El cdigo de comercio colombiano, en el artculo 772 define a la factura como:
Factura es un ttulo valor probatorio que el vendedor o prestador del servicio podr librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.
El cdigo de comercio colombiano define la factura como un ttulo valor, que legitima el valor derecho literal y autnomo en el contenido, de modo que en caso de que el beneficiario de dicho ttulo valor no reciba a satisfaccin lo all contenido puede exigirlo judicialmente por cuanto el documento respectivo presta mrito ejecutivo.
Se debe aclarar, que la factura para que tenga la naturaleza de ttulo valor debe cumplir con todos los requisitos que el cdigo de comercio considera para ello. Igualmente la factura debe cumplir determinados requisitos para que tengan valor desde el punto de vista tributario, requisitos que estn contemplados en el artculo 617 del estatuto tributario.
Desde el punto de vista del vendedor se denomina factura de venta; del comprador, factura de compra generalmente el original se entrega al cliente y se elaboran una copia para el archivo consecutivo.
REQUISITOS DE LA FACTURA
Para que una factura sea legalmente valida, y que pueda constituir un ttulo valor, debe contener como mnimo los siguientes requisitos:
Cdigo de comercio, Art. 774.
La factura deber reunir, adems de los requisitos sealados en los artculos 621 del presente Cdigo, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:
1. La fecha de vencimiento: En mencin se entender que debe ser pagada dentro de los treinta das calendario siguiente a la emisin.
2. La fecha de recibo de la factura: con indicacin del nombre, identificacin o firma de quien sea el encargado de recibirla segn lo establecido en la presente ley.
3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deber dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneracin y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligacin estn sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.
No tendr el carcter de ttulo valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales sealados en el presente artculo. Sin embargo, la omisin de cualquiera de estos requisitos, no afectar la validez del negocio jurdico que dio origen a la factura.
En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formacin y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicacin del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada.
La omisin de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las sealadas en el presente artculo, no afectar la calidad de ttulo valor de las facturas.
Para efectos tributarios, la factura debe contener mnimo los requisitos contemplados en el artculo 617 del estatuto tributario:
Para efectos tributarios, la expedicin de factura a que se refiere el artculo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a) Estar denominada expresamente como factura de venta pre impreso. b) La numeracin en orden consecutivo, pre impreso. c) Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. d) Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminacin del IVA pagado. e) Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de facturas de venta. f) Fecha de su expedicin. g) Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. h) Valor total de la operacin. i) El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura. j) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. k) Literal inexequible
Al momento de la expedicin de la factura los requisitos de las literales a), b), d) y h), debern estar previamente impresos a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturacin por computador o mquinas registradoras, con la impresin efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresin previa. El sistema de facturacin deber numerar en forma consecutiva las facturas y se debern proveer los medios necesarios para su verificacin y auditora.
Lo contemplado en el artculo 617, son los requisitos que debe cumplir quien expide la factura (vendedor), pero para quien compra, para que la factura pueda constituir prueba de sus costos o gastos, es suficiente con que la factura contenga como mnimos los siguientes requisitos:
Estatuto tributario, Art. 771-2. Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, as como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerir de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artculos 617 y 618 del Estatuto Tributario.
Tratndose de documentos equivalentes se debern cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artculo 617 del Estatuto Tributario. Cuando no exista la obligacin de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transaccin que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deber cumplir los requisitos mnimos que el Gobierno Nacional establezca.
Adicionalmente, quien expida la factura debe contar con la resolucin de autorizacin de la numeracin respectiva expedida por la DIAN, autorizacin que debe estar impresa en la factura.
CLASES DE FACTURAS:
FACTURA RECTIFICATIVA
Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algn error o agregar algn dato que sea necesario.
Una factura rectificada es un documento que detalla alguna correccin en la factura ordinaria bien la devolucin de la mercanca. Esta factura se debe emitir en caso de que las facturas originales no cumplan con los requisitos establecidos por la ley vigente. As mismo, tambin se debe emitir una factura rectificativa en caso que se produzca algn error con la mercanca, ya sean errores en el precio, descuentos devoluciones etc.
Requisitos de la factura rectificativa
Para que la factura rectificativa sea vlida debe contar con cierta informacin mnima indispensable, es necesario que este documento aclare de forma explcita que se trata de una factura rectificativa. Tambin va a ser necesario que se especifique a que factura est rectificando este documento, as como el tipo impositivo y la cuota repercutida. Tampoco debemos olvidar que una factura rectificativa necesita una serie especfica de numeracin.
FACTURA RECAPITULATIVA
Emitir una factura hacia un mismo destinatario en reiteradas ocasiones puede volverse un proceso tedioso para evitar estos inconvenientes y volver el proceso ms sencillo, existen las facturas recapitulativas que sirvan para agrupar una serie de facturas, las cuales pueden estar emitidas hacia un mismo destinatario y dentro de un mismo mes.
FACTURA ELECTRNICA La factura electrnica o e- factura es la evolucin natural de la factura en soporte papel a un soporte electrnico. Aunque su validez y sus caractersticas generales son las mismas que la factura tradicional, la factura electrnica tiene unas caractersticas propias que conviene conocer y aprovechar. En modelo factura hemos sintetizado en este especial las principales caractersticas de la factura electrnica.
Una factura electrnica o e-factura es la evolucin natural de una factura en soporte papel a un soporte electrnico. Entonces, una factura electrnica es un documento tributario que sustituye al documento fsico y que conserva su mismo valor legal.
Este documento electrnico, generado por medios informticos, contiene la informacin necesaria exigida por la ley para cualquier factura y se puede transmitir entre un emisor y un receptor a travs de medios telemticos, en otras palabras, de un ordenador a otro. Por este motivo, una factura electrnica representa un gran ahorro en costes. Una factura electrnica tambin debe poseer ciertas caractersticas que aseguren la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Para ello, por lo general, se emplea la firma digital con certificados reconocidos.
Al poseer el mismo valor que una factura emitida en papel, pero bajo un formato electrnico, las facturas electrnicas ofrecen una gran cantidad de beneficios tanto para el emisor como para el receptor. Entre ellos, el ahorro de costes y la mayor eficiencia son los principales.
OTRAS TIPOS Documentos equivalentes: Los tiquetes de las mquinas registradoras (diario o peridico que permita distinguir de manera no equivocada cada operacin facturada),Tiquetes de trasporte (copia),De recibos de pagos de matrculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educacin reconocidos por el gobierno, Plizas de seguros, ttulos de capitalizacin y los respectivos comprobantes de pago, estratos expedidos por sociedades fiduciarias fondos de inversiones fondo de valores y fondo de pensiones en general debern tener como mnimo los siguientes requisitos:
A. Nombre o razn social de quien prestan el servicio y su Nit. B. Numeracin consecutiva. C. Fecha de expedicin. D. Descripcin especfica o genrica del servicio. E. Valor de la operacin.
Documentos sustitutivos: Las boletas de ingreso espectculos pblicos Requisitos para emitir documentos sustitutivos.
A. Apellidos y nombre o razn social y NIT de la persona o entidad Beneficiaria del pago o abono. B. Fecha de la transaccin.
FORMA DE PAGO
CONTADO: El pago al contado se efecta no solo "en dinero contante" sino tambin en letras, giros, cheques y dems documentos de crdito. Para facilitar las operaciones comerciales, existe dentro del contado una especie de plazo, como sucede por ejemplo en las compras que se hacen sucesivamente dentro de un mes y que se pagan al final del mismo o algunos das ms tarde.
Ventajas de pagar al contado
- El pago de contado puede hacerse en efectivo o debitndolo de una cuenta corriente o de ahorro; en ningn caso es igual a pagar con tarjeta de crdito.
- No hay que estar pendiente de pagos de facturas.
- Se eliminan deudas a futuro.
- Las compras de contado tienen ms opciones de descuento.
- No hay cobro de intereses.
CRDITO: depende de muchas variables y puede realizarse en distintos plazos de pagos. En general, el comprador tiene un plazo de treinta, sesenta o noventa das para abonar lo que debe. O bien, puede hacerlo en cuotas o en efectivo alcanzada una fecha. Comprar a crdito es muy comn, ya que permite que personas con ingresos limitados puedan acceder a la adquisicin de bienes y servicios que de otra manera se encontraran fuera de su alcance. Sin embargo, con mucha frecuencia comprar a crdito supone el pago de intereses que se suman al monto inicial, de manera que el precio final del producto o bien puede aumentar considerablemente.
OBLIGADOS A FACTURAR
El Artculo 615 del Estatuto Tributario, hace mencin de la obligacin de expedir la factura con lo siguiente: Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a stas, o enajenen bienes producto de la actividad agrcola o ganadera debern expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Direccin General de Impuestos Nacionales, as mismo los agricultores y ganaderos que vendan bienes excluidos del impuesto sobre las ventas estn obligados a expedir factura o documento equivalente, quedando exceptuados nicamente aquellos que cumplan con los requisitos del literal h) del Decreto 1001 de 1997, esto es, que sean personas naturales que nicamente vendan bienes excluidos del impuesto sobre las ventas y que cumplan los lmites de ingresos y patrimonio para pertenecer al rgimen simplificado. NO OBLIGADOS A FACTURAR En el caso de los no obligados a facturar nos remitimos al Artculo 616-2 del Estatuto Tributario, que explica que no requiere la expedicin de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compaas de financiamiento comercial. Tampoco existir esta obligacin en las ventas efectuadas por los responsables del rgimen simplificado. De igual manera en el artculo 2 del decreto reglamentario 1001 de 1997 adems de las disposiciones anteriores, menciona como no obligados a facturar a Las Cooperativas de Ahorro y Crdito, los Organismos Cooperativos de grado superior, las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales, y los Fondos de Empleados; Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petrleo y gas natural comprimido; Las empresas que presten el servicio de transporte pblico urbano o metropolitano de pasajeros; Quienes presten servicios de baos pblicos; Las personas naturales vinculadas por una relacin laboral o legal y reglamentaria, en relacin con esta actividad; Las personas naturales que nicamente vendan excluidos del impuesto sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del rgimen simplificado. Sin embargo las personas no obligadas a expedir factura o documento equivalente, si optan por expedirlos, debern hacerlo cumpliendo los requisitos sealados para cada documento, segn el caso.
CASOS SANCIONABLES En los ltimos aos se han sancionado a contribuyentes por mltiples razones como:
- No facturar estando en la obligacin de hacerlo - Facturar sin cumplir todos los requisitos legales incluido la resolucin de Autorizacin de facturacin. - Generar doble facturacin - Cobrar IVA y no pagarlo - Generar cuentas de cobro estando en la obligacin de facturar - Entregar pre-cuentas - Entregar facturas borrador - Entregar cotizaciones en vez de la factura de venta - Entregar pre-facturas
SANCIONES
Segn el Artculo 652 del Estatuto Tributario Sancin por expedir facturas sin requisitos expresa: Quienes estando obligados a expedir facturas, lo hagan sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales a), h), e i) del artculo 617 del Estatuto Tributario, incurrirn en una sancin del uno por ciento (1%) del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin exceder de 950 UVT. Cuando hay reincidencia se dar aplicacin a lo previsto en el artculo 657 del Estatuto Tributario. Pargrafo. Cuando la sancin a que se refiere el presente artculo, se imponga mediante resolucin independiente, previamente se dar traslado de cargos a la persona o entidad a sancionar, quien tendr un trmino de diez (10) das para responder. Esta sancin tambin proceder cuando en la factura no aparezca el NIT con el lleno de los requisitos legales. As mimo el Artculo 652-1. Sancin por no facturar dice que quienes estando obligados a expedir facturas no lo hagan, podrn ser objeto de sancin de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina o consultorio, o sitio donde se ejerza la actividad, profesin u oficio de conformidad con lo dispuesto en los artculos 657 y 658 del Estatuto Tributario. Con relacin a esto se hace referencia al Artculo 653 que habla de la constancia de la no expedicin de facturas o expedicin sin el lleno de los requisitos, expresando que dos funcionarios designados por el Jefe de Fiscalizacin que hayan constatado la infraccin, darn fe del hecho mediante un acta en la cual se consigne el mismo y las explicaciones que haya aducido quien realiz la operacin sin expedir la factura. En la etapa de discusin posterior no se podrn aducir explicaciones distintas de las consignadas en la respectiva acta. De igual manera el Artculo 657 Sancin de clausura del establecimiento, menciona que La Administracin de Impuestos podr imponer la sancin de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio, y en general, el sitio donde se ejerza la actividad, profesin u oficio, cuando no se expida factura o documento equivalente estando obligado a ello, o se expida sin los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f), g), del Artculo 617 del Estatuto Tributario, o se reincida en la expedicin sin el cumplimiento de los requisitos sealados en el Artculo 652 del mismo Estatuto. En estos eventos, cuando se trate de entes que prestan servicios pblicos, o cuando a juicio de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales no exista un perjuicio grave, la entidad podr abstenerse de decretar la clausura, aplicando la sancin prevista en el artculo 652 del Estatuto Tributario. Por ltimo, el Artculo 657-1 Retencin de mercancas a quienes compren sin factura expresa que las personas comisionadas que hayan constatado el hecho de la compra sin factura o documento equivalente, debern elabora simultneamente el informe correspondiente, y darn traslado a la oficina competente para que se imponga al establecimiento una sancin de cierre por evasin, de conformidad con el procedimiento establecido en el artculo 657 del Estatuto Tributario.