2015

Gua para la
Planificacin Anual
Operativa

Sistema de Planificacin y
Seguimiento Alejandro

Gua para la Planificacin

01/01/2015

Gua para la Planificacin

Tabla de contenido
1.

Planificacin en el Sistema Alejandro .....................................................................2

2.

Paso 1.- Iniciar sesin para planificar ....................................................................2

3.

Paso 2.- Realizar la Planificacin .............................................................................4

a.

Planificacin del Gasto Corriente .........................................................................................................6

Actividad de Administracin y Funcionamiento ..................................................................................................6

b.

Planificacin de la Inversin..................................................................................................................7

Actividad de Ejecucin, Seguimiento y Evaluacin: ........................................................................................... 8

Actividades de Inversin Directa: .........................................................................................................................9

4.

Paso 3.- Carga del presupuesto - Memorias de clculo ................................... 14

5.

Paso 4.- Reportes ...................................................................................................... 19

Anexo No. 1 Relacin Etapas Lneas de Accin ........................................................25

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FUNDACIN FAUTAPO

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Gua para la Planificacin Anual

Operativa
Sistema de Planificacin y Seguimiento Alejandro
1. Planificacin en el Sistema Alejandro
En el sistema de Planificacin del Alejandro se realizar la Planificacin
Operativa Anual tomando en cuenta: El Complejo, la Unidad Presupuestaria
(regional) y el Proyecto, este ltimo es el nivel en el que se va a planificar y
asignar el presupuesto. Posteriormente para el registro de las actividades se las
har de acuerdo a las etapas y lneas de accin definidas en la estrategia.

2. Paso 1.- Iniciar sesin para planificar

Ingresar
en
la
barra
de
alejandro.fundacinautapo.org.

direcciones

del

Mozilla,

La Pantalla principal del Sistema de Planificacin Alejandro ser:

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colocando

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Debe ingresarse el usuario y la contrasea para iniciar la sesin.

El sistema le pedir elegir la gestin a trabajar.

El sistema le solicitar ingrese al mdulo correspondiente. En este caso ingresar a

Planificacin.

Eleccin del Complejo: Posteriormente se elige el complejo para el que se va a

planificar.

Eleccin Unidad Presupuestaria: Es posible, si el complejo abarca varias

regionales, se disponga de ms de una unidad presupuestaria. El sistema
solicitar se elija la unidad presupuestaria.

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Unidades Presupuestarias: Constituyen los niveles de la estructura

presupuestaria, en los que se realiza la asignacin de recursos, se determina la
responsabilidad en la gestin presupuestaria y se realiza el seguimiento y
evaluacin de los resultados presupuestarios.

Eleccin Proyecto de Inversin: Posteriormente debe elegirse el proyecto de

inversin (inscrito inicialmente) para planificar las acciones.

3. Paso 2.- Realizar la Planificacin

Los usuarios operativos que realizarn la Planificacin Anual acceden a los
siguientes mens:

Opcin: Planificacin Anual

La opcin permite realizar la Planificacin Operativa Anual (POA) registrando las
actividades relacionadas con el Proyecto, que corresponde a un Complejo
Productivo y a una regional (unidad presupuestaria).
Pueden existir las siguientes consideraciones al Planificar:

Un complejo puede alcanzar una o ms regionales.

Ejemplo:
COMPLEJO PRODUCTIVO VALLES INTERANDINOS SUR
Regionales: Tarija y Cintis

En una regional pueden haber varios proyectos de inversin

Ejemplo:
Regional Tarija:

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Proyecto: Empleo Digno para trabajadores por cuenta propia de la cadena

de construccin en la ciudad de Tarija (financiado por Brucke Le Pont)
Proyecto: Apoyo al desarrollo de reas de influencia, implementacin
proyectos de produccin (financiado por Repsol)
Adems de la ACCIN PRINCIPAL del Complejo. Comnmente financiada
por recursos institucionales (Suecia, aportes de contraparte y propios).

Puede existir un proyecto con alcance en ms de un regional

Ejemplo: Pronarec, que abarca ms de una regional y puede planificarse en

cada una de ellas.

En los proyectos de inversin, si as se aprob en convenios, puede

planificarse actividades de Administracin y Funcionamiento (Gasto
Corriente por sueldos personal administrativo exclusivo del proyecto),
Actividades de Ejecucin (sueldos tcnicos) y Actividades propias de
inversin directa (Gasto de inversin)
En algunos complejos los gastos de Administracin y Funcionamiento se
planificarn y presupuestarn en la ACCIN PRINCIPAL
Ejemplo: En el Proyecto Industrias y Servicios
En la accin principal se presupuestarn: Remuneraciones de los
administrativos (que apoyan a varios proyectos), servicios bsicos,
materiales, etc.
En los proyectos, como Jvenes bachilleres, Cepos, pedaggico, ejercito,
mujeres emprendedoras, entre otros se planificarn actividades de
ejecucin y seguimiento (sueldos tcnicos) y actividades de inversin.

Men: Planificacin POA

La opcin para planificar el POA tiene tres sub opciones: El registro de actividades
correspondientes al Gasto Corriente (gastos en actividades de administracin y
funcionamiento) y el registro de las actividades de Inversin (actividades de
ejecucin, seguimiento y de Inversin directa), estas relacionadas con los
complejos productivos. La tercera opcin Servicios est relacionada
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exclusivamente con actividades de prestacin de servicios (consultoras realizadas

por la Fundacin).

a. Planificacin del Gasto Corriente

El Gasto Corriente est relacionado con la Planificacin y Presupuestacin de los
gastos en Actividades de Administracin y Funcionamiento que apoyan a las
actividades de inversin.

Actividad de Administracin y Funcionamiento

Las actividades de administracin y funcionamiento son las que permiten el logro
de objetivos referidos a procesos administrativos y son considerados por la
fundacin como Gastos Corrientes, es ac donde se presupuesta los gastos
administrativos necesarios para dar apoyo a la ejecucin de los Complejos.
Estos costos deben ser calculados por los contadores y/o administradores en cada
uno de los complejos.
La actividad definida para este componente es la Actividad de Administracin
y Funcionamiento. Entre los gastos que se presupuestan en esta actividad se
tiene:

Las remuneraciones y las cargas sociales del personal administrativo

Los servicios bsicos, viticos y pasajes y otros servicios no personales
relacionados con el ejercicio de las actividades administrativas
Los materiales y suministros, impuestos y otros gastos corrientes

En el men se debe elegir la siguiente opcin.

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Realizada la eleccin el sistema mostrar lo siguiente:

Como se puede ver las caractersticas de esta actividad son:

Una sola actividad recurrente en la gestin. No debe aadirse ninguna otra.

En la columna Presupuesto se muestra la etiqueta Presupuesto,
haciendo clic sobre ella se ingresar a las memorias de clculo.
El lugar de la actividad debe ser la regional del complejo.
El cronograma de ejecucin ser del primer da del ao hasta el ltimo, por
ser una actividad permanente en la gestin.

b. Planificacin de la Inversin
En el men se debe elegir:

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Las actividades de Ejecucin, Seguimiento y Evaluacin y las actividades de

Inversin Directa forman parte de la Inversin, en estos se planifican las
actividades o acciones especficas que producirn Servicios o Productos, para
alcanzar los objetivos establecidos en el Plan Estratgico. Los costos son
calculados por los responsables de los complejos, con la participacin activa de
los tcnicos y con el apoyo de los administradores y/o contadores.

Actividad de Ejecucin, Seguimiento y Evaluacin:

Entre los costos que se presupuestan en estas actividades se puede ejemplificar

los siguientes:

Las remuneraciones y las cargas sociales del personal permanente de

inversin
Activos Fijos, insumos y materiales destinados al uso del personal tcnico

La actividad de ejecucin, seguimiento y evaluacin, es una actividad

recurrente que ejecutan los tcnicos para realizar la ejecucin de la inversin,
el posterior seguimiento y evaluacin.
Para registrar los gastos debe ingresarse al men ya indicado y el sistema
mostrar lo siguiente:

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Para ir a las memorias y cargar el presupuesto debe hacer clic con el ratn en la
columna presupuesto.

Actividades de Inversin Directa:

Para planificar actividades de Inversin Directa elegimos la opcin Inversin
Directa:

Entre los costos que se presupuestan en estas actividades se puede ejemplificar

los siguientes:

Los viticos y pasajes, imprenta, publicidad, consultoras y otros servicios

no personales relacionados con el ejercicio de las actividades de inversin.
Los materiales y suministros, activos y otros gastos
La Inversin Directa en los procesos de Formacin, Dinamizacin de
Unidades Productivas, Asociatividad, Facilitacin de acceso a mercados,
alianzas multiactorales.

El sistema al elegir Inversin Directa presentar la siguiente pantalla:

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Dnde se muestra:
-

La grfica de secuencia de acciones por etapas

Esquina superior derecha, la grfica presenta la secuencia lgica de ejecucin de

las acciones distribuidas en etapas (etapas definidas en el Plan estratgico), se la
visibiliza pasando el puntero del ratn por encima.
-

Franja de Etapas

Etapas 1 a la 4 en pestaas elegibles haciendo clic con el mouse.

-

Tabla de Planificacin

Tabla que por defecto muestra la descripcin de la accin principal de la etapa

(franja blanca) y la descripcin de las lneas de accin relacionadas con la etapa
(franjas verdes).
-

Registro de actividades y sub actividades

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Para registrar las actividades se elige secuencialmente las pestaas de ETAPAS,

en la columna Accin se hace clic sobre el icono

presentar lo siguiente:

. El sistema

Registro de Actividades - Principales

Se ingresarn las actividades relacionadas con la etapa y la lnea de accin.
Por las caractersticas de la actividad, se elegirn los siguientes parmetros:

El Cdigo lo pone automticamente el sistema

Se ingresar la descripcin de la actividad
La opcin observaciones es opcional y se utilizar cuando sea necesaria
alguna aclaracin o registrar algn dato de apoyo.

Ejemplo: Una actividad en la etapa de dinamizacin, relacionada con la

incorporacin de innovaciones tecnolgicas.
Se debe elegir la pestaa siguiente:

Esta eleccin nos mostrar las lneas de accin siguientes:

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De acuerdo a la actividad planeada elegimos la siguiente lnea de accin:

Con el botn

registramos las actividades.

Con todos estos datos ingresados el sistema nos mostrar:

Seguidamente deben registrarse las sub actividades, de la misma manera como

se registr la actividad principal.

Registro de Sub Actividades

El sistema al ingresar la actividad ha habilitado 3 iconos
, el primero
para registrar la sub actividad, el segundo para modificarla y el tercero para
eliminarla en casos que se necesite.
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Al hacer clic en el icono adicionar sub actividad, se tendr:

Dnde:

El cdigo lo pone automticamente el sistema

Descripcin de la sub actividad
Cronograma (fechas) de ejecucin de la sub actividad
Responsable de la ejecucin de la sub actividad
Lugar de ejecucin de la sub actividad
Observaciones es opcional, cuando sea necesaria alguna aclaracin.

Puede ingresarse ms de un responsable o lugar, si la sub actividad se

ejecutar en diferentes lugares o en intervalos diferentes de tiempo. Con el
Botn +
Ejemplo: Haciendo clic en el icono

registramos la sub actividad.

Ingresadas las sub actividades el sistema mostrar lo siguiente:

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Existen posibles variaciones en la Planificacin de las actividades y sub

actividades, realizada por los complejos. Algunas de ellas se detallan a
continuacin.

Al nivel de Sub actividad debe planificarse, el lugar, el responsable y el

cronograma de ejecucin.
Las sub actividades pueden ejecutarse en diferentes lugares, tener
diferentes responsables, porque pueden ejecutarse en varios municipios
y asignarse a varios funcionarios su ejecucin. Pero deben planificarse
como una sola sub actividad.
El cronograma de ejecucin de la actividad principal registrar como
fecha de inicio la que corresponda a la fecha menor de una de sus
subactividades y la fecha final, la que corresponda a la fecha mayor de
una de sus subactividades.
Despus de ingresar las actividades y subactividades, en las que
correspondan debe asignarse el presupuesto.

4. Paso 3.- Carga del presupuesto - Memorias de clculo

Cuando las subactividades requieran recursos para ejecutarse, los gastos deben
calcularse utilizando las Memorias de Clculo.
Las Memorias de Clculo se despliegan cuando hacemos clic en la columna
Presupuesto, sobre la palabra Presupuesto.

Realizada la accin se presentar las memorias de clculo.

En la cabecera se tendr cuadros de control del presupuesto asignado (techos),
por tipo de actividad y por disponibilidad.

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En el cuerpo de las memorias se listarn los gastos ordenados por la forma como
se calculan, por ejemplo:

Dnde los datos principales son:

Partida, de acuerdo al tipo de actividad (Administracin y funcionamiento,

Ejecucin, seguimiento y evaluacin o Inversin directa) se mostrar el
clasificador presupuestario correspondiente.
Entidad Aportantes o destinatarias de la inversin, si se requiere identificar
la aplicacin del gasto por municipio, regional, etc.
Fuente de financiamiento, la fuente origen de los recursos.
Organismo Financiador, el organismo de donde provienen los recursos.
Los otros datos son para el clculo de los gastos.

El sistema agrupar todos los gastos de acuerdo a grupos y los mostrar en la

cabecera, en el siguiente cuadro:

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Para mostrar cmo se hacen los clculos se da los siguientes ejemplos:

a) Calculo de costos
Funcionamiento.

de

Actividades

de

Administracin

Ingresamos a Planificacin POA, Gasto Corriente, Actividad de administracin y

funcionamiento, en el men ser:

Realizada la eleccin el sistema mostrar la Actividad de Administracin y

Funcionamiento de la siguiente manera:

Para realizar los clculos de los costos para la actividad hacemos clic en la
columna Presupuestaria, sobre la palabra presupuesto.
Realizada la accin se presentar las memorias de clculo.
En estas actividades se presentan los siguientes gastos:

Remuneraciones del personal administrativo

Viticos
Pasajes
Servicios Bsicos
Seguros
Alquileres
Otros Servicios
Materiales y Suministros
Activos Fijos
Acciones

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Otros Gastos
Impuestos y Otros

Ejemplo: Viticos del personal administrativo.

Estos gastos al ser administrativos son estimados de acuerdo a ejecuciones de
anteriores gestiones.
Llenados los datos tendremos:

Ejemplo: Clculo de alquileres.

Estos clculos son sencillos de realizar, porque estn basados en informacin

histrica.

b) Clculo de costos de Actividades de Inversin.

En el men se debe elegir:

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Elegimos la opcin Inversin tenemos dos opciones Actividad de Ejecucin,

seguimiento y Evaluacin y la Inversin Directa.

Actividad de ejecucin, Seguimiento y Evaluacin

Tendremos:

En la columna Presupuesto hacemos clic en la etiqueta para ingresar a las

memorias.
En estas actividades se presentan los siguientes gastos:

Sueldos y cargas sociales personal de inversin

Viticos
Pasajes
Servicios Bsicos
Seguros
Alquileres
Otros Servicios
Materiales y Suministros
Activos Fijos
Otros Gastos

Ejemplo: Clculo de Viticos.

La tabla a utilizar ser la siguiente:

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Actividades de Inversin
Tendremos las actividades de inversin planificadas:

En estas actividades se presentan los siguientes gastos:

Consultoras
Viticos
Pasajes
Otros Servicios
Materiales y Suministros
Activos Fijos
Inversin Directa de acuerdo a los componentes
Otros Gastos

Ejemplo: Inversin Directa

(Profesionales especializados).

en

Dinamizacin

de

Unidades

Productivas

5. Paso 4.- Reportes

a. Reportes de Planificacin
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Los reportes para verificar la planificacin realizada se obtienen en el men:

El reporte a elegir ser la opcin 1203 Rep. Planificacin Operativa.

El reporte 120301 Planificacin Anual Operativa Detallada es el ms utilizado por

el personal operativo.

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Se recomienda elegir los parmetros que muestra la grfica. El ms importante

es elegir el Proyecto, que es el nivel de planificacin. Si no se elige uno, se listar
todas las actividades planificadas del complejo.
El reporte a desplegar ser:

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b. Reportes Presupuestarios

Los reportes de mayor beneficio para el nivel operativo son el 12060302 y el

12060303.
Elegido el 12060302 Planificacin presupuestaria por Actividad, se tendr los
siguientes parmetros requeridos:

El reporte ser:

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El reporte permite verificar el presupuesto por actividad y por los gastos

presupuestados para su ejecucin.
La otra opcin, el reporte 12060303 Planificacin Presupuestaria por Partida de
Gasto, presentar los siguientes parmetros.

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El parmetro importante es el de Proyecto, para que muestre solo lo

presupuestado en un proyecto, sino se elige el proyecto la informacin puede
corresponder a la unidad e inclusive a todo el complejo, dependiendo de los
parmetros elegidos.
El reporte ser:

El reporte muestra el presupuesto del proyecto, unidad o complejo por gasto

presupuestado. Los filtros pueden ser por organismo financiador, prioridad, entre
otros.

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Anexo No. 1 Relacin Etapas Lneas de Accin

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COD. COMPONENTES
1

PRODUCCIN CON FORMACIN, EMPRENDEDURISMO Y EMPLEABILIDAD

DINAMIZACIN DE UNIDADES PRODUCTIVAS ARTICULADAS A COMPLEJOS

FACILITACIN DEL ACCESO A MERCADOS

FORTALECIMIENTO DE LOS CENTROS DE FORMACIN PARA LA PRODUCCIN

FORTALECIMIENTO DE ALIANZAS MULTIACTORALES PARA LA PRODUCCIN CON FORMACIN

LAS LNEAS TIENEN EL CDIGO INICIAL DEL COMPONENTE AL CUAL CORRESPONDEN

(EJEMPLO: 3.3 CORRESPONDE A LA LNEA 3 DEL COMPONENTE 3)

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