ManualUsuario VALERY ADMINISTRATIVO V3

Calidad y Documentacin
Manual de Usuario
Sistema Administrativo Integrado
SAW
Junio 2014
Direccin: Urb. Los Palos Grandes,

Av. Francisco de Miranda, Torre Mene Grande,
Piso 3, Oficina 3-1 y 3-2. Caracas 1062, Venezuela
Copyright 1994 Informtica Glac
ISBN 980-07-3031-1
Queda hecho el depsito legal
Reservados todos los derechos.
Windows es marca registrada de Microsoft Corporation
en EE.UU. y otros pases. Otros productos y compaas
mencionadas en este documento son marcas de sus
respectivos propietarios.
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SAW - Sistema Administrativo Windows

Manual de Usuario
IMPORTANTE
Antes de instalar LOS PROGRAMAS, deber leer cuidadosamente los trminos y condiciones de este
contrato. El hecho de solicitar la clave de activacin de LOS PROGRAMAS convalida la total aceptacin de
los trminos especificados en el presente contrato. Si no est de acuerdo, tendr derecho a retractarse del
contrato de dentro de un plazo de siete (7) das contados a partir activacin de LOS PROGRAMAS.
Contrato de Licencia de Uso y Garanta Limitada de Programas

Contrato de Plan de Asistencia y Servicios
Entre GALAC SOFTWARE Y EL CLIENTE ms adelante identificados, se ha resuelto suscribir el
presente contrato de Contrato de Licencia de Uso, Garanta Limitada de Programas y Plan de Asistencia y
Servicios el cual estar regido por los siguientes trminos:
PRIMERA: DEFINICIONES: En el presente contrato, los trminos utilizados tienen los siguientes
significados:
a) GALAC SOFTWARE, es Infotax, Informtica Tributaria s.a., sociedad annima inscrita en el
Registro Mercantil V de la Circunscripcin Judicial del Distrito Federal y del Estado Miranda, bajo
el Nmero 99, Tomo 118A-Qto, domiciliada en Caracas, representada en este acto por su Director
Vicente Tinoco, venezolano, mayor de edad, de este domicilio y titular de la cdula de identidad N
4.082.671. GALAC SOFTWARE es titular de los derechos de autor, conexos y similares, sobre los
programas de computacin de marca Glac Software.
b) LICENCIA DE USO, tal como se usa en este contrato es el permiso que otorga GALAC
SOFTWARE al CLIENTE para utilizar LOS PROGRAMAS identificados en la FACTURA
relacionada con este contrato.
c) EL PROGRAMA o LOS PROGRAMAS, tal como su usan en este contrato, significan los
soportes lgicos de los computadores o software desarrollados por GALAC SOFTWARE, o cuyos
derechos lo han cedido o licenciado sus autores.
d) PROGRAMA MONOUSUARIO O COMPUTADOR INDIVIDUAL, tambin conocido como
stand alone, significa que tanto la aplicacin como la base de datos estn instaladas en un
computador y solo puede ser ejecutada en el computador donde haya sido instalada. Admiten
mltiples contribuyentes, compaas o empresas.
e) PROGRAMA MULTIUSUARIO BAJO REDES 1-4 COMPUTADORES: Bajo esta modalidad la
base de datos puede estar instalada en un servidor y ser ejecutada bajo redes hasta por 4
computadores definidos previamente por la empresa. Bajo este esquema los PROGRAMAS
funcionan bajo la base de datos MICROSOFT SQLSERVER EXPRESS de libre distribucin
aunque se recomienda dependiendo del volumen de datos y transacciones utilizar la base de datos
MICROSOFT SQLSERVER STANDARD. Admiten mltiples contribuyentes, compaas o
empresas.
f) PROGRAMA MULTIUSUARIO BAJO REDES SIN LMITE DE COMPUTADORES: Bajo
esta modalidad la aplicacin puede ser ejecutada bajo redes por tantos computadores como
requiera la empresa. Bajo este esquema los PROGRAMAS funcionan bajo la base de
MICROSOFT SQLSERVER STANDARD. Admiten mltiples contribuyentes, compaas o
empresas.
g) EL CLIENTE es la persona natural o jurdica identificada en la FACTURA emitida por GALAC
SOFTWARE que soporta la compra de la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS, siempre
y cuando realice el acto de "Registrarse como usuario en www.galac.com" .
h) EL USUARIO, es cualquier persona natural que utilice LOS PROGRAMAS bajo la autorizacin
o consentimiento de EL CLIENTE.
i) LAS MARCAS, tal como se usa en este contrato, significan los signos distintivos de productos o
servicios, de la exclusiva propiedad de GALAC SOFTWARE, y han sido solicitadas para registro
en la Repblica Bolivariana de Venezuela, o son usadas por GALAC SOFTWARE, mediante
autorizacin de su titular.
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j) LA GARANTIA LIMITADA, tal y como se usa en el presente contrato, significa las
obligaciones especiales que asume GALAC SOFTWARE frente al CIENTE de conformidad con
las clusulas de este contrato.
k) FACTURA, tal y como se usa en el presente contrato, significa el documento emitido por
GALAC SOFTWARE de acuerdo a la normativa legal vigente por las leyes de la Repblica
Bolivariana de Venezuela para la emisin de facturas, donde consten LOS PROGRAMAS
adquiridos por EL CLIENTE.
l) PLAN DE ASISTENCIA Y SERVICIO: Es el servicio mediante el cual se extiende por un (1)
ao la validez de la clusula QUINTA del presente contrato, siempre y cuando EL CLIENTE
cancele el precio a tal efecto determine GALAC SOFTWARE para este servicio.
m) La frase: "Registrarse como usuario en www.galac.com" significa conectarse con la direccin
electrnica www.galac.com e indicar verazmente los datos que all se solicitan en la seccin:
REGISTRO
SEGUNDA: OBJETO DEL CONTRATO:
La finalidad de este contrato que suscriben GALAC SOFTWARE y EL CLIENTE es determinar las
responsabilidades que asumen tanto GALAC SOFTWARE como CIENTE para utilizar LOS
PROGRAMAS objeto del presente contrato.
TERCERA: EL PRECIO
El precio pagado en la FACTURA objeto del presente contrato comprende para EL CLIENTE:
1. El derecho, no exclusivo que GALAC SOFTWARE otorga a EL CLIENTE por medio del
presente contrato a utilizar EL O LOS PROGRAMAS en un computador personal o en un servidor
de redes.
2. La compraventa del empaque, CD O DVD que quedarn en poder de EL CLIENTE.
3. La compraventa del material impreso que acompaa al producto; el cual quedar en poder de EL
CLIENTE sin que ello implique cesin de derechos intelectuales.
CUARTA: DURACION Y TERMINACION
Este contrato entrar en vigencia desde la fecha de la adquisicin que se indique en la FACTURA y
continuar vigente por tiempo indefinido, con excepcin de aquellas clusulas en donde se limiten algunas
garantas por un lapso definido de tiempo. Sin perjuicio de lo estipulado en el prrafo anterior, el trmino para
reposicin de la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS con cargo a GALAC SOFTWARE, estar
vigente hasta la fecha de vencimiento de la garanta. Las partes pueden dar por terminado el presente contrato
por mutuo consentimiento o mediante aviso escrito enviado por correo electrnico a la direcciones registradas
al momento de "Registrarse como usuario en www.galac.com" por con lo menos treinta (30) das, de
anticipacin a la fecha en que este contrato o alguna de sus clusulas deba ser terminado
QUINTA: GARANTIAS Y LIMITACIONES
GALAC SOFTWARE garantiza por un perodo de un (1) ao contado a partir de la emisin de la
FACTURA que soporta la adquisicin de la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS o del PLAN DE
ASISTENCIA Y SERVICIOS que:
1. Suministrar al CLIENTE atencin telefnica o va e-mail en forma limitada para aclarar dudas en
la utilizacin del PROGRAMA.
2. Publicar en la pgina Web www.galac.com informacin sobre las correcciones, cambios y nuevas
versiones que se produzcan en LOS PROGRAMAS y notificar al CLIENTE enviando un correo
electrnico a la direccin que indique al momento de "Registrarse como usuario en
www.galac.com". GALAC SOFTWARE no ser responsable en caso que por cualquier causa dicho
correo electrnico no haya podido ser entregado.
3. Pondr a disposicin de EL CLIENTE en la pgina Web www.galac.com todas las mejoras que se
produzcan en LOS PROGRAMAS adquiridos, incluyendo el cambio de plataforma de ambiente
DOS al ambiente WINDOWS. Este servicio no tendr costo siempre y cuando el CLIENTE lo
obtenga va Internet. GALAC SOFTWARE podr suministrar las nuevas versiones durante el lapso
especificado por otros medios y en este caso el CLIENTE se compromete a cancelar el precio que
establezca GALAC SOFTWARE por este servicio, ms los gastos de envo o el servicio de
instalacin computado en horas tcnicas de servicio segn sea el caso. EL CLIENTE cancelar
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estos servicios, de contado, en la oportunidad de su prestacin. Cualquier servicio tcnico asociado
con el mantenimiento de este programa ser con costo a cargo de EL CLIENTE. GALAC
SOFTWARE facturar estos servicios en la oportunidad en que se produzcan.
Para obtener las mejoras de LOS PROGRAMAS, EL CLIENTE es responsable de:
a. Comunicarse va internet con el servicio en la pgina Web www.galac.com
b. Copiar las nuevas versiones de los PROGRAMAS y
c. Solicitar a GALAC SOFTWARE, en caso de ser necesario, las claves necesarias para
activar las nuevas versiones de sus PROGRAMAS.
SEXTA: EXCEPCIONES
Con excepcin de lo sealado anteriormente, GALAC SOFTWARE, no ofrece garantas explcitas o
implcitas, ni asume responsabilidad alguna por cualquier dao o perjuicio, de cualquier ndole, que pueda
sufrir EL CLIENTE, incluyendo daos y perjuicios o imposibilidad de utilizar este PROGRAMA. GALAC
SOFTWARE no ser responsable por los daos y perjuicios ocasionados a EL CLIENTE a terceras
personas no autorizadas en virtud de las infracciones en contra de sus derechos patrimoniales sobre el
PROGRAMA y por la contravencin de las estipulaciones del contrato de licencia. Asimismo GALAC
SOFTWARE no asume responsabilidad alguna y as lo reconoce explcitamente y solidariamente EL
CLIENTE, por las infracciones, delitos, infracciones y delitos tributarios que pudieran cometer EL
CLIENTE y/o SUS USUARIOS mediante el uso de este programa, en grado de autor o coautor. Esta
declaracin tambin se hace extensiva a los cmplices o encubridores de EL CLIENTE en las mencionadas
infracciones o delitos.
EL CLIENTE y GALAC SOFTWARE, manifiestan que conocen que este producto no est normalizado
por entidades pblicas gubernamentales o no gubernamentales y que en todo caso, la responsabilidad de
GALAC SOFTWARE, slo asciende al monto del valor pagado por CLIENTE al adquirir el programa.
En la mxima medida permitida por la legislacin aplicable, GALAC SOFTWARE renuncia a todas las
dems garantas, expresas o tcitas incluyendo entre otras, garantas implcitas de comercio e idoneidad para
un determinado fin con respecto al programa de computacin, as como de los materiales escritos adjuntos al
mismo. La presente garanta limitada le concede a EL CLIENTE derechos legales especficos y podrn
competirle otros que varan segn el estado o territorio.
En la medida mxima permitida por la legislacin aplicable, GALAC SOFTWARE no se responsabilizarn
de daos (incluyendo entre otros, daos directos o indirectos por lesiones a las personas, lucro cesante,
interrupcin de actividad comercial, prdida de informacin comercial o cualquier otra prdida pecuniaria)
que derive del uso o incapacidad de usar el programa de computacin, incluso si GALAC SOFTWARE ha
sido informado de la posibilidad de dichos daos. En cualquier caso, toda la responsabilidad de GALAC
SOFTWARE en virtud de cualquier estipulacin de este contrato de licencia se limitar a la cantidad
efectivamente pagada por EL CLIENTE por la licencia del PROGRAMA. De no acatar los lineamientos
estipulados el riesgo total en cuanto al rendimiento del programa de computacin, en caso de estar defectuoso,
EL CLIENTE (y no GALAC SOFTWARE) asumir el costo total de los servicios, reparaciones o
correcciones necesarios.
GALAC SOFTWARE no garantiza que las funciones contenidas en el programa de computacin pueden
satisfacer sus requisitos o que la operacin del programa de computacin sea de forma ininterrumpida o que
est libre de errores, o que los defectos del programa de computacin sern corregidos.
SEPTIMA: COMPROMISOS DEL CLIENTE
EL CLIENTE se compromete a:
1. "Registrarse como usuario en www.galac.com"a dentro de los treinta (30) das continuos
siguientes a la fecha de compra indicada en la FACTURA de adquisicin de la LICENCIA DE
USO de LOS PROGRAMAS.
2. Revisar peridicamente la pgina Web www.galac.com para estar informado sobre cambios y
mejoras que se produzcan en LOS PROGRAMAS.
3. Mantener actualizados sus datos en www.galac.com para que sea posible enviarle va correo
electrnico informacin actualizada.
4. Revisar detalladamente los resultados de los clculos que realicen LOS PROGRAMAS e informar
inmediatamente a GALAC SOFTWARE y a terceros que pudieran estar afectados sobre cualquier
diferencia en clculo, por criterios legales o de cualquier otra naturaleza. EL CLIENTE es el nico

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responsable ante terceros por las consecuencias que pudiera tener la utilizacin de los resultados de
LOS PROGRAMAS ya que su responsabilidad revisarlos y validarlos antes de utilizarlos.
No permitir, ni efectuar copias de este programa o del manual de instrucciones, o del material
adicional recibido.
No ceder, expresa o tcitamente, el presente contrato, o la LICENCIA DE USO de LOS
PROGRAMAS o impresos que a se refieren; a no usar las MARCAS de los productos o servicios
relacionados con el contrato; siendo entendido que cualquier violacin a lo anterior, dar lugar al
ejercicio de las acciones penales, civiles o administrativas que consagre la ley en favor de GALAC
SOFTWARE.
Pagar cualquier servicio tcnico asociado con el mantenimiento de LOS PROGRAMAS. GALAC
SOFTWARE facturar estos servicios en la oportunidad en que se produzcan.
Mantener en sus equipos licencias originales de los Sistemas Operativos, los cuales deben haber sido
adquiridos legalmente por EL CLIENTE sin que GALAC SOFTWARE, asuma responsabilidad
alguna por el funcionamiento de dicho sistema operativo ya bien sea en computadores personales ni
en Redes de computadores.
No permitir copias del programa o del material impreso que se acompaa, siendo solidariamente
responsable por los daos y perjuicios que dicha conducta pueda ocasionar, y por cualquier clase de
reclamos judiciales o extrajudiciales y daos que puedan llegar como resultado de la copia no
autorizada del programa o del material impreso que los acompaa, o del empaque del mismo, o de la
reventa no autorizada, y reembolsar a GALAC SOFTWARE, todas las sumas que esta sociedad
haya tenido que pagar en relacin con dichas reclamaciones o perjuicios, incluyendo honorarios de
abogado y costa del proceso o procesos, si hubiere lugar a ello.
El CLIENTE declara conocer el alcance de los trminos y definiciones establecidos en la clusula

PRIMERA del presente contrato y manifiesta expresamente que al instalar, copiar, solicitar la activacin
permanente y/o de otra forma usar la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS est de acuerdo en
quedar obligado por las clusulas de este contrato. En caso de no estar de acuerdo con los trminos del
presente contrato, EL CLIENTE no puede usar o copiar el programa de computacin, y debe rpidamente
ponerse en contacto con GALAC SOFTWARE para obtener instrucciones sobre la devolucin de los
productos no utilizados y el reembolso del importe pagado.
OCTAVA: El CLIENTE puede solicitar el reintegro del dinero cancelado en la FACTURA que soporta la
adquisicin del PROGRAMA dentro de los treinta (30) das calendario siguientes a su adquisicin siempre y
cuando manifieste por escrito su intencin, devuelva a GALAC SOFTWARE el original de la FACTURA y
demuestre a satisfaccin de GALAC SOFTWARE que LOS PROGRAMAS han sido desinstalados de sus
computadores. En caso afirmativo GALAC SOFTWARE proceder al reintegro del precio pagado por LOS
PROGRAMAS dentro de los treinta (30) das calendario siguientes a la recepcin de la notificacin
NOVENA: El presente contrato est regido por la Leyes de la Repblica Bolivariana de Venezuela y no
podr ser modificado por terceros, a menos que medie comunicacin escrita, suscrita por el representante
legal de GALAC SOFTWARE.
En Testimonio de lo anterior, EL CLIENTE firma este contrato en la Ciudad de Caracas en cuyos tribunales
se domicilia el presente contrato.
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ANEXO AL CONTRATO DE LICENCIA DE USO

OPCION DE ARRENDAMIENTO
CON OPCION A COMPRA
PRIMERA: OBJETO DEL CONTRATO:
EL USUARIO ha optado por adquirir EL PROGRAMA de acuerdo a un plan de Arrendamiento con opcin
a compra detallado en la FACTURA. A travs de este Plan EL PROGRAMA se puede adquirir con el
ltimo pago realizado, conforme al contrato de licenciamiento que se firmar entre EL USUARIO y GALAC
SOFTWARE.
SEGUNDA: LOS PAGOS
Los pagos correspondientes al canon de arrendamiento especificados en la FACTURA debern realizarse
dentro de los cinco (5) das siguientes a su vencimiento sin que medie aviso de cobro, siendo responsabilidad
de EL USUARIO conocer las fechas de vencimiento de sus pagos y realizarlos oportunamente.
GALAC SOFTWARE se reserva el derecho de incluir un cargo por servicios de Bs 100 (cien bolvares con
00/100) por los cheques devueltos, adicionalmente a los dems montos y recursos a los que tiene derecho
conforme a las leyes aplicables.
EL USUARIO pagar a la Compaa todos los costos en que sta incurra para cobrarle cualquier monto
vencido, incluyendo costas judiciales y honorarios de abogados; sin embargo, si los cargos anteriormente
mencionados exceden la tasa que se aplique de acuerdo con la ley en vigor, dichos cobros se calcularn de
manera tal que no excedan la tasa legalmente permitida.
EL USUARIO reconoce, declara y acepta que el documento denominado FACTURA es prueba fehaciente y
suficiente de la relacin comercial y del convenio de Arrendamiento con opcin a compra y que esta
declaracin es suficiente para darle al documento el valor estipulado en el Cdigo de Comercio de la
Repblica Bolivariana de Venezuela.
TERCERA: SUSPENSIN DEL SERVICIO
En el caso de que no se haya satisfecho la obligacin dentro del periodo de tiempo establecido en la clusula
anterior, EL USUARIO autoriza a GALAC SOFTWARE a suspender la continuidad del servicio, y cualquier
perjuicio que por ese concepto resulte para con EL USUARIO sern de su cargo y cuenta, exonerando
GALAC SOFTWARE de cualquier accin, indemnizacin, prdida, dao, lucro cesante o dao emergente.
CUARTA: TERMINACION DEL ARRENDAMIENTO
El convenio de Arrendamiento con opcin a compra terminar por
1. Acuerdo mutuo de las partes, siempre y cuando, y previo a su terminacin, EL USUARIO satisfaga
la totalidad de los pagos que estn pendientes a la fecha de la terminacin, los cargos y costos por
concepto de trmites administrativos y/o judiciales para el cobro de las obligaciones, los intereses y
tasas por mora.
2. Por no pago de EL USUARIO de dos o ms cuotas, sin que medie previo el aviso que GALAC
SOFTWARE le remita un aviso sobre la suspensin del servicio y terminacin del contrato de
Arrendamiento con opcin a compra. No ser necesario que se constituya en mora a EL
USUARIO y/o que se haga requerimiento notarial o judicial para que la constitucin en mora de EL
USUARIO opere de pleno derecho y GALAC SOFTWARE est autorizada para que haga uso de la
clusula de solucin de controversias establecida en este documento.
3. Por vencimiento del Arrendamiento con opcin a compra siempre que se haya pagado y satisfecho
todas las obligaciones monetarias que estuvieren pendientes de pago.
4. Por terminacin del acuerdo de Licencia de Uso conforme a las formas de terminacin que se haya
especificado en el mismo, siempre y cuando se hayan satisfecho todas las obligaciones monetarias
que estuvieren pendientes de pago.
QUINTA: El presente es una anexo al CONTRATO DE ADESIN: LICENCIA DE USO Y GARANTIA
LIMITADA DE PROGRAMAS, contrato regido por la Leyes de la Repblica de Bolivariana de Venezuela
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y no podr ser modificado por terceros, incluyendo distribuidores, representantes de ventas o usuarios, a
menos que medie comunicacin escrita, suscrita por el representante legal de GALAC SOFTWARE.
En Testimonio de lo anterior, el USUARIO firma este anexo en la Ciudad de Caracas en cuyos tribunales se
domicilia el presente contrato.
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ndice
IMPORTANTE ...................................................................................................................... 3
1 Introduccin. .................................................................................................................. 17
1.1 Caractersticas del Sistema. .................................................................................... 17
1.2 Configuracin. ........................................................................................................ 18
2 Aspectos Generales. ...................................................................................................... 19
2.1 Nomenclatura. ........................................................................................................ 19
2.2 Entrar al Sistema. ................................................................................................... 19
3 Seguridad. ...................................................................................................................... 21
3.1 Ingresar Usuarios .................................................................................................... 21
3.2 Ingresar Usuarios Operador de Caja. .................................................................... 22
3.3 Activar / Desactivar Usuarios................................................................................. 23
3.3.1 Activar Usuarios .............................................................................................. 23
3.3.2 Desactivar Usuarios......................................................................................... 24
3.4 Insertar Usuario Copia............................................................................................ 24
3.5 Reiniciar Password ................................................................................................. 25
3.6 Cambiar Password .................................................................................................. 25
3.7 Respaldar / Restaurar.............................................................................................. 26
3.7.1 Respaldar ......................................................................................................... 26
3.7.2 Restaurar.......................................................................................................... 28
3.7.3 Restaurar Empresa desde Respaldo Total ....................................................... 29
3.8 Lotes Administrativos ............................................................................................ 31
3.8.1 Consultar Lotes Administrativos ..................................................................... 31
3.8.2 Modificar Lotes Administrativos .................................................................... 31
4 Manejo de Mdulos y Opciones. ................................................................................... 33
4.1 Descripcin del Men G......................................................................................... 35
4.1.1 Acerca de... ...................................................................................................... 35
4.1.2 Glac Software ................................................................................................ 35
4.1.3 Escoger Empresa ............................................................................................. 35
4.1.4 Escoger Periodo............................................................................................... 35
4.1.5 Activar Modo Avanzado. ................................................................................ 35
4.1.6 Administre su Licencia.................................................................................... 35
4.1.7 Configuracin de Impresin. ........................................................................... 36
4.1.8 Configuracin de Respaldo ............................................................................. 42
4.1.9 Salir del Sistema .............................................................................................. 42
4.1.10 Opciones Avanzadas ....................................................................................... 43
4.2 Copiar y Pegar ........................................................................................................ 43
4.3 Teclas de Acceso Rpido. ...................................................................................... 44
4.3.1 Teclas de Funciones. ....................................................................................... 44
4.3.2 Teclas Especficas. .......................................................................................... 44
4.4 Interface Grfica. .................................................................................................... 45
4.4.1 Herramientas Grficas. .................................................................................... 45
4.5 Mensaje de Ayuda. ................................................................................................. 46
5 Parmetros ..................................................................................................................... 47
5.1 Parmetros Administrativos ................................................................................... 47
5.1.1 Datos Generales............................................................................................... 47

5.1.2 Facturacin. ..................................................................................................... 49
5.1.3 Cotizacin / Vendedor. .................................................................................... 56
5.1.4 CxC / Cobranzas.............................................................................................. 59
5.1.5 Inventario ........................................................................................................ 61
5.1.6 CxP / Compras ................................................................................................ 64
5.1.7 Bancos ............................................................................................................. 69
5.1.8 Notas de Entrega ............................................................................................. 73
5.2 Parmetros Contabilidad ........................................................................................ 74
Primeros Pasos .............................................................................................................. 77
6.1 Estilos de Manejar el Sistema Administrativo SAW ............................................. 77
6.2 Ciclo Bsico ........................................................................................................... 78
Empresas ....................................................................................................................... 79
7.1 Crear Empresa ........................................................................................................ 79
7.2 Regla de Contabilizacin........................................................................................ 85
7.3 Escoger empresa ..................................................................................................... 96
7.4 Activacin de mdulos ........................................................................................... 96
7.5 Eliminar una Empresa. ........................................................................................... 96
7.6 Informes.................................................................................................................. 97
Mantenimiento de Tablas .............................................................................................. 99
8.1 Alcuota I.T.F ......................................................................................................... 99
8.2 Alcuota I.V.A. ..................................................................................................... 100
8.3 Bancos .................................................................................................................. 100
8.4 Cambio a Moneda Local. ..................................................................................... 101
8.5 Categora de Productos. ........................................................................................ 102
8.6 Ciudades. .............................................................................................................. 102
8.7 Lnea de Productos. .............................................................................................. 103
8.8 Monedas. .............................................................................................................. 103
8.9 Moneda Local ....................................................................................................... 103
8.10 Notas Finales. ....................................................................................................... 103
8.11 Propiedades Anlisis de Vencimientos. ............................................................... 104
8.12 Pases. ................................................................................................................... 105
8.13 Sector de Negocio del Cliente. ............................................................................. 105
8.14 Tabla C.I.I.U. 2004 ............................................................................................... 105
8.15 Tipo de Proveedor. ............................................................................................... 106
8.16 Unidad de Venta ................................................................................................... 106
8.17 Urbanizacin / Zona Postal. ................................................................................. 107
8.18 Zona de Cobranza. ................................................................................................ 108
8.19 Forma de Cobro. ................................................................................................... 108
8.20 Mquina Fiscal ..................................................................................................... 109
8.21 Otros cargos y descuentos de facturas .................................................................. 109
8.22 Municipios ............................................................................................................ 110
8.23 Municipio Ciudad ................................................................................................. 110
8.24 Unidad Tributaria ................................................................................................. 111
8.25 Clasificador de actividad econmica .................................................................... 111
8.26 Formato Impuesto Municipal ............................................................................... 111
Facturacin .................................................................................................................. 112
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Manual de Usuario Sistema Administrativo SAW

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9.1 Insertar Factura ..................................................................................................... 112

9.1.1 Facturar Artculos con Serial......................................................................... 117
9.1.2 Insertar Borrador de Factura ......................................................................... 119
9.2 Modificar Facturas ............................................................................................... 120
9.3 Eliminar Factura. .................................................................................................. 120
9.4 Emitir Facturas ..................................................................................................... 121
9.5 Emitir y Cobrar ..................................................................................................... 122
9.6 Anular Factura ...................................................................................................... 123
9.7 Insertar Factura Manual........................................................................................ 123
9.8 Insertar Copia ....................................................................................................... 124
9.9 Insertar Devolucin y Reverso ............................................................................. 124
9.10 Insertar Nota de Crdito / Nota de Dbito ............................................................ 127
9.11 Modificar Vendedor en Factura Emitida .............................................................. 127
9.12 Modificar Tipo de Cobro en Factura Emitida ...................................................... 127
9.13 Insertar Factura, Nota de crdito, Dbito Histrica.............................................. 128
9.14 Imprimir Nota de Entrega..................................................................................... 128
9.15 Generar Factura desde Contrato ........................................................................... 129
9.16 Generar Factura desde Cotizacin ........................................................................ 130
9.17 Generar facturas desde Nota de Entrega .............................................................. 131
9.18 Informes Estadstico de Facturacin .................................................................... 131
9.19 Informes Generales de Facturacin ...................................................................... 132
9.20 Informes de Libros ............................................................................................... 132
9.21 Informes Especiales de Factura. ........................................................................... 133
9.22 Re-Emitir Factura ................................................................................................. 134
9.23 Re- Imprimir Factura ............................................................................................ 134
9.24 Re- Anular Factura ............................................................................................... 135
9.25 Modificar Factura Emitida. .................................................................................. 135
9.26 Actualizar Datos del Libro de Ventas .................................................................. 136
9.27 Importar / Exportar Facturas ................................................................................ 137
9.27.1 Importar ......................................................................................................... 137
9.27.2 Exportar ......................................................................................................... 137
9.27.3 Importar / Exportar Borradores de Facturas .................................................. 138
9.28 Facturacin con Punto de Venta y Mquina Fiscal .............................................. 138
10 Resumen Diario ........................................................................................................... 143
10.1 Insertar Resumen Diario ....................................................................................... 143
10.2 Realizar Cierre Z .................................................................................................. 145
11 Cotizacin .................................................................................................................... 146
11.1 Insertar Cotizacin ............................................................................................... 146
11.2 Insertar copia. ....................................................................................................... 149
11.3 Informes de Cotizacin ........................................................................................ 150
12 Notas de Entrega ......................................................................................................... 151
13 Clientes ........................................................................................................................ 155
13.1 Insertar Clientes .................................................................................................... 155
13.2 Cambiar Direccin de Despacho .......................................................................... 158
13.3 Informes de Clientes ............................................................................................. 158
13.5 Unificar ................................................................................................................. 160
11 de junio de 2014
Pg.11
13.6 Ingresar Cliente de Resumen Diario .................................................................... 160

13.7 Importar / Exportar Clientes ................................................................................. 160
13.7.1 Importar ......................................................................................................... 160
13.7.2 Exportar ......................................................................................................... 161
14 Caja Registradora ........................................................................................................ 162
14.1 Insertar Caja Registradora .................................................................................... 162
14.2 Asignar Caja ......................................................................................................... 163
14.3 Apertura de caja.................................................................................................... 166
14.4 Cierre de Caja ....................................................................................................... 166
14.5 Informes de Caja .................................................................................................. 167
14.6 Facturar como Operador de Caja (cajero.) ........................................................... 168
15 Contrato ....................................................................................................................... 170
15.1 Insertar Contrato ................................................................................................... 170
15.2 Extender Contrato................................................................................................ 172
15.3 Activar / Desactivar Contratos ............................................................................. 173
16 Importar / Exportar Datos............................................................................................ 174
16.1 Importar ................................................................................................................ 174
16.2 Exportar ................................................................................................................ 174
16.3 Exportar Entre Fechas. ......................................................................................... 175
17 Cobranza. ..................................................................................................................... 177
17.1 Insertar Cuentas por Cobrar (CxC) ...................................................................... 177
17.2 Anular CxC........................................................................................................... 178
17.3 Re Imprimir Cuentas por Cobrar (CxC) ............................................................ 179
17.4 Informes de CxC .................................................................................................. 180
17.5 Datos de Cuentas por Cobrar generadas por Cobranzas ...................................... 181
17.7 Importar CxC........................................................................................................ 182
17.8 Exportar CxC........................................................................................................ 182
17.9 Insertar anticipos cobrados ................................................................................... 183
17.10 Anular anticipos cobrados .................................................................................... 184
17.11 Devolver Anticipos cobrados ............................................................................... 185
17.12 Re-Imprimir anticipos cobrados ........................................................................... 185
17.13 Informe de Anticipos cobrados ............................................................................ 186
17.14 Insertar Cobranzas ................................................................................................ 187
17.15 Anular Cobranzas ................................................................................................. 191
17.16 Re-imprimir cobranzas ......................................................................................... 192
17.17 Cambiar Cobrador ................................................................................................ 193
17.18 Cambiar Datos Comprobante de Retencin ......................................................... 194
17.19 Informe de Cobranzas .......................................................................................... 195
17.20 Insertar Vendedor ................................................................................................. 196
17.21 Informes de Vendedor .......................................................................................... 197
17.22 Importar Datos de Vendedores ............................................................................. 197
17.23 Exportar Datos de Vendedor. ............................................................................... 198
18 Pagos ........................................................................................................................... 199
18.1 Insertar Proveedores ............................................................................................. 199
18.2 Unificar Proveedores ............................................................................................ 201
18.3 Informes de Proveedor ......................................................................................... 201
Pg.12

11 de junio de 2014
18.4 Importar Datos de Proveedores ............................................................................ 202

18.5 Exportar Datos de Proveedores ............................................................................ 202
18.6 Insertar Cuentas por Pagar (CxP) ......................................................................... 203
18.7 Anular Cuenta por Pagar (CxP)............................................................................ 206
18.8 Re-Imprimir Cuentas por Pagar (CxP) ................................................................. 207
18.9 Cmo retener en cuentas por pagar CxP? ........................................................... 208
18.9.1 Parmetros ..................................................................................................... 208
18.9.2 Retener por ms de un concepto. .................................................................. 209
18.9.3 Informes de CxP no retenidas ....................................................................... 210
18.9.4 Cuentas por pagar (CxP) no abonadas .......................................................... 211
18.10 Cuentas de Terceros ............................................................................................. 211
18.10.1 Permisos de usuarios. .................................................................................... 211
18.10.2 Insertar cuentas por pagar de terceros ........................................................... 212
18.10.3 Informes que afecta el manejo de cuentas de terceros .................................. 216
18.10.4 ARCV ............................................................................................................ 216
18.11 Re-Imprimir Comprobante de Retencin IVA ..................................................... 216
18.12 Insertar CxP Histrica .......................................................................................... 217
18.13 Actualizar Libros de Compra / RET IVA ............................................................ 218
18.14 Importar Datos de Cuentas por Pagar................................................................... 219
18.15 Exportar Datos de Cuentas por Pagar (CxP) ........................................................ 220
18.16 Insertar Anticipos (Pagados). ............................................................................... 221
18.17 Anular Anticipo (Pagado) .................................................................................... 222
18.18 Devolver Anticipo (Pagado) ................................................................................. 223
18.19 Re-Imprimir Anticipo (Pagado) ........................................................................... 223
18.20 Informes de Anticipo (Pagados) ........................................................................... 224
18.21 Insertar Pagos ....................................................................................................... 225
18.22 Anular Pagos ........................................................................................................ 229
18.23 Insertar Pago Histrico ......................................................................................... 230
18.24 Re-Imprimir Comprobante de Pago ..................................................................... 230
18.25 Re-Imprimir Comprobante de Retencin ............................................................. 231
18.26 Re-Imprimir Comprobante de Retencin IVA ..................................................... 232
18.27 Informes de Pagos ................................................................................................ 233
18.28 Re-Calcular Retenciones en Pagos ....................................................................... 234
18.29 Generar Archivo XML para declaracin de Rentas ............................................. 234
18.30 Cambiar cdigos del SENIAT .............................................................................. 235
18.31 Relacin Anual ..................................................................................................... 236
18.31.1 Relacin Anual Forma Impresa..................................................................... 236
18.31.2 Relacin Anual Medio Magntico ................................................................ 237
18.32 Insertar ARCV ...................................................................................................... 238
18.33 Re-Imprimir ARCV .............................................................................................. 238
18.34 Generar ARCV ..................................................................................................... 239
18.35 Eliminar varios ARCV ......................................................................................... 240
18.36 Re-Imprimir Varios .............................................................................................. 240
18.37 Consultar Tabla Retencin ................................................................................... 240
18.38 Eliminar Tabla Retencin ..................................................................................... 241
18.39 Actualizar Tabla de Retencin de Personas Naturales ......................................... 242
18.40 Plantilla de Retencin ........................................................................................... 243
11 de junio de 2014
Pg.13
18.41 Planilla Forma 00030 ........................................................................................... 245

18.42 Planilla Forma 00030 Insertar Sustitutiva ............................................................ 246
19 Bancos ......................................................................................................................... 248
19.1 Insertar Cuenta Bancaria ...................................................................................... 248
19.2 Recalcular Saldos ................................................................................................. 249
19.3 Informes de Cuentas Bancarias ............................................................................ 249
19.4 Movimientos Bancarios. ....................................................................................... 250
19.5 Anular Movimiento Bancario ............................................................................... 251
19.6 Informe de Movimiento Bancario ........................................................................ 252
19.7 Generar Faltante de Cobranzas............................................................................. 253
19.8 Insertar Movimiento Bancario con Opcin Imprimir Cheque. ............................ 253
19.9 Re-Imprimir Cheque............................................................................................. 254
19.10 Insertar Concepto Bancario .................................................................................. 255
19.11 Insertar Conciliacin Bancaria ............................................................................. 255
19.12 Cerrar / Abrir Conciliacin................................................................................... 259
19.13 Informes de Conciliacin ..................................................................................... 260
20 Inventario ..................................................................................................................... 261
20.1 Insertar Artculos Inventario. ............................................................................... 261
20.2 Productos Compuestos ......................................................................................... 264
20.3 Desincorporar / Incorporar Artculos ................................................................... 266
20.4 Ajuste de precios .................................................................................................. 266
20.5 Recalcular Existencia ........................................................................................... 267
20.6 Importar Articulo Inventario ................................................................................ 268
20.7 Exportar Artculos de Inventario .......................................................................... 268
20.8 Modificar Serial .................................................................................................... 269
20.9 Modificar Rollos................................................................................................... 269
20.10 Consultar Cortes de Artculos en Inventario ........................................................ 270
20.11 Ajustar Precios por Costos .................................................................................. 270
20.12 Filtrar Artculos .................................................................................................... 271
20.13 Liberar Reservas ................................................................................................... 272
20.14 Informe de Artculos ............................................................................................ 273
20.15 Manejo de Artculos por Tallas y Colores............................................................ 273
20.15.1 Insertar Tallas ................................................................................................ 274
20.15.2 Insertar Colores ............................................................................................. 274
20.15.3 Insertar Grupos de Tallas y Colores .............................................................. 275
20.16 Almacn................................................................................................................ 275
20.17 Existencia por Almacn........................................................................................ 276
20.18 Informe de Existencia en Almacn ...................................................................... 277
20.19 Nota de Entrada y Salida Auto-consumos y Retiros ............................................ 277
20.19.1 Notas de Entrada y Salida ............................................................................. 277
20.19.2 Re-Imprimir Nota de Entrada y Salida de inventarios .................................. 278
20.19.3 Anulacin de Retiros ..................................................................................... 279
20.20 Transferencia de Artculos ................................................................................... 279
20.21 Conteo Fsico ........................................................................................................ 280
20.21.1 Emitir Conteo Fsico ..................................................................................... 281
20.22 Reservas Vencidas ................................................................................................ 282
20.22.1 Activar parmetros ........................................................................................ 282
Pg.14

11 de junio de 2014
20.22.2 Permisologa .................................................................................................. 283

20.23 Alerta por mximo y mnimo en Stock ................................................................ 284
20.24 Utilizar Costo Promedio Ponderado ..................................................................... 285
20.24.1 Como Activar el Costo Promedio Ponderado. .............................................. 285
20.24.2 Inserte las reglas de contabilizacin. ............................................................. 287
20.24.3 Realice la Carga Inicial ................................................................................. 288
20.24.4 Calcule Costo Promedio ................................................................................ 289
20.24.5 Visualice el resultado del clculo. ................................................................. 290
20.24.6 Informe Detallado ......................................................................................... 290
20.24.7 Informe Costo promedio por Almacn.......................................................... 291
20.24.8 Costo Promedio y Reglas de Contabilizacin ............................................... 292
20.24.9 Costo Promedio, compras y cuentas por pagar ............................................. 294
20.24.10
Contabilizar Costos ................................................................................ 294
20.24.11 Consultar Comprobantes...................................................................... 295
21 Compras....................................................................................................................... 297
21.1 Insertar Compras .................................................................................................. 297
21.2 Anular Compras ................................................................................................... 298
21.3 Informes de Compras. .......................................................................................... 299
21.4 Insertar Con Orden de Compra ............................................................................ 300
21.5 Re-Imprimir Compras .......................................................................................... 301
21.6 Insertar Orden de Compra .................................................................................... 302
21.7 Libro de Compras. ................................................................................................ 303
21.8 Re-Imprimir OC ................................................................................................... 304
22 Otros Cargos y Descuentos en Factura ........................................................................ 306
23 Asociado en Cuenta ..................................................................................................... 308
24 Emitir Directo .............................................................................................................. 310
25 Cobro Directo. ............................................................................................................. 311
26 Manejo de talleres ....................................................................................................... 313
26.1 Validar clave especial ........................................................................................... 313
26.2 Activar parmetros ............................................................................................... 314
26.3 Activar permiso al usuario ................................................................................... 314
26.4 Agregar marcas y modelos ................................................................................... 315
26.5 Cargar vehculos al sistema .................................................................................. 316
26.6 Facturando con manejo de talleres ....................................................................... 318
27 Integracin entre los sistemas SAW y Nmina ........................................................... 319
27.1 En qu le beneficia esta integracin? ................................................................. 319
27.2 Pasos a seguir para llevar a cabo la integracin: .................................................. 319
27.3 Crear usuario del sistema nmina ........................................................................ 320
27.4 Procesar una Solicitud de Pago ............................................................................ 322
27.4.1 Procesar solicitud de pago en efectivo: ......................................................... 322
27.4.2 Procesar Solicitud de pago en cheque: .......................................................... 324
27.5 Consultar solicitudes de pagos ............................................................................. 326
27.6 Consultar un Movimiento Bancario ..................................................................... 326
27.7 Visualizar Informes .............................................................................................. 328
28 Reposiciones de Caja Chica ........................................................................................ 330
28.1 Crear una cuenta para caja chica. ......................................................................... 330
28.2 Cargar el saldo inicial para la cuenta de caja chica. ............................................. 331
11 de junio de 2014
Pg.15
28.3 Configurar las Reglas de Contabilizacin. ........................................................... 331

28.4 Insertar una reposicin de caja chica. ................................................................... 332
28.5 Agregar ms gastos a una reposicin ................................................................... 334
28.6 Cerrar una reposicin ........................................................................................... 336
28.7 Reimprimir Cheque o Comprobante .................................................................... 338
28.8 Contabilidad Pospuesta ........................................................................................ 339
28.9 Procesos que se ejecutan ...................................................................................... 340
28.10 Anular una Reposicin ......................................................................................... 341
28.11 Eliminar una Reposicin ...................................................................................... 343
28.12 Informes de Caja Chica ........................................................................................ 345
28.13 Informes relacionados con el mdulo de caja chica ............................................. 345
Pg.16

11 de junio de 2014
Introduccin.
Bienvenidos al Sistema Administrativo para Windows el cual tambin se conocer con

las siglas SAW.
Este sistema ha sido elaborado por un equipo multidisciplinario de especialistas de Glac
Software y su diseo est orientado para ofrecerle mxima rapidez y exactitud en las
operaciones administrativas de su empresa.
El Manual del Usuario es una gua de consejos prcticos que le permite obtener un mayor
rendimiento en el uso de su sistema.
Nota: Recuerde registrarse ahora mismo en nuestra pgina web http://www.galac.com
El sistema es:
Rpido y fcil de usar: porque est diseado para brindarle mayor rapidez y eficiencia en
el procesamiento de sus datos.
Muy amigable: las pantallas de entrada de datos han sido estudiadas para brindar a los
usuarios la mayor rapidez y exactitud en el desarrollo de sus tareas.
1.1 Caractersticas del Sistema.

El sistema incorpora los mdulos de Bancos, Facturacin, Cuentas por Cobrar, Cuentas por
Pagar, Cobranza, Pagos e Inventario.
Beneficios:
Facilita las tareas: porque est preparado para manejar el Impuesto al Dbito Bancario.
Es muy fcil de comenzar a usar: porque permite incorporar los movimientos histricos
de las cuentas por cobrar y por pagar.
Facilita el cumplimiento de sus obligaciones fiscales: porque genera los libros de
Compras y Ventas. Adems en la factura usted puede indicarles a sus clientes el monto a
retener en el cumplimiento de la legislacin vigente.
Rapidez y facilidad de uso: porque est diseado para brindarle mayor rapidez y
eficiencia en el procesamiento de sus datos administrativos.
Muy amigable: las pantallas de entrada de datos han sido estudiadas para brindar a los
usuarios la mayor rapidez y exactitud en el desarrollo de sus tareas.
Cabe destacar que el manual est dirigido exclusivamente a la orientacin funcional del
sistema, es decir, los procedimientos a seguir en la utilizacin del mismo, constituyendo
una gua para crear y trabajar con administrativo y no hace referencia en lo absoluto a la
instruccin de los principios administrativos.

11 de junio de 2014
Pg.17
1.2 Configuracin.
El Sistema Administrativo SAW, efecta operaciones de clculos, las cuales para su
correcto funcionamiento requieren que ciertas opciones de la Configuracin Regional de
Windows se encuentren con los valores adecuados.
Formato para fecha.
El formato recomendado para la fecha es:
Formato para nmero y moneda

El sistema maneja los siguientes formatos para nmeros y monedas.
1. El (.) punto como separador de miles y la (,) coma como separador decimal.
Ej. 999.999,99
En el caso de monedas seria: Bs 999.999,99
2. La (,) coma como separador de miles y el (.) punto como separador decimal.
Ej. 999,999.99
En el caso de monedas seria: Bs 999,999.99
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11 de junio de 2014
Aspectos Generales.
A continuacin se presenta toda la informacin necesaria para utilizar el sistema. Lea esta
seccin para conocer las caractersticas generales de las ventanas y mens, adems de
informacin que puede serle til.
2.1 Nomenclatura.
Cuando un texto aparece escrito en este tipo de letra, es un comando, tecla o texto que
aparece en su computador.
Cuando aparece Usuario Insertar indica que debe acceder a las opciones indicadas,
desde la barra de men.
Cuando el texto aparece entre < y > se refiere a una tecla que se encuentra en su
teclado. Por ejemplo <F6>, se refiere a la tecla que se encuentra en la parte superior de su
teclado identificada con F6.
Ejemplo: Usuario (es un men), <Intro>, <F6> (las teclas), saw (es el comando que se escribe
para ingresar al sistema).
En este manual significa lo mismo <Intro>, <Enter> y <>. En su teclado aparecen de una
forma u otra dependiendo de si est en Espaol o en Ingls.
2.2 Entrar al Sistema.

Despus de instalar el sistema se cre automticamente un acceso directo del sistema, para
ejecutar el sistema haga doble clic.
A continuacin obtendr la pantalla de presentacin del sistema. Haga clic en el botn de
continuar para entrar al sistema.
El sistema le solicitar el Nombre del usuario y la Clave, coloque como nombre la palabra
JEFE y como clave JEFE, si usted no ha creado su clave de seguridad.
Figura 1. Ventana de ingreso al sistema.

11 de junio de 2014
Pg.19
Posteriormente el sistema le solicitar que inserte la primera Empresa, y luego entrar en la

ventana de Parmetros, en donde estos pueden ser configurados.
Figura 2. Mensaje de advertencia.
Si ya existe al menos una Empresa solo se le solicitara que escoja una.
Figura 3. Ventana Escoger Empresa
Figura 4. Ventana de modificar Parmetros Administrativos.
Dirjase al Captulo Primeros Pasos en donde se le explica mejor tanto los procesos
iniciales de insertar la primera Empresa y configurar los parmetros, cmo la forma de
comenzar a trabajar con todas la funcionalidades del sistema.
Pg.20

11 de junio de 2014
Seguridad.
El sistema contiene varias funcionalidades de seguridad, una de ellas es permitir que cada
uno de los usuarios del sistema tenga una clave personal y un nivel de acceso definido
segn sus funciones. Tambin permite personalizar el acceso de los usuarios a las diferentes
Empresas que se hayan definido en el sistema. Los niveles de acceso son establecidos por el
supervisor del sistema.
Nota: para entrar por primera vez al sistema utilice tanto para usuario como para clave la palabra: JEFE.
3.1 Ingresar Usuarios

Usted puede acceder la opcin de seguridad o configuracin de usuario, seleccionando del
<Men Principal> el mdulo Mens Usuario / Conversin / Parmetros / Respaldar.
Luego seleccione el men Usuario Insertar, el sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 5. Ventana Insertar Usuarios
Nombre: ingrese su nombre de usuario.

Nombre y Apellido: ingrese el nombre completo del usuario que va a agregar.
Cargo: ingrese el cargo que tiene el usuario que va a agregar.
Email: ingrese una direccin de correo
Es supervisor: active este check si el usuario que est insertando es Usuario supervisor
Permisologa
Active las opciones necesarias para el nuevo usuario que est agregando.

11 de junio de 2014
Pg.21
Puede ayudarse con los botones ubicados en la parte derecha de la ventana para Expandir
o Colapsar as como Marcar Todo o Desmarcar Todo
Haga un clic en el botn Insertar o presione la tecla <F6> para guardar. El sistema le
mostrara la siguiente ventana.
Figura 6. Ventana ingresar Password
Ingrese y confirme el Password de acceso, luego presione el botn continuar
3.2 Ingresar Usuarios Operador de Caja.

El Sistema Administrativo SAW le permite ingresar usuarios operador de caja en caso de
que la empresa lo necesite.
Para llevar a cabo este proceso dirjase al <Men Principal> seleccione el mdulo Mens
Usuario/Conversin/Parmetros/Respaldar. Luego escoja el men Usuario Insertar,
el sistema le mostrar la ventana de la figura 11. Siga la explicacin mostrada para el
ingreso de datos en esta ventana. Luego active en la seccin Permisologa la opcin
Opciones de Cajero, en la seccin aparecern las siguientes opciones.
Figura 7. Opciones de Cajeros
Active las opciones necesarias para el nuevo usuario que est agregando.
Haga un clic en el botn Grabar o presione la tecla <F6> para guardar.
Notas:
Para trabajar con el nuevo usuario creado debe entrar nuevamente al sistema con el nombre de usuario y
password de ste, verifique los niveles de accesos asignados.
El acceso de usuarios a manipular Empresa, se realiza en la ventana de Insercin / Modificacin de datos
de la Empresa.
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3.3 Activar / Desactivar Usuarios

Si usted en algn momento desea activar o desactivar un usuario determinado, el Sistema
Administrativo SAW le brinda esta opcin.
3.3.1 Activar Usuarios
Para activar un usuario desde el <Men Principal> escoja el mdulo Mens - Usuario /
Conversin / Parmetros / Respaldar. Luego escoja el men Usuario Activar Usuario.
En esta columna puede

visualizar el status del
usuario, para activarlo
aqu debe aparecer
inactivo
Figura 8. Ventana buscar usuarios
Seleccione el usuario luego presione el botn Buscar el sistema le mostrara la siguiente

ventana.
Figura 9. Ventana de confirmacin
Presione el botn Activar y listo el proceso de activacin de usuario.

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Pg.23
3.3.2 Desactivar Usuarios

Para activar un usuario desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Mens - Usuario /
Conversin / Parmetros / Respaldar. Luego escoja el men Usuario Desactivar
Usuario.
Sigas los pasos explicados en el proceso de activacin de usuarios, el proceso es

totalmente igual.
3.4 Insertar Usuario Copia

El Sistema Administrativo SAW le permite insertar una copia de un usuario determinado
como otro usuario distinto de este manteniendo todo el perfil del usuario copiado, para ello
desde el <Men Principal> active el mdulo Mens Usuario/ Conversin / Parmetros /
Respaldar. Luego escoja el men Usuario Insertar Copia.
Figura 10. Ventana buscar usuario para copiar

Ingrese el nombre del usuario luego presione el botn Buscar, o en la lista de usuarios
seleccione el que desee y presione el botn Continuar.
Figura 11. Ventana insertar usuario copia
Ahora en esta ventana ingrese los datos solicitados, el proceso es el similar a la seccin 3.1
Ingresar Usuario luego presione el botn Insertar Copia
Pg.24

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3.5 Reiniciar Password

Otro de los beneficios de seguridad de su Sistema Administrativo SAW es el reinicio de
Password para llevar a cabo este proceso active el mdulo Mens - Usuario / Conversin /
Parmetros / Respaldar. Luego escoja el men Usuario Reiniciar Password.
Figura 12. Ventana buscar usuario para reiniciar password

Ingrese el nombre del usuario luego presione el botn Buscar, o en la lista de usuarios
seleccione el que desee y presione el botn Continuar.
Figura 13. Ventana confirmar reinicio de Password
Ahora en esta ventana ingrese los datos solicitados, luego presione el botn Reiniciar
Password
3.6 Cambiar Password

El sistema Administrativo le ofrece la posibilidad de cambiar el password de acceso para
ello desde el <Men Principal> active el modulo Mens - Usuario / Conversin /
Parmetros / Respaldar luego escoja el men Usuario Cambiar Password

11 de junio de 2014
Pg.25
Figura 14. Ventana para cambiar password
3.7 Respaldar / Restaurar

Por efectuar un respaldo entendemos la operacin de trasladar los datos acumulados en su
disco duro durante la operacin del Sistema Administrativo para Windows SAW a otro
medio de almacenamiento (disquetes, CD Unidad de Red, etc.), dependiendo de sus
necesidades y de los dispositivos de almacenamiento que disponga.
Por recuperar un respaldo entendemos la operacin de trasladar los datos respaldados a su
base de datos de trabajo.
Es conveniente, para su seguridad, realizar peridicamente la operacin de Respaldar, ya
que es la nica manera de recuperar el trabajo efectuado en caso de que se presente una
prdida de Informacin en su disco duro. Adems se recomienda hacer ms de un respaldo
y en ms de un medio de almacenamiento, pues esto le garantiza que si uno falla o el
respaldo es defectuoso, siempre puede ir al respaldo anterior, o sea, puede realizar
respaldos diarios y para ello obtenga cinco disquetes, identificados de lunes a viernes.
Usted puede configurar su respaldo automtico, (en Men G Configuracin de Respaldo) de
forma que se realice con la periodicidad que requiera y en el dispositivo que usted indique,
el cual se recomienda que no sea el mismo directorio de trabajo (mismo PC).
3.7.1 Respaldar
Para mantener una integridad y proteger su data el Sistema Administrativo para Windows
SAW le permite realizar respaldo de sus datos, para ello seleccione el mdulo Mens Usuario/Conversin/Parmetros/Respaldar luego escoja el men Respaldar/Restaurar
Respaldar.
El sistema le mostrara la ventana Respaldar Base de Datos en la cual el sistema le pedir

los siguientes datos:
Pg.26

11 de junio de 2014
Figura 15. Ventana de Respaldar Base de Datos.
Cantidad de Compaas: seleccione de las opciones desplegadas si usted desea realizar el

respaldo de:
Todas las Empresas existentes en el sistema.
Una sola Empresa la cual ser, en la que se encuentra trabajando (ver en la parte inferior
izquierda de la pantalla, el nombre de la compaa activa).
Todas las Empresas (Indiv.), crea Zip individuales por compaa, en el directorio que usted
seleccione. El formato de los nombres de los archivos de respaldo generados es:
codigocompania_nombrecompania + mes da
Todas las Empresas (Compr. Texto), esta opcin crea un Zip con todos los datos de todas
las empresas en un archivo de texto. Tanto el respaldo automtico como la reestructuracin
de la base de datos se hacen bajo este criterio.
Formato del respaldo: La opcin Normal genera el respaldo en formato binario y la
opcin XML generar el respaldo en formato texto.
Unidad de respaldo: indique en que unidad guardar el respaldo, puede hacerlo en pen
drive, en Zip, en CD o en un directorio del disco duro.
Directorio de Respaldo: indique es que directorio de la unidad que selecciono, quiere
realizar el respaldo.
Nombre del Archivo: el sistema sugiere un nombre para el archivo, usted lo puede
modificar y colocar el nombre que desee.
Nota: Es importante recordar el modelo de respaldo usado, pues debe ser consistente con el modelo a usar en el proceso
Restaurar, de lo contrario este ltimo fallar. El modelo de respaldo se indica en la Configuracin del Respaldo (Men G), opcin
Modelo del Respaldo, los valores disponibles son Win 95/98 y Win NT/Me/2000/XP.
Ruta del Respaldo: aqu aparece el camino donde ser guardado el archivo del respaldo.
Presione clic en el botn Grabar y espere hasta que aparezca el siguiente mensaje:

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Figura 16. Mensaje de proceso exitoso.
3.7.2 Restaurar
Si tiene que recuperar la informacin de las Empresas (o Compaas), debe primero activar
modo avanzado en el men G, y luego escoja el mdulo Men - Usuario/
Conversin/Parmetros/Respaldar seguidamente dirjase al men Respaldar / Restaurar
Restaurar.
El sistema le mostrara la ventana de Restaurar Base de Datos, donde el sistema
automticamente coloca la fecha, y el directorio donde se grabaron los respaldos. Si usted
realiz el respaldo en otra ruta podr modificarla.
Modelo del
Respaldo
Figura 17. Ventana restaurar datos

Nota: Recuerde que el modelo del respaldo a restaurar debe ser igual al que tenga configurado el sistema en la Configuracin del
Respaldo (Men G), opcin Modelo del Respaldo. De no ser igual el proceso de restauracin de respaldo fallar, en este caso ir
a la configuracin de respaldo y cambiar el tipo de Modelo.
Haga clic en el botn Grabar e inmediatamente aparece el siguiente mensaje de

confirmacin del proceso restaurar.
Si el respaldo es de una sola Compaa, el sistema mostrar el siguiente mensaje:
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11 de junio de 2014
Presione el botn Si si est seguro de restaurar los datos.

Una vez terminado el proceso de restaurar respaldo el sistema debe cerrar para garantizar la
consistencia de los datos, por tanto aparece el siguiente mensaje:
3.7.3 Restaurar Empresa desde Respaldo Total

Si tiene que recuperar la informacin de una empresa especfica, debe primero activar
Modo Avanzado en el Men G, y luego desde el mdulo Mens - Usuario / Conversin /
Parmetros / Respaldar luego escoja el men Respaldar / Restaurar Restaurar
Empresa desde Respaldo Total el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 20. Ventana Restaurar Empresa.
De esta ventana seleccionar el directorio y el archivo de respaldo correspondiente.

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Pg.29
Nota: Esta opcin solo funciona con los archivos .Zip generados desde el sistema con la opcin Todas Las Empresas (Compr.
Texto) y permite seleccionar una o varias empresas especficas para ser restauradas desde el archivo.
Por defecto el respaldo se crea en el directorio del sistema y es identificado con el nombre
del sistema (por ejemplo, SAW), la palabra TotalComp, seguida de la fecha en que se
realiz el respaldo en formato MMDD, por ejemplo SAWTotalComp0113, es un respaldo
total del sistema SAW realizado el 13 de enero.
Una vez que seleccione el archivo, debe hacer clic en el botn Llenar lista de empresas
desde el Zip, lo cual, listar todas las empresas que contiene el respaldo y le permitir
seleccionar las que desee restaurar, haciendo clic en el cuadro a la izquierda del nombre.
Figura 21. Ventana restaurar empresa desde respaldo total.
Puede seleccionar todas las compaas listadas haciendo clic en la opcin Marcar Todas
o por el contrario deseleccionarlas todas haciendo clic en Desmarcar todas.
Tambin aparecen las Opciones del Proceso. Si se activa Sobrescribir sin preguntar al
momento de restaurar si existe una empresa con el mismo nombre no advertir y
sobrescribir los datos de esta empresa. Si se activa la opcin Mostrar Mensajes el
sistema le informar sobre el resultado del proceso.
Seleccione de la ventana Restaurar Empresa las compaas que va a restaurar y haga clic
en el botn Restaurar. Una vez que el sistema finalice el proceso, le avisara con un
mensaje de advertencia.
Nota: Tanto el respaldo que el sistema realiza automticamente como la reestructuracin (desde SQL Server) de la base de datos
crea un Zip siguiendo el criterio del Tipo de Respaldo: Todas las empresas (Compr. Texto).
Pg.30

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3.8 Lotes Administrativos

3.8.1 Consultar Lotes Administrativos
El Sistema Administrativo para Windows SAW le permite consultar y modificar los lotes
administrativos existentes en el sistema. Para ello desde el mdulo Mens Usuario/Conversin/Parmetros/Respaldar escoja el men Lote Administrativo
Consultar el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 22. Buscar lotes administrativos para consultar
Ingrese el cdigo del lote luego presione el botn Buscar, en la siguiente ventana haga
doble clic en el lote que desee consultar, como se muestra a continuacin.
Figura 23. Consulta de lote administrativo.
3.8.2 Modificar Lotes Administrativos

Para modificar algn lote administrativo existente desde el mdulo Usuario / Conversin /
Parmetros / Respaldar escoja el men Lote Administrativo Modificar el sistema le
Figura 24. Buscar lotes administrativos para modificar

11 de junio de 2014
Pg.31
Ingrese el cdigo del lote luego presione el botn Buscar, en la siguiente ventana haga
doble clic en el lote que desee modificar, como se muestra a continuacin.
Figura 25. Modificar lotes administrativos.
Realice la modificacin que considere necesario luego presione el botn Grabar
Pg.32

11 de junio de 2014
Manejo de Mdulos y Opciones.
Los Mdulos fundamentales del sistema, que se encuentra en el rea de men del men
principal son: Empresa, Mantenimiento de Tablas, Parmetros, Principal, CxC y
Cobranzas, CxP y Pagos, Bancos, Inventarios, Compras.
Para acceder a las Opciones que se despliegan de cada uno de los Mdulos o mens, haga
clic con el ratn en el men deseado y seleccione la opcin, o presione la tecla <Alt.> + la
letra subrayada del ttulo del men. Tambin puede utilizar las teclas direccionales para
posicionarse en la opcin deseada y luego presionar la tecla <Intro>, y as acceder,
automticamente, a la opcin.
Las teclas direccionales se encuentran identificadas en su teclado por los siguientes
smbolos y le permite moverse hacia la izquierda, derecha, arriba y abajo
respectivamente.
Al pasar de un Mdulo a otro, o a un submen usted podr apreciar las diferentes opciones
que ofrece cada uno de ellos. Por ejemplo:
En los mdulos u opciones del Men Principal, aparecen entre otras, las opciones
Consultar, Insertar, Modificar, Listar, y Eliminar, las cuales permiten manipular estos
conceptos, fundamentales en el manejo del sistema. En la prxima seccin del manual estas
opciones se explican ms ampliamente.
Figura 26. Ejemplo de opciones de men.
Otra forma de acceder a las opciones de cada men es presionando la tecla resaltada. Por
ejemplo, si desea insertar datos, indiferentemente de la opcin en que se encuentra ubicado,
presione la letra I (letra resaltada) y automticamente el sistema proceder o, utilice las
teclas direccionales y, una vez ubicado, presione la tecla <Intro>.
A continuacin se detalla el uso de cada opcin:
Consultar:
El proceso de consulta est presente en todos los mdulos de entrada de datos. La consulta
conduce a un dato especfico donde usted se podr desplazar dentro de esta opcin, con los
botones anterior y siguiente, permitindole guiarse fcilmente hasta obtener la informacin
deseada. Si se coloca algn dato errado o simplemente se solicita un registro no incluido, el
sistema le presentar el siguiente mensaje:

11 de junio de 2014
Pg.33
Figura 27. Ejemplo de mensaje de advertencia de consulta.
Insertar
Esta opcin es la que permite la inclusin y registro de todos los datos del sistema.
El sistema presenta de forma automtica la pantalla solicitada, con todos los campos vacos
o con el valor por defecto (por Ej. las fechas aparecen con la fecha del da actual). Para
pasar de un campo al siguiente presione <Intro> o haga clic en el prximo campo y para ir
al campo anterior presione <Shift> + <Tab>. Una vez que haya colocado todos los datos
presione la tecla <F6> para grabarlos o haga clic en el botn grabar.
Este proceso se efectuar tantas veces como registros se desee incluir.
Nota: Cuando decimos grabar significa que el sistema almacena la informacin en el disco duro.
Modificar
Para realizar una modificacin de datos contenidos en el sistema, ubquese y seleccione el
registro a modificar, de forma anloga a la opcin Consultar. Es imprescindible que
presione la tecla <Intro> o haga doble clic para acceder a l, una vez que lo haya ubicado.
A partir de all, el cursor se posicionar en cada uno de los campos susceptibles de ser
modificados, permitiendo realizar los respectivos cambios. Cuando haya finalizado,
presione la tecla <F6> para grabar o haga clic en el botn Grabar, para guardar dichos
cambios o <Esc> en caso contrario.
Eliminar
Para ejecutar esta opcin ubquese y seleccione el registro a eliminar (de forma anloga a la
opcin Modificar o Consultar), una vez que lo tenga ubicado presione la tecla <Intro> para
acceder a l, y luego la tecla <F6> para eliminarlo.
El sistema solicita la confirmacin del proceso, enviando el siguiente mensaje:
Figura 28. Ejemplo de mensaje de confirmacin.
Al responder afirmativamente, el sistema proceder.

Nota: Una vez eliminada la informacin no puede ser recuperada pues al eliminar, borra la informacin del disco donde
previamente se haba grabado.
Pg.34

11 de junio de 2014
4.1 Descripcin del Men G.

Este men contiene, de forma general, informacin del sistema, as como opciones de
configuracin:
4.1.1 Acerca de...
Presenta una pantalla que muestra informacin general sobre el Sistema Administrativo
SAW, su versin, fecha de ltima actualizacin y serial.
4.1.2 Glac Software
Muestra informacin de la Empresa que cre el sistema, la cual est dedicada al desarrollo
e implantacin de sistemas computarizados, fundamentalmente en el rea fiscal, financiera,
administrativa y contable.
4.1.3 Escoger Empresa
A travs de esta opcin Ud. puede cambiar la Empresa con el cual est trabajando.
4.1.4 Escoger Periodo
A travs de esta opcin Ud. puede cambiar el Periodo (Fecha) con el cual est trabajando.
Disponible slo en la versin integrada.
4.1.5 Activar Modo Avanzado.
Esta opcin muestra en los mens opciones que de uso muy delicado, slo para usuarios
avanzados. La incorrecta utilizacin de cualquiera de estas opciones puede causar daos
irreversibles en las bases de datos.
Es recomendable que antes de utilizar esta opcin se comunique con el Centro de Soporte
de Glac Software a fin de asesorarse apropiadamente. De igual manera, es apropiado que
al momento de usar cualquiera de las opciones se encuentre presente alguien con
conocimientos tcnicos o el supervisor de la red (si es el caso).
4.1.6 Administre su Licencia.
Al hacer click aqu aparecer la siguiente ventana

11 de junio de 2014
Pg.35
Figura 29. Ventana administrador de licencia
Como dice la ventana aqu podr administrar su licencia del producto Administrativo SAW
de Glac Software.
Informacin de Licencia
Mi Licencia
Contrato Licencia de Uso:
Operaciones Bsicas
Instalar licencia
Desinstalar licencia
Operaciones Avanzadas
Generar licencia
Solicitud de licencia
4.1.7 Configuracin de Impresin.
En el men de Configuracin de Impresin encontrar diferentes opciones para optimizar y
personalizar a sus necesidades las opciones de impresin. Estas opciones estn clasificadas
en dos grandes grupos:
Pg.36

11 de junio de 2014
Figura 30. Ventana configuracin de impresin.

4.1.7.1 Impresin Grfica.
Esta configuracin aplica a todos aquellos reporte en modo grfico. Esta configuracin
contiene las siguientes pestaas:
Pestaa Configuraciones Generales
A travs de esta ficha es posible optimizar sus impresiones. Adems, en caso de existir en
su sistema operativo una impresora predeterminada, mostrar el nombre de la misma.
Figura 31. Ventana configuraciones generales.

11 de junio de 2014
Pg.37
Pestaa Mrgenes Generales
Figura 32. Ventana mrgenes generales.
Esta opcin le permite configurar los mrgenes al imprimir los reportes que emite el
sistema (excepto planillas y formatos especiales). Es muy til cuando se requiere ajustar los
mrgenes en impresoras, que tiene un rea de impresin reducida, lo cual hace que los
informes salgan incompletos o recortados en la parte superior o izquierda. Tambin es de
utilidad cuando los reportes se imprimen en papel con membrete o se van a empastar lo
cual requiere que la informacin se empiece a imprimir ms abajo o ms a la derecha.
Mrgenes
Izquierdo
Superior
Derecho
Inferior
Menor o igual a
1
1
0.5000
1
Mayor o igual a
0.1250
0.1250
0.000
0.1250
Cada usuario tiene su propia configuracin, es decir, al cambiarlo solo se aplica al Usuario
Actual.
Pg.38

11 de junio de 2014
Pestaa Mrgenes Especiales
Figura 33. Pestaa Mrgenes Especiales.
Esta opcin le permite configurar los mrgenes de su impresora local para la planilla
Forma00030. Debe haberse emitido al menos una vez para que aparezca en la lista.
En esta ventana le aparecern los siguientes datos:
Nombre del Reporte: Mostrara el nombre del reporte o, en nuestro caso, el de la planilla a
las que se le est modificando la configuracin de los mrgenes.
Al buscar y seleccionar un reporte aparece la ventana de modificar Mrgenes de los
Reportes, donde se pueden editar los siguientes datos:
Pestaa Parmetros de sesin
Figura 34. Pestaa parmetros de sesin.
En esta ventana puede activar o desactivar las opciones de su preferencia

Mostrar Traza de Reportes: click si desea que el sistema le muestre la ruta completa
donde est ubicado el informe.

11 de junio de 2014
Pg.39
Mostrar Reporte siempre por pantalla: click si desea que al momento de solicitar un
informe solo pueda visualizar, sin la opcin de imprimir.
Mostrar SQL en Reportes: al activar este parmetro el informe muestra la consulta SQL
que genera el reporte que este visualizando.
Nota: esta pestaa est disponible solo si est activado el modo avanzado del software GActivar Modo Avanzado
Una vez que configure todos sus parmetros de impresin presione el botn Modificar
4.1.7.2 Impresin Texto (DOS).
Pestaa Escoger Impresora
Figura 35. Pestaa escoger impresora.
Nombre de la Impresora: de la lista desplegable escoja la impresora que el computador

utiliza
Modelo de Impresora: escriba el modelo de su impresora.
Nota: En el manual de usuario de su impresora puede obtener informacin con que otro modelo es compatible en el caso de que no
aparezca en la lista que le muestra el sistema.
Pg.40

11 de junio de 2014
Pestaa Modelo de Impresora
Figura 36. Pestaa modelos de impresoras.
Esta ventana es til para cargar, consultar, modificar, restablecer o eliminar impresoras en
su sistema administrativo.
Pestaa Informacin Adicional
Figura 37. Pestaa Informacin Adicional.
Agregue cualquier informacin que considere necesaria para usted, aqu puede imprimir
una pgina de prueba, imprimir reglas o ver tips de impresin.
Una vez que configure todos sus parmetros de impresin presione el botn Modificar

11 de junio de 2014
Pg.41
4.1.8 Configuracin de Respaldo

El Sistema Administrativo SAW permite ser configurado de forma que realice
peridicamente respaldo de los datos. Para hacer los cambios necesarios de acuerdo a sus
necesidades active modo avanzado desde al men G Activar Modo Avanzado y acepte
el mensaje de advertencia. Luego dirjase de nuevo al men G Configuracin de
Respaldo y en la ventana que aparece modifique las siguientes opciones:
Modelo del Respaldo: permite elegir entre el Modelo Win NT/Me/2000/XP o el Modelo
Win 95/98. El valor por defecto es Modelo Win NT/Me/2000/XP, se recomienda
mantenerlo as, pues este modelo funciona tanto para Win NT/Me/2000/XP, como para
Win 95/98.
Respaldar Automticamente la Base de Datos: Si est activa el sistema har respaldo
automtico de toda la informacin ingresada al sistema.
Ejecutar Respaldo cada __Das: En este parmetro se indica cada cuantos das se
realizar el respaldo automtico.
Ruta del respaldo automtico. Puede seleccionar cualquier directorio disponible en su PC
(incluyendo unidades lgicas).
Figura 38. Ventana Configuracin del Respaldo.
4.1.9 Salir del Sistema

Una vez concluidas las operaciones con el sistema y estando posicionado en el <Men
Principal> del mismo, escoja el men G Salir del Sistema o presionar (Ctrl.+ Q). El
sistema pedir confirmacin con relacin a la salida, enviando el siguiente mensaje:
Figura 39. Ventana de confirmacin para salir del sistema.
Pg.42

11 de junio de 2014
Si presiona el botn No, el sistema le retornar a la pantalla principal.

Si por el contrario presiona el botn Si sale del sistema y le enva al escritorio (desktop)
de Windows.
4.1.10 Opciones Avanzadas
Su sistema, cuenta con una serie de funciones especiales que slo podrn ser utilizadas con
una instruccin especfica.
Estas opciones son, por lo general, de uso reservado para el usuario del sistema y su acceso
debe ser restringido, pues en algunos casos puede causar DAOS IRREVERSIBLES a los
datos registrados en el sistema. Si desea utilizarlos comunquese con el Departamento de
Soporte Tcnico de Glac Software.
Para activar opciones especiales en su sistema siga las instrucciones de la siguiente
ventana:
Figura 40. Ventana activar Opciones Especiales.
4.2 Copiar y Pegar

El sistema tiene las facilidades del ambiente Windows. Por lo tanto en cualquier campo
numrico o alfanumrico Ud. puede marcar el texto, presionar el botn derecho del Mouse
y tendr acceso a las opciones de deshacer (undo), cortar (cut), copiar (copy), pegar (paste),
borrar (delete) y seleccionar todo (select all).
Figura 41. Opciones de manejo de texto en campos alfanumricos.
Estas opciones tienen la facilidad de copiar informacin de un campo a otro tal y como Ud.
est acostumbrado a hacerlo con otros sistemas.

11 de junio de 2014
Pg.43
4.3 Teclas de Acceso Rpido.

El sistema hace uso de las teclas especficas y funcionales. Todas estn indicadas
adicionalmente en las pantallas y mens del sistema:
4.3.1 Teclas de Funciones.
F2: utilizada en las operaciones de bsqueda, permite ir al registro inmediato anterior al
actual.
Cuando se est modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al
registro anterior para tambin ser modificado.
F3: utilizada en las operaciones de bsqueda, permite ir al registro inmediato siguiente al
actual.
Cuando se est modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al
registro siguiente para tambin ser modificado.
F6: es la tecla funcional de la accin. Se utiliza para grabar un registro, eliminarlo,
imprimir un reporte y una vez que realiza cualquiera de estas acciones sale de la
subpantalla (volver a la pantalla anterior).
F7: le permite escoger, desde la pantalla principal, la Empresa con el cual se desea trabajar.
F10: permite el acceso al men horizontal ubicado en la parte superior de la pantalla.
4.3.2 Teclas Especficas.
Ctrl: ubicada en la parte inferior izquierda y derecha del teclado. Presionndola sola no
realiza ningn proceso, pero conjuntamente con otra s.
Ejemplo:
Ctrl. + Q: permite salir del sistema
Ctrl. + Home: en la opcin listar, coloca el cursor en la primera lnea de la primera pgina
del listado.
Ctrl. + End: en la opcin listar, coloca el cursor en la ltima lnea de la ltima pgina del
listado.
Ctrl. + C: copia un trozo de texto en un rea de texto.
Ctrl. + V: pega un trozo de texto en un rea de texto, previamente copiado o cortado.
Esc: ubicada en la parte superior izquierda de su teclado, le permite salir de las ventanas y
del sistema.
*: Permite realizar bsquedas.
Delete: suprimir, borrar.
End: (Fin).
En un campo: Coloca el cursor al final del texto o nmero que se est ingresando.
Home: (inicio).
En un campo: Coloca el cursor al inicio del texto o nmero que se est ingresando.
Tab: avanza al siguiente campo cuando se estn insertando o modificando datos en una
subpantalla.
Shift Tab: retrocede al campo anterior cuando se estn insertando o modificando datos en
una subpantalla.
Pg.44

11 de junio de 2014
4.4 Interface Grfica.

rea de Men.
Este trmino hace referencia a la parte superior de la pantalla del sistema donde se presenta
una serie de opciones. En el Sistema Administrativo existen tres tipos de reas de mens
generales, cinco opciones de Administrativo y cuatro opciones de Contabilidad, para
cambiar a cada una de ellas solo debe acceder la ltima opcin de men en cualquiera de
estas reas de men, llamada Mens. El ttulo de la ventana, adems de identificar el
sistema, identifica el rea de men activo, y en la propia opcin Mens del rea de men se
identifica el que est activo porque posee una figura de checklist a su izquierda.
Figura 42. Men Principal
4.4.1 Herramientas Grficas.

El Sistema Administrativo SAW como la mayora de las aplicaciones bajo Windows tiene
objetos grficos que permiten realizar la operaciones bsicas de manipulacin de datos.
Entre estas herramientas tenemos las siguientes:
Caja e texto: Permite ingresar determinado tipo de dato, tanto de tipo texto como nmero.
Figura 43. Ejemplos de cajas de Texto.

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Pg.45
Lista desplegable: Estas listas ofrecen un nmero limitado de opciones de las cuales se
debe seleccionar al menos una de ellas.
Figura 44. Ejemplo de Lista desplegable.
4.5 Mensaje de Ayuda.

El mensaje de ayuda consiste en un comunicado de forma escrita que se presenta
ocasionalmente en pantalla, con la finalidad de advertir y orientar sobre la accin a ejecutar.
Pg.46

11 de junio de 2014
Parmetros
5.1 Parmetros Administrativos

Desde del <Men Principal> haga clic en Usuarios/Conversin/Parmetros/Respaldar.
Luego haga clic en Parmetros Administrativo Modificar A continuacin se explican
los puntos de la ventana parmetros administrativos.
5.1.1 Datos Generales.
1.1-Compaas.
Figura 45. Parmetros Compaa.
Escoger compaa al entrar: Active esta opcin si desea escoger una compaa al entrar
al sistema.
Forma de Escoger la compaa: indique si desea seleccionar la compaa, por cdigo o
por nombre.
Fecha de Inicio de Contabilizacin: indica la fecha a partir de la cual las transacciones del
Sistema Administrativo SAW van a ser contabilizadas. Esta fecha puede o no coincidir con
el inicio del Perodo contable. Opcin disponible slo para la versin del SAW Integrado.
Es asociado en Cuenta de Participacin: esta opcin permite configurar vendedores
como asociados (un tipo de socio), y permitir generar los informes especiales de:
Ganancias y Prdidas sobre Contrato y Listado de Facturacin.
Verificar Documentos Sin Contabilizar: active si est de acuerdo con esta opcin en su
sistema.
Tipo de Agrupacin para el Libro de Ventas: de la lista desplegable escoja la opcin
para agrupar los libros de ventas.
Autorellenar con ceros (0) el nmero DESDE/HASTA en Resumen Diario: active o
desactive de acuerdo a sus necesidades en para visualizar el resumen diario
Fecha mnima ingresar datos: Escoja la fecha para bloquear el ingreso de documentos,
antes de la fecha seleccionada.

11 de junio de 2014
Pg.47
Luego de actualizar cualquier parmetro presione el botn Modificar para guardar los
cambios.
1.2-General.
Figura 46. Parmetros Generales
Permitir editar el IVA en CxC y CxP: Al escoger esta opcin podr cambiar el monto del
clculo del IVA que el sistema hace.
Usa Mltiples Alcuotas (Reducidas o Extendidas): si no est activa esta opcin, slo
aplicar la alcuota general vigente del IVA en los mdulos de facturaciones, cotizaciones y
artculos de inventario. Si por el contrario esta activa, se podr aplicar, en esto mdulos,
tanto la Alcuota general como la reducida y adicional. Al activarla le aparecer la siguiente
advertencia:
Forma de ordenar los cdigos de tipo texto (Aplica para listas de precios): Esto har
que el informe Lista de Precios ordene los artculos como si el cdigos fuera un texto.
Por ejemplo 1,10,11,12, 2,3,4,5,6,7,8,9. El ordenamiento por tipo Especial, lo hara de la
siguiente forma: 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12.
Imprimir comprobante de CxC: Activar este parmetro permitir imprimir un
comprobante de las CxC luego de insertarla.
Imprimir comprobante de CxP: Activar este parmetro permitir imprimir un
comprobante de las CxP luego de insertarla.
Validar RIF en pgina web: active esta opcin si desea validar el RIF de clientes y
proveedores va internet ante el organismo tributario.
Maneja Nota de Entrega: de igual manera si maneja notas de entrega entonces active esta
opcin
cambios.
Pg.48

11 de junio de 2014
5.1.2 Facturacin.
2.1-Facturacin
Figura 47. Parmetros Facturacin.
Seccin Factura
Usa precios sin IVA: Active esta opcin si su empresa maneja precios sin impuesto al
valor agregado IVA
Verificar facturas manuales faltantes: El sistema permite que usted maneje el talonario
de facturas manuales si lo trabaja. Para llevar un mejor control de las facturas que no se han
cargado en el sistema usted coloca el nmero mximo de facturas que pueden faltar.
Nmero de facturas manuales faltantes: si seleccion la opcin de verificar facturas
manuales faltantes entonces puede escoger cuntas de estas pueden faltar entre nmeros
que ya insert en el sistema.
Permitir Facturar en Cantidad Cero: est opcin le permitir colocar artculos con
cantidades en cero.
Devolucin / Reverso se genera como: Indica cmo se registraran las devoluciones, como
Factura (anulada) o como Nota de Crdito.
Exigir Informacin del Libro de Ventas al Emitir Factura: Al emitir la factura obliga a
indicar los datos de la ficha Libro de Ventas.
Sugerir N Control de Factura: Al activar esta opcin el sistema indica un N Control de
Factura que lleva una secuencia consecutiva con respecto a la ltima insertada. Este nmero
puede ser modificado.

11 de junio de 2014
Pg.49
Donde se define el nivel de precio:

Exigir informacin fiscal del Cliente al Emitir: al activar esta opcin se exige incluir la
informacin fiscal del cliente en la factura a emitir, si este no posee R.I.F.
Usar Lector de Cdigo de Barras al Facturar: si al momento de facturar usted usa lector
de cdigo de barras, active esta opcin.
Seccin Resumen Diario de Ventas.
Usar Resumen Diario de Ventas: activar esta opcin permite insertar Resumen Diario de
Ventas a travs de una nueva opcin en el men principal llamada Resumen.
Usa precios sin IVA: seleccione si usted maneja los precios sin IVA o con IVA. Sin
importar cual opcin escoja el sistema imprimir la factura en base a los procedimientos de
ley detallando primero los precios sin IVA y haciendo los correspondientes clculos. Esta
opcin solo se puede editar al insertar.
Seccin Otros.
Montos Negativos: este parmetro permite ingresar montos negativos (de artculos) al
facturar.
Aplicar Comisin: se puede indicar que las comisiones se aplique a toda la factura, por
rengln de factura o por ambas.
Mostrar en Renglones: Cuando se indica que las comisiones se aplican Sobre Reglones o
Sobre Total Factura y Renglones se pueden activar hasta 3 vendedores por rengln, los
cuales adems se les puede dar un nombre especfico, en los siguientes parmetros que se
activan llamados Nombre Vendedor uno... tres.
Cambiar fecha en cuotas luego de fijar fecha de entrega: al activarlo se corren (se
adelantan o atrasan) las fechas de las cuotas de CxC al cambiar la fecha de entrega, no
activar este parmetro slo actualizar a la fecha de la cuota inicial de la factura.
Pg.50

11 de junio de 2014
2.2-Facturacin (Continuacin)
Figura 48. Parmetros Facturacin (Continuacin)
Seccin Facturacin Extempornea.

Forzar Fecha Factura a mes especfico: activar esta opcin le permite facturar fuera de
fecha.
Mes Facturacin en curso: Indica el mes que va a aplicar en la facturacin.
Seccin Facturacin Histrica.
Permitir incluir Facturacin Histrica: Este parmetro habilita la posibilidad de ingresar
y emitir facturas cuyas fechas sean anteriores a las ya registradas en el sistema. Si se marca
este parmetro se habilitan los dos siguientes parmetros:
ltima fecha de Facturacin Histrica: Para indicar la fecha tope para la insercin de
dichas facturas histricas.
Generar CxC al Emitir Factura Histrica: Habitualmente al emitir una factura se genera
una CxC y se actualiza el inventario (si se trabaja con tems que son mercanca). Cuando se
emiten facturas histricas se habilita la posibilidad de que dichos procesos se ejecuten o no
a potestad del usuario.
Seccin Anular Documentos Asociados a Factura.
Accin al anular factura de meses anteriores: permite controlar la anulacin de facturas
de meses anteriores. Las opciones disponibles son:
Permitir Anular Sin Chequear: anular sin advertencia.
Preguntar si desea Anular: al momento de anular pregunta si desea anularla o no
No permitir Anular: no deja realizar la anulacin en facturas de meses anteriores.
Seccin Otros Cargos / Campos Extras en Detalle.

11 de junio de 2014
Pg.51
Usar Otros cargos de Factura: esta opcin le permite agregar (configurar) otros cargos
que no correspondan a descuentos o IVA. Una vez que se usen los cargos, es decir se
inserte alguno, este parmetro no se puede desactivar.
Usar Campos Extras en el Detalle de Factura: esta opcin le permite agregar
(configurar) otros campos extras en el detalle de la factura Una vez activado no se puede
desactivar.
Seccin Cobro Directo.
Emitir Directo: Activar esta opcin, se emite directamente la factura al insertar el
borrador, pero debe estar activada adems la opcin de Emitir directo en los parmetros del
usuario.
Usa cobro directo: esta opcin permite realizar el cobro de la factura inmediatamente
despus de emitirla, es decir genera en un solo paso la cuenta por cobrar y cobranza de
dicha factura. La opcin est disponible para activarla nicamente si el parmetro emitir
directo est activo.
Cuenta Bancaria Cobro Directo: esta opcin nicamente est disponible si se usa cobro
directo y en ella se debe indicar el cdigo de la cuenta bancaria que se utilizar para
registrar el cobro.
Concepto Bancario: esta opcin al igual que la anterior, nicamente est disponible si se
usa cobro directo y en ella se debe indicar el cdigo del concepto bancario que se utilizar
para registrar el cobro.
En la seccin Descuento en Facturas.
Mximo de Descuento: esta opcin permite configurar el porcentaje mximo permitido
para otorgar descuento.
cambios.
2.3-Impresin de Facturas
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Figura 49. Parmetros Impresin de Factura.
Seccin Datos para la Impresin de Factura

Nmero mximo de ceros a la izquierda: Indica el nmero mximo de ceros que va a
rellenar en los cdigos de conceptos (cliente, proveedor, contrato, etc.) es modificable slo
al insertar.
Nmero de copias al imprimir: si va a imprimir las factura en una impresora de tinta debe
contar cual es el total de pginas que tiene cada factura (entre la original y las copias) y
colocar la cantidad de impresiones que va a realizar (por ejemplo: si tiene un talonario que
viene con 1 original y 2 copias debe colocar en este campo el nmero 3). Si tiene facturas
que tienen papel carbn o son hechas de papel autocopiante debe colocar el nmero 1.
Usar decimales al imprimir cantidad: al activar esta opcin permite manejar cantidades
de productos con decimales, por ejemplo, en Kilogramos, litros, etc.
Imprimir detalle de Productos Compuestos, mostrar cada uno de los artculos que
componen el producto compuesto.
Forma de ordenar el detalle, permite ordenar por los siguientes criterios: Como fue
cargada, Por Cdigo de Artculo y por Descripcin de Artculo.
Imprimir subtotales por Lnea de Producto: seleccione esta opcin si desea que los
artculos sean organizados por lnea de producto y aparezcan los subtotales de cada una de
ellas.
No imprimir la factura despus de insertar: si esta opcin es activada al emitir la factura
no imprimir la factura.

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Pg.53
Imprimir el Borrador de Factura al Insertar: Si desea que el sistema imprima un

borrador de factura al insertarlo entonces active este parmetro.
Imprime Direccin al Final del Comprobante Fiscal: Active este parmetro y el sistema
imprimir la direccin fiscal al final del comprobante fiscal.
Concatenar Letra (E) a Articulo Excento O Exonerado: al activar este parmetro
aparecer la letra (E) en los artculos exentos.
Nmero de Items en factura (*): ingrese un valor para el nmero de tems por factura.
Accin al llegar al lmite de Items de Factura: active este para metro para indicar que
accin debe hacer el sistema al llegar al lmite de tems en una factura.
Formato de Fecha: escoja el formato de fecha para las facturas
Anexos de Seriales
Imprimir Anexos Seriales: active esta opcin para poder imprimir los anexos de seriales.
Plantilla de Impresin: seleccione la plantilla de impresin pulsando el botn ()
cambios.
2.4 -Modelo de Factura.
Figura 50. Parmetros Modelo de Factura.
Talonario N 1 y/o Talonario N 2

Modelo de Factura: seleccione el formato con que imprimir su factura, si es un modelo
personalizado escoja la opcin de Otro y coloque el nombre del formato en Plantilla de
Impresin, si es una forma libre escoja Forma Libre (Carta). Este formato puede ser
escogido de los que vienen por defecto en el sistema o el que usted disee.
Nombre Plantilla Factura: esta opcin se activa nicamente si la opcin Modelo de
Factura esta con el valor Otro, y permite elegir la plantilla de impresin.
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Factura pre-numerada: si activa esta opcin el sistema no imprimir el nmero de

factura. Si usted usa facturas donde el nmero de control coincide con el nmero de factura
entonces esta opcin no debe ser activada.
Primera Factura: Debe colocar en este campo el nmero inicial con el que va a empezar a
facturar con el Sistema Administrativo Saw. Esta opcin se activa slo si la opcin Usar
factura pre-numerada esta desactivada.
Tipo de Prefijo: el prefijo es una identificacin que se coloca antes del nmero de factura,
usted podr escoger sin prefijo no colocar ninguna identificacin, ao colocar el ao
y luego el nmero de la factura Ej.: 2002-100 o Indicar puede colocar unas siglas y debe
colocarla en el campo de prefijo Ej.: MA-100. Esta opcin se activa slo si la opcin Usar
factura pre-numerada esta desactivada.
Prefijo: indica el o los caracteres que aparecern como prefijo del nmero de factura. Esta
opcin se activa slo si la opcin Usar factura pre-numerada esta desactivada.
cambios.
2.5-Campos Definibles.
Usar campos definibles: active esta opcin si est de acuerdo con esta opcin.
Figura 51. Parmetros Campos Definibles.
Campo Definible No. 1... 12: En esta ficha puede indicar la descripcin de campos
adicionales, hasta un mximo de 12, que desee que aparezcan en la facturacin.
Luego de actualizar cualquier parmetro presione el botn Grabar para guardar los
cambios.

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Pg.55
5.1.3 Cotizacin / Vendedor.

3.1-Cotizacin.
Figura 52. Parmetros Cotizacin.
Plantilla de Impresin: Escoja la plantilla con la que desea imprimir las cotizaciones.
Imprimir detalle de Productos Compuestos, mostrar cada uno de los artculos que
componen el producto compuesto.
Seccin Generacin de Facturas desde Cotizacin
Limpieza de Pedidos de Cotizacin por Emisin de Factura: active si est de acuerdo
con esta opcin.
Validar Artculos Al Generar Facturas desde Cotizacin: activando este parmetro el
sistema valida el artculo al momento de generar facturas desde cotizaciones.
Campo Definible de Cod. Alterno de Articulo: De la lista desplegable asigne el valor
para este campo.
cambios.
3.2 Notas de Debito / Crdito.
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Figura 53. Parmetros Nota de Dbito/Crdito.
Seccin Nota de Crdito.

Plantilla de Impresin: presione el botn con los tres puntos () para colocar el formato
de la Nota de Crdito
Usar factura pre-enumerada: click para activar esta opcin si est de acuerdo.
Nmero Inicial: Indica el valor en que se iniciara la numeracin de las Notas de Crdito.
Tipo de prefijo: escoja el tipo de prefijo de la lista desplegable.
Prefijo: Escriba el prefijo que desee utilizar.
Seccin Nota de Dbito.
Plantilla de Impresin: presione el botn con los tres puntos () para colocar el formato
de la Nota de Dbito.
Usar factura pre-enumerada: click para activar esta opcin si est de acuerdo.
Nmero Inicial: Indica el valor en que se iniciara la numeracin de las Notas de Crdito.
Tipo de prefijo: escoja el tipo de prefijo de la lista desplegable.
Prefijo: Escriba el prefijo que desee utilizar.
cambios.

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Pg.57
3.3-Vendedor
Figura 54. Parmetros Vendedor.
Al realizar una bsqueda, usar el cdigo del vendedor: si usted identifica los
vendedores con un cdigo esta opcin se lo mostrar en pantalla, en caso de que no lo
utilice no lo active.
Vendedor Genrico: Indica el nombre del vendedor principal (si se utilizan mltiples
vendedores) o del vendedor nico (si solamente utiliza un (1) vendedor). Usted puede crear
ms vendedores en el mdulo CxC / Cobranzas / Vendedor que se encuentra en el mdulo
de OPCIONES ADMINISTRATIVO. El nombre y el cdigo del Vendedor Genrico no
pueden ser cambiados sin embargo posteriormente usted podr definir los diversos
vendedores con los que usted trabajar e indicar cul es el nombre del vendedor genrico o
principal de la empresa. Este proceso se explicar posteriormente.
cambios.
Pg.58

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5.1.4 CxC / Cobranzas.

4.1-Cliente.
Figura 55. Parmetros Cliente.
Cliente genrico: Indica el nombre del cliente genrico o principal (si se utilizan mltiples
clientes) o del cliente nico (si solamente utiliza un (1) cliente o un cliente genrico). Usted
puede crear ms clientes en el mdulo CxC / Cobranzas / Vendedor que se encuentra en el
mdulo de OPCIONES ADMINISTRATIVO. El nombre y el cdigo del Cliente Genrico
no pueden ser cambiados, sin embargo posteriormente usted podr definir los diversos
Clientes con los que usted trabajar e indicar cul es el nombre del Cliente Genrico o
principal de la empresa. Este proceso se explicar posteriormente.
Rellenar ceros a la izquierda: Active esta opcin si desea rellenar con ceros a la
izquierda.
Avisar si Cliente tiene deuda: Al activar esta opcin, el sistema avisara la deuda del
cliente al momento de facturarle.
Monto a partir del cual enviar aviso deuda: Indica el monto a partir del cual se avisara,
al momento de facturar, la deuda que el cliente posee.
Usar el cdigo del cliente al realizar una bsqueda: si usted identifica los clientes con un
cdigo esta opcin se lo mostrar en pantalla, en caso de que no lo utilice no lo active.
Usar el RIF del cliente al realizar una bsqueda: si usted identifica los clientes con un
cdigo esta opcin se lo mostrar en pantalla, en caso de que no lo utilice no lo active.
Colocar en factura y cotizacin el vendedor asignado al cliente: activar este parmetro
si al momento de facturar desea que aparezca los datos del vendedor asignado a un
determinado cliente.
Imprimir Datos del Cliente en Comprobantes de Impresin Fiscal: activar este
parmetro si desea que aparezcan los datos del cliente en el Comprobante de Impresin.
Aviso al Facturar al mismo cliente, en un periodo menor a 30 das: Al activar este
parmetro el sistema le avisara.
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Pg.59
Seccin Clientes Campos Definibles

Campo definible 1: ingrese una descripcin para el campo definible 1
cambios.
4.2-Cobranzas
Figura 56. Parmetros Cobranzas.
Usar zona de cobranza: si desea colocar la zona geogrfica donde se realizar la cobranza,
debe activarla, esto permitir realizar informes zonificados o clasificar los clientes.
Sugerir nmero de cobranza: cada vez que inserte una cobranza va a colocar el nmero
siguiente a la cobranza anterior o usted desea indicarlo (por ejemplo colocar el nmero del
depsito bancario).
Concepto de Reverso de Cobranza: muestra el cdigo del concepto bancario con el que
se generar el movimiento bancario de reverso cuando anule una cobranza. Es un valor que
viene precargado en el sistema, se recomienda no cambiar.
Imprimir comprobante al ingresar cobranza: cada vez que el sistema guarde la cobranza
imprimir el comprobante en papel.
Nombre plantilla comprobante cobranza: Escoja la plantilla o formato que va a utilizar
para la impresin en papel del comprobante de la cobranza.
Asignar comisin de vendedor en cobranza: active este parmetro, solo si esta empresa
maneja comisiones distintas para cada vendedor, por cada cobranza realizada.
Cambiar Cobrador / Vendedor: Active este parmetro si desea cambiar el vendedor en
facturas y cuentas por cobrar (CxC) al ser modificado en cobranzas.
cambios.
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4.3-Comisiones
Figura 57. Parmetros Comisiones de Cobranza.
Opciones para Calcular las comisiones sobre Cobranzas.

Monto
Das Vencidos
Porcentaje del Articulo
Porcentaje por lnea de producto
Mixto
cambios.
5.1.5 Inventario
5.1.- Inventario
Figura 58. Parmetros de Inventario
Usar Base Imponible diferente 100%: Permite indicar que solo se aplicar el IVA a un
porcentaje del precio del artculo.
Mostrar opcin de imprimir al insertar transferencia: Actvelo si est de acuerdo con
este parmetro al insertar facturas en el sistema.
11 de junio de 2014
Pg.61
Cantidad de Decimales: seleccione de la lista el nmero de decimales que desee utilizar.

Seccin Almacn.
Usar Almacn: Si maneja uno o varios almacenes donde guarda la mercanca puede activar
esta opcin.
Almacn Genrico: Indica el nombre del almacn principal (si se utilizan mltiples
almacenes) o del almacn nico (si solamente utiliza un (1) almacn). Usted puede crear
ms almacenes en el mdulo Almacn que se encuentra en el mdulo de inventario. All
tambin puede cambiar el nombre del almacn (GENERICO) que lleva el cdigo UNICO
pero este cdigo no puede ser cambiado. Para poder agregar o modificar almacenes usted
debe indicar en afirmativo la opcin "Usar Almacn" de esta ficha (Inventario).
Permitir Sobregiros: No Chequear existencia, No permitir Sobregiro y Permitir Sobregiro
Seccin Sinnimos.
Esta opcin le permite cambiar los nombres a los campos que trae el Sistema
Administrativo SAW por defecto para: tallas y colores, colores, seriales y rollos, usted
podr adaptar dichos nombres segn las caractersticas de los artculos que venda su
empresa.
Seccin Artculos de Inventario Campos Definibles
Campo Definibles 1...5: permite colocar campos que no son estndar y desea agregar en la
pantalla de inventario. Usted los podr visualizar en la pantalla de Estadstica / Otros.
Asocia Centros De Costos a Almacn: si activa este parmetro el sistema asociara los
centros de costos con almacenes
Alerta de reservas vencidas: al activar esta opcin el sistema enva un mensaje por
motivos de reservas vencidas
Alerta de por Mximos o Mnimos del Stock: al activar esta opcin el sistema enva un
mensaje por motivos de mximos y mnimos en stock de artculos
Imprime serial rollo luego de descripcin de artculo: Active esta opcin si est de
acuerdo con este parmetro en el inventario.
Luego de insertar los datos solicitados presione el botn Modificar para guardar los
cambios.
5.2 Nota de Entrada / Salida
Pg.62

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Figura 59. Parmetros Nota Entrada/Salida.
Imprimir Nota de Entrada / Salida al insertar: activar esta opcin hacer que una vez que
se inserte una Nota de Entrada / Salida inmediatamente se imprime.
Plantilla de Impresin: Seala la plantilla de impresin que aplicar a la Nota de Entrada /
Salida.
Plantilla de Impresin de Cdigo de Barras: Seala la plantilla de impresin que aplicar
a los cdigos de barra.
Imprimir Precio de los Artculos en el Comprobante de nota de Entrada/Salida al
insertar: segn la descripcin de este parmetro usted elige si activarla o no
Luego de insertar los datos solicitados presione el botn Grabar para guardar los cambios.
5.3 Mtodo de Costos
Figura 60. Parmetros Mtodo de Costos
Mtodo de Costeo: esta lista le ofrece dos opciones

Ultimo Costo
o Actualizar en cada operacin: active esta opcin si desea que se lleven a
cabo de forma automtica el clculo del Costo Ultima Compra
Costo promedio: Si escoge esta opcin active los siguientes parmetros
o Fecha de inicio de uso del mtodo de costo
o Fecha contabilizacin de costeo
o Comprobante costo detallado
Nota importante: La diferencia entre usar Actualizar en cada operacin del costo promedio o no
usarlo, est en que si lo usa, cada vez que se ejecute una operacin que afecte el costo, el sistema
actualizar el costo promedio ponderado en la ventana Artculos, en caso contrario deber ir cuando usted lo
desee a la opcin de clculo de costo para actualizarlos.
11 de junio de 2014
Pg.63
Luego de insertar todos los parmetros presione el botn Modificar para guardar los
cambios.
El sistema le enviara el siguiente mensaje:
Figura 61. Mensaje de parmetros
Siga las instrucciones que les muestra el mensaje anterior.

5.1.6 CxP / Compras
6.1-Compras
Figura 62. Parmetros Compras.
Generar CxP desde Compra: con esta opcin activa, al insertar una compra se genera
automticamente una Cuenta pos pagar.
Imprimir Orden de Compra al insertar: activar esta opcin hacer que una vez que se
inserte una Orden de Compra inmediatamente se imprime.
Plantilla de Impresin Orden de Compra: Seala la plantilla de impresin que aplicar a
la Orden de Compra.
IVA es Costo en compras: Activar esta opcin, mostrara el total de la compra con IVA, de
lo contrario el monto total de la compra se reflejar sin IVA.
Imprimir Compra al insertar: Al insertar la compra se imprimir inmediatamente los
datos de esta.
Pg.64

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Plantilla de impresin Compra: Seala la plantilla de impresin que aplicar al imprimir

la Compra.
cambios.
6.2 CxP / Proveedores / Pagos
Figura 63. Parmetros CxP, proveedores, pagos
Seccin Pagos / Orden de Pago.

Nmero de Copias del comprobante de pago: si va a imprimir los comprobantes de pago
en una impresora de tinta debe contar cual es el total de pginas que tiene cada
comprobante (entre el original y las copias) y colocar la cantidad de impresiones que va a
realizar. Si el comprobante de egreso tiene papel carbn o son hechas de papel autocopiante
debe colocar el nmero 1.
Plantilla de Impresin: escoja el nombre del formato de la plantilla de impresin.
Tipo de Orden de Pago a Imprimir: Hay tres opciones que escoger:
Orden de pago con Cheque: Imprimir la informacin del cheque y de la orden de
pago en una misma pgina.
Slo Orden de Pago: Imprimir solamente la informacin de la orden de pago y
aparte el cheque.
Orden de pago Separada de Cheque: Imprime primero el cheque y solo imprime
la orden de pago.
Confirmar impresin por secciones: permitir hacer pausas entre la impresin del
cheque, comprobante de pago y comprobante de retencin.
Imprimir Comprobante Contable de Pago: al activar esta opcin se imprime el
comprobante contable en el mismo comprobante de pago.
11 de junio de 2014
Pg.65
No imprimir Comprobante de Pago inmediatamente: Esta opcin permite que al

insertar un pago no se emita inmediatamente el cheque.
Concepto Bancario de Reverso De Pago: ingrese el concepto bancario para el reverso de
pagos.
Avisar si el Proveedor tiene Anticipos pendientes: Active este parmetro para que el
sistema le avise cuando un proveedor tiene anticipos pendientes.
Ordenar CxP por Nmero de Factura/Documento: Si activa este parmetro el sistema
ordenar las cuentas por pagar por nmero de factura
Seccin Cuentas por Pagar.
Exigir informacin el libro de Compras: Al insertar una CxP, el Software Administrativo
SAW solicitar la informacin necesaria del Proveedor para el Libro de Compras.
Seccin Proveedor.
Usar cdigo del Proveedor al realizar bsqueda: si usted identifica los proveedores con
un cdigo esta opcin se lo mostrar en pantalla, en caso de que no lo utilice no lo active.
Longitud del cdigo del proveedor: Aqu puede definir la longitud para el cdigo del
proveedor
cambios.
6.3-Retencin IVA (Solo en empresas de tipo Contribuyentes Especial)
Figura 64. Parmetros Retencin IVA.
En donde retener IVA: seleccione de la lista la opcin a la cual retener el IVA

CxP
Pagos
No retenida
Primer Nmero de Comprobante de Retencin de IVA: se debe indicar el nmero con
que iniciar los consecutivos para los comprobantes.
Pg.66

11 de junio de 2014
Ejecutar la Retencin de IVA en: permite indicar en qu momento se ejecuta la retencin,

al momento del pago o al insertar la Cuenta por Pagar. Es obligatorio indicar un valor, de lo
contrario no se pueden guardar los cambios en los parmetros.
Forma de reiniciar el nmero de Comprobantes de Ret IVA: Reinicia este nmero
segn la el valor indicado, mensualmente, anualmente o al completar, esta ltima, reinicia
cuando se haya completado el nmero mximo permitido. Es obligatorio indicar un valor,
de lo contrario no se pueden guardar los cambios en los parmetros.
Primer Nmero de Comprobante de Retencin de IVA: active para mostrar el primer
nmero en el comprobante de retencin de IVA.
Nmero de copias de Comprobante de Retencin de IVA: Indica el nmero de copias al
imprimir el comprobante de retencin.
Un comprobante de Retencin por hoja: active esta opcin si desea imprimir los
comprobantes de retencin por hoja.
Nombre de Plantilla Comprobante de Ret IVA: Indica la plantilla de impresin que
aplicar al Comprobante de Retencin.
Generar Nmero de Comprobante de Retencin de IVA slo si el porcentaje de
retencin es mayor a cero (0): active esta opcin si est de acuerdo con este parmetro.
cambios.
6.4 Retencin I.S.L.R.
Figura 65. Parmetros Retencin I.S.L.R.
Usar mdulo de retenciones: si desea hacerles las retenciones a sus proveedores en los
pagos.
Nmero de Copias del Comprobantes de retencin: si va a imprimir los comprobantes
de retencin en una impresora de tinta debe contar cual es el total de pginas que tiene cada
comprobante (entre el original y las copias) y colocar la cantidad de impresiones que va a
11 de junio de 2014
Pg.67
realizar. Si el comprobante de retencin tiene papel carbn o son hechas de papel

autocopiante debe colocar el nmero 1.
Da / Mes de cierre Fiscal. Debe indicar el da y mes en que cierra el ao fiscal de la
Compaa.
Tomar en cuenta las Retenciones en Cero (0) en la Relacin Anual y los ARCVs: Esto
permitir que todas las retenciones, incluso las que tenga monto cero, aparezcan en la
Relacin Anual y en los ARCVs.
Donde se efecta la retencin de ISLR: seleccione de la lista la opcin a la cual retener el
ISLR
CxP
Pagos
No retenida
Seccin Representante Legal
Indique el R.I.F., Nombre y Apellido, Telfono (Cdigo / Nmero), Direccin, e-mail y
Ciudad del Representante.
6.5 Planilla del IVA.
Figura 66. Parmetros Planilla de I.V.A.
Imprimir Cntimos en planilla (Forma 00030): active esta opcin si desea detalle de
cntimos en los montos de la planilla.
Modelo de Planilla (Forma 00030): indique el modelo de planilla Forma 00030 que
utilizar.
Seccin Contador
Indique el N C.I., N C.P.C., Nombre y Apellido del Contador.
cambios.
Pg.68

11 de junio de 2014
5.1.7 Bancos
7.1-Bancos
Figura 67. Parmetros Bancos
Usa cdigo del banco en pantalla: si activa la opcin le aparecer en la pantalla el campo
del cdigo bancario.
Cuenta bancaria genrica: Ingrese el cdigo de cuenta bancaria generica
Seccin Impuestos a las Transacciones Financieras.
Maneja dbito bancario: Active esta opcin si utiliza el impuesto bancario.
Redondea monto dbito bancario: al activarlo el sistema calcular el dbito, redondeando
el monto a 2 decimales, de lo contrario truncara el monto del dbito a solo dos decimales.
La diferencia entre redondear y truncar consiste en que el primer caso en caso de existir un
tercer decimal, se redondeara el valor, por ejemplo el monto 100,767 ser 100,77, en
cambio si esta opcin de parmetros est inactiva se trunca los decimales, y este mismo
monto 100,767 ser 100,76.
Concepto dbito bancario: aparece el cdigo del concepto bancario que identifica el
dbito bancario con el que se generar el movimiento bancario automtico cada vez que
realice un egreso bancario. Es un valor que viene precargado en el sistema, se recomienda
no cambiar.
Seccin Conciliacin Bancaria.
Considerar conciliados los movimientos ingresados antes de la fecha: este valor permite
que el usuario indique si desea que ciertos movimientos se consideren conciliados de una
vez. Esto porque en principio todos los movimientos estn sin conciliar y si se empieza con
el sistema y se tienen movimientos muy viejos no es necesario que se ingrese una
conciliacin para los mismos. Si se activa este parmetro se permite el acceso al que est a
11 de junio de 2014
Pg.69
continuacin. Caso contrario todos los movimientos no conciliados entrarn en la primera

conciliacin (segn su fecha).
Fecha de inicio de conciliacin: Es la fecha a partir de la cual sern tomados en cuenta los
movimientos a efectos de la conciliacin. Es decir, si tengo movimientos del ao 2002 y
2003 y digo que la fecha de Inicio conciliacin es 01/01/2003, los movimientos del 2002 no
sern tomados en cuenta para ninguna conciliacin.
Nota: Estos dos campos slo pueden modificarse cuando no hay conciliaciones ingresadas.
cambios.
7.2-Monedas
Figura 68. Parmetros Moneda.
Usar moneda extranjera: al activar esta opcin le permitir trabajar el sistema con
diferentes tipos de moneda. Si la empresa utiliza solamente la moneda Bolvares no active
la opcin. Cuando la requiera la podr activar. Una vez activada, no puede desactivarla.
Solicitar ingreso de la tasa de Cambio al Emitir: Si la opcin activa es Siempre al
Emitir la primera Factura el sistema le pedir la cotizacin de la moneda la primera vez
que emita una factura durante un da, si el valor es Solo si es necesario el sistema no
solicitara el cambio de la moneda, sino que cuando lo requiera o desee usted lo cambiara.
Moneda Extranjera: Cambia el nombre de la moneda extranjera a manejar.
cambios.
Pg.70

11 de junio de 2014
7.3 Anticipos
Figura 69. Parmetros Anticipo
Cuenta Bancaria Genrica: indica la cuenta bancaria que se usar para registrar el pago
del anticipo.
Sugerir nmero de Anticipo: sugerir un nmero consecutivo de acuerdo al ltimo
ingresado.
Seccin Anticipo Cobrado.
Concepto Bancario del Anticipo: indica el concepto bancario que utilizar al registrar un
anticipo cobrado. Viene preseleccionado: 60338 - Anticipo Cobrado.
Concepto Bancario del Reverso / Devolucin: representa el concepto bancario que
utilizar al registrar un reverso de anticipo cobrado. Viene preseleccionado: 60336 - Rev.
Automtico Ant. Cobrado.
Plantilla
de
impresin:
Verifique
que
la
plantilla
seleccionada
es:
rpxComprobanteDeAnticipoCobrado.
Seccin Anticipo Pagado.
Concepto Bancario del Anticipo: indica el concepto bancario que utilizar al insertar un
anticipo pagado. Viene preseleccionado: 60339 - Anticipo Pagado.
Concepto Bancario del Reverso / Devolucin: representa el concepto bancario que
utilizar al registrar un reverso de anticipo pagado. Viene preseleccionado: 60337 - Rev.
Automtico Ant. Pagado.
Plantilla
de
impresin:
Verifique
que
la
plantilla
seleccionada
es:
rpxComprobanteDeAnticipoPagado.
Tipo de Comprobante Pagado a imprimir: Al imprimir el comprobante pagado este
puede emitirse de 3 formas diferentes: Comprobante con cheque, Slo Comprobante y
Comprobante Separado de Cheque.

11 de junio de 2014
Pg.71
cambios.
7.4 Movimiento Bancario.
Figura 70. Pestaa Movimiento Bancario.
Mostrar mensaje nmero de movimiento bancario: al activar esta opcin cada vez que
usted grabe una cobranza o un pago le indica el nmero asignado del movimiento bancario
asociado que se gener automticamente.
Generar movimiento bancario desde cobro: indique si desea que se generen o no
movimientos bancarios automticamente cada vez que ingrese un cobro.
Nota: Generar movimientos bancarios desde cobros aplica para cobranzas manuales y para cobranzas
generadas desde cobro directo
Usa cdigo concepto bancario en pantalla: le permitir escoger si desea trabajar por
cdigo o por nombre de la cuenta bancaria cada vez que se requiera esta informacin.
Generar movimiento bancario desde pago: indique si desea que se generen o no
movimientos bancarios automticamente cada vez que ingrese un pago.
Nmero de copias para comprobante de movimiento bancario: indica el nmero de
copias que se imprimirn del movimiento bancario.
Plantilla de impresin movimiento bancario: permite escoger la plantilla con la que
desea imprimir el comprobante de cheque.
Confirmar impresin por secciones: Activar esta opcin har que al insertar movimiento
bancario desde la opcin del men Movimiento Bancario Insertar con Opcin Imprimir
Cheque el cheque se imprimir en una pgina diferente a la del comprobante. Adems
emite un mensaje de confirmacin para cada seccin de impresin. Si esta desmarcado el
cheque se imprimir en una sola hoja junto con su comprobante.
Pg.72

11 de junio de 2014
Imprimir Comprobante de Cheque Inmediatamente: Activar esta opcin, imprime el

comprobante de cheque inmediatamente que se inserta el movimiento bancario si est
desmarcado el sistema solo imprimir el cheque.
Imprimir Comprobante Contable de Cheque: al activar esta opcin, se imprime el
comprobante contable, cada vez que se emite un cheque desde movimiento bancario. Se
deben tomar en cuenta ciertas consideraciones.
Cdigo Beneficiario: ingrese el cdigo del beneficiario.
Concepto de reverso de solicitud de Pago: ingrese la descripcin para el reverso de
solicitud de pago.
Plantilla de impresin de comprobante de pago de sueldos: permite escoger la plantilla
con la que desea imprimir el comprobante de pago de sueldos.
cambios.
5.1.8 Notas de Entrega
8.1- Notas de Entrega
Figura 71. Pestaa Notas de entrega.
Modelo nota de entrega: Escoja la opcin para escoger el modelo de la nota de entrega.
Forma libre
Otro
Impresin modo texto
Plantilla de impresin: Haciendo uso del botn con los tres puntos [] ubique el archivo
que contiene la plantilla de impresin para notas de entrega.
Usa nota de entrega pre-numerada: Active esta opcin si desea que las notas de entrega
estn pre-enumeradas.
11 de junio de 2014
Pg.73
Nmero inicial: ingrese el nmero inicial que contendrn las notas de entregas.
Tipo de prefijo: seleccione el tipo de prefijo para las notas de entrega.
Ao
Indicar
Sin prefijo
Prefijo: ingrese el nombre del prefijo para las notas de entrega.
Seccin Orden de despacho
Plantilla de impresin: Haciendo uso del botn con los tres puntos [] ubique el archivo
que contiene la plantilla de impresin para la orden de despacho.
Nmero de copias: Ingrese el nmero de copias por cada orden de despacho.
cambios.
5.2 Parmetros Contabilidad

A continuacin se explican los Parmetros de Contabilidad.
Luego de configurar los Parmetros Administrativos debemos verificar que los
parmetros de Contabilidad estn adecuadamente configurados para ello escoja el men
Parmetros Contabilidad Modificar Parmetros y configure sus parmetros de acuerdo
a como usted maneje su contabilidades, ests se indican a continuacin.
Pestaa General
Figura 72. Pestaa General
Pg.74

11 de junio de 2014
Lea cada una de las opciones y Active/Desactive las opciones de acuerdo a como usted
maneje su contabilidad.
Pestaa Comprobantes
Figura 73. Pestaa Comprobantes
Lea cada una de las opciones y Active/Desactive las opciones de acuerdo a como usted
maneje su contabilidad.
Pestaa Informes
Figura 74. Pestaa Informes

11 de junio de 2014
Pg.75
Esta ventana muestra el nombre de los Informes y le permite editar (columna Ttulo al
Imprimir) el nombre que aparecer como ttulo de informe al momento de imprimir.
Despus de configurar sus parmetros de contabilidad presione el botn Grabar
Pg.76

11 de junio de 2014
Primeros Pasos
6.1 Estilos de Manejar el Sistema Administrativo SAW

La mayora de las empresas tienen distintos estilos de facturar y en esta seccin usted podr
encontrar varios ejemplos, alguno puede ser el utilizado por usted dentro de su compaa.
Mediante este ejemplo se le ensear cmo adaptarlo al Sistema Administrativo SAW
Ejemplos:
Si la compaa realiza facturaciones recurrentes, o sea, de generacin mensual o por cuotas
mensuales para un cliente en especfico, con el Sistema Administrativo para Windows
usted puede, con la opcin de contratos indicar los datos del cliente, e inserta los renglones
del contrato del modo como hara en la factura mensual. Usted puede utilizar los Textos
Especiales dentro de los contratos, para que cada vez que se genere la factura, el sistema
coloque de manera automtica, por ejemplo, la fecha o el mes a facturar sin necesidad de
entrar todos los meses a modificar el maestro de artculos. Si quiere ver la ayuda de cmo
insertar estos textos dirjase al men Contratos Insertar, y en esta ventana de insercin
de contrato, hay un botn llamado Textos Especiales que le mostrara los Texto
Especiales disponibles, y como insertarlos.
Cmo se inserta el contrato?
Muy fcil, usted debe ir al mdulo de Contrato Insertar, e indique la fecha de duracin
del mismo y en la ficha de periodicidad configure los periodos en que desea emitir la
facturacin del artculo.
Luego para emitir la factura (borrador) se puede hacer en base al contrato, desde el men
Factura Generar Facturas desde Contratos. Si durante la Factura en borrador en un mes en
especfico se le cobr al cliente algn servicio especial, puede ser modificado e insertar el
nuevo rengln.
Si la compaa factura en moneda extranjera, aparecer en la factura un dato adicional
llamado moneda en el cual se debe indicar al sistema el tipo de moneda que utilizar. AL
emitir la factura se le indica la moneda a utilizar y Usted debe indicar el cambio a bolvares.
En el caso de facturas de generacin peridica, debe tener al da el monto del cambio de la
moneda (ver Cambio a Moneda Local en la Seccin Mantenimiento de Tablas).
Si la compaa hace facturas en la oficina pero tambin existen facturas que se llenan
manualmente, puede insertarlas por la opcin Insertar Factura Manual y llevar el control
de las CxC y de la cobranza.

11 de junio de 2014
Pg.77
6.2 Ciclo Bsico

Para que empiece a trabajar con el sistema debe seguir los siguientes pasos:
Crear y Escoger Compaia
Revisar Parametros
Revisar Tablas Generales
Indicar Notas Finales
Definir Artculos
Incluir Clientes y Proveedores
Pg.78
Generar
y Emitir Factura
Ingresar Cuentas por Pagar
Generar CxC
Ingresar Pagos
Cobranzas
Generar Cheques

11 de junio de 2014
Empresas
7.1 Crear Empresa

Una caracterstica importante del Sistema Administrativo SAW es que permite al usuario
trabajar con tantas compaas como desee, es decir, es multicompaa.
Para crear una compaa, usted debe seguir los siguientes pasos:
Desde el <Men Principal> dirjase al mdulo Mens Empresa. Luego escoja el men
Empresa Insertar. El sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 75. Ventanas de Insertar Empresa.
El cdigo Empresa lo sugiere el sistema automticamente, el cdigo 0001 es reservado para

uso del sistema, no lo puede utilizar. Introduzca el Nombre, N. R.I.F y N.I.T (datos
obligatorios) de la Empresa, el tipo de contribuyente y el tipo de Contribuyente del IVA
(Formal, Ordinario o Especial).
Pestaa Mdulo.
Figura 76. Pestaa Mdulos.
Active las diferentes opciones si la empresa que est insertando usa:

11 de junio de 2014
Pg.79
Mdulo de Contabilidad.
Costo de Ventas.
Mdulo de Activos Fijos.
Auxiliares.
Centro de Costos
Adems puede activar las opciones si usa:

Conexin con ISLR
Conexin con AXI
Pestaa Datos Generales.
Figura 77. Pestaa Datos Generales.
En esta pestaa inserte Direccin, Pas, Ciudad, Estado, Tabla CIIU, Cdigo CIIU (Cdigos
que identifican la actividad econmica del contribuyente), Zona Postal, Telfonos, Nmero
de Fax, Persona Fiscal y Porcentaje de Patente.
Pestaa Seguridad.
Figura 78. Pestaa Seguridad.
En la pestaa Seguridad usted puede determinar cules usuarios tendrn acceso a trabajar
con esa empresa, si Todos o algunos de ellos.
Haga clic en el botn de Grabar o presione la tecla <F6> para guardar los cambios
Luego aparecer el siguiente mensaje:
Pg.80

11 de junio de 2014
Figura 79. Mensaje de Advertencia.
Esto quiere decir que el sistema le pedir la informacin sobre el primer perodo contable
que usted trabajar con su Sistema.
Figura 80. Ventana de Insertar Periodo.
Fecha de apertura: indique la fecha de apertura del ejercicio (01/01 del ao en curso si es
un periodo completo).
Perodo Corto: Si el perodo es menor de 12 meses active esta opcin, y deber indicar
adems de la fecha de apertura tambin la de cierre del ejercicio.
Fecha de Cierre: Si es un periodo completo el sistema colocar automticamente esta
fecha, si por el contrario es un perodo corto deber indicar esta fecha de cierre.
Tipo de Numeracin: Este campo le permite escoger entre tres opciones para numerar
comprobantes.
Pestaa Datos Generales.
Durante este ejercicio usted disear su propio catlogo de cuentas por lo que debe No
activar la opcin de copiar un catlogo de cuentas.
Pestaa Cierre de Mes.
En la pestaa Cierre de Mes, si requiere hacer cierre de mes active la opcin usa cierres
de mes.

11 de junio de 2014
Pg.81
Figura 81. Pestaa Cierre de Mes.
Pestaa Niveles de Cuenta

Con el botn Cambiar nombre de los niveles puede cambiar la denominacin de cada
nivel:
Por ejemplo:
Nombre del Nivel 1:
Tipo
Nombre del Nivel 2:
Mayor
Nombre del Nivel 3:
Sub-Mayor
Nombre del Nivel 4:
Auxiliar
Figura 82. Ventana insertar nombre de los niveles.
Haga clic en el botn de Grabar o presione la tecla <F6> para guardar los cambios
Luego de cambiar los nombres debe colocar los dgitos con conformaran la estructura del
catlogo de cuentas, por ejemplo:
Pg.82
Tipo:
Mayor:
Sub-Mayor:
Auxiliar:

11 de junio de 2014
Figura 83. Pestaa Niveles de Cuentas.
La estructura del ejemplo significa lo siguiente:

Al indicar los Niveles de Cuentas, usted debe indicar para cada nivel la longitud.
Por Ejemplo:
Cuenta de Inventario de tornillos para la venta
Cdigo
1.1.01.001
Activo
Longitud 1
Tipo
Tornillos
Longitud 3
Auxiliar
Inventario
Longitud 1
Mayor

11 de junio de 2014
Producto para la venta

Longitud 2
Sub-Mayor
Pg.83
En la pestaa Cuentas Informes

Insertar los nmeros de cuenta que se indican a continuacin:
Cta. Capital Social:
3.1.01
Cta. resultado de ejercicios anteriores:
3.1.03.001
Cta. resultado del ejercicio:
3.1.03.002
Indique las cuentas principales que se utilizaran para estructurar los Informes de Balance
General y Ganancias y Prdidas, haga clic en cada uno de los campos o utilice la tecla con
la flecha direccional hacia la derecha:
Activo
Pasivo
Patrimonio
Ingresos
Costos
Gastos
Figura 84. Pestaa Cuentas Informes.
Ahora escoja la pestaa de Datos Generales e ingrese los siguientes valores:

Nivel Asiento:
SUB-MAYOR
Nivel de impresin:
MAYOR
Cuenta con ceros a la (No marcar)

derecha:
Figura 85. Pestaa Datos Generales.
Pg.84

11 de junio de 2014
Presione Grabar. o <F6> para guardar los cambios luego el sistema mostrar el siguiente
mensaje:
Figura 86. Mensaje de Advertencia.
En el captulo 5 de este manual se explica en detalle como personalizar los Parmetros

administrativos que el sistema solicitara a continuacin.
Los parmetros generales contienen datos de suma importancia que usted necesita para
personalizar el sistema a su tipo de empresa antes de emprender cualquier proceso
Administrativo.
Para
revisarlos
dirjase
al
mdulo
Mens
Usuarios/Conversin/Parmetros/Respaldar. Y desde all acceda al men Parmetros
Administrativos Consultar.
Y verifique que los valores, all presentes, sean los deseados. Si desea cambiar alguno de
ellos seleccione la opcin de modificar. Hay parmetros generales, para todas las
compaas y otros independientes, por compaa. Para una mayor comprensin del
contenido de los parmetros, los explicaremos a continuacin:
7.2 Regla de Contabilizacin.

Cuando usted emite una factura, por lo general el asiento contable que ampara esta
transaccin es siempre el mismo. Por esta razn nuestro sistema puede recordar cul es el
asiento contable asociado a una factura y si fuera diferente usted lo puede modificar en el
acto.
Igual sucede con una transaccin de cuentas por pagar. Cuando usted registra la factura de
un proveedor el sistema puede recordar cul es la cuenta que usted utiliza con mayor
frecuencia. Si es diferente usted la podr cambiar y asegurarse que la transaccin est bien
registrada contablemente.
El objetivo de esta seccin es explicar cmo se hace para que el sistema recuerde cules
son los asientos contables que se utilizan con ms frecuencia para las cuentas del IVA,
Dbito Bancario, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Cobranza, Pagos, Movimientos
Bancarios, Facturacin y el manejo de Anticipos.
Si usted quiere, que al momento de hacer una transaccin que genera asiento contable, el
sistema le solicite modificar el asiento generado, desde el <Men Principal> ir al mdulo
Mens - Usuarios/Conversin/Parmetros/Respaldar y all acceder al men Usuario
Modificar.
Luego buscar el usuario que desea modificar, y en la ventana de modificacin de usuario ir

a la ficha Contabilidad, para activar en la seccin Comprobantes la opcin Modificar
Comprobantes Automticos. Como se muestra en la siguiente imagen.

11 de junio de 2014
Pg.85
Figura 87. Pestaa Contabilidad en la ventana de modificacin de Usuario.
Nota: Si esta opcin esta deshabilitada, igualmente se genera el comprobante automticamente, y

usted posteriormente puede ir a modificarlos si es necesario.
Para configurar las reglas de contabilizacin, dirjase al mdulo Mens - Contabilizar

Reglas de Contabilizacin, y una vez all dirjase al men Reglas de Contabilizacin
Modificar, y le aparecer la siguiente ventana:
Pg.86

11 de junio de 2014
Figura 88. Ventana Reglas de Contabilizacin
Pestaa General
Indique los siguientes valores:
Seccin Cuentas Contables del IVA
Ingrese los diferentes cdigos de cuentas para:
IVA Crdito Fiscal
IVA Dbito Fiscal
Retencin I.V.A. (Slo aplica en Contribuyentes Especiales).
Contabilizar la Retencin del I.V.A. en. Las opciones disponibles son: No
Contabilizada, CxP o Pago. (Slo aplica en Contribuyentes Especiales).
Seccin Cuentas Contables Diferencia en Cambio y Clculo
Diferencia en Cambio y Clculo: ingrese el cdigo de cuenta para la diferencia entre
cambio y clculo.

11 de junio de 2014
Pg.87
Pestaa Cuentas por Cobrar (CxC)
Figura 89. Pestaa Cuentas por Cobrar (CxC)
Editar inmediatamente el Comprobante Generado: active esta opcin si est de acuerdo

con este parmetro
Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos:
CxC Clientes en el DEBE

IVA Dbito Fiscal en el HABER
Ingresos en el HABER
Como contabilizar: Seleccione de la lista desplegable la opcin que usara el sistema para
contabilizar.
Pestaa Cuentas por Pagar (CxP)
Figura 90. Pestaa Cuentas por Pagar (CxP).
Pg.88

11 de junio de 2014

con este parmetro
Cuenta por pagar Gastos en el DEBE
IVA Crdito Fiscal en el DEBE
CxP Proveedores en el HABER
Retencin de I.V.A. en el HABER
Retencion Impuesto Municipal en el HABER
contabilizar.
Pestaa Cobranza
Figura 91. Pestaa Cobranza.

con este parmetro.
Cobrado en efectivo en el DEBE
Cobrado en cheque en el DEBE
Cobrado en tarjeta en el DEBE
Otros en el DEBE
Retencin IVA: en el DEBE
Retencin I.S.L.R en el DEBE
Cobrado Anticipo en el DEBE
Cuentas Cobranza CxC Clientes en el HABER
11 de junio de 2014
Pg.89
contabilizar.
Pestaa Impuestos a las Transacciones Bancarias
Figura 92. Pestaa Impuestos a las Transacciones Financieras.

con este parmetro.
En la seccin Cuentas del Comprobante Contable del Impuesto Bancario por Egresos
Ingrese los diferentes cdigos de cuentas para:
Gastos en el DEBE
Bancos en el HABER
En la seccin Cuentas del Comprobante Contable del Impuesto Bancario por Ingresos
Gastos en el DEBE
Bancos en el HABER
Pg.90

11 de junio de 2014
Pestaa Anticipo
Figura 93. Pestaa Anticipo.

con este parmetro.
Indique un cdigo de cuenta para cada uno de los siguientes conceptos:
Seccin Cuentas del Comprobante Contable de Anticipo Cobrado
Cuenta Anticipo Caja en el DEBE
Cuenta Anticipo Cobrado en el HABER
Cuenta Anticipo Otros Ingresos en el HABER
Seccin Cuentas del Comprobante Contable de Anticipo Pagado
Cuenta Anticipo Pagado en el DEBE.
Cuenta Anticipo Otros Egresos en el DEBE.
Cuenta Anticipo Banco en el HABER
contabilizar.

11 de junio de 2014
Pg.91
Pestaa Inventario
Figura 94. Pestaa Inventario.

con este parmetro.
En la seccin Inventario
Cuenta Costo De Venta en el DEBE
Cuenta Inventario, en el HABER
contabilizar.
Agrupar Por Cuenta De Articulo Inven: Active esta opcin si est de acuerdo con este
parmetro.
Pestaa Solicitudes de Pago
Figura 95. Pestaa Solicitudes de Pago

con este parmetro.
Pg.92

11 de junio de 2014
Seccin cuentas Solicitudes de Pago

Solicitudes de Pago, en el DEBE
Banco, en el HABER
contabilizar.
Pestaa Pagos
Figura 96. Pestaa Pagos.

con este parmetro.
Seccin Cuentas del Comprobante Contable de Pagos
CxP Proveedores, en el DEBE

Bancos, en el HABER
Otros, en el HABER
Retencin I.S.L.R. (Esta es la cuenta donde registro las Retenciones que le practico a
mis proveedores y que debo enterar en los tres (3) primeros das hbiles del mes
siguiente), en el HABER
Pagado en Anticipos, en el HABER

Retencin I.V.A. Esta cuenta solo es posible indicarla si la empresa es
contribuyente especial. (Slo aplica en Contribuyentes Especiales), en el
HABER

11 de junio de 2014
Pg.93
contabilizar.
Pestaa Mov. Bancarios
Figura 97. Pestaa Movimiento Bancario.

con este parmetro.
Seccin Cuentas del Comprobante Contable de Movimientos Bancarios INGRESOS
Bancos, en el DEBE
Ingresos, en el HABER
Seccin Cuentas del Comprobante Contable de Movimientos Bancarios EGRESOS
Gastos, en el DEBE
Bancos, en el HABER
contabilizar.
Pg.94

11 de junio de 2014
Pestaa Factura.
Figura 98. Pestaa Factura.

con este parmetro.
Seccin Cuentas del Comprobante Contable de Facturacin.
CxC Clientes, en el DEBE

Descuentos, en el DEBE
Cargos, en el HABER
IVA Dbito Fiscal, en el HABER
Total Factura, en el HABER
Contabilizar por Artculo: Si requiere contabilizar por artculo, es decir usar la cuenta
contable indicada en los datos de cada artculo active esta opcin.
contabilizar.
Agrupar Por Cargos Descuentos: active este parmetro si est de acuerdo con esta opcin
de agrupar.
Despus de configurar sus parmetros de contabilidad presione el botn Grabar

11 de junio de 2014
Pg.95
7.3 Escoger empresa
Solo para
empresas con
contabilidad
Figura 99. Ventana Escoger Empresa.
Indique el nombre de la Empresa con la cual usted va a trabajar o presione la combinacin

de teclas (Asterisco (*) + Enter) y haga clic en buscar para que el sistema le muestre la
lista de todas las existentes. Seleccione la empresa deseada y presione <Intro> o haga clic
sobre ella. Puede escoger tambin el perodo en caso de que la empresa seleccionada
maneje contabilidad. Por ltimo haga clic en el botn Escoger.
7.4 Activacin de mdulos

El sistema tambin le permite activar y desactivar conexiones con:
Centro de Costo
Costo de Ventas
Mdulo de Activos Fijos
Cierre de Mes
Auxiliar
ISLR
AXI
7.5 Eliminar una Empresa.

El proceso de eliminar una empresa es irreversible.
Para eliminar una empresa dirjase al men G Activar Modo Avanzado. Aparecer el
siguiente mensaje de alerta:
Figura 100. Mensaje de advertencia al activar Modo Avanzado.

Pg.96

11 de junio de 2014
Haga clic en el botn Aceptar.

1. Es recomendable que antes de continuar con el proceso de borrado, realice el
respaldo de sus datos, como nica forma de recuperarlos en caso de falla o error.
2. Dirjase al mdulo Mens Empresa luego en el men Empresa Eliminar.
3. Dependiendo de la forma como usted configur el sistema para realizar la bsqueda,
indique la informacin solicitada, o coloque la combinacin de teclas (Asterisco (*)
+Enter) o haga clic en el botn de Buscar para que el sistema le proporcione la lista
de compaas. Haga clic sobre la compaa a eliminar.
4. El sistema le mostrar el siguiente mensaje:
Figura 101. Mensaje de Advertencia para eliminar empresa
5. Si est seguro de querer eliminar la compaa que le muestra la pantalla, haga clic
en el botn Si, en caso contrario haga clic en No.
7.6 Informes.
El Sistema Administrativo SAW, le permite obtener reportes generales y estadsticos de
mucha utilidad para la compaa ya que usted puede solicitar informacin de:
Los borradores de factura, facturas y cotizaciones, emitidas por tipo de
producto, por cliente, por artculo, entre fechas, etc.
Estadsticas de: Productos vendidos, Ventas, Comparativas por Aos, Resumen
mensual.
Listado de Precios,
El Libro de ventas y Libro de Compras.
Facturacin por vendedor, cliente, usuario, entre fechas, por artculo, por da.
Cotizacin por cliente, por usuario, entre fechas, por artculo, por da, facturadas
versus no facturadas.
Movimientos Bancarios como transacciones de cuentas, por da.
Cobranzas por vendedor, por da, entre fechas, Comisin de Vendedores,
Retenciones de IVA.
Clientes: estado de cuenta de clientes, histrico de clientes, clientes por zona,
clientes por ciudad, listado de clientes, anlisis de CxC Cliente.

11 de junio de 2014
Pg.97
Cuentas por Cobrar: por Vendedores, entre Fechas, pendientes por cobrar entre
fechas, Anlisis de Vencimiento (entre fechas y a una Fecha), CxC Histrico,
Histrico de cliente, Estadstico de Vendedores.
Anticipos cobrados por Clientes / entre Fechas. Anticipos Pagados a
Proveedores / entre Fechas.
Movimientos de una cuenta bancaria.
Movimiento de Inventario, vencimiento e productos, ganancia de productos,
lista de precios.
La Versin con manejo de contribuyentes especiales adems incluye:
Calcula y maneja la Retencin del IVA, al momento de registrar la Cuenta por
Pagar o al momento del pago.
Imprime el Comprobante de Retencin.
Genera la Declaracin Informativa segn las disposiciones vigentes.
Incorpora en el Libro de Compras y Ventas toda la informacin relacionada a la
retencin de IVA y a las dems disposiciones del Reglamento.
Los reportes puede solicitarlos por pantalla o por impresora en el rango de fechas que usted
especifique, tan detallado o resumido como desee.
Para solicitarlos los reportes debe ubicarse en el men de Factura, CxC, Cobranza, Clientes
Movimientos, etc. Las opciones de Informes estadsticos se activarn solamente si usted
indic en Parmetros del Sistema que utilizar estadsticas de ventas.
Pg.98

11 de junio de 2014
Mantenimiento de Tablas
El Sistema Administrativo SAW trabaja con las siguientes tablas:
Figura 102. Ventana de Mantenimiento de Tablas.
Las cuales son de mucha utilidad para los usuarios del sistema.
Para actualizar estas tablas, seleccione desde el <Men Principal> el mdulo Mens Mantenimiento de Tablas.
8.1 Alcuota I.T.F

El I.T.F. es el Impuesto a las Transacciones Financieras, manejado por el Sistema
Administrativo SAW mediante la alcuota, esta puede ser eliminada o insertada como
nueva por el usuario, en caso de que exista alguna variacin. En la ventana de
mantenimiento de tablas seleccione la opcin Alcuota I.T.F. y haga clic en el botn
Insertar y all indique los siguientes datos:
Fecha de Inicio de vigencia: indique el da, mes y ao cuando entr en vigencia el
porcentaje del impuesto.
Alcuota general: coloque el porcentaje que corresponda a la alcuota de I.D.B.

11 de junio de 2014
Pg.99
Figura 103. Ventana Insertar alcuota ITF.
8.2 Alcuota I.V.A.

El IVA es el impuesto al valor agregado, manejado por el Sistema Administrativo SAW
mediante las alcuotas, esta pueden ser eliminada o insertada por el usuario, en el caso de
que exista alguna variacin. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la
lista, la opcin Alcuota Iva y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de
insercin, donde se le solicitar indicar los siguientes datos:
Fecha de Inicio de vigencia: indique el da, mes y ao cuando entr en vigencia el
porcentaje del impuesto.
% Alcuota general, % Alcuota N 2, Alcuota N 3: usted colocar en cada uno de estos
campos el porcentaje que corresponda a cada alcuota a la fecha ingresada.
Figura 104. Ventana de Insercin de Alcuota IVA.
Haga clic en el botn Grabar y el sistema le permitir incluir un prximo registro. Si no

desea crearlo haga clic en el botn Salir.
8.3 Bancos
El Sistema Administrativo SAW le permite incluir tantos bancos como usted trabaje, para
ingresarlos, desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin
Bancos y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le
solicitar indicar el cdigo (el sistema sugiere uno) y nombre de la Banco a insertar.
Pg.100

11 de junio de 2014
Figura 105. Ventana de insertar bancos.
Nota: Esta Informacin ser solicitada al momento de ingresar las cuentas bancarias de la
empresa.
Haga clic en el botn Insertar y el sistema le permitir incluir un prximo registro. Si no

8.4 Cambio a Moneda Local.

Si la empresa maneja Moneda Extranjera debe indicar el cambio de la moneda en bolvares
para la fecha de vigencia al momento de generar cualquier tipo de documento o solicitud de
cualquiera de los Informes solicitados que manejen el tipo de moneda asociado.
Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Cambio a
Moneda Local y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde
se le solicitar indicar los siguientes datos:
Nombre Moneda: seleccione el tipo de moneda, que usted ya ha definido con anterioridad.
Fecha de Vigencia: indique a partir de qu fecha se encuentra vigente el cambio a
bolvares.
Cambio a moneda local: indique el monto en bolvares que represente el tipo de moneda
para la fecha de vigencia.
Figura 106. Ventana de Insercin de Cambio a Moneda Local.


11 de junio de 2014
Pg.101
8.5 Categora de Productos.

El sistema le permitir insertar las distintas categoras de productos con las que usted
trabaja en su compaa.
Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Categora de
Productos y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se
le solicitar indicar el nombre de la categora del producto.
Figura 107. Ventana de Insercin de Categora de Productos.

8.6 Ciudades.
Usted debe ingresar las ciudades donde se encuentran ubicados sus clientes y vendedores.
Para ingresar ciudad(es), desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista,
la opcin Ciudades y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin,
donde se le solicitar indicar el nombre de la ciudad.
Figura 108. Ventana de Insercin de Ciudad.

Pg.102

11 de junio de 2014
8.7 Lnea de Productos.

Usted debe ingresar las lneas de producto con las que trabaja su compaa. Por ejemplo si
usted tiene una empresa que vende artefactos elctricos puede clasificarlos en lnea blanca,
lnea marrn entre otras.
Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Lnea de
Productos y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le
solicitar indicar el nombre de la Lnea.
Figura 109. Ventana de Insercin de Lnea de Productos.

8.8 Monedas.
Nota: Para activar esta opcin de monedas, debe colocar en los parmetros del sistema que usa moneda
extranjera.
Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Moneda y

haga clic en el botn Instalar, aparecer una ventanita indicando que est corriendo el
proceso de instalar moneda, espere que termine y listo.
8.9 Moneda Local

Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Moneda y
haga clic en el botn Instalar, aparecer una ventanita indicando que est corriendo el
proceso de instalar moneda, espere que termine y listo.
8.10 Notas Finales.

El Sistema Administrativo SAW le permite anexar notas adicionales que pueden ser
utilizadas dentro de una pre-factura. Para insertar notas finales, desde la ventana de
mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Notar Finales y haga clic en el
botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le solicitar indicar el cdigo
de la nota y el texto respectivo.

11 de junio de 2014
Pg.103
Figura 110. Ventana de Insercin de Notas Finales.

Las notas finales las insertar cuando este creando el borrador de la factura presionando el
botn de Notas Finales.
8.11 Propiedades Anlisis de Vencimientos.

El informe de anlisis de vencimiento tanto para Cuenta por Pagar, como para Cuentas por
Cobrar, muestra cinco perodos o intervalos de vencimiento para cada cuenta. Para el
clculo de los intervalos el sistema tiene Primer, Segundo y Tercer vencimientos, los
valores por defecto son 30, 60 y 90 das. Los intervalos generados de estos valores son los
siguientes:
1. Cuentas no vencidas
2. Cuentas con vencimiento de 1 a 30 das
5. Y cuentas con vencimiento de ms de 91
Para cambiarlos, desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la
opcin Propiedades Anlisis de Vencimiento y haga clic en el botn Modificar, le
aparecer la ventana de modificacin, donde podr cambiar los valores en das del primer
segundo y tercer vencimiento.
Figura 111. Ventana buscar Propiedades de Anlisis de Vencimiento.
Ubique la propiedad a modificar seleccinela luego presione el botn Continuar el sistema

le mostrara la siguiente ventana para modificar valores:
Pg.104

11 de junio de 2014
Figura 112. Ventana modificar Propiedades de Anlisis de Vencimiento.
Cambie los valores que necesite, luego presione click en el botn Modificar para guardar
los cambios.
8.12 Pases.
El Sistema Administrativo SAW le permite actualizar la lista de pases con la cual trabaja,
para ello active la opcin Pases de la lista de tablas, luego presione el botn Instalar, el
sistema le mostrara una ventana que indica que est corriendo un proceso de forma
automtica para actualizar la tabla.
8.13 Sector de Negocio del Cliente.

Esta tabla permite clasificar o agrupar a los clientes, definiendo los sectores requeridos por
la empresa. Al insertar / modificar el cliente se le asigna la clasificacin.
Figura 113. Ventana de insercin del Sector de Negocio del Cliente.
8.14 Tabla C.I.I.U. 2004

Los cdigos C.I.I.U. son aquellos que identifican la actividad econmica de los
contribuyentes. El sistema permite actualizar esta tabla para ello, active la opcin Tabla
CIIU 2004.

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Figura 114. Ventana insertar cdigo C.I.I.U.
Cdigo C.I.I.U: ingrese el cdigo.

Descripcin: ingrese la descripcin para el cdigo CIIU que est insertando
8.15 Tipo de Proveedor.

Usted podr clasificar a los proveedores por el producto que le venden, si son nacionales o
extranjeros, por cualquier otra clasificacin que utilice.
Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Tipo de
Proveedor y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se
le solicitar indicar el tipo de Proveedor.
Figura 115. Ventana insertar Tipo de Proveedor.

8.16 Unidad de Venta

El Sistema Administrativo SAW le permite insertar las diferentes unidades que utiliza para
facturar.
Por Ej. : Unidades, kilos, cajas, rollos, horas, litros, galones, etc.
Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Unidad de
Venta y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde se le
solicitar indicar la unidad de venta.
Pg.106

11 de junio de 2014
Figura 116. Ventana de Insercin de Unidad de Venta.

8.17 Urbanizacin / Zona Postal.

Usted debe ingresar las urbanizaciones con sus respectivas zonas postales, de manera que
pueda sectorizar a sus clientes.
Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Urbanizacin
/ Zona Postal y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de insercin, donde
se le solicitar indicar el nombre de la Urbanizacin y el nmero de la zona postal
correspondiente.
Figura 117. Ventana de Insercin de Urbanizacin / Zona Postal.


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Pg.107
8.18 Zona de Cobranza.

Usted debe ingresar la zona geogrfica donde se realizaran los cobros de las cuentas por
cobrar pendientes por cancelacin. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione
de la lista, la opcin Zona de cobranza y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la
ventana de insercin, donde se le solicitar indicar el nombre de la localidad donde se
realizar la cobranza.
Figura 118. Ventana Insercin de Zona de Cobranza.

8.19 Forma de Cobro.

El Sistema Administrativo SAW viene con tres formas de cobro precargadas: Efectivo,
Cheque y Tarjeta. Si se requiere ingresar otra, desde la ventana de mantenimiento de tablas
seleccione de la lista, la opcin Forma de cobro y haga clic en el botn Insertar, le
aparecer la ventana de insercin, donde se le solicitar indicar el nombre y el tipo de pago
de los tres existentes: Efectivo, Tarjeta o Cheque.
Figura 119. Ventana de Insercin de Forma de Cobro.

Pg.108

11 de junio de 2014
8.20 Mquina Fiscal

Las mquinas fiscales son mquinas registradoras, puntos de venta, o impresoras, que
contengan una unidad de memoria fiscal y cumplan con las disposiciones sobre impresin y
emisin de facturas y otros documentos.
Si trabaja con Resumen Diario de Ventas, debe indicar una mquina fiscal que debi crear
previamente. El sistema permite insertar / modificar / eliminar y activar / desactivar
Maquinas fiscales, para el manejo de Resumen Diario de Ventas.
Para insertar una Mquina Fiscal debe seleccionar Mquina Fiscal de las lista de tablas y
hacer clic en el botn Insertar.
En la ventana de insercin de mquina fiscal indique la descripcin y nmero de registro de
su mquina fiscal.
Figura 120. Ventana de Insercin de mquina fiscal.
El Status slo podr ser cambiado a travs de los botones Activar o Desactivar en la
ventana de Mantenimiento de Tabla.
8.21 Otros cargos y descuentos de facturas

Para cargar otros cargos o descuentos a las facturas puede utilizar esta ventana, ingrese
todos los campos solicitados luego presione el botn Grabar
Figura 121. Ventana de agregar cargos a facturas.

11 de junio de 2014
Pg.109
8.22 Municipios
Si desea agregar ms municipios al sistema, desde la ventana de mantenimiento de tablas
seleccione de la lista, la opcin Municipios y haga clic en el botn Insertar, le aparecer
la ventana de Insertar Municipio, donde se le solicitar indicar el cdigo, nombre, nombre
del rpx y nombre del txt.
Figura 122. Ventana de agregar municipios.
Despus de ingresar los datos solicitados haga clic en el botn Insertar y el sistema le
permitir incluir un prximo registro. Si no desea crearlo haga clic en el botn Salir.
8.23 Municipio Ciudad

Si desea agregar un Municipio Ciudad al sistema, desde la ventana de mantenimiento de
tablas seleccione de la lista, la opcin Municipio Ciudad y haga clic en el botn Insertar,
le aparecer la ventana de Insertar Municipio Ciudad, donde se le solicitar indicar el,
nombre de la ciudad y cdigo del municipio.
Figura 123. Ventana de agregar municipio ciudad.
Pg.110

11 de junio de 2014
8.24 Unidad Tributaria

El sistema Administrativo SAW le permite actualizar el valor de la unidad tributaria cada
vez que lo requiera segn la ley o decretos, para ello desde la ventana Mantenimiento de
Tablas escoja la opcin Unidad Tributaria Insertar. El sistema le mostrara la siguiente
ventana.
Figura 124. Ventana actualizar unidad tributaria.
8.25 Clasificador de actividad econmica

Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Clasificador
de actividad econmica y haga clic en el botn Instalar, aparecer una ventanita
indicando que est corriendo el proceso, espere que termine y listo.
8.26 Formato Impuesto Municipal

Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Formato
Impuesto Municipal y haga clic en el botn Instalar, aparecer una ventanita indicando
que est corriendo el proceso, espere que termine y listo.

11 de junio de 2014
Pg.111
Facturacin
En el <Men Principal> conseguimos el mdulo de Factura, este nos permitir realizar

todas las operaciones asociadas al proceso de facturacin.
9.1 Insertar Factura

Para insertar un borrador de factura, desde el <Men Principal> seleccione el mdulo
Men Principal/Facturacin/Cotizacin / Contrato luego seleccione el men Factura
Insertar, el sistema le mostrar la siguiente ventana:
Figura 125. Ventana insertar factura.
Introduzca los siguientes datos solicitados:

Nmero: es indicado por el sistema de manera automtica.
Fecha: el sistema le solicita el da, mes y ao de inclusin de la Pre-factura.
Cliente: indique el nombre del cliente. En caso de teclearse un nombre de cliente que no
exista el sistema le solicitar incluirlo en la base de datos.
Numero de RIF: indique el nmero de RIF del cliente.
Moneda: escoja la moneda con la cual va a facturar.
Almacn: escoja el almacn en donde se reflejara la factura que est insertando.
Nivel de Precio: puede escoger entre las listas de precios que insert en los artculos,
aqulla que va a aplicar para hacer la factura.
Pg.112

11 de junio de 2014
Reservar Mercanca: active esta opcin si el cliente a facturarle va a reservar mercanca

Nota: si activa la opcin "Reservar Mercancia", entonces escoja la fecha en la que la mercancia sera retirada
Facturar con precios sin IVA: active esta opcin si al cliente se le va a facturar con
precios sin iva.
Pestaa Detalle.
Figura 126. Pestaa Detalle.
Cdigo Artculo: coloque el cdigo del artculo a facturar puede utilizar la combinacin de
teclas (Asterisco (*) + Enter) para que el sistema le muestre la lista de los artculos.
Seleccione movindose con las teclas direccionales y haga doble clic en el artculo que
utilizar.
Descripcin: el sistema le colocar de manera automtica la descripcin del artculo.
Cantidad: indique el total de unidades a Pre-facturar del artculo.
Precio con Iva: el sistema le mostrar el precio del artculo con o sin IVA, esto depender
de la opcin que escogi en parmetros facturacin. Si cuando usted insert el artculo no le
indic el precio o desea cambiarlo, puede incluirlo en ese momento.
% Desc: puede colocar descuento por artculo.
Total Rengln: el sistema le mostrar el monto total por artculo.
Observaciones: permite insertar informacin relevante que desee se muestre en el borrador
de la factura.
Seccin Clculos
Total Renglones: le muestra el monto a cobrar por artculo.
Descuento: si va hacer un descuento global en vez de por rengln coloque el porcentaje en
este campo.
Base imponible: el sistema le mostrar el precio totalizado de los artculos sin la aplicacin
de la alcuota de impuesto.

11 de junio de 2014
Pg.113
IVA: el sistema le mostrar el total de impuesto aplicado segn la alcuota a la base

imponible de la factura.
Total Factura: este campo mostrar el total a cancelar por el cliente.
Pestaa Condiciones de Pago
Figura 127. Pestaa Condiciones de Pago.
Forma de Pago: Escoja la forma de pago del cliente

Contado
Crdito
Si el cliente va a pagar de contado entonces tome en cuenta los siguientes datos.
Descripcin: ingrese la descripcin de la forma de pago.
Forma de Cobro: escoja de la lista desplegable la forma de cobro.
Si el cliente va a pagar a crdito entonces tome en cuenta los siguientes datos.
En la seccin Clculo del Monto de la Inicial
Forma de la inicial: Escoja la forma de pago de la inicial
Por monto
Por porcentaje
Dependiendo de la opcin que escoja entonces ingrese los valores del monto o del
porcentaje.
En la seccin Vencimiento de la primera cuota
Das Vencimiento: ingrese el valor para los das de vencimiento.
Vencimiento 1ra cuota: escoja la fecha para el vencimiento de la primera cuota.
En la seccin Clculo del Crdito
Pg.114

11 de junio de 2014
Ingrese el valor para el nmero de cuotas, los dems campos son de forma automtica.
Pestaa Dir. Despacho
Figura 128. Pestaa Dir. Despacho.
En esta seccin se indicar si la direccin donde se va a enviar la mercanca o donde se va a

realizar el servicio es la misma direccin fiscal o la direccin de despacho. Solo se puede
indicar otra direccin de despacho, si el cliente tiene registrada ms de una direccin.
Pestaa Notas Finales
Tiene para colocar hasta 2 notas finales en su factura.
Cdigo: Ingrese (Asterisco (*) + Enter) luego con el botn Escoger seleccione de la lista
la nota final que desee insertar
Figura 129. Pestaa Notas Finales.

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Pg.115
Pestaa Clculos
Presenta el detalle del clculo correspondiente al descuento aplicado y el clculo total de la
factura.
Figura 130. Pestaa Clculos.
Pestaa Libro de Ventas

Esta pestaa solo aparece si la empresa es contribuyente especial
Figura 131. Pestaa Libro de Ventas.
Pg.116

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En la seccin Libro de Ventas

Tipo de Transaccin: Los tipos de transaccin son:
01 Registro es una factura normal.
02 Complemento se usa cuando la factura original tiene una segunda parte
es decir en la primera no entraron todos los renglones y se uso otro formato.
03 Anulacin usada para anulacin de la factura.
04 Ajuste.
No. de Control Desde: Especifique el nmero de la factura.
Tipo de venta: los tipos de ventas disponibles son: Internas y Exportacin.
Al terminar de llenar los datos en cada una de las pestaas, haga clic en el botn Grabar.
9.1.1 Facturar Artculos con Serial.
Si usted desea facturar artculos que poseen serial lo primero que debe hacer es ir a la
seccin Parmetros Administrativos, pestaa 2.1 Facturacin seccin Otros, y active
la opcin Buscar artculos por Serial al facturar, como se observa en la siguiente imagen
Figura 132. Ventana parmetros de facturacin.

Nota: si usted no trabaja con artculos por serial esta opcin no estar disponible
Al momento de facturar el sistema le ofrece una columna por la cual usted puede buscar de
forma rpida el artculo con serial, en la siguiente ventana se muestra dicha columna.

11 de junio de 2014
Pg.117
Columna bsqueda de
artculo por serial
Figura 133. Ventana insertar borrador de factura.
Mediante la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) el sistema le mostrara la

siguiente ventana con un listado de artculos con serial.
Figura 134. Ventana buscar artculos con serial.
Seleccione el artculo que desee facturar luego presione el botn Escoger, finalmente en
la ventana Insertar Factura el artculo se muestra de la siguiente manera.
Pg.118

11 de junio de 2014
9.1.2 Insertar Borrador de Factura

El proceso insertar borrador de factura es similar al proceso de Insertar Factura explicado
anteriormente, solo que en este proceso el sistema le muestra otra pestaa Condiciones de
Pago como se muestra a continuacin.
Nota: en los parametros debe tener activado "Emitir Directo"
Pestaa Condiciones de Pago

Forma de Pago: Indique si la venta es:
Crdito
Contado
Descripcin: Este campo le permitir indicar datos adicionales (slo informativos) de
cmo sern las condiciones de cancelacin de la factura.
Si la forma de pago es a crdito:
Seccin Clculo del Monto de la Inicial
Forma de la Inicial: las opciones son Por Monto activa la casilla Monto de la inicial, o
Por Porcentaje activa la casilla de Porcentaje.
Seccin Vencimiento de la Primera Cuota.
Indique los Das Vencimiento de la primera cuota, y el sistema colocara automticamente
la fecha de Vencimiento 1ra Cuota correspondientes a los das indicados, o viceversa,
indique la fecha Vencimiento de la 1ra. Cuota y el sistema colocar el nmero de Das
Vencimiento que corresponda.
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Pg.119
Seccin Clculo del Crdito.

El sistema mostrar todos los datos o clculos correspondientes a: Total Factura, Menos:
Monto de la Inicial y lo que Resta por pagar,
Indique el Nmero de Cuotas en que se cancelar el resto de la factura. Si es ms de una
(1) cuota, podr activar la opcin Cambiar monto de la cuota e indicar el Monto (fijo) de
cada cuota, quedando el resto en el Monto ltima cuota.
Al terminar de llenar los datos en cada una de las pestaas, haga clic en el botn Grabar.
9.2 Modificar Facturas

Para modificar una factura en el sistema seleccione el men Factura Modificar
El proceso para modificar factura es similar al de eliminar, primero busque la factura luego
haciendo doble clic escoja la factura y realice los cambios necesarios luego presione el botn
Grabar.
9.3 Eliminar Factura.

Para eliminar una factura en el sistema seleccione el men Factura Eliminar
El sistema le mostrara la siguiente ventana para buscar la factura que desee eliminar.
Figura 137. Buscar factura para eliminar.
En esta ventana ubique el botn Buscar presione un clic y el sistema le mostrara una lista
con todas las facturas disponibles, como se muestra a continuacin:
Figura 138. Lista de facturas disponibles para eliminar.
Una vez que ubique la factura que va a eliminar presione doble clic y en la siguiente
ventana presione el botn Eliminar
Pg.120

11 de junio de 2014
Figura 139. Mensaje de confirmacin
Dependiendo de la opcin que escoja presione Si o No en el mensaje anterior.
9.4 Emitir Facturas

Despus de emitida la factura no puede ser eliminada ni modificada, slo anulada. Cuando
se anula una factura el nmero que tena asignado no puede ser utilizado por otra. El
proceso de emitir una factura genera la Cuenta por Cobrar (CxC) de esta automticamente.
Para emitir las facturas, desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Mens Facturacin/Cotizacin/Contrato luego dirjase al men de Factura Emitir, el sistema
le mostrar la ventana de Buscar Factura para Emitir en la cual buscar el borrador por
nmero, fecha, cliente, vendedor o por informacin adicional con cualquiera de los campos
previamente definidos.
Figura 140. Ventana buscar factura para emitir.
Presione el botn Buscar para seleccionar la factura que va a emitir, el sistema le mostrara
un listado similar al siguiente.
Figura 141. Lista de facturas para emitir.
Una vez que ubique la factura que va a emitir presione doble clic y en la siguiente ventana
presione el botn Emitir.
Adems puede emitir factura por grupos, con las opciones:
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Pg.121
Entre dos Nmeros.

Entre dos Fecha.
Seleccionar individualmente.
Una vez que usted seleccione el o los documentos, haga clic en el botn Emitir, y el sistema
le preguntar si est seguro de emitir esta factura.
Una vez que acepte la emisin de la factura haciendo clic en Si, el sistema le advertir que
debe colocar original y copias en la impresora si ya estn colocados haga clic en el botn de
Continuar.
Antes de finalizar la impresin el sistema pregunta si la Impresin de la Factura se realiz
correctamente, si es afirmativa la respuesta entonces generar la cuenta por cobrar, sino
tendr la opcin de reintentar imprimir.
9.5 Emitir y Cobrar

El Sistema Administrativo SAW le permite emitir y cobrar facturas para ello seleccione el
men Factura Emitir y cobrar.
El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 142. Buscar facturas para emitir y cobrar.
Presione el botn Buscar, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 143. Lista de facturas disponibles para emitir y cobrar.
Seleccione la factura que desee emitir y luego presione el botn Emitir y Cobrar
Pg.122

11 de junio de 2014
9.6 Anular Factura

De igual manera el Sistema Administrativo para Windows le permite anular facturas para
ello seleccione el men Factura Anular.
Figura 144. Buscar facturas para anular.
Presione el botn Buscar, el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 145. Lista de facturas disponibles para anular.
Seleccione la factura que desee anular y luego presione el botn Anular
9.7 Insertar Factura Manual

El sistema le permite insertar una factura de forma manual, al decir manual nos referimos a
que usted puede insertar manualmente el nmero de factura, por lo dems es totalmente
igual al punto Insertar Factura
Para insertar una factura de forma manual seleccione el men Factura Insertar Factura
Manual.

11 de junio de 2014
Pg.123
9.8 Insertar Copia

El sistema le permite insertar copia de una factura, para insertar una copia de factura
seleccione el men Factura Insertar Copia
Figura 146. Buscar facturas para insertar copia.
Presione el botn Buscar, el sistema le mostrara la siguiente ventana
Figura 147. Lista de facturas disponibles para insertar copia.
Seleccione la factura que desee copiar y luego presione el botn Insertar Copia
9.9 Insertar Devolucin y Reverso

Para generar una devolucin y reverso escoja el men Factura Insertar
Devolucin/Reverso el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Pg.124

11 de junio de 2014
Figura 148. Ventana inserta devolucin/reverso.
Cliente: escriba la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) Se mostrara la siguiente

ventana.
Figura 149. Ventana cliente
En esta ventana seleccione el cliente y presione el botn Escoger

Se mostrara la siguiente ventana:

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Pg.125
Figura 150. Ventana insertar devolucin/reverso
N de Factura Afectada: ingrese el nmero de factura afectada por el reverso o

devolucin. El sistema le mostrara una ventana similar a la siguiente.
Figura 151. Ventana insertar devolucin/reverso
Presione el botn Grabar para guardar la devolucin o el reverso.
Pg.126

11 de junio de 2014
9.10 Insertar Nota de Crdito / Nota de Dbito

El Sistema Administrativo SAW le permite insertar notas de crdito y dbito cuando as lo
requiera estos mdulos son idnticos al mdulo Insertar Factura explicado en el punto 9 de
este documento.
9.11 Modificar Vendedor en Factura Emitida

Para modificar el vendedor en una factura ya emitida seleccione el men Factura
Modificar Vendedor en Factura Emitida el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 152. Buscar facturas para modificar.
Figura 153. Lista de facturas disponibles.
Seleccione la factura que desee modificar y luego presione el botn Modificar

En la ventana que se muestra lleve a cabo los cambios que tenga que realizar luego presione
el botn Grabar.
9.12 Modificar Tipo de Cobro en Factura Emitida

Para modificar el tipo de cobro en una factura ya emitida seleccione el men Factura
Modificar Tipo de Cobro en Factura Emitida el sistema le mostrara la siguiente ventana.

11 de junio de 2014
Pg.127
Figura 154. Buscar facturas para modificar.
Presione el botn Buscar, el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 155. Lista de facturas disponibles.
Seleccione la factura que desee modificar y luego presione el botn Modificar

el botn Grabar
9.13 Insertar Factura, Nota de crdito, Dbito Histrica

El sistema SAW le permite insertar facturas histricas para ello desde el <Men Principal>
seleccione el men G Activar Modo Avanzado luego escoja el men Factura
Modificar Tipo de Cobro en Factura Emitida
Este mdulo es idntico al de Insertar Factura explicado en el punto 10.1 de este

documento.
De igual manera usted puede insertar notas de crdito y dbito histricas seleccionando en
el men la opcin respectiva.
9.14 Imprimir Nota de Entrega

Este nuevo proceso permite imprimir notas de entrega a partir de:
- Facturas
- Notas de Dbitos
- y Notas de Crdito.
Que tengan el estatus de: emitidas o borradores.
Para esto desde el <Men Principal> seleccione el mdulo
Mens - Factura
/Cotizacin/Contrato y all acceder al men Factura Imprimir Nota de Entrega.
Pg.128

11 de junio de 2014
Al activar esta opcin del men se abrir la pantalla de bsqueda estndar de la Factura,
pero en el dato Status las opciones disponibles solo sern Borradores y Emitidas. En esta
ventana podr buscar la factura por los diferentes datos disponibles, como son: Nmero,
Fecha, Cliente, Vendedor, Status, Talonario y Campos Definibles. Tambin puede,
simplemente buscar sin indicar ningn dato, lo cual mostrar la lista de todas las facturas
(emitidas o en borrador) disponibles.
Una vez ubicado el documento requerido se muestra la pantalla de factura con todos los
datos de la misma pero no podr modificarle ningn dato, solo tendr activado el botn de
Imprimir y el de Salir.
Al escoger imprimir el documento Nota de Entrega (en papel) mostrar los siguientes
datos:
- N de documento de origen.
- Status de ese documento.
- Todos los datos del cliente.
- Detalle de los productos, de los cuales slo mostraran el cdigo, descripcin,
cantidad y formar de entrega (Unidades o kilos o litros, etc.).
- Si la factura tiene campos adicionales (Campos definibles) tambin se
imprimirn, as como notas u observaciones.
Revise adems en parmetros la Pestaa de Facturacin donde podr indicar la plantilla
de impresin de Nota de entrega y el nmero de copias que el sistema imprimir.
9.15 Generar Factura desde Contrato

El Sistema Administrativo SAW le permite generar factura desde un contrato o contratos ya
guardados, para llevar a cabo este proceso escoja el men Factura Generar Factura
desde Contratos el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 156. Ventana Generacin de Contrato.
Cantidad a Generar: Escoja la cantidad de contratos a generar el sistema le muestra las

siguientes opciones:
Todos los Contratos
Un contrato
11 de junio de 2014
Pg.129
Ordenado por:
Por cdigo
Por nombre
Mes/Ao de Generacin: Ingrese el mes y ao de generacin.
Si escoge la opcin Generar un solo Contrato entonces ingrese el nmero de contrato y
nombre del cliente.
Luego presione el botn Generar.
9.16 Generar Factura desde Cotizacin

El Sistema Administrativo SAW le permite generar factura desde una cotizacin ya
guardada, para llevar a cabo este proceso escoja el men Factura Generar Factura
desde Cotizacin el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 157. Buscar cotizacin.
Figura 158. Lista de cotizaciones disponibles.
Seleccione la cotizacin desde donde se va a generar la factura luego presione el botn

Generar.
Pg.130

11 de junio de 2014
9.17 Generar facturas desde Nota de Entrega

El Sistema Administrativo SAW le permite generar factura desde una nota de entrega ya
guardada, para llevar a cabo este proceso escoja el men Factura Generar Factura
desde Nota De Entrega el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 159. Lista de notas de entregas.
Haciendo uso de la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) seleccione el cliente, so

mostrara la cantidad de notas de entrega que tiene el cliente seleccione alguna de ellas y
luego presione el botn Generar
el botn Generar Factura.
9.18 Informes Estadstico de Facturacin

Para visualizar los informe estadstico de facturacin seleccione el men Factura
Informes Estadsticos. El sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 160. Ventana de informes estadsticos de facturacin.
En esta ventana se reflejan los informes disponibles.

Seleccione el informe que desee visualizar, e ingrese los diferentes parmetros requeridos
por informe, luego seleccione el botn Impresora o Pantalla.
11 de junio de 2014
Pg.131
9.19 Informes Generales de Facturacin

Para visualizar los informe generales de facturacin seleccione el men Factura
Informes Generales. El sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 161. Ventana Informes Generales de Facturacin.

por informe, luego seleccione el botn Impresora o Pantalla
9.20 Informes de Libros

Para visualizar los libros de Ventas/Compras seleccione el men Factura Informes de
Libros. El sistema le mostrara la siguiente ventana.
Pg.132

11 de junio de 2014
Figura 162. Ventana Informes de Cotizaciones.

por informe, luego seleccione el botn Impresora o Exportar a XLS
9.21 Informes Especiales de Factura.

Estos informes estn disponible, nicamente si tiene activado el parmetro Es asociado en
Cuenta de Participacin en la pestaa Compaa, y permiten ver datos en la facturacin de
los asociados.
Para visualizarlos seleccione el men Factura Informes Especiales. El sistema le
Figura 163. Ventana Informes Especiales de Facturacin.

por informe, luego seleccione el botn Impresora o Exportar a XLS
11 de junio de 2014
Pg.133
9.22 Re-Emitir Factura

Para re-emitir una factura desde el <Men Principal> seleccione el men G Activar
Modo Avanzado acepte el mensaje que le muestra el sistema luego escoja el men Factura
Re-Emitir, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 164. Buscar factura para re-emitir
Figura 165. Lista de facturas disponible s para emitir
Seleccione la factura que va a re-emitir luego presione el botn Re-Emitir
9.23 Re- Imprimir Factura

Para re-imprimir una factura desde el <Men Principal> seleccione el men G Activar
Re-Imprimir, El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 166. Buscar factura para re-imprimir
Pg.134

11 de junio de 2014
Figura 167. Lista de facturas disponible para re-imprimir
Seleccione la factura que va a re-imprimir luego presione el botn Re-Imprimir
9.24 Re- Anular Factura

Para re-anular una factura desde el <Men Principal> seleccione el men G Activar
Re-Anular, El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 168. Buscar factura pare re-anular
Figura 169. Lista de facturas disponible para re-anular
Seleccione la factura que va a re-anular luego presione el botn Re-Anular
9.25 Modificar Factura Emitida.

Para modificar una factura ya emitida desde el <Men Principal> seleccione el men G
Activar Modo Avanzado acepte el mensaje que le muestra el sistema luego escoja el men
Factura Modificar Factura Emitida, el sistema le mostrara la siguiente ventana:

11 de junio de 2014
Pg.135
Figura 170. Buscar factura para modificar
Figura 171. Lista de facturas disponible para modificar
Seleccione la factura que va a modificar luego presione el botn Modificar Especial
9.26 Actualizar Datos del Libro de Ventas

Para actualizar datos del libro de ventas desde el <Men Principal> seleccione el men G
Activar Modo Avanzado acepte el mensaje que le muestra el sistema luego escoja el
men Factura Actualizar Datos del Libro de Ventas, El sistema le mostrara la siguiente
ventana:
Figura 172. Buscar factura para actualizar
Pg.136

11 de junio de 2014
Figura 173. Lista de facturas disponible para actualizar
Seleccione la factura que va a modificar luego presione el botn Actualizar
9.27 Importar / Exportar Facturas

El Sistema Administrativo SAW le permite importar y exportar facturas desde un archivo
de texto (txt).
9.27.1 Importar
Para importar desde el <Men Principal> escoja el men Factura Importar el sistema le
mostrara la siguiente ventana:
Figura 174. Ventana importar facturas desde un txt
Datos para Importar

Formato de importacin: escoja el formato de importacin segn como se haya creado al
archivo de texto (txt)
TXT (Separado por TAB)
CSV (Separado por Punto y Coma)
Generar CxC de la factura a importar: si est de acuerdo con esta opcin actvela.
Nombre del archivo a importar: coloque el nombre del archivo a importar, puede hacer
clic en el botn con los tres puntos () para ubicar de forma automtica el origen del
archivo de texto.
Luego presione el botn Importar o Salir para cerrar esta ventana.
9.27.2 Exportar
Para llevar a cabo la exportacin de facturas desde el <Men Principal> escoja el men
Factura Exportar el sistema le mostrara la siguiente ventana:

11 de junio de 2014
Pg.137
Figura 175. Ventana importar facturas desde un txt
Datos para Exportar

Formato de importacin: escoja el formato de importacin segn como se haya creado al
archivo de texto (txt)
Nombre del archivo a Exportar: coloque el nombre del archivo a importar, puede hacer
clic en el botn con los tres puntos () para ubicar de forma automtica donde guardar el
archivo de texto.
Luego presione el botn Exportar o Salir para cerrar esta ventana.
9.27.3 Importar / Exportar Borradores de Facturas
Para llevar a cabo el proceso de importar o exportar borradores de facturas, tome como
ejemplo los dos procesos anteriores ya que son totalmente iguales, solo que aqu se
importan borradores de facturas.
9.28 Facturacin con Punto de Venta y Mquina Fiscal

El Sistema Administrativo SAW le permite llevar a cabo la facturacin con usuarios
operadores de caja (Cajeros).
Configuracin.
Lo primero que debe tener en cuenta son los parmetros administrativos para trabajar con
usuarios tipo cajeros, para llevar a cabo esta configuracin desde el <Men Principal>
seleccione el mdulo Mens - Usuarios / Conversin / Parmetros / Respaldar luego
escoja el men Parmetros Administrativo Modificar. Seleccione la pestaa 2Facturacin luego seleccione el tem 2.1 Facturacin y active la opcin Usar Resumen
Diario de Ventas, seguidamente seleccione el tem 2.2 Facturacin (Cont...). En la seccin
Cobro Directo active las opciones Emitir Directo y Cobro Directo como se muestra a
continuacin.
Figura 176. Parmetros para cobro directo
Pg.138

11 de junio de 2014
Luego dirjase al mdulo Mens Factura/Cotizacin/Contrato y seleccione el men

Factura Insertar, el sistema le mostrar el siguiente mensaje:
Figura 177. Mensaje de Advertencia
Acepte el mensaje de advertencia, si no tiene una caja conectada, el sistema iniciar un

asistente para agregar una caja registradora.
Figura 178. Ventana 1 Configuracin de Caja Registradora
1. Presione el botn Siguiente el asistente mostrar la siguiente ventana
2. Active la opcin para crear nueva configuracin, luego presione el botn Siguiente

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Pg.139
3. Ingrese el nombre de la caja, active las opciones necesarias luego presione el botn
Siguiente.
4. Ingrese el Modelo y Marca de la impresora fiscal, active la opcin Abrir Gaveta de

Dinero si tiene alguna gaveta de dinero conectada al PC, luego presione el botn
Siguiente:
5. Verifique su configuracin luego presione el botn Grabar
Pg.140

11 de junio de 2014
Al ingresar una factura y el cliente no existe en el sistema este le mostrar el siguiente

mensaje:
Figura 183. Mensaje Informativo
Para ingresarlo presione el botn Aceptar.

El sistema le mostrara la siguiente ventana en la cual podr ingresar los datos del cliente.
Figura 184. Ventana Insertar Clientes
Ingrese el nombre, RIF, telfono y direccin del Cliente, luego presione <F6> o el botn
Grabar.
Luego contine con el proceso de facturacin, ingrese los artculos que se van a facturar
como se muestra en la siguiente figura de ejemplo.
Figura 185. Ventana Insertar Artculos a facturar
Cdigo Artculo: utilice la opcin (asterisco (*) + Enter) en el campo en cada fila para
insertar los artculos.
Cantidad: ingrese la cantidad de artculos.
Observaciones: ingrese alguna observacin si lo requiere.
Vendedor: Ingrese el nombre del vendedor si lo requiere.
Cuando finalice presione el botn Grabar o la tecla <F6>.
El sistema le mostrar la siguiente ventana:

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Pg.141
Figura 186. Ventana Cobro Directo
Descripcin: seleccione la forma de pago del cliente.

Nmero Del Doc: ingrese el nmero de documento, en caso de que el usuario vaya a
cancelar con CHEQUE o TARJETA.
Nombre Banco: seleccione el banco al cual pertenece el cheque o la tarjeta del cliente.
Monto: el sistema le muestra de forma automtica en este campo, el monto a pagar. Si el
cliente va a cancelar con efectivo ingrese el monto exacto o superior, si el monto de
cancelacin es mayor al monto a pagar, el sistema calcula el monto a devolver al cliente
(Vuelto).
Etiquetas de solo lectura
Vuelto: esta etiqueta muestra el monto a devolver al cliente.
Total del Cobro: esta etiqueta muestra el monto con el cual el cliente est cancelando.
Total a cobrar: muestra el monto total a cobrar al cliente.
Botn Factura en Espera: presione un clic en este botn si necesita colocar en espera la
facturacin a un determinado cliente, el sistema le permite continuar facturando a otros
clientes, y luego ir al <Men Principal> seleccionar Factura Emitir y Cobrar para llevar
a cabo al cobro de la factura en espera.
Botn Cobrar: presione un clic en este botn para llevar a cabo el cobro de la factura. El
sistema le mostrar el siguiente mensaje:
Figura 187. Mensaje imprimir en Impresora Fiscal
Pg.142

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10
Resumen Diario
10.1 Insertar Resumen Diario

El Sistema Administrativo SAW permite el manejo de Resumen Diario de Ventas, para
tener esta funcionalidad disponible debe estar activo el parmetro Usa resumen Diario de
Ventas, en la pestaa Facturacin.
Una ventaja del Resumen Diario es que el sistema le permite detallar las ventas reflejadas
en los resmenes diarios de ventas, discriminando por tipo de alcuota y tipo de documento
(nota de crdito y factura). De igual manera le permite detallar sus ventas por tipo de
alcuota.
Para crear un resumen diario de venta desde el <Men Principal> seleccione el mdulo
Men Principal - Factura/ Cotizacin/Contrato, y luego seleccione el men de Resumen
Diarios Insertar. El sistema le mostrar la ventana de insercin de Resumen diario de
Ventas.
Figura 188. Ventana de insertar Resumen Diario de Ventas.
Introduzca los siguientes datos:

Cliente: El nombre del cliente (Resumen Diario de Ventas Cliente) es colocado por el
sistema automticamente. Si el Cliente no existe el sistema le permitir crearlos a travs

11 de junio de 2014
Pg.143
desde el <Men Principal> seleccione el men Cliente Insertar Cliente de Resumen

Diario (en Modo Avanzado).
Nmero Desde / Nmero Hasta: especifique un nmero inicial y final de las ventas a
insertar. Campo Obligatorio.
Fecha: Indique la fecha de las ventas.
Usa Mquina Fiscal: active esta opcin si requiere asignar una mquina fiscal al resumen.
Debe haber insertado la(s) mquina(s) fiscal(es) previamente a travs de men de tablas.
Nmero de Reporte Z: Ingrese el nmero del reporte Z.
Pestaa Detalle.
Cdigo Artculo: Ingrese el cdigo del artculo.
Nota: Los nicos artculos que pueden indicarse son los que corresponde a Resumen Diarios de Ventas en sus 4
tipos de Alcuota: Exenta, General, Reducida, y Extendida. Estos dos ltimos clientes (Alcuota reducida y alcuota
extendida) estn disponibles solo para las empresas que manejan mltiples alcuotas.
Descripcin: Dependiendo del artculo seleccionado el sistema coloca automticamente su

descripcin.
Monto sin IVA: Indique el precio de los productos del tipo seleccionado (la condicin de
que sea Con o Sin IVA, depender del valor del parmetro Precio de los Productos en la
pestaa de Resumen Diario).
Total Rengln: el sistema mostrar el monto del rengln sin IVA.
Pestaa Clculos.
Clculos del descuento: Mostrar los clculos detallando el monto total de renglones
exento, el monto total de renglones gravados y el monto del descuento.
Clculos totales del Documento: mostrar los clculos de los montos exentos menos el
descuento y la base imponible menos el descuento. Detalla el monto del IVA para cada tipo
de alcuota y el monto total del documento.
Pestaa Libro de Ventas.
Tipo de Transaccin: Los tipos de transaccin son 01 Registro, 02 Complemento, 03
Anulacin, 04 Ajuste.
02 Complemento se usa cuando la factura original tiene una segunda parte
es decir en la primera no entraron todos los renglones y se us otro formato.
04 Ajuste cuando es Nota de Crdito o Nota de Dbito.
No. Control Desde / Hasta: Especifique el nmero control inicio y final de facturas.
Tipo de venta: los tipos de ventas disponibles son: Interna, Exportacin, sin Derecho a
Crdito fiscal, A Contribuyentes y A No Contribuyentes.
Mquina Fiscal: Si activo la opcin Usa mquina fiscal debe indicar su nmero,
previamente insertada a travs del mdulo de Tablas, en el men Maquina Fiscal
Insertar.
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Retencin de IVA: Adems puede indicar los datos de la retencin de IVA.

Nota: Si se restaura una empresa, que no tena Resumen Diario de Ventas, es posible que no se creen los
clientes y los artculos necesarios. Para crearlos active modo avanzado y dirjase a los siguientes mens.
- Articulo --> Inventario Insertar Artculos de Resumen Diario
- Cliente -->Insertar Cliente de Resumen Diario
De igual manera el sistema le permite modificar, consultar y eliminar registros desde la

opcin correspondiente en el men Resumen Diario
10.2 Realizar Cierre Z

Para generar el cierre Z desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Men Principal Factura/ Cotizacin/Contrato luego escoja el men Resumen Diario Realizar Cierre Z
Figura 189. Men Resumen Diario de Ventas.
Si desea llevar a cabo el proceso de cierre z entonces presione el botn Si

Al presionar el botn Si se imprimir el Cierre Z en la maquina fiscal.
Y se cargara la pantalla de Resumen Diario con los datos (verifique los datos y presione
el botn Grabar)

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Pg.145
11
Cotizacin
11.1 Insertar Cotizacin

Para generar las cotizaciones, desde el <Men Principal> escoja el mdulo Men Principal
- Factura / Cotizacin / Contrato, dirjase al men Cotizacin Insertar, el sistema le
Figura 191. Ventana insertar cotizacin.
Ingrese los siguientes datos:

Fecha: el sistema le solicita el da, mes y ao de inclusin de la Prefactura.
Numero de RIF: este campo se llena de forma automtica al momento de escoger el
cliente.
Contacto: Ingrese una descripcin para el contacto
Telfono del cliente: este campo se llena de forma automtica al momento de escoger el
cliente.
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Reservar Mercanca: active esta opcin si desea reservar mercanca
Pestaa Detalles
Figura 192. Pestaa Detalles de Cotizacin.
utilizar.
Precio sin Iva: el sistema le mostrar el precio del artculo con o sin IVA, esto depender
de la factura.
Vendedor: indique el nombre del vendedor. Si no existe tendr que incluirlo por el men
de vendedor.

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Cdigo: Ingrese (Asterisco (*) + Enter) luego con el botn Escoger seleccione de la lista la
nota final que desee insertar.
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Pestaa Clculos
factura.
Luego de ingresar todos los datos presione el botn Grabar

De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar cotizaciones del sistema por
medio del men Cotizacin.
11.2 Insertar copia.

El sistema tambin le permite insertar copia de cotizaciones desde el <Men Principal>
escoja el mdulo Men Principal - Factura / Cotizacin / Contrato, dirjase al men
Cotizacin Insertar Copia, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 196. Ventana buscar cotizaciones.
Ubique la cotizacin de la cual insertara una copia, luego presione el botn Insertar Copia
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Pg.149
11.3 Informes de Cotizacin

Para imprimir de nuevo una cotizacin generada, seleccione el mdulo Men Principal Factura / Cotizacin / Contrato, luego escoja el men Cotizacin Informes el sistema
le mostrara la siguiente ventana:
Figura 197. Informes de cotizacin.
Seleccione la opcin de informe que desee consultar, ingresando los parmetros solicitados
en cada informe, recuerde que puede Imprimir o visualizar por Pantalla el informe que
escoja.
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Notas de Entrega
Con el sistema Administrativo SAW usted puede ingresar generar notas de entrega, para
ello desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Men - Factura / Cotizacin /
Contrato, luego escoja el men Nota de Entrega Insertar el sistema le mostrara la
siguiente ventana:
Figura 198. Ventana notas de entrega.

Nota: El proceso de cargar notas de entrega es el mismo proceso para facturar.
Introduzca los siguientes datos solicitados:

Fecha: el sistema le solicita el da, mes y ao de inclusin de la Pre-factura.
Numero de RIF: indique el nmero de RIF del cliente.
Almacn: escoja el almacn en donde se reflejara la factura que est insertando.
Reservar Mercanca: active esta opcin si el cliente a facturarle va a reservar mercanca
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Pg.151
Facturar con precios sin IVA: active esta opcin si al cliente se le va a facturar con
precios sin iva.
Pestaa Detalle.
Figura 199. Pestaa Detalle.
utilizar.
Precio con IVA: el sistema le mostrar el precio del artculo con o sin IVA, esto depender
de la factura.
Seccin Clculos
Total Renglones: le muestra el monto a cobrar por artculo.
Descuento: si va hacer un descuento global en vez de por rengln coloque el porcentaje en
este campo.
Base imponible: el sistema le mostrar el precio totalizado de los artculos sin la aplicacin
de la alcuota de impuesto.
IVA: el sistema le mostrar el total de impuesto aplicado segn la alcuota a la base
imponible de la factura.
Total Factura: este campo mostrar el total a cancelar por el cliente.
Pg.152

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Cdigo: Ingrese (Asterisco (*) + Enter) luego con el botn Escoger seleccione de la lista la
nota final que desee insertar.

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Pg.153
Pestaa Clculos
factura.
Despus de ingresar todos los valores en las diferentes pestaas presione el botn Grabar
De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar cotizaciones del sistema por
medio del men Nota de Entrega.
Pg.154

11 de junio de 2014
13
Clientes
13.1 Insertar Clientes

Para incluir los datos de los clientes a los cuales se les realizarn las facturaciones,
cotizaciones o contratos desde el mdulo Men Principal
Facturacin/Cotizacin/Contrato, y luego al men Cliente Insertar. El sistema le
Figura 203. Ventana Insercin de Cliente.
Introduzca al sistema los siguientes datos solicitados

Cdigo: indique el cdigo asignado al cliente. En caso de no tener uno asignado, el sistema
le colocar un nmero correlativo.
Extranjero: Active esta opcin si el cliente es del otro pas.
Cliente Desde: Seleccione la fecha de ingreso del cliente al sistema
Status: seleccione de las opciones disponibles como son: Activo, Inactivo, Restringido,
Suspendido, Mucho tiempo sin contacto, Datos Desactualizados. Al colocar el cliente con
status Restringido, al momento de insertar la factura, el sistema le presentar un mensaje el
cual le permitir prevenir cualquier tipo de problema que tenga el cliente con la compaa.
El mensaje o razn de la restriccin debe indicase en la pestaa de Advertencias.
N RIF: Ingrese el nmero de RIF del cliente.
Validar RIF en la web: Presione este botn si desea validar el RIF del cliente ante el
organismo tributario.
Nombre: indique la razn social de la compaa a la cual pertenece el cliente o el nombre
de la persona a facturar. Tiene un mximo de 60 caracteres.
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NIT: coloque el nmero de N.I.T. del cliente.

Pestaa Datos Generales
Seccin Contacto
Contacto: coloque el nombre de la persona a contactar dentro de la empresa.
Telfonos: Indique el (los) nmero de telfonos del cliente
Fax: De igual manera indique el nmero de FAX.
Email: ingrese una direccin de correo electrnico del cliente.
Seccin Otros
Zona cobranza: seleccione la zona geogrfica donde se realizar el cobro de las facturas
pendientes.
Sector de Negocio: indique uno de los sectores precargados o insertados por usted a travs
del mdulo de tablas.
Seccin Direccin
Indique la Direccin, la Ciudad, la Zona Postal donde est ubicado el cliente.
Seccin Datos del Vendedor
Nombre o Vendedor: indique el nombre o cdigo (depender de cmo se haya indicado el
parmetro de bsqueda de vendedores) del vendedor que atiende regularmente al cliente o
coloque (Asterisco (*) + Enter) para que el sistema le suministre la lista. Si el vendedor no
existe el sistema le permitir incluirlo a travs del mdulo Mens CxC/Cobranzas/Vendedores luego click en el men Vendedor Insertar.
Pestaa Advertencias
Razn de la restriccin o la inactividad: si el cliente se encuentra con status restringido
indique cul fue el motivo.
Activar aviso al escoger: si activa esta opcin cada vez que seleccione el cliente aparecer
la nota que incluy en el texto de aviso.
Figura 204. Pestaa Advertencia
Pg.156

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Pestaa Dir. De Despacho
Figura 205. Pestaa Direccin de Despacho.
Si la direccin donde se va a entregar la mercanca o prestar el servicio no es la misma que

se coloca en la factura en este campo puede colocar el contacto y la direccin de despacho,
puede insertar hasta tres.
Pestaa Reglas de Contabilizacin
Figura 206. Pestaa Reglas de Contabilizacin.
Si se desea llevar en cuentas contable diferentes el Cliente indique el cdigo de la Cuenta

por Cobrar y de la cuenta de Ingresos con las que quiere trabajar este. Si no indica
ninguna cuenta, el sistema contabilizara segn las cuentas que fueron indicadas en las
reglas de contabilizacin general.
Luego de ingresar todos los datos presione el botn Grabar
De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar clientes del sistema por
medio del men Cliente.

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Pg.157
13.2 Cambiar Direccin de Despacho

El Sistema Administrativo SAW le permite cambiar la direccin de despacho para ello
escoja el men Cliente Direccin de Despacho.
Figura 207. Buscar cliente
Presione el botn Buscar en la siguiente ventana presione clic en el botn Cambiar

Direccin de Despacho o doble clic en el cliente que desee modificar, el sistema le muestra
la siguiente ventana:
Figura 208. Cambiar direccin de despacho
Escoja el cliente al cual se va a cambiar la direccin realice los cambios luego presione el
botn Grabar.
13.3 Informes de Clientes

Si desea visualizar por pantalla o por papel el estado de cuenta de los clientes, para ello
escoja el men de Cliente Informes
Pg.158

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Figura 209. Ventana de Informes de Clientes.
escoja.

De igual manera el Sistema Administrativo SAW le permite visualizar los Informes de
libros. Para ello escoja el men de Cliente Informes de Libros
Figura 210. Ventana informes de libros.

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Pg.159
13.5 Unificar
De igual manera el Sistema Administrativo SAW le permite unificar dos clientes para ello
escoja escoja el men G Activar Modo Avanzado acepte el mensaje luego escoja el men
Cliente Unificar El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 211. Ventana unificar clientes.
Cliente a Unificar: ingrese el cliente que desee unificar

Sustituir por el Cliente: ingrese el cliente que va a sustituir
Luego presione el botn Grabar
13.6 Ingresar Cliente de Resumen Diario

Usted puede ingresar un cliente de resumen diario para llevar a cabo este proceso desde el
<Men Principal> escoja el men G Activar Modo Avanzado luego presione el men
Cliente Insertar Cliente de Resumen Diario, se mostrara un mensaje como el siguiente:
Figura 212. Mensaje proceso resumen diario.
13.7 Importar / Exportar Clientes

El sistema Administrativo SAW le permite importar datos de clientes.
13.7.1 Importar
Para realizar importacin de datos de clientes escoja el men Cliente Importar el
sistema le muestra la siguiente ventana
Pg.160

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Figura 213. Ventana importar datos de clientes.
Formato de Importacin: Escoja el formato de importacin

Nombre del Archivo a Importar: Escoja la ruta donde se encuentra el archivo a importar
puede utilizar el botn con los tres puntos ()
Luego presione el botn Importar.
13.7.2 Exportar
Para exportar datos de clientes escoja el men Cliente Exportar el sistema le muestra la
siguiente ventana:
Figura 214. Ventana exportar datos de clientes.

Nombre del Archivo a Importar: Escoja la ruta donde se guardara el archivo a exportar
Luego presione el botn Exportar.

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Pg.161
14
Caja Registradora
La funcionalidad Cobro Directo en el Sistema Administrativo SAW est directamente

asociado con el uso de Caja registradora, por tanto al activar Cobro Directo, se desplegar
en el mdulo de Mens Facturacin/Cotizacin/Contrato una nueva opcin de men
llamada Caja registradora, a travs de la cual se administran todas la informacin
relacionada con esta, como son Consultar, Insertar, Modificar, Eliminar, probar el
comando de Abrir Gaveta, Asignar Caja e Informes.
Lo primero a realizar es configurar una Caja registradora, en caso de no hacerlo el sistema
solicitara configurar una Caja Registradora al momento de insertar la primera factura con
cobro directo.
14.1 Insertar Caja Registradora

El Sistema Administrativo SAW le permite insertar tantas cajas registradoras como usted
desee. Para ello escoja el men Caja Registradora Insertar Caja. El sistema le mostrara
Figura 215. Ventana insertar caja registradora.
Nmero: el sistema le coloca de forma automtica el nmero de la caja.

Nombre Caja: ingrese un nombre para la caja que est agregando.
Usa Gaveta: active esta opcin si est de acuerdo, si es as entonces:
Seleccione el puerto de la lista
Ingrese el comando
Active o desactive la opcin Abrir Sin Clave Supervisor
De igual manera active la opcin Abrir Gaveta con Ctrl + A
Probar Gaveta: presione un clic en este botn para probar si funciona la gaveta
Usa Maquina Fiscal: active esta opcin si est de acuerdo, si es as entonces:
Seleccione el modelo de la maquina fiscal de la lista.
Abrir gaveta de Dinero: active esta opcin si est de acuerdo con esta opcin.
Serial: ingrese el nmero de serial.
Pg.162

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Primer Nmero Comp Fiscal: ingrese el primer nmero para el comprobante

fiscal.
Obtener Serial: presione clic para obtener un serial valido.
Despus de ingresar los datos y parmetros entonces presione el botn Grabar para
guardar los cambios. De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar una
caja registradora ya guardada mediante las opciones correspondientes en el men Caja
Registradora
14.2 Asignar Caja

La configuracin de caja registradora debe hacerse en cada PC que utilice el Sistema
Administrativo SAW. Para ello desde el <Men Principal> escoja el mdulo Mens Factura/Cotizacin/Contrato y luego al men Caja Registradora Asignar Caja. Le
aparecer la ventana del asistente de Configuracin de Caja Registradora:
Figura 216. Ventana de Bienvenida al asistente.
Haga clic en el botn Siguiente, se mostrara la siguiente ventana:
Figura 217. Ventana de Opciones de caja.
Crear una Nueva configuracin de Caja Registradora, active esta opcin, luego haga
clic en el botn Siguiente.
Nota: Si no activa ninguna opcin en esta ventana, se mostrar un mensaje indicando que debe hacerlo,
sino se mostrara la siguiente ventana

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Pg.163
Figura 218. Ventana de Ingrese Datos.
Nombre de la Caja: Ingrese el nombre de la caja. En la seccin Ingresar Datos, indique el,
Usa Gaveta de Dinero conectada al PC: active esta opcin si es necesario
Usa Mquina Fiscal: De igual manera active esta opcin si es necesario. Una vez
indicados los datos necesarios, haga clic en el botn Siguiente.
Figura 219. Ventana Datos del Hardware.
Puerto del PC: Escoja el puerto del PC.

Comando de Conexin: Ingrese el comando de conexin active la opcin.
Abrir Gaveta de Dinero sin clave supervisor: active esta opcin si aplica en su caso.
Usar tecla de acceso directo (Ctrl+A) para abrir gaveta: de igual manera si aplica esta
opcin actvela.
Luego presione el botn Siguiente. Se mostrara la siguiente ventana:
Pg.164

11 de junio de 2014
Figura 220. Ventana Datos de Mquina Fiscal.
Ingrese el Modelo y Serial tambin puede activar la opcin Abrir Gaveta de Dinero,
seguidamente presione el botn Siguiente
Figura 221. Ventana Configuracin Elegida.
Confirme los datos ingresados anteriormente, luego presione el botn Grabar para guardar
los cambios.

11 de junio de 2014
Pg.165
14.3 Apertura de caja

Lo primero que debe hacer antes de realizar cualquier factura como operador de caja
(cajero), es llevar a cabo una apertura de caja. Para eso entre al sistema como usuario
supervisor, y dirjase al <Men Principal> luego seleccione el men Caja Registradora
Apertura de Caja. El sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 222. Ventana insertar comprobante de apertura
Operador: seleccione el operador de la caja a la cual se le va a realizar el comprobante de

apertura, mediante la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter)
Caja: mediante la opcin (Asterisco (*) + Enter) seleccione el nombre de la caja a la cual
se le va a realizar el comprobante de apertura.
Monto Apertura: ingrese el monto de apertura.
Despus de ingresar todos los datos solicitados presione el botn Grabar
14.4 Cierre de Caja

De igual manera tambin puede realizar el cierre desde el <Men Principal> luego
seleccione el men Caja Registradora Cierre de Caja. El sistema le mostrar la siguiente
ventana.
Pg.166

11 de junio de 2014
Figura 223. Ventana insertar comprobante de cierre
Operador: seleccione el operador de la caja a la cual se le va a realizar el comprobante de

apertura, mediante la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter)
Caja: mediante la opcin (Asterisco (*) + Enter) seleccione el nombre de la caja a la cual
se le va a realizar el comprobante de apertura.
Monto Cierre: ingrese el monto de cierre.
14.5 Informes de Caja

Para visualizar los informes de caja escoja el men Caja Registradora Informes de
Caja. El sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 224. Ventana informes de caja
escoja.

11 de junio de 2014
Pg.167
14.6 Facturar como Operador de Caja (cajero.)

Para llevar a cabo el proceso de facturacin como usuario cajero, entre al sistema como
usuario tipo operador de caja. Luego dirjase al <Men Principal> seleccione el men
Factura Insertar, y el sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 225. Ventana facturacin tipo cajero
Cliente: ingrese el nombre del cliente al cual se le va a emitir la factura.

Nota: si el cliente est registrado en el sistema ingrese la combinacin de teclas (asterisco (*) + Enter) en
el campo, luego escoja el cliente en la siguiente ventana. Si el cliente no est registrado, el sistema le
mostrar el siguiente mensaje.
Si usted usa gaveta de Dinero, le aparecer la ventana de Datos de Hardware, en donde

debe indicar la siguiente informacin:
- Puerto del PC: puerto donde est conectada la gaveta en el PC.
- Comando de Conexin con este perifrico, consulte su manual.
- Abrir Gaveta de Dinero sin clave de supervisor.
- Usar tecla de acceso directo (Ctrl. + A) para abrir gaveta.
Pg.168

11 de junio de 2014
Figura 226. Ventana de Datos del Hardware.
El sistema es 100% compatible con las gavetas de dinero del fabricante Dynapost, las
cuales son las de uso ms frecuente.
Una vez indicados los Datos del Hardware, haga clic en el botn Siguiente y en la ventana
de Configuracin Elegida verifique todos los datos seleccionados y si son correctos haga
clic en Grabar.
Figura 227. Ventana de Configuracin Elegida.

11 de junio de 2014
Pg.169
15
Contrato
15.1 Insertar Contrato

Cuando usted emite por tiempo determinado o indeterminado facturas por la venta del
mismo servicio entonces podr utilizar la opcin de Contratos. El Sistema Administrativo
(SAW) le permite insertar un documento en el cual seleccionar los artculos que va a
facturar peridicamente para que el sistema genere el borrador de la factura
automticamente.
Estos contratos pueden ser desactivados cuando al cliente no se le preste ms el servicio.
Desde el <Men Principal> escoja el mdulo Mens - Men PrincipalFacturacin/Cotizacin/Contrato luego click en el men Contrato Insertar.
Figura 228. Ventana insertar contratos.
Incluya los siguientes datos que se le solicitan:

N de contrato: el sistema sugiere el nmero usted lo puede cambiar.
Status: el sistema le indicar que se encuentra vigente el contrato.
Cliente: Mediante la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) escoja el cliente. En
caso de que no exista, deber incluirlo.
Duracin: indique si el contrato tiene un tiempo estipulado o indeterminado.
Fecha de Inicio. Escoja le fecha de inicio del contrato.
Fecha Final: De igual manera ingrese la fecha final del contrato
Vendedor: indique el nombre del vendedor.
Moneda: indique el tipo de moneda a utilizar.
Observaciones: escriba cualquier informacin relevante que usted desea que aparezca en el
contrato.
Pg.170

11 de junio de 2014
Pestaa Renglones.
Figura 229. Pestaa renglones.
Para incluir los artculos en el contrato, indique la siguiente informacin que se le solicita:
Cdigo Inventario: coloque el cdigo de identificacin del artculo, en el caso de que no lo
conozca haga clic en el campo del cdigo, e ingrese la combinacin de teclas (Asterisco (*)
+ Enter) el sistema le suministrar la lista.
Descripcin: el sistema le mostrar la descripcin del artculo. Si usted desea agregar
alguna informacin adicional indquela.
Valor del tem: indique si el artculo seleccionado mantendr el precio establecido en el
archivo de artculos o usted indicar uno nuevo.
Precio: el sistema le mostrar el monto a facturar por el artculo de servicio insertado. Si
usted seleccion en el valor tem indicar en valor, colquelo incluyendo en el precio el
impuesto a retener.
% Desc: Ingrese el porcentaje de descuento
Cantidad: indique la cantidad a facturar del artculo.
Pestaa Periodicidad
Figura 230. Pestaa Periodicidad.
Indique por cada artculo insertado en el contrato los siguientes datos:

Periodicidad: haga clic en el campo y seleccione si el contrato se genera mensual,
bimensual, trimestral, semestral, anual o ser una cuota nica.
Perodo de aplicacin: seleccione si el perodo de aplicacin ser el mismo establecido en
el contrato o es uno especial. Si el perodo de aplicacin es el establecido en el contrato, el
sistema tomar como referencia la fecha de inicio/ final indicada en la parte superior de la
pantalla, pero si por el contrario, el perodo de aplicacin es especial, slo deber indicar al
sistema el mes y ao de inicio y fin de vigencia del artculo dentro del contrato.
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El sistema le mostrar la fecha cuando se realiz la primera factura.

Haga clic en el botn Grabar.
15.2 Extender Contrato

El Sistema Administrativo SAW le permite extender el periodo de contratos ya guardados
con anterioridad, para ello escoja el men Contrato Extender Contrato. El sistema le
Figura 231. Buscar contratos para extender
Presione el botn Buscar ubique en la ventana el contrato que desee extender luego. Se
mostrara la siguiente ventana
Figura 232. Ventana extender contrato
Presione el botn Extender Contrato.
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15.3 Activar / Desactivar Contratos

Si durante el proceso de facturacin, su compaa se vio en la obligacin de Activar un
contrato a un cliente en especfico, desde el <Men Principal> escoja el mdulo Mens Men Principal - Facturacin/Cotizacin/Contrato, luego dirjase al men de Contrato
Activar Contrato, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 233. Buscar contratos para activar
Indique el nmero; si no lo conoce utilice la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter)

para que el sistema le muestre una lista de los existentes, seleccione el deseado, el sistema
le mostrar el documento, si es el que desea desincorporar, haga clic en el botn Activar.
De igual manera usted puede desactivar contratos a travs del men Contrato
Desactivar Contrato.
Figura 234. Buscar contratos para desactivar

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Pg.173
16
Importar / Exportar Datos
El Sistema Administrativo SAW le permite realizar la importacin y exportacin de datos

por mdulos desde un archivo de texto (txt)
16.1 Importar
Para importar datos, desde el <Men Principal> escoja el men Importar / Exportar
Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 235. Ventana importar datos.

Ruta del Archivo a Importar: Escoja la ruta donde se encuentra el archivo a importar
En mdulos que deseen importar: escoja el (los) mdulo (s) que desee importar, si desea
importarlos todo entonces seleccinelos haciendo clic en el botn Seleccionar Todo, luego
presione el botn Importar para iniciar el proceso.
16.2 Exportar
De igual manera el sistema le permite realizar exportacin de datos, para realizar esto
escoja el men Importar / Exportar Exportar el sistema le mostrara la siguiente
ventana:
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Figura 236. Ventana exportar datos.
Formato de Exportacin: Escoja el formato de exportacin

Ruta del Archivo a Exportar: Escoja la ruta donde se guardara el archivo a exportar
En mdulos que deseen Exportar: escoja el (los) mdulo (s) que desee importar, si desea
presione el botn Exportar para iniciar el proceso.
16.3 Exportar Entre Fechas.

Para llevar a cabo el proceso de Exportacin de datos entre fechas escoja el men
Importar / Exportar Exportar Entre Fechas el sistema le mostrar la siguiente ventana:
Figura 237. Ventana de Exportar con un rango de fecha.
En cualquiera de las tres opciones se debe especificar los siguientes datos:

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Formato de la Importacin / Exportacin: debe indicarse si el formato del archivo

de datos que se incluir en el zip ser con los datos separados por Tab o por punto y
coma.
El nombres del archivo .zip que contiene (al importar) o contendr (al Exportar) los
datos.
Fecha Inicial y Final, solo deben especificarse estos datos para el caso de
Exportacin de Datos entre fechas.
Y por ltimo una lista con las opciones de los datos que pueden ser importados o
exportados del SAW. La opcin de Generar CxC de las Facturas a importar solo
est disponible al importar Mdulo de Facturas.
Nota: Las especificaciones del formato de exportacin las podr encontrar en los instructivos especficos
para cada tipo de dato.
Los Datos disponibles para Importar / exportar son los siguientes:

o Clientes
o Vendedores
o Proveedores
o Artculos de Inventario
o CxP
o CxC
o
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Facturas (tanto en borrador como emitidas)

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Cobranza.
17.1 Insertar Cuentas por Cobrar (CxC)

Para efectuar el proceso de cuentas por cobrar, active el mdulo Mens - CxC / Cobranzas /
Vendedor, y una vez all acceda desde el men CxC Insertar.
Figura 238. Ventana de Insercin de CxC.
Las facturas generadas con el sistema, automticamente generan una cuenta por cobrar,
usted no debe insertarla. La CxC que usted inserta, correspondern a aquellas facturas que
no fueron emitidas por el sistema, e indicar los siguientes datos:
Nmero: el sistema le permite asignar el nmero de identificacin del comprobante a
insertar, en el caso de que usted se encuentre incluyendo el histrico de las cuentas por
cobrar o alguna factura que no haya emitido con el sistema.
Tipo de CxC: seleccione el tipo de documento al cual pertenece la cuenta por cobrar. Los
tipos disponibles son: Factura, Giro, Cheque devuelto, Nota de Dbito, Nota de Crdito y
Nota de Entrega.
Status: esta opcin automticamente muestra si la cuenta por cobrar pertenece a un
documento que se encuentra por cancelar, cancelado, es un cheque devuelto, fue abonada,
anulada o pertenece a un refinanciamiento. Siempre al insertar el status ser Por
Cancelar, y cuando la cuenta sea abonada o pagada completamente, el sistema le cambiara
el status.
Nmero de control: ingrese el nmero de control para el documento.
Cliente: indique el nombre del cliente, utilice la combinacin de teclas (Asterisco (*) +
Enter)
Vendedor: indique el nombre del vendedor utilice la combinacin de teclas (Asterisco (*)
+ Enter)
Fecha: indique la fecha de generacin del documento.

Vencimiento: indique la fecha en la cual vence el plazo para la cancelacin.
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Descripcin: indique la descripcin de la cuenta por cobrar.

Moneda: si usted trabaja con distintos tipos de monedas indique el nombre de la moneda
por la cual se gener la cuenta por cobrar.
Cambio a Moneda Local: si trabaja con moneda extranjera se mostrar el cambio.
Monto exento: indique el monto exento del artculo.
Monto gravado: indique el monto total de la base imponible a cobrar. Este monto no debe
incluir el IVA.
IVA: el monto del impuesto se calcula automticamente y no puede ser modificado.
Total: el sistema mostrar el total pendiente por pagar del cliente, incluyendo el IVA.
Monto abonado: si el cliente realiz algn abono o cancel totalmente la cuenta por pagar
que tena pendiente con la compaa, el sistema indicar el monto de la misma.
Resta por Pagar: el sistema mostrar de manera automtica el monto restante por cancelar,
este monto proviene de restarle al total de la factura el monto abonado.
Despus de ingresar todos los datos solicitados presione clic en el botn de Grabar en caso
contrario el botn Salir.
De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar cuentas por cobrar ya
guardadas mediante las opciones correspondientes en el men CxC
17.2 Anular CxC

Al momento que necesite anular una cuenta por cobrar (CxC) lo puede hacer desde el men
CxC Anular el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 239. Ventana buscar CxC para anular.
Presione el botn Buscar escoja la cuenta por cobrar que desee anular y presione el botn
Anular en la siguiente ventana puede verificar los datos del cuenta por cobrar y luego
presione el botn Grabar.
Pg.178

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Figura 240. Ventana anular CxC.
Presione el botn Anular
17.3 Re Imprimir Cuentas por Cobrar (CxC)

Si desea re-imprimir una cuenta por cobrar el Sistema Administrativo SAW dispone de este
proceso, para ello escoja el men CxC Re-Imprimir El sistema le mostrara la siguiente
ventana:
Figura 241. Ventana Buscar CxC para re-imprimir
Presione el botn Buscar escoja la cuenta por cobra que desee re-imprimir y presione el
botn Re-Imprimir en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cuenta por cobrar
y luego presione el botn Re-Imprimir.

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Pg.179
Figura 242. Ventana re-imprimir CxC.
17.4 Informes de CxC

Usted puede tener un anlisis de vencimiento resumido o detallado de las cuentas por
cobrar de la compaa, adems de poder visualizar la facturacin por vendedor, por pantalla
o impresora a travs de los informes disponibles para Cuentas por Cobrar. Desde el <Men
Principal> dirjase al men de CxC Informes el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 243. Informes de CxC.
Escoja el informe que desee visualizar o imprimir, ingrese los parmetros solicitados luego
presione los botones Imprimir o Pantalla de acuerdo a lo que desee realizar.
Pg.180

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17.5 Datos de Cuentas por Cobrar generadas por Cobranzas

Cuando se est consultando una Cuenta por Cobrar que fue creada automticamente por
una cobranza y a esta Cuenta se le indico un monto de retencin para el IVA, le aparecer
activa la Pestaa Retencin IVA.
Figura 244. Pestaa Retencin IVA.
Esta pestaa muestra los datos de la retencin de IVA para esta Cuenta por Cobrar:
IVA Retenido: monto de la retencin, la cual nunca ser mayor al IVA total de la Cuenta.
Nmero de Comprobante asignado a la retencin.
Fecha de Aplicacin de la Retencin.
Fecha del Comprobante de Retencin.

Para solicitar la informacin del libro de compras, desde el <Men Principal> seleccione el
mdulo Mens - CxC/Cobranzas/Vendedor, luego dirjase al men CxC Informes de
Libros.
Figura 245. Ventana Informe Libro Ventas/Compras.

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Nota: Este informe puede emitirse, por impresora, por pantalla o exportarlo a XLS formato y que puede ser
visualizado en Excel. La presentacin del Libro fue elaborada de acuerdo a la normativa legal vigente, por
tanto cumple con las especificaciones del SENIAT.
Indique el mes y el ao en el cual desea generar el Libro de compras y haga clic en botn
Pantalla o Impresora.
17.7 Importar CxC

Si usted desea realizar importacin de cuentas por cobrar (CxC), escoja el men CxC
Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 246. Ventana importacin de compras.

Luego presione el botn Importar para iniciar el proceso.
17.8 Exportar CxC

De igual manera el Sistema Administrativo SAW le permite exportar cuentas por cobrar
para ello escoja el men CxC Exportar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 247. Ventana exportacin de compras.

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En mdulos que deseen Exportar: escoja el (los) mdulo (s) que desee importar, si desea
presione el botn Exportar para iniciar el proceso.
17.9 Insertar anticipos cobrados

El Sistema Administrativo SAW le permite el manejo de anticipos recibidos de clientes, los
cuales se podrn utilizar para cancelar facturaciones posteriores de estos clientes. Para ellos
desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Men CxC / Cobranzas / Vendedores
y una vez all, seleccione el men Anticipos Insertar, donde aparecer la siguiente
pantalla:
Figura 248. Ventana insertar Anticipo Cobrado.
Para insertar el Anticipo (cobrado), indique los siguientes datos solicitados:

Fecha: seleccione la fecha del anticipo.
Nmero: indique un nmero para el anticipo, el sistema le sugiere un consecutivo si activo
el parmetro que as lo indica (Sugerir nmero de Anticipo en pestaa de Anticipo).
Asociar anticipo a cotizacin: active esta opcin si desea activar el anticipo a una
cotizacin.
Cdigo Nombre del Cliente: seleccione el cliente que est pagando el anticipo.
Beneficiario en cheque: ingrese el nombre del beneficiario para cheque.
Generar Movimiento Bancario: active o no esta opcin, segn su configuracin.
Cuenta Bancaria: indique la cuenta en la cual est ingresando el anticipo (puede ser una
cuenta bancaria como tal o la cuenta Caja Principal, precargada en el sistema).
Concepto Bancario: Indique el concepto bancario, all le aparecer el indicado en los
parmetro, mas puede ser cambiado si lo desea.
Descripcin: si desea indicar informacin adicional del anticipo utilice este dato.
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Moneda: si trabaja con distintos tipos de monedas indique el nombre y cambio de la

moneda a usar en el anticipo.
Seccin Montos
Total: indique el monto total del anticipo cobrado al cliente.
Usado: al consultar o modificar Anticipos, este dato mostrar el monto que se haya usado
del anticipo para saldar compromisos del cliente.
Restante: al consultar o modificar Anticipos, muestra el monto que queda sin usar del
anticipo.
Despus de ingresar los datos solicitados presione el botn Grabar
De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar anticipos ya guardados
mediante las opciones correspondientes en el men Anticipo
17.10
Anular anticipos cobrados
Si desea anular algn anticipo el Sistema Administrativo SAW le permite hacerlo, para ello
siga el siguiente men Anticipo Anular, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 249. Buscar Anticipo para anular.
Presione el botn Buscar escoja el anticipo que desee anular y presione el botn Anular en
la siguiente ventana puede verificar los datos del anticipo y luego presione el botn Grabar.
Figura 250. Ventana anular anticipo cobrado
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17.11
Devolver Anticipos cobrados
Si desea devolver algn anticipo ya guardado escoja el men Anticipo Devolver el

sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 251. Buscar anticipo para devolver.
Presione el botn Buscar escoja el anticipo que desee devolver y presione el botn
Devolver en la siguiente ventana puede verificar los datos del anticipo que desee devolver y
luego presione el botn Grabar.
Figura 252. Ventana devolver anticipo cobrado
17.12
Re-Imprimir anticipos cobrados
Si desea reimprimir un anticipo, escoja el men Anticipo Re-Imprimir, el sistema le

Figura 253. Buscar anticipo cobrado para re-imprimir.

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Presione el botn Buscar escoja el anticipo que desee re-imprimir y presione el botn ReImprimir en la siguiente ventana puede verificar los datos del anticipo que desee reimprimir y luego presione el botn Grabar como se muestra en la siguiente ventana:
Figura 254. Ventana re-imprimir anticipo cobrado
17.13
Informe de Anticipos cobrados
El Sistema Administrativo SAW le permite obtener los informes de anticipos cobrados para
esto escoja el men Anticipo Informes el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 255. Ventana informes de anticipo cobrado
presione el botn Impresora o Pantalla de acuerdo a lo que desee realizar.
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17.14
Insertar Cobranzas
Nota: el sistema le permiten cruzar una factura del ao 2007 expresada en bolvares (Bs) con una nota de
crdito del ao 2008 expresada en bolvares fuertes(BsF)
Si tiene facturas por cobrar y stas han sido pagadas, desde el <Men Principal> click en el
mdulo de Mens -CxC / Cobranza / Vendedor y una vez all acceda al men Cobranza
Insertar.
El Sistema Administrativo SAW, permite insertar una Cobranza insertando documentos

para (CxC y anticipos), expresados en distintas monedas y la combinacin de las mismas.
Tambin muestra informacin ms completa del detalle de la CxC tales como: el monto
restante, la moneda, el cambio a la moneda de la cobranza y el monto expresado en la
moneda en la cual se est realizando la misma.
Figura 256. Ventana insertar cobranzas.
Para incluir la cobranza, indique los siguientes datos solicitados:

Nmero cobranza: el sistema le mostrar de manera automtica el nmero de recibo que
identificar la cobranza, usted puede modificarlo.
Fecha: indique la fecha en que se realiz la cobranza.
Cuenta: indique a que cuenta bancaria donde se realiz el depsito. Para ver esta opcin
tiene que tener activada en Banco la opcin de mov. Bancario automtico en Cobranzas. Si
esta activada la opcin de moneda extranjera, aparecer al lado de la cuenta el tipo de
moneda con el que trabaja la cuenta seleccionada.
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Cliente: coloque el nombre del cliente o presione <Intro> para que el sistema le muestre
una lista de los existentes. Si el cliente no existe el sistema le permitir incluirlo.
Cobrador: coloque el nombre de la persona que realiz la cobranza haga clic en el campo
para que el sistema le muestre una lista de los cobradores o coloque directamente el nombre
del cobrador.
Concepto: indique el cdigo que identifica el cobro efectuado, si no lo conoce coloque
(Asterisco (*) + Enter) y el sistema le mostrar la lista de los conceptos existentes,
seleccione uno y haga clic para escogerlo, recuerde que si est realizando un cobro el
concepto debe ser de INGRESO.
Nota: si trabaja con distintos tipos de moneda el sistema le muestra en la parte superior derecha de la
ventana, el monto expresado en la moneda con la cual se insert en documento, as como el valor del
cambio a la moneda local. Ej. Si la cobranza fue hecha en dlares, le mostrar el monto equivalente (Al
cambio) en bolvares fuertes (BsF), como se muestra en la siguiente figura:
Figura 257. Monto expresado en BsF.
Pestaa de Abonos
Los montos se
encuentran expresados
con 4 decimales a fin de
que los clculos sean
ms precisos
Figura 258. Pestaa Abonos de CxC.
Smbolo de la moneda del documento: Expresa el smbolo de la moneda de cada uno de

los documentos.
Monto Original y Monto restante: Estas columnas le permiten visualizar el monto
original de la CxC, y el monto restante (en caso de que la cuenta est abonada, permite ver
el monto que falta por cobrar)
Cambio BsF: En esta columna se puede colocar el cambio a la moneda local (en las CxC
que estn expresadas en monedas extranjeras o monedas distintas a la moneda de la
cuenta).
Monto Total BsF: Expresa el total de la CxC segn la moneda de cobranza.
Monto Abonado: En esta columna coloque el monto del abono o de la cancelacin por
cada CxC pendiente, puede incluir varios documentos procesados en la misma cobranza.
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Pestaa Anticipos
Figura 259. Pestaa Anticipos de CxC.
Nmero del Anticipo: esta columna expresa el nmero del anticipo.

(BsF) Smbolo de la moneda del documento: muestra el smbolo de la moneda de cada
uno de los documentos.
Monto Original y Monto restante: Estas columnas permiten visualizar el monto original
del anticipo y el monto que resta.
Cambio: En esta columna se puede colocar el cambio a la moneda local (en las cuentas que
estn expresadas en monedas extranjeras).
Monto Total: esta columna muestra el total de la CxC segn la moneda de cobranza.
Monto Aplicado Monto del anticipo que se aplicar a esta cobranza.
Pestaa Retencin IVA
Figura 260. Pestaa Retencin de CxC.
Si se realiz Retencin de IVA a la cobranza, en esta pestaa se mostrarn los datos de la

retencin de IVA.
N CxC: esta columna se expresa el nmero de la cuenta por cobrar (CxC).
los documentos.
IVA de CxC: Muestra el monto total del IVA de los documentos incluidos, estos montos
estn expresados en la moneda original de los mismos.
Monto IVA Ret: En esta columna se debe colocar el monto de la Retencin de IVA,
expresado en la moneda del documento.
N Comprobante y Fecha de Comprobante: en estas columnas se debe colocar los datos
del comprobante (nmero y fecha de mismo).
R: esta columna muestra el status de la retencin, S (retenida) N (no retenida).

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Pg.189
Seccin Desglose Del Cobro

En esta ventana se
muestra el desglose
de la cobranza que
est realizando
Figura 261. Desglose del Cobro.
Ret. ISLR: coloque el monto de la retencin del ISLR que se le hizo al cliente.
Otros: colocar el monto aqu si usted desea incluir algn aumento o disminucin a la
cancelacin de la factura tales como notas de dbito.
Ret. IVA: mostrar el monto de la retencin del IVA (total de todos los documentos o
CxC) que hizo el cliente.
Se seleccione la(s) forma(s) de pago adopt el cliente, en Efectivo, en Cheque coloque el
monto y el N nmero del cheque, y el nombre del banco, y por ltimo en Tarjeta se
coloca el monto, el nmero de la tarjeta y el tipo de tarjeta.
Anticipo: en caso de usar anticipos de clientes en la cobranza, ac aparecer el monto
usado.
Vuelto: nicamente se activa cuando se usa emitir directo y cobro directo, el tipo de pago
es cheque y el monto de este es diferente al monto de venta.
Nota: Si se est usando moneda extranjera, en el desglose aparecern todos los montos en Bolvares.
Seccin Montos Cobrados
Figura 262. Montos Cobrados.
Total Abonos: Aqu el sistema mostrar el monto a abonar o a cancelar por el cliente.
Total Cobro: el sistema le mostrar el monto total de todos los tipos de cobro, como son
en efectivo, cheque o tarjeta, as como las retenciones de impuestos.
Diferencia: si el monto del Total documentos no es igual al Total cobrado, la diferencia la
reflejar aqu, hasta que la diferencia no sea cero no puede grabar la cobranza.
Haga clic en el botn Grabar para salvar el documento.
De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar cobranzas ya guardadas
mediante las opciones correspondientes en el men Cobranza
Pg.190

11 de junio de 2014
17.15
Anular Cobranzas
Si desea anular alguna cobranza escoja el men Cobranza Anular el sistema le mostrara
Figura 263. Buscar cobranzas para anular
Presione el botn Buscar escoja la cobranza que desee anular, en la siguiente ventana puede
verificar los datos de la cobranza y luego presione el botn Anular como se muestra en la
siguiente ventana:
Figura 264. Ventana anular cobranzas
Recuerde que: al momento de anular una cobranza, el movimiento bancario asociado a la

anulacin, asume dos maneras, las cuales se describen a continuacin:
Si la cobranza que se est anulando corresponde al mismo mes y ao de la fecha
actual (fecha de anulacin) entonces el movimiento bancario de la cobranza se
modifica automticamente con fecha de hoy, quedando el monto en cero (0).
Si la cobranza es de otro mes y/o ao distinto de la fecha actual (fecha de anulacin)
entonces el movimiento bancario original de la cobranza permanece igual y se
agrega automticamente otro movimiento bancario de reverso por igual monto con
fecha de hoy.
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Pg.191
Si su Sistema est integrado con la contabilidad, entonces, este genera un Segundo

Comprobante Contable (de reverso) asociado a la cobranza.
Este comprobante tiene las siguientes caractersticas: en la casilla "Generado Por" dice:
Anulacin de Cobranza.
En la casilla Descripcin dice:
Reverso Comprobante N XXXXXXXX que corresponde al comprobante original y los
asientos tienen las mismas cuentas, con los montos reflejados en la columna contraria. Este
comprobante tendr la misma fecha que el comprobante original.
Si usted desea visualizar este comprobante de reverso presione el botn Ver Comprobante
Anulacin como se muestra en la siguiente imagen.
Si desea visualizar
el Comprobante de
Reverso, presione
este botn
Si desea visualizar el
Comprobante Original
presione este botn
Figura 265. Ventana anular cobranzas
Tenga en cuenta qu: Cuando la cobranza consultada tenga estatus Anulada el botn
Ver Comprobante Anulacin se har visible.
Al identificar la cobranza que anulara presione el botn Anular en la ventana Cobranza
Anular.
17.16
Re-imprimir cobranzas
Si desea reimprimir una cobranza, escoja el men Cobranza Re-Imprimir

Comprobante, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Pg.192

11 de junio de 2014
Figura 266. Buscar cobranzas para re-imprimir
Presione el botn Buscar escoja la cobranza que desee re-imprimir y presione

el botn Re-Imprimir en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cobranza
luego presione el botn Re-Imprimir como se muestra en la siguiente ventana:
Figura 267. Ventana re-imprimir cobranzas
17.17
Cambiar Cobrador
Se desea cambiar el cobrador asignado a una cobranza escoja el men Cobranza

Cambiar Cobrador el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 268. Buscar cobranzas para modificar cobrador

11 de junio de 2014
Pg.193
Presione el botn Buscar escoja la cobranza que desee cambiar el cobrador y presione el
botn Cambiar Cobrador en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cobranza
luego presione el botn Cambiar Cobrador como se muestra en la siguiente ventana:
Figura 269. Ventana modificar cobrador
17.18
Cambiar Datos Comprobante de Retencin
Para cambiar los datos en el comprobante de retencin escoja el men Cobranza

Cambiar Datos del Comprobante de Retencin de IVA el sistema le mostrara la siguiente
ventana:
Figura 270. Buscar cobranzas para modificar cobrador
Presione el botn Buscar escoja la cobranza que desee cambiar el comprobante y presione
el botn Cambiar Comprobante en la siguiente ventana puede verificar los datos de la
cobranza luego presione el botn Cambiar Comprobante como se muestra en la siguiente
ventana:
Pg.194

11 de junio de 2014
Figura 271. Ventana modificar comprobante de retencin
17.19
Informe de Cobranzas
Usted puede generar los siguientes informes de Cobranzas desde la opcin de informes en
el men de Cobranza Informes, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 272. Ventana de Informes de Cobranza.
11 de junio de 2014
Pg.195
17.20
Insertar Vendedor
El Sistema Administrativo SAW le permite a usted llevar de manera automatizada las

cuentas por cobrar y la cobranza de su compaa. Usted podr obtener con su sistema la
informacin de una manera rpida y sencilla.
Para insertar un vendedor dirjase al mdulo Mens - CxC / Cobranzas / Vendedor, y una
vez all acceda desde el men a la opcin Vendedor Insertar.
Figura 273. Ventana insertar vendedor.
All inserte la informacin del vendedor, como son Cdigo (Asignado automticamente por
el sistema, pero puede ser cambiado), Nombre, Nmero R.I.F...
Luego en la pestaa Datos del Vendedor indique su Direccin, Ciudad (dato obligatorio),
Telfono, Fax, e-mail y si lo requiere alguna Nota informativa de Vendedor.
Tambin deben indicarse los datos de las comisiones del vendedor en la pestaa Asignacin
de Comisiones. Pueden indicarse comisiones Por ventas o por Cobranzas ambas opciones
permiten definir hasta 5 niveles de topes.
Figura 274. Pestaa Asignacin de Comisiones.
Haga clic en el botn Grabar para salvar el documento.

De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar vendedores ya guardados
mediante las opciones correspondientes en el men Vendedor.
Pg.196

11 de junio de 2014
17.21
Informes de Vendedor
El sistema le permite obtener y visualizar los informes referentes a vendedores para ello
escoja el men Vendedor Informes, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 275. Ventana informes de vendedor
17.22
Importar Datos de Vendedores
Si usted desea realizar importacin de datos concerniente a vendedores escoja el men

Vendedor Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 276. Ventana importar datos de vendedores
Formato de Importacin: Escoja el formato de importacin.


11 de junio de 2014
Pg.197
17.23
Exportar Datos de Vendedor.
De igual manera el Sistema Administrativo SAW le permite exportar datos de vendedores

para ello escoja el men Vendedor Exportar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 277. Ventana exportar datos de vendedores

Luego presione el botn Exportar para iniciar el proceso.
Pg.198

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Pagos
Con el Sistema Administrativo SAW usted puede llevar de manera automatizada las
cuentas por pagar y los pagos realizados a sus proveedores. Adems podr obtener con su
sistema la informacin de una manera rpida y sencilla.
18.1 Insertar Proveedores

El Sistema Administrativo SAW maneja tantos proveedores como sean necesarios, estos
pueden ser incluidos directamente al insertar las cuentas por pagar, al crear un nuevo pago
o por el mdulo Mens - CxP/Pagos/Proveedores/Forma 30 (IVA) y una vez all, acceda
desde el men a la opcin Proveedor Insertar donde se le solicitar la siguiente
informacin:
Figura 278. Ventana de insertar proveedor.
Seccin Datos del Proveedor

Cdigo: el sistema le genera un cdigo correlativo ascendente, pero de igual manera lo
puede indicar el usuario.
Tipo: Escoja si el proveedor es extranjero o nacional.
RIF: ingrese el nmero de RIF del Proveedor que est insertando.
Validar RIF: presione click en el botn si desea validar el RIF ante el organismo tributario
va internet.
Nombre: indique el nombre o razn social del proveedor a insertar.
NIT: ingrese de igual manera el nmero de NIT.

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Pg.199
Pestaa Datos / Contacto /Retenciones

Seccin Datos del contacto
Ingrese el nombre del Contacto, as como el E-mail, Telfonos, Fax y Direccin.
Beneficiario y Usar Beneficiario al Imprimir Cheque: estos datos nicamente estn
disponible si al usuario activo, se le activo el permiso para cambiar el beneficiario (mdulo
Mens Usuario / Conversin / Parmetros / Respaldar, men Usuario Modificar).
Direccin: indique la direccin fiscal del proveedor.

Nmero Cuenta Bancaria: ingrese el nmero de cuenta bancaria asociada a este
proveedor.
Usar Beneficiario al Imprimir Cheque: active esta opcin si est de acuerdo, al activar
esta opcin entonces ingrese el nombre del Beneficiario.
Seccin Datos de Retencin ISLR
Tipo de Persona: seleccione entre persona jurdica domiciliada, jurdica no domiciliada,
natural residente o natural no residente.
Retencin Usual: escoja el cdigo ms frecuente con el que se le retiene al proveedor.
Cdigo de contribuyente: ingrese el cdigo del contribuyente
Seccin Datos de Libros Fiscales (Solo contribuyentes Especiales)
Tipo de Proveedor: Indique si el proveedor es:
Con RIF
Sin RIF
No Residenciado
No Domiciliado.
Porcentaje de Retencin Iva: Indique si l % de retencin para este proveedor va a ser de
0, 75 o 100.
Nota: Este valor va a depender de que la factura del proveedor cumpla con las especificaciones del
SENIAT, o de que el proveedor est o no inscrito en el RIF, todos estos aspectos son indicados en la
Providencia Administrativa N SNAT/2002/ 1.455
Luego de llenar todos los datos solicitados presione el botn Grabar.

De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar proveedores ya guardados
mediante las opciones correspondientes en el men Proveedor
Pg.200

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18.2 Unificar Proveedores

El Sistema Administrativo SAW le permite unificar dos proveedores para ello escoja el
men G Activar Modo Avanzado acepte el mensaje luego escoja el men Proveedor
Unificar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 279. Ventana unificar proveedores.
Proveedor a Unificar: ingrese el cliente que desee unificar.

Sustituir por el Proveedor: ingrese el cliente que va a sustituir.
18.3 Informes de Proveedor

Para solicitarlos informes de proveedores, dirjase al men Proveedor Informes. Y
solicite el que usted desee.
Figura 280. Ventana solicitud de informes de Proveedores.

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Pg.201
18.4 Importar Datos de Proveedores

Si usted desea realizar importacin de datos concerniente a proveedores escoja el men
Proveedor Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 281. Ventana importar datos de proveedores

18.5 Exportar Datos de Proveedores

De igual manera el sistema le permite exportar datos de proveedores para ello escoja el
men Proveedor Exportar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 282. Ventana exportar datos de vendedores

Pg.202

11 de junio de 2014
18.6 Insertar Cuentas por Pagar (CxP)

Para efectuar el proceso de cuentas por pagar, desde el <Men Principal> escoja el mdulo
Mens - CxP/Pagos/Proveedores/Forma 30 (IVA), seleccione al men CxP Insertar
Figura 283. Ventana de insertar CxP
Indique los siguientes datos solicitados:

Tipo de CxP: seleccione el tipo de documento al cual pertenece la cuenta por pagar. Los
tipos disponibles son: Factura, Giro, Cheque Devuelto, Nota de Dbito, Nota de Crdito y
Nota de entrega.
Status: el sistema le indicar de manera automtica que el status de la cuenta es Por
Cancelar.
Nmero: el sistema le permite asignar el nmero de identificacin del documento a
insertar.
N Control: indique un nmero de control para la Cuenta por Pagar.
Proveedor: indique el nombre puede utilizar la combinacin de teclas (Asterisco (*) +
Enter), para que el sistema le muestre la lista. Si no existe debe insertarlo primero.
Fecha: indique la fecha en la cual se gener la cuenta por pagar.
Das Vencimiento: indique el nmero de das en que vence la CxP a partir de la fecha en
que esta se gener. Al indicar este dato modifica automticamente el Vencimiento, y
viceversa, el modificar el vencimiento este dato se modifica automticamente.
Vencimiento: indique la fecha en la cual vence el plazo para la cancelacin.
Moneda: El sistema le mostrar el tipo de moneda utilizado en el documento seleccionado,
en caso de ser moneda extranjera el cambio en bolvares que representa. Estas opciones se

11 de junio de 2014
Pg.203
muestran nicamente si en el parmetro Moneda de la empresa se indic que manejaba

moneda extranjera.
Observaciones: indique la descripcin del pago a efectuar.
Total CxP: el sistema le mostrar el total pendiente por pagar incluyendo el impuesto.
Monto abonado: si la empresa realiz algn abono o cancel totalmente la cuenta por
pagar que tena pendiente, indique el monto de la misma.
Resta por pagar: el sistema le mostrar de manera automtica el monto restante por
cancelar, este monto proviene de restarle al total de la factura el monto abonado.
Pestaa Detalle
Figura 284. Pestaa Detalle
Seccin Datos del I.V.A.

Aplica para el Libro de Compras: si lo activa la factura la insertar en el Libro de
Compras.
Mes / ao de aplicacin: indique el mes y el ao en el cual usted aplicar la cuenta por
pagar. Esta informacin ser tomada para generar el Libro de Compras.
Tipo de Compras: seleccione entre: exentas, importacin, internas, exoneradas, no sujetas
al impuesto, sin derecho a crdito. Si el tipo de compra es importacin deber indicar:
Tipo de Transaccin: Los tipos de transaccin son 01 Registro, 02 Complemento, 03
Anulacin, 04 Ajuste.
02 Complemento se usa cuando la factura original tiene una segunda parte es decir
en la primera no entraron todos los renglones y se us otro formato.
04 Ajuste.
Crdito Fiscal: seleccione entre deducible, prorrateable o no deducible.
Monto exento: si el pago posee un monto exento indique el valor.
Montos Gravables: indique el monto total de la base imponible a cobrar. Este monto no
debe incluir el IVA.
Montos IVA: el sistema le calcular el monto del impuesto de manera automtica. Este
campo puede ser modificado por el cliente si en los parmetros, en la Pestaa General, tiene
activada la opcin Permitir editar el IVA en CxP y CxC.
Pg.204

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Pestaa Ret. IVA.

Esta pestaa es informativa, en ella aparecern los Datos de la Retencin de I.V.A.
Figura 285. Pestaa Ret. I.S.L.R.
Pestaa Montos en Bs.

Esta ficha es informativa, en ella aparecern los montos sealados en la Cuenta por Pagar,
pero con su conversin a bolvares segn el Cambios a Moneda Local indicados. Est
disponible solo para las Empresas que manejan otras monedas y para aquellas CxP a las
que se le indiquen otro tipo de moneda diferente a la local.
Figura 286. Pestaa Montos en Bs.
Pestaa Retencin. I.S.L.R.

Esta Pestaa es informativa, en ella aparecern los Datos de la Retencin de Impuesto
Sobre La Renta. Al insertar no muestra informacin, solo una vez realizado algn pago.

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Pg.205
Figura 287. Pestaa Ret. I.S.L.R.
Haga clic en el botn Grabar para guardar y clic en Salir o Esc para salir sin grabar.
De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar cuentas por pagar ya
guardadas mediante las opciones correspondientes en el men CxP
18.7 Anular Cuenta por Pagar (CxP)

Al momento que necesite anular una cuenta por paga (cxp) lo puede hacer desde el men
CxP Anular el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 288. Ventana buscar CxP para anular
Presione el botn Buscar escoja la cuenta por pagar que desee anular y presione el botn
Anular en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cuenta por pagar y luego
presione el botn Grabar.
Pg.206

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Figura 289. Ventana anular CxP.
18.8 Re-Imprimir Cuentas por Pagar (CxP)

Si desea re-imprimir una cuenta por pagar el sistema dispone de este proceso, para ello
escoja el men CxP Re-Imprimir El sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 290. Ventana buscar CxP para re-imprimir
Presione el botn Buscar escoja la cuenta por pagar y presione el botn Re-Imprimir en la
siguiente ventana puede verificar los datos de la cuenta por pagar y luego presione el botn
Re-Imprimir.

11 de junio de 2014
Pg.207
Figura 291. Ventana Re-Imprimir CxP
18.9 Cmo retener en cuentas por pagar CxP?

18.9.1 Parmetros
Para llevar a cabo el proceso de retener en cuentas por pagar (CxP) desde el <Men
Principal> seleccione el mdulo Mens Usuarios / Conversin / Parmetros /
Respaldar, luego seleccione el men Parmetros Administrativos Modificar en la
ventana que se muestra haga click en la opcin 6. CxP / Compras, luego click en 6.4
Retencin ISLR se mostrara la siguiente ventana
Seleccione del
combo la
opcin CxP
Figura 292. Ventana parmetros de Retencin en ISLR
Para retener en cuentas por pagar (CxP) seleccione del combo la opcin CxP, recuerde que
puede continuar reteniendo en Pagos si as lo desea.
Pg.208

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Seguidamente presione click en la opcin 7.- Bancos.

Cuenta Bancaria Genrica: escoja un tipo de cuenta genrica como se muestra a en la
siguiente imagen:
Nota: esta cuenta bancaria sirve para los pagos automticos de retenciones. Estos pagos no son
modificables por el usuario y se generan para mantener la consistencia en los anlisis de vencimiento.
Figura 293. Ventana parmetros de Bancos
Despus de escoger el cdigo de cuenta genrica presione el botn Grabar para guardar los
cambios.
Una vez que usted le indica al sistema que retendr en CxP, aparecer la pestaa de
Retencin ISRL en la ventana CxP Insertar, como se muestra a continuacin
Nota: Al retener
en CxP el software
puede retener por
ms de un
concepto
Figura 294. Ventana Insertar CxP
18.9.2 Retener por ms de un concepto.

Recuerde que al momento de insertar una cuenta por pagar (CxP) el sistema podr retener
por ms de un concepto, la ventaja de esto es que le permite cargar facturas por pagar de
aquellos proveedores que presentan tem por ms de un concepto. Observe la siguiente
imagen como ejemplo:

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Pg.209
El software
podr retener
por ms de
un concepto
Figura 295. Ventana Insertar CxP
18.9.3 Informes de CxP no retenidas

De igual manera el sistema le permite visualizar un informe de las cuentas por pagar (CxP)
sin retenciones, para ello desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Mens CxP /
Pagos / Proveedores/, luego seleccione el men Proveedor Informes
Seleccione el informe CxP sin Retenciones ISLR
Figura 296. Ventana informe de proveedores
Pg.210

11 de junio de 2014
18.9.4 Cuentas por pagar (CxP) no abonadas

En caso de que usted tenga cuentas por pagar (CxP) que no han sido abonadas y escoja la
opcin en los parmetros administrativos Retener en CxP solo debe ir al men CxP
Modificar, de forma automtica empezara a retener
Figura 297. Men modificar CxP
18.10
Cuentas de Terceros
El sistema Administrativo SAW le permite insertar cuentas por pagar (CxP) por cuenta de
terceros.
Algunas consideraciones:
a. El manejo de cuentas de tercero solo est disponible para las cuentas por pagar
(CxP), an no se ha activado para las empresas que retengan en pagos.
b. Podr utilizarse en aquellas empresas que retienen IVA o ISLR en las cuentas por
pagar (CxP).
A continuacin le guiaremos para que pueda trabajar en esta nueva modalidad que le ofrece
el sistema administrativo.
18.10.1
Permisos de usuarios.
Lo primero que debe hacer es darle permiso al usuario que trabajar con este mdulo. Para
ello desde el <Men Principal> haga clic en el mdulo Mens Usuarios / Conversin /
Parmetros / Respaldar
Figura 298. Men usuarios
Luego haga clic en el men Usuario Modificar. En la siguiente ventana escoja el usuario
y haga clic en el botn Modificar

11 de junio de 2014
Pg.211
Figura 299. Ventana modificar usuarios
En la siguiente ventana haga clic en la opcin CxP y active la casilla de Insertar CxP por
Cuenta de Terceros como se muestra a continuacin:
Figura 300. Ventana permisos de usuarios
18.10.2
Insertar cuentas por pagar de terceros
Seguidamente vaya al mdulo Mens CxP / Pagos / Proveedores / Forma 30(IVA) y

luego haga clic en el men CxP Insertar CxP por Cuentas de Terceros. El sistema le
mostrar la siguiente ventana:
Pg.212

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Figura 301. Ventana insertar cuentas de terceros
Ingrese los datos solicitados en esta ventana, la carga de datos es similar a la de cargar una
cuenta por pagar tradicional.
Nota: El proveedor a insertar es el proveedor de servicio original.
Como vemos la informacin referente al IVA se muestra de manera tradicional.

Pestaa Ret. IVA
Figura 302. Pestaa Ret. IVA

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Pg.213
Nota: En esta ventana de ejemplo se puede ver que se toman como base los cdigos de retencin
correspondientes al proveedor original del servicio.
Pestaa Retencin ISLR
Figura 303. Pestaa Retencin ISLR
Una vez cargada toda la informacin en las diferentes pestaas de la ventana presione clic
en el botn Grabar
De manera inmediata el sistema imprime el comprobante de cuentas por pagar (CxP).
Siguiendo con el ejemplo anterior a continuacin el comprobante de cuentas por pagar
(CxP).
Pg.214

11 de junio de 2014
Figura 304. Comprobante de cuentas por pagar (CxP)
Si la empresa retiene ISLR, se imprime el comprobante a nombre del proveedor original del
servicio, como se muestra en el siguiente ejemplo:
Figura 305. Comprobante de retencin de ISLR
De igual manera si la empresa retiene IVA, se imprime el comprobante a nombre del

proveedor original del servicio, ver el siguiente ejemplo:

11 de junio de 2014
Pg.215
Figura 306. Comprobante de retencin de IVA
18.10.3
Informes que afecta el manejo de cuentas de terceros
Retencin de Iva en CxP

Retenciones
Retenciones por Concepto
Retenciones Mensuales por Tipo de Persona
Borrador de Planilla de Declaracin y Pago
Declaracin Informativa
Comprobante Resumen de Retencin IVA
Listado de Comprobantes IVA
Declaracin Mensual XML
18.10.4
ARCV
Tenga en cuenta que al insertar un ARCV, si la cuenta por pagar (CxP) es por cuenta de
tercero, se tomar como base el proveedor original del servicio.
18.11
Re-Imprimir Comprobante de Retencin IVA
Si desea reimprimir un comprobante de retencin de IVA, escoja el men CxP ReImprimir Comprobante de Retencin IVA, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Pg.216

11 de junio de 2014
Figura 307. Ventana buscar CxP
Presione el botn Buscar escoja la cuenta por pagar y presione el botn Re-Imprimir Ret
IVA en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cuenta por pagar luego presione
el botn Re-Imprimir como se muestra en la siguiente ventana:
Figura 308. Ventana Re-Imprimir comprobante de retencin
18.12
Insertar CxP Histrica
El proceso de insertar una cuenta por pagar histrica es similar al de insertar una cuenta por
pagar (CxP) normal, solo que para insertar aquella debe activar modo avanzado desde el
men G Activar Modo Avanzado. Luego escoja la opcin Insertar CxP Histrica

11 de junio de 2014
Pg.217
Figura 309. Ventana insertar CxP histrica
18.13
Actualizar Libros de Compra / RET IVA
Para actualizar los libros de compra de retencin de IVA debe activar modo avanzado
desde el men G Activar Modo Avanzado acepte el mensaje luego escoja el men CxP
Actualizar Libros de Compras RET / IVA el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 310. Ventana buscar CxP para actualizar
Presione el botn Buscar escoja la cuenta por pagar y presione el botn Actualizar en la
siguiente ventana puede verificar los datos de la cuenta por pagar luego presione el botn
Grabar como se muestra en la siguiente ventana:
Pg.218

11 de junio de 2014
Figura 311. Ventana actualizar CxP
18.14
Importar Datos de Cuentas por Pagar
Si usted desea realizar importacin de datos concerniente a cuentas por pagar (CxP) escoja
el men CxP Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 312. Ventana importar CxP


11 de junio de 2014
Pg.219
18.15
Exportar Datos de Cuentas por Pagar (CxP)
De igual manera el Sistema Administrativo SAW le permite exportar datos de cuentas por
pagar (CxP) para ello escoja el men CxP Exportar el sistema le mostrara la siguiente
ventana:
Figura 313. Ventana Exportar CxP
Pg.220

11 de junio de 2014
18.16
Insertar Anticipos (Pagados).
El Sistema Administrativo SAW le permite el manejo de anticipos dados a proveedores, los

cuales se utilizarn para cancelar compromisos adquiridos posteriormente con estos
proveedores. Para ellos dirjase al mdulo Mens - CxP / Pagos / Proveedores / Forma
30(IVA) y una vez all, acceda desde el men la opcin Anticipos Insertar, donde
aparecer la siguiente pantalla:
Figura 314. Ventana insertar anticipo pagado.
Para insertar el Anticipo (pagado), indique los siguientes datos solicitados:

Fecha: introduzca la fecha del anticipo.
Nmero: indique un nmero para el anticipo, el sistema le sugiere un consecutivo si activo
el parmetro que as lo indica (Sugerir nmero de Anticipo en ficha de Anticipo).
Nmero de Cheque: indique el nmero de cheque en los casos en que este es pagado con
esta forma de pago.
Cdigo Nombre (del Proveedor): seleccione el proveedor al que est pagando el anticipo.
Beneficiario en cheque: Ingrese el nombre del beneficiario en cheque
Cuenta Bancaria: indique la cuenta con la cual est pagando el anticipo (puede ser una
cuenta bancaria como tal o la cuenta Caja Principal, precargada en el sistema).
Concepto Bancario: Indique el concepto bancario, all le aparecer el indicado en los
parmetro, mas puede ser cambiado si lo desea.
Descripcin: si desea indicar informacin adicional del anticipo utilice este dato.
Moneda: si trabaja con distintos tipos de monedas indique el nombre y cambio de la
moneda a usar en el anticipo.

11 de junio de 2014
Pg.221
Seccin Montos
Total: indique el monto total del anticipo pagado al proveedor.
Usado: al consultar o modificar Anticipos, este dato mostrar el monto que se haya usado
del anticipo para saldar compromisos con el proveedor.
Restante: al consultar o modificar, muestra el monto que queda sin usar del anticipo.
Despus de ingresar todos los datos solicitados presione el botn Grabar.
De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar anticipos ya guardados
mediante las opciones correspondientes en el men Anticipos.
18.17
Anular Anticipo (Pagado)
Si desea anular algn anticipo pagado el Sistema Administrativo SAW le permite hacerlo,
desde el men Anticipo Anular, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 315. Buscar Anticipo para anular.
Presione el botn Buscar escoja el anticipo que desee anular y presione el botn Anular en
la siguiente ventana puede verificar los datos del anticipo y luego presione el botn Grabar.
Figura 316. Ventana anular Anticipo
Pg.222

11 de junio de 2014
18.18
Devolver Anticipo (Pagado)
Si desea devolver algn anticipo ya guardado escoja el men Anticipo Devolver el

Figura 317. Buscar anticipo para devolver.
Presione el botn Buscar escoja el anticipo que desee devolver y presione el botn
Devolver en la siguiente ventana puede verificar los datos del anticipo que desee devolver y
luego presione el botn Grabar.
Figura 318. Ventana devolver anticipo pagado
18.19
Re-Imprimir Anticipo (Pagado)
Si desea reimprimir un anticipo, escoja el men Anticipo Re-Imprimir, el sistema le

Figura 319. Buscar anticipo para re-imprimir.

11 de junio de 2014
Pg.223
Presione el botn Buscar escoja el anticipo que desee re-imprimir y presione el botn ReImprimir en la siguiente ventana puede verificar los datos del anticipo que desee reimprimir y luego presione el botn Grabar como se muestra en la siguiente ventana:
Figura 320. Ventana re-imprimir anticipo
18.20
Informes de Anticipo (Pagados)
El Sistema Administrativo SAW le permite obtener los informes de anticipos pagados para
esto escoja el men Anticipo Informes el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 321. Ventana informes de anticipo pagados
Pg.224

11 de junio de 2014
18.21
Insertar Pagos
El Sistema Administrativo SAW, permite insertar Pagos insertando documentos para (CxP
y anticipos), expresados en distintas monedas y la combinacin de los mismos. Tambin
muestra informacin ms completa del detalle de la CxP tales como: el monto restante, la
moneda, el cambio a la moneda de la cobranza y el monto expresado en la moneda en la
cual se est realizando el mismo.
Si usted ya realiz los pagos y desea incluirlos en el sistema, desde el <Men Principal>
dirjase al mdulo Mens - CxP / Pagos / Proveedores / Forma 30 (IVA) y una vez escoja
la opcin Pagos Insertar.
Figura 322. Ventana de insertar pagos.
Para incluir el pago, indique los siguientes datos solicitados:

N Cheque: indique el nmero del cheque que se utiliz para la cancelacin del
compromiso adquirido por la empresa.
Fecha: indique la fecha en que se realiz el pago.
N Comprobante: el sistema asigna automticamente el nmero del comprobante de
egreso, y no puede ser modificado.
Status: el sistema le mostrar si la cuenta por pagar est vigente, abonada o cancelada.
Cuenta: En este campo colocar el nmero de la cuenta bancaria donde se realiz el
egreso. Si usted tiene en los parmetros de Bancos, la opcin Genera movimiento bancario

11 de junio de 2014
Pg.225
desde pago se registrara automticamente el pago en los movimientos bancarios de esta

cuenta.
Generar I.T.F: Si activa esta opcin, generar el inters sobre transacciones financieras.
Proveedor: coloque el nombre del proveedor o utilice la combinacin de teclas (Asterisco
(*) + Enter) para que el sistema le muestre una lista de los existentes.
Concepto: indique el cdigo que identifica el pago efectuado, si no lo conoce presione
Enter y el sistema le mostrar la lista de los conceptos existentes, seleccione uno y haga clic
en el botn Escoger. Disponible solo si usted tiene en los parmetros de Bancos, la
opcin Genera movimiento bancario desde pago.
Cheque a Nombre de: si se indic un nombre de beneficiario en el proveedor, aparecer el
nombre de este y podr ser cambiado nicamente si el usuario tiene permiso para ello en su
configuracin.
Nota: si trabaja con distintos tipos de moneda el sistema le muestra en la parte superior derecha de la
ventana, el monto expresado en la moneda con la cual se insert en documento, as como el valor del
cambio a la moneda local. Ej. Si el pago fue hecho en dlares, le mostrar el monto equivalente (Al cambio)
en bolvares fuertes (BsF), como se muestra en la siguiente figura.
Figura 323. Monto expresado en Bs.
Pestaa Abonos
Esta pestaa muestra en la pantalla todas las cuentas por pagar que tiene con el proveedor
escogido, y sus respectivos saldos. Hay una columna donde usted insertar el abono o la
cancelacin. Tiene que colocar los abonos para poder acceder a la pantalla de Retenciones.
Los montos se
encuentran
expresados con
4 decimales a
fin de que los
clculos sean
ms precisos
Figura 324. Pestaa Abonos.
Moneda: esta columna expresa el smbolo de la moneda de cada uno de los documentos.
Monto Original y Monto restante: estas columnas permiten visualizar el monto original
de la CxP y el monto restante (en caso de que la cuenta est abonada permite ver el monto
que falta por cancelar).
Cambio: En esta columna se debe colocar el cambio a la moneda local (en las CxP que
estn expresadas en monedas extranjeras o monedas distintas a la moneda de la cuenta).
Pg.226

11 de junio de 2014
Monto Total: muestra el total de la CxP segn la moneda en la cual se est efectuando el
Pago.
Pestaa Retencin I.S.L.R.
Esta columna
muestra el
valor de las
retenciones
expresadas en
la moneda
local
Figura 325. Pestaa Retencin ISLR.
N CxP: el sistema muestra el cdigo de la(s) Cuenta(s) por pagar del proveedor
seleccionado.
los documentos.
Monto Original CxP: En esta columna se muestra el monto original de la CxP.
Cdigo Ret: esta columna expresa el cdigo de la Retencin que se le va a aplicar al
proveedor segn sea el caso, el sistema si la retencin es por otro cdigo debe presionar en
la barra espaciadora para que borre el cdigo y presionar Enter para que aparezca la lista
donde podr escoger.
Base imponible: coloca el monto de lo abonado o de la cancelacin de la factura.
Retencin (Moneda Local): calcula el monto del impuesto a retener por el monto de la
base imponible.
R: este campo indica si la retencin ya se le hizo al cliente.
Esta columna
muestra el los
montos de las CxP
expresadas en BsF
Pestaa Retencin IVA
Esta columna
muestra el cambio
a la moneda local
(BsF)
Esta columna muestra el

valor de la retencin de
IVA expresada en BsF
Figura 326. Pestaa Retencin IVA.
N CxP: el sistema muestra el cdigo de la(s) Cuenta(s) por pagar del proveedor
seleccionado.
Smbolo de la moneda del documento: esta columna expresa el smbolo de la moneda de
cada uno de los documentos.
Monto Original: En esta columna se muestra el monto original de la CxP, el monto de la
factura a pagar.
Cambio: esta columna expresa el cambio a la moneda local
Total: esta columna muestra el total de la CxP segn la moneda en la cual se est
efectuando del pago.

11 de junio de 2014
Pg.227
Monto IVA: esta columna muestra el monto del IVA (expresado en la moneda local) para
el clculo de la Retencin.
Retencin IVA (Moneda Local): en esta columna se expresa el monto retenido (la
retencin puede ser 0%, 75% o 100% del monto del IVA)
Pestaa Abonos
El sistema mostrar la lista de todos los Anticipos dados al proveedor en caso de existir.
Figura 327. Pestaa Anticipos.
Los montos se
encuentran expresados
con 4 decimales a fin
de que los clculos
sean ms precisos
N Anticipo: esta columna muestra el nmero (N) del Anticipo.

Smbolo de la moneda del documento: esta columna muestra el smbolo de la moneda de
cada uno de los documentos.
Monto Original y Monto Restante: estas columnas permiten visualizar el monto original
del anticipo y el monto que resta por utilizar.
Cambio: en esta columna se puede colocar el cambio a la moneda local (en las cuentas que
estn expresadas en monedas extranjeras).
Monto Aplicado: muestra el monto del anticipo que se aplicar a este pago.
Seccin Clculo en Moneda de la Cuenta Bancaria.
Otros: colocar el monto aqu si usted desea incluir algn aumento o disminucin a la
cancelacin de la factura tales como notas de dbito.
Retencin I.S.L.R.: el sistema coloca monto de retencin de I.S.L.R. segn el clculo que
corresponda al proveedor.
Retencin I.V.A.: el sistema coloca monto de retencin de I.V.A. segn el clculo que
corresponda al proveedor.
Cheque o Efectivo: Indique el monto del abono o la cancelacin de la CxP.
Anticipo: en caso de usar en este pago, anticipos previamente dados al proveedor, ac
aparecer el monto usado.
Total pagado: indica el total de la suma entre el monto indicado en Otros, el Monto cheque
o efectivo y la Retencin I.S.L.R.
Total abonos: indica el total de los abonos indicados en la ficha Abonos.
Diferencia: indica la diferencia entre el abono indicado y el total pagado.
Descripcin: coloque aqu cualquier informacin adicional, con respecto al pago.
Para grabar el pago la diferencia entre el monto de los abonos y lo que se va a pagar debe
ser cero, sino no puede guardar el pago.
Luego de llenar todos los datos solicitados presione el botn Grabar
De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar pagos ya guardados
mediante las opciones correspondientes en el men Pago.
Pg.228

11 de junio de 2014
18.22
Anular Pagos
Si desea anular algn pago el sistema le permite hacerlo, desde el men Pago Anular, el
sistema le mostrara la siguiente ventana
Figura 328. Buscar pagos para anular.
Presione el botn Buscar escoja el pago que desee y presione el botn Anular en la
siguiente ventana puede verificar los datos del pago y luego presione el botn Anular.
Figura 329. Ventana anular pagos
Recuerde que: al momento de anular una cobranza, el movimiento bancario asociado a la

anulacin, asume dos maneras, las cuales se describen a continuacin:
Si la cobranza que se est anulando corresponde al mismo mes y ao de la fecha
actual (fecha de anulacin) entonces el movimiento bancario de la cobranza se
modifica automticamente con fecha de hoy, quedando el monto en cero (0).
Si la cobranza es de otro mes y/o ao distinto de la fecha actual (fecha de anulacin)
entonces el movimiento bancario original de la cobranza permanece igual y se

11 de junio de 2014
Pg.229
agrega automticamente otro movimiento bancario de reverso por igual monto con
fecha de hoy.
Si desea visualizar
el Comprobante de
Reverso, presione
este botn
Si desea visualizar el
Comprobante Original
presione este botn
Figura 330. Ventana anular pagos

Tenga en cuenta qu: Cuando el pago consultado tenga estatus Anulado el botn Ver
Comprobante Anulacin se har visible.
18.23
Insertar Pago Histrico
El proceso de insertar un pago histrico es similar al de insertar un pago normal, solo que
para insertar aquellos debe activar modo avanzado desde el men G Activar Modo
Avanzado
18.24
Re-Imprimir Comprobante de Pago
Si desea re-imprimir un comprobante de pago, escoja el men Pago Re-Imprimir

Comprobante de Pago, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 331. Ventana buscar pagos para re-imprimir
Presione el botn Buscar escoja el pago y presione el botn Re-Imprimir en la siguiente

ventana puede verificar los datos del pago luego presione el botn Re-Imprimir como se
muestra en la siguiente ventana:
Pg.230

11 de junio de 2014
Figura 332. Ventana Re-Imprimir comprobante de pago
18.25
Re-Imprimir Comprobante de Retencin
Si desea reimprimir un comprobante de retencin, escoja el men Pago Re-Imprimir

Comprobante de Retencin, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 333. Buscar pagos para re-imprimir comprobantes de RET
Presione el botn Buscar escoja el pago que desee y presione el botn Re-Imprimir en la
siguiente ventana puede verificar los datos del pago luego presione el botn Re-Imprimir
como se muestra en la siguiente ventana:

11 de junio de 2014
Pg.231
Figura 334. Ventana re-imprimir comprobante de retencin
18.26
Re-Imprimir Comprobante de Retencin IVA
Si desea reimprimir un comprobante de retencin de IVA, escoja el men Pago ReImprimir Comprobante de Retencin IVA, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 335. Buscar pagos para re-imprimir comprobantes de RET IVA
Presione el botn Buscar escoja el pago que desee y presione el botn Re-Imprimir en la
siguiente ventana puede verificar los datos del pago luego presione el botn Re-Imprimir
como se muestra en la siguiente ventana:
Pg.232

11 de junio de 2014
Figura 336. Ventana re-imprimir comprobante de retencin de IVA
18.27
Informes de Pagos
Para visualizar los informes disponibles de pagos desde el <Men Principal> seleccione el
mdulo Mens - CxP/Pagos/Proveedores/Forma 30 (IVA) luego escoja el men Pago
Informes el sistema le mostrar la siguiente ventana:
Figura 337. Ventana de solicitud de Informes de Pago.
Solicite el que usted desee, todos estos informes estn disponibles para ser visualizados
tanto por Impresora como por Pantalla.
11 de junio de 2014
Pg.233
Nota: La opcin Declaracin Informativa solo est disponible para aquellas compaas que sean
Contribuyente Especial.
18.28
Re-Calcular Retenciones en Pagos
Para re-calcular las retenciones en los pagos active el modo avanzado, para ello presione
click en el men G Activar Modo Avanzado, luego click en la opcin Pagos ReCalcular Retenciones en Pagos el sistema le mostrara el siguiente mensaje:
Figura 338. Mensaje confirmar re-calcular retenciones en pagos
Acepte el mensaje si est de acuerdo, el sistema empezara el proceso de re calcular

retenciones en pagos, luego al terminar le mostrara el siguiente mensaje:
Figura 339. Mensaje proceso re-calcular retenciones en pagos concluido
18.29
Generar Archivo XML para declaracin de Rentas
El Sistema Administrativo SAW le permite obtener el archivo XML para la declaracin

mensual de pagos de I.S.L.R. para ello escoja el men Pago Declaracin Mensual XML
el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Pg.234

11 de junio de 2014
Figura 340. Ventana para generar archivo XML pagos de I.S.L.R
Seccin Retenciones Por:

Seleccione algunas de las siguientes opciones
Salarios y otras Retenciones:
Dividendos y Acciones:
Ganancias Fortuitas:
Luego ingrese el mes y ao as como la ruta donde se guardara el archivo que genere, luego
presione el botn Generar
18.30
Cambiar cdigos del SENIAT
Sistema Administrativo para Windows le ofrece un proceso que permite la sustitucin de

cdigos no vlidos por el SENIAT para realizar sus pagos, usted puede seleccionar el
cdigo original y cambiarlo por el cdigo nuevo, este se filtrar por:
Mes,
Perodo de aplicacin,
Tipo de persona.
Para llevar a cabo el cambio de cdigos desde el <Men Principal> escoja G Activar
Modo Avanzado
Seguidamente active el mdulo Mens CxC/Pagos/Proveedores/Forma (30) IVA, luego

presione click el men Pago Cambiar Cdigo del Seniat en Pagos. Se mostrar la
siguiente ventana

11 de junio de 2014
Pg.235
Figura 341. Ventana para cambio de cdigos del Seniat
En la ventana anterior ingrese:

Periodo de Aplicacin,
Tipo de Persona,
Cdigo de Retencin Original y Cdigo de Retencin Nuevo
Luego presione el botn Grabar.
De esta manera se lleva a cabo el proceso de cambiar un cdigo de retencin del Seniat
18.31
Relacin Anual
Si usted desea el Sistema Administrativo SAW le permite obtener una relacin anual.
18.31.1
Relacin Anual Forma Impresa
Para obtener una Relacin Anual de forma manual, para ello desde el <Men Principal>
escoja el mdulo Mens - CxP / Pagos / Proveedores / Forma 30 (IVA) luego escoja el
men Relacin Anual Forma Impresa el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 342. Ventana obtener relacin anual forma impresa
Dispositivo
Pantalla: si escoge esta opcin el sistema le muestra la relacin anual de forma
previa en pantalla
Pg.236

11 de junio de 2014
Impresora: si escoge esta opcin el sistema enva directamente la relacin anual a

la impresora.
Archivo de Texto: esta opcin el sistema le genera un archivo de texto con la
relacin anual.
Datos del Informe
Despus de seleccionar cualquiera de las opciones anteriores, ingrese los parmetros
solicitados luego presione el botn Imprimir.
18.31.2
Relacin Anual Medio Magntico
De igual manera usted puede obtener la relacin anual por medio magntico para esto
escoja el men Relacin Anual Medio Magntico el sistema le mostrara la siguiente
ventana:
Figura 343. Ventana obtener relacin anual por medio magntico
Dispositivo
Archivo .XLS - RUTA: si escoge esta opcin el sistema le pedir la ruta donde se
guardara la relacin anual.
Borrador: al escoger esta opcin el sistema le mostrara un borrador con la relacin
anual el cual puede imprimir.
Datos del Informe
Despus de seleccionar cualquiera de las opciones anteriores, ingrese los parmetros
solicitados luego presione el botn Generar.

11 de junio de 2014
Pg.237
18.32
Insertar ARCV
Para insertar los ARCV en el sistema, active el mdulo Mens - CxP / Pagos /
Proveedores / Forma 30 (IVA) escoja el men ARCV Insertar el sistema le mostrara la
siguiente ventana:
Figura 344. Ventana insertar ARCV
Nombre del Proveedor: ingrese el nombre del proveedor recuerde que puede utilizar la
combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter)
Periodo (Mes / Ao)
Escoja la fecha desde hasta luego presione el botn Grabar.
De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar ARCV ya guardados
mediante las opciones correspondientes en el men ARCV
18.33
Re-Imprimir ARCV
Si desea re-imprimir un ARCV, escoja el men ARCV Re-Imprimir, el sistema le

Figura 345. Ventana buscar ARCV
Presione el botn Buscar escoja el ARCV y presione el botn Re-Imprimir en la siguiente

ventana puede verificar los datos del ARCV luego presione el botn Re-Imprimir como se
muestra en la siguiente ventana.
Pg.238

11 de junio de 2014
Figura 346. Ventana Re-Imprimir ARCV
18.34
Generar ARCV
Para generar un ARCV escoja el men ARCV Generar el sistema le mostrara la siguiente
ventana.
Figura 347. Ventana generar ARCV
Periodo (Mes / Ao)

Ingrese la fecha Desde Hasta
Cantidad a Generar: escoja de la lista algunas de las siguientes opciones
Todos
Varios
Luego presione el botn Generar

11 de junio de 2014
Pg.239
18.35
Eliminar varios ARCV
Para eliminar varios ARCV ya guardados en el sistema escoja el men ARCV Eliminar
Varios el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 348. Ventana eliminar ARCV
Cantidad a Eliminar: seleccione de la lista alguna de las siguientes opciones.

Todos
Varios
Fecha Desde: ingrese la fecha desde.
Fecha Hasta: ingrese la fecha hasta.
Proveedor Desde: ingrese el proveedor desde.
Proveedor Hasta: ingrese el proveedor hasta.
18.36
Re-Imprimir Varios
El proceso de reimprimir varios es similar al proceso de re-imprimir ARCV solo que este le
permite reimprimir varios o todos los ARCV, para ello escoja el men ARCV ReImprimir Varios
18.37
Consultar Tabla Retencin
Si usted desea consultara la tabla de Retencin desde el mdulo Mens - CxP / Pagos /
Proveedores / Forma 30 (IVA) escoja el men Tabla Retencin Consultar el sistema le
Figura 349. Ventana consultar retenciones
Pg.240

11 de junio de 2014
Presione el botn Buscar escoja la Retencin y presione el botn Consultar en la siguiente

ventana puede consultar los datos del Retencin, puede avanzar o retroceder con los botones
disponibles Anterior y Siguiente. Como se muestra a continuacin:
Figura 350. Ventana consultar retenciones
18.38
Eliminar Tabla Retencin
De igual manera usted puede eliminar registros en la tabla de retenciones para ello escoja el
men Tabla Retencin Eliminar el sistema le mostrara la siguiente ventana, presione el
botn Buscar
Figura 351. Ventana modificar retenciones
En la lista que aparece escoja la retencin y presione doble clic, se mostrara una ventana
similar a la siguiente con un mensaje:

11 de junio de 2014
Pg.241
Figura 352. Ventana eliminar retenciones
Acepte o no el mensaje para eliminar la retencin seleccionada.
18.39
Actualizar Tabla de Retencin de Personas Naturales
Si desea actualizar la tabla de retenciones para personas naturales el sistema le permite

hacerlo para ello escoja el men Tabla Retenciones Actualizar Tabla de Retencin de
PN el sistema le mostrara el siguiente mensaje:
Si est de acuerdo presin el botn Yes para continuar. Al finalizar el proceso el sistema le
mostrara el siguiente mensaje:
Figura 354. Mensaje de finalizacin de proceso
Pg.242

11 de junio de 2014
18.40
Plantilla de Retencin
Para consultar una plantilla de retencin determinada escoja el men G Activar Modo
Avanzado acepte el mensaje luego escoja el men Tabla Retencin Consultar el sistema
le mostrara las siguientes ventanas:
Figura 355. Ventana consultar Plantillas de Retencin
Presione el botn buscar escoja la plantilla que desee consultar luego presione el botn
Consultar se mostrara la siguiente ventana.
Figura 356. Ventana consultar Plantillas de Retencin
En esta ventana consulte la que usted desee, puede ayudar con los botones Anterior y
Siguiente.
Distribuir Retencin de IVA
Esta opcin es de utilidad si se tienen cobranzas con retencin de IVA creadas en la versin
4.70 o anterior del Sistema Administrativo SAW.
Por defecto los usuario no tienen acceso la opcin del men Distribuir de la Retencin del
IVA, por tanto debe ir al mdulo Mens - Usuarios/Conversin/Parmetros/Respaldar,
luego al men Usuario Modificar y all active en la Pestaa CxC la opcin Distribuir
Retencin IVA.

11 de junio de 2014
Pg.243
Active esta opcin

al usuario
Figura 357. Ventana de modificar Usuario.
Si este es el caso, el monto de IVA retenido debe distribuirse en el (los) documento(s) que
compone(n) la cobranza. Para ello dirjase al mdulo Mens - CxC/Cobranzas/Vendedor
y luego al men Cobranzas Distribucin de la Retencin del IVA en las Cobranzas
convertidas de Versin 4.70 o anterior. El sistema le va a mostrar un listado de todas las
cobranzas que tenan IVA retenido por distribuir, en caso de que existan. Seleccione de la
lista una de las cobranzas y haga clic en el botn Distribuir. Le aparecer la ventana de
Distribuir Cobranza, donde solo podr modificar los datos de la retencin de IVA.
Nmero de
comprobante de
Retencin
Figura 358. Ventana de actualizar IVA de Cobranza.
En esta ventana se debe indicar el monto IVA retenido para cada documento o Cuenta por
Cobrar, el cual debe coincidir con el IVA retenido para toda la cobranza. Si son varios los
documentos o Cuentas por Cobrar la sumatoria de las retenciones de cada uno, debe
coincidir con el total retenido en la cobranza.
Pg.244

11 de junio de 2014
Luego de sealar el monto del IVA retenido, indique el nmero y fecha del comprobante de
retencin.
Indique un nmero de
comprobante de
retencin para cada
Cuenta por Cobrar
Figura 359. Pestaa Retencin I.V.A.
18.41
Planilla Forma 00030
El Sistema Administrativo SAW le permite obtener la planilla forma 00030 para ello desde
el <Men Principal> escoja el men active el mdulo Mens - CxC /Cobranzas
/Vendedor/Planilla Forma 30(IVA) luego escoja el men Planilla Forma 00030
Insertar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 360. Insertar planilla Forma 00030
Ingrese el Mes y Ao de Aplicacin luego presione el botn Insertar el sistema le mostrara


11 de junio de 2014
Pg.245
Figura 361. Datos en planilla Forma 00030
En esta ventana el sistema le muestra los datos que sern impresos adems le permite editar
y re-calcular los valores en los campos, si est de acuerdo con los valores entonces presin
el botn Grabar, el sistema le mostrara el siguiente mensaje:
Figura 362. Mensaje de solicitud de confirmacin
Presione el botn correspondiente a la opcin que usted desee.
18.42
Planilla Forma 00030 Insertar Sustitutiva
De igual manera usted puede insertar la planilla sustitutiva para hacerlo escoja el men
Planilla Forma 00030 Insertar Sustitutiva. Se mostrara la siguiente ventana:
Figura 363. Insertar sustitutiva de planilla Forma 00030

Pg.246

11 de junio de 2014
Ingrese el Mes y Ao de Aplicacin luego presione el botn Insertar el sistema le mostrara

Figura 364. Insertar sustitutiva de planilla Forma 00030
De igual manera el sistema le permite consultar, modificar y eliminar planillas Forma

00030 as como tambin le permite imprimir la planilla y un borrador de la misma, estas
opciones estn disponibles en el men Planilla Forma 00030

11 de junio de 2014
Pg.247
19
Bancos
El Sistema Administrativo SAW le permite llevar el control de todas las transacciones

realizadas en los diferentes bancos que maneja la empresa bien sea en moneda extranjera o
en moneda local.
19.1 Insertar Cuenta Bancaria

Para incluir las cuentas bancarias con las cuales trabaja la empresa, desde el <Men
Principal> active el mdulo de Mens - Bancos y una vez all, acceda al men Cuenta
Bancaria Insertar, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 365. Ventana insertar cuenta bancaria.
En la cual se le solicitar la siguiente informacin

Seccin Datos de la Cuenta Bancaria
Cdigo: indique un cdigo a la cuenta bancaria.
Status: aqu usted indicar si la cuenta esta activa (en uso) o ya no la utiliza.
N de cuenta: Coloque el nmero de cuenta del banco de la empresa.
Nombre: Indique el nombre de la cuenta del banco.
Tipo: Seleccione si es ahorros, corriente o activos lquidos.
Nombre Moneda: si la empresa tiene activado manejo de moneda extranjera, podr
seleccionar entre los tipos de moneda que haya creado.
Seccin Datos del Banco
Cdigo: seleccione el banco al que pertenece la cuenta.
Nombre: aqu aparecer el nombre del banco que escogi de la lista.
Sucursal: indique en qu agencia abri la cuenta de la empresa.
Pg.248

11 de junio de 2014
Seccin Otros
Saldo Disponible: cuando la cuenta tenga movimiento (es decir se est modificando una
cuenta ya existente) aparecer el monto disponible segn libros.
Cuenta Contable: En este campo debe indicar la cuenta que se utilizar para hacer el
asiento contable de cualquier movimiento en la cuenta.
Plantilla Impresin de Cheque: indique el nombre de la plantilla para poder imprimir el
cheque del banco que seleccion para trabajar.
Despus de ingresar todos los datos solicitados presione clic en el botn de Insertar.
De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar cuentas bancarias ya
guardadas mediante las opciones correspondientes en el men Cuenta Bancaria
19.2 Recalcular Saldos

El Sistema Administrativo SAW le permite recalcular saldos guardados para ello llevar a
cabo este proceso escoja el men G Activar Modo Avanzado luego escoja el men
Cuenta Bancaria Recalcular Saldos
Figura 366. Ventana recalcular saldos.
Al terminar el proceso el sistema le mostrara el siguiente mensaje
19.3 Informes de Cuentas Bancarias

Si usted desea saber el saldo del Banco en el sistema, desde el <Men Principal> dirjase al
mdulo Mens Bancos, luego escoja el men Cuenta Bancaria Informes, el sistema le

11 de junio de 2014
Pg.249
Figura 368. Ventana solicitud de informes de bancos.
19.4 Movimientos Bancarios.

Los movimientos bancarios son generados automticamente si usted indic en los
parmetros generales que se manejaran directamente por el sistema al generarse una
cobranza o se efecta la cancelacin de un pago, ms especficamente en la ficha Banco,
con los parmetros Generar Mov. Bancarios desde cobro y Generar Mov. Bancario
desde pago.
Si usted desea incluir un movimiento bancario manual, desde el <Men Principal> dirjase
al mdulo Mens - Bancos luego escoja el men Movimiento Bancario Insertar. El
Figura 369. Ventana insertar de movimientos bancarios.
Pg.250

11 de junio de 2014
Donde se solicitar la siguiente informacin:

Fecha del movimiento: indique la fecha en que se gener el movimiento.
Generado por: El sistema indica automticamente el usuario que est generando el
movimiento.
Seccin Datos de la cuenta Bancaria
Cuenta Bancaria: seleccione la cuenta del banco asociado al movimiento que esta
insertando.
Moneda: indica la moneda en que se realizar el movimiento
Cambio a Bs.: en este debe indicar el cambio en Bolvares de la moneda.
Saldo disponible: se muestra el saldo disponible para la cuenta.
Seccin Datos del Concepto Bancario
Cdigo Concepto: indique el cdigo del concepto aplicado al movimiento. Si no lo conoce
puede utilizar la combinacin de teclas (Asterisco (*) +Enter) y el sistema le mostrar la
lista.
Tipo Concepto: es colocado automticamente por el sistema y depender del concepto
seleccionado.
Generar ITF: si la activa cuando grabe un movimiento de egreso generar un movimiento
con el dbito bancario correspondiente.
Seccin Datos de la Transaccin.
N Documento: indique el nmero de identificacin del documento incluido.
Monto: coloque el monto del movimiento bancario que va a incluir.
Descripcin: escriba la descripcin del movimiento.
Despus de ingresar los diferentes datos solicitados haga clic en el botn Grabar.
19.5 Anular Movimiento Bancario

Al momento que necesite anular un movimiento bancario lo puede hacer desde el men
Movimiento Bancario Anular el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 370. Ventana buscar movimientos bancarios.
Presione el botn buscar escoja el movimiento bancario que desee anular luego presione el
botn Anular se mostrara la siguiente ventana.

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Pg.251
Figura 371. Ventana movimiento bancario para anular.
Presione el botn Buscar escoja la cuenta por pagar que desee anular y presione el botn
Anular en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cuenta por pagar y luego
presione el botn Anular.
19.6 Informe de Movimiento Bancario

Para visualizar los informes de movimientos bancarios lo puede hacer desde el men
Movimiento Bancario Informes el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 372. Ventana solicitud de informes de movimientos bancarios.
Pg.252

11 de junio de 2014
19.7 Generar Faltante de Cobranzas

Para generar un faltante en cobranzas escoja el men G Activar Modo Avanzado acepte
el mensaje luego escoja el men Movimiento Bancario Genera Faltante de Cobranzas el
sistema le mostrara la siguientes ventanas en la primera escoja la fecha a generar y presione
el botn Generar, el sistema le muestra la segunda ventana comunicndole que el proceso
se llev a cabo.
Figura 373. Ventana generar faltantes de cobranzas
19.8 Insertar Movimiento Bancario con Opcin Imprimir Cheque.

El Sistema Administrativo SAW tambin le permite insertar movimientos bancarios con
opcin a imprimir cheque. Para ello el escoja el men Movimiento Bancario Insertar
con Opcin Imprimir Cheque el sistema le mostrara la siguiente ventana
Figura 374. Ventana insertar de movimientos bancarios.

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Pg.253
El proceso de insertar movimiento bancario con opcin de imprimir cheque es el mismo

que insertar movimiento bancario, solo que en esta ventana se activa la pestaa Impresin
de Cheque en la que le solicita el nombre del beneficiario y el nmero de cheque, como se
muestra en la siguiente imagen:
Figura 375. Pestaa Impresin de Cheque.
Despus de ingresar los datos solicitados en las dos pestaas presione el botn Grabar
19.9 Re-Imprimir Cheque

Si desea re-imprimir un cheque, escoja el men Movimiento Bancario Re-Imprimir
Cheque, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 376. Ventana buscar movimiento bancarios para re-imprimir
Presione el botn Buscar escoja el cheque que desee y presione el botn Re-Imprimir en la
siguiente ventana.
Figura 377. Ventana re-imprimir cheques
Pg.254

11 de junio de 2014
19.10
Insertar Concepto Bancario
Los conceptos bancarios constituyen los diferentes tipos de transacciones bancarias que se
efectan dentro de la empresa, tanto de ingresos como de egresos.
Estos conceptos son utilizados para identificar el tipo de movimiento bancario que realice
la compaa.
Para insertar los conceptos desde el <Men Principal > dirjase al mdulo Mens - Bancos
luego escoja el men Conceptos bancarios Insertar, donde se le solicitar:
Figura 378. Ventana insertar Concepto Bancario.
Cdigo: indique el cdigo con el cual identificar el concepto.

Descripcin: coloque cmo se llamar el concepto.
Tipo: indique si el concepto es de ingreso o de egreso.
Haga clic en el botn Grabar para guardar los cambios.
De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar conceptos ya guardados
mediante las opciones correspondientes en el men Concepto.
Nota: Si desea borrar algn concepto que cre previamente y que no est utilizando, este concepto no debe
estar siendo utilizado en ninguna cobranza, pago o movimiento, ya que forma parte de las transacciones
bancarias de la empresa.
19.11
Insertar Conciliacin Bancaria
La conciliacin bancaria consiste en verificar la igualdad entre los movimientos bancarios

que han generado el sistema y las constancias que surgen de los resmenes bancarios,
efectuando el cotejo mediante un ejercicio bsico de control. Las diferencias generalmente
se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por falta de informacin. Uno
de los casos ms comunes es cuando la empresa entrega un cheque a un tercero e
inmediatamente lo contabiliza en sus registros pero el banco recin lo har cuando el
beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite.
El Sistema Administrativo SAW maneja el Mtodo de Conciliacin Bancaria de Saldos
Encontrados, el cual consiste en partir de uno de los saldos posibles: el reflejado en los
libros y llegar al saldo segn el estado de cuenta bancario.
Al insertar una conciliacin bancaria, usted indicar la cuenta bancaria que desea conciliar
as como el mes y ao de los movimientos, y el sistema le mostrara los egresos que
cumplan con tales requisitos.
11 de junio de 2014
Pg.255
Para insertar una conciliacin desde el <Men Principal> dirjase al mdulo Mens Bancos luego escoja el men Conciliacin Insertar, el sistema le mostrara la siguiente
ventana:
Figura 379. Ventana insertar conciliacin bancaria.
Donde se solicitar la siguiente informacin:

Cuenta: indique la cuenta de la cual quiere ver los movimientos bancarios a conciliar.
Mes / Ao: indique el periodo, mes y ao de los movimientos a conciliar.
Cargar Movimientos: Permite indicar que movimientos mostrar en la lista. Tiene tres
opciones: Conciliados, No Conciliados y Todos.
Botn Agregar Movimientos: este botn permite agregar movimientos bancarios a la
cuenta que se est conciliando. Al hacer clic en l, se abrir la ventana de insercin de
movimiento.
Pg.256

11 de junio de 2014
Figura 380. Ventana insertar movimiento bancario.
Botn Actualizar Movimientos: este botn permite que el sistema actualice la lista de
movimientos y los muestre todos, de manera que si se est modificando una conciliacin
previamente insertada, muestre todos los movimientos asociados a la cuenta y periodo
indicado, no solo los conciliados sino tambin los no conciliados. Tambin cuando recin
se agrega un nuevo movimiento, el sistema no lo muestra inmediatamente, y es necesario
actualizar la lista a travs de este botn. Los movimientos insertados a travs del mdulo
bancos, no aparecern automticamente en la lista de movimientos de conciliacin, solo
cuando se activa el botn actualizar movimientos.
Conciliar Movimiento: En esta rea encontrar dos botones, Todos y Ninguno con los
cuales activar o desactivar la conciliacin (columna C) de los movimientos listados.
Pestaa Movimientos Bancarios.
Figura 381. Ventana pestaa Movimientos Bancarios.
Una vez colocados los datos anteriores, aparecern los movimientos que correspondan,
especificando: N Documento, Fecha, Descripcin, Monto Debe, Monto Haber, C
(Conciliado o no, si est activo se seala como conciliado) y N de Movimiento.
11 de junio de 2014
Pg.257
Pestaa Datos Resumidos (Mtodo: Saldo Encontrados)
Figura 382. Ventana pestaa Datos Resumidos.
Esta pestaa muestra los montos correspondientes al Saldo Segn Libros

Mas:
Movimiento de Egreso No conciliados.
Menos:
Movimientos de Ingresos No Conciliados.
Adems le permite ingresar el saldo segn el banco para ser comparado:
Pestaa Informacin de Conciliacin
Figura 383. Ventana pestaa Informacin de Conciliacin
De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar conciliaciones ya guardadas

mediante las opciones correspondientes en el men Conciliacin.
Pg.258

11 de junio de 2014
19.12
Cerrar / Abrir Conciliacin
El Sistema Administrativo SAW le permite cerrar o abrir una conciliacin para ello escoja
el men Conciliacin Abrir, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 384. Ventana buscar conciliacin para abrir
Ingrese el cdigo de cuenta, nombre de la cuenta as como el Mes / Ao luego presione el

botn Buscar. Aparecer la siguiente ventana:
Figura 385. Lista de conciliaciones disponibles para abrir
Escoja la conciliacin y presione el botn Abrir

Para cerrar una conciliacin es el mismo proceso que el explicado para abrirla, disponible
en el siguiente men Conciliacin Cerrar.

11 de junio de 2014
Pg.259
19.13 Informes de Conciliacin

Si usted desea saber sus Movimientos por Conciliacin o las Transacciones conciliadas o
no conciliadas, desde el <Men Principal> dirjase al mdulo de Mens - Bancos luego
escoja el men Conciliacin Informes el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 386. Ventana Informes de Conciliacin.
Pg.260

11 de junio de 2014
20
Inventario
20.1 Insertar Artculos Inventario.
Figura 387. Ventana de insercin de artculo al Inventario.
Al momento de ingresar los artculos se le solicitar la siguiente informacin:

Cdigo del Artculo: indique el cdigo asignado al artculo de inventario con el cual
trabajar su compaa.
Descripcin: el sistema le permite incluir un amplio texto para que usted coloque el
concepto del artculo.
Lnea de Producto: Indique la lnea que corresponde al artculo incluido. Por ejemplo si
usted tiene una empresa que vende artefactos elctricos puede clasificarlos en lnea blanca,
lnea marrn entre otras.
Tipo de Artculo: Indique el tipo que corresponde al artculo ingresado. Este puede ser
Servicio, Mercanca o Producto Compuesto. Si usted factura la prestacin de servicios por
ejemplo Honorarios Profesionales, Instalaciones de mquinas, entre otras debe escoger la
opcin de servicio. Si usted vende artculos como prendas de vestir, material de limpieza,
artculos de oficina entre otras debe escoger tipo mercanca para que el sistema lleve
control del inventario y en un momento determinado pueda saber cuntos artculos tiene en
existencia.
Alcuota IVA: seleccione entre las opciones si el artculo es exento de impuesto, o se le
aplica el porcentaje de la tasa General, Reducida o Adicional.
Tipo de mercanca: seleccione de la lista desplegable el tipo de mercanca al cual
pertenece el artculo que este insertando.
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A continuacin aparecen las pestaas de Precios / Existencias, Estadsticas / Cuentas

Contables / Otros, Precios en Moneda Extranjera
Pestaa Precio / Existencia.
Figura 388. Ventana insertar artculo al inventario.
Seccin Precios.
Precio 14: El sistema le permite insertar hasta cuatro precios diferentes para cada
artculo de manera que al facturar podr escoger el precio que desea aplicar tanto en
Moneda Nacional como en Moneda Extranjera (PestaaPrecio en Moneda Extranjera).
Costo ltima Compra: colocar el monto del costo de cada artculo.
Unidad de Venta: coloque cual es la unidad que utiliza para facturar. Por Ej.: unidades,
kilos, cajas, rollos, horas, litros, galones, etc.
Unidad De Venta Sec: coloque cual es la unidad secundaria que utiliza para facturar. Por
Ej.: unidades, kilos, cajas, rollos, horas, litros, galones, etc.
Seccin Comisin
Costo ltima Compra: ingrese el costo de la ltima compra del producto
Seccin Comisin
Excluir de las comisiones: activar esta opcin indicar que no aplica a ningn tipo de
comisin definida en los vendedores o asociados.
% Comisin: seala el porcentaje de comisin que aplica al artculo para vendedores o
asociados.
Existencia: el sistema coloca la cantidad actual de la mercanca (segn las compras
realizadas de este artculo), este campo es slo de consulta.
Cantidad mnima: permite indicar la cantidad mnima ptima del producto en existencia,
depender de la frecuencia y volumen de movimientos de entrada y salida que tenga el
artculo.
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Cantidad mxima: permite indicar la cantidad mxima optima del producto en existencia,
al igual que le anterior depender de la frecuencia y volumen de movimientos de entrada y
salida que tenga el artculo.
Cantidad reservada: permite mostrar la cantidad reservada de un determinado producto.
Seccin Existencia por Talla / Color
En esta tabla se muestra la existencia del artculo que este ingresando, siempre y cuando el
tipo de mercanca pertenezca al grupo de tallas y colores, esta informacin es de solo
lectura.
Pestaa Estadsticas / Cuenta Contable / Otros
Figura 389. Pestaa Estadsticas / Cuentas Contables / Otros
Seccin Cuenta Contable

Cuenta Contable de Ingreso: indique una cuenta de ingreso para contabilizar el artculo, si
desea llevarlo en cuentas aparte para cada artculo.
Cuenta Contable de venta: indique una cuenta para el costo de venta del artculo.
Cuenta Costo Inventario: indique una cuenta para el costo de inventario del artculo.
Seccin Otros
Marca: Coloque el nombre de la casa o fbrica que produce el artculo.
Fecha de Vencimiento: si el producto que usted vende tiene fecha de vencimiento
colquela en este campo.

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Pestaa en Precios Moneda Extranjera
Figura 390. Pestaa Precios en Moneda Extranjera
Esta pestaa le permite ingresar los diferentes precios con IVA y sin IVA, as como el costo
unitario en monedas extranjeras.
20.2 Productos Compuestos

Al insertar un artculo desde el mdulo Inventario, a travs del men Artculo Inventario
Insertar, entre los tipos de Artculo disponible tenemos Producto compuesto.
Este tipo artculo permite crear un producto que se compone de varios artculos ya
existentes en el inventario. Al insertar articulo e indicar como tipo de artculo Producto
Compuesto, se activara una pestaa adicional llamada producto compuesto.
En esta pestaa se deber indicar los siguientes datos:
Cdigo Inventario: El cdigo de el o los artculos que integrarn el artculo. Mediante la
combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) para seleccionar de la lista los artculos
existentes en el inventario.
Cantidad: Debe indicar la cantidad de artculos que contendr este producto compuesto.
Este valor no puede ser 0.
Figura 391. Pestaa Producto Compuesto
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Al igual que el insertar un artculo tipo Mercanca o Servicio debe indicar el resto de los
datos. Es importante que tome en cuenta los siguientes detalles:
El producto compuesto no toma los precios de los artculos que lo componen, debe
indicrselo.
Al facturar un producto compuesto se descontaran de inventario los productos que
lo integran.
Solo se pueden hacer notas de Entrada / Salida de los artculos tipo Mercanca o
servicio, nunca de un producto compuesto.
Si usa varios almacenes, no puede transferir productos compuestos entre ellos, debe
transferir los artculos que los componen.
No se puede asignar un artculo varias veces a un mismo producto compuesto.
Los artculos compuestos no tienen existencias.
Ejemplo
Dirjase al mdulo de Inventario, a luego al men Artculo Inventario Insertar, y
desde la ventana de Articulo Inventario - Insertar agregue los artculos de la siguiente tabla:
Cdigo del
Artculo
Descripcin
Lnea de Producto
Tipo de Artculo
Precio
HP1
Harry Potter Tomo I
Lnea de Producto
Mercanca.
30.000
HP-A
Agenda de Harry Potter
Lnea de Producto.
Mercanca.
20.000
HP-C
Harry Potter calcomanas
Lnea de Producto
Mercanca.
2.000
Envi
Gastos por envo a domicilio.
Lnea de Producto
Servicio
5.000
Promocin de Harry Potter
Lnea de Producto
Producto Compuesto
Pestaade Productos
Cdigo Inventario
HP-A
HP1
HP-C
Envo
HP-Promo
Cantidad
1
1
4
1
45.000
compuestos
Inserte una nota de entrega donde los artculos a ingresar en el almacn sern los que
inserto anteriormente. Observe que solo puede seleccionar los de tipo mercanca. Asigne las
siguientes cantidades a cada artculo:
Cdigo Artculo
HP-A
HP1
HP-C
Cantidad
100
100
400
Inserte una factura del producto Promocin Harry Potter y luego emtala.
Haga una consulta de las existencias en el almacn (mdulo Inventario, luego en el Men
Existencias por Almacn Consultar), y observe que los productos que componen el
producto compuesto facturado han reducido su cantidad en existencia de acuerdo a lo
facturado.

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20.3 Desincorporar / Incorporar Artculos

Escoja el men Artculo Inventario Reincorporar Artculo o Desincorporar Artculo,
para activar o desincorporar los artculos de inventario. La opcin Desincorporar le permite
retirar un artculo de inventario que no se utilice en la empresa, o que hayan sacado de la
lnea de venta. Recuerde que NO se deben eliminar los artculos que alguna vez fueron
facturados.
Si posteriormente al retiro se desea incorporar nuevamente el artculo seleccione la opcin
de Reincorporar.
20.4 Ajuste de precios

A.- Ajuste de precios de forma manual.
El sistema le permite ajustar los precios de los artculos para ello desde el men inventario
presione el men Artculos de Inventario Ajuste de Precios
Figura 392. Ventana ajuste de precios.
Lnea a Ajustar: escoja de la lista desplegable la opcin que usted maneje:

Una
Todas
Lnea de Producto Afectada: mediante la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter)
seleccione la lnea de producto afectada.
Realizar solo Redondeo de Precios: active esta opcin si as lo requiere.
Accin a Realizar: escoja de la lista desplegable la opcin que le convenga.
Aumentar
Disminuir
Precio a Ajustar: escoja de la lista desplegable el o los precios que Ud. va a ajustar.
Redondear Precios a: escoja de la lista desplegable alguna de las siguientes opciones.
Prxima Unidad
Prxima Decena
Prxima Centena
Prxima Unidad de Mil
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Porcentaje de Ajustes: ingrese el valor requerido si desea redondear por porcentaje.

Ajustar en Monedas: escoja de la lista desplegable el tipo de moneda con la cual quiera
redondear los precios.
Extranjera
Local
Tipo de Precio a Redondear: escoja de la lista el tipo de precio segn como maneje Ud.
los precios.
Precios con IVA
Precios sin IVA
B.- Ajuste de Precios desde un archivo txt
El Sistema Administrativo SAW tambin le permite ajustar los precios desde un archivo de
texto, para ello desde el men Inventario seleccione el men Artculo de Inventario
Ajuste de Precios desde Archivo.
Figura 393. Ventana ajuste de precios desde un archivo
Seleccione la ruta donde se encuentra la informacin de nuevos precios, luego presione el

botn Actualizar.
20.5 Recalcular Existencia

Para llevar a cabo este proceso escoja el men Artculos Inventarios Recalcular
Existencias el sistema le mostrara siguiente ventana:
Figura 394. Ventana recalcular existencias

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Recalcular Existencia a: Escoja la opcin que desee recalcular

Todos
Uno
Luego presione el botn Recalcular Existencia
20.6 Importar Articulo Inventario

Si usted desea realizar importacin de artculos de inventario, escoja el men Artculos
Inventario Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Formato de Importacin: escoja que desea importar de las siguientes opciones

Nombre del Archivo a Importar: Escoja la ruta donde se encuentra el archivo a importar
20.7 Exportar Artculos de Inventario

De igual manera el Sistema Administrativo Contable le permite exportar artculos de
inventario para ello escoja el men Artculos Inventario Exportar el sistema le
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Formato de Importacin: escoja el formato de exportacin.

Nombre del Archivo a Exportar: Escoja la ruta donde se guardara el archivo a exportar
20.8 Modificar Serial

Para llevar a cabo la modificacin del serial de algn artculo, seleccione el men Artculo
de Inventario Modificar Serial
Y en la siguiente ventana ingrese los datos solicitados:
Figura 397. Ventana modificar serial
Ingrese el cdigo del articulo la descripcin, luego ingrese el serial actual as como el serial
nuevo luego presione el botn Grabar.
20.9 Modificar Rollos

De igual manera el sistema le permite modificar los rollos de los artculos que as lo
requieran para ello seleccione el men Artculo de Inventario Modificar Rollos
Figura 398. Ventana modificar rollos

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Ingrese el cdigo del articulo la descripcin, luego ingrese el serial y nmero de rollo actual
as como el nmero de rollo nuevo, luego presione el botn Grabar.
20.10
Consultar Cortes de Artculos en Inventario
Usted puede consultar cortes de artculos en inventario para seleccione el men Artculo de
Inventario Consultar Cortes
Figura 399. Ventana consultar cortes de artculos en inventario
Ingrese el cdigo de artculo o la descripcin luego presione el botn Buscar el sistema le

mostrara una ventana con el producto detallando el ultimo corte.
20.11
Ajustar Precios por Costos
El Sistema Administrativo SAW le permite ajustar precios de artculos de forma masiva

(por medio de costos) para llevar a cabo este proceso seleccione el men Artculo de
Inventario Ajustar Precios por Costos.
Figura 400. Ventana ajuste de precios por costos

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El Sistema Administrativo SAW le permite ajustar precios de artculos por:

Lnea de Producto
Categora
Marca
Dependiendo de la opcin por la cual desee ajustar precios, el sistema le solicitara
diferentes datos, escoja la opcin que desee luego ingrese los datos solicitados y presione el
botn Ajustar, el sistema iniciara el proceso de ajuste de precios al finalizar le mostrara el
siguiente mensaje.
Figura 401. Mensaje de xito
20.12
Filtrar Artculos
El Sistema Administrativo SAW, le permite filtrar un listado determinado de artculos en

inventario, para ello seleccione el men Artculo de Inventario Modificar Ubicacin.
Figura 402. Ventana filtrar artculos
Ingrese el nombre del almacn donde se encuentre el artculo que desee filtrar. Luego
seleccione la opcin e ingrese los parmetros requeridos para realizar el filtrado de artculos
luego presione el botn Buscar.

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20.13
Liberar Reservas
Al momento que usted desee liberar reserva presione click en el mdulo MensInventario luego click en el men Artculo de Inventario Liberar Reservas. El sistema
le mostrara la ventana Liberar Reservas
Figura 403. Ventana Liberar Reservas
En esta ventana usted puede escoger como liberar las reservas de artculos en su inventario:
- Si a un cliente determinado o a todos
- Liberar todas las reservas.
- Liberar segn Documento
Por cotizaciones
Borradores
Nmero de documentos
Por fechas
Usted contara con una serie de opciones que le permitir liberar sus reservas, lo que quiere
decir que podr liberar cantidades por una o ms cotizaciones
Cuando haya ingresado los parmetros para liberar presione el botn Liberar
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20.14
Informe de Artculos
Si desea visualizar por pantalla o por papel los informes de artculo disponibles escoja el
men Artculo Inventario Informes
Figura 404. Ventana Informes de Inventario.
Seleccione la opcin de informe que desee visualizar ingrese los parmetros solicitados por
el informe, estos pueden variar dependiendo del informe que escoja, puede elegir entre los
botones Impresora para imprimir de una vez o Pantalla para obtener una vista previa del
informe y luego imprimirlo.
20.15
Manejo de Artculos por Tallas y Colores
El Sistema Administrativo Saw tambin permite trabajar con artculos simples o artculos
con caractersticas especiales como tallas y colores, permitiendo expandir el abanico de
combinaciones y caractersticas disponibles para un artculo en particular al momento de
facturar.
Nota: Es necesario indicar los niveles de acceso del usuario para poder insertar las tallas, colores y
grupo de tallas y colores, para hacerlo Dirjase al mdulo Mens
Usuario/Conversin/Parmetros/Respaldar y luego dirjase al men Usuarios Modificar,
busque el usuario a modificar y en la pestaa inventario, indique las opciones disponibles para dicho
usuario.

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20.15.1
Insertar Tallas
Para insertar las tallas desde el <Men Inventario> escoja el men Talla Insertar. El
sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 405. Ventana Insertar Talla
Ingrese el Cdigo y Descripcin de la talla, luego presione el botn Grabar o la tecla <F6>
en cada uno de los colores que agregue.
Nota: recuerde que el sistema le permite tambin Eliminar y Consultar registros mediante el men
Talla.
20.15.2
Insertar Colores
Para insertar los colores desde el <Men Inventario> escoja el men Color Insertar. El
sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 406. Ventana Insertar Color
Ingrese el Cdigo y Descripcin del color, luego presione el botn Grabar o la tecla <F6>
en cada uno de los colores que agregue.
Color.
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20.15.3
Insertar Grupos de Tallas y Colores
El men Grupo de Tallas y Colores se utiliza para insertar las caractersticas que en base a
tallas y colores puedan identificar a uno o varios artculos, el sistema SAW realiza
automticamente la combinacin de estas caractersticas (tallas y colores) y los asigna a un
grupo en especfico el cual debe ser definido en este men.
Para cargar los diferentes grupos de tallas y colores escoja el men Grupo de Tallas y
Colores Insertar.
Figura 407. Ventana Insertar Grupo de Tallas y Colores
Cdigo: ingrese el cdigo del grupo.

Descripcin: ingrese la descripcin del grupo.
Active las opciones Usa Talla, Usa Color si as lo requiere.
Presione el botn Grabar o la tecla <F6> en cada uno de los grupos que agregue.
Grupo de Tallas y Colores.
20.16
Almacn
Usted puede insertar tantos almacenes como necesite, para esto desde el <Men
Inventario> seleccione el men Almacn Insertar.
Figura 408. Ventana insertar almacn.

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Cdigo: ingrese el cdigo para el almacn.

Nombre: ingrese un nombre para el almacn.
Tipo: seleccione de la lista el tipo de almacn.
Luego presione el botn Grabar.
Almacn.
20.17
Existencia por Almacn
El Sistema Administrativo SAW le permite visualizar la existencia de artculos por

almacn, para esto desde el <Men Inventario> seleccione el men Existencia Por
Almacn Consultar.
Figura 409. Ventana consultar existencia por almacn
Ingrese el cdigo de almacn y cdigo de inventario luego presione el botn Buscar se

mostrara una ventana similar a la siguiente, donde podr visualizar el cdigo de almacn
cdigo de inventario y la cantidad, haciendo clic en alguna de las filas podr ver la
existencia en almacn de ese artculo.
Figura 410. Ejemplo lista de existencia por almacn
Pg.276

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20.18
Informe de Existencia en Almacn
El Sistema Administrativo SAW tambin le permite visualizar e imprimir informes de

existencias en almacn, para ello seleccione el Existencia Por Almacn Informes
Figura 411. Ventana informes de existencias por almacn
Seleccione la opcin de informe que desee visualizar ingrese los parmetros solicitados por
el informe, estos pueden variar dependiendo del informe que escoja, puede elegir entre los
botones Impresora para imprimir de una vez o Pantalla para obtener una vista previa del
informe y luego imprimirlo.
20.19
Nota de Entrada y Salida Auto-consumos y Retiros
Este mdulo permite incluir las unidades inciales que componen cada uno de los artculos
del inventario.
20.19.1
Notas de Entrada y Salida
Con esta opcin podr actualizar la existencia de los artculos por lote. Adems cuando se
realice una compra podr actualizar la existencia haciendo una nota de entrada. Si tiene
devoluciones tendr que insertar una nota de salida.
Dirjase al men Nota de Entrada / Salida Insertar.

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Pg.277
Figura 412. Ventana insercin de Nota de Entrada / Salida.
Nmero Documento: es el nmero de la Factura del Proveedor o Documento de Egreso.

Fecha: permite indicar la fecha en que est entrando o saliendo el artculo del inventario.
Tipo de Operacin: seleccione segn el proceso que deba realizar si va a ser una entrada o
una salida de inventario.
Cliente: Indique el cliente, que pueden ser los insertados por usted o el que viene
precargado, llamado OFICINA.
Comentarios: aqu colocar alguna informacin u observacin que desee incluir con
respecto al proceso que est realizando.
Cdigo Artculo: haga doble clic y seleccione el artculo a incluir.
Cantidad: coloque la cantidad de artculos que va a entrar o salir.
Despus de ingresar todos los datos solicitados presione el botn Grabar.
Nota: recuerde que el sistema le permite tambin Eliminar y Consultar registros mediante el men Nota
de Entrada/Salida.
20.19.2
Re-Imprimir Nota de Entrada y Salida de inventarios
Para reimprimir notas de entrada y salida escoja el men Nota de Entrada/Salida/Autoconsumos/Retiros Re-Imprimir Nota de E/S
El sistema le muestra la ventana buscar nota de entrada o salida para reimprimir.
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Figura 413. Re-imprimir Nota de Entrada/Salida.
Ubique la nota que desee reimprimir luego haga clic el botn Re-Imprimir
20.19.3
Anulacin de Retiros
Para realizar la anulacin de retiros escoja el men Nota de Entrada/Salida/Autoconsumos/Retiros Realizar Anulacin de Retiros
El sistema le muestra la ventana buscar documentos para anular retiros.
Figura 414. Ventana bsqueda de retiros para anular.
Ubique el retiro que desee anular luego escoja el botn Anular
20.20
Transferencia de Artculos
Usted puede hacer transferencia de artculos (mover un artculo o artculos de un almacn a

otro) para llevar a cabo esto seleccione el men Transferencia Insertar

11 de junio de 2014
Pg.279
Figura 415. Ventana insertar transferencia de artculos.
Nmero Documento: ingrese el nmero de control para la transferencia

Fecha: el sistema coloca la fecha actual por defecto, usted puede cambiarla si as lo desea.
Almacn de Entrada: seleccione el almacn de entrada, hacia el cual mover el artculo o
artculos.
Almacn de Salida: seleccione el macen de salida, este es el almacn de origen desde
donde se est sacando el articulo o artculos.
Comentarios: puede agregar un comentario si as lo considera.
Al ingresar los datos solicitados presione el botn Grabar
Transferencia de Artculos.
20.21
Conteo Fsico
Usted puede realizar un conteo fsico de sus artculos en almacn, para llevar a cabo este
proceso escoja el men Conteo Fsico Insertar
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Figura 416. Ventana insertar conteo fsico de artculos.
Consecutivo Conteo: el sistema coloca el nmero consecutivo para el conteo.

Fecha: escoja la fecha el sistema coloca la fecha actual por defecto.
Cdigo Almacn: ingrese el cdigo del almacn.
Seleccione una o todas las lneas de productos: de la lista desplegable escoja la lnea de
producto.
Conteo Fsico.
20.21.1
Emitir Conteo Fsico
Despus de insertar un conteo fsico el Sistema Administrativo SAW le permite emitir el

conteo para ello escoja el men Conteo Fsico Emitir
Figura 417. Ventana buscar conteo para emitir.
Consecutivo Conteo: ingrese el nmero del consecutivo.

Fecha: seleccione la fecha en la que va a procesar el conteo.
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Luego presione el botn Buscar el sistema le mostrara una ventana similar a la siguiente
con una etiqueta en la parte derecha de la ventana la cual indica el status del conteo
(procesado o por procesar)
Presione el botn Emitir para completar este proceso.
20.22
Reservas Vencidas
Al activar esta opcin el Sistema le mostrara Alertas cuando existan artculos reservados
cuyas fechas de entrega ya hayan caducados, el beneficio de estos mensajes de alerta es
que le permitir estar al tanto de los artculos que estn en reserva y llevar una mejor
gestin de su inventario, permitindole liberar reservas de artculos en el mismo.
20.22.1
Activar parmetros
Para llevar a cabo el proceso de liberar reserva de artculos en inventario, desde <Men
Principal> seleccione el mdulo Mens Usuario/Conversin/Parmetros/Respaldar
luego click en el men Parmetros Administrativos Modificar
En la ventana que se muestra presione click en la seccin 5.- Inventario
En la ventana que se muestra presione click en la opcin Alerta de reservas vencidas

como se muestra a continuacin.
Pg.282

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Figura 419. Ventana parmetros de inventario.

20.22.2
Permisologa
Para asignar el permiso o nivel de seguridad al usuario para Alerta por reservas usted debe
hacer click en el men Usuario Modificar el sistema le muestra la siguiente ventana.
Figura 420. Ventana buscar usuarios para modificar.
Usted puede ingresar el nombre (login), nombre y apellido, cargo, email y presione el boton
Buscar.
Tambin puede presionar el botn Buscar y aparecer una lista con los usuarios registrados
en el Sistema.
Figura 421. Listado de usuarios registrados

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Pg.283
Escoja uno y presione el botn Modificar, se mostrara la ventana Usuario - Modificar luego
presione click en Inventario + Articulo + Alertas Por Reservas seguidamente presione
click en el botn Modificar.
Como se muestra en la siguiente imagen
Figura 422. Ventana Usuario - Modificar
20.23
Alerta por mximo y mnimo en Stock
El Sistema Administrativo SAW le ofrece la opcin con al cual usted podr monitorear la
gestin de su inventario evitando costos por almacenamiento o prdida de ventas por no
realizar pedidos a tiempo a sus proveedores.
Cuando realice Compras o Ventas que rebajen o aumenten las unidades mximas o
mnimas indicadas por usted en la ficha del artculo el sistema le mostrara un aviso de
alerta, esto para que tome las acciones necesarias.
Para usar este aviso de alerta desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Mens
Usuario/Conversin/Parmetros/Respaldar luego escoja el men Parmetros
Administrativos Modificar el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Pg.284

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Figura 423. Ventana parmetros administrativos de inventario
Seleccione la opcin Alertas de reservas vencidas.. luego presione el botn Grabar

para guardar los cambios.
20.24
Utilizar Costo Promedio Ponderado
El costo promedio ponderado consiste en determinar un promedio, sumando los valores

existentes en el inventario con los valores de las nuevas entradas, para luego dividirlo entre
el nmero de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente
existentes, como los de la nueva compra. Con el costo promedio ponderado el usuario
cuenta con otra herramienta para la toma de decisiones, ya que con este mtodo se le da
valor agregado al inventario de su empresa.
20.24.1
Como Activar el Costo Promedio Ponderado.
Para empezar a usar el costo promedio ponderado en el Sistema Administrativo SAW

desde
el
Men
Principal
seleccione
el
mdulo
Mens
Usuario/Conversin/Parmetros/Respaldar, luego click en el men Parmetros
Administrativos Modificar, en la seccin 5 Inventario haga click en el punto 5.3
Mtodo de Costos el sistema le mostrara la siguiente ventana.

11 de junio de 2014
Pg.285
Figura 424. Ventana parmetros de mtodo de costo.
En la lista Mtodo de costo, escoja la opcin Costo Promedio

Si escoge la opcin Costo Promedio entonces usted debe activar los siguientes
parmetros:
Actualizar en cada operacin: active esta opcin si desea que se lleven a cabo de forma
automtica el clculo del costo promedio ponderado cada vez que se ejecuten operaciones
que impliquen re-clculo del costo en los productos de inventario.
Nota importante: La diferencia entre usar Actualizar en cada operacin del costo promedio o no
usarlo, est en que si lo usa, cada vez que se ejecute una operacin que afecte el costo, el sistema
actualizar el costo promedio ponderado en la ventana Artculos, en caso contrario deber ir cuando
usted lo desee a la opcin de clculo de costo para actualizarlos.
Fecha desde inicio de uso de mtodo de costo: ingrese la fecha desde la cual va aplicar el
mtodo.
Desea que el Comprobante de Costo de venta sea detallado: active esta opcin si desea
visualizar el comprobante de costo en forma detallada, de lo contrario no la active.
Luego de insertar todos los parmetros presione el botn Grabar para guardar los cambios.
El sistema le enviara el siguiente mensaje:
Pg.286

11 de junio de 2014
Figura 425. Mensaje de parmetros
20.24.2
Inserte las reglas de contabilizacin.
En reglas de contabilizacin se debe definir las reglas que se utilizara para la generacin del
Comprobante Contable.
Para ingresar las reglas de contabilizacin para inventarios, desde el men principal
seleccione el mdulo Mens - Contabilizar / Reglas de Contabilizacin luego escoja el
men Reglas de Contabilizacin Modificar, el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 426. Ventana reglas de contabilizacin.
Ingrese el cdigo de cuenta para: Costo de venta en el Debe, e Inventario en el Haber

respectivamente.
Agrupar Por Cuenta de Artculo: active esta opcin si desea que se el sistema tome la
regla de contabilizacin ingresada en la ventana Artculos de Inventarios pestaa
Estadsticas / Cuentas Contable / Otros seccin Cuentas Contables como se muestra en
la siguiente imagen.

11 de junio de 2014
Pg.287
Ingrese aqu el cdigos de la cuenta de

Inventario (Balance General)
Ingrese aqu el cdigo de la cuenta de

Costos (Estado de Resultados)
Figura 427. Ventana artculos de inventario
20.24.3
Realice la Carga Inicial
Nota: esta seccin aplica para clientes que ya cuenten con data generada en su sistema Administrativo
y haya utilizado el mdulo de Compras
Una vez que haya configurado sus parmetros realice la carga inicial en el sistema, para
ello desde el <Men Principal> active el mdulo Men Compras
Luego escoja el men Costo Promedio Insertar el sistema le mostrara la siguiente
ventana.
Filtrar Artculos por: Rango de Artculos, Lnea de Producto, Marca y Categora, active
los parmetros por el cual desea realizar el filtro
Desde Hasta: ingrese el intervalo artculos en el cual desea aplicar el Costo Promedio
Ponderado.
Marca y Categora: de igual manera ingrese la marca o categora deseada para filtrar por
estas opciones.
Despus de seleccionar el criterio de bsqueda presione el botn Buscar.
Nota: las operaciones que se ejecuten con fecha anterior a la fecha de inicio del uso del mtodo de
costo, no sern tomadas para el clculo.
Pg.288

11 de junio de 2014
20.24.4
Calcule Costo Promedio
Para calcular el costo promedio desde el Men Principal escoja el mdulo Inventario
luego seleccione el men Articulo de Inventario Calcular Costo, como se muestra en la
siguiente imagen.
Figura 429. Men calcular costo promedio.
El sistema le muestra la ventana Calcular Costo, seleccione una opcin

Uno
Todos
Luego presione el botn Calcular Costos, como se muestra en la siguiente imagen:
Figura 430. Ventana calcular costo.
Al terminar el proceso el sistema le enva un mensaje de confirmacin como se muestra en

la siguiente imagen.

11 de junio de 2014
Pg.289
Figura 431. Mensaje de confirmacin.
20.24.5
Visualice el resultado del clculo.
Para visualizar el resultado del clculo del costo escoja el men Articulo de Inventario
Consultar en la ventana de artculo se visualiza lo calculado como se muestra en la
siguiente imagen.
Figura 432. Ventana consultar artculo.
20.24.6
Informe Detallado
El sistema le ofrece el informe Registro Detallado, el cual expresa los costos de acuerdo
al costo promedio ponderado, para visualizar este informe seleccione el men Articulo de
Inventario Informes, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Pg.290

11 de junio de 2014
Figura 433. Ventana informes de inventario.
Seguidamente active la opcin Registro Detallado

Ingrese el cdigo del artculo Desde y Hasta para obtener un intervalo, as como la fechas
Inicial y Final, luego escoja visualizar por pantalla o imprimir.
20.24.7
Informe Costo promedio por Almacn
Para visualizar este informe escoja el men Existencia por Almacn Informes el sistema

11 de junio de 2014
Pg.291
Figura 434. Ventana informes de existencias.
Active la opcin Costo Promedio por Almacn

Escoja el almacn(es) ingrese el cdigo igualmente la fecha del costo, luego escoja
visualizar por pantalla o imprimir.
20.24.8
Costo Promedio y Reglas de Contabilizacin
Al realizar una compra y estar utilizando el parmetro Clculo Automtico, el sistema le

ofrece la posibilidad de ajustar los precios de acuerdo al nuevo costo generado por la
compra.
Para realizar el ajuste de precios, escoja el men Artculos de Inventarios Ajustar
precio por Costos el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Pg.292

11 de junio de 2014
Figura 435. Ventana ajuste de precio.
En esta ventana el sistema le permite ajustar por diferentes criterios, usted puede ajustar
por:
Lnea de producto
Categora
Marca
Al activar las opciones lnea de producto o categora en la lista de opciones escoja si es
Una o Todas
De igual manera si usted va a filtrar por Marca entonces ingrese el nombre de la misma.
Recuerde ingresar el Rango de productos introduciendo el cdigo Desde y Hasta.
Escoja tambin las opciones para:
Nivel de Precio
Redondear precio a
El margen de Ganancia
Frmula Alterna
Una vez que haya ingresado los parmetros, presione el botn Ajustar.

11 de junio de 2014
Pg.293
20.24.9
Costo Promedio, compras y cuentas por pagar
Recuerde que al estar utilizando el mtodo de Costo Promedio Ponderado y realizar una
compra, siempre se generara de forma automtica una Cuenta por Pagar (CxP) asociada a
dicha compra.
Figura 436. Ventana insertar compras.
20.24.10
Contabilizar Costos
En el sistema existe la opcin de contabilizar los costos, para ello desde el <Men
Principal> seleccione el mdulo Mens Contabilizar / Reglas de Contabilizacin, luego
escoja el men Contabilizar Contabilizar Costos Inventario como se muestra a
continuacin.
Figura 437. Men contabilizar costos
Pg.294

11 de junio de 2014
Al hacer click en la opcin antes mencionada el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 438. Ventana contabilizar costos
En esta ventana se le solicita el mes y ao a contabilizar, ingrese el mes y presione el botn

Generar.
Recuerde que: el sistema solo permite contabilizar los costos de inventario, mes por mes
Nota: Si necesita volver a generar un comprobante de algn mes que ya fue contabilizado, deber borrar
dicho comprobantes y aquellos comprobantes de fechas superiores a este, ejemplo si ya contabilizo el
mes de enero y febrero y desea contabilizar el mes de enero por alguna razn, usted deber borrar
febrero y enero, para poder volver a contabilizar enero. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo.
Figura 439. Ventana borrar comprobantes

20.24.11
Consultar Comprobantes
Para consultar los comprobantes de costo por inventario, escoja el men Comprobante
Consultar el sistema le mostrara la siguiente ventana
Figura 440. Ventana consultar comprobantes
En la lista Generado Por escoja la opcin inventario.

11 de junio de 2014
Pg.295
Nota: las operaciones que afecten inventario, no podrn ser procedas si existen comprobantes con
fechas posteriores a la fecha de la operacin a realizar, abajo se describe el mensaje que enva el
software.
Pg.296

11 de junio de 2014
21
Compras
21.1 Insertar Compras

El Sistema Administrativo SAW le permite insertar las compras que usted maneje para ello
escoja el mdulo Mens - Compras luego escoja el men Compras Insertar, el sistema
Figura 441. Ventana insertar compras.
Nmero: ingrese el nmero de la compra.

Fecha: seleccione la fecha de la compra.
En la seccin Datos Generales
Proveedor: ingrese el proveedor correspondiente a la compra, recuerde que puede usar la
combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter)
Moneda: mediante la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) escoja la moneda en
que realizo la compra.
En los detalles de la compra
Cdigo Inventario: de igual manera con la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter)
ingrese el cdigo de inventario.
Descripcin: dependiendo del cdigo que inserte el sistema coloca en este campo de forma
automtica la descripcin del producto.
Cantidad: ingrese la cantidad del producto determinado.
Costo Unitario: el sistema lo coloca de forma automtica.
11 de junio de 2014
Pg.297
En la pestaa Distribucin de Gastos

Tipo: Seleccione tipo de gasto
Por Monto
Por Porcentaje
Despus de ingresar todos los datos solicitados, haga clic en el botn de Grabar.
De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar compras ya guardadas
mediante las opciones correspondientes en el men Compra
21.2 Anular Compras

Al momento que necesite anular una compra lo puede hacer desde el men Compras
Anular el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 442. Ventana buscar compra.
Presione el botn Buscar en la siguiente ventana:
Figura 443. Ventana lista de compras en el sistema.
Escoja la compra que desee y presione el botn Anular, en la siguiente ventana puede
verificar los datos de la compra y luego presione el botn Anular.
Pg.298

11 de junio de 2014
Figura 444. Ventana anular compra.
21.3 Informes de Compras.

Si usted desea saber las compras realizadas, escoja el men Compra Informes el sistema
Figura 445. Ventana solicitud de informes.

11 de junio de 2014
Pg.299
21.4 Insertar Con Orden de Compra

Usted puede insertar una compra desde una orden de compra para ello escoja el men
Compra Insertar con Orden de Compra.
Figura 446. Ventana solicitud de informes.
Nmero: ingrese el nmero de la compra.

Fecha: escoja la fecha de la compra.
En la seccin Datos de la Orden de Compra
Documento Tipo: seleccione el tipo de documento
Nota de Entrega.
Factura.
Orden N: mediante la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) ingrese el nmero de
orden de compra.
N Nota de Entrega: ingrese el nmero de nota de entrega.
Proveedor: seleccione el proveedor recuerde que puede usar con la combinacin de teclas
(Asterisco (*) + Enter).
Almacn: de igual manera con la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter) ingrese el
cdigo de almacn.
Moneda: Para insertar la moneda de la compra utilice la combinacin de teclas (Asterisco
(*) + Enter).
Haga clic en el botn Grabar.

Pg.300

11 de junio de 2014
21.5 Re-Imprimir Compras

Si desea re-imprimir una compra, escoja el men Compra Re-Imprimir, el sistema le
En esta ventana presione el botn Buscar en la siguiente ventana
Escoja la compra que desee y presione el botn Re-Imprimir, en la siguiente ventana puede
verificar los datos de la compra y luego presione el botn Re-Imprimir

11 de junio de 2014
Pg.301
Figura 449. Ventana re-imprimir compra.
21.6 Insertar Orden de Compra

Para insertar una orden de compra en el sistema escoja el men Orden de Compra
Insertar el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 450. Ventana insertar orden de compra.
Pg.302

11 de junio de 2014
Nmero: ingrese el nmero de la orden de compra.

Fecha: seleccione la fecha de la orden de compra.
Proveedor: ingrese el proveedor correspondiente a la orden de compra, recuerde que puede
usar la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter)
En los detalles de la orden de compra
Cdigo Inventario: de igual manera con la combinacin de teclas (Asterisco (*) + Enter)
ingrese el cdigo de inventario.
Descripcin: dependiendo del cdigo que inserte el sistema coloca en este campo de forma
automtica la descripcin del producto.
Cantidad: ingrese la cantidad del producto determinado.
Costo Unitario: el sistema lo coloca de forma automtica.
Observaciones: ingrese alguna observacin si es necesario.
Despus de ingresar todos los datos solicitados haga clic en el botn de Grabar.
De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar ordenes de compras ya
guardadas mediante las opciones correspondientes en el men Orden de Compra.
21.7 Libro de Compras.

Para solicitar la informacin del libro de compras, desde el <Men Principal> seleccione el
mdulo Mens - CxP/Pagos/Proveedores/Forma 30 (IVA), luego dirjase al men
Proveedor Informes de Libros.
Figura 451. Ventana solicitud de Informe de Libro de compras.

11 de junio de 2014
Pg.303
21.8 Re-Imprimir OC
Si desea re-imprimir una orden de compra, escoja el men Orden de Compra ReImprimir, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Figura 452. Ventana buscar orden de compra.
Escoja la orden de compra que desee y presione el botn Re-Imprimir, en la siguiente

ventana puede verificar los datos de la orden de compra y luego presione el botn ReImprimir.
Pg.304

11 de junio de 2014
Figura 453. Ventana re-imprimir orden de compra.

11 de junio de 2014
Pg.305
22
Otros Cargos y Descuentos en Factura
A travs de esta opcin se pueden definir y configurar cargos o descuentos que luego se
usaran en la facturacin. Para visualizar esta opcin en la lista de tablas, debe activar en
Parmetros Administrativos Facturacin (cont) el parmetro Usar Otros Cargos de
Factura
Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opcin Otros cargos
y Descuentos en Factura y haga clic en el botn Insertar, le aparecer la ventana de
insercin:
Figura 454. Ventana de Otros Cargos de Factura.
Donde se le solicitar indicar los siguientes datos:

Cdigo del Cargo: indique un cdigo para el cargo. Dato obligatorio.
Descripcin: indique una descripcin clara para el cargo. Dato obligatorio.
Status: se puede indicar que el cargo est vigente o desincorporado.
En la seccin CLCULO
Se calcula en base a: Escoja la opcin que ms le favorezca segn su administracin las
opciones disponibles son frmula, monto fijo o indicar monto.
Base Frmula: Escoja la opcin que ms le favorezca, el clculo se basa en el valor del
Sub-Total, la Base Imponible o el Total Factura.
Porcentaje sobre la Base: se debe indicar el porcentaje que se va a aplicar sobre la base
indicada.
Sustraendo: si se quiere aplicar una resta a los montos debe indicarlo.
Pg.306

11 de junio de 2014
En la seccin IMPRIMIR.
Como Aplica al Total Factura: Escoja la opcin que ms le favorezca segn su
administracin, las opciones para aplicar al total a pagar de la factura los clculos son
Suma, Resta o No aplica (solo informativo).
En la seccin COMISIN
Excluir de las Comisiones: activar esta opcin indicar que no aplica a ningn tipo de
comisin definida en los vendedores o asociados.
% Comisin: seala el porcentaje de comisin que aplica a Cargos o Descuentos para
vendedores o asociados.
En la seccin CUENTAS CONTABLES
Si el sistema es Integrado (con contabilidad), puede definir una cuenta especfica a la cual
se cargar / abonara el valor correspondiente a este cargo o abono.
Despus de ingresar todos los datos solicitados presione clic en el botn Grabar

11 de junio de 2014
Pg.307
23
Asociado en Cuenta
El Sistema Administrativo SAW, contempla el manejo de vendedores como asociados o

socios los cuales generalmente tienen comisiones altas sobre sus ventas.
Para trabajar con asociado en cuenta, desde el <Men Principal> seleccione el mdulo
Usuarios/Conversin/Parmetros/Respaldar luego seleccione el men Parmetros
Administrativos Modificar en la ficha Compaa, slo debe activar el parmetro Es
asociado en Cuenta de Participacin.
Figura 455. Ventana parmetros administrativos.
Estas comisiones de vendedores sern afectadas por los siguientes costos de la empresa:
Impuesto al Valor Agregado IVA
Comisiones de tarjetas de crdito
Costo de productos (artculos)
Patente Municipal
Todos estos detalles de costos sern reflejados en el Informe de Ganancias y Prdidas
sobre Contrato que se ubica en el mdulo Mens - Facturacin/Cotizacin/Contrato y en
el men Factura Informes Especiales de Facturacin
Pg.308

11 de junio de 2014
Figura 456. Informe de Ganancias y Prdidas.
En este informe debe indicarse el porcentaje promedio de comisin por Tarjeta de Crdito
en la opcin llamada % Descuento x T.C..
Para aquellos asociados que tienen ayudantes a quienes le asignan un % de comisin de su
propia comisin, deben indicar el porcentaje de esta en la opcin: % Comisin
Ayudante.
Adems debe indicarse la Fecha Inicial y Fecha Final, y el Vendedor a Imprimir si se
desea Todos los vendedores o slo uno de ellos.
Luego presione el botn Impresora o Pantalla

11 de junio de 2014
Pg.309
24
Emitir Directo
Esta funcionalidad del sistema Administrativo SAW permite, en un solo paso, insertar,
emitir e imprimir facturas, generando adems la Cuenta por Cobrar. Para activarla desde el
<Men Principal> seleccione el mdulo Mens Usuarios/Conversin/Parmetros/Respaldar luego ir a Parmetros Administrativos
Modificar y en la ficha Facturacin (Continuacin) activar el siguiente parmetro:
Figura 457. Pestaa Facturacin (Cont)
Adems debe verificar que los niveles de acceso del usuario que usted usa se encuentren
activos para este mdulo.
Figura 458. Parmetro emitir directo.
Una vez que tenga activas todas estas opciones, podr insertar y emitir en un solo paso
desde el men Factura Emitir Directo.
Pg.310

11 de junio de 2014
25
Cobro Directo.
El Sistema Administrativo SAW permite, en un solo paso, insertar, emitir e imprimir

facturas, generando la Cobranza asociada, lo cual le permite adems trabajar con una
gaveta o caja registradora. Solo funciona para facturas de contado. Para activarlo desde el
<Men Principal> seleccione el mdulo Mens Usuarios/Conversin/Parmetros/Respaldar luego debe ir a Parmetros
Administrativos Modificar y en la ficha Facturacin (Continuacin) active los
siguientes parmetros:
Figura 459. Parmetro Usa Cobro Directo
Para activar el parmetro Usa Cobro Directo debe estar activado tambin Emitir
Directo, y debe indicar la Cuenta Bancaria Genrica (puede usar el valor precargado:
00000 - Caja Principal) y el Concepto Bancario (puede usar el valor precargado: 60340
Cobro Directo de Fact.).
Figura 460. Ventanas de seleccin de Cuenta y Concepto Bancario.

11 de junio de 2014
Pg.311
Una vez activada la opcin de Cobro Directo, las siguientes opciones de men funcionan de
la siguiente forma:
Factura Insertar: toda factura que se ingrese por este men insertara la factura, la
emitir, la imprimir y generar la cobranza asociada.
Factura Insertar Factura Borrador: para insertar y no emitirla y cobrarla en un solo
paso debe usar esta opcin de men, la cual es til cuando se desea mantener una factura en
espera de ser cobrada, mientras se insertan otras.
Factura Emitir y cobrar: esta opcin es til cuando hemos insertado facturas desde la
opcin anterior (Factura Insertar Factura Borrador) y deseamos retomarla para
emitirla y cobrarla en un solo paso.
Adems debe revisar los permisos de su usuario en el sistema Glac, y verificar que tenga
activo este mdulo.
Figura 461. Parmetro Emitir Directo.
Pg.312

11 de junio de 2014
26
Manejo de talleres
Ahora el Sistema Administrativo (SAW) cuenta con un mdulo que le permite organizar su
taller y controlar todos sus procesos administrativos de una manera eficiente y eficaz.
Para utilizar esta nueva funcionalidad usted debe hacer lo siguiente:
26.1 Validar clave especial

Desde el <Men Principal> seleccione el men G Activar Modo Avanzado presione el
botn OK en el mensaje que parece, luego escoja el men G Opciones Avanzadas, el
sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 462. Ventana validar calve especial
Llame a Glac Software e indique el serial que aparece en la ventana luego ingrese la clave
de validacin una vez que le haya sido suministrada y presione el botn Grabar el sistema
le mostrara la ventana Parmetros Especiales de la Sesin, active la opcin Permitir
Activar Mdulo de Taller luego presione el botn Activar y listo de esta manera queda
activado el mdulo de Manejo de Talleres
Figura 463. Ventana activar el mdulo de vehculos

11 de junio de 2014
Pg.313
26.2 Activar parmetros

Desde el <Men principal> active el mdulo Mens Usuarios/Conversin/Parmetros/Respaldar, luego click en el men Parmetros
Administrativo Modificar
En la seccin 1.1.-Compaa presione click en la lista Tipo de Negocio y escoja Taller

Mecnico, como se muestra a continuacin:
Figura 464. Ventana parmetros de compaas.
Despus de escoger la opcin Taller Mecnico presione el botn Grabar.
26.3 Activar permiso al usuario

Para que un usuario pueda utilizar el mdulo por primera vez se deben habilitar los
permisos de acceso, para ello presione click en el men Usuarios Modificar
Pg.314

11 de junio de 2014
Figura 465. Ventana buscar usuarios para modificar.
Escoja el usuario al cual le asignara los permisos para el mdulo de vehculo, marca y
modelo, como se muestra a continuacin.
Figura 466. Ventana activar Permisologa.
26.4 Agregar marcas y modelos

Desde el <Men Principal> active el mdulo Mantenimiento de Tablas
Luego presione click en la opcin Marcas, el sistema le mostrara la siguiente ventana

11 de junio de 2014
Pg.315
Figura 467. Ventana insertar marcas de vehculos.
Ingrese el nombre de la marca luego presione el botn Insertar

De igual manera presione click en la opcin Modelo se mostrara la siguiente ventana
Figura 468. Ventana insertar modelo y marca de vehculos.
Ingrese el nombre del modelo y la marca a la cual pertenece, luego click en el botn
Insertar.
26.5 Cargar vehculos al sistema

Continuando con la explicacin usted debe ahora cargar al sistema todos los datos de
vehculos con los cuales trabajara, para ello desde el <Men Principal> active el mdulo
Vehculo, el sistema le mostrara la siguiente ventana:
Pg.316

11 de junio de 2014
Figura 469. Men activar mdulo de vehculo.
El sistema le mostrara la ventana Vehculo - Insertar, en la cual se deben registra todos los
vehculos por dueo, marca y modelo, inserte todos los datos solicitados:
Figura 470. Ventana insertar datos de vehculos.
Despus de ingresar todos los datos presione el botn Grabar

Nota: el propietario del vehculo, debe estar registrado en la tabla de clientes.

11 de junio de 2014
Pg.317
26.6 Facturando con manejo de talleres

El sistema Administrativo SAW le permite llevar de forma automtica la facturacin en su
taller, para ello desde el <Men Principal> seleccione el men Factura Insertar
Figura 471. Ventana insertar factura.
En esta ventana puede ingresar el nmero de placa del vehculo, en la pestaa Datos
Vehculo aparecern los datos registrados.
Pg.318

11 de junio de 2014
27
Integracin entre los sistemas SAW y Nmina
Llevamos a cabo esta integracin con el fin de brindarle a usted la posibilidad de reportar
la informacin de los pagos generados por el sistema Nmina al Sistema Administrativo
(SAW) a travs de la generacin de solicitudes de pago.
27.1 En qu le beneficia esta integracin?
Incremento de la velocidad en los procesos administrativos

Maximizacin de los recursos.
Informacin a la mano.
27.2 Pasos a seguir para llevar a cabo la integracin:

Habilite el acceso al mdulo de Solicitudes de Pago para que el usuario del SAW pueda
procesar las solicitudes enviadas desde el sistema nmina,
Para ello desde el <Men Principal> active el mdulo Mens Usuarios / Conversin /
Parmetros / Respaldar,
El sistema le mostrara la siguiente ventana
Figura 472. Ventana buscar usuarios
En ingrese el nombre (Login) y presione el botn Buscar

Tambin puede ubicar el usuario a modificar, en la lista que se muestra, seleccinelo y
presione doble click o presione el botn Continuar como se muestra en la siguiente,
imagen:
Figura 473. Lista de usuarios existentes

11 de junio de 2014
Pg.319
Una vez ubicado el usuario en la seccin Permisologa asgnele los permisos, como se
muestra en la siguiente imagen:
Habilite los
permisos
necesarios
Figura 474. Ventana modificar usuarios
Luego presione el botn Modificar
27.3 Crear usuario del sistema nmina

Cree un usuario para el operador del sistema nmina, para que este pueda enviar las
solicitudes.
Para ello escoja el men Usuario Insertar
Pg.320

11 de junio de 2014
Figura 475. Ventana insertar usuarios
En esta ventana ingrese los datos solicitados, Nombre (login), Nombre y Apellido, Cargo,
E-mail
En la seccin Permisologa remarcado en rojo en la imagen anterior asgnele los permisos

al usuario.
Una vez activado todos los permiso presione el botn Insertar.
En la siguiente ventana, ingrese y confirme el password de acceso para el usuario, luego
presione el botn Continuar
Figura 476. Ventana insertar y confirmar password

11 de junio de 2014
Pg.321
27.4 Procesar una Solicitud de Pago

Para llevar a cabo este proceso desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Bancos
Luego presione click en el men Solicitudes De Pago Procesar, el sistema le mostrara la
siguiente ventana.
Figura 477. Ventana buscar solicitudes de pagos en efectivo
27.4.1 Procesar solicitud de pago en efectivo:

Ingrese el nmero de solicitud, la fecha, en forma de pago escoja Efectivo, luego presione
click el botn Buscar el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 478. Ventana datos de solicitudes de pagos en efectivo

En Datos Solicitud De Pago: estos datos son de solo lectura
En Datos del Movimiento: ingrese el cdigo de cuenta bancaria, as como el cdigo del
concepto bancario.
En Detalles: puede activar la opcin Procesar para procesar o no la solicitud de pago que
usted active.
Despus de ingresar todos los datos presione el botn Procesar
Pg.322

11 de junio de 2014
Figura 479. Ventana procesar solicitudes
Ingrese el nmero de documento del pago(s) a procesar

Nota importante: recuerde ingresar el nmero de documento del pago(s) a procesar (nmero de cheque o
nmero de transferencia segn sea el caso), ya que si no ingresa ese dato el software no le permitir
procesar la solicitud.
Luego presione el botn Continuar

El sistema le mostrara un mensaje similar al siguiente:
Presione el botn OK para continuar. Se mostrara el siguiente mensaje
Figura 481. Mensaje de advertencia
Presione el botn OK, dependiendo de su sistema operativo, se mostrara un cuadro de

dialogo de impresin parecido al siguiente:

11 de junio de 2014
Pg.323
Figura 482. Ventana impresin
Despus de configurar e imprimir el voucher se mostrara el siguiente mensaje:
27.4.2 Procesar Solicitud de pago en cheque:
Figura 484. Ventana buscar solicitudes de pagos en cheques
Al igual que en solicitudes de pago en efectivo ingrese el nmero de solicitud, la fecha, y

en forma de pago escoja Cheque, luego presione click el botn Buscar el sistema le
mostrara la siguiente ventana
Pg.324

11 de junio de 2014
Figura 485. Ventana datos de solicitudes de pagos en cheque
Ingrese los datos solicitados tal cual lo hizo en procesar solicitudes en efectivo.
Figura 486. Ventana procesar solicitudes

Nota importante: recuerde ingresar el nmero de documento del pago(s) a procesar (nmero de cheque o
nmero de transferencia segn sea el caso), ya que si no ingresa ese dato el software no le permitir
procesar la solicitud.
Luego presione el botn continuar, el sistema le enviara un mensaje similar al siguiente:
Presione el botn OK el resto del proceso es igual al de solicitudes en efectivo

11 de junio de 2014
Pg.325
27.5 Consultar solicitudes de pagos
Figura 488. Men Solicitudes de Pago
En este men usted puede consultar y procesar las solicitudes, as como anular
movimientos generados, reimprimir cheques y visualizar los informes.
27.6 Consultar un Movimiento Bancario

Para visualizar el movimiento bancario generado desde una solicitud guardada
Desde el mdulo Bancos seleccione el men Movimiento Bancario Consultar
Figura 489. Ventana buscar Movimiento Bancario
En esta seccin ingrese los datos del movimiento bancario buscado. (N Movimiento,
Cuenta Bancaria, Cdigo Concepto, Fecha y Descripcin) O presione el botn Buscar y se
Figura 490. Ventana lista de Movimiento Bancario
Pg.326

11 de junio de 2014
Recuerde que puede seleccionar el movimiento y presionar el botn Consultar. O puede

hacer doble click en el movimiento bancario de la lista para abrirlo.
Cualquiera que sea el evento usado para abrir el movimiento bancario el sistema le
Figura 491. Ventana consultar Movimiento Bancario
Esta ventana le muestra todos los datos referente al movimiento bancario que este
consultando.
Presione click aqu en el botn Ver Origen si desea visualizar el origen del movimiento
bancario que este consultando.
Puede utilizar los botones Anterior y Siguiente para moverse por los movimientos
existentes.
Al presionar click en el botn Ver Origen se desplegara la siguiente ventana:
Figura 492. Ventana consultar Solicitudes de Pagos

11 de junio de 2014
Pg.327
Si desea visualizar el comprobante presione click en el botn ver comprobante

Figura 493. Ventana Consultar Comprobantes
27.7 Visualizar Informes

Finalmente el sistema le permite visualizar los informes de los pagos llevados a cabo por
solicitudes de pagos, para ello click en el men Solicitudes De Pagos Informes
Figura 494. Ventana informes de solicitudes de pagos.
Pg.328

11 de junio de 2014
Ingrese los parmetros para el informe que desee, luego presione el botn Pantalla para
visualizar o Imprimir para enviar a la impresora.

11 de junio de 2014
Pg.329
28
Reposiciones de Caja Chica
Permite llevar el control de la facturacin o compras que se realicen a travs de una caja
chica
A continuacin le guiaremos paso a paso para que pueda trabajar en este nuevo mdulo que
le ofrece el software administrativo.
Importante: Tenga en cuenta que para poder utilizar esta mejora en sus sitema administrativo SAW,
debe contar con un servicio de base de datos "SQL Server 2008" o posterior.
28.1 Crear una cuenta para caja chica.

Para ello vaya al mdulo Mens Bancos. Seguidamente haga clic en el men Cuenta
Bancaria Insertar
Figura 495. Ventana Cuenta Bancaria - Insertar
En Datos de la Cuenta Bancaria

Ingrese el cdigo de la cuenta, active si Es Caja Chica, escoja el status, ingrese el nmero
de cuenta, ingrese un nombre, escoja de qu tipo es la cuenta y seleccione el tipo de
moneda.
En Datos del Banco
Ingrese el cdigo del banco, nombre del banco y la sucursal.
En Otros
Se muestra el saldo disponible, ingrese el cdigo de cuenta contable y seleccione la
plantilla de impresin de cheques.
Despus de ingresar todos los datos haga clic en el botn Insertar.
Pg.330

11 de junio de 2014
28.2 Cargar el saldo inicial para la cuenta de caja chica.

Para poder tener dinero con el cual poder trabajar, debe hacer una carga inicial a la cuenta.
Para ello haga clic en el men Movimiento Bancario Insertar
Figura 496. Ventana Movimiento Bancario - Insertar
Ingrese los datos de la cuenta bancaria tales como: cuenta bancaria, concepto bancario y
datos de la transaccin
Nota: Asegurese de ingresar el movimiento de apertura de la caja chica
Luego presione clic en el botn Grabar
28.3 Configurar las Reglas de Contabilizacin.

(Solo si la empresa usa contabilidad)
Para poder trabajar con el mdulo de caja chica tenemos que configurar las reglas de
contabilizacin. Para ello haga clic en el mdulo Mens Contabilizar / Reglas de
Contabilizacin. Seguidamente hacemos clic en el men Reglas de Contabilizacin
Modificar

11 de junio de 2014
Pg.331
Figura 497. Ventana Reglas de Contabilizacin - Modificar
Haga clic en la pestaa Caja Chica.

Aqu debemos configurar a todas las cuentas contables que se le asignen a los gastos y a las
reposiciones de caja chica.
En la seccin Cuentas del Comprobante Contable de Caja Chica, mediante la combinacin
de teclas (Asterisco (*) + Enter) escoja el cdigo de cuenta para Cuenta de Banco Caja
Chica
De igual manera en la seccin Reposicin y mediante (Asterisco (*) + Enter) escoja el
cdigo de cuenta para Cuenta de Banco Caja Chica
Y finalmente escoja el cdigo de cuenta para la Cuenta de Banco esta cuenta es con la
cual se reponen los gastos.
Presione clic en el botn Modificar.
28.4 Insertar una reposicin de caja chica.

Una vez ya configurada las reglas de contabilizacin, hacemos las reposiciones.
Nota: Recuerde que las reposiciones puede hacerlas semanal, quincenal o mensual segn usted lo
requiera
Para ello haga clic en el mdulo Mens Reposicin de Caja Chica. Luego clic en el men
Reposicin de Caja Chica Insertar. El sistema mostrara la siguiente ventana.
Pg.332

11 de junio de 2014
Figura 498. Ventana Reposicin - Insertar
Nmero del Documento: El sistema le sugiere un nmero de reposicin de forma

automtica.
Fecha de Apertura: Seleccione la fecha de apertura
Caja Chica: Ingrese el nmero de la caja chica
Descripcin: De igual manera ingrese una descripcin
En la seccin Factura
Nmero del Documento: Ingrese el nmero de la factura.
Nmero de Control: Para aquellos documentos que fueron realizados con impresoras
fiscales y no poseen nmero de control, se recomienda colocar el mismo nmero de factura.
Fecha: Coloque la fecha del documento que est registrando.
Aplica para el libro de compras: Tilde esta opcin si el documento aplica para el Libro de
Compras.
Cdigo del Proveedor: seleccione el cdigo del proveedor.
Ingrese los montos Exentos y Gravados.
El software le calcula automticamente el monto del IVA segn la tasa vigente, recuerde
que usted puede modificar este valor.
Descripcin: Ingrese una descripcin para la factura que est insertando.
Finalmente presione clic en el botn Insertar
De esta manera se agregan las reposiciones de caja chica al sistema.

11 de junio de 2014
Pg.333
28.5 Agregar ms gastos a una reposicin

Si necesita agregar ms gastos a una reposicin que todava no ha sido cerrada, haga clic en
el men Reposicin de Caja Chica Modificar. Se mostrara la siguiente ventana con
todas las reposiciones que estn disponibles con status en proceso.
Figura 499. Ventana Buscar Reposicin para Modificar
Haga doble clic en la reposicin que quiera modificar o seleccinela y presione clic en el
botn Modificar se mostrara la ventana Modificar reposicin
Pg.334

11 de junio de 2014
Figura 500. Ventana Buscar Reposicin para Modificar
Haga clic el botn verde con el signo de (+)
Y se habilitaran los campos para que pueda agregar ms gastos a la reposicin que est
modificando.
Figura 501. Agregar ms gastos
Ingrese los datos solicitados y presione clic en el botn Modificar. En la siguiente imagen
se puede apreciar una reposicin con varios gastos cargados.

11 de junio de 2014
Pg.335
Figura 502. Reposicin con varios gastos
28.6 Cerrar una reposicin

Nota: Recuerda que para realizar el cierre, el usuario tambin debe tener permisos insertar
"Movimientos Bancarios" y "Cuentas Por Pagar (CXP)".
Al momento que decida cerrar una reposicin vaya al men Reposicin de Caja Chica
Cerrar. Se mostrara la siguiente ventana:
Figura 503. Reposicin con varios gastos
El sistema le mostrara las reposiciones con status En Proceso. Seleccione la reposicin

que desee cerrar y haga clic en el botn Cerrar.
El sistema le mostrara la ventana cerrar reposicin:
Pg.336

11 de junio de 2014
Esta fecha se utiliza para la

generacin del comprobante
contable, en caso de que la
empresa use contabilidad para
la fecha de aplicacin de la
CxP
Figura 504. Ventana Cerrar Reposicin
Ingrese el cdigo de cuenta para la reposicin, la fecha de cierre, el nmero de cheque y el

nombre del beneficiario.
Seguidamente presione clic en el botn Cerrar Reposicin.
El sistema le mostrara el siguiente mensaje:

Nota: Recuerde que; no deben existir facturas con fecha posterior a la fecha de cierre de igual manera
recuerde que; la fecha de cierre no puede ser menor a la fecha de apertura
Al momento de cerrar una reposicin el sistema genera un comprobante contable si la

empresa usa contabilidad.
De igual manera el sistema le preguntara si desea imprimir el comprobante de cierre, haga
clic en Si y se mostrar el siguiente documento:

11 de junio de 2014
Pg.337
Figura 506. Comprobante de Cierre de Reposicin
De esta manera queda cerrada una reposicin en el mdulo de caja chica

Como podemos ver en el cierre de una reposicin se imprime un cheque y un comprobante.
Tenga en cuenta las siguientes reglas de negocios:
Una cuenta bancaria que est marcada como Caja Chica, al modificarla, sta no
podr ser desmarcada si posee algn movimiento bancario de cierre de reposicin
de caja chica asociado.
Al realizar el cierre de reposicin de caja chica, la fecha de aplicacin del libro de
compras para las cuentas por pagar (CxP) involucradas, ser la fecha del cierre de
reposicin.
28.7 Reimprimir Cheque o Comprobante

En caso de que requiera volver a imprimir un cheque o un comprobante, puede hacerlo
mediante el men Reposicin de Caja Chica Reimprimir Comprobante. El sistema le
mostrara la ventana siguiente:
Pg.338

11 de junio de 2014
Figura 507. Ventana Buscar Reposicin para reimprimir
Seleccione la Reposicin luego haga clic en el botn Re-Imprimir en la siguiente

ventana vuelva a hacer clic en el botn Re-Imprimir se mostrara el siguiente mensaje:
Haga clic en Si para Reimprimir.
28.8 Contabilidad Pospuesta

Si su empresa usa contabilidad pospuesta al momento de cerrar una o ms reposiciones no
se generarn los comprobantes contables, para generarlos vaya al mdulo Mens
Contabilizar / Reglas de Contabilizacin. Luego clic en el men Contabilizar
Contabilizar Reposicin de Caja Chica. Se mostrara la siguiente ventana
Figura 509. Ventana buscar reposicin
Presione clic en el botn Contabilizar, en la siguiente ventana vuelva a presionar el botn

Contabilizar el sistema le enviara el siguiente mensaje:

11 de junio de 2014
Pg.339
Presione clic en Si, el sistema generara el siguiente comprobante contable.
Figura 511. Ventana Comprobante Contable.
28.9 Procesos que se ejecutan

Nota: Al momento de generar el "Cierre de una reposicn" se generan varios procesos
administrativos en el sistema.
Se generan y cancelan las CxP segn las facturas registradas en el sistema.

Se generan los movimientos bancarios necesarios para cancelar las facturas y
reponer la caja chica.
Se genera un movimiento de egreso de la cuenta seleccionada para reponer la caja
chica
Se genera un movimiento de ingreso a la caja chica para reflejar la reposicin.
Generacin del comprobante contable:
Pg.340

11 de junio de 2014
Figura 512. Ventana Comprobante - Modificar
Al consultar las cuentas por pagar (CxP), se reflejan las facturas asociadas a caja
chica:
Aqu podemos ver

que la CxP est
asociada a la caja
chica
Figura 513. Ventana CxP - Consultar
28.10
Anular una Reposicin

Nota: Recuerda que para realizar la anulacin, el usuario tambin debe tener permisos para
insertar "Movimientos Bancarios" y para eliminar cuentas por pagar (CXP).
Para anular una reposicin dirjase al men Reposicin de Caja Chica Anular el sistema

11 de junio de 2014
Pg.341
Figura 514. Ventana Buscar Reposicin
Escoja la reposicin que desee anular luego presione doble clic o clic en el botn Anular.
Figura 515. Ventana Anular Reposicin

Nota: Tenga en cuenta que, el sistema solo le permitir anular repociones con status "cerrada"
Al momento de estar anulando una reposicin se habilitara una nueva pestaa llamada
anulacin,
presione clic y se mostrara la fecha de anulacin, el
sistema por defecto coloca la fecha de cierre, sin embargo se puede cambiar esta fecha.
Pg.342

11 de junio de 2014
Verifique los datos de la reposicin y presione clic en el botn Anular, el sistema le enva
el siguiente mensaje:
Presione clic en Si y se anulara la reposicin.

Tenga en cuenta que, al momento de anular una reposicin pasa lo siguiente:
Se eliminan las cuentas por pagar (CxP) que se registraron en el cierre de la
reposicin.
Se generan los movimientos bancarios de reverso, anulando la reposicin.
Si usa contabilidad se genera un comprobante contable de reverso.
28.11
Eliminar una Reposicin
Nota: Solo se pueden eliminar las reposiciones con status "en proceso"
Para eliminar una reposicin dirjase al men Reposicin de Caja Chica Eliminar. El
Figura 516. Ventana Buscar - Reposicin

11 de junio de 2014
Pg.343
Escoja la reposicin que desee eliminar, luego presione doble clic o clic en el botn
Anular. Se mostrara la siguiente ventana:
Figura 517. Ventana Eliminar - Reposicin
Presione clic en el botn Eliminar. El sistema le mostrara el siguiente mensaje:
Haga clic en el botn Si

De esta manera usted puede eliminar una reposicin.
Pg.344

11 de junio de 2014
28.12
Informes de Caja Chica
El sistema cuenta con el informe Reposicin de Caja Chica entre fechas. Para visualizarlo
haga clic en el men Reposicin de Caja Chica Informes. Se mostrara la siguiente
ventana:
Figura 518. Ventana Informes de Reposicin
Ingrese los parmetros del informe, luego haga clic en el botn Pantalla para visualizarlo o
Imprimir para imprimirlo. Se mostrara el siguiente informe:
Figura 519. Ventana Informes de Reposicin entre fechas
28.13
Informes relacionados con el mdulo de caja chica
a. Libro de Compras
Para ello haga clic en el mdulo Mens CxP / Pagos / Proveedores / Forma 30 (IVA).
Luego clic en el men CxP Informe de Libros.

11 de junio de 2014
Pg.345
Figura 520. Ventana libros de Ventas/Compras
Ingrese el mes y ao de aplicacin, luego presione clic en el botn Exportar a XLS

Se mostrara un archivo semejante al de la siguiente imagen:
Figura 521. Libros de Compras
b. Informe Anlisis de cuentas por pagar histricas

Para verlo haga clic en el men Proveedor Informes. Luego clic en la opcin Anlisis
CxP Historico
Pg.346

11 de junio de 2014
Figura 522. Informes de CxP
Seleccione la Fecha Inicial y la Fecha Final. En la lista Proveedores, escoja Todos.

Luego haga clic en el botn Pantalla. Se mostrara un informe similar al de la siguiente
imagen.
Este informe muestra todas las reposiciones y cuentas por pagar CxP generadas por cada
proveedor.
Figura 523. Informe Anlisis de CxP histricas

11 de junio de 2014
Pg.347

ManualUsuario VALERY ADMINISTRATIVO V3

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Calidad y Documentacin

Direccin: Urb. Los Palos Grandes,

SAW - Sistema Administrativo Windows

Contrato de Licencia de Uso y Garanta Limitada de Programas

SAW - Sistema Administrativo Windows

SAW - Sistema Administrativo Windows

El CLIENTE declara conocer el alcance de los trminos y definiciones establecidos en la clusula

SAW - Sistema Administrativo Windows

ANEXO AL CONTRATO DE LICENCIA DE USO

SAW - Sistema Administrativo Windows

5.1.1 Datos Generales............................................................................................... 47

Manual de Usuario Sistema Administrativo SAW

9.1 Insertar Factura ..................................................................................................... 112

13.6 Ingresar Cliente de Resumen Diario .................................................................... 160

Manual de Usuario Sistema Administrativo SAW

18.4 Importar Datos de Proveedores ............................................................................ 202

18.41 Planilla Forma 00030 ........................................................................................... 245

Manual de Usuario Sistema Administrativo SAW

20.22.2 Permisologa .................................................................................................. 283

28.3 Configurar las Reglas de Contabilizacin. ........................................................... 331

Manual de Usuario Sistema Administrativo SAW

Bienvenidos al Sistema Administrativo para Windows el cual tambin se conocer con

1.1 Caractersticas del Sistema.

Manual de Usuario Sistema Administrativo SAW

Formato para nmero y moneda

Manual de Usuario Sistema Administrativo SAW

2.2 Entrar al Sistema.

Figura 1. Ventana de ingreso al sistema.

Manual de Usuario Sistema Administrativo SAW

Posteriormente el sistema le solicitar que inserte la primera Empresa, y luego entrar en la

Figura 2. Mensaje de advertencia.

Si ya existe al menos una Empresa solo se le solicitara que escoja una.

Figura 3. Ventana Escoger Empresa

Figura 4. Ventana de modificar Parmetros Administrativos.

Manual de Usuario Sistema Administrativo SAW

3.1 Ingresar Usuarios

Figura 5. Ventana Insertar Usuarios

Nombre: ingrese su nombre de usuario.

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Figura 6. Ventana ingresar Password

Ingrese y confirme el Password de acceso, luego presione el botn continuar

3.2 Ingresar Usuarios Operador de Caja.

Figura 7. Opciones de Cajeros

Manual de Usuario Sistema Administrativo SAW

3.3 Activar / Desactivar Usuarios

En esta columna puede

Figura 8. Ventana buscar usuarios

Seleccione el usuario luego presione el botn Buscar el sistema le mostrara la siguiente

Figura 9. Ventana de confirmacin

Presione el botn Activar y listo el proceso de activacin de usuario.

Manual de Usuario Sistema Administrativo SAW

3.3.2 Desactivar Usuarios

Sigas los pasos explicados en el proceso de activacin de usuarios, el proceso es

3.4 Insertar Usuario Copia

Figura 10. Ventana buscar usuario para copiar

Figura 11. Ventana insertar usuario copia

Manual de Usuario Sistema Administrativo SAW

3.5 Reiniciar Password

Figura 12. Ventana buscar usuario para reiniciar password

Figura 13. Ventana confirmar reinicio de Password

3.6 Cambiar Password

Manual de Usuario Sistema Administrativo SAW

Figura 14. Ventana para cambiar password

3.7 Respaldar / Restaurar