1.

DATO, INFORMACIN Y DOCUMENTO

v Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia y funciones

de los siguientes elementos en un proceso archivstico: EL DATO, LA
INFORMACIN Y EL DOCUMENTO.

EL DATO:
Se considera como una unidad pequea, elemental y de gran importancia,
ya que con la ausencia de uno slo, puede dificultar la debida fluidez,
claridad, solidez y precisin de la informacin.

Cabe destacar que el procesamiento de los datos es lo que nos proporciona

informacin.

LA INFORMACIN:

La informacin se puede definir como una serie de datos organizados que

se recepcionan por primera vez, esta debe responder a
ciertas caractersticas para que el anlisis y las medidas que se tomen
correspondan efectivamente a una situacin real previamente identificada.

Entre estas vale la pena mencionar las siguientes:

Exactitud: En este sentido la informacin debe reflejar el evento al cual se

refiere y su sistema de medicin expresado con poca variabilidad.
Objetividad: La informacin debe ser el producto de criterios establecidos
que permitan la interpretacin en forma estandarizada por diferentes
personas en circunstancias diversas de tiempo y lugar.
Vlida: Se refiere a que la informacin ha de permitir medir en forma
precisa el concepto que se estudia, con criterios uniformes.
Continuidad: La informacin ha de ser generada en forma permanente de
tal manera que exista la disponibilidad de los datos a travs del proceso de
vigilancia.

 Completa: Debe contener todos los datos y variables previamente

establecidas para cumplir con su finalidad en cada evento.
Oportuna: La informacin debe generarse y notificarse a la par con los
acontecimientos de tal manera que permita la toma de decisiones y la
actuacin inmediata.
Comparable: que permita ser confrontada con datos similares.

EL DOCUMENTO:

Se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para
comprobar algo. "todo mensaje -icnico o simblico- incorporado a un
soporte permanente y empleado con una finalidad informativa" El
documento es el soporte material del conocimiento y la memoria de la
humanidad y, si bien hay otras fuentes susceptibles de ofrecer informacin,
como demandas a personas u organismos, asistencia a conferencias,
programas de radio o TV, incluso estas tendrn su origen en documentos.
En conclusin podemos decir que los datos si son procesados se
convierten en informacin y la informacin si es codificada se convierte en
conocimiento, el hecho de que tengamos mucha informacin no quiere
decir que tengamos muchos conocimientos, en algunos casos esa
informacin obtenida no es aprovechada y no se convierte en un
conocimiento; como administradores documentales debemos tener claro el
concepto de informacin, pues la mayora de las personas aunque viven
rodeada de ella, tienen una definicin errnea, as que es responsabilidad
de nosotros como estudiantes investigar e indagar en fuentes confiables
sobre muchos de los conceptos que en este programa se manejan.

2.

VIDEO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Despus de haber realizado la reflexin inicial, es momento de que usted

observe el siguiente video denominado: IMPORTANCIA DE LOS
ARCHIVOS, y posteriormente piense a nivel general, cules podran ser
las posibles fallas que existen en el proceso general del documento
archivstico.

Opinin
Las posibles fallas que se presentan en el proceso general del documento
archivstico, suelen ser la falta de capacitacin de la persona encargada
de los documentos, ya que debemos estar preparados profesionalmente
para llevar a cabo una excelente recepcin, clasificacin, organizacin y
almacenamiento de estos, adems debemos saber en qu momento un
documento pierde su valor para irlo desechando y no permitir que se
acumulen cantidades innecesarias, que solo ocupan espacio y nada ms;
si logramos poner prctica todos los consejos, realizando una buena
organizacin y clasificacin, nuestras oficinas mostraran un aspecto
diferente, estructurado e impecable.

3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios

para el aprendizaje.
Descripcin:
Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situacin y
justifique la pregunta planteada:
En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro
los
cuales
se
evidencian, notas, cintas
magnticas, mapas, borradores,
dibujos, apuntes rpidos, planos, fotografas, cuadros, videos y discos duros. A
usted se le ha asignado la tarea de darles una clasificacin adecuada, la cual la
debe exponer a su supervisor de Archivo.
3. ESTRUCTURACIN DIDCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados segn el soporte?
Archivo de la empresa:
1: Informacin escrita: Apuntes rpidos, notas.
2: Informacin magntica: Cintas magnticas, discos duros.

3.Informacin visual:
3.1GEOGRAFICO:
Mapas, planos.
3.2 informacin de entretenimiento y
Dibujos, cuadros, Borradores.

3.3 Registros visuales.

Fotografas, videos.
2: Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su
supervisor.
Repuesta:
Seor supervisor: He clasificado la informacin de acuerdo al contenido de la
informacin y al cdigo con el que se transmite la informacin.
Pienso que de esta manera tenemos una buena gestin documental y ahorro de
tiempo.

3.3. Actividades de transferencia del conocimiento

Descripcin:
En el foro temtico correspondiente al tercer contenido de estudio, responda de
forma clara y argumentada las siguientes preguntas:
a. Observe la imagen que se presenta a continuacin y explique con sus palabras
cul es el procedimiento que se evidencia en la misma.
Respuesta:
El procedimiento que se presenta en la imagen hace referencia a la manera de
proceder cuando vamos a realizar una recoleccin de datos para que se
transforme en informacin.
b. Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido y
exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso de la Administracin
Documental.
Correspondencia comercial: Son aquellas comunicaciones o escritos
producto de la actividad mercantil de una empresa, por ejemplo cartas
comerciales, informes ejecutivos, informes presupuestales y circulares.
Correspondencia comercial: es importante ya que contienen la informacin
mercantil y nos ayuda a agilizar procesos como contrataciones y compras.
Documentos contables: Son aquellos registros que sirven como soporte para
el registro de las operaciones comerciales que se producen en la empresa,
por ejemplo las facturas, los recibos de caja, los comprobantes, entre otros.

Documentos contables: es importante este registro ya que nos ayuda levar la

informacin contable y puede ser de ayuda para la economa de la empresa o la
inversin a futuro.

Documentos especiales: Son aquellos que por sus contenidos o

condiciones fsicas o qumicas cobran caracteres diferentes en forma y expresin,
por ejemplo la sujecin a ciertos formatos especficos como las actas,
las certificaciones, las escrituras, pero a su vez la archivstica acepta catalogar
los documentos especiales como aquellos que constituyen ciertas expresiones
como los soportes electrnicos, las imgenes o audiovisuales.
Documentos especiales: es importante este tipo de documentos porque nos
permite llevar el registro de informacin especial y puede ser de ayuda cuando
alguna persona de la organizacin necesite un documento como certificados.
Documentos legales: Son aquellos que por su misma naturaleza y
contenidos pueden llegar a tener un valor de prueba y demostrar la existencia de
un suceso o hecho, por ejemplo los registros civiles, partidas, hojas de vida, e
incluso registros de pagos y cobros.
Documentos legales: los documentos legales son muy importante ya que nos
ayuda a llevar el registro de un suceso importante que solo se presente una sola
vez con un registro civil.

c. Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de este contenido

y explique el porqu de sus aportes.

1: primer aporte:
Es muy importante tener presente las definiciones de cada concepto ya que de
esa manera puedo tener un buen proceder en mi trabajo como archivista.
2: Segundo aporte:
Es importante saber de la historia y a la vez del porqu de los archivos ya que
puedo tener una buena base para as tener una buena gestin documental.