TRD y CCD Universidad Surcolombiana

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
GRUPO ADMINISTRACIN DE DOCUMENTO
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTA
Aprobada mediante Acuerdo del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin No. 003 del 18
Adoptada mediante Resolucin Rectoral de la Universidad Surcolombiana No. 0151 del 30 de ag
Este documento es dinmico y es susceptible de modificaciones que se puedan dar en el desarrollo de la gestin
Acadmica-Administrativa
ITEM
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
GRUPO ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Aprobada mediante Acuerdo del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin No. 003 del 18 de abril de 2006
Adoptada mediante Resolucin Rectoral de la Universidad Surcolombiana No. 0151 del 30 de agosto de 2006
Este documento es dinmico y es susceptible de modificaciones que se puedan dar en el desarrollo de la gestin
Acadmica-Administrativa
DEPENDENCIA
RECTORA
DIRECCIN DE SEDES
SECRETARIA GENERAL
OFICINA DE PLANEACIN
CONTROL INTERNO
OFICINA DE JURDICA
RELACIONES NACIONALES E INTERNACION.
CONTROL DISCIPLINARIO
VICERRECTORIA ACADMICA
CENTRO DE ADMISIONES Y CONTROL ACADEMICO
DIRECCIN GENERAL DE CURRICULO
DIRECCIN GENERAL DE INVESTIGACION
DIRECCION GENERAL DE EXTENSIN
FACULTADES
DECANATURA
SECRETARIA DE FACULTAD
DEPARTAMENTO DE FACULTAD
INSTITUTO DE INVESTIGACN Y EXTENSIN
SEDES REGIONALES
VICERRECTORIA DE RECURSOS
CENTRO DE GESTIN DE REDES
DIVISIN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
DIVISIN DE RECURSOS
CENTRO DE DOCUMENTACIN E INFORMACIN
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
DIVISIN DE PERSONAL
DIVISIN FINANCIERA
DIVISIN DE SERVICIOS GENERALES
VICERRECTORIA DE INVESTIGACIN (En proceso de actualizacin)
CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL
NA
NTOS
NTAL
del 18 de abril de 2006

0 de agosto de 2006
in
Cdigo
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.8
4
4.1
4.2
4.3
4.4
5
5.2
5.3
5.4
5.5
6
7
7.1
7.2
7.3
7.4
8
8.1
8.2
8.3
UNIVERSIDAD SURCOLOMBI
GRUPO ADMINISTRACION DE DOC
CUADRO DE CLASIFICACIN DOC
DICIEMBRE 2005
INICIO
CODI
GO
SERIES DOCUMENTALES
01
ACTAS
CODI
GO
001
002
003
004
005
006
007
008
009
010
011
012
013
014
015
016
017
018
019
020
021
022
023
024
025
026
027
028
029
030
031
02
ACUERDOS
032
033
034
03
ASESORIAS
035
036
04
SERIES DOCUMENTALES
AUDITORIAS
037
038
05
BALANCES
039
06
BOLETINES
040
041
042
043
044
045
07
CONCEPTOS
046
047
08
CONCILIACIONES BANCARIAS
048
049
09
SERIES DOCUMENTALES
COMUNICACIONES OFICIALES
10
CONTRATOS
050
051
052
053
054
055
SERIES DOCUMENTALES
056
11
CONVENIOS
057
058
059
060
12
DECLARACIONES INGRESOS Y
PATRIMONIO
13
DERECHOS DE PETICION
SERIES DOCUMENTALES
061
062
063
064
14
ESTUDIOS SOCIOECONOMICOS
065
066
15
EXPEDIENTES DE ASIGNACION DE
PUNTAJES A DOCENTES
067
068
16
EXPEDIENTES DE
INVESTIGACIONES
DISCIPLINARIAS
069
17
SERIES DOCUMENTALES
EXPEDIENTES DE SELECCIN Y
EVALUACIN DE DOCENTES
070
071
072
18
HISTORIAS ACADEMICAS
073
074
19
SERIES DOCUMENTALES
HISTORIAS CLINICAS
075
20
HISTORIAS LABORALES
076
SERIES DOCUMENTALES
077
21
INFORMES
078
079
080
081
082
083
084
085
086
SERIES DOCUMENTALES
087
088
089
22
INVENTARIOS
090
091
092
093
094
23
LIBROS CONTABLES
095
096
097
24
LIBROS DE PRESUPUESTO
098
099
100
101
102
103
104
105
106
107
25
LIBROS RADICADORES
108
26
MANUALES
109
110
111
27
SERIES DOCUMENTALES
MOVIMIENTOS CONTABLES
112
113
28
NOMINAS
114
115
29
SERIES DOCUMENTALES
ORDENES DE PAGO
116
117
30
PLANES Y PROGRAMAS
118
119
120
121
122
SERIES DOCUMENTALES
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
SERIES DOCUMENTALES
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
SERIES DOCUMENTALES
143
144
145
146
147
148
149
150
151
152
SERIES DOCUMENTALES
153
154
155
156
157
158
159
160
SERIES DOCUMENTALES
161
162
163
164
165
166
167
168
31
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
169
170
SERIES DOCUMENTALES
32
PROCESOS JUDICIALES
171
172
173
33
PROGRAMACIONES
ACADEMICAS
174
175
176
177
34
PROYECTOS
178
SERIES DOCUMENTALES
179
180
181
182
35
REGISTRO DE TITULOS UNIVERSITARIOS
36
RESOLUCIONES
37
TABLAS DE RETENCIN
DOCUMENTAL
183
38
TRANSFERENCIAS
__________________________________________________
PROYECT: MARIA DEL CARMEN TRILLERAS CASTRO
184
GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL
DICIEMBRE 2005
SUBSERIES DOCUMENTALES
ACTAS COMIT ACREDITACIN
ACTAS COMITE ADMINISTRATIVO
ACTAS COMIT DE ADMISIONES
ACTAS COMIT DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS
ACTAS COMIT DE ARCHIVO
ACTAS COMIT DE ASIGNACIN DE PUNTAJES
ACTAS COMIT DE BIBLIOTECA
ACTAS COMIT DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
ACTAS COMIT DE CONCILIACIN
ACTAS COMIT DE CONTRATACIN
ACTAS COMIT DE COORDINACIN DE CONTROL
INTERNO
ACTAS COMIT DE SELECCIN Y EVALUACIN DE
DOCENTES
ACTAS COMIT DIRECCION GENERAL DE SEDES
ACTAS COMIT DIRECCIN GENERAL DE EXTENSIN
ACTAS COMIT DIRECCIN GENERAL DE
INVESTIGACIN
ACTAS COMIT DIRECCIN GENERAL DE CURRICULO
ACTAS CONSEJO DE FACULTAD
ACTAS CONSEJO DE PROGRAMA
ACTAS CONSEJO DE DEPARTAMENTO DE FACULTAD
ACTAS DE BAJA DE BIENES INSERVIBLES
ACTAS DE COMISION DE PERSONAL
ACTAS DE CONSEJO ACADEMICO
ACTAS DE CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO
ACTAS DE ELIMINACIN DE DOCUMENTOS
ACTAS DE ENTREGA DE DOCUMENTOS A ABOGADOS
EXTERNOS
ACTAS DE ENTREGA DE DOCUMENTOS A ASISTENTES
JURIDICOS
ACTAS DE REUNION DE ABOGADOS
ACTAS DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
ACTAS DEL COMIT PARITARIO DE SALUD

OCUPACIONAL
ACTAS DEL INSTITUTO DE INVESTIGACION Y EXTENSION
ACTAS SUBCOMITES DE AUTOCONTROL DE
DEPENDENCIAS
ACUERDOS CONSEJO DE FACULTAD

ACUERDOS DE CONSEJO ACADMICO
ACUERDOS DEL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO
ASESORIAS PARA LOS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS
ASESORIAS PARA LOS PROCEDIMIENTOS ACADEMICOS

AUDITORIAS AL FUNCIONAMIENTO ACADEMICO
AUDITORIAS AL FUNCIONAMIENTO ADMINISTRATIVO
BALANCES ANUALES CONTABLES
BOLETINES DE PRENSA
BOLETINES DE REPORTE DE CAJA DIARIO DE FONDOS

COMUNES

ESPECIALES
BOLETINES DE REPORTE DE CAJA DIARIO DEL FONDO

DE
PREVISION SOCIAL
BOLETINES DIARIOS DE TESORERIA
BOLETINES ESTADISTICOS
CONCEPTOS JURIDICOS
CONCEPTOS TECNICOS
CUENTAS DE AHORRO
CUENTAS CORRIENTES
COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS
CONTRATOS DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CONTRATOS DE ARRENDAMIENTOS
CONTRATOS DE COMPRA Y VENTAS DE BIENES
CONTRATOS DE MANTENIMIENTO
CONTRATOS DE PRESTACIN DE SERVICIOS
CONVENIO DE COOPERACIN TECNOLOGICA O

ACADEMICA
CONVENIOS DE PRACTICAS O DE PASANTIAS
CONVENIOS DE SUBVENSIN DE MATRCULAS
CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
DECLARACIONES IVA
DECLARACIONES RETEFUENTE
DECLARACIONES RETEICA
DERECHOS DE PETICION INTERNOS Y EXTERNOS
ESTUDIOS SOCIOECONOMICOS A ESTUDIANTES PARA

EFECTOS DE MATRICULAS
ESTUDIOS SOCIOECONOMICOS A TRABAJADORES DE LA

UNIVERSIDAD PARA EFECTOS DE OTORGAR AUXILIOS
ECONOMICO
EXPEDIENTES DE ASIGNACIN DE PUNTAJE A

DOCENTES POR PRODUCCIN INTELECTUAL
EXPEDIENTES DE ASIGNACION DE PUNTAJES A

DOCENTES POR TITULOS OBTENIDOS
EXPEDIENTES DE INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS

DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTES
EXPEDIENTES DE SELECCIN Y EVALUACIN DE
DOCENTES DE MEDIO TIEMPO

DOCENTES DE TIEMPO COMPLETO

DOCENTES OCASIONALES Y CATEDRATICOS
HISTORIAS ACADEMICAS ESTUDIANTES DE POSTGRADO
HISTORIAS ACADEMICAS ESTUDIANTES DE PREGRADO
HISTORIAS CLINICAS DE ESTUDIANTES
HISTORIAS LABORALES DE DOCENTES
HISTORIAS LABORALES DEL PERSONAL
ADMINISTRATIVO
INFORMES A LAS ENTIDADES DE CONTROL

INFORMES AL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO
INFORMES AL ICFES
INFORMES DE OTRAS DEPENDENCIAS
INFORMES DE ESTADOS FINANCIEROS
INFORMES DE GESTION
INFORMES DE LOS CREAD
INFORMES DE LOS SUBCOMITE DE AUTOCONTROL
INFORMES DE QUEJAS Y RECLAMOS
INFORMES DE SERVICIOS ACADEMICOS REMUNERADOS
INFORMES ESTADISTICOS
INFORMES TECNICOS
INVENTARIOS DE BIENES DE CONSUMO

INVENTARIOS DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
INVENTARIOS GENERAL DE BIENES INMUEBLES
INVENTARIOS DE VEHICULOS
INVENTARIOS GENERALES DE BIENES MUEBLES
LIBROS MAYOR Y BALANCE

LIBROS AUXILIARES DE BANCOS
LIBROS DIARIO COLUMNARIO
LIBROS DE APROPIAC IN
LIBROS DE CONTROL DE RESERVA DE APROPIACIN
LIBROS DE CUENTAS POR COBRAR
LIBROS DE GASTOS DE PERSONAL
LIBROS DE GASTOS GENERALES
LIBROS DE INGRESOS
LIBROS DE PAGOS
LIBROS DE RESERVA DE CAJA
LIBROS DE RESERVA PRESUPUESTAL
LIBROS DE TRANSFERENCIAS DE FONDOS
LIBROS RADICADORES DE DOCUMENTOS
MANUALES DE ARCHIVO
MANUALES DE FUNCIONES
MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MOVIMIENTOS DIARIOS DE CONTABILIDAD
MOVIMIENTOS DIARIOS DE TESORERIA
NOMINAS DE DOCENTES
NOMINAS DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
ORDENES DE COMPRA
ORDENES DE TRABAJO
PLANES ANUALES DE ADQUISICIONES
PLANES ANUALES DE INVESTIGACIN
PLANES ANUALES DE PROYECTOS Y SERVICIOS DE

EXTENSIN
PLANES DE ACCION ANUAL
PLANES DE DESARROLLO DE LAS FACULTADES
PLANES DE DESARROLLO DE LAS SEDES
PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
PLANES DE DIFUSIN DE CONTROL INTERNO
PLANES DE DIVULGACIN DE LOS RESULTADOS DE

INVESTIGACIN
PLANES DE DOTACIONES Y EQUIPOS
PLANES DE ESTUDIO Y TRAMITES DE LOS NUEVOS

PLANES DE
ESTUDIO
PLANES DE EVALUACIN DE PROYECTOS DE

EXTENSIN
PLANES DE INVERSION
PROGRAMA ANUAL DE OBRAS DE CONSTRUCCIN
ADECUACIN Y MANTENIMIENTO DE LAS SEDES
PROGRAMA DE ACTUALIZACIN DE BASES DE DATOS

COLECCIONES DE REFERENCIA HEMEROTECA Y
COLECCIN GENERAL
PROGRAMA DE ASESORIA Y ORIENTACIN BIBLIOGRAFICA
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE VEHICULOS
PROGRAMA DE PRESTAMO BIBLIOGRAFICO DE EQUIPOS

Y
MATERIAL DIDACTICOS
PROGRAMA DE PROCESAMIENTO TECNICO DEL

MATERIAL
BIBLIOGRAFICO
PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
PROGRAMAS DE LA COORDINACIN DE DEPORTES
PROGRAMAS ACTUALIZACIN NOVEDADES DE

NOMINA
PROGRAMAS COPIAS DE SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS

DE
INFORMACION DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
PROGRAMAS DE ASESORIA SOCIOLABORAL A

MIEMBROS DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA
PROGRAMAS DE CAPACITACIN CURRICULAR
PROGRAMAS DE DESARROLLO HUMANO
PROGRAMAS DE DIFUSIN Y DIVULGACIN BIBLIOGRAFICA
PROGRAMAS DE EXTENSIN CULTURAL DE ALIANZAS

ESTRATEGICAS PARA LA CONSECUCIN DE
IMIPLEMENTOS Y RECURSOS HUMANOS PARA EL
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES
PROGRAMAS DE EXTENSIN CULTURAL DE

DESARROLLO DEL
CONVENIO COLCULTURA - USCO
PROGRAMAS DE EXTENSIN CULTURAL DE GESTION

PARA LA
CONSECUCIN DE ELEMENTOS CULTURALES
PROGRAMAS DE EXTENSIN CULTURAL PARA LA

CONFORMACIN DE GRUPOS ARTISTICOS DE
EXTENSIN CULTURAL UNIVERSITARIA
PROGRAMAS DE EXTENSION CULTURAL PARA LA

ELABORACION DEL MATERIAL PUBLICITARIO DE LA
USCO
ORGANIZACIN Y DESARROLLO DE TALLERES
ARTISTICOS

PROYECCION CINE AL DESCUBIERTO
PROGRAMAS DE EXTENSIN CULTURAL PARA
REALIZACIN DE EVENTOS CULTURALES
PROGRAMAS DE INDUCCIN DE ESTUDIANTES DE
PRIMER SEMESTRE
PROGRAMAS DE PLANTA FISICA PARA EL PRESTAMO

DE INSTALACIONES POR SOLICITUDES
PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL DE ATENCIN

EN CASO DE ACCIDENTES DE TRABAJO DEL SERVIDOR
PUBLICO
PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL DE PROMOCIN

Y
PREVENCIN DE ENFERMEDADES CARDIO VASCULARES
PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL DE SALUD ORAL

Y PREVENCIN DE ENFERMEDADES DEL SISTEMA
ESTOMATOGMATICO
PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL DE PREVENCION

DE CANCER
PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL PARA

VALORACIN MEDICA PREO-CUPACIONAL A
ASPIRANTES A SER VINCULADOS A LA USCO
PROGRAMAS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA DE LA USCO
PROGRAMAS DE SELECCIN Y ADQUISICIN DE

MATERIAL
BIBLIOGRAFICO
PROGRAMAS DE SERVICIO AL CLIENTE Y CLIMA

ORGANIZACIONAL
PROGRAMAS DE SERVICIO DE TRANSPORTE PARA

USUARIOS
INTERNOS Y EXTERNOS
PROGRAMAS DE SERVICIO DE TRANSPORTES PARA

PRACTICAS
ACADEMICAS
PROGRAMAS DE SERVICIOS MEDICOS Y

ODONTOLOGICOS
PROGRAMAS DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES PARA

LOS
VEHICULOS
PROGRAMAS SERVICIO DE ASEO EN INSTALACIONES USCO
PROGRAMAS SERVICIO DE MANTENIMIENTO LOCATIVO
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ACADEMICOS
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCESOS JUDICIALES ADMINISTRATIVOS A
FAVOR Y EN CONTRA
PROCESOS JUDICIALES ADMINISTRATIVOS

ORDINARIOS Y ESPECIALES
PROCESOS JUDICIALES LABORALES Y CIVILES
PROGRAMACIN DE CONSEJERIAS ACADEMICAS
PROGRAMACIONES ACADEMICAS DE ASIGNATURAS
PROGRAMACIONES ACADEMICAS DE
ASIGNATURAS ELECTIVAS
PROGRAMACIONES DE MONITORIAS
ACADEMICAS
PROYECTOS DE ACREDITACIN
PROYECTOS DE DESARROLLO ACADEMICO - SEDES
PROYECTOS EDUCATIVOS UNIVERSITARIOS

PROYECTOS DE INVERSION
PROYECTOS DE INVESTIGACIN COFINANCIADOS
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL DE

DEPENDENCIAS
TRANSFERENCIAS DE FONDOS
OMBIANA
DOCUMENTOS
DOCUMENTAL
5
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
Formato de Asesora y Acompaamiento

Plan de auditoria
Plan curricular
Plan de investigaciones
Plan de Proyeccion Social
Informe
Plan de auditoria
Plan anual de accion
Gua de procedimiento de control
Informe
Balance
Boletin de prensa
fotografas
grficos
cuadro de ingresos
cuadro de ingresos
relacin de descuentos
Formato para reacoleccion de informacion

Boletin estadstico
Solicitud
Convenio o proyecto
Concepto
Solicitud
Convenio o proyecto
Concepto
Estractos
formato auxiliar de bancos
Notas debito
Notas crdito
Consignaciones
Relacin de cheques girados
Notas de contabilidad
Acta Comit de Contratacin

Concepto tcnico
Certificado de disponibilidad presupuestal
ofertas
Contrato
Pliza de cumplimiento
Recibo de pago de impuestos
Recibo de pago publicacion en el Diario 0ficial
Registro Presupuestal
Acta de iniciacion
Acta de Liquidacion
Solicitud
informe sobre estudios de costos
registro cmara de comercio
fotocopia cdula del solicitante
contrato
certificacin del Rut
solicitud
formato plan de necesidades anual
acta comit adquisicin y suministros
concepto de viabilidad financiera
concepto tecnico de viabilidad financiera
certificado de disponibilidad presupuestal
oferta
cotizaciones
orden contractual de bienes
registro presupuestal
factura
acta de recibido a satisfaccin
Solicitud
cotizaciones
informe sobre estudio de costos
solicitud apertura de licitacin
pliego de condiciones
informe de presupuesto de la obra
orden de ejecucin interna a servicios generales
orden de trabajo (si es personal externo)
acta de iniciacin
acta de entrega a satisfaccin de la obra
informe
formato de reporte de obra construida
TIPOLOGIAS
Autorizacin de la Vicerrectora Administrativa
contrato de la prestacin de servicios
pliza del cumplimiento del contrato
publicacin en el dliario oficial
afiliacin a pensin y salud
nmina
carta de intensin
acta de consejo de facultad centro e instituto
cuadro de presupuesto
convenio
cronograma de actividades
acta de iniciacin
certificado de cumplimiento
acta de liquidacin
Carta de intensin
Acta de consejo de facultad centro o instituto
convenio o informe
Carta de intensin
convenio
resolucin
convenio
certificado de existencia y representacin legal de la entidad (si
es privado)
acta de iniciacin
acta de liquidacin
informe
TIPOLOGIAS
solicitud de visita domiciliaria

informe de visita domiciliaria
resolucin
cuadro de estudio socioeconmico
Ensayo, produccin de video, obra cinematografica o fonografica

revista espcecializada extranjera de produccin o difusin internacional,
revista especializada nacional de circulacin nacional o regional
investigacin publicada y/u obra de creacin artstica
libro de texto
publicacin a nivel universitario
premio nacional o internacional
resea crtica
traduccin
solicitud del docente
acta del comit de puntaje
resolucin de reconocimiento
comunicacin al docente
Solicitud del docente

titulo de especialista (magister o doctorado)
acta de grado
acta de comint de asignacin de puntajes
oficio de novedad al rector
Informe o Queja
Auto de apertura de indagacin preliminar.

Autos de Decreto de pruebas
Documentos de prctica de pruebas
Informe de evaluacin de la indagacin preliminar
Auto de apertura de la investigacin
Informe de evaluacin de la Investigacin
Edictos de notificacin
Auto de pliego de cargos
Resolucin (es) de fallo (1 y 2 Instancia)
solicitud de necesidad de recurso humano
convocatoria
hoja de vida
formato calificacin hoja de vida
formato prueva de suficiencia
proyecto a sustentar

convocatoria
hoja de vida

convocatoria
hoja de vida
formulario de inscripcin
copia de recibo de pago
copia de recibo de consignacin bancaria
plan de estudios de la carrera
hoja de vida
ficha acadmica
Formulario de inscripcin
recibo de pago
certificado mdico
acta de grado de bachiller
copia de diploma de bachiller
registro civil de nacimiento (para menores de edad)
fotocopia de cdula
fotocopia de libreta militar
recibo de pago derecho de matrcula
novedad acadmica
calificaciones
ficha acadmica
credencial o desprendible del formulario
examen mdico
examen odontologico
examen de laboratorio
autorizacin para intervenciones quirurgicas
Historia clnica
autorizacin para necropsia
declaracin de retiro voluntario
Formato de hoja de vida

copia de resolucin de nombramiento
oficio enviado al nominador en que el funcionario acepta el cargo
certificado mdico
copia acta de posesin
fotocopia de cdula de ciudadana
certificado judicial
libreta militar
antecedentes disciplinarios
formato de la nacin de bienes y rentas
certificado afiliacin salud y pensin
certificados de estudios
resolucin de vacaciones que ha cumplido y disfrutado
resolucin de licencias de maternidad
resoluciones de comisin de estudios o de servicio
resolucin de permisos remunerados
resolucin de asensos
resolucin de traslados
resolucin de encargos
formato de evaluacin del desempeo
liquidacin de cesantas
resolucin de auxilios
liquidacin de primas legales
resolucin de quinquenios
resolucin de bonificaciones
embargos
resolucin de insubsistencia
resolucin de destitucin del cargo
renuncia
aceptacin de renuncia
certificacin de horas laboradas (docentes de ctedra)
comunicacin escalafn docente
comunicacin procesos disciplinarios
constancias de pagos horas catedra (docentes de ctedra)
contrato administrativo de prestacin de servicios
certificado mdico
libreta militar
embargos
renuncia
comprobante de pago (cuentas y avances)

comprobante de ajustes
comprobante de pago
orden de pago
entrada de almacen
factura
orden de pedido
solicitud al proveedor
consignaciones
resolucin
causacin y amortizacin
orden de trabajo
CDP
Recibo de caja
solicitud de avance y comprobante de pago
detalle diario de tesorera
orden administrativa
libro auxiliar de caja
ajuste contable
nota de presupuesto
Consignaciones bancarias
liquidacin de matrcula
comprobantes de egresos
comprobante de pago
resumen de liquidacin reporte No. 200
resumen de nmina por concepto reporte No. 201
relacin de conceptos por terceros reporte 202
relacin de nomina por terceros para tesorera reporte 206
reporte de netos pagados reporte no. 308
listado personal planta por entidades bancarias
desprendibles
comprobante de pago
resumen de liquidacin reporte No.. 200
desprendibles
plan de compra
Solicitud de compra
cotizaciones
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
factura de compra
orden de compra
entrada de almacn
recibo a satisfaccin
Solicitud
cotizacin
factura
CDP
Formato orden de trabajo
constancia
Cuadro plan de necesidades

solicitud
acta
cotizacin
cuadro comparativo
CDP
Acta de comit de compras y adquisiciones
proyecto de investigacin ajustado a los requisitos de
investigacin de la universidad
concepto de evaluacin del proyecto emitidos por los pares
acadmicos
certificados de compromiso presupuestal de la universidad
(cuando el proyecto es cofinanciado externamente)
convenio firmado (cofinanciacin externa)
certificado de asignacin presupuestal por parte de la universidad
formato del plan prediseado con metodologa para la
presentacin del proyecto
contrato o convenio
informe
guia normativa del plan de accin
informe
PEU
Cuadro ciclo anual de planeacn
cuadro de presupuesto de la usco
calendario acadmico
plan de estudios
formato sippa
Proyecto
cuadro de proyeccin de ingresos
conciliaciones bancarias
formato de evaluacin de la gestin
formato de evaluacin interna
formato de evaluacin externa
matriz de indicadores de gestin
documento de presentacin de resultados
Gua de procedimiento de control interno
informe
texto guia de edicin y divulgacin

manual de publicacin
plan de dotaciones y equipos
cuadro de necesidades
programacin anual de dotacin equipo
Formato prediseado del plan o propuesta curricular

oficio remisorio
concepto de viabilidad
formato con metodologia para la presentacn del proyecto

informe
Solicitud
formatos PF06 de invitacin a proponentes
formato PF07 acta de cierre de urna
formato PF08 acta de cierre de licitacin y apertura de pliegos
listado de obras
cotizacion
formato presupuesto de obra
especificaciones tcnicas de obra

Cronograma
listado de obras y autores
formato MARC
Cronograma
formato de solicitud de prstamo
tarjeta de prstamo
reglamento de prestamo
cotizaciones
orden de trabajo

tarjeta de prstamo
formato No. 1 prstamo interno de equipo
formato No. 2 prstamo de equipos para uso externo
cronograma
ficha catolografica (FCI)
formato MARC (FMI)
Cronograma de transferencias
formato unico de inventario documental
carteles y comunicados
planilla de inscripcin
planilla de juego
tabla puntuacin
carn
formato No. 2 De prestacin de servicios

archivo de texto
Forma CS001
Forma RB003
historia social
formato de registro de matrcula
Convocatoria
lista de asistentes
acta
formato de evaluacin
informe
Cronograma
listado de funcionarios participantes
CDP
Tabla de contenido bibliograficas
lista de novedades bibliograficas
catlogo comercial
fotocopia de portada de libros
programcin anual interna y externa

solicitud
formato de convenio
plegable
afiche
Programacin semestre
convenio en comodato colcultura - usco
Solicitud
cotizacin
diseo
inventario
formato de prstamo de elementos
Carn estudiante
recibo de pago matrcula del semestre que cursa
programacin semestre
Nota de solicitudes
Programacin ao respectivo
proyecto
formato
documento de divulgacin (afiche, plegable)
Programacin anual
Programacin anual
informe de actividades
Programacin de induccin
boletin informativo
reglamento estudiantil
Formato de solicitud PF03 de asignacin de indices de
ocupacin y de horarios (sippa 5)
oficio de aprobacin o de desaprobacin
Formato de notificacin del presunto accidente de trabajo

copia carn de afiliacin a la ARP
certificado de incapacidad medica laboral, original y fotocopia
formato de anlisis de las causas de los accidentes de trabajo

historia clnicas
orden administrativa para participar en eventos
(en caso de que el accidente ocurra fuera de la universidad)
historia clnica
cuadro programacin "vigarice su corazoncito"
plegable
carn
formato
material educativo
cuadro subprograma salud oral

historia clinica odontologica
cuadro control de citas
carn de citas
Historia clnica
registro de actividades mdicas y de enfermera
cuadro programa prevencin del cancer
(cervico uterino, seno, prstata y testiculo)
carn
solicitud para la realizacin del examen mdico preocupacional

documento de identidad
historia clnica
certificado de salud
orden de salida e ingreso de elementos de la usco
libro de control de turnos
formato de salida de elementos y equipos
formato de programacin mensual
solicitud de la dependencia
formato de adquisicin
Cronograma
CDP
oficio de solicitud
recibo de pago de gastos
cuadro de programacin prcticas extramuros

orden de salida de vehiculos
comprobante de legalizacin de avance
programacin del servicio de transporte semestral
Listado de admitidos
credencial
fotografia tamao cedula
historia clnica
orden de tanqueo
cuenta de cobro
recibo de venta
plan de trabajo
libro de control de turno de aseo
programacin de mantenimiento
formato control de obras
orden de trabajo
formato prediseado
propuesta
resolucin
formato prediseado
propuesta
resolucin
Auto de admisin de la prueba
auto de prueba
traslado para alegato
sentencia
garantas
auto de prueba
sentencia
garantas
acto de prueba
sentencia
garantas
listado de estudiantes
sippa
listado de docentes de planta del programa
ciclo anual de planeacin
calendario academico
formato sippa
plan de estudio
cuadro de programacin de la asignatura, sippa 7
plan de estudios
contenido analitico de la asingatura
listado de electivas que ofrece el programa
solicitud de estudiantes
Ficha acadmica del estudiante

semforo que lleva el profesor consejero
cuadro de programacin de la asignatura (sippa 6)
Proyecto
documento guia
estudio
encuesta
informe de autoevaluacin
plan de mejoramiento
solicitud visita de pares acadmicos
informe tcnico
resolucin de m inisterio de educacin
Proyecto
certificacin de viabilidad financiera
certificado de viabilidad acadmica
concepto
resolucin de aprobacin
proyecto
Lista de chequeo PF11 de los contenidos generales en la
formualcion del proyecto de inversin
viabilidad financiera
viabilidad acadmica
concepto jurdico
proyecto
Certificado del compromiso de la universidad
hoja de vida de los investigadores
convenio
organigrama institucional
cuadro de clasificacin documental
formato TRD
oficio de solicitud
Formato TBD
Fecha: Diciembre de 2005
REPUBLICA DE COLOMBIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Tabla de Retencin Documental
diciembre de 2005
RECTORIA
Cdigo: 2
Series/Subseries y tipos documentales
Cdigo
Hoja No. :
De: 61
INICIO
Retencin
Disposicin
en aos
final
Archivo
Archivo
Gestin
Central CT S E O
2-21
INFORMES
2-21-079
2-21-081
2-21-083
INFORMES DE GESTION
RESOLUCIONES
15
2-36
x
x
Observaciones
Terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta suberie se elimina; su

original se enva al consejo superior universitario.
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo de gestin esta subserie
se elimina, porque su informacin se consolida en el informe de gestin que esta
oficina rinde al Consejo Superior Universitario.
Terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta serie se elimina.
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
Fecha: diciembre de 2005
diciembre de 2005
CENTRO DE DIRECCION DE SEDES
Hoja No. : 2
De: 61
INICIO
Cdigo: 2,1
Observaciones
Cdigo
2,1-01
ACTAS
2,1-01-013
ACTAS COMIT DIRECCION GENERAL DE SEDES
2.1-21
INFORMES
2,1-21-083
INFORMES DE GESTION
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
10
Disposicin
final
CT
Una finalizado su tiempo de retencin en el Archivo Central esta serie se conserva

en forma permanente en el archivo histrico
Terminado el tiempo de retencin en el Archivo Central esta serie se elimina, por

ser una copia; el informe original se enva a la Vicerrectora Acadmica.
SEDE ESPINAL
SEDE GARZON
SEDE PITALITO
SEDE PLATA
2,1-30
2,1-30-123
PLANES Y PROGRAMAS
PLANES DE DESARROLLO DE LAS SEDES
terminado el tiempo de retencin en el Archivo Central esta serie se selecciona

por muestreo del 10 % y se transfiere al archivo histrico nicamente el plan o
programa sin los soportes los que se pueden eliminar al perder sus valores
primarios y que no son de interes para la Direccin de Sedes.
Terminado el tiempo de retencin en el Archivo Central esta serie se selecciona

por muestreo del 10% y se transfieren al archivo histrico.
Proyecto
cuadro de proyeccin de ingresos
conciliaciones bancarias
2,1-34
PROYECTOS
2,1-34-179
PROYECTOS DE DESARROLLO ACADEMICO-SEDES
Proyecto
certificacin de viabilidad financiera
certificado de viabilidad acadmica
concepto
resolucin de aprobacin
C: Conservacin
S: Seleccin
E: Eliminacin
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
O: Otros
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
SECRETARIA GENERAL
Cdigo: 2,2
Cdigo
Hoja No. :
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
2,2-01
ACTAS
2,2-01-022
ACTAS DE CONSEJO ACADEMICO
10
2,2-01-023
ACTAS DEL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO
10
2,2-02
ACUERDOS
2,2-02-033
ACUERDOS DEL CONSEJO ACADEMICO
15
2,2-02-034
ACUERDOS DEL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO
15
2,2-21
INFORMES
2,2-21-078
INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL
2,2-21-079
Terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se elimina por ser una copia
2,2-21-083
INFORMES DE GESTION
Terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se elimina por ser una copia
2,2-13
DERECHOS DE PETICION
2,2-13-064
DERECHOS DE PETICION INTERNOS Y EXTERNOS
Terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona tomando una muestra del 5% por cada 4
aos de produccin documental y se conservan en el archivo histrico.
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona una muestra del 3% del total de la
produccin documental y se transfiere al archivo histrico.
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
OFICINA DE PLANEACION
Cdigo: 2,3
Cdigo
2,3-06
BOLETINES
2,3-06-045
BOLETINES ESTADISTICOS
Hoja No. :
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
O
X
Se conservar un ejemplar de cada edicin en el centro de documentacin e informacin de la USCO.
Formato para recoleccin de informacion

Boletin estadstico
2,3-07
CONCEPTOS
2,3-07-047
CONCEPTOS TECNICOS
2,3-26
MANUALES
2,3-26-111
MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2,3-21
INFORMES
2,3-21-083
INFORMES DE GESTION
2,3-21-087
INFORMES DE SERVICIOS ACADEMICOS REMUNERADOS
2,3-21-089
INFORMES TECNICOS
2,3-30
PLANES Y PROGRAMAS
2,3-30-124
PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
formato de evaluacin de la gestin

formato de evaluacin interna
matriz de indicadores de gestin
documento de presentacin de resultados
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
Se actualiza permanentemente en el archivo de gestin.
x
8
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo de gestin esta serie se elimina por que es una copia, el original se
anexa al proyecto y /o convenio
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina por ser una copia, ya que el original se enva
a la oficina de Rectora
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina por ser una copia
terminado su tiempo de retencin en el archivo de gestin esta subserie se elimina por que se anexa el original al proyecto
y/o convenio.
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Oficina Productora: OFICINA DE PLANEACION
Hoja No. :
De: 61
Cdigo: 2,3
Cdigo
2,3-30-127
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
PLANES DE DOTACIONES Y EQUIPOS
Disposicin
final
CT
E
x
Observaciones
O
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo de gestion esta subserie se elimina porque se incorpora al lan de
Compras Institucional
plan de dotaciones y equipos

cuadro de necesidades
programacin anual de dotacin equipo
2,3-30-131
PROGRAMA ANUAL DE OBRAS DE CONSTRUCCIN

ADECUACIN Y MANTENIMIENTO DE LAS SEDES
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 3% y se
transfiere al archivo histrico.
Solicitud
formatos PF06 de invitacin a proponentes
formato PF07 acta de cierre de urna
formato PF08 acta de cierre de licitacin y apertura de pliegos
listado de obras
cotizacion
formato presupuesto de obra
especificaciones tcnicas de obra
2,3-30-154
PROGRAMAS DE PLANTA FISICA PARA EL PRESTAMO DE

INSTALACIONES POR SOLICITUDES
Formato de solicitud PF03 de asignacin de indices de

ocupacin y de horarios (sippa 5)
oficio de aprobacin o de desaprobacin
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque estos datos se consolidan en
el informe de gestion.
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Oficina Productora: OFICINA DE PLANEACION
Hoja No. :
De: 61
Cdigo: 2,3
Cdigo
2,3-31
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2,3-31-169
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ACADEMICOS
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
O
esta serie se conserva en el achivo de gestin para su actualizacin permanente.
formato prediseado
propuesta
resolucin
2,3-31-170
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
formato prediseado
propuesta
resolucin
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
OFICINA DE CONTROL INTERNO

Cdigo: 2.4
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
2,4-01
ACTAS
2,4-01-011
10
2,4-01-031
ACTAS COMIT DE COORDINACIN DE CONTROL INTERNO

ACTAS SUBCOMITES DE AUTOCONTROL DE
DEPENDENCIAS
10
2,4-03
ASESORIAS
2,4-03-035
ASESORIAS PARA LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
2,4-03-036

ASESORIAS PARA LOS PROCEDIMIENTOS ACADEMICOS

2,4-04
AUDITORIAS
2,4-04-037
AUDITORIAS AL FUNCIONAMIENTO ACADEMICO

Plan de auditoria
Plan curricular
Plan de investigaciones
Plan de Proyeccion Social
2,4-04-038
Informe
AUDITORIAS AL FUNCIONAMIENTO ADMINISTRATIVO
Plan de auditoria
Plan anual de accion
Gua de procedimiento de control
Informe
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
diciembre de 2005
diciembre de 2005
Oficina Productora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Cdigo: 2.4
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2,4-21
INFORMES
2,4-21-078
2,4-21-083
INFORMES DE GESTION
2,4-22-085
INFORMES DE LOS SUBCOMITE DE AUTOCONTROL
2,4-30
PLANES Y PROGRAMAS
2,4-30-121
Disposicin
final
CT
x
x
x

informe
2,4-30-125
PLANES DE DIFUSIN DE CONTROL INTERNO
gua de procedimiento de control interno

informe
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
EPUBLICA DE COLOMBIA
HIVO GENERAL DE LA NACION
VERSIDAD SURCOLOMBIANA
DMINISTRACION DE DOCUMENTOS
bla de Retencin Documental
diciembre de 2005
Hoja No. :
De: 61
INICIO
Observaciones
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona mediante el procedimiento del
muestreo del 10% del total de la documentacin que conforma dicha subserie
transfiere al archivo histrico
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo de un 5% y se transfiere
al archivo histrico.
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
diciembre de 2005
Hoja No. : 8
De: 61
Observaciones
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5%, y se
conserva en el Archivo Histrico.
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina por que su original se encuentra en la
oficina de Rectora
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 10% de la
totalidad de su produccin documental y se transfiere al archivo histrico.
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin se consolida
para generar el plan de desarrollo institucional .
conserva en el archivo histrico.
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
OFICINA JURIDICA
Cdigo
2,5-01
ACTAS
2,5-01-009
ACTAS COMIT DE CONCILIACION
2,5-01-010
2,5-01-026
ACTAS COMIT DE CONTRATACIN

ACTAS DE ENTREGA DE DOCUMENTOS A ABOGADOS
EXTERNOS
ACTAS DE ENTREGA DE DOCUMENTOS A ASISTENTES
JURIDICOS
2,5-01-027
ACTAS DE REUNION DE ABOGADOS
2,5-07
CONCEPTOS
2,5-07-046
CONCEPTOS JURIDICOS
2,5-01-025
INICIO
Cdigo: 2.5
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
10
17
Disposicin
final
CT
Observaciones
esta subserie se elimina cuando termine su tiempo de retencin en el archivo central; los originales se encuentran en cada
expediente para la resolucin de los asuntos respectivos.
Solicitud
Convenio o proyecto
Concepto
2,5-10
2,5-10-052
CONTRATOS
CONTRATOS DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
Acta Comit de Contratacin
Concepto tcnico
Certificado de disponibilidad presupuestal
ofertas
Contrato
Pliza de cumplimiento
Recibo de pago de impuestos
Recibo de pago publicacion en el Diario 0ficial
Acta de iniciacion
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo del 10% de la totalidad
de la produccin documental, teniendo en cuenta aquellos de mayor cuanta. Esta muestra se conserva en el archivo
histrico.
Acta de Liquidacion
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Oficina Productora: OFICINA JURIDICA
Hoja No. : 10
De: 61
Cdigo: 2.5
Cdigo
2,5-10-053
CONTRATOS DE ARRENDAMIENTOS
Solicitud
informe sobre estudios de costos
registro cmara de comercio
fotocopia cdula del solicitante
contrato
certificacin del rut
2,5-10-054
CONTRATOS DE COMPRA Y VENTA DE BIENES

solicitud
formato plan de necesidades anual
acta comit adquisicin y suministros
concepto de viabilidad financiera
concepto tecnico de viabilidad financiera
oferta
cotizaciones
orden contractual de bienes
factura
acta de recibido a satisfaccin
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. :
11
De: 61
Cdigo: 2.5
Cdigo
2,5-10-055
CONTRATOS DE MANTENIMIENTO
Solicitud
cotizaciones
informe sobre estudio de costos
solicitud apertura de licitacin
informe de presupuesto de la obra
orden de ejecucin interna a servicios generales
orden de trabajo (si es personal externo)
acta de iniciacin
acta de entrega a satisfaccin de la obra
informe
2,5-10-056
CONTRATOS DE PRESTACIN DE SERVICIOS

Autorizacin de la Vicerrectora Administrativa
contrato de la prestacin de servicios
pliza del cumplimiento del contrato
publicacin en el dliario oficial
afiliacin a pensin y salud
nmina
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. :
12
De: 61
Cdigo: 2.5
Cdigo
2,5-11
2,5-11-057
CONVENIOS
CONVENIOS DE COOPERACIN TECNOLOGICA O
ACADEMICA
carta de intensin
acta de consejo de facultad centro e instituto
convenio
acta de iniciacin
acta de liquidacin
2,5-11-058
CONVENIOS DE PRACTICAS O DE PASANTIAS

Carta de intensin
Acta de consejo de facultad centro o instituto
convenio o informe
2,5-11-059
CONVENIOS DE SUBVENSIN DE MATRCULAS

Carta de intensin
convenio
resolucin
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
10
Disposicin
final
CT
S
x
Observaciones
O
Al terminar su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo del 10% del total de la
produccin documental y se conserva en el archivo histrico.
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. :
13
De: 61
Cdigo: 2.5
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2,5-11-060
CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
convenio
certificado de existencia y representacin legal de la
entidad (si es privado)
acta de iniciacin
acta de liquidacin
informe
2,5-21
INFORMES
2,5-21-078
2,5-21-083
INFORMES DE GESTION
Disposicin
final
CT
x
x
Observaciones
conserva en el archivo histrico.
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina dado que su original se enva a la
oficina de Rectora
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. :
14
De: 61
Cdigo: 2.5
Cdigo
2,5-32
2,5-32-171
PROCESOS JUDICIALES
PROCESOS JUDICIALES ADMINISTRATIVOS A
FAVOR Y EN CONTRA
auto de prueba
sentencia
2,5-32-172
garantas
PROCESOS JUDICIALES ADMINISTRATIVOS
ORDINARIOS Y ESPECIALES
auto de prueba
sentencia
garantas
2,5-32-173
PROCESOS JUDICIALES LABORALES Y CIVILES

acto de prueba
sentencia
garantas
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
Disposicin
final
CT
S
x
Observaciones
La serie se selecciona al termino de su tiempo de retencin en el Archivo Central. Se seleccionar

una muestra representativa del 10%, respecto a procesos de gran trascendencia para la
Universidad en los que haya sido parte, esta documentacin se conserva de forma permanente en
el Archivo Histrico por la valoracin que tiene para la institucin. La documentacin sobrante de
este proceso se elimina ya que los expedientes originales se encuentran en el despacho judicial
que resolvi el proceso.
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
OFICINA DE RELACIONES NACIONALES E INTERNACIONALESHoja No. :

Cdigo: 2,6
Cdigo
2,6-06
BOLETINES
2,6-06-040
BOLETINES DE PRENSA
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
15
De: 61
INICIO
Observaciones
O
X
esta serie se actualiza permanentemente en el archivo de gestin.
Boletin de prensa
fotografas
grficos
2,6-21
INFORMES
2,6-21-083
INFORMES DE GESTION
2,6-30
PLANES Y PROGRAMAS
2,6-30-121
terminado su tiempo de retencin en el Archivo Central esta serie se elimina por ser una copia. El
original se enva a Rectora.
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin se consolida
para generar el plan de desarrollo institucional .

informe
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

Cdigo: 2,8
Hoja No. : 16
De: 61
INICIO
Cdigo
2,8-16
2,8-16-069
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
CT
EXPEDIENTES DE INVESTIGACIONES
DISCIPLINARIAS
EXPEDIENTES DE INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS DEL
PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTES
Informe o Queja
Disposicin
final
S
Observaciones
Auto de apertura de indagacin preliminar.

Autos de Decreto de pruebas
Documentos de prctica de pruebas
Informe de evaluacin de la indagacin preliminar
Auto de apertura de la investigacin
Informe de evaluacin de la Investigacin
Edictos de notificacin
Auto de pliego de cargos
Resolucin (es) de fallo (1 y 2 Instancia)
2,8-21
INFORMES
2,8-21-078
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5%, y
se conserva en el Archivo Histrico.
informe
2,8-21-083
INFORMES DE GESTION
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina por que su original se
encuentra en la oficina de Rectora
informe
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
O: Otros soportes
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
VICERRECTORIA ACADEMICA
Cdigo: 4
Cdigo
4-01
ACTAS
4-01-001
ACTAS COMIT DE ACREDITACIN

ACTAS COMIT DE ADMISIONES
4-01-003
4-01-012
ACTAS COMIT DE ASIGNACION DE PUNTAJES

ACTAS COMIT DE SELECCIN Y EVALUACION DE
DOCENTES
4-01-014
ACTAS COMIT DIRECCION GENERAL DE EXTENSIN
4-01-015
ACTAS COMIT DIRECCION GENERAL DE INVESTIGACIN
4-01-016
ACTAS COMIT DIRECCION GENERAL DE CURRICULO

EXPEDIENTES DE SELECCIN Y EVALUACION
DE DOCENTES
EXPEDIENTES DE SELECCIN Y EVALUACIN DE DOCENTES DE
MEDIO TIEMPO
4-01-006
4-17
4-17-070

convocatoria
hoja de vida
formato prueba de suficiencia
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
Hoja No. : 17
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
10
Disposicin
final
CT
Observaciones
La serie se selecciona por muestreo del 10% al trmino de la retencin en Archivo de Gestin ,
las copias de los documentos de los aspirantes seleccionados conformarn el expediente de las
convocatorias del concurso y reposarn en la vicerrectora acadmica. Los documentos de las
personas no seleccionadas seran devueltos al terminar este proceso; los documentos no
reclamados en el plazo previsto sern eliminados.
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Oficina Productora: VICERRECTORIA ACADEMICA
Hoja No. :
18
De: 61
Cdigo: 4
Cdigo
4-17-071
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
EXPEDIENTES DE SELECCIN Y EVALUACIN DE DOCENTES DE

TIEMPO COMPLETO
convocatoria
hoja de vida
4-17-072

EXPEDIENTES DE SELECCIN Y EVALUACIN DE DOCENTES
OCASIONALES Y CATEDRATICOS
convocatoria
hoja de vida
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Cdigo: 4
Cdigo
4-15
4-15-067
EXPEDIENTE DE ASIGNACION DE PUNTAJES A DOCENTES

EXPEDIENTES DE ASIGNACIN DE PUNTAJE A DOCENTES POR
PRODUCCIN INTELECTUAL
Ensayo, produccin de video, obra cinematografica o fonografica
revista espcecializada extranjera de produccin o difusin internacional,
revista especializada nacional de circulacin nacional o regional

investigacin publicada y/u obra de creacin artstica
libro de texto
publicacin a nivel universitario
premio nacional o internacional
resea crtica
traduccin
solicitud del docente
acta del comit de puntaje
4-15-068
EXPEDIENTES DE ASIGNACION DE PUNTAJES A DOCENTES POR
TITULOS OBTENIDOS
Solicitud del docente
titulo de especialista (magister o doctorado)
acta de grado
acta de comint de asignacin de puntajes
oficio de novedad al rector
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
Hoja No. :
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
Disposicin
final
CT
29
De: 61
Observaciones
Una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por
muestreo del 10%, y se transfiere al archivo histrico.
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. :
20
De: 61
Cdigo: 4
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
4-21
INFORMES
4-21-081
4-21-083
INFORMES DE GESTION
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta serie se elimina, dado que la informacin se consolida en el
informe de gestin que esta vicerrectora remite a la Oficina de Rectora.
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo de gestin esta subserie se elimina por se una copia, su origina
queda en la Oficina de Rectora.
4-30
PLANES Y PROGRAMAS
4-30-121
una vez terminado su tiempo de retencin documental en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin
se consolida para generar el plan de desarrollo institucional.

informe
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
CENTRO DE ADMISIONES Y CONTROL ACADEMICO

Cdigo: 4,1
Cdigo
4,1-18
4,1-18-073
HISTORIAS ACADEMICAS ESTUDIANTES DE POSTGRADO

formulario de inscripcin
copia de recibo de pago
copia de recibo de consignacin bancaria
plan de estudios de la carrera
hoja de vida
4,1-18-074
ficha acadmica
recibo de pago
certificado mdico
fotocopia de cdula
novedad acadmica
calificaciones
ficha acadmica
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
15
50
Hoja No. :
21
De:
61
INICIO
Disposicin
final
CT
S
x
Observaciones
Terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo del
10% del total de la produccin documental, y se transfiere al archivo histrico para conservacin.
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Oficina Productora: CENTRO DE ADMISIONES Y CONTROL ACADEMICO
Hoja No. : 22
De: 61
Cdigo: 4,1
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
4,1-21
INFORMES
4,1-21-080
INFORMES AL ICFES
4,1-21-088
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por
muestreo del 5% y se conserva en el archivo histrico.
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se elimina, por ser copia;
el informe original es enviado a Vicerrectora Acadmica.
4,1-30
PLANES Y PROGRAMAS
4,1-30-127
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin se consolida
para generar el plan de desarrollo institucional.
15

informe
4,1-35
REGISTRO DE TITULOS UNIVERSITARIOS
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
DIRECCION GENERAL DE CURRICULO

Cdigo: 4,2
Cdigo
4,2-21
INFORMES
4,2-21-083
INFORMES DE GESTION
4,2-30
PLANES Y PROGRAMAS
4,2-30-121
Hoja No. : 23
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, porque es una copia; el original se enva a la
Vicerrectora Acadmica.
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin se consolida
para generar el plan de desarrollo institucional.
4,2-30-128
informe
PLANES DE ESTUDIO Y TRAMITES DE LOS NUEVOS PLANES DE
ESTUDIO
Formato prediseado del plan o propuesta curricular

oficio remisorio
concepto de viabilidad
4,2-30-142
PROGRAMAS DE CAPACITACIN CURRICULAR

Convocatoria
lista de asistentes
acta
informe
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
una vez terminado el tiempo de retencin documental en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 10%
de la totalidad de la produccin documental y se conserva en el archivo histrico.
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIRECCION GENERAL DE CURRICULO
Hoja No. : 24
De: 61
Cdigo: 4,2
Cdigo
4,2-34
PROYECTOS
4,2-34-180
PROYECTO EDUCATIVO UNIVERSITARIO (PEU)
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
Disposicin
final
CT
Observaciones
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
DIRECCION GENERAL DE INVESTIGACIN

Cdigo: 4,3
Hoja No. : 25
De: 61
INICIO
Cdigo
4,3-21
INFORMES
4,3-21-083
INFORMES DE GESTION
4,3-30
PLANES Y PROGRAMAS
4,3-30-119
PLANES ANUALES DE INVESTIGACIN

proyecto de investigacin ajustado a los requisitos de investigacin de
la universidad
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
O
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 10% del total de la
produccin documental y se transfiere al archivo histrico.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 10% del total dela
produccin documental y se conserva en el archivo histrico.
concepto de evaluacin del proyecto emitidos por los pares acadmicos

certificados de compromiso presupuestal de la universidad (cuando el
proyecto es cofinanciado externamente)
4,3-30-126
convenio firmado (cofinanciacin externa)

certificado de asignacin presupuestal por parte de la
universidad
PLANES DE DIVULGACIN DE LOS RESULTADOS DE
INVESTIGACIN
texto guia de edicin y divulgacin
manual de publicacin
PageMarker
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
DIRECCION GENERAL DE EXTENSIN

Cdigo: 4,4
Hoja No. :
26
De: 61
INICIO
Cdigo
4,4-21
INFORMES
4,4-21-083
INFORMES DE GESTION
4,4-30
PLANES Y PROYECTOS
4,4-30-120
PLANES ANUALES DE PROYECTOS Y SERVICIOS DE EXTENSIN

formato del plan prediseado con metodologa para la presentacin del
proyecto
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
O
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo del 10% del total de la
produccin documental con fines de investigacin acadmica.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo del 10% del total de la
produccin documental con fines de investigacin acadmica.
contrato o convenio
informe
4,4-31-129
PLANES DE EVALUACIN DE PROYECTOS DE EXTENSIN

formato con metodologia para la presentacn del proyecto
informe
INICIO
INICIO
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
FACULTADES
Cdigo: 5
Hoja No. : 27
De: 61
INICIO
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
5-01
ACTAS
5-01-17
ACTAS CONSEJO DE FACULTAD
10
5-01-18
ACTAS CONSEJO DE PROGRAMA
10
5-02
ACUERDOS
5-02-032
ACUERDOS CONSEJO DE FACULTAD

INFORMES
5-21
5-21-083
INFORMES DE GESTION
5-30
PLANES Y PROGRAMAS
5-30-122
PLANES DE DESARROLLO DE LAS FACULTADES
Observaciones
PEU
Cuadro ciclo anual de planeacn
cuadro de presupuesto de la usco
calendario acadmico
plan de estudios
formato sippa
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Oficina Productora: FACULTADES
Hoja No. : 28
De: 61
Cdigo: 5
Cdigo
5-33
PROGRAMACIONES ACADEMICAS
5-33-174
PROGRAMACIN DE CONSEJERIAS ACADEMICAS

listado de estudiantes
sippa
5-33-175
listado de docentes de planta del programa

PROGRAMACIONES ACADEMICAS DE ASIGNATURAS
ciclo anual de planeacin
calendario academico
formato sippa
plan de estudio
5-33-176
cuadro de programacin de la asignatura, sippa 7

PROGRAMACIONES ACADEMICAS DE
ASIGNATURAS ELECTIVAS
plan de estudios
contenido analitico de la asingatura
listado de electivas que ofrece el programa
5-33-177
solicitud de estudiantes
PROGRAMACIONES DE MONITORIAS
ACADEMICAS
Ficha acadmica del estudiante
semforo que lleva el profesor consejero
cuadro de programacin de la asignatura (sippa 6)
C: Conservacion
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
Disposicin
final
CT
S
x
Observaciones
una vez terminado su tiempo de retencin documental, esta serie se selecciona por muestreo del
10% por cada 5 aos de produccin documental y se transfiere al archivo historico.
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Oficina Productora: FACULTADES
Hoja No. :
29
De: 61
Cdigo: 5
Cdigo
5-34
PROYECTOS
5-34-178
PROYECTO DE ACREDITACIN
Proyecto
documento guia
estudio
encuesta
informe de autoevaluacin
plan de mejoramiento
solicitud visita de pares acadmicos
informe tcnico
resolucin de m inisterio de educacin
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
5
10
Disposicin
final
CT
x
Observaciones
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
DECANATURA
Cdigo: 5,2
Cdigo
Hoja No. :
30
De: 61
INICIO
5,2-21
INFORMES
5,2-21-083
INFORMES DE GESTION
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
O
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
SECRETARIA DE FACULTAD
Cdigo: 5,3
Cdigo
5,3-21
INFORMES
5,3-21-083
INFORMES DE GESTION
Hoja No. : 31
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
O
Decanatura de la Facultad respectiva.
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
DEPARTAMENTO DE FACULTAD
Cdigo: 5,4
Cdigo
5,4-01
ACTAS
5,4-01-019
ACTAS CONSEJO DE DEPARTAMENTO DE FACULTAD
5,4-21
INFORMES
5,4-21-083
INFORMES DE GESTION
Hoja No. :
32
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
10
Disposicin
final
CT
Observaciones
Decanatura de la Facultad respectiva.
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
INSTITUTO DE INVESTIGACION Y EXTENSIN

Cdigo:5,5
Cdigo
5,5-01
ACTAS
5,5-01-030
ACTAS DEL INSTITUTO DE INVESTIGACION Y EXTENSIN
5,5-21
INFORMES
5,5-21-083
INFORMES DE GESTION
5,5-30
PLANES Y PROGRAMAS
5,5-30-121
5,5-34
PROYECTOS
5,5-34-182
PROYECTOS DE INVESTIGACIN COFINANCIADOS
Hoja No. :
33
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
10
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta informacin se consolida para
generar el plan de desarrollo institucional.
10
produccin documental y se conservan en el archivo histrico.
proyecto
Certificado del compromiso de la universidad
hoja de vida de los investigadores
convenio
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
SEDES REGIONALES
Cdigo: 6
Cdigo
6-09
6-09-050
6-09-051
6-18
6-18-074
Hoja No. :
34
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
15
50
Disposicin
final
CT
E
x
Observaciones
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se elimina porque han perdido
sus valores administrativos.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo del
10% del total de la produccin documental y se conserva en el archivo histrico.
recibo de pago
certificado mdico
fotocopia de cdula
novedad acadmica
calificaciones
ficha acadmica
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Oficina Productora: SEDES REGIONALES
Hoja No. :
35
De: 61
Cdigo: 6
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
6-21
INFORMES
6-21-083
INFORMES DE GESTION
6-22-084
INFORMES DE CREAD
esta subserie se elimina una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central por ser una copia, el origina se enva
a la Direccin de Sedes.
6-30
PLANES Y PROGRAMAS
6-30-121
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta suberie se elimina porque esta informacin se consolida para

informe
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
VICERRECTORIA DE RECURSOS Y BIENESTAR

Cdigo: 7
Cdigo
7-01
ACTAS
7-01-008
ACTAS COMIT DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
7-21
INFORMES
7-21-083
Hoja No. : 36
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
10
INFORMES DE GESTION
7-21-081
7-30
PLANES Y PROGRAMAS
7-30-118
PLANES ANUALES DE ADQUISICIONES
Observaciones
x
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta suberie se elimina, porque es una copia; el original se enva a la
Rectora.
Terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, dado que la informacin se consolida en el
esta subserie una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central, se selecciona por muestreo del 5% de la
produccin documental de cada 5 aos.
Cuadro plan de necesidades

solicitud
acta
cotizacin
cuadro comparativo
CDP
Acta de comit de compras y adquisiciones
7-31-121

informe
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
CENTRO DE GESTION DE REDES

Cdigo: 7,1
Cdigo
7,1-21
INFORMES
7,1-21-083
INFORMES DE GESTION
7,1-30
PLANES Y PROGRAMAS
7,1-30-121
Hoja No. :
37
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
Vicerrectora de Recursos y Bienestar.

informe
7,1-30-139
PROGRAMAS ACTUALIZACIN NOVEDADES DE NOMINA
x esta serie se actualiza permanentemente en gestion en soporte magntico.
formato No. 2 De prestacin de servicios

archivo de texto
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
DIVISION DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

Cdigo: 7,2
Cdigo
Disposicin
final
CT
10
INFORMES DE GESTION
ESTUDIOS SOCIOECONOMICOS
ESTUDIOS SOCIOECONOMICOS A ESTUDIANTES PARA EFECTOS
DE MATRICULAS
15
ACTAS
7,2-01-029
ACTAS DEL COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL
7,2-21
INFORMES
7,2-21-083
7,2-14
solicitud de visita domiciliaria

informe de visita domiciliaria
7,2-14-066
7,2-01
7,2-14-065
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
resolucin
ESTUDIOS SOCIOECONOMICOS A TRABAJADORES DE LA
UNIVERSIDAD PARA EFECTOS DE OTORGAR AUXILIOS
ECONOMICO
cuadro de estudio socioeconmico
7,2-19
HISTORIAS CLINICAS
7,2-19-075
HISTORIAS CLINICAS DE ESTUDIANTES
credencial o desprendible del formulario

examen mdico
examen odontologico
examen de laboratorio
autorizacin para intervenciones quirurgicas
Historia clnica
autorizacin para necropsia
declaracin de retiro voluntario
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
Cdigo: 7,2
Cdigo
7,2-30
PLANES Y PROGRAMAS
7,2-30-121
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT

informe
7,2-30-153
PROGRAMAS DE INDUCCIN DE ESTUDIANTES DE PRIMER

SEMESTRE
Programacin de induccin
boletin informativo
7,2-30-141
reglamento estudiantil
PROGRAMAS DE ASESORIA SOCIOLABORAL A MIEMBROS DE LA
COMUNIDAD UNIVERSITARIA
historia social
formato de registro de matrcula
7,2-30-165
PROGRAMAS DE SERVICIOS MEDICOS Y ODONTOLOGICOS

Listado de admitidos
credencial
fotografia tamao cedula
historia clnica
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
diciembre de 2005
Cdigo: 7,2
Cdigo
7,2-30-155
PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL DE ATENCIN EN CASO

DE ACCIDENTES DE TRABAJO DEL SERVIDOR PUBLICO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Formato de notificacin del presunto accidente de trabajo

copia carn de afiliacin a la ARP
certificado de incapacidad medica laboral, original y fotocopia
formato de anlisis de las causas de los accidentes de trabajo
historia clnicas
orden administrativa para participar en eventos
(en caso de que el accidente ocurra fuera de la universidad)
7,2-30-156
PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL DE PROMOCIN Y

PREVENCIN DE ENFERMEDADES CARDIO VASCULARES
historia clnica
cuadro programacin "vigarice su corazoncito"
plegable
carn
formato
7,2-30-157
material educativo
PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL DE SALUD ORAL Y
PREVENCIN DE ENFERMEDADES DEL SISTEMA
ESTOMATOGMATICO
cuadro subprograma salud oral
historia clinica odontologica
cuadro control de citas
carn de citas
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
O: Otros soportes
diciembre de 2005
Cdigo: 7,2
Cdigo
7,2-30-158
PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL DE PREVENCION DE

CANCER
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Historia clnica
registro de actividades mdicas y de enfermera
cuadro programa prevencin del cancer
(cervico uterino, seno, prstata y testiculo)
7,2-30-159
carn
PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL PARA VALORACIN
MEDICA PREO-CUPACIONAL A ASPIRANTES A SER VINCULADOS
A LA USCO
solicitud para la realizacin del examen mdico preocupacional
historia clnica
7,2-30-145
PROGRAMAS DE EXTENSIN CULTURAL DE ALIANZAS

ESTRATEGICAS PARA LA CONSECUCIN DE IMIPLEMENTOS Y
RECURSOS HUMANOS PARA EL DESARROLLO DE LAS
ACTIVIDADES
programcin anual interna y externa
solicitud
formato de convenio
plegable
afiche
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
diciembre de 2005
Cdigo: 7,2
Cdigo
7,2-30-146
PROGRAMAS DE EXTENSIN CULTURAL DE DESARROLLO DEL

CONVENIO COLCULTURA - USCO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Programacin semestre
7,2-30-147
convenio en comodato colcultura - usco

PROGRAMAS DE EXTENSIN CULTURAL DE GESTION PARA LA
CONSECUCIN DE ELEMENTOS CULTURALES
Solicitud
cotizacin
diseo
inventario
7,2-30-148
formato de prstamo de elementos

CONFORMACIN DE GRUPOS ARTISTICOS DE EXTENSIN
CULTURAL UNIVERSITARIA
Carn estudiante
recibo de pago matrcula del semestre que cursa
7,2-30-149
programacin semestre
PROGRAMAS DE EXTENSION CULTURAL PARA LA ELABORACION
DEL MATERIAL PUBLICITARIO DE LA USCO
7,2-30-150
Nota de solicitudes
ORGANIZACIN Y DESARROLLO DE TALLERES ARTISTICOS
Programacin ao respectivo
proyecto
formato
documento de divulgacin (afiche, plegable)
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
O: Otros
diciembre de 2005
Cdigo: 7,2
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
7,2-30-151
PROGRAMAS DE EXTENSIN CULTURAL PARA LA PROYECCION

CINE AL DESCUBIERTO
7,2-30-152
Programacin anual
PROGRAMAS DE EXTENSIN CULTURAL PARA REALIZACIN DE
EVENTOS CULTURALES
Programacin anual
informe de actividades
7,2-30-138
PROGRAMAS DE LA COORDINACION DE DEPORTES

carteles y comunicados
planilla de inscripcin
planilla de juegos
tabla de puntuacin
carn
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
RCHIVO GENERAL DE LA NACION
O ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
diciembre de 2005
Hoja No. :
38
De: 61
INICIO
Observaciones
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo de gestin el informe de dicho estudio pasa a formar parte de la
historia acadmica del estudiante.
una vez transcurrido el termino de conservacin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo del 10%. Del
total de la produccin documental y se conserva en el archivo histrico
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. :
49
De:
61
Observaciones
terminado el tiempo de retencin en el archivo de gestin esta serie se elimina.
terminado su fase en gestin el informe final de la serie se incorporar a la historia laboral del trabajador.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta suberie se selecciona por muestreo del 5% y se conserva en el
archivo histcios para efectos estadsticos y estudios posteriores.
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. :
40
De: 61
Observaciones
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5% y se conserva en el
archivo histrico para que evidencien el desarrollo de la salud ocupacional en la institucin.
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. : 41
De: 61
Observaciones
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. : 42
De: 61
Observaciones
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. :
43
De: 61
Observaciones
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
DIVISION DE RECURSOS
Cdigo: 7,3
Cdigo
7,3-01
ACTAS
7,3-01-004
ACTAS DE COMIT DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS
7,3-01-020
ACTAS DE BAJA DE BIENES INSERVIBLES
7.3-21
INFORMES
7,3-21-083
Hoja No. :
44
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
10
INFORMES DE GESTION
7,3-22
INVENTARIOS
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se elimina porque se
actualiza permanentemente en el archivo de gestin.
7,3-22-090
7,3-22-092
INVENTARIOS DE BIENES DE CONSUMO

INVENTARIOS GENERAL DE BIENES INMUEBLES
7,3-22-093
INVENTARIOS DE VEHICULOS
7,3-22-094
INVENTARIOS GENERALES DE BIENES MUEBLES
C: Conservacion
S: Seleccin
formato inventario salidas de almacen de productos de consumo
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION DE RECURSOS
Hoja No. :
45
De: 61
Cdigo: 7,3
Cdigo
7.3-30
PLANES Y PROGRAMAS
7,3-30-121
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
O
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta Subserie se elimina porque esta informacin se consolida para

informe
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
CENTRO DE DOCUMENTACIN E INFORMACIN

Cdigo: 7,4
Cdigo
7,4-01
ACTAS
7,4-01-005
ACTAS COMIT DE ARCHIVO
7,4-01-007
ACTAS COMIT DE BIBLIOTECA
7,4-01-024
ACTAS DE ELIMINACIN DE DOCUMENTOS
7,4-01-028
ACTAS DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
7,4-09
7,4-09-050
7,4-09-051
7.4-21
INFORMES
7,4-21-083
Hoja No. :
46
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
10
INFORMES DE GESTION
7.4-21-086
INFORMES DE QUEJAS Y RECLAMOS
7,4-21-088
esta suberie se condensa en el boletn estadstico de la institucin.
7,4-22
INVENTARIOS
7,4-22-091
INVENTARIOS DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Una vez terminado su tiempo de retencin documental en el archivo central esta serie se elimina por perder sus valores
administrativos y por no desarrollar valores histricos.
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se eliminan porque han
perdido sus valores administrativos.

2,5-25
LIBROS RADICADORES
2,5-25-108
LIBROS RADICADORES DE DOCUMENTOS
7,4-26
MANUALES
7,4-26-109
MANUAL DE ARCHIVO
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
se actualiza permanentemente en el archivo de gestin.
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Oficina Productora: CENTRO DE DOCUMENTACIN E INFORMACIN
Cdigo: 7,4
Cdigo
7,4-30
PLANES Y PROGRAMAS
7,4-30-121
Hoja No. :
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
47
De: 61
Observaciones
O

informe
7,4-30-161
PROGRAMAS DE SELECCIN Y ADQUISICIN DE MATERIAL

BIBLIOGRAFICO
produccin documental, y se conservan en el archivo histrico.
solicitud de la dependencia
formato de adquisicin
terminado su fase en el archivo central esta suberie se elimina porque la informacin se consolida en el informe de gestin; y
los datos se condensan en el inventario de transferecias documentales los cuales son de conservacin permanente.
7,4-30-137
PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, los resultados del programa quedan
condensados en el informe de gestin.
terminado su fase de gestin esta subserie se elimina, los datos estadsticos del prstamo se reflejan en el informe de gestin
de la dependencia
Cronograma de transferencias
7,4-30-136

PROGRAMA DE PROCESAMIENTO TECNICO DEL MATERIAL
BIBLIOGRAFICO
cronograma
ficha catolografica (FCI)
7,4-30-135
formato MARC (FMI)

PROGRAMA DE PRESTAMO BIBLIOGRAFICO DE EQUIPOS Y
MATERIAL DIDACTICOS
tarjeta de prstamo
formato No. 1 prstamo interno de equipo
formato No. 2 prstamo de equipos para uso externo
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Oficina Productora: CENTRO DE DOCUMENTACIN E INFORMACIN
Cdigo: 7,4
Cdigo
7,4-30-133
PROGRAMA DE ASESORIA Y ORIENTACIN BIBLIOGRAFICA
Hoja No. :
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
Disposicin
final
CT
48
De: 61
Observaciones
Terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque la

informacin se consolida en el informe de gestin.
Cronograma
tarjeta de prstamo
7,4-30-132
reglamento de prestamo
PROGRAMA DE ACTUALIZACIN DE BASES DE DATOS
COLECCIONES DE REFERENCIA HEMEROTECA Y COLECCIN
GENERAL
Esta subseries se actualiza permanentemente en la fase de gestin.

x
Cronograma
listado de obras y autores
formato MARC
7,4-30-144
PROGRAMAS DE DIFUSIN Y DIVULGACIN BIBLIOGRAFICA
Terminado su fase en gestin esta subserie se elimina porque se actualiza permanentemente adems los datos se
consolidan en el informe de gestin.
Tabla de contenido bibliograficas

lista de novedades bibliograficas
catlogo comercial
7,4-37
fotocopia de portada de libros

TABLAS DE RETENCIN
DOCUMENTAL
7,4-36-183
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL DE DEPENDENCIAS
esta Serie se actualiza permanentemente en el Archivo de Gestin.
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
Cdigo: 8
Cdigo
8-01
ACTAS
8-01-021
ACTAS COMISIN DE PERSONAL
8-21
INFORMES
8-21-081
Hoja No. : 49
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
10
8-21-083
INFORMES DE GESTION
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, dado que su informacin se consolida en el
8-30
PLANES Y PROGRAMAS
8-30-121
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta serie se elimina porque esta informacin se consolida para general
el plan de desarrollo institucional.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se elimina, porque el original se enva a la cuenta del
expediente contable respectivo.

informe
8-38
TRANSFERENCIAS
8-37-184
TRANSFERENCIAS DE FONDOS
oficio de solicitud
Formato TBD
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
DIVISIN DE PERSONAL
Cdigo: 8,1
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Gestin
Disposicin
final
Archivo
Central
8.1-21
INFORMES
8,1-21-083
INFORMES DE GESTION
8,1-20
HISTORIAS LABORALES
80
8,1-20-076
HISTORIAS LABORALES DE DOCENTES
CT
x
x

certificado mdico
libreta militar
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
O: Otros soportes
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISIN DE PERSONAL
Cdigo: 8,1
Cdigo
embargos
renuncia
certificacin de horas laboradas (docentes de ctedra)
comunicacin escalafn docente
comunicacin procesos disciplinarios
constancias de pagos horas catedra (docentes de ctedra)
8,1-20-077
contrato administrativo de prestacin de servicios

HISTORIAS LABORALES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO
certificado mdico
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISIN DE PERSONAL
Cdigo: 8,1
Cdigo
8,1-26
8,1-26-110

embargos
renuncia
MANUALES
MANUALES DE FUNCIONES
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION DE PERSONAL
Cdigo: 8,1
Cdigo
8,2-28
NOMINAS
8,2-28-114
NOMINAS DE DOCENTES
comprobante de pago
desprendibles
8,2-28-115
NOMINAS DE PERSONAL ADMINISTRATIVO

comprobante de pago
desprendibles
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
80
Disposicin
final
CT
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION DE PERSONAL
Cdigo: 8,1
Cdigo
8,1-30
PLANES Y PROGRAMAS
8,1-30-121
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT

informe
8,1-30-143
PROGRAMAS DE DESARROLLO HUMANO
Cronograma
8,1-30-162
PROGRAMAS DE SERVICIO AL CLIENTE Y CLIMA
ORGANIZACIONAL
Cronograma
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. : 50
De: 61
INICIO
Observaciones
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina, porque es una copia, el original se enva a la
vicerrectora administrativa.
una vez terminado los dos aos despus de la desvinculacin del trabajador, esta serie se transfiere
al archivo central, donde reposar por espacio de 80 aos, terminado el tiempo de retendcin en el
archivo central se seleccionar por muestreo del 6% del total de la produccin documental y se
guardaran en el archivo histrico.
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. :
51
De: 61
Observaciones
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. : 52
De: 61
Observaciones
se actualiza permanentemente en el archivo de gestin.
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. :
53
De: 61
Observaciones
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por muestreo
aleatorio, tomando una nmina por subserie de cada ao de produccin documental y se
conservarn en el archivo histrico.
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. :
54
De: 61
Observaciones
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta suberie se elimina porque esta informacin se consolida para
terminado su tiempo de retencin en el archivo central se seleccionarn por muestreo del 5%;
transfiere al archivo histrico para fines de estudios estadsticos y desarrollo social.
terminado su fase de gestin esta serie se elimina porque esta informacin se refleja en el informe de gestin.
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION FINANCIERA

Cdigo: 8,2
Cdigo
8,2-04
BALANCES
8,2-04-039
BALANCES ANUALES CONTABLES
Hoja No. :
55
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
20
Observaciones
Balance
8,2-05
BOLETINES
8,2-05-041

COMUNES
8,2-05-042
cuadro de ingresos
ESPECIALES
8,2-05-043
cuadro de ingresos
BOLETINES DE REPORTE DE CAJA DIARIO DEL FONDO DE
PREVISION SOCIAL
una vez terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta serie se selecciona por
muestreo del 5% del total de la produccin documental y se transfiere al archivo histrico para su
conservacin.
relacin de recursos
8,2-05-044
BOLETINES DIARIOS DE TESORERIA
8,2-07
CONCILIACIONES BANCARIAS
8,2-07-048
CUENTAS DE AHORRO
la documentacin contable se conservar por 20 aos si no est microfilmado, y por 10 aos si lo est. Se selecciona y
conserva una muestra escogida al azar, por cada 20 aos, una vez seleccionada la muestra de cada 20 aos se llevar al
archivo histrico.
Estractos
8,2-07-049
CUENTAS CORRIENTES
formato auxiliar de bancos

Notas debito
Notas crdito
Consignaciones
Relacin de cheques girados
Notas de contabilidad
8,2-21
INFORMES
archivo histrico.
8,2-21-082
INFORMES DE ESTADOS FINANCIEROS
archivo histrico.
20
comprobante de pago (cuentas y avances)

comprobante de ajustes
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. :
56
De: 61
Cdigo: 8,2
Cdigo
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
8,2-21-078
20
8,2-12
DECLARACIONES INGRESOS Y PATRIMONIO
20
8,2-12-061
DECLARACIONES IVA
8,2-12-062
DECLARACIONES RETEFUENTE
8,2-12-063
8,2-23
DECLARACIONES RETEICA
LIBROS CONTABLES
10
8,2-23-095
LIBROS MAYOR Y BALANCE
8,2-23-096
LIBROS AUXILIARES DE BANCOS
8,2-23-097
LIBROS DIARIO COLUMNARIO
8,2-24
LIBROS DE PRESUPUESTO
LIBROS DE APROPIACIN
LIBROS DE CONTROL DE RESERVA DE APROPIACIN
LIBROS DE CUENTAS POR COBRAR
LIBROS DE GASTOS DE PERSONAL
LIBROS DE GASTOS GENERALES
LIBROS DE INGRESOS
LIBROS DE PAGOS
LIBROS DE RESERVA DE CAJA
LIBROS DE RESERVA PRESUPUESTAL
LIBROS DE TRANSFERENCIAS DE FONDOS
20
8,2-24-098
8,2-24-099
8,2-24-100
8,2-24-101
8,2-24-102
8,2-24-103
8,2-24-104
8,2-24-105
8,2-24-106
8,2-24-107
C: Conservacion
Observaciones
O
archivo permanente.
archivo permanente.
archivo permanente.
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. :
57
De: 61
Cdigo: 8,2
Cdigo
8,2-27
MOVIMIENTOS CONTABLES
8,2-27-112
MOVIMIENTOS DIARIOS DE CONTABILIDAD
8,2-27-113
comprobante de pago
orden de pago
entrada de almacen
factura
orden de pedido
solicitud al proveedor
consignaciones
resolucin
causacin y amortizacin
orden de trabajo
CDP
Recibo de caja
solicitud de avance y comprobante de pago
detalle diario de tesorera
libro auxiliar de caja
ajuste contable
nota de presupuesto
MOVIMIENTOS DIARIOS DE TESORERIA
Consignaciones bancarias
liquidacin de matrcula
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
20
Disposicin
final
CT
S
x
Observaciones
O
archivo permanente.
comprobantes de egresos
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. :
58
De: 61
Cdigo: 8,2
Cdigo
8,2-29
8,2-29-116
8,2-29-117
ORDENES DE PAGO
ORDENES DE COMPRA
plan de compra
Solicitud de compra
cotizaciones
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
factura de compra
orden de compra
entrada de almacn
recibo a satisfaccin
ORDENES DE TRABAJO
Solicitud
cotizacin
factura
CDP
Formato orden de trabajo
constancia
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
2
20
Disposicin
final
CT
S
x
Observaciones
O
archivo permanente.
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Hoja No. : 59
De: 61
Cdigo: 8,2
Cdigo
8,2-30
PLANES Y PROGRAMAS
8,2-30-121
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
8,2-34
PLANES DE INVERSION
PROYECTOS
8,2-34-181
PROYECTOS DE INVERSION
terminado el tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina porque esta
informacin se consolida para generar el plan de desarrollo institucional.

informe
8,2-30-130
proyecto
Lista de chequeo PF11 de los contenidos generales en la formulacin
del proyecto de inversin
viabilidad financiera
viabilidad acadmica
concepto jurdico
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
DIVISION DE SERVICIOS GENERALES

Cdigo: 8,3
Cdigo
8,3-21
INFORMES
8,3-21-083
INFORMES DE GESTION
8,3-30
PLANES Y PROGRAMAS
8,3-30-121
Hoja No. :
60
De: 61
INICIO
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
Disposicin
final
CT
Observaciones
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se elimina por ser una copia, ya que el original se enva
a la Vicerrectora Administrativa.

informe
8,3-30-160
PROGRAMAS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona por muestreo del 5% del total de la
produccin documental y se guarda en el archivo histrico.
orden de salida e ingreso de elementos de la usco

libro de control de turnos
formato de salida de elementos y equipos
8,3-30-167
PROGRAMAS DE SERVICIO DE ASEO EN INSTALACIONES USCO
plan de trabajo
libro de control de turno de aseo
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
O: Otros soportes
terminado su tiempo de retencin documental en el archivo central esta subserie se elimina porque han perdido sus valores
primarios y porque no ofrecen informacin de transcendencia.
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________
diciembre de 2005
Oficina Productora: DIVISION DE SERVICIOS GENERALES
Cdigo
8,3-30-163
Cdigo: 8,3
Hoja No. :
Retencin
en aos
Archivo
Archivo
Gestin
Central
PROGRAMAS DE SERVICIO DE TRANSPORTE PARA USUARIOS

INTERNOS Y EXTERNOS
Disposicin
final
CT
61
De: 61
Observaciones
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona tomando una
muestra del 5% del total de la produccin documental y se conserva en el archivo histrico.
terminado su tiempo de retencin en el archivo central esta subserie se selecciona tomando una
muestra del 5% del total de la produccin documental y se conserva en el archivo histrico.
oficio de solicitud
8,3-30-164
recibo de pago de gastos

PROGRAMAS DE SERVICIO DE TRANSPORTE PARA PRACTICAS
ACADEMICAS
cuadro de programacin prcticas extramuros
orden de salida de vehiculos
comprobante de legalizacin de avance
programacin del servicio de transporte semestral
8,3-30-134
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE VEHICULOS
terminado su tiempo de retencin en el archivo de gestin esta subserie se elimina por perder
valores primarios, legales, etc.
cotizaciones
orden de trabajo
8,3-30-166
PROGRAMAS DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES PARA LOS

VEHICULOS
orden de tanqueo
cuenta de cobro
recibo de venta
8,3-30-168
PROGRAMAS SERVICIO DE MANTENIMIENTO LOCATIVO

programacin de mantenimiento
formato control de obras
orden de trabajo
C: Conservacion
S: Seleccin
E: Eliminacin
COMIT DE ARCHIVO ___________________________________________
O: Otros soportes
JEFE DE ARCHIVO: ______________________________________

TRD y CCD Universidad Surcolombiana

Încărcat de

Informații document

Descriere originală:

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

TRD y CCD Universidad Surcolombiana

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA

GRUPO ADMINISTRACIN DE DOCUMENTO

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTA

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

del 18 de abril de 2006

REGISTRO DE TITULOS UNIVERSITARIOS

ACTAS DEL COMIT PARITARIO DE SALUD

ACUERDOS CONSEJO DE FACULTAD

ASESORIAS PARA LOS PROCEDIMIENTOS

ASESORIAS PARA LOS PROCEDIMIENTOS ACADEMICOS

AUDITORIAS AL FUNCIONAMIENTO ADMINISTRATIVO

BALANCES ANUALES CONTABLES

BOLETINES DE REPORTE DE CAJA DIARIO DE FONDOS

BOLETINES DE REPORTE DE CAJA DIARIO DE FONDOS

BOLETINES DE REPORTE DE CAJA DIARIO DEL FONDO

CONTRATOS DE COMPRA Y VENTAS DE BIENES

CONVENIO DE COOPERACIN TECNOLOGICA O

CONVENIOS DE PRACTICAS O DE PASANTIAS

CONVENIOS DE SUBVENSIN DE MATRCULAS

DERECHOS DE PETICION INTERNOS Y EXTERNOS

ESTUDIOS SOCIOECONOMICOS A ESTUDIANTES PARA

ESTUDIOS SOCIOECONOMICOS A TRABAJADORES DE LA

EXPEDIENTES DE ASIGNACIN DE PUNTAJE A

EXPEDIENTES DE ASIGNACION DE PUNTAJES A

EXPEDIENTES DE INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS

EXPEDIENTES DE SELECCIN Y EVALUACIN DE

EXPEDIENTES DE SELECCIN Y EVALUACIN DE

HISTORIAS ACADEMICAS ESTUDIANTES DE POSTGRADO

HISTORIAS ACADEMICAS ESTUDIANTES DE PREGRADO

HISTORIAS LABORALES DE DOCENTES

INFORMES A LAS ENTIDADES DE CONTROL

INVENTARIOS DE BIENES DE CONSUMO

LIBROS MAYOR Y BALANCE

LIBROS RADICADORES DE DOCUMENTOS

MOVIMIENTOS DIARIOS DE TESORERIA

NOMINAS DE PERSONAL ADMINISTRATIVO

PLANES ANUALES DE ADQUISICIONES

PLANES ANUALES DE INVESTIGACIN

PLANES ANUALES DE PROYECTOS Y SERVICIOS DE

PLANES DE ACCION ANUAL

PLANES DE DESARROLLO DE LAS FACULTADES

PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

PLANES DE DIFUSIN DE CONTROL INTERNO

PLANES DE DIVULGACIN DE LOS RESULTADOS DE

PLANES DE DOTACIONES Y EQUIPOS

PLANES DE ESTUDIO Y TRAMITES DE LOS NUEVOS

PLANES DE EVALUACIN DE PROYECTOS DE

PROGRAMA DE ACTUALIZACIN DE BASES DE DATOS

PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE VEHICULOS

PROGRAMA DE PRESTAMO BIBLIOGRAFICO DE EQUIPOS

PROGRAMA DE PROCESAMIENTO TECNICO DEL

PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

PROGRAMAS DE LA COORDINACIN DE DEPORTES

PROGRAMAS ACTUALIZACIN NOVEDADES DE

PROGRAMAS COPIAS DE SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS

PROGRAMAS DE ASESORIA SOCIOLABORAL A

PROGRAMAS DE CAPACITACIN CURRICULAR

PROGRAMAS DE DIFUSIN Y DIVULGACIN BIBLIOGRAFICA

PROGRAMAS DE EXTENSIN CULTURAL DE ALIANZAS

PROGRAMAS DE EXTENSIN CULTURAL DE

PROGRAMAS DE EXTENSIN CULTURAL DE GESTION

PROGRAMAS DE EXTENSIN CULTURAL PARA LA