Cmo crear una tabla dinmica en

OpenOffice Calc
Crear una tabla dinmica a partir de datos organizados en una tabla es sencillo. Tan slo hay que
seguir unos pocos pasos.
Hemos preparado un documento como prctica para este tema, y que se puede descargar
desde Ejercicio Tablas dinmicas. Sitate en la hoja Ejemplo 1. Puedes realizar los pasos al mismo
tiempo que los lees.
La prctica parece larga, pero en realidad es sencilla, y persigue dos finalidades: te ayudar a
comprender ms fcilmente el funcionamiento de las tablas dinmicas, y permitir que veas en pocos
minutos la capacidad que encierra esta increible herramienta.
En nuestro ejemplo disponemos de una sencilla y tpica tabla, en la que se recoge la informacin, por
trimestres y zonas, de las ventas realizadas por una serie de vendedores a una serie de clientes.

Seleccionar el origen de datos de la tabla dinmica

En primer lugar, seleccionaremos el origen de datos: Podemos hacer clic en una celda de la tabla
original de datos, o bien, seleccionar todas las celdas, incluidos los encabezados, de la tabla original
de datos.

Si utilizas nuestro ejemplo, puedes hacer clic en una celda cualquiera de las que contienen datos, o
bien seleccionar todo el rango A1:E95.

Desde el men Datos selecciona la opcin Tabla dinmica > Crear....

Si tan slo seleccionaste una de las celdas de la tabla de datos original, OpenOffice
Calc seleccionar automticamente todo el rango de celdas contigas a la seleccionada. Se
mostrar un cuadro de dilogo en el que confirmars el origen de datos para la nueva tabla
dinmica. Haz clic en el botn Aceptar.

El modo diseo de la tabla dinmica

A continuacin OpenOffice Calc mostrar el siguiente cuadro de dilogo, llamado Tabla
dinmica:

ste dilogo es el centro de operaciones de nuestra nueva tabla dinmica. Nosotros lo

llamamos modo diseo de la tabla dinmica, y haremos referencia constantemente a este

dilogo.
Ocupando la mayor parte del dilogo, en la zona izquierda, se presentan cuatro reas
(llamadas Campos de pgina, Campos de Columnas, Campos de filas y Campos de datos).
A su derecha se muestran varios botones que representan los campos disponibles, y que se
corresponden con los nombres de los encabezados de las columnas que forman la tabla origen
de los datos. En nuestro caso, disponemos de 5 campos, a
saber: Cliente, Zona, Vendedor, Trimestre y Ventas.
Supongamos que nos interesa averiguar el total de ventas de cada vendedor.
Para disear nuestra tabla dinmica arrastraremos el campo Vendedor a la zona Campos de
filas, y el campo Ventas a la zona Campos de datos.

Dnde situar la tabla dinmica

El trabajo duro ya est hecho, si bien, queda un detalle. Calc puede insertar la nueva tabla
dinmica en la misma hoja donde residen los datos de la tabla origen, si bien, nosotros, la
insertaremos en una nueva hoja de clculo. Para ello, haremos clic sobre el
botn
dilogo.

, con lo que se desplegarn nuevas opciones en nuestro cuadro de

En el desplegable de la opcin Resultado en seleccionaremos Nueva hoja.

Recomendamos siempre que sea posible insertar la tabla dinmica en una nueva hoja, o dejar
que Calc seleccione automticamente el rea para mostrar los resultados.
Si seleccionamos un rango destino en el que existen celdas que contengan datos, se mostrar
este aviso.

No debemos permitir que el rango elegido sobreescriba los datos con que creamos la tabla
dinmica. En ese caso ser necesario elegir un destino distinto para la tabla dinmica.
Una vez seleccionado el destino, haremos clic sobre el botn Aceptar.
Obtendremos el siguiente resultado en una nueva hoja:

Agregar un campo a la tabla

Supongamos que tambin queremos conocer cuanto ha vendido cada vendedor en cada zona.

Haz clic sobre una celda cualquiera de nuestra tabla dinmica y desde el men Datos >
Tabla dinmica > Crear, o...

Haz clic sobre una celda cualquiera de nuestra tabla dinmica y desde su men
contextual selecciona Editar el diseo....
De nuevo se mostrar el dilogo Tabla dinmica, desde el que arrastraremos el
campo Zona al rea Campos de columna, y haremos clic sobre el botn Aceptar.

Obtendremos la siguiente tabla dinmica:

Cambiar la distribucin de los campos

Pero quizs queramos ver la informacin con otra distribucin. Hagamos clic sobre
cualquier celda de la tabla dinmica con el botn secundario del ratn, y desde su men
contextual, selecciona Editar el diseo...

Arrastramos el campo Zona del rea de Campos de columnas al rea de Campos de

filas. En sta, ordenamos los campos de forma que se muestre primero el campoZona,
y despus, el campo Vendedor:

De nuevo hacemos clic sobre el botn Aceptar, y obtenemos este resultado:

Nos gustara conocer tambin en qu trimestres se han realizado las ventas. De nuevo
activaremos el modo diseo de la tabla dinmica (por cualquiera de los dos mtodos
antes indicados) y arrastraremos el campo Trimestre al rea Campos de Columnas:

Haciendo clic sobre el botn Aceptar obtenemos el siguiente resultado:

Filtrar los datos mostrados

De pronto sentimos especial inters por estudiar tan slo los datos de la
zona Norte y Centro. Haremos clic en el desplegable del campo Zona en la tabla
dinmica; haremos clic sobre Todos para desactivar todos los seleccionados, y
seleccionaremos Norte y Centro.

Obtendremos una tabla dinmica filtrada. Observa el detalle del botn correspondiente
al desplegable Zona. Nos indica que se ha establecido un filtro por este campo.

Para eliminar el filtro, de nuevo haremos clic sobre el desplegable y haremos clic sobre
la opcin Todos, y luego, sobre el botn Aceptar.

Filtro de pgina
Quizs no nos interese mucho la distribucin por zonas, pero s que pretendemos poder
filtrar los datos por zonas determinadas. Si este es el caso, tenemos solucin. De nuevo,
activamos el modo diseo de la tabla dinmica; arrastraremos el campo Zona desde el
rea Campos de filas al rea Campos de pgina, y haremos clic sobre el
botn Aceptar.

La tabla dinmica obtenida presenta este aspecto:

Si deseamos filtrar los datos para ver slo aquellos correspondientes a la zona Este,
haremos clic sobre el botn desplegable Zona y seleccionaremos Este.

Para mostrar de nuevo todo, sobre el mismo botn seleccionaremos -todo-.

Cambiar la operacin de resumen

Quizs nos interese saber cuantas ventas ha realizado cada vendedor en cada
trimestre. Activaremos el modo diseo, y haremos un doble clic sobre el
campo Ventas para cambiar la operacin de resumen, que actualmente est
configurada como Suma para cambiarla a Contar. Haremos clic sobre el
botn Aceptar del dilogo Campo de datos, y de nuevo sobre el botn Aceptar del
dilogo Piloto de Datos.

El resultado obtenido es el siguiente:

Queremos conocer el promedio de ventas de cada vendedor por zona. Activamos de

nuevo el modo diseo de la tabla dinmica. Eliminamos el campo Trimestre del rea
deCampos de columna, sencillamente, arrastrndolo fuera de ste. Movemos el
campo Zona del rea de Campos de pgina al rea de Campos de columna.
Finalmente, hacemos un doble clic sobre el campo Ventas en el rea de Campos de
datos, y seleccionamos la opcin Promedio.

El resultado obtenido es el siguiente:

Ver datos como porcentaje sobre el total

Ahora queremos ver qu tanto por ciento sobre el total representan las ventas de cada
vendedor. De nuevo activamos el modo diseo de la tabla dinmica. Eliminamos el
campo Zona arrastrndolo fuera del rea Campos de columnas. Hacemos un doble clic
sobre el campo Ventas, y seleccionamos la operacin Suma. Hacemos un clic sobre el
botn
total.

, seleccionando desde el desplegable Tipo la opcin % del

Haremos clic sobre el botn Aceptar del dilogo Campo de datos, y de nuevo sobre el
botn Aceptar del dilogo Piloto de Datos. El resultado obtenido lo vemos a
continuacin:

Obtener una representacin grfica

Queremos obtener un grfico de estos datos: Seleccionamos el rea de datos del

grfico (rango A4:B14) y llamamos al asistente de grficos. Para la ocasin utilizaremos
un grfico en 3D de tipo tarta, donde mostraremos los porcentajes y lo rotaremos un
poco para que resulte ms vistoso (ver Los grficos en Calc).

Mostrar el detalle de un dato resmen de la tabla dinmica

Vemos que el vendedor 10 supone casi un 20% de las ventas. Queremos conocer en
detalle a quien y cuando se han realizado las ventas. Primero hacemos que nos muestre
el valor en , seleccionando desde el desplegable Tipo la opcin Normal en lugar de %
del total que seleccionamos anteriormente. Ahora haz un doble clic sobre la
celda B14 que contiene el % de ventas de este vendedor.
Ante nuestros ojos se despliega una nueva hoja de clculo con el detalle requerido:

Mostrar slo valores superiores

Ahora queremos conocer qu cliente es el que ms nos ha comprado, y a que zona
pertenece. Modificaremos el diseo de la tabla dinmica para que coincida con el
mostrado bajo estas lneas:

Hacemos un doble clic sobre el campo CLIENTE desde el dilogo diseo da la tabla
dinmica; desde el dilogo Campo de datos hacemos clic sobre el botnOpciones....
En el dilogo Opciones del campo de datos activamos Mostrar automticamente, y
lo configuramos tal y como ves en la imagen siguiente:

El resultado ser el siguiente:

Ahora queremos conocer qu cliente nos ha comprado ms en cada una de las zonas.
Arrastramos de forma dinmica el campo Zona hasta situarlo justo antes el
campoCliente. Observa la lnea negra de color grueso que indica donde vamos a
depositar el campo.

Obtenemos el siguiente resultado:

Esperamos que tras esta pequea demostracin te hayas enamorado por completo de
las tablas dinmicas.