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Portal Educao
CURSO DE
Aluno:
EaD - Educao a Distncia Portal Educao
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CURSO DE
MDULO V
Ateno: O material deste mdulo est disponvel apenas como parmetro de estudos para este
Programa de Educao Continuada. proibida qualquer forma de comercializao ou distribuio
do mesmo sem a autorizao expressa do Portal Educao. Os crditos do contedo aqui contido
so dados aos seus respectivos autores descritos nas Referncias Bibliogrficas.
MDULO V
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Vdeo motivacional
O Valor de um Tempo
Disponvel em: http://migre.me/58hSn
Acesso em: 28 jun. 2011.
Voc j ouviu essa frase: o tempo no para? Isso mesmo, o poeta Cazuza
foi quem a eternizou... E realmente o tempo no para mesmo. Vivemos em um
mundo que anda rpido, no ritmo dos nano segundos, uma compresso do tempo
to pequena que seria como se a vida til de um homem de 40 anos de trabalho
fosse comprimida em menos de cinco minutos.
O tempo o nico ativo que no conseguimos recuperar, pois o nico que
nenhuma tcnica, tecnologia, metodologia ou mesmo poltica de relacionamento
consegue fazer com que volte atrs. Para as organizaes esse aprendizado
fundamental para entender alguns pontos na relao com seus clientes internos,
externos e potenciais. Nada causa maior desconforto, nos dias de hoje, do que a
sensao de frustrao pela perda de tempo, no verdade?
Voc gosta de perder mais do que um minuto para ser atendido ao telefone?
Mais do que alguns segundos para receber uma mensagem pelo e-mail? Que tal
ficar mais do que 15 minutos em uma fila para pagar uma conta (olha que estou
sendo generoso com esta lei sobre atendimento bancrio)? A revoluo j comeou,
mas que revoluo esta?
A nossa, atualmente, ningum mais tolera ter que aguardar algo.
inconcebvel tratar o cliente com desrespeito, afinal o poder est nas mos dos
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clientes. Sabe por qu? O cliente mudou, o mercado mudou, mas as empresas
ainda esto pensando se preciso mudar. No preciso dizer o que a demora na
mudana de atitude pode representar para as organizaes que no acompanharem
esta tendncia. Na verdade, as nicas certezas, nesses tempos de tantas
turbulncias so mesmo as mudanas; por isso, acreditamos que a questo no
deve ser mais se a mudana ir bater na porta da sua organizao, mas quando
isso ocorrer? Simples assim. Complexo assim.
Portanto, carssimo importante que faamos uma agenda do tempo, em
que possamos estipular o tempo real que utilizaremos para determinadas atividades.
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O trabalho que pode ser dividido em lotes permite que voc se prepare e se
organize para ele de uma s vez, ao invs de ter de faz-lo vrias vezes se o
trabalho for feito aleatoriamente. Por exemplo, ao criar uma rotina de atender as
ligaes importantes em horrios curtos todos os dias, fazendo com que as outras
pessoas possam tambm se habituar a ligar sempre nos mesmos horrios. Uma
mensagem de correio de voz ou orientaes sua secretria, indicando o seu tempo
disponvel e solicitando uma escolha por parte de quem liga, pode auxiliar muito.
Analise e divida todo seu material de entrada (papis, correio eletrnico,
correio de voz e ligaes), dedicando-se um tempo definido para tratar deles. Divida
suas funes de rotina de seu trabalho em lotes, criando-se blocos de tempo com
horrios definidos, ou seja, reservar horrios fixos todos os dias para tratar do
correio eletrnico, das ligaes, dos papis, entre outros.
19 EVITANDO O ADIAMENTO
Grande parte das pessoas muito engenhosa, no que diz respeito a adiar os
compromissos. A lista e motivos pelos quais uma tarefa no pode ser concluda so
interminveis. O adiamento consome mais tempo no trabalho do que em qualquer
outro lugar. Infelizmente, grande parte das pessoas tem o costume de adiar suas
obrigaes e neste tpico discutiremos como evitar e superar o adiamento.
Precisamos ser to espertos para concluir as coisas quanto somos para
adi-las. Insista at encontrar a soluo para cada problema sem adi-lo. a que
voc deve concentrar o poder de sua mente e no em desculpas inteligentes, mas
para isto voc necessitar de concentrao necessria. Lembra que discutimos?
No so todas as tarefas que so possveis de serem resolvidas no exato
momento, algumas dependem de outras pessoas ou fatos, dados indispensveis no
momento, e so essas que devem ser classificadas como pendncias, priorizando
as principais. H tambm de se ter pertinncia, pois h tarefas que so
verdadeiramente fteis e no devem merecer ateno imediata.
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1. Faa agora e far uma vez somente: No fique lendo e relendo para
fazer uma ao. Leia e aja. J falamos sobre isso, mas bom relembrar, ao pegar
no papel ou documento pela primeira vez deve-se resolver de imediato, tratar do
assunto e direcionar o papel para o lugar certo, no deixe nada parado. Quanto mais
se adiar uma tarefa, outras mais se acumularo. Portanto, ao se tratar de um
assunto, deve-se resolver no ato (faa agora), para no simplesmente trocar o
problema (papel) de lugar.
importante que se faa tudo de uma vez s, no compensa perder tempo
para ler cada um dos documentos, para ler depois analisar e por fim tomar uma
providncia. O correto logo que se comear a resolver um assunto, faz-lo de uma
s vez, eliminando-se etapas desnecessrias do processo de trabalho.
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20 DELEGANDO FUNES
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FIGURA 18
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Se voc tem o apoio de uma equipe, certifique-se se ela est ciente de suas
prioridades. No s voc pode delegar tarefas a eles, como tambm pode us-los
para evitar desperdiadores de tempo. E sempre necessrio que eles tenham todo
o apoio de que precisam.
21 DIFICULDADE DE DIZER NO
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FIGURA 19
preciso identificar o momento certo para dizer no, porque existem vrios
significados do no, mas se for preciso dizer no, diga. Em resumo, o no
indicado quando:
H outra prioridade;
A atividade estranha ao plano estratgico da empresa;
A atividade aumenta o custo, sem trazer o benefcio correspondente;
O esforo relativo execuo da atividade no compensa o resultado;
A atividade diminui o lucro, sem trazer contrapartida positiva.
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Muitas pessoas tiveram que dizer sim durante toda sua vida para no sofrerem
castigos quando crianas, para mostrarem que so amveis, para se sentirem
queridas e solicitadas, e at mesmo para no terem de tomar uma posio que
desagradasse aos outros.
Passo a passo:
1. Admita, antes de tudo, que impossvel agradar a todos durante todo o tempo.
H situaes que, se voc quiser ser voc mesmo, ter que discordar de algum,
ter de dizer no.
2. No acredite que, se viver concordando com todos e fazendo tudo o que todos
lhe pedem, voc ser a pessoa mais querida do mundo. Mentira! mais provvel
que seja a mais esquecida nos bons momentos, pois voc estar cansada,
esgotada e reclamando de tudo que fez.
3. No pense que se disser sempre sim aos outros ter um reconhecimento
incondicional, pois voc acabar cometendo muitos erros por se sentir
sobrecarregada e ansiosa para conseguir realizar tudo o que prometeu.
4. Observe as pessoas mais respeitadas e admiradas nos ambientes que
frequentamos: elas so capazes de olhar nos olhos dos outros e dizer sim quando
querem dizer sim e dizer no quando querem dizer no. No mentem e no
concordam s para agradar algum.
5. No lamente perder a simpatia de algum das suas relaes por voc ter dito um
no verdadeiro. Se isso aconteceu, creia que algum que no sabe respeitar os
outros, voc no ter perdido um bom amigo!
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6. No aceite chantagens do tipo: Tinha certeza que voc ia fazer isso por mim,
que voc no iria me desapontar..., S voc pode me ajudar nisso, por favor no
me diga no!. Diga no sempre que algo que lhe for pedido no esteja de acordo
com suas convices e com seus princpios.
7. Diga no com simpatia e sinceridade, sem agressividade ou falsas justificativas.
Diga no com firmeza e determinao, e no volte atrs por medo.
Ateno:
Encoraje-se para mudar e agir como gente grande, que diz o que acredita, e
assume as consequncias. Prepare-se para a surpresa que causar nos outros que
nunca ouviram um no de voc. Eles podero reagir fortemente contra voc, at
que se acostumem com seus limites.
No desista, voc poder ter crises de insegurana e de incerteza, pois estar
experimentando um novo padro de comportamento, v em frente.
Acredite que mudar no para qualquer um, s para quem tem coragem.
22 IMPREVISTOS E INTERRUPES
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aplicar:
Agenda de tarefas e calendrio: todos os dispositivos eletrnicos
carregam algumas ferramentas disponveis em seus servios j embutidos e
uma delas a agenda de tarefas e o calendrio. At mesmo o mais simples
celular possui o que no te d chance para desculpas.
Aprenda a colocar neles os seus compromissos da semana, do ms e
futuros. Essa atitude vai gerar em voc um senso de organizao muito
interessante que vai te levar, em alguns casos, a declinar de um compromisso
devido a outro j marcado. Esse fato no ocorreria caso voc no tivesse
consultado sua agenda, certo? E a, neste caso, voc teria que espremer o
seu dia caso quisesse atender aos dois compromissos.
Atualmente existem milhares de programas de transferncia e
sincronizao de agendas e calendrios para que voc mantenha os mesmos
dados em casa, na rua e no trabalho, alm de servirem de backup quando
voc perde ou troca de dispositivo.
Incluo nesta parte os alarmes que estes dispositivos possuem. So to
teis quanto agenda de tarefas e o calendrio. Trabalho em excesso: s
vezes necessrio que se trabalhe um pouco alm do horrio normal, o que
no est errado, porm mesmo em situaes como estas, se permita sair no
horrio normal mesmo no meio da crise para que o seu crebro entenda e
reaprenda que este o seu horrio habitual.
muito comum ver executivos carem na rotina de ficar no escritrio
seguidamente devido ao fato de uma necessidade passageira se tornar um
hbito, neste caso, muito ruim. Caso a necessidade seja um pouco
prolongada, tente chegar mais cedo e sair no horrio normal. Faa uma
ginstica neste dia para que o cansao te permita uma noite de sono e no
leve tarefa para casa.
Divirta-se, mesmo em um dia que no seja muito comum. Faa algo
fora da rotina! Aprenda a delegar e a dizer NO: duas tarefas muito difceis
para os exigentes e perfeccionistas, mas aprenda a no cair na tentao.
Libere as tarefas gradativamente para aqueles que podem te ajudar a
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complet-las.
No tenha medo, caso contrrio voc vai ficar cada vez mais no fundo
do poo e lembre-se que ningum executa uma tarefa da mesma forma que
outra pessoa. Esta regra bilateral, ou seja, voc tambm no executar uma
tarefa igual ao seu solicitante, claro que quanto maior a similaridade muito
melhor.
J dizer NO pode ser muito fcil para aqueles que no carregam o
esprito de colaborador em si, porm uma tarefa dificlima para aqueles que
normalmente so voluntrios ou buscam colaborar com os outros. Se voc
quiser ter o SEU tempo melhor aproveitado ento aprenda a dizer NO para
aquelas pessoas ou tarefas que no caibam no seu prato, caso contrrio
voc que ficar sobrecarregado. Seja sincero e educado no hora de dizer
NO, mas diga se achar necessrio.
E-mails: Hoje vivemos e sobrevivemos base da comunicao e, se
por um lado nos ajuda, por outro devemos nos policiar para que estas aes
no ocupem todo o nosso tempo. Responder s mensagens eletrnicas uma
destas tarefas. Se optar por acessar a sua caixa de mensagens ento
responda de imediato sempre que souber a resposta, no deixe que o prazo
estipulado pelo solicitante seja o seu limitador.
Responda logo! Elimine aquelas mensagens que no tm utilidade,
apague-as de uma vez, caso contrrio voc se sentir na obrigao de l-las.
Nesta rea eu destaco: convites para feiras e cursos em locais muito
distantes, prazos expirados, assuntos que no tm a ver com o seu interesse
e as correntes de mensagens.
Na hora de responder veja se realmente necessrio copiar toda a
lista, muito comum essa prtica e s leva a encher a caixa postal dos outros
(ou a sua quando voc o recebedor). Passe esta orientao aos seus
colaboradores, ela vai te aliviar bastante e fazer com que seu tempo de leitura
de mensagens seja reduzido.
muito comum fornecedores e clientes solicitarem dados para toda a
lista
de
e-mails
da
sua
empresa,
neste
caso,
retorne.
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Telefone: faa um bom trabalho na sua empresa para que saibam filtrar as
ligaes telefnicas e pass-las para a pessoa adequada.
Tal e qual os e-mails, atualmente fcil conseguir o nmero de
telefone de quase todo mundo e por esta razo cair no seu ramal vrias
ligaes de todo tipo de propaganda, oferta de servios, busca por
informaes e outras mais.
Seja objetivo e quando a ligao no for para voc, informe ao
interlocutor, com clareza, o ramal da pessoa com a qual ele queria falar para
que numa prxima oportunidade ele no ligue novamente no seu ramal. Isso
certamente j aconteceu com voc, ou no?
Interrupes e imprevistos: as interrupes devem ser evitadas e
analisadas quando acontecerem. Lembre-se que alguns minutos de orientao
hoje podem te poupar muito tempo amanh. Muitas interrupes acontecem
simplesmente porque o interlocutor no quer fazer uma busca mais detalhada
ou tem preguia mental, evitando o esforo da busca e transfere a
responsabilidade para voc sempre. Uma vez ou outra tudo bem, mas
SEMPRE que causa problema.
Importante: nem de longe estou falando sobre no colaborar ou no
trabalhar em equipe, estou aqui citando aquelas situaes que muitos de ns
j passamos de recebermos toda a carga de responsabilidade informal de
responder ou saber de tudo o que ocorre no departamento do lado.
Imprevistos, da mesma forma, devem ser analisados de forma objetiva
e preventiva, pois eles certamente ocorrero sempre. Um tempo livre
importante nestas situaes, portanto se voc vai estabelecer um tempo para
uma reunio ou para atender um fornecedor lembre-se que computadores
param de funcionar sem aviso prvio, carros furam pneus, trnsito sinnimo
de engarrafamento e assim por diante.
Bom, no d para ser perfeito e nem ser um relgio suo, mas com
certeza conseguimos aliviar um pouco da presso das tarefas se acumulando
se usarmos estas dicas acima. Evite PROCRASTINAR (adiar, empurrar com
a barriga) as tarefas que devem ser cumpridas, pois a sensao psicolgica
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muito ruim e permanece na sua memria, tornando-o uma pessoa que sempre
atrasa as suas entregas.
No deixe para depois, comece j o seu projeto de no perder tempo.
Carpe Diem!
23 PRIORIZANDO ASSUNTOS
Lembra do Princpio de Pareto, regra dos 80/20? Entre outros exemplos ela
estipula que 80% de seu sucesso, ou do sucesso que vir a obter, depende, ou
depender, de 20% de suas atividades. Isso significa que se voc se contentar com
apenas 80% do sucesso que voc aspira a alcanar, poder eliminar 80% das
coisas que hoje faz.
Voc precisa identificar quais so os 20% que respondem (ou respondero)
por 80% de seu sucesso, e assim dar prioridade quilo que realmente merece
prioridade. Voc deve diferenciar o importante e o urgente. Se for urgente, com
certeza importante! Certo? Totalmente errado! Urgente implica em necessidade de
ateno imediata. Mas quem est exigindo ateno imediata? Como a tarefa em
questo se relaciona com seus objetivos? Existe uma simbiose entre assuntos
urgentes e importantes. Esta correlao pode ser simplesmente citada como:
Assuntos urgentes podem ser importantes, mas no necessariamente.
Importantes sero aquelas coisas que contribuem para que voc atinja seus
objetivos maiores de vida e suas metas.
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Urgentes sero aquelas coisas que precisam ser feitas, mesmo que voc
no veja como elas possam se encaixar em seus objetivos mais abrangentes, sendo
caracterizadas por uma necessidade premente de se realizar atividades dentro de
um prazo especfico, podendo ser ou no coincidente com um assunto importante. O
que inesperado no necessariamente importante. Diante do inesperado, resista
tentao
de
execuo
imediata,
procurando
antes
identificar
importncia/urgncia da tarefa.
Ter clara a diferena destes conceitos fundamental para a concentrao
do tempo nas tarefas importantes. Procuramos, por vrias vezes, ser controlados
pelas urgncias dos outros, mesmo quando estes assuntos no contribuem de
nenhuma forma para nossos objetivos. Peter Drucker (1954) conclui que:
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Importante e Urgente
Tarefas e obrigaes que necessitam ser feitas hoje e principalmente por
voc;
Caso no as faa, as consequncias sero prejudiciais ou imprevisveis para
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voc;
So de Prioridade Absoluta;
Ex: voc est quase perdendo seu principal cliente. Dedique mais ateno
aos itens importantes e menos ateno aos itens de menor importncia. O
esforo concentrado em poucos assuntos importantes que abre o caminho
para a produtividade gerencial. Conclui-se, portanto, que assuntos importantes
(os que tm vnculo com os objetivos) devero sempre ter prioridade sobre
assuntos meramente urgentes (os que pressionam pelo tempo), uma vez que
a ateno deixar pouco tempo para fazer o que realmente importante.
Importante e No Urgente
Uma tarefa que pode ser reprogramada para uma melhor ocasio;
Projetos que precisam ser concludos, mas a data de entrega no est
prxima;
Ex.: uma reunio que teve de ser remarcada; o planejamento estratgico
para os prximos trs anos. Obs.: Acompanhe sempre estas tarefas, pois elas
podem ser classificadas como importantes e urgentes, caso a data de entrega
se aproxime. Evite classificar tarefas nesta categoria como mero adiamento.
No Importante e Urgente
Uma tarefa que precisa ser feita ou iniciada hoje;
Pode ser delegada;
No deve ocupar grande parte de seu tempo;
Ex: Telefonemas, alguns atendimentos de clientes.
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No Importante e No Urgente
Pode ser delegada ou descartada;
Se achar conveniente, pode fazer nas suas horas improdutivas;
So na maior parte servios rotineiros: arquivamento, leituras no
importantes, entre outros;
So tarefas que no colocam seu emprego ou seus objetivos em perigo;
Ex.: conversa fiada ou comentrios excessivos sobre o jogo de futebol da
semana passada.
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24 A IMPORTNCIA DA ORGANIZAO
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E observe que a maioria dos papis com a indicao arquivo deveria ser
enterrada. Muitos disseram nos primrdios da alta tecnologia que os computadores
iriam criar menos papelada. Erraram muito! Eles criam mais e mais papelada,
resmas de relatrios inteis, incontveis pedaos de correspondncia sem valor e
documentos sem significado. Os relatrios e memorandos circulam amplamente;
poucos questionam a necessidade disso. A alta administrao bombardeada com
documentos de vrios nveis abaixo e esses nveis se descobrem submersos com
documentos enviados pela alta administrao.
Cada folha de papel custa dinheiro: a movimentao, a leitura, o relatrio a
respeito e o arquivamento. Toda a folha de papel que voc elimina poupa dinheiro.
Maior do que o custo monetrio o desnecessrio desperdcio de tempo/energia
criado por essa imensa rede de papel. Custa tempo e dinheiro preencher relatrios,
escrever memorando, ler relatrios impressos no computador, preparar oramentos,
escrever pedidos, fazer 30 cpias e ler correspondncia publicitria.
Lembra da histria do sumrio? Extraia a essncia e deixe o resto ir
embora. Passe os olhos e jogue fora, a soluo de um gerente para a leitura
executiva. Ele est ciente de que uma maneira popular de desperdiar tempo
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chamada de obter informaes. H vrios materiais que voc deve ler. Voc
simplesmente no pode ler tudo. Os especialistas em tempo no tm pacincia com
quem l um jornal pgina a pgina. Passe os olhos. Sugue tudo que for importante.
Depois, jogue o resto fora. Mas voc est ansioso por subir seu cargo na
hierarquia e deve ficar sempre informado? timo, ento basta ajustar e reavaliar
suas prioridades a cada dia, a cada ms, a cada minuto. Ao subir na hierarquia,
voc deve saber mais e mais sobre o que est acontecendo. A cada passo para
cima voc tem de estar mais bem informado. Descubra uma maneira de obter essa
informao e no enlouquecer no processo. Se isso parece uma coisa difcil,
tambm ajuda a explicar por que o pice to estreito.
Provavelmente passar os olhos dinamicamente, como ensina muitas vezes
os cursos de leitura dinmica, seria mais til. H muito tempo, um gerente bem
organizado passou os olhos por uma revista sobre negcios. Recortou dois artigos
para ler. Ele enviou um para algum. Ele ignorou um tpico no qual estava
interessado na semana passada, mas no hoje. Ele resistiu tentao de ler um
artigo interessante (ele no precisava se divertir naquele momento). Ento, ele jogou
a revista na cesta de lixo para no ser incomodado por papel intil. Limpe as pilhas
a cada dia.
Ao final do dia, em um jornal dirio, os editores jogam tudo fora. Afinal, sabese que ir receber muito mais na manh seguinte. Eles simplesmente no podem
conviver com resduos. Tudo o que no utilizado vai para a cesta de lixo. Isso pode
causar alguns problemas, mas tambm sustenta a vida. Outro fato importante na
organizao saber utilizar todos os recursos ao nosso alcance e no apenas tlos, isto vai trazer eficincia, eficcia e rapidez no trabalho. Esses materiais vo
desde clipes, grampeadores e tesouras at copiadoras, fax e computadores.
sempre bom manter-se atualizado acerca de novas ferramentas de trabalho que
surgem.
Acho que agora, se algum ainda tinha dvidas, tornou-se claro que
organizar os papis tarefa fundamental para economizar tempo. A desorganizao
passa a afetar nosso desempenho e nossas relaes. Temos uma tendncia
desorganizao, pois cada papel representa uma deciso a ser tomada e, como
consequncia, h o medo de se desfazer de algo importante.
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funciona
despender
este
tempo
para
arrumao?
Se
sua
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Licenciamento
de
veculos:
deve
ser
guardado
at
prximo
licenciamento;
Recibos de aluguel e vistoria de imvel: guarde durante o tempo que
permanecer no imvel ou at a renovao do contrato de aluguel, pois esta garante
que o pagamento est em dia;
Recibos de condomnio: anualmente, pea a administradora para que
emita um comprovante de quitao para que voc no precise guardar todos os
recibos.
Faturas de cartes de crdito: guarde por pelo menos um ano,
principalmente para casos de compras parceladas;
Notas fiscais: guarde a nota junto com o termo de garantia, caso seja
necessrio alguma troca ou reparo. De preferncia durante a vida til do produto ou
durante a prestao de servio para produtos que no tenham garantia, guarde por
90 dias, o tempo que se pode pedir uma troca por produto com defeitos;
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FIGURA 23
FIM DO MDULO V
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