ANALIZAR EL INVENTARIO PARA MAXIMIZAR LA RENTABILIDAD
Jon Schreibfeder Efective Inventory Management, Inc SU RENTABILIDAD EST ENLAZADA A SU INVENTARIO Todas las compaas buscan mejorar su rentabilidad. Se invierten innumerables horas en reuniones ideando formas para reducir los costos operativos al tiempo de incrementar las ventas y los mrgenes brutos. Desafortunadamente, la administracin en muchas compaas supone que: Todo el material que se encuentra en este momento en inventario es necesario para dar un buen servicio a los clientes. Los costos se pueden bajar mejor al reducir los salarios, disminuir las prestaciones y aprovechar cualquier monto posible dentro del presupuesto de operaciones. El personal de ventas debe enfocarse en incrementar el dinero en ventas y el dinero en las utilidades de margen bruto. Los compradores deben pedir todo lo que el personal de ventas solicite para ayudarles a lograr esos objetivos. La nueva tecnologa de almacn es un gasto que no se puede costear fcilmente. En la bsqueda por maximizar el retorno sobre la inversin, muchas organizaciones no examinan su inversin en el inventario. Esto es desafortunado debido a que mejorar la manera en que usted controla y administra su inventario puede tener el mayor potencial para mejorar las utilidades de su organizacin. PROBLEMAS COMUNES DE INVENTARIO Los distribuidores a menudo sufren en forma simultnea de quejas confictivas relacionadas al inventario: Muchsimo inventario muerto en el almacn. Falta frecuente de inventario y pedidos incompletos de productos populares. Demoras en completar y enviar pedidos a los clientes. Tienen demasiado producto equivocado y no cuentan con el sufciente producto necesario para proporcionar un nivel ms alto de servicio al cliente. Adems, las bodegas de la compaa pueden no estar diseadas y organizadas para reducir los costos de surtir los pedidos de los clientes. Cmo afectan estos desafos de inventario a la rentabilidad de la compaa? El inventario muerto no proporciona un retorno sobre la inversin. El dinero invertido en un inventario excesivo no est disponible para otras oportunidades para ganar utilidades. La falta de inventario da como resultado prdida de utilidades debido a que las solicitudes de los clientes para los productos no se pueden surtir. Las operaciones inefcientes de la bodega requieren de excesiva mano de obra y equipo. Hay algunos que no estaran de acuerdo en que resolver estos problemas es muy im portante. Este documento analiza diferentes ideas que le ayudarn a mejorar la productividad y rentabilidad de su inversin en el inventario. ENTENDER QUE EL INVENTARIO MUERTO TAN SLO VALE SU VALOR DE SALVAMENTO Cuando los inversionistas compran acciones en una compaa, no ganan utilidades sobre su inversin. Es hasta cuando venden esas acciones en ms de lo que pagaron por ellas que adquieren un retorno sobre su desembolso. De la misma manera, un distribuidor no obtiene utilidades hasta que el material adquirido haya sido revendido a un cliente a un precio mayor al de su costo. El inventario muerto est compuesto por artculos de inventario almacenado que no se han vendido dentro de un tiempo razonable (por lo general 12 meses). Es equivalente a acciones de una compaa en quiebra. Muchas compaas han invert ido decenas de miles, cientos de miles o incluso millones de dlares en material que sus clientes simplemente no quieren. El impacto del inventario muerto en el retorno sobre la inversin de una compaa puede ser devastador. Veamos una mtrica de anlisis comn, el retorno sobre la inversin del margen bruto (ROIMB). El ROIMB se calcula al dividir los dlares de utilidad bruta anual del distribuidor entre su inversin promedio en inventario: ROIMB = Dlares de utilidad bruta anual Inversin promedio en inventario Uno de nuestros clientes gan US$2,340,610 en dlares de utilidad bruta en los ltimos 12 meses y logr una inversin promedio de inventario de US $1,843,000. Esto produjo un ROIMB de 1.27 (US$2,340,610 US$1,843,000). En otras palabras, la compaa gan US$1.27 por ao por cada dlar de su inversin promedio en inventario. Pero el 12% del valor total del inventario (US$221,160) se invirti en material que no se vendi en los ltimos 12 meses. Esto es el valor del "inventario muerto" tan slo al valor de liquidacin. Si nunca se hubiera adquirido este inventario muerto, el ROIMB de la compaa hubiera sido sustancialmente mayor: US$2,340,610 (US$1,843,000 US$221,160) = 1.44 Esto representa un incremento en el retorno sobre la inversin de 13.4% [(1.44 1.27) 1.27]. Esta mejora importante en la rentabilidad sugiere que vale la pena que las compaas se enfoquen en reducir su inventario muerto. Cul es el valor de su inventario que no se ha vendido en los ltimos 12 meses o ms? En cunto se podra incrementar su retorno sobre la inversin si estas cosas no estuvieran en su almacn? SU RENTABILIDAD EST ENLAZADA A SU INVENTARIO Es comn manejar el inventario muerto despus de los hechos, esto es, tratar de liq uidar aqul inventario que no se ha movido por un valor de "salvamento" tan alto como sea posible. Pero es mucho ms efectivo evitar que el "inventario muerto" llegue a su almacn. Algunas personas se sorprenden al saber que una gran cantidad del inventario muerto ya est muerto des de que llega; est compuesto por cantidades remanentes de un embarque inicial de un nuevo artculo de inventario. Este fenmeno por lo general se debe a varios factores: Cantidad de remanentes de artculos de pedidos especiales. Si necesita solicitar un producto que no tiene en inventario ms de lo que su cliente desea comprar o de lo que puede pagar por l; terminar con un inventario remanente que reducir de manera signifcativa su rentabilidad en una venta fuera de inventario o in cluso le har perder dinero. Veamos un ejemplo: Un cliente desea 15 piezas de un producto que no tiene en inventario que le cuestan US$10 cada una y las vende con un margen bruto del 25%. Se debe solicitar el producto a un proveedor en cajas de 24 piezas. Luego, se entrega al cliente y, al observar la fa ctura, parece que tiene una buena utilidad: Costo unitario Precio unitario Cant. Art. Extensin MBUS$ US$10.00 US$13.33 15 A100 US$199.95 US$49.95 Pero qu suceder con las nueve piezas de producto A10 que no se vendieron al cliente? No son productos normales de inventario y probablemente terminarn como inventario muerto y se tendr que liquidarlos en algn momento en el futuro. Si cons ideramos el costo de este inventario muerto futuro dentro del anlisis de la operacin, su utilidad de inmediato se convierte en prdida: Costo total del material Extensin de precio GMUS$ MB% US$240.00 US$199.95 -US$40.05 -20%
Esta situacin es an peor si pagamos una comisin a los vendedores con base en el margen bruto. El vendedor logra una comisin mientras que la compaa de hecho pierde dinero. Para evitar esta situacin, es necesario asegurar que ocurra alguna de las siguientes acciones cuando se hace un pedido de algn producto que no sea de inventario para un proveedor: El cliente compra la cantidad total del producto que se debe solicitar al proveedor. El precio de venta al cliente se basa en el costo total del material que la compaa debe adquirir. El costo total de un producto fuera de inventario que se adquiere se carga a la comisin del vendedor. Se ignora el inventario especfco del cliente. Muchos distribuidores almacenan un producto especfcamente para un client e nico. Con frecuencia, no se dan cuenta que un cliente ha dejado de comprar uno de estos artculos hasta que se realiza un inventario fsico y alguien pregunta: cundo fue la ltima vez que la Compaa ABC compr esto? Tenemos demasiado en el anaquel". Es muy caro mantener un invent ario para el uso exclusivo de un cliente. Se debe adquirir el producto con regularidad en las cantidades que el cliente haya acordado comprar. Es vital para los distribuidores revisar el estado de las existencias de todo inventario especfco de un cliente al menos una vez al mes para evitar la posibilidad de que este material muera lentamente en el anaquel. Cantidades remanentes de productos obsoletos. Introducir nuevos productos al mercado es emocionante. Con frecuencia, el inventario remanente de artculos que ahora son obsoletos por un nuevo producto, es algo que no se toma en cuenta. Cuando fnalmente se descubre este inventario activo, la nica manera de liquidar estas existencias es venderlas por su valor de desperdicio. Como parte de su poltica para introducir nuevos productos, asegrese de insistir en un plan para liquidar el inventario restante de cualquier existencia obsoleta. Cuanto ms tiempo permanezca un inventario obsoleto en su almacn, menos posibilidades tendr de encontrar un comprador que pueda dar un uso prctico a ese material. NO EXAGERE EL MARGEN BRUTO Debemos comprar una cantidad importante para tener un menor costo unitario. Necesitamos tener un mayor margen bruto. Ha escuchado esto en su organizacin? Muchas compaas se enfocan en maximizar sus mrgenes brutos. Probablemente, la gerencia de ventas, conozca mejor sus mrgenes brutos actuales y los objetivos de mrgenes brutos que la fecha de cumpleaos de sus cnyuges. Pero, es adecuado dar tanto nfasis al margen bruto? Es una verdadera medicin de la rentabilidad corporativa? De nuevo, veamos un ejemplo: SU RENTABILIDAD EST ENLAZADA A SU INVENTARIO Las condiciones del mercado requieren que los Distribuidores ABC vendan el Producto #A100 en US$25.00 cada uno. Este producto se puede adquirir en tres cantidades: Cantidad Costo por unidad Margen bruto 50 US$20.00 20.0% 100 US$19.00 24.0% 250 US$18.50 26.0% La demanda de esta parte es de 50 piezas al mes. El personal de ventas presiona al comprador para que adquiera 250 piezas de una vez. Desea tener un margen de 26.0%. Pero, comprar 250 piezas de una vez maximizar la utilidad neta de la compaa? Para determinar qu cantidad de compras da como resultado una mayor utilidad para la compaa, debemos comparar el descuento que se recibe en cada uno de los niveles de compras contra el costo de mantener una mayor cantidad de este producto por un periodo ms largo. Supongamos que el costo anual de mantener un inventario es de 24% o 2% al mes (24% 12 meses) para los Distribuidores ABC. * Esto signifca que cuesta 24 centavos mantener el valor de un dlar de inventario en la ofcina de los Distribuidores ABC durante un ao completo. Cul es el costo de mantener cada cantidad posible de compra durante el tiempo necesario pa ra vender todo el embarque? Primero, determinemos cunto tiempo se requiere para vender la cantidad total y la cantidad promedio que tendr a la mano durante ese periodo: Cantidad adquirida Suminis- tro para el mes Cantidad promedio a la mano Costo neto por unidad Valor promedio a la mano 50 1 25 US$20.00 US$500.00 100 2 50 US$19.00 US$950.00 250 5 125 US$18.50 US$2312.50 La cantidad promedio a la mano durante el tiempo que se requiere para vender toda la c antidad comprada es la mitad de la cantidad de compra. Por qu? Porque en la mayora de los casos la mitad del tiempo usted tendr ms de la mitad de la cantidad de compra en el anaquel, y la otra mitad del tiempo tendr menos de la mitad de la cantidad de compra en el anaquel. El costo de mantener cada cantidad comprada se calcula al multiplicar el valor promedio a la mano por el costo de manutencin mensual por el nmero de meses en que cualquier parte del embarque se mantendr en existencia:
Cantidad adquirida Valor promedio de inventario Costo de manejo por mes Suministro por mes Costo de mantener el embarque 50 US$500.00 2% 1 US$10.00 100 US$950.00 2% 2 US$38.00 250 US$2, 312.50 2% 5 US$231.25 Al dividir el costo de mantener cada embarque entre la cantidad de compra, determinamos el costo de mantener cada pieza de inventario. Al sumar esta cantidad al costo neto unitario, podemos determinar el costo total de comprar cada pieza y mantener la en inventario antes de su venta: Cantidad adquirida Costo de mantener el embarque Costo de mantener cada pieza Costo neto por unidad Costo total por unidad 50 US$10.00 US$0.20 US$20.00 US$20.20 100 US$38.00 US$0.38 US$19.00 US$19.38 250 US$231.25 US$0.93 US$18.50 US$19.43 Observe que debido al alto costo de mantener un inventario de 250 piezas en ex istencias durante el tiempo necesario para vender todo es te embarque, la cantidad de 100 piezas, o intermedias, resulta el costo total ms bajo y por lo tanto el que produce la mayor rentabilidad. Muchos distribuidores se sorprenden al saber que la rotacin del inventario es muy importante para la rentabilidad general corporativa al igual que lo son los mrgenes brutos. La rotacin de inventario mide el nmero de veces que usted vende su inversin promedio en inventario cada ao, y se calcula con la siguiente ecuacin: Costo de los bienes vendidos durante los 2 meses anteriores Inversin promedio de inventario sobre los 12 meses anteriores Otra manera de expresar la rotacin de inventario es el nmero de oportunidades que tiene para ganar una utilidad por cada dlar que ha invertido en inventario. Por ejemplo, si el costo total de los bienes vendidos en los ltimos 12 meses es de US$10 mil y el valor promedio de inventario es de US$5 mil, el valor de rotacin anual del inventario es de 2.0 (US$10 mil US$5 mil). El valor promedio de US$5 mil se vendi dos veces en los ltimos 12 meses. Si el precio total de ventas para el material es de US$13 mil, la compaa gan un retorno anual de US$3 mil en una inversin promedio de US$5 mil. Si la compaa adquiri pequeas cantidades con mayor frecuencia y redujo la inversin promedio de inventario a US$2,500, habr ganado los mismos US$3 mil con la mitad de inversin. SU RENTABILIDAD EST ENLAZADA A SU INVENTARIO Los restantes US$3 mil se podran invertir en otros productos que proporcionen ot ras oportunidades para generar utilidades.
A pesar de ser una forma muy popular de medir la rentabilidad de las ventas, al margen bruto no lo afectan los cambios en la inversin en inv entario. Esta caracterstica tan desafortunada puede dar informacin engaosa para la administracin. Los costos de capital y operativos por lo general se reducen a medida que disminuye la inversin de un distribuidor en el inventario. Despus de todo, no hay tanto dinero atado en las exis tencias, no existe tanto inventario al cual se le deba dar seguimiento y una cantidad menor de material est sujeta a mermas y obsolescencia. Un margen ajustado es similar al margen bruto en la medida en que son dlares de utilidades anuales divididas entre los dlares de ventas anuales. Pero para lograr una medicin ms signifcativa y completa de la rentabilidad, el clculo del margen ajustado resta el costo anual de manutencin de una inversin promedio en el inventario de los dlares de utilidad bruta: Margen ajustado = [Dlares de margen bruto anual (Promedio del costo anual de manutencin x Inversin anual de inventario)] Dlares de ventas anuales. En el ejemplo anterior, si la compaa tuvo un costo anual de transportar inventario de 24 % y un inventario promedio de US$10 mil, se obtendra un margen ajustado de 4.6%: [US$3 mil (0.24 x US$10 mil)] US$13 mil = 4.6% Si la inversin promedio en inventario se reduce en US$5 mil, el margen ajustado se triplicara a 13.8%: [US$3 mil (0.24 x US$5 mil)] US$13 mil = 13.8% Muchos distribuidores han descubierto que el margen ajustado es una de las mejores herramientas disponibles para medir la rentabilidad de las ventas al tiempo que les permite mantener el control de su inversin en el inventario. LAS PRCTICAS EFICIENTES DE ALMACN MEJORAN LA RENTABILIDAD El inventario se almacen en una bodega o en alguna otra instalacin de almacenamiento antes de utilizarse para surtir los pedidos de los clientes. La efciencia con la cual se almacena este inventario, afecta directamente la rentabilidad corporativa. Por qu? Porque recibir el material al igual que procesar y surtir los pedidos de los clientes constituyen costos del negocio. Mientras que un solo factor de costos de almacn podra no tener un efecto signifcativo sobre la rentabilidad corporativa, el costo total adicional en que incurra una empresa por las operaciones inefcientes de un almacn pueden tener un efecto signifcativo sobre la rentabilidad total de la empresa. Los productos se deben almacenar para reducir los costos de surtir los pedidos. Si paga a un bodeguero US$15 por hora (incluyendo prestaciones) y esta persona puede surtir, empacar y enviar un promedio de 20 artculos de lnea por boleta por hora, le cuesta US$0.75 elegir cada artculo de lnea (US$15 por hora 20 artculos de lnea). Esto es uno de los gastos que se debe restar de sus dlares de utilidad bruta para determinar la utilidad neta. Si el inventario se puede almacenar de una manera ms efciente para reducir el costo de surtir los pedidos, este mismo trabajador podra elegir 10 artculos de lnea ms por hora (80 artculos de lnea ms por da), lo cual reduce los costos de surtir cada artculo de lnea a US$0.50 (US$15 por hora 30 artculos de lnea). Si la bodega surte 300 pedidos por da con un promedio de cuatro artculos de lnea cada uno, los ahorros reales seran de US$300 por da (1,200 lneas @ US$0.25 por lnea) o US$75 mil anuales (asumiendo 250 das hbiles al ao.) Cmo se puede almacenar un inventario de manera ms efciente? Asignar las ubicaciones principales de seleccin para los productos que se solicitan con mayor frecuencia (sin importar la cantidad) en las ubicaciones de almacenamiento ms accesibles. La mayora de las bodegas estn organizadas en la "forma tradicional"; los artculos similares se almacenan juntos dentro de una "secuencia lgica". Por ejemplo, un grupo especfco de productos se p uede acomodar con base en el nmero de parte del fabricante o se pueden organizar por tamao o color. Pero los productos similares no necesariamente se venden o utilizan a la misma velocidad. Para la mayora de los distribuidores, un porcentaje muy pequeo de los productos representa una gran cantidad de las solicitudes de los mismos. Y muchas lneas de productos diferentes tienen algunos de estos artculos "Sper A". Si los productos se almacenan en la manera tradicional, la persona que selecciona los artculos tendr que caminar por todo el almacn, pasando de artculos de menor movimiento e incluso por inventario muerto para poder llegar a la ubicacin de almacenamiento en donde se encuentra un producto muy popular. Y el espacio especfco en el cual se encuentra este producto de rpido movimiento puede ser un anaquel alto o una ubicacin accesible slo mediante el uso de una escalera o un montacargas. SU RENTABILIDAD EST ENLAZADA A SU INVENTARIO Si estos productos de rpido movimiento se almacenan en las ubicaciones de ms fcil acceso en el almacn, las personas que surten los pedidos no necesitan recorrer todo el almacn o ir a los anaqueles altos para surtir los pedidos de los clientes. La mayora de las actividades de recoleccin se pueden confnar a una pequea rea del almacn. Como resultado, se pueden surtir ms pedidos en el mismo tiempo. Utilice las tecnologas de cdigo de barras y otras de gestin de almacenes para reducir errores y mejorar la rentabilidad. Con qu frecuencia alguno de sus clientes recibe la cantidad incorrecta de un producto solicitado o incluso el artculo equivocado? Observe que cada vez que se genera un error de seleccin, ste reduce las utilidades netas de su compaa: El costo de surtir un pedido se duplica por lo menos conforme se selecciona, empaca y enva un pedido de reemplazo. La cantidad a la mano de un producto que se ha seleccionado de manera incorrecta no es precisa. En otras palabras, su PC no tiene la indicacin exacta sobre lo que realmente est disponible para la venta. Esto puede dar como resultado que el material prometido a los clientes no exista de hecho en su almacn, o creer que falta un producto cuando en realidad hay muchsimo en el anaquel. Su cliente probablemente no est contento con su servicio y podra llevarse su negocio a otro lado. Los cdigos de barras pueden confrmar que se haya seleccionado el producto correcto para surtir un pedido de un cliente, al igual que para ofrecer benefcios para ahorrar costos, incluyendo: Actualizacin automtica de las cantidades a la mano. Esto ahorra tiempo y elimina la costosa captura de datos con errores. Actualizacin continua de las cantidades a la mano. Esto proporciona a los vendedores informacin al segundo de disponibilidad del inventario. Se puede responder rpidamente a la consultas de los clientes con muy poco esfuerzo. El conteo de ciclo se incorpora dentro del proceso normal de surtido de pedidos. Su compaa puede ahorrar gastos de llevar a cabo el inventario fsico y las sesiones de conteo de ciclo despus de horas hbiles. Es una pena que la administracin de muchas compaas est convencida de que la clave principal para incrementar la rentabilidad corporativa sea alentar a los vendedores a que incrementen sus ventas y sus mrgenes brutos. Esta accin es importante pero no es el nico camino para el xito. De hecho, la efectividad en la administracin de su inversin de inventario puede contribuir mucho o incluso ms a la utilidad de su organizacin. No tiene nada que perder y mucho que ganar al admin istrar de manera activa alo probablemente sea su mayor activo. Por qu no dar los primeros pasos e iniciar una administracin efectiva del inventario hoy mismo? *Al llenar un simple cuestionario, puede hacer que EIM calcule el costo especfco de su compaa por tener un inventario y le permite saber si sus costos especfcos son relativamente altos o bajos. Contacte a su representante de Microsoft
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