TALLER 31 PREGUNTAS

Aprendiz:
Heidy Milena Roa

Instructora:
Claudia Murcia Cedeo

Centro de Comercio y Servicios

Tecnlogo en gestin documental
Ficha 663544
2014

INTRODUCCIN

Este trabajo se hace con el fin de identificar las bases que rodea el trmite de
documentos, adems de estudiar a fondo y conocer la normatividad como lo es el
acuerdo 060 y el decreto 229.

Tambin conocer y practicar el vocabulario establecido para comunicarse al

momento de manejar el trmite de documentos.
Entre estos temas estar al tanto de lo que es una empresa conocer su
normatividad y todo lo que la rige a su alrededor.

1 Que establece el artculo primero del acuerdo 060?

ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que
permitan a las unidades de correspondencia de las entidades pblicas y las
privadas que cumplan funciones pblicas, cumplir con los programas de gestin
documental, para la produccin, recepcin, distribucin, seguimiento,
conservacin y consulta de los documentos.
1. Que definiciones aparecen en el artculo II de acuerdo 060?
ARTICULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo, se
definen los siguientes conceptos as:
Archivo electrnico: Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y
tratados archivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del
productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica
o privada, en el transcurso de su gestin.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan
a las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan
trmites para las instituciones.
Documento electrnico de archivo: Es el registro de informacin generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivsticos.
Documento Original: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y
caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Pblico: Es el producido o tramitado por el funcionario pblico en
ejercicio de su cargo o con su intervencin.
Radicacin de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del
cual, las entidades asignan un nmero consecutivo, a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de
vencimiento que establezca la Ley. Estos trminos, se empiezan a contar a partir
del da siguiente de radicado el documento.

Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual,

las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de
la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del
funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita),
entre otros.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
Tabla de retencin documental: Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en
cada fase del archivo.
Las tablas de retencin pueden ser generales o especficas de acuerdo con la
cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos,
comunes a cualquier administracin; las especficas hacen referencia a
documentos caractersticos de cada organismo.
2. Qu son las unidades de correspondencia?
ARTICULO TERCERO
Unidades de Correspondencia: Las entidades debern establecer de acuerdo
con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera
centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de
sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestin documental y los programas de conservacin,
integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos de gestin, centrales
e histricos.
Cuando existan regionales, debern contar con unidades de correspondencia en
cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la
entidad determinar conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la
recepcin de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habr unidad de
correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalizacin
unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, debern contar con personal suficiente y
debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y
controlar oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial,

mediante servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros,

que faciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administracin
pblica.
3. Quines son los encargados de firmar la correspondencia?
ARTICULO CUARTO
Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de
procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la
documentacin con destino interno y externo que genere la institucin. Las
unidades de correspondencia velarn por el estricto cumplimiento de estas
disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo
establecido.
4. Qu se debe hacer
anulacin?

cuando existan errores de radicacin o

Cuando existan errores en la radicacin y se anulen los nmeros, se debe dejar

constancia por escrito, con la respectiva justificacin y firma del Jefe de la unidad
de correspondencia.
5. Cuntas copias
comunicacin?

mximas

se

necesitan cuando se

realiza una

Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarn en original

y mximo dos copias, remitindose el original al destinatario, la primera copia a la
serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los
anexos correspondientes y la segunda copia reposar en el consecutivo de la
unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retencin
documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarn
igual cantidad de copias adicionales.
6. Qu debern hacer las entidades cuando reciben correspondencia
por fax si utilizan papel qumico?
Comunicaciones oficiales va fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por
este medio, se tramitarn, teniendo en cuenta la informacin que forma parte
integral de las series establecidas en las tablas de retencin documental, para la
respectiva radicacin en la unidad de correspondencia, la cual se encargar de
dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados
para su administracin.

Las entidades que utilizan para la impresin de los fax, papel qumico, debern
reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y
durabilidad.
7. Qu es un manual de procedimientos y manual de funciones?
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o ms de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o
equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En l se encuentra registrada y
transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de
todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y
control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de
que el trabajo se est realizando o no adecuadamente. Tambin el manual de
procedimientos contiene una descripcin precisa de cmo deben desarrollarse las
actividades de cada empresa.
MANUAL DE FUNCIONES
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que
desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y ser elaborado
tcnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que
resumen el establecimiento de guas y orientaciones para desarrollar las rutinas o
labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la
autonoma propia e independencia mental o profesional de cada uno de los
trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrn tomar las
decisiones ms acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y
estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de
los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que
deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique
cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el perodo, los
problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como
los manuales debern ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes
para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestin.
8. Defina qu es y que debe contener un manual de correspondencia?
Es un documento que recoge las normas y procedimientos que se debern aplicar
en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y
eficiencia en la toma de las decisiones de la entidad. Es una gua que recoge en
forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones
relacionadas con Correspondencia y Archivo.

9. Qu tipo de empresas se pueden constituir en Colombia y cules son

los requisitos para su constitucin?

Sociedad Limitada: Se constituye mediante escritura pblica entre mnimo

dos socios y mximo veinticinco, quienes responden con sus respectivos
aportes, y en algunos casos segn el Cdigo de Comercio artculos 354,
355 y 357, se puede autorizar la responsabilidad ilimitada y solidaria, para
alguno de los socios.
Los socios deben definir en la escritura pblica el tiempo de duracin de la
empresa y podrn delegar la representacin legal y administracin en un
gerente, quien se guiar por las funciones establecidas en los estatutos. El
capital se representa en cuotas de igual valor que para su cesin, se
pueden vender o transferir en las condiciones previstas en la ley o en los
respectivos estatutos. Cualquiera que sea el nombre de la sociedad deber
estar seguido de la palabra "Limitada" o su abreviatura "Ltda." que de no
aclararse en los estatutos har responsable a los asociados solidaria e
ilimitadamente.

Sociedad Colectiva: Se constituye mediante escritura pblica entre dos o

ms socios quienes responden solidaria, ilimitada y subsidiariamente por
todas las operaciones sociales. Cuando se constituye este tipo de sociedad,
se debe definir en la escritura pblica el tiempo de duracin de la empresa,
el que deseen sus socios, quienes a su vez podrn delegar la
administracin de la sociedad en otras personas extraas, pero perdiendo
as la posibilidad de diligenciar o gestionar negocios.
Cada socio deber entregar sus aportes en capital, especie o con trabajo,
definiendo de sta manera el capital social de la empresa, el cual no tiene
ni un mnimo ni un mximo segn la ley comercial. Es importante saber que
la razn social de estas sociedades se forma con el nombre completo o
solo apellido de uno de los socios, seguido de la palabra "y compaa",
"hermanos" o "e hijos". Esto quiere decir que no podr ir un nombre de un
extrao en la razn social.

Sociedad En Comandita Simple: Se constituye mediante escritura pblica

entre uno o ms socios gestores y uno o ms socios comanditarios o
capitalistas. Los socios gestores responden solidaria, ilimitada y
directamente por las operaciones y los socios capitalistas o comanditarios
solo responden por sus respectivos aportes. Cuando se constituye ste tipo
de sociedad, se debe definir en la escritura pblica el tiempo de duracin de
la empresa.
Solo los socios gestores podrn administrar la sociedad o delegar esta
administracin en terceros, cosa que no podrn hacer los socios
capitalistas. Los socios capitalistas o comanditarios aportan capital mientras
los gestores aportan la administracin de los capitales y el desarrollo de los
negocios. Se debe tener claridad en la razn social de estas sociedades, la

cual se forma exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de

uno o ms socios colectivos comanditarios o gestores; seguido de la
palabra "y compaa" o su abreviatura "&Cia" y seguido de la abreviacin
"S. en C".

Sociedad Annima: Se constituye mediante escritura pblica entre mnimo

cinco accionistas quienes responden hasta por el monto o aporte de capital
respectivo que han suministrado para la sociedad. Se debe definir en la
escritura pblica el tiempo de duracin de la empresa y que lo hayan
expresado en su documento de fundacin o estatutos.
La administracin de sta sociedad se desarrolla con la asamblea general
de accionistas quienes definen el revisor fiscal y la junta directiva, quien a
su vez define al gerente, quien es la persona que asume la representacin
legal de la sociedad. El capital se representa en acciones de igual valor que
son ttulos negociables, todo ello es el capital autorizado y se debe aclarar
cunto de esto es capital suscrito y cunto capital pagado. Su razn social
ser la denominacin que definan sus accionistas pero seguido de las
palabras "Sociedad Annima" o su abreviatura "S.A."

Sociedad En Comandita por Acciones: Se constituye mediante escritura

pblica entre uno o ms socios gestores y por lo menos 5 socios
capitalistas o comanditarios. Los socios gestores responden solidaria,
ilimitada y directamente por las operaciones y los socios capitalistas solo
responden por sus respectivos aportes. Cuando se constituye ste tipo de
sociedad, se debe definir en la escritura pblica el tiempo de duracin de la
empresa, solo los socios gestores podrn administrar la sociedad o delegar
esta administracin en terceros, cosa que no podrn hacer los socios
capitalistas.
El capital se representa en acciones de igual valor, que son ttulos
negociables aportados por los capitalistas e inclusive por los socios
gestores, quienes separan su aporte de industria el cual no forma parte del
capital. Se debe tener claridad en la razn social de estas sociedades, la
cual se forma exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de
uno o ms socios colectivos, seguido de la palabra "y compaa" o su
abreviatura "&Cia" seguido en todo caso por las palabras "Sociedad en
Comandita por Acciones" o su abreviatura "SCA".

La Empresa Asociativa de Trabajo: es una organizacin econmica

productiva, cuyos asociados aportan su capacidad laboral por tiempo
indefinido, y algunos adems aportan alguna destreza tecnolgica o
conocimiento necesario para el cumplimiento de los objetivos de la
empresa.
Las Empresas Asociativas de Trabajo (EAT), tienen como objetivo la
produccin, comercializacin y distribucin de bienes bsicos de consumo
familiar o la prestacin de servicios individuales o conjuntos de sus

miembros. Una Empresa Asociativa de Trabajo se deber constituir por

acta de constitucin junto con los estatutos, por escritura pblica o
documento privado.
Una Empresa Asociativa debe contar como mnimo con tres asociados y
mximo diez, si su objeto social consiste en la produccin de bienes; por el
contrario, si se trata de una empresa prestadora de servicios el nmero
mximo ser de veinte.

Sociedades Agrarias de Transformacin: retomando las apreciaciones

realizadas por el doctor Tito Livio Caldas en su libro Las sociedades
agrarias de transformacin, la gran revolucin agraria de hoy, las
sociedades agrarias de transformacin (SAT) son un nuevo tipo de
sociedad constituidas como empresas de gestin, en las cuales no se exige
el riesgoso aporte del fundo o la granja del socio, solo las personas titulares
de explotacin agraria pueden ser socias de la SAT.
Las SAT cuentan con objeto social exclusivo, el cual deber indicar
expresamente lo siguiente, "Desarrollar actividades de post cosecha y
comercializacin de productos perecederos de origen agropecuario y la
prestacin de servicios comunes que sirvan a su finalidad".
Dentro de sus principales operaciones las SAT se dedicarn a la compra de
productos, para clasificarlos, someterlos a transformaciones si es del caso,
empacarlos y venderlos al mejor postor en el mercado. Negociar y adquirir
los insumos en las cantidades y calidades que les exijan sus socios y
cobrarles a estos sus servicios de acuerdo con las reglamentaciones
acordadas.
Podr ser socio la persona natural y ostentar la condicin de titular de
explotacin agraria, en calidad de propietario, poseedor, tenedor o
arrendatario con un contrato de explotacin no menor a cinco aos.
De igual forma, podrn ser socios las personas jurdicas de carcter privado
dedicadas a la comercializacin de productos perecederos. En todo caso, el
nmero de socios, como personas naturales, deber ser superior al nmero
de socios como personas jurdicas. El nmero mnimo de socios necesario
para la constitucin de una SAT ser de tres.

Empresas se pueden constituir en Colombia y los requisitos para

constitucin:

Empresas del sector primario: Tambin denominado extractivo, ya

que el elemento bsico de la actividad se obtiene directamente de
la naturaleza: agricultura, ganadera,
caza, pesca,
extraccin
de
ridos, agua, minerales, petrleo, energa elica, etc.

Empresas del sector secundario: Se refiere a aquellas que realizan

algn proceso de transformacin de la materia prima. Abarca

actividades tan diversas como la construccin, la ptica, la maderera, la

textil, etc.

Empresas del sector terciario: Incluye a las empresas cuyo principal

elemento es la capacidad humana para realizar trabajos fsicos
o intelectuales. Comprende tambin una gran variedad de empresas,
como las de transporte, bancos, comercio, seguros, hotelera,
asesoras, educacin, restaurantes y con actividades de diversa
naturaleza, como comerciales, transporte, turismo, asesora, etc.

INDUSTRIALES. La actividad primordial de este tipo de empresas es la

produccin de bienes mediante la transformacin de la materia o extraccin de
materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en:
EXTRACTIVAS. Cuando se dedican a la explotacin de recursos naturales, ya
sea renovable o no renovable. Ejemplos de este tipo de empresas son las
pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.
MANUFACTURERAS: Son empresas que transforman la materia prima en
productos terminados, y pueden ser:
DE CONSUMO FINAL. Producen bienes que satisfacen de manera directa las
necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, muebles, alimentos,
aparatos elctricos, etc.
DE PRODUCCIN. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo: maquinaria
ligera, productos qumicos, etc.
COMERCIALES. Son intermediarias entre productor y consumidor; su funcin
primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden clasificarse en:
- Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.
- Minoristas (detallistas): Venden al menudeo.
- Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignacin.
DE SERVICIO
Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se clasifican en:
Transporte
Turismo
Instituciones financieras
Servicios pblicos (energa, agua, comunicaciones)
Servicios privados (asesoras, ventas, publicidad, contable, administrativo,
educacin)
Finanzas
Salubridad

SEGN LA PROCEDENCIA DE CAPITAL

Empresa privada: si el capital est en manos de accionistas particulares

(empresa familiar si es la familia)
Empresa de autogestin: si los propietarios son los trabajadores, etc.
Empresa pblica: si el capital y el control est en manos del Estado
Empresa mixta: si el capital y/o el control son de origen tanto estatal
como privado o comunitario.

SEGN LA FORMA JURDICA

Empresas individuales: si slo pertenece a una persona. Esta puede responder
frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad ilimitada, o
slo hasta el monto del aporte para su constitucin, en el caso de las empresas
individuales de responsabilidad limitada o EIRL. Es la forma ms sencilla de
establecer un negocio y suelen
Clases de sociedades comerciales subdivididas en tres grupos:
a) Sociedades por parte de inters: en este grupo se encuentran las sociedades
colectivas.
b) Sociedad por cuotas: en este grupo se encuentran la sociedad en comandita
simple y por acciones, y la sociedad limitada.
c) Sociedades por acciones: en donde se encuentra la sociedad annima.
Las cooperativas u otras organizaciones de economa social.
SEGN SU DIMENSIN
No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qu es una
empresa grande o pequea, puesto que no existe un criterio nico para medir el
tamao de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas, el
capital propio, nmero de trabajadores, beneficios, etc. El ms utilizado suele ser
segn el nmero de trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las
empresas de la forma mostrada a continuacin:
Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores.
Pequea empresa: si tiene un nmero entre 11 y 50 trabajadores.
Mediana empresa: si tiene un nmero entre 51 y 250 trabajadores.
Gran empresa: si posee ms de 250 trabajadores.
SEGN SU MBITO DE ACTUACIN
En funcin del mbito geogrfico en el que las empresas realizan su actividad, se
pueden distinguir

1. Empresas locales
2. Regionales
3. Nacionales
4. Multinacionales
5. Transnacionales
6. Mundial
Estos son los pasos que debe seguir:
Paso 1. Consulte que sea posible registrar el nombre su compaa, es decir,
que est disponible por no ser el de ninguna otra.
Paso 2. Prepare, redacte y suscriba los estatutos de la compaa. stos son el
contrato que regular la relacin entre los socios; y entre ellos y la sociedad.
Recomendamos cualquiera los siguientes.
Paso 3. PRE-RUT. En la Cmara de Comercio, puede tramitar el PRE-RUT
antes de proceder al registro. Es necesario presentar estatutos, formularios
diligenciados, la cdula del representante legal y la de su suplente.
Paso 4. Inscripcin en el Registro. En la Cmara de Comercio llevarn a cabo un
estudio de legalidad de los estatutos; debe tener en cuenta que es necesario
cancelar el impuesto de registro, el cual tiene un valor del 0.7% del monto del
capital asignado.
Paso 5. Es obligatorio que con la empresa registrada y el PRE-RUT, se proceda a
abrir una cuenta bancaria. Sin la certificacin de apertura de la cuenta, la DIAN no
proceder a registrar el RUT como definitivo.
Paso 6. Con el certificado bancario se debe tramitar en la DIAN el RUT definitivo.
Paso 7. Llevar el RUT definitivo aportado por la DIAN a la Cmara de Comercio
para que en el Certificado de existencia y representacin legal de la compaa, ya
no figure como provisional.
Paso 8. En la DIAN, se debe solicitar una resolucin de facturacin, en principio
manual. Sin facturas es posible contratar, pero no se pueden cobrar los servicios.
Paso 9. Toda compaa debe solicitar la Inscripcin de Libros en la Cmara de
Comercio; stos sern el Libro de actas y el Libro de accionistas. La falta de
registro de los libros acarrea la prdida de los beneficios tributarios.
Paso 10. Se debe registrar a la empresa en el sistema de Seguridad Social, para
poder contratar empleados.

11 qu es la cmara de comercio y que funciones cumple?

Son instituciones corporativas, gremiales privadas y de orden legal, creadas por el
gobierno nacional de oficio o por solicitud de los comerciantes de la regin.

Estas integradas por los comerciantes matriculados en el Registro Pblico

Mercantil de cada Cmara, orientados por una Junta Directiva, un Presidente
Ejecutivo y uno o ms secretarios. Su jurisdiccin no se limita al municipio donde
tenga su sede principal, sino a todas las zonas vecinas, de acuerdo con la
circunscripcin que les seale el Gobierno Nacional, esta no coincide
forzosamente con la divisin departamental, de modo que pueden existir
departamentos donde no funcione ninguna Cmara, o algunos donde funcione
ms de una.
Sus funciones son:

Promueven el comercio en sus propios pueblos o ciudades.

Tratan de conseguir regulaciones municipales representadas para los
comercios en sus regiones.
Recolectan informacin y estadsticas que pueden ser de uso para los
miembros.
Guardan una lista negra para referencia de los miembros.
Promueven el Software Libre.

12 Qu es la seguridad social?
Es un conjunto de medidas que la sociedad proporciona a sus integrantes con la
finalidad de evitar desequilibrios econmicos y sociales que, de no resolverse,
significaran la reduccin o la prdida de los ingresos a causa de contingencias
como la enfermedad, los accidentes, la maternidad o el desempleo, entre otras.
13 Cules son las prestaciones sociales a las que un trabajador tiene
derecho?
Estas prestaciones son: pensiones de vejez, invalidez y muerte, el auxilio
econmico y asistencial por enfermedad general y maternidad, el auxilio
econmico y asistencial por la licencia de maternidad y el auxilio econmico y
asistencial por accidente de trabajo y enfermedad profesional, as como al auxilio
funerario.
14 Que es, como se diligencia y como se paga la planilla de
liquidacin para la seguridad social?

Es un sistema nuevo implementado por el Gobierno Nacional, a travs del

Ministerio de Proteccin Social, que busca facilitar a los a portantes realizar los
pagos a la Seguridad Social (pensiones, salud, riesgos profesionales), el SENA, el
ICBF y las Cajas de Compensacin Familiar, ESAP, Ministerio de Educacin, a
travs de transferencias electrnicas.
Este sistema se pone en marcha con el objetivo de facilitar el trmite mensual de
los a portantes, ya que evitar el diligenciamiento de un formulario para cada
administradora y un proceso de pago individual, para reemplazarlos por el
diligenciamiento de una planilla electrnica que le permite el pago integrado.
15 qu tipos de contrato existen en Colombia y defina cada uno de
ellos?
Contrato a Trmino Fijo
Este tipo de contrato tiene una duracin entre un da y tres aos y puede ser
renovado hasta por tres veces su permanencia. El empleado goza de todas las
prestaciones sociales establecidas por la ley (cesantas, vacaciones y primas) y
para su finalizacin es necesario un preaviso de 30 das. Las deducciones por
nmina de este tipo de contrato son iguales a las de cualquier contrato de vnculo
laboral. La vinculacin puede ser directamente con la empresa o a travs de
terceros, entidades conocidas como temporales.
Contrato a trmino indefinido
Como su nombre lo ndica este tipo de contrato no tiene fecha de terminacin
establecida. El empleado goza de todas las prestaciones sociales establecidas por
la ley y tiene beneficios adicionales como la opcin de vinculacin a cooperativas
empresariales y ayudas especiales de acuerdo con cada empresa; con posibilidad
de optar por crditos y prstamos entre otros. Los descuentos para este tipo de
contrato son iguales a los de un contrato a trmino fijo, ms cualquier otra
deduccin autorizada por el empleado.
Contrato de Obra o labor.
El contrato es por una labor especfica y termina en el momento que la obra llegue
a su fin. Este tipo de vinculacin es caracterstica de trabajos de construccin y de
universidades y colegios con profesores de ctedra, que cumplen su labor una vez
haya terminado el periodo acadmico. Este contrato es igual en trminos de
beneficios y descuentos a los contratos indefinidos y definidos, por ser un contrato
laboral.
Contrato civil por prestacin de servicios.

Este tipo de contrato se celebra de manera bilateral entre una empresa y una
persona (natural o jurdica) especializada en alguna labor especfica. La
remuneracin se acuerda entre las partes y no genera relacin laboral ni obliga a
la organizacin a pagar prestaciones sociales. La duracin es igualmente en
comn acuerdo dependiendo del trabajo a realizar. El empleado recibe un sueldo
al cual se le descuenta nicamente por concepto de retencin en la fuente.
Contrato de aprendizaje.
Este tipo de contrato es una forma especial de vinculacin a una empresa y est
enfocada a la formacin de practicantes, donde este recibe herramientas
acadmicas y tericas en una entidad autorizada por una universidad o
instituto, con el auspicio de una empresa patrocinadora que suministra los medios
para que el practicante adquiera formacin profesional metdica en el oficio.
La idea de este tipo de contrato es el aprendizaje y que el practicante se incluya al
mundo laboral, la remuneracin es llamada auxilio de sostenimiento y depende
completamente de un convenio entre ambas partes, donde el estudiante no tiene
prestaciones sociales. El valor de la remuneracin depende de si el practicante es
universitario o no, de ser universitario tiene derecho a un salario que debe
ser superior o igual al mnimo y si el practicante no es universitario tendr como
base de pago un salario por debajo del mnimo.
Contrato ocasional de trabajo.
Este contrato no debe ser superior a 30 das y debe ser por una labor especfica
diferente a las actividades comunes de la Compaa. El trabajador recibe la
remuneracin acordada y al terminar no tiene derecho a ningn tipo de prestacin,
salvo en caso de un accidente. La duracin del contrato puede ser renovable sin
exceder los treinta das del vnculo inicial.
No olvide tener en cuenta las caractersticas de cada contrato a la hora de decidir
su vinculacin laboral a una empresa y recuerde que cada tipo de contrato tiene
sus beneficios especiales.
16 cules son los deberes y derechos de trabajador segn el cdigo de
trabajo? Elabore un resumen
DERECHOS LABORALES
*Trabajo y libre eleccin de profesin u oficio: Pueden elegir su oficio libremente.
*Libre sindicacin: Significa el derecho a decidir en unirse o no a cualquier grupo.

* Negociacin colectiva: Es el derecho de una reunin entre grupos o sindicatos

para tomar una decisin.
* Adopcin de medidas de conflicto colectivo. Derecho de los trabajadores a tomar
medidas.
* Huelga: Derecho a una protesta pacfica.
*Reunin: Derecho a reunirse para toma de decisiones.
* Informacin, consulta y participacin en la empresa
*A la ocupacin efectiva.
* A la promocin y formacin profesional en el trabajo.
*A no ser discriminados directa o indirectamente para el empleo, o una vez
empleados, por razones de sexo, estado civil, edad dentro de los lmites marcados
por esta Ley, origen racial o tnico, condicin social, religin o convicciones, ideas
polticas, orientacin sexual, afiliacin o no a un sindicato, as como por razn de
lengua, dentro del Estado espaol. Tampoco podrn ser discriminados por razn
de discapacidad, siempre que se hallasen en condiciones de aptitud para
desempear el trabajo o empleo de que se trate.
*A su integridad fsica y a una adecuada poltica de seguridad e higiene.
* Al respeto de su intimidad y a la consideracin debida a su dignidad,
comprendida la proteccin frente al acoso por razn de origen racial o tnico,
religin o convicciones, discapacidad, edad u orientacin sexual y frente al acoso
sexual y al acoso por razn de sexo.
* A la percepcin puntual de la remuneracin pactada o legalmente establecida.
*Al ejercicio individual de las acciones derivadas de su contrato de trabajo.
* A cuantos otros se deriven especficamente del contrato de trabajo.
DEBERES LABORALES
*Cumplir con las obligaciones concretas de su puesto de trabajo, de conformidad a
las reglas de la buena fe y diligencia.
*Observar las medidas de seguridad e higiene que se adopten.
*Cumplir las rdenes e instrucciones del empresario en el ejercicio regular de sus
facultades directivas.

*No concurrir con la actividad de la empresa, en los trminos fijados en esta Ley.
*Contribuir a la mejora de la productividad.
*Cumplir con el contrato que ha firmado.

17. Consulte la constitucin poltica de Colombia: Artculos 23. 20, 74, 70,
72, 15, 209 y elabore un cuadro explicativo de los artculos
mencionados.
CUADRO EXPLICATIVO
CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA

ART.20

En este artculo se nos garantiza el derecho de expresarnos libremente de

informar y dar informacin veraz.

ART.23

Toda persona tiene derecho a prestar peticiones respetuosas a las

autoridades y a obtener pronta resolucin.

ART.70

El estado debe fomentar el acceso a la cultura, a la educacin permanente,

la investigacin y a la ciencia, de esta forma los colombianos estaremos
en igualdad de oportunidades

ART. 72
ART.74

ART. 15

ART. 209

Este artculo nos habla del patrimonio cultural de la nacin y est bajo
proteccin del estado y son inembargables e inalienables, son la historia
del pas.
Todos tenemos derecho a acceder a los documentos salvo los casos que
establezca la ley.
Nos habla sobre el derecho que a la intimidad personal y familiar y al
buen nombre. De igual modo tenemos derecho a conocer, actualizar y a
rectificar las informaciones que se hayan recogido en bancos de datos u
entidades pblicas y privadas. Esta informacin es privada e inviolable y
solo pueden ser interceptados aquellos que mediante un acto judicial
establezca la ley.
La funcin administrativa est al servicio de todos, las autoridades
administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado
cumplimiento de los fines de estado en los trminos que seale la ley.

18. Redacte 5 preguntas del acuerdo 060 y 5 preguntas del decreto 229
con sus respectivas respuestas.
ACUERDO 060
1. Seleccione la normatividad por la cual se establecen las pautas para la
administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y
las privadas, en el acuerdo 060 de 2001.
A) Acuerdo 038 de 2006, NTC 185, Ley 594 de 2000
B) Ley 594 de 2000, Ley 80 de 1989, Ley 489 de 1998
C) Acuerdo 027, Decreto 2150 de 1995
2. El artculo primero del acuerdo 060 de 2001 establece los lineamientos y
procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las
entidades pblicas y las privadas que cumplan funciones pblicas, cumplir
con los programas de gestin documental, para la produccin, recepcin,
distribucin, seguimiento, conservacin y consulta de los documentos.
Falso ( )

verdadero (X )

3. Los cargos de los funcionarios autorizados para firmar documentacin con

destino interno o externo se establece en los manuales de procedimientos
de la entidad.
Falso ( )

verdadero ( X )

4. De qu trata el artculo 6 del acuerdo 060 de 2001?

A) De las comunicaciones internas
B) Conservacin documental
C) Numeracin de los actos administrativos
5. Las Entidades establecern en sus manuales de procedimientos, la manera
de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros teniendo en cuenta las
normas ICONTEC, para la adecuada imagen corporativa.
Falso ( )

verdadero ( X )

DECRETO 229 DE 1995

1. Que se entiende por servicios postales?
a) Prestacin de servicios de giros postales y telegrficos
b) Prestacin del servicio de correo nacional

c) El servicio pblico de recepcin, clasificacin y entrega de envos de

correspondencia y otros objetos postales.
2. Decreto 229 de 1995, por el cual se reglamenta el servicio postal.
Falso ( )

verdadero ( X )

3. El artculo 9 del decreto 229 de 1995, habla la inviolabilidad de la

correspondencia y el derecho fundamental.
Falso ( x )

verdadero ()

4. El gobierno nacional podr intervenir cuando lo considere necesario

para vigilar y fijar los parmetros tarifarios mnimos o mximos a fin
de regular la prestacin de los servicios postales.
Falso ( )

verdadero ( X )

5. Los remitentes, en los servicios postales tienen derecho a :

A) Obtener la devolucin de los envos que no hayan sido entregados a los
destinatarios
B) Al envo de los objetos cuya admisin est prohibida en el pas destino
C) Exigir su presentacin cuando lo considere procedente.

19. Consulta e identifica las titularidades del capital de las siguientes

empresas:
Empresa privada: Son las que estn constituidas por los aportes de capital
realizados por personas particulares. Tiene libre gestin productiva y
administrativa orientada fundamentalmente la maximizacin de beneficios.
Si el capital est en manos de accionistas particulares (empresa familiar si
es la familia, empresa auto gestionada si son los trabajadores, etc.)
Empresa pblica: Estas empresas son propiedad del Estado quien se
encarga de la gestin empresarial. El objetivo de las empresas pblicas no
es necesariamente la obtencin de lucro, sino que busca la satisfaccin de
necesidades de la poblacin. Si el capital y el control estn en manos del
Estado.
Empresa especialista: aqulla que responde a necesidades muy
concretas, dentro de un segmento de mercado, fcilmente defendible frente
a los competidores y en el que pueda actuar casi en condiciones

de monopolio. Este segmento debe tener un tamao lo suficientemente

grande como para que sea rentable, pero no tanto como para atraer a las
empresas lderes.
Empresa mixta: Es el tipo de empresa en la que la propiedad del capital es
compartida entre el Estado y los particulares. Si la propiedad es compartida
segn la cuota de mercado que poseen las empresas.
Empresas en comandita simple: Se constituye mediante escritura pblica
entre uno o ms socios gestores y uno o ms socios comanditarios o
capitalistas. Los socios gestores responden solidaria, ilimitada y
directamente por las operaciones y los socios capitalistas o comanditarios
solo responden por sus respectivos aportes. Cuando se constituye ste tipo
de sociedad, se debe definir en la escritura pblica el tiempo de duracin de
la empresa.
Empresa Limitada: El capital se representa en cuotas de igual valor que
para su cesin, se pueden vender o transferir en las condiciones previstas
en la ley o en los respectivos estatutos. Cualquiera que sea el nombre de la
sociedad deber estar seguido de la palabra "Limitada" o su abreviatura
"Ltda." que de no aclararse en los estatutos har responsable a los
asociados solidaria e ilimitadamente.
20. Identifica las caractersticas de una empresa y los elementos que la
componen:
A. Factor pblico: se entiende como el conjunto de instituciones u
organismos que regulan de una forma u otra las decisiones colectivas de
carcter poltico, econmico, social y cultural de un pas. El sector pblico
es el conjunto de organismos administrativos mediante los cuales el estado
cumple o hace cumplir la poltica o voluntad expresada en leyes del pas.
B. Factores activos: Factores activos Personas fsicas y/o jurdicas (entre
otras entidades mercantiles, cooperativa, fundaciones, etc.) constituyen una
empresa realizando, entre otras, aportacin de capital (sea puramente
monetario, sea de tipo intelectual, patentes, etc.). Estas "personas" se
convierten en accionistas de la empresa.
Administradores.
Clientes.
Colaboradores y bussines ngel
Fuentes financieras.
Accionistas.
Suministradores y proveedores.
Trabajadores.

C. Factores pasivos: Factores pasivos Todos los que son usados por los
elementos activos y ayudan a conseguir los objetivos de la empresa. Como
la tecnologa, las materias primas utilizadas, los contratos financieros de los
que dispone, etc.
D. Factores mixtos: Son aquellas empresas que poseen parte de su capital
privado y otro pblico. Por lo general se presentan en empresas grandes de
pases con estados liberales o en proceso de privatizacin de los sectores
pblicos, como Colombia, todas las empresas de servicios pblicos
domiciliarios, Superintendencia de Industria y Comercio, EPS, entre otras.
E. Factor organizacional: Papel que cada persona desempea en el conjunto
de la empresa. Notas importantes a tener en cuenta en su diseo:
Los objetivos asignados a cada persona deben definirse con claridad,
precisin y certeza.
Delimitacin de tareas para cada persona con la mxima concrecin.
Determinacin de reas y niveles de autoridad de cada persona.
Organizar tambin supone crear una estructura, una unidad formada por
partes o componentes, distintos unos de otros, esa unidad es la empresa,
las partes o divisiones son las reas diferentes de la empresa, con objetivos
propios de cada una, que al lograrse, la suma de todos esos objetivos
parciales d como resultado el logro de los objetivos generales.
En consecuencia la organizacin, dentro de la empresa, ha de concretar las
siguientes tareas:

Dividir el conjunto de actividades que debe ejecutar la empresa en grupos de

actividades homogneas; esto es, definir los departamentos, secciones,
reas, talleres, etc., en que se va a dividir la empresa.

Asignar a cada uno de los grupos de actividades establecido un

administrador o responsable, dotndole de la autoridad necesaria para
supervisar el trabajo de cada componente de su grupo.

Coordinar, tanto en sentido horizontal como vertical, toda la estructura de la

empresa.

Tipos de organizacin atendiendo a su estructura

Formal:
Las personas tienen y persiguen efectivos comunes.
La autoridad de cada miembro est delimitada
Es flexible, abierta a los cambios.

Cumple el principio del objetivo

Cumple el principio de la eficiencia
Informal:
No persiguen conscientemente objetivos comunes
Constituidas por individuos que se relacionan habitualmente
Deben ser tenidas en cuenta por los organizadores
Pueden constituir grupos de presin
Las organizaciones deben ser flexibles en el sentido de tener capacidad para
adaptarse a los cambios que pueden producirse en su entorno.
Niveles de la organizacin.
La organizacin, en su conjunto, se distribuye en niveles que representan
hbitat de determinados grupos de personas que tienen encomendadas
distintas tareas de decisin con caractersticas comunes.
ALTA DIRECCIN
Funciones estratgicas con mayor nivel de responsabilidad que afectan a la
totalidad de la empresa. Asumen la responsabilidad de los objetivos a medio
y largo plazo.
NIVEL INTERMEDIO
Funciones de ejecucin directa, control y planificacin general, programacin
de actividades.
NIVEL DE GESTIN
Desarrollo de los programas, ejecucin y control delos procesos de actividad.
F. Factor privado: se contrapone al sector pblico, es aquella parte de la
economa que busca el nimo de lucro en su actividad y que no est
controlada por el Estado. Por contraste, las empresas que pertenecen al
Estado son parte del sector pblico. Las organizaciones privadas sin nimo
de lucro estn incluidas como parte del sector voluntario. Se compone de
las empresas y las organizaciones cuya propiedad no es estatal. Las
entidades del sector privado, de este modo, estn en manos de personas o
de sociedades comerciales.
22. Consulte y escriba las departamentalizaciones o reas funcionales de
una empresa segn su organizacin jerrquica.

Dentro de una empresa hay varios departamentos, o reas funcionales. Una

posible divisin es:
Produccin: Es la creacin de un bien o servicio mediante la combinacin de
factores necesarios para conseguir satisfacer la necesidad creada. La produccin
trata todo lo relacionado con la planificacin y realizacin de la produccin; de la
obtencin de los elementos necesarios, la coordinacin de la produccin y la
entrega del producto al rea de comercializacin.
Logstica: es la funcin en conjunto de medios y mtodos necesarios para llevar a
cabo la organizacin de una empresa, o de un servicio, especialmente de
distribucin. Las actividades logsticas son el puente entre la produccin y los
mercados que estn separados por el tiempo y la distancia.
Direccin: Es la aplicacin de los conocimientos en la toma de decisiones; para la
discusin de este papel s debe saber como es el comportamiento de la gente,
como individuo y como grupo. De manera apropiada para alcanzar los objetivos de
una organizacin.
Recursos Humanos: tiene como funcin el trabajo que aporta el conjunto de los
empleados o colaboradores de una organizacin. Pero lo ms frecuente es llamar
as al sistema o proceso de gestin que se ocupa de seleccionar, contratar,
formar, emplear y retener al personal de la organizacin. Estas tareas las puede
desempear una persona o departamento en concreto junto a los directivos de la
organizacin.
Comercial (Marketing): tiene la funcin de promocin y venta de productos
existentes y el desarrollo de nuevos productos para clientes existentes y
potenciales, satisfacer las necesidades de los clientes. Un ejemplo: evala los
clientes potenciales de una empresa.
Finanzas: tiene como propsitos proporcionar la plantacin financiera y las
transacciones de negocios. Un ejemplo de sistema de informacin financiera es
por ejemplo el sistema de informacin para consultar el precio de acciones.
Administracin: Disciplina cuyo objetivo es la coordinacin eficaz y eficiente de
los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la mxima
productividad y calidad.
Sistemas de informacin: El sistema de informacin de una empresa es el punto
bsico para una buena gestin administrativa, ya que a travs de sus
componentes toma los datos desde la actividad para conducirlos en sucesivas
fases y grados de elaboracin, al proceso de decisiones.

21. Qu es un administrador?
Un administrador es aquella persona dentro de la empresa que soluciona
problemas, mide recursos, planea su aplicacin, desarrolla estrategias, efecta
diagnsticos de situaciones, etc., exclusivos de la organizacin a la que pertenece.
Los administradores dirigen las actividades de otras personas, convierten un
conjunto de recursos humanos, materiales, tcnicos, monetarios, de tiempo y
espacio en una empresa til y efectiva. Estos tienen la responsabilidad de realizar
acciones que permitan que las personas hagan sus mejores aportaciones a los
objetivos del grupo.
22. Las empresas se clasifican segn sea la actividad principal que realiza
cada una. Identifquelas:

Empresas del Sector Primario: Tambin denominado extractivo, ya que el

elemento bsico de la actividad se obtiene directamente de
la naturaleza: agricultura, ganadera,
caza, pesca,
extraccin
de
ridos, agua, minerales, petrleo, energa elica, etc.
Empresas del Sector Secundario o Industrial: Se refiere a aquellas que
realizan algn proceso de transformacin de la materia prima. Abarca
actividades tan diversas como la construccin, la ptica, la maderera, la
textil, etc.
Empresas del Sector Terciario o de Servicios: Incluye a las empresas cuyo
principal elemento es la capacidad humana para realizar trabajos fsicos
o intelectuales. Comprende tambin una gran variedad de empresas, como
las
de transporte, bancos, comercio, seguros, hotelera,
asesoras, educacin, restaurantes.
Empresa de comercio al por mayor y menor: Son las actividades destinadas
al expendio, compraventa o distribucin de bienes y mercancas, tanto al
por mayor como al por menor y las dems actividades definidas como tales
por el Cdigo de Comercio, siempre y cuando no estn consideradas por la
ley como actividades industriales o de servicios.

23.Escriba en no menos de tres reglones, que son las empresas del sector
terciario y de un ejemplo
Son todas las empresas que cuyo fin es el realizar trabajos fsico o
intelectuales pues incluyen capacidad humana. Comprende tambin una
gran variedad de empresas, como las de transporte, bancos, comercio,
seguros, hotelera, asesoras, educacin, restaurantes, etc. un ejemplo es
el grupo aval.
24.En seis reglones defina brevemente los antecedentes histricos de las
empresas

Desde el principio de los tiempos, los seres humanos se reunan y

compartan sus bienes, beneficiando de este modo a todo el clan o a todo el
ncleo familiar. Los excedentes de comida o excedentes de ropa o
herramientas podan ser intercambiadas entre los pueblos, de este modo se
crea el antecedente del comercio.
La revolucin industrial trajo consigo el nuevo tipo de empresa capitalista
que hoy en da conocemos tan bien.
25.Consulte el cdigo de comercio artculo 48 al 66. Y elabore explicacin
Artculo 48: Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas
comerciales. Todo comerciante conformar su contabilidad, libros, registros
contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones
de este Cdigo y dems normas sobre la materia. Dichas normas podrn
autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmacin, faciliten la guarda
de su archivo y correspondencia. Asimismo ser permitida la utilizacin de
otros procedimientos de reconocido valor tcnico contable, con el fin de
asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de
la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el
estado general de los negocios.
Artculo 66: Forma de practicar la exhibicin. El examen de los libros se
practicar en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia
de ste o de la persona que lo represente. El juez o funcionario har
constar los hechos y asientos verificados y, adems, el estado general de la
contabilidad o de los libros, con el fin de apreciar si se llevan conforme a la
ley, y en consecuencia, reconocerles o no el valor probatorio
correspondiente.
26.Consulte el cdigo contencioso administrativo art 25 y explique su
contenido
CAPTULO V
DEL DERECHO DE FORMULACIN DE CONSULTAS
Consultas
ARTCULO 25. Para hacer un derecho de peticin se debe incluir formular
consultas escritas o verbales a las autoridades, en relacin con las materias
a su cargo, y sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales.
Estas consultas debern tramitarse con economa, celeridad, eficacia e
imparcialidad y resolverse en un plazo mximo de treinta (30) das.
Para las respuestas en estos casos no comprometern la responsabilidad
de las entidades que las atienden, ni sern de obligatorio cumplimiento o
ejecucin.
27.Consulte la ley 57 de 1985 y elabore un mapa conceptual del tema

Reserva legal de
los documentos
cesara a los 30
aos

-Actos legislativos
y leyes
-Decretos del
gobierno
-Resoluciones

Ley 57
de 1985

Toda persona tiene

derecho a consultar
los documentos que
repose en empresas
publicas

Por la cual se
ordena la
publicidad de los
actos y
documentos
oficiales

28.Cite los artculos 54 y 60 del cdigo del comercio. Interprtelos con sus
propias palabras.

Art. 54 del cdigo del comercio.

Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial
Todo comerciante debe tener copia de la correspondencia que enve en relacin
con los negocios, en un medio que se conserve perfectamenteAs mismo se conservar la correspondencia que reciba en relacin de sus
actividades comerciales, con anotacin de la fecha, si se dio contestacin o de no
haberse dado.
Art. 60 del cdigo de comercio.

Conservacin de los libros y papeles contables reproduccin exacta.

Este artculo nos habla de la preservacin de los documentos y libros por lo
menos de diez aos contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ltimo
asiento, documento o comprobante.
Despus de este tiempo podrn ser destruidos por el comerciante siempre y
cuando se encuentre en un medio tcnico adecuado que garantice su
reproduccin exacta.
Antes de destruir un libro se deber verificar en cmara de comercio donde se
han registrado los libros y se verificara la exactitud de la reproduccin de la copia,
de esta manera el secretario de la misma firmara un acta en la que anotara los
libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento adecuado para su
reproduccin.
Para cuando se expida copia de un documento conservado como se prev en
este artculo, se har constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.