El Hotel Tulum Resorts, desea incluir en sus servicios, la renta de un Gran Saln

de Eventos, el cual ser uno de los ms grandes de la Riviera Maya, con una vista
espectacular al mar. Especficamente se pretende atraer turismo de negocios,
adems de promotores de espectculos. Para esto, se necesita crear un nuevo
puesto, el de Coordinador de Eventos, el cual ser un subordinado del
departamento de Ventas del Hotel.
El gerente de Recursos Humanos no tena la descripcin y el anlisis de este
cargo, debido a que es un puesto de nueva creacin, y no sabe cmo recolectar la
informacin al respecto para configurar las especificaciones que se exigiran a los
aspirantes. Incluso no haba pensado en que tcnicas de reclutamiento empleara
y qu preguntara a los candidatos; tampoco haba pensado en cul sera la
secuencia del proceso de seleccin, aunque vea que era una excelente
oportunidad para demostrar a los directores su capacidad de planear y llevar a
cabo un buen trabajo. Sin embargo, cmo presentar y detallar esta encomienda?
Imagina que eres el Gerente de Recursos Humanos del Hotel y realiza lo
siguiente:
1. Descripcin del puesto (Actividades que se deben realizar en este puesto)
2. Requerimientos del puesto (Requisitos que debe cumplir el candidato a este
puesto)
3. Describe el proceso de reclutamiento (tipo de reclutamiento, medios de
reclutamiento, etc., etc.).
4. Describe el proceso de seleccin (caractersticas, entrevista, exmenes o
pruebas, etc)
5. Plan de induccin y capacitacin
****Este foro es de lectura, el archivo debe subirse en el apartado correspondiente.
El documento de Word, debe tener Portada, Introduccin, Desarrollo de la
actividad, conclusin y referencias en caso de haberlas).
DESCRIPCIN DE PUESTOS
OBJETIVO DEL PUESTO
Apoyar en el servicio de logstica para la realizacin de eventos institucionales.
RELACIONES OPERATIVAS
Internas y Externas
FUNCIONES
1.- Asistir en el acondicionamiento de los espacios fsicos para la realizacin de los
eventos, de acuerdo a las rdenes de trabajo inherentes a su rea de adscripcin.
2.- Proporcionar los servicios de logstica y cafetera, requeridos para la realizacin de
eventos institucionales, conforme los procedimientos establecidos en su rea.

3.- Apoyar el traslado de materiales, equipo o insumos solicitados para la realizacin de

eventos, conforme a su mbito de competencia.
4.- Colaborar en la preparacin de insumos o materiales a fin de proporcionar los apoyos
que estn incluidos en las rdenes de servicio turnadas por su jefe inmediato.
5.- Elaborar el reporte diario de actividades y trabajos efectuados, para conocimiento de
su jefe inmediato.
6.- Verificar la suficiencia de material, reportando a su jefe inmediato las necesidades de
suministro para la atencin adecuada de los eventos.
7.- Reportar las necesidades de mantenimiento y reparacin de los equipos y mobiliario
necesario para el desahogo de los trabajos asignados
PERFIL CONOCIMIENTOS
Conocimientos bsicos en la elaboracin de materiales e insumos para la realizacin de
eventos institucionales; en materia de organizacin de eventos y logstica.
EXPERIENCIA LABORAL / HABILIDADES
Eficiencia y eficacia en el traslado y preparacin de insumos para la realizacin de
eventos institucionales; para la organizacin y prestacin de servicios en asuntos
legislativos.
ACTITUDES
1.- Iniciativa
4.- Responsabilidad
2.- Cooperacin
5.- Institucionalidad
3.- Efectividad
6.-Discrecionalidad
DESTREZAS
MANUALES: destrezas motrices.
MENTALES: Racionalidad, objetividad y creatividad que permitan brindar el servicio de
logstica en la realizacin de eventos institucionales.

Una fuente importante de ingresos para los hoteles y centros de conferencias

viene de organizar eventos como bodas, reuniones, reuniones y cenas para
empresas y organizaciones. La logstica y ejecucin de estos eventos son la
responsabilidad del gerente de eventos: un coordinador de servicios
gastronmicos y hoteleros.
Funcin
Un gerente de eventos supervisa todos los aspectos de un banquete o evento,
incluyendo la decoracin, la seleccin del men, preparacin de los alimentos,
el servicio y la limpieza. Estn a cargo de la contratacin, formacin,
asesoramiento, y revisin de la disciplina del personal del evento.
Tipos
Los gerentes de eventos realizan visitas, degustaciones de alimentos y asisten
a reuniones para extender la red de contactos para vender su ubicacin a los
posibles clientes. En los hoteles o resorts muy grandes, las funciones de un
gerente de eventos se pueden dividir entre un coordinador de eventos, un
coordinador de servicios y logstica, y un chef de eventos o jefe de cocina.
Horas
Los gerentes de eventos trabajan de 12 a 15 horas por da, acumulando con
frecuencia ms de 50 horas semanales. Se espera que estn disponible en las
noches, los fines de semana y en los das feriados, que es cuando muchos
eventos se llevan a cabo.
Capacitacin
Los gerentes de eventos suelen tener una licenciatura o estudios de profesional
asociado en servicios gastronmicos o en administracin de hospitalidad.
Algunos gerentes de eventos comienzan a trabajar en puestos bsicos al
principio y se van abriendo camino para ascender posiciones, o completan los
programas de capacitacin gerencial en las grandes cadenas hoteleras o
complejos tursticos.
Consideraciones
Ser un gerente de eventos puede ser estresante. Se requiere resolver
rpidamente los problemas que surgen durante un evento. Suelen pasar largas
horas de pie y con frecuencia se requiere levantar objetos pesados, tales como
mesas, sillas y bolsas grandes de productos alimenticios.
Una posicin importante en la industria de la hospitalidad y del servicio
gastronmico, es el de un coordinador de eventos que planifica y
supervisa los eventos gastronmicos, bebidas y entretenimiento
celebrados en restaurantes, hoteles, centros de convenciones o centros
tursticos. Los almuerzos, entregas de premios, recaudacin de fondos,

desfiles de moda, convenciones y banquetes de boda son algunos de los

eventos puede hacer un coordinador de eventos involucrado. Con mucho
trabajo orientado en los detalles que a menudo involucra largas horas, el
papel puede ser estresante, pero tambin gratificante para las personas
con una buena direccin en la organizacin, y habilidades relacionales.
Ventas y mercadeo
Adems de los servicios de reserva, algunos coordinadores de banquetes son
responsables de la promocin y venta de servicios de su empleador a los
clientes potenciales. Una empresa que planea una convencin o una futura
novia en busca de un hall de recepcin puede limitar sus opciones ponerse en
contacto con los coordinadores de banquetes, que deben ser capaces de
describir minuciosamente sus servicios, cmo stos sern coordinados,
asesorados y formular recomendaciones sobre la base de los deseos del
cliente, adems de ser capaz de trabajar dentro de las condiciones
presupuestarias.
Planificacin y coordinacin de alimentos
Los coordinadores de banquetes debe tener conocimiento de las tcnicas de
preparacin de alimentos y estilos as como las leyes y los reglamentos de
licores. Una vez el cliente ha hecho la seleccin de la comida y la seleccin de
bebidas, el coordinador de banquetes se asegura de que todo est preparado y
presentado a las expectativas del cliente. Esto implica la comunicacin con los
chefs, gerentes de alimentos y bebidas y el personal, as como a veces las
entrevistas y la contratacin de servicios de proveedores de alimentos e
instruccin de su personal. El coordinador de banquetes supervisa la puesta en
marcha de las instalaciones, teniendo cuidado de que hayan mesas y sillas
suficientes, que las zonas de servicio estn disponibles y arregladas para
facilitar el acceso, que las tarjetas de los nombres estn correctamente
colocados, la mantelera est limpia y que todos los utensilios para servir y
comer estn disponibles. Estn pendientes que no falten alimentos ni bebidas y
que todas las reas del saln de banquetes permanezcan limpias y libres de
desorden. Tambin es vital que los coordinadores de banquetes estn al tanto
de todas las normas del departamento de salud y reglamentos relacionados
con los servicios gastronmicos.
Oraganizacin de las instalaciones
El coordinador de banquetes cubre todas las bases al asegurarse de que el
evento no carecer de las disposiciones necesarias para su buen
funcionamiento. Esto incluye consultar con el personal tcnico de construccin
y mantenimiento para que los micrfonos estn funcionales y en su lugar,
todos los enchufes elctricos y detectores de humo estn en condiciones de
seguridad y de trabajo, y que las pantallas, proyectores, computadoras y todos
los otros tipos de audio y vdeo estn configurados y colocados correctamente.
El coordinador de banquetes se asegura de que el podio de los oradores, el
escenario para las bandas y las instalaciones son seguras y estn listas para
los DJs, y que todos los sistemas de iluminacin y sonido estn probados.
Tambin dirigir a los floristas, a las empresas de catering, a los decoradores y

a los artistas sobre dnde entregar, organizar y almacenar los elementos

necesarios para sus funciones especficas en el evento.
Solucin de problemas
Si bien el objetivo de un buen coordinador de banquetes es ver que los eventos
procedan sin ningn tipo de complicaciones, pueden surgir situaciones que
estn fuera del control del coordinador. Esto podra incluir que los empleados
llamen avisando que estn enfermos en el ltimo minuto, problemas tcnicos
con el equipo y las inclemencias del tiempo que amenazan con arruinar un
evento al aire libre. El xito de los coordinadores de banquetes es que se
anticipen a los problemas y tengan planes de respaldo en su lugar, as como
tambin personas disponibles quienes pueden corregir estas situaciones. El
coordinador de banquetes debe ser un solucionador de problemas que puede
tomar decisiones rpidas y delegar responsabilidades sin dejar de ser
profesional y agradable en medio de una situacin estresante.
Preparacin de la carrera
Muchos establecimientos prefieren que los coordinadores de eventos posean el
ttulo de licenciado en administracin hotelera, de negocios o un rea similar
de estudio. La experiencia tambin es clave para obtener esta posicin, y
muchos coordinadores inician sus carreras en los rangos inferiores de servicio
de alimentos.

UNIDAD 3
Autorreflexin de contenidos
1. De los temas abordados en sta unidad Cul fue el que me dej mayor aportacin
en mi vida laboral, cotidiana o en ambas? y Por qu?
2. Realiza un pequeo ensayo de media cuartilla, sobre el ambiente laboral en general
de nuestro pas, especficamente en el tema de Recursos humanos.
Autorreflexin de sobre actividades o evidencias
1. Considero que la actividad de la evidencia de aprendizaje de la unidad 3 me
ayud a que los temas anteriores se reforzaran? Porqu?
2. Qu actividad de aprendizaje fue la que ms me gust y aprend? Porqu?
3. Qu actividad de aprendizaje fue la que menos me gust, qu le quitara o
propondra?
Autorreflexin de sobre su aprendizaje
1. Qu aprend de cada tema visto en sta unidad?
2. Incorpora una conclusin general sobre el Curso Capital Humano, sobre la materia,
el apoyo de tu facilitador, etc.