Sistema de Gestion Documentaria en Sjadpe

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DEL PER
FACULTAD DE INGENIERA DE SISTEMAS

METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN
CIENTFICA
DOCENTE : CURIOSO VILCHEZ, Ivn Carl!
ALUMNO :
GUTIERREZ SOTO, L"#! E$"ar$ % &''()*+
PRO,ECTO : IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN
DOCUMENTARIA EN LA SU- .EFATURA DE
ADMINISTRACIN DE DERECHOS DE PERSONAL DEL
E./RCITO0
CICLO : VII
TURNO :
LUNES &*:+( 1 '(:(( Hr!
LIMA 1 PER
'(&2
Universidad Tecnolgica del Per
Metodologa de la Investigacin Cientfca
INDICE GENERAL
INTRODUCCIN..............................................................................3
CAPITULO I: ASPECTOS GENERALES...................................................4
&0&0 DEFINICIN DEL PRO-LEMA....................................................4
&0'0 DEFINICIN DE LOS O-.ETIVOS...............................................4
&0+0 LA DIMENSIN ESTRAT/GICA DE LA INNOVACIN TECNOLGICA0....5
&020 GLOSARIO..........................................................................5
&030 .USTIFICACIN DEL PRO,ECTO...............................................6
&0)0 ALCANCES DE LA INVESTIGACIN............................................6
&040 GUIA PARA ELA-ORAR UN ANTEPRO,ECTO DE INVESTIGACION......7
CAPITULO II: FUNDAMENTO TEORICO..................................................9
'0&0 MARCO TEORICO..................................................................9
'0&0&0 56"7 !8 9a 98:9 8n r8la:#;n a !" <8=a 8n <r! >a?!8!@............9
'0&0'0 56"7 !8 9a 98:9 8n 8l P8rA@............................................10
'0&0+0 5HaB avan:8! $8!:n:#=#8n<@......................................11
'0&020 5C"l8! :n l! <7r=#n! :n:8><! :lav8 C"8 #n<8rv#8n8n 8n !"
#nv8!<#Da:#;n@.........................................................................11
'0'0 VARIA-LES........................................................................13
'0'0&0 EE8=>l! $8 8!:ala $8 =8$#:#;n n=#nal, r$#nal, $8 #n<8rval BF
$8 raG;n0
..13
2
INTRODUCCIN
Actualmente, los sistemas de gestin son desarrollados de manera tal, que
faciliten a la alta gerencia de una organizacin la toma de decisiones dentro de
ella.
Las empresas buscan la calidad total en cada uno de sus procesos internos,
los cuales deben cumplir ciertos estndares, para poder cumplir su propsito, la
capacidad de progreso y desarrollo de una empresa depende de su capacidad
para adaptarse con rapidez a los cambios del entorno, en especial del entorno
tecnolgico, e incluso para provocar modificaciones que les favorezcan.
El Ejrcito eruano no est e!ento al avance de la tecnolog"a, por lo cual viene
desarrollando productos a la vanguardia de ella, lo que permite una mejor
gestin de informacin, la cual es materia indispensable en la toma de
decisiones del comando, para con la institucin.
#odo esto se consigue mediante un proceso de innovacin tecnolgica. Este
proceso no se da de la noc$e a la ma%ana, consta de un conjunto de etapas
tcnicas que conducen a presentar un nuevo producto a los usuarios.
Este trabajo tiene como finalidad describir el procedimiento de la innovacin
tecnolgica aplicada a un &istema de 'estin (ocumentaria de la &ub )efatura
de Administracin de (erec$os de ersonal del Ejrcito, este producto utiliza
una nueva tecnolog"a para desarrollar una funcin cubierta por un sistema
anterior. El motivo de esta innovacin tecnolgica se da a ra"z de que el
sistema anterior no cuenta con el soporte necesario debido a que utiliza una
plataforma que no cumple los estndares normados por la DITELE *(ireccin
de #elemtica del Ejrcito+, mediante la DUFSITELE *(irectiva ,nica de
funcionamiento de los &istemas de #elemtica del Ejrcito+, que norma las
caracter"sticas tcnicas vigentes para los &istemas que utilice el Ejrcito.
3
CAPITULO I: ASPECTOS GENERALES
1.1. DEFINICIN DEL PRO-LEMA
-.ules son los motivos que $acen necesaria la actualizacin del
&istema de 'estin (ocumentaria en la &ub )efatura de Administracin
de (erec$os de ersonal del Ejrcito/
1.2. DEFINICIN DE LOS O-.ETIVOS
&0'0&0 G8n8ral:
0mplementar un &istema de 'estin (ocumentaria en la &ub
)efatura de Administracin de (erec$os de ersonal del Ejrcito.
&0'0'0 E!>8:?H#:!:
1inimizar tiempo en proceso administrativo de los documentos
ingresados al &istema de 'estin (ocumentaria de la &ub
)efatura de Administracin de (erec$os de ersonal del
Ejrcito.
1ejorar el control administrativo de los documentos ingresados
al &istema de 'estin (ocumentaria de la &ub )efatura de
Administracin de (erec$os de ersonal del Ejrcito.
&0+0 LA DIMENSIN ESTRAT/GICA DE LA INNOVACIN TECNOLGICA0
&0+0&0 5Cr88 C"8 !" >rB8:< $8 #nv8!<#Da:#;n 8! "n >r:8!
#nnva$r@ 5Pr C"7@
&i, por que actualmente en la &ub )efatura de Administracin de
(erec$os de ersonal del Ejrcito, se cuenta con un sistema que
no cumple los estndares normados por la (ireccin de #elemtica
del Ejrcito, dependencia encargada de normar las
especificaciones tcnicas de los sistemas utilizados en el Ejrcito.
4
&0+0'0 5C;= !8 r8la:#na !" >rB8:< $8 #nv8!<#Da:#;n :n la
<8=<#:a $8 #nnva:#;n <8:nl;D#:a@ 5D8 C"7 Hr=a@
Este proyecto se relaciona con la temtica de innovacin
tecnolgica debido a que el soft2are utilizado para el desarrollo del
mismo, son la tendencia en el campo de sistemas, esto $ace que la
tecnolog"a se vea reflejada cuando se ponga en produccin.
Las caracter"sticas tcnicas del proyecto, son los siguientes3
IDE : 4et5eans 6
L8nD"aE8 $8 PrDra=a:#;n : )ava
R8>r<8a$r : i7eport v 8.9.:
P"Il#:a$r J8I : Apac$e #omcat ;.9.<=
-a!8 $8 Da<! : >racle ::g
&020 GLOSARIO
DITELE0 (ireccin de #elemtica del Ejrcito.
DUFSITELE0 (irectiva ,nica de ?uncionamiento de &istemas del Ejrcito.
S.ADPE0 &ub )efatura de Administracin de (erec$os de ersonal del
Ejrcito.
&030 .USTIFICACIN DEL PRO,ECTO
&030&0 5Pr C"7 8! #=>r<an<8 ll8var a :aI !" >rB8:< $8
#nv8!<#Da:#;n@
Es importante llevar a cabo este proyecto de investigacin debido a
que se pretende actualizar la plataforma en la que funciona este
sistema, la cual dar ms facilidad al usuario en poder ejecutar los
diversos procedimientos para la gestin de derec$os del personal
militar y civil del ejrcito.
5
&030'0 5E! $8 r8l8van:#a >ara la Fa:"l<a$ $8 InD8n#8r?a >ara !"
8!>8:#al#$a$@ 5D8 C"7 Hr=a@ 5C"l 8! 8l valr aDr8Da$ $8
=8Era >ara la !:#8$a$ BF #n$"!<r#a 8=>r8!a@
&i, debido a que se pone en prctica conocimientos de sistemas, a
travs de la programacin, implementacin de base de datos y la
generacin de reportes en $erramientas prcticas, sta prctica
favorece nuestra capacitacin en el campo de sistemas.
El valor agregado de este proyecto es la facilidad que tendrn los
usuarios de poder manejar los mdulos con los que cuenta el
&istema de 'estin (ocumentaria, as" como tambin el generar
reportes, y resoluciones que otorgan derec$o.
&0)0 ALCANCES DE LA INVESTIGACIN
&0)0&0 5C"l8! !n la! >!#Il8! v8n<aEa! $8!v8n<aEa! $8 !"
>rB8:< >r>"8!<a $8 #nv8!<#Da:#;n >ara la !:#8$a$ BF
#n$"!<r#a 8=>r8!a@
V8n<aEa!0
&istema amigable para el usuario.
?acilidad de seguimiento de documentos.
?acilidad de generar reportes y resoluciones.
&istema 2eb a travs de un navegador y red.
7educir tiempos de la gestin de pensin.
?acilidad de controlar la situacin administrativa de la
gestin.
Los datos se guardan en un servidor con la seguridad
correspondiente.
6
.ada usuario firma un compromiso de $onor para
concientizarlos respecto a la informacin manejada en el
sistema.
D8!v8n<aEa!0
7esistencia al cambio por parte de los usuarios.
@ue los usuarios no se adecAen al funcionamiento y a la
interfaz del nuevo sistema.
@ue los usuarios divulguen informacin que maneja el
sistema.
&040 GUIA PARA ELA-ORAR UN ANTEPRO,ECTO DE INVESTIGACION
&040&0 S8DAn !" >rB8:< >r>"8!<a $8 #nv8!<#Da:#;n 8E8=>l#H#C"8
$8!:r#Ia $8 C"7 Hr=a !" <raIaE !8 r8la:#na :n l!
:n:8><! $8 =aDn#<"$, <ra!:8n$8n:#a, #=>a:< B Ha:<#I#l#$a$,
!8DAn :rr8!>n$a0
&egAn la gu"a la =aDn#<"$ $8l >rIl8=a se e!presa mediante
cifras y datos, la importancia cuantitativa del problema. Este
proyecto es desarrollado para que pueda ser utilizado por un
promedio de =9 personas a ms, para poder satisfacer la
necesidad de gestionar la pensin del personal que solicita dic$o
derec$o.
El concepto de <ra!:8n$8n:#a $8l >rIl8=a es entendido como la
valoracin que la sociedad $ace del problema de acuerdo con su
gravedad y las consecuencias del mismo. En este proyecto la
trascendencia se mide segAn la necesidad de los usuarios y si la
nueva $erramienta lograr satisfacer sus requerimientos.
El concepto de #=>a:< $8l >rB8:< determina la aportacin
prctica del proyecto, la retroalimentacin que se va a dar a los
participantes y la meta a medio o largo plazo del mismo.
7
El concepto Ha:<#I#l#$a$ $8 8!<"$# indica que se deben
considerar puntos para poder realizar el estudio correspondiente,
no siempre se requieren todos. En este proyecto la factibilidad de
estudio se $a realizado con un levantamiento de informacin de los
diversos procesos internos, a su vez que se cuenta con recursos
$umanos, recursos institucionales, recursos de espacio, recursos
de infraestructura, recursos materiales y recursos temporales.
&040'0 S8DAn !" <8=a $8 #nv8!<#Da:#;n :"l8! !8r?an la! >!#Il8!
v"ln8raI#l#$a$8! C"8 aH8:<8n a !" >rB8:< $8 #nv8!<#Da:#;n0
La vulnerabilidad se refiere a los aspectos que pueden debilitar la
construccin del proyecto.
Las posibles vulnerabilidades del proyecto de investigacin ser"an3
La prdida intempestiva de la base de datos.
Birus en la fase de desarrollo, lo que ocasionar"a la prdida
del cdigo fuente.
rdida del arc$ivo de cdigo fuente.
8
CAPITULO II: FUNDAMENTO TEORICO
'0&0 MARCO TEORICO
'0&0&0 56"7 !8 9a 98:9 8n r8la:#;n a !" <8=a 8n <r! >a?!8!@
En relacin al tema $oy en d"a se $an implementado diversas
tecnolog"as que permiten la gestin de documentos en todos sus
niveles, desde el seguimiento de un documento simple, $asta su
digitalizacin y almacenamiento de ese arc$ivo en un servidor de
base de datos, lo cual permite una mejor calidad de administracin
de estos documentos y adems facilita la toma de decisiones en
una empresa.
.omo ejemplos tenemos a .olombia, .$ile y Cruguay.
En .olombia e!iste el SIMAD *&istema 0ntegrado de Administracin
(ocumental+, el cual es una inigualable $erramienta que
automatiza los procesos de la gestin documental proporcionando
un completo dominio y uso del poder de su informacin, atendiendo
cada aspecto del ciclo de vida de la administracin de sus
documentos, es una aplicacin en Ambiente 2eb de fcil operacin
y acceso rpido en cualquier momento y desde cualquier lugar.
En c$ile e!iste Val"8T8:9, empresa con diversos servicios entre
los cuales estn3
La digitalizacin masiva de documentos.
.ustodia virtual de documentos digitalizados.

?irma electrnica y verificacin de identidad.
.aptura automtica de datos.
.onsultor"a.
En Cruguay e!iste DMUS, un sistema que tiene como principal
objetivo la eliminacin de papeles, todo tramite es digitalizado, esto
genera beneficios como3
7educcin de costos.
?acilidad de recuperacin de la documentacin
.ompartir la informacin.
&eguridad sobre los documentos almacenados.
Auditoria.
7espaldo de la informacin.
'0&0'0 56"7 !8 9a 98:9 8n 8l P8rA@
En nuestro pa"s se viene implementando diversos sistemas de
'estin documentaria en varias empresa e inclusive en organismos
del estado, ejemplo de esto tenemos a la C'EL 9D en Lima
1etropolitana, la cual se implementa para mejorar los procesos de
gestin documental y arc$iv"stica en la (7EL1 *(ireccin 7egional
de Educacin de Lima 1etropolitana+ y las C'EL *Cnidades de
'estin Educativa Local+. La capacitacin a los responsables de
este sistema viene siendo desarrollada por la Cnidad de
#ransferencias en coordinacin con la oficina informtica del
1inisterio de Educacin.
or otro lado, tambin se $a implementado un sistema de gestin
de arc$ivos de la .anciller"a, el cual permitir3
Acceso y consulta a los arc$ivos internos.
7eproduccin de documentos.
!"
E!pedicin de copias certificadas.
Actualizacin de firmas.
'0&0+0 5HaB avan:8! $8!:n:#=#8n<@
La innovacin tecnolgica a nivel empresa $ace que los avances
sean ms notorios, debido a que empresa que no est a la
vanguardia, es decir, si no cuenta con sistemas de gestin dentro
de ella, no podr brindar un servicio de calidad para los usuarios.
'0&020 5C"l8! :n l! <7r=#n! :n:8><! :lav8 C"8 #n<8rv#8n8n
8n !" #nv8!<#Da:#;n@
Para la #nv8!<#Da:#;n !8 9a v#!< >8r<#n8n<8 <=ar l!
!#D"#8n<8! :n:8><!:
S#!<8=a:
&e utiliza la palabra EsistemaF con frecuencia y en relacin a
muc$as diferentes cosas y actividades. E!isten tantas
diferentes llamadas sistemas que cualquier persona tendr"a
toda la razn de imaginar que la palabra GsistemaH est bien
entendida por todo el mundo.
Es una tentacin querer decir que cualquier artefacto o cosa
representa un sistema. &in embargo no es as". (ebemos
comprender claramente la diferencia entre un sistema y algo
que no constituye un sistema. Esta diferencia encierra la
propiedad esencial que define un sistema verdadero.
La caracter"stica ms importante que tiene un sistema,
segAn &pedding *:I;I+, es que3
EJpuede reaccionar como un todo al recibir un est"mulo
dirigido a cualquiera de sus partes.F
ara que un conjunto de objetos puedan actuar como un
sistema, tienen que e!istir relaciones de alguna forma u otra
entre las partes individuales que constituyen el sistema.
!!
or lo tanto un sistema es un conjunto de partes o
elementos organizados y relacionados que interactAan entre
s" para lograr un objetivo. Los sistemas reciben
*entrada+ datos, energ"a materia del ambiente y proveen
*salida+ informacin, energ"a o materia.
G8!<#;n:
'estin es la asuncin y ejercicio de responsabilidades
sobre un proceso *es decir, sobre un conjunto de
actividades+ lo que incluye3
La preocupacin por la disposicin de los recursos y
estructuras necesarias para que tenga lugar.
La coordinacin de sus actividades *y correspondientes
interacciones+.
La rendicin de cuentas ante el abanico de agentes
interesados por los efectos que se espera que el
proceso desencadene.
#ambin se entiende por gestin al conjunto de trmites a
realizar para resolver un asunto.
S#!<8=a $8 G8!<#;n:
Cn sistema de gestin es una estructura probada para la
gestin y mejora continua de las pol"ticas, los
procedimientos y procesos de la organizacin.
El uso de un sistema de gestin probado le permite renovar
constantemente su objetivo, sus estrategias, sus
operaciones y niveles de servicio.
G8!<#;n D:"=8n<al:
La misin principal de un sistema de gestin documental es
el rastreo almacenamiento y organizacin de documentos
!2
electrnicos o imgenes de documentos en papel. Estos
documentos a diferencia de la informacin almacenada en
un E7 no tienen una organizacin clara de contenido, es lo
que en tcnicamente se denomina como informacin
desestructurada. Las organizaciones empresariales tienen
que manejar en su gestin diaria, gran cantidad de
informacin de este tipo. Adems a efectos legales y de
funcionamiento interno, muc$as veces son necesarios este
tipo de documentos. El objetivo principal de la gestin
documental es racionalizar dentro de lo posible el uso de
este tipo de informacin.
F"8n<8!:
9<<>:FFn8Dl#v80:=FC"8%8!%D8!<#n%$:"=8n<al%
8=>r8!a!0a!>K
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C8r<#H#:a:#nFS#!<8=a!%$8%G8!<#nFD8%"n%
v#!<aGF6"8%!n%l!%!#!<8=a!%$8%D8!<#nF
9<<>:FF8!0J#L#>8$#a0rDFJ#L#FG8!<#MC+M-+n
9<<>:FFJJJ0=nDraH#a!0:=F<raIaE!*4F!#!<8=a!%
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'0'0 VARIA-LES
'0'0&0 EE8=>l! $8 8!:ala $8 =8$#:#;n n=#nal, r$#nal, $8
#n<8rval BF $8 raG;n0
E!:ala N=#nal0
ara este tipo de variable se debe tener en cuenta los tipos de
documentos con los que se realizaran las gestiones.
!3
.aracter"stica de E!$austividad.
EE8=>l:
E!:ala Or$#nal
ara este tipo de variable se debe considerar el principio de
orden, en el cual pueda ordenar por Emayor queF o Emenor
queF.
.aracter"stica de recisin.
E!:ala $8 In<8rval
ara esta variable se debe tener en cuenta un rango con el
cual pueda seleccionar los datos.
.aracter"stica de E!clusividad.
!4
EE8=>l:
E!:ala $8 RaG;n
ara este tipo de variable se considera la cuantitividad que
puede ser definida por el investigador.
EE8=>l:
F"8n<8!:
S"I .8Ha<"ra $8 A$=#n#!<ra:#;n $8 D8r8:9! $8
P8r!nal $8l EE7r:#<0
D8>ar<a=8n< $8 T8l8=<#:a $8l COPERE
!5

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