RECETA ECONOMICA Y EFECTIVA: TABLERO DE COMANDO PARA RRHH
Por el Dr. (LA) Juan D. Medina Universo econmico Dic 1997
Cmo hacer para sumarse a esta herramienta del Control de Gestin Lo Presentamos El Tablero de Comando del rea de Recursos Humanos constituye una herramienta fundamental de control de gestin empresaria en un marco caracterizado por: Globalizacin de la economa Alta competitividad en los negocios Calidad total en los servicios y productos ofrecidos al mercado, con una marcada inclinacin hacia la satisfaccin del cliente. Revisin constante de estructuras y procesos organizativos Actividades complementarias en un contexto de diversidad Cambios acelerados en el entorno Constante valorizacin del conocimiento como informacin procesada y aplicada Marcada tendencia hacia la direccin por objetivos Creciente utilizacin de retribuciones variables Las actividades desarrolladas en el mbito de los recursos humanos se caracterizan generalmente por ser, debido a su naturaleza, de difcil ponderacin y mensura en trminos econmicos. Beneficios Muchos de los beneficios (tangibles e intangibles) que se generan como consecuencia del normal desarrollo resulta muchas veces dificultoso para los ejecutivos del rea demostrar a la alta direccin los beneficios que obtendra la corporacin como consecuencia de implantar un programa de capacitacin, un plan integral de desarrollo de sus recursos humanos o bien, determinada poltica en sus relaciones laborales, para nombrar algunos ejemplos. No debemos olvidarnos de que el principal objetivo de una empresa es la rentabilidad. Es una condicin imprescindible para su existencia y continuidad en el tiempo. El secreto reside en cmo lograrla, aunque esto parezca fcil y obvio, y al mismo tiempo, en qu proporcin contribuye la gestin de recursos humanos en el logro del objetivo comn. En la actualidad, los empresarios han tomado mayor conciencia de que las compaas son organismos vivientes, formados por cada uno de los seres humanos que las componen e interactan entre s. Independientemente del rol que desempeen, constituyen el recurso fundamental para el xito o fracaso de sus emprendimientos. Las personas que integran la organizacin constituyen su tesoro ms preciado, siempre que contribuyan al logro de los objetivos bsicos, entre los cuales est, sin lugar a dudas, el de la rentabilidad. Pero tambin es cierto que el mundo de los negocios se rige por los nmeros, idioma universal que permite demostrar la viabilidad de un proyecto y la rentabilidad de un emprendimiento. Nuestra Labor Es entonces cuando la intervencin del profesional en Ciencias Econmicas, especializado en la conduccin y administracin de recursos humanos, se torna de vital importancia, debido a su ventaja comparativa en el dominio de los nmeros gracias a la preparacin brindada por su currculum universitario, el cual contiene una mezcla equilibrada entre materias relacionadas con las ciencias exactas y humansticas. Es de destacar que el futuro de una empresa se fabrica, y el profesional en Ciencias Econmicas constituye, por sus conocimientos y preparacin, uno de los engranajes fundamentales en ese proceso de fabricacin. En el marco descripto, el Tablero de Comando para Recursos Humanos, que permite traducir en trminos numricos las actividades cuantificables e interpretar aquellos acontecimientos imponderables, se convierte en un sistema de informacin y de control de gestin imprescindible para el desarrollo de las actividades del rea. Qu es y para qu sirve El Tablero de Comando para Recursos Humanos es un sistema integrado de informacin y de control de gestin, cuya finalidad principal es optimizar la toma de decisiones de los niveles directivos y ejecutivos de la empresa. Est constituido por una sntesis informativa y un compendio de los ms relevantes indicadores de la actividad del rea, histricos y proyectados, documentados e interpretados en forma peridica. Representa, por s solo, un sistema de informacin gerencial, cuyo contenido es de fundamental importancia para analizar e interpretar la evolucin de la gestin del rea y los sectores que la componen y para tomas las acciones correctivas en el momento oportuno. Resulta de vital importancia como herramienta integradora de la actividad de la administracin de los recursos humanos, alinendola con los negocios de la empresa con una visin de conjunto. Dado que se trata de un sistema de informacin, debe reunir los requisitos y las caractersticas del mismo, es decir, que debe ser oportuno, preciso, confiable y til para la toma de decisiones. Asimismo, de acuerdo con las caractersticas de su confeccin y a quienes va destinado, puede contener informacin analtica, sinttica y por excepcin. Para este ltimo caso, ser necesario fijar en forma previa Objetivos Predeterminados y Parmetros de Desvos Aceptables. Entre sus objetivos bsicos podemos destacar: Cuantificacin, anlisis e interpretacin de los acontecimientos y circunstancias relacionadas con las actividades de recursos humanos. Anlisis e interpretacin, en forma esttica o dinmica de los principales indicadores de gestin. Control y seguimientos de polticas de gestin. Determinacin de la eficiencia de las actividades y de las reas que componen la gerencia. Medicin de la utilizacin racional de los recursos econmicos disponibles. Contar con una herramienta til para la funcin de auditora de recursos humanos. Control de todas aquellas actividades que, mediante la comparacin de los resultados reales obtenidos respecto a los presupuestados, posibiliten tomas acciones correctivas a fin de rectificar desvos y alinearse con los objetivos oportunamente definidos. Contar con parmetros de medicin homogneos. Medir e interpretar el clima interno, individual y colectivo, laboral y gremial, a fin de tomar decisiones e implantar nuevas polticas en el lugar y momento oportunos. Quines lo utilizan Sin prejuicio de que el Tablero de Comando para Recursos Humanos puede ser de utilidad a destinatarios externos, su orientacin principal apunta a destinatarios internos, se puede citar, entre los ms destacados, a la Direccin Empresaria, la Alta Gerencia y la Gerencia Media, quienes lo usan como herramienta de informacin para la toma de decisiones (programadas o no programadas, intuitivas o racionales) de acuerdo con la incumbencia y relevancia de las mismas. Asimismo, constituye un elemento de suma utilidad para que los directivos no especialistas en recursos humanos puedan entender ms claramente las actividades desempeadas en el rea. Considerando que dentro de su estructura existe informacin analtica, puede adems ser til para los niveles de jefatura, supervisin, grupos de trabajo y rganos asesorativos (staff) de la organizacin, que podrn utilizar sus datos como base para generar distintos informes con mltiples y diversos fines y destinatarios. Que contiene El tablero de Comando para Recursos Humanos contiene informacin sobre los acontecimientos y actividades de las diferentes reas que componen la gerencia. Independientemente del tamao de la empresa, de su actividad principal y su origen, las funciones expuestas seguidamente se llevan a cabo, en mayor o menor proporcin, con las particularidades tpicas de cada organizacin. Dichas actividades son, a ttulo meramente enunciativo: Organizacin de la empresa y procedimientos especficos del rea. Compensaciones, beneficios y servicios. Presupuesto de mano de obra (cuando la actividad, tamao y particularidades de la empresa as lo aconsejan). Seleccin y reclutamiento de personal. Capacitacin, desarrollo, comunicaciones y actividades recreativas. Servicio mdico e higiene y seguridad en el trabajo (salud ocupacional). Administracin de personal. Liquidacin de haberes (funcin generalmente tercerizada en algunas empresas especialmente PYME -, o bien, bajo la responsabilidad de la Gerencia de Administracin y Finanzas en muchos casos). Relaciones laborales (individuales, pluriindividuales, grupales y gremiales). Auditora de recursos humanos (actividad desarrollada generalmente por un rgano staff, por Control de Gestin y en ocasiones por la propia Gerencia de Recursos Humanos). La gerencia propiamente dicha (dependiendo del tamao de la empresa, fundamentalmente). En grandes corporaciones puede existir una Direccin de Recursos Humanos, en cuyo caso ser necesario contar con un Tablero de Comandos Consolidado. Las circunstancias, los elementos y los acontecimientos a cuantificar, analizar e interpretar se pueden clasificar como: Cuantitativos (ndices, estadsticas, grficos, cuadros y resultados de encuestas, entre otros) Cualitativos (medicin del clima organizacional interno, informes e interpretacin y comentarios de encuestas y entrevistas, elaboracin de diagnsticos, programas de comunicaciones). Cundo se hace En situaciones normales, la periodicidad habitual del Informe que nos ocupa es mensual. No obstante pueden elaborarse informes extraordinarios como consecuencia de finalizaciones de perodos presupuestarios, cierres de balance u otros acontecimientos que, por su trascendencia, as lo justifiquen y aconsejen. Cul es su estructura Si bien su estructura depender bsicamente de las particularidades de cada organizacin, la habitual es la siguiente: Informe del perodo (consideraciones generales y breve resea explicativa de la evolucin y el comportamiento de los principales indicadores de gestin, de los acontecimientos destacados y del clima interno que se vive). Principales indicadores (no ms de dos o tres pginas que contienen los principales ndices y estadsticas, ya sean stos estticos o dinmicos, histricos o proyectados, especficos de la compaa o comparativos con otras organizaciones de similar actividad). Cuerpo principal (contiene el desarrollo de ndices, estadsticas, grficos y cuadros, en forma analtica). Resumen o compendio de ndices (contiene la explicacin de la frmula de cada uno, la fuente de informacin y las observaciones, que sea menester realizar, con el propsito de clarificar su interpretacin, especialmente para los directivos no especializados en recursos humanos). Los dos primeros aparatados estn orientados a la direccin y a las gerencias, dadas las caractersticas de la informacin. El tercer apartado se inclina a los niveles medios de la organizacin, debido a que est compuesto de informacin analtica para todo aquel que quiera profundizar en un tema especfico. El cuarto persigue un objetivo didctico y clarificador. Qu ordenamiento tienen El ordenamiento bsico del Tablero de Comando responde a la siguiente clasificacin: Por actividades o funciones. Por departamentos, secciones, equipos o reas de trabajo. Mixto Si la clasificacin de la informacin responde en funcin del tiempo, el Tablero estar formado por: Indicadores histricos (datos reales incurridos) Indicadores proyectados (datos pronosticados o presupuestados). Anlisis e interpretacin de los desvos entre los indicadores histricos (o reales) y proyectados. Indicadores de proyecciones de ajustes (utilizados para alcanzar los objetivos luego de haberse producido los desvos). Ms all de la clasificacin que se adopte, enunciamos a continuacin la agrupacin de ndices ms usual que contiene un Tablero de Comando y detallamos los ms relevantes en Cuadro Anexo: ndices de estructura: cantidad, caractersticas de la dotacin (procedencia, antigedad, edad, etc.) y su distribucin (por lugar geogrfico, gerencia, centro de costos, etc.). Relaciones entre las diferentes clasificaciones de los puestos y el alcance del control. Indicadores de estructura del rea de Recursos Humanos, respecto al resto de la organizacin y a compaas de similares caractersticas. Indicadores de resultados operativos respecto a la dotacin. ndices relacionados con el presupuesto de mano de obra. ndices relacionados con las actividades desarrolladas en el rea de salud ocupacional. Guarismos relacionados con el planeamiento de los recursos humanos, tales como rotacin y el anlisis de sus causas, mdulos de capacitacin (cursos, horas dictadas, etc.), ingresos, personal promocionado, etc. Relaciones vinculadas a Informacin General, como sueldos y cargas sociales abonados, posicionamiento en la escala de remuneraciones, comparaciones con encuestas de mercado o encuestas con otras compaas afines. Mediciones de las actividades de relaciones laborales y gremiales. Etapas a cumplir en la elaboracin del Tablero de Comando para Recursos Humanos No debemos olvidarnos de que uno de los principales propsitos de esta herramienta es la toma de decisiones, poniendo especial nfasis en el sentido de oportunidad de las mismas. Es intil llamar al veterinario cuando el perro ya est muerto, afirmaba un reconocido gerente de Recursos Humanos. Para tener siempre presente el sentido de oportunidad, es necesario elaborar un cronograma, monitoreando constantemente su ejecucin y cumplimiento. Las etapas bsicas que intervienen en su elaboracin son: Obtencin de los datos fuente En esta etapa es fundamental contar con el hard y el soft adecuados, entre los que no pueden faltar los siguientes: o Sistema de liquidacin de haberes o Sistema integrado de gestin de recursos humanos o Sistema presupuestario y contable o Sistema especfico para el rea de Salud Ocupacional o Sistema de comunicaciones o Sistema de relaciones laborales Elaboracin de estadsticas, cuadros, grficos e ndices. Anlisis e interpretacin de la informacin y tendencia de los indicadores Elaboracin del informe propiamente dicho Toma de decisiones correctivas y replanificacin de actividades Proceso de ejecucin Proceso de control y monitoreo Comentario final El origen del Tablero de Comando para Recursos Humanos est ntimamente emparentado e inspirado en los indicadores econmico-financieros. Sin embargo, debido a la naturaleza de las actividades desarrolladas en el rea, la informacin por suministrar deber ser mucho ms completa y enriquecida, no se circunscribir exclusivamente a ndices de gestin, sino que tendr que complementarse con toda la informacin (cuantificable o no) relacionada con el clima social interno de la empresa. El tamao, extensin y complejidad del tablero de Comando depender de las caractersticas de la organizacin. Asimismo, podemos afirmar que, a partir de su implementacin, el profesional en Ciencias Econmicas independiente o ejecutivo de recursos humanos estar alineado con los objetivos globales del negocio, lo que le permitir no administrar a ciegas. Para que el uso de esta herramienta de gestin sea exitoso y cumpla con sus objetivos, deben estar claramente definidos, en el mbito de la organizacin, previa e idealmente, las siguientes premisas y postulados bsicos: Visin, misin y valores Planeamiento tctico y estratgico Polticas y objetivos generales de la compaa Polticas y objetivos de recursos humanos Cultura homognea Estructura organizacional definida Procedimientos del rea Hardward y software adecuados Cabal idea de que la inversin en el desarrollo de los recursos humanos es efectuada para el crecimiento del negocio Tomas conciencia de las fortalezas y debilidades de la actividad del rea en un contexto y momento especficos INDICADORES FORMULA FUENTE OBSERVACIONES Dotacin total Sumatoria de la Dotacin de la compaa Sistema de liquidacin Organigrama Incluye la dotacin por organigrama ms: estructura complementaria y pasantes Ingresos por empleado (en pesos $) Facturacin total/dotacin total Sistema de Liquidacin, sistema contable Informe de gestin Representa los ingresos totales mensuales por cada empleado Egresos por empleado (en pesos $) Egresos totales/dotacin total Sist. De liquidacin y contable Informe de gestin Representa los egresos totales mensuales por cada empleado Incidencia del costo de la mano de obra Costo de mano de obra x 100/costo total Informe de gestin Contabilidad Representa en trminos porcentuales la contribucin del costo de la mano de obra sobre los egresos totales Edad promedio Sumatoria de edades/dotacin total Sist de liquidacin Indica la edad promedio expresada en aos de la dotacin total de la empresa ndice de rotacin mensual (bajas o altas) x 100/dotacin total Bajas y Altas Informe de administracin Cantidad de personas que se desvinculan de la compaa por mes cada 100 empleados