UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO

FACULTAD DE INGENIERA
DIVISIN DE INGENIERA EN CIENCIAS DE LA TIERRA

ASIGNATURA: PLANEACIN Y ADMINISTRACIN DE PROYECTOS DE CIENCIAS DE LA TIERRA.

PROYECTO (CONFERENCIAS)
PROFR: ING. JUVENTINO SNCHEZ VELA
INTEGRANTES:
-VILA GARCA GABRIELA
-GALLARDO MATA ANALAURA
-GONZLEZ SERRANO NELLY
-LPEZ AGUIRRE DANIEL
-MENDIETA HERNNDEZ LUIS
-MONTALVO MALDONADO NAYELY
-QUIRASCO PALILLO JOS MANUEL
-RUZ CORDERO ALEJANDRA

CDULA DEL PROYECTO.

Ttulo del proyecto: Celebracin del 88 aniversario de Ingeniera Petrolera.

Propsito: Festejar el 88 aniversario de la Carrera de Ingeniera Petrolera, al mismo tiempo fomentar la
convivencia con los alumnos de Ingeniera Petrolera y otras carreras, proyectando la trascendente
historia y lo importante que es la carrera en el presente y lo prspero que ser en un futuro.
Descripcin: La celebracin del 88 aniversario de Ingeniera Petrolera se realizar en la Facultad de
ingeniera de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, an no se tiene establecido el lugar
concreto donde se realizar el evento.
Dicho evento tiene contemplado una duracin de dos das, estas fechas son 30 y 31 de Octubre del
presente ao, el evento contempla una serie de actividades a realizarse, contar con varias
conferencias a lo largo del da acerca de temas interesantes y relevantes en este momento en la
industria petrolera, as como tambin una mesa redonda, una carrera y petro olimpiadas.
Nuestro trabajo actualmente consiste nicamente en coordinar, organizar y realizar con xito las
ponencias que se tendrn en dicho evento, para llevar a cabo estas actividades hemos planteado una
estructura de trabajo preliminar, ya que sta se puede modificar de acuerdo a las necesidades del
proyecto.

Estructura de trabajo:
EVENTO: Celebracin del 88

aniversario de Ingeniera
Petrolera/ CONFERENCIAS
Ing. Jos Juventino
Snchez Vela

Logstica (Gerente de
proyecto)

CONFERENCIAS
Gerente de proyecto:
Analaura Itzayania Gallardo Mata

Asistencia de conferencistas

Daniel Lpez Aguirre

Administrador de recursos

Gabriela vila Garca

Verificacin de costos de
artculos a utilizar

Nayely Montalvo
Maldonado

Maestro de ceremonias

Luis Eduardo Mendieta

Hernndez

Organizador de actividades

(refrigerio)
Jos Manuel Quirasco
Palillo

Asistencia de conferencistas

Organizador de actividades

Nelly Gabriela Serrano

Gonzlez

Alejandra Ruz Cordero

Objetivo: El objetivo principal para la realizacin de conferencias es proporcionar al pblico en general

ms conocimiento e informacin con respecto a la carrera para que pueda relacionarlo con la
importancia en nuestro pas y a nivel mundial, en el presente y lo que ser en un futuro.
Criterios de xito o beneficios esperados: Se espera que con la realizacin de estas conferencias y
el evento en general los alumnos, sobre todo los que se estn formando en de Ingeniera Petrolera
amplen su visin acerca de la carrera y reas de inters.
Financiamiento o fondeo: El monto total para este proyecto es de $10717.20 para el desarrollo de
estas conferencias junto con una mesa redonda cuya cdula no ser mencionada por el momento.
Entregables ms importantes: Realizar con xito todas las actividades planeadas para el evento en
tiempo y forma.
Criterios de aceptacin: (Deben ser establecidos por el cliente).
Cronograma de puntos de revisin o milestones: La agenda del proyecto para los principales
milestones en los das hbiles del curso de Planeacin y Administracin de proyectos de Ciencias de la
Tierra:
1.
2.
3.
4.
5.

Plan inicial del proyecto.

Autorizacin de prstamo de auditorio.
Fecha y horarios para presentacin de conferencias.
Invitacin a ponentes para exponer conferencias (6).
Confirmacin de ponentes.

6. Pedido de reconocimientos.
7. Invitacin a alumnos y personas en general con difusin.
8. Pedido de desayunos y bocadillos para ponentes y otros.
9. Ejecucin de conferencias (6), entrega de reconocimientos, desayunos y bocadillos.
10.
Evaluacin de proyecto.
2.Autozacin de prstamo de auditorio
3.Confirmacin de fecha y horarios
4.Invitacin a ponentes
5.Confirmacin de ponentes
6.Pedido de reconocimientos
7.Pedido de desayunos y refrigerios
8.Invitacin
9.Ejecucion de conferencias
10.Evalucion del proyecto
23

24
Octubre

25

26

27

28

29

30

31

32

Septiembre

Supuestos clave:
Restricciones: La restriccin ms importante por ahora es el tiempo, ya que se tiene planteado realizar
3 conferencias por da, con una duracin de una hora cada una, debiendo considerar que dentro de este
rango de tiempo se tiene contemplado hacer una pequea ronda de preguntas y respuestas, donde se

har entrega de obsequios a las personas que participen en dicha ronda, tambin debe considerarse la
entrada y salida de los ponentes.
Principales riesgos: Uno de los riesgos ms significativos es no contar con un auditorio dentro de la
fecha lmite a entregar el proyecto e inasistencia de ponentes, puesto que el horario de los ponentes
invitados es algo estrecha.
Requerimientos de aprobacin:
Gerente del proyecto: Analaura Gallardo Mata es la gerente del proyecto asignada por el equipo 4 y
equipo 6 de la Materia de Planeacin y Administracin de Proyectos de Ciencias de la Tierra. Ella es el
punto de contacto con los dems gerentes dentro de la materia y se encargar del buen desempeo de
ste.
Requerimientos de elaboracin de reportes: Realizacin de reportes de las juntas realizadas hasta el
momento.
Designado del patrocinador o contraparte: (An en proceso)
La firma y la fecha de aprobacin: (Dada por el patrocinador, autorizando el proyecto de manera
formal).

DIAGRAMA DE GANTT

DIAGRAMA DE RED PARA LA REALIZACIN DE CONFERENCIAS.

Aprobacin del proyecto grupal

Propuesta del proyecto grupal

Cliente

45(Min)

Cliente

Propuesta del subproyecto

(conferencias)

45(Min)

Eq. 4 y 6

7 (Das)

Cotizacin de presupuestos
Establecimiento de gerente y
cargos

Aprobacin del subproyecto

(conferencias)
4

Cliente

45 (Min)

Eq. 4 y 6

1 (Da)

Nayely

Envio de presupuesto

7 (Das)

Gerentes

2 (Horas)

10

Daniel y
Nelly

7
(Das)

11

Elaboracin de encuestas
Lista de temas a desarrollar
12

Gerente y
cliente

13

2
(Horas)

Gabriela
y Luis

5
(Das)

Conteo de resultados de
encuestas
16

Junta 3 (Horario y fecha

definitivos)
14

Gerentes

2 (H)

Requisitos para lugares

de estacionamiento
15

Alejandra

3(D)

Alejandra
y Jos

1
(Da)

Escrito solicitud formal de

estacionamientos

17

Alejandra

Gerentes 2(Horas)

Revisin de ponentes

Propuesta de Ponentes
8

30(Min)

Junta 2(Hora y fecha

preliminares)

Junta 1 (Presentacin a jefe

de carrera)
7

Nayely

5(D)

Nelly

7 (Das)

Seleccin definitiva de
temas
18

Ana,Nelly
y Daniel

2
(H)

Aprobacin formal de
estacionamiento
19

S.E

3 (Das)

Seleccin de ponentes
21

20

2
(H)

Redaccin de invitacin a
ponentes
22

Alejandra
y Jos

5 (D)

Envio de invitaciones

Distribucin de presupuesto

Gabriela y
Nayely

Gerente
y cliente

25

Gerente

2 (D)

Propuesta de horarios de
cada conferencia
23

Eq. 4 y 6

1(D)

Aprobacin de
presupuesto
24

Gerente

1 (D)

Confirmacin de ponentes
26

Gerente

6 (D)

1 (D)

Ponentes de emergencia
27

Alejandra
y Gabriela

Adquisicin de materiales y
reconocimientos

6 (D)
28

Gabriela y
Nayely

5 (D)

Presentacin de
entregables
29

Eq 4 y 6
2(D)

TIEMPOS ESTIMADOS.

#
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21

ACTIVIDAD
Propuesta del proyecto grupal
Aprobacin del proyecto grupal
Propuesta de subproyecto (Conferencias)
Aprobacin de subproyecto (Conferencias)
Establecimiento de gerente y cargos
Junta 1 (presentacin a jefe de carrera)
Cotizacin de presupuestos
Envi de presupuesto
Propuesta de ponentes
Junta 2(hora y fechas preliminares)
Revisin de ponentes
Lista de temas a desarrollar
Elaboracin de encuestas
Junta 3 (horarios y fechas definitivos)
Conteo de resultados de encuestas
Requisitos para lugares en
estacionamiento
Solicitud por escrito de estacionamiento
Seleccin definitiva de temas
Seleccin de ponentes
Aprobacin formal de estacionamiento
Redaccin de invitaciones a ponentes

Encargado
Cliente
Cliente
Eq. 4 y 6
Cliente
Eq. Conferencias
Gerentes de proyectos
Nayely
Nayely
Daniel y Nelly
Gerentes
Nelly
Gerente y cliente
Gabriela y Luis
Gerentes
Alejandra y Jos
Alejandra
Alejandra
Ana, Nelly y Daniel
Gerente y cliente
S.E
Alejandra

Tiempo
estimado(Das)
1
1
7
1
1
1
7
1
7
1
7
1
5
1
1
3
3
1
1
3
5

22
23
24
25
26
27
28
29

Propuesta de horarios de cada

conferencias
Envi de invitaciones
Confirmacin de ponentes
Ponentes de emergencia
Aprobacin del presupuesto
Distribucin de presupuesto
Adquisicin de materiales y
reconocimientos
Presentacin de entregables

Equipo

Gerente
Gerente
Alejandra y Gabriel
Gerente
Gabriela y Nayely
Gabriela y Nayely

2
6
6
1
1
5

Equipo de conferencias

CLCULO DE HOLGURAS.
Holgura total= UT PT
PT=PI + duracin estimada
Donde:
UT: ltima fecha de terminacin
PT: Primera fecha de terminacin
PI: Primera fecha de inicio

PLAN DE CONTINGENCIA.

Para este proyecto se prepara el siguiente plan de contingencia para llevarse a cabo en caso de no
contar con el propuesto para realizar las actividades concernientes al rea de organizacin de
conferencias (correspondientes a los Equipos 4 y 6), as como otros posibles detalles que puedan
presentarse los das del evento:
1.- En caso de no contar con el presupuesto estimado, en lugar de otorgar los presentes de vidrio
cotizados en $450 (aprox), se realizaran reconocimientos en papel cartn con los logos de la Facultad
de Ingeniera y la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, buscando la mejor calidad posible, para
entregar a cada uno de los ponentes que presenten su tema en el ciclo de conferencias previsto.
2.- En caso de no contar con el presupuesto para el servicio de caf y galletas contemplado. Con la
debida anticipacin de ocurrir esta anomala, recurriremos al apoyo de la DICT, solicitando la atencin
personal al Dr. Antonio Hernndez Espri, jefe de la DICT, para que de ser posible, los das en que se
lleve a cabo las conferencias, nos sea proporcionada en calidad de prstamo, una cafetera de 50 tazas,
con la que cuenta dicha instancia para eventos de esta naturaleza. La responsabilidad de la misma
recaer sobre todos los miembros del equipo.
3.- Para mitigar la falta de bocadillos y galletas ante una posible escases de efectivo para adquirirlos, el
equipo, tendrn listo un fondo emergente de $1600.00 ($ 200.00 por integrante), para buscar contar con
al menos un mnimo de atenciones en cuanto a alimentos hacia los ponentes principalmente.
4.- Ante posibles fallas en el suministro de energa elctrica en los auditorios durante las
presentaciones, el equipo an no cuenta con algn plan de contingencia.

5.- Ante la posible falta de equipo de cmputo durante las exposiciones, el equipo tiene asignado a un
par de sus miembros para que los das en que se lleve a cabo la presentacin tengan listos sus equipos
de cmputo ante cualquier requerimiento de este tipo.
6.- Ante problemticas de acceso a los recintos donde se llevarn a cabo las conferencias, se tienen
desinados a miembros del equipo para que ubiquen con la debida anticipacin al personal responsable
de la apertura y cierre de dichos inmuebles, as como, en los das y horarios en que se llevarn a cabo
las conferencias, estos miembros designados, debern presentarse al menos 30 min antes de llevar a
cabo los eventos planeados, con la finalidad de garantizar el acceso. Al trmino de la misma tambin
debern encargarse de la adecuada entrega de dicho espacio.