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rea Derecho Empresarial

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Contenido
Efectos y utilidad de los principales procedimientos notariales

GLOSARIO EMPRESARIAL

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Efectos y utilidad de los principales

procedimientos notariales
Ficha Tcnica
Autor : Dr. Cristhian Northcote Sandoval
Ttulo : Efectos y utilidad de los principales procedimientos notariales
Fuente : Actualidad Empresarial N 285 - Segunda
Quincena de Agosto 2013

1. Introduccin
Tanto las personas naturales como las personas jurdicas, ejerzan o no una actividad
empresarial, habrn recurrido en ms de
una oportunidad ante un notario para
realizar alguna gestin, ya sea una legalizacin de firmas o una escritura pblica.
Es muy comn que se confundan los alcances de las funciones que cumple un notario
y de los efectos que tienen las gestiones que
se realizan en una notara. As por ejemplo,
muchas personas no tienen una idea clara
de los efectos que tiene una carta notarial,
o sobre la utilidad de un documento con
firmas legalizadas o la diferencia entre una
minuta y una escritura pblica.
Por ello, en el presente informe realizaremos una breve explicacin de las principales gestiones o trmites que se realizan
con mayor frecuencia en una notara, y
cul es la utilidad de dichas gestiones.

2. Marco legal
Las funciones de un notario se encuentran reguladas en el Decreto Legislativo
N 1049 y en el Decreto Supremo
N 010-2010-JUS, TUO del Reglamento
del Decreto Legislativo del Notariado.

3. Naturaleza de la funcin notarial

Antes de revisar las principales gestiones
o trmites que se pueden realizar ante un
notario, es necesario que tengamos claro
qu es un notario y qu funcin cumple.
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Segunda Quincena - Agosto 2013

El artculo 2 del Decreto Legislativo

N 1049 define al notario de la siguiente
manera:
Artculo 2. El Notario
El notario es el profesional del derecho que
est autorizado para dar fe de los actos y
contratos que ante l se celebran. Para ello
formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los instrumentos a los que confiere
autenticidad, conserva los originales y expide
los traslados correspondientes.
Su funcin tambin comprende la comprobacin de hechos y la tramitacin de asuntos
no contenciosos previstos en las leyes de la
materia.

En el Per, a diferencia de algunos otros

pases que admiten la funcin notarial
ejercida por personas ajenas a la carrera
de Derecho, se exige que quien postule y
acceda a la funcin notarial sea abogado.
Ahora bien, como se puede observar en el
artculo transcrito, la funcin del notario
es dar fe de los actos y contratos que se
celebran ante l, para lo cual verifica la
voluntad de los participantes, comprueba
los hechos relativos a los actos y confiere
autenticidad a los documentos que se
redactan.
Pero qu significa dar fe de un acto? No
debe confundirse con otorgarle validez a
un acto u operacin.
Si bien es cierto que, como regla general,
el notario debe verificar los elementos
principales de un acto, como son la
identidad de las partes, la veracidad de
los derechos u obligaciones de los que
trata el acto y la voluntad de las partes
de aceptar el contenido de los actos, el
notario no garantiza la validez del acto.
Si fuera as, el solo otorgamiento de una
escritura pblica implicara que el acto
que contiene no pudiera ser cuestionado en la va judicial por una causal de
nulidad.

As, el notario no le otorga validez a los actos, pues existen una serie de circunstancias
que pueden afectar la validez del acto y
configurar una causal de nulidad, sin que
el notario pueda advertirlas o corregirlas.

Informe Especial

Informe especial

Cuando se dice que el notario da fe de los

actos, quiere decir que certifica o verifica
los elementos que han sido puestos o
demostrados ante l, como es la identidad
de las partes, los hechos vinculados al acto
que sean verificables como la forma en
que se paga un precio, y el sentido de la
manifestacin de las partes de aceptar la
celebracin y contenido del acto.
Pero el notario no garantiza, necesariamente, la validez o veracidad del contenido del
acto, en la medida que pueden existir una
serie de circunstancias que el notario no
puede comprobar por s mismo.
Pensemos por ejemplo en la compraventa
de un bien inmueble. Ante el notario se
puede otorgar una escritura pblica de
la compraventa, en virtud de la cual, el
notario puede dar fe que el comprador y
el vendedor son quienes dicen ser, que el
vendedor es propietario del bien al verificar su derecho de propiedad inscrito en
los Registros Pblicos o en otro documento fehaciente, la forma de pago del precio
como cuando se entrega en su presencia
un cheque o se inserta un comprobante
de depsito bancario.
Sin embargo, el notario no podra dar fe
sobre el estado de conservacin del inmueble, pues no lo ha inspeccionado. Si bien
existen caractersticas del inmueble que son
verificables por la informacin registral, el
notario no puede certificar, a menos que
haya hecho una diligencia para constatarlo,
en qu condiciones se encuentra el inmueble. Ms an, al notario ni siquiera le consta
si el bien sigue existiendo.
Por ello, el notario no puede dar fe sobre
todos los elementos que contienen los
actos que se otorgan ante l y es necesario
Actualidad Empresarial

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Informe Especial

en cada caso, analizar los elementos y los

efectos que en realidad tiene un instrumento notarial.

4. Principales gestiones o trmites notariales

Existen una gran cantidad de actos, gestiones o trmites que pueden realizarse u
otorgarse ante un notario y es muy comn
que las personas no tengan una idea clara
de cul es la utilidad de cada uno de estos
trmites o si es obligatorio o conveniente
realizar una u otra gestin.
As por ejemplo, puede existir confusin
sobre lo que es una minuta o una escritura
pblica, o si para celebrar un contrato
basta con tener un documento con firmas
legalizadas o si se requiere de una escritura pblica, o si el envo de una carta
notarial genera derechos u obligaciones.
Para aclarar este panorama, podemos
sealar que, a grandes rasgos, los procedimientos o trmites notariales pueden
separarse en dos categoras: los instrumentos protocolares y los instrumentos
extraprotocolares.
Para comprender esta distincin, es
necesario entonces entender qu es el
protocolo notarial.
El protocolo notarial es un conjunto de
registros sobre determinadas materias,
que contienen los instrumentos otorgados
ante el notario.
El Decreto Legislativo N 1049 identifica
a los siguientes protocolos:
a)
b)
c)
d)

De escrituras pblicas.
De testamentos.
De protesto.
De actas de transferencia de bienes
muebles registrables.
e) De actas y escrituras de procedimientos no contenciosos.
f) De instrumentos protocolares denominados de constitucin de garanta
mobiliaria y otras afectaciones sobre
bienes muebles; y,
g) Otros que seale la ley.
Todos los instrumentos que no encajan en
las categoras antes sealadas se consideran como instrumentos extraprotocolares,
entre las que se encuentran las actas
extraprotocolares, las certificaciones de
entrega de cartas notariales, las copias
certificadas, etc., los cuales veremos ms
adelante en detalle.
4.1. Instrumentos protocolares
Veremos en detalle cmo se otorgan los
instrumentos protocolares, siendo el instrumento por excelencia, la escritura pblica.
a. Registro de escrituras pblicas
Una escritura pblica es el instrumento
pblico protocolar que contiene uno o

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ms actos jurdicos y que se origina, salvo

las excepciones previstas por la ley, en una
minuta autorizada por abogado.
Por qu una escritura es pblica? Porque
el contenido de la misma es de libre acceso
a cualquier persona. Esto quiere decir que
cualquier persona, haya intervenido o no,
tenga inters legtimo o no, en el contenido
de la escritura pblica, puede solicitarle
al notario ante el cual se ha otorgado, un
testimonio de la escritura, siendo el nico
requisito para tal efecto, pagar el derecho
notarial por la emisin del testimonio.
Otra duda muy comn es la diferencia
que existe entre una escritura pblica y
una minuta. La minuta es el documento
elaborado y autorizado por un abogado
que constituye una solicitud dirigida a
un notario para que este incorpore en
su registro de escrituras pblicas un acto.
As, la escritura pblica es el resultado de la
presentacin de la minuta ante el notario.
Qu debe contener una escritura pblica? La Ley distingue tres secciones en
una escritura pblica, la introduccin, el
cuerpo y la conclusin.
La introduccin de la escritura pblica
debe contener:
Lugar y fecha de extensin del instrumento.
Nombre del notario.
Nombre, nacionalidad, estado civil,
domicilio y profesin u ocupacin
de los otorgantes; seguida de la indicacin que proceden por su propio
derecho.
El documento nacional de identidad
(DNI) y los legalmente establecidos
para la identificacin de extranjeros.
La circunstancia de intervenir en el
instrumento una persona en representacin de otra, con indicacin del
documento que lo autoriza.
La circunstancia de intervenir un intrprete en el caso de que alguno de
los otorgantes ignore el idioma en el
que se redacta el instrumento.
La indicacin de intervenir una persona, llevada por el otorgante, en el
caso de que este sea analfabeto, no
sepa o no pueda firmar, sea ciego o
tenga otro defecto que haga dudosa
su habilidad, sin perjuicio de que
imprima su huella digital. A esta persona no le alcanza el impedimento de
parentesco que seala esta Ley para
el caso de intervencin de testigos.
La fe del notario de la capacidad,
libertad y conocimiento con que se
obligan los otorgantes.
La indicacin de extenderse el instrumento con minuta o sin ella; y,
Cualquier dato requerido por ley,
que soliciten los otorgantes o que sea
necesario a criterio del notario.

El cuerpo de la escritura pblica debe

contener:
La declaracin de voluntad de los
otorgantes, contenida en minuta
autorizada por letrado, la que se
insertar literalmente.
Los comprobantes que acrediten la
representacin, cuando sea necesaria
su insercin.
Los documentos que los otorgantes
soliciten su insercin.
Los documentos que por disposicin
legal sean exigibles.
Otros documentos que el notario
considere convenientes.
Como se puede observar, el contenido del
cuerpo de la escritura pblica es general,
pues el cuerpo de la escritura pblica
depende de la naturaleza u objeto del
acto que se otorga, existiendo una gran
cantidad de actos que se pueden formalizar mediante una escritura pblica, desde
un testamento o una compraventa de
una vivienda, hasta la constitucin de un
fideicomiso o de una sociedad.
En la conclusin de la escritura pblica se
deber incluir:
La fe de haberse ledo el instrumento,
por el notario o los otorgantes, a su
eleccin.
La ratificacin, modificacin o indicaciones que los otorgantes hicieren, las
que tambin sern ledas.
La fe de entrega de bienes que se
estipulen en el acto jurdico.
La transcripcin literal de normas legales, cuando en el cuerpo de la escritura
se cite sin indicacin de su contenido y
estn referidos a actos de disposicin
u otorgamiento de facultades.
La transcripcin de cualquier documento o declaracin que sea necesario y que pudiera haberse omitido en
el cuerpo de la escritura.
La intervencin de personas que sustituyen a otras, por mandato, suplencia
o exigencia de la ley, anotaciones que
podrn ser marginales.
Las omisiones que a criterio del notario deban subsanarse para obtener
la inscripcin de los actos jurdicos
objeto del instrumento y que los
otorgantes no hayan advertido.
La correccin de algn error u omisin que el notario o los otorgantes
adviertan en el instrumento.
La constancia del nmero de serie
de la foja donde se inicia y de la foja
donde concluye el instrumento; y,
La impresin dactilar y suscripcin de
todos los otorgantes as como la suscripcin del notario, con indicacin de
la fecha en que firma cada uno de los
otorgantes as como cuando concluye
el proceso de firmas del instrumento.
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Ahora bien, como habamos indicado,
para el otorgamiento de una escritura
pblica se requiere de una minuta autorizada por abogado. Pero existen excepciones a esta regla.
El artculo 58 del Decreto Legislativo
N 1049 dispone que no se requiere de
minuta para el otorgamiento de escritura
pblica de los siguientes actos:
Otorgamiento, aceptacin, sustitucin, revocacin y renuncia del poder.
Renuncia de nacionalidad.
Nombramiento de tutor y curador
en los casos que puede hacerse por
escritura pblica.
Reconocimiento de hijos.
Autorizacin para el matrimonio de
menores de edad otorgada por quienes ejercen la patria potestad.
Aceptacin expresa o renuncia de
herencia.
Declaracin jurada de bienes y rentas.
Donacin derganos y tejidos.
Constitucin de micro y pequeas
empresas.
Hipoteca unilateral; y,
Otros que la ley seale.
Qu utilidad tiene una escritura pblica
o por qu es conveniente otorgarla?
Estas preguntas tienen relacin con la frecuencia con la que una persona natural o
jurdica proceden al otorgamiento de una
escritura pblica sin tener en claro si estn
obligados a hacerlo o si dicha formalidad
es conveniente para la operacin o acto
que desean realizar.
Por ello, es necesario analizar dos aspectos
antes de tomar la decisin de otorgar
una escritura pblica. Primero, se debe
determinar si el acto que se desea celebrar
requiere de una escritura pblica para su
validez o eficacia.
As por ejemplo, existen actos jurdicos
que no tienen una formalidad obligatoria para su validez, como el contrato
de compraventa o de arrendamiento,
los cuales pueden celebrarse incluso en
forma verbal.
En cambio, existen otros actos jurdicos
cuya validez s est supeditada a que se
otorguen bajo la forma de una escritura
pblica, como ocurre con el contrato de
hipoteca o con el fideicomiso.
En ese sentido, se debe tener en claro si las
normas legales aplicables al acto que se
desea celebrar impone o no la formalidad
de la escritura pblica como obligatoria.
Si la escritura pblica no fuera una formalidad que condiciona la validez del acto
que deseamos celebrar, entonces debemos preguntarnos si la escritura pblica
le otorga alguna ventaja o conveniencia
a nuestra operacin.
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Una ventaja general que confiere la

escritura pblica es la de otorgar fecha
cierta sobre el acto celebrado. Cuando
nos referimos a la fecha cierta se trata de
una caractersticas de los actos jurdicos
por la cual existe plena certeza sobre su
fecha de celebracin u otorgamiento. Esta
certeza permite atribuir o concluir determinados efectos sobre el acto, como su
vigencia, los plazos de prescripcin para
su exigibilidad, entre otros.
As, si surge la duda de cundo se celebr
un acto pues no se tiene certeza sobre el
otorgamiento de los acuerdos o documentos previos a la escritura pblica, entonces
se tendr como fecha ms antigua de
celebracin la de la escritura.

VIII

siguientes a su vencimiento. El notario,

dentro de los siete das siguientes, deber
notificar al obligado para que pague el
importe del ttulo valor.
En la medida que el obligado no cumpla
con el pago, el notario certificar dicho
incumplimiento y con ello el acreedor
podr ejercer su accin judicial de cobro.
d. Registro de actas de transferencia
de bienes muebles registrables
Bsicamente, las actas de transferencia
notarial se aplican a las transferencias
de propiedad de vehculos, que son
bienes muebles de carcter registrable,
en este caso, en el Registro Vehicular de
la Sunarp.

Otra de las ventajas que otorga la escritura pblica a un acto, es la de otorgarle

mrito ejecutivo a las obligaciones que
contiene. El mrito ejecutivo implica que
dichas obligaciones podrn ser exigidas,
ante su incumplimiento, recurriendo a la
va del proceso judicial ejecutivo, el cual
permite obtener el pago de las obligaciones en plazos ms cortos que los de un
proceso judicial ordinario.

No se aplica la escritura pblica en estos

casos por considerarse una formalidad
excesiva para un acto que no reviste
mayor complejidad.

Por ltimo, la escritura pblica le confiere

a nuestro acto la posibilidad de ingresar
a los Registros Pblicos, siempre que se
trate de un acto inscribible. En el caso de
una compraventa de un bien inmueble,
por ejemplo, la escritura pblica no es
obligatoria, pero permite que la compraventa sea inscrita en la partida registral del
inmueble, lo que le otorga la proteccin
de la publicidad frente a cualquier tercero.

e. Actas y escrituras de procedimientos no contenciosos

Un procedimiento no contencioso es
aquel que se tramita sin tener un conflicto
de intereses entre dos o ms personas.
As por ejemplo, es un procedimiento no
contencioso el de sucesin intestada o el
de constitucin de patrimonio familiar.

b. Registro de testamentos
Otro de los registros que integran el
protocolo de los notarios es el de testamentos. En este registro se incorporan
los testamentos otorgados por escritura
pblica y los testamentos cerrados que
regula el Cdigo Civil.
Cabe sealar que el otorgamiento de
los testamentos y su contenido se mantendr en reserva hasta el momento del
fallecimiento del otorgante, quedando
prohibidos los notarios de informar sobre
el contenido de los testamentos hasta que
ocurra el referido fallecimiento.
c. Registro de protestos
Un protesto es la formalidad que permite
dejar constancia de la falta de pago de
un ttulo valor. Como regla general, la
diligencia de protesto es un requisito
para luego ejercer la accin judicial de
cobro en la va ejecutiva. Pero la Ley
N 27287 - Ley de Ttulos Valores permite
que en los ttulos valores se incorpore una
clusula que libera de la obligacin de
protestar el ttulo.
De ser el caso, para llevar a cabo el protesto se debe presentar el ttulo valor al notario dentro de los ocho das calendarios

En ese sentido, el otorgamiento de un

acta de transferencia vehicular es una de
las excepciones a la regla general por la
cual solo acceden a los Registros Pblicos
los actos otorgados por escritura pblica.

Los procedimientos contenciosos que

pueden tramitarse ante notario se encuentran previstos en la Ley N 26662
Ley de Competencia Notarial en Asuntos
No Contenciosos. El artculo 1 de esta Ley
establece como asuntos no contenciosos
a los siguientes:
Rectificacin de partidas;
Adopcin de personas capaces;
Patrimonio familiar;
Inventarios;
Comprobacin de testamentos;
Sucesin intestada.
Asimismo, a travs de la Ley N 27333,
se complement la competencia de los
notarios para otros asuntos no contenciosos previstos en la Ley N 27157, como la
regularizacin de edificaciones.
f. De instrumentos protocolares
denominados de constitucin de
garanta mobiliaria y otras afectaciones sobre bienes muebles
El registro de constitucin de garantas
mobiliarias tiene vinculacin con la regulacin contenida en la Ley N 28677, por
la cual se cre el rgimen de la garanta
mobiliaria en reemplazo de lo que antes
se conoca como la prenda, que es una
garanta sobre bienes muebles.
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4.2. Instrumentos extra protocolares.

El Decreto Legislativo N 1049 establece
en su artculo 94 que los actos extraprotocolares son las actas y las certificaciones.
Son actas las siguientes:

De autorizacin para viaje de menores.

De destruccin de bienes.
De entrega.
De juntas, directorios, asambleas, comits y dems actuaciones corporativas.
De licitaciones y concursos.
De inventarios; y subastas de conformidad con el Decreto Legislativo
N 674, Ley de Promocin de la
Inversin Privada de las Empresas
del Estado.
De sorteos y de entrega de premios.
De constatacin de identidad, a efectos de la prestacin de servicios de
certificacin digital.
De transmisin por medios electrnicos de la manifestacin de voluntad
de terceros; y,
De verificacin de documentos y comunicaciones electrnicas en general.
Otras que la ley seale.
En tanto que las certificaciones son las
siguientes:
La entrega de cartas notariales.
La expedicin de copias certificadas.
La certificacin de firmas.
La certificacin de reproducciones.
La certificacin de apertura de libros.
La constatacin de supervivencia.
La constatacin domiciliaria; y,
Otras que la ley determine.
En el caso de las actas, es probable que las
ms comunes sean las que corresponden
a acuerdos de naturaleza societaria y de
otras personas jurdicas.
En tales casos, la formalizacin de determinados actos, como puede ser el
nombramiento de gerentes y apoderados,
se realizan mediante certificaciones de
los acuerdos contenidos en las actas que
figuran en los respectivos libros de actas.
Estas certificaciones permiten que, luego,
los actos sean inscritos en los Registros
Pblicos.
Debe tenerse en cuenta que solamente
algunos actos societarios o de personas
jurdicas pueden formalizarse mediante

certificacin notarial, pues otros, como los

aumentos de capital o las modificaciones
de estatutos, requieren de escritura pblica.
Son importantes tambin las certificaciones sobre la entrega o la destruccin de
bienes, para cumplir con determinadas
formalidades derivadas de un contrato o
de obligaciones tributarias.
De manera general, podemos establecer
que las actas extraprotocolares constituyen documentos en los cuales el notario
certifica hechos o actos de los cuales ha
tenido certeza o que ha presenciado.
Por otra parte, en el caso de las certificaciones, nos encontramos ante constancias
que realiza el notario sobre documentos o
hechos. Son particularmente importantes
en este rubro, la certificacin de cartas
notariales, pues su uso es muy comn,
pero probablemente se les atribuyen
efectos distintos a los reales.
As, una carta notarial constituye una
certificacin de que la referida carta,
que no es redactada por el notario sino
por el interesado, ha sido entregada en
la direccin indicada, de forma tal que
se tiene una certificacin sobre la fecha
de entrega.
Ese es todo el efecto que tiene una carta
notarial, es decir, la certificacin sobre su
entrega en cuanto al lugar y fecha.
Por lo tanto, fuera de dicha certificacin,
una carta notarial no le atribuye mayor
validez o exigibilidad a un acto o requerimiento contenido en la carta, contrariamente a lo que se cree.
Asimismo, no existe obligacin alguna
de contestar las cartas notariales, salvo
que por acuerdo previo, se haya pactado
dicha obligacin bajo apercibimiento de
aplicar alguna consecuencia.
Otra de las certificaciones comunes que
realiza un notario es la de certificar copias de documentos y certificar firmas.
Aqu nuevamente, nos encontramos ante
gestiones a las que, usualmente, se les
atribuye un efecto distinto al real.
Por un lado, una copia certificada representa una copia de un documento
original sobre la cual el notario certifica
que guarda identidad con dicho original.
Por otra parte, la certificacin de firmas
implica que el notario ha verificado que
en un documento una o ms personas
han consignado sus firmas, certificando

su identidad. A la par con la certificacin

de las firmas, el documento adquiere el
atributo de la fecha cierta, en el sentido
de que, al menos, se considerar como
la fecha ms antigua de otorgamiento o
suscripcin del documento, la de la certificacin puesta por el notario.

5. Sobre los poderes otorgados

ante el notario
Como un punto aparte, el Decreto Legislativo N 1049 contiene un tratamiento
sobre los otorgamientos de poderes que
se pueden realizar ante notario, identificando a las siguientes modalidades:
El poder por escritura pblica
El poder fuera de registro
El poder por carta con firma legalizada.
El poder por escritura pblica se rige por
las formalidades que ya hemos sealado
al referirnos a los instrumentos protocolares y el registro de escrituras pblicas.
Cabe sealar que el otorgamiento de un
poder por escritura pblica no necesariamente amerita la suscripcin de una
minuta.
Asimismo, debe tener en cuenta que
determinados actos, como la disposicin
de los bienes de una persona, requieren
obligatoriamente, que el poder se haya
otorgado por escritura pblica.
El poder fuera de registro se diferencia
porque no es incorporado al registro de
escrituras pblicas.
En tercer lugar, el poder por carta con
firma legalizada constituye un documento
privado en el cual el notario certifica la firma del otorgante del poder. Esta clase de
poderes solo sirven para procedimientos
o actos de poca trascendencia, como el
cobro de beneficios sociales y pensiones
por montos menores a la media UIT y su
vigencia es solo de tres meses.

6. Conclusiones
Hemos hecho un breve resumen de los
principales procedimientos o gestiones
notariales, para tratar de explicar sus
formalidades, efectos y conveniencia.
La finalidad es que se tenga un conocimiento claro de cules son las formalidades que debemos aplicar a nuestras
operaciones y qu efectos o utilidad nos
pueden brindar determinadas formalidades otorgadas ante un notario.

Glosario Empresarial
1. Qu es contrato de comodato?
Un contrato de comodato es aquel por el cual se cede el uso de un
bien en forma gratuita.

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2. Qu es un usufructo?
El usufructo es un derecho por el cual una persona le confiere a otra
la facultad de usar un bien y adems gozar de los frutos que puede
generar dicho bien.

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