Comunicar: La importancia del QU y el CMO

La importancia de la comunicacin
en la gestin de proyectos
por Carlos Gonzlez Jardn, PMP

Facebook, Twitter, Google, internet, blogs, correo electrnico, telfono,

Whatsapp... desde siempre una de las principales preocupaciones del ser
humano ha sido comunicarse. Queremos compartir datos, transmitir una
idea, ampliar conocimientos, en definitiva, recibir y transmitir informacin.
Desde la perspectiva de un responsable de proyecto, la comunicacin es
una de las habilidades clave que tiene que cuidar y potenciar. Sin
embargo, y a pesar de esa importancia, es curioso que algo que hacemos
continuamente, tanto en nuestra vida personal como profesional, muchas
veces no le dedicamos el tiempo suficiente, sobre todo en algo tan relevante
como un proyecto.
Por qu falla la comunicacin en los proyectos?, Por qu algo tan
"natural" como el comunicarse puede suponer un importante quebradero
de cabeza y llevar incluso al fracaso de proyectos? Algunas de las causas
ms comunes son:
Informacin errnea, incompleta, excesiva, inconsistente o sesgada.
Interlocutor no vlido.
Manejo de los tiempos inadecuados.
Medios de transmisin incorrectos.
Falta de claridad.
...
La comunicacin supone una parte importante de nuestro da a da y
deberamos prestarle la atencin que se merece: un responsable de
proyecto invierte la mayor parte de su tiempo (pudiendo llegar en
momentos a superar ms de las 2/3 partes) en comunicarse: con su equipo
de trabajo, los clientes del proyecto, los usuarios, los proveedores, los
gestores de su organizacin, compaeros de trabajo con los que interacta,
etc... Esta comunicacin se realiza de diversas formas: negociando,
reportando el estado de un proyecto, asignando trabajo al equipo,
obteniendo informacin de la ejecucin del proyecto, etc...
Lo primero que tenemos que tener claro, aunque a veces parecemos
olvidarlo, es que en cualquier comunicacin siempre hay dos puntos de
vista: la parte transmisora y la parte receptora. Estos dos puntos de vista se
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pueden relacionar de una forma sncrona/simultnea (comunicaciones

presenciales, videoconferencias,...) o de forma asncrona (correos, informes,
blogs,...) y tenemos que cuidarlas por igual: muchas veces pensamos tanto
en lo que queremos transmitir que no prestamos atencin a lo que nos
estn transmitiendo y perdemos informacin valiosa para entender el
entorno.

A la hora de poder comunicarnos de forma eficiente tenemos que

identificar los tipos de comunicacin que podemos utilizar, ya que afectar
a la forma en que debemos de transmitir el mensaje (no podemos escribir
un correo electrnico como si estuviramos escribiendo un Whatsapp, o un
documento funcional como si estuviramos redactando una novela). Las
formas son tan importantes como el fondo (continente vs. contenido).
En toda comunicacin tenemos que tener en cuenta diferentes
dimensiones:
Interna, con el equipo de trabajo/proyecto, y Externa, con el
cliente/usuarios/proveedores
Formal vs. Informal. Informes, presentaciones, documentos vs.
correos electrnicos, conversaciones de pasillo o telefnicas.
Vertical, hacia los distintos niveles de la estructura organizativa, y
Horizontal, entre los compaeros.
Oficial y No Oficial. Comunicacin con organismos oficiales o interna
de la compaa, y comunicacin con compaeros, colaboradores.
Escrita vs. Oral.
Verbal vs No Verbal. A veces le prestamos poca atencin a la
comunicacin no verbal pero, como nos comportamos ante un
interlocutor (actitud, postura, comportamiento, distracciones...), puede
suponer una barrera a la hora de comunicarnos.
Estas diferentes dimensiones debern determinar nuestra actitud y como
enfocamos la comunicacin con nuestro interlocutor y en nuestro proyecto.
Segn muchas encuestas, mejorar la comunicacin se sita entre las
principales medidas para mejorar la ejecucin de los proyectos. Pero qu
podemos hacer para mejorarla? Sin nimo de ser demasiado exhaustivo,
enumero algunos aspectos:
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 Planificar y preparar la comunicacin. En un proyecto no podemos

dejar la comunicacin a la improvisacin. Tenemos que tener claro
qu queremos transmitir, cuando hacerlo, cmo hacerlo, qu soporte
vamos a usar y, sobre todo, quienes sern nuestros interlocutores. Hay
que limitar al mximo la improvisacin, para evitar el riesgo de decir lo
que no se debe.
Utilizar un lenguaje simple. Esto es muy importante en un entorno
altamente especializado, sobre todo en comunicaciones con usuarios.
Muchas veces tendemos a usar un lenguaje que slo entendemos en
nuestro mbito de trabajo (ingenieros, ...). Tenemos que comunicar
pensando en quien recibe el mensaje, no en quien lo emite.
Obtener feedback del receptor. Este punto nos permite reforzar la
comprensin del mensaje. Tenemos que asegurarnos que nuestro
interlocutor ha entendido lo que queremos transmitir.
Establecer mltiples canales de comunicacin. Tenemos que definir
cuales son las lneas de comunicacin principales en nuestro proyecto,
y formalizarlas/controlarlas: informes, redes sociales corporativas,
intranets, etc...
Determinar la sensibilidad del receptor respecto a la informacin que
se va a transmitir.
En comunicaciones presenciales (cara a cara), prestar atencin al
lenguaje corporal del receptor. Esto nos dar pistas de si la
informacin se est recibiendo correctamente.
Comunicar en el momento adecuado, y con el formato y medios
correctos.
Reforzar las palabras con acciones. Debemos de evitar actitudes tipo
haz lo que digo, no lo que hago.
Escucha activa. Esto significa que tenemos que escuchar y entender la
comunicacin desde el punto de vista del que habla.
En definitiva, tenemos que tener siempre presente que Una comunicacin
de proyectos efectiva asegura que la persona adecuada dispone, en el momento
apropiado, de la informacin requerida, utilizando los medios y los formatos
adecuados.
La importancia de una buena comunicacin se ha convertido en algo
indispensable para lograr el xito en los proyectos y en la gestin de las
organizaciones.

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