CAJA MENOR

INTRODUCCION
CAJA es una cuenta del Activo Corriente en la cual se registran las entradas o
salidas de billetes, monedas, cheques y recibos de pago con tarjetas de crdito.
De las cuentas de este grupo, esta partida es la de ms lquida, puesto que est
representada por la moneda circulante o cheques aceptados como medio de
intercambio en la compra venta de bienes y servicios.
Como es imprescindible poseer niveles adecuados de efectivo para desarrollar las
operaciones o para negociar en el mercado abierto, la administracin tiene que
aplicar los mecanismos ms apropiados para salvaguardar este activo. Para
proteger el efectivo hay que tener en cuenta dos aspectos: primero, las empresas
deben poseer un mecanismo de control interno que garantice una contabilizacin
apropiada y que permita conocer oportunamente las desviaciones que afectan el
saldo de las cuentas; segundo, definir los fondos que constituyen caja general,
Caja Menor y depsitos bancarios o ahorro, a fin de facilitar la consolidacin y el
seguimiento del flujo de efectivo.
Las exigencias normales de efectivo de una empresa para sus diferentes
transacciones comerciales, especulativas o de proteccin generan desembolsos
ms o menos significativos; pero algunas actividades tales como gastos por
materiales de aseo, compra de refrigerios, envo de correspondencia, pago de
transporte urbano, compra de tiles de bajo valor, etc., exigen por lo general
montos de efectivo de menor cuanta. Elaborar un cheque cada vez que se precise
un desembolso de esta naturaleza sera oneroso para la empresa y a la vez
contribuira a incrementar controles que resultaran mucho ms costosos que el
valor fiscalizado. Por esta razn, los negocios apropian partidas para satisfacer
este tipo de necesidades por medio de Caja Menor. Aunque los dineros
comprometidos en esta caja no son voluminosos, se hace necesario establecer
polticas de manejo y controles en trminos de elaboracin de comprobantes de
salida de Caja Menor que incluyan valor pagado, concepto, fecha y firma del
receptor del dinero; informe de egresos totales; arqueos aleatorios de caja, etc.

CAJA MENOR
ES UNA CUENTA AUXILIAR O EXTENSION DE CAJA GENERAL EN LA CUAL
SE MANEJA UN FONDO DE EFECTIVO PARA PODER ATENDER CON
FACILIDAD LOS DESEMBOLSOS MENORES EN UN PERIODO CORTO.
PARA ESTABLECER EL FONDO DE CAJA MENOR LA INSTITUCION REALIZA
EL ESTUDIO DEL MONTO DE LOS GASTOS Y PAGOS DE MENOR CUANTIA,
EN UN PERIODO DETERMINADO.

LA CONSTITUCION, FUNCIOMANAMIENTO, MANEJO,

LEGALIZACION Y REEMBOLSO DE LOS GASTOS Y
LEGALIZACIN DEFINITIVA DE LAS CAJAS MENORES EN
LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, PARA LA
VIGENCIA DE UN PERIODO DETERMINADO, ESTARAN
SUJETAS AL ESTRICITO CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS
QUE RIGEN LA METERIA. EN ESPECIAL:

Las Resoluciones expedidas por la Rectora por medio de

las cuales se crean las Cajas Menores.

El Estatuto Tributario, en todo lo relacionado con la clasificacin

de los bienes y servicios grabados, as como la determinacin de
la calidad del contribuyente.
El Manual de Impuesto a las Ventas y timbres
El Manual de Retencin en la Fuente
Dems normas concordantes y complementarias.

COMPROBANTE DE DIARIO
Fecha:

No.

CODIGO

CUENTA Y DETALLE

PARCIAL

DEBE

HABER

Para contabilizar el Fondo de

Caja Menor.
CAJA MENOR
Fondo de Caja Menor

$ xxxxx

BANCOS
Nombre del Banco, No. del
cheque y nombre del beneficiario
$ xxxxx
SUMAS IGUALES
XXXXX
XXXXX
------------- -----------

PROCEDIMIENTO CONTABLE DE APERTURA

UNA VEZ DETERMINADO EL MONTO QUE SERA DESTINADO
PARA LA CAJA MENOR, SEGIRA UN CHEQUE A FAVOR DE
LA PERSONA ENCARGADA PARA SU MANEJO Y SE
EFECTUA EL SIGUIENTE ASIENTO CONTABLE POR PARTE
DE LA DEPENDENCIA QUE ENTREGA EL CHEQUE.
Elaborado por:
________________

Revisado por:
_______________

Contabilizado por:
_________________

A SU VEZ, EL FUNCIONARIO ENCARGADO DEL MANEJO DEL

FONDO DE LA CAJA MENOR, COBRA EL CHEQUE E
INMEDIATAMENTE EFECTUA EL SIGUIENTE REGISTRO EN
SU LIBRO AUXILIAR:
CAJA MENOR
FECHA

DETALLE
Fondo de Caja Menor

DEBE
$ xxxxxxx

HABER

SALDO
$ xxxxxxx

Para el caso de la Universidad Nacional de Colombia, el dinero que se entregue

para la constitucin de Cajas Menores debe ser utilizado para sufragar gastos
identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nacin,
que tengan el carcter de urgentes. El manejo del dinero se hace a travs de
una cuenta corriente a nombre de la Universidad Nacional de Colombia Caja
Menor, con el registro de la firma del funcionario responsable de la Caja Menor.
Adems las normas internas, permiten manejar efectivo hasta un monto
determinado.
Se denominan Gastos urgentes, la adquisicin de bienes y servicios que son
imprescindibles para el normal funcionamiento de la entidad (Oficina,
Dependencia, etc.) y que por lo tanto no son susceptibles de programacin, caso
contrario, debe tramitarse a travs de la dependencia indicada.
Nota: El dinero de la Caja Menor debe manejarse y consignarse
separadamente de cualquier otro recurso (Oficial o Personal)

LOS RECURSOS ENTREGADOS PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR, SON

MONTOS REEMBOLSABLES Y QUE POR NINGUN MOTIVO DEBEN
SUPERAR EL VALOR APROBADO PARA SU MANEJO.

PARA EL BUEN MANEJO DE LOS FONDOS DESTINADOS PARA LA CAJA

MENOR, ES IMPORTANTE TENER EN CUENTA LOS SIGUIENTES ASPECTOS:
LOS GASTOS QUE SE REALIZAN CON CARGO A LOS RECURSOS DE
CAJA MENOR, DEBEN GUARDAR CONCORDANCIA CON LAS NORMAS
INTERNAS DE LA INSTITUCION.
DEBEN CUMPLIR CON LAS NORMAS CONTABLES, LEGALES Y
FISCALES VIGENTES.
LOS RECURSOS DE CAJA MENOR NO DEBEN CUBRIR GASTOS QUE
IMPLIQUEN LA CAUSACION DE RETENCIONES EN LA FUENTE, DE IVA
NI DE ICA.
LOS RECURSOS DE CAJA MENOR DEBEN SER UTILIZADOS PARA
GASTOS MENORES Y URGENTES, DIRECTAMENTE RELACIONADOS
CON LA ACTIVIDAD DE LA DEPENDENCIA A LA CUAL SE LE ASIGNO
LA CAJA MENOR.
LOS RECURSOS NO PUEDEN SER UTILIZADOS EN PAGOS DE BIENES
Y SERVICIOS SUMINISTRADOS POR LA DIRECCION DE LA EMPRESA.

RECIBO DE CAJA MENOR No.

Fecha:
Pagado a:
Por concepto de:

Por $

Son: Valor en letras

Cheque No.
Efectivo:
Imputacin: Cuentas que se afectan con la transaccin
Aprobado:
Aprobado: Firma del responsable del pago ___________________________
Firma de quien recibe:___________________________________________
Cdula o Nit.

RECIBO DE
CAJA MENOR
FECHA

DIA

No.
_____________________REEMBOLSO No.
MES

AO

BENEFICIARIO
POR CONCEPTO DE:______________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
LA SUMA DE:
______________________________________________________________

______________________________
RECIBIDO

__________________________
NIT/ C.C.

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

DE VEZ EN CUANDO SERA NECESARIO REEMBOLSAR EL FONDO DE CAJA
MENOR, ESTO ES REPONER LOS DINEROS GASTADOS PORQUE YA SE
ESTAN AGOTANDO.
PARA SOLICITAR EL REEMBOLSO DE FONDOS, EL ENCARGADO DE CAJA
MENOR DEBE PREPARA UNA RELACION DE LOS GASTOS Y PAGOS
EFECTUADOS DE ACUERDO CON LOS COMPROBANTES. DICHA RELACION
DEBE ESPECIFICAR: LA FECHA, EL NOMBRE DEL BENEFICIARIO, EL
CONCEPTO Y EL VALOR DE CADA PAGO.
LA DIFERENCIA ENTRE EL MONTO DEL DINERO DISPONIBLE EN ESES
MOMENTO EN CAJA MENOR Y EL VALOR DEL FONDO FIJO, DEBE SER
IGUAL A LA SUMA DE TODOS LOS RECIBOS.

En la Universidad Nacional de Colombia, la legalizacin de los gastos

para efectos de reembolso, se requiere que la relacin presente la
siguiente informacin:
Nmero del comprobante
Fecha
Beneficiario
Nmero de documento de identidad (NIT. o Cdula de Ciudadana)
Nmero de cheque, en caso de ser necesario
Monto antes de IVA,
Valor del IVA
Contribucin Financiera
Total ejecutado
Descuentos de Ley (Retefuente, Reteica, Reteiva segn sea el caso)
Valor neto a pagar
Rubros presupuestales (registrando el valor del gasto incluida la
contribucin financiera)

CUADRE DE CAJA MENOR

El cuadre de Caja Menor para efectos del reembolso, se efecta de la siguiente
manera:
VALOR DEL FONDO DE CAJA MENOR
MENOS EL MONTO DE LOS DESEMBOLSOS,
VALES PROVISIONALES Y OTROS.

$ XXXXXX
($ XXXXXX)
_________

SALDO EN CAJA MENOR

$ XXXXXX

MAS VALOR DEL REEMBOLSO

$ XXXXXX
_________

VALOR DEL FONDO DE CAJA MENOR

$ XXXXXX

Contablemente, el valor del Fondo de Caja Menor es constante.

ARQUEO DE CAJA MENOR

CONSISTE EN CONFRONTAR EL EFECTIVO (BILLETES Y MONEDAS) Y
OTROS VALORES EXISTENTES EN CAJA MENOR CON EL SALDO QUE
APARECE EN LIBROS.

FALTANTES EN CAJA
SE PRESENTAN CUANDO AL EFECTUAR EL ARQUEO, SE ENCUENTRA QUE
EL VALOR EN CAJA ES MENOR QUE EL SALDO EN LIBRO AUXILIAR DE
CAJA Y DEBE PROCEDERSE A ELABORAR UN COMPROBANTE DE DIARIO
CON CARGO A DEUDORES VARIOS O A CUANTA QUE INDIQUE EL
PROCEDIMIENTO CONTABLE INTERNO, A CARGO DEL FUNCIONARIO
RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA CAJA MENOR.

SOBRANTES EN CAJA
SI AL EFECTUAR EL ARQUEO LOS VALORES EN CAJA SON MAYORES QUE
LO REGISTRADO EN EL LIBRO AUXILIAR DE CAJA, QUIERE DECIR QUE HAY
UN SOBRANTE EN CAJA Y SE DEBE PROCEDER A ELABORAR UN
COMPROBANTE DE DIARIO CON CARGO ACAJA Y ABONO A INGRESOS
VARIOS O A LA CUANTA QUE INDIQUE EL PROCEDIMIENTO CONTABLE
INTERNO.

REQUISITOS TRIBUTARIOS
Antes de adquirir un bien o un servicio con cargo a Caja Menor, el
funcionario responsable de su manejo. Debe tener la certeza
que la
persona Natural o Jurdica con quien va a establecer el vnculo
comercial, cumpla con los requisitos mnimos exigidos por la Direccin
de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN La dependencia encargada
se abstendr de tramitar legalizaciones para reembolsos o legalizaciones
definitivas de los gastos cuando se incumpla con este procedimiento.

CLASIFICACION TRIBUTARIA Y REQUISITOS DE FACTURACION

Las personas Naturales y Jurdicas estn clasificadas por la DIAN en
Rgimen Comn y Rgimen Simplificado.

REGIMEN SIMPLIFICADO
Las personas Naturales o Jurdicas clasificadas por la DIAN en el rgimen
simplificado, no son responsables del IVA, no estn obligadas a expedir factura y
pueden presentar cuenta de cobro.
Debe acreditar esta clasificacin mediante documento expedido por la DIAN, el
cual deben presentar antes de establecer su vnculo comercial con la empresa.
En este caso, la Universidad Nacional de Colombia Seccional Medelln.

REGIMEN COMUN
Al rgimen comn pertenecen las personas Naturales o Jurdicas responsables
del IVA y obligadas a expedir factura conforme a los requisitos mnimos
indicados en el Estatuto Tributario.

REGIMEN DE FACTURACION
Comercialmente, la factura identifica la realizacin de un contrato de compraventa
o prestacin de servicios, en el cual se discrimina en detalle el contenido del
contrato, el monto de la transaccin, las condiciones de pago, la persona que
interviene en la venta y en muchos casos la persona que interviene en la compra.
Mediante este documento se genera el traslado del dominio del bien o servicio
transado, sin que se haya perfeccionado en su totalidad, ya que el pago se puede
realizar con posterioridad a la facturacin.
El artculo 944 del cdigo de comercio, estipula el derecho que todo comprador
tienen para exigir al vendedor, la entrega de una factura de mercancas vendidas o
servicios prestados con indicacin del precio y su pago.
De acuerdo con lo establecido en el artculo 618 del Estatuto Tributario,
modificado por la Ley 488 de 1988 en su artculo 76, es obligacin exigir la factura
o el documento equivalente. A partir de la vigencia de esta Ley, los adquirientes de
bienes corporales muebles o servicios, estn obligados a exigir la factura o
documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a
exhibirlos cuando los funcionarios de la administracin tributaria debidamente
comisionados para el efecto, as lo exijan.

ENTREGA DEL ORIGINAL POR PARTE DEL VENDEDOR

En la expedicin de la factura debe entregarse el original para el comprador y
conservar la copia el vendedor; sin embargo, en ciertas transacciones se permite
la entrega de la copia, este es el caso de:

Factura cambiaria de compraventa;

Factura cambiaria de transporte;
Tiquete de transporte, no ser obligatorio entregar el original de la factura.
El efecto ser suficiente con al entrega de la copia de la misma;
Papel qumico como el sobreflex;
Boleta del juego del chance.

LA FACTURA, FUENTE PRINCIPAL DEL REGISTRO CONTABLE

Desde el punto de vista contable. El Decreto 2649 de 1993 en su artculo 123,
establece que los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes de
origen interno y externo, debidamente fechados y autorizados por quienes
intervengan en ellos; as mismo establece que los soportes deben ser utilizados
para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

LA FACTURA, COMO SOPORTE DE LOS HECHOS

GENERADORES DE IMPUESTOS
La emisin de la factura de venta constituye no slo el documento que soporta
los hechos econmicos de los contribuyentes, sino que es el sustento
documental en que se basa la determinacin de las distintas obligaciones.

OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA

El legislador ha sealado la obligacin de expedir factura a todas las personas
que intervienen en las operaciones comerciales, recayendo no solamente en los
contribuyentes responsables del IVA, en los responsables de Impuesto de Renta,
sino tambin en las personas no contribuyentes, ya que stas al ejercer sus
actividades econmicas, generan transacciones que para los contribuyentes de
los diferentes tributos, les permite soportar sus costos y gastos.
En la actualidad, esta obligacin corresponde a:

Las personas que tengan la calidad de comerciantes.

Las personas que ejerzan profesiones liberales o presten servicios
inherentes a stas.
Las personas que enajenen productos de la actividad agrcola o ganadera,
salvo que trate de personas naturales y la transaccin supere la cuanta de
vendedor, un documento equivalente que contenga los siguientes datos:

Apellidos y nombre e identificacin del vendedor

Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquiriente
Numeracin consecutiva
Fecha de la operacin
Descripcin del bien
Valor de la operacin

Los responsables del impuesto sobre las ventas y,

De acuerdo con la Ley 223 de 1995, son obligados a expedir factura:

Comerciantes
Importadores
Prestadores de servicios
Ventas a consumidores finales

REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA

De acuerdo con el artculo 617 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 223
de 1995 en su artculo 40, para efectos tributarios, la expedicin de la factura a
que se refiere este artculo, consiste en entregar el original de la misma con el
lleno de los siguientes requisitos:
a) Estar denominada expresamente como factura de venta;
b) Apellido y nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio;
c) Apellidos y nombre o razn social del adquiriente de los bienes o servicios
cuando ste exija la discriminacin del impuesto pagado, por tratarse de un
responsables con derecho al correspondiente descuento;
d) Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin
consecutiva de las facturas de venta;
e) Fecha de expedicin;
f) Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios
prestados;
g) El valor total de la operacin;
h) El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura, e
i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas;
j) Otros requisitos adicionales de control tcnico como son:
- Nmero y fecha (da/mes/ao) de la Resolucin con la cual la DIAN otorga
la autorizacin de la facturacin y el rango de la numeracin autorizada
(prefijos y numeracin) ya que sta cuanta con una vigencia de dos aos.
- Calidad de Grandes Contribuyentes.
- Tarifa correspondiente de Impuestos de Industria, Comercio y Avisos.
Al momento de la expedicin de la factura, los requisitos de los literales a), b), d) y
h) debern estar previamente preimpresos a travs de medios litogrficos,
tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter similar.
Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturacin por computados o
mquinas registradoras con la impresin efectuada por tales medios, se
entienden cumplidos los requisitos de impresin previa.
El sistema de facturacin deber numerar en forma consecutiva y se debern
proveer los medios necesarios para su verificacin y auditoria.

ENTIDADES QUE NO SE REQUIEREN EXPEDIR FACTURA

Bancos, Corporaciones Financiera y las Compaas de Financiamiento

Comercial.
Los responsables del rgimen simplificado y las personas naturales que se
sometan al rgimen unificado de imposicin (RUI) debern expedir cuenta
de cobro.
Los distribuidores minoristas de gas natural comprimido.
Las personas naturales que enajenen productos agrcolas o pecuarios que
no sobrepasen el tope establecido por la norma.
Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petrleo.
El transporte pblico urbano o metropolitano de pasajeros.
Las cooperativas de ahorro y crdito.
Los organismos cooperativos de grado superior.
Las cooperativas multiactivas e integrales de las operaciones financieras.
Las instituciones auxiliares del cooperativismo por las operaciones
financieras.
Los fondos de empleados por las operaciones financieras.
Los servicios de baos pblicos.
Servicios con vnculo laboral.
Las enajenaciones y arrendamientos de bienes que sean activos fijos para
la el enajenante o arrendador y sea un no comerciante.

DOCUMENTOS EQUIVALENTES O SUSTITUTIVOS DE LA

FACTURA
La obligacin de facturar puede ser sustituida por ( en casos excepcionales
expuestos por la Ley) con la expedicin del documento denominado equivalente a
la factura, el cual se caracteriza por contar con algunos de los requisitos de la
factura, los cuales son sealados expresamente para cada documento; estos son:

Los tiquetes de mquinas registradoras.

Las boletas de ingreso a espectculos pblicos.
Los tiquetes de transporte de pasajeros.
Los recibos de pago de matrculas y pensiones expedidos por
establecimientos de educacin, reconocidos por el Gobierno Nacional.
Plizas de seguros, ttulos de capitalizacin y los respectivos
comprobantes de pago.

Los extractos expedidos por las sociedades fiduciarias, fondos de

inversin en moneda colombiana y moneda extranjera, fondos mutuos de
inversin, fondos de valores y fondos de pensiones y cesantas.
Factura electrnica.
Venta de productos agrcolas o ganaderos.
Loteras, rifas y apuestas.
Descuentos por nmina.
Contratos de medicina prepagada.
Transaccin registrada en las bolsas de valores.
Comisionistas de bolsa de valores.
Certificado del proveedor por la venta a empresas de comercializacin
internacional.
Documentos emitidos por entidades de derecho pblico, empresas
industriales y comerciales del Estado, empresas de economa mixta donde
el Estado posea ms del 50 %.
Recibos emitidos por empresas prestadoras de servicios pblicos
domiciliarios.
Recibos expedidos por las cmaras de comercio y notaras.
Miembros de juntas directivas.
Cobro de peajes.

FACTURA ELECTRONICA Y POR COMPUTADOR

Factura Electrnica
Es un documento computacional que soporta una transaccin de venta de bienes
o prestacin de servicios y su transmisin se realiza en forma electrnica desde el
computador del vendedor al computador del comprador.
La factura electrnica es un documento equivalente, el cual deber cumplir con
los requisitos de la factura, excluyendo la preimpresin en los medios litogrficos
y tipogrficos, puesto que es un documento electrnico. Solamente sern vlidas
como documentos equivalentes, las facturas transmitidas por una red de valor
agregado autorizada por la DIAN
Factura por computador
La factura por computador debe cumplir todos los requisitos establecidos en el
Estatuto Tributario para la factura de talonario, a excepcin de la impresin en un
medio tipogrfico o litogrfico.
El sistema de facturacin deber enumerar en forma consecutiva las facturas y se

debern proveer los medios necesarios para su verificacin y auditoria.

BASES PARA APLICAR DEDUCCIONES EN LA VIGENCIA FISCAL

CONCEPTO
COMPRAS EN
GENERAL
SERVICIOS EN
GENERAL

BASE GRAVABLE PARA BASE GRAVABLE PARA

RETEFUENTE
RETEIVA
IGUAL O MAYOR A
IGUAL O MAYOR A
$ XXXXXXXXXXXXX
$ XXXXXXXXXXXXXX
IGUAL O MAYOR A
IGUAL O MAYOR A
$ XXXXXXXXXXXXXX
$ XXXXXXXXXXXXXX

La DIAN establece la clasificacin que debe ser tenida en cuenta para efectos de
los descuentos en el momento de realizar los pagos.

AUTORRETENEDORES Y GRANDES CONTRIBUYENTES

En la factura de venta, deben indicar el nmero y fecha de la Resolucin de
autorizacin expedida por la DIAN que los clasifica como Autorretenedores y
Grandes Contribuyentes. Si el proveedor cumple con este requisito no se debe
aplicar ninguna clase de retencin; es decir, se debe cancelar el valor total de la
factura sin descontar los impuestos.

GRANDES CONTRIBUYENTES NO AUTORRETENEDORES

En la factura debe indicarse el nmero y fecha de la Resolucin de autorizacin
expedida por la DIAN que los clasifica como Grandes Contribuyentes. En este
caso se debe aplicar el descuento correspondiente a retencin en la fuente, si la
compra del bien o servicio supera el valor de la Base Gravable establecida en el
Estatuto Tributario para aplicar las deducciones.

RESUMEN
GRANDES CONTRIBUYENTES = No se aplica RETEIVA ni RETEICA
AUTORRETENEDORES

= No se les descuenta RETEFUENTE

REGIMEN COMUN = Son sujeto de todas las retenciones siempre

y cuando no estn clasificados por la DIAN
como
Grandes
Contribuyentes
o
Autorretenedores.
REGIMEN SIMPLIFICADO = Si se aplica RETEICA Y RETEFUENTE pero no
RETEIVA,
siempre
y
cuando
estn
clasificados por la DIAN como tal; anexar el
Registro nico Tributario (RUT)

RETENCIONES
LA LIQUIDACION Y PAGO POR CONCEPTO DE RETENCIONES
ESTABLECIDAS POR LA DIAN, SE HACE DE ACUERDO CON
MOS MONTOS INDICADOS Y DEPENDIENDO DE LA CLASE DE
PERSONA (NATURAL O JURIDICA) QUE PRESTA EL SERVICIO
O SUMINISTRA EL BIEN.

RETENCION DEL IVA

SE RETIENE EL PORCENTAJE DEL VALOR LIQUIDADO POR
CONCEPTO DE IVA Y SE APLICA SOBRE LA BASE
ESTABLECIDA POR LA DIAN, SEGN LA NORMA QUE SE
ENCUENTRE VIGENTE AL MOMENTO DE LA OPERACIN.

BASES PARA LA RETENCION DEL IVA

CONCEPTO
COMPRAS EN GENERAL
SERVICIOS EN GENERAL

BASE GRAVABLE
IGUAL O MAYOR A $
IGUAL O MAYOR A $

RETENCION EN LA FUENTE
SE APLICA EL PORCENTAJE INDICADO PARA LA VIGENCIA
SOBRE EL SUBTOTAL DE LA FACTURA antes de incluir el valor
del IVA, TENIENDO EN CUENTA QUE NO SE PUEDE LIQUIDAR
UN IMPUESTO SOBRE OTRO IMPUESTO.

TABLA DE RETENCION EN LA FUENTE PARA EL AO xxxx

CONCEPTO
COMPRAS EN GENERAL
COMPRA DE COMBUSTIBLE
SERVICIOS
EN
GENERAL
PERSONAS DECLARANTES
SERVICIOS
EN
GENERAL
PERSONAS DECLARANTES

BASE

TARIFA

IGUAL O MAYOR A $
CUALQUIER VALOR

X%
X%

IGUAL O MAYOR $

X%

IGUAL O MAYOR $

X%

RETENCION SOBRE IMPUESTOS DE INDUSTRIA, COMERCIO Y

AVISOS Y TABLEROS (RETEICA)
Es el valor que se retiene por este concepto, cuyas tarifas hayan sido
adoptadas conforme a la actividad econmica, para el municipio o ciudad
donde funcione la Caja Menor.

BASE PARA RETENCION DE ICA

CONCEPTO
COMPRAS EN GENERAL
SERVICIOS EN GENERAL

BASE GRAVABLE
IGUAL O MAYOR $
IGUAL O MAYOR $

PORCENTAJE
X%
X%

PARA QUE LA UNIVERSIDAD NACIONAL PUEDA DAR CUMPLIMIENTO AL

CALENDARIO ESTABLECIDO POR LA DIAN PARA LA PRESENTACION DE
LA DECLARACION Y CORRESPONDIENTE PAGO DEL LOS IMPUESTOS,
LOS RESPONSABLES DE LA CAJA MENOR DEBE ENVIAR CADA MES A LA
DEPENDENCIA ENCARGADA DE ESTOS ASUNTOS, LAS COPIAS QUE
SUSTENTEN LAS RETENCIONES EFECTUADAS.

RECAUDOS
PROCESO POR EL CUAL UNA ORGANIZACIN EFECTUA LA
RECEPCION DE VALORES DE SU PROPIEDAD, ORIGINADOS EN
LA VENTA DE BIENES O LA PRESTACION DE SERVICIOS

TESORERIA
AREA DE LA DIVISION FINANCIERA QUE TIENE A SU CARGO:

LA ADQUISICION Y CUSTODIA DE LOS FONDOS.

PREPARAR REPOTES SOBRE LA POSICION DIARIA
EFECTIVO Y DEL CAPITAL DE TRABAJO.
LA FORMULACION DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO.

DEL

PARA CUMPLIR CON ESTAS FUNCIONES, DEBE DISEAR UN SISTEMA

EFICIENTE PARA EL RECAUDO DE LOS RECURSOS.

CAJA
EN ESTA CUENTA SE REGISTRAN LAS ENTRADAS Y SALIDAS DE BILLETES,
MONEDAS, CHEQUES, RECIBOS DE PAGO CON TARJETA DE CREDITO Y
OTROS INSTRUMENTOS UTILIZADOS POR LA ENTIDAD COMO
COMPROBANTES DE LAS TRANSACCIONES REALIZADAS.

EQUIPOS DE CAJA

CAJA DE DOCUMENTOS
LAMPARA ULTRAVIOLETA
SELLOS DE RECIBIDO
SELLOS DE PAGADO

MAQUINAS REGISTRADORAS O SIMILARES

MAQUINA VALIDADORA SI ES DEL CASO

SEGURIDADES EN EL AREA DE CAJA

DE LA SEGURIDAD QUE TENGA EN SU MODILO U OFICINA DEPENDE GRAN
PARTE DEL XITO DE SUS FUNCIONES, A CONTINUACION SE DETALLAN
LOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA.

NO PORTAR CELULAR EN EL AREA

MANTENER PUERTA DE LA OFICINA O MUDULO CERRADA
EN AUSENCIAS MANTENER TODO BAJO LLAVE Y ESTA EN CUSTODIA
SI SE MANEJA EQUIPO ELECTRONICO ESTE DEBE SER BLOQUEADO
EN LAS AUSENCIAS TEMPORALES O PERMANENTES
PORTAR SIEMPRE EL CARNET QUE LO IDENTIFICA COMO
FUNCIONARIO DE LA ENTIDAD
INFORMAR OPORTUNAMENTE CUALQUIER ANOMALIA QUE SE
PRESENTE EN SU OFICINA O MODULO QUE NO PERMITAN LA
SEGURIDAD ADECUADA
IDENTIFICAR EL SITIO DONDE SE ENCUENTRA EL INTERRUPTOR DE
ALARMA, SI LO HAY
RESTRINGIR EL ACCESO DE PERSONAS NO AUTORIZZDAS

RECAUDOS EN EFECTIVO

SI ES CON TALONARIO O CON UN VOLANTE ESPECIAL SE DEBE

REVISAR QUE EL DOCUEMENTO ESTE BIEN DILIGENCIADO, SIN
TACHONES, SIN ENMENDADURAS Y QUE NO SE ENCUENTREN
ROTOS, Y QYE EL VALOR RELACIONADO CORRESPONSA AL DINERO
FISICO.
NO SE CUENTA EL DINERO SI NO ESTA PRESENTE EL CLIENTE O
USUARIO.
AL VOLANTE QUE LE QUEDA AL CLIENTE O USUARIO SE LE COLOCA
SELLO DE PAGADO Y SE FIRMA.
SI AL MOMENENTO DE RECIBIR UN PAGO SE CUENTA Y SI SOBRA
DINERO SE CUENTA NUEVAMENTE PARA COMPROBAR QUE
REALMENTE SOBRA.

AL RECIBIR UN PAGO ANTES DE CONTAR CAREE LOS BILLETES

PARA DETECTAR SI SE PRESENTA ALGUNO FALSO.
CUANDO SE DETECTE UN BILLETE FALSO, ANTES DE INFORMARLE
AL CLIENTE, SE VERIFICA QUE REALMENTE SI SEA, EN CASO DE
SER FALSO NO SE ROMPE, SE RETIENE, SE LE ENTREGA UN
COMPROBANTE AL CLIENTE.
AL RECIBIR
UN
PAGO
CON
BILLETES
DE
DISTINTAS
DENOMINACIONES SE SEPARAN POR DENOMINACION Y SE UTILIZA
LA MAQUINA CALCULADORA PARA SUMARLOS.
SIEMPRE SE CUENTA EL DINERO QUE SE RECIBA EN PRESENCIA
DEL CLIENTE O USUARIO.
CUANDO SE RECIBE DINERO EN FAJOS SE DEBEN TENER LAS
SIGUIENTES PRECAUSIONES:
NO SE ROMPE LA FAJILLA ANTES DE CONTARLO, PUES SI LLEGARA
A FALTAR O A ENCONTRARSE BILLETES FALSOS SE LE DEVUELVE AL
CLIENTE EN LA MISMA FORMA.
SI SON VARIOS LOS FAJOS, PRIMERO SE CUENTA EL NUMERO DE
FAJOS Y DESPUES FAJO POR FAJO.
POR MAS GRANDE QUE SEA EL PAGO NUNCA OCULTE EL DINERO AL
CLIENTE, SE MANTIENE DONDE EL SIEMPRE LO VEA POR SI ALFINAL
NO ESTA COMPLETO.

RECAUDOS EN CHEQUE
CUANDO UN PAGO SE RECIBE EN CHEQUE, SE DEBEN REVISAR LOS
SIGUIENTES DATOS:

LA PLAZA. SE TRATA DE UN CHEQUE DE BANCO LOCAL, QUE LA

FECHA DE EXPEDICION NO SUPERE LOS SEIS (6) MESES. SI EL
CHEQUE ES DE OTRA PLAZA QUE LA FECHA DE EXPEDICION NO
SUPERE LOS TRES (3) MESES.
QUE NO PRESENTE TACHONES, ENMENDADURAS NI ESTE ROTO.
QUE EL VALOR EN NUMEROS SEA IGUAL AL REGISTRADO EN
LETRAS, EN CASO DE SER DIFERENTES, PRIMA EL VALOR EN
LETRAS.
QUE ESTE FIRMADO POR EL GIRADOR Y EXPEDIDO A FAVOR DE LA
ENTIDAD.
QUE LA INFORMACION DEL CHEQUE COINCIDA CON LA
RELACIONADA EN EL VOLANTE DE PAGO.
EL VOLANTE DEBE ESTAR DEBIDAMENTE DILIGENCIADO SIN
ENMENDADURAS, TACHONES O RUPTURAS.

EL CHEQUE
ES UN INSTRUMENTO CON VENCIMIENTO A LA VISTA. El GIRADOR DE UN
CHEQUE ORDENA AL BANCO PAGAR UNA SUMA DE DINERO AL
BENEFICIARIO O AL TENEDOR LEGITIMO

CLASES DE CHEQUES

CHEQUE POST FECHADO: ES AQUEL QUE SE LIBRA CON UNA FECHA

POSTERIOR A AQUELLA EN QUE REALMENTE SE GIRA. CON EL SE
PRETENDE PROLONGAR SU PLAZO DE PRESETACION ANTE EL
BANCO. NO OBSTANTE, UNA VEZ ENTREGADO, EL BENEFICIARIO O
TENEDOR LEGTIMO PUEDE COBRARLO EN EL BANCO GIRADO SIN
QUE EL LIBRADOR PUEDA EJERCER ALGUNA ACCION CONTRA EL
BANCO POR EL PAGO EFECTUADO.
CHEQUE CERTIFICADO: ES AQUEL EN EL CUAL EL BANCO CERTIFICA
LA EXISITENCIA DE FONDOS DISPONIBLES PARA SU PAGO. EN
VIRTUD DE ESTA CERTIFICACION, EL BANCO RESPONDE
CAMBIARIAMENTE ANTE EL TENEDOR POR SU PAGO, SIEMPRE Y
CUANDO SEA PRESENTADO EN FORMA OPORTUNA.
CHEQUE DE GERENCIA: ES AQUEL EN EL CUAL EL BANCO ES EL
MISMO LIBRADOR Y LIBRADO, PUES SE GIRA CONTRA SI MISMO.
CHEQUE CRUZADO SENCILLO: ES AQUEL EN EL CUAL EL GIRADOR
COLOCA DOS LINEAS PARALELAS EN LA CARA DEL FRENTE DEL
CHEQUE. NO PUEDE COBRARSE POR VENTANILLA. DEBE
CONSIGNARSE PARA SU COBRO. PUEDE CIRCULAR MEDIANTE EL
ENDOSO PERO EL TENEDOR DEBE CONSIGNARLO PARA SU COBRO.
SE PUEDE ENCONTRAR DE LAS SIGUIENTES FORMAS:
__________
CRUZADO
CRUZADO
__________

CHEQUE CON CRUCE ESPECIAL: ES AQUEL EN EL CUAL, ENTRE

LAS LINEAS DE CRUCE, SE COLOCA EL NOMBRE DEL BANCO QUE

DEBE EFECTUAR SU COBRO, POR LO TANTO EL CHEQUE SOLO
PODRA SER CONSIGNADO EN DICHO BANCO.

CHEQUE NO NEGOCIABLE O RESTRICTIVO: ES AQUEL QUE

SOLAMENTE PUEDE SER PAGADO AL BENEFICIARIO, ES DECIR, A
QUIEN FIGURA AL ANVERSO DEL DOCUEMENTO, PUES EL
GIRADOR HA PROHIBIDO SU NEGOCIACION, MEDIANTE EL USO
DE LA EXPRESION PAGUESE AL PRIMER BENEFICIARIO O NO
NEGOCIABLE. EN ESTA CASO, SOLO PODRA HACERSE EFECTIVO
MEDIANTE LA CONSIGNACION EN LA CUENTA DEL BENEFICIARIO
Y NO PUEDE CIRCULAR MEDIANTE ENDOSO. O PUEDE PAGARSE
POR VENTANILLA AL BENEFICIARIO, PREVIA IDENTIFICACION,
CONFORME LO SEALA LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA.
ESTE CHEQUE ADICIONALMENTE PUEDE ESTAR CRUZADO, CASO
EN EL CUAL SOLO SE PAGA A UN BANCO CONSIGNATARIO.
CUANDO EL BANCO RECIBE ESTA CLASE DE CHEQUES, DEBE
CERTIFICAR AL BANCO GIRADO QUE HA SIDO CONSIGNADO EN
LA CUENTA DEL BENEFICIARIO, PARA LO CUAL DEBE VERIFICAR
QUE EFECTIVAMENTE EL IMPORTE VAYA A DICHA CUENTA.
LO PODEMOS ENCONTRAR DE LAS SUGUIENTES FORMAS:
__________________________________________________________
PAGUESE UNICAMENTE AL PRIMER BENEFICIARIO
PAGUESE UNICAMENTE AL PRIMER BENEFICIARIO
_________________

__________________

NO NEGOCIABLE
_________________

NO ENDISABLE
__________________

NO NEGOCIABLE
NO ENDOSABLE
______________________________________________________
PARA CONSIGNAR A LA CUENTA DEL PRIMER BENEFICIARIO
PARA CONSIGNAR A LA CUENTA DEL PRIMER BENEFICIARIO

CHEQUE PARA ABONO EN CUENTA: ES AQUEL QUE DEBE

CANCELARSE MEDIANTRE EL ABONO DEL IMPORTE DEL MISMO EN
LA CUENTA DESIGNADA (CUENTA CORRIENTE O CUANTA DE
AHORROS) SI ADEMS DE ESO TIENE LEYENDA RESTRINGIENDO LA

NEGOCIABILIDAD, NO SERA NEGOCIABLE Y SOLO PUEDE

COBRARSE CONSIGNANDOLO EN LA CUENTA INDICADA. ESTE
CHEQUE TAMBIEN DEBEBN CERTIFICARSE CUANDO EL BANCO LO
RECIBE EN CONSIGNACION.
CHEQUE FISCAL: ES AQUEL QUE ES GIRADO POR CUALQUIER
CONCEPTO A FAVOR DE LA NACION, LOS MUNICIPIOS, LOS
DEPARTAMENTOS, LOS ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS, LAS
EMPRESAS INDISTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO Y LAS
SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA SUJETAS AL REGIMEN
PREVISTO PARA LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES
DEL ESTADO.
DEBEN SER PAGADOS MEDIANTE CONSIGNACION A LA CUENTA
QUE TENGA LA ENTIDAD PUBLICA, ES DECIR, NO PUEDEN
NEGOCIARSE NI PAGARSE EN EFECTIVO, NI TAMPOCO
MODIFICARSE SU FORMA DE CIRCULACION EN EL REVERSO DEL
CHEQUE.
CABE ANOTARSE QUE EL ESTATUTO ORGANICO DE LAS
INSTITUCIONES FINANCIERAS ESTABLECE UNA SANCION PARA LOS
BANCOS QUE PAGUEN O NEGOCIEN EN FORMA IRREGULAR TAL
CHEQ FISCAL, EN EL SENTIDO EN QUE RESPONDERAN EN SU
TOTALIDAD POR EL PAGO IRREGULAR, Y LOS EMPLEADOS
RESPONSABLES QUEDARAN SOMETIDOS A LAS SANCIONES
LEGALES Y REGLAMENTARIAS DEL CASO.

PROCEDIMIENTO PARA EL ENVIO DE VALORES A CONSIGNACION

1. Fecha de entrega: escribir el da, mes y ao en que hace entrega de los
documentos al mensajero para consignacin.
2. Consecutivo: escribir el nmero de consecutivo indicado para cada
documento que se entrega al cajero de acuerdo con la planilla. En cada
entrega se debe reiniciar la numeracin, empezando por el nmero uno (1)
para registrar as el nmero total de documentos por cada ocasin en que se
realiza la operacin.
3. Clase de documento: escribir de forma precisa el tipo de documento que
entregar al mensajero o a la transportadora de valore para consignar (dinero
en efectivo o cheque).
4. Nmero de documento: cuando el documento tenga un nmero de
identificacin, escrbalo en una casilla, con el mismo contenido o formato con
que se encuentra en el documento original.

5. Valor: escribir el valor exacto contenido en el documento que se entrega al

mensajero o a la transportadora de valores para consignar.
6. Banco: escribir el nombre del Banco o Entidad que emite el documento
entregado para consignar.
7. Cuenta bancaria a consignar: escribir el nmero completo de la cuenta
bancaria en la que debe ser consignado el documento.
8. Nombre del banco a consignar: escribir el nombre completo y preciso del
banco en el cual se debe hacer la consignacin del documento.
9. Entrega: escribir el nombre y firma de la persona que entrega los documentos
para consignar (cajero).
10. Recibe: escribir el nombre y firma de la persona que recibe los documentos
para consignar (mensajero).

Nombre del

CAJA MENOR Y RECAUDOS

UNIVERSIDAD NACIONAL DE

curso:
Empresa:

COLOMBIA

Docente

JAIME CARMONA ROLDAN

Asignado:
Fecha de
Inicio:
Duracin:
Horario:

25-02-08 Fecha de
29-02-08
Terminaci
n:
N
de 25
10 H.
Participantes:
L
M
M
J
V
5 PM
X
X
X X
7 PM X

Presentacin / justificacin:

Objetivos / Resultados de Aprendizaje:

APORTAR A LOS PARTICIPANTES LOS CONCEPTOS
FUNDAMENTALES PARA EL MANEJO DE CAJA
MENOR Y EL PROCEDIMIENTO DE DISTINTOS
RECAUDOS.
PERFILES DEL ALUMNO
Perfil de entrada y Requisitos de Ingreso

Perfil de salida

RESPONSABILIDADES
De la Organizacin:

Del SENA:

Contenido: Ver Anexo

Estrategias Metodolgicas:
EXPOSICION MAGISTRAL Y TALLERES
Recursos /Medios:
TABLERO PROYECTOR DE ACETATOS
Seguimiento y Evaluacin:

Fuentes Bibliogrficas
MANUAL MINIS. TRANSPORTE. MANUAL U.
JAVERIANA. REGLAMENTO U. N. CURSO BASICO DE
CONT. UNIREMINGTON. NUEVO MANUAL PRCTICO
DE CONT. CONTABILIDAD GONZALO SINISTERRA.
SEGUNDA EDICION. Y DOCUMENTOS VARIOS.
Tipo de Certificado
Asistencia
Aprobacin
Elabor

Fecha:

Aprob:

Fecha:

Resultados
de
aprendizaje

Temas

Actividades Duracin

Inicio Termina

Instructor

Ambiente