PEPSU

PEPSU

Definicin del proceso

Conjunto de actividades que transforman o convierten uno o ms insumos en
resultados que proporcionan un valor a quien usa, aplica o demanda dichos
resultados.
Definicin del PEPSU
Es una representacin visual sencilla de cmo opera el proceso con relacin a sus
proveedores, entradas, procesos, salidas y usuarios. Este tipo de diagrama es
muy til ya que nos presenta un mapa de primer nivel del proceso. El PEPSU
representa el flujo del proceso total:
Proveedores = Proporciona las entradas
Entradas = Lo que el proceso concierte en salidas
Proceso = El proceso de convertir las entradas en salidas
Salidas = Resultado del proceso
Usuarios = Aquellos que reciben las salidas
PROVEEDORES
Son entidades que
proporcionan
materiales,
informacin, energa,
etc., a los procesos

Reciben
retroalimentacin de
las mediciones

ENTRADAS
Son todos los
materiales,
informacin, apoyo,
energa, etc., tangible
o intangible,
necesaria para operar
los procesos
Deben ser medibles
Desarrollar
mediciones y analizar
Retroalimentacin de
los proveedores

PROCESOS
Son actividades,
movimientos,
acciones, etc.,
para convertir
las entradas en
salidas
Definir,
entender,
analizar y
graficar los
procesos
Desarrollar la
mediciones y
analizar

SALIDAS
Son los resultados
tangibles o empricos de
un proceso. Las salidas
deben ser medibles
Desarrollar mediciones y
analizar
Es constante el proceso?
NO
SI
Observar,
preguntar,
trabajar
para lograr
la
consistenci
a del
proceso
Satisface el proceso las
necesidades del usuario?
NO
SI
Asignar un
Observar,
equipo de
realizar
proyecto
encuestas
para
entre los
mejorar el
usuarios,
proceso
buscar
oportunida
des para la
superacin

USUARIOS
Son las personas para
las cuales se crea la
salida

Hacer encuestas para

obtener los criterios
de adecuacin al uso
(necesidades)

Mejorar el proceso
cuando sea necesario

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permanent
e

Diagnstico del Proceso

Es el anlisis de los diversos factores que en conjunto determinan la percepcin que se
tiene del proceso con respecto a su nivel de eficiencia.
1. Cul es el principal objetivo del proceso seleccionado?
2. Qu considera que no se esta cumpliendo del objetivo dentro del proceso?
3. Del proceso seleccionado describa cuales son los productos o servicios que se
generan.
4. De acuerdo a su percepcin las caractersticas de los productos o servicios
cumplen con los estndares establecidos?
5. De acuerdo a su percepcin las caractersticas de los productos o servicios
satisfacen las necesidades de sus usuarios?
6. El proceso tiene una clara relacin con la misin, visin, objetivos estratgicos y
polticas de la institucin?
7. Considera usted que el proceso cuenta con controles que permitan identificar
posibles desviaciones?
8. Actualmente existen acciones de mejora que se estn ejecutando en el proceso?
9. Cules considera usted que son los problemas principales que existen en el
proceso seleccionado?
10.Cmo considera usted que debera operar el proceso seleccionado (en cuanto a
tiempo, costo, calidad, etc.)?

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Observar las actividades del proceso

Hoja de trabajo
Es una herramienta que nos permite identificar las actividades que componen al
proceso con la secuencia en que se presentan, sus responsables, tiempos y
volmenes; as como las reas de oportunidad en las que pudiera implementarse
acciones de mejora.
Aplicacin

Seleccionar el proceso a analizar.

Levantamiento de flujos del proceso, listando las actividades componentes.

Identificar los tipos de actividades que se realizan (operacin, traslado,

demora, verificacin, archivo o correccin).

Identificar el tiempo que se utiliza para desarrollar cada actividad, as como

acciones de mejora.

MAPEO DE PROCESOS
Concepto

Un flujogramas o diagrama de flujo es la representacin grfica de las secuencias

de pasos que integran un proceso.
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Caractersticas:
Incorporar toda la informacin necesaria para que sea de mayor utilidad.
Se representan por smbolos para representar lo que ocurre en el proceso
de trabajo.
Dar visibilidad al trabajo
Mejora la comunicacin y el conocimiento para aquellas personas
involucradas con el proceso.
Documentar las rutas que se emplean para aumentar el nivel de
satisfaccin del cliente
Esto va a llevar a reducir el tiempo del ciclo del proceso, disminuir defectos,
abatir costos, establecer mediciones de desempeo orientadas al cliente,
reducir el nmero de pasos y elevar la productividad
Se emplean para mostrar:
Cmo se llevan acabo los trabajos en una organizacin
Revelan la combinacin especfica de funciones, pasos, entradas y salidas
que la organizacin utiliza para aportar valor a sus clientes.
Se realiza para ilustrar cmo se desea que la organizacin realice el
trabajo.
Los principales uso de los diagramas son los siguientes:
Orientar a los nuevos empleados.
Organizar el trabajo.
Aclarar papeles y contribuciones.
Identificar oportunidades de mejora.
Como ayuda para medir el desempeo
SIMBOLOGA DEL DIAGRAMA DE FLUJO
LIMITE (inicio o final): identifica el principio o el final de un proceso
OPERACIN identifica una actividad o tarea en el proceso que
modifica un insumo.
MOVIMIENTO O TRANSPORTE indica el transporte de un resultado
de un lugar a otro.
INSPECCIN identifica una detencin en el flujo del proceso para
evaluar la calidad del resultado o para obtener autorizacin para
continuar
DEMORA identifica cuando algo debe esperar o ser puesto en
almacenamiento temporal
ALMACENAMIENTO identifica en resultado almacenado en espera
de un cliente.

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DECISIN designa un punto de decisin o divisin del flujo del
proceso. Debe anotarse en su interior la cuestin a decidir, identificar
cada ruta que surge del punto de decisin con las opciones
resultantes de la resolucin, como: SI o NO.
DOCUMENTO indica que el resultado de una actividad se registra en
un medio impreso.

BASE DE DATOS identifica cuando la salida de una actividad se

almacena en un medio electrnico.

CONECTOR indica que una salida de un flujograma representa una

entrada para otro. Se anota una letra en el interior que denote una
salida o entrada. A veces, una punta de flecha asociada a este
smbolo indica si se trata de una entrada o salida; si la punta de la
flecha seala el interior, representa una entrada; si marca hacia el
exterior ilustra una salida.
FLECHAS (flujos de las entradas o salidas): indica la secuencia y
direccin del flujo de un proceso, y por lo general representa la
transferencia del resultado de una actividad a la siguiente.

Como crear un flujograma

1.- Definir los lmites del proceso

2.- Mantener el flujo del proceso de izquierda a derecha y de arriba abajo

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3.- Incorporar informacin al diagrama utilizando los smbolos

4.- Mantener los smbolos equidistantes

5.- Las entradas y salidas deben pasar por encima o por debajo, en vez
de hacer interseccin.

6.- Asegurar que los resultados de los smbolos de decisin ostenten

etiquetas.