con hardware, software y servicios especializados.
Adems de ello, representa marcas lderes de industria como IBM, Cisco,
Cognos, Everis, LatCapital, Lenovo y SAP, para los mercados de Guatemala,
Honduras, Belice, El Salvador, Nicaragua, Costa Rica, Panam, Repblica
Dominicana y Hait.
El presente trabajo pretende dar a conocer la realizacin de un Proyecto de la
empresa GBM, el cual consta de la venta, preparacin, instalacin y entrega
final de un total de 500 computadoras para tres de las principales sucursales
del Banco Popular y de Desarrollo Comunal ubicadas en La gran rea
metropolitana. Ante esto, queremos bridar un panorama amplio sobre el
desempeo de cada una de las reas involucradas; que va desde la
adquisicin de los equipos con proveedores internacionales hasta la puesta en
funcionamiento de los mismos en su destino final. Sera vital el apoyo del
equipo de Tecnologa del Banco Popular en la Auditoria de Sistemas, respaldo
de datos y facilitacin de accesos a los sistemas de los funcionarios de GBM
para instalacin de Software bsico incluido en el contrato del proyecto.



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Descripcin del Escenario
Entrando un poco ms en materia y en lo referente a la descripcin del
Escenario o proyecto, diremos que el mismo consiste, en general, en el cambio
completo de las estaciones de trabajo de los usuarios finales del Banco
Popular, esto debido a que las computadoras de escritorio que se estn
utilizando actualmente se encuentran obsoletas y desactualizadas, provocando
disgusto entre los colaboradores, adems de ello, el Sistema ltimamente
presenta una lentitud considerable en sus labores, por ejemplo; cuando un
cajero realiza un depsito y debe imprimir el recibo, el tiempo de respuesta
entre la mquina y la impresora es excesivo y lo mismo sucede por ejemplo al
utilizar la plataforma de crdito, pues al intentar ingresar solicitudes, cada vez
que se solicita la grabacin de datos hay un tiempo de espera considerable por
parte del colaborador antes de poder seguir con la siguiente pantalla de
informacin.
Los resultados esperados principalmente por el Banco Popular tras el cambio
de estos equipos en su totalidad es como primera instancia renovar,
ciertamente su plataforma tecnolgica, pero las expectativas son claras en
cuanto a los siguientes aspectos esperados;
Mejora en los tiempos de procesos administrativos.
Mejora en el Servicio al Cliente.
Amento en la productividad de los colaboradores.
Mejoras el aspecto en el ambiente laboral.
El Proyecto pretende optimizar y agilizar de nuevo los procesos diarios
ofreciendo equipos con tecnologa de punta y especificaciones tcnicas que
son acordes con el peso y manejo de este tipo de bases de datos que por lo
general son grandes debido a la gran cantidad de usuarios de diferentes
servicios del Banco Popular.
Para este proyecto se contrataron 10 tcnicos temporales para que realicen las
labores de preparacin e instalacin, los cuales deben estar dispuestos a
trabajar horas extras y fines de semana, adems se debi coordinar de forma
paralela con las personas encargadas de TI del Banco Popular, ya que son los
encargados de brindar la imagen del Sistema Operativo, en esta imagen viene
pre-instaladas aplicaciones que son necesarias dentro del Banco.




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Industria

Se entiende como industria a una serie de actividades y procesos cuyo objetivo
es la obtencin de productos elaborados a partir de la transformacin de
materias primas o en su caso la entrega de servicios que son creados para
satisfacer una necesidad en la poblacin en general. Es nuestro caso principal
podramos analizar el tipo de industria a la que corresponde nuestro proyecto
es la Industria del Sistema Bancario Nacional, el cual hoy da exige los
mayores estndares de calidad en cuanto a sistema de manejo de datos
(Software) como tambin lo mejor en equipos de ltima tecnologa que el
mercado ofrezca.


Definicin del Alcance

Es importante destacar a este punto que la principal herramienta para definir el
alcance es el WBS (Work Breakdown Structure), y para construirlo se utiliza la
tcnica de descomposicin. Esta tcnica consiste en identificar los principales
entregables, incluyendo aquellos entregables relacionados a la administracin
del proyecto. El primer nivel de la descomposicin puede ser hecho por las
fases del ciclo de vida del proyecto, o por los principales entregables a
construir. Los niveles subsiguientes del WBS ayudan a identificar componentes
ms pequeos que podrn ser administrados fcilmente.

Debido a la alta demanda en el manejo de informacin digital, archivos,
software y distintas herramientas utilizadas en los procesos bancarios en los
equipos de escrito (PC) de la entidad financiera Banco Popular decide realizar
el cambio de estos equipos que no cumplen con los requerimientos bsicos
necesarios para correr los procesos actuales por equipos ms modernos con
mayor capacidad de almacenamiento.

Con ello se desea mejorar los tiempos de respuesta de los procesos
administrativos, en cuanto a la atencin al cliente instalar software que permita
un servicio al cliente ms eficiente y eficaz, valorando tambin el rendimiento
de los colaboradores por que pueden desempear las funciones propias de
cada puesto con mayor eficiencia sin inconvenientes por falta de un equipo de
tecnologa de punta.




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ACTA DEL PROYECTO
Fecha Nombre de Proyecto
25 agosto de 2014

Cambio de Terminales PC en 3 Principales
Sucursales del Banco Popular de la Gran
rea Metropolitana
Areas de conocimiento / procesos: Area de aplicacin (Sector / Actividad):
Alcance Instalacin y configuracin de computadoras de escritorio en sucursales
del Banco Popular
Tiempo 7 meses
Presupuesto $310 K
Recursos Humanos Departamento de Ingeniera, Contratistas General y
Subcontratistas
Comunicacin - Uso de herramienta (Drop Box) que permite el flujo de
informacin apropiada entre el PM de la empresa y el Banco Popular, sus
respectivos Managers y el equipo de trabajo.
Riesgos , falta de presupuesto, demoras en las entregas de los equipos, demora
en la entrega de las mquinas.
Sector: IT

Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalizacin del
proyecto
02 de febrero del 2014 15 de setiembre de 2014
Objetivos del proyecto (general y especficos)
General:
Instalacin de computadoras de escritorio para 3 de las principales sucursales del Banco Popular ubicadas en el GAM.

Especficos:
- Configuracin de cada de las estaciones de trabajo acorde a las necesidades del cliente.
- Dar soporte tcnico en caso de fallas.
- Realizar las instalaciones y respaldos de la informacin de cada usuario final.

Justificacin o propsito del proyecto (Aporte y resultados esperados)
Actualmente, el Banco Popular cuenta con equipo de cmputo obsoleto, lo cual hace que sus operaciones y atencin al cliente se
vuelvan lentas y tediosas, por lo que dicha entidad bancaria decidi cambiar todas la computadoras, iniciando con las 3 principales
sucursales del GAM.



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Descripcin del producto o servicio que generar el proyecto Entregables finales del proyecto
El proyecto cuenta con los siguientes entregables:
1. Inventario de cada equipo instalado.
2. Computadoras instaladas y configuradas apropiadamente.

Supuestos
1. Apoyo por parte de la gerencia de la empresa.
2. El tiempo de entrega de los equipos necesarios es menor a 12 semanas.
3. Disponibilidad de presupuesto.
4. Disponibilidad del recurso trabajo para el xito del proyecto.




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A continuacin se presenta el WBS de nuestro proyecto y los principales
alcances tomando en cuenta cada una de las fases con el fin de mejorar la
exactitud de los estimados de costo y tiempo, definir la lnea base para
medicin y control del proyecto y facilitar una clara asignacin de roles y
responsabilidades.

Estructura Detallada del Trabajo






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Plan de Calidad del Proyecto

1. Poltica de Calidad

Como principal poltica de calidad para este proyecto, es la contratacin
de personal realmente capacitado en las instalaciones y configuraciones
de las estaciones de trabajo pero que a la vez brindando un servicio al
cliente de gran calidad.
Como ejecutores del proyecto, deseamos entregar satisfactoriamente a
los usuarios finales de las tres principales sucursales del Banco Popular
del GAM, el aprovisionamiento e instalacin de nuevas estaciones de
trabajo, lo cual lo lograremos por medio de nuestro equipo de tcnicos
altamente calificados, adems con una calendarizacin del cambio en
cada sucursal, se lograr que el proyecto se logre en el tiempo
establecido.
Tambin una adecuada evaluacin de las instalaciones previa a la
instalacin ayudara en gran forma la cantidad del tiempo que puede
utilizarse en cada estacin de trabajo, ya que en algunos puestos de
trabajo es probable que haya problemas para ejecutar la instalacin de
la nueva computadora de escritorio.
En lo que respecta al equipo existente el Banco ser quien se encargue
de reutilizar o reciclar dichos equipos.

2. Factores Relevantes de Calidad

Factor Definicin del factor Objetivo de Calidad
Cumplir con el tiempo
de entrega del
proyecto.
Hacer valer los tiempos
establecidos para el
proyecto.
Cumplimiento de los
tiempos del proyecto.
Cumplimiento con las
instalaciones y
configuraciones.
Realizar las
configuraciones e
instalaciones definidas
por el personal de IT del
Banco Popular.
Correcta configuracin e
instalacin de las
estaciones de trabajo.
Presupuesto. Cumplir con el
presupuesto establecido
desde un inicio.
Manejo adecuado del uso
del presupuesto.
Entrega a tiempo de
equipos.
Se deben entregar
todas las computadoras
a tiempo, en el
momento que el cliente
lo solicite.
Aprovisionamiento de las
computadoras con el
respectivo calendario.


3. Mtricas y lnea base de calidad

Factor Mtrica (s)
Definicin de
mtrica
Resultado
esperado
Frecuencia
de
medicin
Responsable
Cumplir con el Verificacin Revisin del No presentar Cada 2 PM


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tiempo de
entrega del
proyecto.
de lo
establecido
con lo
realizado.
calendario con
respecto a las
actividades
ejecutadas.
atrasos en el
calendario y
con
actividades.
das.
Cumplimiento
con las
instalaciones y
configuraciones.
Firma de
cada
usuario
final en la
boleta de
instalacin.
Revisin de
boletas de
configuraciones
e instalaciones.
Cada mquina
configurada
correctamente.
Todos los
das
Persona
tcnico
interno.
Presupuesto. Verificacin
de lo
establecido
con lo
realizado.
Revisin del
presupuesto
ejecutado y
disponible.
Utilizacin del
presupuesto
establecido.
Todos los
das
PM
Entrega a
tiempo de
equipos.
Verificacin
con
personal
de TI.
Se corrobora
que el pedido
llego a las
instalaciones
Entrega de
pedidos a
tiempo.
Cada
semana.
Proveedor
contratado.



4. Matriz de actividades de Calidad

Entregable Requisito
Actividades
de
prevencin y
control
Frecuencia Responsable
Minutas de
reuniones
con los
stakeholders.
Reuniones
con los todos
los
involucrados
del proyecto.
Conocer
avances y
mejoras.
Cada mes Director del
Proyecto
Contratos
con los
proveedores.
Manejo de
los contratos
con los
proveedores.
Definir y
hacer valer
los contratos
firmados con
proveedores.
Cada mes. Director del
Proyecto
Capacitacin
personal
tcnico.
Mejora en las
aptitudes
tcnicas y
personales
de los
tcnicos.
Realizar
talleres de
capacitacin.
Cada dos
semanas.
Director del
Proyecto y
lderes del
proyecto.


5. Plan de Mejora
Capacitacin del personal: con el fin de brindar un servicio de calidad es
importante capacitar a los tcnicos que realizarn las instalaciones y


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configuraciones de cada una de las computadoras, con el fin de que
realicen de la mejor forma las labores asignadas y no se deba invertir luego
en tiempo para solucionar posibles errores en las configuraciones. Este
punto de mejora se realizar en semana uno, ya que es donde las personas
involucradas sern capacitadas con el fin de que aprendan las actividades
necesarias para alcanzar los objetivos de dicho proyecto.
Control del Inventario: al ser una gran cantidad de computadoras, manejar
un verdadero control del inventario, proveer informacin veraz con el fin de
verificar que cantidad se han instalado y en que sucursales. El control de
inventario se realizar cada semana con la intencin de poder tener un
control preciso de cada una de las pcs que se instalarn.
6. Procesos de Calidad PMBOOK:

Planificar la Gestin de la Calidad:
Para llegar a determinar todos los aspectos de calidad del proyecto, no
solamente deben centrarse los esfuerzos en el control y la verificacin, sino
que debe seguirse un proceso orientado a determinar cmo dicha
verificacin es llevada a cabo, procesada y transmitida:
Determinar qu debe ser sometido a verificacin y control
Generalmente sern los entregables. Cualquier entregable
importante debe ser sometido a cierto control de calidad,
entendindose por entregable importante aquel que forme parte del
resultado final del proyecto.
Establecer la manera ms adecuada de efectuar el control
Si el resultado final es un entregable que debe cumplir un estndar,
el control de calidad debera centrarse en el cumplimiento de dicho
estndar, asegurndose esto mediante una auditora.
Desarrollar la programacin de las actividades de calidad
La mayora actividades de calidad se realizan justo antes de
completar el entregable, aunque si los plazos de desarrollo son lo
suficientemente largos, deben programarse actividades intermedias.
Determinar los interesados y participantes de las actividades de
calidad
Los responsables del entregable, pero tambin puede ser necesaria
la participacin de expertos, e incluso del cliente final del entregable,
para asegurar un comn entendimiento de la informacin
suministrada.
Describir las herramientas y tcnicas de calidad que deben ser
utilizadas
Las herramientas y tcnicas utilizadas garantizarn que se
contemplan todos los aspectos del proyecto, y no solo los aspectos


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importantes, no dispersando los esfuerzos y la atencin de los
miembros del equipo.

Realizar el Aseguramiento de la Calidad:
El aseguramiento es la actividad de proveer evidencia para promover la
confianza entre los interesados en el proyecto de que las actividades
relacionadas con la calidad se estn ejecutando efectivamente; y que todas
las actividades planificadas estn realizndose para proveer la confianza de
que un producto o servicio satisfar los requerimientos establecidos de
calidad.
Esto se logra gracias a el ciclo PHRA (Planificar, Hacer, Revisar, Actuar,).La
herramienta ms popular utilizada para determinar el aseguramiento de la
calidad es el ciclo de Shewhart. Este ciclo consiste en cuatro pasos:
Planificar, hacer, revisar, y Actuar. Estos pasos son comnmente
abreviados PHRA.
Los cuatro pasos del aseguramiento de la calidad son:
Planificar: Establecer los objetivos y procesos requeridos para
entregar los resultados deseados.
Hacer: Implementar el proceso
Revisar: Monitorear y evaluar el proceso implementado evaluando
los resultados versus los objetivos predeterminados.
Actuar: Aplicar las acciones necesarias para mejorar si los
resultados requirieran cambios.
Controlar la Calidad:
El control de calidad es la utilizacin de tcnicas y actividades que
comparan la ejecucin real de la calidad con las metas, y define las
acciones apropiadas en respuesta a un dficit. Es el proceso que monitorea
los resultados de proyectos especficos para determinar si estn conformes
con los estndares relevantes e identifica los diferentes enfoques para
eliminar las causas de la ejecucin no satisfactoria. Para esto es necesario
hacer uso de herramientas como la Grfica de Pareto o como el Diagrama
de Causa y Efecto.



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Recomendaciones

Para este tipo de proyectos se recomienda mantener un orden muy
estricto con el manejo de los inventarios.
Tener con anticipacin los contratos de bodegaje, contratacin de
recursos de trabajo y seguros.
Es importante poseer un manejo de personal adecuado y de sus
horarios, ya que son las personas encargadas de preparar las
computadoras.
Planificar los tiempos de instalacin en las diferentes sucursales ya
que adems se atendan en paralelo incidentes ocurridos en otras
sucursales.




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Conclusiones

Las expectativas de los usuarios finales del Banco Popular se
sobrepasaron, ya que con el cambio de computadoras mejoro la
calidad de trabajo, consecuente con la mejora de calidad de atencin
a los clientes.
Este proyecto sirve como referencia para el cambio en otras
sucursales del Banco Popular.



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Reflexin Final

La calidad est presente en todos los aspectos de nuestras vida, por ejemplo
cuando compramos algn artculo, siempre deseamos y exigimos que sea de
calidad o en ocasiones no es un punto relevante, pero lo que es cierto es que
en nuestros proyecto debemos procurar siempre hacer valer la calidad, ya que
es el aspecto ms importante dentro del proyecto, ya que si se hacen las cosas
con calidad, ya que se notar con facilidad dicha labor realizada con la mejor
calidad.
En el caso concreto de este proyecto, los usuarios finales sern quienes
valoren y aprecien la calidad con la cual todos estos tcnicos quienes fueron
los que ejecutaron las actividades del proyecto.



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Bibliografa

https://bb9.ulacit.ac.cr/webapps/portal/frameset.jsp?tab_tab_group_id=_2_1&ur
l=%2Fwebapps%2Fblackboard%2Fexecute%2Flauncher%3Ftype%3DCourse
%26id%3D_16716_1%26url%3D
http://pmbokjeco.blogspot.com/p/gestion-de-la-calidad.html
http://www.liderdeproyecto.com/articulos/planificacion_de_la_calidad.html