PROCEDIMIENTO DE GESTION

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GESTION DE PROYECTOS

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OPTIMIZACIN DE PROCESOS

1.

OBJETIVO
Establecer herramientas para la identificacin de oportunidades de mejora en la Productividad de la
ejecucin del Proyecto.

2.

DESARROLLO
La optimizacin de procesos se logra a travs de estudios de productividad, los cuales permiten
identificar posibles reas de oportunidad, que dan origen a una alternativa de mejora.
CURVA DE APRENDIZAJE

17%

33%

34%

TP

TP

TC
TNC

Recursos

TC
TNC

17%
66%

33%

Figura 01 Optimizacin de Procesos a travs de la curva de aprendizaje.

2.1. Estudios de Productividad

Toda operacin de construccin es susceptible de ser mejorada ya sea al inicio de la misma o durante
su ejecucin. Dentro de un proceso de mejora continua, se debe buscar la optimizacin de los
procesos constructivos a lo largo de todo el tiempo que dure el Proyecto.
Es responsabilidad de los ingenieros de produccin identificar y aprovechar todas las oportunidades
de mejora que se puedan presentar. Si se estima necesario (por ejemplo, ante resultados negativos
de los Informes de Productividad), se plantear un estudio de productividad de una actividad
determinada.
Con el fin de optimizar un proceso constructivo, el estudio de productividad se enfoca en reducir los
tiempos improductivos (esperas, viajes con las manos vacas, tiempos ociosos, etc), las interferencias
con otras actividades, el uso inadecuado de equipos, etc.

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El Estudio de Tiempos o Estudio del Trabajo es una tcnica proveniente de la industria manufacturera
para el anlisis de operaciones, con el objeto de mejorar la Productividad. La construccin tiene
varias preocupaciones comunes con las de la industria manufacturera, como son:
9 Uso correcto del recurso humano.
9 Mejor utilizacin y mantenimiento posible de los equipos.
9 Transporte y distribucin eficiente de los materiales.
A travs de un estudio de tiempos se puede lograr:
9 Aumentar la eficiencia de los mtodos de trabajo.
9 Obtener la mxima utilizacin de equipos.

A continuacin se exponen los pasos a seguir para elaborar un estudio de productividad:

a.

Realizar un seguimiento en campo del proceso constructivo, recogiendo algunos datos como:
9 La secuencia real que sigue el proceso constructivo en anlisis (no aquella que se cree que
se est aplicando).
9 Tiempos muertos del personal obrero.
9 Recoger opiniones y sugerencias del personal obrero respecto de las causas que producen
tiempos muertos, y que han sido identificadas por ellos mismos.
9 Grado de utilizacin de los equipos.
9 Principales problemas observados que paralizaron los trabajos.
9 Layout de distribucin del personal y los equipos.

b.

Luego de haber examinado la operacin en campo, se debe proponer hacer un anlisis ms

formal de los problemas detectados mediante un Estudio de Tiempos o Estudio del Trabajo, que
se explica ms adelante. Con este anlisis se podr cuantificar la magnitud de las prdidas y de
las oportunidades.

c.

Proponer alternativas de mejora y probarlas.

Para realizar un estudio de tiempos se pueden usar varias tcnicas, entre ellas se proponen las
siguientes, que destacan por su simplicidad e impacto:
9
9
9

Mediciones de nivel general de actividad.

Cartas de balance.
First Run Studies.

La aplicacin de estas tcnicas considera la siguiente clasificacin del trabajo:

9 Trabajo Productivo (TP), es el que aporta directamente a la Produccin.
9 Trabajo Contributorio (TC), es el relacionado a las actividades necesarias indirectamente
para que pueda realizarse el Trabajo Productivo.
9 Trabajo No Contributorio (TNC), es el que no es ni produccin ni apoyo.
En funcin de esta clasificacin, la Productividad del trabajo se asocia con el contenido de trabajo
productivo dentro del total del trabajo realizado, tanto en cantidad como en calidad. La divisin del
trabajo en estas categoras puede resultar hasta cierto punto arbitraria, por lo que ser importante
establecer una divisin clara para las diferentes mediciones que se hagan durante el Proyecto. Las
comparaciones entre diferentes actividades o diferentes Proyectos no dan conclusiones definitivas
por esta misma razn.

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A. Mediciones de Nivel General de Actividad

Es una herramienta estadstica que se usa para determinar el nivel general de la actividad en un
sector, frente o en todo el Proyecto, en trminos de la divisin de trabajo. Muestra como se ocupa
el tiempo durante el desarrollo de los procesos de construccin, separando el trabajo en categoras:
trabajo productivo, contributorio y no contributorio.
Es til cuando se quiere cuantificar situaciones que, de acuerdo a la simple observacin, parecen ser
prdidas, tales como: viajes, esperas, etc. Tambin es til para establecer un benchmark interno,
midiendo el impacto de los cambios o mejoras hechas a los procesos constructivos.
Para realizar las mediciones de nivel general de actividad se deben seguir los siguientes pasos:

a.

Definicin del alcance de la medicin: actividades a medir, sectores a medir, objetivos de la

medicin, grado de detalle de la medicin, etc.

b.

Antes de iniciar la medicin se deben identificar los trabajos que componen las diferentes
categoras (TP, TC y TNC), dependiendo del tipo de operacin.

c.

Observar de manera aleatoria los trabajos que realiza el personal obrero, y registrarlos en un
formato clasificndolo de acuerdo a la divisin del trabajo hecha en el paso b. (Ver formatos para
toma de datos en los anexos).

d.

Procesar la informacin y presentarla en forma grafica y redactar un informe por escrito de las
ocurrencias durante la medicin. (Ver formatos de presentacin de resultados en los anexos).

Un ejemplo de medicin de niveles de actividad utilizando los formatos adjuntos se muestra en la

figura 02 y 03:

Figura 02 ejemplo de estudio de niveles de actividad

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Figura 03 resultados de un estudio de niveles de actividad

Existen ciertas pautas que se deben tomar en cuenta en un muestreo:

9

La muestra no debe tener menos de 384 observaciones, pues con este nmero se obtiene una
confiabilidad de 95%.

9
9

El observador debe ser capaz de identificar rpidamente a los individuos que se incluirn y/o
excluirn de la medicin. Por ejemplo, los capataces no se incluyen en la medicin.
Se debe utilizar el mismo criterio al observar a cada trabajador.

Las observaciones deben realizarse aleatoriamente, sin ninguna relacin secuencial.

Es importante que al registrar lo observado, el observador lo haga de acuerdo a lo que l aprecie

en forma instantnea al mirar. Las acciones inmediatamente precedentes o siguientes deben ser
descartadas totalmente del registro.

El observador debe ubicarse en un lugar donde no obstaculice los trabajos que se efecten en la
zona desde dnde pueda observar a la mayor cantidad de personal posible.

Debe tomarse en cuenta que este tipo de mediciones son puntuales, por lo que sus resultados
slo muestran lo que sucede en el Proyecto en un momento particular del da, por este motivo es
necesario que el observador realice anotaciones de lo que est midiendo y anexe un informe a los
resultados obtenidos.

B. Cartas de Balance

A diferencia del Nivel General de Actividad, la Carta Balance se centra en una actividad especfica.
Es una herramienta estadstica que permite describir detallada y formalmente el proceso de una
operacin de construccin, ayudando a analizar el mtodo usado y a determinar la cantidad de
obreros ms adecuada para la cuadrilla. Tambin, con la utilizacin de esta herramienta, se obtiene
informacin para el anlisis de los rendimientos.

La carta de balance es un grfico de barras verticales que tiene como ordenada el tiempo, y en la
abscisa se indican los recursos (obreros, equipos, etc.) que participan en la actividad que se estudia,
asignndole una barra vertical a cada recurso. Cada barra se subdivide para mostrar el tiempo

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dedicado a cada uno de los diferentes tipos de actividades que se realizan. Dado que cada elemento
de la cuadrilla es graficado en el mismo perodo de tiempo, la relacin de stos se puede ver mediante
una comparacin de lneas horizontales, pudiendo determinarse patrones comunes que incidan en
los ciclos de trabajo.
El objetivo de esta tcnica es analizar la eficiencia del mtodo constructivo empleado, ms que la
eficiencia de los obreros. No se pretende conseguir que el obrero trabaje ms duro, sino en forma
ms inteligente. Las vas para mejorar la eficiencia del grupo de trabajo son la reasignacin de tareas
entre sus miembros o la modificacin del tamao del grupo que conforma la cuadrilla. Para hacer una
carta de balance se deben seguir los siguientes pasos:
a.

Observar y entender la actividad que se va a muestrear.

b.

Identificar a cada uno de los integrantes de la cuadrilla.

c.

Antes de iniciar el muestreo se deben identificar los trabajos que componen las diferentes
categoras (TP, TC y TNC), y definirlos para la operacin que se va a estudiar, y adems asignarle
a cada uno, una letra o clave.

d.

Registrar en el formato de Carta de Balance, minuto a minuto, las actividades de cada uno de los
integrantes de la cuadrilla (ver formato en los anexos).

e.

Procesar los datos recogidos en una hoja de excel, graficando las barras de distribucin del uso
de tiempo en las diferentes actividades. Adems se puede distribuir porcentualmente el uso del
tiempo para cada uno de los integrantes de la cuadrilla. (ver formato en los anexos).

f.

Escribir un informe considerando insumos, proveedores, clientes, rendimientos, etc (ver formato
en los anexos).

A continuacin se presentan algunas consideraciones a tener en cuenta cuando se haga una carta de
balance:
9

Desglosar la operacin a muestrear en tareas simples y representarla por smbolos que los
muestreadores reconozcan en el momento de observar. De esta manera, se observa y registra
cada tarea peridicamente casi en forma instantnea.

La frecuencia aconsejada de muestreo es de un minuto, con no menos de treinta observaciones

en total (30 minutos), o las que sean necesarias para observar dos ciclos seguidos completos. La
cuadrilla a observar podr tener un mximo de 8 a 10 integrantes.

Es recomendable que se realice anotaciones de cmo se realizaba el trabajo, con qu materiales,

herramientas o equipos, qu tipo de interrupciones hubieron, cunto avanz, etc.; as se obtiene
mayor informacin de lo que sucede mientras se realiza la medicin y otros datos necesarios para
optimizar la cuadrilla o flujo de recursos.

Un ejemplo de carta de balance utilizando los formatos adjuntos se muestra en la figura 04:

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Figura 04 ejemplo de carta de balance

C. First Run Studies:

Es una metodologa utilizada para establecer metas de produccin. Consiste en el anlisis detallado de
un proceso constructivo, llevando a cabo un ensayo o prctica del proceso en condiciones ideales, a fin
profundizar el entendimiento del proceso entre todos los involucrados y poner a prueba los supuestos
asumidos durante el anlisis del Proyecto1, como pueden ser cuadrillas, ciclos y rendimientos. Sus
objetivos principales son ayudar a establecer la productividad meta e identificar todas las restricciones
posibles para determinadas actividades. Puede realizarse antes del inicio de la produccin rutinaria,
o junto con sta.

1 Ver procedimientos GYM.SGP.PG.09 Anlisis del Proyecto y GYM.SGP.PG.15 Presupuesto Meta

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2.2. Plantear e Implementar Alternativas de Mejora

Luego de haber hecho los estudios de productividad correspondientes y haber detectado los principales
problemas e ineficiencias del proceso constructivo, se deben plantear alternativas de mejoras a
los mtodos de trabajo observados. La etapa ms importante del proceso de mejora continua es
implementar los nuevos mtodos de trabajo. La nica manera de lograr una mejora en el proceso
constructivo es mediante el siguiente proceso iterativo:
1.
2.
3.
4.

Plantear alternativas de mejora.

Probar o implementar las alternativas planteadas.
Describir y medir los resultados obtenidos en los primeros ciclos.
Discutir los resultados obtenidos con el equipo de Proyecto y proponer cambios a las alternativas
de mejora.
5. Probar las alternativas de mejora cambiadas en los siguientes ciclos.
Una alternativa comn consiste en el uso del Tren de Actividades2 para mejorar el diseo del
proceso. Debido a la naturaleza repetitiva de las labores programadas por este mtodo, se logra
aprovechar los efectos de la curva de aprendizaje. En todo Proyecto es posible identificar elementos o
partidas que se pueden ejecutar de forma repetitiva y secuencial. En la medida de lo posible, se usar
un tren de actividades en los trabajos que puedan esquematizarse de dicha manera. La elaboracin
de un Tren de Actividades se desarrolla en detalle en el instructivo GYM.SGP.IN.02 Elaboracin de
Tren de Actividades.

2.3. Matriz de Responsabilidades

GP

PR

OT

3. Diseo de trenes de actividades para actividades seleccionadas

4. Propuesta de mejoras

1. Anlisis de procesos constructivos para definicin de estudios de

productividad
2. Llevar a cabo estudios de productividad

5. Anlisis de la conveniencia de la aplicacin de las mejoras propuestas

GP: Gerente de Proyecto / Ing. Residente.

PR: Ingenieros de Produccin.
OT: Oficina Tcnica.

3.

REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Buenas Prcticas

9

El Nivel General de Actividad puede ser usado como una manera de detectar en qu procesos
o actividades se consume mayor cantidad de tiempo haciendo trabajo contributorio y/o no
contributorio. Por ejemplo, podra encontrarse que en general se consume mucho tiempo en
traslados de materiales, lo cual podra solucionarse con un cambio en la disposicin de los
almacenes. Tambin se podra encontrar que existen oportunidades de mejora especficamente
en las cuadrillas de encofrados, en ese caso se optar por entrar a un anlisis detallado utilizando
una Carta Balance.

La Carta Balance puede usarse como consecuencia de un resultado de Nivel General de Actividad,
o tambin de manera directa en aquellas actividades que se definan como crticas desde el
punto de vista de cantidad de HH, importancia, complejidad, riesgo, que sean repetitivas, etc.
Adicionalmente, tambin podr usarse los First Run Studies.

2 Ver instructivo GYM.SGP.IN.02 Elaboracin de Tren de Actividades

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3.2. Documentacin Aplicable

9

GyM.SGP.PG.33 Control de la Productividad

3.3. Anexos
9
9

GYM.SGP.PG.34-F01 Mediciones de Nivel General de Actividad

GYM.SGP.PG.34-F02 Carta de Balance

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