MANUALES ADMINISTRATIVOS

Anlisis de manuales administrativos

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y
coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin
de una organizacin.

Segn Reyes Ponce es un folleto, libro, carpeta, en los que de manera fcil de manejar se
concentran en forma sistemtica una serie de elementos administrativos para un fin concreto. El
manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala el procedimiento a otro grupo de trabajo
que desempea responsabilidades especificas; lo anterior segn Graham Kellogg. Es un registro
escrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para
orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa, segn Terry G.R.

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una funcin de mantener

informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccin superior,
delinear la estructura organizacional y poner las polticas y procedimientos en forma escrita y
permanente. Los manuales administrativos representan un medio de comunicacin de las
decisiones administrativas.

Clasificacin.
Por su naturaleza o rea de aplicacin.
Micro administrativo: Son los manuales que corresponden a una sola organizacin. Pueden
referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus reas en forma especfica.
Macro administrativos: Son los documentos que contienen informacin de ms de una
organizacin.
Meso administrativos: Incluyen a una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o
ramo especfico. El trmino meso administrativo se usa normalmente en el sector pblico, aunque
tambin puede emplearse en el sector privado.
Por su contenido.
De organizacin: Estos manuales contienen informacin detallada referente a los antecedentes,
legislacin, atribuciones, estructura, organigrama, misin y funciones organizacionales. Cuando

corresponde a un rea especifica incluye la descripcin de puestos; de manera opcional, pueden

presentar el directorio de la organizacin.
De procedimientos: Constituye un instrumento tcnico que incorpora informacin sobre la
sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre si para realizar una funcin,
actividad o tarea especfica en una organizacin. Todo procedimiento incluye la administracin de
tiempo de ejecucin y el uso de recursos materiales y tecnolgicos, as como la aplicacin de
mtodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de modo oportuno y eficiente.
De calidad: Son documentos que describen y consignan los elementos del sistema de calidad, el
cual incluye informacin sobre el alcance, polticas, objetivos generales, estructura,
responsabilidad, normas aplicables (con sus referencias), definiciones, lista de distribucin y
codificacin de procedimientos.
De historia de la organizacin: Estos manuales son documentos que refiere la historia de una
organizacin, es decir su creacin, crecimiento, logros, evolucin, situacin y composicin.
Este tipo de conocimiento proporciona al personal una visin de la organizacin y su cultura, lo
que facilita su adaptacin y ambientacin laboral. Adems, sirve como mecanismo de enlace y
contacto con otras organizaciones, autoridades, proveedores, clientes y usuarios.
La informacin histrica puede enriquecer otros manuales, como el de organizacin, polticas,
contenido mltiple, etc.
De polticas: Tambin denominada de normas, estos manuales incluyen guas bsicas que sirven
como marco de accin para realizar acciones, disear sistemas e implantar estrategias en una
organizacin.
De contenido mltiple: Estos manuales concentran informacin relativa a diferentes tpicos o
aspectos de una organizacin. El objetivo de agruparla en un solo documento obedecera
bsicamente a las razones siguientes:
a) Que se consideren ms accesible ara su consulta.
b) Que resulte ms viable econmicamente.
c) Que tcnicamente se estime necesario integrar ms de un tipo de informacin.
d) Que sea una instruccin especifica del nivel directivo.
De puestos: Conocido tambin como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la
identificacin y las relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una
organizacin.
De tcnicas: Este documento detalla los principios y criterios necesarios para emplear las
herramientas tcnicas que apoyan la ejecucin de procesos o funciones.

 De ventas: Es un compendio de informacin especfica para apoyar la funcin de ventas.

De produccin: Elemento de soporte que dirige y coordina procesos de produccin en todas sus
fases.
DE finanzas: Manuales que respaldan el manejo y la distribucin de los recursos econmicos en
todos los niveles de una organizacin, en particular en las reas responsables de su capacitacin,
aplicacin, resguardo y control.
De personal: Identificados tambin como manuales de relaciones industriales, de reglas del
empleado o de empleo, bsicamente incluyen informacin sobre:
1. Condiciones de trabajo.
2. Organizacin y control de personal
3. Capacitacin y desarrollo.
De operacin: Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones
altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy especfico.
De sistemas: Instrumento de apoyo que permite el funcionamiento optimo de sistemas de
informacin, administrativos, informacin, etc., de una organizacin.
Por su mbito.
Generales: Son documentos que contienen informacin global de una organizacin segn su
estructura, funcionamiento y personal.
Especficos: Estos manuales concentran informacin de un rea o unidad administrativa en
particular y en general, por convencin, incluye la descripcin de puestos.

Manual de organizacin.
Identificacin: Este manual debe incluir en primer trmino los datos siguientes.
Logotipo de la organizacin.
Nombre de la organizacin
Denominacin y extensin del manual (general o especfico). En caso de corresponder a una
unidad en particular, debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboracin.
Numero de pgina.

 Sustitucin de pginas (actualizacin de informacin).

Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin.
Clave de la forma, que debe consignar las siglas tanto de la organizacin como de la unidad
administrativa responsable de elaborar la forma, el numero de esta y el ao. Para leerla con
facilidad, debe colocarse entre las siglas y los nmeros un punto, en guin o una diagonal.
ndice o contenido: Relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del
documento.
Antecedentes histricos: Descripcin de la gnesis de la organizacin o del rea descrita en el
manual, en la que se indica su origen, evolucin y cambios significativos registrados.
Legislacin o base legal: Este apartado contiene una lista de los principales ordenamientos
jurdicos que norman las actividades de la organizacin, de los cuales se derivan sus atribuciones o
facultades.
Atribuciones: Transcripcin textual y completa del artculo, clausula, considerando o punto que
explica las facultades conferidas a la organizacin, de acuerdo con las disposiciones jurdicas que
fundamentan su que hacer. Para este efecto, debe sealarse el ttulo completo del ordenamiento,
capitulo, articulo o inciso (la cita tiene que hacerse entre comillas).
Estructura orgnica. Descripcin ordenada de las unidades administrativas de una organizacin
segn sus relaciones de jerarqua. Esta descripcin de la estructura orgnica corresponde con la
representacin grafica en el organigrama, tanto en lo referente al ttulo de las unidades
administrativas como su nivel jerrquico de descripcin.
Organigrama: Es la representacin grafica de la estructura orgnica de una institucin o de una
de sus reas, muestras que unidades administrativas la integran y sus respectivas relaciones,
niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad, supervisin y asesora.
Misin: Este enunciado sirve a la organizacin como gua o marco de referencia para orientar
sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible.
Funciones: Es la especificacin de las tareas inherentes a cada una de las unidades
administrativas de la estructura orgnica, necesarias para cumplir las atribuciones de la
organizacin.
Descripcin del puesto. Esta resea del contenido bsico de los puestos que integran cada
administrativa incluye la informacin siguiente.
Identificacin del puesto (nombre, ubicacin, mbito de operacin, etc.)
Relaciones de autoridad, donde se indica los puestos subordinados, las facultades de decisin y
las relaciones de lnea y asesora.

 Funciones generales y especficas.

Responsabilidad de deberes.
Directorio: Es un documento en el que constan los nombres y puestos de las personas
comprendidas en el manual.
Manuales de procedimientos.
Identificacin: Este manual debe incluir en primer trmino los datos siguientes.
Logotipo de la organizacin
Nombre de la organizacin.
Denominacin y extensin del manual.
Lugar y fecha de elaboracin
Numero de paginas
Sustitucin de pginas.
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma, que debe consignar las siglas tanto de la organizacin como de la unidad
administrativa responsable de elaborar la forma, el nmero de esta y el ao.
ndice o contenido: Es la relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del
documento.
Prologo y/o introduccin: Exposicin de los que es el manual, su estructura, propsitos, mbito
de aplicacin y necesidad de mantenerlo vigente.
Objetivos de los procedimientos: Explicar el propsito que se pretende cumplir con los
procedimientos.
reas de aplicacin o alcance de los procedimientos: Se refiere a la esfera de accin que cubren
los procedimientos.
Responsables: Son las reas, unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases.
Polticas o normas de operacin: Criterios o lineamientos generales de accin que se formula de
manera explcita para orientar y facilitar las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias
que participan en los procedimientos.

 Conceptos: Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento y cuyo

significado, por su grado de de especializacin, requiere mayor informacin para hacer ms
accesible al usuario la consulta del manual.
Procedimiento (descripcin de las operaciones). Presentacin por escrito, en forma narrativa y
secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento; adems de
explicar en qu consiste, como, donde y con que se hacen, seala a los responsables de
efectuarlas.
Diagramas de flujo. Es la representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones
de m pro-cedimiento y/o l recorrido de formas o materiales; en ella se muestran las reas o
uni-dades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (proce-dimiento
detallado) en cada operacin descrita. Adems, pueden mencionar el equipo o los recursos
utilizados en cada caso.
Los diagramas que presenta el manual en forma sencilla y accesible describen clara-mente las
operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, se aconseja el empleo puntual de
smbolos, grficos simplificados o ambos.
Glosario de Trminos: Es la lista y explicacin de los conceptos de carcter tcnico relacionados
con el contenido y las tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos. Sirve de apoyo
para su uso o consulta.
Manuales de calidad.
Identificacin: Este manual debe incluir en primer trmino los datos siguientes.
Logotipo de la organizacin.
Nombre de la organizacin.
Nombre del manual.
Nmero de procedimiento.
Ttulo del procedimiento.
rea responsable de manejar el procedimiento.
Lugar y fecha de elaboracin.

ndice de contenido: Relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del
documento.

 Alcance: Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas
internacionales aplicables.
Introduccin: Exposicin de la situacin, filosofa y perspectivas de crecimiento de la
organizacin.
Poltica de calidad: Declaracin que establece el compromiso de satisfacer a los clientes y lograr
una buena relacin con los proveedores por medio de una mejora contina de precio, calidad,
ser-vicio, comunicacin e innovacin tecnolgica.
Objetivos generales. Explicacin de los propsitos especficos que la organizacin establece para
lograr:
Una adecuada atencin de clientes.
Rentabilidad.
La mejora de procesos.
El liderazgo en el mercado.
El desarrollo del capital humano.
Estructura organizacional: Representacin grfica de la estructura orgnica de la organizacin;
muestra la composi-cin de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas
relaciones, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad, supervisin
y asesora.
Responsabilidades: Enunciados que formula cada unidad administrativa de la organizacin, por
lo general en el nivel de direccin y gerencia, en los que se establece la responsabilidad general
que asumen en relacin con el sistema de calidad.
Documentos y referencias aplicables. Lista de las normas que sustentan el sistema de calidad de
una organizacin.
Elementos del sistema de calidad: Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad
de una organizacin, los cuales incluyen:
Objetivos de los manuales
Los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos.
a) Instruir al personal acerca de aspectos tales como objetivos, funciones, relaciones, polticas,
procedimientos, normas etc.
b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Coadyuvar a la ejecucin correcta de las albores asignadas al personal, propiciar la uniformidad

en el trabajo
d) Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporacin a las distintas funciones operacionales.
e) Proporcionar informacin bsico para la planeacin e implementacin de reformas
administrativas
f) Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
g) Interviene en la consulta de todo el personal.
h) Facilita las labores de auditoria, evaluacin de control interno y su evaluacin.
i) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.

Diagrama de flujo
Es una forma de representar grficamente los detalles algortmicos de un proceso multifactorial.
Procesos industriales pasando tambin a partir de estas disciplinas a formar parte fundamental de
otras. Son diagramas que emplean smbolos grficos para representar los pasos o etapas de un
proceso. Tambin permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interaccin.
Las personas que no estn directamente involucradas en los procesos de realizacin del producto
o servicio.

Es la representacin grfica de flujo de un algoritmo o de secuencia rutinaria. Se basan en la

utilizacin de diversos smbolos para representar operaciones especficas. Se les llama diagramas
de flujo porque los smbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia
de la operacin.

Los diagramas de flujo (o flujo gramas) son diagramas que emplean smbolos grficos para
representar los pasos o etapas de un proceso. Tambin permiten describir la secuencia de los
distintos pasos o etapas y su interaccin. Las personas que no estn directamente involucradas en
los procesos de realizacin del producto o servicio, tienen imgenes idealizadas de los mismos,
que pocas veces o inciden con la realidad.

La creacin del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que
representa est ahora disponible para ser analizado, no slo por quienes lo llevan a cabo, sino
tambin por todas las partes interesadas que aportarn nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.

Se conocen con este nombre las tcnicas utilizadas para representar esquemticamente bien sea
la secuencia de instrucciones de un algoritmo o los pasos de un proceso. Esta ltima se refiere a la
posibilidad de facilitar la representacin de cantidades considerables de informacin en un
formato grfico sencillo. Un algoritmo esta compuesto por operaciones, decisiones lgicas y ciclos
repetitivos que se representan grficamente por medio de smbolos estandarizados por la ISO:
valos para iniciar o finalizar el algoritmo; rombos para comparar datos y tomar decisiones;
rectngulos para indicar una accin o instruccin general; etc. Son Diagramas de Flujo porque los
smbolos utilizados se conectan en una secuencia de instrucciones o pasos indicada por medio de
flechas.

Utilizar algoritmos en el aula de clase, para representar soluciones de problemas, implica que los
estudiantes: se esfuercen para identificar todos los pasos de una solucin de forma clara y lgica
(ordenada); se formen una visin amplia y objetiva de esa solucin; verifiquen si han tenido en
cuenta todas las posibilidades de solucin del problema ; comprueben si hay procedimientos
duplicados; lleguen a acuerdos con base en la discusin de una solucin planteada; piensen en
posibles modificaciones o mejoras (cuando se implementa el algoritmo en un lenguaje de
programacin, resulta ms fcil depurar un programa con el diagrama que con el listado del
cdigo). Adicionalmente, los diagramas de flujo facilitan a otras personas la comprensin de la
secuencia lgica de la solucin planteada y sirven como elemento de documentacin en la
solucin de problemas o en la representacin de los pasos de un proceso.

Caractersticas que debe cumplir un diagrama de flujo

Los diagramas de flujo presuponen el siguiente aspecto:
1. Existe siempre un camino que permite llegar a una solucin.
2. Existe un inicio del proceso
3. Existe un nico punto de fin para el proceso de flujo.
Desarrollo del Diagrama de Flujo
Las siguientes son acciones previas a la realizacin del diagrama de flujo:

Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el
dueo o responsable del proceso, los dueos o responsables del proceso anterior y posterior y de
otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.
Definir qu se espera obtener del diagrama de flujo.
Identificar quin lo emplear y cmo.
Establecer el nivel de detalle requerido.
Determinar los lmites del proceso a describir. Los pasos a seguir para construir el diagrama de
flujo son :
Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar fijado el comienzo y el final
del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al
proceso siguiente.
Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn incluidos en el proceso a
describir y su orden cronolgico.
Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas tambin.
Identificar y listar los puntos de decisin.
Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes
smbolos.
Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el proceso
elegido.
Tipos de diagramas de flujos
Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una
lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere
necesaria, segn su propsito.
Formato Horizontal: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
Formato Panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede apreciarse de
una sola mirada mucho ms rpido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para
personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas
acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato
vertical no registra.
Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano
arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujo gramas es eminentemente descriptivo,
mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

Ventajas de los Diagramas de Flujo

* Favorecen la comprensin del proceso a travs de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano
reconoce fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas de texto.
* Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los
pasos redundantes, los flujos del reproceso, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los
cuellos de botella, y los puntos de decisin.
* Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando
a los empleados el anlisis de las mismas.
* Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y tambin a los que
desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.
Smbolos que se Emplean en los Diagramas de Flujo
Los smbolos de diagramacin que se emplean internacionalmente son elaborados por las
instituciones siguientes:

1. American Society of Mechanical Engineers (ASME), que ha desarrollado los smbolos, los cuales,
a pesar de que son aceptados en reas de produccin, se emplean escasamente en el trabajo de
diagramacin administrativa, pues se considera que su alcance se enfoca a los requerimientos de
esta manera.
2. American National Standard Institute (ANSI), que ha preparado una simbologa para representar
flujos de informacin del procesamiento elctrico de datos.

Clasificacion De Diagramas De Flujo

Por su presentacin:
De bloque: Se representan en trminos generales con el objeto de destacar determinados
aspectos
De detalle: Plasman las actividades en su ms detallada expresin
Por su formato
S De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a
izquierda
S De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en
forma descendente.

S De formato tabular: Tambin conocido como de formato columna o panormico, en el que se

presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o
unidad una columna
S De formato arquitectnico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o
bien la secuencia de las operaciones a travs del espacio donde se realizan
POR SU PROPOSITO
De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripcin de
operaciones
De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, as como quin o en donde se realiza y
en qu consiste sta.
De mtodo: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de
hacerlas
Analtico: Describe no slo el procedimiento quin lo hace, y cmo hacer cada operacin, sino para
qu sirven
De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona
Combinados: Emplean dos o ms diagramas en forma integrada
De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la informacin con textos y dibujos