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COMUNICACION FORMAL EMPRESARIAL

La comunicacin escrita se da entre dos o ms personas o empresas. Lo escrito tiene ms
valor que lo hablado por ser un registro visible, una prueba concreta, que se puede consultar
y revisar en cualquier momento.
Las formas utilizadas para las comunicaciones escritas son:
Cartas
Memorandos o Memorndum
Circulares
Informes
Correo electrnico

Clasificacin: Teniendo en cuenta la procedencia de la comunicacin escrita, la podemos

clasificar en:
Particular o privada: Se cruzan entre personas ligadas por vnculos de amistad o familia.
Es esencialmente personal.
Oficial: Se establece entre oficinas del gobierno, para tratar asuntos oficiales.
Diplomtica: Se cruza entre representantes gubernamentales de dos pases.
Protocolaria: Comunicacin de carcter ceremonial establecida por decreto, costumbre o
rangos.
Comercial: Establecida entre personas que se dedican al comercio. Con ella se ponen en
contacto intereses econmicos con el objeto de efectuar negocios.

1. LA CARTA
Es el ms importante de todos los documentos escritos que diariamente contribuyen a la
buena marcha de los negocios y al fortalecimiento de las relaciones administrativas y
profesionales.
La carta no slo constituye el medio de comunicacin ms eficaz y el ms usado, sino que es
una prolongacin de la empresa.
La correspondencia comercial tiene su propia personalidad. El carcter predominante de esa
personalidad es el mismo que caracteriza el comercio; es decir; el sentido del til.
Ha de cuidarse su estilo para conseguir una perfecta comunicacin y obtener una impresin
favorable.

Profesora: Waleska Tapia, Facultad de Ingeniera Universidad Santo Tomas

Ciclo de la correspondencia comercial

Solicitud de informacin
Cotizacin
Solicitud de crdito
Pedido
Remesa
Reclamacin
Conciliacin
Cobro

Aspectos generales que se deben tener en cuenta en la correspondencia

El nmero ideal de prrafos de una carta comercial es de tres: apertura, desarrollo y

cierre.
El texto se debe expresar en primera persona del plural (nosotros) porque representa a
un grupo empresarial, as se trate de un nico firmante.
Se debe tratar en lo posible un solo tema por carta.
En las cartas comerciales, se omiten los temas personales.
Prevea las acciones o reacciones del lector.
Demuestre amabilidad y comprensin; cuide el tono y naturalidad del mensaje.
Aplique la autocrtica a todo lo que escriba.
En las cartas, memorandos, circulares y mensajes sociales, se utiliza el tratamiento de
usted.
Ni la carta, ni ningn mensaje ya sea comercial o social deben salir de la empresa con
errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales, de puntuacin y de presentacin.
Solo se utiliza una cara del papel.
Para utilizar segundas hojas, se debe pasar a la siguiente, como mnimo, un prrafo de
tres renglones.
Tener especial cuidado en No dejar la firma en una hoja aparte.
Debe estar dirigida a un funcionario especfico (nombre y apellidos completos).
Si la carta debe llevar sello, ste se coloca al lado derecho de la firma del remitente.
Evite la adulacin o exageracin.
Profesora: Waleska Tapia, Facultad de Ingeniera Universidad Santo Tomas

Evite siempre que pueda infinitivos, gerundios y participios.

2. EL MEMORANDO o MEMORANDUM
Es una comunicacin interna: esto es, que se cruza entre miembros o dependencias de una
misma empresa.
Es breve, no porque su contenido tenga que ser corto, sino por la simplificacin de los
elementos que la componen y por su trato informal, sin protocolos.
El comunicante transmite una informacin que indica: orden, prohibicin, autorizacin,
sugerencia, advertencia, opinin, deseo, rechazo, llamada de atencin, compromiso, entre
otros.
La mayora de las empresas tiene papelera timbrada, para este tipo de comunicaciones,
generalmente en tamao medio oficio. No obstante, cuando no haya formatos especiales, o
cuando el contenido del memorando sea largo, usted puede tomar una hoja en blanco y
elaborarlo, teniendo presente identificarla en la parte superior con el nombre de la empresa
y la dependencia, colocando luego la palabra MEMORANDO y sus dems lneas bsicas.

3. LA CIRCULAR
Una circular es la que un mismo texto, se dirige a muchos destinatarios.
considera, como una comunicacin de carcter general.

Profesora: Waleska Tapia, Facultad de Ingeniera Universidad Santo Tomas

Por eso se

FORMATO CARTA PERSONAL

Santiago, 8 de Octubre de 2014

4cm
3cm

Doctor
Jos Snchez Colorado
Gerente
Singer
Calle 74 No. 78 A 35
Santiago

Ciudad, fecha
4-6 (enter)

Tratamiento
Nombre del destinatario
Cargo
Nombre de la empresa
Direccin o apartado
Ciudad

Asunto: Felicitaciones
Respetado doctor Snchez:
3cm

2 (enter)

_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________

Asunto:
2 (enter)

Saludo:
3 (enter)

Texto ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
________________________________
Atentamente,

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.
2 (enter)

JAVIER CASTRO VSQUEZ

C.C. 71.896.214
Telfono (02)345 69 87
Informtica Musical, tercer semestre

Despedida,
4-6 (enter)

Remitente
Cdula
Telfono
Programa acadmico, Semestre
3 cm

Profesora: Waleska Tapia, Facultad de Ingeniera Universidad Santo Tomas

FORMATO CARTA COMERCIAL

4cm

MEMBRETE O RAZN SOCIAL

366-DRH

2-3 (enter)

Medelln, 8 de agosto de 2014

Consecutivo
2-3 (enter)

Ciudad, fecha
4-6 (enter)

Tratamiento
Nombre del destinatario
Cargo
Nombre de la empresa
Direccin o apartado
Ciudad, Departamento

Doctora
MARA EUGENIA SAMIGUEL TORO
Gerenta
Colombia y su futuro
Calle 30 No. 58-24
Sabaneta, Antioquia
Asunto: Felicitaciones
Respetada doctora Mara Eugenia:

2 (enter)

Asunto:
Su importante labor se hace cada da ms

2 (enter)

Saludo:

extensa y meritoria.

3 (enter)

nuestras felicitaciones

Texto ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Por lo tanto, reciba

con

motivo

de

la

Campaa Todos somos Colombia, que viene

desarrollando desde hace cuatro meses y que
ya empieza a mostrar resultados muy positivos
a nivel nacional.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.
2 (enter)

Le deseamos muchos xitos en el futuro y,

Despedida,

adems, confiamos que lograr a cabalidad el

4-6 (enter)

objetivo propuesto.

Remitente

Atentamente,

Cargo
2 (enter)

Anexo: Cantidad (nmero de hojas o tipo de anexo)

2 (enter)

Copia: Tratamiento Nombre, Cargo

2 (enter)

ROBERTO PEA BUENDA

Jefe de Relaciones Pblicas
Copia: Doctor
Administrativo

Jorge

Identificacin del Transcriptor

Claudia G.

Profesora: Waleska Tapia, Facultad de Ingeniera Universidad Santo Tomas

Hincapi,

Gerente

6
3 cm

FORMATO CIRCULAR
4cm

MEMBRETE O RAZN SOCIAL

CIRCULAR

2-3 (enter)

GG-32

Consecutivo

Medelln, 15 de agosto de 2014

2-3 (enter)

Ciudad, fecha
3 (enter)

PARA TODO EL PERSONAL

GRUPO DESTINATARIO
3 (enter)

Asunto: Capacitacin

Asunto:
La Gerencia General, tiene el agrado de comunicar

3 (enter)

3cm

Texto
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

que a partir de septiembre, se iniciarn las

inscripciones para la capacitacin interna del
personal femenino, la cual se desarrollar el 2 de
noviembre de las 08:00 hasta las 17:00 horas.

3cm
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.

La Empresa en su inters de elevar su nivel

profesional, considera de suma importancia la
asistencia

puntual

actividades.

responsable

estas

seguros

que

esta

Estamos

capacitacin servir para escalar posiciones en la

carrera administrativa de la Empresa y su reajuste

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.

salarial.
El registro para dichas inscripciones se realizar en

2(enter)

el Departamento de Recursos Humanos, en las

Despedida,

horas de la maana, nicamente.

4-6(enter)

Cordialmente,

NOMBRE DEL REMITENTE

Cargo
2(enter)

CARLOS TORO HINCAPI

Director Administrativo

Identificacin del Transcriptor

Ana M.

Profesora: Waleska Tapia, Facultad de Ingeniera Universidad Santo Tomas

7
3 cm

FORMATO DE MEMORANDO
4 cm

MEMBRETE O RAZN SOCIAL

2-3 (enter)

3cm

MEMORANDO
MEMORANDO

2-3 (enter)

Cdigo. Consecutivo
123-RP

2-3 (enter)

Ciudad, fecha
3 cm

Medelln, 19 de agosto de 2014

3 (enter)

PARA:

Tratamiento Nombre, Cargo

2(enter)

DE:

Cargo

2 (enter)

ASUNTO:

Resumen o sntesis

3-4 (enter)

PARA:

Seor Jairo Piedrahita, Supervisor

DE:

Pedro Juan Gonzlez, Gerente

ASUNTO: Adquisicin equipo de fotocopiado

Con el objetivo de agilizar en forma ms rpida

Texto
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2(enter)

nuestra correspondencia, hemos adquirido una

mquina fotocopiadora. A partir de la fecha, este
equipo est ubicado en el Departamento de
Operaciones,
personal.

para

disponibilidad

Cordialmente,
Nombre del remitente
2 (enter)

Anexos:
PEDRO JUAN GONZLEZ

Copia:

Natalia G.

2(enter)

el

procedimiento de control, el cual se har a travs

4-6(enter)

2(enter)

todo

Para su utilizacin, es necesario un

de los jefes de cada departamento.

Despedida,

de

Identificacin del Transcriptor

Profesora: Waleska Tapia, Facultad de Ingeniera Universidad Santo Tomas