MEJORANDOANDO

BUENAS PRCTICAS DE
AUDITORA

Profesionales de Certificacin
Junio 17 de 2013
AGENDA PROPUESTA

1. Taller Prctico (8:30 10:30)
2. Desarrollo de Buenas Prcticas de Auditora
Padrinos / Madrinas Regionales (11:00 am en
1:00 pm)
3. Presentacin Cambios Esquema FSSC 22000
Olga Ayala (2:00 3:00 pm)
4. Presentacin Objetivos y Tareas Especficas de
Profesionales de Certificacin Brjula 2013
Juan Cristbal Becerra (3:00 5:00 pm)
Para profesionales internos
2
1. TALLER PARA LA BUENAS PRCTICAS DE
AUDITORIA
OBJETIVO:

Interiorizar la importancia de la realizacin de Buenas Practicas de
Auditoria en cada una de las etapas del Proceso..
METODOLOGA:

Integrar grupos segn numero de asistentes
Para cada etapa del proceso de auditoria bajo el enfoque PHVA
identificar lo que usted considere buenas practicas.
Para cada etapa del proceso de auditoria bajo el enfoque PHVA
relacione eventos que usted por experiencia propia o de un
tercero considere una practica inadecuada. .
Seleccione aquellas practicas inadecuadas que consideren de
mayor relevancia, identifique las causas y proponga acciones de
mejora.
Presenten ante el grupo y saquen conclusiones
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ANALISIS BUENAS PRACTICAS DE AUDITORIA
Fase Actividad Buena Practica Practica Inadecuada Causas Accion de Mejora
Planear






Hacer






Verificar






Actuar






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2. BUENAS PRCTICAS DE AUDITORA
Auditora interna
Auditora externa
Auditora al proveedor Auditora de tercera parte
A veces llamada auditora
de primera parte
A veces llamada auditora de
segunda parte
Para propsitos legales,
reglamentarios y similares
Para certificacin
a

a
Vanse tambin los requisitos en la Norma ISO/IEC 17021:2011.

Recordemos la ISO 19011:2011 como norma gua de
orientacin para conducir auditoras de certificacin
(3ra parte), partiendo de la alineacin entre esta
norma y la ISO/IEC 17021:2011 (ver Tabla 1)
Retomar el concepto de riesgo en la auditora de sistemas de
gestin y sobre el logro de los objetivos definidos en el numeral
9 de la ISO 17021: Requisitos relativos al proceso (certificacin)
2. BUENAS PRCTICAS DE AUDITORA




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5.2 Establecimiento de los objetivos
del programa de Auditoras
5.3 Establecimiento del programa
de Auditoras
5.4 Implementacin del
programa de Auditoras
5.5 Seguimiento al programa de
Auditoras
5.6 Revisin y mejora al
programa de Auditoras
P
H
V
A
ISO 19011
ISO 17021
9.1.1
Programa de
Auditora
9.1.2 a 9.1.8
Plan de
Auditora &
otros
9.1.9 a 9.6
Realizacin
Auditoras y
Decisin Certif.
9.7 y 9.8
Apelaciones y
Quejas
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Requisitos del
SGC
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2. BUENAS PRCTICAS DE AUDITORA
PLANIFICACIN de un servicio NO es solo elaborar
el Plan de Auditora
Recopilar la informacin suficiente con relacin no solo
al cliente (manual, matrices, etc.) sino del organismo de
certificacin en el ciclo de certificacin informes
previos en OnBase y ver Anxo B3 de ISO 19011
Recordar el objetivo de un PROGRAMA DE AUDITORA
y su aplicabilidad en los servicios (ES-P-SG-02-F-030)
Verificacin del SG del cliente en el ciclo de certificacin
Tener en cuenta el Anexo F de la ISO 17021
El auditor lder / coordinador del equipo auditor debe
conocer las calificaciones y perfil de competencia de los
acompaantes del equipo auditor



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2. BUENAS PRCTICAS DE AUDITORA
Retomar la reciente CIRCULAR No. 53 de Certificacin
Archivo
Tener cuidado en la elaboracin del Plan de Auditora. La
asignacin de tareas en el plan debe tener en cuenta la
necesidad de competencias, el empleo eficaz y eficiente
del equipo auditor, as como las diferentes funciones y
responsabilidades de los auditores (ver 9.1.3.5)
Revisar la aplicabilidad del muestreo multisitio y revisar el
Plan de Muestreo (ES-P-SG-02-F-030) teniendo en
cuenta el Anexo F
Indagar por el tema de los horarios y turnos de trabajo en
las empresas, as como PQR y comunicaciones oficiales
Ver Anexo B6 de ISO 19011
Tener en cuenta en el Plan de Auditora:


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2. BUENAS PRCTICAS DE AUDITORA
Registrar hora inicio fin de cada actividad retomar
Circular No. 48 de 2012-11-18, as como
desplazamientos, recesos y dems actividades requeridas
Revisar con cuidado los requisitos a ser evaluados
durante la auditora, de manera que correspondan a un
trabajo planificado y teniendo en cuenta el programa de
auditora
No olvidar dejar tiempo para evaluar la eficacia de las NC
pendientes y la vigilancia del uso de la marca de
certificacin
Importancia que se evalen todos los requisitos
normativos dentro del ciclo de certificacin coherencia
en el reporte



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2. BUENAS PRCTICAS DE AUDITORA
Primera actividad: REUNIN DE APERTURA
Seguir el listado de chequeo (F-003) cuidadosamente y
planificar con la presentacin establecida (A-10)
Seguimos con debilidades en la presentacin de las
Reglas 22, 42 y 43 (Revisar ISO 17021:2011, numerales 9.1.9.2 y
9.1.9.8 ) NO CIERRE DE NC DE ANAB DE 2012
Preparar la reunin de apertura y mantenerse
actualizado de los cambios (informacin del anexo y
atencin a circulares, Nuestra Net, etc.)
Mantener una informacin permanente con la empresa
mediante cierres parciales y en algunos casos con mini-
balances por proceso
Cuando haya cambios que afecten la agenda,
comunicarlos y reprogramar agenda reporte en informe
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2. BUENAS PRCTICAS DE AUDITORA
En la medida que se planifique un buen trabajo con el
experto tcnico y auditor, durante la auditora se podrn
ver los resultados (sinergia)
Mantener el control de sus auditores y expertos
tcnicos
Ms de un 60% de una auditora exitosa radica en
el manejo de la entrevista y nuestra actitud
profesional retomar Anexo B7 de la ISO 19011
Un buen balance final de auditora es clave para una
reunin de cierre concreta, concisa y clara
REUNIN DE CIERRE: Seguir el listado de chequeo
(F-003) y tener en cuenta el 9.1.9.8.2 con la
comunicacin de las salidas esperadas
Cualquier diferencia de opinin sobre los hallazgos de
no ser acordada, se debe reportar en el informe

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2. BUENAS PRCTICAS DE AUDITORA
INFORME DE AUDITORA debe ser completo,
claro, exacto y conciso
Recuerden la responsabilidad del informe por parte del
auditor
Revisin cuidadosa de las direcciones de los sitios fijos
y las actividades all realizadas es la base de un
correcto certificado
Recordar la descripcin completa de sitios temporales
y/o sitios fijos como parte del multisitio visitados durante
la auditora, guardando coherencia con el cuadro de
informacin general.
(7.5.2 Actividades desarrolladas del ES-P-SG-02)
Importancia que se evalen todos los requisitos dentro
del ciclo de certificacin coherencia en el reporte
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2. BUENAS PRCTICAS DE AUDITORA
OJO con copiar las justificaciones de las exclusiones
de los manuales de gestin
Un informe NO puede catalogarse de excelente si:
- No es coherente con lo evaluado en sitio
- Demuestra falta de buena redaccin, gramtica y
ortografa (OJ O con la edicin y correccin de
estilo)
- Debilidades en la redaccin de NC y aprobacin de
planes de accin adecuados
- No cumple los objetivos trazados en etapa 1 y
etapa 2
Coherencia entre los requisitos de la norma
planificados, evaluados en sitio y reportados en el informe
de auditora


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2. BUENAS PRCTICAS DE AUDITORA

Encuestas de Diagnstico de Servicios
Monitoreos de Desempeo
Ponencias de Certificacin
Ponencias en Seguimientos a cargo de padrinos y
har parte del IDP

Tomar acciones personales y compromisos de mejora
frente alas observaciones recibidas con todo el
profesionalismo


FUENTES DE
INFORMACIN
RECOPILACIN
MEDIANTE MUESTREO
APROPIADO Y VERIFIC.
Evidencias de auditora
EVALUACION FRENTE A
CRITERIOS DE
AUDITORA
REVISIN
CONCLUSIONES DE
AUDITORA
Hallazgos de auditora
ANEXO B1
Mtodos de
Auditora
OBJETIVOS
ESTABLECIMIENTO
IMPLEMENTACIN
ADMINISTRACIN DE
REGISTROS
SEGUIMIENTO
REVISIN Y MEJORA
INICIO AUDITORA
PREPARACIN
ACTIVIDADES
REALIZACIN DE
ACTIVIDADES
PREPARACIN Y
DISTRIBUCIN DEL
INFORME
FINALIZACIN SEGUIMIENTO
ANEXO B2
Fuentes
ANEXO B5- Plan
Muestreo
ANEXO B6-
Visitas
ANEXO B6- Visitas
ANEXO B7- Entrevistas
ANEXO B8- Resultados
de Auditora
ANEXO B3- Rev.
Documental
ANEXO B4- Doc.
de trabajo
P
L
A
N


D
E


A
U
D
I
T
O
R

A

PROCESO DE AUDITORA Y SU RELACIN CON LA
INFORMACION SUMINISTRADA EN EL ANEXO B. ISO
19011
Actividades Ajustadas
COMENTARIOS, SUGERENCIAS Y
OBSERVACIONES




16
3. PRESENTACIN CAMBIOS
ESQUEMA FSSC 22000




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4. PRESENTACIN OBJETIVOS Y TAREAS
PARA EVALUACIN DESEMPEO -
BRJULA 2013
18
Cargo OBJETIVO ESTRATGICO META CORPORATIVA Tarea Especifica %PONDERACIN INDICADOR META Fuente de Informacin ACTIVIDADES
Profesional de Certificacion
SATISFACCIN DEL CLIENTE
Nivel de Satisfacciondel Cliente Calidad en la revision de informes
15
Disminucion de inconsistencias en los
informes entregados
Numero de inconsistencias menor
al reportado el ao anterior
Analisis de las revisiones de los ponentes y de las realizadas por los
Padrinos
1) Identificar requisitos en los cuales los ponentes le han colocado
inconsistencias 2) Revisar lo identificado en los procedimeitnos
internos 3) Identificar necesidades de apoyo en este tema por parte
del padrino 4) Recibir apoyo para mejoramiento 5) Realizar
seguimeitno a la esficacia de las actividades de mejora relacionada con
la calidad del informe.
Nivel de Satisfacciondel Cliente Entrega oportuna de informes ( 10 dias habiles despues de recibido los
planes de accion de la empresa)
15
Entrega del 100 % de los informes en el
tiempo establecido / Reportar eventos
e inconsitencias a Programaciony
Padrino
100% de informes que cumplen
condicion entregado a tiempo y
100% de inconsistencias
reportadas
Formato control de informe individual, lo anterior dado que los
auditores manifiestan el tener cuidado que el dato no venga de BPM
porque no es lo consideran confiable.
1) Establecer control de las auditorias realziadas, considerando
finalizacion, recibo de planes de accion, entrega a BPM. 2.) Asegurarse
de informar a BPMsituaciones como La empresa se va a
compelmentaria, La empresa no ha entregado los Planes de Accion, Ha
sido necesario devolver los planes para modificacion, La auditoria fue
cancelada, la auditoria fue modificada en las fechas, No se tiene
asignadoel servicio
Nivel de Satisfacciondel Cliente Percepcion del Cliente Servicios prestados
20
Resultado Encuestas Posventa en el
periodo
4.5
Informacionsuministrada por el padrino cn base en las encuestas
postventa ( ndicidual) y en la encuesta a cliente anual ( global del
servicio).
1) Analizar informacion de los resultados del persiodo anterior ( sera
suministrada por lso Padrinos) 2) Identificar los aspectos que requieren
mejora 3) Establecer el Plan de Mejora Requerido 4) Ejecutar el plan de
Mejora 5) Realizar verificacionde eficacia de las acciones tomadas
segun los nuevos resultados
Nivel de Satisfacciondel Cliente Indice de desempeo del Profesional IDP superior al 86%
20
IDP superior a la meta fijada para el ao
en curso
Superior o igual al 86%
Informacionsuministrada por el padrino con base en la entregada por
el Porcesode Calificaciony Mejoramiento de la Competencia.
1) Analizar informacion de los resultados del persiodo anterior ( sera
suministrada por lso Padrinos) 2) Identificar los aspectos que requieren
mejora 3) Establecer el Plan de Mejora Requerido 4) Ejecutar el plan de
Mejora 5) Realizar verificacionde eficacia de las acciones tomadas
segun los nuevos resultados
Nivel de Satisfacciondel Cliente Revision oportuna de los informes asignados como ponente
10
Realizaciond ela revison de los
informes asiganados en el dia separado
en la Agenda ( Segn estandar 4 de
sistema o dos de producto)
100% Entrega en el dia asignado o
reporte oportuno a Pprogramacion
y Padrino de inconsistencia
Cuadro control implementado por el Ponente
1) Establecer control de las ponencias asignadas ,
considerandoseparacion en la agenda,entrega a BPM. 2.) Asegurarse
de informar a Programaciony Padrino de situaciones que impidan el
cumplimiento de la revision, inconsistencia al no poseer la informacion
completa, asignacion de otra actividad por parte de otros proceso, etc,
COMPETITIVIDAD
Rentabilidad Operacional Identificacion y reporte de necesidades y expectativas de los clientes
10
Necsidades y expectativas identificadas
en lso coietnes y reportadas al Director
Regional
Minimo 1 necesidad al mes (
Puede ser reacionada con nuevas
certificaciones, necesidades de
capacitacion, necesidades de
calibraciones, e.t.c)
Incluidas en el formato de Diagnostico actualmente implementado.
LIDERAZGO DEL MERCADO
Venta de Productos Nuevos Cumplimiento Planificacionproyectos Especiales
10
Cunmplimiento del Cronograma
aciordado
cumplimietno del cronograma o
justificacionformal de
desviaciones
Asignacion de Poryecos con el area de Proyectos
Archivo
19
Sganos en
www.icontec.org