Normativa Activo Fijo 2015

Ministerio de Educacin
Unidad Financiera Institucional

Departamento de Activo Fijo
INSTRUCTIVO DEL SISTEMA DE

REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES
MUEBLES DEL MINISTERIO DE
EDUCACION.
Noviembre de 2009.
INDICE
INTRODUCCION ......................................................................................................................... i
OBJETIVOS: ............................................................................................................................... ii
GENERAL: ............................................................................................................................. ii
ESPECIFICOS: ...................................................................................................................... ii
ALCANCE: .................................................................................................................................. ii
BASE LEGAL: ............................................................................................................................ iii
CAPITULO I ................................................................................................................................ 1
FUNCIONES DEL SISTEMA DE ACTIVO FIJO .................................................................... 1
A. FUNCION DEL NIVEL CENTRAL ........................................................................ 1
B. FUNCION DEL NIVEL DEPARTAMENTAL ........................................................ 1
C. FUNCION DEL NIVEL LOCAL .............................................................................. 2
CAPITULO II ............................................................................................................................... 3
NORMATIVAS Y RESPONSABILIDADES PARA LA ADMINISTRACION DE BIENES
MUEBLES. ............................................................................................................................. 3
CAPITULO III .............................................................................................................................. 7
NORMATIVAS Y RESPONSABILIDADES DE OTRAS DEPENDENCIAS DEL
MINISTERIO DE EDUCACION .............................................................................................. 7
A. ADQUISICION DE BIENES MUEBLES ............................................................... 7
B. SUPERVISIN Y EJECUCION DE LA INVERSION DE LA OBRA CIVIL
(INFRAESTRUCTURA) ......................................................................................... 7
C. LEGALIZACION DE BIENES INMUEBLES Y DERECHOS DE AUTOR ....... 7
D. DISTRIBUCION DE BIENES MUEBLES............................................................. 7
E. RESPONSABILIDAD DEL JEFE O TCNICOS DE ACTIVO FIJO DE
UNIDADES ADMINISTRATIVAS CENTRALES Y DEPARTAMENTALES. .. 7
CAPITULO IV ............................................................................................................................. 8
PROCESOS DE CARGO, TRASLADO Y DESCARGO DE BIENES MUEBLES
UNIDADES ADMINISTRATIVAS CENTRALES..................................................................... 8
1.
CARGO ..................................................................................................................... 8
2.
TRASLADO .............................................................................................................. 8
3.
DESCARGO ............................................................................................................. 9
CAPITULO V ............................................................................................................................ 10
UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTALES .................................................... 10
1.
CARGO ................................................................................................................... 10
2.
TRASLADO ............................................................................................................ 11
3.
DESCARGO ........................................................................................................... 11
CAPITULO VI ........................................................................................................................... 12
PROCESOS DE CARGO, TRASLADO Y DESCARGO DE BIENES MUEBLES ................ 12
A NIVEL LOCAL ................................................................................................................... 12
1.
CARGO ................................................................................................................... 12
2.
TRASLADO ............................................................................................................ 12
3.
DESCARGO ........................................................................................................... 13
CAPITULO VII .......................................................................................................................... 14

ESTRUCTURA DE CODIGOS PARA REALIZAR INVENTARIO DE BIENES MUEBLES .. 14
A- NIVEL CENTRAL................................................................................................... 14
B- NIVEL DEPARTAMENTAL .................................................................................. 14
C- NIVEL LOCAL ........................................................................................................ 15
CAPITULO VIII ......................................................................................................................... 16
DISPOSICIONES FINALES ................................................................................................. 16
APENDICES Y ANEXO ............................................................................................................ 17
APENDICE
1 ..................................................................................................................... 18
CONCENTUALIZACION BASICAS DE ALGUNOS TERMINOS ............................ 19

APENDICE 2 ...................................................................................................................... 20
MANUAL DE CODIFICACION ....................................................................................... 21
ANEXO 1 ............................................................................................................................. 29
FORMULARIOS ............................................................................................................... 29
INTRODUCCION
El uno de febrero de dos mil, fue aprobado por la mxima autoridad de esta
Cartera de Estado el Instructivo del Sistema de Registro y Control de los Bienes
Muebles del Ministerio de Educacin, el cual surgi como una herramienta
necesaria para ordenar los diferentes inventarios de cada una de las oficinas
administrativas centrales, departamentales y centros educativos que se tienen a
nivel nacional. As tenemos que despus de nueve aos de vigencia es necesario
hacer las modificaciones y/o actualizaciones que generen controles efectivos
sobre los bienes muebles que se tienen en favor de la educacin en el pas.
Para tal efecto, es procedente dar cumplimiento al artculo ciento diecisiete del
Reglamento de Normas Tcnicas de Control Interno Especificas del Ministerio de
Educacin (MINED) y del Consejo Nacional Para la Cultura y el Arte
(CONCULTURA), publicadas en el Diario Oficial nmero 68, Tomo 371 de fecha
6 de abril de 2006.
Por ello y con el objeto de contar con un instrumento que permita mejorar el
control y manejo de los bienes muebles que se tienen en uso por cada funcionario
o empleado de esta Secretara de Estado, el presente instructivo desarrolla los
diferentes procesos a seguir para su resguardo, traslado y descargo de los
mismos; as tambin la aplicacin de cada normativa permitir conocer la
importancia que se debe tener en la salvaguarda de todos los bienes muebles que
posee el Ministerio de Educacin.
OBJETIVOS:
GENERAL:
Dictar las normas para la proteccin de los bienes muebles propiedad del
Ministerio de Educacin, que se adquieren independientemente de su fuente de
financiamiento, as como los procedimientos para el cargo, traslado y descargo de
ellos, a nivel Central, Departamental y Local, lo cual permitir establecer la
actualizacin de los inventarios y tener un patrn comn en la salvaguarda de
cada bien que se tiene en beneficio de la modernizacin y descentralizacin del
MINED.
ESPECIFICOS:
Responsabilizar a los Directores, Gerentes, Jefes o Coordinadores de las
unidades administrativas centrales, departamentales y locales del mobiliario,
equipo y libros que estn bajo su cargo.
Dar cumplimiento a lo establecido en el marco regulatorio sobre la materia y al
principio de transparencia en la administracin pblica.
Descentralizar las funciones de activo fijo a fin de garantizar el levantamiento y
control de los inventarios, en funcin de la modernizacin del MINED.
Contar con los inventarios actualizados de los bienes muebles que se tiene en
cada uno de los niveles que se manejan en el presente Instructivo
ALCANCE:
El presente instructivo ser aplicable y de obligatorio cumplimiento para los
funcionarios, empleados y servidores pblicos e instituciones subsidiarias de las
siguientes oficinas:
A. Todas las dependencias del nivel central del Ministerio de Educacin;
B. Direcciones Departamentales de Educacin, Tribunales de la Carrera
Docente y Calificador, Juntas de la Carrera Docente y dems dependencias;
C. Centros Escolares del sector oficial, administrados por las Asociaciones
Comunales para la Educacin (ACE) y los Consejos Directivos Escolares
(CDE);
D. Consejos Educativos Catlico Escolar (CECE) y Consejos Institucionales
Educativos (CIE) que administren recursos o bienes muebles adquiridos por
ii
cualquier fuente de financiamiento del Ministerio de Educacin o aquellos

que se les haya sido donados por personas naturales o jurdicas, y
E. Instituciones subsidiadas por el MINED, de acuerdo a lo establecido en los
respectivos convenios.
BASE LEGAL:
Ley de la Corte de Cuentas de la Repblica
Ley Orgnica de la Administracin Financiera y su Reglamento
Ley General de Educacin
Ley de la Carrera Docente y su Reglamento
Ley Especial del Patrimonio Cultural y su Reglamento
Disposiciones Generales del Presupuesto
Reglamento de Normas Tcnicas de Control Interno Especificas del Ministerio de
Educacin y CONCULTURA.
Instructivo para la conformacin de las Comisiones Nacional y Departamentales
de Descargo, Venta y/o Permuta de los bienes muebles propiedad del Estado en
el Ramo de Educacin y su Procedimiento.
Normativa General para el reporte y Registro de Donaciones.
iii
CAPITULO I
FUNCIONES DEL SISTEMA DE ACTIVO FIJO
Con el propsito de descentralizar la gestin de los registros y controles de los
bienes muebles del Estado dentro del MINED, se han establecidos los niveles
siguientes:
a) Nivel Central
b) Nivel Departamental
c) Nivel Local
A. FUNCION DEL NIVEL CENTRAL
Normar y administrar el sistema de inventario dentro del Ministerio de Educacin.
Su misin es proponer estrategias para actualizar el sistema de activo fijo, velar
por el cumplimiento de las normativas contenidas en los procesos y
procedimientos del presente documento, coordinar esfuerzos con la Unidad
Financiera Institucional (UFI) a fin de retroalimentar los sistemas contables, llevar
el control de flujo de informacin de actualizacin de inventario de los diferentes
niveles y monitorear los resultados a nivel de campo.
Cada jefatura de las oficinas administrativas centrales debern designar a un
tcnico de su unidad, con la capacidad de identificar todos los bienes muebles de
la oficina; quien se encargar de las operaciones de codificacin y control de los
mismos cuando se adquieran, se trasladen o se descarguen, debiendo mantener
en su archivo un inventario de la dependencia y los documentos de respaldo de
los movimientos realizados. Adems, establecer una estrecha relacin con el
Departamento de Activo Fijo.
Participar en las capacitaciones que se impartan sobre el rea en los diferentes
niveles que se tienen organizados estructuralmente, as tambin manejar el
sistema informtico de Activo Fijo.
B. FUNCION DEL NIVEL DEPARTAMENTAL
Este nivel deber asumir las funciones de control y registro de los bienes
muebles bajo su jurisdiccin a nivel administrativo; adems, capacitar, consolidar
y monitorear los inventarios de las unidades locales, lo cual permitir la
coordinacin de las actividades de cargo, traslado y descargo de dichos bienes
muebles; para lograr este fin es necesario que se cuente con los Tcnicos de
Activo Fijo Departamental que asuman esta responsabilidad a tiempo completo;
sin asumir ningn otro cargo o funciones; quienes deben establecer una estrecha
coordinacin con el nivel central y local, para cotejar y fortalecer la
implementacin del sistema.
C. FUNCION DEL NIVEL LOCAL

Los Organismos de Administracin Escolar Local: Consejos Directivos
Escolares (CDE), Asociaciones Comunales Para la Educacin (ACE), Consejos
Educativos Catlicos Escolares (CECE) y Consejos Institucionales Educativos
(CIE), stas ltimas cuando sean favorecidas con bienes muebles del MINED o
bonos que este entregue y adquieran bienes muebles a travs de el;
administrarn los bienes de las Instituciones Educativas y deben entregar los
inventarios al final de cada ao escolar, los cuales sern enviados a los Tcnicos
de Activo Fijo Departamental; este reporte se acompaar con copias de los
documentos de traslados (Formulario AF-9) y descargos (Formularios AF-12 y AF14) realizados en el transcurso del ao; adems, las organismos deben quedarse
con las originales, como una base de respaldo.
CAPITULO II
NORMATIVAS Y RESPONSABILIDADES PARA LA ADMINISTRACION DE
BIENES MUEBLES.
a) El funcionario que administra y controla bienes muebles de cualquier
dependencia del MINED, responder pecuniariamente por la prdida o
deterioro culposo en el uso irracional de ellos, en su defecto podr restituir
el bien daado o perdido, por otro similar; as tambin son responsables de
verificar que le proceso de control interno previo se haya cumplido.
b) Ninguna persona que administre bienes muebles podr retirar, vender,
donar o permutar (entre terceras personas) de la dependencia asignada,
ningn bien; an cuando se encuentre inservible y/o se haya solicitado su
respectivo descargo, sin previa notificacin de las Comisiones Nacional o
Departamentales de Descargo.
c) A efecto de deducir responsabilidades, toda jefatura del nivel central y
departamental al tomar posesin de su cargo, deber levantar inventario de
los bienes muebles que recibe, en un lapso de 30 das hbiles posteriores
al inicio de su administracin. Debindose levantar un acta que detalle
cada uno de las acciones seguidas, para ello deber contarse con la
presencia del delegado de activo fijo de la unidad y Tcnicos del nivel
central, dicho inventario deber ser cotejado con el que posea el
Departamento de Activo Fijo.
En el caso de las instituciones educativas, cuando un organismo finalice su
ejercicio, debern levantar inventario en el formulario AF-11; as como,
entregar los bienes muebles mediante un acta de traspaso.
En caso fortuito o de fuerza mayor no se pudiere verificar un inventario, la
jefatura que tomar posesin junto con el administrador y el delegado de
activo fijo debern levantar acta haciendo constar el motivo, debindose
solicitar a Activo Fijo correspondiente el ltimo inventario que posea para
su confrontacin con lo fsico que se tiene.
d) Cuando los bienes muebles sean hurtados y/o robados, el funcionario
responsable de la unidad deber presentar denuncia inmediatamente a las
autoridades competentes, ya sea Polica Nacional Civil o Fiscala General
de la Repblica, para que practiquen la inspeccin correspondiente.
Al darse la causal anterior tiene que informar por escrito al superior
jerrquico respectivo, en los casos de las unidades administrativas. Los
organismos de administracin escolar local, debern hacerlo al Director
Departamental correspondiente.
e) Ser responsabilidad de los Directores, Gerentes, Jefes de unidad,
Coordinadores y/o Directores de Centros Escolares, codificar y registrar en
su inventario todo bien que se adquiera bajo cualquier fuente de
financiamiento u otra forma de adquisicin, ya que ello constituye parte del
3
patrimonio del Estado; as tambin deber reflejar en el mismo el nombre

de la persona que lo tiene en uso.
f) Los Tcnicos de Activo Fijo Departamental y los delegados de Activo Fijo
de las unidades centrales, estn en la obligacin de informar a la instancia
superior y al Departamento de Activo Fijo Central sobre los faltantes,
deterioros daos u otro tipo de anormalidades que se estn generando en
la administracin de los bienes muebles del MINED.
Al realizar monitoreo de inventario de los diferentes niveles se levantar un
acta donde se har constar los pormenores de la actividad realizada,
debiendo quedar original para archivo de la dependencia visitada y copia
para el tcnico o delegado que la realiz,
g) Cuando existan faltantes de bienes muebles se deber hacer saber por
medio escrito al responsable de la unidad para que de las explicaciones del
caso en un lapso de cinco das hbiles despus de recibido el informe.
Si no hubiere respuesta de lo anteriormente mencionado, se har un
segundo recordatorio respetando siempre los cinco das, pasado ese
tiempo sin respuesta alguna, deber el Departamento de Activo Fijo
informar por escrito a la Gerencia de Contabilidad, para que tome las
acciones pertinentes.
h) Los Delegados de Activo Fijo Centrales y Departamentales debern
adicionar al inventario de sus unidades en los 15 das posteriores de
recibidos los bienes muebles. En las Instituciones Educativas ser el
organismo correspondiente el responsable de realizar dicha accin.
i) Cuando se realicen traslados definitivos de bienes muebles entre oficinas
centrales, departamentales o centros escolares el cdigo de inventario
original que posee el bien deber mantenerse independientemente de la
unidad de destino.
j) Las Direcciones Departamentales debern utilizar un solo cdigo para los
bienes muebles que se encuentren al servicio de cada una de las
dependencias que la conforman.
k) Los Directores administrativos, Directores de instituciones educativas,
Coordinadores o Jefes de unidad deben velar porque los nmeros de
inventario sean estampados con material que garantice su duracin, en un
lugar visible del bien y adems porque dicho cdigo se conserve, an por
causas de mantenimiento, reparacin o modificacin de los mismos.
l) No se podr realizar ningn traslado de bienes muebles entre
dependencias o fuera de las instalaciones de la Institucin sin la debida
aprobacin de la autoridad responsable del bien. En caso de las unidades
administrativas centrales los miembros de seguridad estn en la obligacin
4
de no dejar salir ni un bien, si no est autorizado por medio del formulario

AF-9.
m) Cuando el traslado sea de equipo de transporte que se encuentren en buen
estado o se responsabilice algn centro escolar efectuar los gastos de
reparacin, deber realizarse el movimiento a travs de Acuerdo Ejecutivo
que emitir la mxima autoridad de este ministerio.
n) Las dependencias administrativas centrales y departamentales, debern
reportar al Departamento de Activo Fijo Central, los inventarios
actualizados de los bienes muebles mayores a ($600.00) una vez al ao
por medio magntico y escrito (Los primeros 10 das hbiles del mes de
octubre del ao vigente) debidamente firmado y sellado por la jefatura
correspondiente y los Centros Escolares lo enviaran a la Direccin
Departamental correspondiente el ltimo da hbil del mes de noviembre
del ao en curso.
Si en el transcurso del ao no hubieren adiciones, traslados o descargos
del inventario de bienes muebles, bastar una nota de la jefatura
correspondiente dirigida al departamento de Activo Fijo hacindolo saber,
para que este retome el ltimo presentado como vlido.
Las oficinas departamentales harn un consolidado de los bienes muebles
mayores a ($600.00) de cada centro escolar, que enviaran al Departamento
de Activo Fijo Central, durante el primer trimestre de cada ao calendario.
o) Los Directores de Centros Escolares, Institutos Nacionales, Complejos
Educativos, que no entreguen los inventarios y sus actualizaciones sern
sancionados con falta grave como lo estipula La Ley de la Carrera Docente
en su Artculo 55, inciso 2.
p) El Departamento de Activo Fijo Central, presentar el detalle de los activos
fijos de las unidades centrales y departamentales a la Gerencia de
Contabilidad el primer mes del ao calendario.
q) El Tcnico de Activo Fijo Central, solamente practicar inventario en
aquellas Dependencias del Nivel Central o Departamental que presenten
anormalidades que justifica la normativa g; as mismo, el Tcnico
Departamental lo har en aquellos Centros Escolares en similar situacin.
r) Para la baja o descargo de los bienes muebles, se aplicar el Instructivo
para la conformacin de las Comisiones Nacional y Departamentales de
Descargo, Venta y/o Permuta de los bienes muebles propiedad del Estado
en el Ramo de Educacin y su Procedimiento, aprobado por la mxima
autoridad.
s) Cuando no exista documentacin que ampare la adquisicin de los bienes
muebles se podr estimar el precio y fecha de adquisicin en razn de
5
otros con similares caractersticas, que se tenga documentacin de

respaldo.
t) Las computadoras de escritorio se clasificarn como equipo de cmputo
(C.P.U.) y as se codificarn y registrarn.
u) Los bienes bibliogrficos se codificarn aquellos que se consideren
enciclopedias y libros especializados, tales como: El Quijote de la Mancha,
Diccionarios, La Tierra y sus Recursos, entre otros. Las colecciones como
Cipotes no entran en dicha categora, as como aquellos libros que sean de
trabajo diario para estudiantes o docentes.
v) La Comisin Nacional de Descargo, deber reportar mensualmente copia

de las actas que autorizan la baja o descargo de bienes muebles, as
tambin de aquellas que emitan sobre hurto y/o robo de los mismos al
Departamento de Activo Fijo Central para que este proceda a realizar los
registros respectivos, este ltimo remitir copia de cualquiera de ellas a la
Gerencia de Contabilidad para su trmite correspondiente.
w) Todo lo no expresado en las presentes normativas, se regirn bajo las

leyes, normativas e instructivos que promueven proteccin al Patrimonio
del Estado.
CAPITULO III
NORMATIVAS Y RESPONSABILIDADES DE OTRAS DEPENDENCIAS DEL
MINISTERIO DE EDUCACION
A. ADQUISICION DE BIENES MUEBLES

Las unidades responsables de las adquisiciones de bienes muebles ya sea por
compras, donacin, reposicin, seguros o cualquier forma de obtencin deben
remitir copia del documento que ampara la transaccin, pudiendo ser estos
contratos de compraventa, facturas o cualquier otro documento probatorio de
haberse adquirido, tales como; actas o convenios de donacin, informacin que
deber ser enviada al Departamento de Activo Fijo Central o departamental en los
primeros diez das de cada mes calendario.
B. SUPERVISIN Y EJECUCION DE LA INVERSION DE LA OBRA CIVIL

(INFRAESTRUCTURA)
Las dependencias del MINED que por diversas razones ejecuten, supervisen o
coordinen obras de infraestructura; edificaciones, ampliaciones o remodelaciones,
estn obligados a informar al Departamento de Activo Fijo central y
departamental, el costo de las obras realizadas a fin de complementar los valores
reales, remitiendo un informe tcnico que determine los costos y gastos
incurridos.
C. LEGALIZACION DE BIENES INMUEBLES Y DERECHOS DE AUTOR

Las unidades Jurdicas del Ministerio de Educacin, y de otras dependencias
debern remitir al Departamento de Activo Fijo, copia de los acuerdos ejecutivos,
escrituras de compraventa, donacin, comodato y ttulos supletorios; ya sea de
inmuebles, bienes culturales y derechos de autor, dentro de un plazo no mayor de
quince das hbiles posterior a la emisin del documento.
D. DISTRIBUCION DE BIENES MUEBLES

Las unidades responsables de la distribucin de bienes muebles debern
enviar los documentos de mobiliario y equipo entregados, al Departamento de
Activo Fijo Central o departamental, en los diez das de cada mes calendario, al
mes que le antecede, para su control y registro en el sistema.
E. RESPONSABILIDAD DEL JEFE O TCNICOS DE ACTIVO FIJO DE

UNIDADES ADMINISTRATIVAS CENTRALES Y DEPARTAMENTALES.
Practicar inventario por presentacin de anormalidad en la administracin de
los bienes muebles. Del resultado deber reportarse por escrito al Jefe del
Departamento de Activo Fijo o Tcnico Departamental, quien evaluar y tomar
las providencias del caso, solicitando auditora para unidad administrativa o centro
escolar correspondiente.
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CAPITULO IV
UNIDADES ADMINISTRATIVAS CENTRALES
1. CARGO
PASOS
RESPONSABLE
Director o Jefe de
unidad
ACTIVIDADES
Recibe, revisa documento de adquisicin
de bienes muebles y traslada al Tcnico
de Activo Fijo.
Tcnico de Activo Fijo

de la dependencia.
Verifica las caractersticas del bien

recibido contra los documentos de
adquisicin de bienes muebles.

de la dependencia
Procede a codificar el bien y adiciona al

inventario con sus caractersticas.
Remite en los primeros 10 das hbiles del

mes de octubre del ao en curso al
Director, Coordinador o
Departamento de Activo Fijo, inventario
Jefe de la unidad
sobre los bienes muebles, para su
respectivo registro.
2. TRASLADO
PASOS
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
Director, Coordinador o Jefe Autoriza solicitud de traslado del

de la Unidad otorgante
bien (es) (Formulario AF-9)
Director, Coordinador o Jefe

de la unidad receptora
Recibe y firma solicitud de traslado

del bien (es)
Recibe solicitud y valida los datos

Tcnico de Activo Fijo Central contra los registro existentes,
procediendo a dar el visto bueno.
Procede a realizar los cambios

Tcnico de Activo Fijo Central pertinentes en el sistema informtico
de activo fijo y archiva formulario.
8
3. DESCARGO
PASOS
RESPONSABLE
Jefe de Activo Fijo
Jefe de Activo Fijo
Jefe de Activo Fijo
ACTIVIDADES
Recibe y revisa la solicitud del
interesado (Formulario AF-10) y lo
traslada al Tcnico de Activo Fijo
Ratifica el contenido de la solicitud
contra el registro e informa al Jefe de
Activo Fijo.
Notifica a la Comisin Nacional de
Descargo, para su trmite
correspondiente.
Recibe el dictamen de la Comisin
Nacional de Descargo y ordena
actualizar el registro de inventario e
informa a la parte interesada. As
tambin a la Gerencia de Contabilidad
para sus respectivos registros.
Igual notificacin se har cuando se
trate de bienes muebles hurtados y/o
robados.
CAPITULO V
UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTALES
1. CARGO
PASOS
RESPONSABLE
Coordinador Administrativo
ACTIVIDADES
Recibe y revisa los
documentos de adquisicin de
bienes muebles y lo traslada
al tcnico de activo fijo
departamental.

Departamental
Verifica las caractersticas del

bien recibido, contra los
documentos de adquisicin, lo
codifica y adiciona al
inventario.

Departamental
Notifica al Departamento de
Activo Fijo sobre el inventario
actualizado a la fecha de
recepcin de bienes muebles.
Director Departamental
Remite al Departamento de
Activo Fijo, reporte de
inventario de bienes muebles
actualizado durante los
primeros 10 das hbiles del
mes de octubre del ao en
vigencia.
10
2. TRASLADO
PASOS
RESPONSABLE
Jefe de Unidad Otorgante
Autoriza solicitud de traslado

(Formulario AF-9).
Jefe de Unidad Receptora
Recibe y firma solicitud
ACTIVIDADES
Revisa la solicitud, verifica

contra el registro y procede a
validar la informacin.
Procede a registrar la
informacin en el sistema
informtico y archiva
documentacin.
3. DESCARGO
PASOS
RESPONSABLE
Recibe y revisa solicitud

(Formulario AF-10)
Ratifica el contenido de la
solicitud contra el registro y
notifica a la Comisin
Nacional o Departamental de
Descargo, para el trmite
correspondiente.
Recibe el dictamen de la
Comisin Nacional o
Departamental de Descargo,
realiza el descargo en el
registro de inventario e
informa a la parte interesada.
ACTIVIDADES
11
CAPITULO VI
A NIVEL LOCAL
1. CARGO
PASOS
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
Informa al correspondiente
organismo de administracin
escolar, la existencia fsica y/o
documento de adquisicin de
bienes muebles.
Director (a) Institucin

Educativa.
Director (a) de organismo de

administracin escolar.
Verifica existencia, codifica y

actualiza el inventario, (Formulario
AF-11)
Organismo de administracin
escolar.
Levantan acta haciendo constar el

tipo de bienes muebles
codificados para su registro en el
inventario.
Director (a) o Presidente (a)

CDE, ACE, CECE o CIE
Remite inventario actualizado al

departamental correspondiente,
el ltimo da hbil del mes de
noviembre del ao en vigencia.
2. TRASLADO
PASOS
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
Miembros del organismo de

administracin escolar, otorgante.
Autoriza la solicitud de traslado de

bienes muebles (Formulario AF-9)

administracin escolar, receptora
Reciben y firman solicitud,

trasladando copia del formulario
autorizado al Secretario del
organismo.
Secretario de organismo de
Administracin escolar
Archiva documentacin para

posterior remisin a oficina
departamental.
12
Director de Institucin Educativa

Otorgante
Remite copia del formulario AF-9

sobre el bien (es) trasladados, al
tcnico de Activo Fijo
departamental, posteriormente de
realizada la entrega de ellos.
3. DESCARGO
PASOS
RESPONSABLE
Director (a) de la Institucin

Educativa
Determina la utilidad del bien(es)

o su prdida.
Director (a) de la Institucin

Educativa
Convoca a miembros del

organismo de administracin
escolar, para informar la utilidad
del bien (es) o prdida.

Verifica fsicamente el estado del

bien (es), si se trata de bienes
muebles inservibles. Si es
prdida, se investiga el faltante y
se denuncia a la Polica Nacional
Civil o Fiscala General de la
Repblica.

Firma solicitud de descargo por

inservible o prdida (Formulario
AF-12 o AF-14), describindose
en l todas las caractersticas del
bien (es) a descargar.
ACTIVIDADES
Enva solicitud de descargo a la

Direccin departamental de
educacin correspondiente.
Director (a) del organismo de

Direccin Departamental
Recibe solicitud de descargo y la

margina al tcnico de activo fijo.

Departamental.
Recibe solicitud, la ratifica y

procede hacer trmite ante la
Comisin Nacional o
Departamental de Descargo para
el trmite correspondiente.
13
CAPITULO VII
ESTRUCTURA DE CODIGOS PARA REALIZAR INVENTARIO DE BIENES
MUEBLES
Para la asignacin de cdigos en el registro de los inventarios de bienes
muebles se ha tomado en cuenta la estructura organizativa del MINED, la
ubicacin geogrfica de las dependencia y el tipo o clase de bien;
Establecindose para las dependencias administrativas centrales 9 nmeros,
oficinas departamentales 11 dgitos y para las instituciones educativas 12; los
cuales se describen a continuacin:
A- NIVEL CENTRAL
Las oficinas administrativas centrales estn establecidas segn su estructura
organizativa funcional que se tiene y consta de 3 grupos de nmeros:
1) El primer grupo, identifica la dependencia en donde originalmente se localiza
el bien.
2) El segundo grupo, identifica el tipo o clase de bien segn instructivo de
codificacin (Ver manual anexo)
3) El tercer grupo, corresponde al nmero correlativo del tipo de bien.
B- NIVEL DEPARTAMENTAL
Las Direcciones Departamentales de Educacin y las dems oficinas que
conforman este nivel estn estructuradas segn su dispersin geogrfica.
1) La codificacin segn su dispersin geogrfica estn establecidas desde el
Departamento de Ahuachapn que le corresponde 01, hasta el departamento
de La Unin, que se identifica con el nmero 14.
2) Por su estructura organizativa:
Instituto Tecnolgico MEGATEC
Junta de la Carrera Docente
Direccin Departamental
Centros de Capacitacin
60
75
85
89
Al desarrollar la estructura anterior tenemos para el caso de la Junta de la

Carrera Docente de Ahuachapn la siguiente codificacin al primer grupo 0175
y para la Junta de La Unin 1475.
La dems codificacin de identificacin del bien es similar a los numerales 2 y 3
del literal A de este captulo.
14
C- NIVEL LOCAL
En el sistema de organismos de administracin escolar local (CDE, ACE y
CECE), para codificar los bienes muebles de la institucin educativa, se utilizar
tres grupos de nmeros a saber:
El primer grupo de dgitos, corresponde al cdigo de infraestructura de la
institucin educativa, que consta de cinco nmeros, el cual es asignado por la
oficina central correspondiente.
El segundo y tercer grupo de nmeros, es similar al numeral 2 y 3 del literal A
de este mismo captulo.
15
CAPITULO VIII
DISPOSICIONES FINALES
APLICACION:
Las oficinas administrativas centrales y departamentales de educacin que hayan
entregado su inventario al Departamento de Activo Fijo Central, a la vigencia del
presente Instructivo, se les tomar como el actualizado para el presente ao.
En atencin al artculo 53-G del Decreto Ejecutivo Nmero 8 de fecha 24 de junio
del presente ao, publicado en el Diario Oficial Nmero 117, Tomo Nmero 383
del 25 de junio del ao en curso, el presente Instructivo ser aplicable para los
bienes muebles que formaron parte del Consejo Nacional para la Cultura y el Arte
(CONCULTURA) hoy nominada Secretaria de Cultura, hasta la finalizacin del
presente ao financiero.
MODIFICACIONES:
El presente instructivo podr ser modificado en cualquier momento por el o la
Titular de este Ministerio, a efecto de actualizarlo y ajustarlo a las necesidades del
Ramo.
ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES:

Actualizase y/o modificase en cada una de sus partes el Instructivo del Sistema
de Registro y Control de los Bienes Muebles del Ministerio de Educacin,
aprobado por la mxima autoridad de esta Cartera de Estado el uno de febrero de
dos mil.
VIGENCIA
Ser a partir de la fecha de aprobacin mediante el correspondiente Acuerdo
Ejecutivo.
San Salvador, dieciocho de noviembre de dos mil nueve.
DIOS UNION LIBERTAD
SALVADOR SANCHEZ CEREN

VICE-PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE EL SALVADOR Y
MINISTRO DE EDUCACION AD-HONOREM
16
APENDICES Y ANEXO
17
APENDICE
CONCEPTUALIZACIONES BASICAS DE
ALGUNOS TERMINOS
18
CONCENTUALIZACION BASICAS DE ALGUNOS TERMINOS

ACTIVOS FIJOS: Bienes muebles adquiridos con nimos de usarlos en el
desempeo de las funciones de una dependencia, cuyo valor unitario es igual o
mayor a seiscientos dlares de los Estados Unidos de Amrica.
BIENES INMUEBLES: Activos constituidos por las edificaciones, construcciones y
terrenos propiedad o Administrados por el MINED.
BIENES INVENTARIABLES: Es todo bien cuya duracin o vida til es mayor de
dos aos, independiente de su costo unitario.
BIENES MUEBLES: Maquinaria, equipo y mobiliario utilizado para diferentes
funciones del Ramo.
CARGOS: Actividad que consiste en incorporar bienes al inventario, mediante un
cdigo y sus caractersticas.
CARACTERISTICAS: Son los elementos generales de un bien, que lo identifica
tales como: Nombre del bien, marca, modelo, serie, medida y material de
construccin, entre otros.
CODIFICACION: Es la asignacin de una simbologa en forma numrica o
alfabtica que identifica al bien.
CONTROL: Es la revisin y actualizacin de los bienes muebles inventariados,
con el propsito de asegurarse de su condicin y ubicacin.
DELEGADO DE ACTIVO FIJO: Persona nombrada por las diferentes jefaturas
para el levantamiento, control y registro de los bienes muebles que estn al
servicio de determinada dependencia del MINED.
DESCARGO: Funcin que se realiza con el propsito de eliminar del inventario
aquellos bienes muebles que estn inservibles, transferido o han sido hurtado y/o
robados.
INVENTARIO: Sistema de control de bienes muebles que sirve de herramienta
para cuantificar y cualificar los bienes muebles de una determinada dependencia
administrativa o Institucin educativa.
PROVEEDOR: Persona o Institucin que entrega documentacin, bienes muebles
o servicios que permite realizar el inventario.
TECNICO DE ACTIVO FIJO: Persona responsable del monitoreo de inventario de
las unidades administrativas centrales, departamentales y centros escolares.
TRASLADO: Cambio en el destino, custodia, tenencia propiedad de los bienes
muebles, entre una u otra(s) dependencias o instituciones
19
APENDICE 2
MANUAL DE CODIFICACION DE BIENES

MUEBLES DEL MINED
20
MANUAL DE CODIFICACION
000
Generalidades
Bibliografa
Bibliotecologa e Informtica
Enciclopedias Generales
Publicaciones en serie
Organizacin y Museografa
Periodismo, Editoriales, Diarios
Colecciones Generales
Manuscritos y Libros Raros
100
Patologa y Servicios Sociales

Educacin
Comercio
Costumbre y Folklore
GENERALIDADES
400 LENGUAS
Lenguas (Obras Generales)
Lingstica
Ingles y anglosajn
Lenguas germnicas, alemn
Lenguas romances, francs
Italiano, rumano, retiro
Espaol y portugus
Lenguas Itlicas, latn
Lenguas Helnicas, Griego Clsico
Otras Lenguas
FILOSOFIAS Y DISCIPLINAS AFINES

Filosofa (Obras Generales)
Metafsica
Conocimiento, Causa, Fin, Hombre
Parapsicologa, Ocultismo
Puntos de Vista Filosficos
Psicologa
Lgica
tica (Filosofa de la Moral)
Filosofa Antigua, Medieval, Oriental
Filosofa Moderna Occidental
200 RELIGION
Religin (Obras Generales)
Religin Natural
Biblia
Teologa Cristiana
Moral y Practica Cristiana
Iglesia Local y rdenes Religiosas
Teologa Social y Eclesiologa
Historia y Geografa de la Iglesia
Credos de La Iglesia Cristiana
Otras Religiones
300 CIENCIAS SOCIALES
Ciencias Sociales (Estudio del Hombre)
Estadstica
Ciencia Poltica
Economa
Derecho
Administracin Pblica
500
CIENCIAS PURAS
Ciencias Puras (Obras Generales)
Matemticas
Astronoma
Fsica
Qumica y Ciencias Afines
Geociencia
Paleontologa
Ciencias Biolgicas
Ciencias Botnicas
Ciencias Zoolgicas
600 CIENCIAS APLICADAS (TECNOLOGIA)

Tecnologa (Obras Generales)
Ciencias Mdicas
Ingeniera y Operacin Afines
Agricultura y Tecnologas Afines
Economa Domstica
Servicios Administrativos Empresariales
Qumica Industrial
Manufacturas
Manufacturas Varias
Construcciones
21
700
Literaturas, italiana, rumana, retical

Literatura espaola y portuguesa
Literaturas de las lenguas Itlicas
Literaturas de las lenguas Helnicas
Literatura de otras Lenguas
BELLAS ARTES
Bellas Artes (Obras Generales)
Urbanismo y Arquitectura
Arquitectura
Artes Plstica Escultura
Dibujo Artes Decorativas y Menores
Pintura y Pinturas
Artes Grficas, Grabados
Fotogrfica y Fotografas
Msica
Entretenimiento
900
GEOGRAFIA E HISTORIA
Geografa e Historia (Obras Generales)
Geografa e Historia (Generalidades)
Biografa y Genealoga
Historia del Mundo Antiguo
Historia de Europa
Historia de Asia
Historia de frica
Historia de Amrica del Norte
Historia de Amrica del Sur
Historia de Otras Regiones
800 LITERATURA
Literatura (Obras Generales)
Literatura Americana en Ingles
Literaturas Inglesa y Anglosajona
Literatura Germnicas
Literatura de Las Lenguas Romances
01 MAQUINARIA Y EQUIPO DE OFICINA

0101
0103
0104
0108
0109
0110
0111
0112
0114
0116
Caja registradora
Calculadora electrnica
Protectora de cheques
Computadora porttil
Equipo multifuncional
Mquina de escribir mecnica
Mquina de escribir elctrica
Perforadora y encuadernadora
Equipo de cmputo
Scanner
0117
0118
0120
Laminadora
Switch
Fax modem
0121
0122
0123
0124
0125
0126
0127
0128
0129
0130
APS
Filtro Web
IDS
UPS
Firewall
Print server
Detector de dlares
Fuente de poder
USB (SAM)
Carrito de almacenaje para
equipo de computo
0199 Otros no incluidos en este rubro
5417 Monitor
03 APARATOS ELECTRICOS DE SERVICIO

0301
0302
0303
0305
0306
0309
0310
0311
Aspiradora
Batidora
Cafetera
Esterilizador elctrico
Extractor de aire
Lmpara infrarroja
Lmpara de rayos ultravioleta
Licuadora
0312
0319
0323
0324
0325
0399
Olla de presin
Ventilador
Plancha elctrica
Barra de luz
Lavadora
Otros no incluidos en este rubro
22
04 EQUIPO DE INGENIERIA Y DIBUJO

0401
0405
0406
0409
0410
0414
0415
0417
0418
0420
0422
Brjula
Mesa para dibujo
Mira
Pantgrafo
Planmetro
Teodolito
Trpode
Micrmetro
Polipasto (polea)
Dinammetro
Bomba hidrulica
0424
0434
0435
0438
0440
0441
0443
0444
0445
0499
Criba
Espectrmetro
Sonmetro
Banco ptico
Aparato de vibracin
Giroscopio
Rodillo metlico
Plano de friccin
Gramil
07 EQUIPO AUDIOVISUAL Y FOTOGRAFIA

0702
0710
0711
0714
0715
Cmara fotogrfica
Pantalla de proyeccin
Proyector de cine
Retroproyector (libro o pgina)
Tanque de revelado
0717
0718
0719
0799
Rotafolio
Proyector multimedia (Can)
Cmara audiovisual
11 MOBILIARIO
1102
1103
1104
1105
1112
1113
1114
1115
1116
1117
1118
1119
1121
1122
1123
1124
1125
1126
1129
1130
Archivador
Armario
Atril
Banca
Caja de seguridad
Cama
Camarote
Sof
Canap
Silln de sala
Consola
Alacena o Pantry
Mesa trapezoidal
Escritorio L
Mueble modular para televisor
Escritorio ejecutivo
Escritorio secretarial
Escritorio ctedra
Estante
Gavetero
1131
1133
1138
1139
1146
1147
1163
1164
1170
1171
1173
1176
1177
1178
1179
1180
1181
1199
Mueble para computadora

Librera
Mesa
Mesa mecanogrfica
Pizarra
Pupitre
Silla
Silln ejecutivo
Mostrador
Tocador
Vitrina
Closet
Banco de taller
Escalera
Silla prvulo
Gavinete para servidor
Canopy
23
12 INSTRUMENTOS MUSICALES
1201
1202
1203
1204
1205
1206
1207
1208
1209
1210
1211
1212
1213
1214
1215
1216
1217
1218
1219
1220
1221
1222
1223
1224
Acorden
Armonio
Arpa
Batera
Bombo
Bongos
Bugle
Campanlogo
Clarinete
Claves
Colombina
Concertina
Contrabajo
Contrafagote
Corneta
Corno
Fagote
Flauta
Flautn
Gong
Guitarra
Lira
Mandolina
Meldica
1225
1226
1227
1228
1229
1230
1231
1232
1233
1234
1235
1236
1237
1238
1239
1240
1241
1242
1243
1244
1245
1246
1299
Oboe
Pandereta
Piano
Picola
Platillos
Redoblantes
Saxo
Timbal
Tringulo
Trombn
Trompeta
Tamborcito
Tuba
Viola
Violn
Violoncello
Xilfono
rgano
Marimba
Quena
Charango
Zampoa
13 ARTICULOS DEPORTIVOS
1302
1303
1304
1306
1316
1317
Columpio
Equipo gimnstico
Pesas
Mesa de ping pong
Rueda de avioncitos
Rueda de caballitos
1318
1319
1320
1321
1322
1399
Rueda de carritos locos

Rueda de lanchitas
Mesa de futbolito
Trencito
Lancha
14 OBJETOS DE MUSEO
1401
1402
1403
Busto
Escultura
Objeto arqueolgico
1404
1499
Pintura (tmpera u leo)

15 ARTICULOS VARIOS
1501
1502
1503
1504
1505
1506
1507
Asta
Bandera
Escudo
Carretilla de reparto
Campana
Cocina
Cortadora de grama
1509
1513
1514
1599
Extinguidor
Horno
Pulidora
24
21 EQUIPO MEDICO QUIRURGICO

2101
2102
2103
2104
Cama hospitalaria
Estetoscopio
Unidad dental
Resucitador de emergencia
2105
2106
2107
2199
Silla ortopdica
Otoscopio
Tensimetro
31 EQUIPO DE MEDICION
3101
3102
3103
3104
3105
3106
Altmetro
Anemgrafo
Balanza
Barmetro
Bscula
Cronmetro
3107
3111
3199
Reloj marcador
Tacmetro
32 EQUIPO DE LABORATORIO
3201
3202
3203
Equipo de biologa
Equipo de fsica
Equipo de Qumica
3204
3299
Microscopio
33 EQUIPO DE ARTE Y OFICIO

3301
Mquina de coser
3399
41 MAQUINARIA Y EQUIPO AGRICOLA

4101
4102
4103
4104
4105
4106
4107
4108
4109
4110
4111
4112
4113
4114
4115
4116
4117
4118
4119
Abonadora
Arado
Centrfuga para prueba grasa
Clasificadora de huevos
Criadora
Comedero
Cultiv.mecnica manual
Chapodadora
Chasis para triler
Descremadora
Desgranadora
Despicadora elctrica
Enfriadora de leche
Equipo de asperjar
Equipo de espolvorear
Esparcidora mecnica
Estampadora de cera
Extractor de cera
Extractor de miel
4120
4122
4125
4126
4127
4128
4129
4130
4131
4132
4133
4134
4135
4136
4137
4138
4139
4199
Granero
Incubadora
Mantequillero (batidora de mantequilla)
Mezcladora de alimentos
Molino de martillo
Molino para hacer queso
Ordeadora
Pasteurizadora
Prensa para queso
Picadora de zacate
Rastra
Sembradora
Silo
Subsuelador
Tanque para hacer queso
Tractor
Trilladora
25
44 EQUIPO DE REPRODUCCION E IMPRENTA
4401
4402
4403
4404
4405
4406
4407
4408
4409
4411
4412
4413
4415
4416
4417
4419
4420
4421
4422
4423
Ampliadora
Calibrador
Cmara para negativo offset
Cosedora
Compaginadora
Cortadora
Chibalete
Crisol de fundicin
Dobladora
Estampadora (Dorador)
Fotocopiadora
Fundidora
Gabinete
Grabadora de cinta
Guillotina
Lmpara de luz de punto
Levantadora de pliegos
Linotipo
Mquina de rotul.direc.
Mquina de tipografa
4424
4425
4426
4427
4428
4429
4430
4431
4432
4433
4435
4436
4437
4438
4439
4440
4441
4442
4499
Mesa de imposicin
Mesa de retoque
Mimegrafo
Multilit
Numerador
Portagalera
Portamagazines
Prensa al vacio para offset
Prensa de encuadernacin
Quemador
Rauqueadora
Sacaprueba
Sierra para cortar lingotes
Tanque Rev.de placa offset
Troqueladora
Libradores
Cizalla
Impresor
53 EQUIPO TELEFONICO
5301
5302
5303
5304
Conmutador
Equipo de radio telfono
Intercomunicador
Planta telefnica
5305
5308
5399
Telfono
Fax
54 EQUIPO DE RADIO, TELEVISION Y SONIDO

5401
5402
5403
5404
5405
5406
5407
5408
5409
5410
5411
Amplificador
Antena
Bafle
Bocina
Grabadora
Locutorio
Megfono
Micrfono
Pedestal
Minicomponente
Radio
5412
5413
5414
5415
5416
5418
5419
5420
5421
5423
5499
Televisor
Tocacintas
Tocadiscos
Cmara de vdeo
Radio grabadora
Vdeo grabadora
Ecualizador
Equipo de sonido
Consola de sonido
DVD
26
55 MAQUINARIA Y EQUIPO DE ENERGIA

5501
5502
5503
5504
Acumulador
Caldera
Generador de energa
Motor de combustin
5505
5506
5599
Motor elctrico
Transformador
56 MAQUINARIA Y EQUIPO REFRIGERANTE

5601
5602
5603
5604
5605
Aire acondicionado
Conservador
Cuarto fro
Frigorfico
Refrigeradora
5606
5607
5699
Compresor de aire
Evaporizador
57 MAQUINARIA Y EQUIPO DE ACUEDUCTO

5701
5703
Bomba proveedora de agua

Filtros
5799
61 ELECTRICIDAD Y ELECTRONICA
6101
6102
6103
6104
6105
6106
6107
6108
6109
6110
6111
6112
6113
6114
6115
6116
6117
6118
6119
6120
6121
6126
6128
6129
6130
6133
6134
6135
6136
Ampermetro
Arrancador
Bobinadora
Caja de resistencia
Capacmetro
Condensador variable
Contador de ciclos
Contador digital
Convertidor
Cosmetro
Dinmetro
Elevador de voltaje
Embobinador
Equipo de optein
Facmetro
Fluxmetro
Frecuensmetro
Regulador de voltaje
Galvanmetro
Gausimetro
Generador
Genmetro
Inductancia patrn
Luxmetro
Medidor
Megmetro
Motogenerador
Osciloscopio
Potencimetro
6148
6153
6156
6157
6158
6161
6162
6163
6164
6165
6166
6167
6168
6169
6170
6172
6173
6174
6176
6178
6179
6180
6181
6182
6184
6185
6188
6191
6192
Set experimental
Sincronoscopio
Tablero didctico
Tester
Transformador
Trazador de curva
Vatihormetro
Volt.ampermetro
Watmetro
Caja dcada
Auto transformador variable
Polmetro VTV.N
Switch electrnico y corriente
Analizador de circuito
Transceptor
Receptor didctico de radio
Transmisor didctico de radio
Demostrador variable magntico
Inductancia variable
Entrenador electrnico
Epidoscopio
Prueba de lnea de transmisin
Banco bsico de prueba
Voltmetro
Termmetro de escala f.
Watihormetro(KWH)
Sincroscopio
Ometro
Rectificador de silicn y selenio
27
6137
6138
6142
6143
6144
6145
Preamplificador
Probador
Puente
Rastreador
Reantancia variable
Regulador de campo
6193
6194
6195
6196
6197
6199
Transmisor estroboscopio
Relay rotocelda, mecnico
Control de secuencia electrnico
Freno electromagntico
Stroboscopio
65 EQUIPO DE TRANSPORTE
6501
6502
6503
6504
6505
6506
6507
6508
Autobs
Automvil
Bicicleta
Camin
Camionetilla
Carreta o triler
Carretilla de mano
Furgoneta
6509
6510
6511
6512
6513
6514
6515
6599
Jeep
Microbs
Motocicleta
Motoneta
Panel
Pick-Up
Triciclo
68 MECANICA GENERAL Y AUTOMOTRIZ

6802
6803
6804
6805
6806
6808
6809
6810
6811
6812
6813
6816
6817
6823
6826
6827
6828
6829
6830
6831
6832
6833
6837
6842
Afilador de herramientas
Ajustador de cola
Alineador de direccin
Alineador de viela
Asentador de motor
Aserrador p/metal
Balanceador de llanta
Caja de cola
Canteador
Cargador de batera
Cepillador
Compresor de aire
Comprobador
Dobladora
Elevador
Engrasadora
Enrinador o desenrrinador
Equipo de auto analizador mecnico
Escoplador
Esmerilador
Espichera
Fresador universal
Gra
Lijadora
6844
6845
6846
6847
6848
6862
6863
6867
6868
6872
6877
6878
6880
6884
6885
6886
6887
6888
6889
6890
6891
6892
6893
6899
Limpiador de buja
Mrmol de ajuste
Mrmol de trazado
Perforador de cilindro
Prensa
Rectificador
Remachador de friccin
Sargento (p/prensar)
Sierra
Soldador
Tecle
Torno
Tope de Seguridad
Trompo (para molduras de madera)
Vacumetro
Vehculo seccionado
Yunque
Marco para sierra
Taladro
Soplador elctrico
Tarraja
Cortatubo
Llave stilson
71 ANIMALES
7101
7102
Vertebrados
Invertebrados
28
ANEXO 1
FORMULARIOS
29
FORMULARIO DE REMISION DE INVENTARIO
ACTIVO FIJO
UNIDAD ADMINISTRATIVA________________________
NUMERO DE
INVENTARIO
AF-8
DESCRIPCION DEL BIEN
CODIGO
MARCA
SECCION
MODELO
SERIE
FECHA
FECHA
DE ADQ.
DOC.DE
COMPRA
PRECIO $
ESTADO
FISICO
B
M
ASIGNADO A
OBSERVACION
TOTAL GENERAL
Firma
Firma
Nombre
Nombre
Sello
Delegado de la Unidad
Director o Responsable de la Unidad
30
INSTRUCCIONES PARA LLENAR FORMULARIO DE REMISION DE

INVENTARIO.
Unidad Administrativa: nombre de la dependencia que remite el inventario.
Seccin: lugar donde se encuentre ubicado el bien.
Fecha de Inventario: fecha de remisin de inventario.
Nmero de Inventario: nmero de cdigo que le corresponde a cada bien.
Descripcin del Bien: Caractersticas fsicas que lo identifican.
Marca: marca del bien (Aplica para equipo).
Modelo: modelo del bien (Aplica para equipo).
Serie: nmero de serie del bien (Aplica para equipo).
Fecha de Adquisicin: Se anotar el da, mes y ao en que fue adquirido el
bien segn documento que lo ampar.
Documento de Compra: Nmero que posea el documento.
Precio Unitario: Ser el precio individual de cada bien puede ser real o
estimado
Total General: Es el resultado de sumar el costo de todos los bienes muebles
presentados en el formulario.
Estado Fsico: Se marcar con B los que se encuentren en buen estado, y
con M aquellos que estn Malos.
Asignado a: Nombre y apellido de la persona que utiliza el bien.

Observaciones: Otros datos que contribuyan a la identificacin de los bienes
muebles.
31
ACTIVO FIJO
AF-9
TRASLADO DE MOBILIARIO Y EQUIPO
Fecha:_______________________
I. Generales
Procedencia: ___________________________________
______________________________________________
Tipo de Movimiento
Destino:
___________________________________
______________________________________________
II. Caracteristicas
Reparacin:
Prstamos:
Traslado definitivo:
Observaciones
CLASE DE BIEN
Director, Coordinador o Jefe de Unidad que autoriza el traslado
Firma_________________________________________
Nombre_______________________________________
cargo_________________________________________
Revise ______________________________
Tesorero o Delegado de la Unidad
NUMERO DE
INVENTARIO
MARCA
SERIE
FECHA ADQ.
PRECIO
Director, Coordinador o Jefe de Unidad que recibe el bien
Firma___________________________________
Nombre_________________________________
Cargo___________________________________
Es conforme_____________________________
Activo Fijo
32
INSTRUCCIONES PARA LLENAR FORMULARIO DE TRASLADO DE

BIENES MUEBLES.
I GENERALES
Procedencia: Deber anotarse el nombre de la dependencia o Institucin que posee
el bien (es)
Destino: Deber anotarse el Nombre de la dependencia o Institucin educativa hacia
donde se traslada el bien (es)
Tipo de Movimiento: Deber de marcarse con una X en el espacio que identifica el
tipo de traslado
Fecha: El da, mes y ao en que se traslada el bien.
Observaciones: Todo aquello que no se estipule en el presente formulario
II. CARACTERISTICAS
Clase del Bien : Nombre con el cual se conoce el bien
Nmero de Inventario: Cdigo que posee el bien.
Marca: Deber registrarse la marca del bien si la posee (Aplica solo a equipo)
Serie: Se coloca el nmero de Serie del bien si lo posee (Aplica solo a equipo)
Fecha : Se tomar del inventario de cada dependencia
Precio: Se tomar del inventario de cada dependencia
NOTA: Para los Organismos de Administracin Escolar, se llenar un original y dos

copias, el primero quedar en poder de la dependencia que entrega y las
copias, una para quien recibe y la otra para la departamental.
Para las unidades administrativas centrales y departamentales, este
formulario constar de un original y tres copias, que sern distribuidas as:
original para quien autoriza el traslado y las copias para el Departamento y/o
unidad de activo fijo, personal de vigilancia y personal que retira el bien.
33
AF-10
ACTIVO FIJO
FORMULARIO PARA DESCARGO DE BIENES MUEBLES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS
NOMBRE DE LA UNIDAD________________________________________________
TIPO DE DESCARGOS
DIRECCION____________________________________________________________
INSERVIBLE.....2-1
ROBO Y/O HURTO..2-2
LUGAR Y FECHA_______________________________________________________
Tipo
Descargo
No. de Inventario
Descripcin o Caractersticas
(Marca, modelo y serie)
TELEFONO____________________ OBSOLETO...2-3
Fecha de
Adquisicin
Cantidad
Precio
Unitario
Precio
Total
FIRMA
NOMBRE
SELLO
Director, Coordinador
34
INSTRUCCIONES PARA LLENAR FORMULARIO DE DESCARGO DE

BIENES MUEBLES UNIDADES ADMINISTRATIVAS.
Nombre de la Unidad: Dependencia que solicita descargo.
Direccin: lugar donde se encuentre ubicada la dependencia solicitante.
Lugar y fecha: Ser el da, mes y ao en que se requiere.
Tipo de descargo: Numeral por la cual se solicita el descargo
Numero de inventario: Se tomar del bien fsicamente.
Descripcin o Caractersticas: Caractersticas fsicas que lo identifican con su
marca, modelo y serie cuando aplique.
Fecha de Adquisicin: La que refleje el inventario.
Cantidad: Nmero de bienes muebles a descargar.
Precio Unitario: Se tomar del inventario
Precio total: El resultado de multiplicar la cantidad por el precio unitario.
35
ACTIVO FIJO
FORMULARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE INSTITUCION EDUCATIVA
FORM. AF-11
NOMBRE DE LA INSTITUCION EDUCATIVA_____________________________________________

TELEFONO_______________ CASERIO___________________ CANTON________________MUNICIPIO_____________________________
TIPO DE CARGO
DEPARTAMENTO_________________________FECHA_____________________ DISTRITO EDUCATIVO N____________
Entrega del Ministerio1-1
CODIGO DE LA INSTITUCION
Compras con fondos propios..
Donaciones 1-2
1-3
Presupuesto Escolar... 1-4

Otros......... 1-5
TIPO DE
CODIGO DE
CARACTERISTICAS
ESTADO
FECHA DE
CARGO
INVENTARIO
(MARCA, MODELO Y SERIE )
FISICO
ADQUISICION
DIA
MES
CANTIDAD
AO
VALOR
VALOR
UNITARIO
TOTAL
CLAVE
R
CONSEJO O ASOCIACION DE LA INSTITUCION EDUCATIVA

SELLO
FIRMA : ___________________________________
FIRMA : ___________________________ FIRMA : _____________________________________
FIRMA : ___________________________
NOMBRE :__________________________________
NOMBRE :__________________________NOMBRE :___________________________________
NOMBRE :__________________________
DIRECTOR DE LA INSTITUCION
SECTOR PADRES DE FAMILIA
SECRETARIO
SECTOR ALUMNO
36
INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR EL INVENTARIO DE

MOBILIARIO Y EQUIPO DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS.
Nombre de la Institucin Educativa: Se anotar tal como est nombrada
oficialmente.
Cdigo de la Institucin: Ser el Cdigo asignado para cada Centro Escolar por la
Direccin Nacional de Acreditacin y Centros Privados.
Tipo de cargo: Se especificar la clase de cargo, segn como fue adquirido el bien.
Cdigo de inventario: Se anotarn el cdigo asignado a cada bien.
Caractersticas: Se especificarn los detalles tales como: marca, serie, modelo y
otros que identifiquen el bien.
Estado Fsico: Se marcar con B los que se encuentren en buen estado, y con
M aquellos que estn malos.
Fecha de Adquisicin: Se anotar el da, mes y ao que la Institucin adquiri el
bien
Cantidad: Se anotar el nmero de unidades de una sola clase de bienes muebles.
Valor Unitario: Se anotar el precio del bien
Valor Total: Se obtendr de multiplicar el precio unitario por la cantidad de
determinado tipo de bienes muebles.
Clave: Se marcar con la letra (R) s el valor es real y con la letra (E), s el valor es
estimado
Firma: En este espacio firmarn todos los miembros representantes de la Institucin
Educativa
Nombre: Aqu se anotar el nombre completo de la persona a quien le corresponde
la firma del espacio superior; en caso del CDE, ser el tesorero y de la ACE el
Presidente (en el espacio sector padre de familia); en el caso del sector alumno se
ubicar si existe representante de ste
Sello:
Deber
estamparse
el
correspondiente
la
Institucin
Educativa
37
ACTIVO FIJO
FORMULARIO DE DESCARGO DE MOBILIARIO Y EQUIPO ESCOLAR
AF-12
NOMBRE DE LA INSTITUCION EDUCATIVA_________________________________________________________

TELEFONO:_______________________CASERIO____________________________________CANTON____________________ MUNICIPIO_________________
DEPARTAMENTO:___________________
TIPO DE DESCARGO
FECHA:_______________________DISTRITO EDUCATIVO No._________
INSERVIBLE............
2 - 1
ROBO Y/O HURTO..................... 2 - 2
OBSOLETO............................. 2 - 3
CODIGO DE LA INSTITUCION:
TIPO DE
CODIGO DE
CARACTERISTICAS
FECHA DE
DESCARGO
INVENTARIO
(MARCA, MODELO, SERIE)
ADQUISICION
DIA
MES
CANTIDAD
VALOR
VALOR
UNITARIO $
TOTAL $
AO

FIRMA________________________FIRMA________________________FIRMA_____________________ FIRMA____________________________
NOMBRE______________________NOMBRE_____________________ NOMBRE___________________NOMBRE_________________________
SECRETARIO
SECTOR ALUMNO
38
INSTRUCCIONES PARA DESCARGO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE

INSTITUCIONES EDUCATIVAS.
oficialmente.
Cdigo de la Institucin: Ser el asignado para cada Centro Escolar por la
Tipo de descargo: Se especificar la clase de descargo.
Cdigo de Inventario: Se anotarn el cdigo asignado a cada bien.
Caractersticas: Se especificarn los detalles tales como: marca, serie, modelo u
otros que identifiquen el bien.
Fecha de Adquisicin: Da, mes y ao que la Institucin adquiri el bien.
Cantidad: Nmero de unidades de una sola clase de bienes muebles.
determinado tipo de bienes muebles.
Educativa
la firma del espacio superior; en caso del CDE, ser el tesorero y la ACE el
ubicar si existe representante de ste.
Sello: Deber estamparse el correspondiente a la Institucin Educativa.
39
ACTIVO FIJO
AF - 13
INVENTARIO BIBLIOGRAFICO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA
NOMBRE DE LA INSTITUCION EDUCATIVA___________________________________

TIPO DE CARGO
CASERIO _______________
CANTON ________________ MUNICIPIO __________________
DEPARTAMENTO _________________
FECHA_____________
DISTRITO EDUCATIVO N__________
CODIGO DE LA INSTITUCION
TIPO DE
CARGO
CODIGO DE
INVENTARIO
TELEFONO _____________
Entrega del Ministerio

1-1
Donaciones1-2
Compras con fondos propios 1-3
Presupuesto Escolar.. 1-4
Otros..... 1-5
ESTADO FISICO
TITULO
AUTOR
EDITORIAL
PAS
PRECIO $
CANTIDAD
TOTAL $

SELLO
FIRMA ____________________
FIRMA ____________________
FIRMA ____________________
FIRMA ____________________
NOMBRE __________________
DIRECTRO DE LA INSTITUCION
NOMBRE __________________
NOMBRE __________________
SECRETARIO
NOMBRE __________________
SECTOR ALUMNOS
40
INSTRUCCIONES PARA PRESENTACION DE INVENTARIO

BIBLIOGRAFICO.
NOMBRE DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Se anotar tal como est nombrada
oficialmente la Institucin.
CODIGO DE LA INSTITUCION: Ser el asignado para cada Centro Escolar por la
TIPO DE CARGO: Se especificar la clase de cargo, segn como fue adquirido el
bien en el caso de utilizar otros 1-5 especificar en la observacin su origen.
CODIGO: Se anotarn los tres dgitos de la clasificacin del libro de acuerdo a la
materia que trate, segn manual de codificacin y su correlativo, segn la cantidad
de libros adquiridos
TITULO: Anotar el nombre del libro asignado por el o los autor(es), identificado en la
portada o su reverso.
AUTOR: Anotar el nombre de la Institucin o persona(s) responsable de la obra. En
caso sean ms de dos autores, se anota el primer nombre, ms la frase; y otros
EDITORIAL: Ubicar el nombre de la casa que realiza la edicin del libro, dato que
se encuentra en la parte inferior de la portada, al reverso de la misma o en la ltima
pgina
PAIS: El nombre del pas de origen de la casa editora; este dato se encuentra al
igual que editorial.
PRECIO UNITARIO: Valor de adquisicin del libro
CANTIDAD: Se anotar
clasificacin.
el nmero de unidades de un mismo libro, segn su
PRECIO TOTAL: Se obtendr de multiplicar el precio unitario por la cantidad de

determinado libro.
ESTADO FISICO: Se marcar con B los que se encuentren en buen estado, y
con D aquellos que estn deteriorados.
NOMBRE: Aqu se anotar el nombre completo de la persona a quien le
corresponde la firma del espacio superior, en caso de CDE, ser el tesorero y de la
ACE el presidente (En el espacio sector padre de familia); en el caso del sector
alumno se ubicar si existe representante de ste.
SELLO: Deber estamparse el sello correspondiente de la Institucin Educativa,
que ha sido anotado al Inicio del presente.
41
ACTIVO FIJO
FORMULARIO DE DESCARGO DE BIENES BIBLIOGRAFICOS
AF-14
NOMBRE DE LA INSTITUCION EDUCATIVA_________________________________________________________

TELEFONO:_______________________CASERIO____________________________________CANTON____________________ MUNICIPIO_________________
DEPARTAMENTO:___________________
DETERIORO............
2 - 1
ROBO Y/O HURTO..................... 2 - 2
CODIGO DE LA INSTITUCION:
TIPO DE
DESCARGO
CODIGO DE
INVENTARIO
TIPO DE DESCARGO
FECHA:_______________________DISTRITO EDUCATIVO No._________
CARACTERISTICAS
(TITULO, AUTOR )
FECHA DE
CANTIDAD
ADQUISICION
DIA
MES
VALOR
UNITARIO $
VALOR
TOTAL $
AO

FIRMA________________________FIRMA________________________FIRMA_____________________ FIRMA____________________________
NOMBRE______________________NOMBRE_____________________ NOMBRE___________________NOMBRE_________________________
SECRETARIO
SECTOR ALUMNO
42
INSTRUCCIONES PARA DESCARGO DE BIENES BIBLIOGRAFICOS

DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS.
oficialmente.
Cdigo de la Institucin: Ser el asignado para cada Centro Escolar por la
Tipo de descargo: Se especificar la clase de descargo.
Cdigo de Inventario: Se anotarn el cdigo asignado a cada bien.
Caractersticas: Se especificarn los detalles tales como: titulo y autor (cuando
aplique).
Fecha de Adquisicin: Da, mes y ao que la Institucin adquiri el bien.
Cantidad: Nmero de unidades de una sola clase de bienes.
determinado tipo de bienes.
Educativa
la firma del espacio superior; en caso del CDE, ser el tesorero y la ACE el
ubicar si existe representante de ste.
Sello: Deber estamparse el correspondiente a la Institucin Educativa.
43

Normativa Activo Fijo 2015

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Ministerio de Educacin

Unidad Financiera Institucional

INSTRUCTIVO DEL SISTEMA DE

CAPITULO VII .......................................................................................................................... 14

CONCENTUALIZACION BASICAS DE ALGUNOS TERMINOS ............................ 19

cualquier fuente de financiamiento del Ministerio de Educacin o aquellos

C. FUNCION DEL NIVEL LOCAL

patrimonio del Estado; as tambin deber reflejar en el mismo el nombre

de no dejar salir ni un bien, si no est autorizado por medio del formulario

otros con similares caractersticas, que se tenga documentacin de

v) La Comisin Nacional de Descargo, deber reportar mensualmente copia

w) Todo lo no expresado en las presentes normativas, se regirn bajo las

A. ADQUISICION DE BIENES MUEBLES

B. SUPERVISIN Y EJECUCION DE LA INVERSION DE LA OBRA CIVIL

C. LEGALIZACION DE BIENES INMUEBLES Y DERECHOS DE AUTOR

D. DISTRIBUCION DE BIENES MUEBLES

E. RESPONSABILIDAD DEL JEFE O TCNICOS DE ACTIVO FIJO DE

Tcnico de Activo Fijo

Verifica las caractersticas del bien

Tcnico de Activo Fijo

Procede a codificar el bien y adiciona al

Remite en los primeros 10 das hbiles del

Director, Coordinador o Jefe Autoriza solicitud de traslado del

Director, Coordinador o Jefe

Recibe y firma solicitud de traslado

Recibe solicitud y valida los datos

Procede a realizar los cambios

Jefe de Activo Fijo

Tcnico de Activo Fijo

Jefe de Activo Fijo

Jefe de Activo Fijo

Tcnico de Activo Fijo

Verifica las caractersticas del

Tcnico de Activo Fijo

Jefe de Unidad Otorgante

Autoriza solicitud de traslado

Jefe de Unidad Receptora

Recibe y firma solicitud

Tcnico de Activo Fijo

Tcnico de Activo Fijo

Revisa la solicitud, verifica

Tcnico de Activo Fijo

Recibe y revisa solicitud

Tcnico de Activo Fijo

Tcnico de Activo Fijo

Director (a) Institucin

Director (a) de organismo de

Verifica existencia, codifica y

Levantan acta haciendo constar el

Director (a) o Presidente (a)

Remite inventario actualizado al

Miembros del organismo de

Autoriza la solicitud de traslado de

Miembros del organismo de

Reciben y firman solicitud,

Archiva documentacin para

Director de Institucin Educativa

Remite copia del formulario AF-9

Director (a) de la Institucin

Determina la utilidad del bien(es)

Director (a) de la Institucin

Convoca a miembros del

Miembros del organismo de

Verifica fsicamente el estado del

DEPARTAMENTO_______________FECHA_ DISTRITO EDUCATIVO N__

FIRMA : _ FIRMA : ___________

NOMBRE :NOMBRE :_________

FECHA:_______________DISTRITO EDUCATIVO No._

CANTON MUNICIPIO __