Escuela Prisma de los Andes, Fundacin de Beneficencia
Cristo Vive - Formacin Laboral
PROFESOR CURSO COORDINADORA DOCENTE [1] ROBERTO BUSTAMANTE C. SECRETARIADO MARA LUZ ARAYA MARCHANT
UNIDAD: LA CORRESPONDENCIA EN LA EMPRESA
Objetivos: Conocer que implicaciones positivas posee una buena gestin y control de la correspondencia. Utilizar el procedimiento de gestin y control de la correspondencia de entrada as como la de salida. Aplicar correctamente los conceptos de registro de entrada y de registro de salida.
Presentacin Quin no ha llegado a su casa y ha abierto el buzn encontrndose documentos de distintas clases? Si en un domicilio particular llega casi diariamente correspondencia, imagina la que llegar en un da a una gran empresa. Proporcionalmente, puedes suponer los muchos escritos que una empresa debe enviar. Dentro del mundo laboral una de las tareas del administrativo es gestionar o despachar la correspondencia que entra y sale en la oficina donde trabaja. Cmo gestionarla? Es sencillo. En esta unidad conocers todo lo imprescindible para el manejo de la correspondencia desde el punto de vista de la empresa. As, analizamos la recepcin, distribucin y salida de la correspondencia con sus distintas modalidades de envo. Descubrirs que tambin existen dos libros donde debers registrar la correspondencia. El objetivo de estos registros no es darte trabajo extra para cuando ests aburrido. Vers que son de gran utilidad, y cuando conozcas su funcionamiento, tu trabajo ser ms eficiente.
1. LA CORRESPONDENCIA Son muchos los paquetes, cartas y dems correspondencia que entra y sale de la empresa.
EL CORREO Y LA CORRESPONDENCIA Hemos querido introducir este breve epgrafe para matizar dos conceptos, el de correo y el de correspondencia. Correo:"Conjunto de cartas y otros paquetes expedidos por el servicio postal oficial". Correspondencia:Documentos postales que se despachan o reciben. Desde este momento y a lo largo de la unidad hablaremos del trmino correspondencia. RECEPCIN DE LA CORRESPONDENCIA Escuela Prisma de los Andes, Fundacin de Beneficencia Cristo Vive - Formacin Laboral
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Es necesariauna buena organizacin en la gestin de la correspondencia
Dentro de laempresa suelehaber una persona responsable de la recepcin dela correspondencia.
La correspondencia personalizada no debe abrirse No se gestiona igual la salida de la correspondencia interna que la externa Como se deca en la presentacin de la unidad, son muchos los escritos que recibe la empresa y para que lleguen a las personas a las que van destinados, nada mejor que una buena organizacin. Si bien cada empresa es un pequeo mundo, es frecuente que sea una persona la responsable de la recepcin de la correspondencia. En otras ocasiones, cuando se trata de empresas grandes, esta persona suele responsabilizarse del servicio de correspondencia formado por varias personas. La correspondencia a nombre de la empresa debe abrirse, poner la fecha de recepcin y posteriormente proceder a su distribucin segn donde corresponda. La correspondencia personalizada, por el contrario, no debe abrirse, salvo orden en contra. Debe ser entregada personalmente al destinatario.
DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA Una vez recibida la correspondencia en la empresa, el siguiente paso es el despacho o distribucin de la misma entre los distintos departamentos. Las notas oficiales, revistas y dems correspondencia de carcter general, que puedan interesar a ms de una persona, se deben reunir en algn lugar donde puedan ser consultadas por los interesados (como en una biblioteca o hemeroteca) o, en su caso, fotocopiarla y hacrsela llegar.
SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA Hasta ahora hemos analizado lo que debemos hacer con la correspondencia que llega a la empresa. En este punto de la unidad, estudiaremos lo que hacer con la correspondencia que sale de la empresa. Para dar salida a la correspondencia interna, basta con que sea inscrita en el registro de salida y que posteriormente se gestione como hemos visto en la distribucin de la correspondencia. La gestin de la correspondencia externa es algo ms complicada.
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El Franqueo Postal es el valor que la oficina de correos da al transporte y reparto a domicilio y que se materializa en lo conocemos como sellos Antes de dar salida a la correspondencia externa hemos de cerciorarnos de que todo est en orden. Es importante que hagamos una serie de comprobaciones: 1. En el sobre debe estar la direccin completa as como el nombre del destinatario. 2. Debe incluirse en el sobre el nombre y direccin del que efecta el envo. 3. Es importante llevar un registro de salida, donde se anote toda la correspondencia que sale de la empresa. Es obligatorio hacerlo en empresas y organismos oficiales. 4. Clasificar los envos atendiendo al lugar de destino y al tipo de envo de que se trate. 5. Para finalizar los pasos previos al envo de la correspondencia, se deben pesar y franquear correctamente cada una de las cartas, paquetes y dems envos a los que vamos a dar salida.
Los envos a travs del servicio de Correos pueden adoptar las siguientes modalidades: Correspondencia Certificada: Es transportada con mayor garanta. El destinatario debe firmar un recibo. Supone un mayor costo en sellos. Acuse de recibo: El remitente recibe una tarjeta, firmada por la persona que recibi la comunicacin y que confirma que el envo fue entregado. Se puede emplear esta modalidad con cualquier envo certificado. Entrega en propia mano: El envo se entrega nicamente al destinatario. Se puede utilizar slo con los certificados con acuse de recibo. Correspondencia urgente: En el sobre se pega una etique roja con la palabra Urgente impresa. Supone un mayor costo. Se entrega a domicilio en un reparto especial. Postal Express Internacional: Servicio postal internacional de recogida y entrega a domicilio. Son envos de carcter privilegiado y urgente, garantizando los plazos mnimos de entrega. Postal Express: Servicio nacional que entrega cualquier objeto o documento en 24 horas dentro del pas. Valores Declarados: Utilizado para el envo de documentos importantes o de dinero. Se declara el contenido del sobre o paquete, pagndose una especie de seguro. Reembolso: Modalidad de venta por correo que consiste en realizar la entrega slo cuando el destinatario abone el importe de la venta. El servicio postal descuenta los gastos del envo y reembolsa al remitente el resto del dinero. Lista de Correos: El destinatario debe recoger la correspondencia de la oficina de correos. Utilizando por personas que no poseen domicilio en una determinada ciudad, pero que la frecuentan. Suponen un costo para el destinatario. Apartados de Correos: Correos pone en alquiler unas cajas cerradas con llaves a las personas o empresas interesadas en recibir en la oficina de correos su correspondencia. Supone un costo para el destinatario. Correos Especiales de Negocios: Correos ofrece un servicio para la gestin global de la correspondencia de una determinada empresa. Utilizando por empresas con una facturacin mensual importante y que realizan envos que necesitan que se cursen de forma segura y rpida (facturas, pedidos, etc.) Giro Postal: Servicio que permite mandar dinero por servicio postal. Giro Internacionales: Muy similar al giro postal, pero deben tenerse presente las disposiciones especificas de cada pas. Mailing: Cualquier envo por correo destinado a informar, convencer, vender o provocar algn otro tipo de reaccin en el pblico, sobre material generalmente relacionado con la actividad comercial.
Adems del Correo oficial, la empresa puede acudir a otros servicios que tienen como fin el transporte de la correspondencia desde el remitente hasta el destinatario. Nos estamos refiriendo a empresas de reparto y Escuela Prisma de los Andes, Fundacin de Beneficencia Cristo Vive - Formacin Laboral
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mensajera para envos pequeos y con un radio de accin limitado y a los recaderos o empresas de transporte para envos mayores y con un radio de accin ms amplio.
A C T I V I D A D
1. Como responsable de la correspondencia debes enviar un sobre urgente. Qu modalidad de envo realizars? Escoge las opciones correctas.
a) ____ Un envo por valores declarados. b) ____ Un envo Postal Express. c) ____ Una correspondencia urgente. d) ____ Ninguna de las anteriores.
2. Rellena los espacios de las frases, arrastrando las palabras correspondientes.
El Giro Postal El Portal Express Reembolso El Mailing
a) Para enviar un catlogo de mis productos utilizar el ____________________ b) El __________________ se utiliza para comprar por correo. c) Si quiero que un paquete llegue lo antes posible utilizar _______________ o la correspondencia urgente. Si es un servicio internacional utilizar Servicio Postal Express internacional. d) Para mandar dinero usar el ______________ o el envo de valores declarados, aunque con este ltimo podr tambin mandar por correo documentos notariales, joyas e incluso sellos.
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2. REGISTROS DE CORRESPONDENCIA Como ya adelantbamos en lneas anteriores, a la hora de llevar una buena gestin de la correspondencia en una oficina es necesario disponer de dos registros: el registro de entrada y el registro de salida. Es obligatorio hacerlo en empresas y organismos oficiales. En este punto los analizaremos con ms detalle.
REGISTRO DE ENTRADA Denominamos Registro de Entrada tanto al libro en el que se llevan las anotaciones de la correspondencia que entra en la empresa, como al nmero que se le asigna a dicha correspondencia.
REGISTRO DE SALIDA Denominamos Registro de Salida tanto al libro en el que se llevan las anotaciones de la correspondencia que sale en la empresa, como al nmero que se le asigna. Escuela Prisma de los Andes, Fundacin de Beneficencia Cristo Vive - Formacin Laboral
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1. De las siguientes afirmaciones determinar si son verdaderas o falsas.
a) ____ En el Registro de Salida debe anotarse la fecha en que lleg el envo. b) ____ Para enviar un documento lo ms urgente posible a La Serena utilizar el Servicio Express. c) ____ Si llega una carta como contestacin de una ya enviada, en el Registro de Entrada anotaremos el mismo nmero que tena en el Registro de Salida. d) ____ Una vez revisados los datos del remitente y del destinatario pasaremos la carta y la enviaremos directamente.