Legislacin

documental
Lina marcela Gmez polo
Yerlis Fernndez wilches

Taller de legislacin documental

A. generalidades:
Ramas del poder pblico en Colombia, su funcin y entidades que la conforman: las
ramas de poder pblico son la legislativa, la judicial y la ejecutiva. Cada una de
stas tiene diferentes funciones, ejercidas por diferentes entidades, funciones con las
cuales se busca controlar el poder pblico

Rama judicial:
Es la parte de la funcin pblica que cumple el estado encargada por la constitucin
poltica y la ley de hacer efectivos los derechos, obligaciones, garantas y libertades
consagrados en ellos. Con el fin de realizar la convivencia social, lograr y mantener
la concordia nacional. La rama judicial est formada por las llamadas altas cortes y
por la fiscala general de la nacin.

Rama legislativa:
Es la que le corresponde reformar la constitucin, hacer las leyes y ejercer control
poltico sobre el gobierno y la administracin. La rama legislativa est conformada
por el congreso, el cual se divide en dos: el senado de la repblica y la cmara de
representantes; y por las asambleas departamentales y los concejos municipales. Los
miembros del congreso son elegidos por medio del voto popular para periodos de
cuatro aos.

Rama ejecutiva:
Es la que representa el gobierno. Est conformada a nivel nacional por el presidente
de la repblica, el vicepresidente, los ministros y los directores de departamentos
administrativos. A nivel departamental est conformada por los gobernadores y los
secretarios de gabinete; y a nivel municipal o distrital por los alcaldes y sus
secretarios de gabinete.

PODER PUBLICO EN
COLOMBIA

RAMA
EJECUTIVA

Dirigido por

EL PRESIDENTE DE LA
REPUBLICA, EL
VICEPRESIDENTE Y
LOS MINISTROS

RAMA
LEGISLATIVA

RAMA
JUDICIAL

dirigido por

dirigido por

CONGRESO DE LA
REPUBLICA

Su funcin

Su funcin

Cumplir y hacer
Cumplir la constitucin
y las leyes
Dirigir la accin del
gobierno
Formular el plan
nacional de
Desarrollo y dirigir su
ejecucin
Previa aprobacin de
la asamblea

CORTE SUPREMA
DE JUSTICIA, LOS
TRIBUNALES, EL
MINISTERIO
PBLICO LA
DEFENSORIA
PBLICA

su funcin

Organizar y promover la
participacin ciudadana
en los asuntos de su
competencia
aprobar las lneas
generales del plan de
desarrollo econmico y
social de la nacin

ejercer la
jurisdiccin
constitucional
conforme al ttulo
VIII de la
constitucin

A. importancia de la constitucin de un pas.

La constitucin de un pas son las leyes donde se rige el orden de un estado, en ella se fijan
las pautas de cmo se gobernar una sociedad y los derechos y obligaciones de los
ciudadanos es por este medio por el cual sequia un pas, como el derecho a la vida, a la
libertad de opinin y otros ms derechos que se plasman en artculos para ser cumplidas
en bases jurdicas indispensables donde empezara a edificarse los poderes y nadie puede
violarlas.
La constitucin es la base fundamental de un estado, es la etapa ms alta de la pirmide de
leyes y normas que gobiernan en una nacin, la constitucin es de suma importancia en una
nacin ya que en ella se pactan lineamientos que se deben tomar para vivir en sociedad. La
constitucin es el origen de la legalidad en una nacin, las constituciones considera como
un pacto ciudadano, es la base legal del estado donde estn consagrados de manera inmune
los derechos y deberes del ciudadano. La constitucin es reglamentacin que rige a cada
uno de los ciudadanos, incluyendo a personas de otros pases residentes en dicho pas.
La constitucin es un trabajo de invencin comn que corresponde por igual cada uno de
los ciudadanos, es el perfecto mtodo de intervencin ciudadana y comunitaria. La
constitucin es un recurso significativo para la humanidad
cuando nos referimos que rige a cada uno de los ciudadanos del pas queremos afirmar que
la constitucin trata de cada uno de los derechos y deberes como ciudadanos de un pas. Es
de total importancia la constitucin porque su aplicacin como fin nico es respetar cada
uno de los artculos y ponerlos en dicho funcionamiento, en general y no en beneficios
particulares, pues una constitucin es realizada para todo el pas.
Los ciudadanos tienen como deber respetar, y hacer respetar, cada una de las normas
impuestas en la constitucin. Se debe utilizar con tica y moral para cumplir su dicha
funcin. Una constitucin tiene una amplia declaracin en derechos, tales como: derechos
individuales, derecho al trabajo a la vivienda, a la educacin, a la libre expresin entre
otros.

B. Como se hace una ley en Colombia

La ley es una norma jurdica en nuestro sistema, pero no toda norma jurdica es una ley,
tambin se encuentran otras como decretos, ordenanzas y contratos, todas las anteriores
disposiciones tambin son de carcter jurdico.
Filosficamente, la norma es una regla de comportamiento del deber ser, la cual regula
todos los aspectos de la humanidad, viniendo de la manifestacin de toda voluntad soberana
expresa.
Por esta razn es preciso citar algunos pasos para la formulacin de las leyes en el estado

colombiano de la siguiente manera. As:

pasos para la formulacin de una ley:
1. iniciativa.

Iniciativa del congreso y del presidente de la repblica.

congreso: conformado por la cmara de representantes la cual se encuentra conformada
por 166 representantes y el senado de la repblica el cual igualmente se encuentra
conformado por 102 senadores segn lo establecido por el artculo 150 de la constitucin
nacional colombiana.
Iniciativa institucional.
Segn lo establecido en el artculo 156. la corte constitucional, el consejo superior de la
judicatura, la corte suprema de justicia, el consejo de estado, el consejo nacional electoral,
el procurador general de la nacin, el contralor general de la repblica, tienen la facultad de
presentar proyectos de ley en materias relacionadas con sus funciones.

Iniciativa popular:
Como se establece en el artculo 155. Podrn presentar proyectos de ley o de reforma
constitucional, un nmero de ciudadanos igual o superior al cinco por ciento del censo
electoral existente en la fecha respectiva o el treinta por ciento de los concejales o
diputados del pas. La iniciativa popular ser tramitada por el congreso, de conformidad
con lo establecido en el artculo 163, para los proyectos que hayan sido objeto de
manifestacin de urgencia. Los ciudadanos proponentes tendrn derecho a designar un
vocero que ser odo por las cmaras en todas las etapas del trmite.
Es decir se plasma en un texto escrito y se radica en la cmara de representantes o en el
senado y como requisito de formalidad debe ser publicado si no este se encuentra viciado.
Luego de esta radicacin el secretario de la correspondiente cmara o senado lo publica en
la gaceta de la corte suprema de justicia, luego una vez publicado y radicado es enviado a la
correspondiente comisin.

2. debate.
Se cursa en las dos cmaras al interior del congreso de la repblica, discusiones que se dan
por parte de cada miembro del congreso se da cada legislatura, es de anotar que cada
legislatura comprende el tiempo en que se renen sus integrantes de manera ordinaria para
hacer leyes.

Constitucionalmente, cada ao se renen desde el 20-07 hasta el 16-12y la siguiente del 1603 hasta el 20-07, y en este tiempo culmina la legislatura.
Por consiguiente el estudio de una ley ordinaria como mnimo dos legislaturas y leyes
especiales (orgnica, estatutaria y actos administrativos), en debates con intervalos
establecidos por la constitucin poltica nacional.
Es decir son 4 sesiones si es una ley ordinaria u 8 sesiones si es una ley estatutaria. Por
consiguiente los debates segn tengo entendido son salteados sea cmara-senado - cmara
senado, despus el proyecto de ley debe pasar a sancin presidencial, para ser ley de la
repblica, eso es muy a groso modo, pues en cada debate puede haber modificaciones y si
son muy trascendentales se devuelve todo a primer debate. Si la ley no es sancionada por el
presidente l la puede objetar bien sea por inconstitucionalidad o inconveniencia, si es por
inconveniencia se devuelve a revisin al congreso y si es por inconstitucionalidad debe ir a
la corte constitucional a su respectiva revisin.

Sancin.
Es el trmite que tiene el ejecutivo nacional le da al proyecto de ley ya aprobado, tambin
se puede decir que es el acto por el cual el seor presidente de la repblica se pronuncia.
tambin se puede decir que es el lapso de tiempo determinado para que el ejecutivo lo firme
despus de su estudio, es decir el seor presidente se pronuncia con un s que es su firma o
un no si la objeta, es de anotar que en caso excepcional lo firma en ltima estancia el
presidente del congreso.

La promulgacin.
Esta se da a conocer, cuando lo primero es numerarla y fecharla del da que es sancionada y
sale con el nmero consecutivo referente de la ltima.
Una vez fechada y numerada la imprenta la pblica por escrito en un documento que se
llama el diario oficial el cual s manejado por la corte constitucional.

Vigencia.
Es el momento en que ella nace a la vida jurdica cobrando de esta manera vida cuando el
texto de ella lo indica el cual se refiere a partir de la fecha de promulgacin.
Fecha exacta, a partir de la promulgacin, termino tiempo, texto no indica su vigencia.
Luego tambin se puede presentar el fenmeno de vacancia el cual no indica cuando

empieza a regir y corresponde entonces a regir a partir de los dos meses despus de su
promulgacin

Quines presentan proyectos de ley:

Los miembros del congreso
El gobierno a travs del ministro del ramo
La corte constitucional
La corte suprema de justicia
El consejo de estado
El consejo superior de la judicatura
El consejo nacional electoral
El procurador general de la nacin
El contralor general de la repblica
El defensor del pueblo
El 30% de los concejales o diputados electos en el pas
Los ciudadanos en nmero equivalente al menos, al 5% del censo electoral vigente.

Constitucin poltica de Colombia

1. segn el artculo 15 de la constitucin poltica de Colombia que obligaciones y que

cuidados especiales debe tener un gestor administrativo en relacin con el manejo de la
informacin confidencial de una empresa?
r/ el cuidado que debe tener un gestor administrativo en relacin al manejo de la
informacin confidencial en una empresa es el siguiente:
Como gestores tienen derecho a conocer, actualizar, y rectificar las informaciones que se
hayan recogido sobre ellas, en el trato de la misma se debe respetar la libertad y dems
garantas consagradas en la constitucin. Donde se especifica que la correspondencia y
dems formas de comunicacin privada son inviolables.

2. por qu se viola el artculo 20 de la constitucin si se tienen los archivos

desorganizados?

r/ el artculo 20 de la constitucin se viola si se tienen los archivos desordenados, porque

este artculo especifica que los archivos son de carcter social ya que a travs de ellos se
garantiza el derecho a la rectificacin en condiciones de equidad.

3. qu sabe usted del derecho de peticin establecido en el artculo 23? como se solicita?
quienes tienen derecho a ello? ante quienes se presentan? que tienen que ver los
documentos con este derecho?
r/ el derecho de peticin establecido en el artculo 23, consiste en que toda persona tiene
derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas pblicas y a que se le
expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado
conforme a la constitucin o ley, o no hagan relacin a la defensa o seguridad nacional.
4. cmo puede una entidad pblica cumplir con el derecho de acceso a los documentos
pblicos para sus usuarios contemplado en el artculo 74? qu condiciones deben tener
los archivos para ello?

r/ para que una entidad cumpla con el derecho de acceso a los archivos este debe ser de
carcter pblico, y las condiciones que debe tener el archivo es q este actualizado, en buen
estado y que cuente con otro tipo de copias o formatos es decir que se puedan reproducir en
medios electrnicos, y que su fichas contengan toda la informacin acerca del documento
cumpliendo con las leyes archivsticas.

3. ley general de archivos y reglamento general de archivos (acuerdo 07/1994)

a. segn el artculo 12 el responsable de la administracin y gestin de archivos pblicos es

(la administracin pblica) y esta a su vez deber garantizar los espacios y las instalaciones
necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.
b. la expresin los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles
de enajenacin.

Quiere decir segn lo que yo entend; que los documentos pblicos como son de uso
exclusivo del estado nadie ajeno a los administradores pblicos puede hacer o aduearse de
ellos y tomar decisiones sin el consentimiento del estado colombiano.

c. las obligaciones del servidor pblico segn los artculos 15, 16, y 17 son:
Al entregar un cargo debern entregar la documentacin a su cargo inventariada, conforme
a las normas del archivo general de la nacin, esto evitara exoneracin en caso de
irregularidad.
Los secretarios generales o funcionarios administrativos que estn a cargo de los archivos
pblicos deben velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin
y son responsables de la organizacin, conservacin y prestacin de los servicios
archivsticos.
Tambin trabajaran sujetos a los principios de tica profesional dispuesto en la constitucin
poltica de Colombia y disposiciones que regulan en su labor. Deben tener valores que les
confen la organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad los documentos del
estado y los que formen parte patrimonio documental de la nacin.

d. si trabajo como asistente en la alcalda de montera y quiero ir al seminario en Bogot

que es acerca de gestin de archivos; acudo al artculo 18 donde dice que estas entidades
tienen el derecho de actualizar y capacitar a funcionarios de archivos relacionados con su
labor.
El archivo general de la nacin apoyara y propiciara programas de formacin profesional y
especializaciones en archivista y programas de capacitacin formal e informal.

e. cul ser el destino final de los archivos que se suprimen o fusionen?

Valoracin documental. Las entidades pblicas que se liquiden, fusionen o privaticen
debern adelantar un proceso de valoracin de sus fondos acumulados antes de efectuar la
transferencia.
Artculo 2. Las entidades pblicas en proceso de fusin debern elaborar un plan de
trabajo archivstico integral, previendo los recursos que este plan demande, con miras a la
organizacin, conservacin y consulta de los documentos y archivos, para su entrega a las
entidades que asuman sus funciones.
Artculo 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas. Las entidades
pblicas que se supriman o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que
asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o
vinculadas.
Artculo 25. Eliminacin de documentos. Para la aplicacin del presente reglamento, se
entiende por eliminacin la destruccin de los documentos que hayan perdido su valor

administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histrico o que carezcan de relevancia
para la ciencia y la tecnologa.
Artculo 26. Proceso de eliminacin. El proceso de eliminacin se ajustar en su
realizacin a las pautas establecidas por la junta directiva del archivo general de la nacin,
previo pronunciamiento delo comit evaluador de documentos y se respetar el resultado de
la valoracin documental, que estar expresado en tablas de retencin adoptadas por el
correspondiente comit de archivo.
Artculo 27. Autorizacin para eliminacin. La autorizacin para eliminacin de
documentos ser de responsabilidad del comit de archivo de cada entidad, el cual deber
levantar en cada caso un acta de eliminacin que contenga las firmas autorizadas.
El archivo general de la nacin se reserva el derecho de ordenar que se efecten los
muestreos que considere oportunos y convenientes, a fin de garantizar la conservacin de la
informacin que juzgue pertinente.

f. Qu programas de gestin documental propondra usted a una empresa de servicios

pblicos, teniendo en cuenta el artculo 21 del ttulo v?
Propondra la digitalizacin de formatos ya que se puede disponer de una segunda copia
digital que minimice la sensacin de riesgo de prdida del original y permita una mayor
difusin del patrimonio documental debido a una correcta gestin de documentos.
La ley 11/2007, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos, promueve
la digitalizacin de los servicios y, en consecuencia, la digitalizacin de los documentos
que tanto ciudadanos como administracin generan y tramitan.
g. haga un paralelo entre el reglamento general y la ley general de archivos, estableciendo
puntos en comn.
Reglamento general de archivo:
Es articulacin y coordinacin de la funcin archivstica a nivel nacional, mediante la
planeacin, adopcin, ejecucin y evaluacin de la poltica archivstica y la coordinacin de
las entidades que conforman el sistema nacional de los archivos.
Tambin se implementa en la recuperacin, preservacin, conservacin y difusin del
patrimonio documental que custodia el archivo general de la nacin.

La ley general de los archivos:

Establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del estado.

Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia.
4. cdigo de comercio
r/: libros y papeles del comerciante

1. Principios generales:
todo comerciante debe llevar una contabilidad, libros, registros contables, inventarios y
estados financieros, de acuerdo con las normas del cdigo de comercio. Estas normas
podrn autorizar el uso del sistemas tales como la microfilmacin que faciliten la
conservacin. De igual manera, se permite la utilizacin de cualquier otro procedimiento de
reconocido valor tcnico-contable, idneo para asentar las operaciones, siempre que se
garantice el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos
individuales y el estado general de los negocios.

2. definicin de libros de comercio:

son libros de comercio los que la ley determina como obligatorios y los auxiliares que se
requieran necesarios para el completo de los obligatorios. Estos libros son:
libro mayor y de balances
libro diario
libro de inventarios y balances
el artculo 61 de los libros de comercio dice:
Los libros y papeles del comerciante no podrn examinarse por personas distintas de sus
propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la
constitucin nacional y mediante orden de autoridad competente.
Lo dispuesto en este artculo no restringir el derecho de inspeccin que confiere la ley a
los asociados sobre libros y papeles de las compaas comerciales, ni el que corresponda a
quienes cumplan funciones de vigilancia o auditora en las mismas.

B) cul de los artculos ledos (del 48 al 60) le parece ms importante? por qu?
Artculo 57. Prohibiciones sobre los libros de comercio. En los libros de comercio se
prohbe:

1) alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que stos se refieren;
2) dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a
continuacin de los mismos;
3) hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u
omisin se salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;
4) borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y
5) arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Porque:
Todos son importantes, pero este en mi opinin representa posibilidades de alteracin a los
documentos que pueden llevar a la toma de una decisin contraria a la que realmente est
la situacin de la empresa, adems tiene consecuencias penales.
Qu opinin le merecen las penas que establece este cdigo para quienes cometen faltas en
el registro de datos o manejo de documentos comerciales?
r/ pienso que las penas son necesarias y justa porque nadie puede alterar o manejar a su
antojo las leyes ya establecidas por el gobierno.

5. cdigo penal
Lea los artculos relacionados con los delitos que se pueden cometer con los documentos y
saque conclusiones en grupo sobre la falsedad en documentos y la interpretacin que haga
de los mismos. (Artculos 285 al 296.)
Artculo 285 - falsedad marcaria. el que falsifique marca, contrasea, signo, firma o rbrica
usados oficialmente para contrastar, identificar o certificar peso, medida, calidad, cantidad,
valor o contenido, o los aplique a objeto distinto de aquel a que estaba destinado, incurrir
en prisin de uno (1) a cinco (5) aos y multa de uno (1) a veinte (20) salarios mnimos
legales mensuales vigentes.
Captulo tercero
De la falsedad en documentos
Artculo 286 - falsedad ideolgica en documento pblico. el servidor pblico que en
ejercicio de sus funciones, al extender documento pblico que pueda servir de prueba,
consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrir en prisin de cuatro
(4) a ocho (8) aos e inhabilitacin para el ejercicio de derechos y funciones pblicas de
cinco (5) a diez (10) aos.

Artculo 287 - falsedad material en documento pblico. El que falsifique documento

pblico que pueda servir de prueba, incurrir en prisin de tres (3) a seis (6) aos.
Si la conducta fuere realizada por un servidor pblico en ejercicio de sus funciones, la pena
ser de cuatro (4) a ocho (8) aos e inhabilitacin para el ejercicio de derechos y funciones
pblicas de cinco (5) a diez (10) aos.

Artculo 288 - obtencin de documento pblico falso. el que para obtener documento
pblico que pueda servir de prueba, induzca en error a un servidor pblico, en ejercicio de
sus funciones, hacindole consignar una manifestacin falsa o callar total o parcialmente la
verdad, incurrir en prisin de tres (3) a seis (6) aos.
Artculo 289 - falsedad en documento privado. El que falsifique documento privado que
pueda servir de prueba, incurrir, si lo usa, en prisin de uno (1) a seis (6) aos.
Artculo 290 - circunstancia de agravacin punitiva. La pena se aumentar hasta en la mitad
para el copartcipe en la realizacin de cualesquiera de las conductas descritas en los
artculos anteriores que usare el documento, salvo en el evento del artculo 289 de este
cdigo.
Artculo 291 - uso de documento falso. El que sin haber concurrido a la falsificacin hiciere
uso de documento pblico falso que pueda servir de prueba, incurrir en prisin de dos (2)
a ocho (8) aos.
Artculo 292 - destruccin, supresin u ocultamiento de documento pblico. El que
destruya, suprima u oculte total o parcialmente documento pblico que pueda servir de
prueba, incurrir en prisin de dos (2) a ocho (8) aos.
Si la conducta fuere realizada por un servidor pblico en ejercicio de sus funciones, se
impondr prisin de tres (3) a diez (10) aos e inhabilitacin para el ejercicio de derechos y
funciones pblicas por el mismo trmino.
Si se tratare de documento constitutivo de pieza procesal de carcter judicial, la pena se
aumentar de una tercera parte a la mitad.
Artculo 293 - destruccin, supresin y ocultamiento de documento privado. El que
destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que pueda servir de
prueba, incurrir en prisin de uno (1) a seis (6) aos.

Artculo 294 - documento. para los efectos de la ley penal es documento toda expresin de
persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecnico o
tcnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos, que tengan
capacidad probatoria.

Artculo 295 - falsedad para obtener prueba de hecho verdadero. El que realice una de las
conductas descritas en este captulo, con el fin de obtener para s o para otro medio de
prueba de hecho verdadero, incurrir en multa

En el cdigo penal son muchas las faltas que se pueden cometer al momento de documentar
la informacin ya sea pblica o privada. La falsedad, la destruccin, la supresin y
ocultamiento son algunos de los delitos en los que se incurre en la documentacin, estos
delitos pueden llevar a prisin, destitucin del cargo e inhabilidad para ejercer cargos
pblicos si fuese el caso. El mal uso de la informacin documental son delitos graves, como
administradores es nuestro deber es no incurrir en estos delitos, evitarlos y suministrar toda
la informacin que sea necesaria a las autoridades en caso de que nos sea pedida.

b. en qu consiste la falsedad personal? Cmo se sanciona?

Falsedad personal. El que con el fin de obtener un provecho para s o para otro, o causar
dao, sustituya o suplante a una persona o se atribuya nombre, edad, estado civil, o calidad
que pueda tener efectos jurdicos, incurrir en multa, siempre que la conducta no constituya
otro delito, si as fuese el delito seria pagado con prisin, esto lo encontramos en el artculo
296 del cdigo penal.