U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS.
LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 1
UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLAS DE HIDALGO
FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
APUNTES
ADMINISTRACIN
LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
MORELIA, MICHOACAN.
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APUNTES DE ADMINISTRACIN. 2 INTRODUCCIN. La administracin naci con la humanidad, surgi de la necesidad, de la lucha por sobrevivir, de buscar un sustento, quiero decir con esto, que en el mbito del esfuerzo humano existe siempre un lado administrativo de todo esfuerzo planeado. Donde exista un organismo social ah estar presente la administracin. El hombre por naturaleza busca la perfeccin y lucha por el xito, esto se logra evolucionando. La razn de ser de esta investigacin primero, es lograr exponer a mis queridos lectores el por qu es importante la Administracin, el por qu me apasiona; y puesto que en todo momento estamos inmiscuidos en sistemas, procesos y cambios, requerimos de una efectiva coordinacin, ya que la capacidad que tengamos para adaptarnos, definir nuestro futuro. En el Captulo I, no solo defino con conceptos lo que es la administracin, sino que parto de los antecedentes describiendo un poco su evolucin a travs del tiempo. As tambin, resalto la importancia que tiene un buen administrador en un sistema social. En el Captulo II, expongo el punto de partida y ciclo de una buena administracin. Hablo del Proceso Administrativo, que representa el inicio de un continuo trabajo administrativo y organizacional en busca del logro de objetivos. La sociedad necesita indispensablemente de los gobiernos y de las empresas. Si alguna vez se ha planteado la posibilidad de desaparicin del Estado, lo cual parece cada vez menos factible, la desaparicin de las empresas no es ni remotamente posible. Las empresas son las clulas econmicas de la sociedad, y basta el mal funcionamiento de las mismas para traer graves trastornos. No existen entidades que sustituyan a las empresas como instrumentos bsicos para el aprovechamiento de los recursos naturales, organizacin, y fuerza de trabajo, sin olvidar la provisin de satisfactores para la poblacin. Objetivamente, entonces, la razn de ser, y el sustento de gobiernos y empresas, es la sociedad. Sin la sociedad perderan el sustento y sin servirla, no tienen ninguna justificacin para existir. El problema radica U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 3 entonces, en qu hacen con esas instituciones quienes las administran, y cmo concurre a ello la poblacin y la educacin. Espero querido lector que el esfuerzo que ves impreso en este trabajo, te motive y logres siempre la mejora continua en tu vida, logrando el xito personal y profesional sin dejar de lado lo que nos hace diferentes la tica, el respeto y aquellos valores que nos hacen ser: humanos. Espero tambin trates siempre de mejorar no solo este trabajo sino tu vida.
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APUNTES DE ADMINISTRACIN. 4 CAPTULO 1. ADMINISTRACIN
1.1 INTRODUCCIN. Sin una buena administracin ninguna organizacin tendr xito. No sirve de mucho que en una empresa existan buenas instalaciones, el mejor equipo, la mejor ubicacin, si todo lo anterior no va acompaado del elemento humano necesario para dirigir las actividades, quiero decir con esto, que la administracin es importante para alcanzar los objetivos de la organizacin. La administracin constituye la manera de utilizar los diversos recursos organizacionales (humanos, materiales, financieros, informticos y tecnolgicos para alcanzar objetivos y lograr un excelente desempeo). Y es que en el mbito del esfuerzo humano, existe siempre un lado administrativo de todo esfuerzo planeado, as podemos afirmar, que donde exista un organismo social ah estar presente la administracin. Adems es un proceso universal ya que no solo se da en los pases capitalistas, sino que tambin en los pases socialistas o de cualquier tipo que sean, la administracin es importante tanto en las pequeas como en las grandes empresas. Dicho lo anterior este captulo describe la importancia de la administracin y la responsabilidad que tenemos los administradores con la sociedad. Este captulo parte de una resea histrica, tomando en cuenta a algunos de los personajes que han hecho aportaciones a la Administracin a travs del tiempo y que han logrado trascender. Edison dijo Dos personas unidas en una tarea comn, han de hacer mucho ms que duplicar las energas. U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 5 1.2 DESARROLLO HISTRICO Existen dificultades al remontarse al origen de la historia de la administracin. Algunos escritores, remontan el desarrollo de la administracin a los comerciantes sumerios y a los egipcios antiguos constructores de las pirmides, o a los mtodos organizativos de la Iglesia y las milicias antiguas. Sin embargo, muchas empresas pre-industriales, dada su escala pequea, no se sentan obligadas a hacer frente sistemticamente a las aplicaciones de la administracin. Las innovaciones tales como la extensin de los nmeros rabes (entre los siglos V y XV) y la aparicin de la contabilidad de partida doble en 1494 proporcionaron las herramientas para el planeamiento y el control de la organizacin, y de esta se forma el nacimiento formal de la administracin. Sin embargo es en el Siglo XIX cuando aparecen las primeras publicaciones donde se hablaba de la administracin de manera cientfica, y se logra el primer acercamiento de un mtodo que reclamaba urgencia dada la aparicin de la revolucin industrial. SIGLO XIX Algunos piensan en la administracin moderna como una disciplina que comenz como un vstago de la economa en el siglo XIX. Los economistas clsicos tales como Adam Smith y John Stuart Mill, proporcionaron un fondo terico a la asignacin de los recursos, a la produccin, y a la fijacin de precios. Al mismo tiempo, innovadores como Eli Whitney, James Watt y Matthew Boulton, desarrollaron herramientas tcnicas de produccin tales como la estandarizacin, procedimientos de control de calidad, contabilidad analtica, y planeamiento del trabajo. Para fines del siglo XIX, Len Walras, Alfred Marshall y otros economistas introdujeron una nueva capa de complejidad a los principios tericos de la Administracin. Joseph Wharton ofreci el primer curso de nivel terciario sobre Administracin en 1881.
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APUNTES DE ADMINISTRACIN. 6 SIGLO XX Durante el siglo XX la administracin fue evolucionando en la medida en que las organizaciones fueron hacindose ms complejas y las ciencias como la ingeniera, la sociologa, la psicologa y la teora de sistemas fueron desarrollndose. TEORA CLSICA. ESCUELA DE ADMINISTRACIN CIENTFICA Alrededor del 1900 encontramos a empresarios que intentan dar a sus teoras una base cientfica. Los ejemplos incluyen a "Science of management" de Henry Towne de 1890, "La Administracin cientfica" de Frederick Winslow Taylor (1911), "El estudio aplicado del movimiento" de Franck y Lillian Gilbreth (1917). En 1912 Yoichi Ueno introdujo el Taylorismo en Japn y se convirti en el primer consultor en administracin de empresas en crear el estilo Japons de Administracin. Su hijo Ichiro Ueno fue un pionero de la garanta de calidad japonesa. Para la dcada de 1930 hace su aparicin el fordismo, siguiendo las ideas de Henry Ford el fundador de la Ford Motor Company. ESCUELA DE ADMINISTRACIN GENERAL E INDUSTRIAL Las primeras teoras comprensivas de la Administracin aparecieron alrededor de 1920. Primero, Henry Fayol, que es reconocido como el fundador de la escuela clsica de la administracin, fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial y estableci los 14 principios de la administracin en su libro Administracin Industrial y General: 1. Divisin del Trabajo: Cuanto ms se especialicen las personas, con mayor eficiencia desempearn su oficio. Este principio se ve muy claro en la moderna lnea de montaje. 2. Autoridad: Los gerentes tienen que dar rdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 7 obtendrn obediencia, a menos que tengan tambin autoridad personal (Liderazgo). 3. Disciplina: Los miembros de una organizacin tienen que respetar las reglas y convenios que gobiernan la empresa. Esto ser el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos equitativos (disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia. 4. Unidad de Direccin: Las operaciones que tienen un mismo objetivo, deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan. 5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operacin particular solamente de una persona. 6. Subordinacin de inters individual al bien comn: En cualquier empresa el inters de los empleados no debe tener prelacin sobre los intereses de la organizacin como un todo. 7. Remuneracin: La compensacin por el trabajo debe ser equitativa para los empleados como para los patrones. 8. Centralizacin: Fayol, crea que los gerentes deben conservar la responsabilidad final, pero tambin necesitan dar a sus subalternos, autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El problema consiste en encontrar el mejor grado de Centralizacin en cada caso. 9. Jerarqua: La lnea de autoridad en una organizacin representada hoy generalmente por cuadros y lneas de un organigrama pasa en orden de rangos desde la alta gerencia hasta los niveles ms bajos de la empresa. 10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posicin ms adecuados para l. U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 8 11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos. 12. Estabilidad del Personal: Una alta tasa de rotacin del personal no es conveniente para el eficiente funcionamiento de una organizacin. 13. Iniciativa: Debe darse a los subalternos, libertad para concebir y llevar a cabo sus planes, aun cuando a veces se cometan errores. 14. Espritu de Equipo: Promover el espritu de equipo dar a la organizacin un sentido de unidad. Se recomienda por ejemplo, el empleo de comunicacin verbal en lugar de la comunicacin formal por escrito, siempre que esta sea posible. ESCUELA BUROCRTICA El socilogo alemn Max Weber (1864 1920), pensando que toda organizacin dirigida a alcanzar metas, y compuesta por miles de individuos, requera un estrecho control de sus actividades, desarroll una teora de la administracin de burocracias que subrayaba la necesidad de una jerarqua definida en trminos muy estrictos y regida por reglamentos y lneas de autoridad definidos con toda claridad. Consideraba que la organizacin ideal era una burocracia con actividades y objetivos establecidos mediante un razonamiento profundo y con una divisin del trabajo detallada explcitamente. Weber tambin pensaba que la competencia tcnica tena gran importancia y que la evaluacin de los resultados debera estar totalmente fundamentada en los mritos. Se piensa que las burocracias son organizaciones vastas e impersonales, que conceden ms importancia a la eficiencia impersonal que a las necesidades humanas. Weber como todos los tericos de la administracin cientfica, pretenda mejorar los resultados de organizaciones importantes para la sociedad, haciendo que sus operaciones fueran predecibles y productivas. Si bien ahora concedemos tanto valor a las innovaciones y la flexibilidad como a eficiencia; y la susceptibilidad al pronstico, el modelo de la administracin de burocracias de Weber se adelant, U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 9 claramente, a las corporaciones gigantescas como Ford. Weber pensaba que el patrn particular de relaciones que presentaba la burocracia era muy promisorio. ESCUELA DE RELACIONES HUMANAS La escuela de las Relaciones Humanas surgi, en parte debido a que el enfoque clsico no lograba suficiente eficiencia productiva, ni armona en el centro de trabajo. Esto hizo que aumentara el inters por ayudar a los gerentes a manejar con ms eficacia los Recursos humanos de sus organizaciones. Varios tericos trataron de reforzar la teora clsica de la organizacin con elementos de la sociologa y la psicologa. La lnea de investigacin en esta escuela es la de Elton Mayo y algunos otros colegas de Harvard, entre ellos Fritz J. Roethlisberger y William J. Dickson que realizaron una serie de estudios en Western Electric Company entre 1924 y 1933, los cuales con el tiempo se conocieron como los estudios de Hawthorne, porque muchos de ellos fueron realizados en la fbrica Hawthorne de Western Electric, cerca de Chicago. En estos estudios se investig la relacin entre la cantidad de iluminacin en el centro de trabajo y la productividad de los obreros. Los investigadores llegaron a la conclusin de que los empleados trabajaran con ms tesn si la gerencia se preocupaba por su bienestar y si los supervisores les prestaban atencin especial. Este fenmeno se conoci, ms adelante, como el efecto de Hawthorne. Los investigadores tambin llegaron a la conclusin de que los grupos informales de trabajo (el entorno social de los empleados) tienen una influencia positiva en la productividad. Muchos de los empleados de Western Electric opinaban que su trabajo era aburrido y absurdo, pero que sus relaciones y amistades con sus compaeros, en ocasiones sujetos a la influencia de un antagonismo compartido contra los jefes, le daban cierto significado a su vida laboral y les ofrecan cierta proteccin contra la gerencia. Por tal motivo, la presin del grupo, con frecuencia, U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 10 representaba una mayor influencia para aumentar la productividad de los trabajadores que las demandas de la gerencia. As pues, Mayo era de la opinin que el concepto del hombre social (movido por las necesidades sociales y deseoso de relaciones gratificantes en el trabajo; y ms sensible a las presiones del grupo de trabajo que al control administrativo) era complemento necesario del viejo concepto del hombre racional, movido por sus necesidades econmicas personales. Al poner de relieve las necesidades sociales, el movimiento de relaciones humanas mejor la perspectiva clsica que consideraba la productividad casi exclusivamente como un problema de ingeniera. En cierto modo, Mayo redescubri el antiguo principio de Robert Owen segn el cual, un genuino inters por los trabajadores, las "mquinas vitales" como Owen sola llamarlos, pagara dividendos. Adems, estos investigadores recalcaron la importancia del estilo del gerente y con ello revolucionaron la formacin de los administradores. La atencin fue centrndose cada vez ms en ensear las destrezas administrativas, en oposicin a las habilidades tcnicas. Por ltimo, su trabajo hizo renacer el inters por la dinmica de grupos. Los administradores empezaron a pensar en funcin de los procesos y premios del grupo para complementar su enfoque anterior en el individuo. ESCUELA PSICOLGICA Abraham Maslow, [Douglas McGregor] y Herzberg, entre otros, escribieron sobre la superacin personal de los individuos. Su obra engendr nuevos conceptos en cuanto a la posibilidad de ordenar las relaciones para beneficio de las organizaciones. Adems, determinaron que las personas pretendan obtener algo ms que recompensas o placer al instante. Dado que las personas tenan formas de vida complejas, entonces las relaciones en la organizacin deberan sustentar dicha complejidad. Segn Maslow, las necesidades que quieren satisfacer las personas tienen forma de pirmide. Las necesidades materiales y de seguridad estn en la base de la pirmide y las necesidades del ego (por ejemplo, la necesidad de respeto) y las necesidades de autorrealizacin (como la necesidad U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 11 de crecimiento personal y de significado) estn en la cspide. McGregor presento otro ngulo del concepto de la persona compleja. Distingui dos hiptesis bsicas alternativas sobre las personas y su posicin ante el trabajo. Estas dos hiptesis que llam la Teora X y la Teora Y. Mientras que Herzberg plante distintos elementos y factores que motivan, desmotivan o no motivan al factor humano dentro de la organizacin. l explic que todo lo que ocurra en la empresa relacionado con el individuo y su forma de sentirse, lo motivar; sin embargo, todo aquello que imponga reglas, polticas de la organizacin, salarios, entre otros, no lo motivarn pero de no estar lo podrn desmotivar. TEORA DE LA ORGANIZACIN La Teora de las Organizaciones tiene como Objetivo Central el descubrir las limitaciones que tiene la racionalidad humana. Parte del Hombre Administrativo, donde se identifica al ser que se comporta con relativa racionalidad, y busca obtener resultados satisfactorios; y lo diferencia del Hombre Econmico que acta racionalmente y busca maximizar el beneficio. James March y Herbert Simon realizaron una obra a finales de la dcada de 1950 donde plantearon cientos de proporciones acerca de los patrones de conducta, sobre todo con relacin a la comunicacin en las organizaciones. Su influencia en el desarrollo de la teora administrativa posterior ha sido importantsima y permanente para investigar en forma cientfica. Uno de sus mayores aportes fue la Teora de la decisin; que es un estudio formal sobre la toma de decisiones. Los estudios de casos reales, que se sirven de la inspeccin y los experimentos, se denominan teora descriptiva de decisin; los estudios de la toma de decisiones racionales, que utilizan la lgica y la estadstica, se llaman teora preceptiva de decisin. Estos estudios se hacen ms complicados cuando hay ms de un individuo, cuando los resultados de diversas opciones no se conocen con exactitud y cuando las probabilidades de los distintos resultados son desconocidas. La teora de decisin comparte caractersticas con la teora de juegos, aunque en la teora de decisin el adversario es la realidad en vez de otro jugador o jugadores. Al hacer un anlisis sobre esta teora, y mirndola desde el punto de vista de un U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 12 sistema, se puede decir que al tomar una decisin sobre un problema en particular, se debe tener en cuenta los puntos de dificultad que lo componen, para as empezar a estudiarlos uno a uno hasta obtener una solucin que sea acorde a lo que se esta esperando obtener de este, y sino, buscar otras soluciones que se acomoden a lo deseado. La teora de decisin, no solamente se puede ver desde el punto de vista de un sistema, sino en general, porque esta se utiliza a menudo para tomar decisiones de la vida cotidiana, ya que muchas personas piensan que la vida es como una de las teoras; La teora del juego, que para poder empezarlo y entenderlo hay que saber jugarlo y para eso se deben conocer las reglas de este, para que no surjan equivocaciones al empezar la partida. Se puede decir que la Teora de decisin es una de las ramas que sirven para que al dar un paso, no se vaya a dar en falso, porque si se conoce, no hay el porque de equivocarse. TEORA DE LOS SISTEMAS El contexto en el que se desarrolla la teora de los Sistemas, es el de la Guerra Fra. La teora general de sistemas o teora de sistemas (TGS) es un esfuerzo de estudio interdisciplinario que trata de encontrar las propiedades comunes a entidades, los sistemas, que se presentan en todos los niveles de la realidad, pero que son objeto tradicionalmente de disciplinas acadmicas diferentes. Su puesta en marcha se atribuye al bilogo austriaco Ludwig von Bertalanffy, quien acu la denominacin a mediados del siglo XX. Las Organizaciones Como Sistemas: Una organizacin es un sistema socio-tcnico incluido en otro ms amplio que es la sociedad con la que interacta influyndose mutuamente. Tambin puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.
1.3 CONCEPTO DE ADMINISTRACIN. U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
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La Administracin desde sus races etimolgicas. La palabra administracin se forma del prefijo ad, hacia, y de ministratio. Esta ltima palabra viene a su vez de minister, comparativo de inferioridad, y del sufijo ter, que sirve como termino de comparacin. magister (magistrado), indica una funcin de preeminencia o autoridad el que ordena o dirige a otros en una funcin -, minister expresa precisamente lo contrario: subordinacin u obediencia; el que realiza una funcin bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro. La etimologa de la administracin, nos da la idea de que esta se refiere a una funcin que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta; Servicio y subordinacin, son los elementos principales de nuestra definicin etimolgica. La administracin de empresas, o ciencia administrativa o simplemente administracin, es una ciencia social que estudia la organizacin de las empresas y la manera como se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades. Son ciencias administrativas o ciencias econmicas y financieras, la contabilidad, las finanzas corporativas y la mercadotecnia, la direccin estratgica, etc. La administracin es la rama del derecho legal y es la base de todo el funcionamiento de una empresa: si los responsables de la misma no saben administrarla no se obtendrn los resultados deseados. La administracin comprende la coordinacin de hombres y recursos materiales para el logro de ciertos objetivos. En la actualidad escuchamos hablar de manera frecuente de individuos que administran sus negocios, pero el significado usual sugiere esfuerzo de un grupo. Podemos identificar cuatro elementos bsicos: 1) direccin hacia objetivos, 2) a travs de las personas, 3) mediante tcnicas, y 4) dentro de una organizacin. Las definiciones ms representativas proponen que la administracin es un proceso de planeacin, organizacin y control de actividades. Citaremos la definicin que dan a la administracin algunos de los principales autores de la misma. Figura 1. U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 14 FIGURA No.1. CUADRO DE CONCEPTOS DE ADMINISTRACION DE AUTORES IMPORTANTES EN LA ADMINISTRACIN. FUENTE: Recopilacin de informacin por Elona Susana Daz Bjar. AUTOR DEFINICIN E.F.L. Brech (1953) Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propsito dado.
J.D. Mooney (1931) Es el arte o la tcnica de dirigir e inspirar a los dems, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana. Y contrapone esta definicin con la que da sobre la organizacin como: la tcnica de relacionar los deberes o funciones especificas en un todo coordinado.
Peterson and Plowman ( Es una tcnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propsitos y objetivos de un grupo humano particular.
Koontz and ODonnell (1955) Es la direccin de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
G.P. Terry (1956) Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. F. Tannenbaum El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlar a subordinados responsables (y consiguientemente, a los grupos que ellos comandan), con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa.
Henry Fayol (1886) Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. Robins/Coulter La administracin es lo que hacen los gerentes, en una explicacin mas completa la administracin consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a travs de ellas. Se sabe que coordinar el trabajo de otros es lo que distingue una posicin gerencial de los dems.
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APUNTES DE ADMINISTRACIN. 15 Como se observa en la tabla de definiciones (fig.1) ninguna de ellas se contradice, sino ms bien son complementarias y la mayora de los autores define a la administracin como el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar para lograr objetivos organizacionales preestablecidos.
Cuando se posee conciencia real y dominio total de los conocimientos, se aumentan las posibilidades de aplicarlos con mayor eficacia. En el desarrollo de cada tema manejaremos constantemente los trminos eficiencia y eficacia por lo cual a continuacin los definimos:
Eficacia. Capacidad y habilidad para lograr determinados objetivos y metas. Hacer las cosas a la primera. Cuando esos conocimientos estn debidamente organizados, se potencian las posibilidades de aplicarlos con mayor eficiencia. Eficiencia. Capacidad para alcanzar los objetivos y metas con la menor inversin de tiempo, esfuerzos y recursos. Hacer las cosas bien y a la primera. La eficacia conduce al CRECIMIENTO y al XITO. La eficiencia produce RENTABILIDAD. Efectividad. Capacidad de lograr el efecto que se desea o espera.
FUNCIONES O REAS FUNCIONALES DE LAS ORGANIZACIONES Direccin de Recursos Humanos. Direccin de Operaciones o Administracin de produccin. Direccin Estratgica. Direccin de Mercadotecnia. Direccin Financiera. Administracin de la tecnologa de informacin y responsable de sistemas de informacin de Administracin.
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APUNTES DE ADMINISTRACIN. 16 CARACTERSTICAS DE LA ADMINISTRACIN. Dentro de las caractersticas de la administracin tenemos las siguientes: Universalidad: La administracin se da donde quiera que existe un organismo social (estado, ejrcito, empresas, iglesias, familia, etc.), porque en l tiene siempre que existir coordinacin sistemtica de medios. Especificidad: La administracin tiene sus propias caractersticas las cuales son inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompaada siempre de ellas (funciones econmicas, contables, productivas, mecnicas, jurdicas, etc.), son completamente distintas. Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso administrativo, ste es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Unidad Jerrquica: Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administracin. As, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el ltimo mayordomo. Respetndose siempre los niveles de autoridad que estn establecidos dentro de la organizacin. Valor Instrumental: La administracin es un instrumento para llegar a un fin, ya que su finalidad es eminentemente prctica y mediante sta se busca obtener resultados determinados previamente establecidos. Flexibilidad: La administracin se adapta a las necesidades particulares de cada organizacin. U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 17 Amplitud de Ejercicio: Esta se aplica en todos los niveles jerrquicos de una organizacin. Tambin podramos mencionar otras caractersticas como: Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la administracin influye en su medio ambiente. Se logra mediante los esfuerzos. Para participar en la administracin se requiere dejar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas se cumplan mediante los esfuerzos de otros. Es una actividad, no una persona o grupo de ellas. La administracin no es gente, es una actividad; las personas que administran pueden ser designadas como Directores, gerentes de reas, etc. La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y prctica. La habilidad tcnica es importante para cumplir con un trabajo asignado. La administracin es intangible. Su presencia queda evidenciada por el resultado de los esfuerzos. Los que la practican no son necesariamente los propietarios; es decir que el administrador y el propietario no son necesariamente la misma persona.
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN. Para que exista un sentido de satisfaccin debe existir un objetivo, lo que da un propsito al esfuerzo; adems el objetivo debe tener un significado y valor; as que la definicin de objetivo es: Un objetivo administrativo es una meta que se fija, que U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 18 requiere de un campo de accin definido y que sugiera la orientacin para los esfuerzos de un dirigente, en esta definicin hay cuatro elementos que son: Meta Campo de accin Definicin de la Accin Orientacin Sneca afirm: Si el hombre no sabe a cul puerto se dirige, ningn viento le es favorable. Los Objetivos son importantes para llegar a los resultados deseados; la falta de objetivos hace que la administracin sea innecesariamente difcil, si es que se puede hablar en rigor de administracin; as que, los objetivos bsicos son un prerrequisito para determinar cualquier curso de accin y deben ser definidos con claridad para que los comprendan todos los miembros de la empresa. A la administracin por objetivos tambin se le llama Administracin de Resultados, y administracin de metas, estimula la toma de decisiones, aumenta la productividad y mejora la eficiencia administrativa, los resultados determinan el xito del administrador en el anlisis final de la empresa. Albert Einstein dijo: Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo. La clasificacin de objetivos en una empresa puede ser la siguiente: Obtener Utilidades (Econmicos). Proporcionar buenos productos o servicios. Mantenerse a la cabeza de los competidores. Bienestar de los empleados (Sociales). Ser eficiente. Progresar.
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APUNTES DE ADMINISTRACIN. 19 1.4 EL ADMINISTRADOR
El trabajo es una actividad que agrega valor a algo, y su propsito es asegurar prosperidad a las personas, las organizaciones y a la sociedad en conjunto. De ah que el estudio de la administracin sea algo significativo y valioso. La administracin esta relacionada con las formas de realizar mejor, con ms facilidad y ms xito el trabajo. Y el administrador, es el responsable del desempeo de una o mas personas de la organizacin.
Agustn Reyes Ponce nos dice: Es indiscutible que quien realiza por si mismo una funcin no merece ser llamado administrador. Pero desde el momento en que delega en otros, determinadas funciones, siempre que estas funciones se realizan en un organismo social, dirigiendo y coordinando lo que los dems realizan, comienza a recibir el nombre de administrador.
El administrador es el responsable del desempeo de una o mas personas de la organizacin, obtiene resultados a travs de ella y de las personas que trabajan en la misma. Por consiguiente planea, organiza, dirige personas, gestiona y controla recursos materiales, financieros, informticos y tecnologa para conseguir determinados objetivos. El administrador cumple las tareas gracias a las personas, razn por la cual ocupan una posicin primordial en los negocios de todas las organizaciones. Las personas reciben el nombre de subordinados, empleados, colaboradores, socios intraemprendedores o empresarios internos.
Todo administrador asume la responsabilidad bsica de ayudar a la organizacin a lograr un buen desempeo a travs de las personas, y a utilizar todos sus recursos materiales, financieros, informticos y tecnolgicos. Es probable que no exista algo ms vital para la sociedad que el papel del administrador, el cual determina si una institucin social puede servir bien a la comunidad o simplemente desperdiciar talentos y recursos.
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APUNTES DE ADMINISTRACIN. 20 El administrador imprime direccin y rumbo a su organizacin, proporciona liderazgo a las personas y decide cmo se deben disponer y utilizar los recursos para alcanzar los objetivos de la organizacin. Estas actividades ataen no solo al alto ejecutivo sino tambin al supervisor de primera lnea; en otras palabras, se aplican al administrador en cualquier nivel de la organizacin. La administracin busca en forma directa precisamente la obtencin de resultados de mxima eficiencia en la coordinacin, y solo a travs de ella. Se refiere a la mxima eficiencia o aprovechamiento de los recursos materiales, tales como capital, materias primas, maquinas, etc. El buen administrador no lo es precisamente por ser buen contador, buen economista, buen abogado, buen ingeniero, etc., sino por cualidades y tcnicas que posee especficamente para coordinar a todos esos elementos en la forma ms eficiente.
La coordinacin es considerada por ello, como la esencia misma de la Administracin. Coordinar, implica el ordenamiento simultneo y armonioso de varias cosas. No se coordina para dirigir sino se dirige para coordinar.
EMBLEMA DEL LICENCIADO EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS
FIGURA No. 2. BICFALO, EMBLEMA DEL LIC. EN ADMINISTRACIN DE EMPRESAS. FUENTE: http://www.conla.org.mx/int/fd_bicefalo.html El emblema de la carrera Licenciatura en Administracin de Empresas, fu creado y adaptado por la primera generacin 1957-1961 egresada de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin. U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 21 El hombre es considerado elemento principal, generador de todas las acciones para alcanzar un propsito, en la sociedad o dentro de una empresa. Se emplea la palabra empresa en su ms profunda concepcin. Las acciones significan trabajo, fsico y mental. En consecuencia al estudio del trabajo realizado por el hombre es susceptible de cambios, que permiten en cada caso superar los resultados calificando el esfuerzo en el aprovechamiento de los recursos utilizados. En el emblema se considera al hombre con la capacidad de estudiar sistemticamente el trabajo, documentando los cambios que mejoran los resultados. Se concluye que la filosofa de nuestro emblema es representar objetivamente la participacin del individuo, que acta basado en el estudio de los procedimientos lgicos que se constituyen de datos objetivos de los diferentes actos de trabajo para integrarlos metdicamente en un conocimiento prctico de utilidad mltiple, para la sociedad en lo general y las empresas privadas o pblicas en lo particular. El emblema fue presentado por el Contador Pblico y Licenciado en Administracin de Empresas Rodrigo Llanos San Milln (Q.E.P.D.) Conceptos vertidos por el L. A. Eduardo Rangel Villagmez, Expresidente de ANLA. (Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin, A. C.).
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APUNTES DE ADMINISTRACIN. 22 CAPTULO II PROCESO ADMINISTRATIVO
2.1 INTRODUCCIN. Todo proceso administrativo, por referirse a la actuacin de la vida social, es de suyo nico, forma un continuo nico inseparable en el que cada parte, cada acto, cada etapa, tienen que estar indisolublemente unidos con los dems, y que, adems, se dan de suyo simultneamente. Seccionar el proceso administrativo, por lo tanto, es prcticamente imposible, y es irreal. En todo momento de la vida de una empresa, se dan complementndose, influyndose mutuamente, e integrndose, los diversos aspectos de la administracin. As al hacer planes simultneamente se est controlando, dirigiendo, organizando, etc. El proceso es adems un ciclo continuo, ya que luego del ltimo paso: controlar se vuelve a empezar con planificar. Este segundo capitulo contiene la informacin ms importante del proceso administrativo, criterios de los principales autores, principios y elementos que describen cada una de sus etapas. Veremos que las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que estn totalmente interrelacionados. Cuando una organizacin elabora un plan, debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecucin del mismo. Luego de la ejecucin (o tal vez en forma simultnea) se controla que la realidad de la empresa, no se aleje de la planificacin, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una correccin en la planificacin, lo que realimenta el proceso. U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 23 2.2 CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO.
Parte de la definicin de administracin habla de la consecucin de objetivos organizacionales mediante la planeacin, la organizacin, la direccin y el control.
En consecuencia, administracin es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y de utilizar todos los recursos organizacionales establecidos, que incluyen no solo categoras econmicas como tierra capital y trabajo, sino tambin informacin y tecnologa. Es obvio que las personas constituyen el elemento inteligente y dinmico que maneja, opera y agiliza todos estos recursos.
Proceso significa secuencia sistemtica de funciones para realizar las tareas; medio, mtodo o manera de ejecutar ciertas actividades. Se toma la administracin como proceso para hacer nfasis en que los administradores, sin importar sus niveles ni funciones, se comprometen continuamente en actividades interrelacionadas, como planear, organizar, dirigir y controlar, para alcanzar los objetivos deseados. De ah se deriva la denominacin de proceso administrativo dada al conjunto y la secuencia de las funciones administrativas.
FASES Y DIVISIN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Urwick hace una separacin fundamental en dos aspectos que llama Fases Administrativas la primera es la fase mecnica y la segunda la fase dinmica. En estas fases distinguiremos los elementos o sectores ms concretos que tienen una connotacin que hace de cada uno de ellos un aspecto plenamente especfico. Entendemos por elementos de acuerdo a la terminologa usada por Fayol, los pasos o etapas bsicas a travs de los cuales se realiza aquella. Divisin en cuatro elementos. Una de las formas ms extendidas de agrupar los elementos, es quiz la que considera en ella cuatro, y la que mas adelante explicaremos a profundidad. Entre otros G. P. Terry comparte la misma opinin; estos elementos son: 1) Planeacin, 2) Organizacin, 3) Ejecucin y U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 24 4) Control. Una variante en esta clasificacin es la de llamar al tercer elemento, en vez de ejecucin, direccin, considerando que la ejecucin, por parte de quien administra, consiste en dirigir. Tiene esta divisin las ventajas de ser sencilla, de estar muy bien difundida o generalizada, y de distinguir bien las etapas de la Mecnica: Planeacin y Organizacin, y de las de la Dinmica: Direccin o ejecucin y Control.
Para dar una explicacin amplia y especificar con preguntas al proceso administrativo de acuerdo a las clasificaciones de los elementos, pero sobre todo de las de Terry y de Koontz y ODonnell, en este momento las expondremos as en la figura 3: FIGURA No. 3. DIVISIN EN FASES, ELEMENTOS Y PREGUNTAS A LAS QUE RESPONDE CADA ELEMENTO. FUENTE: Reyes Ponce, Agustn. Administracin de empresas. Primera parte.
FASE ELEMENTO RESPONDE A LA PREGUNTA: MECNICA PREVISIN QU PUEDE HACERSE? PLANEACIN QU SE VA A HACER? ORGANIZACIN CMO SE VA A HACER? DINMICA INTEGRACIN CON QU SE VA A HACER? DIRECCIN VER QUE SE HAGA CONTROL CMO SE HA REALIZADO?
CRITERIOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. A continuacin mostramos una tabla, con los diversos criterios que tienen los principales autores que han contribuido a la administracin sobre el proceso administrativo, y podremos ver en el mencionado cuadro (fig.4) que los autores coinciden en por lo menos dos etapas, y por lo tanto la definicin para el proceso administrativo que utilizaremos en este trabajo ser la siguiente: Es un conjunto de pasos ordenados, sistemticos y con una secuencia lgica para alcanzar objetivos, U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 25 que independientemente de su grado de especialidad siempre est implcita la esencia administrativa. Dicho lo anterior, en adelante nos basaremos y explicaremos el proceso administrativo de acuerdo a la divisin en cuatro elementos que hace entre otros Terrry y que son: planeacin, organizacin, direccin y control.
FIGURA No. 4. CRITERIOS DE PROCESO ADMINISTRATIVO POR AUTORES PRINCIPALES. FUENTE: Recopilacin de informacin por Elona Susana Daz Bjar.
AUTOR CRITERIO Henry Fayol (1886) Previsin, organizacin, comando y/o coordinacin, control. Koontz y ODonnell (1955) Planeacin, organizacin, integracin, direccin y control. George Terry (1956) Planeacin, organizacin, ejecucin, control. Agustn Reyes Ponce (1960) Previsin, planeacin, organizacin, integracin, direccin y control.
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APUNTES DE ADMINISTRACIN. 26 FIGURA No. 5. ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO E INTEGRACIN. FUENTE: Recopilacin de informacin por Elona Susana Daz Bjar.
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
PROCESO ADMINISTRATIVO PLANEACIN ORGANIZACIN DIRECCIN CONTROL Sistemas de organizacin. Niveles jerrquicos. Estructuras. Funciones. Descripcin de puestos. Procedimientos. Procesos Estratgicos y de Apoyo. Estndares. Mtrica de Valor. Sistemas de Control. Indicadores Estratgicos. Mejora Continua. Liderazgo. Supervisin. Delegacin y Coordinacin. Comunicacin. Toma de decisiones. Motivacin. Objetivos. Estrategias. Polticas. Programas. Presupuestos Visin. Misin. Metas. U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 27 2.3 PLANEACIN
La planeacin es la etapa de la administracin que se realiza al inicio de cualquier programa y en la que se establecen los objetivos. Para ello se necesitan los recursos humanos, los recursos financieros que conforman los presupuestos de acuerdo al plan y su ejercicio, y los recursos materiales que son el apoyo de los activos fijos, infraestructura, maquinaria, y equipamiento necesario para la consecucin de los fines.
PRINCIPIOS. Antes de definir los principios de la planeacin, mencionar a continuacin algunos puntos que se consideran importantes para esta etapa, dentro del proceso administrativo. Propicia el desarrollo de las capacidades al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, aunque no los elimina. Condiciona el ambiente que le rodea a la creatividad. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando el empirismo. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. Al establecer un esquema o modelo de trabajo o plan, suministra las bases a travs de las cuales operar la coordinacin de los equipos de trabajo. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN: De la Precisin. Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas o en especulaciones; ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos sern ineficientes, total o parcialmente. U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 28 Este principio establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadsticas, estudios de mercado, de factibilidad y/o datos numricos, pues de esta manera la planeacin ser mas confiable al ser cuantificada, por ejemplo, al ser expresada en tiempo, dinero y especificaciones (porcentajes, volumen o unidades). De la Flexibilidad. Dentro de la precisin, todo plan debe dejar margen para los cambios que pudieran surgir, ya sea proveyendo de antemano caminos de sustitucin para las circunstancias especiales que se presenten o estableciendo sistemas para su rpida revisin. De la Unidad. Todos los planes especficos de los jefes de enseanza deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propsitos y objetivos generales, de manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armnicos en cuanto al equilibrio e interrelacin que debe existir entre los mismos.
ELEMENTOS. Objetivo: El aspecto fundamental al planear, es determinar los resultados deseados. Qu es lo que se quiere?. Cursos de accin: Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de accin o estrategias, para lograr los objetivos. Eleccin: La planeacin implica la determinacin, el anlisis y la seleccin de la decisin ms adecuada. Futuro: Trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. OBJETIVOS Los objetivos son los fines que se pretenden alcanzar como resultado de la culminacin de un esfuerzo. Dentro de la administracin, los objetivos son un requisito para determinar cualquier curso de accin; por lo que no se debe dejar sin objetivo ninguna funcin.
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APUNTES DE ADMINISTRACIN. 29 CLASIFICACIN DE LOS OBJETIVOS: Objetivos Generales. Son los que van encaminados a las acciones generales de una institucin y comprenden dentro de s mismos a los objetivos especficos. Objetivos Especficos. Son los que van encaminados directamente a las funciones especficas de alguna parte de la institucin; por ejemplo, los objetivos del departamento de recursos humanos. POR SU IMPORTANCIA SE CLASIFICAN EN: Bsicos. Son la esencia y motivo principal por el cual se generan las acciones de una institucin o de una parte de ella. Secundarios. Son aquellos que no son de vital importancia pero sirven como medios para alcanzar los objetivos bsicos. POR SU NATURALEZA SE CLASIFICAN EN: Individuales. Son aquellos que van dirigidos exclusivamente a una persona en particular. Colectivos. Son aquellos que van dirigidos a un grupo de personas para lograr un fin comn. PUNTOS BSICOS PARA EL PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS Deben ser claros en su contenido para que no se confundan con polticas o con funciones; es decir, deben indicar claramente lo que se pretende alcanzar.
ESTRATEGIAS. Las estrategias son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. Al planear es necesario determinar diversos caminos o formas de accin para conseguir los objetivos. Se debe elegir el camino correcto para llegar al objetivo a travs de una adecuada toma de decisiones. Los cursos alternativos de accin resuelven el problema de cmo lograr la ms eficiente adaptacin posible de los medios al fin. U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
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ETAPAS PARA ESTABLECER LAS ESTRATEGIAS. Determinacin de los cursos de accin o alternativas: Consiste en buscar el mayor nmero de alternativas para lograr los objetivos establecidos. Evaluacin: Analizar y evaluar cada alternativa tomando en consideracin las ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxilindose de la investigacin y de algunas tcnicas como investigacin de operaciones, rboles de decisin, etc. Seleccin: Considerar las alternativas ms idneas en cuanto a factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la institucin.
POLITICAS. Las polticas son los lineamientos dentro de los cuales deben desarrollarse las funciones y los procedimientos de una institucin o de una parte de ella. Tambin se les puede definir como las normas generales que guan el pensamiento y la accin de los subordinados. Son guas para orientar la accin y que se deben observar para tomar decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin. En ocasiones se confunden a las polticas con las reglas, siendo la diferencia que las reglas son mandatos precisos que determinan la disposicin, actitud o comportamiento, que deber seguir o evitar en situaciones especficas el personal de una institucin; de tal manera que, mientras las reglas son estrictas, las polticas son flexibles. Las polticas son imprescindibles para el xito de un plan, dado que: Facilitan la delegacin de autoridad. Indican al personal cmo debe actuar en sus operaciones. Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas acciones. Facilitan la induccin del nuevo personal. Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 31 Puntos bsicos para el establecimiento de polticas: Deben definirse con claridad, a efecto de que no existan contradicciones en su aplicacin y para que no se confundan con funciones o procedimientos. Deben sustentar a todas las funciones que integran a una institucin; es decir, no deben existir funciones sin polticas. Deben ser lgicas y aplicables a la prctica.
PROGRAMAS Son el conjunto de actividades a realizar con una secuencia lgica y cronolgica, y con el tiempo requerido para llevar a cabo cada una de ellas, o todas en su conjunto. Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en s mismo, o puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa ms general. Por lo tanto, se pueden establecer programas que van desde un rea general, hasta una actividad ms especfica. La elaboracin tcnica de un programa debe apegarse a los siguientes lineamientos: Identificar y determinar las actividades comprendidas. Ordenar cronolgicamente la realizacin de las actividades que se van a desarrollar. Interrelacionar las actividades. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de duracin, as como los recursos necesarios.
CLASIFICACION DE PROGRAMAS.
Por su alcance se clasifican en: Generales: Son aquellos que se refieren a toda la Secretara de Salud. Por ejemplo: Programas de capacitacin. Especficos: Son los que se refieren a un rea o departamento en particular; por ejemplo, programas de recursos humanos, etc.
Por su duracin se clasifican en: U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 32 Programas a largo plazo: son aquellos que exceden de un ao y pueden ser anuales, bienales, trienales o quinquenales. Programas a corto plazo: son aquellos que se elaboran para uno, dos o tres meses, hasta un ao. Informacin que deben contener los programas Nombre del programa. Nmero y descripcin de las actividades a realizar. Tiempo estimado para la realizacin de las actividades. Tiempo real, este se puede incluir con motivo de llevar un control de dicho programa. Nombre del departamento o persona responsable del desarrollo de las actividades. Anotaciones complementarias para el desarrollo del programa y del que lo aprueba y lo autoriza. PRESUPUESTOS. El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la institucin, expresado en trminos econmicos, junto con la comprobacin subsecuente de las realizaciones de dicho plan. Es un esquema escrito de tipo general y/o especfico, que determina por anticipado, en trminos monetarios y/o no monetarios, el origen y asignacin de los recursos de la institucin, para un periodo especfico. CARACTERISTICAS: Es un esquema; se elabora en un documento formal, ordenado sistemticamente. Se expresa en trminos cuantitativos. Es general, porque se establece para toda la institucin. Es especfico, porque puede referirse a cada una de las reas en que est dividida la institucin. Es diseado para un periodo determinado.
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APUNTES DE ADMINISTRACIN. 33 FIGURA No. 6. GRAFICA DE GANTT. TIEMPO ESTIMADO Y TIEMPO REAL EN LLEVAR A CABO CADA ACTIVIDAD. FUENTE: Lic. Joel Ren Soria G.
GRAFICAS DE GANTT.
COMISIN INTERINSTITUCIONAL PARA LA FORMACIN DE RECURSOS HUMANOS PARA LA SALUD. COMIT DE PLANEACIN. ENCUESTA NACIONAL DE FORMACIN DE RECURSOS HUMANOS PARA LA SALUD 2003. ACTIVIDADES MESES No . DESCRIPCIN RESPONSABL E TIEMP O EN E FE B MA R AB R MA Y JU N
1 ELABORACIN DEL CUESTIONARIO RICARDO AMIEVA E R
2 DETERMINACIN DE LA POBLACIN SINUHE MORA E R
3 APLICACIN DE LA PRUEBA MIGUEL RODRIGUEZ E R
4 ANLISIS DE LA INFORMACIN RICARDO AMIEVA E R
5 APLICACIN DEL CUESTIONARIO SINUHE MORA MIGUEL RDGZ. E R
6 ANLISIS Y TABULACIN DE LA INF. MIGUEL RODRIGUEZ E R
7 INTERPRETACI N DE LA INFORM RICARDO AMIEVA E R
8 ELABORACIN DEL INFORME Y CONCL. MARCO ZAMORA E R
9 PRESENTACIN DEL INFORME MARCO ZAMORA E R
TIEMPO: E= ESTIMADO R= REAL ELABOR: APROB:
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2.4 ORGANIZACIN.
La organizacin como parte integral de la administracin consiste en reunir o agrupar toda una serie de actividades para el logro de los objetivos, y a su vez asignar un coordinador para cada grupo con la finalidad de llevar a cabo con xito lo planeado. La estructura de la organizacin debe definir de manera correcta y clara las funciones que va a desempear cada uno de los involucrados en los programas y la responsabilidad que conlleva cada una de ellas. Asimismo, se incluir la comunicacin y la toma de decisiones que lleven al cumplimiento de los objetivos.
Resumiendo, la organizacin es la estructura adecuada de los recursos humanos y materiales y su relacin con las funciones y niveles dentro de un organismo social, con el fin de alcanzar los objetivos establecidos. PRINCIPIOS. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN: De la especializacin. Debe advertirse que la divisin del trabajo no es sino el medio para obtener una mayor especializacin, destreza y perfeccin en cada una de las personas dedicadas a cada funcin. De la unidad de mando. Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisin para cada rea, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no debern reportar a ms de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba rdenes de dos o ms jefes, ocasionar fugas de responsabilidad, confusin e ineficiencia. Del equilibrio de autoridad responsabilidad. A cada grado de responsabilidad otorgada, debe corresponder el grado de autoridad necesaria para cumplir dicha responsabilidad. Del equilibrio de direccin control. A cada grado de delegacin debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando. U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
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ELEMENTOS. Sistemas de organizacin. Niveles jerrquicos. Organigramas. Funciones. Procesos. Descripcin de puestos. Comits. Integracin de los recursos humanos. SISTEMAS DE ORGANIZACIN. Sistema de organizacin lineal o militar. Es aquel en que la autoridad y responsabilidad correlativa se transmiten integralmente por una sola lnea para cada persona o grupo. Sistema de organizacin funcional. Propone que el trabajo se divida entre varios especialistas, uno por cada actividad principal y que al mismo tiempo tenga autoridad cada uno en su propio campo sobre la totalidad del personal que realice labores relacionadas con su funcin. Sistema de organizacin lineal y staff. Este sistema trata de aprovechar las ventajas y evitar las desventajas de los dos sistemas anteriores. De la organizacin lineal conserva la autoridad y responsabilidad ntegramente transmitida a travs de un solo jefe para cada funcin; pero esta autoridad de lnea, recibe asesoramiento y servicio de tcnicos, o cuerpos de ellos, especializados para cada funcin.
NIVELES JERRQUICOS. Son los diferentes grados de autoridad y responsabilidad que constituyen la estructura orgnica de una institucin o una parte de ella. Asimismo, representan el U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 36 tramo de control que tiene cada una de las funciones o puestos que integran a una organizacin. Supremos Directivo Ejecutivo Gerencial Jefatura o Departamento Jefatura de seccin o supervisin Operativo u Obrero.
ORGANIGRAMAS. Son la representacin grfica que nos muestra la estructura orgnica de una institucin o parte de ella. Los organigramas se representan por una serie de cuadros o rectngulos que encierran el nombre de la unidad, funcin o puesto que se est representando, la unin de los cuadros o rectngulos se hace por medio de lneas rectas horizontales y verticales. TIPOS DE ORGANIGRAMAS: POR SU ALCANCE O AMPLITUD SE CLASIFICAN EN: Generales. Se conocen tambin como organigramas maestros, representan toda la estructura de la institucin por medio de sus rganos o puestos principales y sus relaciones bsicas, comprenden slo los niveles jerrquicos ms altos de la organizacin. Especficos o particulares. Conocidos tambin como organigramas complementarios: representan por separado cada una de las divisiones, reas o departamentos que integran a una institucin. POR SU OBJETO SE CLASIFICAN EN: Estructurales. Son aquellos que representan los diferentes puestos que integran a una institucin o una parte de ella. Por puestos. Son aquellos que representan cada puesto que integra a una institucin o a una parte de ella. U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 37 POR SU FORMATO SE CLASIFICAN EN: Verticales. Los rectngulos que representan los rganos o puestos de ms alta jerarqua estn colocados en la parte superior, las lneas de autoridad parten de arriba hacia abajo.
FIGURA No.7. EJEMPLO DE UN ORGANIGRAMA VERTICAL.
ORGANIGRAMA VERTICAL
GERENTE GENERAL JEFE COMERCIAL JEFE DE VTAS. LOCALES JEFE DE VTAS. FORANEAS JEFE DE VTAS. EXTRANJERO JEFE DE FABRICA JEFE DE FABRICA JEFE DE ALMACENES ENCARGADO SECCIN PRENSAS ENCARGADO SECCIN DESPACHO CONTRALOR JEFE SECCIN CONTADURA JEFE SECCIN FACTURACIN JEFE SECCIN CAJA JEFE SECCIN COBRANZAS U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 38 Horizontales. Los rectngulos que representan los rganos o puestos de ms alta jerarqua se colocan del lado izquierdo, los siguientes niveles se colocan hacia la derecha de acuerdo a su importancia.
FIGURA No. 8. EJEMPLO DE UN ORGANIGRAMA HORIZONTAL. ORGANIGRAMA HORIZONTAL
Mixtos. Este tipo de organigramas son una combinacin de los formatos vertical y horizontal. Del primero, adopta su posicin para representar los CONSEJO DIRECTIVO GERENTE COMERCIAL GERENTE DE PRODUCCIN CONTRALOR JEFE VTAS. FORANEAS JEFE VTAS. LOCALES JEFE ACABADO JEFE MONTAJE JEFE ALMACN CAJERO CONTADOR GENERAL GERENT E GRAL. GERENTE DE PERSONAL GERENTE DE ORGANIZACIN U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 39 primeros niveles jerrquicos de la estructura, del segundo adopta su posicin para representar del tercero o cuarto nivel jerrquico en adelante. Circular. Estn formados por un rectngulo central que corresponde a la autoridad administrativa ms alta de la institucin, alrededor de dicho rectngulo se trazan crculos concntricos que representan los diferentes niveles jerrquicos, en cada uno de estos crculos se coloca a los puestos o departamentos inmediatos inferiores y se les une con lneas rectas horizontales y verticales que representan los canales de autoridad y responsabilidad. FIGURA No. 9. EJEMPLO DE UN ORGANIGRAMA CIRCULAR. ORGANIGRAMA CIRCULAR
Escalar. Consiste en sealar con distintas sangras en el margen izquierdo los distintos niveles jerrquicos, ayudndose de lneas que sealan dichos GERENTE GENERAL CONTRALOR ENC. COBRANZAS CONTADOR GENERAL CAJERO GERENTE COMERCIAL GERENTE DE ORGANIZACIN GERENTE DE PERSONAL JEFE VTAS. LOCALES JEFE VTAS. FORANEAS GERENTE DE PRODUCCIN JEFE ALMACEN JEFE MONTAJE JEFE ACABADO AUTORIDAD LINEAL AUTORIDAD DE STAFF U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 40 mrgenes. Estos organigramas son poco usados todava, y aunque resultan muy sencillos, para muchos carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.
FIGURA No. 10. EJEMPLO DE UN ORGANIGRAMA ESCALAR.
ORGANIGRAMA ESCALAR
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS CONSEJO DIRECTIVO GERENTE GENERAL GERENTE PERSONAL Encargado Sueldos y Salarios Encargado Relaciones Laborales GERENTE DE ORGANIZACIN Encargado Sistemas Fbrica Encargado Sistemas Oficina CONTRALOR Encargado de Cobranzas Contador General Cajero GERENTE DE PRODUCCIN Jefe de Almacn Jefe de Montaje Jefe de Acabado
GERENTE COMERCIAL Jefe de Ventas Locales Jefe de Ventas Forneas
RECOMENDACIONES. De preferencia, utilizar rectngulos para representarlos. Asimismo, dichas lneas debern unir a los rectngulos exactamente por la mitad. U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 41 Se debe tener cuidado de que los rectngulos tengan la misma posicin o altura segn los diferentes niveles jerrquicos representados. Evitar la unin de los rectngulos por medio de lneas en forma de tenedores; es decir, varios rectngulos subordinados se pueden unir con una sola lnea que descienda de un rgano superior. Los niveles de asesores se pueden representar de dos formas; flotando o ubicndolos al nivel real jerrquico que les corresponde. Para representar los puestos de la organizacin, se recomienda que se ubiquen a un lado del puesto del que dependen. Las lneas de autoridad y responsabilidad debern ir en sentido vertical y horizontal; no utilizar lneas diagonales. Los puestos asistentes se pueden representar de dos formas; flotando o ubicndolo al nivel real jerrquico. Los puestos denominados sub, se deben colocar debajo del puesto que es el titular del rea que se est representando.
FUNCIONES. Son el conjunto de actividades que desarrollan cada una de las unidades, reas, departamentos o puestos que integran a una institucin o una parte de ella. TIPOS DE FUNCIONES. Generales o administrativas. Son aquellas de carcter administrativo que realizan en mayor grado todas las reas o puestos que integran a una institucin, independientemente de su rama de especializacin o rea de actividad Bsicas. Llamadas tambin sustantivas; son funciones especficas que van directamente relacionadas con la operacin de una institucin, por ejemplo: produccin, comercializacin, finanzas. Complementarias. Son aquellas actividades especficas que sirven de complemento o auxilio para la realizacin de las funciones bsicas, por ejemplo: recursos humanos, relaciones pblicas, procesamiento de datos y estadstica. U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 42 De asesora. Son un conjunto de actividades especficas que tiene por objeto asesorar e informar a los rganos o puestos que realizan alguna funcin bsica en aquellos campos que requieren conocimientos y experiencias, como ejemplo tenemos: organizacin y mtodos. DESCRIPCIN DE PUESTOS: Contenido de una descripcin de puestos. Nombre de la institucin y/o unidad que se est describiendo. Ttulo del estudio (descripcin del puesto). Identificacin del puesto (nombre o ttulo del puesto y su ubicacin dentro de la estructura orgnica). Autoridad del puesto (a qu puesto reporta directamente y cules son los puestos subordinados). Objetivo del puesto. Responsabilidad del puesto. Actividades del puesto. COMITES. FINES DE LOS COMITS. 1. Contar con un grupo que ayude a la deliberacin que conduce a llegar a una decisin. 2. Limitar la autoridad centralizada. 3. Representar los intereses de los diversos grupos de una institucin. 4. Coordinar el mejoramiento de planes y polticas. 5. Transmitir informacin. 6. Consolidar la autoridad. 7. Motivar a los funcionarios inferiores a la mayor participacin en las tareas administrativas. INTEGRACION DE LOS RECURSOS HUMANOS. La integracin de personal se define como la ocupacin de puestos en la estructura de la organizacin, mediante la identificacin de los requerimientos de la fuerza de trabajo, el registro de las personas disponibles y el reclutamiento, seleccin, U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 43 ubicacin, promocin, evaluacin, compensacin y capacitacin del personal necesario. PASOS A SEGUIR PARA LA INTEGRACIN DE PERSONAS. 1. Reclutamiento. 2. Seleccin. 3. Contratacin. 4. Induccin. 5. Desarrollo.
MANUALES DE ORGANIZACIN. Son aquellos documentos que contienen informacin sobre la estructura orgnica de una institucin o de una parte de ella. Dicha informacin comprende los objetivos, polticas, funciones, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin y las descripciones de puestos. CLASIFICACIN DE LOS MANUALES. Generales. Son aquellos que contienen informacin de todas las reas que integran a una institucin; comprende bsicamente los principales niveles de dicha institucin. Especficos. Son aquellos conocidos tambin como particulares y contienen informacin referente a una de las reas que integran a una institucin. Por lo general, este tipo de manuales comprende todos los niveles jerrquicos del rea que se est representando. CONTENIDO DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIN. Identificacin. Nombre de la institucin y unidad administrativa. Ttulo y extensin del manual. Nombre del departamento o de la persona que elabor el manual y fecha de su emisin. ndice. Prlogo. Directorio. U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 44 Antecedentes histricos. Marco Jurdico. Objetivos. Polticas. Organigramas. Funciones. Descripcin de puestos. NOTA: EN EL CAPTULO SIGUIENTE, SE ENCUENTRA AMPLIAMENTE DESCRITO EL TEMA DE MANUALES ADMINISTRATIVOS, EN EL CAPTULO VI, UNA GUIA PARA ELABORAR UN MANUAL DE ORGANIZACIN Y EN CAPTULO VII, EL MANUAL DE ORGANIZACIN DE UNA EMPRESA MAQUILADORA DE ROPA.
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APUNTES DE ADMINISTRACIN. 45 2.5 DIRECCIN. Es la etapa del proceso administrativo donde se delega la autoridad correspondiente para la obtencin de los objetivos sealados; a travs de la comunicacin, la motivacin, la supervisin y la coordinacin de una persona o de un grupo. La direccin es la tercera fase del proceso administrativo y tiene como propsito coordinar, conducir y vigilar que los individuos o grupos ejecuten las actividades previamente programadas; de esta forma, la direccin implica poner en marcha a los subordinados o subalternos dentro de la organizacin. PRINCIPIOS. PRINCIPIOS DE DIRECCIN. De la coordinacin de intereses. El logro del fin comn se har ms fcil, cuanto mejor se logren coordinar los intereses de grupo y aun los individuales, de quienes participan en la bsqueda de dicho fin. De la impersonalidad de mando. La autoridad en una institucin debe ejercerse, ms como producto de una necesidad de todo el organismo social, que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda. De la va jerrquica. Al trasmitir una orden, deben seguirse los conductos previamente establecidos, y jams saltarlos sin razn, con el fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad, as como prdidas de tiempo. De la resolucin de los conflictos. Debe procurarse que la aparicin de conflictos se resuelva lo ms rpido posible. Del aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstculo que se antepone al logro de las metas de la organizacin pero que, al obligar al encargado del rea a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas. Este principio aconseja el anlisis de los conflictos y su aprovechamiento de opciones distintas a las que aparentemente puedan existir.
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APUNTES DE ADMINISTRACIN. 46 ELEMENTOS. Autoridad. Se define como la facultad para tomar decisiones que produzcan efectos. De hecho, quien decide es el que tiene la autoridad; el criterio prctico para saber en quin radica la autoridad est en conocer quien toma las decisiones que son obedecidas aunque quien las tom no ejerza autoridad. Tipos de Autoridad: Jurdica. Se impone por obligacin. Moral. Se impone por convencimiento. Supervisin. Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Delegacin. En la delegacin es donde se manifiesta con claridad la esencia de la administracin. La delegacin consiste en dar o ceder a otros la autoridad y la responsabilidad para actuar. Coordinacin. Es la sincronizacin ordenada de los esfuerzos para proporcionar una adecuada cantidad, oportunidad y direccin, de manera que sean utilizadas las acciones armoniosas y unificadas para el objetivo indicado. Comunicacin. Se define como el proceso a travs del cual se trasmite y recibe informacin en un grupo social. Comprende mltiples interacciones que abarcan desde las conversaciones telefnicas informales hasta los sistemas de informacin ms complicados. El ejecutivo para poner sus planes en marcha, requiere de sistemas de comunicacin eficaces; cualquier informacin desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del logro de los objetivos. Coordinacin de Esfuerzos. Tiene como propsito hacer factible el logro de las metas y objetivos, por lo que es necesario departamentalizar el trabajo, as como especificar a cada quien y con la mayor precisin posible, sus funciones, actividades y tareas. Es U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 47 necesario tambin establecer una comunicacin clara para que permita conocer el esfuerzo del trabajo colectivo, ya sea positivo o negativo. Toma de Decisiones. Un factor importante para el xito o fracaso administrativo es la habilidad para tomar decisiones. En s misma constituye un proceso que involucra cuatro pasos: 1. Anlisis del problema. 2. Desarrollo de soluciones alternativas. 3. Anlisis de soluciones alternativas. 4. Implantacin de soluciones.
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APUNTES DE ADMINISTRACIN. 48 2.6 CONTROL.
Control es la etapa del proceso administrativo en la cual se miden los resultados pasados y actuales con los esperados, con el fin de corregir las desviaciones que se presentan y dar la pauta para generar nuevos planes. El control no por ir al final del proceso administrativo es la etapa menos importante. Una vez elaborados los planes, diseada la organizacin, integrados los recursos y constituida la directiva, es cuando el proceso de control se vuelve completo e importante. Es un medio importante para coordinar actividades diversas hacia el logro de los objetivos, se aplica indistintamente en todas las funciones administrativas, se ejerce en cualquier actividad o funcin orgnica, y puede orientarse hacia la cantidad, calidad, costo y tiempo de cada una por separado o en su conjunto, determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para evitar que vuelvan a presentarse. Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. Cuida que las operaciones se realicen en forma eficiente, aprovechando en forma ptima los diferentes recursos de la organizacin.
PRINCIPIOS. PRINCIPIOS DE CONTROL. Del carcter administrativo del control. Es necesario distinguir lo que se hace; es decir, qu controles se ejecutan y quin lo hace, ms claramente, quien controla. De los estndares. El control es imposible si no existen estndares de alguna manera predefinidos, y ser tanto mejor, cuanto ms precisos y cuantificados sean dichos estndares. Lo que se pretende deber ser fijado en forma precisa para que el control pueda ejercer su accin detectiva y correctiva. Del carcter medial del control. El control deber usarse slo si el trabajo y el gasto que impone se justifican ante los beneficios que de l se esperan. U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.
APUNTES DE ADMINISTRACIN. 49 De la excepcin. El control administrativo es mucho ms eficaz y rpido, cuando se concentra en lo que no se logr de lo planeado. Este importante principio tiende a aprovechar los beneficios que resultan de considerar como lo ordinario el cumplimiento de la planeacin; y las desviaciones, como lo excepcional; hacia estas desviaciones debe dirigirse toda la atencin.
TIPOS DE ESTANDARES. Establecimiento de estndares Los estndares representan el estado de ejecucin deseado; de hecho no son ms que los objetivos definidos de la organizacin. Una vez que se ha fijado lo que se va a realizar en los planes y programas, se han de determinar los controles; es decir, los instrumentos que aseguren el buen funcionamiento de la estructura y el mximo aprovechamiento de los recursos.
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APUNTES DE ADMINISTRACIN. 50 BIBLIOGRAFIA. Benjamn Franklin, Enrique Organizacin de Empresas 2. Edicin. Mxico 2001 Editorial Mc Graw Hill
Gmez Ceja, Guillermo Planeacin y Organizacin de Empresas. 8. Edicin. Ed. Mc Graw Hill Pgs. 380
Gmez Ceja, Guillermo Sistemas Administrativos Ed. Mc Graw Hill Mxico, 2001
Bennis, Warren, G. Bennis Series: Desarrollo Organizacional Ed. Fondo Educativo Interamericano, S.A. Pgs. 20-28, 38, 50-58, 63-69, 82
http://www.agapea.com/Administracion-de- organizaciones-en-el-entorno-actual- n18520i.htm Garca Castillo, Rafael. Documental. Qu es un administrador? Profesor investigador del Departamento de Administracin de la UAM-Azcapotzalco U.M.N.S.H. FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. LIC. ELONA SUSANA DAZ BJAR.