Base de datos Access

Crear tablas en una base de datos

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son
listas de filas y columnas basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla
Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y nmeros de
telfono, o una tabla Productos para almacenar informacin sobre productos.
Siempre debe empezar a disear una base de datos creando primero sus tablas,
incluso antes de crear otros objetos de base de datos.
En este artculo se explica cmo crear tablas. Aprender a crear una tabla, a
agregar campos a la tabla y a definir la clave principal de una tabla. Obtendr
tambin informacin sobre los tipos de datos y sobre el modo de definir
propiedades de los campos y de la tabla.
Crear un formulario
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir,
modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden
usar para controlar el acceso a los datos, como qu campos o filas de datos se
van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver slo
algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se
proporciona a esos usuarios un formulario con slo esos campos, les ser ms
fcil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras
funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.
Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan
las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya
que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es
visualmente atractivo, resultar ms agradable y ms eficaz trabajar con una base
de datos, adems de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos.
Microsoft Office Access 2007 incluye nuevas herramientas que ayudan a crear
formularios con rapidez, as como nuevos tipos de formulario y nuevas
caractersticas que mejoran el uso de las bases de datos.
Crear informes sencillos

Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007,
desde los ms sencillos a los ms complejos. Por ejemplo, debe comenzar por
pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un listado
sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona
comercial, primero debe determinar qu campos contienen los datos que desea
ver en el registro y en qu tablas o consultas residen.
Despus de elegir el origen de los registros, normalmente le parecer ms sencillo
crear el informe utilizando un asistente para informes. El Asistente para informes
es una caracterstica de Access que le gua por una serie de preguntas y, a
continuacin, genera un informe tomando como base las respuestas
proporcionadas.
Crear una consulta de actualizacin
En este artculo se explica cmo crear y ejecutar una consulta de actualizacin. Se
usa este tipo de consulta para actualizar o cambiar datos en un conjunto de
registros.
NOTA Cuando proceda, recuerde que no se puede usar una consulta de
actualizacin para agregar registros nuevos a una base de datos ni para eliminar
registros completos de una base de datos. Para agregar registros nuevos se usa
una consulta de datos anexados, y para eliminar registros completos se usa una
consulta de eliminacin. No obstante, se puede usar una consulta de actualizacin
para establecer los datos de uno o varios campos en un valor nulo, un cambio que
tiene el mismo efecto que eliminar parte de un registro. Asimismo, se puede usar
una consulta de actualizacin para reemplazar valores nulos con otros datos, un
cambio que tiene el mismo efecto que agregar datos.