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MANUAL DE PRIMAVERA P6
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Curso de Primavera P6
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Curso de Primavera P6
Actualizacin de Proyectos................................................................................................................118
Activacin del reclculo automtico de tiempos en el diagrama....................................................118
Introduccin. Recoleccin de datos reales.....................................................................................118
Anlisis del seguimiento del plan original.......................................................................................118
Notificar el avance de la ejecucin directamente en el diagrama. .................................................119
Notificar el avance de la ejecucin en el formulario de estado (Status).........................................120
Actualizacin del diagrama ............................................................................................................121
El mtodo del Valor Ganado (Earned Value) .................................................................................123
Definir opciones de aplicacin por defecto del Mtodo del Valor Ganado.....................................124
Definir opciones de clculo del Mtodo del Valor Ganado por nodos WBS ..................................124
Introducir y ver parmetros del Mtodo del Valor Ganado en Actividades ....................................125
Control del seguimiento de actividades .............................................................................................126
Creacin de un plan de referencia (Lnea de Base).......................................................................126
Generacin de Lneas de Base en Primavera ...............................................................................126
Actualizacion de lineas de base .....................................................................................................128
Creacion de diversos tipos de linea de base..................................................................................129
Seleccion del tipo de linea de base a utilizar .................................................................................129
Mostrar Lneas de Base en la ventana Actividades .......................................................................130
Registro y anlisis del desarrollo y avance de las tareas. Introduccin .........................................132
Utilizacin de la ventana Tracking (Seguimiento) ..........................................................................132
Utilizacin de filtros de seguimiento ...............................................................................................134
Utilizacin de informes de seguimiento..........................................................................................136
Uso del Foco de Progresos (Progress Spotlight)...............................................................................137
Personalizacin de tablas ..................................................................................................................138
Impresin de informes y esquemas de vistas (Layouts)....................................................................141
Definicin de informe......................................................................................................................141
Novedades en informes en P6...........................................................................................................142
Uso y modificacin de reportes predefinidos .....................................................................................143
Uso de informes predefinidos.........................................................................................................143
Asistente para informes. El editor de informes ..................................................................................146
Creacin de nuevos informes.........................................................................................................146
Modificacin de informes predefinidos ...........................................................................................153
El editor de informes ......................................................................................................................155
Adicin de logotipos, encabezados, pies e imgenes de fondo ........................................................159
Cambios globales ..............................................................................................................................162
Datos globales y especficos de proyecto ......................................................................................162
Cambios Globales ..........................................................................................................................163
Modificacin de Cambios Globales ................................................................................................165
Adicin de Cambios Globales ........................................................................................................166
ANEXO I PRACTICAS DE PRIMAVERA P6 ..................................................................................167
PRACTICA I - COMENZAR A TRAZAR UN PROYECTO.................................................................168
PASO 0 LIMPIEZA DE DATOS DE PARTIDA. ...........................................................................168
PASO 1 CREACION DE UNA EPS.............................................................................................169
PASO 2 CREACION DE JERARQUIAS DE RESPONSABILIDADES (OBS).............................170
PASO 3 - CREACIN DE UN NUEVO PROYECTO .....................................................................171
PASO 4 CREACION DE JERARQUIAS DE ORGANIZACIN DE CAPTULOS Y
SUBCAPTULOS (WBS). ...............................................................................................................175
PASO 5 CREACION DE CODIGOS DE ACTIVIDADES DENTRO DE CADA CAPTULO. .......176
PASO 6 CREACION DE ACTIVIDADES DENTRO DE CADA CAPTULO. ...............................177
PASO 7 REGISTRO DE DURACIONES ESTIMADAS DE TAREAS .........................................178
PASO 8 ESTABLECIMIENTO DE LNEAS DE RELACIN ENTRE TAREAS ...........................179
PRACTICA II PREESTABLECIDOS, CALENDARIOS, DEFINICION Y ASIGNACION DE
RECURSOS.......................................................................................................................................180
DEFINICION DE PREESTABLECIDOS (defaults).........................................................................180
DEFINICION DE UN CALENDARIO BASE ...................................................................................181
ASIGNACION DE UN CALENDARIO BASE A UN PROYECTO...................................................185
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Portabilidad basada en JAVA que ofrece flexibilidad para soportar mltiples entornos operativos
Application Server Clustering, que provee la escalabilidad necesariapara servir a grandes compaas.
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Primavera P6 corre sobre formatos de base de datos tipo Oracle, Microsoft SQL Server o Interbase.
Podemos salvar en cualquiera de estos formatos, pero slo operaremos en el formato escogido en la
instalacin.
Si queremos exportar a un fichero, podemos utilizar File -> Export y usar un Asistente que nos
permitir escoger entre estos formatos:
XER. Formato propiedad de Primavera, diseado para intercambiar proyectos entre usuarios de
primavera, independientemente del formato de base de datos utilizado.
PLF. Otro formato, tambin propiedad de Primavera, diseado para intercambiar informes entre
usuarios de primavera, independientemente del formato de base de datos utilizado.
P3, formato de la versiones anteriores de Primavera: Project Planner, y SureTrak.
MPX (*.mpx). Formato antiguo de MS Project, compatible con gran nmero de aplicaciones de
gestin de proyectos existentes en el mercado.
Los siguientes formatos requieren tener instalada una versin reciente de MS Project:
Project (*.mpp) Formato por defecto de MS Project 2000, 2002 2003 y 2007.
Project (*.mpp) Versin 98. MS Project 98 no es capaz de abrir ficheros *.mpp de versiones 2000 y
posteriores.
MPD (*.mpd) MS Project database,
MDB MS Access database
MPT MS Project template.
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Todo comienza por nombrar uno o varios administradores, que se encargaran de instalar la
aplicacin en el servidor, y stos nombrarn, a continuacin, diferentes usuarios y contraseas de
acceso. Tras ello, irn configurando diferentes Perfiles de Seguridad para cada usuario final (end
user), en funcin de su responsabilidad sobre proyectos o reas de proyecto.
Preferencias de Administrador
A travs de Admin -> Preferencias de admin. (Nombre administrador), accedemos a la
configuracin de Administrador. Slo un administrador, registrado como tal, ver el men Admin y
podr realizar cambios a travs de la siguiente pantalla:
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Asistente de configuracin,
Podemos utilizar un asistente de configuracin, que facilita las labores de configuracin., con el
botn inferior
Timesheets Privileges
(Privilegios de Hojas de Tiempo)
Time Periods (Perodos de Tiempo) N mx. de horas de trabajo por perodo y abreviaturas de
unidades de tiempo.
Earned Value (Valor Ganado)
Reports (Informes)
Options
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Monedas
Slo los administradores pueden dar de alta nuevos tipos de moneda. Hay que tener en cuenta que
Primavera, dado su origen estadounidense, maneja por defecto un solo tipo de moneda, el dlar
(USD), y slo el administrador puede aadir monedas nuevas, como el Euro (EUR), a travs de
este cuadro:
donde debemos acordarnos de cambiar, en el caso del Euro, por ejemplo, el separador decimal y el
separador de miles en la pestaa Appearance de la parte inferior.
Tras ello, los usuarios podrn seleccionar, travs de Edit -> User Preferences, el tipo de moneda
dada de alta por el Administrador en el cuadro anterior, moneda que ser utilizada por defecto para
la valoracin de los diferentes recursos a utilizar:
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Si necesitase diferentes tipos de moneda para ciertos recursos, podr hacerlo a travs de
Resources -> Selecciono un recurso de la lista -> General -> Currency:
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Project Architect
Otra gran novedad es el nuevo asistente denominado Arquitecto de Proyecto (Project Architect)
nos ayuda a seleccionar, adaptar e importar metodologas, como planes de proyecto
predefinidos, procedentes del mdulo de P6 denominado Methodology Management.
Podemos usar esta herramienta para crear un nuevo plan de proyecto, o aadir actividades, o
informacin asociada a las mismas a un proyecto existente. Dado que Project Architect copia
metodologas desde la base de datos del mdulo Methodology Management, cuando las adaptamos,
la informacin que cambiamos, al adaptarlas, no afecta al original. Cuando escogemos una
metodologa y la adaptamos a nuestro proyecto por medio de esta herramienta, podemos guardar un
historial de decisiones o cambios al que podemos referirnos ms adelante.
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Cada una de estas ventanas tiene sus propias herramientas especficas, en una barra superior,
careciendo algunas incluso de de ellas. Pero a la derecha aparecen, en todas ellas, herramientas de
tipo general, como Add (aadir), Delete (borrar), cortar, pegar, o incluso, en algunas, editar,
importar, exportar, etc.
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La barra Directory
Esta nueva barra, denominada Directory (directorio), que aparece en el lado izquierdo de la
ventana, nos permite el acceso a las diferentes ventanas de la aplicacin. Para mostrarla o no en
pantalla, debo ir a View -> Toolbars:
Tiene dos maneras de presentarse, si arrastramos un poco a la izquierda la barra que la separa de
la ventana principal, veremos que cambia de aspecto (modo compacto), pasando a ser los botones
de un tamao bastante menor. No obstante, el aspecto por defecto parece ms claro:
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Preferencias de Usuario
A travs de Edit -> User Preferences (Preferencias de Usuario), accedemos a la configuracin de
usuario
Dates (Fechas)
Currency (Moneda)
Assistance (Asistencia)
Application (Aplicacin)
Password (Contrasea)
Resource Analysis
(Anlisis de Recurso)
Calculations (Clculos)
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La ventana Home
Tenemos una nueva ventana de bienvenida, denominada Home, desde donde podemos acceder a
las diferentes reas del programa:
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Refrescar Datos
Importar
Cambiar de Portfolios
Abrir la OBS, Campos definidos por usuario, Cdigos de Recursos y de Actividad, y Cdigos
de Proyecto o Cuadros de dilogo.
Salir de la aplicacin
Asignacin de roles
En Primavera P6, a diferencia de otras aplicaciones, podemos asignar diferentes roles o papeles a
desempear por un mismo recurso, asignado a diferentes tareas. Es decir, un mismo recurso puede
realizar diferentes tareas, segn las circunstancias, lo que permite definir an mejor la tarea a
realizar.
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Usuarios (Users)
Podemos autorizar usuarios y permisos a travs de la opcin Users del anterior men, que
muestra el siguiente cuadro de dilogo:
El botn Add permite aadir nuevos usuarios. En la parte inferior otorgamos el acceso a los
diferentes mdulos del programa.
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Generacin de Proyectos en P6
La creacin de Proyectos en Primavera P6 requiere pasos nuevos, como la adhesin obligatoria de
nuestro proyecto a un nodo EPS configurado previamente, o la limpieza de los datos procedentes de
ficheros de ejemplo, cuando comenzamos a trabajar en modo stand-alone.
Recursos
Al pulsar el botn New, se cargan automticamente los recursos de ejemplos anteriores. Al cerrar el
fichero, slo se mantendrn los recursos que hemos utilizado o asignado a alguna tarea.
Si los recursos que intervienen en el ejemplo no tuviesen nada que ver con los que vamos a utilizar,
conviene hacer lo mismo con los recursos, es decir, borrarlos seleccionndolos previamente y
pulsando despus el botn Delete a la derecha o la tecla Supr, o ms rpidamente, seleccionando
grupos de recursos y borrndolos a continuacin, e ir creando los nuestros propios.
Resto de ficheros
Si el resto de datos que arrastran los ejemplos trados por Primavera (cdigos de actividad,
documentos, riesgos, etc) aadiesen confusin a nuestro trabajo, entonces conviene purgarlos
tambin.
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Podramos utilizar este ejemplo como una EPS para nuestra compaa.
Si pinchamos un nodo EPS y pulsamos nuevo, veremos que el nuevo nodo colgar del que hemos
marcado anteriormente. Si queremos cambiar el nivel de jerarqua de un nodo determinado,
podemos utilizar los botones de desplazamiento de la derecha.
La adicin de nuevos nodos se producir en el mismo nivel en que nos encontremos previamente.
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Una vez definidos los cargos de responsabilidad, podemos asignarlos sobre un rea de proyectos
determinada (nodo EPS), en el cuadro de definicin de EPS, a travs de la propiedad
Administrador responsable, de este modo:
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Incluso podemos definir ahora un responsable, sobre la marcha, aunque podemos cambiarlo como
ya sabemos.
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Bien, podemos cancelar en cualquier instante el asistente, pulsando el botn Terminacin, con el
que se tomarn las opciones por defecto, que son buenas. Tras una pantalla de terminacin,
veremos nuestro nuevo proyecto integrado en la EPS:
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Vamos insertando los nodos WBS con el botn New, o con la tecla ins, que es ms cmoda, y
definimos estos captulos.
Vemos que cada nuevo captulo se coloca al principio, si seleccionamos el nodo principal, y
podemos moverlo al lugar deseado por medio de los botones de flecha hacia arriba/abajo situados a
la derecha.
Tambin, si nos situamos en un determinado nodo o captulo, al aadir un nuevo nodo, veremos que
se sita justo debajo del anterior, en un nivel inferior. Podemos restituirlo a su nivel original con los
botones izquierda/derecha correspondientes.
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Podemos aadir cdigos de manera Global, y dentro de esta opcin, a travs del desplegable
situado justo debajo, en funcin de departamentos, responsabilidades, nivel de prioridad, fases del
proyecto, etc. :
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Fechas en Primavera P6
Definicin de un calendario base
La definicin de calendarios, en Primavera P6, se realiza a travs de Enterprise -> Calendars:
De modo que aparece este cuadro:
Donde, por medio del botn Add, que muestra una nueva pantalla, Select Calendar To Copy
From, donde se nos permite basarnos en uno de los existentes, o crear uno totalmente nuevo,
con el botn con el signo +, hemos creado un calendario base, llamado OHL.
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denomina 24/7 workweek schedule (non-labor). Podemos tomarlo como modelo de nuestro nuevo
calendario personalizado OHL, marcndolo a continuacin como preestablecido:
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Si en este cuadro pulsamos el botn Workweek, situado abajo a la derecha, veremos este otro
cuadro:
Vemos ahora que cada da de la semana, festivos inclusive, comprende 24 horas de trabajo.
En el men Admin -> Admin Preferences -> Time Periods, podemos decidir la jornada y semana
laboral preestablecidas, a efectos de clculo de tiempos:
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Si queremos cambiar un calendario para una actividad especfica, lo haremos a travs de Activities
-> Detalles de Actividad (Zona Inferior) -> General -> Activity Calendar, o a travs de la columna
Calendar, que podemos colocar en la tabla de la ventana Activities.
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Una vez creado, podemos modificarlo, con el botn modificar, acudiendo al botn Workweek, y
dejndola de este modo:
Aqu puedo definir el nmero de horas laborales de cada da de la semana. De este modo, el
calendario tendr ahora este aspecto:
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Donde los das festivos (0h de trabajo), son tratados ahora como excepciones, que aparecen en
color azul.
En este calendario introduciremos ahora las festividades, o festivos no habituales, pinchndolos
(puedo pinchar varios, usando simultneamente la tecla CTRL), y pinchando a continuacin el botn
Nonwork. Esto se hace mes a mes:
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Vemos que las columnas estn clasificadas por categoras, lo que dificulta su bsqueda. Si
queremos un listado completo de columnas disponibles, ordenadas alfabticamente, vamos a
Available Options -> Group and Sort By -> List:
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Desde esta nueva columna podemos cambiar el calendario de cada actividad. Al hacer doble clic en
la celda correspondiente, de la columna calendario, vemos que se nos permite escoger un
calendario determinado para esa actividad:
Los calendarios de las actividades deben ser todos compatibles con el calendario base. De lo
contrario, Primavera fallar en sus clculos de tiempos. Una buena medida es tomar como
calendario base para nuestro proyecto un calendario de 24 horas y 7 dias laborables, para poder
absorber cualquier excepcin de calendario que pueda darse.
La asignacin de un calendario especfico a cada actividad implica que podemos prescindir de los
recursos que intervienen en ella, evitando entrar en mayor detalle.
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Calendarios de recursos
Definicin de un Calendario de Recursos
En Primavera, existe la posibilidad de crear calendarios especficos para recursos,
podemos introducir las excepciones que necesitemos.
donde
Podemos crear calendarios especficos de recurso, a travs de Enterprise -> Calendars -> pinchando
la opcin Resource -> Add -> Seleccionamos calendario del cual copiar -> Introducimos festivos no
habituales y excepciones:
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Conviene, no obstante, indicar las unidades/tiempo preestablecidas para ese calendario, para
evitar que Primavera incurra en errores:
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Si escogemos la opcin de 3 turnos (3-shift), y pulsamos Modify, veremos la definicin horaria de los
tres turnos:
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Podemos aadir nuestro propio turno de recursos, llamado OHL 3 TURNOS , de este modo:
Para asignarle a nuestro Oficial Primera 1 el primero de los turnos, vamos a la pestaa inferior
Units & Prices, escogemos el turno OHL 3 TURNOS, y usamos el turno 1. S i queremos un
Oficial Primera que use el turno 2, pues crearemos un nuevo recurso, Oficial Primera 2, y le
asignaremos el turno2, y as sucesivamente
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Vemos en la parte inferior la posibilidad de mostrar, al aplicar el filtro, dos opciones distintas:
Filtrar los datos seleccionados, escogiendo la opcin Reemplazar actividades en la vista actual, o
bien
Marcar simplemente sobre el diagrama los datos que cumplen la condicin o condiciones del filtro, a
travs de Marcar actividades en la vista actual que concuerden con el criterio.
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Podramos Aadir, con el botn del mismo nombre, si quisiramos, mas condiciones. SI ya hemos
terminado, pulsamos el botn OK, y vemos que el nuevo filtro pasa a engrosar la lista de filtros
disponibles, en la categora User Defined:
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Si, por el contrario, queremos marcar simplemente sobre el diagrama los datos que cumplen la
condicin o condiciones del filtro, sin llegar a filtrar los datos, entonces activaremos la opcin
Highlight activities in current layout which match criteria,:
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Vemos que Primavera marca con el color de seleccin (azul), aquellas tareas que cumplen el criterio
marcado por el filtro, a pesar de que arriba pone, como vemos, Filter: All Activities.
Para desactivar el filtro, volvemos a entrar en Filtros y desmarcamos la casilla de la columna
Select. Vemos que se marca la casilla All Activities, situada arriba a la izquierda:
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Modificacin de filtros
Podemos modificar los filtros de la coleccin, escogiendo uno de la lista y pulsando Modify:
Vemos como est creado este filtro, al entrar en la pantalla de modificacin. Responde a las
condiciones Where / Activity Status / is not equal to / completed
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Sin utilizamos un operador AND, y aadimos la condicin de que su duracin real sea mayor a
5 das, de este modo And / Original Duration / is greater than / 5
Podremos ver, por ejemplo, las tareas no completadas del proyecto de duracin real mayor de 5
das.
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Agrupaciones
Tambin podemos agrupar esos datos, con bandas de colores, para que su visualizacin sea ms
ordenada. La WBS es de por s un criterio de agrupacin vlido.
Al agrupar las actividades de un proyecto, el diagrama puede verse totalmente distorsionado en la
mayora de los casos (salvo en el criterio citado antes), dado que los filtros y agrupaciones sirven
sobre todo a la tabla de datos, no al diagrama.
La agrupacin por defecto es la agrupacin por niveles de WBS, que destaca en la pantalla la
jerarqua de captulos, subcaptulos y actividades de todo proyecto:
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Pero podemos utilizar la agrupacin que nos convenga, por ejemplo, esta, que clasifica las tareas
por responsabilidad. Si vamos a Enterprise -> Activity Codes -> Apartado Responsibility
(responsabilidad):
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De modo que vemos las tareas asignadas a cada responsable, pudiendo totalizarse as mismo,
por ejemplo, el coste laboral total de las tareas asignadas a cada uno. Al aplicar esta clasificacin,
el diagrama, obviamente, queda descabalado:
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Ordenacin de agrupaciones
Podemos aplicar incluso un criterio de ordenacin para cada nivel de agrupacin, por medio del
botn Sort. El botn Sort funcionara, an sin existir agrupacin, para ordenar alfabtica o
numricamente, de forma ascendente o descendente, los datos de campos determinados. Pero si
agrupamos los datos, entonces, quedar subordinado a las opciones de agrupacin escogidas,
ordenando los datos intervalo a intervalo.
Escogemos, por medio del botn Add, el campo o campos que llevarn la ordenacin de datos y el
criterio (Sort Order), que ser ascendente o descendente:
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Vistas
Por vista se entiende una combinacin de columnas determinada, almacenada con un nombre
determinado, con filtros y agrupaciones aplicados, para poder ser restituida de una sola vez, en un
momento determinado.
SI queremos guardar la clasificacin anterior, que muestra una agrupacin de actividades por
responsabilidad, y que remos mostrar el coste total de las tareas asociadas a cada
responsable, por la columna correspondiente, podemos guardar esa vista con el nombre COSTE
TAREAS POR RESPONSABLE:
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Roles
Definicin de roles
En Primavera, a diferencia de otras aplicaciones, podemos asignar diferentes roles o papeles a
desempear por un mismo recurso, asignado a diferentes tareas. Es decir, un mismo recurso puede
realizar diferentes tareas, segn las circunstancias, lo que permite definir an mejor la tarea a
realizar.
Para definir roles, iremos a Enterprise -> Roles:
Podemos definir responsabilidades o clusulas concretas para cada rol, si las tuviese, a travs de la
pestaa General -> Responsabilidades:
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Podemos, asimismo, definir diferentes tarifas (hasta 5, en principio), para un mismo rol, segn
circunstancias, convenios, etc.:
Podemos tambin, desde aqu, asignar roles a diferentes recursos, a travs de la pestaa Recursos
-> Botn Asignar:
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podr asignar recursos en funcin del rol asignado a cada actividad, a travs del botn Asignar por
Rol:
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Vemos que al asignar el rol, este se muestra debajo del recurso asignado, ya que est asignado al
mismo. Si queremos ver el nombre del rol asignado, sobre los ttulos de columna de la parte inferior,
pulsamos botn derecho -> Personalizar columnas de recursos -> Ordenamos alfabticamente
por lista -> Insertamos la columna Rol:
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Podemos cancelar el asistente una vez insertado el cdigo y nombre tomndose las opciones por
defecto. En los detalles del recurso, pestaa Details, veremos que el recurso ha tomado el
calendario preestablecido para el proyecto, que era ESTANDAR OHL 5D-8H:
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Los recursos pueden ser de tipo Laboral, que refiere a recursos de tipo Mano de Obra o
Maquinaria, que deben ceirse a un calendario y horario determinado, y su coste se evala en
horas de trabajo realizadas.
El tipo Nonwork suele utilizarse para equipamiento y herramientas
Los recursos de tipo Material corresponden a los materiales puestos en obra, y para evaluar su
coste debo indicar la unidad de medida del mismo, ya que stos no dependen del tiempo de uso.
Para ello ir a Unidad de Medida, y ah escoger una de las disponibles,
o crear una nueva, si fuese necesario, a travs de Admin -> Admin Categories -> Units of Measure
-> Add:
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Podemos seguir aadiendo recursos a las actividades. Si quisiramos que una actividad se
desarrolle a tres turnos, aadiremos el resto de oficiales que hemos creado, uno para cada turno. De
ese modo conseguiremos que la actividad se desarrolle durante 24 horas diarias.
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Anlisis de recursos
Importacin y exportacin a Project, Excel y otras aplicaciones
Importacin de proyectos de MS Project
Primavera es capaz de realizar una importacin completa de un proyecto realizado en Ms Project,
incluso con recursos y Asignaciones de recursos.
A continuacin, escogemos los datos a importar. La primera opcin es la ms usada, ya que importa
todo el proyecto. Las otras son importaciones parciales. Pulsamos Siguiente:
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En Import Action, escogemos ahora la accin a realizar. Podemos usar la que nos convenga:
Create New Project (crear nuevo proyecto), Add into existing project (aadir a proyecto existente),
o Replace existing project (reemplazarlo con los datos a importar). Escogemos la primera de las
tres opciones y pulsamos Next:
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La siguiente pantalla me pide que escoja una Plantilla de Importacin, o , su defecto, utilizar una
nueva, sobre la marcha:
Conviene crear una plantilla con parmetros personalizados de importacin, ya que slo as
podremos controlar el resultado de la importacin, evitando sorpresas. Para ello podemos utilizar el
botn Add o el botn Modify si queremos modificar la plantilla por defecto.
Si quiero modificar la plantilla de importacin, utilizar el botn correspondiente, Modify. Aparece
esta pantalla, Modify Template, que permite escoger Parmetros de importacin de la plantilla,
divididos en cinco categoras:
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La siguiente categora, Activity, permite escoger cmo importamos las Actividades, y cmo
transferimos el cdigo (ID) de tarea de MS Project a cdigo (ID) de actividad de Primavera.
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La pestaa Notebooks (Libretas de Notas), permite incluso elegir el destino en Primavera de las
notas asociadas a las tareas, en la Informacin de la Tarea de MS Project.
La ltima pestaa, Custom field mappings (mapeos personalizados de campos), permite disear
las equivalencias entre campos de Primavera, en primer lugar, y MS Project, en segundo lugar.
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Una vez realizados todos los cambios en la plantilla, podemos guardarla con el nombre PLANTILLA
OHL, con lo que quedar lista para ser utilizada:
Al pulsar el botn Siguiente, aparecer la ltima pantalla del asistente, que muestra un informe de
datos a importar:
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Si la importacin llega a buen puerto, sin errores, encontrar un mensaje como ste, que indica que
todo ha transcurrido correctamente:
En caso de que haya sucedido algn error durante la importacin de datos, veremos este otro
mensaje, que indica que la importacin no se termin de realizar debido a errores encontrados en la
informacin a importar:
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De modo que podremos abrirlo situndonos sobre l, a travs de botn derecho -> Abrir
Proyecto, y acto seguido pulsar el botn Actividades, para ver las actividades del nuevo proyecto:
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de modo que aparecer la ventana Home, de forma que ver este cuadro superpuesto sobre ella:
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Finalmente, tras pulsar otra vez siguiente, veremos la pantalla que permite escoger, de los proyectos
abiertos, los que queremos exportar:
Curiosamente, al pulsar siguiente, aparece la misma ventana Plantilla (Template) que vimos en el
apartado anterior de Importacin de MS Project. La plantilla, que configuramos antes, utilizada para
importar de MS Project, ser la misma que utilicemos para la exportacin a esa aplicacin:
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Tras pulsar Next, aparecer la ltima pantalla, de confirmacin. Si pulsamos Finish, ejecutaremos el
proceso de exportacin:
Si la importacin llega a buen puerto, sin errores, encontrar un mensaje como ste, que indica que
todo ha transcurrido correctamente:
En caso de que haya sucedido algn error durante la importacin de datos, veremos otro mensaje,
que indica que la importacin no se termin de realizar debido a errores encontrados en la
informacin a importar.
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Si pulsamos el botn Next, veremos esta pantalla, que me permite escoger el fichero de Excel a
importar, a travs del botn puntos suspensivos
que aparece:
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Si el formato de datos procedente de Excel no es compatible con Primavera, nos encontraremos con
un mensaje, en ingls, que nos advierte de ello, como es ste:
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En caso contrario, veremos esta pantalla, que habla de importacin posible, al ser compatible la hoja
con Primavera. Marcamos la nica opcin disponible en este caso, ya que se trata de un listado de
Actividades:
Vemos, en el cuadro que aparece a continuacin, la accin por defecto Update Existing Project,
que habla sobre actualizar el proyecto con los datos a importar:
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Pulsamos a continuacin el botn de puntos suspensivos, que aparece bajo Importar A, para
elegir el proyecto destino para la importacin de datos. Por defecto, se abre un cuadro con el
proyecto abierto en este momento, para que lo seleccionemos haciendo doble clic sobre l.
Al pulsar, tras escoger el fichero destino, el botn siguiente, aparece la ltima pantalla de este
asistente, que permite revisar la ruta del fichero a importar:
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Curso de Primavera P6
Aqu decidir que tipo de datos deseo exportar. Puedo seleccionar varias reas de informacin, o
todas a la vez, pulsando a continuacin el botn Next:
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Curso de Primavera P6
Podemos seleccionar los proyectos abiertos que deseemos, de modo que confirmamos aqu los
datos a exportar:
Debo seleccionar a continuacin una plantilla especfica de exportacin a Excel. Estas plantillas
difieren de las anteriores, que servan nicamente para MS Project.
Si quiero crear una plantilla nueva, pulsar Aadir:
Si quiero ver o modificar la plantilla de exportacin a Excel, pulsar el botn Modificar:
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Curso de Primavera P6
Vemos las diferentes reas de informacin, que coinciden con las anteriormente escogidas.
Puedo configurar cada rea por separado.
Si vamos a la pestaa Columnas, podremos escoger las columnas a exportar en cada una de las
categoras:
As mismo, podremos escoger uno o varios filtros de seleccin entre los existentes:
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Curso de Primavera P6
Incluso podemos ordenar la informacin a listar por uno o varios campos, escogiendo el campo de
ordenacin en Nombre de campo y el tipo de ordenacin, ascendente o descendente, a travs de
Secuencia de Orden:
Una vez perfilada la plantilla de exportacion, pulsamos Siguiente, y decidimos cual sera el nombre y
ubicacion del fichero a exportar
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Curso de Primavera P6
Y esta otra
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Curso de Primavera P6
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Curso de Primavera P6
Tipos de Duracin
Eleccin del tipo de duracin de la tarea
Existen cuatro tipos de duraciones que podemos utilizar, y en funcin de ellos, Primavera prorratear
de un modo u otro las horas a realizar por da.
Estos tipos de duracin son:
Cada uno de estos tipos de duracin influye a la hora de modificar una tarea que lleve asignados
recursos. Vamos con cada caso:
Fixed Units
Si queremos que las unidades totales de la actividad permanezcan constantes al cambiar la duracin
o las unidades/tiempo. Deberamos usar este tipo solamente para actividades de tipo dependiente
del recurso (Resource Dependent).
Fixed Units/Time
Si queremos que las unidades/tiempo de la actividad permanezcan constantes al cambiar la duracin
o las unidades. Deberamos usar este tipo solamente para actividades de tipo dependiente del
recurso (Resource Dependent).
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Curso de Primavera P6
% Fsico
% Duracin
% Unidades
% Duration (% Duracin)
Si asocio el porcentaje completado de la tarea a la proporcin entre la duracin original y la restante,
entonces utilizar la opcin Duration en el %completado. Esto significa que trabajamos a un ritmo
regular y es el factor tiempo el que determina el % completado.
% Units (% Unidades)
Si calculo el porcentaje a partir de las unidades de recurso asignadas hasta la fecha, frente a las
previstas, me estoy centrando en los recursos a utilizar, y no en la tarea en s. En ese caso,
calcular el porcentaje con la opcin Units. .
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Curso de Primavera P6
El clculo del seguimiento se hace teniendo en cuenta las opciones de clculo de Projects ->
Detalles de proyecto -> Calculations:
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Curso de Primavera P6
Segn el Tipo de porcentaje de avance escogido, veremos uno u otro en este formulario de estado,
que permitir escribir en unas u otras casillas del mismo.
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Curso de Primavera P6
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Curso de Primavera P6
De este modo, podemos jugar con diferentes calendarios de cada actividad, sin por ello ver
cambiada la duracin, expresada en horas, de la tarea, con lo que veremos cmo cambia la barra
del diagrama en funcin del calendario a utilizar en esa actividad, que es de lo que se trata:
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Curso de Primavera P6
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Curso de Primavera P6
Podemos indicar en el asistente el ID (identificador) del recurso, que podra ser OF1, y debajo el
Nombre del Recurso, que puede ser OFICIAL1.
Bien, todo nuevo recurso debe ceirse a un calendario, que debera ser compatible con el
calendario de la actividad. Esto puede decidirse en Detalles del recurso -> Details -> Profile ->
Calendar:
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Curso de Primavera P6
Esto quiere decir que si el calendario del recurso excediese en nmero de horas al de la actividad a
la que asignamos el recurso, tan slo voy a utilizar las horas de trabajo diarias que establezca o
limite el calendario de la actividad.
Es decir, supongamos que creamos un calendario de 24 horas, llamado ESTANDAR FCC 5D 24H, y
lo asignamos a nuestro recurso OFICIAL1,
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Curso de Primavera P6
La asignacin de recursos a las tareas es bastante sencilla. Basta con ir a Activities -> Resources > Assign Resources, y, manteniendo esta pantalla abierta, vamos cambiando de actividad y
asignndole su recurso homnimo:
Tras ello, podemos ver ahora en detalle, a travs del botn Activity usage Spreadsheet
(tabla
de uso de actividades), las horas consumidas por da. Este dato es un prorrateo diario del total de
horas sobre la barra del diagrama, con lo que el dato de cada da no puede modificarse
manualmente, ya que procede de un clculo.
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Curso de Primavera P6
Vamos a dar de alta en esta lista los gastos de proyecto ms habiituales, que podremos utilizar en
varias tareas de varios proyectos, as como los gastos especficos que se vayan generando.
Los botones de arriba a la derecha permiten aadir, quitar, copiar o cortar tipos de gasto en esta
lista.
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Curso de Primavera P6
Activity
Aqu asociamos, a travs del botn
(seleccionar actividad), ese gasto a una actividad de un
proyecto concreto, de modo que esta asociacin se mostrar en el campo WBS de la pantalla.
Costs
Aqu detallamos si se trata de un coste por unidad ejecutada, detallando las unidades a ejecutar o
un costo por uso, fijo y aadido a esa actividad. As mismo, podemos realizar aqu el seguimiento
de ese gasto.
Description
Aqu podemos incluir anotaciones sobre el gasto, o pegar texto o imgenes escaneadas de
pedidos, albaranes o facturas asociadas a ese gasto.
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Curso de Primavera P6
La suma del coste dado por la asignacin de recursos a las tareas ms los gastos auxiliares, dar
lugar al Coste Real (Actual Total Cost) de una tarea en un momento dado, que podemos mostrar
como columna en la pantalla Actividades:
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Curso de Primavera P6
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Curso de Primavera P6
Comprobar asignaciones de recursos de cada tarea por separado. Tabla de uso de recursos.
Tambin puedo ver las asignaciones de cada tarea, en el Diagrama de Gantt, si dividimos la pantalla
levantando el botn
, y activando en la parte inferior Resource usage Spreadsheet (Tabla de
uso de recursos)
:
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Curso de Primavera P6
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Curso de Primavera P6
Si alguna de las barras verticales inferiores presentase un extremo de color rojo en la parte
superior, existe una sobreasignacin en ese perodo:
As mismo, Primavera dibuja un lmite (limit) de asignacin, que viene dado por la capacidad mxima
del recurso, lmite que, traspasado, dar lugar a la sobreasignacin
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Curso de Primavera P6
El trasvase de horas sobreasignadas a los das contiguos es una operacin habitual, para evitar
sobreasignaciones al utilizar recursos limitados.
Si dejamos la resolucin de sobreasignaciones para el final (al finalizar la asignacin de recursos)
quizs tengamos que hacer cambios demasiado drsticos en las tareas y en el diagrama, de manera
que conviene hacer esto sobre la marcha, ya que el problema ser ms fcil de resolver si se
detecta a tiempo.
Si a pesar de mover las horas sobreasignadas no se resolviese la sobreasignacin, puede
producirse un solape simplemente por horas, lo que dara lugar al da entero sobreasignado, con lo
que debera subir la precisin (zoom) del Gantt al valor hora a hora, o incluso a minutos, si fuese
necesario, redistribuyendo las horas en das contiguos.
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Curso de Primavera P6
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Curso de Primavera P6
Actualizacin de Proyectos
Activacin del reclculo automtico de tiempos en el diagrama
Podemos lograr prescindir del botn (F9), y Programa, al actualizar los clculos, activando, tras
pulsar F9 -> Options -> Schedule automatically when a change affects dates (Calcular programa
automticamente cuando un cambio afecte fechas).
De este modo, si cambiamos la duracin de una tarea, o los das de demora de una Lnea de
Relacin entre tareas o actividades, el diagrama se actualizar automticamente. Esto afecta
solamente a cambios que afecten fechas, excluyndose toda actualizacin de cualquier otro tipo.
Es importante que la informacin recogida sea fiable y verificable, para asegurar el control del
proyecto.
Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario crear un
nuevo plan de referencia, ms prximo a la realidad del proyecto.
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Curso de Primavera P6
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Curso de Primavera P6
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Curso de Primavera P6
Donde podemos, incluso, en la zona indicada, aplicar holguras al clculo de la ruta crtica. Las
opciones Predeterminadas son las que vemos en el cuadro, y se pueden rescatar con el botn
Preestablecido.
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Curso de Primavera P6
Tambin tenemos la vista avanzado, donde existe la opcin para hallar varias rutas crticas,
pudiendo enlazarlas con una actividad determinada del proyecto:
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Curso de Primavera P6
El anlisis del valor ganado es un mtodo para medir el rendimiento del proyecto de acuerdo
con el coste actual del proyecto y la actualizacin (progreso) de los diagramas. Indica la
cantidad del presupuesto que debera haberse gastado, teniendo en cuenta la cantidad de
trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas, las asignaciones o los
recursos.
Se pueden utilizar anlisis de valor ganado tanto para captulos (nodos WBS), como para
actividades o grupos de actividades.
En el anlisis del valor acumulado hay dos mtodos de clculo,
actividades que se estn ejecutando en este momento (en progreso):
Tenemos diversas opciones para controlar una u otra tcnica, y podemos aplicar esas
opciones para cada actividad o nodo WBS.
Los parmetros fundamentales utilizados para calcular la Estimacin para completar las
actividades son:
1) El coste del valor ganado (Earned Value Cost)
2) El coste estimado para completar (ETC) la tarea (Budget at Completion)
3) El coste programado de la tarea (Planned value cost)
4) El coste real gastado hasta el momento (Actual Cost)
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Curso de Primavera P6
Definir opciones de aplicacin por defecto del Mtodo del Valor Ganado
En Admin -> Admin Preferences -> Earned Value podemos escoger preferencias de clculo
por defecto para este mtodo:
Definir opciones de clculo del Mtodo del Valor Ganado por nodos WBS
Si abrimos la ventana WBS y vamos a la seccin de detalles en la ventana inferior, pulsamos la
pestaa Earned Value, donde podremos definir las opciones de clculo de cada nodo WBS por
separado.
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Curso de Primavera P6
De modo que tendremos a la vista las columnas necesarias para introducir los datos:
Cada vez que queramos actualizar los valores de este mtodo, pulsaremos, como hemos visto, la
tecla F9 y a continuacin, el botn Programa.
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Curso de Primavera P6
Se utiliza para comparar la evolucin del proyecto real con la evolucin que se esperaba
La Lnea de Base, como ya hemos visto, es una fotografa del estado de la programacin del
proyecto en un momento dado, para compararlo con estados futuros.
Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia original, llega un momento en que es necesario
crear un nuevo plan de referencia, ms prximo a la realidad del proyecto.
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Curso de Primavera P6
La primera opcin, Save a copy of the current project as a new baseline, (Guardar una copia del
proyecto actual como un nuevo programa base), es la opcin por defecto, y consiste en grabar
como lnea de base el estado actual del proyecto, es decir, algo as como sacar una fotografa
del proyecto en un momento dado.
La segunda opcin, Convert another project to a new baseline of the current project (Convertir
otro proyecto a un nuevo programa base del proyecto actual), consiste en importar otro
proyecto ya definido, como lnea base del nuestro. Eso significa que podemos guardar lneas de
base en fichero aparte, para reutilizarlos como lneas de base cuando queramos.
Podemos establecer tres lneas de base adicionales en Primavera, primaria, secundaria y
terciaria.
Una vez generada la linea de base, esta pasa a engrosar el listado de lineas de base.
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Curso de Primavera P6
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Curso de Primavera P6
Tambin podemos mostrar la lnea de base en el propio diagrama, aadindola a las barras de
este modo, con haciendo sobre el diagrama botn derecho -> Barras, y escogiendo Primary
Baseline, activndola a la izquierda y tomando como escala de tiempo Project Baseline Bar:
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Curso de Primavera P6
Project aporta una serie de dispositivos para el seguimiento de las tareas y la deteccin de
posposiciones, costes excesivos de tareas y sobreasignaciones de recursos.
En la parte superior vemos un comparativo de barras, que compara el estado actual de las barras
con la lnea de base, definida por las barras rojas (barras de pronstico).
En la parte inferior podemos tener una tabla de datos o un grfico. En la tabla de datos aparecen
los gastos generados en cada actividad, de manera periodificada, gastos que se anotan en los
detalles de cada actividad, como veremos ms adelante.
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Curso de Primavera P6
Que, traducida a un grfico de barras, expresa el gasto por unidad de tiempo, y tendr este aspecto:
Cada barra expresa la suma de gastos de todos los recursos que intervienen en esa tarea, por
unidad de tiempo. Si hacemos doble clic sobre una cualquiera de las barras, veremos este cuadro:
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Curso de Primavera P6
Existen filtros para tareas, en la ventana Activities, que se pueden ver en el Diagrama de Gantt
o similares, al activar el botn Filters. Existen algunos filtros de tarea interesantes para el
seguimiento del proyecto, como pueden ser Not Started, In Progress, Completed o Status to
Review (estado a revisar):
En la parte superior del diagrama se especifica el filtro o los filtros utilizados en cada momento.
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Curso de Primavera P6
Pero es mejor utilizar los filtros de la vista Tracking. Al activar el botn Filters en la ventana
Tracking, aparece esta pantalla:
En este cuadro aparecen filtros mucho ms interesantes, desde el punto de vista del seguimiento
de las tareas, como pueden ser, por ejemplo, Schedule% Complete, que filtra aquellas tareas
completadas hasta un determinado porcentaje en nuestro diagrama, Material Cost % Complete
(% Coste material gastado hasta completar), que filtra las actividades con un determinado
porcentaje de gasto en material sobre el total de gasto de material previsto, y Variance BL Labor
Cost (Desviacin Costo Laboral), que filtra aquellas actividades que presentan una desviacin
de coste con respecto a la lnea de base.
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Curso de Primavera P6
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Curso de Primavera P6
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Curso de Primavera P6
Personalizacin de tablas
Podemos ir a la tabla Activities y aadir nuevas columnas a nuestra tabla, como ya hemos visto
anteriormente, a travs de botn derecho -> Columns:
Seleccionamos la columna user_number6, por ejemplo, que servir para introducir la MEDICION
(MED), y luego cambiamos su ttulo, a travs del botn Edit column, para luego aadirla a nuestra
tabla,
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Curso de Primavera P6
y despus escogemos la columna user_text1, por ejemplo, que servir para introducir el tipo de
UNIDAD (UD), editando su ttulo e introducindola tambin en nuestra tabla:
Vemos las nuevas columnas ahora en la tabla. Hay que tener cuidado porque Primavera siempre
totaliza los campos por captulos, con lo que, por ejemplo,el total de mediciones por captulo
carece de sentido:
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Curso de Primavera P6
Completamos el ejercicio aadiendo, del mismo modo, el resto de campos, a travs de botn
derecho -> columnas, cambiando los ttulos de columnas definidas por usuario antes de aadirlas
a nuestra tabla:
El aspecto de la tabla configurada, con datos registrados sobre ella, ser el siguiente:
Finalmente, conviene guardar la tabla como vista, yendo al botn de vistas (Layout) situado arriba, y
pulsando Save As, y la llamamos RENDIMIENTO:
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Curso de Primavera P6
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Curso de Primavera P6
Novedades en informes en P6
En la versiones anteriores de la aplicacin disponiamos de una coleccion de informes predefinidos,
pero no podiamos modificar su estructura y apenas su aspecto, tan solo unas pocas opciones
presentadas en Options, como eran cambiar la fuente a utilizar para los mismos, seleccionar el
numero de lineas por pagina y poco ms.
En P6, todo esto ha cambiado totalmente. Se aporta una coleccin mucho mas extensa de
informes, siendo ademas todos personalizables.
La personalizacion se realiza a traves de un nuevo entorno integrado, para el diseo de informes,
que permite
configurar hasta el ultimo control que aparezca en el informe.
Asi mismo, se aade un Asistente para informes (Report Wizard), para crear de forma sencilla
informes desde cero. Los informes creados a traves de este asistente son mas sencillos de
modificar, si recurrimos al propio asistente para hacerlo, no debiendo acudir al entorno anterior en
este caso.
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Si al seleccionar cualquiera de ellos, usamos Botn derecho -> Run -> Report:
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Curso de Primavera P6
Tras aceptar la opcin New report, nica disponible ahora, pulsamos el botn Next:
Aqu seleccionaremos un rea especfica de tema (Subject Area) sobre la que extraeremos los
datos para nuestro informe. Escogemos, por ejemplo, el rea Activities y pulsamos el botn Next:
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Curso de Primavera P6
En la siguiente pantalla escoger las columnas a listar, as como los criterios de filtrado (Filter),
agrupacin (Group) y ordenacin (Sort):
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Curso de Primavera P6
Pulsamos el botn
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Curso de Primavera P6
Introducimos, en Group By, un criterio de agrupacin, definido por el campo WBS, que permite
agrupar el reporte por captulos y subcaptulos.
Pulsamos el botn
Incluso podramos, si quisiramos establecer un criterio de filtrado para los datos, a travs del
, de modo que mostrsemos slo aquellas tareas cuya Original Duration es
botn
mayor de 3 das (Where / Original Duration / is greater than / 3):
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Curso de Primavera P6
Esto ltimo no lo vamos a hacer al final. Finalmente, asignamos un nombre al Informe, como puede
ser Listado de Actividades con rendimientos
A continuacin el Asistente indica que el reporte ha sido generado. Podemos pulsar el botn
Correr Reporte para mostrar la vista previa del reporte:
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Curso de Primavera P6
Si utilizamos la opcin Print Preview (Impresin Previa), podremos ver el aspecto del informe:
Si nos satisface el aspecto del reporte, podemos grabarlo a continuacin, con el botn Save Report.
En caso contrario, volvemos a la pantalla anterior, donde pulsaremos el botn Prev para corregir
cualquiera de los pasos del asistente, y as volver a previsualizarlo, hasta que nos convenza para ser
guardado.
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Curso de Primavera P6
El reporte quedar guardado dentro del Grupo de Informes en que nos encontrbamos antes de
pulsar el botn Aadir:
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Curso de Primavera P6
Con lo que volveremos a recorrer los pasos del Asistente anterior, aadiendo nuevas reas,
campos, filtros, agrupaciones y ordenaciones, si es necesario.
Si el reporte no ha sido generado con el Asistente, tendr que modificarlo de otro modo:
Para modificar un reporte de este tipo, lo seleccionar y pulsar Botn derecho ->Modify, o
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Curso de Primavera P6
Si contestamos que s a esta pantalla, se abrir la ventana del Editor de informes o reportes, que
sirve para modificarlo:
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Curso de Primavera P6
El editor de informes
Es una herramienta especializada, un entorno visual de creacin de reportes, al estilo del entorno
incluido en aplicaciones como MS Access. Podemos acceder a l al seleccionar un reporte, y pulsar
el botn Edit situado a la derecha, o con Botn derecho -> Modify:
Si hago doble clic en cualquiera de los ttulos de columna que aparecen arriba, ver el Tipo de
Celda es un Texto Personalizable, que presenta estas Propiedades de Celda (Cell):
Podemos cambiar aqu el tamao y color de la letra, as como el Texto Personalizado que ser el
que aparezca en el informe.
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Curso de Primavera P6
Si hacemos doble clic sobre cualquiera de los campos que aparecen debajo, aparecer este otro
cuadro, que indica que el Tipo de Celda es Cell Field (Dato Campo), y podr elegir, en el
desplegable que aparece debajo, el campo o columna a mostrar en el Reporte.
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Curso de Primavera P6
Puedo cambiar si lo deseo, en Campo de Celda, el campo o columna a mostrar en esa celda:
Tambin podemos en este cuadro cambiar otras propiedades, que afectan al informe entero:
En la pestaa Source, que se refiere a la fuente de datos, puedo elegir opciones de agrupacin y
ordenacin, as como establecer o quitar Saltos de pgina, y aadir filtros. Podra decirse que es
la pestaa ms importante, en cuanto a la salida de datos que mandamos al reporte:
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Curso de Primavera P6
Las opciones de rengln (Row) permiten cambiar la altura y fondo de color de los renglones del
reporte, as como filtrar los datos que muestran:
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Curso de Primavera P6
Aqu utilizamos el botn Cargar de la derecha, para cargar la imagen, que ser una imagen tenue,
una especie de Marca de agua.
Si aceptamos, y previsualizamos el reporte con el botn correspondiente, que aparece arriba a la
izquierda:
El reporte tendr este aspecto, con la imagen de marca de agua colocada como imagen de fondo:
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Curso de Primavera P6
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Curso de Primavera P6
El tamao del logotipo pude controlarse a traves de la altura (height) que aparece en el cuadro.
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Curso de Primavera P6
Cambios globales
Datos globales y especficos de proyecto
Podemos almacenar datos a nivel de Empresa (globales) o a nivel de Proyecto (especficos).
Si el dato es global o especfico del proyecto depender del tipo de dato.
Los datos globales se establecen a nivel de empresa y estn disponibles para todos los
proyectos de la misma. Ejemplos de datos globales pueden ser la EPS y OBS, adems
de la informacin sobre recursos y roles.
Algunos datos pueden ser definidos indistintamente en niveles globales o de proyecto. Por ejemplo,
podemos crear calendarios globales para definir horas de trabajo disponibles a aplicar a todos los
proyectos, o bien calendarios que sirvan solamente a proyectos concretos.
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Curso de Primavera P6
Cambios Globales
Podemos realizar cambios globales que afecten a todos los proyectos a la vez, de modo que, si
queremos, por ejemplo, incrementar en un 10% el coste de los recursos que intervienen en los
proyectos, podramos utilizar este cambio:
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Curso de Primavera P6
Dado que una aplicacin accidental de cambios globales pueden ser algo peligrosa para nuestro
trabajo, Primavera realiza una previsualizacin, antes de aplicarlos.
Si usamos el cambio Increase Durations (incrementar duraciones de tareas) y admitimos el valor
por defecto, que es 2, y pulsamos el botn Apply Changes, Primavera elabora un informe (report)
con los cambios introducidos.
Podemos examinar el informe y, si estamos de acuerdo con ellos, aplicar finalmente los cambios,
aceptando la opcin Commit changes, o cancelarlos (opcin Cancel Changes) en caso contrario.
Tambin podemos Guardarlos en archivo, (opcin Save to File) si no estemos seguros de
aplicarlos ahora.
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Curso de Primavera P6
Vemos que es sencillo modificar en este caso el operador y el factor, si fuese necesario.
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Curso de Primavera P6
Vemos que hay dos apartados en la parte inferior, para introducir las condiciones.
La parte superior, En donde, sirve para indicar la condicin que deben cumplir las
actividades sobre las que aplicar el cambio global.
La parte intermedia, Entonces, sirve para indicar la operacin a realizar sobre los elementos
que cumplan la condicin de arriba.
La parte intermedia, De lo contrario, sirve para indicar la operacin a realizar sobre los
elementos que incumplan la condicin de arriba.
Siendo su sintaxis equivalente a la de una simple funcin condicional cualquiera, podemos aplicar
cambios globales a nuestros proyectos con eficacia, rapidez y seguridad.
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Curso de Primavera P6
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Curso de Primavera P6
Recursos
Al pulsar el botn Nuevo, se cargan los recursos de ejemplos anteriores. Al cerrar el fichero, slo se
mantendrn los recursos que hemos utilizado o asignado a alguna tarea.
Si los recursos que intervienen en el ejemplo no tuviesen nada que ver con los que vamos a utilizar,
conviene hacer lo mismo con los recursos, es decir, borrarlos e ir creando los nuestros propios.
Resto de ficheros
Si el resto de datos que arrastran los ejemplos trados por Primavera (cdigos de actividad,
documentos, riesgos, etc) aadiesen confusin a nuestro trabajo, entonces conviene purgarlos
tambin.
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Curso de Primavera P6
Podramos utilizar este ejemplo como una EPS para nuestra compaa.
Si pinchamos un nodo EPS y pulsamos nuevo, veremos que el nuevo nodo colgar del que hemos
marcado anteriormente. Si queremos cambiar el nivel de jerarqua de un nodo determinado,
podemos utilizar los botones de desplazamiento de la derecha.
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Curso de Primavera P6
Una vez definidos los cargos de responsabilidad, podemos asignarlos sobre un rea de proyectos
determinada (nodo EPS), en el cuadro de definicin de EPS, a travs de la propiedad
Administrador responsable, de este modo:
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Curso de Primavera P6
Para crear un nuevo proyecto, vamos a la barra Directorio, botn Proyectos y , situndonos en un
nodo EPS determinado (zona sur, por ejemplo), pulsamos el botn nuevo, con el que aparecer el
siguiente asistente:
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Curso de Primavera P6
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Curso de Primavera P6
Incluso podemos definir ahora un responsable, sobre la marcha, aunque podemos cambiarlo como
ya sabemos.
Bien, podemos cancelar en cualquier instante el asistente, pulsando el botn Terminacin, con el
que se tomarn las opciones por defecto, que son buenas. Tras una pantalla de terminacin,
veremos nuestro nuevo proyecto integrado en la EPS:
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Curso de Primavera P6
Vamos insertando los nodos WBS con el botn nuevo, o con la tecla ins, que es ms cmoda, y
definimos estos captulos (ojo con cerramiento y divisiones, que son subcaptulos de albailera,
y con fontanera y electricidad, que son subcaptulos de Instalaciones).
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Conviene utilizar un sistema de cdigos estructurado, ya que las actividades de nuestro proyecto
van a coexistir con actividades de otros proyectos, y conviene no confundirlas. De todos modos, si
esas a ctividades van a compartirse entre diferentes proyectos, conviene utilizar entonces un sistema
de cdigo nico.
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Donde, por medio del botn aadir, que muestra una nueva pantalla, Seleccione calendario del
cual copiar, donde se nos permite basarnos en uno de los existentes, o crear uno totalmente
nuevo, con el botn con el signo +, hemos creado un calendario base, llamado FCC.
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Si queremos modificar el calendario, pulsamos el botn Modificar, que mostrar el siguiente cuadro:
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Si en este cuadro pulsamos el botn semana de trabajo, situado abajo a la derecha, veremos este
otro cuadro:
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Una vez creado, podemos modificarlo, con el botn modificar, acudiendo al botn semana de trabajo,
y dejndola de este modo:
Aqu puedo definir el nmero de horas laborales de cada da de la semana. De este modo, el
calendario tendr ahora este aspecto:
Donde los das festivos (0h de trabajo), son tratados ahora como excepciones, que aparecen en
color azul.
En este calendario introduciremos ahora las festividades, o festivos no habituales, pinchndolos
(puedo pinchar varios, usando simultneamente la tecla CTRL), y pinchando a continuacin el botn
no laboral. Esto se hace mes a mes:
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Curso de Primavera P6
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Curso de Primavera P6
Vemos que las columnas estn clasificados por categoras, lo que dificulta su bsqueda. Si
queremos un listado completo de columnas disponibles, ordenadas alfabticamente, vamos a
Opciones disponibles -> Agrupado y pordenado por -> Lista:
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Curso de Primavera P6
Desde esta nueva columna podemos cambiar el calendario de cada actividad. Al hacer doble clic en
la celda correspondiente, de la columna calendario, vemos que se nos permite escoger un
calendario determinado para esa actividad:
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Curso de Primavera P6
Los calendarios de las actividades deben ser todos compatibles con el calendario base. De lo
contrario, Primavera fallar en sus clculos de tiempos. Una buena medida es tomar como
calendario base para nuestro proyecto un calendario de 24 horas y 7 dias laborables, para poder
absorber cualquier excepcin de calendario que pueda darse.
La asignacin de un calendario especfico a cada actividad implica que podemos prescindir de los
recursos que intervienen en ella, evitando entrar en mayor detalle
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Curso de Primavera P6
Podemos cancelar el asistente una vez insertado el cdigo y nombre del recurso. Si hacemos esto,
se tomarn las opciones por defecto. Si vamos, en la parte inferior, a los detalles del recurso,
pestaa Detalles, veremos que el recurso ha tomado el calendario preestablecido para el proyecto,
que era GRUPO FCC:
Los recursos pueden ser de tipo Laboral, que refiere a recursos de tipo Mano de Obra o Maquinaria,
que deben ceirse a un calendario y horario determinado, y su coste se evala en horas de trabajo
realizadas.
El tipo No Laborable suele utilizarse para equipamiento y herramientas
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Curso de Primavera P6
Los recursos de tipo Material corresponden a los materiales puestos en obra, y para evaluar su
coste debo indicar la unidad de medida del mismo, ya que stos no dependen del tiempo de uso.
Para ello ir a Unidad de Medida, y ah escoger una de las disponibles,
o crear una nueva, si fuese necesario, atravs de Admin -> Categoras de Admin -> Unidades de
Medida -> Aadir:
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Conviene, no obstante, indicar las unidades/tiempo preestablecidas para ese calendario, para evitar
que Primavera incurra en errores:
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Podemos aadir nuestro propio turno de recursos, llamado FCC 3 TURNOS , de este modo:
Para asignarle a nuestro Oficial Primera 1 el primero de los turnos, vamos a la pestaa Unidades &
Precios, escogemos el turno FCC 3 TURNOS, y usamos el turno 1. S i queremos un Oficial
Primera que use el turno 2, pues crearemos un nuevo recurso, Oficial Primera 2, y le asignaremos
el turno2, y as sucesivamente
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Podemos seguir aadiendo recursos a las actividades. Si quisieramos que una actividad se
desarrolle a tres turnos, aadiremos el resto de oficiales que hemos creado, uno para cada turno. De
ese modo conseguiremos que la actividad se desarrolle durante 24 horas diarias.
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De este modo, podemos jugar con diferentes calendarios de cada actividad, sin por ello ver
cambiada la duracin, expresada en horas, de la tarea, con lo que veremos cmo cambia la barra
del diagrama en funcin del calendario a utilizar en esa actividad, que es de lo que se trata:
CASO I BARRA DE 32 HORAS CON CALENDARIO DE 8HORAS TRABAJO /DIA:
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Si esto no es una cuestin relevante, y trabajamos en modo administrador o monousuario (Standalone), entonces ser el calendario de cada actividad el que marque la longitud de cada barra
en el diagrama.
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Podemos indicar en el asistente el ID (identificador) del recurso, que podra ser OF1, as como el
Nombre del Recurso, que puede ser OFICIAL1.
Bien, todo nuevo recurso debe ceirse a un calendario, que debera ser compatible con el
calendario de la actividad. Esto puede decidirse en Detalles del recurso -> Detalles -> Perfil ->
Calendario:
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La asignacin de recursos a las tareas es bastante sencilla. Basta con ir a Actividades -> Recursos
-> Aadir Recursos, y, manteniendo esta pantalla abierta, vamos cambiando de actividad y
asignndole su recurso homnimo:
Al hacer esto, podemos ver ahora en detalle, a travs del botn Tabla uso actividades, las horas
consumidas por da. Este dato es un prorrateo diario del total de horas sobre la barra del diagrama,
con lo que el dato de cada da no puede modificarse manualmente, ya que procede de un clculo.
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Cada uno de estos tipos de duracin influye a la hora de modificar una tarea que lleve asignados
recursos. Vamos con cada caso:
Unidades Fijas
Si queremos que las unidades totales de la actividad permanezcan constantes al cambiar la duracin
o las unidades/tiempo. Debermos usar este tipo para actividades de tipo dependiente del recurso.
Unidades/Tiempo Fijos
Si queremos que las unidades/tiempo de la actividad permanezcan constantes al cambiar la duracin
o las unidades. Debermos usar este tipo para actividades de tipo dependiente del recurso.
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DEFINICION DE ROLES
En Primavera, a diferencia de otras aplicaciones, podemos asignar diferentes roles o papeles a
desempear por un mismo recurso, asignado a diferentes tareas. Es decir, un mismo recurso puede
realizar diferentes tareas, segn las circunstancias, lo que permite definir an mejor la tarea a
realizar.
Para definir roles, iremos a Empresa -> Roles:
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Con el botn Aadir, podemos crear nuestro primer rol. Podemos introducir si ID, que puede ser LI,
y podemos denominarlo Limpieza:
Podemos definir responsabilidades o clusulas concretas para cada rol, si las tuviese, a travs
de la pestaa General -> Responsabilidades:
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Podemos, asimismo, definir diferentes tarifas (hasta 5, en principio), para un mismo rol, segn
circunstancias, convenios, etc.:
Podemos tambin, desde aqu, asignar roles a diferentes recursos, a travs de la pestaa Recursos
-> Botn Asignar:
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podr asignar recursos en funcin del rol asignado a cada actividad, a travs del botn Asignar por
Rol:
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Vemos que al asignar el rol, este se muestra debajo del recurso asignado, ya que est asignado al
mismo. Si queremos ver el nombre del rol asignado, sobre los ttulos de columna de la parte inferior,
pulsamos botn derecho -> Personalizar columnas de recursos -> Ordenamos alfabticamente
por lista -> Insertamos la columna Rol:
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FILTROS
Los Filtros sirven para facilitar la esquematizacin de la compleja informacin que manejamos en un
proyecto. Podemos utilizar filtros en cualquier ventana de Primavera, y cada ventana lleva ya unos
filtros especializados predefinidos.
Los filtros se astablecen pinchando el botn embudo
travs de botn derecho -> Filtros:
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Vemos en la parte inferior la posibilidad de mostrar, al aplicar el filtro, dos opciones distintas:
Marcar simplemente sobre el diagrama los datos que complen la condicin o condiciones
del filtro, a travs de Marcar actividades en la vista actual que concuerden con el
criterio.
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Podrmos Aadir, con el botn del mismo nombre, si quisiramos, mas condiciones. SI ya hemos
terminado, pulsamos el botn OK, y vemos que el nuevo filtro pasa a engrosar la lista de filtros
disponibles:
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Si marcamos la casilla de la columna Seleccionar, y volvemos a pulsar el botn OK, veremos el filtro
funcionando:
Si, por el contrario, queremos marcar simplemente sobre el diagrama los datos que complen la
condicin o condiciones del filtro, activaremos la opcin Marcar actividades en la vista actual que
concuerden con el criterio, de modo que el diagra ma tendr este aspecto:
Vemos que Primavera marca con el color de seleccin (azul), aquellas tareas que cumplen el criterio
marcado por el filtro, a pesar de que arriba pone, como vemos, Filtro: Todas las Actividades.
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MODIFICACIN DE FILTROS
Podemos modificar los filtros de la coleccin, escogiendo uno de la lista y pulsando Modificar:
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Podemos aadir la nueva condicin utilzando un operador O, con la opcin Parmetro ->
Cualquiera Siguiente, o utilizando un operador Y, con la opcin Parmetro -> Todo de lo Siguiente:
Sin utilizamos un operador Y, y aadimos la condicin de que su duracin real sea mayor a 5
das, de este modo:
Podremos ver, por ejemplo, las tareas no completadas del proyecto de duracin real mayor de 5
das:
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AGRUPACIONES
Tambin podemos agrupar esos datos, con bandas de colores, para que su visualizacin sea ms
ordenada. La WBS constituye de por s un criterio de agrupacin vlido.
Al agrupar las actividades de un proyecto, el diagrama puede verse totalmente distorsionado en la
mayora de los casos (salvo en el criterio citado antes), dado que los filtros y agrupaciones sirven
sobre todo a la tabla de datos, no al diagrama.
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Pero podemos utilizar la agrupacin que nos convenga, por ejemplo, esta, que clasifica las tareas
por responsabilidad. Si vamos a Empresa -> Cdigos de Actividad -> Apartado Responsibility
(responsabilidad):
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De modo que vemos las tareas asignadas a cada responsable, pudiendo totalizarse as mismo, por
ejemplo, el coste laboral total de las tareas asignadas a cada uno:
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INTERVALOS DE AGRUPACIN
Podemos agrupar por un campo determinado, indicando intervalos de agrupacin para ese campo, a
travs de la opcin Intervalo de grupo. Si queremos agrupar las tareas por % de Avance de
actividad, podemos definir un intervalo del 10% para esa agrupacin, de este modo:
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ORDENACIN DE AGRUPACIONES
Podemos aplicar incluso un criterio de ordenacin a cada nivel de agrupacin, por medio del botn
Ordenar
Escogemos el campo que llevar la ordenacin de datos y el criterio, que ser ascendente o
descendente:
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VISTAS
Por vista se entiende una combinacin de columnas determinada, almacenada con un nombre
determinado, con filtros y agrupaciones aplicados, para poder ser restituida de una sola vez, en un
momento determinado.
SI queremos guardar la clasificacin anterior, que muestra una agrupacin de actividades por
responsabilidad, y que remos mostrar el coste total de las tareas asociadas a cada
responsable, por la columna correspondiente, podemos guardar esa vista con el nombre COSTE
TAREAS POR RESPONSABILIDAD:
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Seleccionamos la columna user_number6, por ejemplo, que servir para introducir la MEDICION, y
luego cambiamos su ttulo, a travs del botn Editar ttulo, para luego aadirla a nuestra tabla,
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y despus escogemos la columna user_text1, por ejemplo, que servir para introducir el tipo de
UNIDAD, editando su ttulo e introducindola tambin en nuestra tabla:
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Vemos las nuevas columnas ahora en la tabla. Hay que tener cuidado porque primavera siempre
totaliza los campos por captulos, con lo que el total de mediciones por captulo carece de sentido:
Completamos el ejercicio aadiendo, del mismo modo, el resto de campos, a travs de botn
derecho -> columnas, cambiando los ttulos de columnas definidas por usuario antes de aadirlas
a nuestra tabla:
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El aspecto de la tabla configurada, con datos registrados sobre ella, ser el siguiente:
Finalmente, conviene guardar la tabla como vista, yendo al botn de vistas situado arriba, y
pulsando Guardar como, y la llamamos RENDIMIENTO:
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DEFINICION DE INFORME
Los INFORMEs son documentos generados y calculados a partir de datos de diferentes Tablas
de Primavera.
Su destino es habitualmente el Papel, no la pantalla, de manera que debemos previsualizarlos
antes de imprimir.
En ellos, podemos llamar a una Tabla determinada, y aplicar un filtro concreto sobre ella, de modo
que expresamos lo mismo que en apartados anteriores, pero aora pensando en el papel.
Primavera dispone de una coleccin de INFORMEs predefinidos, clasificados en categoras, que
podremos modificar y personalizar.
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Si al seleccionar cualquiera de ellos, usamos Botn derecho -> Correr -> INFORME:
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Tras aceptar la opcin Nuevo INFORME, nica disponible ahora, pulsamos el botn Siguiente:
Aqu seleccionaremos un rea especfica de Tema sobre la que extraeremos los datos para nuestro
INFORME. Escogemos, por ejemplo, el rea Actividades y pulsamos el botn Siguiente:
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En la siguiente pantalla escoger las columnas a listar, as como los criterios de filtrado,
agrupacin y ordenacin:
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Pulsamos el botn
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Introducimos, en Agrupado Por, un criterio de agrupacin, definido por el campo WBS, que
permite agrupar el INFORME por captulos y subcaptulos.
Pulsamos el botn
Incluso podramos, si quisi establecer un criterio de filtrado para los datos, a travs del botn
, de modo que mostrasemos slo aquellas tareas cuya Original Duracin es mayor
de 3:
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Esto ltimo no lo vamos a hacer al final. Finalmente, asignamos un nombre al INFORME, como
puede ser Listado de Actividades con rendimientos
A continuacin el Asistente indica que el INFORME ha sido generado. Podemos pulsar el botn
Correr INFORME para mostrar la vista previa del INFORME:
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Si nos satisface el aspecto del INFORME, podemos grabarlo a continuacin, con el botn Guardar
INFORME. En caso contrario, volvemos a la pantalla anterior, donde pulsaremos el botn Prev para
corregir cualquiera de los pasos del asistente, y as volver a previsualizarlo, hasta que nos convenza
para ser guardado.
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El INFORME quedar guardado dentro del Grupo de INFORMEs en que nos encontrbamos antes
de pulsar el botn Aadir:
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De modo que aparece el asistente anterior, ahora con la opcin Modificar INFORME de asistente:
Con lo que volveremos a recorrer los pasos del Asistente anterior, aadiendo nuevas reas,
campos, filtros, agrupaciones y ordenaciones, si es necesario.
Si el INFORME no ha sido generado con el Asistente, tendr que modificarlo de otro modo:
Para modificar un INFORME de este tipo, lo seleccionar y pulsar Botn derecho ->Modificar, o
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Al intentar modificar un INFORME, si ste fu generado con el Asistente, me encontrar con esta
advertencia:
Si contestamos que s a esta pantalla, se abrir la ventana del Editor de INFORMEs, que sirve para
modificarlo:
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EL EDITOR DE INFORMES
Es una herramienta especializada, un entorno visual de creacin de INFORMEs, al estilo del entorno
incluido en aplicaciones como MS Access. Podemos acceder a l al seleccionar un INFORME, y
pulsar el botn Editar situado a la derecha, o con Botn derecho -> Modificar:
Si hago doble clic en cualquiera de los ttulos de columna que aparecen arriba, ver el Tipo de
Celda es un Texto Personalizable, que presenta estas Propiedades de Celda:
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Podemos cambiar aqu el tamao y color de la letra, as como el Texto Personalizado que ser el
que aparezca en el INFORME.
Si hacemos doble clic sobre cualquiera de los campos que aparecen debajo, aparecer este otro
cuadro, que indica que el Tipo de Celda es Dato Campo, y podr elegir, en el desplegable que
aparece debajo, el campo o columna a mostrar en el INFORME.
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Puedo cambiar si lo deseo, en Campo de Celda, el campo o columna a mostrar en esa celda:
Tambin podemos en este cuadro cambiar otras propiedades, que afectan al INFORME entero:
En la pestaa Fuente, que se refiere a la fuente de datos (no al tipo de letra), puedo elegir
opciones de agrupacin y ordenacin, as como establecer o quitar Saltos de pgina, y aadir
filtros. Podra decirse que es la pestaa ms importante, en cuanto a la salida de datos que
mandamos al INFORME:
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Las opciones de rengln permiten cambiar la altura y fondo de color de los renglones del
INFORME, as como filtrar los datos que muestran:
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Aqu utilizamos el botn Cargar de la derecha, para cargar la imagen, que ser una imagen tenue,
una especie de Marca de agua.
Si aceptamos, y previsualizamos el INFORME con el botn correspondiente, que aparece arriba a la
izquierda:
El INFORME tendr este aspecto, con la imagen de marca de agua colocada como imagen de
fondo:
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A continuacin, escogemos los datos a importar. La primera opcin es la ms usada, ya que importa
todo el proyecto. Las otras son importaciones parciales. Pulsamos Siguiente:
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En Accion Importar, escogemos ahora la accin a realizar. Podemos Crear un Nuevo Proyecto,
Aadir en un proyecto existente, o reemplazarlo con los datos a importar. Escogemos la primera de
las tres opciones y pulsamos Siguiente:
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La siguiente pantalla me pide que escoja una Plantilla de Importacin, o , su defecto, utilizar una
nueva, sobre la marcha:
Conviene crear una plantilla con parmetros personalizados de importacin, ya que slo as
podremos controlar el resultado de la importacin, evitando sorpresas. Para ello podemos utilizar el
botn Aadir o el botn Modificar si queremos modificar la plantilla por defecto, denominada
nuevo.
Si quiero modificar la plantilla de importacin, utilizar el botn correspondiente, Modificar. Aparece
esta pantalla, que permite escoger Parmetros de importacin de la plantilla, divididos en cinco
categoras:
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La siguiente categora, Actividad, permite escoger cmo importamos las Actividades, y cmo
transferimos el cdigo (ID) de tarea de MS Project a cdigo (ID) de actividad de Primavera.
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La pestaa Libretas de Notas, permite incluso elegir el destino en Primavera de las notas
asociadas a las tareas, en la Informacin de la Tarea de MS Project.
La ltima pestaa, Mapeos personalizados de campos, a la que accedemos con los botones de
desplazamiento, permite disear las equivalencias entre campos de Primavera, en primer lugar, y
MS Project, en segundo lugar.
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Una vez realizados todos los cambios en la plantilla, podemos guardarla con el nombre
IMPORTACIN MS PROJECT, con lo que quedar lista para ser utilizada:
Al pulsar el botn Siguiente, aparecer la ltima pantalla del asistente, que muestra un informe de
datos a importar:
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Si la importacin llega a buen puerto, sin errores, encontrar un mensaje como ste, que indica que
todo ha transcurrido correctamente:
En caso de que haya sucedido algn error durante la importacin de datos, veremos este otro
mensaje, que indica que la importacin no se termin de realizar debido a errores encontrados en la
informacin a importar:
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De modo que podremos abrirlo situndonos sobre l, a travs de botn derecho -> Abrir
Proyecto, y acto seguido pulsar el botn Actividades, para ver las actividades del nuevo proyecto:
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de modo que aparecer la ventana Home, de forma que ver este cuadro superpuesto sobre ella:
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Si pulsamos el botn Siguiente, podremos elegir entre exportar el proyecto, con o sin recursos, o
solamente los recursos:
Finalmente, tras pulsar otra vez siguiente, veremos la pantalla que permite escoger, de los proyectos
abiertos, los que queremos exportar:
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Curiosamente, al pulsar siguiente, aparece la misma ventana Plantilla que vimos en el apartado
anterior de Importacin de MS Project. La plantilla, que configuramos antes, utilizada para importar
de MS Project, ser la misma que utilicemos para la exportacin a esa aplicacin:
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Si la importacin llega a buen puerto, sin errores, encontrar un mensaje como ste, que indica que
todo ha transcurrido correctamente:
En caso de que haya sucedido algn error durante la importacin de datos, veremos este otro
mensaje, que indica que la importacin no se termin de realizar debido a errores encontrados en la
informacin a importar:
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Si pulsamos el botn Siguiente, veremos esta pantalla, que me permite escoger el fichero de Excel
a importar, a travs del botn puntos suspensivos
que aparece:
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Si el formato de datos procedente de Excel no es compatible con Primavera, nos encontraremos con
un mensaje, en ingls, que nos advierte de ello, como es ste:
En caso contrario, veremos esta pantalla, que habla de importacin posible, al ser compatible la hoja
con Primavera. Marcamos la nica opcin disponible en este caso, ya que se trata de un listado de
Actividades:
Vemos, en el cuadro que aparece a continuacin, la accin por defecto Update Existing Project,
que habla de actualizar el proyecto con los datos a importar:
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Pulsamos a continuacin el botn de puntos suspensivos, que aparece bajo Importar A, para
elegir el proyecto destino para la importacin de datos. Por defecto, se abre un cuadro con el
proyecto abierto en este momento, para que lo seleccionemos haciendo doble clic sobre l.
Al pulsar, tras escoger el fichero destino, el botn siguiente, aparece la ltima pantalla de este
asistente, que permite revisar la ruta del fichero a importar:
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Si queremos exportar un proyecto a Microsoft Excel, escogemos en este cuadro la cuarta opcin
Spread Sheet (XLS), y pulsamos el botn Siguiente:
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Aqu decidir que tipo de datos deseo exportar. Puedo seleccionar varias reas de informacin, o
todas a la vez, pulsando a continuacin el botn Siguiente:
Podemos seleccionar los proyectos abiertos que deseemos, de modo que confirmamos aqu los
datos a exportar:
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Debo seleccionar a continuacin una plantilla especfica de exportacin a Excel. Estas plantillas
difieren de las anteriores, que servan nicamente para MS Project.
Si quiero crear una plantilla nueva, pulsar Aadir:
Si quiero ver o modificar la plantilla de exportacin a Excel, pulsar el botn Modificar:
Vemos las diferentes reas de informacin, que coinciden con las anteriormente escogidas.
Puedo configurar cada rea por separado.
Si vamos a la pestaa Columnas, podremos escoger las columnas a exportar en cada una de las
categoras:
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As mismo, podremos escoger uno o varios filtros de seleccin entre los existentes:
Incluso podemos ordenar la informacin a listar por uno o varios campos, escogiendo el campo de
ordenacin en Nombre de campo y el tipo de ordenacin, ascendente o descendente, a travs de
Secuencia de Orden:
Una vez perfilada la plantilla de exportacion, pulsamos Siguiente, y decidimos cual sera el nombre y
ubicacion del fichero a exportar
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Y esta otra
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