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Aun siendo la organizacin la segunda etapa del proceso administrativo, no es por ello
menos importante; es de suma importancia ya que evita la prdida de tiempo, esfuerzo y
recursos en la obtencin de objetivos.
Los administradores deben considerar de manera racional los elementos con los que
cuenta la empresa para utilizarlos de forma tal que sean eficientes y eficaces a la hora de
interactuar.
ORGANIZACION: CONCEPTOS
como sinnimo de Empresa: "puede ser entendida como la entidad creada
intencionalmente para el logro de los objetivos o " agrupacin de personas que
comparten ideales comunes y persiguen unos fines que pueden ser lucrativos como no
lucrativos"
Como accin o actividad: corresponde a darle un orden a las cosas cualquier escenario
de aplicacin como fase del proceso administrativo: "es donde a travs de ella el sistema
establece la divisin del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento"
Toda empresa para poder funcionar y poder lograr sus objetivos debe dotarse de una
estructura organizativa entendindose por esta, al esquema formal de relaciones,
comunicaciones, procesos de decisin, procedimientos y sistemas dentro de un conjunto
de personas, unidades, factores materiales y funciones en aras de la consecucin de los
objetivos de la empresa.
En toda organizacin existen un conjunto de relaciones que expresamente se establecen
cuando se disea su estructura y que representan un intento deliberado por establecer
patrones de relacin entre los componentes de la empresa (estructura formal) y que
coexisten con otras que no han sido establecidas de manera formal, no escritas ni
planificadas (estructura informal).
Por lo tanto, la estructura organizativa no surge de forma espordica, sino que es creada
por la direccin siguiendo un proceso lgico que puede dividirse en tres puntos:
Una vez diseada la estructura organizativa esta tendr su reflejo en los denominados
organigramas, que no son ms que una representacin grfica de la misma.
Factores que influyen en el diseo
Ventajas de la Organizacin :
La Cadena de Mando
Personas que realizan tareas distintas aunque relacionadas
Se logra mediante normas.
Es un proceso colectivo.
Principios Generales :
Santibez (1998), define los principios como
declaraciones, enunciados o preceptos que guan al dirigente. Se han
reconocido principios que deben observarse al organizar una empresa o
institucin o en toda organizacin.
Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una
organizacin racional, se encuentran ntimamente relacionados y son:
Del objetivo:
Todas y cada una de las actividades establecidas en la organizacin deben
relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa. Es decir, la
existencia de un puesto slo es justificable si sirve para alcanzar realmente los
objetivos. este principio a primera vista parece obvio, sin embargo, la realidad
muestra que muchasveces se crean puestos con la consecuente implicacin
de costos y esfuerzos intiles, que en nada contribuyen a lograr los objetivos,
sino que, al contrario, slo ocasionan gastos innecesarios. no hay que
confundir a los sistemasorganizacionales con sistemas burocrticos o de
papeleo excesivo; al organizar es necesrio tener presente que lafinalidad
primordial de la organizacin es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y
no complicarlo.
Especializacin.
Este principio fue establecido por Adam Smith hace 200 aos; afirma que el
trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecucin
de una sola actividad.El trabajo se realizar ms fcilmente si se subdivide en
actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras ms especfico y
menor sea el campo de accin de un individuo, mayor ser su eficiencia y
destreza.
Jerarqua
Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una linea clara e ininterrumpida, desde el ms alto
ejecutivo hasta el nivel ms bajo. Este principio establece que la organizacin
es una jerarqua.
Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad
conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir
dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona
por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para
poder realizarlo. De la misma manera que resulta absurdo conceder
autoridad para realizar una funcin, a un empleado, si no se le hace
responsable por los resultados.
Teniendo claro los principios mencionados arriba, recin se debe determinar y asignar lo
siguiente:
Funciones
Jerarquas
Obligaciones
Recursos humanos. Los recursos humanos son los ms importantes para una
empresa, por tal motivo deben ser adecuadamente seleccionados, introducidos y
desarrollados.
Sistemas de Organizacin :
Disminuye la presin sobre un slo jefe por el nmero de especialistas con que cuenta la
organizacin.
Desventajas:
Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y
moral de los trabajadores por contradiccin aparente o real de las rdenes.
Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusin y conflictos.
La no clara definicin de la autoridad da lugar a rozamientos entre jefes.
Organizacin staff
Este tipo de organizacin no disfruta de autoridad de lnea o poder de imponer decisiones,
surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnologa,
proporciona informacin experta y de asesora.
Criterios para diferenciar lnea y staff:
, mientras que las actividades del staff se asocian en forma indiferente. Por ejemplo, los
rganos de produccin y de ventas representan las actividades bsicas y fundamentales
de la organizacin: las actividades metas, los dems rganos complementarios y
secundarios representan las actividades medio. Si se produce algn cambio en los
objetivos de la organizacin, la estructura lnea-staff tambin cambiar.
los rganos de staff se orientan hacia dentro para asesorar a los dems rganos, sean de
lnea o de staff.
El rea de staff no necesita esa autoridad porque esta se ejerce sobre ideas o planes. Su
actividad consiste en pensar, planear, sugerir, recomendar, asesorar y prestar servicios
especializados. El hombre de lnea necesita el staff para desarrollar sus actividades,
mientras que el hombre del staff necesita de la lnea para aplicar sus ideas y planes.
Las principales funciones del staff son:
Servicios.
Consultora y asesora.
Seguimiento.
Planeacin y control
Ventajas:
Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los
problemas de direccin.
Hace posible el principio de la responsabilidad y de la autoridad indivisible, y al mismo
tiempo permite la especializacin del staff.
Desventajas:
Si los deberes y responsabilidades de la asesora no se delimitan claramente por medio
de cuadros y manuales, puede producir una confusin considerable en toda organizacin.
Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por falta de un
respaldo inteligente en la aplicacin de sus recomendaciones.
Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organizacin lineal.
Organizacin divisional
Utilizada por grandes organizaciones que han crecido diversificando sus productos o sus
mercados. Utiliza la departamentalizacion en base a productos, reas o clientes. Y
esos departamentos se les denomina divisiones porque tienen autonoma, tienen
capacidad para tomar decisiones referentes a su producto, a su mercado o a su
rea geogrfica. Cuando esta descentralizacin existe se habla siempre de divisin y no
de departamentacion.
Cada divisin realiza todas las funciones necesarias para servir correctamente a su
producto, a su mercado o a sus reas geogrficas. Y el director de divisin es un semidirector general de la empresa. La sede central controla la actuacin de todas las
divisiones normalmente a travs de normalizacin de resultados.Realiza adems
funciones de apoyo centralizadas y se suele encargar de nombrar y sustituir a los
directores de cada divisin.
Ventajas e inconvenientes:
Se suele sealar que presenta las siguientes ventajas respecto a la organizacin lineal:
mejora la asignacin de capital, dispersa el riesgo.
Reacciona estratgicamente ante los cambios y ayuda a preparar a directivos generales.
Ahora bien, estos mismos cuatro elementos pueden ser inconvenientes si la comparamos
con organizaciones independientes.
Puede llevar a que las divisiones maximicen sus objetivos y no los de la organizacin.
Adems, como se mide a cada divisin por los resultados que obtiene, hay una tendencia
a minusvalorar todo lo que no sean objetivos cuantificables.
La separacin y autonoma de las divisiones puede crear conflictos y dificultar la
reasignacin de recursos.
Suele ser ms costosa en el mbito directivo econmicamente.
Instrumentos Metodolgicos:
Permiten establecer de manera formal (escrita ) la estrutura y funciones
de la organizacin. Estn aqu los organigramas y manuales .
Organigramas :
Muestran la posicin de cada departamento en la
estructura interna de una organizacin.
Sealan la interrelacin o enlace que debe existir entre
cada departamento, seccin, etc., de la organizacin.
Facilitan los procedimientos con que trabaja la direccin,
la organizacin y el control.
Dejan claramente definidas las lneas de mando y de
responsabilidad dentro de la organizacin.
Muestran los organismos asesores y aquellos otros con
los que se establecen las coordinaciones dentro de la
organizacin.
Manuales: Es un documento que contiene
o incluye de forma sistematizada las actividades a
ser cumplidas por los miembros de la organizacin y
las formas en que las mismas deberan ser relizadas. Suministra informacin
para la accin. Sirve de gua para la ejecucin del trabajo.
Instruye sobre los objetivos, polticas, funciones, autoridad,
normas, procedimientos, etc, de la institucin.
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