Captulo 6:

Activos fijos. Depreciacin y registro en

Excel
Activos Fijos
Para el funcionamiento de toda entidad, necesitamos de Activos Fijos que son aquellos
bienes que estn al servicio o para producir bienes de la empresa, es decir no estn
destinados a la venta, tienen una duracin mayor a un ao y son fsicamente tangibles.
Las principales cuentas que conforman este rubro son:
Terrenos, Edificios, Vehculos, Plantaciones Forestales, Maquinarias y Equipos,
Instalaciones, Muebles y Enseres Activos en Trnsito Equipos de Computacin y Software
Otros Activos Fijos (Activos Fijos en Leasing), Depreciacin acumulada
Es necesario anotar que dependiendo de la actividad a la que se dedique la empresa,
algunos de estos activos no podran considerarse como fijos. Por ejemplo si se trata de una
empresa inmobiliaria, el giro del negocio es comprar y vender bienes races como terrenos,
edificios, casas, etc. En este caso estos bienes deben considerarse como inventario, dentro
del activo corriente como normalmente se hace con una mercadera, ya que estos bienes si
estn destinados para la venta.
En otro ejemplo podemos anotar, empresas que se dedican a la compra y venta de
vehculos, estos bienes deben ser considerados como mercadera mas no como activo fijo.
Existen tambin casos en los que se trata de empresas que ofrecen cursos de conduccin, en
este caso los vehculos son considerados como parte del activo fijo pero con el nombre de
Maquinaria y Equipo, mas no como Vehculos en s, igualmente sucede con las empresas
areas, donde los aviones, son considerados como Equipo de operacin.
Valor Nominal
Se considera valor nominal el precio que la empresa pag por el bien, si se trata de un bien
importado es necesario sumar todos los costos, aranceles, impuestos, transporte y dems
rubros hasta cuando el bien haya sido incorporado para su propsito de uso en la entidad.
Vida til
La vida til de un activo fijo es definida como la extensin del servicio que la empresa
espera obtener del activo. La vida til puede ser expresada en aos, unidades de
produccin, kilmetros, horas, o cualquier otra medida. Por ejemplo, para un inmueble, su

vida til suele estimarse en aos; para un vehculo, en kilmetros o millas; para una
mquina, de acuerdo con las unidades de produccin; para las turbinas de un avin, las
horas de vuelo.
Valor Residual
Es el valor del activo fijo, despus que ha cumplido su ciclo o su vida til en favor de la
entidad, tambin se lo denomina valor de rescate.
Depreciacin
La depreciacin es definida como el proceso de asignar a gastos el costo de un activo fijo
en el perodo en el cual se estima que se utilizar. Muchas veces el concepto de la
depreciacin trae a confusiones y es necesario tener muy claro lo siguiente:
1. La depreciacin no es un proceso de valuacin por el que se asigna a gastos el costo del
activo de acuerdo con autovalos realizados al fin de cada perodo. La depreciacin es una
asignacin del costo del activo a gastos de acuerdo con su costo original.
2. Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha alcanzado el final de su vida
til estimada, es decir, que no registra ms depreciacin para el activo. Esto no quiere decir
que el activo sea desechado o que ya no se use; la mayora de veces, las empresas continan
utilizando los activos totalmente depreciados.
3. La depreciacin no significa que el negocio aparte efectivo para reemplazar los activos
cuando lleguen a ser totalmente depreciados. La depreciacin es simplemente parte del
costo del activo que es enviado a gastos y no significa efectivo.
4. La depreciacin no implica un movimiento de efectivo pero s afecta el efectivo de un
negocio en el sentido de que constituye un gasto deducible para fines impositivos. Por lo
tanto, la depreciacin afecta el nivel de utilidades y el pago de impuestos. A un mayor nivel
de depreciacin, las utilidades son menores, y los impuestos correspondientes, tambin son
menores.
Existen activos fijos como los terrenos que no estn sujetos a depreciacin, muy por el
contrario, estos se revalan con el paso del tiempo o por obras de infraestructura que
realizan los municipios.
Registro en Excel
Para ejemplificar el control de las depreciaciones de los activos fijos vamos a observar el
siguiente registro:

Segn podemos observar en este cuadro de Excel, existen varias cifras y datos que
vamos a explicar de inmediato:

En la columna A registramos la FECHA DE COMPRA, encontramos tres fechas en las

cuales hemos realizado compras de activos fijos, estas son: 15/05/2009, 01/06/2009 y
18/07/2009. La columna B la utilizamos para la DESCRIPCIN DEL ACTIVO, no
requiere mayor explicacin; en la columna C, hacemos constar el COSTO DE
ADQUISICIN, segn la factura de compra, en la columna D, registramos la
DEPRECIACIN ACUMULADA, estos valores se originan por la suma de las columnas
de la G a la K, por ejemplo en la celda D7, tenemos registrada la frmula:
=SUMA(G7:K7), conforme sigamos aumentando columnas a la derecha, ser necesario
tambin aumentar el rango para la suma.
En la columna E, tenemos VALOR EN LIBROS, estos valores surgen como resultado de la
diferencia entre COSTO DE ADQUISICIN menos DEPRECIACIN ACUMULADA, la
frmula para la celda E7 es =C7-D7, las frmulas registradas en las celdas D7 y E7 deben
copiarse para el resto de filas donde se encuentren otros activos del mismo grupo, como
observamos en el cuadro, despus de cada grupo destinamos una fila para totalizar los
valores. En la columna F, tenemos registrado el porcentaje de depreciacin, como vemos,
este cambia de acuerdo al tipo de activo fijo que vayamos a depreciar.
A partir de la columna G, registramos las depreciaciones mes a mes, en el caso del ejercicio
propuesto desde el mes de mayo en adelante. En la celda G7 se encuentra registrado con
color azul el valor de 3,33, como resultado de aplicar la siguiente frmula para la
depreciacin de mayo: =C7*$F$6%/360*($G$4-A7), esto quiere decir que el valor de 750
de la celda C7, multiplicamos por 10%, esto da como resultado 75 que viene a ser el valor
de la depreciacin anual de este activo, dividimos para 360 para obtener el valor de la
depreciacin diaria y multiplicamos por los 16 das que es la diferencia entre la fecha
registrada en G4 menos A7, en la frmula utilizamos el signo $ antes y despus de la letra F
y G para que los datos de las celdas F6 y G4 se mantengan fijos cuando copiemos la
frmula para las otras filas. Utilizamos el color azul para distinguir estos valores iniciales
de la depreciacin que corresponden a los das desde que compramos el activo hasta el final
del primer mes.
Para los meses siguientes, la frmula a aplicar en el caso del primer activo fijo registrado es
=C7*$F$6%/360*30, notamos una variante al terminar la frmula con respecto a la otra
registrada para los das del primer mes, como vemos al final se multiplica por 30 que
corresponde a un mes completo. Si bien la cantidad de das entre mes y mes vara entre 30
y 31 (con excepcin de febrero), preferimos utilizar 30 das para todos los meses, esa es la
razn del porqu tambin utilizamos 360 (12 meses por 30 das de cada mes), para
determinar la depreciacin diaria.
El hecho de que registremos la fecha final de cada mes, a partir de la celda G4, es porque
sirve para determinar con mayor precisin los valores de la depreciacin de los primeros
das. Conforme se adquieran mas activos fijos, se debern ubicar dentro de su respectivo
grupo, por tanto se insertarn y se incrementaran filas; tambin conforme avance el tiempo

se registrarn los meses respectivos, por tanto se incrementarn los registros de mayor
nmero de columnas hacia la derecha.
En la fila 30 podemos observar el TOTAL ACTIVOS FIJOS, con los valores actualizados
en las columnas C, D y E, esto sirve para ir controlando el registro de los activos fijos con
los valores que se deben reflejar en el Balance General. A partir de la columna G, se deben
tomar los valores calculados para registrar en la Contabilidad de la empresa, la depreciacin
mensual como lo observamos en el siguiente asiento del 31 de mayo de 2009:

Captulo 7:

Activos diferidos y amortizacin

Activos Diferidos
Los Activos Diferidos son aquellos gastos pagados por anticipado y que no son susceptibles
de ser recuperados, por la empresa, en ningn momento. Se deben amortizar durante el
perodo en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. Tienen, pues, a
diferencia de los gastos pagados por anticipado, propiamente dichos, naturaleza de partidas
no monetarias siendo, en consecuencia, susceptibles de ser ajustados por inflacin,
inclusive en lo que se refiere a su amortizacin. En este grupo, se clasifican los siguientes
conceptos, entre otros :
- Los costos y gastos en que se incurre, durante las etapas de organizacin, exploracin,
construccin, instalacin, montaje y puesta en marcha.
- Los costos y gastos ocasionados en la investigacin y desarrollo de estudios y
proyectos.
-

Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento. Los tiles y papelera.

- El impuesto de renta diferido, ocasionado por las diferencias temporales entre la utilidad
comercial y la renta lquida fiscal, en virtud de la no deducibilidad de algunos gastos
contables, tales como provisiones por cartera en exceso de los limites establecidos por la
legislacin fiscal, proteccin de inversiones, bienes recibidos en pago, causacin del
impuesto de industria y comercio y gastos estimados para atender contingencias.
Sobre este punto, tal parece que - en la prctica - no debera existir impuesto de renta
diferido de naturaleza activa, por cuanto los ejemplos sealados en el Plan nico de
Cuentas, y transcritos aqu literalmente, son diferencias de carcter permanente y no
temporal pues, de una parte, si un gasto es no deducible en un ao, mal podra solicitarse en
perodos posteriores como ocurre en los excesos de provisiones o en los gastos estimados
para posibles contingencias.
- Publicidad, propaganda y promocin.
- Contribuciones y afiliaciones, diferentes a suscripciones en publicaciones peridicas
pues estas ltimas debern clasificarse como gastos pagados por anticipado, es decir, como
partidas monetarias no ajustables por inflacin.
La amortizacin de los cargos diferidos se efecta de acuerdo a las instrucciones
contenidas en el Plan nico de Cuentas:

- Por concepto de organizacin y preoperativos y programas para computador (software)

en un perodo no mayor a cinco y a tres aos, respectivamente.
- Por concepto de organizacin y preoperativos, en funcin directa con el consumo.
- Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, en el perodo menor entre la
vigencia del respectivo contrato, sin incluir sus prrrogas, y su vida til probable.
- El impuesto de renta diferido, de naturaleza dbito por diferencias temporales, en el
momento mismo que se cumplan los requisitos de ley, segn la ndole de la deduccin o
cuando desaparezcan las causas que la originaron.
- Publicidad y propaganda, durante un perodo de tiempo igual al establecido para el
ejercicio contable.
- Contribuciones y afiliaciones, durante el perodo prepagado pertinente.
Amortizacin
Algunas cuentas de activo diferido como los Gastos de constitucin, Gastos de
investigacin, etc. estn sujetos a amortizacin, segn las normas vigentes, estos activos
deben amortizarse en 5 aos; esto es para ayudar a la empresa para no enviar todo el valor
directamente al gasto ya que en un inicio, no podran soportar todo el peso que implica
registrar estos valores en el gasto.
Para llevar un control de los activos diferidos, es necesario preparar un cuadro similar al
de los activos fijos y registrar en el, la amortizacin mes tras mes, las frmulas son las
mismas, el porcentaje a aplicar en este caso es el 20% en razn de que estos activos deben
amortizarse en 5 aos.

El asiento que debemos registrar en la Contabilidad en el mes de mayo es el siguiente:

Para el mes de junio y los siguientes meses, el asiento debe ser el siguiente:

Estos asientos deben registrarse mes a mes en la Contabilidad, debitando las cuentas
AMORTIZACIN GASTOS DE CONSTITUCIN y AMORTIZACIN GASTOS DE
INVESTIGACIN y acreditando (-) AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE CONSTITUCIN
Y (-) AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE INVESTIGACIN para enviar proporcionalmente
al gasto, los valores calculados hasta completar los 5 aos.
Cuando se hayan cumplido los 5 aos, los activos diferidos, se mostrarn en el Balance de
la siguiente forma:
GASTOS DE CONSTITUCIN
(-)AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE CONSTITUCIN
GASTOS DE INVESTIGACIN
(-)AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE INVESTIGACIN

2.400,00
2.400,00

0,00

3.000,00
3.000,00

0,00

Calcular depreciacin con Excel

En la primer nota del tema vimos las distintas funciones que Excel pone a nuestra
disposicin para calcular la depreciacin de un bien.
En esta nota veremos cmo construir una tabla, o cdula, de depreciacin para todos los
bienes de una empresa imaginaria. Esta tabla debe asistirnos en el clculo de total del
monto de depreciacin que ser reconocido como gasto en el cuadro de ganancias y
prdidas de la empresa del perodo.
Nuestro modelo, que calcula la depreciacin de los bienes sobre una base mensual usando
el mtodo lineal, es el siguiente

La celda B1 contiene la fecha en base a la cual queremos calcular la depreciacin. Aqu

ponemos el ltimo da del mes en cuestin. El modelo calcula el total de la depreciacin a
reconocer para el mes en la celda B2. Esta celda contiene la frmula
=SUMA(Depreciacin_del_perodo)
Donde "Depreciacin_del_perodo" es el nombre que contiene el rango dinmico
=DESREF('con auxiliares'!$F$5,0,0,CONTARA('con auxiliares'!$F:$F)-1,1)
Esto nos permite que el total tome en cuenta los bienes que vayamos agregando en la tabla.
Los campos Descripcin, Fecha de adquisicin, % de depreciacin anual y valor
residual son los datos de nuestro modelo. Hay que prestar atencin que el porcentaje de
depreciacin es introducido en trminos anuales, pero los clculos sern realizados por mes.
Para realizar los clculos podemos adoptar dos tcnicas: con o sin tablas auxiliares. En esta
nota mostraremos las dos soluciones, pero sin entrar a considerar cul es el mtodo ms
apropiado.
Dado que usamos el mtodo lineal, calculamos la depreciacin del perodo (mes) con la
funcin SLN. Para calcular los perodos transcurridos desde la adquisicin de los bienes,
usaremos la funcin SIFECHA.
Aqu tenemos que tomar en cuenta que existe la posibilidad de que uno o ms bienes hayan
sido depreciados (amortizados) completamente. Para evaluar esta posibilidad creamos una
tabla auxiliar

En la columna J (Total de meses) usamos la frmula =1/D5*12. Esto nos da el total de

meses de vida til del bien.

En la columna K (Transcurridos) usamos la frmula =SIFECHA(B5,$B$1,"m"), que

calcula la cantidad de meses transcurridos desde la adquisicin del bien, incluido el mes del
clculo.

La columna L (Restantes) nos da la diferencia entre J y K. Este resultado ser nuestro

indicador si el bien debe ser depreciado o no. En caso de ser negativo, el bien ha sido
depreciado en su totalidad.
Una vez construida la tabla auxiliar, ponemos las frmulas en para nuestros clculos:
Depreciacin del perodo (F): =SI(L5>0,SLN(C5,E5,1/D5*12),0)
Depreciacin acumulada (G): =SI(L5>0,SIFECHA(B5,$B$1,"m")*F5,C5-E5)
Saldo (H): obviamente =C5-G5
Si queremos construir nuestro modelo sin tablas auxiliares, lo que hacemos es crear
frmulas que incluyas las auxiliares. En la hoja "sin auxiliares" del archivo con el ejemplo
pueden ver la aplicacin de estas frmulas
Depreciacin del perodo (F): =SI((1/D5*12SIFECHA(B5,$B$1,"m"))>0,SLN(C5,E5,1/D5*12),0)
Depreciacin acumulada (G): =SI((1/D5*12SIFECHA(B5,$B$1,"m"))>0,SIFECHA(B5,$B$1,"m")*F5,C5-E5)

Un punto a tomar en cuenta es que hacemos los clculos por meses enteros. Es decir, la
antigedad de un bien es la misma sin importar en que da del mes haya sido adquirido.
En algunos sistemas se considera el primer mes como completo slo si el bien ha sido
adquirido (o puesto en marcha) antes del da 15 del mes.
En la hoja "con auxiliares (2)" hemos modificado la frmula de la columna K
(Transcurridos) de manera que la cuenta de meses se haga de acuerdo a esta regla:
=SI(DIA(B5)<15,SIFECHA(B5,$B$1,"m"),SIFECHA(B5,$B$1,"m")-1)
Otro punto a tomar en cuenta es que si la fecha en B1 es anterior a la fecha de adquisicin
de un bien, las frmulas que se refieren a el darn un resultado #NUM!. Esta situacin
podra darse si queremos calcular el total de la depreciacin en un perodo del pasado.
En este modelo he optado por el uso de Formato condicional para volver "invisible" el
contenido de las celdas que dan un resultado de error

Tambin tenemos que modificar la frmula en la celda B2, para obtener el total sin errores.
Para esto usaremos la tcnica mostrada en la nota sobre operaciones con rangos que
contienen errores. En nuestro caso ponemos esta frmula matricial
={SUMA(SI(ESERROR(Depreciacin_del_perodo),0,Depreciacin_del_perodo))}

Todo esto se puede ver en la hoja "con auxiliares (3)" del cuaderno con el ejemplo.