10 Tips para Manejar Tu Empresa Eficientemente

10 TIPS PARA
MANEJAR TU EMPRESA
EFICIENTEMENTE
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10 TIPS PARA MANEJAR TU
EMPRESA EFICIENTEMENTE
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NDICE
Introduccin
Haz un plan de negocios, y
mantenlo actualizado
Establece metas alcanzables
y retadoras
Las ventas deben ser lo ms
importante para tu negocio
Selecciona bien a tu personal
Defne y estandariza tus
procesos
Cotrola tus gastos
Lleva tus nmeros en orden
Administra bien tu tiempo
Capactate
Focalzate en el crecimiento
Referencias
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Introduccin
Para que un negocio tenga xito es necesario dedicarle un gran es-
fuerzo y compromiso. Esta suposicin es cierta pero incompleta, ya
que tambin es necesaria la capacidad de estar bien organizado para
tomar buenas decisiones.
Este esfuerzo extra que exige el xito con frecuencia lleva a los empre-
sarios a sacrifcar aspectos importantes de su vida personal para aten-
der las demandas de trabajo, sin embargo esto no es sostenible en el
largo plazo ya que ponen en riesgo cosas mucho mas importantes que
el mismo negocio, como la salud personal y la familia.
Es necesario por lo mismo encontrar un balance que le permita al em-
presario aplicar su mejor esfuerzo y compromiso, de manera inteli-
gente y ordenada, manteniendo tiempo y energa para si mismo y las
personas que son importantes para el (o ella).
Adems, la organizacin en los negocios es de vital importancia por-
que le permite al empresario operar de manera consistente, antici-
pando necesidades y evitando problemas innecesarios, al tiempo que
permite optimizar el uso de los recursos y fnalmente lleva al negocio
a generar utilidades.
Por estas razones tenemos 10 recomendaciones de ClickBalance para
tener un negocio sano y efciente.
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Un plan de negocios es como un mapa para que no pierdas el rumbo.
Te dar una gua de lo que debes hacer y cmo lo debes hacer.
Independientemente de los supuestos que tengas que hacer, un plan
de negocios no son castillos en el aire, sino todo lo contrario: cons-
tituye los planos de construccin de tu negocio. Con un buen plan
de negocios podrs validar la idea que quieres desarrollar de manera
objetiva, y as comprobars si existe o no una verdadera oportunidad
en ese nicho de mercado en el que estas trabajando. Podrs visualizar
diferentes escenarios y anticiparte a ellos, tendrs claro cuanto dine-
ro necesitas para invertir y operar. Un plan de negocios te da las he-
rramientas para poder competir contra otros empresarios que estn
interesados en la misma oportunidad que tu buscas, y quienes muy
probablemente tengan alguna ventaja sobre ti.
1. Haz un plan de negocios, y
mantenlo actualizado
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Para hacer un plan de negocios slido y viable es conveniente que te ase-
sores con expertos. Hay algunas universidades y organismos especiali-
zados que pueden ayudarte a hacerlo. Es importante que no lo hagas tu
solo ya que la visin externa y neutral, sin subjetividad ni compromisos
previos es necesaria para lograr la credibilidad del mismo. Adems te
sorprenders con las ideas y visin que te pueden aportar asesores ex-
ternos para explotar nuevas oportunidades de negocio en tu nicho.
Y una vez que lo tengas, no lo archives tan pronto superas tu etapa
de apertura. Utilzalo como referencia para que tus estimados ahora
refejen la realidad porque pequeas alteraciones del mercado pue-
den requerir que ajustes tu plan o desarrolles nuevas estrategias de
contingencia. El plan de negocios debe permanecer vigente y es con-
veniente que lo actualices al menos una vez al ao.
2. Establece metas
alcanzables y retadoras
Es muy importante tener claro qu es lo que debemos lograr, para eso
establecemos las metas, ya que nos marcan los objetivos.
Una meta debe ser alcanzable para mantener al grupo de trabajo con-
centrado, y con la certeza de que se lograr el objetivo. Si planteamos
una meta demasiado ambiciosa no pasar mucho tiempo antes de
que tu gente se d cuenta que es imposible alcanzarla y empezaran a
no tomarla en serio. En cambio, si mantenemos una meta alcanzable,
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siempre estar presente en la mente del equipo de trabajo ya que est
en sus manos alcanzarla.
Tambin debe ser retadora para mantener una sana presin sobre el
grupo, de tal forma que se mantengan motivados por alcanzarla, ya
que en el interior todos queremos demostrar que somos capaces. Una
meta alcanzable y retadora nos dar la posibilidad de mantener al equi-
po concentrado y motivado, sin desgastarlos en una
misin imposible.
El tamao de las metas es importante:
Las metas chicas son tan valiosas como
las grandes. La razn es que para lo-
grar una meta grande se tienen que
alcanzar una serie de metas chicas y
no es sino a travs de lograr peque-
as metas que uno llega a alcanzar
metas ms grandes.
Si quieres tener xito en tu negocio es
necesario que no solo te fjes metas para
tu empresa. Tambin debes fjarte me-
tas para tu vida que te mantengan
motivado para seguir adelante
con tu proyecto. Es fcil cansar-
se o aburrirse de tener un ne-
gocio propio cuando no lo
ligas al cumplimiento de
metas personales.
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3. Las ventas deben ser lo ms
importante para tu negocio
Las ventas inyectan efectivo al negocio y sin ellas, el negocio se seca.
Muchas veces el empresario abre su negocio porque tiene alguna ha-
bilidad especifca, normalmente de carcter tcnico, y piensa que las
ventas se darn fcilmente porque su experiencia y habilidad harn
que el pblico venga a comprarle. Otras veces siente que su idea de
negocio es tan buena que los clientes vendrn solos.
Sin embargo el comprador es esquivo y difcil; es exigente, no solo en
el aspecto funcional del producto o servicio, sino tambin en el proce-
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so de convencimiento. El da de hoy los clientes tienen muchas opcio-
nes para adquirir cualquier producto o servicio, y tu trabajo principal
debe ser estar en el numero 1 de su lista de opciones.
Para lograr esto debes establecer una estrategia de comunicacin s-
lida que te permita ser conocido y tomado en cuenta por el cliente al
momento que surge su necesidad. Debes defnir en tu presupuesto
mensual una cantidad bien razonada para publicidad y posicionamien-
to, esta se pagar sola. En este caso, debers pensar en qu medios
estars presente, para que tu cliente piense en ti antes que en tu com-
petencia, y por lo tanto te busque a ti primero. La internet te ofrece
herramientas muy buenas y econmicas para esto, pero existen tam-
bin medios mas tradicionales que siguen siendo muy poderosos. Una
buena presencia de tu local, con logotipos y mensajes atractivos y cla-
ros tambin es de gran ayuda.
Tambin debes pensar en que tu personal de ventas debe estn muy
bien capacitado, y debe tener buenos incentivos para ayudarte a al-
canzar las metas propuestas en tu plan de negocios. Un buen vende-
dor se hace con el tiempo, pero no debes olvidar que hay cualidades
naturales en una persona que facilitan que se convierta en un buen
vendedor, como tener capacidad de comunicacin interpersonal, am-
bicin, simpata, presencia, empuje, entre otras. El aspecto tcnico de
su formacin te corresponde a ti, por lo que debes asegurarte que el
personal de ventas recibe la capacitacin tcnica adecuada. Esto lo va-
lora mucho el pblico.
Por ltimo, debes establecer un proceso de venta y debes poder me-
dirlo, de tal forma que puedas identifcar la efciencia de tu equipo en
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las diferentes etapas. El tener informacin de tus clientes, y de sus
respectivas oportunidades de venta te permitir conocerlos mejor y
establecer estrategias especfcas para cerrar la venta. En este punto
es importante que te apoyes en alguna herramienta de software como
ClickBalance que te permita confgurar tu proceso de ventas y cons-
truir una base de datos de clientes. Recuerda que venderle a un cliente
existente es 5 veces ms fcil y barato que venderle a un cliente nuevo.
Adems una herramienta de software te permitir tener todo tipo de
reportes para que visualices bien las etapas de tu proceso de ventas, y
puedas as identifcar los aspectos que debes mejorar, o los productos
que debes impulsar ms, o bien eliminar porque no tienen rotacin.
Una empresa con buenas ventas, aun siendo inefciente en otros aspec-
tos, puede salir adelante, pero una empresa sin ventas nunca sale ade-
lante, no importa que tan efciente sea para administrar u operar otros
procesos. Por estas razones debes poner mucha atencin a las ventas.
4. Selecciona bien a tu personal
Si logras llevar a tu negocio al punto de necesitar contratar personal es
sntoma de que ests haciendo las cosas bien, pero tienes que ser muy
cuidadoso con las personas que contratas. Sobre todo si tu negocio es
pequeo es muy importante que tu personal tenga compromiso por
dar un buen servicio al cliente y se preocupe por tu negocio.
Para esto debes defnir bien las cualidades, conocimientos y habilida-
des especifcas que necesita tener un candidato para poder desempe-
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ar bien el puesto que debe cubrir. Si esto no lo tienes claro, lo mas
probable es que contrates a alguien que no har bien sus funciones.
Esto se llama defnir el perfl del puesto. En otras palabras, piensa en
la persona ideal, y luego sal a buscarla.
Es comn buscar personal barato, aunque no tenga muchas habili-
dades, con el objetivo de ahorrar dinero, sin embargo es frecuente
que esto redite en gastos adicionales cuando esta persona comete
un error al no estar bien preparado para la funcin que debe desem-
pear. Por esto es importante adems de tener claro el perfl, ofrecer
un sueldo acorde a sus funciones y responsabilidades, sin caer en el
error de buscar falsos ahorros en sueldos.
Una persona capaz, que tenga las habilidades que necesita tu negocio,
ser tambin atractiva para otra empresa, por lo mismo debes ofre-
cerle un sueldo justo y otros incentivos para que se mantenga motiva-
do. Estos incentivos son de tipo sicolgico y no tienen por que costarte
dinero: Buena comunicacin entre t y ellos, tratarlos con respeto y
dignidad, darles la posibilidad de aprender y desarrollarse como em-
pleados y como personas, mantenerlos motivados al sentirse parte
importante del equipo, etctera.
Recuerda que todas las personas tenemos la necesidad de contribuir.
Explcale a tu personal la gran contribucin que tiene para tu negocio su
trabajo por simple que parezca. Desarrolla un espritu de equipo en el
que se valore el trabajo de todos los que participan en la empresa, des-
de los servicios de limpieza hasta el trabajo que haces t como dueo o
gerente son igual de importantes porque todos necesitan de todos para
llegar a los resultados y a que la empresa tenga xito.
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5. Defne y estandariza tus
procesos
Uno de los problemas ms comunes en las empresas pequeas y me-
dianas es la falta de estandarizacin en los procesos operativos. Es
comn que una misma labor se realice de forma diferente si la hace
una persona u otra, es decir, cada quien lo puede hacer a su manera.
Esto ocasiona variaciones en la calidad, en los tiempos y en los costos,
y hace muy incierta la planeacin de escenarios.
Para solucionar esto es aconsejable estandarizar procesos, buscando
que las primeras funciones en ser estandarizadas sean las que estn
en lnea directa con la cadena de valor que termina con el cliente. La
estandarizacin te dar la certeza de que las cosas siempre se hacen
de la misma forma, con el mismo nivel de calidad, independientemen-
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te de la persona que las haga. Te dar mucha paz mental, y podrs
concentrarte en lo mas importante.
Una vez estandarizados tus procesos los debes automatizar con el uso
de una herramienta de software. Esto te dar la garanta de que nadie
podr hacer las cosas a su manera, y que los controles se siguen sin
excepcin. De esta manera tus clientes estarn mas satisfechos, pues
sus expectativas se podrn cubrir de manera consistente cada vez que
vienen a tu negocio.
Es importante que antes de introducir un sistema para automatizar re-
vises bien los procesos existentes y te asegures que stos son ptimos,
y si es necesario, corrgelos. Por ningn motivo debes hacerlo al revs:
automatizar antes y luego revisar procesos, pues corres un alto riesgo.
Esta es una falla muy comn que cuesta mucho dinero a los empresarios.
6.Cotrola tus gastos
Muchos pequeos empresarios se quejan de que no ganan lo que qui-
sieran y enfocan sus esfuerzos en incrementar sus precios sin darse
cuenta de que muchas veces esas ganancias pueden ser incrementa-
das con un adecuado control de gastos sin afectar a los clientes.
Para tener un buen control de gastos hay que tener mucho orden en
los procesos de compras y de inventarios. Es necesario conocer los
precios de todos nuestros productos, y tambin asignar de manera
correcta los gastos relacionados al producto, como fetes, impuestos,
comisiones, almacenamiento o manejo.
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Estos gastos frecuentemente son realizados de manera imprecisa, y
algunos productos son cargados de ms con gastos que no les corres-
ponden, mientras otros son afectados de menos. Esto ocasiona una
poltica de precios de venta incorrecta que nos dar mrgenes fcticios.
Para solucionar esto existen herramientas de software que facilitan al
empresario el manejo de los procesos de compra, considerando siem-
pre precios de referencia anteriores, y la correcta aplicacin de gastos
indirectos a todos los productos. Un sistema nos facilitar el control
de los inventarios y la determinacin de las cantidades y los momen-
tos adecuados para pedir ms producto al proveedor. El benefcio de
hacerlo de esta manera se refeja de inmediato en menores costos de
inventarios, lo cual podrs verifcar en los reportes del sistema.
El organizar el negocio de esta manera le permite tambin al empre-
sario identifcar la rentabilidad real de cada lnea de productos o servi-
cios, y esto a su vez le asegura poner su atencin en incrementar sus
utilidades, y eliminar productos perdedores.
No esta de ms mencionar que debemos mantener el enfoque tradi-
cional de negociar buenos precios con los proveedores y no gastar en
cosas que no sean necesarias para el negocio.
7. Lleva tus nmeros en orden
La contabilidad de la empresa no solo es para propsitos fscales. Es la
herramienta ms importante para conocer el desempeo del negocio
y para la toma de decisiones, tanto operativas como fnancieras.
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Muchos negocios pequeos llevan la contabilidad de manera externa
y reciben su informacin contable de manera extempornea, de tal
forma que no les es til para corregir problemas porque nunca la tie-
nen de manera oportuna. Por otro lado, el tener un contador de mane-
ra interna puede ser muy costoso para algunos negocios, lo que deja a
los empresarios en condiciones de competencia muy difciles.
Afortunadamente existen sistemas de gestin empresarial que le
permiten al empresario llevar sus nmeros al da y disponer de in-
formacin precisa en tiempo real para tomar mejores decisiones. El
problema es que la mayora de los sistemas son costosos, por lo que
debemos buscar opciones que le permitan al pequeo negocio llevar
un control efciente a un costo adecuado, de tal forma que el retorno
de la inversin en el sistema sea muy rpido. Un sistema contable se
convierte en el mejor aliado del empresario porque a travs de sus re-
portes fnancieros y operativos le permite conocer en todo momento
sus resultados y la situacin fnanciera en un periodo dado, as podr
controlar bien sus cuentas por cobrar, las fechas de vencimiento de
sus facturas a clientes y sus compromisos de pago. Esto le permite al
empresario planear sus fujos de efectivo para proteger a su negocio
de situaciones comprometedoras.
Adicionalmente, teniendo una contabilidad al da el empresario puede
establecer estrategias fscales de manera oportuna minimizando su
carga fscal, permitindole as cumplir sus compromisos con el fsco
en tiempo y forma.
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8. Administra bien tu tiempo
Muchos dueos de negocios se esclavizan por la operacin y dejan de
disfrutar de la vida, de sus hijos, de sus casas, y de las cosas que les gusta
hacer porque tienen que estar pendientes del negocio. Es cierto lo que
dice el dicho: el que tenga tienda que la atienda pero no hay que mal
interpretar este punto con que nunca ms puedes tener tiempo libre.
El que tu tengas tiempo libre le ayuda tambin a tu negocio porque es-
ts ms relajado, menos estresado, puedes pensar con mayor claridad y
pensar mucho mejor. Cuando ests relajado se te ocurren buenas ideas
y te vienen a la mente soluciones para tus problemas.
La administracin correcta del tiempo es fundamental para el empre-
sario, y para lograrlo debes tomar en cuenta lo siguiente:
Aprende a delegar las tareas operativas que consumen mucho tiempo
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y le agregan poco valor al negocio. Por eso es importante que iden-
tifques a tus empleados que tienen la capacidad de manejar esas
responsabilidades diarias, ya sea operativas o administrativas. Ellos
apreciarn la confanza y la oportunidad de crecer personal y profesio-
nalmente, y t tendrs libertad para concentrarte en cosas ms impor-
tantes para el negocio.
Automatiza procesos: El tener los procesos de tu negocio sistematizados
te permitir hacerlos de manera estandarizada y correcta siempre, y si
utilizas un sistema de software para esto, liberars mucho tiempo de tu
agenda diaria para poner atencin en las cosas ms importantes. Ade-
ms podrs estar tranquilo de que tu personal har las cosas como se
deben hacer porque tienen la gua y la supervisin que les da el sistema.
Concntrate en las actividades crticas de tu negocio, las que requieren
de anlisis de informacin para la toma de decisiones, o aquellas que
implican responsabilidad mayor. Este es la labor del jefe, para eso es-
tas tu. Lo dems lo pueden hacer tus colaboradores.
Lleva una agenda: Esto te permitir organizarte mejor y tener claridad
sobre el uso de tu tiempo, el cual es muy valioso. Una agenda orga-
nizada tambin te generar clientes ms satisfechos porque siempre
estars organizado para atenderlos puntualmente.
Con tu agenda balanceada, y tu mente concentrada en lo ms impor-
tante podrs ver crecer tu negocio y tener tiempo para disfrutar de los
benefcios que te producir.
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9. Capactate
Muchos empresarios al estar al frente de su negocio por muchos aos
piensan que ya lo saben todo por lo que estudiar representa una prdi-
da de tiempo. O bien, consideran que su negocio no necesita de cambios
porque as ha funcionado bien siempre. Esto es un grave error pues el
dirigir un negocio, por pequeo que sea exige muchos conocimientos y
capacidad de anlisis. El entorno actual de los negocios es mucho muy
complicado y los empresarios deben tener una visin amplia comple-
mentada con conocimientos multidisciplinarios que les permitan deci-
dir con mejores bases el rumbo que deber seguir el negocio.
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Existen muchas opciones para que te capacites en negocios, pero lo
ms importante es que debes entender que esto es un proceso conti-
nuo que no termina con un curso, cualquiera que este sea. Entre las
opciones existentes hay diplomados en negocios, o cursos a nivel licen-
ciatura o maestra en universidades. Otra buena opcin son los cursos
ofrecidos por empresas especializadas que podrn ayudarte mucho
en tu crecimiento como empresario. Debes decidir en qu reas te
ser ms provechoso capacitarte, pero te recomendamos que tomes
muy en cuenta capacitarte en ventas y mercadotecnia, pues son las
actividades ms importantes de todo negocio.
Un benefcio adicional de la capacitacin formal es que en estos cursos
podrs conocer a otros empresarios y ampliar tu red de relaciones, la cual
te generar nuevas oportunidades de negocio, o de establecer alianzas
estratgicas con gente que tiene la capacidad de hacer crecer tu negocio.
El mantenerte actualizado en los conocimientos y tendencias de ne-
gocios te permitir estar atento a los cambios de los merca-
dos, y te dar bases para poder innovar y man-
tener vigente la oferta de valor de tu
negocio ante las embestidas de los
competidores o los cambios en
las preferencias y necesidades
de los clientes.
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10. Focalzate en el crecimiento
El empresario constantemente debe buscar opciones para hacer cre-
cer el negocio como una forma de evitar el estancamiento y la obsoles-
cencia. Esto lo obliga a reinvertir parte de sus utilidades en el mismo
negocio para fnanciar el crecimiento, as que hay a ser disciplinados
en el manejo econmico y evitar a toda costa exprimir el negocio. Es
conveniente que el empresario tenga un sueldo asignado, y se limite a
esta cantidad para no daar a su empresa.
Para hacer crecer el negocio podemos tener varias
opciones:
Ampliar la cobertura geogrfca del negocio con las mismas l-
neas de productos o servicios (ms puntos de venta o sucursales)
Ampliar las lneas de negocio, manteniendo la cobertura geogr-
fca (ms productos o servicios, mismo local)
Las dos anteriores simultneamente
La primera opcin te exige la capacidad de delegar ya que estars de-
dicando mucho de tu tiempo en la apertura de la nueva(s) sucursal(es),
lo cual seguramente necesitar de tu presencia hasta que el nuevo
personal logre dominar los procesos de trabajo y se haya estabilizado
la fase de arranque.
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La segunda opcin hace necesario el dominar las caractersticas de los
nuevos productos o servicios, y seguramente inversin en la infraes-
tructura y/o inventarios para poder manejarlos. Esta situacin har
necesario que el personal con que cuentas se capacite adecuadamen-
te para asegurar el xito del proyecto de crecimiento.
Sin embargo el camino recomendable no es la tercera opcin porque
la mayora de las pequeas empresas no tiene el personal directivo ni
el dinero sufciente para ambas cosas.
Dado que el crecimiento exige el compromiso de tus recursos econ-
micos, materiales y humanos, es necesario dosifcarlo para no reven-
tar el negocio, por lo que debes ir avanzando al ritmo que el negocio
soporte, usando la reinversin de las utilidades y mecanismos de f-
nanciamiento convenientes y prudentes, y debes tener precaucin de
no crecer al ritmo que el mercado te lo exija si este ritmo es mayor al
que tu negocio soporta, aunque esto represente una prdida aparente
de oportunidades. El que te focalices en crecer de manera controlada
le permitir a tu negocio sortear con xito esta etapa crtica.
Cuando el crecimiento es necesario tu plan de negocios cobra mucha
importancia, pues te permite visualizar escenarios y cuantifcar el es-
fuerzo econmico necesario. El ritmo de crecimiento no debe ser tan
acelerado que ponga en riesgo la estabilidad del negocio, hay que ser
agresivo, pero cauto; hay que actuar con decisin, pero hay que acotar
los riesgos, y tener claro los escalones de crecimiento y las fuentes de
fnanciamiento que usaremos.
Esperamos que estos consejos te ayuden a mejorar tu negocio.
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Referencias
Salazar, F. (Febrero de 2014). 10 consejos. Obtenido de:
https://clickbalance.com/blog/10-consejos-para-manejar-un-
negocio-de-manera-efciente/
Salazar, F. (Febrero de 2014). 10 consejos. Obtenido de:
https://clickbalance.com/blog/10-consejos-para-manejar-un-
negocio-de-manera-efciente-2da-parte/

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fecha de publicacin. El contenido de este material es responsabilidad de los autores
y del equipo de edicin. Esta es una recopilacin que ClickBalance prepara para la ac-
tualizacin de sus clientes, por lo que se indican las fuentes originales de informacin
para ver ms detalles en caso de requerirlo.
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