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Tabla de Contenidos
LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN. .............................................................................. 1
Tabla de Contenidos ......................................................................................................... 1
Resumen. ........................................................................ ¡Error! Marcador no definido.
Introducción...................................................................................................................... 1
Gestión de Información: Maqueta. ................................................................................... 2
Gestión de Información: La Gestión Documental............................................................ 5
Fases de la Gestión Documental................................................................................... 8
Fase I ........................................................................................................................ 8
Fase II ..................................................................................................................... 10
Fase III.................................................................................................................... 14
Digitalización y automatización de la Gestión Documental ...................................... 16
Gestión de Información: Gestión de Contenidos............................................................ 18
Introducción.
Las metodologías de aplicación de sistemas de Gestión de Información han
estado delimitadas generalmente a los procedimientos adoptados por un
Centro Documental, Archivo o Biblioteca; dejando de lado el proceso
informacional que ocurre dentro de las empresas u organizaciones
gubernamentales, daremos con los pasos para transformar esta visión acotada
del proceso informacional a una visión más holística acerca del tratamiento de
información dentro de este tipo de organizaciones.
- Procesos habituales
- Decisiones de las Jefaturas
- Tecnología adquirida.
- Infoalfabetización de los Colaboradores.
- Etc.
De estos factores críticos depende el éxito del proceso, los procedimientos son
aplicables, entregados y aprendidos por el conjunto de colaboradores siempre
y cuando se cumplan expectativas mínimas de estos factores.
GESTIÓN DE INFORMACIÓN
COLABORADORES
Y nutriendo todo esto están los colaboradores que son Fuente Primaria y a la
vez receptores del proceso comunicativo, son dobles agentes puesto que
generan Información mediante la recopilación de datos y también mediante la
solicitud de Búsquedas. Todo este Proceso se retroalimenta.
Tratamiento
Información Técnico,
Explícita y Datos-
Tácita Información-
Inteligencia
Colaboradores
Búsqueda y
Resultados,
uso del
sistema
Gestión de Información: La Gestión Documental.
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas
usadas para administrar el flujo y ciclo de documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el
tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía.
Aquí es donde tenemos que hacer el hincapié en las diferencias que son
idiomáticas más que de fondo, Gestión Documental abarca dos conceptos que
en español no están claramente definidos, Archivment y Record. Para los
anglosajones el primero es el Archivo Histórico, que custodia la memoria de
una organización o un país, y el segundo trata sobre la gestión de documentos
de archivo común, como contratos, finiquitos, facturas, memos, etc. Los dos en
español son llamados Archivos y es la Archivología la encargada de estudiar y
crear los procedimientos para este campo.
Requerimiento:
A fin de Preservar y Controlar la Documentación Original de los procesos
contables, legales y financieros, se requerirá que se digitalicen los documentos
relacionados a estos ámbitos.
Situación Actual:
La documentación financiera, Legal y Contable es manipulada por numerosos
usuarios que tienen acceso a estos ya sea como entes generadores o como
entes correctivos o verificadores. El resultado de estas manipulaciones es
frecuentemente, el extravío de documentación valiosa para la empresa, la
duplicación innecesaria de ciertos documentos, la redundancia de información
producto de varias versiones de un mismo documento, entre otras; lo que
repercute en un agotamiento tanto informativo como de recursos para la
empresa.
La empresa a adquirido sistemas de intercambio de información y de procesos
que hacen obsoleta cualquier metodología de recuperación y difusión de
documentación pasada, puesto que no pueden existir dos realidades, una
analógica y otra manual. Además, la manipulación por parte de los usuarios de
los documentos pone en peligro el patrimonio documental de la empresa, la
cual se debe resguardar.
Visión:
Digitalizar y controlar los documentos generados en las áreas, Financieras,
Legales y Contables, para poder preservar y controlar la documentación
creada. Así contribuir a la integración de la Gestión Documental en los demás
procesos automatizados de la Empresa, y permitir la visualización de los
documentos definitivos por los usuarios.
Alcances:
Construir un Sistema que integre las distintas documentaciones de las áreas
Financieras, Legales y Contables, que permita la visualización de los
documentos finales por los usuarios, que los requieran y así permitir la creación
de una cultura de información compartida, que no involucre la manipulación
directa de los elementos originales; El alcance es para todas las áreas
involucradas en la generación, manejo y legalización de este tipo de
documentación.
Requerimientos:
Se necesita una infraestructura (hardware y software) que garantice la
conservación y divulgación del resultado del proceso de digitalización de los
documentos de las áreas contable, personas, legal y financiera, con un acceso
continuo, con buen tiempo de respuesta, confidencial y seguro a nivel de
intranet e Internet.
Servicio de Digitalización:
La Digitalización deberá realizarse con un nivel de calidad que evite tener que
volver a realizarse a futuro.
El Servicio de Digitalización del material actual, deberá ser realizado dentro de
las dependencias.
Documentación Digitalizada:
Crecimiento a Futuro:
Proveedor:
Deberá entregar una propuesta técnica y económica que incluya:
- Servicios de Digitalización On-Site (carga inicial).
- Software de “Gestión Documental” y Licencias de Usuario.
- Hardware requerido (Servidores, Estacion de Digitalización, Scanner).
- Software requerido (Sist. Operativo, Base de Datos, Otros).
- Gantt de Implementación.
Con todo estro ya definido podemos iniciar las primeras fases para concretar
nuestro Sistema de Gestión Documental.
La Gestión Documental esta compuesta por varias fases que nos permiten
llevar el trabajo según una estructura lógica, que se caracteriza por la
economía de los recursos y el tiempo, puesto que sabemos que un proyecto
que termine en un Proceso continuo Documental demanda muchos tiempo y
trabajo.
Fase I
- Cuestionario Documental
- Mapeo Documental
Fase II
- Nomenclatura
- Registro Autoridades y campos de Metadatos.
Por ejemplo:
*FONDOS.
EM1 = Empresa 1.
EM2 = Empresa 2.
*SUBFONDOS
SC1 (Subcontratista1)
SC2 (Subcontratista2)
SC3 (Subcontratista3)
*SERIES
fac = Factura de Proveedores
bol = Boleta
con = Contratos
fin = Finiquitos
ant = Antecedentes de Finiquitos
liq = Liquidaciones
cot = Cotizaciones
as = Asistencias
cer = Certificados
dec = Decretos
*SUBSERIES
cerEM1 = Certificados Empresa1
cerEM2 = Certificados Empresa 2
CI = Indefinido
PF = Plazo Fijo
SP = Servicios Profesionales
CP = Contratos Publicitarios y Convenios Comerciales.
Fecha
o Fecha de mayor relevancia en el documento; por ejemplo en los
antecedentes de finiquitos se considera la fecha de liberación del
documento, más que la puesta como finalización de contrato.
o Si en ningún caso se encuentra fecha alguna, deben verificarse
Timbres o aproximaciones derivadas del texto.
Nombre del Trabajador
o Los Nombres deben ser los consignados en los documentos de
personas, es decir, contratos, finiquitos, antecedentes de
finiquitos, liquidaciones y asistencias.
Rut
o Los RUT deben ser los consignados en los documentos de
personas, es decir, contratos, finiquitos, antecedentes de
finiquitos, liquidaciones y asistencias.
o Si no se haya en Rut en el encabezado verificar Firmas y/o
corroborar con datos anteriores.
Empresa
o El nombre de la empresa que la que depende el documento
siempre tiene que ser consignada en los campos de Metadatos.
o Corresponde al Fondo o SubFondo de donde proviene el
documento, por lo tanto, se hace valer la correspondencia con su
proveniencia de Archivo más que de la autoría del documento.
Área
o El área debe ser consignada en los documentos de personas, es
decir, contratos, finiquitos, antecedentes de finiquitos,
liquidaciones y asistencias, cuando correspondan.
o En los documentos de Personal de Subcontratistas esta área no
corresponde.
Contraparte contractual
o La contraparte contractual debe ser consignada en los
documentos de Contrato de Servicios Profesionales, Contratos
Publicitarios, Convenios Comerciales y/o cualquier documento
donde el vinculo contractual sea entre la Empresa y Particulares
que emitan facturas, boletas por servicios etc, y no caigan en la
denominación de Colaboradores o Trabajadores.
Número de Factura
o El número de Factura emitida o recepcionada.
Número de Decreto
o El número de decreto entregado
Tipo de Documento
o El tipo de documento debe ser consignado en todos los
documentos.
Palabras Claves
o Texto libre de lenguaje no estructurado que permita agregar datos
más detallados de los documentos, asuntos de decretos, asuntos
de contratos, explicación de anexos, etc.
Fecha
Nº
Área
Rut
Otros
Archivo Doc parte ctual
AMantCI-
Mascareño Vera
2007-
Martinez y Cia.
Ant Finiquitos
003.pdf
15084183-6
Francesca
1
Antonio
Planta
2007
A&B
AMconSP-
1992-08-
Martinez y Cia.
Adolfo Ibanez
224.pdf
Universidad
Información
Mantención
Auspicio y
2
Canje de
Contrato
Antonio
AIESEC
1992
GS-Liq-
Liquidacion
Sepulvedaa
032009-
Gusal S.A.
8611899-8
2009-Mar
003.pdf
Vergara
3
Cecilia
OA-CerAM-
022009.pdf.
Certificado
Certificado
2009-Feb
AM y Cia
pdf
Aguilon
4
Oscar
OA-CerML-
Certificado
Certificado
022009.pdf.
Masterline
2009-Feb
pdf
Aguilon
5
Oscar
S.A.
Dec-
concesionar Bingo
1982_016.p
df
Autoriza sub
2215 A.F.
Decretos
6
1982
Fase III
Como última fase de la confección del Modelo de Gestión Documental está la
jerarquización de las carpetas donde alojaremos los archivos, este repositorio
esta compuesto por los documentos Digitalizados provenientes de los archivos
administrativos históricos; la documentación generada en el workflow de la
Empresa y los Documentos electrónicos que recibe o emiten los departamentos
financieros contables.
En un primer lugar tenemos las carpetas de las Empresas para las que se
generan los documentos, la carpeta para los decretos Municipales y otra que
agrupa a los Subcontratistas.
División Fondos:
- Masterline S.A.
o Contratos
Indefinidos
Plazo Fijo
Mantención y Servicios Comerciales
• Contratos de Servicios Profesionales y Artísticos
• Contratos Publicitarios y Convenios Comerciales
o Antecedentes de Finiquitos
Indefinidos
Plazo Fijo
o Finiquitos
Indefinidos
Plazo Fijo
o Boletas
Salida de Caja Contratos.
o Otros Documentos
- Subcontratistas
o David Navia
Liquidaciones
Contratos
Finiquitos
Cotizaciones
Otros
o Gusal
Liquidaciones
Contratos
Finiquitos
Cotizaciones
Otros
o Marcela Tosso
Liquidaciones
Contratos
Finiquitos
Cotizaciones
Otros
o MasterClima
Liquidaciones
Contratos
Finiquitos
Cotizaciones
Otros
o Oscar Aguilon
Liquidaciones
Contratos
Finiquitos
Cotizaciones
Otros
o StaffService
Liquidaciones
Contratos
Finiquitos
Cotizaciones
Otros
- Decretos
o 1968…
o 2009
Digitalización y automatización de la Gestión Documental
La automatización del sistema Documental puede iniciarse a la par, antes o
después de las fases ya mencionadas, es siempre recomendable iniciarla
posteriormente de ya definidas las estructuras jerarquicas y los patrones a
seguir, es por esto mismo que la elección del software que utilizaremos tiene
que estar acorde a los procedimientos técnicos que ya nos hemos fijado.