Cuaderno3 CLASIFICACION Y ORDENACION DOCUMENTAL PDF

Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de Datos
Gestin de Documentos y
Administracin de Archivos:
Coleccin Cuadernos Metodolgicos
Cuaderno 3
Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas de clasificacin y

ordenacin archivstica
Jos Antonio Ramrez Delen

JARD CORPORATIVO, S.C.
Diciembre de 2011
Directorio
Jacqueline Peschard Mariscal
Comisionada Presidenta del IFAI
Aurora Gmez Galvarriato Freer

Directora General del Archivo General de la Nacin
Sigrid Arzt Colunga

Comisionada del IFAI
Araceli Alday Garca

Directora del Sistema Nacional de Archivos del AGN
Mara Marvn Laborde

Mara del Pilar Pacheco Zamudio

Directora de Desarrollo y Normatividad Archivstica del AGN
Mara Elena Prez-Jan Zermeo

ngel Trinidad Zaldvar
Comisionado del IFAI
Mauricio Farah Gebara
Secretario Ejecutivo del IFAI
Cecilia Azuara Arai
Secretaria de Acuerdos del IFAI
Alejandro del Conde Ugarte
Secretario de Proteccin de Datos personales del IFAI
Instituto Federal de Acceso a la Informacin
y Proteccin de Datos (IFAI)
Av. Mxico 151, Col. Del Carmen, C.P. 04100,
Delegacin Coyoacn, Mxico, D.F.
ISBN de la Coleccin: 978-607-716-003-8
ISBN del Volumen: 978-607-716-006-9
Primera edicin, diciembre de 2011
Impreso en Mxico / Printed in Mexico
Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas de clasificacin y ordenacin archivstica
Contenido
Presentacin .................................................................................................................................................................................. 7
Cobertura temtica de los cuadernos .......................................................................................................................................... 8
Composicin del cuaderno Metodologa para el diseo y formulacin
de sistemas de clasificacin y ordenacin archivstica .............................................................................................................. 9
Objetivos del cuaderno ................................................................................................................................................................. 10
Captulos
I. Marco terico de referencia .................................................................................................................................................... 11
1. Introduccin .......................................................................................................................................................................... 11
2. Breves notas terico-histricas sobre la clasificacin archivstica ...................................................................................... 12
3. Clasificacin y descripcin: hacia la conclusin del debate ................................................................................................ 16
II. Conceptualizacin y mecanismos de agrupacin de la Informacin archivstica .......................................................... 20
1. Clasificar: una accin conceptual ....................................................................................................................................... 20
2. Categoras de agrupacin: fondo, seccin, serie, unidad de documentacin
compuesta, unidad de documentacin simple ................................................................................................................... 22
Cuadernos Metodolgicos
3. rbol de Clasificacin ......................................................................................................................................................... 24

4. Agrupaciones sucesivas de la documentacin archivstica ............................................................................................... 26
5. Proceso clasificatorio: inversin del rbol .......................................................................................................................... 34
III. Consideraciones metodolgicas para la clasificacin y ordenacin archivstica .......................................................... 37
1. Sistema de clasificacin archivstica: componentes y propsitos ........................................................................................ 37
2. Diseo de los componentes del sistema de clasificacin .................................................................................................... 38
2.1. Cuadro de clasificacin ............................................................................................................................................ 38
2.2. Instrumentos de apoyo del proceso de clasificacin ................................................................................................ 44
3. Mtodos de ordenacin ....................................................................................................................................................... 45
IV. Instrumentos para la clasificacin archivstica .................................................................................................................. 49
1. Integracin del cuadro de clasificacin .............................................................................................................................. 49
1.1. Instrumentos tcnicos auxiliares .............................................................................................................................. 49
2. Uso del cuadro de clasificacin en el proceso clasificatorio ................................................................................................ 57
2.1 Consideraciones y criterios tcnicos ........................................................................................................................ 57
2.2 Ejecucin del proceso clasificatorio ......................................................................................................................... 59
V. Plan de clasificacin .............................................................................................................................................................. 65

1. Justificacin del plan ............................................................................................................................................................ 65
2. Plan de clasificacin archivstica ......................................................................................................................................... 66
3. Fases y actividades ............................................................................................................................................................. 67
4. Formalizacin e institucionalizacin del sistema de clasificacin ........................................................................................ 70
Conclusiones ............................................................................................................................................................................... 72
Glosario ........................................................................................................................................................................................ 74
Bibliografa ................................................................................................................................................................................... 80
Presentacin
La coleccin Gestin de Documentos y Administracin de

Archivos: Cuadernos Metodolgicos busca contribuir a la
generacin de una cultura que propicie el manejo tcnico
eficaz de los archivos, de conformidad con la Ley Federal
de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental y con los Lineamientos Generales para
la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica
Federal. Especialmente, tiene el fin de dar progresivo
cumplimiento al mandato constitucional que establece que
los sujetos obligados debern preservar sus documentos
en archivos administrativos actualizados (Diario Oficial de
la Federacin dof, 20 de julio de 2007, artculo sexto,
fraccin v de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos
Mexicanos).
Los cuadernos constituyen una serie de guas tcnicas
metodolgicas que orientan al conocimiento bsico de los
principales procesos documentales y auxilian a los sujetos
obligados en la construccin, mantenimiento y actualizacin
de sus instrumentos de control archivstico. Con ellos se

ofrece un panorama general que no pretende agotar la muy
diversa y compleja fenomenologa de la actividad archivstica,
sino que busca poner en perspectiva los sistemas y mtodos
esenciales de la gestin de documentos y la administracin
de archivos.
La emisin de los cuadernos tiene adems propsitos
pedaggicos, ya que, por un lado, pueden constituirse
como una herramienta auxiliar para apoyar las acciones de
capacitacin archivstica que emprendan las instituciones
gubernamentales, y por otro, buscan propiciar entre
los no especialistas el reconocimiento de los sistemas,
mtodos e instrumentos de uso cotidiano en los archivos,
cuya generacin reclama con frecuencia la participacin
multidisciplinaria de otros profesionales en el seno de la
instituciones gubernamentales.
La convergencia de archivistas y administradores en la
produccin y uso de documentos y archivos permitir
favorecer la construccin de la memoria histrica de las

instituciones, la utilizacin de los archivos como principal
herramienta de la gestin pblica y como recurso esencial
en la cultura democrtica de transparencia, acceso a la

informacin y rendicin de cuentas, en la que Mxico ha dado
pasos firmes e irreversibles.
Cobertura temtica de los cuadernos

La coleccin Cuadernos Metodolgicos se compone de cinco
ttulos:
5. Metodologa para la valoracin y disposicin
1. Metodologa para la organizacin de sistemas

institucionales de archivos (archivos de trmite, de
concentracin e histricos)
Los ttulos de la coleccin guardan entre s una estrecha
2. Produccin e integracin de la informacin

archivstica: manejo de la correspondencia y
desempeo del control de gestin
documental: aspectos tericos e instrumentales
relacin e interinfluencia, por lo que, independientemente

de los contenidos especficos de cada cuaderno, se sugiere
verlos y estudiarlos como un conjunto integral, pues no es
posible disociar, por ejemplo, la produccin y manejo de
la informacin documental (objeto del segundo cuaderno)
de los procesos de clasificacin archivstica (objeto del
3. Metodologa para el diseo y formulacin de

sistemas de clasificacin y ordenacin archivstica
tercer cuaderno), ni tampoco los contenidos de este
4. Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de

descripcin
respectivamente).
respecto de los relacionados con la descripcin y valoracin

documental (objeto de estudio del cuarto y quinto cuadernos,
Todos estos procesos se efectan desde la primera etapa

del ciclo vital de la informacin archivstica en el marco del
Sistema Institucional de Archivos (sia), cuya composicin se
describe en el primer cuaderno de la coleccin.
Cabe destacar que en cada uno de los cuadernos se

analizan los principales aspectos tericos, metodolgicos e
instrumentales que son inherentes a los temas que abordan,
haciendo hincapi en su carcter tcnico-pedaggico.
Composicin del cuaderno Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas

de clasificacin y ordenacin archivstica
En el presente cuaderno se aborda uno de los temas centrales
de la gestin de documentos y la administracin de archivos,
relativo a los sistemas de clasificacin y ordenacin archivstica.
En el primer captulo se describe una relacin del estado
del arte en este campo, haciendo algunas consideraciones
tericas en torno al debate que el tema ha suscitado entre los
especialistas. Se ofrece, entonces, una breve referencia.
Enseguida se aborda el marco conceptual de la clasificacin
archivstica, donde se considera su definicin, los mecanismos
de agrupacin documental, as como las acciones de orden
intelectual y material que se ven involucradas en los procesos
clasificatorios.
En el siguiente apartado se describe una serie de

consideraciones metodolgicas involucradas en la
construccin de los sistemas de clasificacin archivstica,
y se destaca el diseo del cuadro de clasificacin como
principal instrumento de estos sistemas.
Posteriormente, se har mencin de los principales
instrumentos de clasificacin, su integracin y uso en el
proceso. Al final se describirn los elementos que se deben
tener en cuenta para poner en marcha un plan de clasificacin
archivstica, en el que se destaca el papel que desempean
las reas coordinadoras de archivos y la conformacin de
grupos interdisciplinarios.
Como en el resto de los cuadernos de la coleccin, el presente

no constituye un recetario acartonado y esquemtico del tema
de estudio; tampoco pretende abarcar todas las situaciones
y contingencias que se presentan en las instituciones
gubernamentales, ni que su aplicabilidad sea universal, dadas
las diferencias jurdico-administrativas existentes entre las
instituciones pblicas. Sin embargo, debido a que los cuadernos

se sustentan en la administracin de documentos como marco
terico y metodolgico para la operacin de los archivos, sus
contenidos pueden servir como guas tcnicas para integrar
las acciones de planeacin, capacitacin y formulacin de los
sistemas, mtodos e instrumentos descritos.
Objetivo general del cuaderno

Describir un modelo metodolgico general para

auxiliar a las instituciones gubernamentales en la
construccin, mantenimiento y actualizacin de sus
sistemas de clasificacin y ordenacin archivstica.
Objetivos Especficos

10
Describir el marco terico general que sustenta

la construccin de sistemas de clasificacin y
ordenacin archivstica.
Definir los conceptos asociados a la clasificacin
archivstica y los mecanismos de agrupacin
documental que le son consustanciales.
Reconocer la metodologa para la construccin

de sistemas de clasificacin y sus instrumentos de
trabajo.
Destacar la importancia y los elementos por

considerar para la generacin de un plan de
clasificacin y ordenacin archivstica.
Servir como gua tcnica en las acciones de

capacitacin y asesora que se brinden a las
instituciones respecto de esta materia.
Captulo I. Marco terico de referencia
Sumario: 1. Introduccin. 2. Breves notas terico-histricas

sobre la clasificacin archivstica. 3. Clasificacin y
descripcin: hacia la conclusin del debate.
virtud de que permite estructurar, desde su origen, la

documentacin producida por las organizaciones en el
desempeo de sus atribuciones y responsabilidades. Esto no
quiere decir que los procesos de ordenacin y descripcin
1. Introduccin
La organizacin de archivos,1 desde el punto de vista
tcnico, se asocia generalmente a tres procesos de carcter
consecutivo y complementario: la clasificacin, la ordenacin
y la descripcin archivstica.2
El primero de ellos constituye la columna vertebral de
cualquier sistema de administracin de documentos, en
1
En el presente cuaderno se aborda el tema de la clasificacin y ordenacin.

Por su especialidad, el tema de la descripcin archivstica se aborda en el
cuarto cuaderno de la presente coleccin.
2
Ver al respecto, Ramrez Delen, Jos Antonio, Manual de autoformacin
en administracin de documentos y gestin de archivos, Mxico, Instituto
de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal (Infodf) (Coleccin
Capacitacin a Distancia nm. 3), Mdulo Tres, pp. 91-140. [Puede consultarse
en pdf en el sitio web www.infodf.org.mx, enlace Publicaciones, o en el Aula
Virtual de Capacitacin del Infodf, como curso de capacitacin a distancia].
carezcan de importancia; por el contrario, puede afirmarse

que uno no tendra sentido sin la existencia de los otros dos,
dada su estrecha relacin.
Dichos procesos tambin se vinculan con los relativos a
la valoracin documental. De hecho, los especialistas y
tratadistas de la archivonoma aseguran que forman una
trada esencial en los procesos de valoracin y las acciones
de transferencia, seleccin o depuracin de la documentacin
resultantes de esta. Su ejecucin es posible nicamente si
los archivos estn previa y cabalmente organizados, esto
es, clasificados, ordenados y descritos. Sin embargo, puede
afirmarse que la valoracin tiene que ver ms con la circulacin,
trminos de vigencia y destino final de la informacin documental
que, propiamente, con su organizacin.
11
La construccin de un sistema de clasificacin archivstica (sca)

no es tarea fcil. Implica, por un lado, el anlisis y la generacin
de esquemas y abstracciones conceptuales que deben
materializarse, por as decirlo, en instrumentos de trabajo que
permitan la plena identificacin, agrupacin, sistematizacin y
control de la informacin documental en las organizaciones.
Por otra parte, implica la participacin de diversos actores,
pues no corresponde nicamente a los profesionales de los
archivos encargarse de formular un sistema de clasificacin
que tenga impacto sobre los comportamientos institucionales
en relacin con el manejo de la informacin documental:
tanto los productores y usuarios de la informacin como
aquellos encargados de su administracin y control tienen
un fuerte compromiso con la construccin, implementacin y
actualizacin del sistema de clasificacin.3
La construccin de un sca resulta complicada en extremo
independientemente de las destrezas y habilidades
conceptuales y de la participacin interdisciplinaria que
exige su desarrollo si no se fundamenta en la generacin
3
Ver de Couture, Carol y Jean-Yves Rosseau, Los archivos del siglo xx,
Mxico, Archivo General de la Nacin-Universidad de Montreal, 1988, cap. iv,
p. 101.
12
de serios estudios institucionales, en el reconocimiento de

la masa crtica y en las normas y regulaciones asociadas
a las mejores prcticas en este campo, las cuales se han
producido especialmente a nivel internacional.
Se trata, en sntesis, de una ardua labor intelectual cuyos
resultados materiales son siempre perfectibles, dada la
naturaleza dinmica y cambiante de las organizaciones y las
funciones desempeadas por estas: el objeto de trabajo de
la clasificacin.
2. Breves notas terico-histricas sobre la clasificacin
archivstica
A diferencia de la descripcin archivstica en la que se
han alcanzado importantes acuerdos internacionales y se ha
producido una vasta literatura, as como normas regulatorias
de gran impacto y aceptacin, la clasificacin archivstica
ha suscitado enormes y muy significativos debates entre los
especialistas.
Desde la formulacin del Principio de Procedencia y Respeto
por el Orden Original de los Fondos, formulado por Natalis de
Wailly en 1841 con el que, segn afirman los especialistas,

la ciencia archivstica moderna nace como disciplina
independiente, hasta la formulacin de la isdf (Norma
Internacional para la Descripcin de Funciones), emitida
por el Comit de Buenas Prcticas y Normas Profesionales
del Consejo Internacional de Archivos en 2007,4 el tema
de la clasificacin no ha dejado de estar presente en las
discusiones tericas de la disciplina archivstica.
Numerosos tratadistas de varias pocas, representantes de
diversas corrientes y escuelas, entre los que destacan Sir
Hilary Jenkinson, Elio Lodolini, Theodore R. Schellenberg,
Michel Duchein, Antonia Heredia, Carol Couture, Jean-Yves
Rosseau, Michel Roberge, Ramn Cruz Mundet y Ramn
Alberch i Fugueras, han contribuido a veces desde posiciones
francamente antagnicas al debate que se expresa no
solo en relacin con la clasificacin archivstica sino con los
mrgenes y horizontes de la disciplina archivstica inclusive.5
El debate en cuestin se asocia con los criterios a partir

de los cuales debe fundamentarse la construccin de los
sistemas de clasificacin y sus instrumentos. En el fondo,
las discusiones revelan la propia evolucin histrica de la
archivstica. En el caso de la clasificacin, los especialistas
han debatido sobre tres criterios bsicos para establecer
las agrupaciones documentales y, en consecuencia, su
clasificacin y materializacin en los instrumentos en los que
se expresa, como los cuadros de clasificacin.
Los criterios mencionados son los siguientes:
el de clasificacin orgnico
el de clasificacin funcional
el de clasificacin por asuntos y materias
4
Para su consulta, ver el sitio web del International Council of Archives: www.
ica.org.
5
Al respecto, se recomienda la lectura de los siguientes textos: Montejo
Uriol, ngel, La clasificacin de fondos archivsticos administrativos, Espaa,
Associaci Valenciana dEspecialistes en Informaci (avei)-Generalitat
Valenciana, Consellera de Sanitat (Mtodos de Informacin [mei], vol. 4,
nms. 17-18), marzo-mayo, 1997, pp. 50-58. [pdf: http://www.avei.org/
revista/mei17/1997-17-50.pdf], y de Barbadillo Alonso, Javier, Apuntes

de Clasificacin Archivstica, Priego de Cdoba, Legajos (Cuadernos de
Investigacin Archivstica y Gestin Documental nm. 10. Publicacin del
Archivo Municipal de Priego de Crdoba), 2007, pp. 27-50 (pdf disponible en
www.diputaciolleida.es/c/links/arxius/barbadillo.pdf).
13
El criterio orgnico
Se dice que el primero tiene su origen justo a partir de la
postulacin del Principio de Procedencia y Orden Original
de los Fondos Documentales, segn el cual los documentos
producidos por una institucin u organismo no deben
mezclarse con los de otros, adems de que debe respetarse
la organizacin que originalmente le haya dado al fondo
archivstico su entidad productora. Este ltimo concepto
fue agregado a la definicin de Natalis de Wailly por H. von
Seybel, con base en las ideas de M. Lehmann.6
Influida por las corrientes de la archivstica histrica, cuya
visin se centraba en la organizacin y conservacin de los
fondos documentales como memoria de las organizaciones al
servicio de la investigacin histrica, la clasificacin orgnica
otorga un papel primordial a los organismos productores
de la informacin, lo que la consagr como el sistema de
clasificacin por excelencia hasta bien entrado el siglo xx.
La cambiante y dinmica evolucin de las organizaciones, la
produccin explosiva de documentos y la propia evolucin
6
Ver Montejo Uriol, ngel, op. cit., p. 54.
14
terica de la archivstica, ponen en entredicho la eficacia de

los sistemas de clasificacin basados en el criterio orgnico,
que se considera rgido e inestable ante las nuevas realidades
del campo de la informacin.
En 1956, Theodore R. Schellenberg, considerado el padre
de la archivstica moderna, pone en la mesa de discusin
sus notables aportaciones para la construccin de sistemas
de clasificacin funcionales al hacer la distincin aplicable
a todas las organizaciones entre actividades sustantivas
y facilitativas. Las actividades sustantivas son aquellas que
de manera especfica desempean una organizacin; las
facilitativas, las relacionadas con la gestin interna, es decir,
aquellas que se conocen como adjetivas y que son comunes
a todas las instituciones. Para ambos tipos de actividad,
Schellenberg incluye actuaciones directivas y ejecutivas.7
El criterio de clasificacin funcional
A diferencia de la clasificacin orgnica, la clasificacin
funcional pone el acento en las atribuciones, competencias,
7
Ver Theodore R. Schellemberg, Archivos modernos: principios y tcnicas,
Mxico, Secretara de Gobernacin-agn, 1988.
funciones y actividades propias de los organismos, ms que

su estructura orgnica interna. Esto permite una estabilidad
ms adecuada para la construccin de los instrumentos
asociados a la clasificacin, particularmente los llamados
cuadros de clasificacin.
A partir de Schellenberg ante la consolidacin de la teora
de sistemas8 y la diversificacin de las organizaciones y
sus procesos, otros tratadistas, como Michel Roberge,
archivista canadiense de la escuela francfona, proponen la
construccin de sistemas de clasificacin que privilegian
la estructura jerrquica y lgica y que reflejan las funciones
y actividades de una organizacin. Se trata de impulsar
la creacin de sistemas polijerrquicos en oposicin a los
monojerrquicos,9 propios de los sistemas de clasificacin
orgnicos.10
8
Ver, en el primer cuaderno, una explicacin detallada de la teora de sistemas.
Los sistemas polijerrquicos refieren la interdependencia de las funciones

de una institucin y, por lo tanto, de los documentos que generan, mientras
que los monojerrquicos enfatizan la relacin supeditada de las funciones en
relacin con una sola estructura orgnica.
10
Ver al respecto, lvarez, Mara Janeth et al., Haca la funcionalidad del
sistema de clasificacin de archivos de los organismos de vigilancia y control
de Colombia: una propuesta de investigacin, Colombia, Cdice, vol. 3, nm.
1, enero-junio de 2007, pp. 63-71.
Los crticos de la clasificacin funcional oponen argumentos

diversos, en el sentido de que su uniformidad e independencia
de los organismos productores de los fondos documentales
podran sugerir una pronunciada subjetividad en su diseo
y construccin. Por el contrario, un sistema de clasificacin
debe desarrollarse sobre el profundo conocimiento de
la estructura competencial de las organizaciones y del
anlisis pormenorizado de sus regulaciones jurdicas, sus
reglamentaciones y polticas internas; en general, sobre el
conocimiento de todos los documentos normativos en que los
organismos sustentan sus funciones y actividades.
A pesar de sus opositores, la clasificacin funcional
en la medida en que se considera ms estable ante las
modificaciones orgnicas de las instituciones se ha
consolidado y ha influido decididamente en la generacin
de normas y disposiciones para la normalizacin de los
procesos archivsticos,11 las cuales gozan de gran aceptacin
internacionalmente.
11
Tales como las normas isad(g) e isaar (cpf), o la

descriptivas, auxilian en la clasificacin archivstica.
isdf,
que a pesar de ser
15
Criterio de clasificacin por asuntos y materias

No abundaremos en lo relacionado con la clasificacin por
asuntos y materias. Su utilizacin se hereda de los sistemas
de clasificacin bibliotecaria, particularmente del llamado
Sistema de Clasificacin Decimal Universal, propuesto por
Melvil Dewey en 1876.
En el mundo de los archivos, el uso del sistema de clasificacin
decimal especialmente en Mxico obedeci en gran
medida a la carencia de sistemas clasificatorios propios,
por lo que con base en el Sistema Decimal se construyeron
cuadros de clasificacin desagregados en bloques o
intervalos de diez materias. Lo inapropiado del sistema para
su uso en archivos, su rigidez ante los dinmicos cambios de
las organizaciones y las funciones desempeadas por estas,
as como la produccin explosiva de documentos, volvieron
obsoleto este criterio de clasificacin que, sin embargo, en
Mxico se utiliz con alguna eficacia entre los aos treinta y
setenta del siglo xx; despus fue gradualmente abandonado
o subutilizado por las instituciones gubernamentales. Esto
provoc una suerte de desestructuracin informativa, por
llamarla de algn modo, de los archivos pblicos en Mxico.
16
Desde entonces, ante la ausencia de un sistema de

clasificacin regido por una metodologa homognea y
propia para los archivos, se abri en Mxico un escenario de
descontrol documental que an hoy revela serios problemas
para la organizacin de los archivos, es decir, para su eficaz
clasificacin, ordenacin y descripcin, especialmente en
relacin con los numerosos fondos documentales que se
produjeron y acumularon sin clasificacin y orden en las
instituciones gubernamentales.
3. Clasificacin y descripcin: hacia la conclusin del
debate
Los sistemas de clasificacin archivstica construidos bajo
los criterios descritos previamente muestran tanto virtudes
como ciertas inconsistencias, lo que ha conducido a que en
el tratamiento de la documentacin se busquen soluciones
mixtas. Tal es el caso del sistema de clasificacin orgnico-funcional que, no siempre con xito, trata de combinar las
virtudes de ambos criterios, vinculando a los productores
directos
de
desempean.
la
informacin
con
las
funciones
que
Incluso, algunos tratadistas mencionan la importancia de no

desdear del todo las categoras asociadas a los sistemas
de clasificacin por asuntos o materias, pues si bien no
abonan a la determinacin de las agrupaciones archivsticas
superiores de la documentacin las relacionadas con los
fondos, secciones y series con las que conceptualmente
se construyen los cuadros de clasificacin, como se ver
en el captulo siguiente, s tienen un peso especfico en
las agrupaciones expediente y unidad documental simple,12
asociadas a los documentos y los expedientes, como
unidades que guardan una relacin directa con los asuntos
y materias que se gestionan en las organizaciones, por lo
que forman parte del proceso clasificatorio, siempre que se
vinculen con las categoras superiores.
El desarrollo histrico de la disciplina archivstica, las nuevas
realidades del mundo de la informacin, la forma en que
esta se gestiona en las organizaciones bajo el contexto
de la llamada sociedad de la informacin, el incesante
incremento de la informacin digital, la dinmica evolucin
de las tecnologas informativas, as como las estrategias de
gobierno electrnico todo esto, en el marco de una cultura
12
Ver de Couture, Carol y JeanYves Rosseau, op. cit., p. 233
de transparencia y rendicin de cuentas, han contribuido

a la complejidad de los procesos archivsticos. Sin embargo,
gracias a ello empiezan a vislumbrase importantes acuerdos
sobre clasificacin en el seno de las organizaciones
internacionales como el Consejo Internacional de
Archivos que suponen la superacin del debate terico
hacia soluciones prcticas de corto plazo.13
Las soluciones al debate, sin embargo, no se han producido en
el mbito de los sistemas de clasificacin en s mismos, sino,
esencialmente, a partir de las normas que se han generado
para regular los procesos de descripcin archivstica.14
13
En relacin con la llamada sociedad de la informacin, ver el estudio de
Jardim, Jos Mara, Archivos, transparencia del Estado y capacidad gubernativa
en la sociedad de la informacin, Organizacin de los Estados Americanos
(Estudios Culturales, nm. 7), 2000, p. 6. [Documento descargable en www.
oas.org/udse/documentos/jardim.doc]. Respecto a las estrategias de gobierno
electrnico y su papel en los sistemas de informacin, se recomienda Gobierno
Basado en la Evidencia Documental en la Era Electrnica. Informacin para el
buen gobierno, Banco Mundial-International Records Management Trust. [pdf
disponible en http://www.irmt.org/documents/research_reports/background_
information/project_prospectus/IRMT_PanfletoenEspanol.pdf].
14
Sobre las normas de descripcin, se abunda ms en el cuarto cuaderno
de la coleccin. Aqu solo se mencionan por su relacin con los sistemas de
clasificacin.
17
En efecto, el diseo y desarrollo de normas y regulaciones,

como la isad(g), la isaar (cpf), la propia isdf, as como
las normas iso especialmente la 15489-1 y 2 y la
Especificacin MoReq (Modelo de Requisitos para la gestin
de documentos electrnicos de archivo),15 han contribuido a
precisar de mejor manera el marco conceptual y material de
los sistemas de clasificacin y la importancia de los cuadros
de clasificacin que se consideran como herramienta clave
en el tratamiento y organizacin de los archivos.16
La norma isdf, diseada para la identificacin de funciones y
su contexto, destaca en su captulo sexto la vinculacin de las
funciones con las instituciones, los documentos de archivo y
otros recursos. Especficamente, menciona lo siguiente:
Las descripciones de funciones estn destinadas
a complementar las descripciones de documentos
elaboradas de acuerdo con la isad(g) y los registros de
15
Vase en pdf en http://www.csi.map.es/csi/pdf/MoReqEsp_r.pdf.
16
Como bien seala Barbadillo, La norma [General Internacional de

Descripcin Archivstica] isad(g) propone, sobre todo, un sistema de descripcin
basado en los niveles de clasificacin de un fondo. Las reglas de descripcin
multinivel, sobre presentacin jerrquica, vinculacin, pertinencia y limitacin
de la redundancia de las descripciones, presuponen la existencia de un cuadro
de clasificacin (op. cit., pp. 2-3).
18
autoridad creados de acuerdo con la isaar (cpf) []

Para que las descripciones de funciones sean tiles es
necesario vincularlas con descripciones de instituciones
y descripciones de documentos de archivo. Las
descripciones de funciones tambin pueden vincularse
con otros recursos de informacin. Cuando se realizan los
enlaces es importante describir la naturaleza de la relacin
entre la funcin y la entidad vinculada.17
Este marco normativo confirma el carcter complejo de los

procesos de clasificacin y descripcin, sus vinculaciones
estrechas y la importancia de una ecuacin indisoluble para
el diseo y desarrollo de los sistemas de clasificacin, que
tiende a la solucin del viejo debate sobre los criterios en
debe sustentarse la clasificacin, es decir, la ecuacin dada
por la relacin institucin-funcin-documentacin.
Bien entrado el siglo xxi, y ante estos nuevos escenarios, no
es imaginable que los sistemas de clasificacin se construyan
de manera exclusiva a partir de un solo criterio, sea orgnico o
funcional. Sera no solo tcnica sino polticamente incorrecto,
17
Ver la norma isdf en sitio web del International Council of Archives (www.
ica.org); particularmente, la pgina 29. Las cursivas son nuestras, pues esos
enlaces que asocian a la funcin con la entidad vinculada es una afirmacin
vlida tanto para la descripcin, como para los procesos de clasificacin.
al igual que si basramos su formulacin en una combinacin

eclctica. Las nuevas realidades hacen indisoluble el vnculo
entre productores, funciones, documentos, regulaciones y
normas de procedimiento, as como la utilizacin de otros
recursos especialmente tecnolgicos, en el marco de
procesos complejos que ahora distinguen el comportamiento
sistmico de las organizaciones pblicas y privadas. Todo
esto impacta de manera directa en la clasificacin y otros
procesos tcnicos.
La normatividad generada en el mbito de la descripcin,

en sntesis, ha hecho posible el establecimiento de
categoras de agrupamiento de la informacin archivstica,
sobre las que se favorece la construccin metodolgica de
los sistemas de clasificacin. En los captulos siguientes
abundaremos al respecto.
19
Captulo II. Conceptualizacin y mecanismos de agrupacin de la informacin archivstica

Sumario: 1. Clasificar: una accin conceptual. 2. Categoras de
agrupacin: fondo, seccin, serie, unidad de documentacin
compuesta, unidad de documentacin simple. 3. rbol de
Clasificacin. 4. Agrupaciones sucesivas de la documentacin
archivstica. 5. Proceso clasificatorio: inversin del rbol.
1. Clasificar: una actividad conceptual
En el captulo previo se han mencionado diversos conceptos
que conviene precisar, pues de su cabal comprensin
depende tanto el diseo y elaboracin de sistemas de
clasificacin particularmente del cuadro de clasificacin
como su principal herramienta como la ejecucin eficaz de
las agrupaciones documentales que se llevan a cabo durante
el proceso clasificatorio: aquellas que hacen posible el uso
del cuadro en la prctica diaria de la actividad archivstica
para materializar la labor clasificatoria.
El concepto clasificacin es muy amplio, ya que puede
aplicarse no solo en archivos o bibliotecas, sino tambin
en cualquier mbito. Puede definirse de la siguiente forma:
Proceso que permite identificar, agrupar y sistematizar, por

sus clases y diferencias, los elementos individuales de una
poblacin o universo dado.18
De acuerdo con esta definicin, cualquier universo o
poblacin puede clasificarse: un almacn, una bodega de
refacciones automotrices, una biblioteca, grupos humanos o
de animales o plantas.
Si un grupo de alumnos de un saln se clasificara por
ejemplo, en primer trmino podra identificarse cuntos
alumnos componen ese universo; enseguida, se agruparan
de acuerdo con sus similitudes y diferencias, es decir, por
gnero, en hombres y mujeres. Despus se sistematizara
la informacin asociada a cada grupo o a cada persona
como elemento o unidad bsica de la poblacin, sealando
datos especficos de cada elemento: su edad, escolaridad,
lugar de origen, religin, etctera. De este modo, el todo se
descompone en sus partes integrantes; a la vez, la suma de
las partes reconstruye la totalidad.
18
20
Ver Ramrez Delen, Jos Antonio, op. cit., p. 98.
Couture y Rosseau definen la clasificacin como una

tcnica de identificacin y agrupamiento sistemtico de
artculos semejantes, segn las caractersticas comunes
que despus pueden ser objeto de una diferenciacin [sin
cursivas en el texto original]19.
Aplicado el concepto clasificacin a los archivos, la norma
iso 15489-1 la define como la identificacin y estructuracin
sistemtica de las actividades de las organizaciones o de los
documentos generados por estas en categoras, de acuerdo
con convenciones, mtodos y normas de procedimiento,
lgicamente estructurados y representados en un cuadro de
clasificacin.20
Como puede verse, el concepto incluye, por un lado, la
identificacin de las actividades de las organizaciones o los
documentos generados por estas; por otro, su estructuracin
sistemtica en categoras, de acuerdo con convenciones,
19
Couture, Carol y Jean-Yves Rosseau, op. cit., p. 97. Los autores tambin
coinciden con la definicin de la norma iso 15489.
20
Consltese la norma iso 15489 Informacin y documentacin Gestin de
documentos, partes 1 y 2 (2001), en la pgina web www.iso.org/iso/search.htm
?qt=15489&searchSubmit=Search&sort=rel&type=simple&published=on, de
la Organizacin Internacional de Normalizacin, Ginebra.
mtodos
y
procedimientos,
para
representarlas
posteriormente en un instrumento que permita verificar su
estructura lgica, o sea, en un cuadro de clasificacin.
La norma iso 15489 define conceptualmente la clasificacin
y su materializacin en un instrumento: el cuadro de
clasificacin. Este guiar el proceso clasificatorio con la
posibilidad de aplicarlo cotidianamente en el quehacer
archivstico para identificar, agrupar sucesivamente y
sistematizar la informacin, de conformidad con categoras
estructuradas.
La clasificacin implica, entonces, dividir o diferenciar un
conjunto de elementos en clases o categoras a partir de
las cuales sea posible analizar conceptualmente tanto el
conjunto como sus partes, las unidades bsicas o elementos
de la clasificacin.
El cuadro de clasificacin, como representacin estructurada
del conjunto que se clasifica y de sus divisiones, tiene
propsitos muy claros; entre otros: 1) servir como herramienta
que permita la ejecucin o materializacin del proceso
clasificatorio; 2) ser usado en combinacin con otros
21
instrumentos de control archivstico, como los inventarios

para la efectiva localizacin y recuperacin de la informacin
de los archivos.
2. Categoras de agrupacin: fondo, seccin, serie,

unidad de documentacin compuesta, unidad de
documentacin simple23
Por lo tanto, la clasificacin archivstica se aplica desde la

primera etapa del ciclo vital de los documentos,21 ya que
constituye la fase de tratamiento documental que tiene por
objeto el anlisis de la informacin contenida en un fondo de
archivo y su estructura conceptual en un sistema objetivo y
estable de clases y categoras de familias competenciales
y funcionales administrativas.22
Como parte de esa estructura normativa, fundamentalmente

derivadas de las normas descriptivas isad(g), isaar (cpf) e isdf,
estas categoras hacen referencia tanto a los productores
de la informacin archivstica como sobre todo a las
funciones24 emanadas de su actuacin y a la documentacin
resultante del desempeo de la gestin pblica.
En el siguiente punto se abordan las categoras asociadas

a los cuadros de clasificacin, las cuales se derivan de la
descripcin archivstica, como se destac en el primer
captulo.
De acuerdo con esta normatividad, las categoras habituales

se presentan acompaadas de su definicin conceptual en el
siguiente cuadro:
23
Para los fines de este documento, no se considerarn otros niveles
intermedios, como subfondo, subseccin o subserie, salvo que sean
necesarios para ejemplificar algn caso.
21
El concepto de ciclo vital de los documentos se analiza en Ramrez Delen,

Jos Antonio, Diez ideas bsicas sobre la administracin de documentos,
Revista Memoria, Bogot, Archivo General de la Nacin (Colombia), primer
semestre de 1997, pp. 108-113.
22
Ver Montejo Uriol, ngel, op. cit., pp. 52-54.
22
24
La norma isdf nos aclara en su apartado 1.2 lo siguiente: A lo largo de toda
esta norma se utiliza el trmino funcin para referirse no solo a la funcin
sino tambin a cualquiera de las divisiones de la misma como subfuncin,
proceso, actividad, tarea, accin u otro trmino de uso internacional, nacional
o local. La norma puede utilizarse para describir una funcin o cualquiera de
sus divisiones. Ver el sitio web de ica, norma isdf, 2007, p.7.
Cuadro 1. Categoras de agrupacin de la informacin

archivstica25
25
Las definiciones fueron tomadas de la 2 edicin de la Norma General
Internacional de Descripcin Archivstica isad(g), Comit de Normas de
Descripcin ica, septiembre de 1999, pp. 16-18, excepto el concepto de seccin,
que fue tomado del glosario de trminos de la Ley de Archivos del Distrito
Federal (godf, 8 de octubre de 2008).
23
Los niveles superiores de estas categoras, fondo,

seccin (relacionados generalmente con productores, es
decir, estructuras organizacionales, oficinas, unidades
administrativas formalmente establecidas) y hasta el nivel
serie (asociada a funciones y actividades), permiten la
construccin conceptual de los cuadros de clasificacin. Por
su parte, los niveles inferiores, unidad de documentacin
compuesta (expediente) y unidad de documentacin simple
(documento de archivo), materializan el proceso clasificatorio
al combinarse con los niveles superiores.
Conviene enfatizar que si los niveles inferiores no se
vinculan con los superiores, la construccin de los cuadros
de clasificacin no tendra sentido, pues los expedientes
no podran integrarse a la serie, seccin y fondo al que
pertenecen. Del mismo modo, si los niveles superiores no
se vinculan con los inferiores, el proceso clasificatorio no
podra efectuarse en la prctica, pues convertira el cuadro
de clasificacin en un simple instrumento decorativo.26
26
Se enfatiza esta relacin porque es frecuente encontrar en las instituciones
gubernamentales cuadros de clasificacin que en realidad no lo son porque
estuvieron mal concebidos o porque, aun siendo impecables conceptualmente,
no se usan en los procesos clasificatorios cotidianos.
24
La comprensin cabal de los conceptos enunciados permitir

la construccin intelectual del cuadro de clasificacin,
pero, sobre todo, la ejecucin del proceso clasificatorio, o
sea, el control ordenado de las agrupaciones sucesivas de
la informacin. A estas nos referiremos en el punto 4 del
presente captulo.
3. rbol de Clasificacin
El rbol de Clasificacin no es sino una representacin grfica
del orden jerrquico de las categoras descritas previamente.
No debe interpretarse como un organigrama de instituciones o
unidades administrativas ni como una estructura nicamente
de orden funcional. Aqu se describe solo como un diagrama
que nos permitir establecer la relacin de las categoras
descritas conceptualmente. Una inversin de 90 del rbol
de Clasificacin ayudar a comprender el proceso, es decir,
la ejecucin prctica de las agrupaciones sucesivas de la
informacin documental que se llevan a cabo en los archivos
a partir de la primera etapa del ciclo vital de los documentos.
Diagrama 1. rbol de Clasificacin27
Como se ha afirmado antes, las categoras fondo y seccin

estn habitualmente relacionadas con los productores de la
informacin. Por lo general, los productores son estructuras a
las que se les asignan competencias jurdicas y administrativas
formales. Las series se relacionan con las funciones ejercidas
por mandato legal o por alguna norma de procedimiento
asignadas a los productores en el desempeo de sus gestiones
oficiales. Los expedientes se relacionan con la documentacin
que se refiere a un solo asunto, tema o materia, o que son
resultado de un mismo proceso de gestin o tramitacin. Los
documentos, por su parte, son unidades indivisibles que se
refieren habitualmente a un solo asunto y que poseen un
contexto y un contenido a partir de los cuales se agrupan e
incorporan al expediente que les corresponde, de conformidad
con las sucesivas agrupaciones de la informacin documental
que ocurren en el tratamiento de la informacin archivstica.
Sobre estas se har referencia en el siguiente apartado.
27
Idea tomada del Instructivo para la elaboracin del cuadro general de
clasificacin archivstica, Mxico, Archivo General de la Nacin, Direccin del
Sistema Nacional de Archivos, s/f, p. 11. [Vase el pdf en http://www.agn.gob.
mx/lineam/instructivo%20para%20el%20cuadro%20de%20clasificacion.pdf).
25
4. Agrupaciones sucesivas de la documentacin

archivstica
La actividad archivstica conlleva, en sntesis, la ejecucin de
un conjunto de agrupaciones sucesivas de los documentos.
En este proceso de produccin, integracin, organizacin, uso
y control de la informacin archivstica, intervienen muchas
instancias dentro de las organizaciones, lo cual pone en
juego gran cantidad de recursos, procesos y procedimientos.
Las agrupaciones sucesivas de la informacin documental
pueden realizarse con eficacia si previamente se establecen
las categoras de agrupamiento descritas en el diagrama
anterior, las cuales quedarn materializadas en un cuadro de
clasificacin. Si atendemos a sus definiciones conceptuales,
la integracin de la informacin archivstica seguir un cauce
institucional preciso, determinado por estas categoras.
El proceso de agrupacin de la informacin archivstica
empieza con la generacin de documentos. Toda gestin
institucional regulada por una norma de procedimiento o un
sustento jurdico o administrativo da lugar a la produccin de
documentos. La atencin de asuntos o trmites asignados
26
a las diversas estructuras organizacionales de una

institucin debe documentarse para permitir la coordinacin
y comunicacin entre las diversas reas, as como para
formalizar la accin institucional y dejar prueba material del
cumplimiento o la atencin debida a los asuntos gestionados.
Los documentos de archivo poseen, entonces, un carcter
probatorio, tanto desde un punto de vista jurdico como de uno
administrativo, dado que poseen un contenido (el asunto que
tratan), un contexto (de produccin) y una estructura (fsica
o lgica) que precisamente les otorgan su calidad probatoria
de eventos y procesos. De hecho, los datos de contexto y
contenido son los que permiten integrar los documentos de
archivo al expediente que les corresponde.
La siguiente ilustracin nos permite identificar estos datos:

Cuadro 2. Datos de contexto y contenido del documento de archivo
27
Donde:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Logotipo institucional
Unidad administrativa productora
Nmero de referencia del documento
Breve extracto del asunto que trata
Fecha de emisin
Nombre y cargo del destinatario
Contenido del documento
Nombre, cargo y firma del emisor
Copias marcadas
Siglas del emisor y de la persona que elabor el
documento
Si los documentos de archivo no se integran al expediente

que les corresponde, probablemente no se trata de
documentos de archivo sino de apoyo informativo, o bien,
de correspondencia general que no precisa ser gestionada
siguiendo un proceso normalizado.28 Los documentos de
apoyo informativo son aquellos que como su nombre lo
dice se elaboran para apoyar el desempeo de alguna
gestin pero que no forman parte de los expedientes de
28
Sobre el particular, ver el segundo cuaderno de la presente coleccin.
28
asuntos especficos. Entre esos documentos pueden citarse,

por ejemplo, los de referencia, usados para auxiliar una
gestin como manuales o estudios que se emplean en su
desarrollo pero que no son ni antecedente ni resultado de
la gestin misma.
Las gestiones oficiales regularmente dan lugar a la produccin
de documentos a los que pueden asociarse otros que se
refieran al mismo asunto o tema, o que se relacionen con
un mismo proceso de gestin. Esta asociacin regulada
generalmente por una disposicin jurdica, administrativa
o norma de procedimiento da lugar a la formacin de
expedientes, es decir, la categora de agrupacin conocida
como unidad de documentacin compuesta.
En el siguiente cuadro puede identificarse la formacin
de expedientes a partir de la vinculacin o asociacin de
documentos de archivo que se refieren a un solo asunto:
Cuadro 3. Integracin del expediente
29
Los expedientes tienen diversas caractersticas que los

singularizan; entre otras, las siguientes:
Se integran en forma lgica (por asunto, tema,
materia, o por ser resultado de un mismo proceso
de gestin o tramitacin).
Se integran en forma cronolgica (de conformidad
con las fechas en que fueron producidos y en que
los documentos fueron glosados al expediente).
Los documentos que integran al expediente
deben, preferentemente, foliarse para garantizar la
integridad de esta unidad.
Los expedientes deben identificarse con una
cartula normalizada y estandarizada que permita
identificarlos e individualizarlos (de conformidad con
las disposiciones de los Lineamientos Generales
para la Organizacin).
El expediente debe clasificarse, mediante un
cdigo, para su plena identificacin, agrupacin y
sistematizacin dentro de la serie documental con la
cual se relaciona, y en la seccin y fondo de archivo
que le corresponde.
30
La unidad de documentacin compuesta, o sea el expediente,

constituye la unidad bsica de trabajo de la clasificacin
archivstica. El documento de archivo se identifica a travs
de los datos de contexto y contenido que ya se mencionaron,
pero es el expediente el que debe identificarse mediante
un cdigo predeterminado en el cuadro de clasificacin,
integrarse a la serie con la que se asocia y sistematizarse en
la seccin y el fondo documental correspondientes, siguiendo
la lgica descrita en el rbol de Clasificacin.
Los expedientes, entonces, se constituyen como unidades
individualizadas, dados los asuntos especficos que
acreditan, pero, conceptualmente (y, llegado el caso, en forma
fsica tambin), deben asociarse con la serie documental: la
funcin genrica o actividad de la que se deriva su creacin.
Si los expedientes se derivan del desempeo de una misma
funcin genrica, dada por mandato jurdico o administrativo
a una entidad u oficina productora de la documentacin,
estamos frente a uno de los conceptos esenciales de la
actividad archivstica: la serie documental. Esta agrupa, en
una categora superior, los expedientes individuales de una
seccin o un fondo.
En el cuadro 4 se muestra la integracin de series documentales a partir de la vinculacin o agrupacin de los expedientes que
la conforman:
Cuadro 4. Integracin de las series documentales
31
Las series documentales guardan homogeneidad funcional

y son resultado de procesos de gestin normalizados
dentro de una institucin. Cabe destacar que as como el
expediente se relaciona con un solo asunto, tema o materia,
o por ser el resultado de un mismo proceso de gestin, la
serie documental se relaciona con una determinada funcin,
actividad o atribucin genrica. Sin embargo, el ejercicio de
las diversas funciones es con frecuencia muy complejo, as
que una misma funcin puede dar lugar a la generacin de
una o ms series documentales o a subseries.
Un conjunto de series, finalmente, se integrar a la seccin
que le corresponde, y esta formar parte del fondo documental
de una determinada entidad productora (persona, familia,
rea o institucin de derecho pblico o privado). El fondo
se concibe, as, como un conjunto orgnico y organizado
de informacin. Entendemos el concepto orgnico como el
resultado de funciones o atribuciones que, por mandato legal
o norma de procedimiento, se le otorgan a las entidades
productoras de la documentacin. Por su parte, el concepto
organizado refiere que dicho fondo se encuentra debidamente
clasificado, o sea, identificado, agrupado y sistematizado
(ordenado y descrito).
32
El cuadro 5 muestra la integracin de un fondo como

resultado de la agrupacin en el mismo de diversas series
documentales. Estas, a su vez, se encuentran integradas por
expedientes, y estos, por documentos de archivo, de acuerdo
con la secuencia lgica que se ha descrito en este punto.
Cuadro 5. Fondo documental como conjunto orgnico y organizado de informacin29
29
Los diagramas 2 al 5 fueron parcialmente tomados de Ramrez Delen, Jos Antonio, Manual de autoformacin, pp. 40 y 95-96
33
5. Proceso clasificatorio: inversin del rbol

Una vez entendida la consecutiva agrupacin de la informacin
documental, gracias a la comprensin de las categoras
descritas en el rbol de Clasificacin y las definiciones que
se han incluido en el cuadro 1, es posible traducir esa accin
intelectual en una prctica que denominaremos proceso
clasificatorio. Esto consiste en la ejecucin de un conjunto de
actividades tcnicas que harn posible la plena identificacin,
agrupacin, control y sistematizacin de la informacin
archivstica.
El proceso clasificatorio constituye una accin instrumental,
por as llamarla, que se apoya en el diseo y construccin
del cuadro de clasificacin como su principal herramienta, as
como en una serie de procedimientos tcnicos que permitirn
vincular las categoras de agrupamiento inferiores con las
superiores del rbol de Clasificacin, es decir, integrar los
documentos en los expedientes que les corresponden; estos,
con las series de las que se deriva su creacin, las que a su
vez se vincularn a la seccin y fondo documental al que
pertenecen.
34
Dicho de otra forma, el rbol de Clasificacin visto de

manera vertical, como se muestra en el diagrama 1 nos
permitir construir conceptualmente el cuadro de clasificacin,
visto horizontalmente, como se muestra en el cuadro 6. Esto
quiere decir que, invirtindolo 90, nos permitir usar el
cuadro para ejecutar en la prctica el proceso clasificatorio.
Cuadro 6. Proceso clasificatorio
35
En resumen, la comprensin de los conceptos asociados

a las categoras descritas en el presente captulo, as
como el entendimiento de los mecanismos de agrupacin
de la informacin archivstica expuestos, permitir llevar
a cabo una accin prctica concreta: la ejecucin de los
procesos de clasificacin archivstica, sea que estos se
ejecuten en una sola entidad productora, una oficina o
unidad administrativa determinada, o en el conjunto de una
institucin organizacionalmente ms compleja.
de una serie de consideraciones metodolgicas en las que

desempea un papel central el diseo y construccin del
cuadro de clasificacin visto como el instrumento esencial
de la clasificacin archivstica. Tambin se debe partir de
una correcta jerarquizacin y codificacin de las categoras
de agrupamiento documental, del mismo modo que de la
determinacin de los mecanismos para la ordenacin de
los expedientes. Todos estos elementos forman parte de los
sistemas de clasificacin archivstica.
Para poder llevar a cabo esa traduccin de la accin

conceptual a la prctica clasificatoria, es necesario partir
En el tercer captulo se exponen estas consideraciones

metodolgicas con mayor detalle.
36
Captulo III. Consideraciones metodolgicas para la clasificacin y ordenacin archivstica

Sumario: 1. Sistema de clasificacin archivstica: componentes
y propsitos 2. Diseo de los componentes del sistema de
clasificacin. 2.1. Cuadro de clasificacin. 2.2. Instrumentos
de apoyo del proceso de clasificacin. 3. Mtodos de
ordenacin.
1. Sistema de clasificacin archivstica: componentes y
propsitos
En su acepcin ms amplia, el concepto sistema30 puede
definirse de la siguiente forma: Conjunto de elementos o
componentes que interactan para el cumplimiento de un
mismo fin o meta comn.
De la definicin anterior se desprende que, como todo
sistema, el de clasificacin archivstica se integra a partir
de componentes o elementos, los cuales, interrelacionados,
cumplen con una meta comn. Los componentes mnimos de
un sistema de clasificacin son los siguientes:
30
En el primer cuaderno de la presente coleccin, relativo a los sistemas

institucionales de archivos, se describe ampliamente el concepto sistema, as
como su naturaleza, caractersticas y atributos.
a. el cuadro de clasificacin
b. los instrumentos auxiliares de apoyo tcnico del
proceso clasificatorio
c. el mtodo de ordenacin
La meta del sistema de clasificacin archivstica es la plena
identificacin, agrupacin y sistematizacin de la informacin
documental.
Entre otros, un sistema de clasificacin debidamente
estructurado, tiene como propsitos los siguientes:
sistematizar y estandarizar los procesos de
integracin, codificacin, ordenacin, localizacin,
acceso y control de la documentacin archivstica;
unificar los criterios de clasificacin institucionalmente;
incorporar un cdigo clasificador que permita
identificar cada una de las funciones (comunes y
especficas) que se producen en las instituciones,
37
as como darles un tratamiento sistemtico,

especialmente a los expedientes asociados a ellas;
2. Diseo de los componentes del sistema de clasificacin

2.1. Cuadro de clasificacin
facilitar la ordenacin y ubicacin fsica (topogrfica)

de los acervos producidos en las organizaciones;
facilitarles a los usuarios la localizacin de los
expedientes y el acceso a estos con la ayuda de los
instrumentos de descripcin documental.
La construccin de un sistema de clasificacin archivstica
tendr un fuerte impacto en la institucin que lo estructure.
Su desarrollo, aplicacin y actualizacin constituyen
actividades complejas que hacen necesaria la participacin
tanto de archivistas (en su calidad de administradores de
los documentos) como de administradores (en su calidad de
productores y usuarios de la informacin archivstica).
La puesta en marcha de un sistema de este tipo debe llevarse
a cabo a partir de un plan de clasificacin, cuyas fases y
actividades se abordan con mayor detalle ms adelante.
El cuadro de clasificacin archivstica constituye uno de los

aspectos metodolgicos de mayor relevancia en el desarrollo
de los sistemas de clasificacin. Para decirlo en palabras de
la prestigiada archivista Antonia Heredia Herrera, no es otra
cosa que el andamio para sistematizar las secciones y series31
asociadas a cada fondo.
El cuadro, en cuanto herramienta esencial para la
materializacin del proceso clasificatorio, describe y
sistematiza las relaciones lgicas entre las agrupaciones
documentales, lo cual permite la ejecucin de operaciones
controladas para la organizacin de los fondos y sus
divisiones.
Cabe recordar que la elaboracin del cuadro de clasificacin
se sustenta en los siguientes preceptos:
31
Heredia Herrera, Antonia, Clasificacin y ordenacin, en Archivstica:
Estudios Bsicos, Sevilla, Diputacin Provincial, 1981.
38
I. Su diseo se formula conceptualmente a partir

de las categoras superiores de agrupacin
asociadas al rbol de Clasificacin (fondo,
seccin, serie).
V. El cuadro debe facilitar el proceso clasificatorio,

entendido este como el proceso que permite
transitar de la concepcin y creacin intelectual
del cuadro a su utilizacin instrumental, para
permitir la ejecucin controlada de las sucesivas
acciones de identificacin, agrupacin y
sistematizacin de la informacin archivstica.
II. Las categoras superiores asociadas a fondo y

seccin (o niveles intermedios, como subfondos
y subsecciones) se relacionan generalmente
con entidades productoras de la informacin
archivstica, o bien con atribuciones genricas
dadas a ellos legalmente.
La elaboracin del cuadro de clasificacin, de conformidad

con estas condiciones, implica el desarrollo de las siguientes
actividades tcnicas:
III. La categora serie (y, en su caso, subseries)

se asocia generalmente con las funciones
asignadas por mandato legal, reglamentacin
interna o norma de procedimiento a las entidades
productoras de la informacin archivstica.
identificacin de los fondos, secciones y series que

contendr el cuadro de clasificacin;
jerarquizacin de las categoras de agrupacin;
desarrollo del esquema de codificacin de las
categoras incorporadas al cuadro.
IV. Las categoras superiores del cuadro deben

vincularse con las categoras inferiores del
rbol de Clasificacin (particularmente, al
expediente como unidad bsica de trabajo de la
clasificacin).
Identificacin de los fondos, secciones y series

La identificacin de las categoras del cuadro debe basarse,
por un lado, en un estudio institucional; por otro, en el
conocimiento de las normas, regulaciones y experiencias
39
prcticas nacionales o internacionales en las que pueda

apoyarse su formulacin.
as como en el reconocimiento de las mejores prcticas en

materia de clasificacin, no resulta ocioso en la construccin
del cuadro. La isdf ofrece una amplia metodologa que
El estudio institucional tiene como propsito identificar las

atribuciones generales y funciones especficas que, de
conformidad con las disposiciones jurdicas, reglamentaciones
internas, normas de procedimiento y en general con todos los
ordenamientos competenciales, le hayan sido asignados al
productor de la informacin archivstica.
puede aplicarse al proceso de identificacin al que se hace

referencia.32
Este estudio implica el anlisis de leyes, reglamentos,

manuales de organizacin y procedimientos y, en general,
de toda la documentacin normativa de orden jurdico y
administrativo que regule el funcionamiento de la entidad
productora de la documentacin. El resultado del estudio
ser la identificacin de las atribuciones genricas y las
funciones comunes y especficas de la entidad productora,
cuyo registro sistemtico se incorporar al cuadro en forma
estructurada.
Por otra parte, apoyarse en las normas y regulaciones
nacionales e internacionales como la norma isdf
particularmente para la identificacin de las funciones,
40
Jerarquizacin de las categoras de agrupacin

Una vez identificadas las atribuciones y funciones de la
entidad productora de la informacin, se lleva a cabo su
jerarquizacin; es decir que se establecen relaciones
lgicas entre las diversas categoras de agrupacin y su
estructuracin dentro del cuadro.
Jerarquizar implica establecer dentro del cuadro un orden de
distribucin por as llamarlo de las categoras de agrupacin,
en el que se determinan sus relaciones de pertenencia,
vinculacin y subordinacin. De este modo, a un cierto
fondo documental se le asociarn nicamente las secciones
que le correspondan, de conformidad con las atribuciones
y competencias que le hayan sido asignadas a la entidad
32
En el cuarto cuaderno, sobre descripcin archivstica, se aborda con mayor
detalle la composicin y utilidad de la norma isdf.
productora del fondo. Por su parte, a las secciones que

conforman el fondo se les asignarn exclusivamente las
series documentales que les correspondan, de conformidad
con el ejercicio de las funciones y competencias especficas
que se le hayan delegado a cada seccin.
El resultado de esta accin de jerarquizacin determinar la
estructura de los fondos, secciones y series que previamente
se hayan identificado; asimismo, se registrarn en el cuadro a
partir de estas relaciones lgicas, lo que facilitar su posterior
codificacin.
El desarrollo de las actividades de jerarquizacin no est
exento de problemas prcticos sobre los que hay que tomar
decisiones oportunas para lograr que el cuadro se integre en
forma coherente.
Entre las decisiones que deben tenerse en cuenta destaca
si en su estructura y jerarquizacin ser necesaria la
incorporacin de categoras intermedias, como subfondos,
subsecciones y subseries, as como el nivel de generalidad
o especificidad del cuadro. Todas estas cuestiones afectarn
tanto al esquema de codificacin que se elija para la
representacin de las categoras como para el uso del cuadro

en la ejecucin de los procesos clasificatorios concretos.
Los Lineamientos Generales para la Organizacin y
Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades
de la Administracin Pblica Federal establecen, por ejemplo,
que la categora de fondo se entiende como el conjunto de
documentos producidos orgnicamente por una dependencia
o entidad con cuyo nombre se identifica 33.
De acuerdo con esta disposicin, el fondo se asocia a la
denominacin de las instituciones que integren su cuadro. As,
en la Administracin Pblica Federal habr un solo fondo por
dependencia o entidad. En cada una de estas instituciones, en
cuanto organismos productores de informacin archivstica,
tendrn que integrarse consecuentemente las divisiones
internas que correspondan a su respectivo fondo.
Para poder realizar las divisiones internas de estos fondos,
el Archivo General de la Nacin en el cumplimiento de
sus responsabilidades jurdicas respecto a la Ley Federal
33
Este documento puede consultarse en la pgina web www.agn.gob.mx/
menuprincipal/archivistica/lineamientos.html.
41
de Transparencia emiti recomendaciones metodolgicas

para la elaboracin del cuadro general de clasificacin
archivstica en los organismos gubernamentales.34
En las recomendaciones se plantea la identificacin de las
funciones comunes y especficas de las organizaciones,
categorizndolas como las secciones del cuadro de
clasificacin. En cada una de las secciones quedan aglutinadas
sus respectivas series documentales, que hacen referencia a
funciones concretas desarrolladas por los organismos en el
cumplimiento de sus funciones comunes o especficas.
De acuerdo con esta estructuracin, la propuesta incluye 12

secciones y 246 series comunes y establece a cada una de
las secciones y series una codificacin sencilla y amigable
para su uso institucional. Sobre este mismo esquema, la
propuesta hace recomendaciones metodolgicas para
que cada institucin integre las secciones y series que
corresponden a sus funciones especficas o sustantivas.
La metodologa incluye una propuesta para la integracin de

las secciones y series asociadas a las funciones comunes
de las dependencias del Sector Pblico Federal mexicano,
las que Schellenberg denomina funciones facilitativas. Estas
se relacionan con la gestin interna de las instituciones,
tambin conocidas como funciones adjetivas, y dan lugar a
la produccin de documentos seriados comunes a todas las
dependencias y entidades pblicas.
La propuesta metodolgica del Archivo General de la Nacin,

si bien privilegia la estructuracin del cuadro a partir de criterios
funcionales, no deja de lado las vinculaciones naturales
entre las funciones y las entidades productoras, pues entre
los criterios que la propuesta plantea para la identificacin
metodolgica de la categora seccin, especfica que esta
Debe ser claramente identificable y tener una posicin
subordinada con respecto al organismo creador cuyo nivel es
el fondo. [] Debe estar inserta en una organizacin capaz
de desarrollar las funciones delegadas. [] Debe contar con
competencias propias aunque est sujeta a otro organismo
superior [Las cursivas son nuestras].35
34
Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificacin archivstica,
Mxico, agn/Direccin del Sistema Nacional de Archivos, 2006. Ver el pdf en
www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivo_cuadro_de_
clasificacion_abril06.pdf.
35
Lo que sugiere que las secciones hacen referencia al desempeo de
funciones ejercidas por instancias productoras concretas. Ver Instructivo,
pp. 12 y 13.
42
El desempeo de las atribuciones y funciones dadas a los

rganos pblicos es en extremo complejo, lo que sugiere una
diferencia entre el concepto atribucin y el de funcin. La
atribucin hace referencia a las capacidades competenciales
de carcter general de las organizaciones y sus divisiones
internas. La Ley Orgnica de la Administracin Pblica
y los reglamentos interiores asignan a las instituciones
gubernamentales sus atribuciones genricas, sin entrar en
detalle respecto a las funciones que deben desarrollar para
darles cumplimiento.
Por su parte, las funciones adjetivas o sustantivas, o sea,
comunes o especficas ejercidas por las instituciones
se patentizan en otras disposiciones ms concretas
(leyes, acuerdos, cdigos, reglamentos de ley, manuales
de organizacin, manuales de procedimientos, planes de
trabajo, etctera) que particularizan la accin concreta de las
instituciones y la forma en que estas delegan su ejercicio en
las divisiones internas de su estructura organizacional.
De este modo, las atribuciones genricas ejercidas por una
determinada entidad productora de una institucin podran
ser consideradas como las secciones que una institucin
genera. Las series documentales, por su parte, son las que

se producen y usan en cada una de las secciones.
Como puede observarse, la eleccin del esquema de
jerarquizacin del cuadro para el establecimiento de las
relaciones lgicas entre las diversas categoras de agrupacin
que lo conforman, constituye un paso importante en el diseo
del propio cuadro y, en general, del sistema de clasificacin.
Esto hace necesario, por un lado, el desarrollo pormenorizado
del estudio institucional, propio de la etapa de identificacin,
as como apoyarse en la normatividad existente a nivel
nacional e internacional; por otro lado, la eleccin de criterios
y toma de decisiones de gran trascendencia conceptual.
Desarrollo del esquema de codificacin
La codificacin constituye una actividad que debe realizarse
una vez que han quedado identificadas y jerarquizadas las
categoras de agrupacin del cuadro de clasificacin.
La codificacin establece la asignacin de elementos de
representacin generalmente alfabticos, numricos o
alfanumricos que se asociarn a las diversas categoras
43
del cuadro, sea para identificarlas sustituyendo su

denominacin o para individualizarlas en el conjunto del
cuadro; sobre todo, para sistematizar su orden y distribucin
dentro de este, revelando sus relaciones y vinculaciones
jerrquicas.
Codificar las categoras asociadas al cuadro de clasificacin
permitir el uso de este en el proceso clasificatorio, es decir,
en la accin prctica de vincular los expedientes con las
series, secciones y fondos a los que pertenecen. Con esto se
logra su plena identificacin, agrupacin y sistematizacin.
El esquema de codificacin debe tener varias caractersticas
para que su utilizacin sea lo ms eficaz posible. Determinar
los cdigos asociados al cuadro constituye, en sntesis, una
actividad tcnica estrechamente vinculada a las anteriores
de identificacin y jerarquizacin que debe realizarse
tambin con sumo cuidado.
Couture y Rosseau sealan que el esquema de codificacin
debe ser:36
36
Ver de Couture, Carol y Jean-Yves Rousseau, op. cit. p. 111.
44
sencillo, en oposicin a un esquema de claves

complejas que inhiban la utilizacin del sistema de
clasificacin o provoquen resistencias entre sus
usuarios;
preciso, con el objeto de que se facilite el proceso
clasificatorio y la recuperacin expedita de la
informacin;
flexible, para facilitar la actualizacin del cuadro,
sea que a este se integren nuevos fondos, secciones
y series que deban ser identificados mediante el
uso de claves, o bien que se eliminen del cuadro sin
provocar grandes afectaciones al mismo.
2.1 Instrumentos de apoyo tcnico del proceso de
clasificacin
Como parte de las actividades hasta aqu mencionadas, en
el diseo del sistema de clasificacin archivstica pueden
integrarse, adems del cuadro, otros instrumentos que sirvan
de apoyo para su construccin.
La complejidad de los sistemas polijerrquicos de clasificacin

hace necesario para su construccin y uso la elaboracin de
otros instrumentos concebidos como herramientas auxiliares
para el diseo e integracin del cuadro y la ejecucin del
proceso clasificatorio en forma prctica.
Para la identificacin de las categoras de agrupamiento, es
de gran utilidad la elaboracin de formatos de registro de la
informacin que se recabe de los documentos normativos.
Asimismo, que se disee y use un formato para el registro
de la informacin de campo que pudiera levantarse en las
instituciones con ese mismo propsito.
Tambin resulta til la elaboracin de un cuadro
comparativo de series documentales mediante el cual se
puedan identificar las series comunes y especficas que
son compartidas por las diversas entidades productoras
de la documentacin. No menos importante es propiciar su
correcta jerarquizacin y codificacin.
Un catlogo o cuadro de unidades administrativas de una
institucin, a las que se asigne igualmente un cdigo o clave
de identificacin, suele ser muy til para relacionar la entidad
productora con las funciones que desempea.
Adicionalmente, conviene elaborar instructivos de uso

del cuadro de clasificacin y de las herramientas para
la capacitacin del personal que lo usar; asmimsmo,
para brindar asesoras de apoyo tcnico y para apuntalar
el proceso integral que el desarrollo de los sistemas de
clasificacin supone.
3. Mtodos de ordenacin
La ordenacin no es igual a la clasificacin. La primera es
un componente ms del proceso clasificatorio; por eso no
puede afirmarse que la documentacin est clasificada en
forma alfabtica o numrica solo porque haya sido ordenada
de esa manera. Para que realmente est clasificada, sus
componentes individuales (los expedientes asociados a
cada serie) deben haber sido identificados, agrupados
y sistematizados con la utilizacin de cdigos simples,
perfectibles y actualizables.
La ordenacin constituye, por lo tanto, un proceso
complementario a la clasificacin, el cual se efecta con el
objeto de tener un control material de los expedientes que
previamente se encuentren clasificados. Es decir: as como
45
la clasificacin permite tener un control intelectual sobre los

fondos, la ordenacin permite su control material.
La clasificacin y la ordenacin suponen operaciones
diferentes, pero ambas son sucesivas y complementarias.
De hecho, las operaciones de ordenacin pueden efectuarse
con mayor eficacia si los expedientes estn previamente
clasificados mediante la utilizacin de un cdigo que los
agrupe en la serie, seccin y fondo al que pertenecen.
La ordenacin permite la instalacin o colocacin material
de los expedientes en el espacio y mobiliario disponible en
los archivos, trtese de archivos formalmente establecidos
(que cuenten con la estructura organizacional y los recursos
operativos para su funcionamiento, asignados en forma
oficial) o de unidades archivsticas informales, es decir,
que brinden el servicio de archivo aun sin contar con una
formalidad institucional.37
37
En el primer cuaderno de la presente coleccin se aborda la composicin de
los sistemas institucionales de archivos, por lo que se recomienda su lectura
para la comprensin del concepto archivo en sus tres dimensiones: como
conjunto orgnico y organizado de informacin, como espacio fsico en el que
se deposita la documentacin y como estructura orgnica formal que brinda
servicios en la institucin a la que se encuentre adscrito.
46
Los principales mtodos de ordenacin son alfabticos,

numricos, cronolgicos, geogrficos, cromticos, estructurales38
o mixtos. Un ejemplo del ltimo son los alfanumricos.
El mtodo alfabtico sigue el orden secuencial de letras A a Z;
el numrico progresivo se relaciona con el orden secuencial
de la numeracin asignada a cada expediente; el cronolgico
se refiere a las fechas contenidas en los expedientes,
tanto la inicial (o de apertura) como la de cierre; el mtodo
geogrfico se usa en caso de que los expedientes se refieran
a lugares especficos, y el mtodo cromtico establece una
diferenciacin en la colocacin de los expedientes mediante
el uso de distintos colores para cada tema.
El criterio de ordenacin que se elija para colocar los
expedientes en los espacios fsicos depender de varios
factores; entre otros: 1) el tipo de documentacin que se
ordena; 2) las necesidades de los usuarios y el personal
de archivo para su pronta localizacin; 3) la distribucin de
38
Se emplea aqu el trmino estructural para designar el tipo de ordenacin
asociado a la colocacin fsica de los fondos, series o expedientes, de
conformidad con las reas, oficinas o unidades administrativas de donde
proceden. Este tipo de ordenacin es una prctica habitual en los archivos
gubernamentales en Mxico.
espacios de almacenamiento, y 4) la tecnologa disponible

para facilitar el acceso.
Independientemente del criterio que se elija, la ordenacin

debe cumplir con las siguientes condiciones:
Por ejemplo, si se tratara de expedientes de personal, una vez

clasificados los expedientes, quiz convendra elegir el criterio
de ordenacin alfabtico (onomstico) para su colocacin
en el mobiliario disponible. En cambio, si el personal tuviera
necesidad de distinguir rpidamente los expedientes, sera
ms conveniente usar la ordenacin cromtica. Pero si la
informacin se relaciona con instituciones ajenas al mbito
de las oficinas centrales de una institucin por ejemplo,
oficinas regionales, o si procede de ellas, quiz convendra
usar el criterio geogrfico, y as sucesivamente.
los expedientes que se ordenen debern estar

previamente clasificados;
la ordenacin deber ser sencilla y comprensible
para cualquier usuario;
debe facilitarse su registro en los instrumentos de
descripcin.
En general, no se usa un solo criterio, pues eso restringe

la localizacin de documentos a un solo elemento de
informacin. En cambio, la combinacin de criterios su
tratamiento en forma mixta facilitar la bsqueda. Con
esto se contribuye a elaborar mejor los instrumentos de
descripcin como los inventarios, al mismo tiempo que
favorece el uso eficaz de tecnologa para la localizacin de
la informacin por mltiples entradas, campos o criterios de
bsqueda.
Por otra parte, el mobiliario en el cual se ordene y deposite

la documentacin sean archiveros, estantes o cajas
tambin deber identificarse y sealizarse para relacionar
la ordenacin de expedientes con su ubicacin fsica y para
facilitar su localizacin mediante los instrumentos manuales
o automatizados de descripcin.
Actualmente, el uso y disponibilidad de tecnologa, el
desarrollo de sistemas automatizados para la gestin
de documentos, el diseo de poderosas bases de datos
relacionales y la incorporacin de sistemas de digitalizacin,
as como el manejo electrnico de la informacin, han influido
de manera considerable en las operaciones de ordenacin.
47
Con el uso de la tecnologa, por ejemplo, se ha abierto paso a

la llamada ordenacin catica, que a pesar del contrasentido
lingstico de su nombre, resulta muy eficaz desde un punto
de vista instrumental en los archivos, especialmente en
aquellos que reciben grandes volmenes de documentacin
y en los que se sola hacer continuos recorridos de cajas y
expedientes de acuerdo con el crecimiento del acervo.
La tecnologa aplicada a los archivos ha hecho irrelevante
la ubicacin fsica de los acervos, ya que estos pueden
48
localizarse ahora en forma virtual, y si es necesario,

posteriormente en forma fsica, con independencia de que la
documentacin se encuentre concentrada, o no, en un solo
espacio fsico.
De conformidad con las consideraciones metodolgicas
aqu expuestas, en el siguiente captulo del cuaderno se
aborda, con ejemplos concretos, la integracin y uso de los
instrumentos para la clasificacin archivstica, y se pone
nfasis en la ejecucin de los procesos clasificatorios.
Captulo IV. Instrumentos para la clasificacin archivstica

Sumario. 1. Integracin del cuadro de clasificacin.
1.1. Instrumentos tcnicos auxiliares. 2. Uso del cuadro de
clasificacin en el proceso clasificatorio. 2.1. Consideraciones
y criterios tcnicos. 2.2. Ejecucin del proceso clasificatorio.
1. Integracin del cuadro de clasificacin
Como se destac en las consideraciones metodolgicas del
captulo previo, la construccin del cuadro de clasificacin
implica tres acciones bsicas: la identificacin de las
categoras de agrupacin, su jerarquizacin y su codificacin.
Identificar las categoras de agrupamiento consiste en
realizar un detenido estudio institucional de la normatividad,
los ordenamientos jurdicos y administrativos en la cual los
organismos productores de la informacin archivstica sustentan
el desempeo de sus atribuciones y funciones. Asimismo, se
debe apoyar la integracin del cuadro en el reconocimiento
de las regulaciones, metodologas y experiencias prcticas
que se hayan producido o llevado a cabo tanto nacional como
internacionalmente en materia de clasificacin.
Por su parte, la jerarquizacin de las agrupaciones

documentales constituye una actividad conceptual en la que
resulta importante tomar decisiones respecto a la estructura
interna del cuadro, asociadas a la incorporacin y registro
de las relaciones lgicas entre las categoras identificadas,
su distribucin ordenada dentro de la herramienta y sus
vinculaciones y subordinaciones especficas.
Finalmente, cabe recordar que la codificacin debe efectuarse
una vez que se hayan realizado las acciones de identificacin
y jerarquizacin, con el fin de disear los cdigos o claves
numricas o alfanumricas que representarn las categoras
dentro del cuadro y durante el proceso clasificatorio.
.
1.1. Instrumentos tcnicos auxiliares
Corresponde a las reas coordinadoras de archivos de
las instituciones gubernamentales constituir un plan de
clasificacin (en el siguiente captulo se describen sus
principales fases y actividades) a fin de integrar ordenada y
49
secuencialmente las actividades destinadas a la construccin

del sistema de clasificacin, as como integrar el cuadro con
el apoyo de instrumentos tcnicos.
Los instrumentos auxiliares resultan especialmente
necesarios para registrar, procesar y sistematizar la
informacin que se recabe como parte del proceso
de identificacin de las agrupaciones documentales,
particularmente las relacionadas con el estudio institucional
que se llevar a efecto. Este, adems de la revisin
pormenorizada de los documentos normativos de la
institucin, podr suponer el levantamiento de informacin
50
en campo, es decir, dentro de las propias oficinas y con los

potenciales usuarios institucionales del cuadro.
La generacin de los instrumentos auxiliares es relevante
tanto para disear un sistema de clasificacin acorde con la
metodologa descrita como para la actualizacin o rediseo
del cuadro de clasificacin en caso de contar con uno.
Enseguida se presentan los datos bsicos solo como
modelos tericos que podran incorporarse a formatos
para la identificacin y registro de la informacin recabada en
estudio y en campo. Sern las coordinaciones de archivo las
responsables de su diseo y formalizacin.
Cuadro 7. Datos para registro de informacin recabada en estudio
51
Cuadro 8. Datos para registro de informacin recabada en campo
52
En el caso de los instrumentos auxiliares que pueden

integrarse para la jerarquizacin de la informacin previamente
identificada, las coordinaciones de archivos podran apoyarse
en la generacin de un formato de control de atribuciones y
funciones para establecer un cuadro comparativo que permita
identificar las unidades administrativas que comparten
funciones comunes, sean adjetivas o sustantivas.
codificacin que se asigne especialmente a la categora

serie documental.39
En la figura siguiente se considera un modelo hipottico con
los elementos integrantes del cuadro comparativo de series,
con el objeto de facilitar su jerarquizacin y codificacin.
Cabe destacar que las instituciones gubernamentales ejercen

funciones relacionadas con su gestin interna, lo cual da
lugar a la produccin y uso de series documentales comunes
a todas ellas.
En las instituciones puede presentarse la misma circunstancia
aun con las funciones sustantivas o especficas de cada
entidad, pues diversas unidades administrativas podran
tener en comn el desempeo de una funcin pero en el
mbito de su competencia o atribucin particular.
La elaboracin de un cuadro comparativo de este tipo
evitara la constante repeticin de las series documentales
que se incorporan a los cuadros de clasificacin. Esto
redundara tambin en la simplificacin del esquema de
39
Por citar un ejemplo, las series documentales relativas a acuerdos,
convenios, tratados, leyes, reglamentos, dictmenes tcnicos, informes,
estudios tcnicos, etctera, son comunes a buena parte de las instituciones
pblicas; dentro de ellas, tambin podran ser comunes a varias unidades
administrativas, con independencia de que sean utilizadas en forma sustantiva
o adjetiva. La serie como tal podra, por lo tanto, tener el mismo cdigo
clasificador. El cdigo asociado a la categora seccin (entidades productoras)
determinara quin la utiliza en forma sustantiva o adjetiva, de conformidad con
las atribuciones correspondientes a la institucin.
53
Cuadro 9. Comparativo de series documentales
54
Donde:
dgrm: Direccin General de Recursos Materiales
dgti: Direccin General de Tecnologas de la Informacin
dgrh: Direccin General de Recursos Humanos
dgrf: Direccin general de Recursos Financieros
dgj: Direccin General Jurdica
dgp: Direccin General de Planeacin
om: Oficiala Mayor
Finalmente, en relacin con las acciones de codificacin, el
modelo propuesto por el Archivo General de la Nacin resulta
sumamente ilustrativo. Sobre la base de un solo fondo por
dependencia o entidad, al dividir a este en secciones comunes
y especficas, con sus respectivas series constitutivas, las
codifica asignndoles claves sencillas.
La multiplicidad de circunstancias que pueden presentarse

a lo largo de la integracin del cuadro obliga, como se ha
dicho antes, tanto a la eleccin de la estrategia por seguir
como a la toma de decisiones trascedentes en cada paso.
Estas se facilitarn si se generan instrumentos de apoyo
tcnico como los descritos. Lo importante es cumplir con el
propsito de identificar, agrupar y sistematizar la informacin
archivstica, independientemente de la estrategia conceptual
y operativa que se elija para la construccin y uso del cuadro
en el proceso clasificatorio
El cuadro de clasificacin propuesto por el agn, sobre
la base de un solo fondo, identificado con la institucin
productora, considera para las funciones comunes a todas
las dependencias y entidades 12 secciones y 246 series, bajo
la lgica del siguiente ejemplo:
El cdigo se establece en forma alfanumrica, colocando

un nmero consecutivo para cada seccin, y la letra C o
S para designar su caracterstica comn o sustantiva,
respectivamente. A partir de esta divisin general, y siguiendo
una secuencia numrica, se codifican las series y probables
subseries vinculadas a cada seccin, para integrar as el
cuadro general de clasificacin archivstica.
55
Cuadro 10. Cuadro de clasificacin para las funciones comunes
El digito 4 designa la seccin 4 del cuadro, y la letra C

indica su caracterstica de seccin comn a todas las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica
Federal. El nmero consecutivo (1, 2, 3) posterior a la
letra C designa las series documentales pertenecientes a la
seccin 4C Recursos humanos.
56
La seccin 5C del cuadro designa la funcin comn Recursos

materiales y obra pblica, a la que en el ejemplo pertenecen
las series (1) Licitaciones y (2) Adquisiciones.40
40
Ver el cuadro completo en el sitio web del Archivo General de la Nacin:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivo_cuadro_de_
clasificacion_abril06.pdf.
El cuadro de clasificacin archivstica debe acompaarse

de un instructivo o manual de clasificacin, en el que se
establezcan los objetivos, las polticas de clasificacin, las
instrucciones de uso del cuadro en el proceso clasificatorio y
ejemplos de clasificacin que puedan auxiliar al archivista en
la ejecucin de esta tarea.
En el siguiente punto se abordarn algunos ejemplos
prcticos sobre el uso del cuadro de clasificacin, explicando
los elementos por considerar para la ejecucin ordenada de
este proceso.
2. Uso del cuadro de clasificacin en el proceso
clasificatorio
2.1. Consideraciones y criterios tcnicos
Como se recordar, el proceso clasificatorio constituye una
accin prctica que vincula los expedientes como elemento
bsico de un sistema de clasificacin con las categoras de
agrupacin superiores del cuadro de clasificacin construido,
particularmente con las series documentales y las secciones
a las que pertenecen.
Para realizar esta vinculacin, es necesario usar el cuadro de

clasificacin con eficacia, por lo que para efectuar en forma
prctica su uso en los archivos a partir de la primera fase
del ciclo de vida de los documentos, y con ello llevar a cabo
ordenadamente el proceso clasificatorio, se sugiere repasar
los cuadros 2 a 6 del segundo captulo del presente cuaderno,
relativos a las agrupaciones documentales. Asimismo, se
deben tener en cuenta las siguientes consideraciones y
criterios tcnicos:
Primero. Al producirse documentos de archivo
en las organizaciones, estos poseen un contexto,
un contenido y una estructura que relacionan al
productor del documento con el asunto que trata y
la forma fsica o lgica en la que se ha generado la
informacin.
Segundo. Si el documento producido se asocia con
otros documentos que tratan el mismo asunto, tema
o materia como resultado de un mismo proceso
de gestin o tramitacin, regulado por una norma
jurdica, administrativa o de procedimiento, est
teniendo lugar la integracin de un expediente, es
57
decir, la formacin de una unidad de documentacin

compuesta.
Tercero. Si los documentos no se agrupan a un
expediente, probablemente es porque no son
documentos de archivo o porque, aun sindolos, si
no se vinculan a un proceso de gestin o tramitacin
que los asocie a otros documentos del mismo
asunto, no es necesario integrarlos en una unidad
de documentacin compuesta.
Cuarto. El expediente constituye la unidad o
elemento bsico de la clasificacin. El documento
de archivo se identifica, y su contexto y contenido
permitirn su agrupacin en un expediente. Pero
esta categora es el objeto bsico de la clasificacin
archivstica.
Quinto. El documento de archivo se asocia, as,
al expediente, y ambas figuras constituyen las
agrupaciones inferiores del Arbol de Clasificacin,
las cuales agruparn sus categoras superiores,
y a partir de estas se integrarn los cuadros de
clasificacin.
58
Sexto. As como el documento de archivo se vincul

eventualmente a un expediente, esta unidad deber
asociarse a la serie documental a la que pertenece.
La informacin documental producida por las
organizaciones tiene, por lo tanto, una caracterstica
esencial: ser expedientable y seriada.
Sptimo. La asociacin ordenada de los expedientes
individuales de un archivo con su serie documental
nicamente es posible si el asunto, tema o materia
del expediente se vincula con la funcin genrica
por la cual se cre. Entonces, al hablar de la
vinculacin entre los expedientes y las series a las
que pertenecen, en estricto sentido se estn ligando
los asuntos gestionados por las organizaciones
con las funciones jurdicas y administrativas que
sustentan su produccin, organizacin y uso, es
decir, su gestin documental.
Octavo. Las series documentales, por su parte, se
vinculan a su vez con la seccin a la que pertenecen.
Esta agrupacin testimonia la vinculacin entre las
funciones que desempea un determinado productor
de la informacin y las atribuciones y competencias
que por mandato jurdico y administrativo debe

cumplir. Con esto se documenta pertinentemente el
ejercicio de la gestin pblica.
Noveno. Las diversas secciones, vinculadas
entre s de conformidad con las atribuciones y
competencias que ejercen, se agrupan en una
categora mayor que les otorga coherencia tcnica
e institucional, la categora denominada fondo
documental.
Dcimo. El conjunto de agrupaciones sucesivas
de la informacin archivstica solo es tcnicamente
viable si se sustenta en un sistema de clasificacin
cuya herramienta principal de trabajo es el cuadro
de clasificacin. Este ltimo se construye siguiendo
una secuencia metodolgica que haga posible la
ejecucin del proceso clasificatorio.
Dcimoprimero. Finalmente, el proceso clasificatorio
se entiende como un accin instrumental, como
una prctica de gestin archivstica que permitir
la identificacin, agrupacin y sistematizacin de la
informacin documental, lo que se logra eficazmente
si se cuenta con una herramienta que de manera

estructurada y lgica la identifique, jerarquice y
codifique; o sea, si se dispone de un cuadro de
clasificacin.
2.2 Ejecucin del proceso clasificatorio
Ejecutar el proceso clasificatorio, con un cuadro de
clasificacin estructurado previamente, implica realizar las
siguientes actividades:
Actividades previas a la clasificacin
La produccin de documentos en el desempeo de la gestin
pblica puede deberse a la atencin o tramitacin de asuntos,
a la gestin interna de las organizaciones o a la ejecucin de
sus funciones sustantivas. Todo ello, a partir de un proceso
de planeacin, organizacin, direccin y control, es decir,
siguiendo la lgica del llamado proceso administrativo.
Con independencia de las razones por las que se produzcan
documentos, estos deben gestionarse adecuadamente,
desde su generacin, mediante mtodos, sistemas e
59
instrumentos disponibles para su correcta administracin,

uso, organizacin y control.
Una intensa actividad procedimental, que pone en
juego mltiples recursos, tiene lugar en el seno de las
organizaciones desde el momento en que se producen los
documentos. El manejo puede darse por diversas vas: a partir
de las comunicaciones administrativas que ingresan a las
organizaciones como correspondencia; a travs de una Oficiala
de Partes; como resultado de gestiones de Ventanilla, o como
flujo informativo que permite la trazabilidad y coordinacin
interna de las instituciones en el desempeo de las gestiones
pblicas. Todo esto implica ejercer actividades de control de
la informacin de gestin, es decir, el control de la informacin
que es producto de la gestin o que produce gestin.41
La documentacin se produce, en primer trmino, en
forma individual, al acreditar asuntos o trmites que
deben gestionarse de conformidad con las atribuciones,
competencias y funciones que sustentan la actividad de las
41
Ver el segundo cuaderno de la presente coleccin, relativo al tema
Produccin e integracin de la informacin archivstica: manejo de la
correspondencia y desempeo del control de gestin, donde se abunda ms
sobre el particular.
60
organizaciones. Esto da lugar a las agrupaciones sucesivas

de la informacin, o sea, a la posibilidad de manejarla en
forma expedientable y seriada, como informacin archivstica.
Lo primero que se produce, entonces, son documentos. En
su mayor parte, estos adquirirn su condicin de documento
de archivo, de conformidad con la definicin dada por los
lineamientos emitidos por el ifai y el agn: Aquel que registra un
hecho, acto administrativo, jurdico, fiscal o contable, creado,
recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y
actividades de las dependencias y entidades. (Ver la definicin
tomada de la norma isad(g) en el cuadro 1, del segundo captulo).
El proceso clasificatorio se inicia una vez que los documentos
estn integrados a su expediente, despus de realizar las
siguientes actividades:
1. identificar el contexto y contenido de los documentos
de archivo;
2. certificar que el asunto, tema o materia que tratan
sea resultado de un mismo proceso de gestin o
tramitacin;
3. confirmar que se hayan realizado, en su caso,

los procedimientos asociados al manejo de la
correspondencia y el control de gestin;
4. asociar el documento que origina la gestin con
otros documentos cuyos asuntos tengan relacin
con l;
5. integrar, en forma lgica y cronolgica, el documento
al expediente que le corresponde.
Estando el documento ya agrupado en su expediente,
este deber clasificarse para poder realizar las sucesivas
agrupaciones de la informacin archivstica.
c. registrar en la cartula del expediente los datos

asociados a su plena identificacin, de acuerdo con
lo dispuesto en el lineamiento Decimoquinto de los
Lineamientos Generales para la Organizacin y
Conservacin de los Archivos de las Dependencias
y Entidades de la Administracin Pblica Federal,
que debern ser los siguientes:
I.
II.
III.
IV.
V.
Para clasificar el expediente, con la utilizacin de un cuadro

de clasificacin previamente integrado, se debern llevar a
cabo las siguientes acciones:
VI.
a. identificar dentro del cuadro la serie, seccin y fondo
en los que se agrupar (fsica o conceptualmente) el
expediente objeto de clasificacin;
b. codificar el expediente con las claves que le
correspondan para su correcta identificacin y
agrupacin;
VII.
VIII.
IX.
X.
Unidad administrativa;
Fondo;
Seccin;
Serie;
Nmero de expediente o clasificador: el
nmero consecutivo que dentro de la serie
documental identifica a cada uno de sus
expedientes;
Fecha de apertura y, en su caso, de cierre
del expediente;
Asunto (resumen o descripcin del
expediente);
Valores documentales;
Vigencia documental;
Nmero de fojas tiles al cierre del
61
expediente: es el nmero total de hojas

contenidas en los documentos del
expediente.
En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente
deber sealarse la nomenclatura asignada a los incisos iii,
iv y v.
d. una vez realizadas las operaciones clasificatorias, se
proceder a ordenar el expediente o los expedientes
en el cuerpo de archivo que les corresponda
(ubicacin topogrfica), siguiendo los criterios y
mtodos de ordenacin que mejor convengan para
su pronta localizacin.
Posteriormente, el expediente se someter a los procesos de
trabajo asociados a la descripcin para facilitar el acceso
a la informacin que contiene, as como a los relativos a la
valoracin documental.
Ejemplo 1. Utilizando el cuadro de clasificacin sugerido por
el agn, hay que clasificar el expediente relacionado con la
compra de equipo de cmputo que realiz el Instituto Federal
de Estudios Agrarios para su Direccin de Tecnologas de la
62
Informacin en julio de 2009 a travs de la licitacin pblica

nacional lpn/35-09.
Para clasificar este expediente usando el cuadro de
clasificacin funcional del Archivo General de la Nacin, se
efectuarn las siguientes actividades:
1. Se identifica el rea encargada del desempeo de
esta funcin, de conformidad con las atribuciones
y competencias jurdicas y administrativas que
regulan la operacin del organismo, la cual ser en
nuestro ejemplo la Direccin General de Recursos
Materiales a travs de su Direccin de Compras.
Esta rea, en consecuencia, ser la encargada de
clasificar el expediente de referencia.42
2. El personal encargado de la clasificacin verificar
en el cuadro el cdigo de la seccin y serie a la que
se asociar el expediente, registrando en la cartula
42 Cabe destacar que la responsabilidad directa del proceso clasificatorio en
las instituciones depender de que estas cuenten con archivos administrativos
de trmite formalmente establecidos. Si no as, sern las propias reas
productoras de la informacin las que debern realizar el proceso. En el
ejemplo hipottico que se presenta, se parte de la existencia formal de un
archivo de trmite.
del mismo las claves correspondientes del cuadro de

clasificacin, que para el ejemplo son las siguientes:
6C, que corresponde a la seccin Recursos
Materiales y Obra Pblica;
el digito 3, que se asocia a la serie documental
Licitaciones;
enseguida, registrar el nmero consecutivo
que le corresponde al expediente dentro de
esta serie documental; en este caso, el 35;
La fecha de apertura y, en su caso, cierre del
expediente;
finalmente, se registrar un breve extracto del
asunto que trata el expediente ya clasificado.
As, el expediente quedar identificado y agrupado de la
siguiente forma:
Cdigo o clave clasificatoria: 6C.3.35.
Asunto: Licitacin Pblica Nacional para la compra
de equipo de cmputo
Fecha de apertura: 15 de julio de 2009
Fecha de Cierre: 31 de diciembre de 2009
Adems de los datos anteriores, en la cartula del expediente

se anotarn el resto de los datos exigidos de conformidad
con el lineamiento Decimoquinto.
Una vez clasificado el expediente, podr ordenarse dentro
del cuerpo del archivo para su guarda, custodia y acceso, de
conformidad con el criterio de ordenacin que mejor convenga
al personal archivstico. En el ejemplo, quiz convendra elegir
una ordenacin mixta que combinara la ordenacin numrica
progresiva con la cronolgica, tomando como referencia
el nmero del expediente y el ao o periodo. Asimismo,
podra incorporar una ordenacin cromtica para distinguir
visualmente los expedientes de la serie Licitaciones, segn
el tipo de adquisicin de que se trate.
Conviene tambin recordar que el mobiliario o espacio
fsico en el que se depositarn los expedientes deber estar
debidamente sealizado para relacionar los expedientes con
el mobiliario, usando un inventario descriptivo.
Como queda de manifiesto, el uso del cuadro en el proceso
clasificatorio constituye una actividad instrumental dirase
que casi mecnica de la cual depende, sin embargo,
63
la efectiva identificacin y agrupacin de la informacin

archivstica. Su ejecucin representa, en oposicin a los
graves problemas de desestructuracin informativa que
la masiva produccin de documentos ha provocado en las
organizaciones, la nica forma de estructurar debidamente
la informacin archivstica, de acuerdo con una secuencia
lgica que haga posible su adecuada organizacin.
Por esto mismo, los cuadros de clasificacin constituyen,
en combinacin con las operaciones de ordenacin y los
instrumentos de descripcin, la nica manera de garantizar
el acceso a la informacin archivstica. Esto coadyuva, as, a
la cultura de transparencia.
Contrariamente a lo que pudiera pensarse, la construccin de
los sistemas de clasificacin y, en particular, la integracin de
64
los cuadros no constituyen tareas sencillas; revisten un cierto

grado de complejidad que obliga a planificar su desarrollo y
ms an su implantacin, vigencia y actualizacin.
En la actualidad estas acciones se justifican plenamente, pues
en muchas de las organizaciones gubernamentales, a pesar de
que disponen de instrumentos de clasificacin, prevalecen serias
limitaciones para potenciar su uso real en la prctica archivstica
del da a da. Esto sugiere la posibilidad de emprender la
actualizacin y uso de estos instrumentos de acuerdo con una
metodologa eficaz y la ejecucin de acciones integradas en un
plan de clasificacin que posea un carcter integral.
Las principales fases y actividades de este plan de
clasificacin se abordan brevemente a continuacin, en el
ltimo captulo del presente cuaderno.
Captulo V. Plan de clasificacin
Sumario: 1. Justificacin del plan. 2. Plan de clasificacin

archivstica. 2.1. Fases y actividades. 3. Formalizacin e
institucionalizacin del sistema de clasificacin.
1. Justificacin del plan
El diseo y desarrollo de un plan de clasificacin tiene un
fin concreto: la integracin de un sistema de clasificacin
coherente, eficaz, metodolgicamente bien construido
y, sobre todo, til para el desempeo de actividades
estrechamente relacionadas con la organizacin de la
informacin archivstica en las instituciones. Ese fin, por s
solo, justificara plenamente la integracin del plan.
La complejidad de las actividades asociadas a la integracin
de los sistemas de clasificacin, los retos conceptuales que
implica su desarrollo, los estudios e investigaciones que
deben realizarse, la elaboracin de instrumentos tcnicos y
las decisiones que deben tomarse a lo largo de este proceso,
requieren fijar estrategias claras y consistentes, as como la

definicin y puesta en marcha de diversas fases de trabajo
que podrn tener xito nicamente si se integran en un plan
de clasificacin.
El plan se justifica no solo porque exige el diseo y desarrollo
del sistema de clasificacin, sino tambin porque es
necesario implementarlo, formalizarlo e institucionalizarlo,
adems de mantenerlo permanentemente actualizado. Esto,
en un escenario que con frecuencia desconoce el valor de los
archivos como recurso informativo para el desempeo de la
gestin pblica como memoria y testimonio de esta y como
recurso esencial para favorecer una cultura de transparencia
y rendicin de cuentas.
La condicin cambiante de las organizaciones pblicas,
la masiva y descontrolada produccin de documentos, as
como el azaroso manejo de la informacin archivstica,
requieren una accin planificada para que de manera integral
65
se introduzcan sistemas, mtodos e instrumentos tcnicos

que favorezcan la correcta administracin de documentos
para la gestin de archivos en materia de clasificacin.
Al respecto, Couture y Rosseau sealan lo siguiente:
El reto ms grande no reside en el hecho de concebir
un sistema de clasificacin tcnicamente impecable,
sino en instituirlo con la participacin de los individuos
que trabajan en el seno de la organizacin [] Toda la
cuestin debe abordarse con una perspectiva ms amplia
y no solamente desde el ngulo tcnico y profesional. Por
tanto, las personas que debern concebir e implantar el
sistema de clasificacin tendrn que poseer, adems de
buena formacin tcnica o profesional, espritu de anlisis
y sntesis, aptitudes de liderazgo, talentos de comunicador
y buena dosis de tacto para no provocar la resistencia al
cambio, sino al contrario, la participacin en este.43
Todo esto justifica la integracin del plan de clasificacin cuyas

fases y actividades principales se describen a continuacin.
43
Couture, Carol e Jean-Yves Rosseau, op. cit., p.101.
66
2. Plan de clasificacin archivstica

Corresponde a las reas coordinadoras de archivos, en su
carcter de mxima autoridad archivstica en las instituciones
gubernamentales, disear, integrar, y desarrollar el plan de
clasificacin archivstica, conduciendo las actividades para la
implantacin del sistema de clasificacin, as como vigilar el
cabal cumplimiento y actualizacin de ste.
Como sealan Couture y Rosseau, la autoridad archivstica
es, entonces, la que debe tener aptitudes de liderazgo
y comunicacin; asimismo, actuar de modo que no se
provoque la resistencia al cambio, sino la participacin en
este de mltiples actores institucionales, a los que deber
dirigir y coordinar.
Como todo plan, el de clasificacin debe establecer claramente
sus propsitos y objetivos, las estrategias por seguir para
llegar a ellos, las fases y actividades que se desarrollarn,
una previsin de los resultados que esperan alcanzarse
y la determinacin de los tiempos en que se ejecutar. Por
esta razn, el plan debe respaldarse de conformidad con las
tcnicas y herramientas que toda planeacin estratgica exige.
El plan, en consecuencia, deber prever las actividades

que se efectuarn antes de la integracin del sistema de
clasificacin, as como las que se llevarn a cabo para
su diseo, desarrollo e implantacin y, especialmente,
las que tienen que ver con su posterior formalizacin e
institucionalizacin, normalizando as todo el proceso.
Las principales fases y actividades que consecuentemente
supondra el plan de clasificacin. Seran las que se
puntualizan a continuacin.
3. Fases y actividades
Fase 1. Organizacin logstica. En esta se llevan a cabo
actividades como las siguientes:
a. Formulacin de un documento ejecutivo.
Propsito: este documento debe plantear el
esquema de contenidos del plan de clasificacin,
su importancia, objetivos, recursos que se
invertirn, ventajas y resultados que se esperan
alcanzar con su desarrollo. El documento servir
al rea coordinadora de archivos como elemento

de induccin y difusin del plan, a fin de lograr la
participacin de otros funcionarios institucionales en
l, especialmente la autoridad administrativa mayor
del organismo en el que se lleve a cabo.
b. Integracin de un grupo de apoyo tcnico para el
desarrollo del plan
Propsito: la construccin del sistema de
clasificacin hace necesaria la participacin
profesional multidisciplinaria en su desarrollo.
Administradores, especialistas en sistemas y
tecnologas de la informacin y en leyes, as como
historiadores, desempean un papel relevante en la
integracin del sistema, dado el impacto que este
causar no solo en el universo de los archivos, sino
en el desarrollo de una cultura de la informacin
archivstica en el seno de las instituciones. La unidad
coordinadora de archivos podr apoyarse, as, en
un grupo especializado que podr dar diversos
enfoques para el diseo del plan y el desarrollo del
sistema de clasificacin.
67
c. Mecanismos de coordinacin
Propsito: en este aspecto y una vez integrado el
grupo interdisciplinario, conviene establecer los
mecanismos de coordinacin entre el grupo y la unidad
coordinadora de archivos, tanto para la formulacin
definitiva del plan de clasificacin como para el reparto
de responsabilidades y la definicin del cronograma
de actividades; asimismo, para el desarrollo de las
actividades tcnicas como las de difusin.
Fase 2. Diseo del sistema de clasificacin
Esta fase incluir, propiamente, las actividades tcnicas
destinadas al desarrollo del modelo tcnico conceptual que
dar lugar a la construccin del sistema de clasificacin. Las
actividades ms relevantes de esta fase seran las siguientes:
1) diseo del estudio institucional para la identificacin
de funciones
2) diseo de los instrumentos para el levantamiento de
informacin en campo
68
3) diseo de instrumentos auxiliares

procesamiento de la informacin
para
el
4) diseo del esquema de jerarquizacin y codificacin

de las categoras de agrupacin (fondos, secciones,
series)
5) diseo del cuadro de clasificacin preliminar
Fase 3. Desarrollo del modelo de cuadro de clasificacin
Con base en los modelos e instrumentos auxiliares diseados
en la etapa previa, durante esta fase se llevarn a cabo
actividades como estas:
1) recopilacin, anlisis y registro de la informacin
asociada
al
estudio
institucional
(leyes,
reglamentos, acuerdos, manuales de organizacin
y procedimientos, planes de trabajo, etctera);
levantada en campo (tipo de informacin que se
produce en las oficinas, instrumentos de control
archivstico disponibles en las reas, sistemas y

mtodos de clasificacin y ordenacin previos,
espacios fsicos, volumen documental de sus
acervos, perfil del personal y de necesidades de
capacitacin en materias de clasificacin, etctera);
normativa en materia de clasificacin [regulaciones
internacionales, normas de descripcin, como
isad(g), isaar (cpf), isdf, iso 1915489-1 y 2, MoReq,
etctera];
4) recopilacin, anlisis y registro de buenas prcticas
archivsticas, tomando como referencia experiencias
nacionales e internacionales;
5) integracin del cuadro de clasificacin como modelo
tcnico (estructura, jerarquizacin, codificacin);
6) desarrollo de pruebas piloto;
9) elaboracin del manual de clasificacin e instructivos

de uso.
Fase 4. Difusin del sistema
En esta fase tendrn lugar las acciones conducentes a
la promocin del sistema de clasificacin entre usuarios
del mismo y autoridades institucionales, as como la
determinacin de los mecanismos para su implantacin en
el conjunto de la organizacin. Las principales actividades
asociadas a esta fase son las siguientes:
a. preparacin de informe de resultados y estrategias
para la implantacin del sistema de clasificacin;
b. desarrollo del programa logstico para la implantacin
del sistema de clasificacin;
c. esquema de capacitacin del personal para el uso
del cuadro de clasificacin;
7) anlisis y validacin tcnica de resultados;

8) integracin del cuadro de clasificacin definitivo;
d. programa de asesoras tcnicas que se brindarn

para la implantacin y uso del cuadro de clasificacin;
69
e. determinacin
de
los
mecanismos
de
retroalimentacin y actualizacin del sistema de
clasificacin.
4. Formalizacin e institucionalizacin del sistema de
clasificacin
Cabe destacar que un sistema de clasificacin se instaura y
aplica a partir del momento de su aprobacin institucional.
No puede aplicarse retrospectivamente. Esto implica que
todos los materiales documentales producidos antes de la
emisin normativa del sistema de clasificacin no pueden,
bajo ninguna circunstancia, reclasificarse, pues eso estara
rompiendo con el principio de procedencia y orden original de
los fondos documentales.
En funcin de lo anterior, deber prepararse un acuerdo
institucional de orden jurdico-administrativo que formalice el
sistema de clasificacin, incluyendo el cuadro de clasificacin
y el manual e instructivo para su uso, con el fin de otorgarle
validez legal.
Por otra parte, la institucionalizacin plena del sistema
implicar la constante actualizacin del mismo, la correccin
70
de desviaciones en su uso y la medicin del impacto que este

tiene en todos los niveles de la organizacin.
Un sistema de clasificacin debe ser perdurable pero no
intocable; requiere de actualizaciones y revisiones constantes
dados los frecuentes cambios en las organizaciones tanto en
su estructura y funciones como en sus regulaciones jurdicas,
administrativas y en sus estrategias de planeacin.
El desarrollo de tecnologas de la informacin y la aplicacin
de programas para la gestin de documentos no son ajenos
a los sistemas de clasificacin. La incorporacin de sistemas
automatizados y de gestin electrnica de los documentos
representa nuevos retos para la actividad archivstica, pues
afecta todos sus procesos, especialmente los relacionados
con la organizacin de archivos, es decir, los asociados a
la clasificacin, ordenacin y descripcin de archivos como
procesos interinfluyentes.
Sin embargo, quiz el aspecto central del sistema de
clasificacin se relacione con la comprensin que tanto
autoridades y archivistas tengan de l, as como con su
participacin en el desarrollo y la vigilancia permanente de
la autoridad archivstica en las instituciones, cuyo papel es

esencial para propiciar una nueva cultura de la informacin
en esta materia.
71
Conclusiones
A lo largo del presente cuaderno, se enfatiz la importancia

de los sistemas de clasificacin archivstica como uno de los
ejes centrales de la administracin de documentos.
El desarrollo terico e histrico de la clasificacin, los criterios
a partir de los cuales debe impulsarse y las estrategias de
organizacin archivstica que vinculan estrechamente la
clasificacin con la ordenacin y la descripcin de archivos
revelan la evolucin de esta disciplina como ciencia autnoma.
La actividad archivstica ejerce una gran influencia en
las acciones de transparencia, acceso a la informacin
y rendicin de cuentas, en las cuales las organizaciones
gubernamentales de Mxico se encuentran empeadas como
parte de una nueva cultura de gobernabilidad democrtica.
Tambin influye en la conformacin de la memoria histrica de
las instituciones y sus capacidades de gestin y vinculacin
con la sociedad.
72
La construccin de los sistemas de clasificacin, sin

embargo, no es tarea fcil, pues implica la implementacin
de una metodologa y visin conceptual de gran calado, la
cual debe traducirse en acciones instrumentales que apoyen
y den sentido a la organizacin de los archivos.
Los mecanismos de identificacin, agrupacin y sistematizacin
de la informacin archivstica, o sea, aquellos relacionados
con su clasificacin, ordenacin, descripcin, control y acceso
a las fuentes documentales, constituyen tareas que deben
apoyarse para su desarrollo en una serie de instrumentos
auxiliares; particularmente, el cuadro de clasificacin,
que estructura jerarquizando y codificando la informacin
archivstica producida masiva y desordenadamente en las
organizaciones gubernamentales hasta nuestros das.
El desarrollo de los sistemas de clasificacin atiende los
severos problemas que prevalecen en las administraciones
pblicas en relacin con el control de sus procesos, mtodos

y sistemas archivsticos, con el fin de propiciar una nueva
cultura en su produccin, organizacin, valoracin y difusin.
Dada la complejidad de los procesos archivsticos y,
particularmente, los asociados a los sistemas de clasificacin
archivstica, resulta necesario establecer una estrategia de
planeacin que haga posible la construccin del sistema y sus
instrumentos para integrar la secuencia operativa requerida.
El desarrollo del plan de clasificacin, adems de cubrir dicho
propsito, enfatiza la necesidad de no dejar nicamente en
manos de los profesionales de los archivos el desarrollo de
este y otros sistemas para la gestin de documentos, pues

ellos afectan de manera directa la administracin pblica
en su conjunto. Esto obliga a la autoridad administrativa
de las instituciones a travs de la integracin de grupos
interdisciplinarios vinculados con la autoridad archivstica a
participar de forma comprometida en el desarrollo del sistema
de clasificacin, el cual siempre va ms all de sus aspectos
tcnicos para influir decisivamente en la construccin de una
nueva cultura de la informacin archivstica.
Contribuir al cumplimiento de ese propsito es el objetivo
central del presente cuaderno de la coleccin.
73
Glosario44
Acceso a la informacin: derecho ciudadano de consultar,
de acuerdo con las disposiciones legales correspondientes,
la informacin pblica gubernamental.
Administracin de archivos: planeacin, organizacin,
direccin y control de las estructuras archivsticas y sus
recursos de operacin (humanos, materiales, tcnicos,
tecnolgicos, presupuestales).
Administracin de documentos: metodologa integral
para planear, dirigir y controlar la produccin, organizacin,
circulacin y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo
institucional de vida, atendiendo a una mayor economa y
racionalizacin en el manejo de los recursos operativos y las
estructuras archivsticas.
Administrador o gestor de documentos: profesional
encargado de dar tratamiento tcnico a los documentos
y archivos, con el propsito de organizarlos, valorarlos,
conservarlos y difundirlos
Agrupacin documental: asociaciones sucesivas de los
44
Algunas de las definiciones del glosario fueron tomadas de los Lineamientos
Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, emitidos por
el ifai y el agn (dof, 20 de febrero de 2004). Otras definiciones fueron hechas o
precisadas por el autor.
74
documentos de archivo que permiten vincularlos con el

expediente al que deben incorporarse, as como vincular
a los expedientes con la serie y fondo de archivo al que
pertenecen.
Archivo: el concepto tiene tres acepciones: 1. Conjunto orgnico
y organizado de informacin en cualquier soporte, producida
o recibida en el ejercicio de las funciones y atribuciones de
personas fsicas o jurdicas, pblicas y privadas. 2. Entidad
o institucin archivstica formalmente establecida, esto es,
como oficina, unidad administrativa o estructura registrada
en los organigramas y los reglamentos de organizacin y
funcionamiento de las instituciones. 3. Espacio fsico en el que
se deposita la documentacin que lo conforma, es decir, el
archivo como depsito.
Archivo de concentracin: unidad responsable de la
administracin de documentos cuya frecuencia de consulta
haya disminuido (semiactiva) y que permanecen en l hasta
que concluye su plazo de conservacin, en razn de sus
valores primarios de carcter administrativo, legal y fiscal. (En
el mbito hispanoamericano, esta unidad puede entenderse
tambin como archivo general, archivo de transferencia,
archivo intermedio).
Archivo histrico: Unidad responsable de organizar,
describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la
memoria documental institucional.
Archivo de trmite: constituye la unidad responsable de la

administracin de documentos en gestin, de uso cotidiano y
necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de
cualquier unidad administrativa u oficina.
Clasificacin archivstica: proceso de identificacin,

agrupacin por sus clases y diferencias, sistematizacin
y codificacin de expedientes de acuerdo con su origen
estructural y funcional.
Atribucin: capacidades competenciales de carcter general

de las organizaciones y sus divisiones internas, dadas a
estas por mandato legal.
Ciclo vital de los documentos: fases por las que pasan

los documentos en una institucin y que se caracterizan por
diversos usos institucionales de la informacin: una primera
etapa, denominada activa o de gestin de la informacin
documental; una segunda fase, conocida como semiactiva
o de conservacin precautoria de los documentos, y
una tercera etapa, inactiva o histrica de los testimonios
documentales. El ciclo vital se conoce tambin como la
teora de las tres edades de los documentos, a los que se
da tratamiento en los archivos de trmite durante su primera
edad, en el archivo de concentracin durante la segunda edad,
y en el archivo histrico durante su tercera edad.
Baja o depuracin documental: proceso de eliminacin

razonada y sistemtica de documentacin que haya prescrito
en sus valores primarios administrativos, legales y
fiscales, y que no posea valores secundarios o histricos
evidenciales, testimoniales o informativos, de conformidad
con el Catlogo de Disposicin Documental.
Catlogo de disposicin documental: registro general
y sistemtico que establece los valores primarios de
la documentacin, los plazos de conservacin o vigencia
documental en los archivos de trmite y concentracin, y la
determinacin de su destino final al trmino de sus vigencias,
que puede ser su eliminacin definitiva en caso de
carecer de valores secundarios o bien, su seleccin como
documentacin histrica o de valor permanente, susceptible
de transferirse para su conservacin y divulgacin a una
unidad de archivo histrico. (Tambin se lo conoce como
tablas de retencin, cuadro de vigencias o calendarios de
conservacin).
Comit de Archivos: organismo constituido por archivistas

y, en su caso, administradores, para la coordinacin de
acciones o programas archivsticos dentro de una institucin.
Est avalado por la legislacin o normativa institucional
oficial.
Conservacin archivstica: procesos y medidas destinados
a asegurar la preservacin, la prevencin o restauracin
de alteraciones fsicas de los documentos de archivo, y el
mantenimiento de los soportes en los que se encuentren.
75
Control de gestin: conjunto de acciones destinadas al

seguimiento, evaluacin y cumplimiento de actividades y
proyectos.
Correspondencia: conjunto de comunicaciones administrativas
emitidas o recibidas por las unidades administrativas u oficinas
de la institucin en el desempeo de sus actividades y el
ejercicio de sus atribuciones.
Cuadro general de clasificacin archivstica: modelo e
instrumento lgico que representa de forma sistemtica las
categoras establecidas como resultado de la clasificacin
archivstica y que refleja la estructura de los fondos con base
en las estructuras orgnicas y las atribuciones y funciones de
las instituciones.
Descripcin
archivstica:
elaboracin
de
una
representacin exacta de la unidad de descripcin y,
en su caso, de las partes que la componen, mediante la
recopilacin, el anlisis, la organizacin y el registro de la
informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y
explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el
sistema que los ha producido, de conformidad con la Norma
Internacional General de Descripcin Archivstica, isad(g)
[por las siglas en ingls de General International Standard
Archival Description. Puede descargarse en pdf desde
www.mcu.es/archivos/CE/RecProf/NormasDocumentos.
html].
76
Disposicin documental: Destino sucesivo inmediato de

los expedientes y series documentales dentro de un sistema
institucional de archivos, una vez que prescriben sus valores
primarios, administrativos, legales y fiscales. As, el destino
inmediato de los expedientes cuya utilidad administrativa
o de gestin prescriba en el archivo de trmite ser el
archivo de concentracin. Del mismo modo, el destino
inmediato de los expedientes que prescriben en el Archivo
de Concentracin ser la seleccin de los mismos como
archivo histrico, o su eliminacin en caso de que carezcan
de valores secundarios.
Documento (o unidad documental simple): todo registro
material de informacin con independencia del soporte en el
que se encuentre y los fines para los que haya sido creado.
Documento de archivo: informacin registrada en cualquier
soporte, producida, recibida y conservada por cualquier
persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus competencias
o en el desarrollo de su actividad y funciones, y que posee
un contenido, un contexto y una estructura que le otorgan
calidad probatoria de eventos y procesos de la gestin
institucional.
Documento electrnico: informacin producida, usada,
enviada o recibida por medios electrnicos o migrada a estos
por medio de un tratamiento automatizado, y que requiera de
una herramienta especfica para ser legible o recuperable.
Estructura organizacional: oficina o unidad administrativa

formalmente establecida dentro de las instituciones, que
cuenta con atribuciones y funciones legales y recursos para
su desempeo.
Expediente (o unidad documental compuesta): unidad
documental constituida por varios documentos de archivo,
ordenados lgica y cronolgicamente y relacionados por
un mismo asunto, materia, actividad o trmite, o por ser
resultado de un mismo proceso de gestin y acumulacin de
los documentos que los constituyen.
Explosin de documentos: produccin masiva
descontrolada de documentos en las instituciones.
Fondo: conjunto de documentos, con independencia de

su tipo documental o soporte, producidos orgnicamente
o utilizados por una persona fsica, familia o entidad en el
transcurso de sus actividades y funciones como productor.
Funcin: cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o
tarea asignada a una institucin por la legislacin, poltica
o mandato. Las funciones pueden dividirse en conjunto de
operaciones coordinadas como subfunciones, procesos,
actividades, tareas o acciones.
Gestin documental (o gestin de documentos):
tratamiento integrado de la documentacin a lo largo de su
ciclo vital a travs de la ejecucin de procesos de produccin,

integracin, clasificacin, ordenacin, descripcin, valoracin,
conservacin y difusin de la informacin archivstica.
Informacin adjetiva: informacin administrativa que
genera documentacin comn a todas las dependencias o
entidades.
Informacin documental: informacin producida por
instituciones o entidades, registrada en documentos de
archivo. Sinnimo de informacin archivstica.
Informacin de gestin: informacin formalmente registrada
en cualquier soporte que derive del desempeo de las
funciones o atribuciones de cualquier institucin, dependencia
o entidad o que se requiera para el desempeo de estas.
Informacin sustantiva: informacin especfica de las
instituciones relacionadas con la razn de ser de las mismas.
Instrumentos de control archivstico: instrumentos
tcnicos que permiten el desempeo de las actividades
archivsticas y el control de la documentacin a lo largo de
su ciclo vital.
Inventarios documentales: instrumentos de consulta
que describen las series o expedientes de un archivo y que
77
permiten su localizacin (inventario general), transferencia

(inventario o relacin de transferencia) o baja documental
(relacin de expedientes objeto de eliminacin).
Normatividad archivstica: conjunto de regulaciones,
lineamientos o disposiciones jurdicas, tcnicas o
administrativas para la gestin de documentos y la
organizacin de archivos.
Organizacin estructural de los archivos: creacin formal
de los archivos de trmite, de concentracin o histricos,
reconocida jurdicamente por las instituciones.
Planeacin estratgica: proceso que se efecta para la
determinacin de objetivos, metas, desarrollo de actividades
y evaluacin de resultados en cualquier campo de actividad.
Rendicin de cuentas: obligacin de los funcionarios y
polticos de informar a los ciudadanos sobre las acciones
y resultados de gobierno, as como de los procesos
deliberativos y la toma de decisiones.
Seccin: diferenciacin y estratificacin de un fondo,
lo cual da lugar a grupos ms especficos formados por
documentacin que, teniendo un origen institucional comn,
presenta ciertas semejanzas estructurales concretas que los
distinguen de otras secciones.
78
Serie documental: conjunto de expedientes cuya produccin

y uso se relaciona con el ejercicio de una funcin o atribucin
genrica. La serie documental constituye un concepto central
en la organizacin de archivos, pues agrupa en una categora
superior los expedientes individuales de un archivo. Las
series constituyen divisiones elementales de las secciones
de un fondo, integradas por grupos de documentos ms
pequeos que, adems de sus afinidades concretas,
presentan similitudes temticas exclusivas, en relacin con
una funcin institucional especfica que las distingue de otros
bloques o series documentales.
Sistema: conjunto de elementos o componentes que
interactan para el cumplimiento de fines o metas comunes.
Sistema de archivos: conjunto de mtodos, procesos,
procedimientos, instrumentos y recursos destinados a la
integracin, clasificacin, ordenacin, descripcin, valoracin
y disposicin, conservacin, preservacin y divulgacin de la
informacin archivstica.
Sistema Institucional de Archivos (sia): unidades de
archivos de trmite, de concentracin e histricos y reas
coordinadoras de archivos que interactan a lo largo del
ciclo vital de los documentos para la correcta administracin
de los mismos, tambin conocido como Sistema Red de
Archivos.
Sujeto productor: persona fsica o jurdica que, de acuerdo

con el desempeo de las actividades que se le confieren de
acuerdo con la legislacin vigente, produce documentos de
archivo.
Transparencia: prctica permanente de un Estado
democrtico que coloca la informacin en la vitrina pblica.
Transferencia: traslado controlado y sistemtico de
expedientes de consulta espordica de un archivo de trmite
a un archivo de concentracin (transferencia primaria), y de
expedientes que deben conservarse de manera permanente,
del archivo de concentracin al archivo histrico (transferencia
secundaria).
Ubicacin topogrfica: ordenacin de los expedientes
de un archivo en el espacio o mobiliario destinado para su
resguardo fsico y que puede seguir criterios cronolgicos,
alfabticos, numricos, geogrficos, onomsticos, cromticos
o mixtos.
Unidad administrativa: cualquier estructura orgnica de una
institucin con nivel de oficina superior o directiva (Direccin
General o equivalente) y oficinas de mandos superiores
(Oficiala Mayor, Coordinacin General, Subsecretara,

Secretara, Oficina del Ministro y de los viceministros, etctera).
Unidad central de correspondencia: rea encargada de
brindar los servicios centralizados de recepcin y despacho
de la correspondencia oficial dentro de las instituciones,
conocidas genricamente como Oficiala de Partes. En
algunos lugares la denominan Ventanilla nica.
Valoracin: actividad que consiste en el anlisis e
identificacin de los valores documentales para establecer
criterios y plazos de vigencia, as como de disposicin
documental.
Valor documental: condicin de los documentos que les
confiere caractersticas administrativas, legales y fiscales en
los archivos de trmite o concentracin (valores primarios),
o bien, evidenciales, testimoniales e informativos en los
archivos histricos (valores secundarios).
Vigencia documental: periodo durante el cual un documento
de archivo mantiene sus valores administrativos, legales
y fiscales, de conformidad con las disposiciones jurdicas
vigentes.
79
Bibliografa
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en el sitio web www.infodf.org.mx, enlace Publicaciones, o
en el Aula Virtual de Capacitacin del Infodf, como curso de
capacitacin a distancia].
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81
Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas

de clasificacin y ordenacin archivstica
se termin de imprimir en el mes de diciembre de 2011
Tiraje: 3,000 ejemplares
Edicin a cargo del
Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de Datos

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Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas de clasificacin y

Jos Antonio Ramrez Delen

Aurora Gmez Galvarriato Freer

Sigrid Arzt Colunga

Araceli Alday Garca

Mara Marvn Laborde

Mara del Pilar Pacheco Zamudio

Mara Elena Prez-Jan Zermeo

Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas de clasificacin y ordenacin archivstica

3. rbol de Clasificacin ......................................................................................................................................................... 24

Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas de clasificacin y ordenacin archivstica

V. Plan de clasificacin .............................................................................................................................................................. 65

Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas de clasificacin y ordenacin archivstica

La coleccin Gestin de Documentos y Administracin de

de sus instrumentos de control archivstico. Con ellos se

favorecer la construccin de la memoria histrica de las

en la cultura democrtica de transparencia, acceso a la

Cobertura temtica de los cuadernos

5. Metodologa para la valoracin y disposicin

1. Metodologa para la organizacin de sistemas

Los ttulos de la coleccin guardan entre s una estrecha

2. Produccin e integracin de la informacin

documental: aspectos tericos e instrumentales

relacin e interinfluencia, por lo que, independientemente

3. Metodologa para el diseo y formulacin de

tercer cuaderno), ni tampoco los contenidos de este

4. Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de

respecto de los relacionados con la descripcin y valoracin

Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas de clasificacin y ordenacin archivstica

Todos estos procesos se efectan desde la primera etapa

Cabe destacar que en cada uno de los cuadernos se

Composicin del cuaderno Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas

En el siguiente apartado se describe una serie de

Como en el resto de los cuadernos de la coleccin, el presente

instituciones pblicas. Sin embargo, debido a que los cuadernos

Objetivo general del cuaderno

Describir un modelo metodolgico general para

Describir el marco terico general que sustenta

Reconocer la metodologa para la construccin

Destacar la importancia y los elementos por

Servir como gua tcnica en las acciones de

Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas de clasificacin y ordenacin archivstica

Captulo I. Marco terico de referencia

Sumario: 1. Introduccin. 2. Breves notas terico-histricas

virtud de que permite estructurar, desde su origen, la

En el presente cuaderno se aborda el tema de la clasificacin y ordenacin.

carezcan de importancia; por el contrario, puede afirmarse

La construccin de un sistema de clasificacin archivstica (sca)

de serios estudios institucionales, en el reconocimiento de

Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas de clasificacin y ordenacin archivstica

Wailly en 1841 con el que, segn afirman los especialistas,

El debate en cuestin se asocia con los criterios a partir

revista/mei17/1997-17-50.pdf], y de Barbadillo Alonso, Javier, Apuntes

Ver Montejo Uriol, ngel, op. cit., p. 54.

terica de la archivstica, ponen en entredicho la eficacia de

Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas de clasificacin y ordenacin archivstica

funciones y actividades propias de los organismos, ms que

Ver, en el primer cuaderno, una explicacin detallada de la teora de sistemas.

Los sistemas polijerrquicos refieren la interdependencia de las funciones

Los crticos de la clasificacin funcional oponen argumentos

Tales como las normas isad(g) e isaar (cpf), o la

que a pesar de ser