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ulo
Organizacin funcional
frente a organizacin por
procesos
Objetivos de aprendizaje
Evaluar si losprincipiosuniversalesdela
administracin se aplican boy en la economa
globalizada.
i Compararlas organizaciones por funciones y por
procesos, y evaluar sus ventajas y desventajas.
INTRODUCCION__________________________________________
1 estudio del diseo organizacional se inicia con la teora de la administracin cientfica
deFrederickW.Taylor(1911), que ayud a incrementar la productividad de las empresas con
base en la divisin del trabajo, la seleccin y especializacion de lo s trabajadores y la
optimizacin
de
tiempo
s
y
movimientos.
Posteriormente,
Henri
Fayol(1930)postulloselementosbsicosde la teora administrativa clsica, como la unidad
de mando, la dsciplinay direccin vertical, la jerarqua y el alcance del control,
componentes necesarios para la correcta administracin de empresas de mayor tamao.
Otrosautores, como ChesterBamard(1939)yElton Mayo (1933), propusieron incorporar
los elementos de motivacin, satisfaccin y relaciones humanas del empleado, como
medios necesarios para aumentar la productividad.
Terminada la Segunda Guerra Mundial, el mundo estaba convulsionado, y pareca que
Estados Unidos constitua la nica fuente de los productos manufacturados que el mundo
necesitaba. En este contexto, es decir en un mercado de solo compradores, cualquier tipo de
sistema gerencial hubiera tenido xito. Esta economa se bas en un tipo de gerencia
orientada a los objetivos, a las cifras, al producto, y organiz sus compaas por funciones.
Los buenos resultados obtenidos ocasion que se creyera que este sistema gerencial iba a
ser siempre exitoso.
Este sistema funcion con relativo gran xito todo el decenio despus de la guerra
mundial, hasta que empez a declinar durante los dos decenios siguientes; esto afect la
balanza comercial de Estados Unidos. La industria occidental empez a decaer y se hizo
sentida la necesidad de una solucin
Muchosestudososdeltemahanpresentandiferentespropuestasparaesta-blecer
el
cambio, quizas la mas conocida de ellas fue la presentada por el doctor W. Edwards
Deming, en 1950, quien no fue "profeta en su tierra* 1, y cuyo exitoso mtodo fue adoptado
por losjaponeses. Sobre sus resultados hemos sido testigos de la conversin deUapn en
una potencia mundial en tan slo 30 aos.
Este gran paso, que no se supo dar en Estados Unidos, en ese momento, se llama hoy el
TQM {Total QualityManagemeni)yconsiste principalmente en cambiar elenfoque
tradicional de la administracin por funciones aun sistema de administracin orientado a los
procesos, y obtener de esta forma una mayor productividad en las empresas, una
orientacin hacia el cliente, el perfeccionamiento y mejoramiento continuo, el trabajo en
equipo, y el darle al empleado la importancia como individuo ya sus contribuciones, entre
otros.
En 1960, Chris Argyris, Frederick Herzberg y Douglas MacGregor re racionaron la
especializacin del trabajo con la insatisfaccin y prdida de productividad del trabajador.
Las empresas estructuran su organizacin de acuerdo con estrategias que les permiten
alcanzar sus objetivos, basadas en la tecnologa de que disponen, el personal con que
cuentan y el tamao de la organizacin. De esta forma articulan el nmero de gerencias, las
funciones de cada una de ellas, la jerarqua y los niveles de autoridad, la estandarizacin de
los procesos, el nivel de especializacin de los puestos, entre otros. As, conforme con la
teora del enfoque de contingencias, una tcnica que funcion bien en ciertas empresas, no
necesariamente es buena para otras. La labor del gerente consiste en identificar con qu
tcnicas, en qu situacin,
ai qu momento, con qu recursos y con qu determinacin podrn obtenerse las metas planificadas.
La organizacin por funciones rene a todos los que realizan una o ms actividades
relacionadas entre s, por ejemplo ventas, produccin, ingeniera, etctera. En cambio, la
organizacin por procesos rene en una unidad de trabajo a todos los que intervienen en la
generacin de un producto, bien o servicio. Cada una de estas formas tiene
susventajasydesventajasalavez, segn el tamao de la empresa y delmedio ambiente interno
yextemo en que se desenvuelve.
U ORGANIZACION FUNCIONAL__________________________
Este tipo de estructura es laque ms se ha aplicado en Latinoamrica, especialmen te por las
grandes empresas del Estado. Este modelo tiene razn de ser en un medio empresarial
estable y poco turbulento, en economas protegidasy subsidiadas por el Estado, de escasao
nula competencia, monopolsticas y de visin de desarrollo hacia adentro.
Este tipo de organizacin se caracteriza por favorecer la rpida adquisicin de
destrezas, de facilitar el control del personal, de designar responsabilidades de manera
inmediata, de proporcionar una lnea de carrera a los empleados, de manejar de modo
eficiente losproductos (siempre y cuando sean pocos), el cumplimiento de las funciones
como responsabilidad prioritaria (muchas veces sin interesar los resultado s y la
productividad) y e 1 cumplimiento de los principios universales de la organizacin. Sin
embargo, se presentan serias desventajas que se agudizan cuando la lnea de productos
crece o la empresa se descentraliza. As, si la organizacin responde lentamente ante
cualquier cambio, se producen cuellos de botella debidoa la realizacin secuencial del
trabajo o procesamiento de las rdenes; la responsabilidad por un proyecto se di luye entre
los diferentesgerentese incluso, el personal de lnea y el personal ms calificado pierden
motivacin e inters en su trabajo. Adems de ello, se tiende a contratar personal en exceso,
posiblemente por la errnea idea de que eso hace ms importante una gerencia.
Esta organizacin se basa en los llamados principios clsicos universales de la
administracin (ver cuadro 3.1).
Un clsico organigrama funcional se presenta en la figura 3.1 que resalta las reas de
operaciones y logstica, por serlas que se enfocan en el presente libro. La pirmide puede
ser intenriinable.
Unidad de mando.
FUNCIONES O
PROCESOS?
Homogeneidad de funciones.
Q*adro3.1
Principios
clsicos
tersles
rte
Administracin.
un
lo
40
ACCIONISTA
S
DIRECTORIO
40
GERENCIA GENERAL
reas ejecutivas
40
FINANCIER
A
OPERACIO
NES
MARKETING
LOGISTICA
40
RECURSOS
HUMANOS
Planta
Control di
calidad
Mantenimiento PCP
Ingeniera
Mtodo* y
sistemas
Seguridad
industrial
Compras
Almacenes
Distribucin
Control
Cosos
fisica
inventarios
operativos
40
Figura 3.1
Una
organizacin
funcional.
tpica
Administracin
por
objetivos
o por funciones
(AFO)
Eh ello se basa la organizacin funcional que Peter R Drucker divulg como un mtodo de
planeacion en 1954, en su libro ThePracticeojManagement.De all surgieron
innumerables teoras, todas basadas en la de Drucker, que se usan cada da mas en los
negocios y en las instituciones pblicas.
La administracin por objetivos se refiere a un conjunto formal de procedimientos que
comienza con el establecimiento de metas, y prosigue hasta la evaluacin del desempeo.
Esta teora se basa en una filo so fa muy positiva acerca del ser humano ylo que lo
impulsa a trabajan De aqu nacen las conocidas teoras Yy Z.
PROCESO
DE
LA
ADMINISTRACIN
POR
LA
ORGANIZACIN
POR
PROCESOS
______________________________________________________________
Las organizaciones por procesos, o enrocadas al producto y a sus clientes, se caracterizan
por semejarse a minempresas independientes, donde el gerente o dueo del proceso es
responsable de la adquisicin de los insumos (materias primas o personas), el proceso de
produccin del bien o servicio, elmarketingy las ventas del producto; por tanto, asume las
utilidades o prdidas del mismo.
El gerente debe reportar a las oficinas centrales, donde se coordinan las relaciones con
otras unidades similares. Esta organizacin es ventajosa en la medida que permite una
rpida coordinacin entre el personal de la unidad, responde rpidamente a las variaciones
del entorno, esadecuada cuando existe una amplia variedad de productos, la
responsabilidades muy claray precisa; por tanto, el trabajo gana en cantidady calidad. Las
desventajas consisten en: la prdida de una visin integral de laempresaporpartede
losgerentes; elposib le surgimiento de conflictos entre las diferentes unidades de la
empresa; el trabajo acorto plazo yeldescuidodelmedianoy futuro y elconflcto entre
lacorporaciny la unidad oe negocios.
En algunas empresas de mediana envergadura ya estn empleado esta estructura. El
sector de construccin, debido a sus peculiares caractersticas, la usa con mayor frecuencia;
tambin pueden encontrarse algunos ejemplos enel sector de productos alimenticios
masivo^, donde la amplitud de productos hace necesaria la creacin de gerencias
porprocesos.
Una c lsica organizacin por proce sos e s la pre sentada por Hammer y Champy con
relacin a Texas Instrument y que se presenta en la figura 3.2.
Figura 3.2
COMUNICACIONES
CON
f
Mercada
CONCEPTO
lente
DESARROLLO
Organizacin por
procesos de Texas
Instruments.
EL
Formulacin
de> estrategia
Desarrollode
productos
Diverto y
apoyo
pars clientes
Despachos
de pedidos
En estos procesos puede verse cules son proveedoresy clientes, extemos o internos;
cada proceso est compuesto porun grupo heterogneo de personas con formacin
profesional o tcnica. Puede evaluarse la productividad del proceso en fimcin de los
recursos que usa y de to^
Un costeo basado en actividades (ABC) es ms fcil de realizarse por costearse los recursos que
cada actividad del proceso requiere. Cada proceso es unaminiempresa (inanoeconomal). Un
gerente general maneja la organizacin con un staff inlegrador
Podra atribuirse la paternidad de esta nueva forma de gerenciar a Deming, Juran
yCrosby, quienes volcaron sus ideas en bu sea de una mejor forma de conducir las
empresas.
El ms conocido de ellos es W. Edwards Deming 1, el padre de la reconstruccin
industrial de Japn, quien asesor desde 1950 a diversas compaas en ese pas y las llev a
tomar conciencia de la necesidad de aplicar la calidad total en las empresas; es decir, el
buen uso y mximo aprovechamiento de los recursos de la organizacin
La oportunidad de ser impulsores de este gran cambio que trae como consecuencia la
reaccin en cadena de la calidad, se muestra en la figura 3.3.
W. E. Deming formul su teora de la reaccin en cadena de la calidad, piedra fundamental de la filosofa del TQM (Tora!
Quality Management).
Mejorar la
procesos
calidad
de
los
Figura 3.3
Reaccin en cadena
de a calidad.
Esta reaccin tiene erectos no slo multiplicadores sino rpidos para adquirir la
ansiada competitividad empresarial Esta nueva manera de gerenciar se basa en ver a toda la
empresa como un gran proceso; mediante la fhigalizacin o divisin de los procesos se
obtienen procesos cada vez ms pequeos, pero no por ello menos importantes, pero s ms
fciles de administrar (verfiguras 3.4 y 3.5).
Esto hace a que se tenga una mejor visin de la empresa y se pueda o^terminar con
ms claridad dnde est fallndose.
O recio;
PI
P2
Productos
ios
Bienes
PROCESOS
Servici
P4
P6
EXTRADAS
SALIDAS
Indirectos
P3
P5
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Proceso ampliado/extendido
Tipos
Salidas
Productos
Enti da
s
Directos
; materia prima
(proceso de
bienes)
Indirect
os
personas
(procesos de
servicios)
materiales de apoyo a directos
Figuro 3.4
ID
fiugalizocin
de procesos.
Asimismo, sirve para que existaunamejor orgariizacin enel trabajo; porejem-plo, los
presupuestos asignados a cada departamento no son cargados aun centro de costos, sino
acada proceso, segn la concepcin del costeo basado en actividades (ABC: Acvity
Based CostingX que puede determinar de manera mucho ms eficiente dnde se estn
invirtiendo los recursos (costos) y qu resultados (beneficios) se obtienen; crea adems el
concepto de clientes internos.
Los empleados tienen la oportunidad de dar sus opiniones acerca de la mejor
organizacin del proceso, ya que el planeamiento del proceso se hace normalmente en
equipo. Otra ventaja esque laadministiacinporprncesospenniteuna mejor utilizacin de la
tecnologa de la informacin, y fomenta de manera ms adecuada el trabajo en equipo,
comparado con la antigua forma de administrar que no lo permita. En la administracin por
objetivos loque se buscaba era el desempeo personal con el fin de detenminarlos aumentos
de sueldo, promociones y otros incentivos, que muchas veces no eran concordantes con los
objetivos empresariales.
La figura 3.6 muestra un tpico proceso interfuncional, donde se deja ver cmo
diferentes funciones aportan a la realizacin de un proceso de la empresa.
FRUGALI
Entrada
(cliente
)
P1
P2
P4
P6
Salida
(cliente
P7
satisfecho)
Inri i recios
P3
_
^
P5
PS
Proceso
Entrada
Indirectos
Pl
P2
P3
P4
PS
P6
P7
PS
Salida
clientes (insumos)
vveres - licores tep-Jy")
proceso de recepcin (operativo)
proceso de bar (operativo)
proceso de almacenaje1 (administrativo)
proceso de comedor (operativo)
proceso de cocina (administrativo)
proceso de despedida (operativo)
proceso de iacturacin (administrativo)
procese contable (administralivo)
clientes satisfechos, que regresen y traigan otros
TcJo esto bien planificado y correa l l ^ i l j o re i nizacirj bicial de k empresa, a una IIIUV . LICOI . LI un pii^x-sodccalidadtotaloaun proceso
de reingeniera de sus procesos.
Figuro 3.6
Clasificacin de los procesos
Los procesos pueden clasificarse en dos tipos diferentes, cada uno de los cuales nece sita
un tipo diferente de administracin:
Operativos: los que tienen contacto con el cliente extemo durante el pro-ce so o
al final deste.
no tienen
IBM
Proceso de captura de informacin del mercado. Proceso de desarrollo de
servicios. Proceso de relaciones conelclente. Proceso de anlisis financiero.
XEROX
OPERACIONES
Cuodro 3.2
Desarrollo de productos.
Adquisicin por dientes.
Identificacin
de
Manufactura.
Administracin de compras.
Servicio posventa. Logstica
integrada.
ADMINISTRACIN
Moni toreo del desempeo. Administracin de la informacin. Administracin de activos.
Administracin de recursos humanos. Planeamiento y asignacin de recursos.
Tomado de T. Davenport
Profesos tpicos
en
empresas
manufactureras.
I DE LA ORGANIZACION FUNCIONAL A LA DE
PROCESOS
______________________________________________________________
La reciente apertura de los mercadosa la competencia internacional, asi como al marco de
privatizacin del sector empresarial del Estado en muchos pases, han cambiado
drsticamente el entorno en que se desenvolvan las empresas. Muchas de ellas han
quebrado, pues no soportaron las duras condiciones del mercado, ni la prdida del
proteccionismo estatal. Otras tuvieron que reconvertirse rpidamente, reducir costos,
bajarmrgenes y desprenderse de activos.
Los esquemas organizacin ales de hace apenas un lustro ya no funcionan adecuadamente y es necesario buscar otros que mejoren la eficiencia y rentabilidad de las
empresas.
Las empresas del Estado comenzaron por incentivar el retiro de personal, disminuir la
gran cantidad de niveles gerenciales y eliminar todas las actividades que no fueran el
negocio principal de la empresa. Las actuales gerencias se dedican a sanear el patrimonio
de la empresa, mejorar la productividad de la misma y, finalmente, iniciar un agresivo
programa de privatizacin. De manera similar, el empresario privado ha iniciado procesos
de reajuste en sus plantas productivas y en sus operaciones, en general. El consumidor
puede elegir en este momento y exige productos de mejor calidad a precios ms bajos.
Este nuevo contexto favorece la organizacin por procesos, sobre todo en las empresas
que tienen diferentes centros de produccin o que manejan una amplia diversidad de
productos. Para permanecer en el mercado se requiere que las decisiones sean tomadas
rpidamente, que las gerencias reaccionen con prontitud a su entorno, que cada planta o
centro de costos produzca la rentabilidad necesaria.
Esto no significa que la organizacin funcional deje de ser vlida para muchas
pequeas y medianas empresas, donde el tamao y complejidad de sus procesos no amerita
el desdoblamiento en centros de costos diversificados.
Un resumen comparativo de ambos tipos de organizacin se presenta en el cuadro 3.3.
ORGANIZACIONES FUNCIONALES
especialidades.
Divisin efectiva
del
trabajo.
Mejores tiempos
y equipos.
de
Cuadro 3.3
Comparacin entre
organizaciones
funcionales y por
procesos.
respuesta (rapidez).
centralizado.
Efectiva contratacin
y lnea
de carrera de
expertos.
NIVEL DE CAMBIO
PUNTO DE INICIO
FRECUENCIA
DEL CAMBIO
TIEMPO
REQUERIDO
PARTICIPACIN
PANORAMA
INSPECCIN
CALIDAD TOTAL
INNOVACIN
RUTINARIA
MEJORAMIENTO
RADICAL
Ninguno
Proceso existente
Progresivo
Mayor
Proceso existente
Continuo
Corro
Abajo-arriba
Estrecho
Intermedio
Arriba-abajo
Mediano /
Dentro funciones
RIESGO
FACILITADOR
Bajo
Visual
Radical
Cambio total del proceso
Una vez
Largo
Arriba-abajo
Muy amplio
Interfuncional
Moderado
Control estadstico
Muy alto
Sistemas y tecnologa de
informacin
TIPO DE CAMBIO
Ninguno
Cultural
Estructural Cultural
Nivel de cambio
en procesos
Innovacin
radical
1900 Administracin
cientfica
1950
1990
Calidad total Red i seo total
AO
FRECUENCIA CONTEXTO
RESULTADOS
PROYECTO
f UNA VEZ
MEJORAMIENTO CONTINUO
; > Administracin de la calidad total
MEJORAMIENTO
INCREMENTAL
INNOVACION RADICAL
Cuadr
o 3.5
Enfoqu
es
para el
mejora
miento
de los
negoci
os.
(TQM>*.
Mejoramiento de los procesos del
negocio (BFTj*
Costee basado en
actividades (ABC)'.
No aplicable.
* Siglas en ingls:
AVA: Activity Vaue Analysis. OVA;
Overhead Vahe Analysis. PVA:
Process VaVue Analysis.
TQM:
BPh
ABC:
BPR:
51
ENFOQUE TCNICA
HERRAMIENTAS
METODOS
OBJETIVO
RAICES
Csico basado en
acuidades (ABC)-
Reducir cosios.
Concentrarse en disertar un
solo proceso, redudr costos y
tiempos.
Mejorar continuamente uno o
iodos los procesos en funcin
de costos, tierno-}, calidad.
Mejoramiento de los
proceros del nagodD
m*
lua-enlerfa.
de la informacin.
Desarrollar un sisiema a lo
largo de un proceso.
Innovacin y reingenleria Usar facilitadores para
de los pnxesos del
mejorar radicalmente
negocio (BPR].
los procesos clave.
Administracin de |a calidad
total (TQM>.
Anlisis de sistemas.
Sistemas competitivos.
Cuadro 3.6
Visin de los diferentes enfoques.
51
52
Etapa 1 Conceptos generales en la gestin de operaciones
Resumen ejecutivo
gerencia,
O Las empresas tradicionalmente se organizan por
funciones. Hoy, la tendencia es la organizacin O por procesos.
O La organizacin funcional se basa en los principios administrativos
clsicos universales unidad de mando, homogeneidad de
Junciones, alean- O ce de control y delegacin de
autoridad.